Manual book penggunaan RECOS

MANUAL BOOK PENGGUNAAN ROLAS E-CORRESPONDENCE SYSTEM (RECOS) Rolas E-Correspondence System (RECOS) merupakan sistem informasi yang mengelolah proses surat menyurat dinas perusahaan yang berupa pembuatan, pengendalian dan penyimpanan sehingga dapat mewujudkan tertib administrasi yang baik, efisien dan efektif dimana system informasi ini dibuat berdasarkan Pedoman Manajemen Korespondensi PT Rolas Nusantara Medika Nomor A-01/A00000/2021-S0. Berikut manual book penggunaan Rolas E- Correspondence System (RECOS) untuk memudahkan dalam pengoperasian aplikasi tersebut. A. CARA AKSES SISTEM 1. Menggunakan jaringan / internet di lingkungan Head Office PT Rolas Nusantara Medika a. Buka browser Mozilla / Chrome b. Ketikkan alamat 192.168.100.35/recos c. Login menggunakan username dan password yang sudah diberikan 2. Diluar jaringan / lingkungan Head Office PT Rolas Nusantara Medika a. Buka browser Mozilla / Chrome b. Ketikkan alamat 192.168.100.35/recos c. Login menggunakan username dan password yang sudah diberikan 1 Manual Book Penggunaan Rolas E-Correspondence System

B. FITUR YANG ADA 1. Format Surat Merukapan fitur yang digunakan untuk melihat template format surat sesuai pedoman manajemen korespondensi PT Rolas Nusantara Medika, User dapat melihat atau download template surat agar dalam proses pembuatan surat sesuai dengan ketentuan yang berlaku 2. Pedoman Merupakan fitur yang digunakan untuk menambahkan pedoman yang ada di lingkungan PT Rolas Nusantara Medika, hal ini digunakan untuk mempermudah seluruh karyawan dalam hal pencarian pedoman yang dibutuhkan 2 Manual Book Penggunaan Rolas E-Correspondence System

a. Tambah Data Pedoman  Klik menu pedoman  Klik tombol tambah data   Isi form tambah data pedoman sesuai dengan data yang akan dimasukkan kemudian klik tombol simpan b. Cari data pedoman  Ketikkan kata kunci pedoman yang akan dicari 3 Manual Book Penggunaan Rolas E-Correspondence System

 Klik tombol download untuk melihat pedoman yang dicari 3. Surat Masuk Eksternal Merupakan fitur yang digunakan untuk memasukkan surat yang masuk ke perusahaan baik dari rumah sakit, grup klinik atau pihak eksternal 4 Manual Book Penggunaan Rolas E-Correspondence System

a. Tambah Data Surat Masuk Eksternal  Klik menu Surat Masuk Eksternal  Klik tombol tambah data   Isi form tambah data surat masuk eksternal kemudian klik tombol simpan dan teruskan  Surat tersebut secara otomatis akan terkirim sesuai dengan isian pada form “diteruskan kepada” b. Memberikan disposisi pada Surat Masuk Eksternal  Klik menu Surat Masuk Eksternal  Klik tombol disposisi 5 Manual Book Penggunaan Rolas E-Correspondence System

 Isi lembar penerus kepada siapa surat tersebut diteruskan serta tindaklanjut yang harus dilakukan beserta disposisi yang diberikan, selanjutnya klik tombol simpan dan kirim  Secara otomatis disposisi akan terkirim sesuai dengan form yang dicentang diatas 4. Surat Masuk Merupakan fitur yang berisi surat atau diposisi yang masuk kepada masing – masing bidang yang ada untuk selanjutnya diproses sesuai kewenangan yang diberikan. 6 Manual Book Penggunaan Rolas E-Correspondence System

a. Melihat surat masuk berupa disposisi  Klik menu Surat Masuk  “Disposisi” (akan tampil surat yang sudah didisposisikan kepada bidang tersebut)  Klik tombol lihat disposisi untuk melihat isi disposisi tersebut 7 Manual Book Penggunaan Rolas E-Correspondence System

b. Memproses surat masuk  “Surat Dinas Mengatur” atau “Surat Dinas Khusus”  Klik sub menu (ex. Surat Keputusan)  Klik tombol untuk melihat isi surat dan mengkoreksi isinya  Klik tombol untuk mengedit / memproses Surat Keputusan tersebut 8 Manual Book Penggunaan Rolas E-Correspondence System

 Apabila ada revisi pada surat tersebut, User dapat mengedit pada file yang sudah di download dan mengunggahnya kembali serta mengisi catatan perbaikan untuk note pembelajaran selanjutnya  Untuk user SEVP, Head Of Internal Audit dan Corporate Secretary Pilih pada field Dikirim / Kembalikan ke  pilih Corporate Secretary lalu klik tombol “Simpan & Kirim”  Secara otomatis surat tersebut akan terkirim pada bagian Corporate Secretary 9 Manual Book Penggunaan Rolas E-Correspondence System

 Untuk user Corporate Secretary Pilih pada field Dikirim / Kembalikan ke  Asisten Approver lalu klik tombol “Simpan & Kirim” apabila surat sudah tidak perlu direvisi  Untuk user Corporate Secretary Pilih pada field Dikirim / Kembalikan ke pembuat surat (pilih sesuai field Dibuat Oleh) lalu klik tombol “Simpan & Kembalikan” apabila surat perlu direvisi  Untuk user Sekretaris Direktur Pilih pada field Dikirim / Kembalikan ke  Direktur lalu klik tombol “Simpan & Kirim” 10 Manual Book Penggunaan Rolas E-Correspondence System

 Untuk user Direktur Klik tombol untuk menyetujui surat tersebut dan klik tombol “menyetujui SK” Klik tombol untuk tidak menyetujui surat tersebut dan klik tombol “Tidak Setuji SK”  Selanjutnya sekretaris direktur dapat mempublish surat yang sudah disetujui atau tidak dari direktur dengan cara klik tombol dan mengupload file scan yang sudah ditandatangani oleh direktur lalu klik tombol “simpan & publish”  Maka surat tersebut akan tampil user yang membuat 11 Manual Book Penggunaan Rolas E-Correspondence System

c. Memproses surat masuk  “Surat Dinas Umum”  Klik sub menu (ex. Memorandum)  Klik tombol untuk melihat isi memorandum  Klik tombol untuk mengedit / memproses memorandum tersebut  Koreksi memorandum yang masuk, apabila ada yang kurang sesuai, user langsung dapat mengubah isi memorandum tersebut 12 Manual Book Penggunaan Rolas E-Correspondence System

 Selanjutnya memorandum dapat dikirim ke atasan dari user tersebut lalu klik tombol “simpan & kirim”  Untuk user sekretaris direktur klik tombol untuk meneruskan memorandum kepada direktur untuk diberikan tanggapan / disposisi  Untuk user Direktur klik tombol untuk memberikan tanggapan / disposisi terkait memorandum tersebut 13 Manual Book Penggunaan Rolas E-Correspondence System

5. Surat Keluar Merupakan fitur yang digunakan untuk membuat surat dari masing – masing bagian untuk diteruskan kepada pejabat yang dituju a. Membuat surat keluar  “Surat Dinas Mengatur” atau “Surat Dinas Khusus”  Klik sub menu (ex. Surat Keputusan)  Klik tombol untuk membuat surat baru  Isi field yang ada pada form (tanpa upload file) kemudian klik tombol simpan  Setelah mendapatkan nomor surat, maka nomor tersebut dimasukkan ke dokumen word yang sudah dibuat  Selanjutnya klik tombol dan upload konsep surat tersebut kemudian klik tombol “simpan & kirim”  Secara otomatis surat tersebut akan terkirim ke bagian sesuai dengan isian field Dikirim ke 14 Manual Book Penggunaan Rolas E-Correspondence System

 Klik tombol untuk melihat keberadaan proses surat b. Membuat surat keluar  “Surat Dinas Umum”  Klik sub menu (ex. Memorandum)  Klik tombol untuk membuat memorandum baru  Buat isi memorandum dan isi pada form yang ada dan klik tombol “simpan” maka secara otomatis memorandum akan terkirim ke bagian sesuai isian pada field dikirim ke 15 Manual Book Penggunaan Rolas E-Correspondence System

Catatan : 1. Dalam proses pembuatan surat dinas mengatur dan khusus, konsep diketik di ms.word lalu diupload di sistem  untuk hard copy akan dicetak oleh sekretaris direktur untuk ditandatangani oleh direktur (hal ini berkaitan dengan diperlukannya tandatangan basah untuk dokumen tersebut), apabila sudah ditandatangani maka sekretaris direktur akan melakukan scan dokumen tersebut dan mempublikasikan 2. Untuk pembuatan surat dinas mengatur dan khusus dibuat oleh masing – masing bagian oleh user 2 tingkat dibawah Direktur 3. Untuk pembuatan surat dinas umum dibuat oleh seluruh user pada bagian tersebut 16 Manual Book Penggunaan Rolas E-Correspondence System