PENURUNAN KASUS DUPLIKASI NOMOR REKAM MEDIS DENGAN KARTU PENCEGAHAN DUPLIKASI NO RM DI RSD DR SOEBANDI

SEDYO PINERDI PENURUNAN KASUS DUPLIKASI NOMOR REKAM MEDIS DENGAN KARTU PENCEGAHAN DUPLIKASI NO RM DI RSD DR SOEBANDI 2022





TIM PENYUSUN COACH PESERTA MENTOR DRS. H. PASO DEKA DEWANTO, M.SI. SEDYO PINERDI, S.TR.KES MIFTAKHUL FAUZI, SKM AHLI PERTAMA - PEREKAM MEDIS KEPALA BAGIAN PERENCANAAN WIDYASWARA AHLI MADYA NIP. 19980913 202203 1 004 NIP. 19690110 199303 1 005 NIP. 19720204 199101 1 002 K A T AJEMBER, 10 JUNI 2022 Jl. DR. Soebandi No.124, Cangkring, Patrang, Kec. Patrang, Kabupaten P E N G A N T A RJember, Jawa Timur 68111 Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat-Nya sehingga dapat menyelesaikan Laporan Aktualisasi dengan baik. Laporan aktualisasi ini ditulis untuk memenuhi persyaratan kelulusan Pendidikan Pelatihan Dasar CPNS Golongan III angkatan XXV tahun 2022. Pada kesempatan ini, penulis mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam penulisan laporan aktualisasi ini. Ucapan terima kasih tersebut penulis tujukan kepada: dr. Hendro Soelistijono, MM., M.Kes., selaku Direktur RSD dr. Soebandi Jember; Drs. H. Paso Deka Dewanto, M.Si., sebagai pembimbing (coach) yang telah banyak meluangkan waktu untuk memberikan bimbingan, masukan, dan arahan kepada penulis selama penyelesaian laporan aktualisasi ini. Miftakhul Fauzi, SKM., selaku mentor yang telah memberikan saran guna memperbaiki tulisan ini agar menjadi lebih baik. Para Widyaiswara dan Pendamping yang dengan sabar memberikan pengetahuan selama kegiatan diklat pelatihan dasar telah membagi ilmunya; Rekan-rekan seperjuangan pelatihan dasar CPNS golongan III angkatan XXV tahun 2022. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa penyusunan laporan aktualisasi ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu, saran dan kritik yang membangun dari pembaca dan pemerhati sangat diharapkan untuk penyempurnaan laporan aktualisasi ini.

DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL TIM PENYUSUN KATA PENGANTAR DAFTAR ISI GAMBARAN UMUM NILAI - NILAI ASN KEDUDUKAN DAN PERAN ASN DESKRIPSI ISU GAGASAN PEMECAHAN ISU KEGIATAN 1 OBSERVASI EEGIATAN 2 KONSULTASI DENGAN MENTOR KEGIATAN 3 KONSULTASI DENGAN COACH KEGIATAN 4 SEMINAR RANCANGAN KEGIATAN 5 PERSIAPAN SOSIALISASI KEGIATAN 6 SOSIALISASI KEGIATAN 7 IMPLEMENTASI KEGIATAN 8 EVALUASI KEGIATAN 9 MENYUSUN LAPORAN KESIMPULAN SARAN

GAMBARAN UMUM Nama rumah sakit umum daerah (RSUD) diambil dari nama seorang pahlawan asal Jember yang gugur di medan perang pada Agresi Militer Belanda II pada tahun 1948. Dalam perkembangannya Rumah Sakit Daerah dr. Soebandi menjadi Rumah sakit Pendidikan oleh Kementerian Kesehatan dengan Surat Keputusan Menkes Nomor 1097/Menkes/SK/IX/2002 tentang Peningkatan Klas RSUD dr. Soebandi Jember menjadi rumah sakit Klas B Pendidikan. VISI & MISI Visi Rumah Sakit Daerah dr. Soebandi adalah “Menjadi Rumah Sakit Pendidikan Unggul Dan Rujukan Nasional Yang Menjamin Mutu Serta Keselamatan Pasien”. Misi Rumah Sakit Daerah dr. Soebandi adalah : Menyediakan sumber daya pendidikan dan pelayanan unggul, Membangun sistem informasi di bidang pendidikan dan pelayanan kesehatan unggul/ mewujudkan sistem informasi terintegrasi pendukung pendidikan dan pelayanan kesehatan unggul, Membangun jejaring pendidikan dan pelayanan berskala nasional, Menghasilkan tenaga kesehatan unggul, Menyediakan pelayanan kesehatan terkini sebagai rujukan nasional dengan menjamin mutu dan keselamatan pasien, Melaksanakan good corporate governance, Melaksanakan good clinical governance.

Berorientasi pada NILAI -NILAI DASAR pelayanan ASN BERAKHLAK Harmonis Akuntabel Kompeten Kolaboratif Loyal Adaptif KEDUDUKAN DAN PERAN ASN PNS merupakan warga negara Indonesia yang memenuhi syarat tertentu, diangkat sebagai Pegawai ASN secara tetap oleh pejabat pembina kepegawaian untuk menduduki jabatan pemerintahan dan memiliki nomor induk pegawai secara nasional. Sedangkan PPPK adalah warga Negara Indonesia yang memenuhi syarat tertentu, yang diangkat berdasarkan perjanjian kerja untuk jangka waktu tertentu dalam rangka melaksanakan tugas pemerintahan sesuai dengan kebutuhan Instansi Pemerintah dan ketentuan perundang-undangan. Fungsi dan tugas ASN antara lain pelaksana kebijakan publik, pelayan publik dan perekat & pemersatu bangsa.

DESKRIPSI ISU 5 Pada bulan januari-maret 2022 terjadi 12 4 3 kasus duplikasi nomor ekam medis, yang 2 1 dibagi menjadi sebanyak 4 kasus pada 0 bulan januari, 3 kasus pada bulan januari februari, 5 kasus pada bulan maret. Kasus kasus yang dilaporkan adalah saat pasien berkunjung kemudian menunjukkan kartu berobatnya ternyata memiliki 2 kartu berobat sehingga petugas menemukan 2 berkas berbeda di rak filing rekam medis yang terbagi bagi, selain itu saat petugas melakukan double check data didapatkan pasien memiliki 2 nomor februari maret rekam medis. GAGASAN PEMECAHAN ISU Merujuk pada masalah tingginya kasus duplikasi nomor rekam medis, maka penulis mengusulkan sebuah gagasan untuk menyelesaikan masalah tersebut dengan membuat kartu kendali pencegahan duplikasi nomor rekam medis yang juga memuat laporan potensi duplikasi nomor rekam medis dan standar prosedur operasional pencegahan kasus duplikasi nomor rekam medis sebagai upaya penurunan kasus duplikasi nomor rekam medis di RSD dr Soebandi.

KEGIATAN 1 OBSERVASI Observasi terhadap pelayanan rekam medis dilakukan untuk mengidentifikasi alur kerja yang berlaku pada instalasi admisi dan rekam medis RSD dr. Soebandi, hal ini dilakukan karena peserta belum pernah bekerja di instalasi admisi dan rekam medis RSD dr. Soebandi. Selain itu peserta juga perlu memahami sistem yang berjalan didalamnya agar mengetahui kendala yang dihadapi oleh petugas ataupun pasien saat masuk kedalam sistem kerja tersebut. Dalam hal ini peserta melakukan pengamatan mengeluruh mulai dari instalasi admisi yang terdiri dari admisi IGD dan sentral, bagian asuransi, bagian pengelolaan rekam medis dan bagian penyimpanan rekam medis. peserta juga melakukan wawancara dengan petugas terkait untuk lebih mendalami sistem kerja yang berlaku dimasing masing bagian. Peserta juga membaca serta memahami pedoman pelayanan, SPO, laporan serta teknologi informasi yang digunakan dalam instalasi admisi dan rekam medis RSD dr. Soebandi. pada tahap ini ditemukan 5 isu strategis instalasi admisi dan rekam medis KEGIATAN 2 KONSULTASI MENTOR Setelah peserta menemukan 5 isu strategis, tahapan selanjutnya yang dilakukan oleh peserta adalah mengkonsultasikan dengan pihak penanggung jawab, kepala instalasi dan mentor untuk menentukan 1 isu strategis yang bisa diangkat menjadi judul aktualisasi. Dasar pertimbangan pengambilan isu adalah dari durasi pelaksanaan habituasi serta kepadatan kegiatan latsar, pada tahapan ini peserta diarahkan untuk mengambil isu Tingginya Kasus Duplikasi Nomor Rekam Medis dengan dasar hasil analisis AKPL dan USG isu tersebut mendapatkan nilai tertinggi. Disisi lain pendampingan secara intensif akan dilakukan selama pelaksanaan latsar karena isu yang diambil merupakan salah satu mutu pelayanan rekam medis yang akan sangat berpengaruh terhadap pelayanan secara langsung dan alternatif pemecahan masalah akan cukup menambah tugas baru bagi petugas yang berkaitan. Tahap ini juga digunakan peserta untuk mendiskusikan tentang rancangan dan laporan aktualisasi yang akan disajikan peserta.

KEGIATAN 3 KONSULTASI DENGAN COACH Pada tahap ini peserta melakukan konsultasi dengan coach baik melalui chat ataupun melalui telepon dan juga video conference, peserta mendapatkan pendampingan serta masukan dalam hal penulisan . rancangan dan laporan aktualisasi. Peserta juga mendapatkan bimbingan tentang pengamalan nilai nilai dasar ASN dalam melaksanakan pelatihan dasar KEGIATAN 4 SEMINAR RANCANGAN Peserta menjelaskan urgensi masalah yang diangkat serta alternatif solusi yang dibuat kepada penguji seputar rancangan aktualisasi yang akan dibuat, pada tahap ini penguji memberi masukan tentang integrasi dengan dispenduk agar lebih mudah. Namun berdasarkan pertimbangan terhadap estimasi waktu serta dibutuhkan sumberdaya yang cukup banyak, terlebih lagi durasi habituasi yang sangat singkat maka masukan tersebut tidak bisa dilaksanakan dalam waktu yang singkat. Akan tetapi masukan tersebut akan menjadi pertinmbangan jangka panjang peserta dalam mengatasi masalah yang diangkat diluar tugas aktualisasi selama pelatihan dasar CPNS. KEGIATAN 5 PERSIAPAN SOSUALISASI Peserta melakukan persiapan sosialisasi kepada petugas admisi seperti pengaturan waktu sosialisasi agar semua petugas admisi dapat mengikuti tanpa terkecuali, disisi lain peserta juga membuat bahan untuk sosialisasi seperti kartu kendali duplikasi nomor RM, SPO, laporan. Pada tahap ini SPO dilakukan pengesahan terlebih dahulu mengingat segala perubahan sistem kerja di RSD dr. Soebandi harus dilakukan secara protokoler sehingga SPO yang dijalankan harus sudah disetujui terlebih dahulu oleh pimpinan agar setiap elemen terkait dapat melaksanakan tugas dengan penuh tanggungjawab serta berkomitmen tinggi. Disisi lain kartu kendali duplikasi nomor RM dimodifikasi menjadi stiker yang ditempel pada kartu indeks berobat pasien untuk mengurangi penggunaan kartu yang belebihan. Laporan dibuat menggunakan google sheets untuk mempermudah akses informasi serta penambahan data secara cepat.

KEGIATAN 6 SOSUALISASI Peserta melakukan sosialisasi kepada seluruh petugas admisi tentang kartu kendali pencegahan duplikasi nomor rekam medis, laporan potensi duplikasi nomor rekam medis dan standar prosedur operasional pencegahan kasus duplikasi nomor rekam medis. Petugas menerima dengan baik sosialisasi ini, pelaksanaan direncanakan mulai tanggal 23 Mei – 3 Juni 2022 dengan pendampingan dari peserta, implementasi difokuskan pada pasien IGD dan pasien umum baru poli spesialis mengingat 2 jenis pasien tersebut yang sering tidak membawa kartu identitas yang sah. KEGIATAN 7 IMPLEMENTASI Peserta melakukan pendampingan kepada petugas admisi dimana terjadwal pada 23 – 27 Mei 2022 pada admisi sentral loket 1 pasien umum, 30 Mei – 3 Juni 2022 pada admisi IGD. Peserta melakukan check laporan potensi duplikasi nomor rekam medis setiap akhir pelayanan dan menyiapkan elemen implementasi untuk hari selanjutnya. Peserta juga memberlakukan sistem reminder kepada petugas untuk menghubungi pihak keluarga/pendamping sesuai SPO yang berlaku. KEGIATAN 8 EVALUASI Peserta melakukan evaluasi secara menyeluruh pelaksanaan rancangan aktualisasi, secara keseluruhan berjalan dengan baik. pihak keluarga/pendamping pasien yang dihubungi untuk mengirimkan kartu identitas yang sah merasa tidak keberatan bahkan sangat senang. Petugas dengan baik menghubungi keluarga/pendamping pasien sesuai SPO yang belaku, kasus duplikasi selama implementasi adalah 0 dimana dalam minggu sebelum pelaksanaan yaitu pada kurun waktu 16 – 20 mei 2022 tercatat sebanyak 2 kasus duplikasi terjadi pada pasien IGD. Entry data pasien juga lebih lengkap dan seragam pasca penerapan SPO pencegahan kasus duplikasi nomor rekam medis

KEGIATAN 9 MENYUSUN LAPORAN Peserta melakukan rekapitulasi dokumentasi kegiatan aktualisasi dan menyusunnya menjadi sebuah laporan, peserta mengkonsultasikan laporan aktualiasasi kepada mentor dan coach. KESIMPULAN 2 Penerapan kartu kendali duplikasi nomor rekam medis dapat menurunkan kasus 1,5 duplikasi nomor rekam medis di RSD dr soebandi, hal ini dapat dilihat dari hasil pelaporan dimana terjadi penurunan dalam 1 kasus duplikasi nomor rekam medis pada saat implementasi kartu kendali yaitu pada 16-20 0,5 Mei 2022 terdapat 2 kasus. Namun dalam periode pelaksanaan 23 Mei - 6 Juni 2022 kasus duplikasi adalah sebanyak 0 Selama pelaksanaan 23 Mei - 3 Juni 2022 0 kasus. Sebelum pelaksanaan 16-20 Mei 2022 SARAN Saran yang diberikan dari pelaksanaan kegiatan aktualisasi di instalasi admisi dan rekam medis RSD dr. Soebandi adalah agar standar prosedur operasional pencegahan kasus duplikasi nomor rekam medis dapat dilaksanakan seterusnya sehingga kasus duplikasi nomor rekam medis dapat terus menurun, disisi lain perlunya tindaklanjut lain sebagai alternatif solusi jangka panjang seperti mengintegrasikan SIMRS dengan data dispenduk agar identifikasi pasien menjadi lebih baik lagi.