เล่มโครงาน

การพฒั นาระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์ A Development of the Electronic Document System ณชิ ากร คาเสน โครงการนเี้ ป็ นส่วนหน่งึ ของการศึกษารายวชิ าตามหลกั สูตร ประกาศนียบัตรวิชาชีพช้ันสูง สาขาวชิ าการจัดการสานักงาน ประเภทวิชาบริหารธุรกจิ วทิ ยาลยั อาชีวศึกษาเชียงใหม่ ปี การศึกษา 2564

การพฒั นาระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์ A Development of the Electronic Document System ณชิ ากร คาเสน โครงการนเี้ ป็ นส่วนหน่งึ ของการศึกษารายวชิ าตามหลกั สูตร ประกาศนียบัตรวิชาชีพช้ันสูง สาขาวชิ าการจัดการสานักงาน ประเภทวิชาบริหารธุรกจิ วทิ ยาลยั อาชีวศึกษาเชียงใหม่ ปี การศึกษา 2564

กติ ตกิ รรมประกาศ โครงงานการพฒั นาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ สาเร็จลุล่วงไปดว้ ยดีเพราะไดร้ ับความ กรุณาช่วยเหลือ และคาแนะนา ให้คาปรึกษา ตรวจสอบแก้ไขขอ้ บกพร่องต่าง ๆ ดว้ ยความเอาใจใส่ อยา่ งดีจาก คุณครูจรรยา แกว้ มณี ครูผสู้ อนวชิ าโครงงาน ผจู้ ดั ทาจึงขอกราบขอบพระคุณเป็นอยา่ งสูง ขอขอบพระคุณ นางสาวมยุรี สายดว้ ง หัวหน้าหน่วยฝ่ ายบริหารงานทวั่ ไป ท่ีให้คาปรึกษา แนวทางในการพฒั นาระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์จนประสบผลสาเร็จ ขอขอบพระคุณ พนักงานบริ หารงานทั่วไป ของอุทยานวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี มหาวิทยาลยั เชียงใหม่ ท่ีไดใ้ หค้ วามร่วมมือในการตอบแบบสอบถามความคิดเห็น จนทาใหโ้ ครงงาน สาเร็จลุล่วงไปดว้ ยดี สุดท้ายน้ี ผูจ้ ดั ทาโครงงานขอขอบพระคุณครอบครัวท่ีให้ความเก้ือหนุน และให้กาลงั ใจ เป็นอยา่ งมากจนส่งผลทาใหง้ านโครงงานฉบบั น้ีสาเร็จบรรลุไดต้ ามเป้าหมาย นางสาวณิชากร คาเสน

ชื่อ : ณิชากร คาเสน ชื่อโครงงาน : การพฒั นาระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์ สาขาวิชา : การจดั การสานกั งาน (ทวภิ าค)ี ประเภทวิชา : บริหารธุรกิจ อาจารยป์ ระจาวชิ าโครงงาน : นางจรรยา แกว้ มณี อาจารยท์ ่ีปรึกษาโครงงาน : นางจรรยา แกว้ มณี ปี การศึกษา : 2564 บทคดั ย่อ โครงงาน เร่ื อง การพัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ มีวัตถุประสงค์เพ่ือพัฒนา ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ในด้านการรับหนังสือ โดยสร้างตราประทับอิเล็กทรอนิกส์ เพ่ือลดข้นั ตอนในการปฏิบตั ิงานของพนักงานบริหารงานทวั่ ไป อุทยานวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี มหาวิทยาลยั เชียงใหม่ ลดการใช้วสั ดุสานักงานอย่างสิ้นปลือง และทาให้การปฏิบตั ิงานพนักงาน บริหารงานทว่ั ไปมีประสิทธิภาพมากยง่ิ ข้ึน กลุ่มตัวอย่างที่ใช้ในการศึกษาในคร้ังน้ี ได้แก่ พนักงานบริหารงานท่ัวไป ของอุทยาน วทิ ยาศาสตร์และเทคโนโลยี มหาวทิ ยาลยั เชียงใหม่ จานวน 3 คน เครื่องมือท่ีใชใ้ นการศึกษาคร้ังน้ี ไดแ้ ก่ แบบสอบถามความพึงพอใจการพฒั นาระบบสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์ โดยเป็ น แบบประมานค่า 5 ระดบั การวิเคราะห์ขอ้ มูลโดยใช้ค่าร้อยละ ค่าเฉลี่ย (������̅) และ คา่ เบ่ียงเบนมาตรฐาน (S.D.) ผลดาเนินการวิจัย โดยภาพรวมความคิดเห็นจากพนักงานบริหารงานท่ัวไป ของอุทยาน วิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี มหาวิทยาลยั เชียงใหม่ ท่ีใช้งานตราประทบั อิเล็กทรอนิกส์ อยู่ในระดบั มากที่สุด (������̅= 4.83 , S.D.= 0.22 ) โดยรายการท่ีมีค่าเฉล่ียสูงที่สุด คือ เหมาะสมกับการใช้งาน ในสานกั งาน สอดคลอ้ งกบั ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าดว้ ยงานสารบรรณข้นั ตอนการรับหนงั สือ ขนาดตราประทบั ถูกตอ้ งใชง้ านง่าย รูปแบบตวั อกั ษรมีความเหมาะสม และประหยดั วสั ดุสานกั งาน (������̅= 5.00 , S.D.= 0.00) และรายการที่มีค่าเฉลี่ยน้อยที่สุด คือ ลดข้ันตอนในการปฏิบัติการ (������̅= 4.33 , S.D. = 0.58)

สารบัญ หน้า ก เร่ือง ข กิตติกรรมประกาศ ค บทคดั ยอ่ ง สารบญั ตาราง สารบญั ภาพ 1 บทที่ 1 บทนา 2 2 1.1 ท่ีมาและความสาคญั ของโครงงาน 2 1.2 วตั ถปุ ระสงค์ 2 1.3 ขอบเขตของโครงงาน 1.4 ประโยชน์ท่ีคาดวา่ จะไดร้ ับ 4 1.5 นิยามศพั ท์ 6 บทที่ 2 แนวคดิ ทฤษฎีและงานวิจยั ที่เก่ียวขอ้ ง 7 2.1 ความรู้เก่ียงกบั ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์ 8 2.2 การรับหนงั สือราชการ 2.3 ตราประทบั รับหนงั สือ 11 2.4 งานวจิ ยั ที่เก่ียวขอ้ ง 12 บทท่ี 3 วธิ ีดาเนินโครงงาน 14 3.1 ประชากรและกลุ่มตวั อยา่ ง 16 3.2 วิธีดาเนินการ 16 3.3 เคร่ืองมือที่ใชใ้ นการศึกษา 3.4 วิธีการเกบ็ รวบรวมขอ้ มูล 18 3.5 การวเิ คราะห์ขอ้ มลู และสรุปผล บทที่ 4 ผลการวเิ คราะหข์ อ้ มูล 4.1 ผลการวเิ คราะห์ขอ้ มูล

สารบญั (ต่อ) หน้า เร่ือง 20 บทท่ี 5 สรุปผล อภิปรายและขอ้ เสนอแนะ 20 21 5.1 สรุปผลการวิจยั 22 5.2 อภิปรายผล 23 5.3 ขอ้ เสนอแนะ 24 บรรณานุกรม 29 ภาคผนวก 39 ภาคผนวก ก แบบนาเสนอขออนุมตั ิโครงงานวชิ าชีพ 44 ภาคผนวก ข แบบสอบถามเพ่อื การวิจยั (IOC) 48 ภาคผนวก ค เครื่องมือที่ใชใ้ นการศึกษา 50 ภาคผนวก ง รูปภาพประกอบ ภาคผนวก จ แบบรายงานผลการนาไปใชป้ ระโยชน์ ประวตั ิผจู้ ดั ทา

สารบัญตาราง หน้า 18 ตารางที่ 19 ตารางที่ 1 แสดงจานวนและร้อยละของผตู้ อบแบบสอบถาม ตารางท่ี 2 ผลวิเคราะหข์ อ้ มูลความคดิ เห็นต่อโครงการ

สารบัญภาพ หน้า ภาพที่ 12 12 ภาพท่ี 3.1 ศึกษาวิธีการสร้างตราประทบั อิเลก็ ทรอนิกส์ 13 ภาพที่ 3.2 คน้ นควา้ ขอ้ มลู การสร้างตราประทบั อิเลก็ ทรอนิกส์ 13 ภาพที่ 3.3 การสร้างภาพตราประทบั ในโปรแกรม Paint 14 ภาพที่ 3.4 จดั รูปแบบตราประทบั อิเลก็ ทรอนิกส์ ภาพที่ 3.5 บนั ทึกในฟอร์แมต PNG

บทท่ี 1 บทนา 1.1 ความเป็ นมาและความสาคัญของโครงงาน อุทยานวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ เป็ นส่วนงานวิชาการภายใน ของมหาวิทยาลยั เชียงใหม่ เป็ นศูนยเ์ ชื่อมโยงและผสานการทางานระหว่างมหาวิทยาลยั เชียงใหม่ กับภาคอุตสาหกรรม ภาคเอกชน หน่วยงานภาครัฐ และภาคประชาชนสังคม โดยประกอบด้วย ฝ่ ายบริหารงานทวั่ ไป ฝ่ ายกลยุทธ์และพฒั นาศกั ยภาพองค์กร ฝ่ ายพฒั นาศกั ยภาพบุคลากร ฝ่ ายพฒั นา ธุรกิจวตั กรรม ฝ่ ายพฒั นาผูป้ ระกอบการและนวตั กรรมเร่ิมตน้ ฝ่ ายบริการห้องปฏิบตั ิการและโรงงาน ต้นแบบอุตสาหกรรม ฝ่ ายจัดการโครงสร้างพ้ืนฐานและสาธารณูปโภค และฝ่ ายสร้างสรรค์ และการสื่อสาร งานบริ หารงานท่ัวไปของอุทยานวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีมหาวิทยาลัยเชียงใหม่ มีหนา้ ท่ีในการบริหารงานเอกสารให้เป็ นไปตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าดว้ ยงานสารบรรณ ไดแ้ ก่ การจดั ทา การรับ การส่ง การจดั เก็บ การยืม จนถึงการทาลาย ท้งั น้ี การปฏิบตั ิงานรับหนังสือ ของอุทยานฯ ใช้ระบบ CMU e-document เป็ นระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หนังสือรับน้ันมีท้ัง รูปแบบเป็ นเอกสาร และรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ ข้ันตอนในการรับหนังสือรูปแบบเอกสาร จะทาการประทบั ตรา แลว้ สแกนไฟล์ PDF เพ่ือจดั เก็บเป็นไฟลห์ นงั สือรับ ส่วนข้นั ตอนการรับหนงั สือ รูปแบบไฟลอ์ ิเล็กทรอนิกส์ ตอ้ งดาวน์โหลไฟลห์ นงั สือแลว้ ปริ้นหนงั สือออกมาเพื่อทาการประทบั ตรา จากน้ันนาไปสแกนเป็ นไฟล์ PDF อีกคร้ังเพื่อจัดเก็บ ซ่ึงได้พบปัญหาในการรับหนังสือในรูปแบบ ของอิเล็กทรอนิกส์ โดยการรับหนังสือรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์น้ัน มีข้นั ตอนที่มาก มีความซับซ้อน ใชเ้ วลานาน และใช้วสั ดุสานกั งานอย่างสิ้นเปลือง ทาใหเ้ กิดความล่าชา้ ในการปฏิบตั ิงานของพนกั งาน บริหารงานทวั่ ไป และสิ้นเปลืองวสั ดุสานกั งาน ดงั น้นั ผูจ้ ดั ทาโครงงานจึงเกิดแนวคิดท่ีจะพฒั นาระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์ โดยการสร้าง ตราประทับอิเล็กทรอนิกส์ เพ่ือลดข้ันตอนการปฏิบัติงานของพนักงานบริ หารงานทั่วไป

2 ลดการใชว้ สั ดุสานกั งานอยา่ งสิ้นเปลือง ทาให้การปฏิบตั ิงานพนกั งานบริหารงานทว่ั ไปมีประสิทธิภาพ มากยง่ิ ข้นึ 1.2 วัตถุประสงค์ของโครงงาน 1.2.1 เพ่ือพฒั นาระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์ 1.2.2 เพอื่ ลดข้นั ตอนในการปฏิบตั ิงานของพนกั งานบริหารงานทวั่ ไป 1.2.3 เพ่ือลดการใชว้ สั ดุสานกั งานอยา่ งสิ้นปลือง 1.3 ขอบเขตโครงงาน เชิงปริมาณ - หนงั สือรับอิเลก็ ทรอนิกส์ จานวน 80% ของหนงั สือท่ีรับทางระบบอิเลก็ ทรอนิกส์ เชิงคณุ ภาพ - การพัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ โดยใช้ตราประทับอิเล็กทรอนิกส์ ทาใหก้ ารปฏิบตั ิงานของพนกั งานบริหารงานทวั่ ไปมีประสิทธิภาพมากยง่ิ ข้ึน ระยะเวลาและสถานท่ีในการดาเนินงาน - ระยะเวลาดาเนินงาน ต้งั แต่วนั ท่ี 1 พฤศจิกายน 2564 ถึงวนั ที่ 31 มกราคม 2565 - สถานท่ีดาเนินงาน อทุ ยานวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี มหาวิทยาลยั เชียงใหม่ 1.4 ประโยชน์ท่ีคาดว่าจะได้รับ 1.4.1 การรับหนงั สืออิเลก็ ทรอนิกส์ มีประสิทธิภาพมากยง่ิ ข้ึน 1.4.2 ลดข้นั ตอนในการรับเขา้ หนงั สืออิเลก็ ทรอนิกส์ของพนกั งานบริหารงานทวั่ ไป 1.4.3 ประหยดั ดวสั ดุสานกั งาน 1.5 นิยามศัพท์ การพัฒนา หมายถึง การพฒั นาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของอุทยานวิทยาศาสตร์ และเทคโนโลยี มหาวิทยาลยั เชียงใหม่ โดยการสร้างตราประทบั อิเล็กทรอนิกส์ ในการประทับรับ หนงั สือรูปแบบไฟลอ์ ิเลก็ ทรอนิกส์

3 ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์ หมายถึง ระบบท่ีใหบ้ ริการรับส่ง เอกสาร ซ่ึงหลงั จากมีการลง เลขรับของหน่วยงานแลว้ จะเรียกวา่ “หนงั สือ” จดั เกบ็ หนงั สือ เพื่อส่งตอ่ หรือสงั่ การลงนามในเอกสาร แล้วส่ งหนังสื อดังก ล่าวเข้าระบ บ หนัง สื อเวีย นท่ี มี กา รล งนา ม รั บ ท รา บ ผ่านระ บ บ ด้วยวิธี การทาง อิเลก็ ทรอนิกส์ สามารถจากดั สิทธ์ิในการเขา้ ถึงเอกสารรองรับการปฏิบตั ิงานของผใู้ ชง้ านไดพ้ ร้อม ๆ กันหลายบัญชี ซ่ึ งการปฏิบัติงานรับหนังสื อ ของอุทยานวิทยาศาส ตร์ และ เทคโ น โล ยี มหาวิทยาลยั เชียงใหม่ ใชร้ ะบบ CMU e-document เป็นระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์ ตราประทับอิเล็กทรอนิกส์ หมายถึง ตราประทบั ท่ีสร้างจากโปรแกรม Paint ท่ีมาพร้อม ระบบปฏิบัติการ MS Windows ใช้ในการประทับรับหนังสื อรู ปไฟล์อิเล็กทรอนิก ส์ (PDF) เพ่ืออิเล็กทรอนิกส์ เพื่อลดข้ันตอนการปฏิบัติงานของพนักงานบริหารงานทั่วไป ลดการใช้วสั ดุ สานักงานอย่างสิ้นเปลือง และทาให้การปฏิบตั ิงานพนักงานบริหารงานทวั่ ไป อุทยานวิทยาศาสตร์ และเทคโนโลยี มหาวทิ ยาลยั เชียงใหม่ มีประสิทธิภาพมากยงิ่ ข้ึน

บทท่ี 2 แนวคดิ ทฤษฎีและงานวจิ ยั ท่ีเกย่ี วข้อง ในการัดทาโครงงาน เรื่อง การพฒั นาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ผูจ้ ดั ทาได้รวบรวม แนวคิดทฤษฎีและหลกั การต่าง ๆ จากเอกสารและงานวจิ ยั ที่เกี่ยวขอ้ งดงั น้ี 2.1 ความรู้เก่ียงกบั ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์ 2.2 การรับหนงั สือราชการ 2.3 ตราประทบั รับหนงั สือ 2.4 งานวิจยั ที่เกี่ยวขอ้ ง 2.1 ความรู้เกย่ี วกบั ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์ ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบบั ที่ 4) พ.ศ. 2564 ให้ความหมาย ของระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ไว้ว่า การรับส่งและเก็บรักษาข้อมูลข่าวสาร หรือหนังสือ ผา่ นระบบส่ือสารดว้ ยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยรวมถึง การรับส่งโดยใชไ้ ปรษณียอ์ ิเลก็ ทรอนิกส์ ของส่วนราชการ หรือที่ส่วนราชการจดั ให้แก่เจ้าหน้าท่ี และระบบสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์อื่นใด ตามที่หวั หนา้ ส่วนราชการกาหนดดว้ ย ระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรีวา่ ดว้ ยงานสารบรรณ (ฉบบั ที่ 4) พ.ศ. 2564 ไดม้ ีการเพ่มิ บทนิยาม และเพิม่ ความของวรรคในแต่ละขอ้ ดงั น้ี 1. “หนงั สืออิเลก็ ทรอนิกส์” หมายความวา่ หนงั สือราชการท่ีจดั ทาและไดร้ ับ ส่ง หรือเกบ็ รักษา ดว้ ยระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์ 2. การยืนยนั ตวั ตน จะพิมพ์ชื่อผูบ้ นั ทึกแทนการลงลายมือช่ือก็ได้ และจะไม่ลงวนั เดือน ปี ที่บนั ทึกกไ็ ดห้ ากระบบมีการบนั ทึกวนั เดือน ปี ไวอ้ ยแู่ ลว้ 3. “ส่ือกลางบนั ทึกข้อมูล” หมายความว่า ส่ือใด ๆ ที่อาจใช้บันทึกข้อมูลได้ด้วย อุปกรณ์ ทางอิเล็กทรอนิกส์ รวมตลอดท้ังพ้ืนท่ีที่ส่วนราชการใช้ในการจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ด้วย เช่น บริการคลาวด์ (cloud computing)

5 4. การติดต่อราชการให้ดาเนินการดว้ ยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เป็ นหลกั เวน้ แต่กรณี ท่ีเป็นขอ้ มลู ขา่ วสารลบั ช้นั ลบั ที่สุด หรือมีเหตุจาเป็นอื่นใดที่ไม่สามารถดาเนินการดว้ ยระบบสารบรรณ อิเลก็ ทรอนิกส์ได้ 5. ทะเบียนหรือบญั ชีอิเล็กทรอนิกส์จะอยใู่ นระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หรือจดั ทาโดยใช้ โปรแกรม เช่น Microsoft Excel หรือ Google Sheets หรือ Apple Numbers หรือ แอปพลิเคชันอ่ืนใด กไ็ ด้ และไมต่ อ้ งจดั ทาทะเบียนหรือบญั ชีใดเป็นเอกสารอีก 6. กรณีท่ีหน่วยงานสารบรรณกลางส่งหนังสือดว้ ยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ให้ถือว่า การเก็บสาเนาหนังสือไวใ้ นระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ท่ีส่งน้ันเป็ นการเก็บสาเนาไวท้ ่ีหน่วยงาน สารบรรณกลางตามวรรคหน่ึงแลว้ ท้งั น้ี โดยไม่ตอ้ งเก็บเป็นเอกสารอีก 7. ให้ส่วนราชการจัดให้มีระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์สาหรับปฏิบัติงานสารบรรณ ซ่ึงอยา่ งนอ้ ยตอ้ งมีที่อยไู่ ปรษณียอ์ ิเลก็ ทรอนิกส์กลาง สาหรับการรับและการส่งหนงั สืออิเล็กทรอนิกส์ แลว้ ใหส้ ่วนราชการประกาศเผยแพร่ท่ีอยู่ไปรษณียอ์ ิเลก็ ทรอนิกส์กลางในเวบ็ ไซตข์ องส่วนราชการน้นั และให้แจ้งไปยงั สานักงานพฒั นารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) เพ่ือรวบรวมเผยแพร่ พร้อมกับ หมายเลขโทรศพั ทข์ องเจ้าหน้าที่ที่มีหนา้ ที่ตรวจสอบหนังสือที่ส่งมายงั ที่อยู่ไปรษณียอ์ ิเล็กทรอนิกส์ ดังกล่าวด้วย จากน้ันให้สานักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) รวบรวมท่ีอยู่ไปรษณีย์ อิเลก็ ทรอนิกส์กลางของหน่วยงานของรัฐท้งั หมดเพ่ือเผยแพร่ในที่เดียวกบั ที่อยไู่ ปรษณียอ์ ิเลก็ ทรอนิกส์ กลางของส่วนราชการ 8. การปฏิบตั ิงานสารบรรณ ในการรับหรือส่งหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ ให้ลงเวลาที่ปรากฏ ในระบบว่าส่วนราชการได้รับ หรือไดส้ ่งหนังสือไวใ้ นทะเบียนหนังสือรับหรือทะเบียนหนังสือส่ง แล้วแต่กรณีไว้เพ่ือเป็ นหลักฐานทางราชการด้วย โดยในกรณีท่ีได้ส่งไปทางที่อยู่ไปรษณีย์ อิเล็กทรอนิกส์ ที่ไดร้ ับแจง้ ไว้ หรือท่ีไดม้ ีการประกาศเผยแพร่แลว้ แต่ไม่สาเร็จ ให้ลงวนั และเวลาที่ ปรากฏในระบบวา่ ไดจ้ ดั ส่งคร้ังแรกเป็นวนั และเวลาท่ีไดส้ ่งหนงั สือ 9. การเก็บหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ให้มีการสารองข้อมูล (backup) หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ ไว้อีกแห่งเป็ นอย่างน้อยด้วย ตามหลักเกณฑ์และวิธีการท่ีหัวหน้าส่ วนราชการกาหนด หนังสือ อิเล็กทรอนิกส์ท่ีเก็บรักษาไว้ในการสารองข้อมูล และท่ีส่งให้สานักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากรให้อยู่ในรูปแบบมาตรฐาน เชน่ PDF ความละเอียดไม่น้อยกว่า ๑๕๐ dpi และให้นา หลกั เกณฑก์ ารต้งั ช่ือไฟลท์ ่ีกาหนดไวใ้ นภาคผนวก ๗ มาใชบ้ งั คบั ดว้ ยโดยอนุโลม

6 10. หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ไม่มีอายกุ ารเก็บหนงั สือ โดยปกติให้เก็บไวต้ ลอดไป เวน้ แต่กรณี มีความจาเป็ นตอ้ งเพิ่มพ้ืนท่ีจดั เก็บในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของส่วนราชการ หรือมีเหตุผล ความจาเป็ นอื่นใด หัวหน้าส่วนราชการจะมีคาสั่งให้ทาลายหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ ที่มิใช่เอกสาร จดหมายเหตุตามกฎหมายวา่ ดว้ ยจดหมายเหตแุ ห่งชาติ ท่ีเกบ็ มาเป็นเวลาเกินกวา่ ๑๐ ปี แลว้ ก็ได้ 2.2 การรับหนังสือราชการ หนังสือรับ คือ หนังสือไดร้ ับเขา้ มาจากภายนอก ให้เจา้ หนา้ ท่ีของหน่วยงานสารบรรณกลาง ปฏิบตั ิตามที่กาหนดไวใ้ นส่วนน้ี 1. จดั ลาดบั ความสาคญั และความเร่งด่วนของหนังสือเพ่ือดาเนินการก่อนหลงั และให้ผูเ้ ปิ ด ซอง ตรวจเอกสาร หากไม่ถูกตอ้ งใหต้ ิดต่อส่วนราชการเจา้ ของเร่ือง หรือหน่วยงานท่ีออกหนงั สือเพ่ือ ดาเนินการใหถ้ ูกตอ้ ง หรือบนั ทึกขอ้ บกพร่องไวเ้ ป็นหลกั ฐาน และจะดาเนินการเรื่องน้นั ตอ่ ไป 2. ประทบั ตรารับหนงั สือที่มุมบนดา้ นขวาของหนงั สือ ให้ใช้หมึก สีน้าเงิน หรือ สีน้าเงินดา หรือ สีดา และกรอกรายละเอียดดงั น้ี 2.1 เลขรับ ใหล้ งเลขที่รับตามที่รับในทะเบียน 2.2 วนั ที่ ใหล้ งวนั เดือน ปี ท่ีรับหนงั สือ 2.3 เวลา ใหล้ งเวลาที่รับหนงั สือ 3. ลงทะเบียนรับหนงั สือในทะเบียนหนงั สือรับ โดยกรอกรายละเอียดดงั น้ี 3.1 ทะเบียนหนงั สือรับ วนั ท่ีเดือน พ.ศ. ใหล้ งวนั เดือน ปี ท่ีลงทะเบียน 3.2 ทะเบียนรับ ให้ลงเลขลาดับของทะเบียนหนังสือรับเรียงลาดับติดต่อกันไป ตลอดปี ปฏิทิน เลขทะเบียนของหนงั สือรับจะตอ้ งตรงกบั เลขท่ีในตรารับหนงั สือ 3.3 ท่ี ใหล้ งเลขท่ีของหนงั สือที่รับเขา้ มา 3.4 ลงวนั ท่ี ใหล้ งวนั เดือน ปี ของหนงั สือท่ีรับเขา้ มา 3.5 จาก ให้ลงตาแหน่งเจ้าของหนังสือ หรือชื่อส่วนราชการ หรือชื่อบุคคลในกรณี ที่ไม่มีตาแหน่ง 3.6 ถึง ให้ลงตาแหน่งของผูท้ ี่หนังสือน้ันมีถึง หรือช่ือส่วนราชการ หรือช่ือบุคคล ในกรณีที่ไม่มีตาแหน่ง 3.7 เรื่องใหล้ งช่ือเร่ืองของหนงั สือฉบบั น้นั ในกรณีท่ีไมม่ ีชื่อเร่ืองใหล้ งสรุปเรื่องยอ่ 3.8 การปฏิบตั ิใหบ้ นั ทึกการปฏิบตั ิเก่ียวกบั หนงั สือฉบบั น้นั 3.9 หมายเหตใุ หบ้ นั ทึกขอ้ ความอ่ืนใด (ถา้ มี)

7 4. จดั แยกหนงั สือที่ลงทะเบียนรับแลว้ ส่งใหส้ ่วนราชการท่ีเกี่ยวขอ้ งดาเนินการ โดยใหล้ งชื่อ หน่วยงานท่ีรับหนังสือในช่องการปฏิบัติถา้ มีช่ือบุคคล หรือตาแหน่งท่ีเกี่ยวขอ้ งกับการรับหนังสือ ให้ลงชื่อ หรือตาแหน่งไว้ด้วย การส่งหนังสือที่ลงทะเบียนรับแล้วไปให้ส่วนราชการท่ีเกี่ยวข้อง ดาเนินการจะส่งโดยใช้สมุดส่งหนังสือ หรือให้ผูร้ ับหนังสือลงชื่อรับและวนั เดือน ปี ที่รับหนังสือ ไวเ้ ป็ นหลกั ฐานในทะเบียนรับหนังสือก็ได้ ถา้ หนังสือรับน้ันจะตอ้ งดาเนินเรื่องใดหน่วยงานน้ันเอง จนถึงข้นั ไดต้ อบหนงั สือไปแลว้ ให้ ลงทะเบียนวา่ ไดส้ ่งออกไปโดยหนงั สือที่เท่าใด วนั เดือน ปี ใด 5. การรับหนังสือภายในส่วนราชการเดียวกัน เม่ือผู้รับได้รับหนังสือจากหน่วยงาน สารบรรณกลางแลว้ ใหป้ ฏิบตั ิตามวิธีการที่กลา่ วขา้ งตน้ โดยอนุโลม วัตถุประสงค์ของการลงรับหนงั สือราชการ 1. เพื่อเป็นหลกั ฐานทางราชการในการยนื ยนั การรับหนงั สือเขา้ 2. ป้องกนั หนงั สือราชการสูญหาย 3. ง่ายตอ่ การสืบคน้ เมื่อตอ้ งการตน้ เรื่องของหนงั สือราชการ 4. ทาใหง้ านสารบรรณเป็นระบบ ข้นั ตอนการรับหนังสือภายใน 1. รับเอกสารจากส่วน/กอง หรือหน่วยงานท่ีเกี่ยวขอ้ ง 2. ลงรับในทะเบียนรับหนงั สือ 3. เสนอเอกสารใหห้ วั หนา้ ส่วนอานวยการ เพ่อื รับทราบ และเสนอ ผอู้ านวยการกองฯ 4. ดาเนินการคดั แยกเอกสารส่งใหบ้ ุคลากรท่ีเก่ียวขอ้ ง กบั งานที่ไดร้ ับมอบหมาย ข้นั ตอนการรับหนังสือภายนอก 1. รับเอกสารจากหน่วยงานสารบรรณกลาง 2. ลงรับในทะเบียนรับหนงั สือ 3. เสนอเอกสารใหห้ วั หนา้ ส่วนอานวยการ เพ่ือรับทราบ และเสนอ ผอู้ านวยการกองฯ 4. ดาเนินการคดั แยกเอกสารส่งใหบ้ ุคลากรที่เกี่ยวขอ้ ง กบั งานที่ไดร้ ับมอบหมาย 2.3 ตราประทับรับหนงั สือ ตรารับหนังสือ คือ ตราท่ีใช้ประทับบนหนังสือ เพ่ือลงทะเบียนรับหนังสือตามแบบที่ 12 ท้ายระเบียบ ท่ีมุมบนด้านขวา ของหนังสือ มีลักษณะเป็ นรูปส่ีหล่ียมผืนผา้ ขนาด 2.5 เซนติเมตร x 5 เซนติเมตร มีช่ือส่วนราชการอยตู่ อนบน ตามดว้ ยเลขรับ วนั ท่ี และเวลา

8 2.4 งานวิจยั ทเ่ี กีย่ วข้อง สุปราณี ลี้เจริญ, สมชาย นาประเสริฐชัย (2560) ได้ทาการวิจัย เร่ือง การออกแบบ กระบวนการลงลายมือชื่อดิจิทลั ตามตาแหน่งงานสาหรับหน่วยงานภาครัฐ โดยหน่วยงานภาครัฐ มีการพฒั นาระบบงานสารสนเทศเพื่อการบริหารจดั การ เพ่ิมประสิทธิภาพการดาเนินการและ อานวยความสะดวกแก่บุคลากร ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็ นระบบสารสนเทศหน่ึง ท่ีมีความสาคัญสาหรับทุกองค์กร ท่ีช่วยเพ่ิมความคล่องตัวในการปฏิบัติงานและลดปัญหา งานเอกสาร การลงลายมือชื่อดิจิทลั (Digital Signature) เป็นส่วนสาคญั ในการสร้างความเชื่อมน่ั ใน การ ยืนยันตัวตนของบุคคลท่ีจัดส่งและมีอานาจในการลงนามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ นอกจากน้ี ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ยังมีกระบวนการตรวจสอบว่าเอกสารที่จัดส่งน้ัน ไม่มีการแก้ไขเปลี่ยนแปลงขอ้ มูลระหว่างการส่งโดยผูใ้ ห้บริการออกใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Certificate Authority) หน่วยงานของรัฐมีการบริหารงานแบบลาดบั ช้นั ตอ้ งการนาระบบการลงลายมือชื่อดิจิทลั มาใช้ ทดแทนการลงนามเอกสารแบบเดิม จาเป็ นตอ้ งคานึงถึงระดับช้ันตามความสาคญั ของตาแหน่งงาน ช่วงเวลาการดารงตาแหน่งหรือการปฏิบตั ิหนา้ ที่แทนบุคลากรหน่ึงคนสามารถดารงตาแหน่งไดห้ ลาย ตาแหน่งในคราวเดียวกัน ดงั น้ันการ ออกแบบและสร้างใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ท่ีเป็ น ส่วนตวั ของ ผใู้ ชง้ าน และใบรับรองอิเลก็ ทรอนิกส์ ท่ีใชแ้ ทนตราประทบั ประจาตาแหน่งจึงมีความสาคญั เป็นอยา่ งยง่ิ ระบบท่ีออกแบบตอ้ งสามารถ ป้องกนั การปลอมแปลงขอ้ มูลตาแหน่งงาน และสามารถเปลี่ยนแปลง ตาแหน่งงานใหเ้ ป็นไป ตามกฎระเบียบของหน่วยงานเช่น การแต่งต้งั การเพิกถอน และการมอบหมาย รักษาการแทน เป็นตน้ ดังน้ัน นักวิจยั จึงเสนอแนวคิดการออกแบบกระบวนการนาการลงลายมือชื่อดิจิทลั มาใช้ ในการประทบั ตราตาแหน่งงาน รวมท้งั กรอบแนวคิดของระบบบริหารจดั การใบรับรองอิเลก็ ทรอนิกส์ ตามตาแหน่งงานเพื่อสร้างความ น่าเช่ือถือของเอกสารอิเลก็ ทรอนิกส์ที่ลงนาม สาหรับใชเ้ ป็นแนวทาง ในการพฒั นาระบบเอกสาร อิเล็กทรอนิกส์ท่ีเหมาะสมสาหรับหน่วยงานของรัฐต่อไป โดยอาศัย เทคโนโลยดี งั ต่อไปน้ี

9 1. ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Digital Certificate) หมายถึง ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์หรื อ การบนั ทึกอื่นใด ซ่ึงยืนยนั ความเชื่อมโยงระหว่าง เจา้ ของลายมือชื่อกบั ขอ้ มูลสาหรับใชส้ ร้างลายมือช่ือ อิเล็กทรอนิกส์ ซ่ึงออกโดยผูใ้ ห้บริการออก ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Certification Authority : CA) ที่มีความน่าเชื่อถือ แบ่งเป็น 3 ประเภท คือ ใบรับรองตวั บุคคล (Personal Certificate) ใบรับรองสาหรับ นิติบุคคล องค์กร หรื อหน่วยงาน (Enterprise Certificate) และใบรับรองเครื่ องให้ บริ การเว็บ (SSL Certificate) 2. ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Signature) เป็ น อักษร อักขระ ตัวเลข เสียง หรือ สัญลักษณ์อ่ืนใดท่ีสร้างข้ึนให้อยู่ในรู ปแบบ อิเล็กทรอนิกส์ซ่ึงนามาใช้ประกอบกับข้อมูล อิเล็กทรอนิกส์เพื่อแสดงความสัมพนั ธ์ระหว่าง บุคคลกับขอ้ มูลอิเล็กทรอนิกส์ โดยมีวตั ถุประสงค์ เพื่อระบุตัวบุคคลผูเ้ ป็ นเจ้าของลายมือชื่อ อิเล็กทรอนิกส์ที่เก่ียวข้องกับข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์น้ัน และเพื่อแสดงว่าบุคคลดงั กล่าวยอมรับขอ้ ความในขอ้ มูลอิเลก็ ทรอนิกส์น้นั ในขณะท่ีลายมือชื่อดิจิทลั (Digital Signature) เป็ นลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์อย่างหน่ึง ซ่ึงเป็ น อักษร อักขระ หรือสัญลักษณ์ ท่ีสร้างข้ึนโดยโปรแกรมคอมพิวเตอร์โดยอาศยั เทคโนโลยีโครงสร้างพ้ืนฐานกุญแจสาธารณะ (Public Key Infrastructure : PKI) หรื ออาจใช้วิธีการจัดการกุญแจแบบ PGP (Pretty Good Privacy) โดยที่ ท้งั สองวิธีการน้ันพัฒนา ข้ึนจากการเข้ารหัสลบั (Cryptography) จึงทาให้มีคุณสมบัติในการสร้าง และตรวจสอบลายมือชื่ออิเลก็ ทรอนิกส์ไดเ้ ป็นท่ียอมรับ 3. ตราประทบั เวลาอิเล็กทรอนิกส์ (Timestamp) ไดม้ ีการนาประทบั เวลาอิเลก็ ทรอนิกส์มาเป็น ส่วนในการ พิจารณาการรับรองเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เพื่อเป็นการยืนยนั ความถูกตอ้ งของวนั และเวลา ในการลงนามเอกสาร ตราประทบั เวลาและข้นั ตอนการตรวจสอบตราประทับเวลาสามารถใช้เป็ น หลกั ฐานและใช้สาหรับพิสูจน์หลกั ฐานดิจิทลั ได้ นอกจากน้ียงั มีตราประทบั เวลาอิเล็กทรอนิกส์แบบ ออฟไลนท์ ี่ใชช้ ิพ TPM สาหรับประมวลผลเพ่ือ เขา้ รหสั ขอ้ มลู ดว้ ยการเช่ือมต่อผา่ น Library ที่พฒั นาบน ภาษา JAVA TPM เพ่ือตราประทบั เวลาตามมาตรฐาน RFC3161 ท้ังน้ีการเพิ่มความน่าเช่ือถือของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์โดยการใช้ตราประทับเวลาจาก เซิร์ฟเวอร์ กลางสามารถลดความแตกต่างของเวลาลงนามในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อนั เนื่องมาจาก ข้นั ตอนการประกอบ เอกสารเขา้ กบั ลายมือช่ือดิจิทลั การนาตราประทบั เวลาอิเลก็ ทรอนิกส์มาใช้งาน

10 มีส่วนช่วยในการตรวจสอบวนั และเวลาที่ลงนามดิจิทลั ช่วยใหแกป้ ัญหาดา้ นเวลาเหล่ือม (Time Zone) ได้ และสามารถตรวจสอบวนั และเวลาของ เอกสารทุกฉบบั ของหน่วยงานท่ีใชร้ ะบบประทบั ตรากลาง การวิจัยพบว่าการบริ หารจัดการการลงลายมือช่ือตามตาแหน่งงานของประเทศไทย มีปัจจยั ที่ตอ้ งพิจารณาหลายประการท้งั ในดา้ นเทคโนโลยีพ้ืนฐานกุญแจสาธารณะ (PKI) ซ่ึงมีวิธีการ จัดเก็บกุญแจส่วนตัวท่ีเรียกว่า Public Key Cryptography Standards (PKCS) 15 รูปแบบ การเลือกมา ใช้งานต้องพิจารณาถึงความน่าเช่ือถือ ความปลอดภัย ความสะดวกของผูใ้ ช้งาน และการรองรับ การเช่ือมต่อกับแอพพลิเคชั่นหรือระบบท่ีจะนาไปใช้งานประกอบกัน นอกจากน้ีในทางปฏิบัติ จะมีประเด็นเร่ืองการมอบหมายอานาจในการลงนาม ตามตาแหน่งงานซ่ึงบุคคลหน่ึง ๆ อาจมีได้ หลากหลายบทบาท เนื่องจากสามารถปฏิบตั ิหนา้ ท่ีไดม้ ากกวา่ หน่ึงตาแหน่งงาน ณ เวลาเดียวกัน มีวาระ การครองตาแหน่งงานที่ไม่เท่ากนั ในแต่ละตาแหน่งงาน สามารถมีการแต่งต้งั เพ่ือปฏิบตั ิหน้าท่ีแทน หรือรักษาการแทนได้ การเพิกถอนออกจากตาแหน่งก่อนหมดวาระตามตาแหน่งงาน รวมท้งั การลงนาม ตอ้ งกระทาในวนั และเวลาราชการเท่าน้ัน กระบวนการกุญแจหลกั ท่ีออกแบบมี ระบบบริหารจดั การ ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ตาม ตาแหน่งงานในลักษณะรวมศูนย์เพ่ือควบคุมสิทธ์ิ การลงนาม ตามตาแหน่งงาน สามารถตรวจสอบ ขอ้ มูลการลงนามไดอ้ ยา่ งครอบคลุม และมีระบบ ตราประทบั เวลา อิเล็กทรอนิกส์เป็ นระบบจดั เก็บ ขอ้ มูลวนั และเวลา เพ่ือรักษาความถูกตอ้ งและ เป็ นมาตรฐานเวลา ในการอา้ งอิงเดียวกันท้งั ระบบงาน นอกจากน้ีการใช้กุญแจส่วนบุคคลเพียงดอกเดียวในการลงนาม เอกสารทาให้สะดวกและ รวดเร็วต่อการใช้งานของผูป้ ฏิบตั ิงาน สามารถยืนยนั ตวั ตนบุคคลที่ลงนาม ในเอกสารโดยท่ีบุคคลน้ันไม่สามารถปฏิเสธความรับผิดชอบต่อการลงนามได้ตามพระราชบญั ญตั ิ ว่าดว้ ยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ จึงสามารถนาไปประยุกตใ์ ช้งานกบั ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ แบบไร้กระดาษได้

บทที่ 3 วิธีการดาเนินการวจิ ยั ในการจัดทาโครงงานคร้ังน้ี มีวตั ถุประสงค์เพ่ือลดข้ันตอนการปฏิบัติงานของพนักงาน บริหารงานทวั่ ไป ลดการใชว้ สั ดุสานักงานอย่างสิ้นเปลือง ทาให้การปฏิบตั ิงานพนักงานบริหารงาน ทว่ั ไปมีประสิทธิภาพมากยง่ิ ข้นึ ซ่ึงผจู้ ดั ทาไดด้ าเนินการ ดงั น้ี 3.1 ประชากรและกลุม่ ตวั อยา่ ง 3.2 วิธีดาเนินการ 3.3 เครื่องมือท่ีใชใ้ นการศึกษา 3.4 การเกบ็ รวบรวมขอ้ มูล 3.5 การวเิ คราะห์และสรุปขอ้ มูล 3.1 ประชากรและกลุ่มตัวอย่าง การศึกษาและจดั ทาโครงงานการพฒั นาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ผูจ้ ดั ทาไดก้ าหนด ขอ้ มลู ประชากรและกลุ่มตวั อยา่ งที่ใชใ้ นการทดลอง ดงั น้ี 3.1.1 ผดู้ าเนินโครงาน คอื นกั ศึกษาสาขาการจดั การสานกั งาน ช้นั ปี ที่ 2 จานวน 1 คน 3.1.2 กลุ่มตวั อยา่ ง คือ พนกั งานบริหารงานทว่ั ไปของอทุ ยานวิทยาศาสตร์ จานวน 3 คน

12 3.2 วธิ ีการดาเนินการ 3.2 ศึกษาและคน้ ควา้ ขอ้ มลู 3.2.1 ศึกษาและคน้ ควา้ ขอ้ มูลวิธีการสร้างตราประทบั อิเลก็ ทรอนิกส์ ภาพท่ี 3.1 ศึกษาวธิ ีการสร้างตราประทบั อิเลก็ ทรอนิกส์ ภาพท่ี 3.2 คน้ นควา้ ขอ้ มลู การสร้างตราประทบั อิเลก็ ทรอนิกส์

13 3.2.2 การสร้างภาพตราประทบั โดยใชโ้ ปรแกรม Paint ภาพที่ 3.3 การสร้างภาพตราประทบั ในโปรแกรม Paint 3.2.4 จดั รูปแบบตราประทบั อิเลก็ ทรอนิกส์ ภาพที่ 3.4 จดั รูปแบบตราประทบั อิเลก็ ทรอนิกส์

14 3.2.5 บนั ทึกตราประทบั ในฟอร์แมต PNG ภาพท่ี 3.5 บนั ทึกในฟอร์แมต PNG 3.3 เคร่ืองมือท่ีใช้ในการศึกษา การศึกษาคร้ังน้ี ผจู้ ดั ทาใชแ้ บบสอบถามเป็นเคร่ืองมือในการเกบ็ รวบรวมขอ้ มูลความพงึ พอใจ ของพนกั งานบริหารงานทวั่ ไป อุทยานวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี มหาวิทยาลยั เชียงใหม่ ท่ีไดท้ าการ ใชง้ านตราประทบั อิเลก็ ทรอนิกส์ โดยแบง่ ออกเป็น 3 ตอนดงั น้ี ตอนท่ี 1 แบบสอบถามเกี่ยวกบั ขอ้ มูลทวั่ ไป คือ แบบสอบถามความพึงพอใจของพนักงาน บริหารงานทว่ั ไป อทุ ยานวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี มหาวิทยาลยั เชียงใหม่ ตอ่ “การพฒั นาระบบสาร บรรณอิเล็กทรอนิกส์” ได้แก่ ตาแหน่ง ของพนักงานท่ีใช้งานตราประทับอิเล็กทรอนิกส์ ซ่ึงเป็ น แบบสอบถามท่ีใหผ้ ตู้ อบแบบสอบถามตอ้ งกรอกตาแหน่งงานของท่าน ตอนที่ 2 แบบสอบถามเก่ียวกับความพึงพอใจของของพนักงานบริหารงานทวั่ ไป อุทยาน วิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ เป็ นแบบสอบถามท่ี่ีให้ผูต้ อบแบบสอบถาม เลือกคาตอบเพียงคาตอบเดียวมีลกั ษณะเป็ นแบบมาตรส่วนประเมินค่า โดยกาหนดการให้คะแนน 5 ระดบั โดยมีเกณฑก์ ารใหค้ ะแนนดงั ตอ่ ไปน้ี

15 ระดบั 5 หมายถึง พอใจในระดบั มากท่ีสุด ระดบั 4 หมายถึง พอใจในระดบั มาก ระดบั 3 หมายถึง พอใจในระดบั ปานกลาง ระดบั 2 หมายถึง พอใจในระดบั นอ้ ย ระดบั 1 หมายถึง พอใจในระดบั นอ้ ยที่สุด ตอนที่ 3 ขอ้ เสนอแนะ (ถา้ มี) 3.3.1 วิธสี ร้างเครื่องมือในการศึกษา การศึกษาในคร้ังน้ีเคร่ืองมือที่ใชใ้ นการศึกษาเป็นแบบสอบถามท่ีผวู้ จิ ยั ไดร้ ับคาแนะนา จากครูท่ีปรึกษาโครงการ และไดส้ ร้างข้นึ ตามข้นั ตอนรายละเอียด ดงั น้ี 1. ศึกษาเอกสาร และงานวจิ ยั ที่เกี่ยวขอ้ งเพื่อประกอบการสร้างแบบสอบถาม 2. กาหนดขอบเขต และร่างแบบสอบถามแลว้ นาเสนอครูที่ปรึกษาโครงงานตรวจสอบ ความถูกต้องสมบูรณ์และให้ขอ้ เสนอแนะในการปรับปรุงแก้ไข เพ่ือให้แบบสอบถามครอบคลุม วตั ถุประสงคข์ องการวิจยั 3. นาแบบสอบถามมาปรับปรุงแก้ไข ตามคาแนะนาของครูที่ปรึกษาโครงงาน และให้ผูเ้ ชี่ยวชาญ จานวน 3 ท่าน ตรวจสอบพิจารณาหาความเท่ียงตรงของแบบสอบถาม (Validity) คือ พิจารณาขอ้ ความท่ีสร้างข้ึนมาว่ามีความสอดคลอ้ งระหว่างเน้ือหาสาระของเคร่ืองมือกบั เน้ือหา สาระของสิ่งท่ีตอ้ งการวิจยั โดยดชั นีความสอดคลอ้ งระหวา่ งขอ้ คาถามกบั ลกั ษณะเฉพาะกลมุ่ พฤติกรรม น้ัน และคัดเลือกเฉพาะคาถามท่ีมีค่าความตรง ต้ังแต่ 0.5 ข้ึนไป โดยนาเครื่องมือท่ีสร้างข้ึนไปให้ ผเู้ ช่ียวชาญ 3 ทา่ น พิจารณาลงความเห็นและใหค้ ะแนน (พวงรัตน์ทวรี ัตน์, 2540: 116-117) ดงั น้ี +1 เมื่อแน่ใจวา่ ขอ้ คาถามน้นั มีความสอดคลอ้ งกบั ตวั แปรและวตั ถปุ ระสงคท์ ่ีตอ้ งการวิจยั 0 เม่ือไมแ่ น่ใจวา่ ขอ้ คาถามน้นั มีความสอดคลอ้ งตวั แปรและวตั ถุประสงคท์ ี่ตอ้ งการวิจยั -1 เมื่อแน่ใจวา่ ขอ้ คาถามน้นั ไมม่ ีความสอดคลอ้ งตวั แปรและวตั ถปุ ระสงคท์ ี่ตอ้ งการวิจยั จากน้ันนาค่าคะแนนของผูเ้ ช่ียวชาญในแต่ละข้อมารวมกันเพื่อหาค่าดัชนีความสอดคลอ้ ง (IOC) จากสูตร IOC=R/N เมื่อ IOC คือ ดชั นีความสอดคลอ้ ง ∑ ������ คอื คะแนนความคิดเห็นของผเู้ ชี่ยวชาญทุกคน N คอื จานวนผเู้ ชี่ยวชาญ

16 เกณฑก์ ารแปลความหมาย มีดงั น้ี ค่า IOC > .50 หมายความวา่ คาถามน้นั ตรงวตั ถุประสงคข์ องการวจิ ยั ค่า IOC < .50 หมายความวา่ คาถามน้นั ไมต่ รงวตั ถปุ ระสงคข์ องการวิจยั 4. นาเคร่ืองมือท่ีผ่านการตรวจสอบจากผูเ้ ชี่ยวชาญ นาแบบสอบถามให้พนักงาน บริหารงานทวั่ ไป ของอุทยานวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี มหาวิทยาลยั เชียงใหม่ ท่ีใชง้ านตราประทบั อิเลก็ ทรอนิกส์ 3.4 วิธีการเกบ็ รวบรวมข้อมูล การเก็บรวบรวมข้อมูลจากแบบสอบถามในกลุ่มพนักงานบริหารงานทั่วไป ของอุทยาน วิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี มหาวิทยาลยั เชียงใหม่ ท่ีใช้งานตราประทบั อิเล็กทรอนิกส์ โดยผูจ้ ดั ทา โครงงานไดด้ าเนินการเก็บรวบรวมขอ้ มูลตามข้นั ตอน ดงั น้ี 1. นาแบบสอบถามโดยขอความร่วมมือกบั พนกั งานบริหารงานทวั่ ไป ของอุทยานวิทยาศาสตร์ และเทคโนโลยี มหาวทิ ยาลยั เชียงใหม่ โดยใหพ้ นกั งานบริหารงานทว่ั ไปตอบแบบสอบถามให้หลงั จาก ไดใ้ ชง้ านตราประทบั อิเลก็ ทรอนิกส์ 22 มกราคม 2565 ถึงวนั ที่ 31 มกราคม 2565 2. ตรวจสอบความสมบูรณ์ของแบบสอบถามที่ไดร้ ับคืนน้นั นาไปตรวจคะแนนตามเกณฑท์ ่ีได้ กาหนดไว้ หลงั จากน้นั นาขอ้ มูลของแบบสอบถามแต่ละชุดไปคานวณโดยใช้เคร่ืองคอมพิวเตอร์ดว้ ย โปรแกรม Excel 3.5 การวิเคราะห์ข้อมูลและสรุปผล เม่ือเก็บขอ้ มูลไดแ้ ลว้ ผูจ้ ดั ทาโครงงานไดท้ าการตรวจสอบความสมบูรณ์ของแบบสอบถาม ที่ได้รับและนาแบบสอบถามที่มีความสมบูรณ์มาให้คะแนน จากน้ันนาไปวิเคราะห์ ประมวลผล ตามข้นั ตอน ดงั น้ี 1. ตรวจสอบความสมบูรณ์ของแบบสอบถาม 2. จาแนกขอ้ มูลของแบบสอบถาม 3. นาขอ้ มูลท่ีไดท้ าการประมวลผลเพ่อื วิเคราะห์หาคา่ สถิติ โดยใชโ้ ปรมแกรม Excel 4. วิเคราะห์ขอ้ มลู ส่วนบุคคลของกลมุ่ ตวั อยา่ งท่ีตอบแบบสอบถามโดยหาค่าความถ่ี และร้อยละ

17 5. วิเคราะห์ความพึงพอใจของของพนักงานบริหารงานท่ัวไป อุทยานวิทยาศาสตร์และ เทคโนโลยี มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ ต่อ “การพัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์” โดยใช้การ หาค่าเฉลี่ย (������̅) และค่าเบ่ียงเบนมาตรฐาน (S.D.) โดยแบ่งเกณฑ์ความคิดเห็นเป็ น 5 ระดับ เกณฑก์ ารแบง่ กลุม่ ความคิดเห็นในการแปลคะแนน ดงั น้ี ค่าเฉลี่ย 4.51-5.00 หมายถึง ความพงึ พอใจในระดบั มากท่ีสุด คา่ เฉล่ีย 3.51-4.50 หมายถึง ความพงึ พอใจในระดบั มาก ค่าเฉล่ีย 2.51-3.50 หมายถึง ความพึงพอใจในระดบั ปานกลาง คา่ เฉลี่ย 1.51-2.50 หมายถึง ความพึงพอใจในระดบั นอ้ ย ค่าเฉลี่ย 1.00-1.50 หมายถึง ความพงึ พอใจในระดบั นอ้ ยที่สุด

บทท่ี 4 ผลการวเิ คราะห์ข้อมูล การวิเคราะห์ข้อมูลในการจัดทาโครงงาน “การพัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์” ไดน้ าเสนอวิเคราะหข์ อ้ มูลตามลาดบั ดงั น้ี 4.1 ผลการวเิ คราะห์ข้อมูล ตารางที่ 1 แสดงจานวนและร้อยละของผู้ตอบแบบสอบถาม ขอ้ มลู ทว่ั ไปของผตู้ อบแบบสอบถาม จานวน (คน) ร้อยละ ตาแหน่ง 66.67 33.33 1. พนกั งานบริหารงานทวั่ ไป 2 100 2. พนกั งานเลขานุการผบู้ ริหาร 1 รวม 3 จากตารางท่ี 1 พบว่า ผู้ตอบแบบสอบถาม เป็ นพนักงานบริหารงานทั่วไป จานวน 2 คน (ร้อยละ 66.67) และเป็นพนกั งานเลขานุการผบู้ ริหาร จานวน 1 คน (ร้อยละ 33.33)

19 ตารางที่ 2 แสดงค่าเฉลี่ยและค่าเบี่ยงเบนมาตรฐานของความคิดเห็นของผู้ตอบแบบสอบถามท่ีมีต่อ โครงงาน “การพฒั นาระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์” ลาดบั รายการประเมิน ������̅ S.D. การแปรผล 1. มีความสอดคลอ้ งกบั วตั ถุประสงคท์ ี่กาหนด 4.67 0.58 มากท่ีสุด 2. เหมาะสมกบั การใชง้ านในสานกั งาน 5.00 0.00 มากที่สุด 3. สอดคลอ้ งกบั ระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรีวา่ ดว้ ย 5.00 0.00 มากท่ีสุด งานสารบรรณข้นั ตอนการรับหนงั สือ 4. ขนาดตราประทบั ถกู ตอ้ งใชง้ านงา่ ย 5.00 0.00 มากท่ีสุด 5. รูปแบบตวั อกั ษรมีความเหมาะสม 5.00 0.00 มากท่ีสุด 6. ลดข้นั ตอนในการปฏิบตั ิการ 4.33 0.58 มาก 7. ทาใหก้ ารปฏิบตั ิงานมีความรวดเร็วมากยง่ิ ข้นึ 4.67 0.58 มากท่ีสุด 8. ประหยดั วสั ดุสานกั งาน 5.00 0.00 มากที่สุด รวม 4.83 0.22 มากท่ีสุด จากตารางท่ี 2 พบว่า โดยภาพรวมผูต้ อบแบบสอบถามที่มีความคิดเห็นต่อ “การพฒั นาระบบ สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์” อยู่ในระดบั มากท่ีสุด (������̅= 4.82 , S.D.= 0.22) เม่ือพิจารณาเป็นรายขอ้ พบว่า ความคดิ เห็นท่ีอยใู่ นระดบั มากที่สุด ไดแ้ ก่ เหมาะสมกบั การใชง้ านในสานกั งาน (������̅= 5.00 , S.D.= 0.00) สอดคลอ้ งกบั ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าดว้ ยงานสารบรรณข้นั ตอนการรับหนังสือ (������̅= 5.00 , S.D.= 0.00) ขนาดตราประทับถูกต้องใช้งานง่าย (������̅= 5.00 , S.D.= 0.00) รู ปแบบตัวอักษร มีความเหมาะสม (������̅= 5.00 , S.D.= 0.00) ประหยดั วสั ดุสานกั งาน (������̅= 5.00 , S.D.= 0.00) สาหรับความ คิดเห็นที่อยู่ในระดบั มาก ไดแ้ ก่ มีความสอดคลอ้ งกบั วตั ถุประสงค์ที่กาหนด (������̅= 4.67 , S.D.= 0.58) ทาให้การปฏิบตั ิงานมีความรวดเร็วมากย่ิงข้ึน (������̅= 4.67 , S.D.= 0.58) ลดข้นั ตอนในการปฏิบตั ิการ (������̅= 4.33 , S.D.= 0.58)

บทที่ 5 สรุปผล อภิปรายผลและข้อเสนอแนะ ในการจัดทาโครงงานคร้ังน้ี มีวัตถุประสงค์เพื่อพัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ให้การปฏิบัติงานของพนักงานบริ หารงานท่ัวไป อุทยานวิทยาศาสตร์ และเทคโนโลยี มหาวิทยาลยั เชียงใหม่ มีประสิทธิภาพมากยิ่งข้ึน เครื่องมือท่ีใชใ้ นการศึกษา ไดแ้ ก่ แบบสอบถามความ พึงพอใจ เร่ือง “การพฒั นาระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์” แบบสอบถามที่มีต่อการศึกษา คือ ค่าเฉลี่ย (������̅) และส่วนเบ่ียงเบนมาตรฐาน (S.D.) ผลการศึกษา มีดงั น้ี 5.1 สรุปผลการวิจัย จากการสอบถามโดยการใช้แบบสอบถามความพึงพอใจจากพนักงานบริหารงานทวั่ ไป อุทยานวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี มหาวิทยาลยั เชียงใหม่ ในหัวขอ้ เรื่อง “การพฒั นาระบบสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์” อยู่ในระดับมากที่สุด เมื่อพิจารณาเป็ นรายข้อพบว่า ความคิดเห็นที่อยู่ในระดับ น้อยท่ีสุด ไดแ้ ก่ ลดข้นั ตอนในการปฏิบตั ิการ สาหรับความคิดเห็นสูงที่สุด ได้แก่ เหมาะสมกบั การ ใชง้ านในสานักงาน สอดคลอ้ งกบั ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าดว้ ยงานสารบรรณข้นั ตอนการรับ หนังสือ ขนาดตราประทับถูกต้องใช้งานง่าย รูปแบบตัวอักษรมีความเหมาะสม และประหยดั วสั ดุสานกั งาน 5.2 อภิปรายผล จากการดาเนินโครงงาน “การพฒั นาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์” โดยพบว่า ความคิดเห็น ค่าเฉลี่ยสูงสุด ไดแ้ ก่ เหมาะสมกบั การใชง้ านในสานกั งาน สอดคลอ้ งกบั ระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรีวา่ ดว้ ยงานสารบรรณข้นั ตอนการรับหนงั สือ ขนาดตราประทบั ถูกตอ้ งใชง้ านง่าย รูปแบบตวั อกั ษรมีความ เหมาะสม และประหยดั วสั ดุสานกั งาน อาจเป็ นเพราะการพฒั นาระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ทาให้การปฏิบตั ิงานมีประสิทธิภาพมากยิง่ ข้ึน ซ่ึงสอดคลอ้ งกบั งานวิจยั ของ สุปราณี ลีเ้ จริญ, สมชาย นาประเสริฐชัย (2560) ไดก้ ล่าวว่า การออกแบบกระบวนการลงลายมือชื่อดิจิทลั ตามตาแหน่งงาน สาหรับหน่วยงานภาครัฐ โดยหน่วยงานภาครัฐมีการพฒั นาระบบงานสารสนเทศเพ่ือการบริหารจดั การ

21 เพิ่มประสิทธิภาพการดาเนินการและอานวยความสะดวกแก่บุคลากร ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็น ระบบสารสนเทศหน่ึงท่ีมีความสาคญั สาหรับทุกองคก์ ร ที่ช่วยเพิ่มความคล่องตวั ในการปฏิบตั ิงานและ ลดปัญหางานเอกสาร การลงลายมือช่ือดิจิทลั (Digital Signature) เป็ นส่วนสาคญั ในการสร้างความ เชื่อมน่ั ในการ ยืนยนั ตวั ตนของบุคคลที่จดั ส่งและมีอานาจในการลงนามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ นอกจากน้ี ระบบเอกสารอิเลก็ ทรอนิกส์ยงั มีกระบวนการตรวจสอบวา่ เอกสารที่จดั ส่งน้นั ไม่มีการแกไ้ ข เปลี่ยนแปลงขอ้ มูลระหวา่ งการส่งโดยผใู้ หบ้ ริการออกใบรับรองอิเลก็ ทรอนิกส์ (Certificate Authority) จึงสามารถนาไปประยกุ ตใ์ ชง้ านกบั ระบบเอกสารอิเลก็ ทรอนิกส์แบบไร้กระดาษได้ 5.3 ข้อเสนอแนะ 5.3.1 ข้อเสนอแนะ - การใชโ้ ปรแกรม Paint ในการสร้างตราประทบั อาจมีประสิทธิภาพภาพต่า ดงั น้นั ควรศึกษาโปรแกรมท่ีมีสิทธิภาพสูงกวา่ 5.3.2 ข้อเสนอแนะในการศึกษาคร้ังต่อไป - ควรจัดทารูปแบบตราประทบั โดยการใช้โปรแกรมท่ีประสิทธิภาพสูง เพ่ือให้มี รูปแบบที่ชดั เจน มีประสิทธิภาพมายงิ่ ข้ึน

22 บรรณานุกรม อา้ งอิงจากเวบ็ ไซต์ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ . (ระบบออนไลน์) แหล่งข้อมูล http://www.ratchakitcha.soc.go.th /DATA/PDF/2564/E/113/T_0001.PDF (สืบคน้ วนั ท่ี 25 ธนั วาคม 2564) การรับหนังสื อราชการ. (ระบบออนไลน์) แหล่งข้อมูล http://www.mnre.go.th/attachment/iu/ download.php?WP=qUIcnKtpQAgZKqCGWOghJstqTgcWatkpQAgZapjGQSgGrDqYycUux (สืบคน้ วนั ที่ 25 ธนั วาคม 2564) ตราประทับรั บหนังสื อ . (ระบบออนไลน์) แหล่งข้อมูล http://www.auditor0216.moi.go.th /pdf/archive.pdf (สืบคน้ วนั ท่ี 25 ธนั วาคม 2564) สุปราณี ล้ีเจริญ, สมชาย นาประเสริฐชัย (2560). การออกแบบกระบวนการลงลายมือช่ือดิจิทัลตาม ตาแหน่งงานสาหรับหน่วยงานภาครัฐ. (ระบบออนไลน์) แหลง่ ขอ้ มูล http://ejournals.swu.ac.th /index.php/SWUJournal/article/view/9011 (สืบคน้ วนั ท่ี 25 ธนั วาคม 2564) วิธีการสร้ างตราประทับอิเล็กทรอนิกส์ . (ระบบออนไลน์) แหล่งข้อมูล https://www.thailibrary. in.th/2021/05/10/add-initials-pdf/ (สืบคน้ วนั ท่ี 25 ธนั วาคม 2564)

ภาคผนวก

ภาคผนวก ก แบบเสนอขออนุมตั ิโครงงานวชิ าชีพ

ภาคผนวก ข แบบสอบถามเพ่ือการวจิ ยั (IOC)

ภาคผนวก ค เคร่ืองมือท่ใี ช้ในการศึกษา

ภาคผนวก ง รูปภาพประกอบ

45 ภาพที่ 1 รูปแบบตราประทบั อิเลก็ ทรอนิกส์ ภาพที่ 2 หนงั สือใชต้ ราประทบั อิเลก็ ทรอนิกส์รับเขา้

46 ภาพที่ 3 ดาเนินการสร้างตราประทบั อิเลก็ ทรอนิกส์ ภาพท่ี 4 ดาเนินการประทบั ตราดว้ ยระบบอิเลก็ ทรอนิกส์

47 ภาพที่ 5 หนงั สือที่รับทางระบบอิเลก็ ทรอนิกส์ ภาพท่ี 6 ผจู้ ดั ทาโครงงานนาโครงานเลม่ ส่งมอบใหส้ ถานประกอบการ

ภาคผนวก จ แบบรายงานผลการนาไปใช้ประโยชน์

ประวตั ผิ ้จู ัดทา ชื่อ-สกุล นางสาวณิชากร คาเสน ชื่อเร่ือง การพฒั นาระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์ สาขาวิชา การจดั การสานกั งาน (ทวิภาค)ี ประเภทวิชา บริหารธุรกิจ ประวัตสิ ่วนตัว วนั เดือน ปี เกิด วนั ท่ี 15 กนั ยายน 2544 อายุ 21 ปี ที่อยปู่ ัจจุบนั 270 หมทู่ ่ี 3 บ.หลา่ ยแกว้ ต.บงตนั อ.ดอยเต่า จ.เชียงใหม่ 50260 ประวตั กิ ารศึกษา ปี พ.ศ. 2559 จบการศึกษาระดบั ช้นั มธั ยมศึกษาตอนตน้ โรงเรียนบา้ นแอ่นจดั สรร ปี พ.ศ. 2562 จบการศึกษาระดบั ช้นั มธั ยมศึกษาตอนปลาย โรงเรียนดอยเตา่ วิทยาคม ปี พ.ศ. 2564 กาลงั ศึกษาระดบั ช้นั ปวส.2 สาขาวิชาการจดั การสานกั งาน วทิ ยาลยั อาชีวศึกษาเชียงใหม่