งานนำเสนอ วิชาการใช้คอมพิวเตอร์ในงานบัญชี

สาระสาคัญ การปรับปรุงรายการบัญชีเป็ นการปรับปรุงจานวนเงินที่บันทึกไว้ในบัญชีให้ ถกู ต้องก่อนการจัดทางบการเงินโดยจะทาในวนั สิน้ งวดบัญชีหรือก่อนปิ ดบัญชี ซึ่งการ ปรับปรุงรายการบัญชีและการปิ ดบัญชีจะบันทึกท่ีสมุดรายวันทั่วไป และเมื่อผู้ใช้งาน ตรวจสอบรายการตา่ งๆ จนเรียบร้อยดีแล้ว จะสง่ั Post รายการ Voucher เข้าบญั ชีแยก ประเภท แต่เม่ือสง่ั Post รายการแล้ว ผ้ใู ช้จะเข้าไปแก้ไขรายการ Voucher อีกไมไ่ ด้ ตาม ประกาศสรรพากร ฉบบั ที่ 63 ดงั นนั้ ก่อน Post จงึ ควรตรวจให้แน่ใจก่อนว่าไมม่ ีอะไรต้อง แก้ไขแล้ว

การปรับปรุงรายการบญั ชีเป็ นการปรับปรุงจานวนเงินที่บนั ทกึ ไว้ ในบญั ชีให้ถกู ต้อง ก่อนการจดั ทางบการเงินโดยจะทาในวนั สิน้ งวดบญั ชี หรือก่อนปิ ดบัญชีซึ่งการปรับปรุงรายการบัญชี และการปิ ดบัญชีจะ บนั ทกึ ท่ีสมดุ รายวนั ทว่ั ไปโดยใช้เมนลู งรายวนั ในระบบบญั ชีแยกประเภท

ก่อนทาการปิ ดบญั ชีจะต้องทาการปรับปรุงรายการบญั ชีต่างๆ ได้แก่ รายได้รับลว่ งหน้า รายได้ค้างรับ คา่ ใช้จ่ายจ่ายลว่ งหน้า ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย หนี ้ สญู และหนีส้ งสยั จะสญู วสั ดสุ านกั งานใช้ไป และคา่ เส่ือมราคาสินทรัพย์โดยจะ บนั ทกึ รายการท่ีสมดุ รายวนั ทว่ั ไป

การปิ ดบัญชีภาษีซือ้ และภาษีขาย เข้าบญั ชีลูกหนีส้ รรพากรหรือ เจ้าหนีส้ รรพากร หากภาษีขายสูงกว่าภาษีซือ้ กิจการจะต้องนาส่งส่วนต่าง ระหว่างภาษีขายกบั ภาษีซือ้ แต่ถ้าภาษีซือ้ สงู กว่าภาษีขายกิจการสามารถขอ คืนภาษี หรือขอเครดิตภาษีไว้ใช้ในเดอื นถดั ไป 1. มลู คา่ ภาษีขาย เรียกดจู ากรายงานภาษีขายรวมย่ืนเพิ่มเตมิ ท่ีระบบ ภาษีมลู คา่ เพมิ่ 2. มูลค่าภาษีซือ้ เรียกดูจากรายงานภาษีซือ้ รวมย่ืนเพ่ิมเติมท่ีระบบ ภาษีมลู คา่ เพิม่ 3. ทาการบนั ทึกบญั ชีที่ ระบบบญั ชีแยกประเภท ➠ บนั ทึกรายการ และปิ ดบญั ชี ➠ บนั ทึกรายการรายวนั หรือ เปิ ด work flow ระบบบญั ชีแยก ประเภที ➠ ลงรายวนั ➠ สมดุ รายวนั ทวั่ ไป

การปิ ดบัญชีสินค้าคงเหลือแบบ Periodic และบัญชีรายได้- ค่าใช้จ่ายเมื่อผู้ใช้งานบนั ทึกรายวันต่างๆ เสร็จแล้ว หากจะปิ ดบญั ชีสินค้า คงเหลือในกรณีบนั ทกึ บญั ชีแบบ Periodic ปิ ดบญั ชีรายได้-คา่ ใช้จ่ายเข้าบญั ชี กาไร-ขาดทนุ ก็ให้โปรแกรมทาการปิ ดบญั ชีโดยมีขนั้ ตอนดงั นี ้ 1. เข้าท่ีเมนู ระบบบญั ชี ➠ บนั ทึกรายการและปิ ดบญั ชี ➠ บนั ทึก รายการรายวนั หรือเปิ ด work flow ระบบบญั ชีแยกประเภท ➠ ลงรายวนั 2. เลือก “สมดุ รายวนั ” ที่จะเข้าไปบนั ทกึ รายการ (สมดุ รายวนั ทวั่ ไป) 3. ทาการเพมิ่ รายการโดยกดป่ มุ F3-เพมิ่ 4. ใสค่ า่ “C” ที่ช่อง Type ซง่ึ หมายถงึ Voucher ประเภท ปิดบญั ชี 5. ใส่วันท่ีของการปิ ดบัญชี เช่น ปิ ดบัญชีเมื่อสิน้ ปี ให้ ใส่วันท่ี 31/12/XX หรือถ้าปิ ดบญั ชีทกุ เดอื นก็ให้ใสว่ นั ที่ของเดือนนนั้ เชน่ 30/08/58

การปิ ดบัญชีกาไร-ขาดทุนสุทธิเข้าบัญชีกาไร-ขาดทุนสะสม จะดูตวั เลขกาไร-ขาดทุนสุทธิจากการปิ ดบัญชีรายได้และค่าใช้จ่าย ซึ่ง ตวั เลขนีจ้ ะอยดู่ ้านเดบติ หรือเครดติ ก็ได้ ทาการบนั ทึกบญั ชีที่ ระบบบญั ชีแยกประเภท ➠ บนั ทึกรายการ และปิ ดบญั ชี ➠ บนั ทกึ รายการรายวนั หรือ เปิ ด work flow ระบบบญั ชี แยกประเภท ➠ ลงรายวนั ➠ สมดุ รายวนั ทวั่ ไป

การส่ัง Post รายการเข้าบัญชีแยกประเภท สามารถทาได้ 2 แบบ คือ 1. ส่ัง POST รายการบัญชีท่ีเป็ นช่วง (BATCH) เม่ือผ้ใู ช้งาน ตรวจสอบรายการตา่ งๆ จนเรียบร้อย ดีแล้ว จะสงั่ Post รายการ Voucher ก็ให้เข้าที่ระบบเมนู ระบบบญั ชี ➠ ฐานข้ อมูล ➠Post รายการเข้ าบัญชีแยกประเภท ซึ่งสามารถส่ัง Post Voucher ได้ครัง้ ละหลายๆ ใบ 2. ส่ัง Post รายการบัญชี นอกจากการสงั่ Post รายการท่ีเมนแู ล้ว ยงั สามารถเลือก Post รายการบญั ชีเป็ นใบๆ ได้ โดยเข้าไปท่ี Voucher ใบที่ ต้องการ และเปล่ียนรูปแบบการ Post เป็ นคา่ “ว่าง” ข้อสาคญั คือ เม่ือสง่ั Post รายการแล้ว ผ้ใู ช้จะเข้าไปแก้ไขรายการ Voucher อีกไม่ได้แล้ว ตามประกาศ สรรพากร ฉบบั ที่ 63 ดงั นนั้ ก่อน Post จึงควรตรวจให้แน่ใจก่อนว่าไม่มีอะไร ต้องแก้ไขแล้ว



สาระสาคัญ เม่ือผ้ใู ช้งานบนั ทึกรายการในแต่ละวนั เรียบร้อยแล้วควรพิมพ์รายงานเพื่อช่วย ในการตรวจสอบรายการออกมาด้วย และเม่ือตรวจสอบรายงานเรียบร้อยแล้วก็ควรพิมพ์ รายงานเพ่ือเกบ็ ไว้เป็นHard Copy เผ่ือไว้ด้วย ซงึ่ โปรแกรมได้เตรียมเคร่ืองมือเพื่อช่วยใน การดรู ายงาน และการพิมพ์รายงานตา่ งๆ ไว้ หลายอยา่ ง เช่น การ Lock ข้อความในแนว คอลมั น์และแนวนอนให้คงที่ หรือการแสดงลายกระดาษเพ่ือช่วยในการดูรายงานที่มี ข้อมลู ในแนวยาวทาให้การดรู ายงานงา่ ยขนึ ้ เป็นต้น

เมื่อผ้ใู ช้งานบนั ทึกรายการในแตล่ ะวนั เรียบร้อยแล้วควรพิมพ์รายงาน เพ่ือช่วยในการตรวจสอบรายการออกมาด้วย และเม่ือตรวจสอบรายงาน เรียบร้อยแล้ว ก็ควรพิมพ์รายงานเพื่อเก็บไว้เป็ นHard disk Copy เผื่อไว้ด้วย รายงานที่มีให้ในระบบจะแบง่ เป็ น 3 ประเภทหลกั ๆ ได้แก่ 1. รายงานเพื่อการตรวจสอบรายการเอกสาร เพื่อใช้ตรวจสอบความ ครบถ้วนของเอกสาร และเก็บเป็ นสาเนากระดาษไว้ เป็ นการ Backup หลงั จาก บนั ทกึ รายการเข้าไปแล้ว 2. รายงานเพื่อการติดตามงาน เช่น รายการสินค้าค้างรับ รายงาน สนิ ค้าค้างสง่ 3. รายงานเพื่อการวเิ คราะห์ จะเป็ นรายการที่เกิดจากการรวมยอดจาก หลายๆ เอกสาร เพ่ือนามาใช้เป็ นข้อมูลประกอบในการบริหารงาน หรือ วางแผนในอนาคต

รายงานของระบบบริหารสินค้าคงคลัง รายงานของระบบซือ้ ได้แก่ ได้แก่ 1. รายงานเพ่อื ตรวจสอบรายการ 1. รายงานเพ่ือการตรวจสอบ เอกสาร รายการเอกสาร 2. รายงานเพ่ือช่วยในการตดิ ตาม 2. รายงานเพ่อื การตดิ ตามงาน งาน 3. รายงานเพ่ือการวเิ คราะห์ 3. รายงานวเิ คราะห์เพ่ือช่วยในการ บริหารงาน รายงานของระบบขาย ได้แก่ รายงานของระบบลูกหนี้ ได้แก่ 1. รายงานเพ่ือตรวจสอบรายการ 1. รายงานเพ่ือตรวจสอบรายการ เอกสาร เอกสาร 2. รายงานเพื่อช่วยในการตดิ ตามงาน 2. รายงานเพื่อชว่ ยในการติดตามงาน 3. รายงานวิเคราะห์เพ่ือช่วยในการ 3. รายงานวเิ คราะห์เพ่ือช่วยในการ บริหารงาน บริหารงาน

รายงานของระบบเจ้าหนี้ ได้แก่ 1. รายงานเพ่อื ตรวจสอบรายการเอกสาร 2. รายงานเพ่ือช่วยในการตดิ ตามงาน 3. รายงานวิเคราะห์เพ่อื ช่วยในการบริหารงาน รายงานของระบบเช็คและเงนิ ฝากธนาคาร ได้แก่ รายงานท่ีใช้ในการตรวจสอบว่าข้อมลู ท่ีเราบนั ทึกเข้าไปนนั้ ครบถ้วน และ ถกู ต้องเพียงใด มีให้เลือกพิมพ์หลายรายงาน เช่น รายงานเช็ครับเรียงตาม วนั ท่ีเช็ค รายงานสถานะเช็ครับแยกตามลกู ค้ารายงานเช็คจ่ายเรียงตามวนั ท่ี จา่ ยเช็ค รายงานเช็คจ่ายเรียงตามเลขที่เช็ค รายงานสถานะเช็คจ่ายแยกตาม เจ้าหนี ้รายงาน Bank statement ทะเบียนเช็ครายวนั เรียงตามบญั ชีและ เลขท่ี Voucher

รายงานของระบบบัญชีแยกประเภท ท่จี าเป็ นและมักจะต้อง ใช้งานกนั ส่วนใหญ่ มีดงั นี้ 1. รายงานรายวันเรียงวนั ท่ี 2. รายงานรายวันเรียงเลขท่ี 3. บัญชีแยกประเภทแบบ 3 ช่อง 4. รายการแยกประเภท 5. รายวันเรียงวนั ท่ี (บญั ชีเป็ นแนวคอลัมน์ Dr-Cr) 6. รายวันเรียงวันท่ี 7. รายการรายวนั ท่ยี ังไม่ Post

โปรแกรมได้เตรียมเครื่องมือเพื่อช่วยในการดูรายงาน และการพิมพ์ รายงานต่างๆ ไว้หลายอย่าง เช่น การ Lock ข้อความในแนวคอลมั น์ และ แนวนอนให้คงท่ี หรือการแสดงลายกระดาษเพื่อช่วยในการดรู ายงานท่ีมีข้อมลู ในแนวยาวทาให้การดรู ายงานงา่ ยขนึ ้ เป็ นต้น 1. การ Lock ข้อความในแนวคอลมั น์ และแนวนอน เพื่อเล่ือนตามไป กบั ข้อความสว่ นอ่ืน 2. การให้แสดงเส้นแบง่ แนวกระดาษ 3. การ Zoom เพ่ือดขู ้อมลู 4. การแสดงลายกระดาษบนจอภาพ และการแสดงลายกระดาษเมื่อสงั่ พมิ พ์ทางเครื่องพมิ พ์

5. การตงั้ รอยพบั กระดาษ สาหรับคอลมั น์ท่ีไม่ต้องการแสดง 6. การสง่ั พบั กระดาษ หรือยกเลกิ การพบั กระดาษ 7. การ Mark เคร่ืองหมายท่ีต้องการเน้น หรือการใช้ปากกาไวท์บอร์ด 8. การสง่ั ให้พิมพ์ลายนา้ จากไฟล์รูปภาพท่ีสร้างไว้

การพิมพ์ รายงานออกทาง จอภาพเป็ นการเรียกดูรายงานทาง จอภาพก่อนสง่ั พิมพ์ ซง่ึ สามารถสง่ั พิมพ์ ได้ จากทุกระบบ เช่น การส่ังพิมพ์ ร า ย ง า น ภ า ษี ข า ย จ า ก ร ะ บ บ ภาษีมลู คา่ เพ่ิม เมื่อระบุ Option ในการ ดขู ้อมลู เรียบร้อยแล้ว ให้กดป่ มุ OK ท่ี อยู่ด้านล่าง จะขึน้ หน้าต่างมาให้เลือก การพมิ พ์ ให้คลกิ เลอื กที่ช่อง “จอภาพ”

การสงั่ ให้โปรแกรมพิมพ์ หน้าต่างการเลือกหวั ข้อในการพมิ พ์ (เลือก รายงานออกเป็ นไฟล์ประเภท ออกเป็ นไฟล์) และเลือกชนิดของไฟล์ ตา่ งๆ เช่น Text file , Excel หรือ REP เป็ นต้น ซึ่งไฟล์ท่ีส่ังพิมพ์นี ้ สามารถจดั เก็บและเรียกดเู พ่ือสง่ั พิมพ์เป็ นเอกสารภายหลงั ได้ เช่น การสงั่ พิมพ์รายงานภาษีขายจาก ร ะ บ บ ภ า ษี มู ล ค่ า เ พ่ิ ม เ มื่ อ ร ะ บุ Option ในการดขู ้อมลู เรียบร้อย แล้ว ให้กดป่ มุ OK

1. เลอื กรูปแบบและขนาดตวั อกั ษร (Font) โดยการกดป่ มุ Ctrl+F 2. เลือกชนิดเคร่ืองพิมพ์ พร้ อมทัง้ ตัง้ ค่าการพิมพ์ ได้แก่ การ กาหนดขนาดกระดาษ และการวางแนวการพิมพ์ ถ้าต้องการพิมพ์แนวตงั้ เลือก “Portrait” และถ้าต้องการพิมพ์แนวนอน เลือก “Landscape” เม่ือ เลอื กแล้ว คลกิ ป่ มุ OK 3. กาหนดกัน้ หน้ าในการพิมพ์รายงาน โดยการใส่ตัวเลขท่ี ต้องการในช่อง “กัน้ หน้ าซ้าย” เมื่อกาหนดรายละเอียดในการพิมพ์ เรียบร้อยแล้ว คลกิ ป่ มุ Print

1. การส่ังพมิ พ์รายงานรายวันเรียงตามวันท่ี (ทุกเล่ม) ได้แก่ 1.1 เข้าท่ี ระบบบญั ชีแยกประเภท ➠รายงาน ➠พิมพ์รายวนั เรียง ตามวนั ท่ี 1.2 เลอื กการพิมพ์สมดุ รายวนั “ทกุ เลม่ ” 1.3 กาหนดช่วงวันที่ของรายงานในช่อง “ตัง้ แต่วันท่ี” เมื่อกาหนด รายละเอียดแล้ว กดป่ มุ OK 2. การส่ังพมิ พ์รายงานงบกาไรขาดทนุ (บนั ทกึ บัญชีแบบ Periodic) ได้แก่ 2.1 เข้าท่ี ระบบบญั ชีแยกประเภท ➠พิมพ์งบการเงิน ➠พิมพ์งบ กาไร-ขาดทนุ (บนั ทกึ บญั ชีแบบ Periodic) 2.2 จะมหี น้าตา่ งให้เลอื กแบบฟอร์มงบ เลือก “Automatic” 2.3 กาหนดช่วงวนั ท่ีของรายงาน ในช่อง “ตงั้ แต่วนั ท่ี” เมื่อกาหนด รายละเอียดแล้ว กดป่ มุ OK

3. การส่ังพิมพ์รายงานงบแสดงฐานะการเงนิ ได้แก่ 3.1 เข้าที่ ระบบบญั ชีแยกประเภท ➠พิมพ์งบการเงิน ➠พิมพ์งบแสดง ฐานะการเงิน 3.2 จะมีหน้าตา่ งให้เลอื กแบบฟอร์มงบ เลือก “Automatic” 3.3 กาหนดวันที่ของรายงาน ในช่อง “ณ วันท่ี” และเลือกพิมพ์เฉพาะ “บญั ชีที่มียอดเคลื่อนไหว” 3.4 เม่ือกาหนดรายละเอียดแล้ว กดป่ มุ OK 4. การส่ังพมิ พ์รายงานสนิ ค้าและวัตถุดบิ แบบ FIFO ได้แก่ 4.1 เข้าที่ ระบบบริหารสินค้าคงคลงั ➠รายงานสินค้าและ Pricelist ➠ พิมพ์รายงานสนิ ค้าและวตั ถดุ บิ แบบ FIFO 4.2 กาหนดช่วงวนั ท่ีของรายงาน ในช่อง “ตงั้ แต่วนั ท่ี” และเลือก “พิมพ์” ยอดยกมา 4.3 เมื่อกาหนดรายละเอียดแล้ว กดป่ มุ OK

5. การส่ังพมิ พ์รายงานการ์ดลูกหนี้ ได้แก่ 5.1 เข้าท่ี ระบบลกู หนี ้➠พิมพ์รายงาน ➠การ์ดลกู หนี ้ 5.2 กาหนดช่วงวนั ที่ของรายงาน ในช่อง “ตงั้ แต่วนั ท่ี” และเลือก “พิมพ์” ยอดยกมา 5.3 เม่ือกาหนดรายละเอียดแล้ว กดป่ มุ OK 6. การส่ังพมิ พ์รายงานการ์ดเจ้าหนี้ ได้แก่ 6.1 เข้าท่ี ระบบเจ้าหนี ้➠พิมพ์รายงาน ➠การ์ดเจ้าหนี ้ 6.2 กาหนดช่วงวนั ท่ีของรายงาน ในช่อง “ตงั้ แต่วนั ท่ี” และเลือก “พิมพ์” ยอดยกมา 6.3 เม่ือกาหนดรายละเอียดแล้ว กดป่ มุ OK

7. การส่ังพมิ พ์รายงาน Bank Statement ได้แก่ 7.1 เข้าที่ ระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร ➠พิมพ์รายงาน ➠รายงาน Bank Statement 7.2 กาหนดชว่ งวนั ท่ีของรายงาน ในช่อง “ตงั้ แตว่ นั ที่” 7.3 เม่ือกาหนดรายละเอียดแล้ว กดป่ มุ OK