งานนำเสนอ วิชาการใช้คอมพิวเตอร์ในงานบัญชี

ผู้แต่ง พนิ รัฎ สตี ลวรางค์







สาระสาคัญ พระราชบญั ญัติการบญั ชี พ.ศ. 2543 ในหมวด 3 มาตรา 20 กาหนดผ้ทู าบญั ชี ต้องจดั ทาบญั ชีเพ่ือให้มีการแสดงผลการดาเนินงาน ฐานะการเงิน หรือการเปล่ยี นแปลง ฐานะการเงินของผ้มู ีหน้าที่จดั ทาบญั ชีที่เป็นอยตู่ ามความเป็ นจริง และตามมาตรฐานการ บัญชีโดยมีเอกสารท่ีต้องใช้ประกอบการบันทึกบัญชีให้ถูกต้องครบถ้วน นอกจาก ข้อกาหนดตามพระราชบัญญัติการบญั ชี พ.ศ. 2543 แล้ว เอกสารประกอบการบันทึก บญั ชียงั ต้องจัดทาขึน้ ให้สอดคล้องและถูกต้องกับข้อกาหนดในประมวลรัษฎากรซึ่งได้ กาหนดลกั ษณะของใบกากบั ภาษีด้วย

กรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์ ให้ความหมายของเอกสารใช้ ประกอบการบนั ทึกบญั ชีหมายถึง บนั ทึก หนงั สือ หรือเอกสารใดๆ ที่ใช้เป็ นหลกั ฐานใน การลงรายการในบญั ชี ซงึ่ แบง่ ได้เป็น 3 ประเภท คือ 1. เอกสารท่ีต้องใช้ ประกอบการบันทึกบัญชีท่ีได้รับจากบุคคลภายนอก หมายถึง เอกสารที่บุคคลภายนอกจดั ทาขึน้ และออกให้เพื่อใช้เป็ นหลกั ฐานเน่ืองจาก การซือ้ ขาย แลกเปล่ยี น บริการ และตดิ ตอ่ ทางธรุ กิจ 2. เอกสารท่ีต้องใช้ประกอบการบนั ทกึ บญั ชีจดั ทาขึน้ โดยผ้มู ีหน้าท่ีจดั ทาบญั ชี เพื่อออกให้แก่บุคคลภายนอก หมายถึง เอกสารที่กิจการต้องออกให้แก่บุคคลภายนอก เพื่อใช้เป็นหลกั ฐานในการซือ้ ขายแลกเปลีย่ น บริการ และติดต่อทางธุรกิจ 3. เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการบนั ทกึ บญั ชีจดั ทาขึน้ โดยผ้มู ีหน้าท่ีจดั ทาบญั ชี เพื่อใช้ในกิจการของตนเอง หมายถึง เอกสารที่จัดทาขึน้ เพ่ือใช้เองในกิจการ เพื่อเป็ น หลกั ฐานในการรับเงิน จา่ ยเงิน และติดตอ่ ทางธุรกิจ

เอกสารประกอบการบนั ทกึ บัญชี มี 2 ลกั ษณะดงั นี ้ 1. เอกสารประกอบการบันทึกบัญชีตามพระราชบัญญัติ การบัญชี พ.ศ.2543 เอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชีทกุ ประเภทต้องมี รายการตามท่ีกาหนดดงั นี ้ 1.1 ช่ือของผ้จู ดั ทาเอกสารซงึ่ อาจใช้ช่ือท่ีใช้ในการประกอบธุรกิจ ของผ้จู ดั ทาเอกสารก็ได้ 1.2 ช่ือของเอกสาร 1.3 เลขท่ีของเอกสาร และเลม่ ที่ (ถ้ามี) 1.4 วนั เดือน ปี ท่ีออกเอกสาร 1.5 จานวนเงนิ รวม

2. เอกสารประกอบการบนั ทกึ บัญชีตามประมวลรัษฎากร 2.1 เอกสารประกอบการบันทกึ บญั ชีเก่ียวกับการขายสินค้า ซง่ึ ออกโดยผ้ปู ระกอบการ ได้แก่ เอกสารท่ีใช้บนั ทึกรายการขายสินค้าเป็ นเงินสด บนั ทึกในสมดุ รายวนั ขาย และเอกสารที่ใช้บนั ทึกรายการขายสินค้าเป็ นเงินเช่ือ บนั ทกึ ในสมดุ รายวนั ขาย 2.2 ใบกากับภาษี (Tax Invoice) คือ เอกสารหลกั ฐานสาคญั ที่ ผ้ปู ระกอบการจดทะเบียนภาษีมลู ค่าเพ่ิมต้องจดั ทา และออกให้กับผ้ซู ือ้ สินค้า และบริการทุกครัง้ ท่ีมีการขายสินค้าหรือบริการ เพื่อแสดงมลู ค่าของสินค้าหรือ บริการ และจานวนภาษีมลู คา่ เพ่ิมท่ีผ้ปู ระกอบการเรียกเก็บหรือพงึ เรียกเก็บจาก ผ้ซู อื ้ สินค้าหรือรับบริการในแตล่ ะครัง้ ซง่ึ อตั ราภาษีมลู คา่ เพ่ิมในปัจจบุ นั เก็บร้อย ละ 7 แต่อาจเปลี่ยนแปลงได้ตามนโยบายของรัฐบาลแต่ละสมัย ขึน้ อยู่กับ เศรษฐกิจโดยรวมของประเทศ ใบกากบั ภาษีแบง่ ได้แก่ ใบกากบั ภาษีเต็มรูปแบบ ใบกากบั ภาษีอยา่ งยอ่ และเอกสารท่ีถือเป็นใบกากบั ภาษี

2.3 รายงานภาษีขาย (Output Tax) เป็ นเอกสารท่ีกฎหมาย กาหนดให้ผ้ปู ระกอบการจดทะเบียน จดั ทาขนึ ้ เพอื่ ใช้ในการบนั ทกึ ภาษีขาย ท่ีเรียกเก็บกับลูกค้าเมื่อขายสินค้าหรือให้บริการในแต่ละเดือน รวมทงั้ ใช้ บนั ทึกภาษีขายตามใบเพ่ิมหนี ้ ซึ่งมีผลทาให้ภาษีขายเพิ่มขึน้ และบนั ทึก ภาษีขายตามใบลดหนีซ้ ึ่งมีผลทาให้ภาษีขายลดลง ภาษีขายท่ีเกิดขึน้ ใน เดอื นใดถือเป็ นภาษีขายของเดอื นนนั้ โดยจะต้องบนั ทึกภาษีขายในรายงาน ภาษีขายให้แล้วเสร็จภายใน 3 วนั นบั แต่วนั ท่ีมีการออกใบกากับภาษีใบ เพิม่ หนีห้ รือใบลดหนี ้

2.4 รายงานภาษีซือ้ (Input Tax) เป็ นเอกสารท่ีกฎหมาย กาหนดให้ผ้ปู ระกอบการจดทะเบียนจดั ทาขนึ ้ เพื่อใช้ในการบนั ทึกภาษีซือ้ ที่ เกิดจากการซือ้ สนิ ค้าหรือบริการจากผ้ปู ระกอบการจดทะเบียน เม่ือซือ้ สินค้า หรือรับบริการในแตล่ ะเดอื นทงั้ ใช้บนั ทกึ ภาษีซือ้ ตามใบเพ่ิมหนี ้ซงึ่ มีผลทาให้ ภาษีซือ้ เพิ่มขึน้ และบนั ทึกภาษีซือ้ ตามใบลดหนีซ้ ึง่ มีผลทาให้ภาษีซือ้ ลดลง ภาษีซือ้ ท่ีเกิดขนึ ้ ในเดือนใดถือเป็ นภาษีซือ้ ของเดือนนนั้ โดยจะพิจารณาจาก วนั ท่ีปรากฏในใบกากบั ภาษี หากผ้ปู ระกอบการจดทะเบียนไม่ได้บนั ทึกภาษี ซือ้ ในรายงานภาษีซือ้ ของเดือนนนั้ ด้วยเหตจุ าเป็ น หรือเหตสุ ดุ วิสยั สามารถ นาภาษีซือ้ ไปบนั ทึกในรายงานภาษีซือ้ ของเดือนหลงั จากนัน้ ได้ แต่ต้องไม่ เกิน 3 ปี นบั จากวนั ที่ระบไุ ว้ในใบกากบั ภาษี ใบเพม่ิ หนี ้หรือใบลดหนี ้

2.5 รายงานสินค้าและวัตถุดิบ เป็ นเอกสารที่กฎหมาย กาหนดให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนจัดทาขึน้ เพ่ือใช้ในการบนั ทึกแสดง ปริมาณและชนิดของสินค้าและวตั ถดุ ิบ ท่ีผ้ปู ระกอบการจดทะเบียนมีอยู่ ได้มาและจ่ายไปในแต่ละเดือน เน่ืองจากการซือ้ ขาย สินค้าและวตั ถุดิบ โดยมีใบสาคญั รับสินค้าและใบสาคญั จ่ายสนิ ค้าเป็ นหลกั ฐานในการบนั ทกึ รายการในรายงานสินค้าและวัตถุดิบ สาหรับผู้ประกอบการที่เป็ นผู้ผลิต สินค้าหรือผู้ประกอบการท่ีซือ้ มาขายไปต้องจัดทารายงานสินค้าและ วตั ถดุ ิบ แต่ถ้าเป็ นผ้ปู ระกอบการให้บริการไม่ต้องจดั ทารายงานสินค้าและ วตั ถดุ ิบ

ตวั อย่างเอกสารท่ใี ช้ในการทาบัญชี ได้แก่ 1. เอกสารที่เก่ียวกบั การขายสนิ ค้า เอกสารที่นามาใช้เป็ นหลกั ฐานใน การบนั ทกึ บญั ชีเก่ียวกบั การขายสนิ ค้า จะเป็ นเอกสารสาเนาเนื่องจากต้นฉบบั จะต้องมอบให้กบั ผ้ซู อื ้ สนิ ค้า 1.1 เอกสารท่ีใช้บนั ทกึ เก่ียวกบั รายการขายสนิ ค้าเป็ นเงินเช่ือ ได้แก่ สาเนาใบกากับสินค้าใบกากับสินค้า/ใบกากับภาษี หรือ ใบส่งของ/ใบกากับ ภาษี เอกสารที่ใช้บันทึกรายการขายสินค้าเป็ นเงินเช่ือกรณีเอกสารไม่ได้ ออกเป็ นชุดเม่ือมีการขายสินค้า ความรับผิดในภาษีจะเกิดขึน้ เมื่อมีการขาย หรือส่งมอบสินค้าไม่ว่าจะมีการชาระเงินโดยทนั ทีหรือไม่ก็ตาม ดงั นนั้ ใบส่ง ของหรือใบกากับสินค้าจะต้องแสดงเป็ นใบกากบั ภาษีด้วย เพื่อเป็ นหลกั ฐาน ในการชาระภาษีในเดือนที่มีการขาย หรือสง่ มอบสนิ ค้า

ตัวอย่างเอกสารท่ใี ช้ในการทาบญั ชี (ต่อ) 1.2 เอกสารที่ใช้บนั ทึกรายการรับชาระหนีจ้ ากการขายสินค้าเป็ น เงินเชื่อ กรณีเอกสารไม่ได้ออกเป็ นชุด เม่ือมีการชาระเงิน ได้แก่ สาเนา ใบเสร็จรับเงิน ซึ่งจะไม่มีข้อความแสดงเป็ นใบกากับภาษีอีก เน่ืองจาก ใบกากบั ภาษีแสดงอยใู่ นเอกสารใบสง่ ของหรือใบกากบั สนิ ค้า เมื่อมีการขาย หรือส่งมอบสินค้าแล้ว ในกรณีนีใ้ บเสร็จรับเงินใช้เป็ นหลกั ฐานในการเรียก เก็บเงินและบนั ทกึ บญั ชีเท่านนั้ ไมไ่ ด้ใช้เป็ นหลกั ฐานในการชาระภาษี 1.3 เอกสารที่บนั ทึกเก่ียวกับรายการขายสินค้าเป็ นเงินสด ได้แก่ สาเนาใบเสร็จรับเงิน สาเนาใบเสร็จรับเงิน /ใบกากบั ภาษี

เอกสารท่ีเก่ียวกับการซือ้ สินค้า เป็ นเอกสารท่ีนามาใช้เป็ น หลกั ฐานในการบนั ทึกบญั ชีเก่ียวกบั การซือ้ สินค้า จะเป็ นเอกสารต้นฉบบั ที่ ได้รับมาจากผ้ขู าย ได้แก่ 1 เอกสารท่ีใช้บันทึกเกี่ยวกับการซือ้ สินค้าเป็ นเงินเชื่อ ได้แก่ ใบกากบั สนิ ค้า ใบกากบั สนิ ค้า/ใบกากบั ภาษี หรือ ใบส่งของ/ใบกากบั ภาษี ใบสง่ คืนสนิ ค้า 2. เอกสารที่ใช้บนั ทึกรายการจ่ายชาระหนีจ้ ากการซือ้ สินค้าเป็ น เงินเช่ือ กรณีเอกสารไม่ได้ ออกเป็ นชุด เมื่อมีการชาระเงิน ได้ แก่ ใบเสร็จรับเงิน 3. เอกสารท่ีใช้บันทึกเกี่ยวกับการซือ้ สินค้าเป็ นเงินสด ได้แก่ ใบเสร็จรับเงิน ใบเสร็จรับเงิน/ใบกากบั ภาษี ใบสง่ คนื สนิ ค้า

เอกสารอ่นื ๆ 1. เอกสารท่ีบันทึกในสมุดรายวันรับเงิน ได้แก่ ใบสาคัญรับ ใบรับรองภาษีเงินได้หกั ณ ที่จ่าย กรณีที่กิจการมีเงินได้จากการให้บริการ ซึ่งผู้จ่ายเงินมีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายตามกฎหมาย และจะออกหนังสือ รับรองการหกั ภาษี ณ ท่ีจ่าย ในกรณีนีเ้ ปรียบเสมือนกิจการถกู หกั ภาษีไว้ ลว่ งหน้า กิจการจะต้องนาภาษีนีไ้ ปหกั ยอดภาษีเงินได้ในตอนปลายปี ภาษี เงนิ ได้หกั ณ ที่จา่ ย จะมียอดอยทู่ างด้าน เดบติ ถือเป็นสนิ ทรัพย์ 2 เอกสารที่บันทึกในสมุดรายวันจ่ายเงิน ได้แก่ ใบสาคัญจ่าย ใบรับรองภาษีเงินได้หกั ณ ท่ีจ่าย กรณีท่ีกิจการจ่ายเงินจากการรับบริการ ซึง่ กิจการมีหน้าท่ีหกั ภาษี ณ ที่จ่าย และนาส่งสรรพากรภายใน 7 วนั นบั แตว่ นั สนิ ้ เดอื น ดงั นนั้ กิจการจงึ มภี าระท่ีจะต้องนาสง่ ภาษี บญั ชีภาษีเงินได้ หกั ณ ที่จา่ ย จะมยี อดอยทู่ างด้าน เครดติ ถือเป็ นหนีส้ นิ

การนาเอกสารมาบันทึกบัญชีโดยทั่วไปจะทาการแยกเอกสาร แตล่ ะชนิด เพ่ือความสะดวกในการบนั ทึกบญั ชี เนื่องจากในทางปฏบิ ตั ิกิจการ มกั จะแบง่ หน้าท่ีการทางานของพนกั งานบญั ชีออกเป็นหลายฝ่ าย เอกสารการรับเงิน เป็ นเอกสารท่ีบนั ทึกรายการเกี่ยวกบั การได้รับ เงินทกุ ประเภท ซึง่ ผ้ปู ระกอบการจะออกให้กบั บคุ คลภายนอกในกรณีท่ีได้รับ เงินจากการขายสินค้าเป็ นเงินสด การรับชาระหนี ้หรือได้รับรายได้อื่นๆ เป็ น เงินสดจะบันทึกในสมุดรายวันรับเงิน โดยเรียงเลขท่ีตามเอกสารที่ออก เอกสารท่ีนามาบนั ทึกบญั ชี ได้แก่ สาเนาใบเสร็จรับเงิน สาเนาใบเสร็จรับเงิน/ ใบกากบั ภาษี ใบสาคญั รับเงิน สาเนาใบสง่ คืนสนิ ค้า

เอกสารการจ่ายเงิน เป็ นเอกสารท่ีบันทึกรายการเกี่ยวกับการ จ่ายเงินทุกประเภท ซ่ึงผ้ปู ระกอบการจะได้รับจากบุคคลภายนอกกิจการได้ เอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชีเหล่านีม้ าเนื่องจากการซือ้ สินค้าเป็ นเงินสด การซือ้ สินทรัพย์เป็ นเงินสด การจ่ายชาระหนี ้รวมทงั้ การจ่ายค่าใช้จ่ายตา่ งๆ เป็ นเงินสด จะบนั ทึกในสมดุ รายวนั จ่ายเงินโดยจะเรียงลาดบั เลขที่ขนึ ้ มาใหม่ ซง่ึ การให้เลขรหสั ขนึ ้ อย่กู บั ผ้บู นั ทึกบญั ชีว่าจะกาหนดอย่างไร ทงั้ นีจ้ ะต้องส่ือ ความหมายถึงเอกสารที่เก่ียวข้องได้เป็ นอย่างดี เอกสารที่นามาบนั ทึกบญั ชี ได้แก่ ต้นฉบบั ใบเสร็จรับเงิน ต้นฉบบั ใบเสร็จรับเงิน/ใบกากบั ภาษี ใบสาคญั จ่ายเงิน เอกสารเงินเช่ือ เป็ นเอกสารที่บนั ทึกรายการเกี่ยวกับการซือ้ และ ขายเป็ นเงินเชื่อทกุ ประเภท ซงึ่ ผ้ปู ระกอบการจะได้รับทงั้ จากบคุ คลภายนอก และเป็ นผู้ออกให้แก่บุคคลภายนอก ประกอบด้วย เอกสารที่ได้รับจาก บคุ คลภายนอก และเอกสารที่ออกให้แก่บคุ คลภายนอก

เอกสารอ่นื ๆ เป็ นเอกสารท่ีกิจการได้รับหรือออกให้แก่บคุ คลภายนอก ท่ีนอกเหนือจากท่ีกล่าวมาข้างต้น และใช้เป็ นหลกั ฐานในการบนั ทึกบญั ชีได้ เอกสารที่นาไปบนั ทกึ ในสมดุ รายวนั รับเงนิ การวิเคราะห์รายการค้าจากเอกสาร การจดั ทาบญั ชีตามวงจรบญั ชีผ้ทู าบญั ชีต้องพิจารณาตรวจสอบและ วเิ คราะห์เอกสารประกอบการบนั ทกึ บญั ชี ดงั นี ้ 1. ตรวจสอบข้อความและรายการท่ีกฎหมายกาหนดไว้ในเอกสาร ประเภทต่างๆ ท่ีต้องมีปรากฏให้ถูกต้องครบถ้วนสมบูรณ์ เพราะเอกสารท่ีไม่ ถูกต้องครบถ้ วนสมบูรณ์ตามข้อกาหนดของกฎหมาย ไม่สามารถใช้เป็ น หลกั ฐานในประกอบการบนั ทกึ บญั ชีได้ 2. วเิ คราะห์ประเภทของเอกสาร ตามลกั ษณะรายการที่เกิดขนึ ้ ทางการ บญั ชี ได้แก่ เอกสารด้านรายรับ เอกสารด้านรายจ่าย เอกสารด้านเงินเชื่อ



3. วิเคราะห์แหล่งท่ีได้มาของเอกสาร มี 3 แหล่ง ตามการจัด ประเภทของเอกสาร กลา่ วคอื เอกสารท่ีได้รับจากบคุ คลภายนอก เอกสารที่ ออกให้แก่บุคคลภายนอก และเอกสารที่กิจการจดั ทาขึน้ เพ่ือใช้ในกิจการ เองการวิเคราะห์แหล่งที่มาให้ให้สงั เกตเบือ้ งต้นคือ ถ้าเป็ นเอกสารที่ได้รับ จากบคุ คลภายนอกจะแสดงเป็ นต้นฉบบั (ตวั จริง) แตถ่ ้าเป็ นเอกสารที่ออก ให้แก่บคุ คลภายนอกจะแสดงเป็ นสาเนาติดเล่ม หรือวิเคราะห์จากรายการ ค้า รายการค้าที่ปรากฏเป็ นรายการค้าอะไรให้พิจารณาจากชื่อเอกสาร 4. วิเคราะห์รายการค้าจากเอกสารตามหลกั สมการบญั ชี เมื่อทราบรายการค้าท่ีเกิดขึน้ จากเอกสารแล้วขนั้ ตอนต่อไปจะนารายการ ค้ามาวิเคราะห์เพ่ือพิจารณาว่า รายการค้านัน้ มีผลกระทบต่อฐานะทาง การเงินตามหลกั สมการบญั ชีอยา่ งไร







การปฏบิ ตั เิ ก่ียวกับการออกหนังสือรับรองการหกั ภาษี ณ ท่จี ่าย ผ้ปู ระกอบการท่ีเป็นนติ บิ คุ คล เม่อื ต้องจ่ายเงินคา่ บริการบางประเภท ที่กฎหมายกาหนดไว้มีหน้าท่ีต้องหักภาษี ณ ท่ีจ่าย และออกหนังสือรับรอง การหกั ภาษี ณ ที่จ่าย ให้กบั ผ้ใู ห้บริการ โดยผ้มู ีหน้าที่หกั ภาษี ณ ที่จ่าย ต้อง นาส่งภาษีท่ีต้องหกั ด้วยแบบ ภ.ง.ด.3 สาหรับกรณีผ้ถู กู หกั ที่มีหน้าที่เสียภาษี เงินได้บุคคลธรรมดา หรือแบบ ภ.ง.ด.53 สาหรับกรณีที่ผ้ถู กู หกั มีหน้าที่เสีย ภาษีเงินได้นิติบคุ คลณ ที่ว่าการอาเภอหรือเขตท้องท่ี ภายใน 7 วนั นบั แต่วนั สิน้ เดือนท่ีจ่าย ไม่ว่าจะได้หกั ภาษีดงั กล่าวไว้แล้วหรือไม่ สาหรับการจ่ายเงิน ให้แก่ผู้รับรายหน่ึงๆ ตงั้ แต่ 500 บาทขึน้ ไป และเมื่อได้หกั ภาษีไว้แล้ว ผู้หัก ภาษีจะต้องออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ท่ีจ่ายจานวน 2 ฉบับ มี ข้อความถกู ต้องตรงกนั ให้แก่ผ้ถู กู หกั ภาษีด้วย



สาระสาคญั โปรแกรม Smartbiz Accounting หรือเรียกสนั้ ๆ ว่า โปรแกรมบญั ชี Smartbiz เป็ นโปรแกรมสาเร็จรูปทางการบญั ชีโปรแกรมหน่ึงท่ีบริษัทคริสตอลซอฟท์ จากดั (มหาชน) และบริษัทคริสตอลฟอร์มลู า่ จากดั ได้พฒั นาขนึ ้ เพ่ือให้ประกอบการ ไทย (SME) ผ้เู รียนหรือผ้ทู ี่สนใจทว่ั ไปได้ใช้ซอฟท์แวร์ระบบบญั ชีท่ีใช้งานได้จริง ไมม่ ี การล็อกหรือจากดั การใช้งาน สามารถใช้กับธุรกิจซือ้ มา-ขายไป ธุรกิจบริการ และ ธุรกิจผลิตอย่างง่าย โดยบริษัทคริสตอลซอฟท์ จากดั (มหาชน) เปิ ดให้ Download โปรแกรม Smartbiz และคมู่ ือการใช้งานได้ที่ www.crystalsoftwaregroup.com

โปรแกรม Smartbiz Accounting หรือเรียกสนั้ ๆ ว่า โปรแกรมบญั ชี Smartbiz เป็ นโปรแกรมสาเร็จรูปทางการบญั ชีโปรแกรมหน่ึงท่ีบริษัทคริสตอล ซอฟท์ จากัด (มหาชน) และบริษัทคริสตอลฟอร์ มูล่า จากัด ร่วมกับ มหาวิทยาลยั รามคาแหงได้พฒั นาขนึ ้ เพ่ือให้ผ้ปู ระกอบการไทย (SME) ผ้เู รียน หรือผ้ทู ี่สนใจทวั่ ไปได้ใช้ซอฟท์แวร์ระบบบญั ชีท่ีใช้งานได้จริงไม่มีการล็อกการ ใช้งานหรือจากดั การใช้งานสามารถใช้กบั ธุรกิจซอื ้ มา-ขายไป ธรุ กิจบริการและ ธุรกิจผลิตอย่างง่าย โดยบริษัทคริสตอลซอฟท์ จากัด (มหาชน) เปิ ดให้ Download โปรแกรม Smartbiz และคมู่ ือได้ท่ี Page Download โปรแกรม Smartbiz มีการพฒั นามาอยา่ งตอ่ เน่ืองจนถึงปัจจบุ นั





ภาพรวมการทางานของโปรแกรม Smartbiz Accounting ประกอบด้วย 4 ขนั้ ตอนดงั นี ้ 1. การกาหนดโครงสร้างองค์กร (Organization Structure) 2. การบนั ทกึ ฐานข้อมลู ของระบบตา่ งๆ (Setup Master Files) 3. การบนั ทึกยอดยกมาก่อนเริ่มใช้งานโปรแกรม (Set Balance Data) 4. บนั ทึกรายการค้า และการทารายงาน (Entry Transactions and Reporting)

1. เอกสารท่ีใช้สาหรับธรุ กิจซือ้ มา-ขายไป หรือคา่ ใช้จา่ ยอ่ืนๆ

2. เอกสารท่ีใช้สาหรับธุรกิจงานบริการ (เป็ นภาษีไมถ่ ึงกาหนด)



สาระสาคัญ การติดตงั้ โปรแกรมบญั ชีสาเร็จรูป Smartbiz แบง่ ขนั้ ตอนการติดตงั้ ออกเป็ น 2 ส่วน คือการติดตงั้ ซอฟท์แวร์พืน้ ฐาน และการติดตงั้ โปรแกรมบญั ชีสาเร็จรูป โปรแกรม Smartbiz เป็นโปรแกรมท่ีถกู ออกแบบมาให้สามารถใช้ได้ทงั้ ภาษาไทย และภาษาองั กฤษ เม่ือทาการติดตงั้ โปรแกรมSmartbiz All version 10.2 ครัง้ แรกจะแสดงชื่อเมนแู ละ หน้าต่างการทางานเป็ นภาษาอังกฤษและใช้ปี ค.ศ. ซ่ึงผู้ใช้สามารถเปลี่ยนเมนูเป็ น ภาษาไทยและใช้ ปี พ.ศ. ได้

เครื่องคอมพวิ เตอร์สาหรับการติดตงั้ จะต้องมีคณุ สมบตั ดิ งั นี ้ การติดตงั้ โปรแกรม Smartbiz Accounting แบ่งขนั้ ตอนการติดตงั้ ออกเป็ น 2 ส่วน คือ การติดตงั้ ซอฟท์แวร์พืน้ ฐาน และการตดิ ตงั้ โปรแกรมบญั ชี สาเร็จรูปในที่นีจ้ ะเป็ นการตดิ ตงั้ โปรแกรม Smartbiz Version 10.2

โปรแกรม Smartbiz เป็ นโปรแกรมที่ถูกออกแบบมาให้สามารถใช้ได้ทงั้ ภาษาไทยและภาษาองั กฤษ เม่ือติดตงั้ โปรแกรมจะแสดงช่ือเมนู และหน้าต่างการ ทางานเป็ นภาษาอังกฤษ และใช้ปี ค.ศ. ดังนัน้ หากผู้ใช้ต้องการเปล่ียนเมนูเป็ น ภาษาไทย และใช้ ปี พ.ศ. ในการบนั ทกึ รายการบญั ชี จะต้องดาเนินการดงั นี ้ 1. การเปลย่ี นเมนเู ป็ นภาษาไทยให้เข้าที่ Organization Structure หวั ข้อ Configuration เลือกเมนู Change Screen Interface’s Language และ Change Menu’s Language เลอื กเป็ น Thai 2. เม่ือทาการเปล่ียนภาษาของโปรแกรม เรียบร้อยแล้วให้ Log out ออก จากโปรแกรมก่อนแล้วจึงเข้าใช้โปรแกรมใหม่อีกครัง้ หนึ่ง โปรแกรมจึงจะแสดงเมนู เป็ นภาษาไทย 3. การเปลย่ี นปี ค.ศ. เป็ น ปี พ.ศ. ให้เข้าที่ Organization Structure หวั ข้อ Configuration เลอื กเมนู Set Century Mode (B.E/C.E) โดยเลอื กเป็ น B.E.

หากตดิ ตงั้ โปรแกรมไมส่ าเร็จอาจเกิดจากสาเหตดุ งั นี ้ 1. เครื่องคอมพิวเตอร์ (Hardware) หรือระบบปฏิบตั กิ าร (OS) ไมต่ รง ตาม System Requirement 2. มีการตดิ ตงั้ โปรแกรมป้ องกนั ไวรัส (บางโปรแกรม) หรือโปรแกรม ป้ องกนั การรันอตั โนมตั ฉิ ะนนั้ หากตดิ ตงั้ ไมส่ าเร็จให้ปิ ดโปรแกรมป้ องกนั ไวรัส หรือโปรแกรมป้ องกนั การรันอตั โนมตั ิเสียก่อน 3. มีการกาหนดคา่ ที่ Windows ไม่ให้ Drive CD-ROM รันอตั โนมตั ิ ให้ เข้าไปคลกิ ที่ Drive CD-ROM หรือเข้าไปคลิกท่ี Setup.bat หรือ Setup.exe หรือ Dotnetsetup.bat 4. Window XP บางรุ่นไม่มีโปรแกรม Visual Foxpro Library ให้ติดตงั้ โปรแกรม”Fox9Library.exe“ (CD-ROM:\\InstallFile\\SetupFile\\swprequirement\\)

5. CD-ROM อาจมีปัญหา ให้ลองคดั ลอก (copy) ไฟล์ทงั้ หมดไปไว้ ในฮาร์ดดสิ แล้วตดิ ตงั้ โปรแกรมจากฮาร์ดดสิ โดยคลกิ ที่ไฟล์ Setup.exe หรือ Setup.bat 6. มีการกาหนดสิทธิ์ไว้ที่ Window ให้เป็ น User Account แบบ Limited คอื หาก UserAccount ที่ใช้ Log in เข้า Windows เป็ น User ท่ีไม่ได้ ตงั้ สทิ ธิไว้จะไมม่ ีสทิ ธิ์ในการตดิ ตงั้ โปรแกรมใดๆ 7. โปรแกรม Windows ที่ติดตัง้ ไว้แล้ว ไม่ได้ติดตัง้ ไว้ที่ Drive C:\\WINDOWS 8. โปรแกรม Windows ติดตงั้ แบบ Ghost ไม่ได้ Setup จากแผ่น Windows ทาให้อาจเกิด Error เมื่อเข้าโปรแกรม หรือเม่ือใช้งาน

การยกเลกิ หรือถอนการติดตงั้ โปรแกรมออกทาได้โดยลบไฟล์ ดงั นี ้ 1. ไฟล์โปรแกรม ซงึ่ ปกติจะกาหนดไว้ท่ี C:\\Program Files\\ช่ือ โปรแกรม.WIN เชน่ C:\\ProgramFiles\\SMARTBIZALL.WIN 2. ไฟล์ข้ อมูล ซึ่งปกติจะกาหนดไว้ ท่ี C:\\ช่ือ โปรแกรม.WIN\\FMDATA เชน่ C:\\SMARTBIZ.WIN\\FMDATA

โปรแกรมโดยทว่ั ไปจะให้ทาการลงทะเบียนทันทีเมื่อติดตงั้ เสร็จ สาหรับโปรแกรมนีส้ ามารถใช้งานโดยไม่ลงทะเบียนได้ แต่เมื่อครบ 6 เดือน จะต้องทาการลงทะเบียน Online ซงึ่ ทาเพียงครัง้ เดียวเท่านนั้ หาก ผู้ใช้งานลืมลงทะเบียน ภายใน 6 เดือน เม่ือเข้าใช้งานโปรแกรมจะ เปล่ียนเป็ น Mode “Read Only” ซง่ึ ทาให้ View รายการเดิมได้ แตไ่ ม่ สามารถเพ่ิมรายการใหม่ หรือแก้ไขรายการเก่าได้ จึงแนะนาว่าควร ลงทะเบียนก่อนครบ 6 เดือน โดยต้องตอ่ Internet ไว้ด้วย

1. เข้าตาม Work Flow ที่โปรแกรมเตรียมให้ วิธีนีเ้หมาะสาหรับผ้เู ริ่ม ใช้งานโปรแกรม ประกอบด้วย Overview Flow แสดงภาพรวมการใช้งาน โปรแกรม และ Work Flow ของ 8 ระบบหลกั ซง่ึ จะเน้นการทางานในขนั้ ตอน การเตรียมฐานข้อมลู การบนั ทึกยอดยกมาเมื่อเริ่มต้นใช้งานครัง้ แรก และการ บนั ทกึ รายการค้า 2. เข้าตาม My Work Flow คือ Work Flow ท่ีผ้ใู ช้งานจดั ทาขนึ ้ มาเอง ได้ หรือได้รับการออกแบบมาจากที่ปรึกษา หรือผ้วู างระบบบญั ชีคอมพิวเตอร์ ออกแบบไว้เพื่อทางานเฉพาะ ซง่ึ ผ้ใู ช้งานสามารถออกแบบ Work Flow เองได้ ไมจ่ ากดั และออกแบบ Work Flow ได้หลาย Level ซงึ่ การมี My WorkFlow จะ ช่วยลดการเรียนรู้ของพนักงานใหม่ ทาให้พนักงานใหม่สามารถทางานตาม ขนั้ ตอนท่ีถกู ต้องได้โดยเดนิ ตาม My Work Flow ที่วางระบบเอาไว้

3. เข้าตาม Menu เหมาะกบั การพิมพ์รายงานและ Export File ตา่ งๆ เนื่องจากโปรแกรมมีรายงานให้เลือกใช้จานวนมาก อาจใสใ่ น Work Flow แบบที่ 1 ได้ไม่หมด การเข้าเมนมู ี 2 ตาแหน่ง คือ เมนดู ้านล่าง เป็ น วิธีการเข้าแบบเมนทู ่ีแนะนาให้ใช้ และเมนดู ้านบน 4. เข้าโดยการค้นหาด้วยรหัสเมนู (Short cut) โดยการพิมพ์ รหสั เมนู ที่ชอ่ ง Search menu แล้วกดป่ มุ ค้นหา

การ Copy ข้อมลู เพ่ือย้ายไปทาเครื่องอื่นหรือจดั เก็บไว้ตาแหน่งอ่ืน และการนาข้อมลู ที่ Copy ไว้มาใช้ เป็ นการ Backup ข้อมลู วิธีหนึ่ง แต่ทาได้ รวดเร็วและงา่ ยกวา่ การใช้ Backup1 ในโปรแกรม สามารถทาได้โดยไมต่ ้องเข้า ใช้งานโปรแกรม Smartbiz เช่น การ Copy ข้อมลู เพ่ือต้องการย้ายไปทางาน เครื่องอ่ืนการ Copy ข้อมลู เก็บไว้ก่อนจะติดตงั้ โปรแกรม Version ใหม่ โดย เลือกตดิ ตงั้ แบบ Update ข้อมลู เดมิ การ Copy ข้อมลู เพื่อสง่ ให้สานกั งานบญั ชี สาหรับโปรแกรมท่ีไม่รองรับ Accounting Online แบบท่ีมีในโปรแกรม Smartbiz เป็ นต้น 1. เปิดไดรฟ์ ที่เก็บข้อมลู บริษัท 2. เลือก Folder ช่ือบริษัทท่ีต้องการ 3. เลอื กคาสงั่ Copy 4. เปิ ดตาแหนง่ ที่จะใช้เก็บข้อมลู ท่ีคดั ลอกมา 5. เลอื กคาสง่ั Paste

เมนกู ารบารุงรักษาข้อมลู (Maintenance Data System) เป็ นเมนู สาหรับการทาสาเนาข้อมลู และการนาข้อมลู กลบั มาใช้เมื่อจาเป็ น รวมทงั้ การ จดั เรียงข้อมลู และการสง่ั ให้โปรแกรมทาการคานวณคา่ สถิตติ า่ งๆ ใหมอ่ ีกครัง้ ได้แก่ 1. การ Backup ข้อมลู เพอ่ื ทาสาเนาข้อมลู 2. การ Restore ข้อมลู กลบั มาใช้เม่ือจาเป็ น 3. การ Reindex 4. การ Recalculate – ประมวลผลข้อมลู สถิติ 5. การ Lock ข้อมลู ห้ามแก้ไข และการยกเลกิ การ Lock ข้อมลู



สาระสาคัญ ก่อนเริ่มใช้งานโปรแกรมบญั ชี Smartbiz ผ้ใู ช้งานจะต้องทาการเพิ่มช่ือบริษัท กาหนดโครงสร้ างองค์กร เช่น ข้อมูลเก่ียวกับบริษัท สาขา ฝ่ าย และแผนกรวมถึง นโยบายทางบัญชี และข้ อมูลสาคัญท่ีได้ แจ้ งจดไว้ กับกรมทะเบียนการค้ าหรือ กรมสรรพากร เช่น รอบระยะเวลาบญั ชีของบริษัท หรือกรณีที่เป็ นธุรกิจซือ้ ขายสินค้าก็ ต้องระบุวิธีการคานวณราคาสินค้าคงเหลือ การบนั ทึกบญั ชีต้นทนุ ขายซง่ึ ข้อมลู เหลา่ นี ้ จะไม่ค่อยเปลี่ยนแปลง แต่เมื่อกาหนดแล้วจะมีผลกับการทางานทัง้ บริษัท ซ่ึงค่าท่ี กาหนดเป็ นนโยบายบัญชีของบริษัท หากเป็ นค่าที่แก้ไขภายหลังไม่ได้ หรืออาจมี ผลกระทบมากต้องระมดั ระวงั ในการบนั ทึก ควรปรึกษากบั ผ้วู างระบบบญั ชีของบริษัท หรือตรวจสอบจากเอกสารท่ีได้จดทะเบียนไว้กบั หน่วยงานราชการก่อนบนั ทกึ ลงไป



ก่อนเร่ิมใช้งานโปรแกรมบญั ชี Smartbiz ผ้ใู ช้งานจะต้องกาหนด โครงสร้างองค์กร เช่น ข้อมูลเก่ียวกับบริษัท สาขา ฝ่ าย และแผนก รวมถึง นโยบายทางบญั ชี และข้อมลู สาคญั ที่ได้แจ้งจดไว้กบั กรมทะเบียนการค้าหรือ กรมสรรพากร เช่น รอบระยะเวลาบญั ชีของบริษัท หรือกรณีที่เป็ นธุรกิจซือ้ ขายสินค้าก็ต้องระบุวิธีการคานวณราคาสินค้าคงเหลือ การบันทึกบัญชี ต้นทุนขาย ซ่ึงข้อมลู เหล่านีจ้ ะไม่ค่อยเปล่ียนแปลง แต่เม่ือกาหนดแล้วจะมี ผลกบั การทางานทงั้ บริษัท ซงึ่ คา่ ท่ีกาหนดเป็ นนโยบายบญั ชีของบริษัท หาก เป็ นคา่ ท่ีแก้ไขภายหลงั ไม่ได้ หรืออาจมีผลกระทบมากต้องระมดั ระวงั ในการ บนั ทึกควรปรึกษากบั ผ้วู างระบบบญั ชีของบริษัท หรือตรวจสอบจากเอกสาร ท่ีได้จดทะเบยี นไว้กบั หน่วยงานราชการก่อนบนั ทกึ ลงไป



ก่อนเร่ิมใช้งานในแต่ละระบบจะต้องทาการเพิ่มช่ือบริษัท กาหนด ข้อมลู ประจาบริษัท และกาหนดนโยบายทางบญั ชีที่มีผลในระดบั บริษัทดงั นี ้ 1. เข้าท่ีระบบ โครงสร้างองค์กร (Organization Structure) เมนู เพ่ิม/ แก้ไขรายชื่อบริษัทหรือ เข้าที่ระบบ โครงสร้ างองค์กร ➠เปิ ด work flow ➠Organization Structure ➠ เพ่มิ /แก้ไขรายละเอียดของบริษัท 2. ปกติเมื่อติดตงั้ โปรแกรมแล้วจะมีบริษัทให้แล้ว 1 บริษัท ช่ือว่า “ยงั ไม่ระบุเจ้าของ” ให้กดป่ ุมF2-แก้ไข แล้วเปล่ียนเป็ นบริษัทที่ต้องการ แต่ถ้า ต้องการเพ่มิ บริษัทมากกวา่ 1 บริษัท ให้กดป่ มุ F3-เพิ่มเพื่อเพ่มิ รายชื่อบริษัท