Curs Microsoft Project 2016

Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER Utilizarea programului MICROSOFT PROJECT SUPORT DE CURS 1/65

Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER CUPRINS 1. CREAREA UNUI PROIECT ......................................................................................................................... 5 1.1 Prezentarea programului Microsoft Project .......................................................................................... 5 1.2 Crearea unui proiect nou ..................................................................................................................... 10 1.2.1 Stabilirea unui fişier nou................................................................................................................. 10 1.2.2 Stabilirea caracteristicilor proiectului ............................................................................................. 10 1.2.3 Stabilirea calendarului proiectului .................................................................................................. 11 1.2.4 Modificarea formatului datei .......................................................................................................... 13 1.2.5 Stabilirea simbolului monetar pentru costuri .................................................................................. 13 1.3 Introducerea şi organizarea activităţilor .............................................................................................. 14 1.3.1 Introducerea informaţiilor despre o activitate ................................................................................. 14 1.3.2 Estimarea şi introducerea duratelor ................................................................................................ 14 1.3.3 Introducerea unui punct de reper (milestone) ................................................................................. 14 1.3.4 Gruparea activităţilor proiectului .................................................................................................... 15 1.3.5 Afişarea activităţii de rezumat al proiectului .................................................................................. 15 1.3.6 Numerotarea activităţilor proiectului .............................................................................................. 15 1.3.7 Crearea relaţiilor de dependenţă între activităţile proiectului ......................................................... 15 2.1.1 Ajustarea relaţiilor dintre activităţi ................................................................................................. 16 1.3.8 Verificarea duratei proiectului ........................................................................................................ 16 1.3.9 Planificarea manuală şi planificarea automată ................................................................................ 16 1.4 Setarea şi definirea resurselor ............................................................................................................. 18 1.4.1 Introducerea informaţiilor de bază pentru persoane, materiale şi echipamente utilizate ................ 18 1.5 Alocarea de resurse activităţilor .......................................................................................................... 19 1.5.1 Alocarea unei singure resurse pe o activitate .................................................................................. 19 1.5.2 Alocarea mai multor resurse la o activitate..................................................................................... 20 1.5.3 Ştergerea unei alocări de resurse..................................................................................................... 21 1.5.4 Alocarea de resurse materiale activităţilor...................................................................................... 22 1.5.5 Alocarea de resurse de cost............................................................................................................. 22 1.5.6 Planificarea cu ajutorul vizualizării Team Planner ......................................................................... 23 2 APLICAREA FUNCTIONALITATILOR AVANSATE............................................................................. 25 2.2 Funcţionalităţi avansate pentru activităţi............................................................................................. 25 2.2.1 Modificarea timpului de lucru pentru anumite activităţi................................................................. 25 2.2.2 Modificarea tipului de activitate ..................................................................................................... 26 2.2.3 Întreruperea muncii la o activitate .................................................................................................. 27 2.2.4 Introducerea activităţilor periodice ................................................................................................. 27 2.2.5 Introducerea termenelor limită........................................................................................................ 28 2.2.6 Vizualizarea drumului critic pentru proiect .................................................................................... 28 2.3 Funcţionalităţi avansate pentru resurse ............................................................................................... 29 2.3.1 Actualizarea calendarului individual al resurselor .......................................................................... 29 2.3.2 Tabele de costuri pentru resurse ..................................................................................................... 30 2.3.3 Analiza alocării resurselor în timp .................................................................................................. 30 2.3.4 Vizualizarea alocării resurselor în timp .......................................................................................... 30 2.3.5 Echilibrarea resurselor (resource leveling) .................................................................................... 31 3. MONITORIZARE ŞI CONTROL................................................................................................................ 34 2/65

Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER 3.1 Monitorizarea progresului în proiect comparativ cu planul de proiect................................................ 34 3.1.1 Înregistrarea datelor reale de realizare în proiect ............................................................................ 34 3.1.2 Niveluri de urmărire........................................................................................................................ 34 3.1.3 Salvarea datelor de referinţă (baseline)........................................................................................... 34 3.1.4 Salvarea unui plan interimar (interim) ............................................................................................ 36 3.2 Vizualizarea stadiului de derulare al proiectului și replanificarea activităților ................................... 37 3.2.1 Revizuirea drumului critic .............................................................................................................. 37 3.2.2 Identificarea activităţilor şi resurselor care au deviat de la plan ..................................................... 37 4. AFIŞAREA ŞI DISTRIBUIREA INFORMAŢIILOR DESPRE PROIECT ................................................ 39 4.1 Formatarea vizualizărilor .................................................................................................................... 39 4.1.1 Formatarea diagramei Gantt ........................................................................................................... 39 4.1.2 Formatarea vizualizării Timescale .................................................................................................. 41 4.2 Tipărirea informaţiilor din proiect....................................................................................................... 43 4.2.1 Personalizare şi tipărirea vizualizărilor........................................................................................... 43 4.3 Evidenţierea informaţiilor relevante.................................................................................................... 44 4.3.1 Sortarea datelor dintr-o vizualizare................................................................................................. 44 4.3.2 Filtrarea informaţiilor despre activităţi şi resurse ........................................................................... 44 4.3.3 Evidenţierea celulelor ..................................................................................................................... 45 4.3.4 Gruparea datelor dintr-o vizualizare ............................................................................................... 45 4.4 Câmpuri personalizate......................................................................................................................... 46 5. RAPORTAREA ȘI ANALIZA INFORMAȚIILOR PROIECTULUI ......................................................... 52 5.1 Rapoarte noi apărute în Project 2013 .................................................................................................. 52 5.2 Rapoarte vizuale.................................................................................................................................. 58 5.3 Distribuirea informaţiilor proiectului .................................................................................................. 60 5.3.1 Salvarea ca imagine ........................................................................................................................ 60 5.3.2 Partajarea informaţiilor cu alte programe ....................................................................................... 60 5.3.2.1 Integrarea Microsoft Project cu Microsoft Excel ....................................................................... 60 5.3.2.2 Integrarea Microsoft Project cu Microsoft Outlook ................................................................... 61 6. UTILIZAREA DE INFORMAŢII ÎN MAI MULTE PROIECTE SIMULTAN .......................................... 63 6.1 Proiecte multiple ce folosesc un grup de resurse................................................................................. 63 6.1.1 Crearea unui domeniu de resurse .................................................................................................... 63 6.1.2 Crearea unui domeniu de resurse din fişierele de proiect ce conţin resurse.................................... 63 6.1.3 Legarea noilor fişiere de proiect de un domeniu de resurse............................................................ 63 6.1.4 Vizualizarea fişierelor care folosesc domeniul de resurse .............................................................. 64 6.1.5 Deschiderea unui fişier cu resurse partajate şi actualizarea modificărilor ...................................... 64 6.2 Proiecte master .................................................................................................................................... 64 6.2.1 Introducerea dependeţelor între proiecte......................................................................................... 64 3/65



Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER 1. CREAREA UNUI PROIECT 1.1 Prezentarea programului Microsoft Project Microsoft Project este un software deosebit de util pentru un manager de proiect, care are ca fundament o bază de date cu instrumente de vizualizare şi reprezentare grafică. Într-un proiect se păstrează următoarele tipuri de informaţii:  activităţi (denumire activitate, dată de start, durată, relaţii cu alte activităţi, cost, etc.)  resurse (denumire resursă, tip, disponibilitate, cost, etc.)  alocări (activităţile sunt realizate de anumite resurse) Cu aceste informaţii stocate, programul va oferi multiple vizualizări, necesare pentru a vizualiza oricând stadiul de derulare a unei activităţi, costul cu resursele alocate, termenele lucrărilor sau constrângerile impuse. Fereastra programului arată astfel: Panglica (Ribbon) cu instrumente Scara de timp Tabel cu activităţile proiectului Diagrama cu bare Gantt Bara de stare Interfaţa programului Microsoft Project 2013 utilizează caracteristicile Office 2013: panglica (ribbon), etichetele sau filele (Task, Resource, Project, View, Format), vizualizarea backstage (File), instrumentele de mărire/ micşorare (zoom).  Eticheta File: conţine comenzi legate de crearea unui proiect nou, deschiderea sau salvarea unui proiect existent, precum şi comenzi legate de mediul de lucru cu programul: Global Template, Project Information. Tot în această filă se găseşte şi comanda Options utilă pentru particularizarea opţiunilor programului.  Eticheta Task: conţine comenzi legate de lucrul cu activităţi.  Eticheta Resource: conţine comenzi legate de lucrul cu resurse.  Eticheta Report: conține instrumentele de raportare a datelor proiectului. 5/65

Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER  Eticheta Project: conţine comenzi legate de proiectul actual.  Eticheta View: conţine instrumentele de vizualizare a informaţiilor şi de particularizare a acestora.  Eticheta Format: conţine instrumente de formatare funcţie de vizualizarea afişată. În imaginea de mai jos sunt afişate comenzile disponibile pentru vizualizarea Gantt Chart. Vizualizările programului  Microsoft Project conţine zeci de vizualizări, dar la un anumit moment folosiţi una, sau cel mult două.  Vizualizările sunt folosite pentru a introduce, edita, analiza şi raporta informaţii despre proiect  Vizualizarea cea mai folosită este Gantt Chart  Fiecare vizualizare evidenţiează informaţii referitoare la activităţi (task), resurse (resource) sau alocare.  Informaţiile din fiecare vizualizare sunt structurate de obicei în mai multe tabele, disponibile din View/ Table. Vizualizarea Gantt Chart Vizualizarea diagramei precedente (Network Diagram) 6/65

Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER Vizualizarea Task Usage Vizualizarea Team Planner Vizualizarea resurselor (Resource Sheet) Vizualizarea Resource Usage 7/65

Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER Vizualizarea Resource Graph Vizualizările precedente sunt disponibile din fila View. Se pot combina două vizualizări bifând opţiunea Details din fila View, care vă permite să alegeţi afişarea celei de-a doua vizualizări, în plus faţă de cea existentă. Vizualizarea combinată Gantt Chart şi Resource Graph. 8/65

Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER Foarte multe vizualizări au în partea stângă un tabel cu informaţii. Acesta poate fi modificat funcţie de ce informaţii dorim a fi afişate. Tabelele pe care dorim să le afişăm pot fi selectate din fila View / gruparea Data / Tables. Tabelul ENTRY Tabelul SUMMARY Tabelul COST Tabelul WORK 9/65

Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER Inserare/ascundere câmpuri Tabelele afişate pot fi particularizate prin introducerea sau eliminarea unor câmpuri, astfel încât informaţiile afişate să fie exact ce ne dorim. Inserare câmpuri: 1. Clic dreapta pe antetul de coloană şi se alege Insert Column 2. Se alege câmpul dorit pentru a fi afişat (ex. Cost) Ascundere câmpuri: clic pe câmp şi Hide Column. 1.2 Crearea unui proiect nou 1.2.1 Stabilirea unui fişier nou Pentru a crea un proiect nou (File / New) aveţi la dispoziţie următoarele variante:  un fişier gol (Blank Project) în care porniţi de la zero  pe baza unui proiect existent (From existing project)  pe baza unui şablon existent pe calculator (On computer) sau on-line (Templates on Office Online) Un fişier proiect are extensia mpp. 1.2.2 Stabilirea caracteristicilor proiectului Informaţii precum numele proiectului, compania, numele managerului e util a fi introduse în fişier încât din această fază. Aceste informaţii vor fi utilizate de rapoarte şi anumite vizualizări. Pentru a introduce aceste informaţii accesaţi eticheta File / Info / Project Information / Advanced Properties: 10/65

Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER 1.2.3 Stabilirea calendarului proiectului Calendarele definesc timpul de lucru pentru întregul proiect, pentru resurse individuale şi pentru activităţi. Sunt două tipuri:  calendare de bază  calendar pentru întregul proiect şi defineşte perioadele lucrătoare şi nelucrătoare pentru activităţi care nu au resurse alocate şi pentru activităţile cu durată fixă  calendar pentru o anumită activitate şi defineşte perioadele lucrătoare şi nelucrătoare pentru acea activitate indiferent de calendarul de proiect  calendare de resurse  defineşte perioadele lucrătoare şi nelucrătoare pentru resurse Calendare de bază – sunt trei astfel de calendare definite în Microsoft Project  Standard: programul de lucru e luni-vineri, orele 8-12 şi 13-17  24 hours: nu include perioade nelucrătoare (se lucrează în fiecare zi 24 de ore)  Night Shift: programul de lucru e de luni noapte până sâmbătă dimineaţa, între orele 23-03 şi 04-08. Acestea pot fi vizualizate folosind comanda Project / Change Working Time. Alegeţi calendarul de bază pentru proiect din Project / Project information. Stabiliţi în această fază şi data de start a proiectului - Start date. Modificaţi calendarul standard pentru un proiect: Dacă orarul companiei Dvs. este unui diferit faţă de cele menţionate mai sus, acestea pot fi modificate, sau pot fi create noi calendare care să reflecte orarul dorit. Pentru a modifica un calendar, sau pentru a crea unui nou, utilizaţi comanda: Project / Change Working Time. 1. Alegeţi calendarul standard sau creaţi o copie a acestuia (Create New Calendar) 11/65

Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER 2. Alegeţi eticheta Work Weeks şi apăsaţi butonul Details 3. Selectaţi titlurile de coloană de luni până vineri 4. Alegeţi opţiunea Set day(s) to these specific working times 5. Introduceţi orele corespunzătoare în casetele From şi To Din acest moment calendarul de proiect şi toate activităţile şi resursele ce îl utilizează vor avea ca perioade lucrătoare cele introduse acum. Stabiliţi anumite zile ca fiind nelucrătoare Comanda: Project / Change Working Time 1. Alegeţi calendarul standard 2. Alegeţi eticheta Exception şi stabiliţi zilele nelucrătoare (de ex. 25-26 decembrie 2013). Dacă aceste zile au o anumită frecvenţă, utilizaţi comanda Details. 12/65

Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER Verificarea opţiunilor calendarului Dacă aţi modificat calendarul standard pentru proiect sau aţi creat unul nou, verificaţi corespondenţa acestuia cu programarea standard. Accesaţi opţiunile calendarului din File / Options / Schedule: • prima zi din săptămână, luna în care începe anul fiscal • orele la care începe şi se termină programul zilnic, numărul de ore pe zi, pe săptămână, numărul de zile pe săptămână În situaţia anterioară, în care s-a modificat calendarul la un orar în intervalul 8-16:30, acest lucru va trebui să se reflecte şi în opţiuni. 1.2.4 Modificarea formatului datei Dacă doriţi să modificaţi modul de afişare a datelor calendaristice, utilizaţi comanda File/ Options / Date format şi alegeţi formatul de dată dorit. 1.2.5 Stabilirea simbolului monetar pentru costuri Din fereastra File/ Options /Display: • Alegeţi simbolul monetar(Currency) • Alegeţi numărul de zecimale (Decimal digits) • Alegeţi plasamentul simbolului monetar (Placement) 13/65

Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER 1.3 Introducerea şi organizarea activităţilor 1.3.1 Introducerea informaţiilor despre o activitate  Deschideţi un proiect în vizualizarea Gantt View, tabelul Entry  În partea stângă vedeţi un tabel similar cu cele din Excel, cu antetele de coloană: Task Mode, Task Name, Duration, Start, Finish, Predecessors, Resource Name.  Fiecare rând descrie o activitate, iar numele acesteia se scrie în Task Name 1.3.2 Estimarea şi introducerea duratelor Introducerea duratelor: Semnificaţie Durata Cum apare în program m min minut perioade lucrătoare h hr oră perioade lucrătoare şi nelucrătoare d day zi w wk săptămână mo mon lună em emin minut consumat eh ehr oră consumată ed eday zi consumată ew ewk săptămână consumată emo emon lună consumată Observaţie: În cazul în care nu sunteţi siguri de o durată, sau aceasta reprezinză o estimare, introduceţi “?” după durată (ex. 2wk ?). Din versiunea 2010, în faza iniţială de concepere a proiectului, puteţi chiar introduce un text în acest câmp (ex. aprox. 10d). 1.3.3 Introducerea unui punct de reper (milestone) Evenimente importante ale proiectului pot fi marcate cu puncte de reper (milestone). Acestea nu includ resurse şi au durata 0d. Sunt simbolizate astfel: . Pentru a introduce un punct de reper aveţi la dispoziţie două variante:  Introduceţi denumirea în câmpul Task name şi tastaţi 0 la durată;  Folosiţi comanda : fila Task /gruparea Insert / Milestone şi introduceţi denumirea 14/65

Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER 1.3.4 Gruparea activităţilor proiectului Un proiect este, de regulă, organizat pe faze – numite activităţi rezumat (summary) în Microsoft Project. O activitate rezumat e diferită de alte activităţi, nu se poate edita direct data de început, data de sfârşit şi durata acesteia deoarece acestea sunt determinate de subactivităţile din componenţa sa. Pentru a crea o activitate rezumat selectaţi subactivităţile sale şi folosiţi comanda fila Task /gruparea Insert /Summary. 1.3.5 Afişarea activităţii de rezumat al proiectului Pentru a afişa activitatea de rezumat a întregului proiect folosiţi comanda fila Format /gruparea Show/Hide /Project Summary Task. 1.3.6 Numerotarea activităţilor proiectului Pentru a numerota automat activitățile întregului proiect folosiţi comanda fila Format /gruparea Show/Hide /Outline Number. 1.3.7 Crearea relaţiilor de dependenţă între activităţile proiectului  Activităţile se execută într-o anumită ordine în proiect  Între două activităţi poate exista o relaţie  Prima activitate se numeşte predecesoare, iar a doua activitate - succesoare Relaţii Semnificaţie Simbol Sfârşit – Început Activitatea succesoare începe după terminarea activităţii (finish-to-start) FS predecesoare Început– Început Activităţile demarează simultan (start-to-start) SS Sfârşit – Sfârşit Ambele activităţi se finalizează în aceeaşi timp (finish-to-finish) FF Început– Sfârşit (start- Data de început a activităţii predecesoare determină data de to-finish) SF sfârşit a activităţii succesoare Legarea activităţilor:  Se selectează activităţile care vor fi legate şi apoi folosiţi comanda de pe fila Task / gruparea Schedule / Link Task - activităţile sunt legate astfel cu o relaţie de tip FS.  Legături de alte tipuri decât FS: fereastra Task Information Predecessors (apare la dubluclic pe activitate) se alege activitatea de care activitatea prezentă ca fi legată şi tipul de relaţie: 15/65

Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER  Legăturile pot fi stabilite şi scriind direct în coloana Predecessors a tabelului Entry id-ul activităţii de care activitatea curentă va fi legată şi tipul de legătură (ex. 2SS, 3FS, 5FF, 7SF). Observaţie: Modul implicit FS nu va fi afişat. Ştergerea legăturilor:  Se selectează activităţile corespunzătoare şi apoi clic pe butonul Unlink Task  Se şterge conţinutul celulei din coloana Predecessors. Ştergerea unei activităţi legate de alte activităţi  Clic de dreapta de Id-ul activităţii pe care vrem să o ştergem / Delete Task 2.1.1 Ajustarea relaţiilor dintre activităţi Varianta 1: 1. Clic pe activitate 2. Task Information 3. Predecessors 4. În câmpul Lag introduceţi o valoare negativă pentru devansare și o valoare pozitivă pentru decalare Varianta 2: În vizualizarea Gantt Chart, în coloana Predecessors, scădeți sau adăugați valori pentru a indica devansarea sau decalarea activităților (de ex. dacă la o activitate scriem în coloana Predecessors expresia 2FS+3d, acest lucru înseamnă că această activitate va începe la 3 zile după finalizarea activității cu ID-ul 2). 1.3.8 Verificarea duratei proiectului  Microsoft Project calculează durata proiectului în funcţie de durata activităţilor şi a relaţiilor  dintre acestea Afișați activitatea rezumat a proiectului folosind opțiunea din Project Summary Task fila Format. 1.3.9 Planificarea manuală şi planificarea automată Planificarea manuală (Manually Scheduled) a fost introdusă în versiunea 2010 a programului şi este varianta implicită. În versiunile anterioare activităţile trebuiau introduse complet, cu durată şi relaţii de dependenţă, pentru a utiliza programul. În versiunea 2010, acest mod este considerat a fi planificarea automată - Auto Scheduled. În planificarea manuală sunt dezactivate majoritatea calculelor pe care le face programul – date de început pentru activităţi legate, actualizare perioade sau alocare resurse – dar acest lucru poate fi util în versiunea iniţială a elaborării planului proiectului, atunci când acestea nu sunt atât de importante. 16/65

Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER Pentru a face diferenta între cele două planificări, observaţi în coloana Task Mode indicatorul pentru activităţi planificate manual şi, respectiv, indicatorul pentru activităţi în care e activată planificarea automată. Acest lucru este vizibil şi în fila Task, butoanele Manually Schedule şi, respectiv, Auto Schedule. De asemenea, formatarea barelor în diagrama Gantt diferă pentru cele două moduri de lucru. La demararea unui proiect, când activităţile şi duratele sunt estimative, planificarea manuală este utilă. Puteţi astfel introduce doar informaţii sumare, fără să vă preocupaţi de date şi perioade: După introducerea activităţilor şi construirea legăturilor, orice modificare a duratelor, dependenţelor, etc. nu se va reflecta automat în planificare. În imaginea de mai jos activităţile 7 şi 8 au fost scurtate la 8 zile, dar punctul de reper a rămas la perioada anterioară. În momentul în care activităţile, duratele şi legăturile sunt definitivate veţi dori trecerea la planificarea automată. Acest lucru poate fi efectuat prin selectarea activităţilor şi alegerea comenzii de pe fila Task / gruparea Tasks / Auto Schedule. Observaţii:  Noile activităţi vor fi introduse în planificare manuală – varianta implicită folosită de Microsoft Project 2016  Dacă doriţi să modificaţi opţiunea implicită de introducere a activităţilor pentru proiectul curent, de pe bara de stare daţi clic pe butonul New Task: Manually Scheduled şi alegeţi varianta Auto Scheduled. 17/65

Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER 1.4 Setarea şi definirea resurselor Activităţile trebuie executate de resurse. În Microsoft Project resursele sunt de următoarele tipuri:  work – persoane sau echipamente plătite cu ora, ziua sau luna.  material – resurse care se cuantifică cu unităţi de măsură (ex. beton – m3 , hârtie – top, benzină – litru). De cele mai multe ori acestea sunt resurse consumabile.  cost – resurse care implică doar un cost, nu şi lucru. (ex. taxe hoteliere)  generic – resurse care reprezintă necesităţi sau abilităţi dorite pentru activităţi (ex. Proiectant, Inspector, Inginer Software). Acestea sunt folosite pentru a defini abilităţile cerute pentru activităţi şi înlocuite ulterior cu resurse (persoane) reale. În Microsoft Project configurarea resurselor presupune două aspecte importante:  disponibilitatea – când o resursă poate lucra şi cât anume  costul – plata resursei respective 1.4.1 Introducerea informaţiilor de bază pentru persoane, materiale şi echipamente utilizate Resursele utilizate în proiect se introduc în vizualizarea Resource Sheet. Resursele de tip Work  Numele resursei (Resource name) – numele persoanei (ex. Mihai) sau a ocupaţiei – gradinar  Tip (Type) – work  Iniţiale (Initials) – se pot scrie iniţialele numelui persoanei  Grup (Group) – echipa, departamentul, grupul din care face parte persoana (ex. Muncitori)  Număr maxim de unităţi (Max. Units) – capacitatea maximă a resursei de executare a unei activităţi (ex. 100% pentru Mihai înseamnă că 100% din timpul lui este disponibil pentru a lucra la proiect; dacă la grădinari am avea 2, am scrie 200% ).  Plata standard pe unitatea de timp(Std. rate) – ex. 40 lei/d, 22 lei/hr , 1500 lei/mo  Plata suplimentară pe unitatea de timp(Ovt. rate) – ex. 20 lei/hr  Costul utilizării (Cost/Use) – ex. taxe de configurare, amenajare, curăţenie etc pentru fiecare folosire – ex. pentru închirierea unei maşini costul folosirii e 300 lei 18/65

Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER  Plata are loc (Accrue At) la început (Start), sfârşit (End) sau pe parcurs(Prorated)– ex. achitarea închirierii trebuie efectuată la început – Start.  Base – calendarul după care lucrează resursa  Code – poate fi reținut centrul de cost Resurse materiale  Numele resursei (Resource name) – Plante  Tip (Type) – material  Eticheta (Material label) – se introduce de obicei unitatea de măsură (ex. buc) utilizată pentru a ţine evidenţa consumului şi a costului asociat  Iniţiale (Initials) – se poate scrie un text care să identifice rapid resursa  Grup (Group) – grupul din care face parte  Plata standard pe unitatea de timp(Std. rate) – ex. 3 lei - costul unei plante  Costul utilizării (Cost/Use) – ex. taxe pentru fiecare folosire  Plata are loc (Accrue At) la început (Start), sfârşit (End) sau pe parcurs(Prorated)– ex. achitarea închirierii trebuie efectuată la început – Start. Resurse de cost  Numele resursei (Resource name) – Taxe conectare la reteaua de apa  Tip (Type) – cost  Iniţiale (Initials) – se poate scrie un text care să identifice rapid resursa  Grup (Group) – grupul din care face parte 1.5 Alocarea de resurse activităţilor 1.5.1 Alocarea unei singure resurse pe o activitate 1. În vizualizarea Gantt Chart selectaţi activitatea la care doriţi să alocaţi o resursă și din coloana Resource Names alegeți numele resursei. Observaţii:  Vizualizarea modului de lucru la activitate (similar pontajului) e comod a fi urmărită în vizualizarea Task Usage. În calcularea lucrului efectuat pentru o activitate, este utilizată următoarea formulă de planificare: 19/65

Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER Durata x Unităţi = Lucru Ex: 10 zile x 100% unităţi = 80 ore de lucru Observaţie: Pentru a efectua alocări mai complexe, cu mai multe persoane, echipamente, resurse materiale, folosiţi vizualizarea combinată Gantt Chart şi Task Form (View / Details / Task Form). 1.5.2 Alocarea mai multor resurse la o activitate Dacă alocaţi mai multe resurse la o activitate, atunci se va pune problema dacă activitatea va fi partajată de resurse şi timpul trebuie să scadă sau nu. În cazul în care resursele vor împărţi lucrul la activitate, trebuie activată opţiunea Effort Driven înainte de alocarea celei de-a doua resurse. Bifând această opţiune Microsoft Project va folosi metoda de planificare bazată pe eforturi effort-driven scheduling. Astfel, cantitatea de lucru necesară pentru activitate rămâne constantă indiferent de numărul de resurse alocate. Formula de calcul rămâne aceeaşi: Durata x Unităţi = Lucru Exemplu: Activitatea Construire fântâna arteziană cu durata de 10 zile a fost gândită a fi efectuată de o singură persoană – Mihai, dar în acest moment dorim ca la activitate să lucreze şi Ştefan, astfel încât durata activităţii să se reducă. În momentul în care îl alocaţi pe Mihai activităţii, lucrul efectuat va fi calculat la 80 de ore (10 zile x 100% unităţi = 80 ore de lucru). După ce bifaţi opţiunea de Effort-driven şi îl alocaţi pe Ştefan, cele 80 de ore de lucru vor fi divizate la 200% unităţi, deci timpul va fi de 5 zile. Dacă activitatea la care doriţi să alocaţi mai multe persoane nu va însemna că timpul se reduce, ci că lucrul efectuat trebuie să crească, atunci nu folosiţi opţiunea Effort-driven. Exemplu: Activitatea de Decopertare cu durata de 2 zile a fost gândită a fi efectuată de două persoane Mihai şi Ştefan. Dacă din start activitatea a fost planificată pentru 2 persoane, atunci acestea vor fi alocate fără effort-driven, deoarece lucrul efectuat trebuie să fie de 2 zile x 200% unităţi = 32 ore. 20/65

Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER Observaţii:  Dacă aţi alocat unei activităţi o resursă şi vreţi să mai alocaţi una, având activat effort-driven , cantitatea de lucru nu se schimbă, dar durata se reduce, deoarece creşte numărul de unităţi. Formula rămâne aceeaşi: Durata x Unităţi = Lucru  Dacă aveţi activităţi pentru care durata doriţi să rămână constantă indiferent de numărul de resurse alocat, atunci veţi aloca resurse având dezactivată planificarea bazată pe eforturi. Dacă dezactivaţi planificarea bazată pe eforturi şi alocaţi mai multe resurse unei activităţi, cantitatea de lucru efectuat creşte, deoarece Durata x Unităţi = Lucru Exemplu: Acţiunea de Plantări cu durata de 10 zile fost planificată pentru 1 persoană. Grădinarul va lucra la această activitate. Ştefan îl va ajuta pe grădinar şi va lucra 25% din timpul său, astfel încât activitatea să se finalizeze mai repede.  Pentru acest caz lucrul efectuat a fost planificat a fi 10 zile x 100% unităţi = 80 ore. Dacă la această activitate vor fi alocate 125% unităţi, pentru 80 de ore de lucru, durata activităţii va fi de 8 zile (80 ore / 125% = 64 ore = 8 zile). 1.5.3 Ştergerea unei alocări de resurse Dacă opţiunea effort-driven este activă ştergerea resursei conduce la creşterea duratei activităţii şi la redistribuirea lucrului între celelalte resurse. Exemplu: Dacă la activitatea de Plantări nu dorim să mai fie alocat Ştefan, la eliminarea acestuia în schema de alocare (clic pe numele resursei , apăsare tastă Delete şi clic pe butonul Ok), durata activităţii va reveni la 10 zile. Alocare iniţială Alocarea finală Dacă opţiunea effort-driven nu este activă ştergerea resursei scade cantitatea de lucru depus, dar nu modifică durata activităţii. 21/65

Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER Alocare iniţială Alocarea finală 1.5.4 Alocarea de resurse materiale activităţilor În vizualizarea Gantt Chart selectaţi activitatea la care doriţi să alocaţi o resursă şi introduceţi numele resursei şi numărul de unităţi consumate (ex. 5, 1000, 17). În cazul în care numărul de unităţi este propoţional cu durata, acest lucru poate fi precizat în câmpul Units (ex. 20/d, 5/h, 100/mo). Exemplu 1: La activitatea Plantări se folosesc 80 de flori. Exemplu 2: La activitatea Plantări se folosesc 20 de flori / zi. Observaţie: Resursele materiale nu pot munci, deci alocarea lor nu influenţează durata activităţii. 1.5.5 Alocarea de resurse de cost Dacă unei activităţi îi corespunde un cost, vom aloca o resursă de acest tip şi vom preciza preţul. 1. În vizualizarea combinată Gantt Chart şi Task Form, selectaţi tabelul Cost: 22/65

Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER 2. Introduceţi resursa în caseta Resource Name, apăsaţi pe butonul Ok. 3. Introduceţi costul aferent resursei selectate în coloana Cost şi apăsaţi butonul Ok. 1.5.6 Planificarea cu ajutorul vizualizării Team Planner Pentru un proiect simplu, această vizualizare este de ajutor în planificarea resurselor, deoarece oferă un mod de reprezentare şi alocare vizuală. În partea superioară sunt afişate resursele şi activităţile la care acestea sunt alocate, iar în partea inferioară sunt activităţile nealocate. Aveţi astfel la dispoziţie un instrument de a observa rapid perioadele în care resursele nu sunt alocate şi în care ar putea desfăşura alte activităţi. 23/65

Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER Exemplu: Dacă doriţi ca Mihai să lucreze la activitatea Terasare Pante, mutaţi bara în dreptul lui Mihai, la data la care doriţi ca acesta să înceapă lucrul la activitate. Observaţii:  În vizualizarea Team Planner, activităţile pot fi alocate fără a face efectiv o planificare.  Vizualizarea Team Planner este destinată alocării unei singure resurse pentru o activitate.  Dacă aţi planificat resursele folosind o planificare, în această vizualizare puteţi vedea modul în care resursele vor executa activităţile şi dacă acestea sunt supraalocate (o bară roşie va apărea deasupra activităţii în perioada de supraalocare) 24/65

Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER 2 APLICAREA FUNCTIONALITATILOR AVANSATE 2.2 Funcţionalităţi avansate pentru activităţi 2.2.1 Modificarea timpului de lucru pentru anumite activităţi Dacă sunt anumite activităţi care trebuie să se desfăşoare după alt calendar decât cel al proiectului, atunci creaţi un calendar nou potrivit necesităţilor şi stabiliţi activităţile care se vor derula conform acestui calendar.  Creaţi un nou calendar ca şi copie a unuia existent (de exemplu: Standard) 1. Project / Change Working Time /Create New Calendar 2. În fereastra Create New Base Calendar introduceţi numele noului calendar şi calendarul a cărui copie doriţi să fie 3. Stabiliţi intervalul în care se lucrează şi zilele nelucrătoare. 4. Selectaţi activitatea / activităţile care trebuie să se desfăşoare după noul calendar şi din fereastra Task information (se deschide la dubluclic pe activitate sau folosind comanda Task / gruparea Properties / Information), de pe eticheta Advanced, selectaţi calendarul dorit din lista Calendar. 5. După ce alegeţi noul calendar, în faţa activităţilor va apare un simbol, semn că acestea se derulează în alte perioade de lucru. 6. Dacă doriţi ca orarul activităţii să ignore orarul resurselor, bifaţi în fereastra Task information / eticheta Advanced /opţiunea Scheduling ignores resource calendars . 25/65

Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER 2.2.2 Modificarea tipului de activitate În formula de calcul utilizată în planificare unităţile resurselor sunt implicit constante (Units), lucrul efectuat (Work) şi durata (Duration) fiind variabile. Durata x Unităţi = Lucru Astfel, dacă se modifică:  durata, se va calculează lucrul efectuat  numărul de unităţi, se calculează lucrul efectuat  lucrul efectuat, se modifică durata Acesta este modul implicit de lucru, deoarece activităţile au implicit setată caracteristica Fixed Units. Această caracteristică poate fi setată fie afişând coloana Type în vizualizarea Gantt, fie din fereastra Task Information, eticheta Advanced, opţiunea Task Type. Dacă dorim ca pentru o activitate să păstrăm durata constantă (ex. instalare server, întărire beton), atunci alegem în Task Types opţiunea Fixed Duration. În acest caz, dacă se modifică:  durata, se va calculează lucrul efectuat  numărul de unităţi, se calculează lucrul efectuat  lucrul efectuat, se modifică numărul de unităţi Exemplu: Activitatea Construire alei de acces cu durata de 1 zi, e o activitate cu durată fixă. Dacă iniţial activitatea era efectuată de o persoană şi acum dorim să mai alocăm o persoană acestei activităţi (cu effort driven), atunci fiecare va efectua 4 ore la această activitate. Dacă alocăm a doua persoană fără effort driven, atunci fiecare va efectua 8 ore. Dacă sunt anumite activităţi pentru care lucrul efectuat trebuie să fie constant, atunci se va alege Fixed Work în Task Types. Pentru aceste activităţi opţiunea Effort Driven este automat selectată, astfel încât activitatea va fi partajată de resurse. În acest caz, dacă se modifică:  durata, se modifică numărul de unităţi  numărul de unităţi, se modifică durata  lucrul efectuat, se modifică durata Exemplu: Dacă activitatea T1 e o activitate de 5 zile cu lucru fix la care initial era alocată o singură persoană (deci un total de 40 ore), iar în acest moment dorim alocarea a încă 3 persoane, fiecare din cele 4 persoane va lucra 10 ore, iar durata se reduce la 1,25 zile. Legătura între tipul de activitate şi modul în care este folosită formula de planificare este schematizată mai jos. Tip activitate Explicaţie Este implicit effort-driven? Durata pentru aceste activităţi nu se modifică. Nu Durată fixă Nu Unităţi fixe Numărul de unităţi rămâne constant. Da (implicit) Lucrul pentru această activitate rămâne constant. Lucru fix 26/65

Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER Tip activitate Dacă modificaţi Atunci Microsoft Project recalculează Durată fixă Unităţi Lucru Durată Lucru Unităţi fixe Unităţi (implicit) Lucru Durata Unităţi Lucru Lucru fix Durată Durata Durata Lucru Unităţi Unităţi Durata Durată Lucru 2.2.3 Întreruperea muncii la o activitate Dacă doriţi ca o activitate să se desfăşoare cu întreruperi, procedaţi astfel: 1. Selectaţi activitatea care trebuie să fie întreruptă 2. Clic pe butonul Split Task de pe fila Task / gruparea Schedule 3. Apare pe ecran indicaţia de split task. 4. Daţi clic de mouse în ziua în care activitatea va reîncepe. 5. Bara activităţii va arăta astfel Observaţii: 1. Dacă modificaţi ziua de începere a activităţii, se va decala şi data de reîncepere. 2. Dacă doriţi să modificaţi data reînceperii, executaţi operaţia de tragere cu mouse-ul către data dorită. 3. Dacă vreţi să reuniţi cele două bare, trageţi cu mouse-ul bara decalată peste bara de început. 2.2.4 Introducerea activităţilor periodice Dacă în proiect sunt activităţi ce se execută periodic, folosiţi activităţi repetitive. 1. Din Fila Task / gruparea Insert /Task / Recurring Task  Introduceţi numele activităţii - Task name  Durata - Duration  Frecvenţa: zilnic (daily), săptămânal (weekly), lunar (monthly), anual (yearly)  La ce frecvenţă apare, în ce zi (lună, an)- Recurence pattern  Ziua şi ora de la care începe- Start  Când se termină activitatea  După un nr. de apariţii (end after... Occurences)  La o anumită dată (end by) 27/65

Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER Rezultatul este următorul: Introducerea participanţilor la activităţilor periodice 1. Selectaţi activitatea periodică 2. Din fila Resource /gruparea Assignments/ Assign Resource 3. În fereastra Assign Resources se selectează persoanele participante şi clic pe Assign 2.2.5 Introducerea termenelor limită  Un termen limită (deadline) este o dată pe care o introducem pentru o activitate şi care indică dată limită la care dorim să se încheie activitatea. Data aceasta nu impune nici o restricţie activităţii.  Introducerea unui deadline în Microsoft Project determină desenarea unui simbol grafic şi avertizarea în caz că data de sfârşit a activităţii depăşeşte termenul limită.  Oferă maximă flexibilitate în planificare. Pentru a introduce termene limită, daţi următoarele comenzi: 1. Clic pe activitate 2. Task Information / Advanced / Deadline – introduceţi data 2.2.6 Vizualizarea drumului critic pentru proiect Drumul critic (Critical Path) este format din activităţile care vor amâna data de sfârşit a proiectului dacă sunt întârziate.  “Critic” nu are nimic de a face cu importanţa activităţilor respective.  “Critic” se referă doar la modul în care planificarea activităţilor influenţează data de încheiere a proiectului.  Dacă doriţi să scurtaţi durata unui proiect prin devansarea datei de sfârşit, trebuie să începeţi cu reducerea drumului critic. Rezerve:  Rezerva independentă (free slack) = intervalul de timp cu care poate fi întârziată o activitate înainte de a întârzia o altă activitate.  Rezerva totală (total slack) = intervalul cu care poate fi întârziată o activitate înainte de a întârzia încheierea proiectului. Observaţii:  O activitate este pe drumul critic dacă rezerva sa totală este zero. 28/65

Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER  Activităţile care nu sunt pe drumul critic au rezerve, ceea ce înseamnă că pot începe sau se pot termina mai devreme sau mai târziu în limita rezervei fără a influenţa data de încheiere a proiectului. Vizualizarea drumului critic:  Diagrama de precedenţă (View / Network diagram)  Diagrama Gantt detaliată (View / Other Views / Detail Gantt)  Diagrama Gantt detaliată (View / Other Views / Detail Gantt) şi tabelul Schedule (View / Tables / Schedule) Metoda drumului critic - CPM  Se referă la estimarea pe baza unei singure estimări pentru fiecare activitate  Calculează datele teoretice de început şi sfârşit minime şi maxime, fără a lua în considerare vreo limitare de resurse 2.3Funcţionalităţi avansate pentru resurse 2.3.1 Actualizarea calendarului individual al resurselor Perioadele nelucrătoare ale resurselor (concedii, zile libere) sau un orar diferit de lucru faţă de orarul proiectului pot fi precizate în calendarul individual al resursei în cauză.  Calendarele de resursă definesc perioadele lucrătoare şi nelucrătoare ale unei resurse individuale.  Calendarele de resurse pot fi definite numai pentru resursele de lucru (oameni şi echipamente), nu şi pentru resursele materiale. Pentru a efectua modificări în calendarul individual al unei resurse efectuaţi următoarele comenzi: 1. Fila Project / Change Working Time 2. Selectaţi resursa al cărei calendar va fi modificat 3. Stabiliţi zile libere, concedii (eticheta Exceptions) sau alt orar (eticheta Work Weeks) 29/65

Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER 2.3.2 Tabele de costuri pentru resurse În cazul în care pentru o resursă trebuie precizată o creştere/scădere a costului, în vizualizarea Resource Sheet daţi dublu clic pe numele resursei şi din caseta Resource Information /Cost introduceţi data de la care va avea loc modificarea costului (Effective Date) şi noul cost (Standard Rate, Overtime Rate sau Per Use Cost). În cazul în care pentru o resursă trebuie precizate mai multe tarife, în vizualizarea Resource Sheet daţi dublu clic pe numele resursei, iar în caseta Resource Information /Cost sunt disponibile 5 tabele de cost pentru o resursă: A, B, ..., E care pot fi folosite diferit funcţie de activitatea desfăşurată de resursă. Dacă la o anume activitate dorim ca plata să se facă după alt tabel decât cel implicit (tabelul A), atunci în vizualizarea Task Usage, daţi dubluclic pe numele resursei şi modificaţi tabelul de cost. 2.3.3 Analiza alocării resurselor în timp O resursă poate fi:  subalocată: capacitatea ei maximă de a munci nu e acoperită în întregime (de ex. o resursă care este angajată cu normă întreagă şi care lucrează 30 de ore pe săptămână este subalocată).  alocată complet: resursa este alocată complet (de ex. o resursă care este angajată cu normă întreagă şi care lucrează 40 de ore pe săptămână este alocată complet).  supraalocată: capacitatea maximă a resursei este depăşită (de ex. o resursă care este angajată cu normă întreagă şi care lucrează 60 de ore pe săptămână este supraalocată). 2.3.4 Vizualizarea alocării resurselor în timp Resursele supraalocate sunt evidenţiate în mai multe vizualizări:  În vizualizarea Gantt Chart apare un simbol al unei persoane cu roşu pe coloana cu informaţii.  În vizualizarea Resource Usage numele resursei este scris cu roşu şi zilele în care este supraalocată arată tot cu roşu totalul de ore de lucru. 30/65

Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER  În vizualizarea Resource Graph, zilele în care o resursă este supraalocată şi valoarea în procente a supraalocării sunt afişate grafic.  În vizualizarea combinată Gantt Chart / Resource Graph, activităţile şi zilele în care o resursă este supraalocată sunt afişate grafic.  În vizualizarea Team Planner, zilele în care o resursă este supraalocată sunt afişate cu o bară roşie deasupra. 2.3.5 Echilibrarea resurselor (resource leveling) Echilibrarea resurselor este procesul de amânare a lucrului resursei la o activitate pentru rezolvarea unei supraalocări. Echilibrarea poate duce la amânarea datei de început a unei alocări sau a întregii activităţi sau întreruperea lucrului la activitate. Opţiunile instrumentului de echilibrare Pentru a identifica sau modifica opţiunile instrumentului de echilibrare daţi comanda din fila Resourse / gruparea Level / Leveling Options:  Leveling calculation: manual – pentru ca Project să execute echilibrarea numai la cerere 31/65

Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER  Look for overallocations on a – această valoare de configurare determină intervalul de timp în care Project caută supraalocări. Puteţi alege echilibrarea la interval de luni, săptămâni, zile, ore, minute.  Clear leveling value before leveling – de multe ori trebuie să echilibraţi resursele repetat. Iniţial le echilibraţi la nivel de săptămâni, apoi de zile. În cazul în care bifaţi această opţiune, Project şterge toate întârzierile existente pentru toate activităţile înainte de echilibrare. (de obicei nu folosiţi această opţiune atunci când aţi amânat manual activităţile şi doriţi să păstraţi amânările).  Level range: efectuaţi echilibrarea pentru întreg proiectul sau doar într-un anumit interval de timp  Leveling order: standard  Level only within available slack: efectuează echilibrarea doar în limitele rezervelor activităţilor. Project nu va amâna data de sfârşit a proiectului pentru a rezolva supraalocările.  Leveling can adjust individual assignments on a task – Project poate modifica resursele supraalocate atribuite unei activităţi independent de orice altă resursă atribuită aceleiaşi activităţi. Astfel, unele resurse pot începe lucrul la o activitate diferit de altele alocate pentru aceeaşi activitate.  Leveling can create splits in remaining work – această opţiune permite Project să întrerupă lucrul la o activitate ca metodă de rezolvare a supraalocării.  Butonul Level All (din fereastra de opţiuni sau din fila Resourse / gruparea Level) – determină echilibrarea resurselor.  Butonul Clear leveling (din fereastra de opţiuni sau din fila Resourse / gruparea Level) – elimină echilibrarea resurselor.  Dacă doriţi doar echilibrarea anumitor resurse, din fila Resourse / gruparea Level alegeţi comanda Level Resource şi selectaţi resursele dorite. Exemplu: Efectuaţi echilibrarea activităţii resurselor din proiectul Gradina. Inainte: Gantt Chart 32/65

Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER După: Resource Usage Gantt Chart Resource Usage 33/65

Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER 3. MONITORIZARE ŞI CONTROL 3.1Monitorizarea progresului în proiect comparativ cu planul de proiect 3.1.1 Înregistrarea datelor reale de realizare în proiect Până acum am elaborat proiectul şi toate detaliile, înainte de a începe lucrul efectiv. O dată cu începerea activităţilor începe şi faza de monitorizare (urmărire) a proiectului. Urmărirea (tracking) presupune înregistrarea informaţiilor privind resursele care au efectuat anumite activităţi, datele reale de execuţie, costuri aferente. Urmărirea datelor reale este esenţială pentru gestionarea corespunzătoare a unui proiect deoarece vă ajută să răspundeţi la întrebări de tipul:  Activităţile se derulează conform planului? Dacă nu, care este impactul asupra datei de finalizare a proiectului?  Resursele consumă mai mult sau mai puţin timp decât cel planificat?  Vă încadraţi în buget? Este nevoie de mai mulţi sau mai puţini bani decât cei prevăzuţi iniţial? 3.1.2 Niveluri de urmărire Există mai multe niveluri de urmărire funcţie de nivelul de detaliere necesar:  înregistrarea lucrului la proiect conform planificării. Metoda funcţionează bine dacă tot ce a fost prevăzut în proiect se desfăşoară conform planului  înregistrarea procentajului de finalizare a fiecărei activităţi ca valori exacte sau incremental (ex. 25%, 50%, ...)  înregistrarea duratei reale a fiecărei activităţi, precum şi data de început şi sfârşit – metodă foarte utilă atunci când aceţi nevoie de un nivel de detaliere mai precis decât procentajul de finalizare  urmărirea lucrului după perioada de timp – cel mai detaliat nivel de urmărire – înregistraţi valorile reale pe zile, săptămâni pentru activităţile esenţiale, cu grad mai mare de risc. 3.1.3 Salvarea datelor de referinţă (baseline)  Pentru a efectua urmărirea modificărilor trebuie să salvaţi planului original (de referinţă) pentru a efectua ulterior comparaţii cu acesta.  Planul de referinţă cuprinde o colecţie a datelor importante din planul de proiect – datele de început şi sfârşit planificate pentru activităţi, alocări şi costuri planificate.  Salvarea planului de referinţă împlică păstrarea valorilor pentru câmpurile de activităţi, resurse, alocări împreună cu câmpurile distribuite în timp (timephased fields Activitate Resursă Alocare Câmp de început Câmpuri de lucru şi câmpuri de Câmp de început Câmp de sfârşit timp Câmp de durată Câmpuri pentru costuri şi Câmp de sfârşit costuri în timp Câmpuri de lucru şi de lucru în timp Câmpuri de lucru şi de Câmpuri pentru costuri şi costuri în timp lucru în timp Câmpuri pentru costuri şi costuri în timp Salvarea planului de referinţă: fila Project / gruparea Schedule / Set Baseline / Save Baseline: 34/65

Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER Observaţi în vizualizarea Gantt, tabelul Work / Cost – coloana Baseline care are acum aceleaşi valori ca şi Work/Cost. Nivel 1 de urmărire – conform planificării Cea mai simplă metodă de urmărire – atunci când activităţile s-au desfăşurat conform planului: 1. În vizualizarea Gantt Chart 2. Fila Project / gruparea Status / comanda Update Project  Alegeţi data până la care activităţile reale s-au desfăşurat conform celor planificate  Efectuaţi actualizarea pentru întreg proiectul sau pentru activităţile selectate (For: Entire proiect sau selected tasks) 3. Programul va desena o bară de progres pentru a identifica partea terminată din activitate şi o bifă pentru activităţile care s-au finalizat. Nivel 2 de urmărire – introducerea procentajelor de finalizare a activităţilor Progresul înregistrat de activitate poate fi înregistrat procentual. Atunci când introducem un procent de finalizare a activităţii (ex. 50%), Project efectuează:  modificarea datei reale de început a activităţii = data planificată de început  calculul duratei reale, a celei rămase, costurile reale în funcţie de procentajul introdus. Exemplu. Dacă pentru o activitate de 6 zile am introdus un procentaj de finalizare de 50%, înseamnă că au trecut 3 zile din durata reală şi mai sunt 3 zile rămase. Pentru a înregistra progresul în acest mod alegeţi din Fila Task / gruparea Schedule / comanda unul din butoanele corespunzătoare procentului . 1. Selectaţi activitatea pentru care doriţi să introduceţi lucrul real 2. Clic pe butonul corespunzător (0%, 25%, 50%, 74%, 100%) de pe bara de instrumente Tracking Sau 1. Dubluclic pe activitatea pentru care doriţi să introduceţi lucrul real 2. Task Information / General /Percent complete – introduceţi un procent de finalizare ( ex. 60%) 35/65

Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER Nivel 3 de urmărire – introducerea valorilor reale pentru începutul, sfârşitul şi durata activităţilor Înregistrarea valorilor reale pentru durata, începutul şi sfârşitul activităţii vă indică exact stadiul actual de desfăşurare. În momentul în care introduceţi valorile reale, Microsoft Project calculează planul şi procentajul de efectuare a activităţii, astfel:  dacă introduceţi data reală de început – Project mută data de început planificată astfel încât aceasta să fie aceeaşi cu data reală  dacă introduceţi data reală de sfârşit – Project mută data de sfârşit planificată astfel încât aceasta să fie aceeaşi cu data reală şi marchează activitatea cu finalizare 100%  dacă introduceţi durata reală:  mai mică decât cea planificată -Project scade durata reală din cea planificată pentru a calcula durata rămasă  egală cu cea planificată – Project marchează activitatea cu finalizare 100%  mai mare decât cea planificată – Project ajustează durata planificată astfel încât să fie egală cu cea reală şi marchează activitatea cu finalizare 100% Pentru a realiza urmărirea în acest mod: 1. Clic pe activitate 2. Din fila Task / gruparea Schedule /Mark on Track / Update Tasks 3. Apare fereastra Update Tasks în care introduceţi una sau mai multe informaţii:  Data reală de început – Start din zona Actual  Data reală de sfârşit – Finish din zona Actual  Durata reală de desfăşurare a activităţii până la momentul actual– Actual dur  Durata reală rămasă de desfăşurare – Remaining Nivel 4 de urmărire – urmărirea lucrului după perioade  Acest mod asigură mult mai multe detalii despre starea resurselor şi a activităţilor  Este cea mai bună soluţie pentru activităţi care:  au un nivel mare de risc  au durată mică (câteva ore) şi fiecare întârziere duce la întârzierea proiectului  activităţi plătite cu ora  Introduceţi în vizualizarea Task Usage sau Resource Usage valorile reale pentru activităţile zilnice, săptămânale sau în alt interval de timp:  în Task Usage, afişaţi din Format / Details şi Actual Work şi introduceţi orele lucrare efectiv. Observaţi că Act. work şi Work se modifică pe măsură ce introduceţi datele reale.  Afişaţi cu Format / Details şi Baseline Work pentru a vedea şi desfăşurarea conform planului. 3.1.4 Salvarea unui plan interimar (interim) Salvarea unui plan interimar e utilă : 36/65

Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER  la terminarea unei faze importante  la intervale prestabilite – săptămânal sau lunar  după introducerea unui număr mare de valori reale Comenzile pentru salvarea unui plan interimar sunt: 1. Project /gruparea Schedule/ Set Baseline/ Set Baseline: 2. Save interim plan 3. Selectaţi valorile în care se vor copia datele de început şi sfârşit – pentru primul plan – Start1, Finish1: 3.2Vizualizarea stadiului de derulare al proiectului și replanificarea activităților 3.2.1 Revizuirea drumului critic Pentru a observa dacă proiectul a deviat de la plan, verificați drumul critic al proiectului. Pentru acest lucru, alegeți vizualizarea Tracking Gantt sau Detail Gantt. Ambele grafice vor arăta drumul critic afișat cu roșu. 3.2.2 Identificarea activităţilor şi resurselor care au deviat de la plan  Varianţă = diferenţa dintre datele reale şi cele planificate  O cauză a varianţei este întârzierea începutului sau sfârşitului unor activităţi  Vizualizarea activităţilor: 1. Vizualizarea Tracking Gantt şi tabelul Variance 37/65

Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER 2. Vizualizarea Gantt Gantt şi tabelul Cost, respectiv Work Tabelul Cost Tabelul Work  Vizualizarea resurselor – cu ajutorul vizualizării Resourse Sheet şi tabelul Cost, respectiv Work Observaţie: Dacă doriţi să faceţi o analiză de tip „what-if”, salvaţi mai multe planuri de referinţă (până la 10 baseline-uri) şi afişaţi-le în vizualizarea Multiple Baseline Gantt. 38/65

Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER 4. AFIŞAREA ŞI DISTRIBUIREA INFORMAŢIILOR DESPRE PROIECT 4.1Formatarea vizualizărilor 4.1.1 Formatarea diagramei Gantt Formatarea diagramei Gantt include următoarele:  formatarea stilului textului - Format / Text Styles  formatarea barelor - Format / Bar  formatarea stilului barelor - Format / Bar Styles  formatarea scarei de timp - Format / Timescale  formatarea modului de afişare - Format / Layout Formatarea stilului textului Dacă doriţi să formataţi o textele de un anumit tip (ex. Milestones) din vizualizarea Gantt, urmaţi paşii de mai jos:  Daţi comanda: fila Format / Text Styles  Alegeţi tipul de activităţi pe care doriţi să le formataţi (toate – all, puncte de reper – milestone, activităţi rezumat – summary task, scara de timp superioară – top timescale tier etc)  Alegeţi modul de formatare  Font, stil, dimensiune, subliniere (underline)  culoare de text (color), culoare de fundal (background color ), haşurare (pattern) Observaţie: dacă doriţi să formataţi un singur text, utilizaţi comenzile de formatare de pe fila Task. Formatarea barelor Gantt Dacă doriţi să formataţi o singură bară din vizualizarea Gantt, urmaţi paşii de mai jos:  Clic pe activitatea a cărei bară doriţi să o formataţi  Fila Format /gruparea Bar Styles / Format / Bar 1. Bar Shape – alegeţi forma, tipul şi culoarea părţii de început, mijloc şi sfârşit de bară. 2. Bar Text – alegeţi textul care doriţi să apară în stânga, dreapta, sus, jos sau interiorul barei (ex. Data de început –Start- în stânga barei şi data de sfârşit – Finish- în dreapta barei şi numele resurselor -Resource Names- deasupra barei) Formatarea stilului barelor Dacă doriţi să formataţi barele de un anume tip (ex. Task) din vizualizarea Gantt, urmaţi paşii de mai jos: Daţi comanda: Fila Format /gruparea Bar Styles / Format / Bar Styles  Alegeţi barele pentru tipurile de activităţi pe care doriţi să le formataţi (activitate – task, punct  de reper - milestone, sumar – summary, sumar de proiect – project summary) 39/65

Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER  Bars – alegeţi forma, tipul şi culoarea părţii de început, mijloc şi sfârşit de bară.  Text – alegeţi textul care doriţi să apară în stânga, dreapta, sus, jos sau interiorul barei (ex. data de început –Start- în stânga barei şi data de sfârşit – Finish- în dreapta barei Observaţie: în fila Format / gruparea Bar Styles sunt comenzi ce permit evidenţierea grafică a activităţilor critite (Critical Tasks), rezervei de timp (Slack), a activităţilor întârziate (Late Tasks), a planului de referinţă (Baseline) sau întârzierilor (Slippage). Formatarea scarei de timp Pentru a afişa particularizat scara de timp, utilizaţi comenzile de vizualizare disponibile în fila View / gruparea Zoom:  Zoom - permite următoarele comenzi: Zoom Out (afişarea mai puţin detaliată), Zoom In (afişarea mai detaliată), Zoom (alegerea intervalului de timp la care să se efectueze afişarea: 1 săpt., 2 săpt., 1 lună, 3 luni, etc.)  Entire Project – afişează întreg proiectul în vizualizare  Selected Tasks – afişează detaliat activitatea sau activităţile selectate  Timescale, cu următoarele opţiuni: o Dacă alegeţi opţiunea Timescale, va apare fereastra următoare care permite cel mai înalt grad de particularizare:  Scara de timp poate avea cel mult 3 rânduri: Top Tier (sus), Middle Tier (mijloc), Bottom Tier (rândul de jos). Pentru acestea se pot preciza:  Unitatea de măsură (Units): an, jumătate de an, trimestru, lună, treime de lună, săptămână, zi, oră, minut  Eticheta (Label) – indică modul de afişare a unităţii (ex. Pentru trimestre Q1, Qtr 1 ‘02, etc)  Numărul de unităţi (Count) – cu cât se face incrementarea unităţilor (ex. dacă vrem să numerotăm din 3 în 3 ani – units: years, count: 3)  Alinierea (Alignment) – unde se aliniează textul afişat  Ce rânduri vrem să fie afişate (Show) – ex. toate Three tiers (Top, Middle, Bottom)  Timpul în care nu se lucrează (Non-working time) 40/65

Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER  Modul de afişare: peste barelor de activităţi (behind task bar), deasupra barelor de activităţi (in front of task bar), să nu se afişeze (do not draw)  Culoarea : Color, pattern  Calendarul pe care se bazează determinarea timpului în care nu se lucrează - calendar Alte formatări disponibile Eticheta Format conţine şi următoarele comenzi de formatare:  gruparea Gantt Chart Styles afişează mai multe stiluri de a formata barele diagramei Gantt  afişarea/ascunderea numerotării activităţilor (Outline Number), a activităţii rezumat pentru proiect (Project Summary Task) sau a activităţilor rezumat (Summary Tasks) 4.1.2 Formatarea vizualizării Timescale Vizualizarea Timeline afişează o un raport sintetizat al derulării proiectului, util a fi prezentat managementului. Activităţile importante şi punctele de reper pot fi uşor identificate în această vizualizare. Pentru a afişa o anumită activitate sau un punct de reper pe bară, alegeţi una din următoarele metode:  clic dreapta pe activitate şi alegeţi opţiunea Add to Timeline  dubluclic pe activitate şi din fereastra Task Information, fila General bifaţi opţiunea Add to Timeline Opţiunile de formatare sunt disponibile la selectarea unei bare şi includ:  formatarea Text Styles şi Font – similare formatărilor diagramei Gantt  alegerea unui format pentru date – Date Format  afişarea / ascunderea detaliilor – Detailed Timeline  afişarea activităţilor ca bară sau texte (Display as Bar / Display as Callout) Vizualizarea Timeline poate fi copiată spre a fi utilizată într-un e-mail sau o prezentare PowerPoint. Pentru a utiliza oricare din aceste opţiuni, daţi clic dreapta în vizualizare şi alegeţi comanda Copy Timeline / For E-mail sau Copy Timeline / For Presentation. 41/65

Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER Formatarea calendarului Dacă doriţi la un moment dat să vedeţi derularea proiectului pe luni sau săptămâni, vizualizarea Calendar este deosebit de utilă. Formatarea acesteia implică:  Formatarea afişării grilei – Format Gridlines  Formatarea stilului textului - Format / Text Styles  Formatarea stilului barelor - Format / Bar Styles  Formatarea modului de afişare - Format / Layout Formatarea afişării 1. Afişarea timpului – dubluclic în zona butoanelor Month, Week, Custom.  Alegeţi modul de afişare a titlurilor lunilor, zilelor, săptămânilor,  Afişarea săptămânii cu 7 sau 5 zile 2. Aranjarea liniilor grilei – Format / Gridlines  Alegeţi formatarea liniilor şi culorilor pentru zile, săptămâni, etc. 3. Stilul textului – Format / Text Styles  Fontul, dimensiunea, culoarea textului şi a fundalului textului 4. Stilul barelor – Format / Bar Styles  Forma, culorile şi stilul barelor activităţilor de un anumit tip 42/65

Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER 4.2Tipărirea informaţiilor din proiect 4.2.1 Personalizare şi tipărirea vizualizărilor Pentru a tipări un proiect alegeţi din File comanda Print. În fereastra de tipărire puteţi preciza: numărul de exemplare şi imprimanta la care se va face tipărirea, intervalul din proiect pe care doriţi să-l tipăriţi, orientarea şi dimensiunea paginii. Dacă doriţi particularizarea tipăririi, alegeţi comanda Page Setup, ce conţine următoarele etichete:  Page – alegeţi dimeniunea şi orientarea paginii, efectuaţi ajustarea dimensiunilor la un anumit % din pagină sau potrivire la un anumit nr. de pagini  Margins – alegeţi dimeniunile marginilor paginii  Header – formatare antet: sunt 3 zone în care puteţi introduce informaţii (stânga, centru şi dreapta) . Aveţi la dispoziţie butoane pentru introducerea câtorva datelor importante, precum şi câmpurile General şi Project field care conţin toate câmpurile proiectului.  Footer – formatare subsol – similar cu antetul  Legend – formatare legendă (afişare pe fiecare pagină sau o pagină separată sau neafişarea legendei) – similară cu antetul  View – opţiuni de tipărire a tuturor coloanelor, tipărire a primelor coloane pe fiecare pagină, tipărirea notelor, tipărire pagini goale, potrivire a scalei timpului la finalul paginii 43/65

Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER 4.3Evidenţierea informaţiilor relevante Evidenţierea informaţiilor relevante pentru un proiect presupune lucrul cu instrumentele Sort, Outline, tables, Highlight, Filter sau Group disponibile în fila View / gruparea Data. 4.3.1 Sortarea datelor dintr-o vizualizare 1. Intraţi în vizualizarea şi tabelul dorit 2. Alegeţi din comanda Sort una din opţiuni sau alegeţi Sort By 4.3.2 Filtrarea informaţiilor despre activităţi şi resurse 1. Intraţi în vizualizarea şi tabelul dorit 2. View / Filter for :  alegeţi opţiunea corespunzătoare dintre cele afişate:  dacă opţiunea nu e afişată, selectaţi More Filters şi selectaţi din listă filtrul dorit şi Apply sau  creaţi un nou tip de filtru cu New  modificaţi un filtru existent cu Edit  faceţi o copie a unui filtru existent, pentru a-l modifica mai rapid ulterior – Copy  copiaţi noul filtru în global.mpt astfel încât să fie disponibil tuturor proiectelor, ştergeţi sau redenumiţi un filtru - Organizer Filtrarea automată: impuneţi criterii de filtrare utilizând săgeţile aferente câmpurilor, afişate în tabelele vizualizărilor pentru activităţi sau resurse. 44/65

Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER Exemplu: Afişaţi resursele care vor lucra mai mult de 40 de ore. 4.3.3 Evidenţierea celulelor Pentru a evidenţia (Highlight) anumite activităţi sau resurse, alegeţi comanda de pe fila View / gruparea Data / Highlight. Evindenţierea e similară filtrării, diferenţa fiind dată de faptul că la filtrare sunt ascunse datele care nu corespund criteriilor, iar la evidenţiere sunt colorate diferit datele care îndeplinesc criteriile. 4.3.4 Gruparea datelor dintr-o vizualizare Microsoft Project include câteva grupuri predefinite pentru activităţi şi resurse. Mai mult vă puteţi crea propriile criterii de grupare. 1. Intraţi în vizualizarea şi tabelul dorit 2. Din comanda Group by alegeţi opţiunea corespunzătoare dintre cele afişate: 3. dacă opţiunea nu e afişată, selectaţi More Groups  creaţi un nou tip de grupare cu New  modificaţi o grupare existentă cu Edit  faceţi o copie a unei grupări existente, pentru a o modifica mai rapid ulterior – Copy  copiaţi noua grupare în global.mpt astfel încât să fie disponibilă tuturor proiectelor, ştergeţi sau redenumiţi o grupare - Organizer 45/65

Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER Crearea unui nou tip de grupare: 1. Intraţi în vizualizarea şi tabelul dorit 2. Project / Group / More groups / New  introduceţi un nume pentru grupare în caseta Name  în zona Group by introduceţi câmpurile şi ordinea de sortare.  stabiliţi fontul şi fundalul pentru fiecare câmp  stabiliţi, dacă e cazul, intervale de grupare – de ex. costurile să fie afişate pe intervale de 100 lei – Define Group Intervals Rezultatul va fi: 4.4Câmpuri personalizate In Microsoft Project vă puteţi defini câmpurile proprii, personalizate, necesare păstrării de informaţii specifice. Sunt disponibile următoarele tipuri de câmpuri:  10 câmpuri pentru valori monetare: Cost 1 ... Cost 10  10 câmpuri de date calendaristice: Date 1 ... Date 10  10 câmpuri pentru durate sau valori ale lucrului: Duration 1 ... Duration 10  10 câmpuri pentru date de final sau alte date calendaristice: Finish 1 ... Finish 10  20 câmpuri pentru valori Yes/No: Flag 1 ... Flag 20  20 de câmpuri numerice: Number 1 ... Number 20  10 câmpuri pentru date de început sau alte date calendaristice: Start 1 ... Start 10.  30 de câmpuri de text: Text 1 ... Text 30  10 câmpuri de coduri alfanumerice care poate reprezenta o structură ierarhică a activităţilor sau resurselor - Outline Code 1 ... Outline Code 10 Project are 3 seturi de câmpuri personalizate (Custom fields) – pentru activităţi, pentru resurse şi pentru alocări. Câmpurile nu sunt vizibile dintr-un set în celălalt. De ex. Text 1 de la activităţi e diferit de Text 1 de la resurse şi fiecare poate conţine alte date. Introducerea unor câmpuri particularizate în tabele 1. Intraţi în tabelul în care doriţi să vizualizaţi şi alte câmpuri 2. Clic dreapta pe titlul unei coloane şi Insert / Column şi precizaţi tipul de câmp dorit (Text, Număr, etc.). 3. Clic dreapta pe coloana introdusă şi daţi comanda Field Settings pentru a preciza următoarele: 46/65

Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER  Numele câmpului – Field name  Titlul coloanei – Title  Alinierea titlului coloanei – Align title  Alinierea informaţiilor din câmp – Align Data  Lăţimea coloanei – Width  Opţiunea de scriere a titlului coloanei pe mai multe rânduri – Header Text Wraping 4. Clic dreapta pe coloana introdusă şi alegeţi opţiunea Custom fields pentru a edita câmpul. Dacă doriţi ca în acest câmp de text utilizatorul să poată selecta din mai multe opţiuni, alegeţi din fereastra Custom Fields opţiunea Lookup, iar în fereastra ce apare introduceţi opţiunile dorite. Dacă o opţiune doriţi să fie implicită, selectaţi-o şi apăsaţi butonul Set Default. Rezultatul va fi următorul: Introducerea unor câmpuri calculate 1. Intraţi în tabelul în care doriţi să vizualizaţi şi alte câmpuri 2. Clic dreapta pe titlul unei coloane şi Insert / Column şi precizaţi tipul de câmp dorit (ex. Cost1). 3. Clic dreapta pe coloana introdusă şi alegeţi opţiunea Custom fields pentru a edita câmpul. Dacă doriţi ca rezultatul afişat de câmp să fie un calcul, alegeţi în fereastra Custom Fields opţiunea Formula şi introduceţi calculul dorit (ex. Cost majorat cu 10% Introducerea unor câmpuri calculate în care se folosesc funcţii şi simboluri grafice 1. Intraţi în tabelul în care doriţi să vizualizaţi şi alte câmpuri 2. Clic dreapta pe titlul unei coloane şi Insert / Column şi precizaţi tipul de câmp dorit (ex. Number 1). 47/65

Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER 3. Clic de dreapta pe textul Overbudget şi alegeţi opţiunea Customize Fields şi introduceţi formula din imagine: 4. Din fereastra Custom Fields alegeţi opţiunea Graphical Indicators şi precizaţi criteriul pentru care va afişa o anumită imagine: Rezultatul va fi următorul: 4.5Aplicarea metodei de analiză a valorii câştigate pentru evaluarea performanţei globale a proiectului Studierea varianţelor:  Verificarea varianţelor activităţilor şi resurselor pe întreaga durată a proiectului este esenţială, dar nu oferă o imagine completă a bunei desfăşurări a proiectului.  De exemplu, o activitate poate să fi depăşit bugetul, dar să fie în avans faţă de plan(ceea ce poate fi bine sau nu), sau poate să fi depăşit bugetul şi să fie în urma planului (ceea ce cu siguranţă nu e bine). 48/65

Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER  Studierea izolată a varianţelor de plan sau de buget nu spune prea multe despre tendinţele de execuţie care pot continua pe toată durata proiectului. Evaluarea desfăşurării proiectului prin analiza valorii câştigate:  O imagine mai completă a desfăşurării generale a proiectului dpdv al costului şi timpului o dă analiza valorii câştigate (earned value analysis).  Analiza valorii câştigate s-a efectuat pentru prima dată pentru proiectele mari desfăşurate de guvernul SUA şi este unul din instrumentele de bază pentru raportarea stării proiectului.  Analiza varianţelor ne spune ce rezultate obţinem în prezent  Analiza valorii câştigate spune rezultatele pe care le obţinem merită banii investiţi? Valoarea câştigată (earned value)  Valoarea câştigată= o măsură a performanţei reale comparate cu performanţa estimată  Analiza valorii câştigate= metodă de măsurare a performanţei pe baza a 3 valori cheie:  valoarea planificată  costul real  valoarea adăugată (EARNED VALUE) Termeni cheie ai valorii adăugate:  Valoarea planificată (BCWS – budgeted cost of work scheduled) = cât s-a planificat să se cheltuiescă pentru lucrările din plan  Costul real (ACWP – actual cost of work performed) = costul efectiv plătit pentru lucrările care au fost efectiv realizate = cât s-a cheltuit pentru lucrările realizate  Valoarea câştigată(BCWP – budgeted cost of work performed – earned value) = costul din buget pentru lucrările efectiv realizate = cât a prevăzut bugetul pentru lucrările efectiv realizate 4.5.1 Studiul varianţelor:  spune: Care este starea curentă a proiectului?  Varianţa de costuri (CV)  Varianţa de cost este diferenţa dintre valoarea câştigată (earned value) şi costul real la data raportării (status date) CV = BCWP – ACWP  Varianţa de plan (SV)  Varianţa de plan este diferenţa dintre valoarea câştigată (earned value) şi valoarea planificată (baseline). SV = BCWP – BCWS  Indicele cost – performanţă (CPI)  e dat de raportul dintre valoarea câştigată (earned value) şi costurile reale CPI = BCWP /ACWP  Indicele plan – performanţă  e dat de raportul dintre valoarea câştigată (earned value) şi valoarea planificată (baseline) SPI = BCWP /BCWS 4.5.2 Previzionarea evoluţiei proiectului  La sfârşitul proiectului, ne încadrăm în buget şi în plan dacă lucrurile continuă? 49/65

Utilizarea programului Microsoft Project ETA2U TRAINING CENTER  Costul total estimat la finalul proiectului – include costurile reale plus costurile estimate pentru finalizarea lucrărilor EAC = ACWP + (BCWS - BCWP) / CPI Exemplu: Avem de construit un gard în formă de pătrat cu 4 laturi. Fiecare latură se poate construi într-o săptămână şi avem bani prevăzuţi pentru aceasta – 1000 lei / latura. Azi suntem la sfârşitul săptămânii 3 şi până acum am făcut următoarele activităţi:  Latura 1 în săpt 1  Latura 2 în săpt 2 şi jumătate din săpt 3  Din latura 3 am făcut jumătate în săpt 3 Indicator Valoare Interpretare 75% din muncă a fost planificată să se PV - Valoare planificată 3 000 finalizeze Ev - Valoare câştigată 2 500 62,5% din muncă s-a finalizat AC - Cost real 3 000 4 000 75% din bani i-am cheltuit BAC - Buget total planificat Bugetul total planificat pentru activităţi Indicator Valoare Interpretare 500 Cu atât depăşesc bugetul CV 0,83 Varianţa de costuri 500 Pentru fiecare leu investit în proiect s-a 0,83 muncit de 0,83 lei. CPI Indicator cost-performanţă Cu atât sunt în întârziere faţă de plan Progresul activităţilor este de 83% faţă de SV Varianţa de plan plan SPI Indicator plan-performanţă Indicator Valoare Interpretare 4 800 Estimarea curentă a costului total al EAC 800 proiectului bazat pe performanţă la data de Cost total estimat referinţă (status date) VAC Depăşire totală estimată Estimarea depăşirii bugetului planificat. Valoarea acestor indicatori poate fi vizualizată folosind tabelele următoare pentru diagrama Gantt:  Earned Value: Planned Earned Task Name Value - PV Value - EV AC (ACWP) SV CV EAC BAC VAC (BCWS) (BCWP) Fence 3.000 lei 2.500 lei 3.000 lei -500 lei -500 lei 4.800 lei 4.000 lei -800 lei L1 1.000 lei 1.000 lei 1.000 lei 0 lei 0 lei 1.000 lei 1.000 lei 0 lei L2 1.000 lei 1.000 lei 1.500 lei 0 lei -500 lei 1.500 lei 1.000 lei -500 lei L3 1.000 lei 500 lei 500 lei -500 lei 0 lei 1.000 lei 1.000 lei 0 lei L4 0 lei 0 lei 0 lei 0 lei 0 lei 1.000 lei 1.000 lei 0 lei  Earned Value Scheduled Indicators: Task Name Planned Value - PV Earned Value - EV SV SV% SPI (BCWS) (BCWP) Fence 3.000 lei 2.500 lei -500 lei -17% 0,83 0 lei 0% 1 L1 1.000 lei 1.000 lei 0 lei 0% 1 L2 1.000 lei 1.000 lei -500 lei -50% 0,5 L3 1.000 lei 500 lei 50/65