แฟ้ม 5ส+ ฝ่ ายตรวจสอบกลาง ปี 2565 1
5ส+ ฝ่ ายตรวจสอบกลาง แผนผงั พืน้ ท่ีรบั ผิดชอบ เป้าหมายพืน้ ที่ Activity Plan หวั ข้อ ภาพการทากิจกรรม 5ส+ มาตรฐานพืน้ ท่ี การนาเสนอการปรบั ปรงุ 5ส+ Best Practice การตรวจประเมินพืน้ ที่ Self Audit 8 การตรวจประเมินพืน้ ที่ Committee Audit 2
1. แผนผงั พืน้ ท่ีรบั ผิดชอบ 3
แผนผงั พืน้ ที่รบั ผิดชอบ พืน้ ที่รบั ผิดชอบ ฝ่ ายตรวจสอบกลาง 1. ฝ่ ายตรวจสอบกลาง 28 ตร.ม. 2. ห้องผจู้ ดั การทวั่ ไป ฝ่ ายตรวจสอบกลาง 12 ตร.ม. 3. เครื่องถา่ ยเอกสาร (ชนั้ 11) 2 ตร.ม. 4
แผนผงั พืน้ ท่ีรบั ผิดชอบ (ต่อ) สมาชิกในพืน้ ท่ี ฝ่ ายตรวจสอบกลาง 5
2. เป้าหมายพืน้ ท่ี 6
เป้าหมายพืน้ ที่ เป้าหมายพืน้ ที่ 1. เพ่ิมประสิทธิภาพในการปฏิบตั ิงานด้วยการทา Kaizen 1 เร่อื ง/คนหรือกล่มุ /ไตรมาส 2. การใช้เครอ่ื งเขียนแบบพิมพแ์ ละอปุ กรณ์สานักงานมีความค้มุ ค่าและรกั ษา สิ่งแวดล้อม 50% 3. คะแนน Self Audit ไม่ตา่ กว่า 80% ทกุ ครงั้ 4. พืน้ ที่มีความเป็นระเบยี บ สะอาด ปราศจากสตั วห์ รือแมลง 100% 5. สามารถค้นหาเอกสาร ได้ง่าย รวดเรว็ ภายใน 30 วินาที 6. ส่งเสริมการทากิจกรรมร่วมกนั ในฝ่ าย 100% 7
3. Activity Plan 8
Activity Plan ปี 2565 แผนงำน 5ส ประจำพืน้ ที่ ตรวจสอบกลำง No. เรื่องทจ่ี ะทำ ผู้รบั ผิดชอบ Action 2022 ส.สะสำง Month January Febuary March April May June July August September Octerber November December คดั แยกของท่จี ำเป็นออกจำกของทไ่ี ม่จำเป็น และขจดั ของทีไ่ มจ่ ำเป็นออกไป Week 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 เช่น เอกสำรที่ไมใ่ ชแ้ ลว้ , เศษกระดำษ, หรอื กลอ่ งกระดำษ เป็นตน้ ทกุ คนในแผนก P 28 25 25 29 27 24 29 26 30 28 25 23 จดั เก็บเอกสำรกำรตรวจสอบเขำ้ แฟ้มใหเ้ รยี บรอ้ ย และจดั เรยี งแฟ้มเอกสำรไว้ 2 ในตเู้ อกสำรใหเ้ ป็นระเบยี บ A 18 15 21 24 20 ตรวจสอบวำ่ ในตเู้ อกสำรมีสงิ่ ของอนื่ ๆ วำงปะปนอยหู่ รอื ไม่ หรอื มีเอกสำรทไ่ี ม่ P 28 25 25 29 27 24 29 26 30 28 25 23 3 จำเป็นวำงสะสมอยหู่ รอื ไม่ A 18 15 21 24 20 ตรวจสอบตเู้ กบ็ ของสว่ นตวั ของแต่ละคน วำ่ มีสง่ิ ของท่ไี มจ่ ำเป็นในกำรทำงำน 4 วำงอยหู่ รอื ไม่ P 28 25 25 29 27 24 29 26 30 28 25 23 ส.สะดวก A 18 15 21 24 20 ตรวจเช็ควำ่ ของใชส้ ำนกั งำนจดั วำงเป็นหมวดหมแู่ ละมีควำมระเบยี บเรยี บรอ้ ย P 28 25 25 29 27 24 29 26 30 28 25 23 5 อกี ทงั้ ยงั จดั เกบ็ ใหต้ รงตำมปำ้ ยบง่ ชี้ เพื่อเพ่ิมควำมสะดวกต่อกำรหยบิ ใช้ A 18 15 21 24 20 ตรวจสอบตเู้ อกสำรทกุ ตใู้ นพืน้ ที่ เพ่ือใหแ้ น่ใจวำ่ ปำ้ ยบง่ ชี้, สนั แฟ้ม และปำ้ ย 6 กญุ แจยงั คงสภำพท่ีดี และใชง้ ำนได้ ไม่เลอื นหำย หรอื ขำดหลดุ ลยุ่ ทกุ คนในแผนก P 28 25 25 29 27 24 29 26 30 28 25 23 A 30 28 25 23 ส.สะอำด 18 15 21 24 20 P A 28 25 25 29 27 24 29 26 18 15 21 24 20 เช็ดทำควำมสะอำดและตรวจสอบอปุ กรณเ์ ครอื่ งใชต้ ่ำง ๆ เช่น โต๊ะ, เกำ้ อ,ี้ ตู้ P 28 25 25 29 27 24 29 26 30 28 25 23 เอกสำร, โทรศัพท,์ เครอื่ งปริน้ เตอร,์ หลอดไฟ และอปุ กรณส์ ำนักงำนต่ำง ๆ เชน่ A 7 กรรไกร, ท่เี ยบ็ กระดำษ, หรอื ที่เจำะกระดำษ วำ่ ชำรุดหรอื ไม่ หำกพบวำ่ ชำรุด ทกุ คนในแผนก ใหร้ บี ดำเนินกำรแกไ้ ขโดยทนั ที 18 15 21 24 20 ส.สร้ำงมำตรฐำน 8 ดำเนินกำรปรบั ปรุงตำมผลกำรประเมิน โดยทีมตรวจประเมิน ทกุ คนในแผนก P 28 25 25 29 27 24 29 26 30 28 25 23 A ส.เสริมสร้ำงวนิ ยั 18 15 21 24 20 9 ดำเนินกำรตรวจประเมิน 5ส ในระดับ Self Audit ปิยะพงษ์ พมุ่ มะลิ P 28 25 25 29 27 24 29 26 30 28 25 23 10 สรุปผลกำรตรวจประเมินและจดั เก็บลงแฟ้มอยำ่ งเหมำะสม (หวั หนำ้ พืน้ ที่) A 30 28 25 23 11 อพั เดทขอ้ มลู บอรด์ 5ส ปิยะพงษ์ พ่มุ มะลิ 18 15 21 24 20 30 28 25 23 (หวั หนำ้ พืน้ ท่ี) P ปิยะพงษ์ พมุ่ มะลิ A 28 25 25 29 27 24 29 26 (หวั หนำ้ พืน้ ท่ี) P 18 15 21 24 20 A 28 25 25 29 27 24 29 26 18 15 21 24 20 9
4. ภาพการทากิจกรรม 5ส+ 10
ภาพการทากิจกรรม 5ส+ ส สะอาด ส สะสาง 11
ภาพการทากิจกรรม 5ส+ (ต่อ) After Before Version# latest After 12 Version#1
ภาพการทากิจกรรม 5ส+ (ต่อ) Before After Version#1 13
ภาพการทากิจกรรม 5ส+ (ต่อ) Before After Version#1 14
ภาพการทากิจกรรม 5ส+ (ต่อ) 15
ภาพการทากิจกรรม 5ส+ (ต่อ) ทดสอบการค้นหาเอกสาร สถิติการค้นหาเอกสารในฝ่ าย IA ทดสอบ ทดสอบ ผลลพั ธ์ 3 สิงหาคม 2563 7 สิงหาคม 2563 หวั ข้อในการทดสอบ ผรู้ บั การทดสอบ ทดสอบโดย เวลาในการ เวลาในการ เรว็ ขึน้ / ช้าลง ค้นหา ค้นหา / คุณกมลวรรณ คุณกมลวรรณ (Before) (After) คณุ กมลวรรณ คณุ กมลวรรณ Second Second คุณกมลวรรณ 1. คน้ หาบรษิ ทั HET ปี 2019 คณุ กมลวรรณ คณุ กมลวรรณ 19 12 2. คน้ หาบรษิ ทั Movenpick ปี 2018 คณุ สทุ ธศิ กั ดิ์ 3. คน้ หาบรษิ ทั SNB ปี 2018 24 15 4. คน้ หาบรษิ ทั SML ปี 2020 คณุ เมธี 5. คน้ หาบรษิ ทั NSK ปี 2018 คุณวฑิ ติ 13 8 6. คน้ หาบรษิ ทั SGSS ปี 2018 คุณมณฑานี คณุ ปิยะพงษ์ 18 11 22 14 41 25 16
ภาพการทากิจกรรม 5ส+ (ต่อ) ทดสอบการค้นหาเอกสาร สถิติการค้นหาเอกสารในฝ่ าย IA ทดสอบ ทดสอบ ผลลพั ธ์ 28 มกราคม 2564 23 กมุ ภาพนั ์ 2564 หวั ขอ้ ในการทดสอบ ผรู้ บั การทดสอบ ทดสอบโดย เวลาในการ เวลาในการ เรว็ ขึน้ / ช้าลง ค้นหา ค้นหา / 1. คน้ หาบรษิ ทั SGSS ปี 2020 คุณสทุ ธศิ กั ดิ์ 2. คน้ หาบรษิ ทั SNB ปี 2019 คณุ เมธี (Before) (After) 3. คน้ หาบรษิ ทั SML ปี 2020 คุณวฑิ ติ 4. คน้ หาบรษิ ทั NBMT ปี 2020 Second Second 5. คน้ หาบรษิ ทั SGS ปี 2019 คุณมณฑานี คุณปิยะพงษ์ คณุ เมธี 18 15 คุณเมธี 25 22 คณุ เมธี 15 11 คุณเมธี 10 9 คุณเมธี 12 11 17
ภาพการทากิจกรรม 5ส+ (ต่อ) ทดสอบการค้นหาเอกสาร ทดสอบ ทดสอบ ผลลพั ธ์ สถิติการค้นหาเอกสารในฝ่ าย IA 20 มิถนุ ายน 2565 หวั ขอ้ ในการทดสอบ ผรู้ บั การทดสอบ ทดสอบโดย เวลาในการ เวลาในการ เรว็ ขึน้ / ช้าลง ค้นหา ค้นหา / 1. คน้ หาบรษิ ทั SGSS ปี 2020 คณุ สทุ ธศิ กั ดิ์ คุณปิยะพงษ์ 2. คน้ หาบรษิ ทั NBMT ปี 2020 คุณมณฑานี คณุ ปิยะพงษ์ (Before) (After) 3. คน้ หาบรษิ ทั SGS ปี 2019 คุณปิยะพงษ์ คณุ ปิยะพงษ์ 4. คน้ หาบรษิ ทั NSK ปี 2018 คณุ ธญั ญ์รตั น์ คณุ ปิยะพงษ์ Second Second 17 15 16 21 18
5. มาตรฐานพืน้ ท่ี 19
มาตรฐานพืน้ ท่ี หมวดมาตรฐานพืน้ ท่ี หมวด 1 : โต๊ะทางานและลน้ิ ชกั หมวด 2 : Note Book และอุปกรณ์ตอ่ พว่ ง หมวด 3 : ตเู้ กบ็ อุปกรณ์ เครอ่ื งใชส้ านกั งานสว่ นกลาง หมวด 4 : ตเู้ กบ็ แฟ้ม หนงั สอื และมดั เอกสาร หมวด 5 : ตเู้ อกสารสว่ นบุคคล หมวด 6 : สนั แฟ้ม หมวด 7 : ราวแขวนผา้ Prepared by : มณฑานี ญาณนันทะนิธิ Approved by : ปิ ยะพงษ์ พ่มุ มะลิ 20
มาตรฐานพืน้ ที่ (ต่อ) รายละเอียดมาตรฐาน อา้ งองิ จากมาตรฐานกลาง หมวด 1 : มาตรฐานพืน้ ที่โตะ๊ ทางานและลิ้นชกั รปู มาตรฐาน Prepared by : มณฑานี ญาณนันทะนิธิ Approved by : ปิ ยะพงษ์ พมุ่ มะลิ 21
มาตรฐานพืน้ ที่ (ต่อ) รายละเอยี ดมาตรฐาน หมวด 2 : มาตรฐาน Laptop และอปุ กรณ์ต่อพ่วง อา้ งองิ จากมาตรฐานกลาง รปู มาตรฐาน Prepared by : มณฑานี ญาณนันทะนิธิ Approved by : ปิ ยะพงษ์ พ่มุ มะลิ 22
มาตรฐานพืน้ ที่ (ต่อ) หมวด 3 : มาตรฐานต้เู กบ็ อปุ กรณ์เครื่องใช้สานักงานส่วนกลาง รปู มาตรฐาน รายละเอียดมาตรฐาน 1. ต้เู กบ็ อปุ กรณ์ต้องสะอาด ไม่มีฝ่ นุ หยากไย่ และคราบสกปรก อปุ กรณ์ภายในตู้ ให้มีป้ายช่ือระบชุ ดั เจน ตามแต่ละตาแหน่งท่ีจดั วาง 2. จดั วางอปุ กรณ์แยกตามแต่ละประเภทและหมวดหม่อู ย่างเป็นระเบยี บ ดสู วยงาม และสะดวกต่อการหยิบใช้ 3. อปุ กรณ์เคร่ืองใช้สานักงานที่มีสายไฟ ให้จดั เกบ็ สายไฟให้อยใู่ นสภาพ เรียบร้อย ไม่ระเกะระกะ 4. เมื่อนาอปุ กรณ์เคร่ืองใช้สานักงานออกไปใช้เรียบร้อยแล้ว ให้นา กลบั มาจดั เกบ็ เข้าที่ตามเดิม Prepared by : มณฑานี ญาณนันทะนิธิ Approved by : ปิ ยะพงษ์ พ่มุ มะลิ 23
มาตรฐานพืน้ ที่ (ต่อ) หมวด 4 : มาตรฐานต้เู กบ็ แฟ้ม หนังสือ และมดั เอกสาร รปู มาตรฐาน รายละเอียดมาตรฐาน 1. ต้เู กบ็ เอกสารต้องสะอาด ไม่มีฝ่ นุ และคราบสกปรก 2. แฟ้ม หนังสือ และมดั เอกสารภายในตู้ มีชื่อระบชุ ดั เจน บนสนั แฟ้ม หน้าปก หรือตาแหน่งที่จดั วาง 3. จดั วางแฟ้ม หนังสือ และมดั เอกสาร ตามประเภท และหมวดหมู่ อย่างเป็นระเบยี บ ดสู วยงาม และสะดวกต่อการหยิบใช้งาน 4. มีป้ายบง่ ชี้ท่ีฝาต้สู าหรบั บอกชนั้ ท่ีมีมดั เอกสารวางอยู่ 5. มีป้ายบง่ ชี้แบง่ ระหว่างมดั เอกสารท่ีวางซ้อนกนั Prepared by : มณฑานี ญาณนันทะนิธิ Approved by : ปิ ยะพงษ์ พ่มุ มะลิ 24
มาตรฐานพืน้ ท่ี (ต่อ) รายละเอียดมาตรฐาน หมวด 5 : มาตรฐานต้เู อกสารส่วนบคุ คล 1. ต้เู กบ็ เอกสารต้องสะอาด ไม่มีฝ่ นุ หยากไย่ และคราบสกปรก รปู มาตรฐาน 2. อนุญาตให้มีของใช้ส่วนตวั อย่ใู นต้ไู ด้ 1 ตู้ สาหรบั พนักงาน 2 คน ตามความเหมาะสม และจดั วางให้เป็นระเบยี บเรียบร้อย 3. แยกพืน้ ท่ีของส่วนตวั และเอกสาร ให้ชดั เจน Prepared by : มณฑานี ญาณนันทะนิธิ Approved by : ปิ ยะพงษ์ พมุ่ มะลิ 25
มาตรฐานพืน้ ที่ (ต่อ) รายละเอียดมาตรฐาน หมวด 6 : มาตรฐานสนั แฟ้ม และมดั เอกสาร 1. รปู แบบและลกั ษณะของสนั แฟ้มอ้างอิงตามมาตรฐานกลาง รปู มาตรฐาน 2. สีของสนั แฟ้ม จดั ทาให้มีความแตกต่างกนั ตามแต่ละปี Prepared by : มณฑานี ญาณนันทะนิธิ เพ่ือความสะดวกในการหาและจดั เกบ็ 3. ช่ือแฟ้มต้องระบขุ ้อมลู ดงั ต่อไปนี้ • ปี ที่เข้าตรวจบริษทั • ช่ือยอ่ บริษทั ท่ีเข้าตรวจ • จานวนคมุ แฟ้มของบริษทั ที่เข้าตรวจ เช่น หากบริษทั • นัน้ มี 2 แฟ้ม ให้ระบเุ ป็น File1/2 และ File 2/2 Approved by : ปิ ยะพงษ์ พมุ่ มะลิ 26
มาตรฐานพืน้ ท่ี (ต่อ) รายละเอียดมาตรฐาน หมวด 7 : มาตรฐานราวแขวนผา้ 1. ราวแขวนผา้ กาหนดให้แขวนได้เฉพาะ ร่ม เสื้อคมุ หรือเสือ้ สทู เท่านัน้ รปู มาตรฐาน Prepared by : มณฑานี ญาณนันทะนิธิ Approved by : ปิ ยะพงษ์ พมุ่ มะลิ 27
6. การนาเสนอการปรบั ปรงุ 5ส+ Best Practice 28
การนาเสนอการปรบั ปรงุ 5ส+ Best Practice ปี 2563 เรื่อง : จดั พน้ื ทก่ี ารเกบ็ อุปกรณ์เครอ่ื งเขยี นใหม่ เพอ่ื ใหห้ ยบิ ใชไ้ ดส้ ะดวก และมใี ชอ้ ยา่ งตอ่ เน่ือง หวั ข้อ 5ส+ : สะดวก และ สะสาง ก่อนปรบั ปรงุ : เม่อื อปุ กรณ์เครื่องเขียนหมดจึงร้วู ่าต้องสงั่ เพ่ิม และมีของท่ีไม่จาเป็นจดั เกบ็ ไว้ในตู้ การปรบั ปรงุ : 1.จดั ประเภทอปุ กรณ์เคร่อื งเขียนให้เป็นหมวดหมู่ และกาหนดต้ใู นการจดั เกบ็ โดยเฉพาะ 2.ติดป้ายอปุ กรณ์เครอื่ งเขียนตามหมวดหมู่ที่กาหนดในตาแหน่งท่ีเหน็ ได้ง่าย และชดั เจน ประโยชน์ท่ีได้รบั : 1.พน้ื ทใ่ี นการจดั เกบ็ มองเหน็ ไดท้ นั ทถี งึ จานวนอปุ กรณ์เครอ่ื งเขยี นทม่ี ี จงึ สงั่ ซอ้ื ลว่ งหน้าได้ เหมาะสม และมอี ุปกรณ์ใชอ้ ยา่ งต่อเน่ือง 2.จานวนอปุ กรณ์เครอ่ื งเขยี นทจ่ี ดั เกบ็ อยใู่ นระดบั ทเ่ี หมาะสม ไมม่ ากเกนิ ไปในบางประเภท เพราะ สามารถมองเหน็ ปรมิ าณการจดั เกบ็ ไดท้ นั ทเี มอ่ื เปิดตู้ 3.สามารถหาอุปกรณ์เครอ่ื งเขยี นเจอไดใ้ นเวลาทร่ี วดเรว็ กวา่ กอ่ นปรบั ปรงุ 4.สามารถสะสางอุปกรณ์เครอ่ื งเขยี นทไ่ี มจ่ าเป็นออกจากพน้ื ท่ี และเพม่ิ พน้ี ทส่ี าหรบั จดั เกบ็ อุปกรณ์ ทจ่ี าเป็นอ่นื ๆ 29
การนาเสนอการปรบั ปรงุ 5ส+ Best Practice ปี 2563 เร่อื ง : จดั พน้ื ทก่ี ารเกบ็ เอกสารประกอบการตรวจสอบใหมเ่ พอ่ื งา่ ยตอ่ การคน้ หา หวั ข้อ 5ส+ : สะดวก ก่อนปรบั ปรงุ : ใช้ความจาส่วนบคุ คลในการค้นหาเอกสารประกอบการตรวจสอบ การปรบั ปรงุ : 1. กาหนดช่ือต้ทู ุกตู้ และนาชื่อต้มู ากาหนดเป็นรหสั ของแฟ้มเอกสาร เช่น ตู้ A จะมีสนั แฟ้ม A1 และ A2 โดย 1 คือชนั้ บน และ 2 คือชนั้ ล่างของตู้ A เป็นต้น เพ่ือความสะดวกในการจดั เกบ็ คืนท่ีเดิมได้ถกู ต้องหลงั การนาไปใช้ ไมส่ ลบั ตู้ 2. นา Visual Control มาประยกุ ตใ์ ช้ โดยการกาหนดสีสนั แฟ้มตามปี ท่ีเข้าตรวจ เพื่องความสะดวกต่อการหาเอกสาร 3. จดั ทาป้ายบอกประเภทเอกสารภายในตู้ โดยติดไว้ท่ีบานประตขู องตู้ เพ่ือสะดวกต่อการค้นหาโดยไมต่ ้องเปิ ดต้ทู กุ ตู้ 4. จดั ทาสมุดคมุ แฟ้มเอกสารและเอกสารที่นาออกจากแฟ้มมาเข้าเล่มทงั้ หมด (Book Control – Excel file) เพ่ือจะได้ทราบถงึ จานวนแฟ้มเอกสาร และ เอกสารท่ีเข้าเล่มทงั้ หมด แบ่งเป็นของ Audit Project ไหนบ้าง และเกบ็ อย่ทู ี่ใดบ้าง ประโยชน์ท่ีได้รบั : 1.สมาชิกทกุ คนภายในฝ่ ายมีวิธีการค้นหาเอกสารแบบเดียวกนั รวมทงั้ พนักงานเข้าใหม่กส็ ามารถทราบสถานที่จดั เกบ็ ได้จากวิธีการจดั เกบ็ ท่ีเป็นมาตรฐานนี้ 2.เอกสารไม่ปะปนกนั สาหรบั งานแต่ละ Project 3.ค้นหาเอกสารอ้างอิงได้งา่ ยขึน้ สาหรบั งานการตรวจสอบครงั้ ต่อไป 30
การนาเสนอการปรบั ปรงุ 5ส+ Best Practice ปี 2563 เรือ่ ง : จดั พน้ื ทก่ี ารเกบ็ เอกสารประกอบการตรวจสอบใหมเ่ พอ่ื งา่ ยต่อการคน้ หา หวั ข้อ 5ส+ : สะดวก 31
การนาเสนอการปรบั ปรงุ 5ส+ Best Practice ปี 2565 เรื่อง : สะสางแฟ้ม จดั พน้ื ทต่ี เู้ อกสาร และทาป้ายบง่ ชม้ี ดั เอกสาร เพอ่ื งา่ ยต่อการคน้ หายง่ิ ขน้ึ หวั ข้อ 5ส+ : สะสาง และสะดวก ก่อนปรบั ปรงุ : แฟ้มเอกสารมจี านวนมาก พน้ื ทจ่ี ดั เกบ็ เอกสารอยตู่ า่ งกนั การคน้ หาเอกสารจากมดั เอกสารใชเ้ วลานาน การปรบั ปรงุ : ทาการพฒั นาต่อยอดจาก Best Practice เดิม 1. สะสางแฟ้มทไ่ี มค่ อ่ ยไดใ้ ช้ โดยเปลย่ี นจากแฟ้ม และทาการเขา้ เลม่ เป็นมดั เอกสาร 2. จดั ผงั การวางตเู้ อกสารและเรยี งลาดบั เอกสารใหม่ โดยแยกตามปีของเอกสาร 1 ปี ต่อ 1 ตู้ 3. นา Visual Control มาประยกุ ตใ์ ช้ โดยการกาหนดสขี องสนั แฟ้มหรอื ปกของมดั เอกสารตามปีเอกสาร เพอ่ื งความสะดวกต่อการหาเอกสาร 4. จดั ทาป้ายบอกประเภทเอกสารภายในตู้ โดยตดิ ไวท้ บ่ี านประตูของตู้ โดยแบ่งตามกองของมดั เอกสาร (Left - Middle - Right) 5. จดั ทาป้ายบ่งชร้ี ะหวา่ งมดั เอกสารทว่ี างทบั ซอ้ นกนั และใสส่ ขี องป้ายบง่ ชต้ี ามสขี องปีทก่ี าหนด เพอ่ื สะดวกต่อการคน้ หาโดยไมต่ อ้ งยกมดั เอกสารทุกเลม่ เพอ่ื คน้ หา และป้องกนั การจดั เกบ็ เอกสารผดิ ปีและผดิ ตู้ 6. อพั เดทสมดุ คุมแฟ้มเอกสารและเอกสารทน่ี าออกจากแฟ้มมาเขา้ เลม่ ทงั้ หมด (Book Control – Excel file) และเพมิ่ สปี ีของเอกสารในสมดุ คมุ เพอ่ื งา่ ยต่อการคน้ หา มากยง่ิ ขน้ึ ประโยชน์ท่ีได้รบั : 1. สมาชกิ ทกุ คนภายในฝ่าย รวมทงั้ พนกั งานเขา้ ใหมก่ ส็ ามารถทราบสถานทจ่ี ดั เกบ็ ไดจ้ ากวธิ กี ารจดั เกบ็ ทเ่ี ป็นมาตรฐานน้ี 2. เอกสารไมป่ ะปนกนั สาหรบั งานแตล่ ะ Project 3. คน้ หาเอกสารอา้ งองิ ไดง้ า่ ยขน้ึ สาหรบั งานการตรวจสอบครงั้ ต่อไป 32
การนาเสนอการปรบั ปรงุ 5ส+ Best Practice ปี 2565 เรือ่ ง : สะสางแฟ้ม จดั พน้ื ทต่ี เู้ อกสาร และทาป้ายบง่ ชม้ี ดั เอกสาร เพอ่ื งา่ ยตอ่ การคน้ หายง่ิ ขน้ึ หวั ข้อ 5ส+ : สะสาง และสะดวก 33
7. การตรวจประเมินพืน้ ที่ Self Audit 34
แบบประเมินพืน้ ท่ี Self Audit ประเดน็ ที่ตรวจพบจากการตรวจประเมินพืน้ ท่ี Self Audit ของปี 2563 35
ประเดน็ ที่ตรวจพบจากการตรวจประเมินพืน้ ท่ี Self Audit ของปี 2563 หมวดหมู่ การตรวจ ประเดน็ ที่ตรวจพบ Self-Audit เครอ่ื งถ่าย พน้ื ทส่ี ว่ นกลางเครอ่ื งถา่ ยเอกสาร ควรตรวจเชค็ กระดาษสารองในตเู้ สมอ เชน่ หากนากระดาษ A3 ใส่ Tray จานวน 1 รมี ใหเ้ บกิ กระดาษ A3 มาเตมิ ในตู้ เอกสาร ครงั้ ท่ี 1 1 รมี เพอ่ื ใหใ้ นตมู้ กี ระดาษ A3 สารอง อยา่ งน้อย 1 รมี พน้ื ทส่ี ว่ นกลางเครอ่ื งถ่ายเอกสาร ควรตรวจเชค็ กระดาษในเครอ่ื งถา่ ยเอกสารเสมอ กระดาษ A3, B4, และ F4 ควรเตมิ ในเครอ่ื งเอกสารใหพ้ รอ้ มใชง้ าน เตา้ รบั ครงั้ ท่ี 2 อยา่ งละ 1 รมี โต๊ะ พน้ื ทส่ี ว่ นกลางเครอ่ื งถา่ ยเอกสาร ควรตรวจเชค็ กระดาษ F4 ในเครอ่ื งถา่ ยเอกสาและในตใู้ หเ้ พยี งพอต่อการใชง้ าน ใตโ้ ต๊ะ ครงั้ ท่ี 3 ดปู รมิ านกระดาษ F4 ใหม้ คี วามเหมาะสมเพยี งพอต่อการใชง้ าน (เน่อื งจากความถใ่ี นการใชน้ ้อย) ทร่ี องแกว้ ครงั้ ท่ี 4 ดปู รมิ าณกระดาษ F4 ใหม้ คี วามเหมาะสมเพยี งพอต่อการใชง้ าน (เน่ืองจากความถใ่ี นการใชง้ านน้อย) พาซชิ นั่ ครงั้ ท่ี 5 ควรมกี ระดาษ A4 อยา่ งน้อย 5 รมี จดั เกบ็ ไวใ้ นตู้ และมกี ระดาษ F4 เพอ่ื ใชใ้ นปรมิ านทเ่ี หมาะสม ราวแขวนผา้ ครงั้ ท่ี 6 ดปู รมิ าณกระดาษ F4 ใหม้ คี วามเหมาะสมเพยี งพอต่อการใชง้ าน (เน่ืองจากความถใ่ี นการใชง้ านน้อย) ครงั้ ท่ี 7 ควรตรวจเชค็ และทาความสะอาดเตา้ รบั ลน้ิ ชกั โต๊ะ ครงั้ ท่ี 3 ทาความสะอาดเตา้ รบั หรอื ตรงบรเิ วณมมุ บานพบั ใหส้ ะอาด ครงั้ ท่ี 6 จดั เกบ็ สงิ่ ของทไ่ี มจ่ าเป็นออกจากโต๊ะทางานและจดั วางสง่ิ ของใหเ้ ป็นระเบยี บเรยี บรอ้ ย ครงั้ ท่ี 1 ทาความสะอาดฝ่นุ บนโต๊ะทางาน และเตา้ รบั ใหส้ ะอาด 36 ครงั้ ท่ี 4 รองเทา้ ควรเกบ็ ใสก่ ลอ่ งใตโ้ ต๊ะทางานใหเ้ รยี บรอ้ ย ครงั้ ท่ี 1 จดั หาทร่ี องแกว้ สาหรบั รองแกว้ น้าเปียก ครงั้ ท่ี 3 ใชก้ ระดาษ A4 เทา่ นนั้ ในการตดิ ผนงั โต๊ะ ครงั้ ท่ี 2 สง่ิ ของอน่ื ๆ ทเ่ี ป็นของสว่ นตวั ควรใสไ่ วใ้ นตสู้ ว่ นตวั ไมค่ วรนามาแขวนไวท้ ร่ี าวแขวนผา้ เชน่ หมวกครสิ ตม์ าส ครงั้ ท่ี 1 ราวแขวนผา้ ไมค่ วรแขวนสงิ่ ทไ่ี มเ่ กย่ี วขอ้ ง เชน่ หมวกครสิ ตม์ าส ครงั้ ท่ี 2 ลน้ิ ชกั โต๊ะชนั้ บน ควรมปี ากกาเทา่ ทจ่ี าเป็นและนาของใชส้ ว่ นตวั ใสใ่ น ลน้ิ ชกั ลา่ งสดุ สว่ นเอกสารควรเกบ็ ไวใ้ นลน้ิ ชกั ชนั้ ท่ี 2 ครงั้ ท่ี 1 จดั เกบ็ สงิ่ ของทไ่ี มจ่ าเป็นออกจากลน้ิ ชกั โต๊ะทางาน เน่ืองจากมอี ปุ กรณ์เครอ่ื งเขยี นเกนิ ความจาเป็น และเครอ่ื งคดิ เลขอยู่ลน้ิ ชกั ชนั้ 2 ทไ่ี วเ้ กบ็ เอกสาร ครงั้ ท่ี 2 ไมค่ วรเกบ็ ของทไ่ี มเ่ กย่ี วขอ้ งไวบ้ นลน้ิ ชกั บน เชน่ กระเป๋ า ครงั้ ท่ี 3 ไมจ่ ดั เกบ็ ของทไ่ี มเ่ กย่ี วกบั อปุ กรณ์เครอ่ื งเขยี นไวท้ ล่ี น้ิ ชกั ชนั้ บนสดุ เชน่ ซมิ การด์ , เหรยี ญ หรอื สมดุ จดงาน ครงั้ ท่ี 5 ไมค่ วรเกบ็ ของทไ่ี มใ่ ชอ่ ปุ กรณ์เครอ่ื งเขยี นไวใ้ นลน้ิ ชกั ชนั้ บนสดุ ครงั้ ท่ี 6
ผลประเมินการตรวจพืน้ ท่ี - สรปุ ผลการตรวจ Self Audit สรปุ ผลการตรวจประเมินพืน้ ท่ี Self Audit คิดเป็น % 100 95 90 85 80 75 70 37
แบบประเมินพืน้ ท่ี Self Audit ประเดน็ ที่ตรวจพบจากการตรวจประเมินพืน้ ท่ี Self Audit ของปี 2564 38
ประเดน็ ท่ีตรวจพบจากการตรวจประเมินพืน้ ที่ Self Audit ของปี 2564 หมวดหมู่ การตรวจ ประเดน็ ที่ตรวจพบ Self-Audit เคร่อื งถ่าย ดปู รมิ านกระดาษ F4 ใหม้ คี วามเหมาะสมเพยี งพอต่อการใชง้ าน (เน่ืองจากความถใ่ี นการใชน้ ้อย) เอกสาร ครงั้ ท่ี 1 ดปู รมิ านกระดาษ A3, B4, F4 ใหม้ คี วามเหมาะสมเพยี งพอตอ่ การใชง้ าน (เน่ืองจากความถใ่ี นการใชน้ ้อย) ตูเ้ อกสาร ครงั้ ท่ี 2 ดปู รมิ านกระดาษ A3, B4, F4 ใหม้ คี วามเหมาะสมเพยี งพอต่อการใชง้ าน (เน่ืองจากความถใ่ี นการใชน้ ้อย) ครงั้ ท่ี 3 ใหต้ รวจสอบกระดาษสารองบรเิ วณพน้ื ทเ่ี คร่อื งถ่ายเอกสารสว่ นกลางอยา่ งสม่าเสมอ หากพบวา่ กระดาษสารองเหลอื โต๊ะ น้อย ใหท้ าการแจง้ ผรู้ บั ผดิ ชอบเตมิ กระดาษ (แผนกจดั ซอ้ื ) ทราบทนั ที ก่อนทก่ี ระดาษจะหมด เพอ่ื ทาการเตมิ กระดาษ ครงั้ ท่ี 11 ใหเ้ พยี งพอตอ่ การใชเ้ สมอ ใตโ้ ต๊ะ วางแฟ้มแนวนอน ตอ้ งทาสนั แฟ้มเป็นแนวนอน ครงั้ ท่ี 6 ทาความสะอาดฝ่นุ บนโต๊ะทางาน และเตา้ รบั ใหส้ ะอาด ลน้ิ ชกั ครงั้ ท่ี 1 หมนั่ ทาความสะอาดไมใ่ หม้ ฝี ่นุ เกาะ ครงั้ ท่ี 6 มกี ลอ่ งรองเทา้ ทพ่ี อดกี บั รองเทา้ และจดั เกบ็ ไวใ้ นกลอ่ งใหเ้ รยี บรอ้ ย ครงั้ ท่ี 2 การวางรองเทา้ ไดไ้ มเ่ กนิ 1 คู่ ครงั้ ท่ี 5 การวางรองเทา้ ไดไ้ มเ่ กนิ 1 คู่ ครงั้ ท่ี 6 การวางรองเทา้ ไดไ้ มเ่ กนิ 1 คู่ ครงั้ ท่ี 7 การวางรองเทา้ ไดไ้ มเ่ กนิ 1 คู่ และจดั เกบ็ ในกลอ่ งใหเ้ รยี บรอ้ ย ครงั้ ท่ี 10 ลน้ิ ชกั บนเกบ็ อปุ กรณ์เครอ่ื งเขยี นเทา่ ทจ่ี าเป็น ครงั้ ท่ี 1 ลน้ิ ชกั บนเกบ็ อปุ กรณ์เคร่อื งเขยี นเทา่ ทจ่ี าเป็น ครงั้ ท่ี 2 มอี ปุ กรณ์อน่ื ทน่ี อกจากเครอ่ื งเขยี นใหน้ าออก ครงั้ ท่ี 6 มวี างสงิ่ ของทไ่ี มใ่ ชเ่ อกสารใหน้ าออก ครงั้ ท่ี 6 39
ผลประเมินการตรวจพืน้ ที่ - สรปุ ผลการตรวจ Self Audit สรปุ ผลการตรวจประเมินพืน้ ท่ี Self Audit คิดเป็น % 100.00 95.00 90.00 85.00 80.00 75.00 70.00 40
ภาพรวมประเดน็ ที่ตรวจพบจากการตรวจประเมินพืน้ ท่ี Self Audit ปี 2563-2564 หมวดหมู่ ประเดน็ ท่ีตรวจพบ ความถี่ที่ตรวจพบ (ครงั้ ) เคร่อื งถ่ายเอกสาร ควรตรวจเชค็ กระดาษ ในเคร่อื งถ่ายเอกสาและในตู้ ใหเ้ พยี งพอตอ่ การใชง้ าน ปี 2563 ปี 2564 - กระดาษ A3 และ B4 ควรมสี ารองยา่ งละ 1 รมี ตูเ้ อกสาร - กระดาษ F4 ควรคานวนการใชง้ าน และสารองใหเ้ พยี พอ เน่ืองจากความถใ่ี นการใชน้ ้อย 74 เตา้ รบั วางแฟ้มแนวนอน ตอ้ งทาสนั แฟ้มเป็นแนวนอน โต๊ะ ควรตรวจเชค็ และทาความสะอาดเตา้ รบั -1 จดั เกบ็ สง่ิ ของทไ่ี มจ่ าเป็นออกจากโต๊ะทางานและจดั วางสง่ิ ของใหเ้ ป็นระเบยี บเรยี บรอ้ ย 2- ใตโ้ ต๊ะ ทาความสะอาดฝ่นุ บนโต๊ะทางาน และเตา้ รบั ใหส้ ะอาด 1- ทร่ี องแกว้ รองเทา้ ควรเกบ็ ใสก่ ลอ่ งใตโ้ ต๊ะทางานใหเ้ รยี บรอ้ ย 12 พาซชิ นั่ การวางรองเทา้ ไดไ้ มเ่ กนิ 1 คู่ 21 ราวแขวนผา้ จดั หาทร่ี องแกว้ สาหรบั รองแกว้ น้าเปียก -4 ใชก้ ระดาษ A4 เทา่ นนั้ ในการตดิ ผนงั โต๊ะ 1- ลน้ิ ชกั โต๊ะ สงิ่ ของอน่ื ๆ ทเ่ี ป็นของสว่ นตวั ควรใสไ่ วใ้ นตูส้ ว่ นตวั ไมค่ วรนามาแขวนไวท้ ร่ี าวแขวนผา้ เชน่ หมวกครสิ ตม์ าส 1- ลน้ิ ชกั บนเกบ็ อปุ กรณ์เคร่อื งเขยี นเทา่ ทจ่ี าเป็น 2- 23 จดั เกบ็ สงิ่ ของไมถ่ ูกตอ้ งตามมาตรฐานของลน้ิ ชกั โต๊ะ - ชนั้ 1 อุปกรณ์เครอ่ื งเขยี น และอุปกรณ์สานกั งาน 41 - ชนั้ 2 งาน เอกสาร สมุดจดต่างๆ ทเ่ี ป็นเอกสาร - ชนั้ 3 ของใชส้ ว่ นตวั 41
การตรวจประเมินพืน้ ที่ Self Audit # 2565 42
ผลประเมินการตรวจพืน้ ท่ี - Self Audit #2/2565 File 43
ผลประเมินการตรวจพืน้ ท่ี - Self Audit #2/2565 (ต่อ) 44
ผลประเมินการตรวจพืน้ ท่ี - Self Audit #2/2565 (ต่อ) สรปุ ผลการตรวจประเมิน Self Audit ครงั้ ท่ี 2 ข้อเสนอะแนะจากการตรวจประเมินฯ กาหนดการปรบั ปรงุ แก้ไข - - 45
ผลประเมินการตรวจพืน้ ท่ี - Self Audit #3/2565 File 46
ผลประเมินการตรวจพืน้ ท่ี - Self Audit #3/2565 (ต่อ) 95.92 47
ผลประเมินการตรวจพืน้ ที่ - Self Audit #3/2565 (ต่อ) สรปุ ผลการตรวจประเมิน Self Audit ครงั้ ท่ี 3 ข้อเสนอะแนะจากการตรวจประเมินฯ กาหนดการปรบั ปรงุ แก้ไข 1. หลงั ทางานเสรจ็ โน๊ตทีแปะไว้ตรงแผงกนั้ ระหว่างโตะ๊ ทาการปรบั ปรงุ แก้ไขทนั ที ทางาน ให้นาออกทุกครงั้ และไม่ควรติดทิ้งไว้ 2. ควรมีการแยกโฟลเดอรใ์ ห้ชดั เจนระหว่าง โฟลเ์ ดอร์ ส่วนตวั และโฟลเดอรท์ ่ีเกี่ยวข้องกบั การทางาน 48
ผลประเมินการตรวจพืน้ ท่ี - Self Audit #4/2565 File 49
ผลประเมินการตรวจพืน้ ท่ี - Self Audit #4/2565 (ต่อ) 50
Search
