หน่วยที่ 9

E-book วชิ าการใช้คอมพิวเตอร์ในงานบัญชี รหัสวชิ า 20201-2007 หน่วยที่ 9 การออกรายงาน และการจัดทางบการเงนิ เรยี บเรยี งโดย พนิ รฎั สีตลวรางค์ บธ.บ. การบัญชี บธ.บ. การจดั การทว่ั ไป แผนกวชิ าการบัญชี วิทยาลยั อาชีวศึกษาสุโขทยั สานักงานคณะกรรมการการอาชวี ศกึ ษา

9-1 หน่วยท่ี 9 การออกรายงาน และการจดั ทางบการเงิน สาระสาคัญ เมื่อบันทึกรายการในแต่ละวันเรียบร้อยแล้ว โปรแกรม Smartbiz Accounting จะมีการประมวลผล เพอื่ ออกรายงาน และงบการเงินให้อตั โนมัติ ผใู้ ช้งานควรพมิ พ์รายงาน เพ่อื ชว่ ยในการตรวจสอบรายการออกมา ด้วย และเม่ือตรวจสอบเรียบร้อยแล้ว ก็ควรสั่งพิมพ์เพื่อเก็บไว้เป็น Hard copy เผ่ือไว้ด้วย ซึ่งโปรแกรมได้ เตรียมเครื่องมือเพ่ือช่วยในการดู และพิมพ์รายงานต่างๆ ไว้ หลายอย่าง เช่น การ Lock ข้อความในแนว คอลัมน์ และแนวนอน ให้คงท่ี หรือการแสดงลายกระดาษเพื่อช่วยในการดูรายงานที่มีข้อมูลในแนวยาวทาให้ การดูรายงานง่ายข้นึ เป็นต้น สาระการเรยี นรู้ 1. รายงานของระบบตา่ งๆ 2. เคร่ืองมือท่ีใชใ้ นการดแู ละพิมพร์ ายงาน 3. การพิมพร์ ายงาน และงบการเงนิ ออกทางจอภาพ 4. การพิมพ์รายงาน และงบการเงนิ ออกเปน็ ไฟล์ 5. การพิมพร์ ายงาน และงบการเงนิ ออกทางเครอ่ื งพมิ พ์ 6. ตวั อยา่ งการสัง่ พิมพ์รายงาน และงบการเงิน สมรรถนะประจาหน่วย 1. แสดงความรเู้ กย่ี วกับการพิมพร์ ายงาน และงบการเงิน 2. ประยกุ ต์ใชค้ วามรูเ้ กย่ี วกับการพิมพ์รายงาน และงบการเงินในชวี ิตประจาวัน และการประกอบ อาชพี จดุ ประสงคก์ ารเรียนรู้ 1. อธบิ ายรายงานของระบบต่างๆ ได้ 2. อธบิ ายเคร่ืองมือที่ใช้ในการดแู ละพิมพร์ ายงานได้ 3. อธบิ ายการพิมพ์รายงาน และงบการเงนิ ออกทางจอภาพได้ 4. อธบิ ายการพิมพร์ ายงาน และงบการเงนิ ออกเป็นไฟลไ์ ด้ 5. อธิบายการพมิ พ์รายงาน และงบการเงินออกทางเครอ่ื งพิมพ์ได้

9-2 1. รายงานของระบบตา่ งๆ เมื่อผู้ใช้งานบันทึกรายการในแต่ละวันเรียบร้อยแล้ว ควรพิมพ์รายงาน เพื่อช่วยในการตรวจสอบ รายการออกมาด้วย และเม่ือตรวจสอบรายงานเรียบร้อยแล้ว ก็ควรพิมพ์รายงานเพ่ือเก็บไว้เป็น Hard copy เผือ่ ไวด้ ว้ ย รายงานทมี่ ใี ห้ในระบบ จะแบง่ เปน็ 3 ประเภทหลักๆ ไดแ้ ก่ 1. รายงานเพือ่ การตรวจสอบรายการเอกสาร เพ่ือใช้ตรวจสอบความครบถว้ นของเอกสาร และเก็บ เปน็ สาเนากระดาษไว้ เป็นการ Backup หลงั จากบันทึกรายการเขา้ ไปแล้ว 2. รายงานเพ่อื การติดตามงาน เช่น รายการสินค้าคา้ งรับ รายงานสินค้าค้างสง่ 3. รายงานเพ่ือการวิเคราะห์ จะเปน็ รายการท่ีเกิดจากการรวมยอดจากหลายๆ เอกสาร เพ่ือนามาใช้ เปน็ ข้อมูลประกอบในการบริหารงาน หรือวางแผนในอนาคต 1.1 รายงานของระบบบรหิ ารสินค้าคงคลัง 1.1.1 รายงานเพ่ือการตรวจสอบรายการเอกสาร รายงานของระบบบริหารสินค้าคงคลัง มีให้เลือก พมิ พห์ ลายรายงาน ในทนี่ ี้ขอเลือกบางรายงานท่ีใชบ้ ่อยๆ ดงั นี้ 1) รายงานสินค้าและวัตถุดิบแบบ FIFO รายงานน้ีเป็นการควบคุมปริมาณท่ีรับเข้าและจ่าย ออก ซึ่งในตัวรายงานจะแสดงให้ทราบว่า มีปริมาณสินค้าและวัตถุดิบท่ีรับเข้าและจ่ายออกไปเป็นเท่าใด และ ปรมิ าณทค่ี งเหลอื อยยู่ ังคงมีเทา่ ใด โดยจะคานวณ สินคา้ /วตั ถุดบิ และตน้ ทนุ โดยใช้หลักการว่าถา้ ซ้อื เข้ามาก่อน ก็จะตัดสินค้าและวัตถุดิบนั้นออกไปก่อนตามลาดับ โดยจะแสดงให้เห็นวันที่ของรายการที่เกิดข้ึน และเลขท่ี ใบสาคัญรับและใบสาคัญจ่าย นอกจากนี้ยังบอกให้ทราบถึงต้นทุน ต่อหน่วยของสินค้า และต้นทุนรวมท้ังหมด ด้วย 2) รายงานสินค้าและวัตถุดิบแบบ AVERAGE รายงานน้ีเป็นการควบคุมปริมาณสินค้าท่ีรับเข้า และจ่ายออกเช่นเดียวกับรายงานแบบ FIFO เพียงแต่จะแตกต่างกันท่ี วิธีคานวณราคาสินค้าที่ต่างออกไป ส่วน รายละเอียดที่แสดงให้เห็นในรายงานจะมีเหมือนกัน โดยจะคานวณสินค้า/วัตถุดิบ รวมทั้งต้นทุนด้วยวิธีเฉล่ีย จากการซ้ือและการขายทุกครั้ง โดยจะแสดงให้เห็นเลขท่ีของใบสาคัญรับ-จ่ายของแต่ละวันท่ีมีการรับสนิ ค้าเข้า และจา่ ยออก พร้อมท้ังแสดงต้นทนุ ของสนิ ค้าต่อหนว่ ยและตน้ ทุนเฉลี่ยท้ังหมดด้วย 3) รายงานสินค้าและวัตถุดิบ ดูเฉพาะจานวนสินค้า รายงานน้ีเป็นการควบคุมปริมาณสินค้า รับเข้าและจ่ายออกเช่นเดยี วกับแบบ FIFO, AVERAGE แต่ต่างกันตรงท่ีรายงานสินค้านี้จะแสดงเฉพาะปริมาณ สินค้าที่รับเข้าและจ่ายออก และปริมาณสินค้าคงเหลือ โดยจะแสดงให้เห็นวันที่ของรายการท่ีเกิดข้ึนและเลขท่ี ของใบสาคญั รบั - สาคญั จา่ ย ไมแ่ สดงราคาต้นทุนตอ่ หน่วยของสนิ ค้าและราคาทุนรวมของสินคา้ 4) รายงานสินค้าและวัตถุดิบคงเหลือแยกหรือรวมคลัง รายงานนี้เป็นการแสดงปริมาณสินค้า คงเหลือในช่วงเวลาที่ต้องการจะทราบ ซ่ึงผู้ใช้จะทราบวันเดือน ปีของเอกสารจากใบสาคัญรับและจ่าย โดยจะ แสดงปรมิ าณทีร่ ับหรือจ่ายในแตล่ ะเอกสาร ส่วนราคา ตน้ ทนุ หรือ ต้นทุนเฉลย่ี และต้นทุนรวม ในรายงานสินค้า แบบแยกหรอื รวมคลัง จะไม่แสดงในรายงานนี้

9-3 5) รายงานสินค้าและวัตถุดิบคงเหลือตามคลังต่างๆ รายงานนีจ้ ะแสดงให้ทราบถงึ ยอดคงเหลือ ของสินค้าและวัตถุดิบตามคลังต่างๆ ท่ีมีอยู่ โดยจะแสดงชื่อสินค้า รหัสสินค้าและยอดคงเหลือของสินค้าที่มี เหลอื อยู่ตามคลงั ต่างๆ รวมท้ังจะแสดงมูลคา่ คงเหลือ และราคาต่อหน่วยให้ทราบด้วย 6) รายงานมูลค่าสินค้าคงเหลือ รายงานนี้เป็นการแสดงปริมาณยอดคงเหลือสินค้าและวัตถุดิบ ซึ่งจะแสดงช่ือสินค้า รหัสสินค้า ยอดคงเหลือของสินค้าตามหน่วยนับมาตรฐานท่ีได้บันทึกยอดยกมาของสินค้า จานวนสินค้าที่ซ้ือเข้า จานวนสินค้าท่ีขายออก ปริมาณสินค้าที่ปรับปรุงแล้ว ยอดคงเหลือของสินค้า มูลค่ายก มาของสินคา้ มูลค่าสินคา้ ทขี่ ายได้ และมูลคา่ คงเหลอื ทงั้ สน้ิ 1.1.2 รายงานเพื่อการติดตามงาน ได้แก่ 1) รายงานสินค้าค้างส่งแยกตามสินคา้ เป็นรายงานท่ีแสดงปริมาณสินค้าที่ยังไม่จดั ส่งให้ลกู คา้ ซ่ึงจะทาให้ ผู้ประกอบการ ทราบว่ามีสินค้าและวัตถุดิบชนิดใดบ้างที่ถึงกาหนดส่งและยังไม่จัดส่งให้ลูกค้า โดย รายงานจะแสดงให้ทราบวันท่ี ท่ีถึงกาหนดส่งสินค้า เลขที่ของใบรับคาส่ังขาย ชื่อลูกค้า ยอดส่ังซื้อ จานวนท่ี คา้ งส่ง และหน่วยนบั มาตรฐานในใบรับคาสง่ั ซ้ือ 2) รายงานสินค้าค้างรับแยกตามสินค้า เป็นรายงานการท่ีแสดงรายงานสินค้าค้างรับแบบแยก ตามสินค้า จะทาให้ทราบถึงวันที่ถึงกาหนดรับสินค้า เลขที่ใบสั่งซ้ือ บริษัทผู้จาหน่าย ปริมาณสินค้าที่สั่งซื้อ ปริมาณสินค้าคา้ งรบั และหน่วยนับมาตรฐานในการสั่งซอ้ื สนิ คา้ 3) รายงานสินค้าและวัตถุดิบคงเหลือ ค้างรับ/ค้างส่งและต้นทุนเฉลี่ย เป็นรายงานที่แสดงให้ ทราบความเคลื่อนไหวของสินค้าและวัตถุดิบคงเหลือ ท้ังแบบค้างรับและค้างส่ง รวมทั้งแสดงต้นทุนเฉล่ียให้ ทราบด้วย รายละเอียดท่ีผู้ใช้จะทราบได้จากรายงานนี้ คือ ชื่อสินค้า รหัสสินค้า ปริมาณคงเหลือ หน่วยนับ มาตรฐาน ราคาต่อหนว่ ย มลู คา่ คงเหลอื ท้งั ส้นิ จานวนสินคา้ คา้ งรบั จานวนสินคา้ ค้างส่ง และยอดเงินสุทธทิ ั้งสิ้น ซง่ึ การตรวจสอบสนิ คา้ ค้างรับ/ค้างสง่ น้ี ผใู้ ช้สามารถเลือกดตู ามทต่ี อ้ งการได้ 1.1.3 รายงานเพอ่ื การวเิ คราะห์ รายงานทแี่ นะนา มดี ังน้ี 1) รายงานสินค้าและวัตถุดิบที่ให้กาไรหรือมูลค่าขายสูงเรียงลาดับ เป็นรายงานท่ีแสดงการ วิเคราะห์สินค้าและวัตถุดิบที่สร้างกาไรหรือมีปริมาณการจาหน่ายสูงสุด ซึ่งสามารถเลือกการแสดงรายงาน ตามลาดับได้ต้ังแต่ลาดับที่ 1 ถึงลาดับที่ 10 หรือต้องการให้แสดงทุกลาดับของสินค้าที่สนใจ หรือของสินค้า ท้ังหมดก็ได้ โดยรายงานจะแสดงให้ทราบชื่อสินค้า รหัสสินค้า หน่วยนับมาตรฐาน ปริมาณสินค้าท่ีจาหน่ายไป มลู คา่ การจาหน่ายตน้ ทุนขายและกาไรขัน้ ต้น ซง่ึ สามารถดไู ด้ท้ังท่คี ดิ เป็นจานวนเงิน หรอื คดิ เปน็ เปอร์เซ็นต์ 2) รายงานสินค้าท่ีไม่มีการขาย รายงานน้ีเป็นการแสดงรายงานสินค้าที่ไม่มีการขาย โดยจะ แสดงเฉพาะสินค้าท่ีมียอดคงคลังเท่านั้น หากสินค้าใดที่ไม่มียอดคงเหลืออยู่ รายงานนี้จะไม่แสดงรายการให้ เห็นเลย แม้ว่าจะเป็นสินค้าที่ไม่มีการขายก็ตาม โดยรายงานจะแสดงให้ทราบช่ือสินค้า รหัสสินค้า หน่วยนับ มาตรฐาน ยอดคงเหลอื วนั ทขี่ ายล่าสุด ยอดขายจากตน้ ปี และมลู ค่าทข่ี ายได้ท้ังหมด 3) รายงานสินค้าและวัตถุดิบที่ถึงจุดสั่งซื้อ เป็นรายงานแสดงสินค้าและวัตถุดิบที่ถึงจุดส่ังซื้อ ซ่ึงจะมีประโยชน์ต่อการบริหารงาน ด้านการควบคุมสต๊อกสินค้าและการวางแผนการขาย และโปรโมช่ัน นอกจากจะแสดงช่ือสินค้า รหัสสินค้า หน่วยนับของสินค้า ยอดคงเหลือ ปริมาณสินค้าท่ีถึงจุดสั่งซื้อ แล้วยัง

9-4 แสดงให้ทราบปริมาณสินค้า/วัตถุดิบค้างรับ – ค้างส่ง และยอดส่ังเพ่ิมด้วย นอกจากนั้นยังแสดงให้ทราบราคา ตน้ ทุนทซ่ี อ้ื สนิ คา้ ชุดลา่ สดุ ด้วย 4) รายงานการเคล่ือนไหวของสินค้า รายงานนี้เป็นรายงานแสดงการเคล่ือนไหวของสินค้า แสดงใหเ้ ห็นถึงยอดซ้อื เข้า ขายออก ลดหน้ี เพ่มิ หนี้ โดยแสดงเป็นยอดรวมของจานวนสนิ ค้าทม่ี ีการเคลื่อนไหว ในชว่ งเวลาท่ีกาหนด 1.2 รายงานของระบบซือ้ 1.2.1 รายงานเพื่อตรวจสอบรายการเอกสาร รายงานประเภทน้ี ผู้ใช้งานสามารถเลือกพิมพ์เรียง ตามวันท่ีของเอกสาร หรือเรียงตามเลขที่ของเอกสาร ทาให้ตรวจสอบได้วา่ จานวนเอกสารจริงมีครบถ้วนตามท่ี บนั ทึกไวใ้ นระบบคอมพิวเตอร์หรือไม่ โดยในทา้ ยรายงานจะแสดงยอดรวมของจานวนเอกสาร ชว่ ยในการตรวจ นับเอกสารจริงได้สะดวกขึ้น นอกจากนี้ยังเลือกพิมพ์โดยดูเฉพาะส่วนหัวของเอกสาร หรือจะเลือกพิมพ์ รายละเอียดของเอกสารออกมาด้วย เป็นการตรวจสอบละเอียดขึ้นว่า รายการสินค้าที่บันทึกเข้าไปตรงกัน หรือไม่ ตัวอย่างของรายงานท่ีจัดอยใู่ นประเภทนี้ เช่น พิมพ์รายการใบส่ังซื้อของผ้จู าหนา่ ย พิมพ์รายการบิลซื้อ สด พิมพ์รายการใบส่งของซื้อเชื่อ พิมพ์รายการใบส่งของซื้อเช่ือ พิมพ์ใบแจ้งหน้ีแยก พิมพ์รายการใบลดหน้ีซ้ือ สด พมิ พร์ ายการใบลดหน้ซี ้อื เช่อื พิมพ์รายการใบเพมิ่ หน้ซี อ้ื สด พิมพร์ ายการใบเพิ่มหนีซ้ ื้อเชอื่ เป็นต้น 1.2.2 รายงานเพ่อื ช่วยในการติดตามงาน รายงานประเภทนี้ ใชใ้ นการตดิ ตามงาน หรือบรหิ าร จดั การภายใน เชน่ 1) รายงานสินค้าค้างรับแยกตามผู้จาหน่าย เป็นรายงานท่ีใช้สาหรับตรวจสอบว่ามีสินค้า รายการใดท่ยี งั ไม่ได้รับจากผ้จู าหนา่ ยรายน้บี ้าง โดยรายงานจะแสดงรหัสสินค้า ช่ือสนิ ค้า จานวนสนิ คา้ ทค่ี ้างส่ง หน่วยนับของสินค้า วันท่ีสินค้านั้นควรจะถูกส่งมายังบริษัท เลขท่ีใบส่ังซื้อของผู้จาหน่าย หรือใบสั่งซ้ือ หาก สินคา้ รายการน้ันค้างส่งจากหลายใบสั่งซื้อ ก็จะแสดงยอดรวมใหเ้ หน็ 2) รายงานสนิ คา้ ค้างรบั แยกตามสนิ คา้ เป็นรายงานทใ่ี ช้สาหรับตรวจสอบว่ามสี นิ ค้ารายการใด ที่ค้างส่งจาแนกตามสินค้า โดยแสดงวันทีจ่ ะสง่ เลขทใ่ี บสั่งซื้อ ช่อื ผู้จาหนา่ ย ยอดทส่ี ่งั ไว้ทั้งหมด ยอดทีย่ ังค้างรับ และชอื่ หนว่ ยนบั ทาใหท้ ราบวา่ สินค้ารายการน้ันค้างรับเป็นจานวนทั้งหมดเท่าใด จะได้ทาการสง่ั ซื้อเพ่มิ เติมได้ ตรงกบั ความตอ้ งการ 3) รายงานสนิ คา้ ค้างแยกตามใบส่ังซือ้ เป็นรายงานทใี่ ช้ตรวจสอบรายการสินค้าค้างรบั แต่ดวู า่ รายการท่ีต้องรบั ในวนั ท่ีตา่ งๆ มรี ายการอะไรบา้ ง แยกเปน็ ใบส่ังซอ้ื แตล่ ะใบ โดยรายงานจะแสดงรหัสสินค้า ชอื่ สนิ ค้า ยอดสงั่ ยอดทคี่ า้ งรบั และหน่วยนับ 1.2.3 รายงานวิเคราะห์เพื่อช่วยในการบริหารงาน เป็นรายงานที่ใช้ในการบริหารและการวางแผน งาน เช่น รายงานวิเคราะหย์ อดซือ้ แยกตามผจู้ าหนา่ ย เปน็ ต้น 1.3 รายงานของระบบขาย 1.3.1 รายงานเพื่อตรวจสอบรายการเอกสาร เป็นรายงานที่ใช้ตรวจสอบว่าจานวนเอกสารจริง มี ครบถ้วนตามที่บันทึกไวใ้ นระบบคอมพิวเตอร์หรือไม่ ผู้ใช้งานสามารถเลือกพิมพ์เรียงตามวันที่ของเอกสารหรอื

9-5 เรียงตามเลขทีข่ องเอกสาร โดยในทา้ ยรายงานจะแสดงยอดรวมของจานวนเอกสารช่วยในการตรวจนับเอกสาร จริงได้สะดวกข้ึน นอกจากน้ียังเลือกพิมพ์โดยดูเฉพาะส่วนหัวของเอกสาร หรือจะเลือกพิมพ์รายละเอียดของ เอกสารออกมาด้วย เป็นการตรวจสอบละเอียดขึ้นว่า รายการสินค้าท่ีบันทึกเข้าไปตรงกันหรือไม่ ตัวอย่างของ รายงานที่จัดอยู่ในประเภทน้ี เช่น พิมพ์รายการใบส่ังซื้อของลูกค้า พิมพ์รายการบิลขายสด พิมพ์รายการใบส่ง ของขายเช่ือ พิมพ์รายการใบส่งของขายเชื่อ พิมพ์ใบแจ้งหน้ีแยก พิมพ์รายการใบลดหน้ีขายสด พิมพ์รายการ ใบลดหนี้ขายเช่ือ พมิ พร์ ายการใบเพิม่ หนข้ี ายสด พมิ พร์ ายการใบเพม่ิ หนข้ี ายเช่อื เป็นตน้ 1.3.2 รายงานเพ่ือช่วยในการติดตามงาน เป็นรายงานที่ใช้ในการติดตามงาน หรือบริหารจัดการ ภายใน เชน่ 1) รายงานสินค้าค้างส่งแยกตามลูกคา้ ใช้สาหรับตรวจสอบว่ามสี นิ ค้ารายการใดที่ยังไม่ได้ส่งให้ ลูกค้ารายใดบ้าง โดยรายงานจะแสดงรหัสสินค้า ชื่อสินค้า จานวนสินค้าที่ค้างส่ง หน่วยนับของสินค้า วันที่ สินค้านั้นควรจะส่งให้ลูกค้า เลขที่ใบสั่งขายของลูกค้าหรือ ใบส่ังขาย หากสินค้ารายการน้ันค้างส่งจากหลาย ใบสง่ั ซือ้ ก็จะแสดงยอดรวมให้เห็น 2) รายงานสินค้าค้างส่งแยกตามสินค้า ใช้สาหรับตรวจสอบว่ามีสินค้ารายการใดที่ค้างส่ง จาแนกตามสินค้า โดยแสดงวันที่จะส่ง เลขท่ีใบสั่งขาย ช่ือลูกค้า ยอดท่ีส่ังไว้ทั้งหมด ยอดท่ียังค้างส่งและชื่อ หนว่ ยนับ ทาใหท้ ราบวา่ สนิ คา้ รายการนัน้ คา้ งสง่ เป็นจานวนท้ังหมดเทา่ ใด จะได้ทาการสง่ ใหเ้ พ่ิมเติมได้จนครบ 3) รายงานสินค้าค้างส่งแยกตามใบสั่งขาย ใช้ตรวจสอบรายการสินค้าค้างส่ง แยกเป็นใบสั่ง ขายแต่ละใบ ดูว่ารายการท่ีตอ้ งส่งในวันท่ีตา่ งๆ มีรายการอะไรบ้าง โดยรายงานจะแสดงรหัสสินค้า ช่ือสินค้า ยอดสั่ง ยอดทคี่ ้างส่ง และหน่วยนบั 4) รายงานใบสง่ ของต่างๆ เชน่ รายงานใบส่งของแยกตามลกู คา้ รายงานใบส่งของแยกตาม พนักงานขาย รายงานใบสง่ ของแยกตามทีมขายและพนักงานขาย ยอดขายสินคา้ เรียงตามใบสง่ ของแยกตาม ลกู คา้ เป็นตน้ 1.3.3 รายงานวิเคราะห์เพื่อช่วยในการบรหิ ารงาน เป็นรายงานท่ีใช้ในการบริหารและการวางแผน งาน ได้แก่ รายงานสรุปต้นทุน-กาไรข้ันต้นของสินค้าแต่ละรายการ รายงานตรวจสอบสินค้าที่เคยขายจาก เอกสารขาย สรุปยอดขายประจางวดแยกตามลูกค้า สรุปยอดขายแยกตามลูกค้าเปรียบเทียบแต่ละเดือน รายงานสินค้าท่ีขายสูงสุดเรียงตามกาไรและยอดขาย จากมากไปน้อย รายงานสินค้าที่ขายสูงสดุ เรียงตามกาไร และยอดขาย จากนอ้ ยไปมาก 1.4 รายงานของระบบลูกหน้ี 1.4.1 รายงานเพ่ือตรวจสอบรายการเอกสาร เป็นรายงานท่ีใช้ตรวจสอบว่าจานวนเอกสารจริง มี ครบถ้วนตามท่ีบันทึกไว้ในระบบคอมพิวเตอร์หรือไม่ โดยในท้ายรายงานจะแสดงยอดรวมของจานวนเอกสาร ช่วยในการตรวจนับเอกสารจริงได้สะดวกข้ึน ผู้ใช้งานสามารถเลือกพิมพ์เรียงตามวันท่ีของเอกสารหรือเรียง ตามเลขที่ของเอกสาร นอกจากนี้ยังเลือกพิมพ์โดยดเู ฉพาะสว่ นหัวของเอกสาร หรือเลือกพิมพ์รายละเอียดของ เอกสารออกมาด้วย เป็นการตรวจสอบละเอียดเพ่ิมขึ้น เพ่ือดูว่ารายการที่บันทึกเข้าไปตรงกันหรือไม่ ตัวอย่าง

9-6 รายงานประเภทนี้ เช่น รายการใบเสร็จ (ธุรกิจซื้อมา-ขายไป) ในแต่ละวัน รายการใบเสร็จ (ธุรกิจบริการ) ใน แต่ละวนั รายการใบวางบลิ เปน็ ต้น 1.4.2 รายงานเพื่อช่วยในการติดตามงาน ได้แก่ รายการใบวางบิลครบกาหนดรับเงิน รายการใบส่ง ของท่ีครบกาหนดแยกตามลูกค้า รายงานลูกหนี้เกินวงเงิน รายงานวิเคราะห์อายุหนี้แยกตามลูกค้า แบบ ละเอยี ด รายงานวเิ คราะหอ์ ายุหน้แี ยกตามลูกค้า แบบสรปุ (ดยู อดหนี้ ปจั จุบนั เทา่ ท่ีคา้ งชาระ) 1.4.3 รายงานวิเคราะห์เพื่อช่วยในการบริหารงาน ได้แก่ รายงานสถานะลูกหนี้ รายงานวิเคราะห์ อายหุ น้แี ยกตามลูกค้า แบบละเอียด (ย้อนวันที่) รายงานวิเคราะห์อายหุ น้ีแยกตามลูกค้า แบบสรุป (ยอ้ นวนั ที่) การ์ดลูกหน้ี สรุปรายการเอกสารของลูกหนี้รายตวั รายงานยอดค้างรับจากลูกหน้ีพรอ้ มรายละเอยี ด 1.5 รายงานของระบบเจ้าหนี้ 1.5.1 รายงานเพ่ือตรวจสอบรายการเอกสาร เป็นรายงานที่ใช้ตรวจสอบว่าจานวนเอกสารจริง มีครบถ้วน ตามที่บันทึกไว้ในระบบคอมพิวเตอร์หรือไม่ โดยในท้ายรายงานจะแสดงยอดรวมของจานวนเอกสารช่วยในการตรวจนับ เอกสารจริงได้สะดวกข้ึน รายงานท่ีจัดอยู่ในประเภทน้ี ได้แก่ รายการใบเสร็จรับเงิน (ธุรกิจซื้อมา-ขายไป) ในแต่ละวัน รายการใบเสรจ็ รบั เงนิ (ธุรกิจบริการ) ในแต่ละวนั รายการใบวางบิล 1.5.2 รายงานเพ่ือช่วยในการตดิ ตามงาน รายงานทจ่ี ัดอยใู่ นประเภทน้ี ได้แก่ รายการใบวางบิลครบ กาหนดจ่ายเงิน รายการใบส่งของท่ีครบกาหนดแยกตามผู้ขาย รายงานเจ้าหนี้เกินวงเงิน รายงานวิเคราะห์ อายุหนี้แยกตามผู้จาหน่าย แบบละเอียด รายงานวิเคราะห์อายุหนี้แยกตามผู้จาหน่าย แบบสรุป (ดูยอดหน้ี ปัจจุบนั เท่าทีค่ ้างชาระ) 1.5.3 รายงานวิเคราะห์เพ่ือช่วยในการบริหารงาน รายงานท่ีจัดอยู่ในประเภทน้ี ได้แก่ รายงาน สถานะเจ้าหนี้ รายงานวิเคราะห์อายุหน้ีแยกตามผ้จู าหน่าย แบบละเอียด (ย้อนวันที่) รายงานวิเคราะห์อายหุ นี้ แยกตามผ้จู าหน่าย แบบสรปุ (ย้อนวนั ท่ี) การ์ดเจา้ หนี้ สรปุ รายการเอกสารของเจ้าหนร้ี ายตวั รายงานยอดค้าง จา่ ยเจา้ หน้พี ร้อมรายละเอยี ด 1.6 รายงานของระบบเช็คและเงนิ ฝากธนาคาร รายงานท่ีใช้ในการตรวจสอบว่าข้อมูลท่ีเราบันทึกเข้าไปนั้น ครบถ้วนและถูกต้อง เพียงใด มีให้เลือกพิมพ์หลาย รายงาน เชน่ รายงานเชค็ รบั เรียงตามวันทเ่ี ช็ค รายงานสถานะเช็ครบั แยกตามลกู คา้ รายงานเช็คจา่ ยเรียงตามวันทีจ่ า่ ยเชค็ รายงานเช็คจ่ายเรียงตามเลขที่เช็ค รายงานสถานะเช็คจ่ายแยกตามเจ้าหนี้ รายงาน Bank statement ทะเบียนเช็ค รายวัน เรียงตามบัญชีและเลขที่ VOUCHER เม่ือตรวจสอบรายการแล้ว หากพบว่าเช็ค หรือเอกสารธนาคารรายการใดมี ปญั หาตอ้ งปรับปรงุ ก็ใหเ้ ขา้ ไปทาการปรับปรงุ รายการใหถ้ ูกต้อง 1.7 รายงานของระบบสินทรัพยแ์ ละค่าเสอื่ มราคา หลังจากท่ีผู้ใช้งานบันทึกรายการสินทรัพย์เข้าไปแลว้ ส่ิงท่ีต้องทาก่อนจะสั่งคานวณค่าเส่อื มราคา ควรจะพิมพ์ รายงาน “ทะเบียนสินทรัพย์ที่มีทั้งหมด” ออกมาตรวจสอบเบื้องต้นก่อนว่า มีการบันทึกรายละเอียดของสินทรัพย์ ผิดพลาดหรือไม่ เช่น บันทึกช่ือบัญชีของสินทรัพย์ผิด หรือ บันทึกมูลค่าของสินทรัพย์ท่ีใช้ในการ คานวณค่าเสื่อมราคา ผิดไป เป็นต้น และเมื่อส่ังคานวณค่าเสื่อมราคาแล้ว ก็ควรพิมพ์ “รายงานตารางค่าเส่ือมราคาสะสม” ออกมา ตรวจสอบ ว่ามรี ายการค่าเสื่อมราคาใดท่ีไม่ถูกต้อง ซึ่งมกั จะเกดิ จากการบันทึกรายละเอียดสินทรัพยท์ ี่ไม่ถูกต้อง เป็นสว่ นใหญ่ เชน่

9-7 ระบุบัญชีที่จะบันทึกบัญชี ด้านเดบิตผิดบัญชี หรือระบุอัตราค่าเส่ือมราคาผิดไป เป็นต้น ความผิดพลาดเหล่านี้จะหมด ไป ถ้าได้ตรวจสอบ การบันทกึ รายละเอยี ดของสนิ ทรพั ย์ไดค้ รบถ้วน 1.8 รายงานของระบบบญั ชแี ยกประเภท เมื่อผู้ใช้งานบันทึกรายการรายวันแลว้ ในแต่ละวันควรพิมพ์รายงาน เพื่อช่วยในการตรวจสอบรายการ ออกมาดว้ ย ซง่ึ รายงานทจ่ี าเปน็ และมักจะตอ้ งใชง้ านกันสว่ นใหญ่ มีดงั น้ี 1.8.1 รายงานรายวันเรยี งวนั ท่ี เป็นการพมิ พ์รายการรายวนั ท่เี ราบันทึกเข้าไป โดยเรียงตามวันทข่ี องVOUCHER ใช้สาหรบั ตรวจสอบรายการเบื้องต้น ซงึ่ ควรจะตอ้ งทาก่อนทจ่ี ะทาการปิดบัญชีหรือสง่ั POST รายการ 1.8.2 รายงานรายวันเรียงเลขท่ี เป็นการพิมพ์รายการรายวันท่ีเราบันทึกเข้าไป โดยเรียงตามเลขที่ ของ VOUCHER ใช้สาหรับตรวจสอบ รายการเบื้องต้นเช่นกัน แตช่ ว่ ยตรวจสอบจานวนเอกสารดว้ ยว่าครบถ้วน หรือไม่ เพราะอาจจะมี VOUCHER ที่วันท่ีของเอกสารอาจจะไม่เรียงกัน ซง่ึ ทาให้เม่ือเราสั่งพมิ พ์เรียงตามเลขที่ กบั เรยี งตามวนั ที่ของเอกสาร จะมีลาดบั ของ VOUCHER ไมเ่ หมือนกนั กไ็ ด้ 1.8.3 บัญชแี ยกประเภทแบบ 3 ช่อง เป็นการตรวจสอบรายการของแต่ละบัญชีย่อย โดยดวู ่ามีบัญชี ใดมากระทบกับบญั ชนี ี้บ้าง 1.8.4 รายการแยกประเภท คล้ายรายงานบัญชีแยกประเภท แต่แสดงเฉพาะรายการที่เกิดขึ้นใน ชว่ งเวลาเท่าน้ัน ไม่ถกู กระทบจากยอดยกมา ใช้ในการตรวจสอบเฉพาะรายการเคลือ่ นไหวในช่วงเวลาหนง่ึ 1.8.5 รายวันเรียงวันที่ (บัญชีเป็นแนวคอลัมน์ Dr-Cr) รูปแบบรายงานเหมือนกับ \"สมุดรายวัน เฉพาะ\" นน่ั เอง เหมาะสาหรบั เลือกดูรายการของบัญชีท่สี นใจเปน็ พิเศษ มาแสดงไว้ในคอลัมน์ แตถ่ า้ บญั ชีไหน เปน็ รายการทไ่ี มเ่ กิดขนึ้ บ่อย กจ็ ะแสดงรวมไว้ในชอ่ ง “อ่นื ๆ” 1.8.6 รายวันเรียงวันท่ี มีรายละเอียดเอกสารประกอบ แยกตามระบบงาน รูปแบบรายงาน เหมือนกับสมุดรายวัน แต่แยกรายการ VOUCHER ที่ถูกสร้างข้ึนจากระบบงานต่าง ๆ ได้เหมาะกับผู้ใช้งาน ซอฟท์แวร์ทางด้าน Front End ด้วย เช่น ระบบขาย ระบบจัดซ้ือ ระบบลูกหนี้ ระบบเจ้าหน้ี ระบบเช็คและ เงนิ ฝากธนาคาร เปน็ ตน้ ซ่ึงมีการบนั ทึกบัญชีให้อตั โนมตั ิในระบบบัญชี ดงั น้ัน หากผู้ใช้งานต้องการตรวจสอบดู ว่า มีรายการรายวันใดบา้ งที่ถกู สร้างจากระบบงานอน่ื ๆ ก็สามารถตรวจสอบได้จากรายงาน 1.8.7 รายการรายวันที่ยังไม่ POST รายงานท่ีควรจะพิมพ์ก่อนที่จะส่ัง POST รายการ เพื่อให้ ผู้ใช้งานตรวจสอบดูให้แน่ใจก่อนว่า รายการเหล่าน้ีมีส่วนใดต้องแก้ไขหรือไม่ เพราะถ้าส่ัง POST รายการแล้ว จะแก้ไขรายการไมไ่ ดอ้ ีก ต้องใชว้ ธิ ีทารายการปรบั ปรงุ เข้าไปแทน 2. เคร่ืองมือทีใ่ ชใ้ นการดแู ละพิมพร์ ายงาน โปรแกรมได้เตรียมเครื่องมือเพื่อช่วยในการดูรายงาน และการพิมพ์รายงานต่างๆ ไว้ หลายอย่าง เชน่ การ Lock ขอ้ ความในแนวคอลัมน์ และแนวนอน ใหค้ งท่ี หรือการแสดงลายกระดาษเพอ่ื ชว่ ยในการดูรายงานที่ มีข้อมูลในแนวยาวทาใหก้ ารดรู ายงานง่ายขน้ึ เป็นตน้ มีรายละเอียดดังภาพท่ี 9-1

9-8 ภาพท่ี 9-1 เครือ่ งมอื ทใ่ี ช้ในการดแู ละพิมพร์ ายงาน 2.1 การ Lock ขอ้ ความในแนวคอลมั น์ และแนวนอน เพ่ือเลื่อนตามไปกบั ข้อความส่วนอื่น การ Lock ข้อความ ทาได้โดยใช้เมาสเ์ ล่อื นไปยังแถบสเี ขียวท่อี ยู่ดา้ นบน และขยับแถบสีเขยี วไปยัง ข้อความท่ตี ้องการ Lock ดงั ภาพท่ี 9-2 ตอ้ งการ Lock คอลมั น์ “เลขท่ีอา้ งอิง และชื่อผู้ซ้ือสนิ ค้า” และ Lock แนวนอน “หัวตาราง” เมื่อได้ตาแหน่ง Lock แลว้ ให้ Double Click (คลิกซ้ายของเมาส์ตดิ กนั 2 ครง้ั ) หรือ Right Click (คลกิ ขวาของเมาส์) ทแ่ี ถบสเี ขียว จะเกดิ แนว Lock ขอ้ ความ ดังภาพท่ี 9-3 ภาพที่ 9-2 แสดงการกาหนดการ Lock ขอ้ ความ

9-9 ภาพท่ี 9-3 แสดงการกาหนดช่วงการ Lock ขอ้ ความ 2.2 การใหแ้ สดงเสน้ แบง่ แนวกระดาษ เมอื่ เรียกดูรายงาน หากรายงานนน้ั มขี ้อมูลล้นจอภาพ จะเหน็ เสน้ สเี หลืองแสดงถงึ แนวกระดาษ ดัง ภาพท่ี 9-4 ซึ่งถา้ สัง่ พิมพ์ออกเครือ่ งพิมพ์ จะใชก้ ระดาษตามจานวนเสน้ แบง่ แนวกระดาษที่เห็น ภาพที่ 9-4 หนา้ ตา่ งรายงานแสดงเส้นแบ่งแนวกระดาษสเี หลือง 2.3 การ Zoom เพ่อื ดขู อ้ มลู บางครัง้ ผู้ใช้งานอาจตอ้ งการขยายดขู อ้ มลู ให้มขี นาดใหญข่ ้นึ หรอื ยอ่ ให้มีขนาดเลก็ ลง สามารถยอ่ ขยาย (Zoom) โดยคลิกทส่ี ัญลกั ษณ์ แลว้ เลือกสัดส่วนทีต่ อ้ งการ ดังภาพที่ 9-5

9-10 ภาพที่ 9-5 หน้าต่างรายงานเมอ่ื เรียกดูดว้ ยขนาด 100% 2.4 การแสดงลายกระดาษบนจอภาพ และการแสดงลายกระดาษเม่อื สัง่ พิมพ์ทางเครอ่ื งพิมพ์ ถา้ รายงานมีข้อมูลในแต่ละแถวมาก การมีเสน้ นอนเพ่ือเทยี บข้อมูลในแนวนอนจะช่วยให้ดขู ้อมูลได้ง่าย ข้ึน โปรแกรมจงึ เตรียมลายกระดาษไว้ เป็นแนวทบึ สลับกบั แนวเส้นโปรง่ โดยคลิกทีส่ ญั ลักษณ์ และหาก ยกเลิกแสดงลายกระดาษ ก็คลิกทีป่ ุ่มเดิม สว่ นการสงั่ พิมพ์รายงานใหม้ ลี ายกระดาษออกทางเครื่องพิมพ์ด้วย ใหค้ ลิกที่สัญลกั ษณ์ ภาพที่ 9-6 หนา้ ตา่ งรายงานหลงั ส่งั ใหแ้ สดงลายกระดาษ 2.5 การตงั้ รอยพับกระดาษ สาหรบั คอลัมน์ที่ไม่ต้องการแสดง การดรู ายงานท่ีมคี วามยาวมากๆ หรือมีคอลมั น์ทต่ี ้องการปิดไว้ ไมต่ ้องแสดงออกมาให้เห็นทางจอภาพ หรือเมอื่ สง่ั พิมพร์ ายงานออกทางเคร่ืองพิมพ์ สามารถพับกระดาษได้ โดยต้ังรอยพบั กระดาษก่อน โดยการคลิก

9-11 ที่สญั ลักษณ์ เมอ่ื เล่อื นเมาสไ์ ปทแี่ นวไมบ้ รรทัดดา้ นบนจะเหน็ สญั ลกั ษณ์ และถ้าเลื่อนเมาส์ไปขอบ ซา้ ยของหน้าต่าง จะเห็นสัญลกั ษณ์ ซ่ึงจะใชใ้ นการกาหนดตาแหน่งทตี่ ้องการพบั กระดาษ ตอ้ งการพบั ตาแหน่งใด ใหค้ ลิกเมาสต์ าแหนง่ นั้น ดังภาพที่ 9-7 ภาพที่ 9-7 หนา้ ตา่ งรายงานแสดงแนวการพบั กระดาษในแนวคอลัมน์ 2.6 การสง่ั พับกระดาษ หรือยกเลกิ การพับกระดาษ หลงั จากทาการกาหนดตาแหน่งการพบั กระดาษตามข้อ 5 แลว้ จะสง่ั พับกระดาษเพ่ือปิดข้อความที่ไม่ ตอ้ งการให้แสดง โดยการคลกิ ท่ีสญั ลกั ษณ์ จะได้ดังภาพที่ 9-8 และหากต้องการยกเลิกการพับกระดาษ ก็ให้กดปุ่มเดิม ภาพที่ 9-8 หน้าตา่ งรายงานหลังจากสงั่ พบั กระดาษตามรอยทกี่ าหนด 2.7 การ Mark เครื่องหมายทีต่ ้องการเนน้ หรอื การใช้ปากกาไวทบ์ อร์ด หากต้องการทาเครื่องหมายไว้ที่ข้อความบางอย่าง เพื่อให้สังเกตได้ชัดเจน เช่น การดูรายงานที่มีความยาว มากๆ ทาให้สังเกตเห็นตาแหน่งท่ีทาสัญลักษณ์ไว้ได้ชัดเจน เมื่อพลิกไปดูหน้าอื่นกลับไปมาก็หาตาแหน่งเดิมได้ง่าย

9-12 โดยการคลิกที่สัญลักษณ์แล้วนาไป Mark ตาแหน่งที่ต้องการ จะได้ดังภาพท่ี 9-9 หากต้องการซ่อนเคร่ืองหมายท่ี Mark ไว้กใ็ ห้คลกิ ปุ่ม และหากต้องการใหแ้ สดงเคร่ืองหมายก็ให้คลิกปุ่ม ภาพที่ 9-9 หนา้ ตา่ งรายงานแสดงเครอื่ งหมายที่ Mark ไว้ จะเห็นเปน็ วงกลมสีเหลอื งขอบแดง 2.8 การส่งั ใหพ้ ิมพล์ ายนา้ จากไฟล์รปู ภาพท่สี รา้ งไว้ ในกรณีที่ต้องการพมิ พร์ ายงาน หรอื เอกสารออกทางเคร่ืองพิมพ์ โดยมีลายนา้ เป็นพ้นื หลังของข้อความ ในเอกสาร (เปน็ Background) สามารถทาได้ดงั นี้ 2.8.1 สร้างไฟล์ลายนา้ ที่จะใช้ไว้ล่วงหนา้ เชน่ ไฟลน์ ามสกุล .bmp หรอื .jpg เป็นตน้ 2.8.2 สงั่ ใหโ้ ปรแกรมดงึ ไฟล์ลายนา้ มาใช้ในการสงั่ พิมพ์ โดยคลกิ ทสี่ ญั ลกั ษณ์ โปรแกรมจะขึ้นมา ใหร้ ะบุไฟล์ทจี่ ะดงึ มาใชด้ งั ภาพที่ 9-10 ใหร้ ะบุไฟลท์ ตี่ ้องการ แล้วคลกิ ปมุ่ Open จะเปน็ ดงั ภาพ 9-11 ภาพท่ี 9-10 หนา้ ตา่ งแสดงการเลอื กไฟลล์ ายน้าทีส่ ร้างไว้มาใช้พิมพ์

9-13 ภาพท่ี 9-11 หน้าตา่ งแสดงภาพลายน้าที่เลอื กไว้ มาแสดงในรายงาน 3. การพิมพร์ ายงาน และงบการเงนิ ออกทางจอภาพ การพมิ พ์รายงาน และงบการเงินออกทางจอภาพ เปน็ การเรียกดูรายงานทางจอภาพก่อนสั่งพมิ พ์ ซึ่ง สามารถส่ังพิมพ์ไดจ้ ากทุกระบบ เชน่ การสั่งพมิ พร์ ายงานภาษขี ายจากระบบภาษีมลู คา่ เพ่มิ เม่ือระบุ Option ในการดขู ้อมูลเรียบร้อยแล้ว ใหก้ ดปมุ่ OK ท่ีอยู่ดา้ นล่าง จะข้ึนหน้าต่างมาใหเ้ ลอื กการพิมพ์ ใหค้ ลิกเลือกทชี่ ่อง “จอภาพ” ดงั ภาพที่ 9-12 และ 9-13 โปรแกรมจะแสดงรายละเอียดรายงานท่ีสง่ั พมิ พ์ออกทางจอภาพ ดงั ภาพ ท่ี 9-14 ภาพที่ 9-12 หน้าตา่ งระบุ Option ในการดูข้อมลู รายงานภาษขี าย

9-14 ภาพที่ 9-13 หน้าตา่ งสั่งพิมพร์ ายงานภาษีขายทางจอภาพ ภาพท่ี 9-14 หน้าตา่ งแสดงรายละเอียดรายงานที่ส่ังพมิ พ์ 4. การพิมพ์รายงาน และงบการเงินออกเปน็ ไฟล์ สามารถสั่งให้โปรแกรมพิมพ์รายงาน และงบการเงินออกเป็นไฟล์ประเภทต่างๆ เช่น Text file , Excel หรอื REP เป็นตน้ ซึง่ ไฟลท์ ี่ส่งั พิมพ์นส้ี ามารถจัดเก็บ และเรยี กดูเพ่ือส่ังพิมพ์เป็นเอกสารภายหลังได้ เชน่ การสั่งพิมพ์รายงานภาษีขายจากระบบภาษีมลู ค่าเพิ่ม เมื่อระบุ Option ในการดูข้อมูลเรียบรอ้ ยแลว้ ให้กดปมุ่ OK ท่ีอยู่ด้านล่าง จะขึ้นหน้าต่างมาให้เลือกการพิมพ์ ให้คลิกเลือกท่ีช่อง “ออกเป็นไฟล์” และเลือกชนิดของ ไฟล์ ดงั ภาพท่ี 9-15 เม่อื กาหนดชนิดของไฟล์แล้ว จะตอ้ งระบุ Directory ท่จี ะใชเ้ กบ็ ไฟลร์ ายงาน โดยให้คลิกที่ ปุ่ม ที่อยู่ด้านข้างชนิดของไฟล์ (ภาพที่ 9-16) จะมีหน้าต่างกาหนดรูปแบบรายงานสาหรบั ออกไฟล์ข้ึนมา ใหเ้ ลือก Directory ทจ่ี ะเกบ็ ไฟล์ ซ่งึ โปรแกรมจะระบไุ วท้ ไี่ ดร์ฟ C\\PROGRAM FILES\\SMARTBIZ WIN\\FMSB8 สามารถเปลยี่ นไดโ้ ดยคลิกทป่ี มุ่ ท่ีอยดู่ ้านข้าง (ภาพที่ 9-17) เมอื่ เลอื กท่เี ก็บไฟล์ได้แลว้ คลิกที่ปมุ่ Select

9-15 ภาพท่ี 9-15 หน้าต่างการเลือกหวั ขอ้ ในการพิมพ์ (เลือกออกเปน็ ไฟล์) และเลือกชนิดของไฟล์ ภาพท่ี 9-16 หน้าตา่ งการเลือกชนดิ ไฟล์ที่ต้องการ และการกาหนดรปู แบบรายงานสาหรับออกไฟล์ ภาพที่ 9-17 หนา้ ต่างการเลอื ก Directory ทจี่ ะใชใ้ นการจดั เกบ็ ไฟลร์ ายงาน

9-16 5. การพมิ พร์ ายงานและงบการเงินออกทางเคร่อื งพิมพ์ 5.1 การเลอื กรูปแบบและขนาดตวั อักษร (Font) โดยการกดปุ่ม Ctrl+F หรอื คลิกท่ปี มุ่ ท่อี ยู่ ด้านข้าง Font จะปรากฏหน้าต่าง Font ให้เลอื กรูปแบบ และขนาดตวั อกั ษร เมื่อเลือกแล้ว คลกิ ป่มุ OK ภาพที่ 9-18 หนา้ ต่างสั่งพมิ พร์ ายงาน เพื่อเลือกรูปแบบและขนาดตัวอักษร ภาพท่ี 9-19 หนา้ ตา่ งการเลอื กรปู แบบและขนาดตัวอักษร

9-17 5.2 การเลือกชนิดเคร่ืองพิมพ์ โดยการคลิกที่ปุ่ม ที่อยู่ด้านล่างในหัวข้อ “เคร่ืองพิมพ์” จะ ปรากฏหน้าต่าง Print Setup ให้เลือกชนิดเคร่ืองพิมพ์ พร้อมท้ังตั้งค่าการพิมพ์ ได้แก่ การกาหนดขนาด กระดาษ และการวางแนวการพิมพ์ ถ้าต้องการพิมพ์แนวตั้ง เลือก “Portrait” และถ้าต้องการพิมพ์แนวนอน เลือก “Landscape” เมอื่ เลือกแลว้ คลกิ ป่มุ OK ภาพที่ 9-20 หน้าตา่ งสัง่ พมิ พร์ ายงาน เพื่อเลือกชนดิ เครื่องพมิ พ์ ภาพที่ 9-21 หนา้ ต่างการเลือกชนดิ เครื่องพิมพ์ และตัง้ ค่าการพิมพ์ 5.3 การกาหนดกั้นหนา้ ในการพิมพ์รายงาน โดยการใส่ตัวเลขทต่ี อ้ งการในช่อง “กัน้ หน้าซ้าย” เมื่อ กาหนดรายละเอยี ดในการพิมพ์เรียบรอ้ ยแล้ว คลกิ ปุ่ม Print

9-18 ภาพท่ี 9-22 หน้าต่างกาหนดก้ันหน้าในการพมิ พ์รายงาน 6. ตวั อยา่ งการส่ังพิมพร์ ายงาน และงบการเงนิ 6.1 การสั่งพมิ พ์รายงานรายวันเรียงตามวนั ที่ (ทกุ เลม่ ) 6.1.1 เข้าที่ ระบบบัญชแี ยกประเภท  รายงาน  พมิ พ์รายวันเรียงตามวันท่ี 6.1.2 เลอื กการพมิ พส์ มดุ รายวนั “ทกุ เลม่ ” 6.1.3 กาหนดชว่ งวนั ทีข่ องรายงาน ในชอ่ ง “ต้ังแตว่ ันท”ี่ เม่อื กาหนดรายละเอยี ดแล้ว กดปมุ่ OK ภาพที่ 9-23 หน้าตา่ งกาหนดรายละเอยี ดในการสั่งพมิ พ์รายงานรายวนั เรยี งตามวนั ที่ (ทุกเล่ม) 6.2 การสัง่ พมิ พ์งบกาไรขาดทุน (กรณีบันทกึ บัญชีแบบ Periodic)

9-19 6.2.1 เข้าท่ี ระบบบัญชีแยกประเภท  พิมพ์งบการเงนิ  พมิ พง์ บกาไร-ขาดทนุ (กรณี บนั ทกึ บัญชแี บบ Periodic) 6.2.2 จะมีหน้าต่างใหเ้ ลือกแบบฟอร์มงบ เลือก “AUTOMATIC” 6.2.3 กาหนดชว่ งวนั ทขี่ องรายงาน ในชอ่ ง “ต้ังแตว่ ันที่” เมือ่ กาหนดรายละเอยี ดแลว้ กดปมุ่ OK ภาพที่ 9-24 หน้าต่างใหเ้ ลอื กแบบฟอร์มงบ เลือก “AUTOMATIC” ภาพท่ี 9-25 หนา้ ตา่ งกาหนดรายละเอียดในการส่ังพิมพ์งบกาไรขาดทนุ (กรณีบันทกึ บัญชีแบบ Periodic) 6.3 การสงั่ พมิ พ์งบแสดงฐานะการเงนิ

9-20 6.3.1 เขา้ ที่ ระบบบญั ชีแยกประเภท  พิมพ์งบการเงนิ  พมิ พ์งบแสดงฐานะการเงิน 6.3.2 จะมีหนา้ ต่างใหเ้ ลือกแบบฟอร์มงบ เลอื ก “AUTOMATIC” 6.3.3 กาหนดวนั ท่ีของรายงาน ในชอ่ ง “ณ วันท่ี” และเลอื กพิมพเ์ ฉพาะ “บญั ชีทมี่ ยี อด เคล่ือนไหว” 6.3.4 เม่ือกาหนดรายละเอียดแล้ว กดปุ่ม OK ภาพที่ 9-26 หนา้ ตา่ งให้เลือกแบบฟอรม์ งบ เลือก “AUTOMATIC” ภาพที่ 9-27 หนา้ ตา่ งกาหนดรายละเอยี ดในการสงั่ พิมพง์ บแสดงฐานะการเงนิ 6.4 การส่งั พิมพ์รายงานสนิ ค้าและวัตถดุ บิ แบบ FIFO 6.4.1 เข้าที่ ระบบบรหิ ารสนิ ค้าคงคลัง  รายงานสนิ คา้ และ Pricelist  พิมพร์ ายงาน สนิ ค้าและวัตถุดิบแบบ FIFO 6.4.2 กาหนดช่วงวันท่ีของรายงาน ในชอ่ ง “ตั้งแตว่ ันท่ี” และเลือก “พิมพ์” ยอดยกมา 6.4.3 เม่อื กาหนดรายละเอียดแล้ว กดป่มุ OK

9-21 ภาพที่ 9-28 หนา้ ตา่ งกาหนดรายละเอียดในการส่งั พมิ พ์พิมพร์ ายงานสินคา้ และวัตถุดบิ แบบ FIFO 6.5 การสงั่ พมิ พ์รายงานการ์ดลกู หน้ี 6.5.1 เขา้ ที่ ระบบลูกหน้ี  พิมพ์รายงาน  การ์ดลูกหนี้ 6.5.2 กาหนดช่วงวันที่ของรายงาน ในช่อง “ต้งั แต่วนั ท่ี” และเลือก “พมิ พ์” ยอดยกมา 6.5.3 เม่อื กาหนดรายละเอียดแล้ว กดป่มุ OK ภาพท่ี 9-29 หน้าตา่ งกาหนดรายละเอยี ดในการสั่งพมิ พ์การ์ดลูกหนี้ 6.6 การสัง่ พิมพร์ ายงานการ์ดเจา้ หน้ี 6.6.1 เข้าท่ี ระบบเจ้าหน้ี  พมิ พ์รายงาน  การ์ดเจา้ หนี้ 6.6.2 กาหนดช่วงวันท่ีของรายงาน ในช่อง “ตั้งแต่วันท่ี” และเลือก “พมิ พ์” ยอดยกมา

9-22 6.6.3 เมือ่ กาหนดรายละเอียดแล้ว กดปุม่ OK ภาพที่ 9-30 หนา้ ต่างกาหนดรายละเอยี ดในการสงั่ พมิ พก์ าร์ดเจา้ หนี้ 6.7 การสั่งพมิ พ์รายงาน Bank Statement 6.7.1 เขา้ ที่ ระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร  พิมพ์รายงาน  รายงาน Bank Statement 6.7.2 กาหนดช่วงวันทขี่ องรายงาน ในช่อง “ต้ังแตว่ นั ท่ี” 6.7.3 เมือ่ กาหนดรายละเอยี ดแล้ว กดปมุ่ OK ภาพท่ี 9-31 หนา้ ตา่ งกาหนดรายละเอียดในการสง่ั พมิ พ์รายงาน Bank Statement ********************************

9-23