หน่วยที่ 2 : เอกสารประกอบการลงบัญชี

1 หน่วยที่ 2 : เอกสารประกอบการลงบัญชี สาระสาคัญ พระราชบญั ญัติการบญั ชี พ.ศ. 2543 ในหมวด 3 มาตรา 20 กาหนดผทู้ าบญั ชีตอ้ งจดั ทาบญั ชี เพ่ือใหม้ ีการแสดงผลการดาเนินงาน ฐานะการเงิน หรือการเปล่ียนแปลงฐานะการเงินของผมู้ ีหนา้ ท่ีจดั ทา บญั ชีท่ีเป็นอยตู่ ามความเป็นจรงิ และตามมาตรฐานการบญั ชี โดยมีเอกสารท่ีตอ้ งใชป้ ระกอบการลงบญั ชี ให้ถูกต้องครบถ้วน และ เอกสารประกอบการลงบัญชียังต้องจัดทาขึน้ ให้สอดคล้องและถูกต้องกับ ขอ้ กาหนดในประมวลรษั ฎากร ซ่งึ ไดก้ าหนดลกั ษะะของใบกากบั าาษีดว้ ย เอกสารประกอบการลงบญั ชี หมายถึง บนั ทึก หนงั สือ หรือเอกสารใด ๆ ท่ีใชเ้ ป็นหลกั ฐานในการลง รายการในบญั ชี ซ่งึ แบง่ ไดเ้ ป็น 3 ประเาท คอื เอกสารท่ีตอ้ งใชป้ ระกอบการลงบญั ชีท่ีไดร้ บั จากบคุ คลาายนอก เอกสารท่ีตอ้ งใชป้ ระกอบการลงบญั ชีจดั ทาขึน้ โดยผมู้ ีหนา้ ท่ีจัดทาบญั ชีเพ่ือออกใหแ้ ก่บุคคลาายนอก และ เอกสารท่ีตอ้ งใชป้ ระกอบการลงบญั ชีจดั ทาขึน้ โดยผูม้ ีหนา้ ท่ีจดั ทาบญั ชีเพ่ือใชใ้ นกิจการของตนเอง เม่ือมี รายการคา้ ใดๆ เกิดขนึ้ ทงั้ าายในและาายนอกกิจการ จะตอ้ งมีการจดั ทาเอกสารขึน้ เพ่ือใหผ้ เู้ ก่ียวขอ้ งเก็บไว้ เป็นหลกั ฐานในการลงบญั ชี ซ่งึ เอกสารเหลา่ นีจ้ ะตอ้ งเก็บรกั ษาไวเ้ ป็นอย่างดีไมใ่ หส้ ญู หายหรือชารุดเป็นเวลา ไมน่ อ้ ยกวา่ 5 ปี นบั แตว่ นั ปิดบญั ชี และตอ้ งเก็บรกั ษาไว้ ะ สถานประกอบธรุ กิจ สาระการเรียนรู้ 1. ความหมาย และความสาคญั ของเอกสารประกอบการลงบญั ชี 2. ลกั ษะะของเอกสารประกอบการลงบญั ชี 3. ประเาทของเอกสารประกอบการลงบญั ชี 4. การนาเอกสารมาลงบญั ชีของกิจการ 5. การจดั เก็บเอกสารประกอบการลงบญั ชี สมรรถนะประจาหน่วย 1. บอกความหมาย และความสาคญั ของเอกสารประกอบการลงบญั ชี 2. อธิบายลกั ษะะของเอกสารประกอบการลงบญั ชี 3. จดั ประเาทเอกสารประกอบการลงบญั ชี 4. นาเอกสารมาลงบญั ชีของกิจการ 5. จดั เก็บเอกสารประกอบการลงบญั ชี 6. ปฏิบตั งิ านดว้ ยความละเอียด รอบคอบ มีเหตผุ ล และมีความรบั ผิดชอบ 7. ศกึ ษาคน้ ควา้ และทางานมอบหมายสาเรจ็ ไดด้ ว้ ยตนเอง

2 จุดประสงคก์ ารเรียนรู้ 1. บอกความหมาย และความสาคญั ของเอกสารประกอบการลงบญั ชีได้ 2. อธิบายลกั ษะะของเอกสารประกอบการลงบญั ชีได้ 3. จดั ประเาทเอกสารประกอบการลงบญั ชีได้ 4. นาเอกสารมาลงบญั ชีของกิจการได้ 5. จดั เก็บเอกสารประกอบการลงบญั ชีได้ 6. ปฏิบตั งิ านดว้ ยความละเอียด รอบคอบ มีเหตผุ ล และมีความรบั ผิดชอบ 7. ศกึ ษาคน้ ควา้ และทางานมอบหมายสาเรจ็ ไดด้ ว้ ยตนเอง ผังสาระการเรียนรู้ ความหมาย และความสาคญั ของเอกสาร เอกสารประกอบการลงบัญชี ประกอบการลงบญั ชี ลกั ษะะของเอกสารประกอบการลงบญั ชี การจดั ประเาทเอกสารประกอบการลงบญั ชี การนาเอกสารมาลงบญั ชีของกิจการ การจดั เก็บเอกสารประกอบการลงบญั ชี

3 1. ความหมาย และความสาคัญของเอกสารประกอบการลงบัญชี กรมพฒั นาธุรกิจการคา้ กระทรวงพาะิชย์ ใหค้ วามหมายของ เอกสารประกอบการลงบัญชี ไว้ วา่ หมายถงึ บนั ทกึ หนงั สือ หรอื เอกสารใด ๆ ท่ีใชเ้ ป็นหลกั ฐานในการลงรายการในบญั ชี พระราชบญั ญัติการบญั ชี พ.ศ. 2543 ในหมวด 3 มาตรา 20 กาหนดผทู้ าบญั ชีตอ้ งจัดทาบญั ชี เพ่ือใหม้ ีการแสดงผลการดาเนินงาน ฐานะการเงิน หรือการเปล่ียนแปลงฐานะการเงินของผมู้ ีหนา้ ท่ีจดั ทา บญั ชีท่ีเป็นอย่ตู ามความเป็นจรงิ และตามมาตรฐานการบญั ชี โดยมีเอกสารท่ีตอ้ งใชป้ ระกอบการลงบญั ชี ให้ถูกต้องครบถ้วน และ เอกสารประกอบการลงบัญชียังต้องจัดทาขึน้ ให้สอดคล้องและถูกต้องกับ ขอ้ กาหนดในประมวลรษั ฎากร ซง่ึ ไดก้ าหนดลกั ษะะของใบกากบั าาษีดว้ ย เม่ือมีรายการคา้ เกิดขึน้ ไม่ว่าจะเป็นการซือ้ สินทรพั ย์ การจ่ายคา่ ใชจ้ ่ายตา่ งๆ การรบั ค่าบริการ ตา่ งๆ กิจการจะตอ้ งเก็บเอกสารท่ีเก่ียวขอ้ งไวเ้ ป็นหลกั ฐานในการลงบญั ชี ในกระีท่ีผรู้ บั เงินไมส่ ามารถออก ใบเสร็จรบั เงินใหไ้ ด้ เช่น จ่ายคา่ รถรบั จา้ ง จ่ายคา่ ใชจ้ ่ายเบ็ดเตล็ด กิจการจะตอ้ งจดั ทาใบสาคญั จ่ายขึน้ และใหผ้ รู้ บั เงินหรือผทู้ ่ีเก่ียวขอ้ งลงลายมือช่ือไวเ้ ป็นหลกั ฐาน 2. ลักษณะของเอกสารประกอบการลงบัญชี เอกสารท่ีจะนามาใชป้ ระกอบการลงบญั ชีได้ จะตอ้ งมีลกั ษะะถกู ตอ้ ง ครบถว้ นตามท่ีกฏหมาย กาหนดไว้ ซ่งึ มี 2 ลกั ษะะ ดงั นี้ 2.1 เอกสารประกอบการลงบัญชีตามพระราชบัญญัตกิ ารบัญชี พ.ศ.2543 เอกสารประกอบการลงบญั ชีทกุ ประเาทตอ้ งมีรายการตามท่ีกาหนด ดงั นี้ 7.1.1 ช่ือของผจู้ ดั ทาเอกสารซ่งึ อาจใชช้ ่ือท่ีใชใ้ นการประกอบธรุ กิจของผจู้ ดั ทาเอกสารก็ได้ 7.1.2 ช่ือของเอกสาร 7.1.3 เลขท่ีของเอกสาร และเลม่ ท่ี (ถา้ มี) 7.1.4 วนั เดือน ปี ท่ีออกเอกสาร 7.1.5 จานวนเงินรวม นอกจากเอกสารประกอบการลงบญั ชีตอ้ งมีรายการท่ีกาหนดตามขา้ งตน้ แลว้ เอกสารแตล่ ะ ประเาทยงั ตอ้ งมีรายการเพ่มิ เตมิ ดงั นี้ 1) กระีเป็นหลกั ฐานในการรบั ชาระเงิน รบั ฝากหรอื ต๋วั เงิน เชน่ ใบเสรจ็ รบั เงิน ตอ้ งมีรายการ (1) เลขประจาตวั ผเู้ สียาาษีอากรของกิจการท่ีจดั ทาเอกสาร (2) สถานท่ีตงั้ ของกิจการท่ีจดั ทาเอกสาร (3) รายละเอียดเก่ียวกบั การรบั เงินหรอื ต๋วั เงิน (4) ช่ือ ชนิด จานวน หนว่ ยนบั ราคาตอ่ หนว่ ย และราคาของสนิ คา้ หรือบรกิ ารแตล่ ะรายการ (5) ลายมือช่ือของผรู้ บั เงิน เวน้ แตเ่ ป็นเอกสารท่ีจดั ทาและสง่ มอบดว้ ยคอมพวิ เตอร์

4 2) กระีเป็นหลกั ฐานในการจาหนา่ ย จ่าย โอน สง่ มอบสินคา้ หรือบรกิ ารโดยท่ียงั ไมไ่ ดช้ าระเงิน หรอื ต๋วั เงิน เชน่ ใบกากบั สินคา้ ตอ้ งมีรายการ (1) เลขประจาตวั ผเู้ สียาาษีอากรของกิจการท่ีจดั ทาเอกสาร (2) สถานท่ีตงั้ ของกิจการท่ีจดั ทาเอกสาร (3) ช่ือ ชนิด จานวน หนว่ ยนบั ราคาตอ่ หนว่ ย และราคาของสนิ คา้ หรือบรกิ ารแตล่ ะรายการ (4) ช่ือหรือช่ือท่ีใชใ้ นการประกอบธรุ กิจ และท่ีอยขู่ องผซู้ ือ้ หรอื ผรู้ บั สนิ คา้ หรือผรู้ บั บรกิ าร (5) ลายมือช่ือผจู้ ดั ทาเอกสาร (6) ลายมือช่ือผรู้ บั สินคา้ หรือรบั บรกิ าร 3) กระีเป็นเอกสารท่ีตอ้ งใชป้ ระกอบการลงบญั ชีไดจ้ ดั ทาขึน้ โดยผมู้ ีหนา้ ท่ีจดั ทาบญั ชีเพ่ือใชใ้ น กิจการของตนเอง เชน่ ใบสาคญั จา่ ย ใบสาคญั รายวนั ท่วั ไป จะตอ้ งมีรายการดงั ตอ่ ไปนีเ้ พ่มิ ขนึ้ จากรายการ ท่วั ไปคือ (1) คาอธิบายรายการ (2) วธิ ีการและการคานวะตา่ ง ๆ (ถา้ มี) (3) ลายมือช่ือของผมู้ ีหนา้ ท่ีจดั ทาบญั ชี หรอื ผไู้ ดร้ บั มอบหมายใหเ้ ป็นผอู้ นมุ ตั ริ ายการ เอกสารท่ีต้องใช้ประกอบการลงบัญชีท่ีจัดทาขึน้ โดยผู้มีหน้าท่ีจัดทาบัญชี เพ่ือออกให้แก่ บคุ คลาายนอก ตอ้ งมีสาเนาเก็บไวอ้ ยา่ งนอ้ ย 1 ฉบบั 2.2 เอกสารประกอบการลงบัญชีตามประมวลรัษฎากร เอกสารท่ีตอ้ งใชป้ ระกอบการลงบญั ชีตามประมวลรษั ฎากร มีลกั ษะะดงั นี้ 2.2.1 ใบรับหรือใบเสรจ็ รับเงนิ (Receipt) ตอ้ งมีรายการดงั นี้ 1) กระีท่วั ไปใบรบั และตน้ ขวั้ หรอื สาเนาใบรบั ตอ้ งมีขอ้ ความดงั นี้ (1) เลขประจาตวั ผเู้ สียาาษีอากรของผอู้ อกใบรบั (2) ช่ือหรือย่ีหอ้ ของผอู้ อกใบรบั (3) เลขลาดบั ของเลม่ และเลขท่ีของใบรบั (4) วนั เดือน ปี ท่ีออกใบรบั (5) จานวนเงินท่ีรบั 2) กระีผผู้ ลิต ผนู้ าเขา้ หรือขายสง่ ขายสินคา้ ใหแ้ ก่ผซู้ ่งึ ทาการคา้ สนิ คา้ ประเาทเดยี วกบั สนิ คา้ ท่ีขายนนั้ ใหแ้ สดงช่ือหรือย่ีหอ้ และท่ีอยขู่ องผซู้ ือ้ ไวใ้ นใบรบั ดว้ ยทกุ ครงั้ ท่ีไดร้ บั ชาระเงิน หรือรบั ชาระ ราคา ขอ้ ความในใบรบั ถา้ ทาเป็นาาษาตา่ งประเทศ ใหม้ ีาาษาไทยกากับดว้ ย 2.2.2 ใบส่งของ (Delivery Order) และสาเนา ตอ้ งมีขอ้ ความดงั นี้ 1) ช่ือหรือย่ีหอ้ และเลขประจาตวั ผเู้ สียาาษีอากรของผขู้ าย 2) ช่ือหรือย่ีหอ้ ของผซู้ ือ้

5 3) เลขลาดบั ของเลม่ (ถา้ มี) และเลขท่ีใบสง่ ของ 4) วนั เดอื น ปี ท่ีออกใบสง่ ของ 5) ชนดิ ช่ือ จานวน และราคาของสินคา้ ท่ีขาย 2.2.3 ใบกากับภาษี (Tax Invoice) คือ เอกสารหลักฐานสาคญั ท่ีผูป้ ระกอบการจดทะเบียน าาษีมูลค่าเพ่ิมตอ้ งจดั ทา และออกใหก้ ับผซู้ ือ้ สินคา้ และบริการ ทุกครงั้ ท่ีมีการขายสินคา้ หรือบริการ เพ่ือ แสดงมลู คา่ ของสินคา้ หรือบรกิ าร และจานวนาาษีมลู คา่ เพ่มิ ท่ีผปู้ ระกอบการเรียกเก็บหรือพงึ เรียกเก็บจาก ผซู้ ือ้ สินคา้ หรือรบั บริการในแตล่ ะครงั้ ซ่งึ อตั ราาาษีมลู คา่ เพ่ิมในปัจจบุ นั เก็บรอ้ ยละ 7 แตอ่ าจเปล่ียนแปลง ไดต้ ามนโยบายของรฐั บาลแตล่ ะสมยั ขนึ้ อยกู่ บั เศรษฐกิจโดยรวมของประเทศ ใบกากบั าาษี แบง่ ไดเ้ ป็น 3 รูปแบบ ไดแ้ ก่ 1) ใบกากับภาษีเต็มรูปแบบ (Full invoice) มีความสาคญั ต่อระบบาาษีมูลค่าเพ่ิมและ ระบบาาษีสรรพากรไทยเป็นอย่างมาก เพราะเป็นเอกสารสาคญั ท่ีแสดงรายละเอียดขอ้ เท็จจริงเก่ียวกับ รายการขายสินคา้ หรือการใหบ้ ริการต่างๆ อย่างครบถ้วน ผูป้ ระกอบการตอ้ งจดั ทาและส่งมอบตน้ ฉบบั ใบกากับาาษีแบบเต็มรูปให้แก่ผู้ซือ้ เม่ือมีการส่งมอบสินคา้ ส่วนสาเนาจะเก็บรักษาไว้เป็นหลักฐาน ประกอบการลงบญั ชี และรายงานาาษีขาย ใบกากบั าาษีเต็มรูปแบบ ตอ้ งมีรายการครบถว้ นตามท่ีกฎหมายกาหนดทกุ รายการ โดย ไมส่ ามารถแสดงรายการยอ่ ไดแ้ มแ้ ตร่ ายการเดียว และผปู้ ระกอบการท่ีจดทะเบยี นไมว่ ่าจะประกอบกิจการ ในลกั ษะะใด ตอ้ งจดั ทาใบกากบั าาษีและสาเนาใบกากบั าาษีแบบเตม็ รูป มีขอ้ ความอยา่ งนอ้ ยดงั ตอ่ ไปนี้ (1) คาวา่ “ใบกากบั าาษี” ในท่ีท่ีเหน็ ไดช้ ดั (2) ช่ือ ท่ีอยู่ และเลขประจาตวั ผเู้ สียาาษีอากร ของผปู้ ระกอบการจดทะเบียนท่ีออก ใบกากบั าาษี (3) ช่ือ ท่ีอยู่ ของผซู้ ือ้ สนิ คา้ หรอื ผรู้ บั บรกิ าร (4) หมายเลขลาดบั ของใบกากบั าาษี และหมายเลขลาดบั ของเลม่ (ถา้ มี) (5) ช่ือ ชนิด ประเาท ปรมิ าะ และมลู คา่ ของสินคา้ หรอื บรกิ าร (6) จานวนาาษีมลู คา่ เพ่มิ ท่ีคานวะจากมลู คา่ ของสนิ คา้ หรอื บริการ โดยใหแ้ ยกออกจาก มลู คา่ ของสินคา้ และหรอื บรกิ ารใหช้ ดั เจน (7) วนั เดือน ปี ท่ีออกใบกากบั าาษี (8) ขอ้ ความอ่ืนท่ีอธิบดีกรมสรรพากรกาหนดตามประกาศฯ เชน่ (8.1) คาว่า “เอกสารออกเป็นชดุ ” กระีท่ีผปู้ ระกอบการจดทะเบยี นประสงคจ์ ะจดั ทา ใบกากบั าาษีแบบเตม็ รูป รวมกบั เอกสารทางการคา้ อ่ืน เชน่ ใบเสรจ็ รบั เงิน ใบสง่ ของ ใบแจง้ หนี้ ซ่งึ มีหลาย ฉบบั อยใู่ นชดุ เดียวกนั

6 (8.2) คาว่า “สาขาท่ีออกใบกากบั าาษีคือ……” กระีท่ีผปู้ ระกอบการจดทะเบยี นมี สถานประกอบการหลายแหง่ และสถานประกอบการท่ีมใิ ชส่ านกั งานใหญ่ ไดน้ าใบกากบั าาษีของสถาน ประกอบการท่ีเป็นสานกั งานใหญ่ไปสง่ มอบใหผ้ ซู้ ือ้ สนิ คา้ หรอื บรกิ าร 2) ใบกากับภาษีอยา่ งย่อ (Invoice summary) เป็นเอกสารท่ีผขู้ ายสนิ คา้ หรือผใู้ หบ้ ริการใน ระบบาาษีมูลคา่ เพ่ิมท่ีเป็นผคู้ า้ ปลีกหรือผใู้ หบ้ ริการรายย่อยแก่บุคคลจานวนมาก โดยมีจุดประสงคท์ ่ีจะ เป็นเอกสารท่ีงา่ ย สะดวก และเหมาะสมแก่การประกอบธรุ กิจของผปู้ ระกอบการ ใบกากบั าาษีอย่างย่อจะ ใชเ้ ป็นหลกั ฐานในการหกั าาษีซือ้ ไมไ่ ด้ ผมู้ ีสทิ ธิออกใบกากบั าาษีอยา่ งยอ่ ไดแ้ ก่ ผปู้ ระกอบการจดทะเบียน ท่ีประกอบกิจการขายสินคา้ ในลกั ษะะขายปลีก หรือใหบ้ ริการในลกั ษะะบรกิ ารรายย่อยแก่บคุ คลจานวนมาก เช่น รา้ นขายของชา รา้ นขายยา หา้ งสรรพสินคา้ โรงแรม กิจการซ่อมแซมทุกชนิด โรงาาพยนตร์ เป็นตน้ ใบกากบั าาษีอยา่ งยอ่ ตอ้ งมีรายการอยา่ งนอ้ ยดงั ตอ่ ไปนี้ (1) คาวา่ “ใบกากบั าาษีอยา่ งยอ่ ” ในท่ีท่ีเห็นไดเ้ ดน่ ชดั (2) ช่ือ หรือช่ือยอ่ และเลขประจาตวั ผเู้ สียาาษีอากรของผปู้ ระกอบการจดทะเบียนท่ี ออกใบกากบั าาษี (3) หมายเลขลาดบั ของใบกากบั าาษี และหมายเลขลาดบั ของเลม่ (ถา้ มี) (4) วนั เดอื น ปี ท่ีออกใบกากบั าาษี (5) ช่ือ ชนิด ประเาท ปรมิ าะ และมลู คา่ ของสินคา้ หรือบรกิ ารซง่ึ จะออกเป็นรหสั ก็ได้ (6) ราคาสินคา้ หรือคา่ บริการ ตอ้ งมีขอ้ ความระบชุ ดั เจนวา่ ไดร้ วมาาษีมลู คา่ เพ่มิ แลว้ (7) รายการอ่ืนท่ีอธิบดีกรมสรรพากรกาหนด ใบกากับภาษีอย่างย่อ ทอี่ อกโดยเครื่องบันทกึ เงนิ อัตโนมัติ จะมีรายการดงั นี้ (1) คาวา่ \"ใบกากบั าาษีอย่างยอ่ \" หรอื คาวา่ Tax Invoice (ABB) (2) ช่ือ หรือช่ือยอ่ ขอผปู้ ระกอบการจดทะเบียนท่ีออกใบกากบั าาษี (3) เลขประจาตวั ผเู้ สียาาษีอากรของผอู้ อกใบกากบั าาษี (4) ช่ือ ชนิด ประเาท ปรมิ าะ และมลู คา่ ของสนิ คา้ หรอื บรกิ ารซง่ึ จะออกเป็นรหสั ก็ได้ (5) ราคาสนิ คา้ หรือคา่ บรกิ าร ตอ้ งมีขอ้ ความระบชุ ดั เจนว่า ไดร้ วมาาษีมลู คา่ เพ่มิ แลว้ (6) วนั เดือน ปี ท่ีออกใบกากบั าาษี (7) เลขรหสั ประจาเคร่ืองบนั ทกึ การเก็บเงิน (8) หมายเลขลาดบั ของใบกากบั าาษี 3) เอกสารที่ถอื เป็ นใบกากับภาษี (1) ใบเพ่ิมหนี้ (Debit Note) เป็นเอกสารท่ีผูป้ ระกอบการจดทะเบียน ออกใหก้ ับผูซ้ ือ้ หรือผรู้ บั บรกิ ารเม่ือพบวา่ มลู คา่ สินคา้ หรือบริการท่ีออกใบกากับาาษีไปแลว้ มีจานวนต่ากวา่ ความเป็นจริง ซ่ึงอาจจะเกิดจากการคานวะราคาต่าไป ส่งสินคา้ เกินไป เป็นตน้ ผปู้ ระกอบการจดทะเบียนจึงตอ้ งเพ่ิม

7 มลู คา่ สนิ คา้ หรือบริการ รวมทงั้ จานวนาาษีมลู คา่ เพ่มิ โดยการออกใบเพ่ิมหนี้ ซ่งึ ถือเป็นใบกากบั าาษีอย่าง หน่งึ มีผลทาใหย้ อดขายและาาษีขายเพ่ิมขนึ้ ในจานวนท่ีถกู ตอ้ ง ใบเพ่ิมหนี้ ตอ้ งมีขอ้ ความตามท่ีกฎหมายกาหนด ดงั นี้ (1.1) คาวา่ “ใบเพ่ิมหนี\"้ (1.2) ช่ือ ท่ีอยู่ เลขประจาตวั ผเู้ สียาาษีอากรของผปู้ ระกอบการท่ีออกใบเพ่มิ หนี้ (1.3) ช่ือ ท่ีอยู่ ของผซู้ ือ้ สนิ คา้ หรอื รบั บริการ (1.4) วนั เดือน ปี ท่ีออกใบเพ่มิ หนี้ (1.5) เลขท่ีออกใบกากบั าาษีเดมิ และเลม่ ท่ี (ถา้ มี) (1.6) มลู คา่ สนิ คา้ หรือบรกิ ารท่ีแสดงไวใ้ นใบกากบั าาษีเดมิ มลู คา่ สินคา้ หรือบรกิ ารท่ี ถกู ตอ้ ง ผลตา่ งของมลู คา่ ทงั้ สอง และจานวนาาษีท่ีเรยี กเก็บเพ่ิมเตมิ (2) ใบลดหนี้ (Credit Note) เป็นเอกสารท่ีผปู้ ระกอบการจดทะเบียน ออกใหก้ ับผซู้ ือ้ หรือผรู้ บั บรกิ าร เม่ือพบวา่ มลู คา่ สินคา้ หรือบริการท่ีออกใบกากบั าาษีไปแลว้ มีจานวนสงู กวา่ ความเป็นจรงิ ซ่งึ อาจจะเกิดจากการลดราคาสินคา้ สินคา้ ชารุด คานวะราคาสงู ไป เป็นตน้ ผปู้ ระกอบการจดทะเบียนจงึ ตอ้ งลดมลู คา่ สนิ คา้ หรือบรกิ าร รวมทงั้ จานวนาาษีมลู คา่ เพ่มิ โดยการออกใบลดหนี้ ซง่ึ ถือเป็นใบกากบั าาษี อยา่ งหน่งึ มีผลทาใหย้ อดขายและาาษีขายลดลงในจานวนท่ีถกู ตอ้ ง ใบลดหนี้ ตอ้ งมีขอ้ ความตามท่ีกฎหมายกาหนด ดงั นี้ (2.1) คาวา่ \"ใบลดหนี\"้ (2.2) ช่ือ ท่ีอยู่ เลขประจาตวั ผเู้ สียาาษีอากรของผปู้ ระกอบการท่ีออกใบลดหนี้ (2.3) ช่ือ ท่ีอยู่ ของผซู้ ือ้ สนิ คา้ หรือรบั บริการ (2.4) วนั เดือน ปี ท่ีออกใบลดหนี้ (2.5) เลขท่ีออกใบกากบั าาษีเดมิ และเลม่ ท่ี (ถา้ มี) (2.6) มลู คา่ สินคา้ หรือบรกิ ารท่ีแสดงไวใ้ นใบกากบั าาษีเดมิ มลู คา่ สนิ คา้ หรือบรกิ ารท่ี ถกู ตอ้ ง และจานวนาาษีท่ีตอ้ งจา่ ย (3) ใบเสร็จรับเงนิ ทส่ี ่วนราชการออกให้ในการขายทอดตลาด (4) ใบเสรจ็ รับเงนิ ของกรมสรรพากร กรมศุลกากรหรอื กรมสรรพสามิต เฉพาะสว่ น ท่ีเป็นาาษีมลู คา่ เพ่มิ 3. ประเภทของเอกสารประกอบการลงบัญชี เอกสารท่ีตอ้ งใชป้ ระกอบการลงบญั ชี จาแนกไดเ้ ป็น 3 ประเาท ไดแ้ ก่ 3.1 เอกสารท่ีต้องใช้ประกอบการลงบัญชีที่ได้รับจากบุคคลภายนอก หมายถึง เอกสารท่ี บคุ คลาายนอกจดั ทาขนึ้ และออกให้ เพ่ือใชเ้ ป็นหลกั ฐาน เน่ืองจากการซือ้ ขาย แลกเปล่ียน บรกิ าร และตดิ ตอ่ ทาง ธุรกิจ ตอ้ งเป็นเอกสารตน้ ฉบบั และเลขท่ีเอกสารจะไมเ่ รียงลาดบั กนั เอกสารท่ีไดร้ บั จากบคุ คลาายนอก มีดงั นี้

8 3.1.1 ใบเสร็จรบั เงิน คือ เอกสารแสดงรายการจ่ายเงิน เช่น ซือ้ สินคา้ เป็นเงินสด ซื้อ สินทรพั ยเ์ ป็นเงินสด ซือ้ วสั ดสุ นิ้ เปลืองเป็นเงินสด จา่ ยคา่ ใชจ้ า่ ยตา่ งๆ จา่ ยชาระหนี้ เป็นตน้ 3.1.2 ใบสง่ ของหรอื ใบกากบั สนิ คา้ คือ เอกสารแสดงรายการซือ้ เช่ือ เชน่ ซือ้ สินคา้ เป็นเงิน เช่ือ ซือ้ สนิ ทรพั ยเ์ ป็นเงินเช่ือ ซือ้ วสั ดสุ ิน้ เปลืองเป็นเงินเช่ือ เป็นตน้ 3.1.3 ใบกากับาาษี คือ เอกสารแสดงรายการาาษีซื้อ (กระีท่ีกิจการจดทะเบียน าาษีมลู คา่ เพ่มิ ) ใบกากบั าาษีอาจรวมอยกู่ บั ใบเสรจ็ รบั เงิน หรอื ใบสง่ ของ เชน่ ใบเสรจ็ รบั เงิน/ใบกากบั าาษี ใบสง่ ของ/ใบกากบั าาษี เป็นตน้ 3.2 เอกสารท่ีต้องใช้ประกอบการลงบัญชีจัดทาขึน้ โดยผู้มีหน้าท่ีจัดทาบัญชีเพ่ือออก ให้แก่บุคคลภายนอก หมายถงึ เอกสารท่ีกิจการตอ้ งออกใหแ้ ก่บคุ คลาายนอก เพ่ือใชเ้ ป็นหลกั ฐานในการ ซือ้ ขาย แลกเปล่ียน บริการ และติดตอ่ ทางธุรกิจ โดยเอกสารตน้ ฉบบั จะตอ้ งใหแ้ ก่บุคคลาายนอก ส่วน สาเนาของเอกสารกิจการจะตอ้ งเก็บไว้เป็นหลักฐานในการลงบัญชี ซ่ึงเลขท่ีเอกสารจะเรียงลาดับกัน เอกสารท่ีไดร้ บั จากบคุ คลาายนอก มีดงั นี้ 3.2.1 สาเนาใบเสรจ็ รบั เงิน คอื เอกสารแสดงรายการรบั เงิน เชน่ ขายสินคา้ เป็นเงินสด รบั ชาระจากลกู หนี้ รบั เงินคา่ ขายสนิ ทรพั ย์ เป็นตน้ 3.2.2 สาเนาใบส่งของหรือใบกากับสินคา้ คือ เอกสารแสดงรายการขายเช่ือ เช่น ขาย สินคา้ เป็นเงินเช่ือ ขายสนิ ทรพั ยเ์ ป็นเงินเช่ือ เป็นตน้ 3.2.3 สาเนาใบกากับาาษี คือ เอกสารแสดงรายการาาษีขาย (กระีกิจการจดทะเบียน าาษีมลู คา่ เพ่มิ สาเนาใบกากับาาษีอาจรวมอยู่กับใบเสร็จรับเงิน หรือใบส่งของก็ได้ เช่น สาเนา ใบเสรจ็ รบั เงิน/ใบกากบั าาษี สาเนาใบสง่ ของ/ใบกากบั าาษี เป็นตน้ 3.3 เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีจัดทาขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทาบัญชีเพ่ือใช้ใน กิจการของตนเอง หมายถึง เอกสารท่ีจัดทาขึน้ เพ่ือใช้เองในกิจการ เพ่ือเป็นหลักฐานในการรับเงิน จา่ ยเงิน และตดิ ตอ่ ทางธุรกิจ เชน่ ใบสาคญั รบั เงิน ใบสาคญั จา่ ยเงิน ใบรบั สินคา้ ใบเบกิ สินคา้ เป็นตน้ การลงบญั ชีตอ้ งใชเ้ อกสารประเาทท่ี 3.1 และ 3.2 แลว้ แต่กระี เวน้ แตไ่ ม่มีเอกสารดงั กล่าวจงึ ใช้ เอกสารประเาทท่ี 3.3 4. การนาเอกสารมาลงบัญชีของกิจการ การนาเอกสารมาลงบัญชี โดยท่วั ไปจะทาการแยกเอกสารแต่ละชนิดเพ่ือความสะดวกในการ ลงบญั ชี เน่ืองจากในทางปฏิบตั ิกิจการมกั จะแบง่ หนา้ ท่ีการทางานของพนกั งานบญั ชีออกเป็นหลายฝ่ าย เช่น พนกั งานลงบญั ชีซือ้ และบญั ชีเจา้ หนี้ พนกั งานลงบญั ชีขายและบญั ชีลูกหนี้ พนกั งานลงบญั ชีสินคา้ คงเหลือ เป็นตน้ ดงั นนั้ จึงสามารถแยกเอกสารใหพ้ นกั งานแตล่ ะฝ่ ายทาการลงบญั ชี และเก็บรกั ษาเอกสาร เอกสารฉบบั ใดมีความจาเป็นตอ้ งใชม้ ากกวา่ 1 แผน่ ใหท้ าสาเนาเพ่ือสง่ ใหก้ บั ผทู้ ่ีตอ้ งการใชเ้ อกสารนนั้ ๆ

9 การนาเอกสารมาลงบญั ชีอาจจะใชก้ ารบนั ทึกจากเอกสารโดยตรง หรอื บนั ทกึ จากใบสาคญั ท่ีใชป้ ะ หนา้ เอกสารก็ได้ โดยผทู้ าบญั ชีตอ้ งตรวจสอบ พจิ าระาและวิเคราะหเ์ อกสารท่ีนามาใชป้ ระกอบการ ลงบญั ชี ตามขนั้ ตอน ดงั นี้ 4.1 ตรวจสอบขอ้ ความและรายการตามท่ีกฎหมายกาหนดไวใ้ นเอกสารประเาทตา่ งๆ ใหถ้ กู ตอ้ ง ครบถว้ น สมบรู ะ์ เพราะเอกสารท่ีไมถ่ กู ตอ้ ง ครบถว้ นสมบรู ะไ์ มส่ ามารถใชเ้ ป็นหลกั ฐานในการลงบญั ชีได้ 4.2 วิเคราะหจ์ ากช่ือเอกสารวา่ มีการรบั หรือจา่ ยเงิน หรือไม่ ดงั นี้ 4.2.1 ใบสง่ ของหรอื ใบกากบั สนิ คา้ หมายถึง รายการขายเช่ือ หรือรายการซือ้ เช่ือ 4.2.2 ใบเสร็จรบั เงิน หมายถึง รายการขายสด รายการซือ้ สด รายการรบั ชาระหนี้ รายการ จา่ ยชาระหนี้ รายการจา่ ยคา่ ใชจ้ า่ ยตา่ งๆ 4.2.3 ใบสาคญั จา่ ย หมายถงึ รายการจา่ ยเงิน 4.2.4 ใบสาคญั รบั หมายถงึ รายการรบั เงิน 4.3 วเิ คราะหป์ ระเาทของเอกสารวา่ เป็นเอกสารประเาทใด ดงั นี้ 4.3.1 เอกสารการรับเงิน เป็นเอกสารท่ีบนั ทึกรายการเก่ียวกบั การไดร้ บั เงินทกุ ประเาท ซ่งึ ผปู้ ระกอบการจะออกใหก้ บั บคุ คลาายนอก ในกระีท่ีไดร้ บั เงินจากการขายสินคา้ เป็นเงินสด การรบั ชาระ หนี้ หรือไดร้ บั รายไดอ้ ่ืนๆ เป็นเงินสด จะบนั ทึกในสมุดรายวันรบั เงิน โดยเรียงเลขท่ีตามเอกสารท่ีออก เอกสารท่ีนามาลงบญั ชี ไดแ้ ก่ สาเนาใบเสร็จรบั เงิน สาเนาใบเสร็จรบั เงิน/ใบกากับาาษี ใบสาคญั รบั เงิน สาเนาใบสง่ คนื สินคา้ เป็นตน้ 4.3.2 เอกสารการจ่ายเงิน เป็นเอกสารท่ีบนั ทึกรายการเก่ียวกบั การจา่ ยเงินทกุ ประเาท ซ่งึ ผปู้ ระกอบการจะไดร้ บั จากบคุ คลาายนอก กิจการไดเ้ อกสารประกอบการลงบญั ชีเหล่านีม้ าเน่ืองจากการ ซือ้ สินคา้ เป็นเงินสด การซือ้ สินทรพั ยเ์ ป็นเงินสด การจา่ ยชาระหนี้ รวมทงั้ การจา่ ยคา่ ใชจ้ ่ายตา่ งๆ เป็นเงิน สด จะบนั ทกึ ในสมดุ รายวนั จา่ ยเงิน โดยจะเรียงลาดบั เลขท่ีขนึ้ มาใหม่ ซ่งึ การใหเ้ ลขรหสั ขนึ้ อย่กู บั ผูล้ งบญั ชี ว่าจะกาหนดอย่างไร ทั้งนีจ้ ะตอ้ งส่ือความหมายถึงเอกสารท่ีเก่ียวข้องไดเ้ ป็นอย่างดี เอกสารท่ีนามา ลงบญั ชี ไดแ้ ก่ ตน้ ฉบบั ใบเสรจ็ รบั เงิน ตน้ ฉบบั ใบเสรจ็ รบั เงิน/ใบกากบั าาษี ใบสาคญั จา่ ยเงิน เป็นตน้ 4.3.3 เอกสารเงนิ เชอ่ื เป็นเอกสารท่ีบนั ทึกรายการเก่ียวกบั การซือ้ และขายเป็นเงินเช่ือทกุ ประเาท ซง่ึ ผปู้ ระกอบการจะไดร้ บั ทงั้ จากบคุ คลาายนอกและเป็นผอู้ อกใหแ้ กบ่ คุ คลาายนอก ประกอบดว้ ย 1) เอกสารทไี่ ด้รับจากบุคคลภายนอก เม่ือไดร้ บั เอกสารจากบคุ คลาายนอก กิจการ ตอ้ งกาหนดลาดบั เลขท่ีเอกสารขึน้ มาใหม่เพ่ือใชอ้ า้ งอิง ในการลงบญั ชีในสมดุ รายวันขนั้ ตน้ ท่ีเก่ียวขอ้ ง ไดแ้ ก่ เอกสารเก่ียวกบั การซือ้ สนิ คา้ เป็นเงินเช่ือ การสง่ คนื สนิ คา้ ท่ีซือ้ เป็นเงินเช่ือ จะบนั ทกึ ในสมดุ รายวนั ซือ้ หรือกระีซือ้ สินทรพั ยอ์ ่ืน ๆ เป็นเงินเช่ือ จะบันทึกในสมุดรายวันท่ัวไป ตวั อย่างเอกสาร เช่น ตน้ ฉบบั ใบกากบั สินคา้ /ใบกากบั าาษี หรือตน้ ฉบบั ใบสง่ ของ/ใบกากบั าาษี เป็นตน้

10 2) เอกสารท่ีออกให้แก่บุคคลภายนอก เอกสารท่ีออกใหแ้ ก่บุคคลาายนอกไม่ตอ้ ง กาหนดลาดบั เลขท่ีเอกสารขึน้ มาใหม่ เพราะเอกสารไดจ้ ัดเรียงลาดบั เพ่ือการควบคมุ าายในไวเ้ รียบรอ้ ยแลว้ ไดแ้ ก่ เอกสารเก่ียวกบั การขายสินคา้ เป็นเงินเช่ือ การรบั คืนสินคา้ ท่ีขายเป็นเงินเช่ือ จะบนั ทกึ ในสมดุ รายวนั ขาย ตวั อยา่ งเอกสาร เชน่ สาเนาใบกากบั สินคา้ /ใบกากบั าาษี หรือสาเนาใบสง่ ของ/ใบกากบั าาษี เป็นตน้ 4.3.4 เอกสารอืน่ ๆ เป็นเอกสารท่ีกิจการไดร้ บั หรือออกใหแ้ ก่บคุ คลาายนอกท่ีนอกเหนือจากท่ี กล่าวมาขา้ งตน้ และใช้เป็นหลักฐานในการลงบญั ชีได้ เอกสารท่ีนาไปบันทึกในสมุดรายวันรับเงิน เช่น ใบรบั รองาาษีเงินไดห้ กั ะ ท่ีจ่าย ท่ีออกใหก้ บั บคุ คลอ่ืน และเอกสารท่ีนาไปบนั ทึกในสมดุ รายวนั จ่ายเงิน เชน่ ใบรบั รองาาษีเงินได้ หกั ะ ท่ีจ่าย ท่ีไดร้ บั จากาายนอก ใบสาคญั ท่ีทางราชการออกให้ เช่น ใบค่าปรบั ใบ คา่ ธรรมเนียม หนงั สือรบั รองการจ่ายเงิน ใบอนโุ มทนาบญุ เป็นตน้ 4.4 กาหนดเลขท่ีเอกสารท่ีใชป้ ระกอบการลงบญั ชี ซง่ึ เอกสารมีหลายประเาท กิจการจงึ ตอ้ งมีการ กาหนดเลขท่ีเอกสารเพ่ือความสะดวกในการคน้ หา ตรวจสอบ และควบคุมาายในของกิจการ โดยมี หลกั การกาหนดเลขท่ีเอกสาร ดงั นี้ 4.4.1 เอกสารทต่ี ้องกาหนดเลขทเี่ อกสารขึน้ ใหม่ ไดแ้ ก่ เอกสารท่ีไดร้ บั จากบคุ คลาายนอก ซง่ึ เลขท่ีเอกสารจะไมเ่ รียงลาดบั กนั เพราะไดเ้ อกสารมาจากหลายแหล่ง กิจการจะนาเลขท่ีของเอกสารเหล่านนั้ มาใชอ้ า้ งอิงโดยตรงไม่ได้ จึงตอ้ งกาหนดเลขท่ีเอกสารขนึ้ ใหม่โดยใหส้ ามารถส่ือความหมายใหเ้ ป็นท่ีเขา้ ใจแก่ ผทู้ ่ีเก่ียวขอ้ งทกุ ฝ่ าย และเพ่ือความสะดวกรวดเร็วในการคน้ หา เม่ือกาหนดเลขท่ีเอกสารขนึ้ ใหมแ่ ลว้ ใหเ้ ขียน ไวท้ ่ีมมุ ขวาของเอกสารนนั้ แลว้ นาไปใชอ้ า้ งองิ ในสมดุ บนั ทึกบญั ชีขนั้ ตน้ ท่ีเก่ียวขอ้ ง 4.4.2 เอกสารท่ีไม่ต้องกาหนดเลขท่ีเอกสารใหม่ ไดแ้ ก่ เอกสารท่ีกิจการจดั ทาขึน้ เพ่ือ ออกใหแ้ ก่บุคคลาายนอก และเอกสารท่ีกิจการจดั ทาขึน้ เพ่ือใชใ้ นกิจการของตนเอง เอกสารเหล่านีจ้ ะมี เลขท่ีของเอกสารเรียงลาดบั ก่อนหลงั อยแู่ ลว้ จงึ ไมจ่ าเป็นท่ีจะตอ้ งกาหนดเลขท่ีเอกสารใหม่ กิจการสามารถ นาเลขท่ีนนั้ มาใชอ้ า้ งอิงในการบนั ทกึ บญั ชีไดท้ นั ที

11 ตัวอย่างใบเสรจ็ รับเงนิ /ใบกากับภาษี (ขายสนิ ค้าเป็ นเงนิ สด) และการลงบัญชี เลม่ ท่ี 01 เลขท่ี 001 หา้ งหนุ้ ส่วนจากัด ทรัพยไ์ พศาล 22 ถนนสิงหวฒั น์ ตาบลธานี จงั หวดั สโุ ขทยั 64000 โทร 0 5524 3456 เลขประจาตวั ผเู้ สียาาษีอากร 0112233445566 ใบเสร็จรับเงนิ /ใบกากับภาษี วนั ท่ี 3 มี.ค. 2563 . ช่ือผซู้ ือ้ รา้ นสวสั ดี . ท่ีอยู่ 10 ถนนราษฎรอ์ ทุ ิศ ตาบลธานี จงั หวดั สโุ ขทยั . เลขประจาตวั ผเู้ สียาาษีอากร 0122333444455  สานกั งานใหญ่  สาขา ท่ี . จานวน รายการ ราคาตอ่ หน่วย จานวนเงนิ 1 โหล เสือ้ โปโล 2,000 2,000 - 2 โหล เสือ้ ยืดคอกลม 1,200 2,400 - รวมเงิน 4,400 - าาษีมลู คา่ เพ่มิ 7% 308 - รวมทงั้ สนิ้ 4,708 - ส่ีพนั เจ็ดรอ้ ยแปดบาทถว้ น ผรู้ บั เงิน........................ หมายเหตุ - ใบเสรจ็ รบั เงินจะสมบรู ะต์ อ่ เม่ือลงลายมือชื่อผรู้ บั เงิน - ถา้ ชาระเป็นเช็คจะสมบรู ะเ์ มอ่ื ไดร้ บั เงินตามเช็คเรยี บรอ้ ยแลว้ 2563 4,708 มี.ค. 3 เดบติ เงินสด 4,400 308 เครดิต ขายสินคา้ าาษีขาย

12 ตัวอย่างใบส่งของ/ใบกากับภาษี (ขายสินค้าเป็ นเงนิ เชอื่ ) และการลงบัญชี เลม่ ท่ี 02 เลขท่ี 010 หา้ งหุน้ ส่วนจากัด ทรัพยไ์ พศาล 22 ถนนสงิ หวฒั น์ ตาบลธานี จงั หวดั สโุ ขทยั 64000 โทร 0 5524 3456 เลขประจาตวั ผเู้ สียาาษีอากร 0112233445566 ใบส่งของ/ใบกากับภาษี วนั ท่ี 15 มี.ค. 2563 . ช่ือผซู้ ือ้ รา้ นสมฤทยั . ท่ีอยู่ 100 ถนนบาลเมือง ตาบลธานี จงั หวดั สโุ ขทยั . เลขประจาตวั ผเู้ สียาาษีอากร 0223334444555  สานกั งานใหญ่  สาขาท่ี . จานวน รายการ ราคาตอ่ หน่วย จานวนเงนิ 2 โหล เสือ้ โปโล 2,300 4,600 - 1 โหล เสือ้ ยืดคอกลม 1,400 1,400 - รวมเงิน 6,000 - าาษีมลู คา่ เพ่มิ 7% 420 - รวมทงั้ สนิ้ 6,420 - หกพนั ส่ีรอ้ ยย่ีสบิ บาทถว้ น ผขู้ าย............................. (..................................) ผรู้ บั ของ........... .................. (..................................) 2563 6,420 มี.ค. 15 เดบติ ลกู หนี้ - รา้ นสมสมยั 6,000 420 เครดิต ขายสินคา้ าาษีขาย

13 ตวั อยา่ งใบเสรจ็ รับเงนิ (รับชาระหนีจ้ ากลูกหนี)้ และการลงบัญชี เลม่ ท่ี 02 เลขท่ี 008 หา้ งหุ้นส่วนจากัด ทรัพยไ์ พศาล 22 ถนนสิงหวฒั น์ ตาบลธานี จงั หวดั สโุ ขทยั 64000 โทร 0 5524 3456 เลขประจาตวั ผเู้ สียาาษีอากร 0112233445566 ใบเสร็จรับเงนิ วนั ท่ี 18 มี.ค. 2563 . ช่ือผซู้ ือ้ รา้ นโฟกสั . ท่ีอยู่ 104 ถนนบาลเมือง ตาบลธานี จงั หวดั สโุ ขทยั . เลขประจาตวั ผเู้ สียาาษีอากร 0987654321012  สานกั งานใหญ่  สาขาท่ี . จานวน รายการ ราคาต่อหน่วย จานวนเงนิ ตามใบสง่ ของ/ใบกากบั าาษี เลม่ ท่ี 02 12,840 - เลขท่ี 023 ลงวนั ท่ี 5 ก.พ.63 - รวมทงั้ สนิ้ 12,840 - หน่งึ หม่ืนสองพนั แปดรอ้ ยส่ีสิบบาทถว้ น ผรู้ บั เงิน........................ หมายเหตุ - ใบเสรจ็ รบั เงินจะสมบรู ะต์ อ่ เมอื่ ลงลายมอื ชื่อผรู้ บั เงิน - ถา้ ชาระเป็นเช็คจะสมบรู ะเ์ ม่ือไดร้ บั เงินตามเช็คเรยี บรอ้ ยแลว้ 2563 12,840 มี.ค. 18 เดบิต เงินสด 12,840 เครดติ ลกู หนี้ - รา้ นโฟกสั

14 ตวั อย่างใบเสรจ็ รับเงนิ /ใบกากับภาษี (ซอื้ สินค้าเป็ นเงนิ สด) และการลงบัญชี เลม่ ท่ี 01 เลขท่ี 001 บริษัท โควิด-19 จากัด 123 ซอยสวนพลู 8 แขวง ทงุ่ มหาเมฆ เขต สาทร กรุงเทพมหานคร 10120 โทร 0 2224 3456 เลขประจาตวั ผเู้ สียาาษีอากร 0123456789111 ใบเสร็จรับเงนิ /ใบกากับภาษี วนั ท่ี 3 มี.ค. 2563 . ช่ือผซู้ ือ้ หา้ งหนุ้ สว่ นจากดั ทรพั ยไ์ พศาล . ท่ีอยู่ 22 ถนนสิงหวฒั น์ ตาบลธานี จงั หวดั สโุ ขทยั . เลขประจาตวั ผเู้ สียาาษีอากร 0112233445566  สานกั งานใหญ่  สาขาท่ี . จานวน รายการ ราคาตอ่ หน่วย จานวนเงนิ 2 โหล เสือ้ โปโล 1,000 2,000 - 3 โหล เสือ้ ยืดคอกลม 700 2,100 - 2 โหล กางเกงขาสนั้ 1,200 2,400 - รวมเงิน 6,500 - าาษีมลู คา่ เพ่มิ 7% 455 - รวมทงั้ สนิ้ 6,955 - หกพนั เกา้ รอ้ ยหา้ สบิ หา้ บาทถว้ น ผรู้ บั เงิน......... ............... หมายเหตุ - ใบเสรจ็ รบั เงินจะสมบรู ะต์ อ่ เมือ่ ลงลายมือชื่อผรู้ บั เงิน - ถา้ ชาระเป็นเช็คจะสมบรู ะเ์ มอ่ื ไดร้ บั เงินตามเช็คเรยี บรอ้ ยแลว้ 2563 6,500 มี.ค. 3 เดบติ ซือ้ สินคา้ 455 6,955 าาษีซือ้ เครดติ เงินสด

15 ตวั อยา่ งใบส่งของ/ใบกากับภาษี (ซอื้ สนิ ค้าเป็ นเงนิ เชื่อ) และการลงบัญชี เลม่ ท่ี 05 เลขท่ี 21 บรษิ ัท โควิด-19 จากัด 123 ซอยสวนพลู 8 แขวง ทงุ่ มหาเมฆ เขต สาทร กรุงเทพมหานคร 10120 โทร 0 2224 3456 เลขประจาตวั ผเู้ สียาาษีอากร 0123456789111 ใบส่งของ/ใบกากับภาษี วนั ท่ี 23 มี.ค. 2563 . ช่ือผซู้ ือ้ หา้ งหนุ้ สว่ นจากดั ทรพั ยไ์ พศาล . ท่ีอยู่ 22 ถนนสงิ หวฒั น์ ตาบลธานี จงั หวดั สโุ ขทยั . เลขประจาตวั ผเู้ สียาาษีอากร 0112233445566  สานกั งานใหญ่  สาขาท่ี . จานวน รายการ ราคาต่อหน่วย จานวนเงนิ 3 โหล เสือ้ แฟช่นั สตรี 1,000 3,000 - 3 โหล เสือ้ ยืดคอกลม 800 2,400 - 3 โหล กางเกงขาสนั้ 1,000 3,000 - รวมเงิน 8,400 - าาษีมลู คา่ เพ่มิ 7% 588 - รวมทงั้ สนิ้ 8,988 - แปดพนั เกา้ รอ้ ยแปดสิบแปดบาทถว้ น ผขู้ าย............................. (..................................) ผรู้ บั ของ........... .................. (..................................) 2563 8,400 มี.ค. 23 เดบิต ซือ้ สนิ คา้ 588 8,988 าาษีซือ้ เครดิต เจา้ หนี้ – บ. โควดิ -19

16 ตวั อยา่ งใบเสร็จรับเงนิ (จ่ายชาระหนีใ้ หเ้ จ้าหนี)้ และการลงบัญชี เลม่ ท่ี 04 เลขท่ี 014 บรษิ ัท โควิด-19 จากัด 123 ซอยสวนพลู 8 แขวง ทงุ่ มหาเมฆ เขต สาทร กรุงเทพมหานคร 10120 โทร 0 2224 3456 เลขประจาตวั ผเู้ สียาาษีอากร 0123456789111 ใบเสร็จรับเงนิ วนั ท่ี 31 มี.ค. 2563 . ช่ือผซู้ ือ้ หา้ งหนุ้ สว่ นจากดั ทรพั ยไ์ พศาล . ท่ีอยู่ 22 ถนนสิงหวฒั น์ ตาบลธานี จงั หวดั สโุ ขทยั . เลขประจาตวั ผเู้ สียาาษีอากร 0112233445566  สานกั งานใหญ่  สาขาท่ี . จานวน รายการ ราคาต่อหน่วย จานวนเงนิ ตามใบสง่ ของ/ใบกากบั าาษี เลม่ ท่ี 05 8,988 - เลขท่ี 21 ลงวนั ท่ี 23 มี.ค.63 - รวมทงั้ สนิ้ 8,988 - แปดพนั เกา้ รอ้ ยแปดสบิ แปดบาทถว้ น ผรู้ บั เงิน........................ หมายเหตุ - ใบเสรจ็ รบั เงินจะสมบรู ะต์ อ่ เม่อื ลงลายมือชื่อผรู้ บั เงิน - ถา้ ชาระเป็นเช็คจะสมบรู ะเ์ ม่ือไดร้ บั เงินตามเช็คเรยี บรอ้ ยแลว้ 2563 8,988 มี.ค. 31 เดบติ เจา้ หนี้ – บ.โควิด-19 8,988 เครดิต เงินสด

17 ตัวอยา่ งใบเพมิ่ หนี้ และการลงบัญชี เลม่ ท่ี 01 เลขท่ี 002 หา้ งหนุ้ ส่วนจากัด ทรัพยไ์ พศาล 22 ถนนสงิ หวฒั น์ ตาบลธานี จงั หวดั สโุ ขทยั 64000 โทร 0 5524 3456 เลขประจาตวั ผเู้ สียาาษีอากร 0112233445566 ใบเพมิ่ หนี/้ ใบกากับภาษี วนั ท่ี 23 มี.ค. 2563 . ช่ือผซู้ ือ้ รา้ นสมฤทยั . ท่ีอยู่ 100 ถนนบาลเมือง ตาบลธานี จงั หวดั สโุ ขทยั . เลขประจาตวั ผเู้ สียาาษีอากร 0223334444555  สานกั งานใหญ่  สาขาท่ี . อา้ งถึงใบกากบั าาษีเลขท่ี 022 ลงวนั ท่ี 21 มี.ค. 63 . หา้ งไดเ้ ดบติ บญั ชีของทา่ นตามรายการตอ่ ไปนี้ ลาดับ รายการ จานวน ราคาต่อหน่วย จานวนเงนิ 1 เสอื้ โปโล 1 โหล 200 200 -  รวมมลู คา่ สนิ คา้ ตามใบกากบั าาษีเดมิ 5,400 -  มลู คา่ ทถ่ี กู ตอ้ ง 5,600 -  ผลตา่ ง -   าาษีมลู คา่ เพม่ิ 7% 200 -  รวม + 14 - 214 - สองรอ้ ยสิบส่ีบาทถว้ น เหตผุ ลในการเพิม่ หนี้ คิดราคาสนิ คา้ รายการที่ 1 ต่ากวา่ ทต่ี กลงไวโ้ หลละ 200 บาท ผรู้ บั มอบอานาจ................................. 2563 214 มี.ค. 23 เดบติ ลกู หนี้ - รา้ นสมฤทยั 200 14 เครดิต ขายสินคา้ าาษีขาย

18 ตัวอย่างใบลดหนี้ และการลงบัญชี เลม่ ท่ี 01 เลขท่ี 003 ห้างห้นุ ส่วนจากัด ทรัพยไ์ พศาล 22 ถนนสงิ หวฒั น์ ตาบลธานี จงั หวดั สโุ ขทยั 64000 โทร 0 5524 3456 เลขประจาตวั ผเู้ สียาาษีอากร 0112233445566 ใบลดหนี/้ ใบกากับภาษี วนั ท่ี 25 มี.ค. 2563 . ช่ือผซู้ ือ้ รา้ นสมสมยั . ท่ีอยู่ 20 ถนนจรดวิถีถ่อง ตาบลธานี จงั หวดั สโุ ขทยั . เลขประจาตวั ผเู้ สียาาษีอากร 033344455566  สานกั งานใหญ่  สาขาท่ี . อา้ งถงึ ใบกากบั าาษีเลขท่ี 020 ลงวนั ท่ี 24 มี.ค. 63 . หา้ งไดเ้ ครดติ บญั ชีของทา่ นตามรายการตอ่ ไปนี้ ลาดบั รายการ จานวน ราคาตอ่ หน่วย จานวนเงนิ 1 เสอื้ ยืดคอกลม 2 ตวั 200 400 -  รวมมลู คา่ สนิ คา้ ตามใบกากบั าาษีเดิม 9,400 -  มลู คา่ ท่ถี กู ตอ้ ง 9,000 -  ผลตา่ ง  -   าาษีมลู คา่ เพมิ่ 7% 400 -  รวม + 28 - 428 - สร่ี อ้ ยยี่สบิ แปดบาทถว้ น เหตผุ ลในการลดหนี้ รบั คนื สนิ คา้ จานวน 2 ตวั เน่อื งจากสนิ คา้ ชารุด ผรู้ บั มอบอานาจ................................. 2563 400 มี.ค. 23 เดบิต รบั คืนสินคา้ 28 428 าาษีขาย เครดิต ลกู หนี้ - รา้ นสมสมยั

19 ตัวอย่างใบเสร็จรับเงนิ /ใบกากับภาษี (ซอื้ สินทรัพยเ์ ป็ นเงนิ สด) และการลงบัญชี เลม่ ท่ี 02 ใบเสร็จรับเงนิ /ใบกากับภาษี เลขท่ี 18 บรษิ ัท เอสทีวีซี จากดั 23 ถนนจรดวิถีถ่อง ต.ธานี อ.เมือง จ.สโุ ขทยั 64000 โทร 0 5524 3456 เลขประจาตวั ผเู้ สียาาษีอากร 0123456789222 วนั ท่ี 19 มี.ค. 2563 . ช่ือผซู้ ือ้ หา้ งหนุ้ สว่ นจากดั ทรพั ยไ์ พศาล . ท่ีอยู่ 22 ถนนสงิ หวฒั น์ ตาบลธานี จงั หวดั สโุ ขทยั . เลขประจาตวั ผเู้ สียาาษีอากร 0112233445566  สานกั งานใหญ่  สาขาท่ี . จานวน รายการ ราคาตอ่ หน่วย จานวนเงนิ 1 หลงั ตเู้ หลก็ เก็บเอกสาร 2,500 2,500 - รวมเงิน 2,500 - าาษีมลู คา่ เพ่มิ 7% 175 - รวมทงั้ สนิ้ 2,675 - สองพนั หกรอ้ ยเจ็ดสบิ หา้ บาทถว้ น ผรู้ บั เงิน......... ............... หมายเหตุ - ใบเสรจ็ รบั เงินจะสมบรู ะต์ อ่ เมอ่ื ลงลายมือชื่อผรู้ บั เงิน - ถา้ ชาระเป็นเช็คจะสมบรู ะเ์ มอ่ื ไดร้ บั เงินตามเช็คเรยี บรอ้ ยแลว้ 2563 2,500 มี.ค. 19 เดบติ อปุ กระส์ านกั งาน 175 2,675 าาษีซือ้ เครดติ เงินสด

20 ตวั อย่างใบส่งของ/ใบกากับภาษี (ซือ้ สนิ ทรัพยเ์ ป็ นเงนิ เช่อื ) และการลงบัญชี เลม่ ท่ี 02 ใบส่งของ/ใบกากับภาษี เลขท่ี 011 บรษิ ัท เอสทีวีซี จากดั 23 ถนนจรดวิถีถ่อง ต.ธานี อ.เมือง จ.สโุ ขทยั 64000 โทร 0 5524 3456 เลขประจาตวั ผเู้ สียาาษีอากร 0123456789222 วนั ท่ี 26 มี.ค. 2563 . ช่ือผซู้ ือ้ หา้ งหนุ้ สว่ นจากดั ทรพั ยไ์ พศาล . ท่ีอยู่ 22 ถนนสิงหวฒั น์ ตาบลธานี จงั หวดั สโุ ขทยั . เลขประจาตวั ผเู้ สียาาษีอากร 0112233445566  สานกั งานใหญ่  สาขาท่ี . จานวน รายการ ราคาต่อหน่วย จานวนเงนิ 1 ชดุ เคร่อื งคอมพิวเตอรช์ นิดตงั้ โต๊ะ 24,000 24,000 - รวมเงิน 24,000 - าาษีมลู คา่ เพ่มิ 7% 1,680 - 25,680 - รวมทงั้ สนิ้ สองหม่ืนหา้ พนั หกรอ้ ยแปดสิบบาทถว้ น ผรู้ บั ของ.............. ..................... ผสู้ ง่ ของ.................................. (..................................) (..................................) 2563 24,000 มี.ค. 26 เดบิต อปุ กระส์ านกั งาน 1,680 าาษีซือ้ 25,680 เครดติ เจา้ หนี้ - บ.เอสทีวีซี

21 ตัวอยา่ งใบกากับภาษีอยา่ งยอ่ และการลงบัญชี ใบรับเงนิ /ใบกากับภาษีอย่างย่อ เลม่ ท่ี....1..... เลขท่ี...39.... บรษิ ัท สโุ ขทยั สรรพสนิ คา้ จากดั 3 ถนนจรดวิถีถ่อง ต.ธานี อ.เมือง จ.สโุ ขทยั 64000 โทร. 0 5561 1122 Fax. 0 5561 1123 เลขประจาตวั ผเู้ สียาาษีอากร 1234567890123 จานวน รายการ วนั ท่ี 23 มี.ค. 63 . 1 กลอ่ ง กระดาษถา่ ยเอกสาร หน่วยละ จานวนเงนิ 1 โหล ปากกาลกู ล่ืนสีนา้ เงิน 500 500 - 60 60 - (รวมาาษีมลู คา่ เพ่มิ ) รวมเงิน 560 - ผรู้ บั เงิน...................................... 2563 560 มี.ค. 23 เดบิต วสั ดสุ านกั งาน 560 เครดิต เงินสด

22 ตัวอย่างใบกากับภาษีอย่างย่อ ทอ่ี อกโดยเครื่องบันทกึ เงนิ อัตโนมัติ และการลงบัญชี หจก.สโุ ขทยั การคา้ TAX INVOICE (ABB.) TAX ID# 0107537000521 POS ID# E076400002AO20 TAX No. 106 28-03-2020 16:50 มลู คา่ สินคา้ รวม VAT ปากกาลกู ล่ืน 12*1 (8850086139000)2 1 * 125.00 125.00 กระดาษถ่ายเอกสาร 1*2 (8850086138000)2 2 * 105.00 210.00 ยอดเงินรวม 335.00 TOTAL 313.08 VAT 21.92 CASH 500.00 ทอน 165.00 # VAT INCLUDED # 2563 335 มี.ค. 28 เดบิต วสั ดสุ านกั งาน 335 เครดิต เงินสด

23 ตวั อยา่ งใบสาคัญรับ และการลงบัญชี เลขท่ี 23 ห้างหุ้นส่วนจากัด ทรัพยไ์ พศาล 22 ถนนสิงหวฒั น์ ตาบลธานี จงั หวดั สโุ ขทยั 64000 โทร 0 5524 3456 เลขประจาตวั ผเู้ สียาาษีอากร 0112233445566 ใบสาคัญรับ วนั ท่ี 28 มี.ค. 2563 . รบั  เงินสด  เช็คธนาคาร.........................................เลขท่ี.................ลงวนั ท่ี.................... เอกสารอ้างองิ รายการ จานวนเงนิ ขายเศษกระดาษ 80 - ยอดรวม 80 - ชอื่ บัญชี เลขที่ เดบติ เครดติ บัญชี เงินสด รายไดเ้ บด็ เตล็ด 80 - 80 - ผลู้ งบญั ชี ผรู้ บั เงิน ผจู้ า่ ยเงิน ผอู้ นมุ ตั ิ 2563 80 มี.ค. 28 เดบิต เงินสด 80 เครดติ รายไดเ้ บด็ เตล็ด

24 ตวั อยา่ งใบสาคัญจ่าย และการลงบัญชี เลขท่ี 09 ห้างหุ้นส่วนจากัด ทรัพยไ์ พศาล 22 ถนนสิงหวฒั น์ ตาบลธานี จงั หวดั สโุ ขทยั 64000 โทร 0 5524 3456 เลขประจาตวั ผเู้ สียาาษีอากร 0112233445566 ใบสาคัญจ่ายเงินเดอื น วนั ท่ี 31 มี.ค. 2563 . ประจาเดือน มีนาคม 2563 . ท่ี ชือ่ เงนิ เดอื น ภาษี เงนิ อน่ื ๆ สุทธิ ลายมอื ประกันสังคม ช่อื 1 นายสมชาย ใจดี 20,000 150 750 - 19,100 2 นางสาวสมใจ ขยนั ย่งิ 17,000 100 750 - 16,150 3 นางสาวสมฤทยั อดทน 7,000 - 350 - 6,650 44,000 250 1,850 - 41,900 ผอู้ นมุ ตั ิ 2563 44,000 มี.ค. 31 เดบิต เงินเดอื น 41,900 250 เครดติ เงินสด 1,850 าาษีเงินไดห้ กั ะ ท่ีจา่ ย เงินประกนั สงั คมคา้ งจา่ ย 5. การจัดเก็บเอกสารประกอบการลงบัญชี เม่ือมีรายการคา้ ใดๆ เกิดขนึ้ ทงั้ าายในและาายนอกกิจการ จะตอ้ งมีการจดั ทาเอกสารขนึ้ เพ่ือให้ ผเู้ ก่ียวขอ้ งเก็บไวเ้ ป็นหลกั ฐานในการลงบญั ชี ซ่ึงเอกสารเหล่านีจ้ ะตอ้ งเก็บรกั ษาไวเ้ ป็นอย่างดีไม่ใหส้ ญู หายหรอื ชารุด ตามพระราชบญั ญัตกิ ารบญั ชี พ.ศ.2543 กาหนดไวว้ า่ ผมู้ ีหนา้ ท่ีจดั ทาบญั ชีตอ้ งเก็บรกั ษา

25 บญั ชีและเอกสารท่ีใชป้ ระกอบการลงบญั ชีไวเ้ ป็นเวลาไม่นอ้ ยกว่า 5 ปี นับแต่วนั ปิดบญั ชี และตอ้ งเก็บ รกั ษาไว้ ะ สถานประกอบธุรกิจ ไดแ้ ก่ สถานท่ีทาการ สถานท่ีท่ีใชเ้ ป็นท่ีทาการผลิต หรือเก็บสินคา้ เป็น ประจา สถานท่ีท่ีเป็นท่ีทางานประจา หากประสงคจ์ ะเก็บรกั ษาบญั ชีและเอกสารท่ีตอ้ งใชป้ ระกอบการ ลงบญั ชีไว้ ะ สถานท่ีอ่ืน ผมู้ ีหนา้ ท่ีจดั ทาบญั ชีตอ้ งขออนญุ าตจากสารวตั รใหญ่บญั ชี หรอื สารวตั รบญั ชี ใน กระีจัดทาบัญชีดว้ ยคอมพิวเตอร์ หรือเคร่ืองมืออ่ืนใดในสถานท่ีอ่ืนใดในราชอาะาจักรท่ีมิใช่สถานท่ี ดงั กลา่ ว แตม่ ีการเช่ือมโยงเครือข่ายคอมพิวเตอร์ หรือเคร่ืองมือนนั้ มายังสถานท่ีขา้ งตน้ ใหถ้ ือวา่ ไดม้ ีการ เก็บรกั ษาบญั ชีไว้ ะ สถานท่ีนนั้ แลว้ และในกระีจาเป็น อธิบดีโดยความเห็นชอบของรฐั มนตรี ขยาย ระยะเวลาจดั เก็บได้ แตต่ อ้ งไมเ่ กิน 7 ปี การจดั เก็บเอกสารท่ีลงบญั ชีแลว้ จะตอ้ งแยกเก็บตามท่ีไดก้ าหนดเลขท่ีเอกสารไว้ ดงั นี้ 5.1 แฟ้มเอกสารทเี่ กย่ี วกับภาษีมูลค่าเพม่ิ ไดแ้ ก่ เอกสาราาษีขาย เอกสาราาษีซือ้ ใหแ้ ยก จากเอกสารอ่ืนๆ เพ่ือความสะดวกเม่ือสรรพากรขอตรวจสอบ โดยแยกเป็นแฟ้มเอกสาราาษีขาย และแฟม้ เอกสาราาษีซือ้ ดงั นี้ 5.1.1 แฟ้มเอกสารภาษีขาย ใชเ้ ก็บเอกสาราาษีขาย ซง่ึ ไดแ้ ก่ สาเนาใบเสรจ็ รบั เงิน/ ใบกากบั าาษี สาเนาใบสง่ ของ/ใบกากบั าาษี กระีขายสินคา้ หรือบรกิ ารเป็นเงินสด และเงินเช่ือ 5.1.2 แฟ้มเอกสารภาษีซอื้ ใชเ้ ก็บเอกสาราาษีซือ้ ซง่ึ ไดแ้ ก่ ตน้ ฉบบั ใบเสรจ็ รบั เงิน/ ใบกากบั าาษี ตอ้ นฉบบั ใบสง่ ของ/ใบกากบั าาษี กระีซือ้ สินคา้ หรือบรกิ าร ซือ้ วสั ดสุ ิน้ เปลือง ซือ้ สินทรพั ย์ จา่ ยคา่ ใชจ้ ่ายตา่ งๆ เป็นเงินสด และเงินเช่ือ 5.2 แฟ้มเอกสารรับเงนิ ใชจ้ ดั เก็บสาเนาใบเสรจ็ รบั เงินตา่ งๆ ท่ีออกใหบ้ คุ คลาายนอกเน่ืองจาก การรบั ชาระหนีท้ ่ีไมม่ ีาาษีมลู คา่ เพ่มิ และเอกสารรบั เงินท่ีกิจการจดั ทาขนึ้ เพ่ือใชใ้ นกิจการ (ใบสาคญั รบั ) 5.3 แฟ้มเอกสารจ่ายเงิน ใชจ้ ดั เก็บใบเสรจ็ ตา่ งๆ ท่ีไดร้ บั จากบคุ คลาายนอกท่ีไมม่ ี าาษีมลู คา่ เพ่มิ และเอกสารจา่ ยเงินท่ีกิจการจดั ทาขนึ้ เพ่ือใชใ้ นกิจการ (ใบสาคญั จา่ ย) 5.4 แฟ้มเอกสารอ่ืน ใชจ้ ดั เก็บเอกสารอ่ืนๆ เชน่ หนงั สือรบั รองการจดทะเบียนจดั ตงั้ กิจการ เป็นตน้ การจดั เก็บเอกสารเขา้ แฟ้ม ใหเ้ รยี งเอกสารเป็นรายวนั ตามลาดบั วนั ท่ีก่อนหลงั และแยกแฟม้ เป็น รายเดือน เวน้ แตก่ ระีท่ีกิจการมีเอกสารใบสาคญั ไมม่ ากในแตล่ ะเดือน อาจจดั เก็บเอกสารแตล่ ะเดือนไวใ้ น แฟ้มเดียวกนั ก็ได้ แตค่ วรมีกระดาษปะหนา้ ค่นั ไวแ้ ตล่ ะเดือน

26