หน่วยที่ 6

E-book วิชาการใช้คอมพิวเตอร์ในงานบัญชี รหัสวิชา 20201-2007 หน่วยที่ 6 การบนั ทึกยอดยกมาในแตล่ ะระบบ เรียบเรยี งโดย พนิ รฎั สตี ลวรางค์ บธ.บ. การบญั ชี บธ.บ. การจดั การทั่วไป แผนกวชิ าการบญั ชี วิทยาลัยอาชีวศกึ ษาสโุ ขทยั สานักงานคณะกรรมการการอาชีวศกึ ษา

6-1 หนว่ ยที่ 6 การบนั ทกึ ยอดยกมาในแตล่ ะระบบ สาระสาคญั การบันทึกยอดยกมาในแต่ละระบบ เป็นการบันทึกยอดยกมาของรายการค้าท่ีเกิดข้ึนก่อนท่ีมาเริ่มใช้ งานโปรแกรม แต่ถ้าธุรกิจใด เริ่มใช้โปรแกรมพร้อมกับการจดทะเบียนจัดต้ังบริษัทฯ ก็จะไม่ต้องทาขั้นตอนน้ี โดยจะบันทึกเฉพาะยอดท่ียกมาต้นงวดเม่ือเริ่มใช้ระบบเพียงคร้ังเดียว ส่วนยอดยกมาในรอบบัญชีถัดไป โปรแกรมจะทาการยกยอดให้เองโดยอัตโนมัติ แม้จะยังไม่ปิดงวดบัญชีก็ตาม กรณีท่ีผู้ใช้ยังหายอดยกมาจาก รอบบัญชีก่อนไม่ได้ สามารถลงรายการรายวันเพื่อเริ่มทางานไปก่อนได้ และเม่ือหายอดยกมาได้แล้วจึงค่อย ยอ้ นกลบั มาบนั ทกึ ยอ้ นหลังไป ทาให้ผ้ใู ช้สามารถเรม่ิ งานใหมไ่ ดโ้ ดยไมต่ อ้ งรอยอดยกมา สาระการเรยี นรู้ 1. การบันทึกยอดยกมาต้นงวดของบญั ชแี ยกประเภท 2. การบนั ทกึ เจ้าหนี้ยกมาตน้ งวด 3. การบนั ทกึ ลูกหน้ียกมาต้นงวด 4. การบนั ทึกสนิ คา้ คงเหลือยกมาต้นงวด สมรรถนะประจาหน่วย 1. แสดงความรู้เกี่ยวกบั การบันทึกยอดยกมาในแต่ละระบบ 2. ประยุกตใ์ ช้ความรู้เก่ยี วกับการบนั ทึกยอดยกมาในแต่ละระบบ ในชีวิตประจาวนั และการประกอบ อาชพี จุดประสงค์การเรียนรู้ 1. อธิบายการบนั ทึกยอดยกมาต้นงวดของบัญชแี ยกประเภทได้ 2. อธิบายการบันทึกเจา้ หน้ียกมาตน้ งวดได้ 3. อธิบายการบนั ทึกลกู หนี้ยกมาต้นงวดได้ 4. อธิบายการบันทึกสินคา้ คงเหลอื ยกมาตน้ งวดได้

6-2  การบนั ทกึ ยอดยกมาต้นงวดของบัญชแี ยกประเภท การใส่ยอดยกมาต้นงวดของบัญชีแยกประเภท จะใส่เฉพาะยอดที่ยกมาต้นงวดเม่ือเร่ิมใช้ระบบเพียง ครั้งเดียว ส่วนยอดยกมาในรอบบัญชีถัดไปโปรแกรมจะทาการยกยอดให้เองโดยอัตโนมัติ แม้จะยังไม่ปิดงวด บัญชีก็ตาม บางคร้ังผู้ใช้อาจไม่ได้เร่ิมใช้งานตรงกับวันที่เริ่มรอบบัญชีก็ได้ เช่น เริ่มรอบบัญชีวันท่ี 01/01 แต่ อาจเร่ิมใช้โปรแกรมทางานตอนกลางปี (1 มิถุนายน) ก็ให้ระบุวันเร่ิมใช้ระบบเป็น 01/06 และเร่ิมใส่ยอดยกมา ในวันน้ี โดยนายอดยกไปของงบทดลองหลงั ปิดบญั ชี (งบฐานะการเงนิ ) ณ วนั ท่ี 31/05 มาระบลุ งไป กรณีที่ผู้ใช้ยังหายอดยกมาจากรอบบัญชกี ่อนไม่ได้ สามารถลงรายการรายวันเพื่อเริ่มทางานไปก่อนได้ และเมื่อหายอดยกมาได้แล้วจึงค่อยย้อนกลับมาบันทึกย้อนหลังไป ทาให้ผู้ใช้สามารถเริ่มงานใหม่ได้โดยไม่ต้อง รอยอดยกมา 1. เข้าท่ี ระบบบญั ชีแยกประเภท  ฐานขอ้ มูล (Setup Master Files)  บันทกึ ยอดยกมา ตน้ งวดของบัญชแี ยกประเภท หรอื เปิด Work Flow  Set Balance Data  ใสย่ อดยกมาเร่ิมต้นตั้ง บรษิ ทั และสาขา 2. เล่อื นแถบสวา่ งหรือใชเ้ มา้ ส์คลกิ ไปยงั รายการบัญชที จี่ ะเขา้ ไปบันทึกรายการ 3. กดปุ่ม F2-แก้ไข เพือ่ เข้าไปใสย่ อดยกมาตน้ งวดของบัญชนี ้นั 4. บนั ทกึ ยอดยกมาต้นงวดของบัญชี ซ่ึงอาจจะเปน็ ยอดยกมาด้านเดบติ หรือเครดิตกไ็ ด้ 5. บันทกึ รายละเอียดเสร็จแลว้ กดป่มุ F10-SAVE เพอ่ื เก็บข้อมลู ภาพท่ี 6-1 หนา้ ต่างเข้าบนั ทกึ ยอดยกมาตน้ งวดของบัญชีแยกประเภททาง Work Flow

6-3 ภาพท่ี 6-2 หนา้ ตา่ งรายการจากผังบญั ชเี พื่อบันทึกยอดยกมาต้นงวด ภาพท่ี 6-3 หน้าต่างบนั ทึกยอดยกมาต้นงวดแตล่ ะบญั ชี  การบันทึกเจา้ หน้ยี กมาต้นงวด เมื่อเริ่มใช้งานโปรแกรมบัญชีคร้ังแรก หากธุรกิจธุรกิจท่ีดาเนินกิจการมาแล้วจะมีเจ้าหนี้ท่ียังค้าง ชาระหนี้ อยู่จานวนหน่ึง จึงจาเป็นต้องบันทึกยอดหนี้ของเจ้าหนี้ยกมาต้นงวด ซ่ึงจะทาเพียงคร้ังแรกเมื่อเร่ิมใช้ ระบบเท่านน้ั สาหรบั ยอดเจ้าหนใ้ี นงวดถัดๆ ไป โปรแกรมจะทาการยกยอดให้อตั โนมัติ การบนั ทึกยอดยกมาของเจา้ หนี้ จะเขา้ มาบนั ทึกหลงั จากออกเอกสารซื้อไปแลว้ กไ็ ด้ น่ันคือ เราสามารถ เร่ิมทางานไปไดโ้ ดยไมต่ ้องรอยอดยกมาของเจ้าหนี้ การบันทกึ ยอดยกมาตน้ งวด เลอื กบนั ทึกได้ 2 แบบ คือ วธิ ีท่ี 1 บนั ทกึ รายการ Invoice ท่ยี ังไม่ไดถ้ ูกชาระหน้ี ตามทีม่ ที ั้งหมด ข้อดี เหน็ รายละเอียดว่า ยอดหนีท้ ย่ี กมาเกดิ จาก Invoice ใบใดบา้ ง เป็นวนั ท่ีเท่าใด ยอดเงนิ เท่าใด ขอ้ เสยี ถา้ มีปรมิ าณ Invoice ยกมาจานวนมาก จะใชเ้ วลาในการบันทึกมาก

6-4 วิธีที่ 2 ทารายการรวมยอดหนี้ของเจา้ หนร้ี ายเดยี วกัน บันทกึ รวมเป็น Invoice ยกมาเพียง 1 รายการ ข้อดี ใช้เวลานอ้ ย ในการบันทกึ ยอดยกมา ข้อเสีย จะไมเ่ ห็นรายละเอียดวา่ ยอดหน้ที ย่ี กมา เกิดจาก Invoice ใบใดบ้าง เปน็ วนั ท่ีเท่าใด เพราะ เปน็ การสรุปยอดหนี้ยกมา โดยใชว้ ันทีก่ อ่ นวันเร่ิมใชร้ ะบบวันเดยี ว (แนะนาให้ใช้วธิ ีที่ 1 หากจะเลอื กใชว้ ธิ ีที่ 2 ควรปรกึ ษาผูว้ างระบบบัญชี หรือผูต้ รวจสอบบัญชีของบริษทั ว่าควร ใชว้ ิธีนห้ี รือไม่ เพื่อใหก้ ารบันทกึ บญั ชีของธุรกจิ เปน็ ไปอยา่ งถกู ต้องตามหลักการบัญชที ่ีดี) การบันทึกรายละเอียดเจ้าหน้ียกมาตน้ งวด” มรี ายละเอียดดังนี้ 1. เข้าที่ ระบบเจ้าหนี้  ฐานขอ้ มลู (Setup Master Files)  เมนู บนั ทกึ Invoice ซ้ือยก มาต้นงวด หรอื เปิด Work Flow  Set Balance Data  เพ่ิม/แกไ้ ขขอ้ มูล Invoice คา้ งชาระยกมา 2. เลือกสาขาที่จะเข้าไปทางาน ในทน่ี เี้ ลือก “สานักงานใหญ่” 3. เลอื กประเภทเอกสารท่ีมียอดหนย้ี กมา เชน่ - มี Invoice ซ้อื เชื่อยกมา ก็จะใชเ้ อกสารเปน็ BI - มี ใบลดหนี้ ซื้อเช่อื ยกมา กจ็ ะใช้เอกสารเปน็ BM - มี ใบเพิม่ หนี้ ซ้ือเช่ือยกมา ก็จะใชป้ ระเภทเอกสารเป็น BX 4. เลือกเล่มเอกสาร ทีเ่ คยสร้างไว้ หากเปน็ เอกสารทเ่ี ป็นรายการยกมาต้นงวด ควรจะแยกเล่มของ เอกสารไว้เฉพาะ สาหรบั รายการประเภทน้ี เพ่อื ให้ตรวจสอบรายการไดง้ า่ ย 5. กดปุม่ F3-เพม่ิ เพ่ือเพ่ิมรายการ 6. บันทกึ รายละเอียดจนครบ กดปุ่ม F10-SAVE เพ่ือเกบ็ ข้อมูล 7. จากนั้นจะกลบั มาที่หน้าต่าง รายการ INVOICE ซื้อยกมา หากมรี ายการอ่นื กใ็ ห้ทารายการเพิ่มเข้า ไปจนหมด ภาพท่ี 6-4 หน้าต่างเข้าบนั ทึกยอดเจ้าหน้ยี กมาต้นงวดทาง work flow

6-5 ภาพที่ 6-5 หนา้ ตา่ งรายการ INVOICE ค้างชาระยกมาตน้ งวด ภาพท่ี 6-6 หนา้ ต่างบนั ทึก INVOICE คา้ งชาระยกมาต้นงวด  การบนั ทึกลูกหนย้ี กมาตน้ งวด เมื่อเริ่มใช้งานโปรแกรมบัญชีคร้ังแรก หากธุรกิจธุรกิจท่ีดาเนินกิจการมาแล้วจะมีลูกหน้ีที่ยังค้างชาระ อยู่จานวนหน่ึง จึงจาเป็นต้องบันทึกยอดหน้ีของลูกหนี้ยกมาต้นงวด ซึ่งจะทาเพียงคร้ังแรกเม่ือเริ่มใช้ระบบ เทา่ นัน้ สาหรบั ยอดลูกหนีใ้ นงวดถดั ๆ ไป โปรแกรมจะทาการยกยอดใหอ้ ตั โนมตั ิ การบันทกึ ยอดยกมาของลูกหนี้ จะเขา้ มาบนั ทึกหลังจากออกเอกสารขายไปแล้วก็ได้ น่ันคอื เราสามารถ เร่ิมทางานไปได้โดยไม่ต้องรอยอดยกมาของลูกหน้ี เพราะในความเป็นจริงหากเราหยุดงานท้ังหมดเพื่อปิด บัญชลี ูกหน้เี ดิมใหเ้ สรจ็ ก่อนจงึ เรมิ่ ระบบใหม่ได้กค็ งเป็นเร่ืองท่วี นุ่ วายอยู่ไมน่ ้อย การบนั ทกึ ยอดยกมาต้นงวด เลอื กบนั ทึกได้ 2 แบบ คือ วิธีท่ี 1 บันทกึ รายการ Invoice ท่ยี งั ไม่ได้ถูกชาระหน้ี ตามทม่ี ีทงั้ หมด ข้อดี เหน็ รายละเอยี ดวา่ ยอดหนี้ทีย่ กมาเกิดจาก Invoice ใบใดบ้าง เป็นวนั ทเ่ี ท่าใด ยอดเงินเทา่ ใด ข้อเสีย ถ้ามปี ริมาณ Invoice ยกมาจานวนมาก จะใชเ้ วลาในการบันทึกมาก วิธีที่ 2 ทารายการรวมยอดหนี้ของลูกหนร้ี ายเดยี วกนั บนั ทึกรวมเป็น Invoice ยกมาเพียง 1 รายการ ข้อดี ใช้เวลานอ้ ย ในการบันทึกยอดยกมา ขอ้ เสีย จะไมเ่ ห็นรายละเอียดวา่ ยอดหนีท้ ย่ี กมา เกิดจาก Invoice ใบใดบ้าง เปน็ วนั ท่เี ท่าใด เพราะ เปน็ การสรปุ ยอดหน้ยี กมา โดยใช้วนั ท่กี อ่ นวันเริ่มใช้ระบบวันเดยี ว

6-6 (แนะนาให้ใชว้ ธิ ที ่ี 1 หากจะเลอื กใช้วิธที ี่ 2 ควรปรกึ ษาผู้วางระบบบัญชี หรอื ผตู้ รวจสอบบญั ชขี องบริษทั วา่ ควร ใช้วิธนี ีห้ รอื ไม่ เพื่อให้การบันทกึ บญั ชขี องธุรกจิ เป็นไปอยา่ งถกู ต้องตามหลกั การบัญชที ี่ดี) การบันทึกรายละเอียดลกู หน้ียกมาต้นงวด มรี ายละเอียดดังนี้ 1. เข้าที่ ระบบลูกหน้ี  ฐานขอ้ มลู (Setup Master Files)  เมนู บันทกึ Invoice ขายยก มาตน้ งวด หรือ เปิด Work Flow  Set Balance Data  เพิม่ /แก้ไขข้อมลู Invoice คา้ งชาระยกมา 2. เลอื กสาขาทจ่ี ะเขา้ ไปทางาน ในท่ีน้เี ลอื ก “สานักงานใหญ่” 3. เลือกประเภทเอกสารท่ีมียอดหน้ียกมา เช่น - มี Invoice ขายเชอ่ื ยกมา ก็จะใช้เอกสารเปน็ SI - มี ใบลดหนี้ ขายเชอื่ ยกมา ก็จะใช้เอกสารเป็น SM - มี ใบเพ่มิ หนี้ ขายเช่ือยกมา ก็จะใชป้ ระเภทเอกสารเป็น SX 4. เลอื กเลม่ เอกสาร ท่เี คยสร้างไว้ หากเป็นเอกสารทีเ่ ป็นรายการยกมาตน้ งวด ควรจะแยกเล่มของ เอกสารไว้เฉพาะ สาหรับรายการประเภทน้ี เพ่อื ให้ตรวจสอบรายการได้งา่ ย 5. กดป่มุ F3-เพม่ิ เพ่ือเพิม่ รายการ 6. บนั ทึกรายละเอียดจนครบ กดป่มุ F10-SAVE เพ่ือเกบ็ ข้อมลู 7. จากน้ันจะกลับมาท่ีหนา้ ต่าง รายการ INVOICE ขายยกมา หากมีรายการอนื่ ก็ใหท้ ารายการเพ่ิมเข้า ไป จนหมด ภาพท่ี 6-7 หนา้ ต่างเข้าบนั ทกึ ยอดลกู หน้ียกมาต้นงวดทาง Work Flow ภาพที่ 6-8 หนา้ ตา่ งรายการ INVOICE ค้างชาระยกมาตน้ งวด

6-7 ภาพท่ี 6-9 หน้าตา่ งบันทึก INVOICE ค้างชาระยกมาต้นงวด  การบนั ทึกสนิ ค้าคงเหลือยกมาตน้ งวด เม่อื จัดเตรยี มฐานข้อมลู ของระบบแลว้ หัวขอ้ น้จี ะเปน็ การบันทึกยอดยกมาตน้ งวดของสนิ ค้าคงเหลือ ซึ่งจะทาเพียงคร้ังแรกท่ีเริ่มใช้งานโปรแกรมเท่านั้น สาหรับเดือนต่อๆ ไป หรืองวดบัญชีถัดไปโปรแกรมจะทา การยกยอดใหเ้ องอตั โนมตั ิ การบันทกึ ยอดสนิ ค้ายกมาต้นงวด มีขนั้ ตอนดงั นี้ 1. เข้าไปทเ่ี มนู ระบบบริหารสนิ คา้ คงคลงั  บนั ทกึ (EDIT)  บันทกึ ปรับปรงุ ยอดสนิ คา้ หรอื เปดิ Work Flow  Set Balance Data  ใบปรบั ยอด 2. เลือก “สาขา” ท่ีจะเขา้ ทางานโดยกดป่มุ ENTER 3. เลือกเลม่ เอกสาร “ใบปรับยอด” ทเ่ี คยสรา้ งไวท้ ่ีทะเบียนเลม่ เอกสาร (โปรแกรมจะสรา้ งไวใ้ ห้แลว้ 1 เลม่ สามารถใช้ร่วมกับรายการปรับยอดทว่ั ไปได้) 4. จะเขา้ มาท่ีรายการใบปรับยอด ให้ทาการเพิ่มรายการ โดยกดปุ่ม F3-เพ่ิม 5. บนั ทกึ วันทเ่ี อกสารใบปรบั ยอด จะต้องเป็นวันท่ีก่อนเริ่มใชร้ ะบบ 1 วัน (หรอื วนั ที่ตามงบแสดง ฐานะการเงนิ ) เช่น ถ้าเร่ิมใช้ระบบวันที่ 01/08/58 ก็จะต้องลงวนั ท่ใี นใบปรับยอดสนิ คา้ เป็นวันท่ี 31/07/58 ซ่งึ เมือ่ บนั ทกึ วันที่แลว้ โปรแกรมจะแสดงหนา้ ต่างแจ้งรปู แบบการ Post เปน็ N คือ ไม่มีการบันทกึ บัญชี (ภาพ ท่ี 6-12) ใหค้ ลิก OK 6. บันทึกรายการสินค้าคงเหลือยกมาตน้ งวด โดยบนั ทกึ จานวนสินคา้ ในช่อง “จานวนเพิ่ม” เสร็จ แลว้ กดปุ่ม F10-Save เพื่อเก็บรายการ

6-8 ภาพท่ี 6-10 หน้าตา่ งเพ่ือเข้าบนั ทึกรายการเอกสารใบปรับยอดทาง Work Flow ภาพท่ี 6-11 หน้าต่างบนั ทึกรายการใบปรบั ยอด ภาพท่ี 6-12 หนา้ ตา่ งแจง้ รปู แบบการ Post (ไม่มกี ารบนั ทึกบัญชี) ภาพท่ี 6-13 หนา้ ตา่ งบันทึกรายการสินคา้ คงเหลอื ต้นงวด

6-9