หน่วยที่ 1

E-bookวชิ าการใช้คอมพวิ เตอร์ในงานบัญชี รหสั วชิ า 2201-2007 หนว่ ยท่ี 1 เอกสารประกอบการบันทึกบญั ชี เรียบเรียงโดย พินรฎั สตี ลวรางค์ บธ.บ. การบญั ชี บธ.บ. การจัดการทว่ั ไป แผนกวชิ าการบัญชี วิทยาลยั อาชวี ศึกษาสุโขทัย สานักงานคณะกรรมการการอาชีวศึกษา

1-1 หน่วยท่ี 1 เอกสารประกอบการบนั ทกึ บญั ชีสาระสาคัญ พระราชบญั ญัตกิ ารบญั ชี พ.ศ. 2543 ในหมวด 3 มาตรา 20 กาหนดผู้ทาบัญชีต้องจัดทาบัญชีเพ่ือให้มีการแสดงผลการดาเนินงาน ฐานะการเงิน หรอื การเปล่ียนแปลงฐานะการเงินของผู้มีหน้าที่จัดทาบัญชีท่ีเป็นอยู่ตามความเป็นจริง และตามมาตรฐานการบัญชี โดยมีเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการบันทึกบัญชีให้ถูกต้องครบถ้วน นอกจากข้อกาหนดตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 แล้ว เอกสารประกอบการบันทึกบัญชียังต้องจัดทาขึ้นให้สอดคล้องและถูกต้องกับข้อกาหนดในประมวลรัษฎากร ซึ่งได้กาหนดลักษณะของใบกากับภาษดี ว้ ยสาระการเรยี นรู้ 1. ความหมาย ความสาคัญ และประเภทของเอกสารประกอบการบนั ทกึ บัญชี 2. ลักษณะของเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี 3. ตวั อยา่ งเอกสารทใี่ ช้ในการบันทกึ บัญชี 4. การนาเอกสารมาบนั ทึกบัญชีของกจิ การสมรรถนะประจาหน่วย 1. แสดงความร้เู ก่ียวกับเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี 2. ประยุกต์ใชค้ วามรเู้ กยี่ วกับเอกสารประกอบการบนั ทึกบัญชีในชีวิตประจาวันและการประกอบอาชีพจดุ ประสงค์การเรียนรู้ 1. บอกความหมาย ความสาคัญ และประเภทของเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี 2. อธบิ ายลกั ษณะของเอกสารประกอบการบนั ทึกบัญชี 3. ยกตวั อยา่ งเอกสารที่ใช้ในการบนั ทกึ บัญชี 4. วิเคราะห์และนาเอกสารมาบันทึกบัญชีของกจิ การ 5. มีเจตคติท่ีดีในการเรียนเร่ืองเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี และรักษ์ค่านิยมหลัก12 ประการของไทย

1-2  ความหมาย ความสาคัญ และประเภทของเอกสารประกอบการบันทกึ บญั ชี กรมพัฒนาธุรกจิ การค้า กระทรวงพาณิชย์ ใหค้ วามหมายของเอกสารใช้ประกอบการบันทึกบัญชี ไว้ว่าหมายถึง บันทึก หนังสือ หรือเอกสารใด ๆ ที่ใช้เป็นหลักฐานในการลงรายการในบัญชี ซึ่งแบ่งได้เป็น 3ประเภทคอื 1. เอกสารท่ีต้องใช้ประกอบการบันทึกบัญชีท่ีได้รับจากบุคคลภายนอก หมายถึง เอกสารที่บุคคลภายนอกจัดทาข้ึน และออกให้ เพ่อื ใชเ้ ปน็ หลักฐาน เนือ่ งจากการซอ้ื ขาย แลกเปล่ียน บริการ และติดต่อทางธุรกิจ เชน่ ตน้ ฉบับใบเสร็จรบั เงนิ ต้นฉบบั ใบสง่ ของ/ใบกากบั ภาษี ซงึ่ ผู้ขายเปน็ ผู้ออกให้ 2. เอกสารท่ีต้องใช้ประกอบการบันทึกบัญชีจัดทาขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทาบัญชีเพ่ือออกให้แก่บุคคลภายนอก หมายถงึ เอกสารทก่ี จิ การตอ้ ง 3. ออกให้แก่บุคคลภายนอก เพ่ือใช้เป็นหลักฐานในการซื้อ ขาย แลกเปล่ียน บริการ และติดต่อทางธุรกจิ เช่น สาเนาใบเสรจ็ รับเงิน สาเนาใบสง่ ของ/ใบกากับภาษี ซึง่ กิจการเปน็ ผู้ออกให้กบั ลกู ค้า 4. เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการบันทึกบัญชีจัดทาขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทาบัญชีเพ่ือใช้ในกิจการของตนเอง หมายถึง เอกสารทีจ่ ัดทาข้นึ เพื่อใชเ้ องในกิจการ เพื่อเป็นหลักฐานในการรับเงิน จ่ายเงิน และติดต่อทางธุรกิจ เชน่ ใบสาคัญรบั เงิน ใบสาคญั จ่ายเงนิ ใบรับสนิ ค้า ใบเบกิ สนิ ค้า เปน็ ต้น การบันทึกบัญชีต้องใช้เอกสารประเภทที่ 1 และ 2 แล้วแต่กรณี เว้นแต่ไม่มีเอกสารดังกล่าวจึงใช้เอกสารประเภทท่ี 3 เมื่อมีรายการค้าใดๆ เกิดขึ้นทั้งภายในและภายนอกกิจการ จะต้องมีการจัดทาเอกสารขึ้น เพื่อให้ผูเ้ กีย่ วขอ้ งเกบ็ ไว้เป็นหลกั ฐานในการบันทกึ บัญชี ซ่ึงเอกสารเหล่านี้จะต้องเก็บรักษาไว้เป็นอย่างดีไม่ให้สูญหายหรือชารุด ตามพระราชบัญญตั กิ ารบัญชี พ.ศ.2543 กาหนดไวว้ ่า ผู้มีหน้าทจ่ี ัดทาบญั ชีต้องเก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ใช้ประกอบการบันทึกบัญชีไว้เป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันปิดบัญชี และต้องเก็บรักษาไว้ ณสถานประกอบธุรกิจ ได้แก่ สถานที่ทาการ สถานท่ีที่ใช้เป็นที่ทาการผลิต หรือเก็บสินค้าเป็นประจา สถานท่ีท่ีเปน็ ท่ีทางานประจา หากประสงคจ์ ะเกบ็ รกั ษาบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการบันทึกบัญชีไว้ ณ สถานท่ีอนื่ ผ้มู หี น้าทจ่ี ดั ทาบัญชตี อ้ งขออนญุ าตจากสารวัตรใหญ่บัญชี หรอื สารวตั รบญั ชี และในกรณีจาเป็น อธิบดีโดยความเห็นชอบของรฐั มนตรี ขยายระยะเวลาจัดเกบ็ ได้ แต่ตอ้ งไม่เกนิ 7 ปี เมื่อมีรายการค้าเกิดขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการซ้ือสินทรัพย์ การจ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆ การรับค่าบริการต่างๆกิจการจะต้องเก็บเอกสารท่ีเก่ียวข้องไว้เป็นหลักฐานในการบันทึกบัญชี ในกรณีที่ผู้รับเงินไม่สามารถออกใบเสร็จรบั เงินให้ได้ เชน่ จา่ ยคา่ รถรับจา้ ง จ่ายค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด กิจการจะต้องจัดทาใบสาคัญจ่ายขึ้น และให้ผูร้ ับเงินหรอื ผทู้ ่ีเก่ียวขอ้ งลงลายมอื ชอ่ื ไว้เปน็ หลักฐาน  ลกั ษณะของเอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชี เอกสารประกอบการบันทึกบัญชี มี 2 ลักษณะ ดังน้ี 1. เอกสารประกอบการบนั ทึกบัญชตี ามพระราชบญั ญัติการบัญชี พ.ศ.2543 2. เอกสารประกอบการบันทึกบัญชีตามประมวลรัษฎากร

1-3  เอกสารประกอบการบันทกึ บัญชตี ามพระราชบญั ญตั ิการบัญชี พ.ศ.2543 เอกสารประกอบการบันทกึ บัญชีทกุ ประเภทต้องมีรายการตามทกี่ าหนด ดงั นี้ 1. ชอ่ื ของผู้จัดทาเอกสารซ่งึ อาจใช้ชื่อท่ใี ชใ้ นการประกอบธรุ กิจของผูจ้ ัดทาเอกสารก็ได้ 2. ชื่อของเอกสาร 3. เลขท่ขี องเอกสาร และเล่มที่ (ถา้ มี) 4. วัน เดอื น ปี ท่ีออกเอกสาร 5. จานวนเงินรวม นอกจากเอกสารประกอบการบนั ทกึ บัญชีต้องมีรายการที่กาหนดตามขา้ งตน้ แลว้ เอกสารแตล่ ะประเภทยงั ต้องมีรายการเพิ่มเติมดังนี้ 1. กรณีเป็นหลกั ฐานในการรับชาระเงนิ รบั ฝากหรอื ต๋วั เงนิ เชน่ ใบเสร็จรับเงิน ตอ้ งมีรายการ 1.1 เลขประจาตวั ผเู้ สยี ภาษีอากรของกิจการทีจ่ ัดทาเอกสาร 1.2 สถานท่ตี ั้งของกจิ การทีจ่ ดั ทาเอกสาร 1.3 รายละเอยี ดเกย่ี วกับการรับเงินหรือตวั๋ เงนิ 1.4 ชอื่ ชนดิ จานวน หน่วยนับ ราคาตอ่ หน่วย และราคาของสินค้าหรอื บรกิ ารแตล่ ะรายการ 1.5 ลายมือชอ่ื ของผูร้ ับเงนิ เวน้ แตเ่ ปน็ เอกสารที่จัดทาและส่งมอบดว้ ยคอมพิวเตอร์ 2. กรณีเปน็ หลักฐานในการจาหนา่ ย จา่ ย โอน สง่ มอบสนิ ค้า หรือบริการโดยที่ยังไมไ่ ด้ชาระเงิน หรือตั๋วเงิน เช่น ใบกากับสินค้า ตอ้ งมีรายการ 2.1 เลขประจาตวั ผเู้ สียภาษีอากรของกิจการที่จดั ทาเอกสาร 2.2 สถานทต่ี ง้ั ของกิจการท่จี ัดทาเอกสาร 2.3 ชอ่ื ชนดิ จานวน หนว่ ยนับ ราคาต่อหน่วย และราคาของสนิ ค้าหรือบริการแต่ละรายการ 2.4 ชื่อหรือชื่อท่ีใช้ในการประกอบธุรกิจ และทอี่ ยู่ของผซู้ ื้อหรอื ผูร้ บั สนิ ค้าหรือผูร้ บั บริการ 2.5 ลายมือชอ่ื ผู้จดั ทาเอกสาร 2.6 ลายมือชอื่ ผูร้ บั สนิ คา้ หรือรบั บรกิ าร 3. กรณเี ปน็ เอกสารท่ีต้องใช้ประกอบการบนั ทึกบัญชีได้จัดทาข้ึนโดยผมู้ ีหน้าทจี่ ดั ทาบัญชเี พื่อใชใ้ นกจิ การของตนเอง เชน่ ใบสาคญั จ่าย ใบสาคัญรายวันทัว่ ไป จะตอ้ งมรี ายการดังต่อไปนเ้ี พิ่มขึ้น จากรายการทว่ั ไปคือ 4.1 คาอธบิ ายรายการ 4.2 วิธีการและการคานวณต่าง ๆ (ถา้ ม)ี 4.3 ลายมอื ชอื่ ของผู้มีหน้าทจ่ี ัดทาบัญชี หรอื ผไู้ ดร้ ับมอบหมายให้เปน็ ผ้อู นมุ ัตริ ายการ เอกสารท่ีต้องใช้ประกอบการบันทึกบัญชีท่ีจัดทาข้ึนโดยผู้มีหน้าท่ีจัดทาบัญชี เพ่ือออกให้แก่บคุ คลภายนอก ตอ้ งมีสาเนาเก็บไว้อยา่ งน้อย 1 ฉบับ  เอกสารประกอบการบนั ทึกบัญชตี ามประมวลรัษฎากร 1. เอกสารประกอบการบันทึกบัญชีเกยี่ วกับการขายสนิ คา้ ซ่งึ ออกโดยผู้ประกอบการ

1-4 1.1 เอกสารท่ีใช้บันทึกรายการขายสนิ ค้าเปน็ เงนิ สด บนั ทึกในสมดุ รายวันขาย เช่นใบเสร็จรบั เงิน/ใบกากับภาษี 1.2 เอกสารทใี่ ชบ้ นั ทึกรายการขายสินคา้ เป็นเงินเช่ือ บนั ทึกในสมดุ รายวันขาย เช่น ใบกากบัสนิ ค้า/ใบกากับภาษี กรณีทีเ่ อกสารไม่ได้ออกเป็นชดุ เม่อื มีการขายสินค้า ความรับผดิ ในภาษีจะเกดิ ขึ้นเมอ่ื มีการขาย หรือสง่ มอบสนิ ค้า ไมว่ ่าจะมกี ารชาระเงนิ โดยทนั ทีหรือไมก่ ็ตาม ดังนั้นใบสง่ ของหรอื ใบกากับสินค้าจะต้องแสดงเปน็ใบกากบั ภาษีดว้ ย เพื่อใชเ้ ป็นหลกั ฐานในการย่นื ชาระภาษีในเดอื นทม่ี ีการขายหรอื สง่ มอบสนิ คา้ 2. ใบกากับภาษี (Tax Invoice) คือ เอกสารหลักฐานสาคัญท่ีผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษมี ูลค่าเพ่ิมต้องจัดทา และออกให้กับผู้ซื้อสินค้าและบริการ ทุกครั้งที่มีการขายสินค้าหรือบริการ เพ่ือแสดงมูลค่าของสินค้าหรือบริการ และจานวนภาษีมูลค่าเพ่ิม ท่ีผู้ประกอบการเรียกเก็บหรือพึงเรียกเก็บการผู้ซื้อสินค้าหรือรับบริการในแต่ละคร้ัง ซ่ึงอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มในปัจจุบันเก็บร้อยละ 7 แต่อาจเปลี่ยนแปลงได้ตามนโยบายของรัฐบาลแต่ละสมยั ขึ้นอยกู่ ับเศรษฐกิจโดยรวมของประเทศ ใบกากบั ภาษี แบ่งไดเ้ ป็น 3 รปู แบบ ไดแ้ ก่ 2.1 ใบกากับภาษีเตม็ รูปแบบ (Full invoice) มีความสาคัญต่อระบบภาษีมูลค่าเพ่ิมและระบบภาษีสรรพากรไทยเปน็ อย่างมาก เพราะเป็นเอกสารสาคัญท่ีแสดงรายละเอยี ดข้อเทจ็ จรงิ เกยี่ วกับรายการขายสินคา้หรอื การให้บริการตา่ งๆ อย่างครบถ้วน ผปู้ ระกอบการตอ้ งจัดทาและสง่ มอบตน้ ฉบับใบกากับภาษีแบบเต็มรูปให้แกผ่ ซู้ ้ือเมื่อมกี ารส่งมอบสินคา้ สว่ นสาเนาจะเก็บรักษาไว้เป็นหลกั ฐานประกอบการบันทึกบญั ชี และรายงานภาษขี าย ใบกากับภาษีเต็มรูปแบบ ต้องมีรายการครบถ้วนตามที่กฎหมายกาหนดทุกรายการ โดยไม่สามารถแสดงรายการย่อได้แม้แต่รายการเดียว และผู้ประกอบการท่ีจดทะเบียนไม่ว่าจะประกอบกิจการในลักษณะใดตอ้ งจดั ทาใบกากับภาษแี ละสาเนาใบกากบั ภาษแี บบเตม็ รูป มีข้อความอย่างน้อยดงั ตอ่ ไปน้ี 2.1.1 คาว่า “ใบกากับภาษี” ในท่ีทีเ่ หน็ ไดช้ ัด 2.1.2 ช่อื ทอ่ี ยู่ และเลขประจาตวั ผูเ้ สียภาษีอากร ของผปู้ ระกอบการจดทะเบียนท่ีออกใบกากบั ภาษี 2.1.3 ช่อื ที่อยู่ ของผซู้ อ้ื สนิ ค้าหรือผูร้ ับบริการ 2.1.4 หมายเลขลาดบั ของใบกากบั ภาษี และหมายเลขลาดับของเล่ม (ถา้ มี) 2.1.5 ช่ือ ชนิด ประเภท ปรมิ าณ และมูลคา่ ของสนิ ค้าหรอื บริการ 2.1.6 จานวนภาษีมูลคา่ เพิ่มทค่ี านวณจากมูลค่าของสนิ ค้าหรอื บริการ โดยให้แยกออกจากมูลคา่ ของสนิ คา้ และหรอื บริการใหช้ ัดเจน 2.1.7 วนั เดอื น ปี ทอี่ อกใบกากับภาษี 2.1.8 ขอ้ ความอืน่ ท่ีอธิบดีกรมสรรพากรกาหนดตามประกาศฯ เช่น (1) คาว่า “เอกสารออกเป็นชดุ ” กรณีท่ีผ้ปู ระกอบการจดทะเบียนประสงคจ์ ะจัดทาใบกากับภาษีแบบเต็มรูป รวมกบั เอกสารทางการค้าอืน่ เช่น ใบเสรจ็ รับเงนิ ใบสง่ ของ ใบแจง้ หน้ี ซึ่งมีหลายฉบบั อยู่ในชุดเดยี วกัน

1-5 (2) คาว่า “สาขาทีอ่ อกใบกากับภาษีคือ……” กรณีทีผ่ ปู้ ระกอบการจดทะเบียนมีสถานประกอบการหลายแหง่ และสถานประกอบการที่มิใช่สานักงานใหญ่ ไดน้ าใบกากับภาษขี องสถานประกอบการทเี่ ปน็ สานักงานใหญ่ไปสง่ มอบใหผ้ ซู้ ้ือสนิ คา้ หรือบริการ 2.2 ใบกากบั ภาษีอยา่ งย่อ (Invoice summary) เป็นเอกสารที่ผขู้ ายสินค้าหรอื ผู้ให้บริการในระบบภาษมี ลู ค่าเพิม่ ที่เป็นผคู้ า้ ปลกี หรือผู้ใหบ้ ริการรายย่อยแก่บุคคลจานวนมาก โดยมีจุดประสงค์ท่ีจะเป็นเอกสารท่ีงา่ ย สะดวก และเหมาะสมแก่การประกอบธรุ กิจของผปู้ ระกอบการ ใบกากับภาษีอย่างย่อจะใช้เป็นหลักฐานในการหักภาษีซ้ือไม่ได้ ผู้มีสิทธิออกใบกากับภาษีอย่างย่อได้แก่ผู้ประกอบการจดทะเบียนท่ีประกอบกิจการขายสินค้าในลักษณะขายปลีก หรือให้บริการในลักษณะบริการรายย่อยแก่บุคคลจานวนมาก เชน่ ร้านขายของชา รา้ นขายยา ห้างสรรพสินคา้ โรงแรม กิจการซ่อมแซมทกุ ชนดิ โรงภาพยนตร์ เป็นตน้ 2.2.1 ใบกากบั ภาษีอยา่ งย่อ ต้องมีรายการอยา่ งนอ้ ยดังตอ่ ไปน้ี (1) คาวา่ “ใบกากับภาษีอยา่ งยอ่ ” ในท่ีท่เี ห็นได้เดน่ ชดั (2) ชื่อ หรือชอื่ ย่อ และเลขประจาตวั ผูเ้ สียภาษอี ากรของผูป้ ระกอบการจดทะเบียนท่ีออกใบกากบั ภาษี (3) หมายเลขลาดบั ของใบกากบั ภาษี และหมายเลขลาดับของเลม่ (ถ้ามี) (4) ชอ่ื ชนดิ ประเภท ปรมิ าณ และมลู ค่าของสนิ คา้ หรือบรกิ ารซ่ึงจะออกเป็นรหสั ก็ได้ (5) ราคาสินค้าหรือค่าบริการ ตอ้ งมขี ้อความระบชุ ดั เจนว่า ได้รวมภาษีมูลค่าเพิ่มแลว้ (6) วัน เดอื น ปี ทอ่ี อกใบกากับภาษี (7) รายการอน่ื ที่อธบิ ดีกรมสรรพากรกาหนด 2.2.2 ใบกากบั ภาษอี ย่างยอ่ ท่ีออกโดยเคร่อื งบันทึกเงนิ อัตโนมตั ิ จะมีรายการดังน้ี (1) คาวา่ \"ใบกากบั ภาษีอย่างย่อ\" หรือคาวา่ Tax Invoice (ABB) (2) ชอื่ หรือชอื่ ยอ่ ขอผู้ประกอบการจดทะเบียนท่ีออกใบกากบั ภาษี (3) เลขประจาตวั ผูเ้ สยี ภาษีอากรของผอู้ อกใบกากบั ภาษี (4) ชอื่ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมลู ค่าของสินค้าหรือบริการซงึ่ จะออกเป็นรหัสก็ได้ (5) ราคาสินค้าหรอื ค่าบรกิ าร ตอ้ งมขี ้อความระบุชัดเจนว่า ไดร้ วมภาษีมลู ค่าเพ่ิมแล้ว (6) วัน เดอื น ปี ทอ่ี อกใบกากับภาษี (7) เลขรหัสประจาเครอื่ งบันทกึ การเก็บเงิน (8) หมายเลขลาดับของใบกากับภาษี 2.3 เอกสารท่ีถือเป็นใบกากับภาษี 2.3.1 ใบเพิ่มหน้ี (Debit Note) เป็นเอกสารที่ผู้ประกอบการจดทะเบียน ออกให้กับผู้ซ้ือ หรือผูร้ ับบริการเมอ่ื พบว่ามูลคา่ สนิ คา้ หรือบรกิ ารที่ออกใบกากบั ภาษีไปแล้วมีจานวนต่ากว่าความเป็นจริง ซึ่งอาจจะเกิดจากการคานวณราคาต่าไป ส่งสินค้าเกินไป เป็นต้น ผู้ประกอบการจดทะเบียนจึงต้องเพิ่มมูลค่าสินค้าหรือบริการ รวมทั้งจานวนภาษีมูลค่าเพ่ิม โดยการออกใบเพ่ิมหนี้ ซ่ึงถือเป็นใบกากับภาษีอย่างหนึ่ง มีผลทาให้ยอดขายและภาษขี ายเพม่ิ ข้นึ ในจานวนที่ถกู ต้อง

1-6 ใบเพิ่มหน้ี ตอ้ งมขี ้อความตามท่ีกฎหมายกาหนด ดังน้ี (1) คาว่า “ใบเพิ่มหน\"้ี (2) ช่อื ทอี่ ยู่ เลขประจาตัวผเู้ สยี ภาษีอากรของผู้ประกอบการที่ออกใบเพ่ิมหน้ี (3) ชือ่ ทอ่ี ยู่ ของผ้ซู ื้อสนิ ค้า หรอื รบั บรกิ าร (4) วัน เดอื น ปี ท่ีออกใบเพม่ิ หน้ี (5) เลขทีอ่ อกใบกากบั ภาษเี ดิม และเลม่ ที่ (ถ้าม)ี (6) มลู คา่ สนิ ค้าหรอื บริการที่แสดงไวใ้ นใบกากบั ภาษเี ดิม มูลค่าสนิ ค้าหรือบรกิ ารที่ถูกต้อง ผลต่างของมูลค่าทัง้ สอง และจานวนภาษที เ่ี รียกเก็บเพมิ่ เติม 2.3.2 ใบลดหน้ี (Credit Note) เป็นเอกสารท่ีผู้ประกอบการจดทะเบียน ออกให้กับผู้ซ้ือหรอื ผรู้ บั บริการ เมอื่ พบว่ามูลค่าสินค้าหรือบริการที่ออกใบกากับภาษีไปแล้ว มีจานวนสูงกว่าความเป็นจริง ซ่ึงอาจจะเกดิ จากการลดราคาสินคา้ สนิ ค้าชารุด คานวณราคาสูงไป เป็นต้น ผู้ประกอบการจดทะเบียนจึงต้องลดมูลค่าสินค้าหรือบริการ รวมทั้งจานวนภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยการออกใบลดหนี้ ซึ่งถือเป็นใบกากับภาษีอย่างหนึ่งมีผลทาให้ยอดขายและภาษขี ายลดลงในจานวนท่ถี ูกต้อง ใบลดหน้ี ต้องมีข้อความตามท่กี ฎหมายกาหนด ดังน้ี (1) คาวา่ \"ใบลดหน้\"ี (2) ช่ือ ทอ่ี ยู่ เลขประจาตวั ผู้เสยี ภาษีอากรของผู้ประกอบการที่ออกใบลดหนี้ (3) ชื่อ ท่อี ยู่ ของผ้ซู ื้อสินค้า หรอื รบั บริการ (4) วนั เดือน ปี ทีอ่ อกใบลดหนี้ (5) เลขท่ีออกใบกากับภาษเี ดิม และเลม่ ที่ (ถ้ามี) (6) มูลคา่ สินค้าหรอื บริการที่แสดงไว้ในใบกากบั ภาษเี ดมิ มูลคา่ สินคา้ หรอื บริการท่ีถูกต้อง และจานวนภาษีท่ตี อ้ งจา่ ย 2.3.3 ใบเสร็จรับเงินทีส่ ่วนราชการออกใหใ้ นการขายทอดตลาด 2.3.4 ใบเสรจ็ รับเงินของกรมสรรพากร กรมศุลกากรหรือกรมสรรพสามิต เฉพาะส่วนท่ีเป็นภาษีมลู คา่ เพิ่ม 3. รายงานภาษีขาย (Output Tax) เป็นเอกสารท่ีกฎหมายกาหนดให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนจดั ทาขนึ้ เพ่ือใช้ในการบันทึกภาษีขายทเ่ี รยี กเก็บกับลูกค้า เมื่อขายสินค้าหรือให้บริการในแต่ละเดือน รวมท้ังใช้บันทึกภาษีขายตามใบเพิ่มหนี้ ซ่ึงมีผลทาให้ภาษีขายเพิ่มขึ้น และบันทึกภาษีขายตามใบลดหนี้ ซ่ึงมีผลทาให้ภาษีขายลดลง ภาษีขายทเ่ี กดิ ขึน้ ในเดือนใดถือเป็นภาษีขายของเดือนน้ัน โดยจะต้องบันทึกภาษีขายในรายงานภาษีขายใหแ้ ล้วเสรจ็ ภายใน 3 วัน นับแตว่ นั ทมี่ ีการออกใบกากับภาษี ใบเพิม่ หน้ีหรือใบลดหน้ี 4. รายงานภาษีซือ้ (Input Tax) เป็นเอกสารทีก่ ฎหมายกาหนดให้ผูป้ ระกอบการจดทะเบียน จัดทาข้ึน เพือ่ ใช้ในการบันทึกภาษีซอื้ ที่เกิดจากการซ้อื สินค้าหรือบริการ จากผู้ประกอบการจดทะเบียน เมื่อซ้ือสินค้าหรอื รับบริการในแตล่ ะเดือน ท้งั ใชบ้ ันทึกภาษซี อ้ื ตามใบเพิ่มหนี้ ซ่งึ มผี ลทาให้ภาษซี ื้อเพ่ิมขึ้น และบันทึกภาษีซ้ือตามใบลดหนี้ ซึ่งมีผลทาให้ภาษีซื้อลดลง ภาษีซ้ือที่เกิดข้ึนในเดือนใดถือเป็นภาษีซื้อของเดือนน้ัน โดยจะพิจารณาจากวันที่ท่ีปรากฏในใบกากับภาษี หากผู้ประกอบการจดทะเบียนไม่ได้บันทึกภาษีซื้อในรายงานภาษี

1-7ซ้ือของเดือนนั้นด้วยเหตุจาเป็นหรือเหตุสุดวิสัยสามารถนาภาษีซ้ือไปบันทึกในรายงานภาษีซ้ือของเดือนหลงั จากนั้นได้ แต่ตอ้ งไม่เกิน 3 ปี นับจากวนั ทร่ี ะบุไว้ในใบกากับภาษี ใบเพม่ิ หนี้ หรอื ใบลดหนี้ 5. รายงานสินคา้ และวัตถุดิบ เป็นเอกสารท่ีกฎหมายกาหนดให้ผู้ประกอบการจดทะเบียน จัดทาข้ึนเพ่ือใช้ในการบันทึกแสดงปริมาณและชนิดของสินค้าและวัตถุดิบ ท่ีผู้ประกอบการจดทะเบียนมีอยู่ ได้มา และจ่ายไป ในแต่ละเดอื น เนอื่ งจากการซือ้ ขาย สินค้าและวัตถุดิบ โดยมีใบสาคัญรับสินค้าและใบสาคัญจ่ายสินค้าเป็นหลักฐานในการบันทึกรายการในรายงานสินค้าและวัตถุดิบ สาหรับผู้ประกอบการที่เป็นผู้ผลิตสินค้าหรือผู้ประกอบการที่ซื้อมาขายไปต้องจัดทารายงานสินค้าและวัตถุดิบ แต่ถ้าเป็นผู้ประกอบการให้บริการไม่ต้องจดั ทารายงานสินคา้ และวัตถดุ บิ  ตัวอย่างเอกสารทีใ่ ช้ในการบนั ทึกบัญชี 1. เอกสารทีเ่ กย่ี วกับการขายสินคา้ เอกสารทนี่ ามาใช้เป็นหลักฐานในการบันทึกบัญชเี กี่ยวกับการขายสินค้า จะเป็นเอกสารสาเนา เนื่องจากตน้ ฉบับจะต้องมอบใหก้ ับผูซ้ ื้อสนิ ค้า 1.1 เอกสารที่ใช้บันทึกเกี่ยวกับรายการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ ได้แก่ สาเนาใบกากับสินค้าใบกากับสินค้า/ใบกากับภาษี หรือ ใบส่งของ/ใบกากับภาษี เอกสารที่ใช้บันทึกรายการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อกรณีเอกสารไม่ได้ออกเป็นชุด เม่ือมีการขายสินค้า ความรับผิดในภาษีจะเกิดข้ึนเมื่อมีการขาย หรือส่งมอบสินค้า ไม่ว่าจะมีการชาระเงินโดยทันทีหรือไม่ก็ตาม ดังนั้น ใบส่งของหรือใบกากับสินค้าจะต้องแสดงเป็นใบกากบั ภาษีด้วย เพ่อื เปน็ หลกั ฐานในการชาระภาษใี นเดอื นทีม่ กี ารขาย หรือส่งมอบสนิ ค้า (ภาพที่ 1-1) 1.2 เอกสารท่ีใช้บันทึกรายการรับชาระหน้ีจากการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ กรณีเอกสารไม่ได้ออกเป็นชุด เม่ือมีการชาระเงิน ได้แก่ สาเนาใบเสร็จรับเงิน ซึ่งจะไม่มีข้อความแสดงเป็นใบกากับภาษีอีกเนือ่ งจากใบกากับภาษีแสดงอยู่ในเอกสารใบส่งของหรือใบกากับสินค้า เมื่อมีการขายหรือส่งมอบสินค้าแล้ว ในกรณีน้ีใบเสร็จรับเงินใช้เป็นหลักฐานในการเรียกเก็บเงินและบันทึกบัญชีเท่านั้น ไม่ได้ใช้เป็นหลักฐานในการชาระภาษี (ภาพท่ี 1-2) 1.3 เอกสารท่ีบันทึกเก่ียวกับรายการขายสินค้าเป็นเงินสด ได้แก่ สาเนาใบเสร็จรับเงิน สาเนาใบเสร็จรบั เงิน /ใบกากบั ภาษี (ภาพที่ 1-3)

1-8ภาพท่ี 1-1 ตวั อยา่ งสาเนาใบกากบั ภาษ/ี ใบส่งสนิ ค้า/ใบแจง้ หนี้ (ขายสนิ ค้าเปน็ เงนิ เช่อื )

1-9ภาพท่ี 1-2 ตวั อย่างสาเนาใบเสร็จรบั เงนิ (รบั ชาระหน้จี ากลูกหน้)ี

1-10 ภาพท่ี 1-3 ตัวอย่างสาเนาใบเสรจ็ รบั เงนิ /ใบกากบั ภาษี/ใบเสรจ็ รับเงนิ (ขายสนิ คา้ เป็นเงินสด) 2. เอกสารทีเ่ กี่ยวกับการซื้อสนิ คา้ เอกสารทน่ี ามาใชเ้ ปน็ หลกั ฐานในการบันทกึ บญั ชีเกยี่ วกบั การซ้ือสินค้า จะเป็นเอกสารตน้ ฉบับทีไ่ ดร้ ับมาจากผูข้ าย 2.1 เอกสารที่ใช้บันทึกเก่ียวกับการซ้ือสินค้าเป็นเงินเช่ือ ได้แก่ ใบกากับสินค้า ใบกากับสินค้า/ใบกากับภาษี หรือ ใบสง่ ของ/ใบกากับภาษี ใบส่งคืนสินคา้ (ภาพท่ี 1-4) 2.2 เอกสารที่ใช้บันทึกรายการจ่ายชาระหน้ีจากการซ้ือสินค้าเป็นเงินเชื่อ กรณีเอกสารไม่ได้ออกเปน็ ชดุ เมอื่ มกี ารชาระเงิน ได้แก่ ใบเสรจ็ รับเงิน (ภาพที่ 1-5) 2.3 เอกสารท่ีใช้บันทึกเกยี่ วกับการซ้ือสินค้าเป็นเงินสด ไดแ้ ก่ ใบเสร็จรับเงนิ ใบเสรจ็ รับเงนิ /ใบกากับภาษี ใบส่งคืนสนิ ค้า (ภาพที่ 1-6)

1-11ภาพที่ 1-4 ตวั อยา่ งใบกากับสนิ คา้ /ใบกากบั ภาษี/ใบแจ้งหน้ี ที่มา : ขวญั ฤดี (2558)

1-12ภาพที่ 1-5 ตัวอย่างใบเสรจ็ รบั เงิน ที่มา : ขวัญฤดี (2558)

1-13ภาพที่ 1-6 ตัวอยา่ งใบสง่ สินคา้ /ใบกากับภาษี/ใบเสรจ็ รับเงิน ที่มา : ขวัญฤดี (2558)

1-14 3. เอกสารอน่ื ๆ 3.1 เอกสารที่บันทึกในสมุดรายวันรบั เงนิ ได้แก่ 3.1.1 ใบสาคัญรบั (ภาพท่ี 1-7) 3.1.2 ใบรับรองภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย กรณีท่ีกิจการมีเงินได้จากการให้บริการ ซึ่งผู้จ่ายเงินมีหน้าที่หักภาษี ณ ท่ีจ่ายตามกฎหมาย และจะออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ท่ีจ่าย ในกรณีนี้เปรียบเสมือนกิจการถูกหักภาษีไว้ล่วงหน้า กิจการจะต้องนาภาษีน้ีไปหักยอดภาษีเงินได้ในตอนปลายปี ภาษีเงินได้หัก ณ ทจ่ี า่ ย จะมยี อดอยู่ทางดา้ น เดบติ ถือเปน็ สินทรพั ย์ 3.2 เอกสารทีบ่ นั ทึกในสมุดรายวันจ่ายเงิน ไดแ้ ก่ 3.2.1 ใบสาคัญจา่ ย (ภาพท่ี 1-8) 3.2.2 ใบรบั รองภาษีเงนิ ไดห้ ัก ณ ทจ่ี า่ ย กรณีท่กี จิ การจ่ายเงนิ จากการรบั บริการ ซ่ึงกจิ การมีหนา้ ท่ีหักภาษี ณ ทีจ่ ่าย และนาส่งสรรพากรภายใน 7 วัน นับแต่วนั สิ้นเดอื น ดงั นนั้ กิจการจงึ มภี าระทจี่ ะต้องนาส่งภาษี บัญชภี าษเี งินไดห้ ัก ณ ทจ่ี ่าย จะมียอดอย่ทู างด้าน เครดติ ถอื เปน็ หนส้ี นิ (ภาพท่ี 1-9)ภาพท่ี 1-7 ตวั อยา่ งใบสาคัญรบั ภาพท่ี 1-8 ตัวอย่างใบสาคัญจา่ ย

1-15 ภาพท่ี 1-9 ตัวอย่างใบรับรองภาษีเงนิ ไดห้ ัก ณ ที่จ่าย  การนาเอกสารมาบนั ทกึ บัญชขี องกิจการ การนาเอกสารมาบันทึกบัญชี โดยท่ัวไปจะทาการแยกเอกสารแต่ละชนิดเพื่อความสะดวกในการบันทึกบัญชี เน่ืองจากในทางปฏิบัติกิจการมักจะแบ่งหน้าท่ีการทางานของพนักงานบัญชีออกเป็นหลายฝ่า ยเช่น พนักงานบันทึกบัญชีซ้ือและบัญชีเจ้าหนี้ พนักงานบันทึกบัญชีขายและบัญชีลูกหน้ี พนักงานบันทึกบัญชี

1-16สินค้าคงเหลือ เป็นต้น ดังน้ันจึงสามารถแยกเอกสารให้พนักงานแต่ละฝ่ายทาการบันทึกบัญชี และเก็บรักษาเอกสาร ดอกสารฉบับใดมีความจาเป็นต้องใช้มากกว่า 1 แผ่น ให้ทาสาเนาเพื่อส่งให้กับผู้ที่ต้องการใช้เอกสารนนั้ ๆ การนาเอกสารมาบันทึกบัญชีอาจจะใช้การบันทึกจากเอกสารโดยตรง หรือบันทึกจากใบสาคัญท่ีใช้ปะหนา้ เอกสารก็ได้ 1. เอกสารการรับเงิน เป็นเอกสารท่ีบันทึกรายการเกี่ยวกับการได้รับเงินทุกประเภท ซ่ึงผู้ประกอบการจะออกให้กับบุคคลภายนอก ในกรณีที่ได้รับเงินจากการขายสินค้าเป็นเงินสด การรับชาระหนี้หรือได้รับรายได้อ่ืนๆ เป็นเงินสด จะบันทึกในสมุดรายวันรับเงิน โดยเรียงเลขท่ีตามเอกสารที่ออก เอกสารที่นามาบันทึกบัญชี ได้แก่ สาเนาใบเสร็จรับเงิน สาเนาใบเสร็จรับเงิน/ใบกากับภาษี ใบสาคัญรับเงิน สาเนาใบสง่ คนื สินค้า เป็นตน้ 2. เอกสารการจ่ายเงิน เป็นเอกสารท่ีบันทึกรายการเกี่ยวกับการจ่ายเงินทุกประเภท ซึ่งผู้ประกอบการจะได้รับจากบุคคลภายนอก กิจการได้เอกสารประกอบการบันทึกบัญชีเหล่าน้ีมาเน่ืองจากการซ้ือสินค้าเป็นเงินสด การซื้อสินทรัพย์เป็นเงินสด การจ่ายชาระหน้ี รวมทั้งการจ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆ เป็นเงินสดจะบันทึกในสมุดรายวันจ่ายเงิน โดยจะเรียงลาดับเลขที่ขึ้นมาใหม่ ซึ่งการให้เลขรหัสขึ้นอยู่กับผู้บันทึกบัญชีว่าจะกาหนดอย่างไร ทั้งน้ีจะต้องสื่อความหมายถึงเอกสารท่ีเก่ียวข้องได้เป็นอย่างดี เอกสารที่นามาบันทึกบัญชีไดแ้ ก่ ต้นฉบบั ใบเสร็จรับเงิน ต้นฉบบั ใบเสร็จรับเงนิ /ใบกากบั ภาษี ใบสาคัญจา่ ยเงิน เปน็ ตน้ 3. เอกสารเงินเชื่อ เป็นเอกสารที่บันทึกรายการเก่ียวกับการซื้อและขายเป็นเงินเช่ือทุกประเภท ซ่ึงผู้ประกอบการจะได้รับท้งั จากบคุ คลภายนอกและเปน็ ผอู้ อกให้แก่บคุ คลภายนอก ประกอบดว้ ย 3.1 เอกสารทไ่ี ด้รับจากบคุ คลภายนอก เมื่อได้รับเอกสารจากบุคคลภายนอก กิจการต้องกาหนดลาดับเลขที่เอกสารข้ึนมาใหม่เพ่ือใช้อ้างอิง ในการบันทึกบัญชีในสมุดรายวันข้ันต้นท่ีเก่ียวข้อง ได้แก่ เอกสารเกี่ยวกับการซื้อสินค้าเป็นเงินเช่ือ การส่งคืนสินค้าที่ซ้ือเป็นเงินเช่ือ จะบันทึกในสมุดรายวันซื้อ หรือกรณีซื้อสินทรัพย์อื่น ๆ เป็นเงินเช่ือ จะบันทึกในสมุดรายวันท่ัวไป ตัวอย่างเอกสาร เช่น ต้นฉบับใบกากับสินค้า/ใบกากับภาษี หรอื ตน้ ฉบับใบส่งของ/ใบกากบั ภาษี เป็นต้น 3.2 เอกสารท่ีออกให้แก่บุคคลภายนอก เอกสารท่ีออกให้แก่บุคคลภายนอกไม่ต้องกาหนดลาดับเลขที่เอกสารขึ้นมาใหม่ เพราะเอกสารได้จัดเรียงลาดับเพื่อการควบคุมภายในไว้เรียบร้อยแล้ว ได้แก่ เอกสารเก่ียวกับการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ การรับคืนสินค้าท่ีขายเป็นเงินเช่ือ จะบันทึกในสมุดรายวันขาย ตัวอย่างเอกสาร เชน่ สาเนาใบกากบั สนิ คา้ /ใบกากับภาษี หรือสาเนาใบส่งของ/ใบกากับภาษี เปน็ ต้น 4. เอกสารอืน่ ๆ เปน็ เอกสารที่กิจการได้รับหรือออกให้แก่บุคคลภายนอกที่นอกเหนือจากท่ีกล่าวมาข้างต้น และใช้เป็นหลักฐานในการบันทึกบัญชีได้ เอกสารที่นาไปบันทึกในสมุดรายวันรับเงิน เช่น ใบสาคัญรับ ใบรับรองภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย ท่ีออกให้กับบุคคลอ่ืน และเอกสารท่ีนาไปบันทึกในสมุดรายวันจ่ายเงินเชน่ ใบสาคญั จ่าย ใบรับรองภาษีเงินได้ หัก ณ ที่จ่าย ท่ีได้รับจากภายนอก ใบสาคัญที่ทางราชการออกให้ เช่นใบคา่ ปรับ ใบค่าธรรมเนยี ม หนงั สือรับรองการจา่ ยเงนิ ใบอนโุ มทนาบญุ เปน็ ตน้

1-17 การวิเคราะหร์ ายการคา้ จากเอกสาร ขัน้ ตอนแรกของการปฏิบตั ิงานการจดั ทาบัญชีตามวงจรบญั ชผี ู้ทาบญั ชตี อ้ งพจิ ารณาตรวจสอบและวิเคราะห์เอกสารประกอบการบันทึกบัญชี ซง่ึ มลี าดบั ข้นั การปฏิบตั ดิ งั นี้ 1. ตรวจสอบข้อความและรายการท่กี ฎหมายกาหนดไวใ้ นเอกสารประเภทต่างๆ ทีต่ อ้ งมปี รากฏให้ถูกต้องครบถว้ นสมบรู ณ์ เพราะเอกสารที่ไม่ถูกต้องครบถ้วนสมบูรณ์ตามขอ้ กาหนดของกฎหมาย ไมส่ ามารถใช้เป็นหลกั ฐานในประกอบการบันทกึ บัญชีได้ 2. วเิ คราะหป์ ระเภทของเอกสาร ตามลักษณะรายการท่เี กิดขึ้นทางการบญั ชี ดังน้ี 2.1 เอกสารด้านรายรับ หมายถงึ เอกสารที่เกีย่ วขอ้ งกับการรบั เงิน ซึง่ แบง่ เป็นรายไดแ้ ละรายรับ 2.1.1 รายได้ หมายถึง ผลประโยชนท์ ไี่ ดร้ ับเป็นประจาจากการประกอบกจิ การโดยปกตเิ ช่นรายไดจ้ ากการขายสินค้า รายไดจ้ ากการใหบ้ รกิ าร รายได้ดอกเบี้ย รายไดค้ ่าเช่า เปน็ ตน้ 2.1.2 รายรับ หมายถงึ การรบั เงินอ่นื ๆ ท่ีนอกเหนือจากการประกอบกิจการหลกั เช่น การรบัเงนิ จากการก้ยู ืม การรบั เงินจากการขายสนิ ทรัพย์ถาวร เปน็ ตน้ 2.2 เอกสารด้านรายจ่าย หมายถงึ เอกสารทเี่ ก่ียวข้องกับการจ่ายเงินของกจิ การ ซงึ่ แบ่งเป็นคา่ ใช้จา่ ยและรายจา่ ย 2.2.1 คา่ ใชจ้ า่ ย หมายถึง คา่ ใช้จา่ ยหลักทเ่ี กิดเป็นประจาจากการประกอบกิจการ เชน่ ต้นทุนการขาย ค่าใชจ้ ่ายในการดาเนนิ งาน เป็นตน้ 2.2.2 รายจ่าย หมายถงึ การจ่ายเงนิ อน่ื ๆ ทนี่ อกเหนือจากการประกอบกจิ การหลัก เช่น การจา่ ยเงนิ เพื่อชาระหนเี้ งินกู้ การจา่ ยเงินเพื่อซือ้ ต่อเตมิ กอ่ สร้างสินทรัพยถ์ าวร เป็นตน้ 2.3 เอกสารดา้ นเงินเชอ่ื หมายถึง เอกสารทัง้ ท่ีได้รบั จากบุคคลภายนอกและออกใหก้ ับบุคคลภายนอก ซึ่งมีผลทางการค้าเกดิ ข้ึนแลว้ เพยี งแตย่ งั ไม่ไดร้ บั เงนิ หรือยังไมไ่ ด้จ่ายเงินเท่านัน้ 2.3.1 เอกสารเงินเช่ือที่ได้รับจากบุคคลภายนอก หมายถงึ เอกสารท่เี กดิ ขน้ึ เนอ่ื งจากการซื้อสินค้าหรอื บริการเปน็ เงนิ เช่ือ เช่น ตน้ ฉบบั ใบกากับสินค้า/ใบกากบั ภาษี ต้นฉบบั ใบแจ้งหนี้ เปน็ ต้น 2.3.2 เอกสารเงินเช่ือทอี่ อกให้กับบุคคลภายนอก หมายถึง เอกสารท่เี กดิ ขึน้ เนอ่ื งจากการขายสนิ คา้ หรอื บรกิ ารเป็นเงนิ เชอ่ื เช่น สาเนาใบกากบั สินค้า/ใบกากบั ภาษี สาเนาใบแจง้ หนี้ เป็นตน้ตารางท่ี 1-1 แสดงการวิเคราะห์ประเภทเอกสารกับสมุดบันทกึ บัญชขี น้ั ตน้ รายการคา้ ชอ่ื เอกสาร ประเภทเอกสาร สมดุ บัญชีข้ันต้นขายสินค้าเปน็ เงนิ สด รับเงิน จ่ายเงนิ เงนิ เชอ่ื สมุดรายวันรับเงิน สาเนาใบเสร็จรบั เงิน/ซ้ือสินทรพั ย์เงินเช่ือ ใบกากบั ภาษี สมดุ รายวันท่ัวไป ตน้ ฉบบั ใบกากบั สินค้า/ ใบกากับภาษี

1-18ตารางที่ 1-1 (ต่อ) ชือ่ เอกสาร ประเภทเอกสาร สมดุ บัญชขี ั้นต้น รายการค้า รับเงิน จา่ ยเงนิ เงนิ เช่อื สมุดรายวนั จา่ ยเงนิ ตน้ ฉบบั ใบเสร็จรบั เงนิ /ซ้อื สินคา้ เป็นเงินสด ใบกากับภาษี สมดุ รายวันขายขายสนิ ค้าเปน็ เงินเชื่อ สาเนาใบกากับสินค้า/ สมดุ รายวันรบั เงิน ใบกากับภาษี สมดุ รายวันซือ้รบั ชาระหนี้ซื้อสนิ ค้าเปน็ เงินเช่ือ สาเนาใบเสร็จรับเงนิ สมดุ รายวันจา่ ยเงินจ่ายชาระหน้ี ตน้ ฉบับใบกากบั สนิ คา้ / ใบกากบั ภาษี ต้นฉบับใบเสรจ็ รับเงินจา่ ยเงินค่าใช้พาหนะ ใบสาคญั จ่าย สมดุ รายวันจ่ายเงนิรบั รายได้คา่ บริการ สมุดรายวันรับเงนิ สาเนาใบเสร็จรับเงิน/ส่งคนื สินคา้ ที่ซื้อเปน็ เงนิ เช่ือ ใบกากับภาษี สมุดรายวันทว่ั ไป ตน้ ฉบับใบลดหนี้ (สมดุ รายวนั ซือ้ ) สมดุ รายวนั จ่ายเงนิจา่ ยเงินเดือนพนักงาน ทะเบยี นจ่ายเงินเดอื น 3. วิเคราะห์แหล่งทไ่ี ดม้ าของเอกสาร แหล่งที่มีของเอกสารมี 3 แหล่ง ตามการจัดประเภทของเอกสาร กล่าวคือ เอกสารท่ีได้รับจากบุคคลภายนอก เอกสารท่ีออกให้แก่บุคคลภายนอก และเอกสารที่กิจการจัดทาข้ึนเพื่อใช้ในกิจการเอง การวิเคราะหแ์ หล่งที่มาให้ให้สงั เกตเบื้องต้นคือ ถ้าเป็นเอกสารที่ได้รับจากบุคคลภายนอกจะแสดงเป็นต้นฉบับ (ตัวจริง) แต่ถ้าเป็นเอกสารท่ีออกให้แก่บุคคลภายนอกจะแสดงเป็นสาเนาติดเล่ม หรือวิเคราะห์จากรายการค้ารายการค้าที่ปรากฏเป็นรายการค้าอะไรให้พิจารณาจากช่ือเอกสาร เช่น ต้นฉบับใบกากับสินค้า/ใบกากับภาษีวิเคราะห์ไดว้ ่าเป็นเอกสารทเ่ี กดิ จากการซอ้ื สนิ คา้ เปน็ เงนิ เช่ือ ผ้ขู ายเป็นคนจัดทาข้ึนแล้วมอบต้นฉบับให้กับผู้ซ้ือสาหรับผู้ขายเก็บฉบับท่ีเป็นสาเนาไว้เป็นหลักฐานในการบันทึกบัญชี นอกจากนี้อาจวิเคราะห์รายการค้าจากรายการหรือข้อความต่างๆ ในเอกสาร เช่น เงื่อนไขการชาระเงิน การลงนามความรับผิดของผู้ที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ เชน่ ผู้ส่งสนิ ค้า ผู้รับสินค้า ผรู้ ับเงนิ ผู้อนมุ ตั ิ เปน็ ตน้ 4. วเิ คราะหร์ ายการคา้ จากเอกสารตามหลักสมการบญั ชี เมื่อทราบรายการค้าท่เี กิดข้ึนจากเอกสารแล้วขั้นตอนต่อไปจะนารายการค้ามาวิเคราะห์เพ่ือพจิ ารณาวา่ รายการค้านนั้ มีผลกระทบต่อฐานะทางการเงินตามหลกั สมการบญั ชีอย่างไรสมการบญั ชี สินทรพั ย์ = หนีส้ นิ + ส่วนของเจา้ ของ (ทุน)

1-19ตารางท่ี 1-2 แสดงการวเิ คราะห์เอกสารกับหลักสมการบัญชี วิเคราะหต์ ามหลักสมการบัญชี ชอ่ื เอกสาร รายการคา้ สินทรพั ย์ = หนสี้ ิน + ทุนสาเนาใบเสร็จรบั เงนิ /ใบกากับภาษี ขายสินคา้ เปน็ เงนิ สด สินทรัพย์ หนี้สิน ทนุต้นฉบบั ใบกากบั สินค้า/ใบกากบั ภาษี ซอ้ื สนิ ทรัพย์เป็นเงินเชอ่ืตน้ ฉบบั ใบเสร็จรบั เงิน/ใบกากับภาษี ซ้ือสินคา้ เป็นเงนิ สด เพิม่ ขึ้น - เพม่ิ ข้ึนสาเนาใบกากบั สนิ ค้า/ใบกากับภาษี ขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ เพมิ่ ขน้ึ เพิม่ ขนึ้ -สาเนาใบเสรจ็ รับเงิน รับชาระหนี้ เพิม่ ขน้ึ - -ต้นฉบบั ใบเสรจ็ รบั เงนิ จา่ ยชาระหน้ีต้นฉบบั ใบกากบั สนิ ค้า/ใบกากับภาษี ซ้อื สนิ ค้าเป็นเงินเชื่อ ลดลงใบสาคญั จ่าย จ่ายค่าใชพ้ าหนะเป็นเงนิ สดสาเนาใบเสร็จรับเงิน/ใบกากับภาษี รบั รายได้คา่ บริการ เพิ่มขน้ึ - เพิม่ ขึ้นตน้ ฉบับใบลดหนี้ ส่งคืนสินค้าที่ซ้ือเป็นเงนิ เชื่อทะเบยี นจา่ ยเงินเดอื น จ่ายเงินเดือนพนักงาน เพม่ิ ขึ้น - - ลดลง ลดลง ลดลง - เพิม่ ขึ้น เพมิ่ ขึน้ - ลดลง - ลดลง เพิ่มข้นึ - เพมิ่ ขึ้น ลดลง ลดลง - ลดลง - ลดลงตารางที่ 1-3 แสดงการวเิ คราะห์เอกสารภาษมี ลู ค่าเพ่ิมกบั สมดุ บญั ชขี ้นั ต้น และการบันทึกบญั ชีรายการคา้ ช่อื เอกสาร ภาษีมูลค่าเพม่ิ สมดุ บัญชขี นั้ ตน้ การบนั ทึกบญั ชี เกีย่ ว ไมเ่ กี่ยวขายสนิ ค้าเป็นเงนิ สด สาเนาใบเสร็จรับเงนิ / สมดุ รายวนั รับเงนิ Dr.เงนิ สด ใบกากบั ภาษี Cr.ขายสนิ คา้ ภาษีขายซื้อเคร่ืองจกั รเงนิ เชอื่ ตน้ ฉบบั ใบกากับสินค้า/ สมุดรายวันท่ัวไป Dr.เครือ่ งจักร ใบกากับภาษี ภาษซี ้ือ Cr.เจา้ หน้ีซือ้ สินค้าเป็นเงนิ สด ต้นฉบบั ใบเสรจ็ รับเงิน/ สมุดรายวันจา่ ยเงนิ Dr.ซือ้ สินค้า ใบกากับภาษี ภาษีซื้อ Cr.เงินสดขายสินค้าเป็นเงินเช่ือ สาเนาใบกากบั สินค้า/ สมดุ รายวันขาย Dr.ลูกหนี้ ใบกากับภาษี Cr.ขายสนิ ค้า ภาษีขาย

1-20ตารางท่ี 1-3 (ต่อ) ชอ่ื เอกสาร ภาษมี ูลคา่ เพ่มิ สมดุ บญั ชขี น้ั ต้น การบนั ทึกบัญชี รายการคา้ สาเนาใบเสรจ็ รบั เงนิ เกี่ยว ไมเ่ กยี่ ว สมุดรายวนั รับเงนิ ต้นฉบบั ใบกากับสินค้า/ สมดุ รายวันซอื้ Dr.เงินสดรับชาระหนี้ Cr.ลูกหนี้ซื้อสินค้าเปน็ เงนิ เชอื่ ใบกากับภาษี สมุดรายวันจา่ ยเงิน ตน้ ฉบับใบเสร็จรับเงิน สมดุ รายวนั จา่ ยเงนิ Dr.ซ้อื สนิ ค้าจา่ ยชาระหนี้ สมุดรายวันรับเงนิ ภาษซี ้อืจ่ายเงนิ คา่ ใชพ้ าหนะ ใบสาคัญจา่ ย Cr.เจ้าหน้ีรบั รายได้ค่าบริการ สาเนาใบเสร็จรบั เงิน/ สมุดรายวนั ซ้ือ หรือ Dr.เจ้าหนี้สง่ คนื สนิ คา้ ที่ซ้ือเปน็ ใบกากับภาษี Cr.เงินสดเงนิ เชื่อ ตน้ ฉบับใบลดหนี้ สมดุ รายวันทว่ั ไปจ่ายเงินเดือนพนกั งาน สมุดรายวันจ่ายเงนิ Dr.คา่ พาหนะ ทะเบยี นจา่ ยเงนิ เดอื น Cr.เงินสด Dr.เงินสด Cr.รายได้ ภาษขี าย Dr.เจา้ หนี้ Cr.สง่ คืนฯ ภาษีซ้ือ Dr.เงินเดือน Cr.เงนิ สด  การปฏบิ ัติเก่ียวกับการออกหนงั สือรับรองการหกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ย ผู้ประกอบการท่ีเป็นนติ บิ ุคคล เมอ่ื ต้องจา่ ยเงินค่าบริการบางประเภททกี่ ฎหมายกาหนดไว้ มีหน้าที่ต้องหักภาษี ณ ท่ีจ่าย และออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ท่ีจ่าย ให้กับผู้ให้บริการ โดยผู้มีหน้าที่หักภาษี ณ ท่ีจ่าย ต้องนาส่งภาษีที่ต้องหักด้วยแบบ ภ.ง.ด.3 สาหรับกรณีผู้ถูกหักที่มีหน้าท่ีเสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาหรือแบบ ภ.ง.ด.53 สาหรับกรณีท่ีผู้หักมีหน้าท่ีเสียภาษีเงินได้นิติบุคคล ณ ที่ว่าการอาเภอหรือเขตท้องที่ภายใน 7 วันนับแต่วันส้ินเดือนที่จ่าย ไม่ว่าจะได้หักภาษีดังกล่าวไว้แล้วหรือไม่ สาหรับการจ่ายเงินให้แก่ผู้รับรายหนง่ึ ๆ ตง้ั แต่ 500 บาทข้ึนไป และเมื่อได้หักภาษีไว้แล้ว ผู้หักภาษีจะต้องออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณทีจ่ า่ ยจานวน 2 ฉบบั มีขอ้ ความถูกต้องตรงกันให้แก่ผู้ถูกหักภาษดี ้วย

1-21 ภาพที่ 1-10 แบบ ภ.ง.ด. 3ทม่ี า : http://www.rd.go.th/publish/fileadmin/tax_pdf/withhold/PND3_140255.pdf ภาพท่ี 1-11 แบบ ภ.ง.ด. 53ทมี่ า : http://www.rd.go.th/publish/fileadmin/tax_pdf/withhold/PND53_140255.pdf

1-22ตวั อยา่ ง การคานวณภาษเี งินได้หัก ณ ทีจ่ ่ายกิจการจา่ ยคา่ โทรศัพท์ให้บริษทั ทโี อที จากัด(มหาชน) โดยมีรายละเอียดในในเสรจ็ รับเงินดงั นี้ คา่ เชา่ ค่าใชโ้ ทรศัพท์ รวมคา่ โทรศัพท์ 100 1,500 1,600การคานวณภาษเี งนิ ได้หัก ณ ทีจ่ ่ายเป็นดงั น้ี- คา่ เช่าคสู่ ายโทรศพั ท์ หัก ณ ทีจ่ ่าย 5%- คา่ ใชบ้ ริการโทรศัพท์ หัก ณ ท่ีจา่ ย 3%ดงั นั้น ค่าเชา่ 5%X100 = 5 บาท คา่ ใชบ้ รกิ าร 3%X1,500 = 45 บาท รวมภาษหี กั ณ ท่จี ่ายท้ังส้นิ = 50 บาทสรุปการคานวณค่าโทรศพั ทส์ ทุ ธทิ ตี่ ้องจา่ ย ค่าโทรศพั ท์ 1,600.- บวก ภาษมี ูลค่าเพิ่ม 112.- รวม 1,712.- หกั ภาษหี ัก ณ ท่ีจา่ ย 50.- เงินค่าโทรศัพท์สทุ ธิทตี่ ้องจ่าย 1,662.-การบนั ทึกบญั ชีDr. คา่ โทรศพั ท์ 1,600.-ภาษซี อ้ื 112.-Cr. เงนิ สด 1,662.- ภาษเี งนิ ไดห้ ัก ณ ทจี่ ่าย 50.- ***********************