4.6. El Notario y su Función como Profesional de la Seguridad Jurídica La función notarial tiene por objeto brindar a la sociedad, segu- ridad jurídica. “El fenómeno notarial encuentra su razón de ser en la naturaleza social del hombre y nace como respuesta a la ancestral necesidad de certeza, previsión y estabilidad, es decir de seguridad jurídica que la comunidad requiere”. El notario es sinónimo de confianza, de prevención de conflictos, de confidencialidad, de objetividad, es la figura de equilibrio en las negociaciones por su imparcialidad. Denominado por los econo- mistas como “gate keeper” de las relaciones jurídicas, es un vasto conocedor del derecho positivo aplicable, obtenido mediante una exigente y continua formación desde que es aspirante a notario. Su actuación otorga un valor agregado a la instrumentación ne- gocial, porque el notario no sólo redacta un instrumento que refle- ja la voluntad de las partes enmarcada dentro del orden jurídico, sino que ese documento pasa a ser eficaz, cubierto de autenticidad fedante, con valor probatorio “erga omnes”, y que se guardará y conservará para siempre. El iter que el notario efectúa para ejercer su función desde el mo- mento en que es requerido su servicio hasta instrumentar la vo- luntad de cada otorgante puede sintetizarse de la siguiente forma: 1. Legalidad: el notario, tiene la obligación de instrumentar todos los actos y contratos dentro del marco de la Constitución y el or- denamiento jurídico del país. Les confiere validez a todos los ins- trumentos públicos que de él emanen en ejercicio de su función. 2. Rogación: el notario no actúa de oficio, debe ser requerido por las partes, en forma inequívoca, sin formalismos, pero de manera tal que si se pusiera esa rogación en tela de juicio debería ser po- sible su prueba. 51
3. Calificación: para poder ser el intérprete de las voluntades de las partes, el notario debe conocer cuál es el fin teleológico que persiguen, qué es lo que quieren, cómo y cuándo, y debe traducir- lo, volcándolo en la esfera de lo jurídico y asegurando su eficacia. 4. Legitimación: a fin de brindarle eficacia a su documento pú- blico, el notario debe tener en cuenta elementos subjetivos (capa- cidad de los intervinientes, representación) y objetivos (títulos, estudio de antecedentes, certificaciones registrales, informes ad- ministrativos y reportes tributarios). 5. Instrumentación: para documentar los actos jurídicos, el nota- rio los encuadra dentro del marco legal y decide qué tipo de ins- trumento redactará, configurando su “opus”, esencia de su fun- ción, que por génesis es auténtico “erga omnes”. 6. Autenticación: el notario es el autor cierto y calificado del que emanan documentos públicos imbuidos de presunción de legali- dad y exactitud de contenido, que sólo pueden ser redargüidos de falsedad en sede judicial en cuanto a los hechos percibidos direc- tamente por él de “visu et de auditu suis sensibus” (hacen a la in- mediatez de las percepciones) y a aquellos que no presencia, pero le constan de ciencia propia o por declaraciones de otorgantes u otras pruebas. 7. Autorización: una vez redactado, leído el documento y sus- cripto por otorgantes y testigos, si los hubiere, el notario firma y nace en ese momento el documento público notarial, que conlleva fuerza probatoria y ejecutiva. 8. Conservación: es deber del escribano conservar y custodiar en perfecto estado la documentación que compone el protocolo, mientras se encuentre en su poder. Esta obligación es consecuen- cia del principio de matricidad, los instrumentos originales deben ser guardados hasta que pasen a manos de los archivos respecti- vos. 52
4.7. Seguridad jurídica en la propiedad inmobiliaria Cuando el usuario requiera actualizar la información de un in- mueble urbano cualquiera, y tenga que solicitar un certificado que le sirva de antecedente para comprobar que la información de un inmueble determinado coincida con la realidad, bastará con so- licitar y tramitar la Matrícula Inmobiliaria correspondiente, para lo cual se deberá anexar a la solicitud de certificación una copia xerox del recibo de pago de los impuestos prediales, con el fin de que los funcionarios del Registro de la Propiedad puedan obte- ner de la copia del recibo de pago de los impuestos prediales, el número de código catastral del inmueble en referencia; ya que si conocemos el número del código catastral nos podemos conectar vía informática con el Municipio y extraer de la ficha electrónica catastral los datos que dicen relación a dicho inmueble. - Si la información del Catastro y el Registro coinciden, la Matrícula Inmobiliaria saldrá en forma inmediata y usted obten- drá la información solicitada, y habrá ayudado en forma impor- tante a consolidar el anhelado propósito de dotar de seguridad jurídica a la propiedad inmobiliaria; - Si la información entre el Registro y el Catastro no coincide, le entregaremos un Certificado o Ficha Registral con el cual el usuario tendrá la referencia del mencionado inmueble y al mismo tiempo nos permitirá corregir las diferencias de información que pueden presentarse tanto en el Catastro como en el Registro. Una vez enmendadas estas diferencias, crearemos la Matrícula Inmobiliaria. En lo sucesivo el usuario con el número de matrícula o con el número del código catastral, podrá solicitar la emisión de una Matrícula Inmobiliaria debidamente actualizada. 53
APUNTES FINALES Aún se desconoce con exactitud cuántas oficinas del Registro de Propiedad han actualizado los sistemas de registración y de infor- mación en el país. La Ley, indica que las oficinas registrales lleva- rán la información de modo digitalizado, con soporte físico, en la forma determinado por la Ley del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos y en la respectiva normativa, mediante los sis- temas de información cronológica, personal y real. Para el sistema se recomienda una combinación de folio real con folio personal informático el cual les permite ubicar los datos tanto del propieta- rio del inmueble como de la situación del predio registrado en el transcurso del tiempo. Además a partir del periodo 2010 se ha implementado en el país modernizaciones en cada una de las oficinas registrales, aplicando procesos y servicios automatizados, con modernas innovaciones. Es así que mediante las páginas web los usuarios pueden pagar, solicitar certificados y además hacer consultas sobre el estado de sus trámites. En el Art. 1 de la Ley de Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos indican que el propósito de la ley es garantizar la segu- ridad jurídica, organizar, regular, sistematizar e interconectar la información, así como la eficacia y eficiencia de su manejo, su pu- blicidad, su transparencia, acceso e implementación de nuevas tecnologías que permitan estar acorde a las modernas exigencias de la sociedad actual. De esta manera, se observa que falta mucho por mejorar el sistema de información que se aplica en el Ecuador, la indiferencia a dar una opinión sobre la situación actual esta- blece que se requiere determinar los factores que impiden lograr tener un sistema de información eficiente en los registros de la propiedad del país. 54
Mediante el sistema cronológico la inscripción de los títulos, actos y documentos se lo realiza en un libro índice y un reperto- rio en donde se asientan los datos del titular, inmueble o mueble, titularidades concatenadas, nombres y apellidos del titular y del título causal los cuales se asentarán en un libro índice y un reper- torio como indica la Ley. Sin embargo, este sistema crea varios inconvenientes que limi- tan proporcionar una publicidad eficiente y libre de errores, ya que entre uno de ellos esta no conocer con exactitud la cadena de transmisión del dominio, creando confusión. Los errores recurrentes al aplicar un sistema registral cronológico generalmente son al momento de la foliación, lo que representa el acto de enumerar los folios correlativamente en cada unidad documental, errores al consignar la información en el asiento re- gistral y finalmente en la ubicación del asiento registral. Hay que indicar que estos errores eran más frecuentes cuando el sistema de registración no estaba totalmente automatizado. Ahora con las nuevas herramientas tecnológicas estas dificultades se han mini- mizado. Además, hay que considerar que independientemente del sistema que se aplique siempre se debe cumplir un proceso correcto de foliación en donde la base fundamental es la secuencia ordenada, ubicación correcta de los documentos con respecto al orden original con el que se dio lugar a su elaboración. 55
El Folio Real automatizado como garantía de la seguridad jurí- dica de la inscripción Registral El folio real informático recoge la información jurídica de un in- mueble determinado que se exterioriza mediante movimientos registrales alineados con relación a cada libro de registro, inclu- yéndose en el folio real los movimientos vigentes y los cancelados. Al respecto, en la base de datos del Registro de la Propiedad constan ingresados como movimientos registrales todos los asien- tos registrales, en virtud de lo cual los datos de los movimientos registrales son los mismos que constan en los asientos registrales que en la práctica aparecen dispersos en varios libros de registro, inclusive de diferentes años. En este caso, es necesario advertir que la cadena de transmisión de dominio que fue expresión típica de los asientos registrales re- lacionados unos con otros por medio de las notas de referencia, y que debía ser constatada cada vez que se requería una inscripción o una certificación, ahora aparece almacenada en forma perenne en un documento informático denominado folio real informático que la mantiene disponible en todo momento, tanto para la activi- dad registral como cuando sea requerida por el ciudadano. Por último, el folio real informático que se exterioriza como ma- trícula inmobiliaria que tiene como elemento distintivo el código catastral y como ficha registral que no tiene ese elemento distin- tivo al contener en forma perenne la cadena de transmisión de dominio de un inmueble determinado se constituye en una herra- mienta eficaz para afianzar la seguridad jurídica inmobiliaria. 56
El Registro de la Propiedad y el Traspaso de Información En la ley de Registro que data del año 1966 se impone la forma y las solemnidades de las inscripciones, así como que cada asiento registral debe ser archivado en orden cronológico en el libro de registro respectivo, por ejemplo, si trata de un título adquisitivo de dominio el asiento se incorpora en el registro de propiedades, si trata de un contrato de hipoteca se incorpora en el registro de gravámenes, si se trata de una interdicción el asiento se guarda en el registro de interdicciones, etc. Siendo esta la situación registral para determinar la titularidad de domino de un inmueble determinado, los gravámenes, las li- mitaciones y los impedimentos que los afectan la única forma de hacerlo era con la constatación de la cadena de trasmisión de do- minio que quedaba representada a través de las notas de referen- cia puestas en los asientos registrales respectivos. Sin embargo, la legislación actual impone organizar el Registro de la Propiedad por el sistema de información real o folio real, en virtud de lo cual constituye un imperativo legal y no una simple opción, todo ello en aras de hacer efectivo determinados derechos constitucionales, como son el derecho a la propiedad, el derecho a la vivienda digna, el derecho al buen vivir, el derecho a la seguri- dad jurídica, el derecho a obtener información veraz y confiable, entre otros. Las dobles inmatriculaciones con el sistema de folio real Si el folio real que se abre por cada inmueble está relacionado directamente con el código catastral asignado por el organismo competente se reducen una serie de situaciones anómalas que asomaban con la técnica de registración anterior a través de los asientos registrales que aparecían dispersos en libros de registro y comunicados con las notas de referencia, que bien no pudieron ser puestas por descuido al momento de practicarse una inscripción con las consecuencias gravosas para quien adquiría un derecho confiado en la realidad registral. 57
Por lo tanto, la llevanza del registro por el sistema de informa- ción real o folio real por cada inmueble identificado con el código catastral permite detectar los casos en que existan dobles ventas y sobre todo doble cadena de trasmisión de dominio, y se impide además que esas situaciones se puedan presentar en nuevas ins- cripciones. Los Registros de la Propiedad y los sistemas de registro el perso- nal y real para la toma de decisiones Los artículos 15, 16, 17 y 1 8 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos prescriben que el Registro de la Propiedad se organizará a través de los sistemas de informa- ción real, personal y cronológica. Pero hay que destacar que ello no es contradictorio ni incompa- tible, sino más bien complementario y contribuyen a la seguridad jurídica como fin de la publicidad registral. Al respecto, la regla que se impone será la de abrir un folio real informático por cada inmueble identificado con el código catas- tral cuando se trata de títulos que contengan actos inscribibles cir- cunscritos a bienes raíces. Sin embargo, existen casos de excepción en que los actos inscribibles no necesariamente están referidos a inmuebles, como, por ejemplo, el estado de interdicción de una persona por las casuales previstas en el Código Civil (demencia, toxicomanía, ebrio consuetudinario, dilapidador), en que se debe cumplir la inscripción aun cuando el interdicto no sea titular de un derecho real sobre algún inmueble; el estado de interdicción del quebrado o del insolvente en que las adquisiciones futuras que- dan supeditadas a que el cincuenta por ciento pertenecerá a los acreedores (embargo legal 432 COGEP); la posesión efectiva y el testamento en los casos en que el causante no dejó bienes raíces inscritos a su nombre. 58
Siendo esta la situación registral, en uno y otro c aso el acto de registración se plasma solo por medio de un asiento registral (acta de inscripción, acta de cancelación o anotación marginal) que se archivará (las dos primeras) en la forma tradicional, lo que actual- mente ha sido catalogado por la misma Ley como sistema de in- formación cronológica que requiere además del libro repertorio y de los libros índices general y parcial. 59
RECOMENDACIONES Asumir la responsabilidad de implementar procesos que respon- dan a las necesidades de los usuarios tal como lo determina la Ley de Registro de Datos Públicos, para que el sistema de gestión de las inscripciones en el registro de la Propiedad garantice la segu- ridad jurídica inmobiliaria en el país se debe. Dentro de la gestión administrativa de los registros de la propiedad es pertinente que se desarrollen manuales de gestión de cada una de las principales actividades que se dan en las fases de revisión, inscripción y certi- ficación con la finalidad de normar la gestión de la inscripción de la transferencia o la limitación al dominio de bienes inmuebles e inscripciones judiciales. Promover que las oficinas registrales de los diferentes municipios del país realicen convenios con otras municipalidades que han iniciado procesos de modernización, en los que han integrado la información catastral y el registro de la propiedad mediante siste- mas de conexión informática que permite una actualización de los diferentes movimientos registrales de la propiedad. Además, sería pertinente la colaboración con instituciones académicas como las universidades para iniciar procesos de capacitación y actualiza- ción de conocimientos de los empleados registrales sobre materia de sistemas de archivación, mecanismos de seguridad jurídica, gestión de sistemas informáticos entre otros temas de importancia. Integrar los sistemas de información catastral y del registro de la propiedad de los bienes inmuebles, adoptando herramientas tec- nológicas con sistemas de anotación personal, real y cronológica de hechos y actos jurídicos, con la finalidad de poder blindar la se- guridad jurídica, evitando de esta manera correr riesgos de doble inmatriculación. Cumpliendo una de las disposiciones constitu- cionales establecidas en el Art. 227 de la Constitución en el que compromete a desarrollar procesos enfocados en la satisfacción de los usuarios, con mejoras y procesos eficaces y eficientes. Los pro- cesos de inscripciones en el Registro de la Propiedad basados en un sistema de folio real informático contienen ambas cualidades. 60
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS Alvarado. (2014). Manual de proceso registral de la propiedad y mercantil del Registro Municipal de la Propiedad y Mercantil del cantón Quevedo. Quevedo: Registro de la Propiedad Municipal del cantón Quevedo. Arrieta. (2009). Aproximación sistemática a las bases gráficas re- gistrales. Revista Aranzadi de Derecho y Nuevas Tecnologías (19), 59-77. Recuperado el 3 de 03 de 2017, de https://dialnet.unirioja. es/ejemplar/224379 Astudillo. (9 de 01 de 2015). Folio real y folio personal como técnicas de registro inmobiliario. Discusión superada por la tec- nología informática. El Mercurio, pág. 1. Recuperado el 16 de 03 de 2017, de http://www.elmercurio.com/Legal/Noticias/ Opinion/2015/01/09/Folio-real-y-folio-personal-como-tecnicas- de-registro-inmobiliario-Discusion-superada-por-la-tecnologia- informatica.aspx https://ecuador.leyderecho.org/folio-personal/ https://www.telecomunicaciones.gob.ec/wp-content/ uploads/2016/04/Ley-Organica-del-Sistema-Nacional-de- Registro-de-Datos-Publicos.pdf https://www.derechoecuador.com/cual-es-el-procedimien- to-por-negativa-de-inscripcion-del-registrador-de-la-propiedad https://vlex.ec/vid/catastro-municipal-metropolita- no-521840526 https://www.registrodelapropiedadsd.gob.ec/images/ documentos/manuales/PROCEDIMIENTO%20DE%20 INSCRIPCION%20DE%20LA%20PROPIEDAD.pdf Pol. Con. (Edición núm. 49) Vol. 5, No 09, septiembre 2020, pp. 592-604, ISSN: 2550 - 682X 61
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El objetivo general de ete libro se fundamenta en “Analizar el sistema de archivo de las inscripciones en el Registro de la Propiedad y su incidencia en la seguridad jurídica inmobiliaria en Ecuador”. Los objetivos específicos son: Analizar las técnicas de libros de archivo en los Registros del país; analizar la automatización de los registros del país; y recomendar meca- nismos o f ormalidades para implementar s istemas de gestión registrales modernos que este consagrado en la ley y que conduzca a la eficiencia del archivo de las inscripciones de los documentos de constitución, trans- misión o mutación de derechos reales o gravámenes. Se concluye que las técnicas de libros en los Registros del país se realizan mediante los siste- mas cronológicos, folio real y folio personal. Aunque la automatización la ha permitido agilizar los trámites y sobre todo minimizar los problemas por el deterioro de los folios y de los libros de repertorio, inconsistencias en los asentamientos y en las notas marginales, no todas las instituciones regis- trales han estado e n la capacidad d e implementar sofisticados s istemas informáticos, l o cual l a dependencia considere pertinente seguir mante- niendo sistemas manuales con la ayuda de los programas informáticos de menos r elevancia. E s preciso que l as dependencias r egistrales adopten sistemas de gestión registral que cumplan a cabalidad los principios de efi- ciencia y seguridad siempre apegados a lo dispuesto en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Datos Públicos y que conduzcan a la eficiencia de la inscripción de los documentos de constitución, transmisión o mutación de derechos reales o gravámenes. Eloy Alfaro N29-61 Hernando de la Cruz OE3-08 e Inglaterra y Av. Atahualpa, Oficina 4 9 Piso . Sector UTE 099 001 9422 +593 2 2553311 +593 3 2553314 [email protected] [email protected] htttp://editorialebooks@outlook. wixsite.com6/4ecuador
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