MATERIALIZACIÓN Y DESMATERIALIZACIÓN EN LAS ACTUACIONES NOTARIALES A TRAVÉS DE MEDIOS TELEMÁTICOS

Ab. María Verónica Sabando Mendoza, Mgs. 51 5.-Copia certificada por la institución de la certificación presu- puestaria. 6.-Copia de Registro Único de Contribuyentes (RUC), de las dos partes comparecientes. 7.-Cualquier otro documento de interés institucional que sea ex- presado literalmente en el contrato”. Reglamento a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. Artículo 112. 12 de mayo de 2019 (Ecuador). En el caso de la protocolización electrónica, significaría que tanto el contrato suscrito por las partes, así como los demás documen- tos habilitantes deben ser presentados de forma desmaterializa- da; dicho en otras palabras, el contrato debería ser presentado en formato inmaterial con las firmas electrónicas de los contratantes y acompañadas en un solo archivo con los demás documentos, y en el caso de los documentos certificados, estos también deberían constar con la firma electrónica del responsable de la certificación de tales documentos. En contraposición con el análisis anterior, el artículo 3 de la Resolución 083 (2020) ordena que posterior a la validación de las firmas electrónicas a través de la aplicación Firma EC u otras, el notario deberá materializar los documentos de acuerdo al proce- dimiento indicado en el artículo 6 de la misma resolución, esto implica un acto (y un costo) adicional al de protocolización; cum- plido esto, el notario deberá archivar una copia física de los docu- mentos protocolizados.

Ab. María Verónica Sabando Mendoza, Mgs. 52 Al respecto, no se estaría cumpliendo el principio de economía procesal, puesto que, tal como se plantea el flujo de proceso, sig- nifica una erogación económica adicional del usuario, una inver- sión de tiempo y desvirtúa el propósito de la utilidad de la firma electrónica y su uso conforme el artículo 7, 8, y 14 de la Ley de comercio electrónico, firmas y mensajes de datos (2002); además que el documento firmado electrónicamente se desnaturaliza en la impresión. Por otra parte, la resolución 075 del año 2020, establece que los notarios llevarán un archivo electrónico de sus actuaciones 7, tal y como lo norma el artículo 18.1 de la Ley de la materia; y, en esa misma línea el apartado 4 de las normas administrativas para la estandarización del archivo notarial manifiesta, que previo al empaste, los documentos deben ser digitalizados para sumarse al archivo electrónico notarial. Desde estas premisas, podemos dilucidar que la disposición con- tenida en la resolución 083 no solo que significa una erogación adicional del requirente, sino un esfuerzo operativo innecesario para la administración notarial, toda vez que el propósito de la norma, claramente es el mantenimiento de un archivo electrónico notarial .8 4.2.2. Certificación electrónica de documento materializado Que puede realizarse desde página web o de cualquier soporte electrónico. Sobre esta actuación existe una posición más cautelo- sa por grupos de notarios en lo que refiere a la materialización de información contenida en aplicaciones de mensajería instantánea; esta posición atiende al sentido de la integridad del documento. 7 Véase art. 6 resolución 075-2020 8 Este tema de la dualidad en el archivo notarial lo abordaremos en la sección de entre- vistas a expertos y pares en el capítulo IV.

Ab. María Verónica Sabando Mendoza, Mgs. 53 En la práctica es demostrado que el emisor puede a su arbitrio eliminar ciertos mensajes que podrían descontextualizar el propó- sito de la prueba .9 Por otra parte, si bien es cierto la carga probatoria corresponde a la parte actora y en caso de impugnación corresponderá a las par- tes la demostración de las aseveraciones, y tal responsabilidad no recae directamente en el notario sobre la buena fe en sus actuacio- nes; si representa un verdadero calvario y un gasto para el notario demostrar que su actuación en la certificación de tal información fue dada de manera íntegra bajo el principio de la buena fe y que desconocía de la mutilación de la prueba, sobre todo porque es a través de la actuación notarial que se reviste de un velo de seguri- dad a dicha prueba a los ojos del juzgador. 4.2.3. Certificación electrónica de documento electrónico original Llama particularmente la atención, el flujo establecido en la reso- lución 083 10, puesto que realizado de esta manera se alteraría la inviolabilidad del documento al firmarlo de la manera indicada el notario; a la luz del siguiente análisis: El documento deberá constar con la firma electrónica del o los suscriptores, la que será validada por el notario a través de las aplicaciones que para esos efectos se cuenten y sean reconocidas, a continuación el notario deberá firmar electrónicamente (el do- cumento tendrá dos firmas electrónicas luego de su certificación, una la del propio documento original y otra la firma electrónica de la o el notario). 9 El tema del reconocimiento del documento electrónico certificado por el notario lo desarrollaremos en la tabulación de entrevistas a expertos IV 10 Véase art. 5 resolución 083-2020

Ab. María Verónica Sabando Mendoza, Mgs. 54 Al realizar de esta forma el acto, el notario alteraría la originali- dad del documento, puesto que, “se considera que un mensaje de datos permanece integro, si se mantiene completo e inalterable su contenido”. Ley de comercio electrónico, firmas y mensajes de datos. Art. 7. 17 de abril del 2002. R.O. Suplemento 557. Al estampar el notario su firma sin otra razón más, altera el documento puesto que él no es parte concurrente en el acto contenido; y si lo hace con la razón de certificación para dar a conocer el acto notarial también altera el documento, por lo tanto, pierde su integridad. 4.2.4. Marginaciones en testimonios y matrices Nuevamente se presenta la confusión entre las resoluciones 75 y 83 del año 2020; y más aún, el propio artículo 8 de la resolución 83-2020 se contradice en su contenido. Al nombrar el acto ambas resoluciones lo plantean como la peti- ción electrónica para sentar razones y marginaciones; al respecto debemos diferenciar que una cosa es la petición, es decir, el reque- rimiento que el interesado realiza para que se le brinde un servicio notarial, y como ha sido ampliamente difundido en estas resolu- ciones y en las reformas introducidas en la ley notarial estas pue- den ser presentadas con firma autógrafa o firma electrónica, y en el segundo caso, ésta será validada conforme el cumplimiento de las condiciones del artículo 13 y siguientes de la Ley de Comercio Electrónico. Por otra parte, está el acto notarial de sentar razón al margen de las matrices o testimonios, significa dejar una constancia escrita de un hecho o motivo o situación que de alguna forma afecta el acto primitivo contenido en la matriz o el testimonio.

Ab. María Verónica Sabando Mendoza, Mgs. 55 Cabe aquí la primera pregunta, ¿cómo sería posible que el nota- rio celebre el acto de marginación electrónica en un documento físico?; y , si por contraparte, se tratara de una escritura celebra- da electrónicamente ¿cómo el notario realizaría una anotación al margen de esa escritura, en cumplimiento irrestricto de lo precep- tuado por la Ley Notarial y demás leyes conexas?, además de ello, ¿si el notario insertara algún tipo de redacción sobre la escritu- ra celebrada electrónicamente estaría alterando la inviolabilidad del documento, conforme las normas ya invocadas de la Ley de Comercio Electrónico .11 4.2.5. Actos de notificación para el requerimiento de cumpli- miento de la promesa de contrato, y el requerimiento para la constitución en mora a la parte deudora Ambas resoluciones nos presentan confusión y oscuridad en el propósito del acto que se autoriza. Puesto que tanto la resolución 075-2020 como la resolución 083-2020 autorizan al notario la sus- cripción del acta de la diligencia de requerimiento para constituir en mora al deudor, o para el cumplimiento de la promesa del con- trato, sin embargo, tanto el artículo 9 como el 10 de la resolución 083-2020 que tratan sobre ambos actos detallan el procedimiento a seguir para la celebración del acto. Al respecto vale la siguiente aclaración; la suscripción refiere al hecho de firmar un documento, por lo tanto, atendiendo la litera- lidad de los numerales 7 y 8 del artículo 3 de la Resolución 075- 2020 se colige que los notarios podrán suscribir (firmar) de manera electrónica las actas que se levantan luego de la celebración de cada uno de estos actos notariales; pero no podría considerarse que todo el acto se celebra de manera electrónica.

Ab. María Verónica Sabando Mendoza, Mgs. 56 En la práctica, para ambos casos, el notario luego de receptar la solicitud y valorar los documentos habilitantes procede a notificar al requerido, bajo las reglas de los artículos 53 y 54 del COGEP, es decir en persona o mediante boletas, la petición del requiren- te y posterior de ello levantará un acta de todo lo actuado; sin embargo, conforme lo dispone el artículo 9 y 10 de la resolución 083-2020, no solo se estaría autorizando la suscripción del acta no- tarial, sino que se estaría implementando una serie de pasos para la solicitud y celebración de dicho acto. Según la norma citada, luego de receptar la petición firmada (que conforme con el artículo 18.1 de la ley notarial puede ser electró- nica) el notario validará la firma, y en el numeral 2 tácitamente introduce la obligación de que a esta petición se aparejen los ha- bilitantes de manera electrónica, esto implica la desmaterializa- ción de los documentos que se aparejan, los que obviamente se entenderían desmaterializados a través de acto notarial de des- materialización y para ello en atención al numeral 2 del artículo 4 de la resolución 083-2020 en concordancia con el artículo 5 del Reglamento a la Ley de Comercio Electrónico debe contarse con el consentimiento expreso de ambas partes. Este sería el primer resquicio a salvar, ¿de qué manera pueden aparejarse estos documentos como lo contempla la resolución, si la desmaterialización no es posible, porque ciertamente el reque- rimiento de cumplimiento o de mora, es por la negativa de una de las partes en las convenciones acordadas?. A continuación, los artículos 9 y 10 de la resolución ibídem, in- dican, que una vez revisados todos estos documentos, el notario procederá a materializarlos conforme el artículo 6 de este instruc- tivo.

Ab. María Verónica Sabando Mendoza, Mgs. 57 Es decir que para la presentación de la solicitud debe desmate- rializar documentos (que en su mayoría se encuentran celebrados de manera física) y luego deberá erogar un segundo valor por la tasa notarial de materialización para que posteriormente el nota- rio pueda realizar la diligencia de notificación y levantar el acta. Visto así, pareciera que el flujo de proceso establecido en este caso no solo que no es aplicable, sino que contraviene la lógica jurídica y los principios rectores de la función judicial. 4.2.6. Constitución de Compañías de forma electrónica Vale aclarar, que desde el año 2015 la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros en acuerdos con la DINARDAP, el SRI y el Consejo de la Judicatura, estableció la modalidad de constitución de compañías en línea, modelo desde el cual podría establecerse un parámetro a seguir con la particularidad que los socios o accionistas no se presentarían de manera física a estam- par su firma, sino que lo harían de forma telemática conforme el protocolo establecido en la resolución 001-2021. Lo que llama la atención sobre la disposición considerada en el numeral 8 del ar- tículo 11 de la resolución 083, es la obligatoriedad de entregar tres testimonios físicos. La Disposición General Quinta del Reglamento del Sistema Notarial Integral de la Función Judicial; establece que en los actos societarios se otorgarán tres testimonios, sin embargo, la Disposición General Séptima de la Ley de Compañías, establece que para el procedimiento simplificado de constitución de compa- ñías, la Superintendencia de Compañías y Valores utiliza un sis- tema que consolida todos los estadios del proceso, y que funciona de forma desmaterializada .12 12 añadida por el artículo144 de la citada Ley Orgánica para el Fortalecimiento y Optimización del Sector Societario y Bursátil

Ab. María Verónica Sabando Mendoza, Mgs. 58 En concordancia con lo indicado, el Reglamento proceso simplifi- cado de constitución y registro compañías 13 que refiere a la actua- ción final del notario en la constitución electrónica de compañías, no hace referencia sobre la materialización de los documentos ce- lebrados y el otorgamiento de testimonios físicos. Por tanto, lo preceptuado en la Resolución 083-2020 sería otra im- precisión en la redacción del procedimiento, dado que no sería posible el otorgamiento de testimonios en la manera en la que se lo expresa, a no ser que se refirieran a testimonios electrónicos, lo que conllevaría a otra reforma a ser inserta con tal especificación. Finalmente, la resolución 075 preceptúa que los actos notariales realizados a través de medios electrónicos tendrán “plena validez y la misma eficacia que aquellos otorgados de manera presencial en relación con las solemnidades o la manifestación de voluntad y serán admitidos como prueba en juicio” Pleno del Consejo de la Judicatura, Resolución 075 (2020). Todo esto en concordancia con el artículo 202 del COGEP y artí- culos 2 y 52 de la Ley de Comercio Electrónico; la pregunta que cabe en este punto sería ¿si normas superiores reconocen la plena validez y eficacia de los documentos y actos notariales celebrados de manera electrónica, y la misma resolución invoca tal recono- cimiento, qué finalidad conlleva la materialización de los docu- mentos que se establecen en los 3, 7, 9, 10 y 11 de la resolución 083-2020?. Al parecer esta contradicción acarrearía actos ineficaces que con- tradicen la norma expresa y los principios consagrados en la Constitución de la República sobre la eficacia, calidad y eficiencia de los servicios públicos; además de los principios de celeridad y economía procesal de la función judicial. 13 Reglamento proceso simplificado de constitución y registro compañías en art 8 los numerales 21 al 27

Ab. María Verónica Sabando Mendoza, Mgs. 59 Por último, el Pleno del Consejo de la Judicatura, mediante reso- lución 001-2021 aprobó el Protocolo y regulaciones que permitan a las notarías y notarios utilizar otras plataformas y herramientas electrónicas hasta el desarrollo de la Plataforma electrónica segura para la prestación del servicio notarial telemático. Mediante este protocolo, se establece que, para la prestación del servicio notarial y la celebración de audiencias telemáticas, los notarios podrán escoger la plataforma que mejor se adecue a sus necesidades en cumplimiento con los estándares parametrizados en el propio protocolo, todo ello hasta que se adecúe la plataforma definitiva que brinde las seguridades necesarias para el servicio. El apartado 2 del protocolo manifiesta, que las videoconferencias deberán ser grabadas desde el inicio hasta el fin y luego ser archi- vadas en un respaldo en la nube o de manera física. En atención a ello, y pese a que dicha grabación y archivo está ordenada dentro de la resolución; los notarios deberán advertir del tratamiento de los datos personales, archivo, conservación y finalidades a los participantes de las videoconferencias, quienes en principio deberán autorizar de manera expresa e inequívoca su autorización; todo ello en atención a lo considerado por la Corte Constitución en Sentencia 2064-14-EP/21. 4.3. Resolución 001-2021 Mediante esta resolución el Pleno del Consejo de la Judicatura re- solvió: Aprobar el protocolo y regulaciones que permitan a las notarías y notarios utilizar otras plataformas y herramientas elec- trónicas hasta el desarrollo de la “plataforma electrónica segura” para la prestación del servicio notarial telemático.

Ab. María Verónica Sabando Mendoza, Mgs. 60 Este protocolo, que es más un manual de procedimiento, acoge lo dispuesto en las reformas a la ley notarial y establece las formas en cómo el notario deberá proceder frente a la celebración de cada acto. Así, por ejemplo, establece cómo deberá presentarse la solicitud para la celebración del acto notarial de manera telemática; los actos notariales que no pueden ser celebrados de esta forma y que deberán permanecer en la celebración física de ellos; las formas de comparecencia y las herramientas a utilizar. Frente a ello, debemos retomar los conceptos de disrupción de las TICs en el Derecho y en la cotidianidad de las personas. Es decir, no podemos seguir asumiendo que, frente a la inmediatez, la ven- taja y la impresencialidad que éstas ofrecen, sigamos actuando con las mismas leyes de la presencialidad. Así, por ejemplo, en el caso de la competencia territorial, así (Calvo Vidal, 2020) sugiere que la competencia territorial debe cambiar en cuanto a la forma de radicarse, puesto que ésta, en la forma en la que hasta ahora se plantea, no cabe en la telematía porque no es controlable; por ello, manifiesta el autor, debe venir establecido de manera indirecta sea por ejemplo, por lugar de ubicación del bien, por domicilio de la sociedad, entre otros. Y sentencia al final, que si éste aspecto no es controlable por el notario la norma no tiene sentido.

Ab. María Verónica Sabando Mendoza, Mgs. 61 Por otra parte, la Disposición General Segunda de esta última resolución, dispone la obligatoriedad del notario en cuanto a in- formar mensualmente a la Dirección Provincial del Consejo de la Judicatura sobre todos los actos que se hayan celebrado a través de la telematía, sin indicar el propósito de dicho informe, toda vez que los actos (físicos o electrónicos) que se realizan en sede notarial quedan registrados en el Sistema Informático Notarial el cual es administrado directamente por el Consejo de la Judicatura como órganismo rector de la función notarial. En referencia a ello, la Ley para la optimización y eficiencia de trámites administrativos, condiera el principio de consolidación, lo que implica que se propenda a consolidar la información ge- nerada por las entidades del sector público de tal forma que se supriman los procesos innecesarios para su acceso. Así mismo el principio de simplificación de trámites, considera que deben suprimirse los trámites que generen cargas innecesa- rias o que generen costos operacionales que mermen el funciona- miento de la entidad pública .14 Además de lo anterior, la Ley orgánica de protección de datos personales, bajo el principio de anonimización preceptúa la nece- sidad de implementar medidas dirigidas a la reidentificación de una persona. 14 Véase artículos 3 y 8 de Ley para la optimización y eficiencia de trámites administra- tivos.

Ab. María Verónica Sabando Mendoza, Mgs. 62 En complemento con lo anterior, la norma ibídem, respecto del legítimo tratamiento de datos personales, dispone la forma y los fines del tratamiento de datos personales bajo los “criterios de necesidad, proporcionalidad y legalidad” Ley de protección de datos personales, art. 7, 2021. (p. 8). Y finalmente, bajo el principio de pertinencia, la norma declara que los datos sean limitados a lo estrictamente necesario y para el cumplimiento de determinado fin. Con lo anteriormente indicado, concluiríamos que la Disposición General Segunda de la Resolución 001-2021, carecería de las consi- deraciones y principios que se manifiestan en las normas de mayor jerarquía, por lo que desde este punto se plantearía una laguna de reconocimiento .15 15 Alchourrón, Carlos y Bulygin, Eugenio, 1975, (p. 203)

Ab. María Verónica Sabando Mendoza, Mgs. 63 CAPÍTULO 5 PROPUESTA PARA EL MEJORAMIENTO DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO NOTARIAL TELEMÁTICO Luego del análisis normativo, doctrinario, y la casuística expuesta; la presente investigación no pretende quedarse en la cita de nor- mas que preparan el campo aun confuso de la actuación notarial a través de medios electrónicos. Menos podría considerar una somera crítica al contenido de las resoluciones que allanaron el espacio que permite posicionar a la actividad notarial ecuatoriana con un posible referente para otras sociedades. Se plantean propuestas para el mejoramiento de la prestación de servicio notarial a través de medios electrónicos, que abarca tanto el marco dentro del cual se desarrolla la actividad notarial, así como la práctica de la misma y cuyo principal fin redunda en la seguridad jurídica y gobernanza ciudadana. 5.1. Entorno Consideramos que desde la óptica de la academia el planteamien- to de la celebración de actos notariales presenta un ventajoso para- digma para la función notarial ecuatoriana; sin embargo, conside- rando el marco regulatorio supraconstitucional, constitucional e infraconstitucional, proponemos que se adapten protocolos claros de trabajo en cuanto a la optimización de servicios, y seguridad en la recolección de datos y los niveles de acceso que los involucra- dos en cada operación ejecuten.

Ab. María Verónica Sabando Mendoza, Mgs. 64 Es así que proponemos el Manual de procesos y descripción de funciones para el servicio notarial público, que presentamos al final de la presente obra. En relación a ello, consideramos necesario el desarrollo de fra- meworks de gestión y cuidado de la información basado en la norma INEN-ISO/IEC 27001. 5.2. La práctica La habilitación de la plataforma SANYR que la Dirección Nacional de Registros de Datos Públicos presentó para la interconexión de información entre las notarías y registros mercantiles y de la pro- piedad de Ecuador, presentaría una óptima aplicación para la di- ligencia de los trámites, gobernanza, acceso y publicidad notarial y registral. La digitalización de procesos a través frameworks de trabajo de- dicados. Cambios en el módulo del Sistema Informático notarial, conforme la resolución 075-2020 lo indica, con la finalidad de receptar las solicitudes de usuarios para la celebración de actos por medios electrónicos. Replantear los porcentajes de participación en las tasas notariales, e incremento de tasas en ciertos actos, considerando que la tecnifi- cación de los procesos, la incorporación de seguridades, nodos de respaldo y software de servicios, significa un costo para el notario que merma su ingreso.

Ab. María Verónica Sabando Mendoza, Mgs. 65 De la misma manera se sugiere la reforma en cuanto al cálculo de tributación toda vez que para el cobro de impuestos causados (IVA y renta) se calcula como base imponible el total de lo factura- do sin opción de descontar a favor del notario la participación que éste realiza mensualmente al Estado conforme norma expresa, lo que claramente significa un error de cálculo en la base imponible y doble tributación .16 Reformar la resolución 083-2020 adoptando los principios consi- derados en el Protocolo para la Utilización de plataformas y herra- mientas electrónicas aprobado mediante resolución 0012021. Es necesario la modificación del artículo 5 de la Resolución 83- 2020 indicando que el notario realizará una razón en documento aparte, haciendo mención al documento certificado, dicha razón que será guardada junto con el archivo del documento certifica- do y el extracto emitido por el Sistema informático notarial en un dispositivo electrónico y firmado electrónicamente por el notario. A la luz de la implementación de nuevas formas de celebración de actos notariales es necesario una mejor y más profunda reforma a la Ley notarial y demás leyes conexas en lo que respecta a margi- naciones en testimonios y matrices y actuaciones similares, lo que permitiría al notario brindar el servicio notarial sin atropellar una u otra norma en el ejercicio de su actividad. 16 Sobre este tema, dejamos abierta la línea de investigación, puesto que no es un tema concerniente de forma directa al trabajo de investigación, pero de alguna manera subsu- me los costes que la ejecución de las propuestas planteadas genera para el notario.

Ab. María Verónica Sabando Mendoza, Mgs. 66 Considerando que los correos electrónicos proporcionados por plataformas gratuitas no garantizan la identidad del titular, el Consejo de la Judicatura debería agregar cuentas de correo de los notarios a su dominio @funcionjudicial.gob.ec para dar certeza sobre la titularidad del receptor o emisor en la comunicación de los actos notariales. Es necesario que se nombren a nivel interno en las notarías los encargados del tratamiento de datos, que generalmente serian el o los asistentes notariales, y que se establezcan protocolos internos de control, siendo el ulterior responsable del tratamiento el propio notario. En lo referente a la Resolución 001-2021, si ésta pretende ser un real protocolo de la actuación notarial a través de medios telemá- ticos y no un manual de políticas, debe ahondarse en las particu- laridades del servicio notarial, estableciendo los niveles jerárqui- cos, que consecuentemente llevan a los niveles de acceso; así como políticas de seguridad de la información, casos de contingencia, y otros aspectos que permitan actuar de manera proactiva ante futuros escenarios. De igual forma es pertinente la propuesta de cambio de paradig- ma respecto a la competencia territorial, la cual se radique en fun- ción del domicilio de los bienes objetos de la solicitud del servicio (en caso de actos que versen sobre estos), del domicilio de las so- ciedades cuando el caso lo amerite, y finalmente de la voluntarie- dad del requirente en todos aquellos que no se encuadren en casos anteriores.

Ab. María Verónica Sabando Mendoza, Mgs. 67 Con esto se propiciaría un esfuerzo por parte del cuerpo notarial por ser competitivos respecto del servicio, lo que no significa un cambio en las normas que regulan la actuación del notario sobre cobro de tasas, pero claramente si tendría injerencia directa en la manera en la que algunas notarías prestan sus servicios; todo ello claramente redunda en beneficio del Estado, de la notaría, y el usuario/ciudadano. Finalmente proponemos la aplicación de procesos automatizados y el uso de blockchain en un framework open source para consor- cio (apéndice D), similar a la aplicación utilizada para ethereum, sobre todo en procesos de archivos y acceso de información; con ello se propendería a la interconexión entre los GADs municipales, DINARDAP (registro civil, propiedad y registral) superintenden- cias (bancos y compañías), Servicio de Rentas Internas, Agencia de Tránsito y notarías. Esto coadyuvaría al acceso inmediato a la información de doble vía, lo que claramente tributa en la eliminación de procesos, y du- plicación de información y permitiría el cumplimiento inmediato de reportes de información, como en el caso de salida del país de menores de edad, divorcios en sede notarial, reporte de transac- ciones a UAFE y SRI, reportes a GADs municipales, entre otros. 5.3. El usuario Propender a una capacitación constante sobre digitalización de procesos, uso de firma electrónica, seguridad en celebración de actos telemáticos; a los actores directos del servicio notarial (nota- rios, matrizadores, archiveros) así como los actores externos (insti- tuciones del sector público) y finalmente el usuario final.

Ab. María Verónica Sabando Mendoza, Mgs. 68 Esto provocará un efecto cascada de alfabetización que además de beneficiar a la prestación del servicio electrónico notarial, en reducir la brecha de desinformación y analfabetismo digital en el Ecuador. Empoderar a los usuarios de los servicios notariales sobre la pro- tección y garantía del debido tratamiento de datos personales. Introducir la importancia de un correcto tratamiento de datos, y consideración de las disposiciones legales para ello, así como es- tablecer políticas internas en cada una de las notarías y designar encargados del tratamiento. Estas medidas generarían un efecto cascada desde el conocimien- to y aplicación del notario, las entidades externas que participan en el acto, los asistentes notariales y la ciudadanía en general; lo que también redundaría en la consecución de objetivos de gober- nanza digital en el territorio.

Ab. María Verónica Sabando Mendoza, Mgs. 69 5.4. Manual de Procesos y descripción de funciones notariales “La práctica notarial en el Ecuador ha vivido momentos importan- tes desde que en el año 1966 entrara en vigencia la Ley Notarial, que en el gobierno de Clemente Yerovi Indaburu buscaba intro- ducir el derecho Notarial dentro del negocio jurídico y otorgar seguridad jurídica a los actos que ante los notarios se celebraban; en este marco jurídico el notario ya no era, como hasta hace poco menos que los años precedentes a 1950, un escribano conocedor de la ley o el más letrado de la localidad; o como desde el año 1959 en que la Ley Orgánica de la Función Judicial nombraba como “funcionario llamado a intervenir en el otorgamiento de escritu- ras (…) desempeñando las funciones que corresponden los escri- banos” (LEY ORGÁNICA DE LA FUNCIÓN JUDICIAL, 1959) aquellos a quienes en mérito a su honorabilidad, calidad moral, y ecuanimidad se otorgaba la responsabilidad de celebrar actos que conllevaban un efecto en los negocios jurídicos, o en la práctica civil o la legitimación de actos celebrados por los individuos. Con la entrada en vigencia de la Ley Notarial promulgada en el Registro Oficial 158 de 11 de noviembre de 1966, se brinda un marco jurídico que sostiene en el tiempo y legitima la actuación del notario en los negocios jurídicos; manifiesta en ellos la fe pú- blica de la que el Notario está investido por norma constitucio- nal” (tomado de la ponencia de la autora en el marco de la IV Convención Científica Internacional de la UTM) Un suceso adicional que fortalece el sistema notarial ecuatoriano son las reformas introducidas en el 2008 a través de la Constitución de la República y en el año 2015 con la promulgación del Código Orgánico General de Procesos – COGEP y su entrada en vigencia de manera parcial en lo que compete a las actuaciones notariales.

Ab. María Verónica Sabando Mendoza, Mgs. 70 Todo este nuevo panorama implica una relevancia para la prácti- ca notarial, sin embargo, no es menos cierto, que el notario por sí mismo no puede desempeñar sus competencias y a la vez sobre- llevar solo la carga administrativa y operacional que ello implica. Es por ello que, desde la práctica de las funciones notariales hemos visto la necesidad de establecer una hoja de ruta que coadyuve al notario en el desempeño de sus funciones, brindándole las herra- mientas técnicas y administrativas que fortalezcan su accionar a la vez que le permite delegar tareas meramente operacionales que no signifiquen en ningún momento un desapego de sus obligacio- nes y sus funciones en el desempeño de su cargo. El presente manual además busca conformar un diseño de es- tructura organizacional dentro de la Notaría Primera del Cantón Portoviejo, el cual pueda ser replicado por las notarías de todo el país, estableciendo para ello: la normativa, denominación y clasi- ficación, de cada uno de los puestos administrativos que se esta- blecen, con la finalidad de definir las funciones, responsabilidades y los factores mínimos requeridos para cada uno de ellos, los que sin ser un limitante estático e invariante, permitirán una mejor y más ágil valoración y la selección del personal idóneo y calificado para el desempeño de cada uno de los cargos, ello por supuesto redundará en la disminución de costos, tiempo y sobre todo en el mejoramiento de la calidad del servicio que la notaría provee. La valoración de los puestos y tecnificación de procesos conllevará una capacitación continua del y hacia el personal que labora en la notaría mejorando el desempeño de sus funciones y brindará un ambiente de trabajo cómodo, agradable y sostenido en función del mejoramiento continuo de competencias y conocimientos, posibi- litando la superación personal y profesional de los empleados y una mayor expectativa en el mercado laboral.

Ab. María Verónica Sabando Mendoza, Mgs. 71 FUNDAMENTO LEGAL Los artículos 199 y 200 de la Constitución de la República de Ecuador, establecen que, el notariado es un órgano auxiliar de la Función Judicial y sus representantes son depositarios de la fe pú- blica. Al respecto el artículo 296 del Código Orgánico de la Función Judicial manifiesta que el servicio notarial consiste en el desempe- ño de una función pública realizada por las notarías y los notarios, quienes autorizan a requerimiento de parte, los actos, contratos y documentos determinados en las leyes y dan fe de la existencia de los hechos que ocurran en su presencia e intervienen en los asun- tos no contenciosos determinados en la Ley para los que se en- cuentren expresamente facultados en el Código Orgánico General de Procesos, la Ley Notarial y otros cuerpos legales. El articulado 297 al 301A ibídem establecen tanto el régimen legal, así como las obligaciones y requisitos para los notarios y sus su- plentes. El mismo cuerpo normativo en su artículo 302 establece que, quienes presten sus servicios en la notaría serán trabajadores dependientes del notario sujetos al régimen del Código de Trabajo. Los artículos 42y 45 del Código de Trabajo establecen que es obli- gación del empleador y de los trabajadores cumplir las disposicio- nes del Reglamento Interno de Trabajo aprobado legalmente. El artículo 56 y 57 del Reglamento Interno de Trabajo de la Notaría Primera de Portoviejo, aprobado por el Ministerio de Trabajo, es- tablece, entre otros, que el trabajador ejecutará su labor de acuerdo a las instrucciones y normas técnicas que se hubieren impartido;

Ab. María Verónica Sabando Mendoza, Mgs. 72 De la misma forma establece como derecho del trabajador recibir capacitación o entrenamiento, de acuerdo con los programas de desarrollo profesional que determine la empleadora, tendiente a elevar los niveles de eficiencia y eficacia en el desempeño de sus funciones. Mediante Resolución 2016-2017 el Pleno del Consejo de la Judicatura expide el Reglamento del Sistema Notarial Integral de la Función Judicial. De igual forma, el Consejo de la Judicatura a través de la Subdirección Nacional de Gestión Notarial emitió el manual de Usuario para el Sistema Informativo Notarial ver- sión 2.2, Directrices de cumplimiento obligatorio para la Gestión del Sistema Notarial, Manual de certificaciones Electrónicas, y, Manual de reconocimiento de vehículos en línea; Manual para la prevención de Lavado de Activos y Financiamiento de Delitos para el Servicio Notarial, todos estos manuales en los que se so- porta la operatividad y acceso al uso de la plataforma informáti- ca proporcionada por el Consejo de la Judicatura para el registro obligatorio de los actos autorizados en las notarías del Ecuador forman parte integral del presente manual de procesos, así como los que se emitan posteriormente desde el Consejo de la Judicatura a través de sus Direcciones, incluyendo las disposiciones internas que desde la jefatura de oficina de esta notaría se emitan.

Ab. María Verónica Sabando Mendoza, Mgs. 73 CLASIFICACIÓN DE PUESTOS Y DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES TÍTULO DE LA CLASE: NOTARIO NATURALEZA DEL TRABAJO: Autorizar, autenticar, protocolizar, intervenir, conferir, receptar, practicar, dar fe de: actos, contratos, declaraciones, instrumentos públicos o privados, firmas en documentos que no sean escrituras públicas; dar fe de la supervivencia de las personas naturales. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: Le corresponde: • Autorizar los autos y contratos que fueren sometidos a su cono- cimiento y redactados las correspondientes escrituras. • Protocolizar instrumentos públicos y privados por orden judi- cial o a solicitud de parte. • Incorporar diariamente al protocolo de escrituras de los docu- mentos que deban ser protocolizados. • Protocolizar testamentos. • Ingresar y receptar las solicitudes para protocolización, auten- tificación de actos, contratos, instrumentos públicos o privados. • Dar fe de la supervivencia de las personas naturales.

Ab. María Verónica Sabando Mendoza, Mgs. 74 • Dar fe de la exactitud, conformidad y corrección de fotocopias. • Presentar su relación de gastos, así como el presupuesto de gas- tos ordinarios y extraordinarios ante el Consejo de la Judicatura; (art. 301 COFJ). • Declarar bajo juramento los valores cobrados por los servicios prestados en forma mensual y depositar en la cuenta única del Tesoro Nacional lo que exceda del monto máximo que le sea per- mitido percibir por el desempeño de la función notarial que no podrá ser superior al señalado en el artículo 304. La falsedad en las declaraciones tributarias o el ocultamiento en la inscripción o registro de bienes muebles o inmuebles, será moti- vo de destitución, sin perjuicio de las acciones penales correspon- dientes; (art. 301 COFJ). • Cobrar las tasas judiciales impuestas por el Consejo de la Judicatura (art. 301 COFJ). • Declaración Patrimonial ante el servicio de Rentas internas (art. 69 Reglamento para la Aplicación de la LORTI). • Declaración Patrimonial (art. 3 Ley para la Presentación y Control de Declaraciones Patrimoniales Juradas). • Enviar a la entidad responsable de la administración de datos públicos y a las oficinas encargadas de la formación de los ca- tastros, dentro de los diez primeros días de cada mes, el registro completo de las transferencias totales o parciales de los predios urbanos y rurales, de las particiones entre condominos, de las ad- judicaciones por remate y otras causas, así como de las hipotecas que hubieren autorizado o registrado, distinguiendo en todo caso

Ab. María Verónica Sabando Mendoza, Mgs. 75 el valor del terreno y de la edificación. Todo ello, de acuerdo con los requisitos, condiciones, medios, formatos y especificaciones fi- jados por el ministerio rector de la política de desarrollo urbano y vivienda. Esta información se la remitirá a través de medios elec- trónicos. (art. 526 COOTAD) • Informar al Servicio de Rentas Internas sobre las transferencias de dominio realizadas en el mes precedente, en caso de que exis- tan pagos en efectivo dentro de la transacción y estos superen los cinco mil dólares de los Estados Unidos de América (USD 5.000, oo). Así también las posesiones efectivas de derechos hereditarios, en las condiciones establecidas por dicha administración tributa- ria. (art. 651.6 COOTAD) • Notificar en un plazo no mayor a treinta días sobre la termina- ción de la unión de hecho para su registro en la Dirección General de Registro Civil, Identificación y Cedulación (Art. 63 LOGIDC) • Reportar las operaciones transacciones económicas, cuyo valor sea igual o superior al previsto en esta ley. (Art. 5 Ley Prevención de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos) • Designar un oficial de cumplimiento responsable de vigilar la adecuada implementación y funcionamiento del Sistema de Prevención de Riegos (Art. 13 Reglamento Ley de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos) • Poner en conocimiento del Ministerio de Relaciones Exteriores sobre las autorizaciones de salidas del país de menores de edad, si se trata de salida por un tiempo superior a los seis meses. • Todos los demás considerados en las leyes y sus reglamentos.

Ab. María Verónica Sabando Mendoza, Mgs. 76 CARACTERÍSTICAS DE LA CLASE: Probidad, integridad, transparencia y ética en la gestión de sus funciones conducentes con la fe pública, manejo y custodia de do- cumentos públicos o privados. REQUISITOS GENERALES: • Ser ecuatoriana o ecuatoriano. • Hallarse en goce de los derechos de participación política. REQUISITOS ESPECÍFICOS MÍNIMOS: • Haber obtenido el título profesional de Abogado legalmente re- conocido en el país. • Haber ejercido con probidad e idoneidad notoria la profesión o labores judiciales por un lapso mínimo de tres años. REQUISITOS DE CONOCIMIENTO Y COMPETENCIA: COMPETENCIAS UNIVERSALES: • Sólida formación académica en relación al cargo. • Capacidad para interpretar y razonar jurídicamente. • Trayectoria personal éticamente irreprochable. • Dedicado al servicio de la justicia. • Vocación de servicio público;

Ab. María Verónica Sabando Mendoza, Mgs. 77 • Iniciativa, capacidad innovadora, creatividad y compromiso con el cambio institucional de la justicia. COMPETENCIAS TÉCNICAS DEL PUESTO: Probidad, integridad, iniciativa, capacidad analítica; juicio y toma de decisiones, liderazgo, orientación al servicio, capacidad para interpretar y razonar jurídicamente. CONOCIMIENTOS: • Constitución de la República del Ecuador. • Código Orgánico de la Función Judicial. • Ley Notarial. • Código Civil. • Código Orgánico General de Procesos. • Jurisprudencia. • Derechos Humanos. • Leyes conexas en materia societaria, mercantil, laboral, familia, penal. MÉRITOS PROFESIONALES: • Participación en investigaciones jurídicas. • Participación en proyectos de cambio y mejoramiento organiza- cional.

Ab. María Verónica Sabando Mendoza, Mgs. 78 TÍTULO DE LA CLASE: NOTARIO SUPLENTE NATURALEZA DEL TRABAJO: En ausencia del notario titular, deberá: Autorizar, autenticar, pro- tocolizar, intervenir, conferir, receptar, practicar, dar fe de: actos, contratos, declaraciones, instrumentos públicos o privados, firmas en documentos que no sean escrituras públicas; dar fe de la super- vivencia de las personas naturales. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: Le corresponde: • Autorizar los autos y contratos que fueren sometidos a su cono- cimiento y redactados las correspondientes escrituras. • Protocolizar instrumentos públicos y privados por orden judi- cial o a solicitud de parte. • Incorporar diariamente al protocolo de escrituras de los docu- mentos que deban ser protocolizados. • Protocolizar testamentos. • Ingresar y receptar las solicitudes para protocolización, auten- tificación de actos, contratos, instrumentos públicos o privados. • Dar fe de la supervivencia de las personas naturales. • Dar fe de la exactitud, conformidad y corrección de fotocopias.

Ab. María Verónica Sabando Mendoza, Mgs. 79 • Presentar su relación de gastos, así como el presupuesto de gas- tos ordinarios y extraordinarios ante el Consejo de la Judicatura; (art. 301COFJ) • Declarar bajo juramento los valores cobrados por los servicios prestados en forma mensual y depositar en la cuenta única del Tesoro Nacional lo que exceda del monto máximo que le sea per- mitido percibir por el desempeño de la función notarial que no podrá ser superior al señalado en el artículo 304. La falsedad en las declaraciones tributarias o el ocultamiento en la inscripción o registro de bienes muebles o inmuebles, será motivo de destitu- ción, sin perjuicio de las acciones penales correspondientes; (art. 301 COFJ) • Cobrar las tasas judiciales impuestas por el Consejo de la Judicatura (art. 301 COFJ) • Declaración Patrimonial ante el servicio de Rentas internas (art. 69 Reglamento para la Aplicación de la LORTI) • Declaración Patrimonial (art. 3 Ley para la Presentación y Control de Declaraciones Patrimoniales Juradas) • Enviar a la entidad responsable de la administración de datos públicos y a las oficinas encargadas de la formación de los ca- tastros, dentro de los diez primeros días de cada mes, el registro completo de las transferencias totales o parciales de los predios urbanos y rurales, de las particiones entre condominos, de las ad- judicaciones por remate y otras causas, así como de las hipotecas que hubieren autorizado o registrado, distinguiendo en todo caso el valor del terreno y de la edificación.

Ab. María Verónica Sabando Mendoza, Mgs. 80 Todo ello, de acuerdo con los requisitos, condiciones, medios, formatos y especificaciones fijados por el ministerio rector de la política de desarrollo urbano y vivienda. Esta información se la remitirá a través de medios electrónicos. (art. 526 COOTAD). • Informar al Servicio de Rentas Internas sobre las transferencias de dominio realizadas en el mes precedente, en caso de que existan pagos en efectivo dentro de la transacción y estos superen los cinco mil dólares de los Estados Unidos de América (USD 5.000,oo). Así también las posesiones efectivas de derechos hereditarios, en las condiciones establecidas por dicha administración tributaria. (art. 651.6 COOTAD). • Notificar en un plazo no mayor a treinta días sobre la termina- ción de la unión de hecho para su registro en la Dirección General de Registro Civil, Identificación y Cedulación (Art. 63 LOGIDC). • Reportar las operaciones transacciones económicas, cuyo valor sea igual o superior al previsto en esta ley. (Art. 5 Ley Prevención de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos). • Designar un oficial de cumplimiento responsable de vigilar la adecuada implementación y funcionamiento del Sistema de Prevención de Riegos (Art. 13 Reglamento Ley de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos). • Poner en conocimiento del Ministerio de Relaciones Exteriores sobre las autorizaciones de salidas del país de menores de edad, si se trata de salida por un tiempo superior a los seis meses. • Todos los demás considerados en las leyes y sus reglamentos.

Ab. María Verónica Sabando Mendoza, Mgs. 81 CARACTERÍSTICAS DE LA CLASE: Probidad, integridad, transparencia y ética en la gestión de sus funciones conducentes con la fe pública, manejo y custodia de do- cumentos públicos o privados. REQUISITOS GENERALES: • Ser ecuatoriana o ecuatoriano. • Hallarse en goce de los derechos de participación política. REQUISITOS ESPECÍFICOS MÍNIMOS: • Haber obtenido el título profesional de Abogado legalmente re- conocido en el país. • Haber ejercido con probidad e idoneidad notoria la profesión o labores judiciales por un lapso mínimo de tres años. REQUISITOS DE CONOCIMIENTO Y COMPETENCIA: COMPETENCIAS UNIVERSALES: • Sólida formación académica en relación al cargo. • Capacidad para interpretar y razonar jurídicamente. • Trayectoria personal éticamente irreprochable. • Dedicado al servicio de la justicia. • Vocación de servicio público.

Ab. María Verónica Sabando Mendoza, Mgs. 82 • Iniciativa, capacidad innovadora, creatividad y compromiso con el cambio institucional de la justicia. COMPETENCIAS TÉCNICAS DEL PUESTO: Probidad, integridad, iniciativa, capacidad analítica; juicio y toma de decisiones, liderazgo, orientación al servicio, capacidad para interpretar y razonar jurídicamente. CONOCIMIENTOS: • Constitución de la República del Ecuador. • Código Orgánico de la Función Judicial. • Ley Notarial. • Código Civil. • Código Orgánico General de Procesos. • Jurisprudencia. • Derechos Humanos. • Leyes conexas en materia societaria, mercantil, laboral, familia, penal.

Ab. María Verónica Sabando Mendoza, Mgs. 83 MÉRITOS PROFESIONALES: • Participación en investigaciones jurídicas. • Participación en proyectos de cambio y mejoramiento organiza- cional TÍTULO DE LA CLASE: JEFE DE OFICINA NATURALEZA TRABAJO: Administración, supervisión y evaluación en los ámbitos técnicos y operacionales del despacho notarial, así como los ámbitos legal y técnico de la gestión del talento humano. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: Le corresponde: • Ejercer la jefatura de la oficina notarial. • Cumplir actividades que dentro de la naturaleza de su cargo fuese solicitada por su inmediato superior. • Elaborar y presentar la planificación del talento humano, en fun- ción de los planes, programas, proyectos y procesos a ser ejecuta- dos en la Notaría. • Supervisar y evaluar el desempeño del personal de la notaría.

Ab. María Verónica Sabando Mendoza, Mgs. 84 • Planificar, organizar y coordinar la aplicación del sistema de evaluación del desempeño del talento humano en la notaría. • Planificar, organizar y coordinar el programa de capacitación anual del personal. • Cumplir y hacer cumplir las normas, disposiciones y procedi- mientos. • Diseñar los manuales, reglamentos, formatos y demás instru- mentos técnicos de la gestión de personal. • Supervisar y coordinar los procesos de contratación de perso- nal, cumplimiento de obligaciones patronales, y gestionar reque- rimientos desde y hacia el personal que labora en la notaría. • Mantener actualizado un Manual de Procedimientos. • Promover cambios actitudinales del personal en asuntos disci- plinarios y puntualidad, a través de eventos y mensajes de con- cienciación. • Absolver consultas laborales del personal, referentes a trámites de su competencia. • Supervisar y evaluar la calidad del trabajo, el rendimiento, el desarrollo de buenas actitudes y la productividad del personal, orientados al cumplimiento de los objetivos de la unidad. • Las demás funciones dispuestas por el jefe inmediato superior.

Ab. María Verónica Sabando Mendoza, Mgs. 85 CARACTERÍSTICAS DE LA CLASE: Probidad, diligencia y responsabilidad en el cumplimiento de sus obligaciones, lo que precisa de ética profesional en el desempeño de sus funciones, responsabilidad y en la supervisión de carácter legal y técnico. REQUISITOS GENERALES: • Hallarse en goce de los derechos de participación política. REQUISITOS ESPECÍFICOS MÍNIMOS • Experiencia de mínimo cuatro años en cargos similares • Título profesional en administración, ingeniería, derecho, admi- nistración de personal, psicología o afines REQUISITOS DE CONOCIMIENTO Y COMPETENCIA: COMPETENCIAS UNIVERSALES: • Sólida formación académica en relación al cargo. • Trayectoria personal éticamente irreprochable. • Vocación de servicio. • Capacidad innovadora.

Ab. María Verónica Sabando Mendoza, Mgs. 86 COMPETENCIAS TÉCNICAS DEL PUESTO: Liderazgo, autonomía, probidad, integridad, independencia, ini- ciativa, creatividad, habilidad analítica para interpretar y razonar técnica y jurídicamente, pensamiento estratégico y juicio. CONOCIMIENTOS: • Constitución de la República del Ecuador. • Código Orgánico de la Función Judicial. • Ley Notarial. • Legislación Laboral. • Administrativos y técnicas de gestión de talento humano. • Aplicativos de Office, internet. • Derechos Humanos. • Entorno organizacional. • Administración de Recursos Humanos. MÉRITOS PROFESIONALES: • Participación en proyectos técnicos relacionados con la adminis- tración del Recurso Humano. • Participación en proyectos de cambio y mejoramiento organiza- cional.

Ab. María Verónica Sabando Mendoza, Mgs. 87 • Elaboración reglamentos en gestión del talento humano. TÍTULO DE LA CLASE: OFICIAL DE CUMPLIMIENTO UAFE NATURALEZA DEL TRABAJO: Vigilar la adecuada implementación y funcionamiento del Sistema de Prevención de Riegos, elaboración y actualización del Manual de Prevención de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: Le corresponde: (Art. 15 Reglamento Ley de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos) • Realizar los controles correspondientes sobre las operaciones y transacciones que igualen o superen el umbral legal. Estos contro- les constituyen uno de los insumos para la detección y reporte de operaciones inusuales e injustificadas. • Remitir dentro del plazo legal fijado para el efecto, los reportes previstos en el Artículo 4 de la Ley. • Presentar sus reportes mediante el formulario fijado para el efec- to, conforme a la estructura establecida en los manuales emitidos por la Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE).

Ab. María Verónica Sabando Mendoza, Mgs. 88 • Cooperar con la Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE), en la entrega oportuna de la información adicional que ésta solicite, de conformidad con el término establecido en la Ley. La negativa o retraso en la entrega de la información, dará lugar al inicio de las acciones administrativas y legales que correspondan. • Comunicar en forma permanente al personal del sujeto obliga- do, acerca de la estricta reserva que deben mantener en relación a los requerimientos de información realizados por la Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE), de conformidad con lo previsto en la Ley. • Registrar en la Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE), la capacitación recibida en el año anterior. • Planificar y coordinar la capacitación para el personal del sujeto obligado, así como liderar la expedición de manuales, políticas y procedimientos internos en materia de prevención y detección de lavado de activos. • Implementar y ejecutar una metodología de administración de riesgos de lavado de activos y financiamiento de delitos para miti- gar la exposición al riesgo del sujeto obligado. • Elaborar el Manual de Prevención de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos, así como políticas y procedimientos in- ternos en materia de prevención y detección de lavado de activos, y verificar su cumplimiento.

Ab. María Verónica Sabando Mendoza, Mgs. 89 • Ejecutar los controles establecidos en el Manual de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento de Delitos y realizar un monitoreo periódico de perfiles de clientes y usuarios, así como también de las operaciones y transacciones llevadas a cabo y ela- borar las señales de alerta. • Registrar en el sistema de reportes dentro del plazo establecido en la letra c) del Art. 4 de la Ley, la no existencia de transacciones y operaciones que igualen o superen el umbral legal. • Verificar las listas restrictivas, además de desarrollar procedi- mientos de debida diligencia. • Otros que determine el organismo de control correspondiente. • Las demás que le asigne el inmediato superior. CARACTERÍSTICAS DE LA CLASE: Responsabilidad en el trámite y seguimiento en los procesos asig- nados, con la reserva y confiabilidad en el ejercicio de sus funcio- nes. Sigilo en el tratamiento de información confidencial. REQUISITOS GENERALES: • Ser ecuatoriana o ecuatoriano. • Hallarse en goce de los derechos de participación política. REQUISITOS ESPECÍFICOS MÍNIMOS: • Estudios superiores en Derecho, Ingeniería, Auditoría, Administración de Empresas.

Ab. María Verónica Sabando Mendoza, Mgs. 90 • Haber ejercido con probidad actividades de oficial de cumpli- miento por un lapso mínimo de dos años. • Haber sido calificado por la UAFE como oficial de cumplimien- to. REQUISITOS DE CONOCIMIENTO Y COMPETENCIA: COMPETENCIAS UNIVERSALES: • Formación académica en relación al cargo. • Trayectoria personal éticamente irreprochable. • Vocación de servicio. • Capacidad crítica y analítica. • Alta reserva en el tratamiento de información sensible y/o con- fidencial. COMPETENCIAS TÉCNICAS DEL PUESTO: Probidad, integridad, iniciativa, habilidad crítica y analítica para interpretar y razonar jurídicamente. CONOCIMIENTOS: • Constitución de la República del Ecuador. • Código Orgánico de la Función Judicial. • Ley Notarial.

Ab. María Verónica Sabando Mendoza, Mgs. 91 • Ley de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos. • Reglamento a la Ley de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos. • Normas Prevención Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo. • Entorno organizacional. MÉRITOS: • Participación en elaboración de Manual de Prevención de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos. TÍTULO DE LA CLASE: CONTADOR NATURALEZA DEL TRABAJO: Responsable de control y reporte contable de la notaría, custodio de los archivos de facturas y manejo de sistemas informáticos de reporte de gastos, anexos, declaraciones mensuales o anuales al Servicio de Rentas Internas. Podrá ser un profesional indepen- diente contratado bajo la modalidad de servicios profesionales.

Ab. María Verónica Sabando Mendoza, Mgs. 92 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: Le corresponde: • Programar, organizar, supervisar y ejecutar las actividades con- tables, observando las disposiciones legales y regulaciones esta- blecidas para el servicio notarial. • Procesar la información de remuneraciones en el Sistema Informático del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social; Ministerio de Trabajo; y los que determine la ley. • Preparar y presentar oportunamente los estados contables de la notaría observando las disposiciones legales, reglamentarias y demás disposiciones vigentes. • Mantener el control contable sobre los inventarios de consumo interno y de los bienes de la notaría. • Efectuar informes de control previo al devengado de los gastos con comprobantes de retención en base a la documentación califi- cada, ingresos y ajustes. • Coordinar y supervisar la constatación física de los bienes de larga duración y existencias de consumo (suministros y materia- les). • Supervisar la actualización del archivo de los estados financie- ros y documentación de sustento de los registros contables. • Las demás funciones que por la naturaleza del trabajo le sean asignadas.

Ab. María Verónica Sabando Mendoza, Mgs. 93 CARACTERÍSTICAS DE LA CLASE: Puesto técnico que exige la aplicación de disposiciones legales, re- glamentarias y demás regulaciones vigentes. REQUISITOS GENERALES: • Hallarse en goce de los derechos de participación política. REQUISITOS ESPECÍFICOS MÍNIMOS: • Tener título profesional en Contabilidad y Auditoría o Finanzas otorgado por una universidad legalmente reconocida en el país o ser Contador Público Autorizado, certificado para el ejercicio de su profesión. • Haber ejercido con probidad e idoneidad notoria la profesión en cargos de Contador en instituciones públicas o privadas por un lapso mínimo de 3 años. REQUISITOS DE CONOCIMIENTO Y COMPETENCIA: COMPETENCIAS UNIVERSALES: • Sólida formación académica en relación al cargo. • Trayectoria personal éticamente irreprochable. COMPETENCIAS TÉCNICAS DEL PUESTO: Probidad, integridad, iniciativa, creatividad, habilidad analítica y pensamiento estratégico. Tratamiento adecuado de información confidencial.

Ab. María Verónica Sabando Mendoza, Mgs. 94 CONOCIMIENTOS: • Constitución de la República del Ecuador. • Código Orgánico de la Función Judicial. • Ley de Régimen Tributario Interno y su Reglamento. • Normas tributarias y leyes conexas. • Entorno organizacional. MÉRITOS PROFESIONALES: • Participación en proyectos de cambio y mejoramiento organiza- cional. TÍTULO DE LA CLASE: CAJERO NATURALEZA DEL TRABAJO Facturación y cobro de tasas notariales. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES Le corresponde: • Conocer el funcionamiento y manejar el Sistema Informático Notarial, así como el Sistema de Facturación Electrónica.

Ab. María Verónica Sabando Mendoza, Mgs. 95 • Revisar y controlar el correcto cobro de las tasas notariales y va- lidar el ingreso realizado por parte de los matrizadores. • Realizar el control previo de los documentos que sustentan los pagos o retenciones que se practican en el proceso de facturación; • Verificación, control, cálculo e impresión de los Comprobantes de Retención en la Fuente, de acuerdo al punto de emisión obteni- dos en el SRI, en los pagos a Proveedores. • Proveer información expedita al Contador para realizar la Declaración de Anexos Transaccionales en el SRI, de todos los pagos a proveedores con sujeción a la Ley. • Proveer información expedita al Contador para realizar la Declaración de Impuestos mensuales o anuales según correspon- da. • Organizar, ejecutar y controlar la recepción y custodia de che- ques transferencias y pagos a favor de la institución. • Coordinar el depósito de valores recaudados en caja conforme los tiempos indicados por el inmediato superior. • Realizar la consolidación y cuadre diario de caja debiendo re- portar a su jefe inmediato el informe del mismo. • Las demás funciones que, por la naturaleza del trabajo, sean asignadas por el jefe inmediato. CARACTERÍSTICAS DE LA CLASE: Puesto técnico que exige la aplicación de disposiciones legales, re- glamentarias y demás regulaciones vigentes.

Ab. María Verónica Sabando Mendoza, Mgs. 96 REQUISITOS GENERALES: • Hallarse en goce de los derechos de participación política. REQUISITOS ESPECÍFICOS MÍNIMOS: • Tener estudios superiores en Contabilidad, Auditoría, Finanzas, Economía, Administración de Empresas o carreras afines, legal- mente reconocido en el país. • Haber ejercido con probidad e idoneidad notoria en cargos simi- lares por un lapso mínimo de 1 año. REQUISITOS DE CONOCIMIENTO Y COMPETENCIA: COMPETENCIAS UNIVERSALES: • Sólida formación académica en relación al cargo. • Trayectoria personal éticamente irreprochable. • Vocación de servicio. • Capacidad innovadora. • Tratamiento y sigilo de la información confidencial a la que tenga acceso por el desempeño de su cargo. • Compromiso con el cambio institucional.

Ab. María Verónica Sabando Mendoza, Mgs. 97 COMPETENCIAS TÉCNICAS DEL PUESTO: Probidad, integridad, independencia, iniciativa, creatividad, habi- lidad analítica y pensamiento estratégico. CONOCIMIENTOS: • Constitución de la República del Ecuador. • Ley Notarial. • Ley de Régimen Tributario Interno y su Reglamento. • Normas tributarias y leyes conexas. • Entorno organizacional. MÉRITOS PROFESIONALES: • Participación en proyectos de cambio y mejoramiento organiza- cional. TITULO DE LA CLASE: MATRIZADOR NATURALEZA DEL TRABAJO: Ejecución de actividades de despacho notarial y apoyo en el trámi- te de procesos operativos notariales.

Ab. María Verónica Sabando Mendoza, Mgs. 98 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: Le corresponde: • Recepción y validación de la documentación previo al inicio del trámite. • Comprobar que la minuta y los documentos que se aparejan se encuentren correctamente planteada, estructurada y completa. • Matizar las escrituras públicas. • Ingresar la información correspondiente en el Sistema Informático Notarial (SIN). • Proveer información expedita a caja para la facturación corres- pondiente. • Proveer información expedita al departamento de archivo para la búsqueda y validación de los libros que correspondan. • Velar por la integridad y seguridad de los documentos y la in- formación que le consignen los usuarios de la notaría o a la que tengan acceso por el ejercicio de su cargo. • Informar al despacho notarial sobre la solicitud de testimonios de archivos y coordinar con el departamento de archivo para el otorgamiento. • Elaborar oficios, boletines, actualizar y coordinar el archivo de trámites.

Ab. María Verónica Sabando Mendoza, Mgs. 99 • Recopilar y preparar el borrador de los informes mensuales que se deben presentar al Servicio de Rentas Internas y la Unidad de Análisis Financiero en los términos indicados por su inmediato superior. • Informar de manera inmediata al Oficial de Cumplimiento o al Notario sobre transacciones inusuales que deban reportarse a la UAFE. • Utilizar los sistemas de validación otorgados por las Instituciones públicas para la verificación de documentos que se aparejan en las escrituras. • Validar en la base de la Dirección Nacional de Registro Civil y Datos Públicos la identidad de los comparecientes, para ello de- berá coordina el uso de usuario y contraseña que le será propor- cionado por el despacho notarial, del que responderá por su uso exclusivo y tratamiento conforme a las leyes sobre la información a la que acceda. • Las demás que le asigne el inmediato superior. CARACTERÍSTICAS DE LA CLASE: Responsabilidad en el trámite y seguimiento en los procesos asig- nados, con la reserva y confiabilidad en el ejercicio de sus funcio- nes; tratamiento efectivo y sigilo de la información confidencial que le sea proporcionada por los usuarios o a la que tenga acceso en el desempeño de sus funciones.

Ab. María Verónica Sabando Mendoza, Mgs. 100 REQUISITOS GENERALES: • Hallarse en goce de los derechos de participación política. REQUISITOS ESPECÍFICOS MÍNIMOS: • Haber ejercido con probidad actividades de asistencia o matri- zador en despachos notariales por un lapso mínimo de dos años. • Demostrar conocimientos medios de la normativa ecuatoriana vigente. REQUISITOS DE CONOCIMIENTO Y COMPETENCIA: COMPETENCIAS UNIVERSALES: • Formación académica en relación al cargo. • Trayectoria personal éticamente irreprochable. • Vocación de servicio. • Atención al usuario. • Capacidad innovadora. • Proactividad • Trabajo bajo presión. • Compromiso con el cambio.