ร า ย ง า ย เ ล่ ม นี้ จั ด ท า ข้ึ น ม า เ พ่ื อศึกษาองค์กรต่างๆ ในระดับการทางานข้ันTPS MIS เพื่อให้ทราบถึงวิธีการท่ีจะทาให้องค์กรมีความเป็นเลิศในการปฏิบัติการระดับ TPS MIS เช่น การใช้สารสนเทศเข้ามาช่วยทาให้เป็นอัตโนมัติย่ิงขึ้น เป็นต้นประโยชน์ท่ีได้รับจากการเอาIS เข้ามาใช้ในองค์กร ในด้านการผลิตและการบริการเพื่อให้ได้รู่ว่าองค์กรใช้วิธีการใดในการทาใหอ้ งค์กรมีการทางานท่ีมีประสิทธิภาพมากข้ึน
Contents ความหมายของระบบสารสนเทศประมวลผล (TPS) ความหมายระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ประเภทของ TPS กระบวนการทางาน ลกั ษณะเดน่ ของ TPS ประเภทรายงาน วตั ถุประสงค์ของTPS ลักษณะสาคญั ของ MIS หน้าทีข่ อง TPS องค์ประกอบของ MIS ลักษณะของ TPS ประโยชน์ กระบวนการของ TPS สรปุ ระบบสารสนเทศเพ่ือการจดั การ สรุประบบสารสนเทศประมวลผล (TPS) ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนคิ ส์ ระบบMagnetic strip และ PIN Pad ข้ันตอนการทางานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนคิ ส์ ระบบเวชระเบยี นอิเล็กทรอนิกส์ ประโยชนร์ ะบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิคส์ ระบบ Inline Baggage Screening ระบบการแลกเปลีย่ นข้อมลู ทางอเิ ล็กทรอนกิ ส์ ระบบ Digital Picking System ข้นั ตอนการทางาน EDI ระบบ Point Of Sale ประโยชนร์ ะบบการแลกเปล่ยี นขอ้ มลู ทาง จาแนกระบบสารสนเทศ อิเลก็ ทรอนิกส์ ประโยชน์ Just In Time (JIT) ระบบการผลิตแบบคมุ บงั (Kanban System) ระบบ JIDOKA หรือ Autonomation การนาระบบเทคโนโลยสี ารสนเทศไปประยกุ ตใ์ ช้ใน ระบบ RFID องคก์ ร ขัน้ ตอนการทางานของระบบ RFID สรปุ ระบบ RFID ระบบสารสนเทศตา่ งๆท่อี งคก์ รนามาใช้ในระดบั MIS ระบบการวางแผนความต้องการวสั ดุ ระบบสารสนเทศเพอ่ื การจัดการดา้ นผลติ เครือ่ งมอื ระบบสารสนเทศต่างๆ สาหรับระดับ MIS
TPS :TRANSACTION PROCESSING SYSTEMS
MT: MPASNA:GETMRENAT INNFORSMAATIOCN TIONSYSTEMS PROCESSING SYSTEMSระบบสารสนเทศแบบประมวลรายการ “ ระบบสารสนเทศแบบประมวลรายการ (TPS: Transaction Processing Systems) ในบางคร้งั เรียกวา่ ระบบประมวลผลข้อมูล (DP: Data Processing Systems) ซ่งึ เปน็ การนาคอมพิวเตอร์มาใช้ ในการจัดการขอ้ มูลเบ้ืองต้น ” เป็นระบบสารสนเทศที่มุ่งเน้นท่ีกระบวนการ ใ น ก า ร ด า เ นิ น ก า ร ข อ ง ร ะ บ บ ป ร ะ ม ว ล ผ ลบันทึกและประมวลข้อมูลท่ีเกิดจากธุรกรรมหรือการ รายการ ข้อมูลถูกนาเข้าไปยังคอมพิวเตอร์ของระบบปฏิบัติงานประจา (routine) หรืองานข้ันพ้ืนฐานของ สารสนเทศ โดยใช้แป้นพิมพ์หรืออุปกรณ์อ่ืนๆ ข้อมูลองคก์ าร เช่น การซ้อื ขายสินค้า การบนั ทึกจานวนวัสดุคง จ ะ ถู ก เ ก็ บ อ ยู่ ใ น ค อ ม พิ ว เ ต อ ร์ จ น ก ร ะ ท่ั ง พ ร้ อ ม ท่ี จ ะคลัง เมื่อใดก็ตามท่ีมีการทาธุรกรรมหรือปฏิบัติงานใน ถูกประมวลผล หลังจากที่ข้อมูลถูกป้อนเข้าไปแล้วลักษณะดังกล่าว ข้อมูลที่เกี่ยวข้องจะเกิดข้ึนทันที เช่น จ ะ เ กิ ด ก า ร ป ร ะ ม ว ล ผ ล เ พื่ อ เ ป ล่ี ย น ข้ อ มู ล เ ป็ นทุกคร้ังท่ีมีการขายสินค้า ข้อมูลที่เกิดขึ้นก็คือ ช่ือลูกค้า สารสนเทศ ท่ีมีประโยชน์ในการจัดการ โดยระบบประเภท ของลูกค้า จานวนและราคาของสินค้าที่ขายไป ป ร ะ ม ว ล ผ ล ร า ย ก า ร จ ะ ท า ก า ร บั น ทึ ก ร า ย ก า ร ล งรวมทั้งวธิ ีการชาระเงินของลูกค้า ในฐานข้อมูลและผลิตเอกสารท่ีเก่ียวข้องกับรายการ น้ันออกมา อาจอยู่ในรูปแบบของรายงาน , ตาราง, กราฟ,ภาพเคล่ือนไหว และเสียง เป็นตัน ข้ึนอยู่กับ ความต้องการของผ้ใู ชส้ ารสนเทศน้ันๆ ตวั อย่าง หวั หนา้ การผลิต พนักงานดา้ นบริการ หัวหนา้ แผนก พนักงานต่างๆLevel of Management 2
ระบบประมวลผลรายการสามารถแบ่งตามวธิ ีการประมวลผลข้อมูล ได้แก่ ระบบการประมวลผลแบบกลุ่ม (Batch Processing System) ข้อมูลจากหลายๆรายการ จากผใู้ ช้หลายๆ คน หรอื จากช่วงเวลาหลายๆ ชว่ ง ถกู รวมเข้าด้วยกนั , นาเขา้ และ ประมวลผลเหมือนเปน็ กลมุ่ เดยี ว ตวั อย่างเชน่ ยอดขายรายวนั ซึง่ ถกู ประมวลผลเพยี งวนั ละหน่งึ ครัง้ จะใช้ระบบการ ประมวลผลแบบกลมุ่ นี้เมอ่ื ข้อมลู ไมจ่ าเป็นต้องปรบั ปรุงทันที และเมอื่ มีขอ้ มลู จานวนมากท่ีคลา้ ยกัน ตอ้ งถูก ประมวลผลในครัง้ เดยี วกัน ระบบการประมวลผลแบบออนไลน์ (Online Processing System) รายการถกู ประมวลผลเม่อื เกิด รายการน้นั ขึ้น แบ่งออกเปน็ 2 ประเภทคอื 2.1) การประมวลผลเชิงรายการ (Transactional Processing) ข้อมูลถูกประมวลผลเมอ่ื ป้อนข้อมลู เขา้ โดย ไมต่ ้องเกบ็ ไว้ประมวลผลในภายหลัง เชน่ ระบบเชค็ รายการสนิ ค้าออกของร้านขายของชา โดยระบบจะทาการ ออกใบเสร็จรับเงนิ ท่ีแสดงรายการสินค้าทันทหี ลงั จากรายการสินคา้ ตา่ งๆ ที่ซือ้ ถกู ประมวลผล 2.2) การประมวลผลแบบทนั ที (Real-time Processing) ใชใ้ นระบบควบคุม หรือระบบทต่ี อ้ งการให้เกดิ ผล สะท้อนกลับ เช่นขบวนการควบคุมอุณหภมู ิของห้างสรรพสนิ การทางานของการประมวลผลแบบทันที สามารถ ไปมีผลกระทบกบั ตัวรายการน้ันๆ เอง ถ้าผู้ใชห้ ลายรายแข่งขนั กนั เพื่อใชท้ รัพยากรเดยี วกนั เช่นทนี่ ัง่ บนเครื่องบนิ หรอื ในช้ันเรยี นพิเศษ การทาให้เครอื่ งคอมพิวเตอร์ทางานง่าย ไม่ยงุ่ ยาก ซบั ซอ้ น ซ่งึ ระบบนเ้ี กือบท้ังหมดใช้การประมวลผลแบบออนไลน์และส่ิงท่ีองค์กรจะได้รับเมือ่ ใชร้ ะบบนี้ คอืลดจานวน องค์กรจะมีการ ลูกคา้ มจี านวนเพิ่มพนักงาน บรกิ ารที่สะดวก มากขน้ึ รวดเรว็ 3
1) มุ่งจัดหาสารสนเทศทั้งหมดที่หน่วยงาน 3) เพ่ือเป็นหลักประกันว่าข้อมูลและสารสนเทศ ต้องการตานนโยบายของหน่วยงาน หรือตาม ของหน่วยงานมีความถูกต้องเป็นอันหนึ่ง อัน กฎหมาย เพอ่ื ช่วยในการปฏบิ ัติงาน เดยี วกนั และเก็บรกั ษาความลับได้2) เพื่อเอ้ืออานวยต่อการปฏิบัติงานประจาให้มี 4) เพื่อเป็นสารสนเทศท่ีป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบ ความรวดเร็ว สารสนเทศท่ีใช้ในการตัดสินใจอ่ืน เช่น MRS หรือ DSS1) การจัดกลุ่มของข้อมูล (Classification) คือ 4) การสรุปข้อมูล (Summarizing) เป็นการลด การจัดกลุ่มข้อมูลที่มีลักษณะเหมือนกันไว้ ขนาดของข้อมูลให้เล็กหรือกะทัดรัดขึ้น เช่น ดว้ ยกนั การคานวณเกรดเฉล่ียของนักศึกษาแต่ละคน2) การคิดคานวณ ( Calculation) การคิด 5) การเก็บ (Storage) การบันทึกเหตุการณ์ที่มี คานวณโดยใช้วิธีการคณิตศาสตร์ เพ่ือให้ได้ ผลต่อการปฏบิ ตั ิงาน อาจจาเป็นตอ้ งเก็บรกั ษา ผลลัพธ์ที่เป็นประโยชน์ เช่น การคานวณ ข้อมูลไว้ โดยเฉพาะข้อมูลบางประเภทที่ ภาษขี ายท้งั หมดที่ต้องจ่ายในช่วง 3 ปีทีผ่ า่ นมา จาเป็นต้องเกบ็ รักษาไว้ตามกฎหมาย ทจี่ รงิ แลว้ TPS เกี่ยวข้องกับงานทุกระดับในองค์การ แต่3) การเรียงลาดับข้อมูล (Sorting) การจัดเรียง งานส่วนใหญ่ของ TPS จะเกิดข้ึนในระดับ ข้อมูลเพื่อทาให้การประมวลผลง่ายข้ึน เช่น ปฏิบัติการมากกว่า แม้ว่า TPS จะจาเป็นใน การจัดเรียง invoices ตามรหัสไปรษณีย์ การปฏิบัติงานในองค์การ แต่ระบบ TPS ก็ไม่ เพ่อื ใหก้ ารจดั สง่ เร็วย่งิ ขึ้น เพียงพอในการสนับสนุนในการตัดสินใจของ ผู้บริหาร ดังนั้นองค์การจึงจาเป็นต้องมีระบบ อ่นื สาหรบั ช่วยผบู้ รหิ ารดว้ ย ดงั จะกลา่ วต่อไป 4
ลกั ษณะท่ีสาคัญของระบบ TPS มดี ังน้ี TPS จะคอยติดตามและรวบรวมข้อมูลภายหลังจาก ท่ีผลติ ข้อมูลออกมาแลว้ มีการประมวลผลข้อมูลจานวนมาก แหล่งข้อมูลส่วน ใหญ่มาจากภายในและผลท่ีได้เพ่ือตอบสนองต่อผู้ใช้ ข้อมูลท่ีป้อนเข้าไปและท่ีผลิตออกมามีลักษณะมี ภายในองค์การเป็นหลัก อย่างไรก็ตามในปัจจุบัน โครงสรา้ งท่ชี ดั เจน (structured data) หุ้นส่วนทางการค้าอาจจะมีส่วนในการ ป้อนข้อมูล และอนุญาตให้หน่วยงานที่เป็นหุ้นสว่ นใช้ผลทไี่ ด้จาก ความซับซ้อนในการคิดคานวณมีน้อย และต้องมกี าร TPS โดยตรง ประมวลผลทม่ี ีความน่าเชอ่ื ถือสงู กระบวนการประมวลผลข้อมูลมีการดาเนินการเป็น มีความแม่นยาค่อนข้างสูง การรักษาความปลอดภัย ประจา เช่น ทุกวัน ทุกสัปดาห์ ทุกสองสปั ดาห์ ตลอดจนการรักษาข้อมูลส่วนบุคคลมีความสาคัญ เก่ยี วขอ้ งโดยตรงกับ TPS มีความสามารถในการเกบ็ ฐานขอ้ มลู จานวนมาก และ ประมวลผลขอ้ มลู ทรี่ วดเร็วกระบวนการประมวลข้อมูลของ TPS มี 3 วิธี ขอ้ มลู ที่จะไดร้ บั การประมวลผลและทาใหเ้ ป็น Output ทนี ทที ี่มีการปอ้ นขอ้ มลู ของธรุ กรรมเกดิ ขึ้น เชน่ การเบกิ เงนิ จากตู้ ATM จะประมวลผลและดาเนินการทนั ที เมอื่ มีลกู คา้ ใสร่ หัสและป้อนขอ้ มลู และคาสง่ั เข้าไปในเคร่ือง ปอ้ นข้อมูลทันที ประมวลผลทนั ที ปรับปรุงแฟม้ ขอ้ มูลทันทีImmediate Input Immediate Processing Immediate File Update 5
ตวั อย่างการประมวลผลแบบทนั ที1 ถอนเงนิ 1,000 บาท จากตู้ ATM 2 ATM สง่ คารอ้ ง 3 ธนาคารตรวจสอบสถานะ อเิ ลก็ ทรอนิกสไ์ ปยงั ธนาคาร และประมวลตามคาร้อง5 ATM จา่ ยเงิน 1,000 บาท 6 ธนาคารส่งผลการอนุมตั ิและตดั ยอดเงินในบัญชี การประมวลผลเปน็ ชดุ โดยการรวบรวมข้อมลู ทเ่ี กดิ จากธรุ กรรมทเ่ี กดิ ขน้ึ และรวมไวเ้ ป็นกลมุ่ หรอื เป็นชดุ (batch)เพื่อตรวจสอบความถกู ต้อง หรอื จดั ลาดบั ใหเ้ รียบรอ้ ย กอ่ นท่ีจะสง่ ไปประมวลผล โดยการประมวลผลนี้จะกระทาเป็นระยะๆ อาจจะทาทุกคนื ทกุ 2-3 วนั หรือทุกสปั ดาห์ แฟ้มข้อมูลหลักเดมิ (Old master file)ขอ้ มลู ของธรุ กรรมทจ่ี ดั ชุดไว้ รายงาน แฟม้ ขอ้ มูลหลักใหม่ (Old master file) แฟม้ ขอ้ มูลของธรุ กรรม (Transaction file) ท่ี จดั เรยี งแลว้ รายงานท่มี คี วาม ผดิ พลาด 6
ตัวอยา่ งการประมวลผลข้อมลู แบบกล่มุ 3. บันทึก / ยา้ ยโอนการใช้น้า เข้าสูร่ ะบบคอมพวิ เตอร์ 2. ในแต่ละเดือนพนกั งาน จะบันทึกการใช้น้า1. การใช้นา้ ในแตล่ ะวัน จะบันทึกท่ีมเิ ตอร์น้า 4. พมิ พ์ใบแจ้งค่าใช้นา้ และใบเสรจ็ รับเงนิ เปน็ วิธกี ารผสมผสานแบบท่ี 1 และ 1 โดยอาจมีการรวบรวมขอ้ มูลทเ่ี กดิ ขนึ้ ทันทแี ตก่ ารประมวลผลจะทาในชว่ งระยะเวลาทก่ี าหนด เช่น แคชเชียร์ทีป่ ้อนข้อมูลการซ้ือขายจากลกู ค้าเขา้ คอมพิวเตอร์ ณ จุดขายของ แต่การประมวลผลข้อมลู จากแคชเชียรท์ กุ คนอาจจะทาหลงั จากนนั้ เช่น หลงั เลิกงาน TPS จะทาหนา้ ทเ่ี กย่ี วขอ้ งกบั กิจกรรมขัน้ พื้นฐานขององคก์ ร ได้แก่ การรวบรวมขอ้ มูลทเ่ี กดิ จากการปฏิบัติงาน การตรวจสอบความถูกต้อง ความสมบรู ณ์ การแกไ้ ขและเปลยี่ นแปลงขอ้ มลู การประมวลผล การเรียงการสรปุ การจัดกลุ่มเอกสารและการเก็บรกั ษาขอ้ มลู สาคญั ๆ มวี ิธกี ารประมวลผลอยู่ 3 แบบ คือ แบบ batch processing แบบ online processing และ แบบhybrid systems การประมวลผลแบบ batch คือการรวมขอ้ มลู ใหเ้ ป็นชดุ ก่อนท่ีจะนาไปประมวลผลในภายหลังส่วนการประมวลผลแบบ online จะมกี ารปอ้ นข้อมลู ทนั ที ประมวลผลทนั ทีเพื่อให้ได้ output ออกมาทนั ที การประมวลผลแบบ hybrid systems เป็นวิธีการผสมผสานระหวา่ งแบบที่ 1 และ2 เขา้ ด้วยกนั ทาใหไ้ ดร้ ะบบทีม่ ีประสิทธภิ าพมากย่ิงขน้ึ 7
OPERATIONAL EXCELLENCETPS : SERVICE
OPERATIONAL EXCELLENCETPS : SERVICEระบบสารสนเทศแบบประมวลรายการดา้ นบริการ MAGNETIC CARD READER คือเครือ่ งอ่าน ลักษณะบริการ “ฝาก ถอน โอน เงินสด”แถบแมเ่ หลก็ (MAGNETIC CARD) เปน็ ตัวอ่านขอ้ มลู บน ไม่ต้องกรอกฟอรม์CARD แถบแม่เหลก็ เชน่ บัตร ATM, บัตรเครดติ ฯลฯโดยอ่านจากแถบแมเ่ หลก็ ของตัว CARD ในส่วน TRACK 2 ธรุ กรรมเงินสดท่ธี นาคารใหบ้ ริการโดยลกู ค้าไมต่ อ้ งของบัตร โดยความหนาแนน่ ในการบันทกึ ท่ีอา่ น 75BPI กรอกแบบฟอรม์ หน้าเคานเ์ ตอร์สาขา ครอบคลมุจานวนอกั ษรสูงสดุ ของบัตร 40 ตัวอกั ษร โดยให้สญั ญาณ บรกิ าร 3 ประเภท คือOUTPUT ในการอ่านเปน็ แบบสญั ญาณ TTL OUTPUTในชดุ จะมคี ู่มอื การทางาน และตัวอยา่ งโปรแกรมตอ่ กบั 1) การฝาก ด้วยเงินสดบอรด์ ตา่ งๆ ของทาง ETT เช่น ใช้อา่ นบตั รออก LCD ออก 2) การถอน เพือ่ รบั เงนิ สดRS232 ให้ด้วย เป็น SOURCE PROGRAM ในแผน่ DISK 3) การถอนโอน/ฝากโอน ดว้ ยเงนิ สดสงิ่ ท่ีองคก์ รจะไดร้ บั เม่ือใชร้ ะบบนี้ ข้นั ตอนการใช้บรกิ ารไม่ตอ้ งกรอกฟอร์ม – องค์กรจะมกี ารบริการทสี่ ะดวกรวดเรว็ 1) จากเดิมท่ีลูกค้าต้องกรอกรายละเอยี ดบญั ชีเงนิ – ลูกค้ามจี านวนเพม่ิ มากขน้ึ ฝาก จานวนเงิน และอ่ืนๆ ลงในใบสลิปรายการฝาก/ – พนกั งานทางานได้รวดเรว็ ขึ้น ถอนให้เรียบร้อยก่อนเข้าคิว ปัจจุบันลูกค้าสามารถ เขา้ คิวเพื่อทารายการได้เลย 10
2) เม่ือถึงคิว ลูกค้าสามารถแจ้งความประสงค์ของ 4) จากนนั้ พนักงานจะคียข์ อ้ มลู รายละเอยี ดบนระบบประเภทธุรกรรมที่ต้องการทา และจานวนเงินของ ธนาคารและพิมพ์รายละเอียดต่างๆ ลงใบรับรองรายการธุรกรรมดังกลา่ ว พร้อมย่ืนเอกสารประกอบในข้อ 2 หรือ แบบใหม่น้ัน เช่น หมายเลขบัญชี ช่ือบัญชี จานวนเงินข้อ 3 ข้างต้นใหก้ ับพนักงาน ตัวเลข จานวนเงินตัวอักษร และอ่ืนๆ เพ่ือให้ลูกค้า ตรวจสอบและลงนามยืนยันรายละเอียดของธุรกรรม3) พนักงานธนาคารจะขอให้ลูกค้ากรอกเพียงจานวน ถกู ต้องเงนิ ลงในใบรบั รองรายการแบบใหม่ ปัจจุบันแฟ้มเวชระเบียนมีจานวนเพ่ิมมากขึ้น การทางาน เพื่อให้เจ้าหน้าที่บันทึกข้อมูลประวัติตามจานวนผู้ป่วยทีเ่ ขา้ มารบั บรกิ ารตรวจรกั ษา ทาให้เกดิ การรับบริการของผู้ป่วยไว้ในรูปแบบอิเลก็ ทรอนิกส์ เพ่ือปัญหาในด้านการ บริหารจัดการเอกสารเวชระเบียนท่ีมี ความสะดวกในการเรียกดู แลกเปล่ียน และส่งต่อข้อมูลพื้นท่ีไม่เป็นสัดส่วนและไม่เพียงพอต่อปริมาณของ ระหว่างกัน รวมทั้งเพ่ือนาระบบสารสนเทศมาใช้ในการเอกสาร ในขณะเดียวกันก็ยากต่อการจัดเก็บและการ บริหารจัดการโรงพยาบาลที่เป็นส่วนงานบริการผู้ป่วยค้นหา ก่อให้เกิดการสูญหายของเวชระเบียนตามมางาน เพ่ือใหโ้ รงพยาบาลทางานไดส้ ะดวกและรวดเรว็เวชระเบียนได้จัดเก็บเอกสารเวชระเบียนในระบบอิเล็กทรอนิกส์ ( Electronic Medical Record :EMR)และข้อมูลที่มีอยู่ได้ถูกจัดเก็บในหลายระบบไม่ว่าจะเป็นการจัดเก็บลงไมโครฟิล์ม , แผ่น CD หรือคอมพิวเตอร์PC (Stand alone) ซ่ึงการเรียกใช้ / สืบค้น (Retrieve)ด้วยวิธีการจัดเก็บดังกล่าวสามารถให้บริการได้ในระดับหน่ึง ดังนั้นการนาเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยกุ ต์ใชก้ บัระบบการจัดเก็บเวชระเบียนของโรงพยาบาลเพ่ือให้ง่ายต่อการจัดเก็บข้อมูลและแก้ปัญหาบุคลากรมีไม่เพียงพอต่อการปฏบิ ตั งิ าน 11
กระบวนการของระบบเวชระเบยี นอเิ ล็กทรอนิกส์ประโยชน์ของการใช้เวชระเบียนในระบบอิเลก็ ทรอนิกส์ เข้าถึงขอ้ มูลพร้อมกนั ไดห้ ลายคน ข้อมูลทเ่ี ข้าถงึ ไดท้ กุ ท่ี ลดจานวนพนกั งาน สะดวกต่อบคุ คลทีท่ างานเวชระเบียน 12
ในการใช้ระบบ In-line Screening ผู้โดยสารจะได้รับความสะดวกและลดปัญหาความแออัดของอาคารผู้โดยสาร เนื่องจากเม่ือผู้โดยสารเดินทางถึงท่าอากาศยาน ผู้โดยสารสามารถ ไปยังเคาน์เตอร์ตรวจบัตรโดยสารของสายการบินเพ่ือเข้าสู่กระบวนการผู้โดยสารขาออกได้ทันที ในส่วนกระเป๋าสมั ภาระลงทะเบยี นจะถูกลาเลียงผา่ นระบบสายพานลาเลยี งกระเปา๋ ซึ่งมกี ารติดตง้ัระบบตรวจสอบความปลอดภัยไว้และหากพบสัมภาระต้องสงสัย จะมีการดาเนินการตามมาตรการการรักษาความปลอดภัยต่อไป การใช้ระบบ In-line Screening พนกั งานจะเป็นผ้ตู รวจสอบกระเปา๋ ของผู้โดยสารทไ่ี ดล้ งทะเบียนไว้ที่กระเป๋าจะผ่าน สายพานและภาพจากการสแกนกระเป๋าใบนัน้ ๆจะขึ้นที่หนา้ จอเพอื่ แสดงผลเพอื่ ใหพ้ นกั งานเปน็ ผดู้ แู ลความปลอดภยั หากมวี ตั ถตุ ้อง สงสัยกจ็ ะมีการแจง้ เจ้าของกระเปา๋ นั้น เคานเ์ ตอรเ์ ชค็ อนิ ทสี่ นามบนิ พนกั งานจะทาการตรวจสอบข้อมูลทีล่ กู ค้าได้ ทาการจองเท่ยี วบนิ นัน้ ๆ ตรวจสอบความถูกตอ้ ของ ข้อมูล โดยข้อมลู จะแสดงผา่ นหนา้ จอ - เพ่ือสะดวกรวดเร็วตอ่ ลกู คา้ - งา่ ยตอ่ การทางานของพนักงาน 13
ร ะ บ บ Digital Picking System (DPS) เ ป็ นระบบท่ีใช้สัญญาณไฟเป็นตัวนาทาง เป็นกิจกรรมการหยิบสินค้า ช้ินงาน ในคลังสินค้า (Warehouse) ด้วยระบบอิเลก็ ทรอนกิ ส์ ทดแทนการใช้เอกสาร ตวั อย่างเช่นข้อมูลในระบบการส่ังซื้อจะถูกส่งไปยังคลังสินค้าเพ่ือพิมพ์เอกสารใบจดั (Picking List) ให้พนักงานหยบิ สนิ คา้(Picker) จดั สินค้าตามเอกสารใบส่งั ซือ้ ในกรณีท่ีใช้ระบบ DPS ระบบจะส่งข้อมูลการ สั่งซ้ือสินค้า (PO) ไปยังคลังสินค้า(Order) โมดูล Pick Tag จะแสดงไฟที่ตาแหน่งของสินค้าและจานวนของ สินค้าที่ต้องการหยิบในแต่ละรายการสั่งซ้ือสินค้า (Order) อยา่ งอัตโนมตั ิ ในกรณีท่ีมีสนิ คา้ ไม่เพยี งพอคาDigital Picking System (DPS) ส่ังซ้ือ พนักงานจัดสินค้าสามารถปรับจานวน ตามที่จัดจริงที่ปุ่มฟังก์ช่ันคีย์ (Function Key) ที่โมดูล Pick Tag ได้ พรอ้ มทั้งสง่ ข้อมลู กลับไปยงั ระบบการส่ังซื้อ เพ่อื ออกใบ Delivery Order (DO) เพือ่ สง่ ลูกคา้ ต่อไป กระกวนการหยิบสินค้า (Picking) เปน็ ส่วนหนง่ึ ของระบบการจัดการคลังสินค้า ( Warehouse ManagementSystem )ในอดีตจนถึงปจั จุบนั หลายๆ บรษิ ทั ตา่ งๆ ยงั มกี ารจดั สินค้าด้วยระบบเอกสาร (Paper) แต่ในแถบประเทศอเมริกา ยโุ รป และญปี่ นุ่ปญั หาคา่ จ้างแรงงานนนั้ คอ่ นข้างสูง (Labor Cost) มีการเขา้ ออกของพนกั งานบ่อย (Turn Over) พนกั งานส่วนใหญจ่ ัดสนิ คา้ ได้ชา้เน่อื งจากยังไมช่ านาญสถานท่ีเกบ็ สินค้า หาสินค้าไม่เจอ เกิดความผดิ พลาดในการจัดสินคา้ ทง้ั เร่อื งชนดิ และจานวนของสนิ ค้า ระบบDPS จะช่วยจัดการเพอื่ แก้ปัญหาสง่ิ เหลา่ นี ้ 14
ประโยชน์ของระบบ DPS ชว่ ยลดจานวนพนกั งาน ช่วยลดเวลา เพม่ิ ประสทิ ธิภาพในการจดั สนิ คา้ ไดอ้ ย่าง ส่งสินค้าไดต้ รงเวลา รวดเรว็ ชว่ ยลดขอ้ ผดิ พลาด (Error) ในการทางาน เชน่ ชนิดของสินคา้ จานวน หรือลกู คา้ ง่ายต่อการเรียนรู้ สามารถร้สู ถานะการจดั สนิ คา้ วา่ จดั ไปได้ มากนอ้ ยเทา่ ไร (Monitor) Point Of Sale หรอื เรยี กสัน้ ๆวา่ POS นั้น เปน็ระบบการเก็บข้อมลู การขาย และขอ้ มูลการบันทึกคา่ ใชจ้ า่ ยที่เกดิ ขึ้น เมอ่ื มกี ารขายสนิ ค้า การบรกิ าร โดยท่วั ไปแลว้ POSนั้นจะมคี วามเกีย่ วข้องกับเทคโนโลยี หรือ อุปกรณ์ เชน่คอมพิวเตอร์ การอา่ นแถบแมเ่ หลก็ หรือหลายๆ เทคโนโลยีผสมกนั เป็นตน้ 15
โปรแกรมคิดเงินหรอื โปรแกรม POS นัน้ ได้เขา้ มามบี ทบาทแทนที่เครือ่ งบันทกึ เงนิ สดจนเกือบจะ 100% ห้างสรรพสินค้าได้หันมาใช้คอมพิวเตอร์ติดตั้งโปรแกรม POS หรือโปรแกรมขายหน้าร้าน หรือโปรแกรมคิดเงิน และต่อพว่ งอุปกรณ์ POS แทนการใชเ้ ครือ่ งบันทกึ เงินสด หรือเครื่องแคชเชียร์ เพราะมีความสามารถมากกว่า การ ติดตั้งก็ไม่ยุ่งยาก เพียงต่ออุปกรณ์ POS อาทิ เครื่องอ่าน บารโ์ ค้ด (Barcode Scanner) เคร่อื งพิมพใ์ บเสร็จ ล้ินชกั เก็บเงิน (Cash Drawer) และ ติดต้ังโปรแกรมขายหน้า ร้าน หรือโปรแกรม POS เท่าน้ีก็สามารถใช้งานระบบ POS เพื่อบันทกึ ยอดขายองค์ประกอบของระบบ 1. ส่วนของโปรแกรม (Software) ข้อดีของการใชร้ ะบบ Point of sale มีหนา้ ทเ่ี ก็บขอ้ มูลการขาย และ ขอ้ มูลสตอ็ กเป็น สามารถเช็คไดว้ า่ สนิ คา้ หรอื เมนไู หนขายดีหลกั โดยจะเก็บข้อมลู ทุกอย่างเกย่ี วกบั การขายทัง้ หมด ช่วยให้บรกิ ารลกู คา้ ไดร้ วดเร็วขน้ึเช่น ข้อมลู ของสมาชิก ยอดซือ้ สะสม ของลูกคา้ ทมี่ าใช้ ลดปญั หา เงนิ หาย หรือ ยอดขายไม่ตรงบริการในแตล่ ะวนั ดังนนั้ โปรแกรม POS ทด่ี ี ควรใช้ สามารถตัดสต็อกได้ ดูความเคลือ่ นไหวตา่ งๆของโปรแกรม สินคา้ 2. สว่ นของอุปกรณ์ (Hardware) ซงึ่ ประกอบด้วย พนกั งานทางานได้สะดวกรวดเรว็คอมพวิ เตอร์ ( POS Terminal ) เปน็ ตัวประมวลผล ทกุอยา่ งเก่ยี วกับโปรแกรม POSจอภาพ ( Monitor ) ที่แสดงการทางานของโปรแกรมอาจจะเป็นจอ LCD ปกติ หรือ Touch Screenเคร่ืองพิมพ์ใบเสร็จ (Slip Printer) มีหน้าท่ีพิมพ์ใบเสรจ็ รบั เงินใหก้ ับลูกคา้ มที ้งั แบบความร้อน และ แบบหัวเข็มเครื่องอา่ นบาร์โค้ด ( Barcode Scanner ) แบบ Laser มีหนา้ ทอ่ี า่ นรหัสแทง่ หรือ รหสั บารโ์ ค้ดของสนิ ค้าลิ้นชกั เกบ็ เงนิ ( Cash Drawer ) สาหรับไวเ้ กบ็ เงินทอนใหก้ ับลูกคา้ จะทางานเช่ือมกันกบั Slip Printerจอแสดงราคา ( Customer Display ) จะแสดงราคา และเงนิ ทอนใหก้ ับลูกคา้ 16
OPERATIONAL EXCELLENCE TPS : PRODUCTION
OPERATIONAL EXCELLENCETPS : PRODUCTIONระบบสารสนเทศแบบประมวลรายการด้านการผลิต องค์การโดยทว่ั ไปมักจะมีลักษณะงานและมคี วามตอ้ งการสารสนเทศแตกตา่ งกนั และแม้แตภ่ ายใน องค์การเดยี วกัน ความต้องการสารสนเทศในแตล่ ะระดับของการบริหารก็อาจไม่เหมือนกันก็ได้ ดงั นน้ั จึงจาเป็นต้องมรี ะบบสาสนเทศหลาย ประเภทเพ่ือมาตอบสนองต่อความตอ้ งหารทห่ี ลากหลายนี้ได้ ทัง้ นเ้ี พราะว่าเป็นการยากทีจ่ ะออกแบบระบบสารสนเทศระบบ เดยี วท่สี ามารถตอบสนองตอ่ ความต้องการขององค์การไดท้ ้ังหมดนน้ั เอง ระบบสารสนเทศสามารถจาแนกได้หลายประประเภท ในท่ีนีจ้ ะกลา่ วถึงการจาแนกประเภทระบบสารสนเทศท่ี สาคญั ดังนี้คือ การจาแนกตามโครงสรา้ งขององค์การ การจาแนกตามหนา้ ทห่ี ลกั ขององคก์ าร จาแนกตามการใหก้ าร สนับสนุนของระบบสารสนเทศ และปัญญาประดิษฐ์ (Artificial Intelligence)การจาแนกตามการใหก้ ารสนับสนุนของระบบสารสนเทศ (Classification by support provided) ระบบการผลิตแบบทันเวลาพอดี คอื แนวคดิ ทางการผลติ ท่เี กดิ ขนึ้ ในประเทศญีป่ ่นุ และถอื เปน็ ส่วนหนึ่งของ ระบบการผลติ แบบโตโยต้า ซ่ึงยดึ หลักการสาคัญ คือ ผลิตในจานวนเทา่ ท่ีต้องการในเวลาทต่ี ้องการและมีการ ควบคมุ สนิ คา้ คงเหลอื ใหเ้ หลือน้อยท่ีสดุ โครงสร้างของระบบการผลิตแบบทนั เวลาพอดี มดี ังน้ี 1 กรรมวิธกี ารผลติ 3 ประการ คอื การปรับเรยี บการผลิตหมายถึงทาการผลิตเป็นลอ็ ตเล็กๆ เพ่อื สามารถตรวจสอบขอ้ บกพรอ่ งและ คณุ ภาพของผลผลิตไดง้ ่ายขึ้นสามารถตังเครือ่ งจกั รไดอ้ ยา่ งรวดเรว็ ในการเปลยี่ นรุน่ และแบบของ ผลติ ภณั ฑ์ในแต่ละคร้งั การออกแบบวิธีการและเครอ่ื งมอื การผลิต ใหพ้ นักงานคนหนึ่งสามารถทาไดล้ ายหนา้ ที่ สรา้ งมาตรฐานของงานและควบคมุ ให้เสรจ็ ตามเวลามาตรฐาน ณ รอบการผลิต 2 ระบบขอ้ มลู ผลิต มกี ารนาแผ่นป้ายกันบังมาใช้สาหรบั การสอื่ สารการผลิต ระหวา่ งหน้าที่งานภายใน โรงงาน 18
ระบบการผลิตแบบระบบลนี เปน็ ระบบท่ีลดตน้ ทนุ สู่กาไรทยี่ ง่ิ กว่าทกุ วันน้ธี รุ กิจ SMEs ท้งั ขนาดกลางเเละขนาดย่อม เกดิ ข้นึ ใหมท่ กุ วันเเตร่ ะบบการจดั การบางเเห่งยงั ขาดการทางานอย่างมรี ะบบธรุ กิจหลายเเห่งมีโรงงานของเปน็ ของตนเองมกี ารตนุ วตั ถุดิตา่ งๆเพ่ือจะลดต้นทุนการผลติ เเตส่ ดุ ทา้ ยกบั กลายมาเป็นขยะเพราะเนื่องจากวตั ดุ ิบหมดอายุหรอื หากเราผลิตสินค้าเกนิ ความตอ้ งกาของลกู ค้า ความเสยี เปลา่ คอื เปลืองพน้ื ที่สาหรับเกบ็ อกี ทัง้ ยังตอ้ งเสยี ค่าเชา่ สถานท่ีจดั เก็บเเละเสียค่าประกันภัยตา่ งๆ อกี ด้วย เเทนท่ีจะได้กาไรกบั ทาใหข้ าดทุนหรอื เรียกว่า \"เกดิ ความสญู เปลา่ \" หลกั การของระบบลนี มี 5 ขอ้ ดงั น้ี 1 การระบุคณุ ค่าของสนิ ค้าและบริการ โดยมีการชี้ใหเ้ หน็ ถงึ คณุ ค่าของสินค้าและบรกิ ารที่ตรงกับความต้องการของลกู คา้ โดยอาจจะใช้วธิ ีการเปรยี บเทยี บผลิตภณั ฑ์ของธรุ กิจกบั ผลิตภณั ฑข์ องคู่แขง่ 2 การแสดงสายธารคณุ คา่ โดยมีการจดั ทาผังแห่งคณุ คา่ ซ่งึ จะระบุถงึ กจิ กรรมทตี่ ้องกระทาทัง้ หมดต้ังแต่รบั วสั ดเุ ขา้ โรงงาน จนกระท่ังมกี ารสง่ มอบสนิ ค้าถงึ มอื ลกู คา้ 3 การทาใหเ้ กดการไหลของคณุ คา่ อย่างต่อเนือ่ ง คอื การมงุ่ เนน้ ทจ่ี ะทาใหส้ ายการผลิตสามารถปฏบิ ตั งิ านได้อยา่ งสมา่ เสมอตลอดเวลาโดยปราศจากอุปสรรคขดั ขวาง โดยใช้หลักการไหลของงานอยา่ งต่อเนอ่ื ง 4 การใหล้ ูกค้าเป็นผู้ดึงคณุ คา่ จากกระบวนการ คือ จะทาการผลติ กต็ อ่ เม่ือลูกคา้ เกดิ ความตอ้ งการสินคา้นน้ั และผลติ ในปรมิ าณเท่าที่ลกู คา้ ต้องการ จึงมีความสอดคล้องกบั ระบบการผลิตตามส่ัง 5 การสรา้ งคณุ คา่ และขจดั ความสญู เปลา่ อยา่ งตอ่ เน่อื ง เป็นความพยายามของหนว่ ยผลิต ท่ีมงุ่ ม่ันดา้ นการเพมิ่ คณุ คา่ ใหส้ นิ คา้ และบริการอยา่ งต่อเนอ่ื ง ตลอดจนมีการคน้ พบความสูญเปลา่ ทเ่ี กิดขน้ึ ระหวา่ งผลิตและกาจดั ความสญู เปลา่ น้นั ใหม้ ดสนิ้ ไปประโยชนข์ องการนาระบบมาประยุกต์ใช้ด้านการผลิต 3. เพ่ือให้องค์กรได้สินค้าตรงตามเวลาที่ลูกค้า ต้องการ 1. เพ่ือให้ทางองค์กรเสียค่าใช้จ่ายหรือต้นทุนต่าที่สุด ทั้งน้ีโดยการใช้ปัจจัยการผลิตและวิธีการผลิตท่ี 4. เพื่อให้ได้คุณภาพสินค้าตรงตามที่ลูกค้าเหมาะสม ตอ้ งการ ไมม่ ีจุดบกพรอ่ งหรอื เน่าเสีย 2. เพ่ือให้องค์กรได้ปริมาณสินค้าตรงตามความ 5. ลดปริมาณผู้ดาเนนิ งานและประหยดั พลังงานตอ้ งการของตลาด ไม่มากเกนิ ไปจนสินค้าเนา่ เสีย และไม่ เชอ้ื เพลงิ ได้อีกทางหน่งึน้อยเกินไปจนไม่สามารถสนองความต้องการของตลาดได้ เปน็ ตน้ 19
6. ระบบการปฏิบัติงานเป็นไปอย่างมีระเบียบ 9. ลดขั้นตอนการดาเนินงานและลดเวลาการมากขน้ึ กวา่ เดิม ทางาน 7. ลดขน้ั ตอนในระหว่างการดาเนินการได้มาก 10.ลดปริมาณเอกสารในระหว่างการดาเนินงาน และประหยัดเน้อื ทจ่ี ัดเกบ็ เอกสารท่ีเปน็ กระดาษ 8. ผู้ใช้มีความพึงพอใจในประสิทธิภาพของระบบซงึ่ ถือเปน็ ความสาเร็จในการนาระบบมาใช้ บริษัท โตโยต้า ไดม้ กี ารนาระบบการผลิตแบบโตโยต้า (Toyota Production System: TPS) ทท่ี าง บริษัทได้สรา้ งขน้ึ มาเพอ่ื ช่วยการทางานภายในองคก์ รในมีประสทิ ธิภาพเพิ่มมากข้ึน โดยระบบจะมุ้งเน้นการลดตน้ ทุนการผลิต ด้วยการกาจดั ของเหลือหรือของส่วนเกินตา่ งๆ จากกระบวนการผลิต มุง่ เนน้ ผลิตแตส่ ินคา้ ท่ีขายไดเ้ ทา่ น้ัน เพราะ TOYOTA มองว่าสินคา้ ท่ผี ลิตแลว้ ขายไม่ไดถ้ ือเป็นตน้ ทุนชนดิ หนึง่ หลักการสาคัญในการลดตน้ ทุนการผลติ ของTOYOTAนนั้ เป็นการนาระบบJust In Time (JIT) และระบบJIDOKA มาใชใ้ นการผลติ Just In Time (JIT)คือทันเวลาพอดี ทางาน โดยใช้ความต้องการของลูกค้าเป็นเคร่ืองให้พอดีเวลา วางแผนให้ดี เตรียมการให้พอดี สาหรับ กาหนดปริมาณการผลิตและการใช้วัตถุดิบและใช้Pullระบบการผลติ แบบ Just In Time หมายถึง โรงงานจะ Systemในการควบคุมวัสดุคงคลังและการผลิต ทาให้ทาการผลิตสินค้าให้เสร็จและจัดส่งออกไปเมื่อมีการ ไม่เกิดความส้ินเปลืองหรือของส่วนเกินทั้งในส่วนของขายเกิดขึ้นเท่านั้น และวัตถุดิบ ส่วนประกอบต่าง ๆ ท่ี วัตถุดิบงานระหว่างทาและสินค้าสาเร็จรูป ซ่ึงในระบบใช้ในการผลติ สนิ ค้ากจ็ ะถูกนามาผลิตและประกอบตาม JITมีการนาระบบ Kanban System เข้ามาช่วยในการจานวนความตอ้ งการของลกู ค้าวตั ถุดิบและวัสดุตา่ งๆ ก็ ทางานใชง้ ่ายและถกู ตอ้ ง มากข้นึจะถูกส่ังซ้ือเข้ามาก็ต่อเม่ือมีความต้องการเท่านั้นด้วยจานวนที่ตอ้ งการ 20
ระบบการผลติ แบบคมุ บงั (Kanban System) ตวั อย่าง คัมบังผู้จดั สง่ วัตถดุ ิบหรอื คมั บงั ส่งั ซือ้ ชิ้นงาน ระบบคัมบงั (Kanban System) เปน็ ตวั กาหนดปริมาณการผลิตในทุกๆกระบวนการระบบคัมบังถูกเ รี ย ก ว่ า ร ะ บ บ ป ร ะ ส า ท ข อ ง ก า ร ผ ลิ ต แ บ บ ลี น (LeanProduction)เพราะวา่ จะจดั การการผลติ เสมือนกับสมองและประสาทของมนุษยค์ วบคุมรา่ งกายของเรา ประโยชน์เบื้องต้นก็คอื การลดการผลิตมากเกินไปและมุ่งหมายเพ่ือผลิตสง่ิ ท่สี งั่ ในเวลาทสี่ ัง่ และตามจานวนทส่ี ่ังเท่านน้ั ในระบบคัมบัง กระบวนการต้นทางจะผลิตเพียงทจี่ ะทดแทนสิง่ ทีก่ ระบวนการปลายทางได้เพิกออกไปเท่าน้ัน พนักงานในกระบวนการหนง่ึ ทจ่ี ะไปยงั กระบวนการก่อนหน้าเพ่ือเบกิ ช้ินส่วนเฉพาะปรมิ าณท่ีตอ้ งการเท่านนั้จุดเริ่มตน้ ในการเบิกเริม่คาสง่ั ซอ้ื ของลูกค้าซ่ึงเรียกวา่ ระบบดงึ (Pull System)“ฉนั ตอ้ งการช้ินส่วน “ฉนั ตอ้ งการทจี่ ะ “ฉันต้องการชน้ิ งาน/ ไปผลิตชิน้ งาน” ทดแทนชิ้นงาน” ผลิตภณั ฑ”์ผู้จัดส่งวัตถดุ ิบ กระบวนการผลติ กระประกอบขนั้ สดุ ทา้ ย ลกู ค้า ปลายทาง ต้นทาง 21
ระบบ JIDOKA หรอื Autonomation อาจเรียกว่า ระบบJIDOKA คือกระบวนการ ควบคุมตัวเองโดยอัตโนมตั ิเพ่ือป้องกันข้อผิดพลาดท่ีอาจ การควบคุมตัวเองโดยอัตโนมัติในความหมาย เกิดขึ้นในกระบวนการผลิตหรือในตัวเครื่องจักรดังน้ันในของ TOYOTA คือ การใชเ้ ครือ่ งมือหรือเคร่อื งจักรในการ ก ร ะ บ ว น ก า ร ผ ลิ ต แ บ บ โ ต โ ย ต้ า นั้ น จ ะ มี ก า ร ค ว บ คุ มป้องกันความผิดพลาดไม่ให้สินค้าที่ไม่ได้ คุณภาพหรือมี คุ ณ ภ า พ ร ะ ห ว่ า งก า ร ผ ลิ ต ( Quality Control inคุณสมบัตไิ ม่ตรงกับความตอ้ งการของลกู ค้าถูกส่งมอบไป Process) โดยระบบง่าย ๆ คือ การมี การตรวจสอบยังลูกค้าปลายทางเท่านั้น แต่ของเสียก็เกิดข้ึนแล้ว และ คณุ ภาพของผลิตภณั ฑท์ ี่ผลติ เป็นระยะๆระบบการผลิตเกิดตน้ ทนุ การผลิตท่ีไมก่ ่อใหเ้ กิดประโยชน์ท่ีอาจจะทาใหส้ ินค้าเสียเกดิ ขน้ึ หรอื ในทุกๆ กระบวนการหากเกิดการผิดพลาดขึ้น จะมีระบบอัตโนมัติเพ่ือหยุดย้ังก า ร ส่ ง สิ น ค้ า ที่ มี ค ว า ม เ สี ย ห า ย ห รื อ คุ ณ ภ า พ ไ ม่ ไ ด้มาตรฐาน ไปกระบวนการต่อไปได้ ซ่ึงอาจจะส่งผลให้เกิดการผลิตสินค้าสาเร็จรูปที่ไม่ได้คุณภาพหรือไม่ได้มาตรฐานสง่ ไปยงั ถงึ มือลูกคา้ ได้ กจิ การผลิตผงซักฟอกและแชมพใู นประเทศไทย ทดแทนการนาเขา้ จากประเทศญ่ปี ุ่น โดยในสว่ นคลังเก็บสนิ ค้าของโรงงานผลิตทีต่ ้งั อยู่ในบรเิ วณสวนอตุ สาหกรรมเครอื สหพัฒน จังหวัดชลบรุ ี ได้มกี ารนาเทคโนโลยี RFID มาทางานร่วมกับระบบบรหิ ารจัดการคลังสนิ คา้ (Warehouse Management System : WMS) ทีเ่ ปน็ โมดลู หนง่ึ ของระบบ SAP ซึง่ เปน็ โปรแกรมสาเรจ็ รปู ทางธุรกจิ ทใ่ี ชอ้ ยูเ่ ดมิ ระบบRFID (Radio-frequency identification) เราสามารถนาระบบไปใช้งานไดห้ ลากหลาย ไม่วา่ จะเปน็ ในอุตสาหกรรมการผลติ การค้า หรอื การบริการต่างๆ ซงึ่ สามารถบนั ทกึ ข้อมูลท่ตี อ้ งการได้ เช่น บนั ทึกเวลาทางานของพนกั งานเกบ็ เงินคา่ ใช้บริการทางด่วน หรือระบบกนั ขโมยรถยนต์ แตก่ ารพิจารณานาระบบ RFID มาใชง้ านยังคงตอ้ งคานึงถงึ ขอ้ จากัดตา่ งๆ ในการใช้งานไม่วา่ จะเปน็ เรอ่ื งของสนามแม่เหลก็ ไฟฟา้ ในสภาพแวดล้อม หรือกฏหมายทเ่ี ก่ยี วขอ้ งกับระเบยี บการใชค้ ลน่ืความถีว่ ทิ ยุและกาลังส่งของแตล่ ะประเทศ 22
RFID ถูกนามาประยุกต์ใช้ในกระบวนการติดตาม RFID กับระบบบริหารจัดการคลังสินค้าของไลการผลิต โดยใช้ Production Line Automation เพื่อให้ อ้อน เทคโนโลยี RFID เป็นระบบที่ประกอบไปด้วย ป้ายทราบว่าในแต่ละกระบวนการผลิตนั้นใช้เวลาในการทางาน อิเล็กทรอนิกส์หรอื แท็ก (Tag) และเคร่ืองอ่าน (Reader)เท่าไร และได้จานวนการผลิตในแต่ละขึ้นตอนเท่าไร โดยทางไลออ้ น ได้เลอื กใช้แท็กประเภทพาสซิฟ (Passiveส า ห รั บ เ ป็ น ข้ อ มู ล ใ น ก า ร น า ไ ป ค า น ว น ถึ ง ต้ น ทุ น ก า ร Tag) ท่ีไม่มีแบตเตอรี่ ราคาไม่แพง และสามารถนาดาเนินงานต่าง ๆประโยชน์ทเ่ี หน็ ได้ชัดเจนก็คอื สามารถคนื กลับมาใช้ใหม่ได้ เคร่ืองอ่าน เป็นชนิดย่านความถ่ีสูงย่ิงทุนจากต้นทุนที่ลงไปได้ทันที, ลดเวลาในแต่ละขั้นตอนการ (Ultra High Frequency : UHF) ทม่ี ีระยะการอ่านขอ้ มลูผลิต, เพ่ิมประสิทธิภาพในการผลิต, ข้อมูลที่ได้สามารถ ได้ไกลสุดประมาณ 7 เมตร (ข้ึนอยู่กับกาลังส่ง) โดยนาไปใช้ประโยชน์อย่างอ่ืนได้ เช่น นาข้อมูลท่ีมีอยู่ไปยนื ยัน อปุ กรณ์ RFID ทใ่ี ชใ้ นระบบให้เกิดความเชื่อม่ันถึงข้ันตอนในการผลิตและคุณภาพของสินคา้ ขั้นตอนการทางานของระบบ RFID ขั้นตอนการทางานของระบบ RFID ในคลงั สนิ ค้า ของ ไลอ้อน ขัน้ ตอนการรับสนิ ค้าเขา้ คลัง ประกอบด้วยขั้นตอนดงั ต่อไปน้ีการเตรียมแท็ก : ฝ่ายผลิตจะทาการเตรียม การเตรียมส่ง : หลังจากตดิ แท็กแลว้ จะลาเลียงแท็กสาหรับสินค้า ที่ผลิตเสร็จ โดยใช้เครื่อง สินค้าผ่าน เครื่องอ่านแบบติดต้ังกับทางเข้า-อ่านแบบต้ังโต๊ะ อ่านแท็กและจับคู่หมายเลข ออก ที่เรียกว่า Gate Reader เพ่ือคัดแยกของแท็กที่อ่านได้กับรายละเอียดและจานวน คลังสินค้าท่ีจะนาไปจัดเก็บ ว่าเป็นสินค้าสินค้าท่ีอยู่บนพาเลท แล้วจึงนาแท็กท่ีได้ไปติด สาหรับ คลังสหพัฒน์, สินค้าสาหรับคลงั ไอ.ซ.ี ซีบนพาเลทสินคา้ ทผ่ี ลิตเสรจ็ หรอื คลงั สนิ คา้ สาหรับ ส่งออกการรับสินค้า : เม่ือผ่านข้ันตอนการเตรียมส่ง การจดั เกบ็ สนิ ค้า : รถ Forklift สาหรบั จดั เก็บข้อมูลจะถูกส่ง ไปยังฝ่ายคลังสินค้า พนักงาน สินค้าท่ีติดตั้ง เคร่ืองอ่าน (Forklift Reader)คลังสินค้าจะขับรถ Forklift มารับ สินค้าท่ีจัด จะอา่ นข้อมลู จากพาเลทแท็ก หนา้ จอ บนรถจะวางบนพาเลท เมื่อสินค้าผ่าน Gate Reader แสดงตาแหน่งจัดเก็บพร้อมข้อมูลและจานวนของแต่ละ คลังสินค้า ระบบจะค้นหาตาแหน่ง สินคา้ เมือ่ Forklift ไปยังตาแหน่งทรี่ ะบุ ระบบจัดเก็บท่ีว่าง แล้วกาหนดตาแหน่ง ในการ จะอ่านแท็กที่ติดอย่กู ับช้ันวาง (Location Tag)จดั เก็บแบบอัตโนมัติ เพ่ือเปรียบเทียบ เมื่อตรงกันจึงสามารถกด ยืนยัน การจัดเก็บได้ เพ่ือไม่ให้เกิดการจัดเก็บ สินค้าผิดตาแหน่ง 23
การนาเอาเทคโนโลยี RFID มาประยุกต์ใช้งานรว่ มกบั ระบบบรหิ าร จดั การคลังสนิ คา้ ทาใหก้ ารรบั และการจ่ายสินค้าทาไดง้ า่ ย และ สะดวกมากขึ้น ช่วยลดขนั้ ตอนในการจัดเกบ็ /เบิกจ่ายสนิ ค้า และ ช่วยลดความผดิ พลาดในการทางานของคลงั สนิ ค้า (หลังจากการ ประยุกตใ์ ช้ระบบ RFID ทาให้เกดิ ความถกู ตอ้ งทง้ั หมดในการ ตรวจนบั สนิ คา้ [Cycle Count] แต่ละคร้งั ) ช่วยลดปริมาณกระดาษ ที่ใช้ อีกทง้ั ยังได้ข้อมูลการบริหารจดั การคลงั สินคา้ ทเี่ ป็นแบบ Real-time ทาให้การหมนุ เวยี นของสนิ ค้าภายในคลังดีขนึ้ สินคา้ พรอ้ มตอบสนองความต้องการในการขายได้รวดเรว็ ทันตอ่ ความ ตอ้ งการของลูกคา้ และผบู้ รโิ ภคไดอ้ ย่างมปี ระสทิ ธภิ าพ 24
MIS :MANAGEMENTINFORMATION SYSTEMS
MM: MIASNA:GMEMEANTNINAFORGMATEIONMENTSYSTEMS INFORMATION SYSTEMSระบบสารสนเทศเพ่อื การจัดการ ระบบท่ีใช้คอมพิวเตอร์ผลิตสรสนเทศท่ีมี ประโยชน์ตรงตามความต้องการของผู้ใช้ สารสนเทศจะ บางครัง้ เรยี กวา่ ระบบสารสนเทศเพือ่ การ อธิบายเกีย่ วกับองคก์ รในเรอื่ งของ “อะไรทีเ่ กดิ ขึ้นในอดตีบริหาร เปน็ ระบบที่เกย่ี วขอ้ งกับจัดการเตรียมข้อมลู ของ อะไรท่ีกาลังเกิดข้ึนในปัจจุบันและอะไรที่อาจเกิดขึ้นในองคก์ รเพือ่ สนับสนุนการดาเนนิ งาน การจัดการและการ อนาคต” เป็นการสร้างสารสนเทศที่มีประโยชน์ในตดั สนิ ใจ ภายในองคก์ รไดอ้ ย่างครบถว้ นถกู ต้องสมบรู ณ์ รูปแบบของรายงานที่ต้องออกตามวาระ รายงานพิเศษเพือ่ ชว่ ยให้การประเมินผลควบคุมติดตามและปรบั ปรุง และผลลัพธ์ของการจาลองทางคณิตศาสตร์ ทั้งผู้บริหารการปฏบิ ัติงาน โดยระบบจะผลิตสารสนเทศเพ่ือ และผู้ท่ีไม่ใช่ผู้บริหารจะสารสนเทศในการตัดสินใจเพ่ือตอบสนองผู้บรหิ ารและผูป้ ฏบิ ตั งิ าน แก้ปัญหา แมคเลียด จูเนียร์สเคล (McLeod, Jr.and Schell, 2000) ระบบและกิจกรรมทั้งหมดท่ีต้องการ การจัดการ การประมวลผลและใช้สารสนเทศเป็นเสมือน ในบางครั้งระบบสารสนเทศเพ่อื การจดั การนี้ มีทรัพยากรในองค์กร สปราค จูเนียร์ (Sprague, Jr.,1980 ช่ือเรียกว่า ระบบสารสนเทศแบบรายงานเพื่อการจัดการcited in Long, 1989, p.42) ( Management Report Systems: MRS) ร ะ บ บ สารสนเทศท่ชี ว่ ยในการทารายงานระยะเวลาท่ีกาหนดไว้ วิธีการจัดการระบบสารสนเทศให้ถูกต้อง โดยการสรุปสารสนเทศท่ีมีอยู่ไว้ในฐานข้อมูล หรือช่วยทันเวลาเพ่ือช่วยในกระบวนการตันสินใจและช่วยในการ ในการตัดสินใจในลักษณะท่ีมีโครงชัดเจนและเปน็ เรอื่ งที่วางแผนการควบคุมและปฏิบัติหน้าที่ขององค์กรเพื่อให้ ทราบล่วงหน้า หรือจะเป็นระบบการเตือนภัยทางการบรรลุอย่างมีประสิทธิภาพ สโตนเนอร์ (Stoner, 1982 บริหาร (Management alerting system) เพราะเป็นcited in long,1989,p.42) ระบบสารสนเทศท่ีเป็นรายงานให้ทราบถึงสถานการณ์ และปัญหา ตลอดจนโอกาสที่เกิดข้ึน ซึ่งเป็นลักษณะที ร ะ บ บ ที่ น า ข้ อ มู ล ม า จ า ก แ ฟ้ ม ร า ย ก า ร แตกตา่ งจากระบบสารสนเทศแบบอื่นๆ(Transaction file) แล้วจัดกระทาภายในองค์กรโดยการกลั่นกรอง รวบรวมและเลือกข้อมูลแล้วเสนอเป็น จากคาจากัดความของนักวิชาการให้ไว้หลายสารสนเทศให้กับผู้บริหารและจัดเตรียมวิธีการสาหรับ ความหมาย แต่ยังไม่มีการตกลงกันเป็นที่แน่นอนแล้วแต่ผู้บริหารในการสร้างสารสนเทศตามต้องการ เมอร์ดิก ผู้ใช้จะเลือกให้ความหมายตามประสบการณ์ ฮิคส์ จูเนียร์(Murdick, 1989, p.43) (Hick ,Jr.,1993) กล่าวว่าแต่เดิมระบบสารสนเทศทาง ด้านธุรกิจมักเรียก ระบบสารสนเทศเพ่ือการจัดการความ ระบบย่อยของระบบสารสนเทศในองค์กร หมายแต่เดิมน้ันเป็นการรวมการประมวลผลรายการเกี่ยวกับข้องโดยตรงกับการตัดสินใจของผู้บริหารในการ (transaction processing) การสนับสนุนการตัดสินใจควบคุมและวางแผนกลยุทธ์ แอคตัส (Aktas, 1985 (decision support) ระบบผู้เชยี่ วชาญ (expert systems)cited in Long, 1989, p43) และอ่นื ๆรวมกันเปน็ ระบบสารสนเทศเพือ่ การจัดการ 26
“เป็นระบบที่ช่วยในการจัดเตรียมสารสนเทศ Level of Managementในรูปแบบของรายงานต่อผู้บริหาร รายงานนั้นสรุปจ าก ก ารป ฏิ บั ติ ป ระ จ า เป็ น ที่ส่ งต่ อ จ าก TPS:Transaction Processing System จากนัน้ จึงนาสง่ิ ที่ได้รับจากรายงานข้างต้นมาพิจารณาวางแผนและดาเนินการต่อไป ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการเหมาะกับผู้บริหารระดับกลางขององค์กร เป็นระดับของการจัดการท้ังทางด้านการขาย การควบคลุมกจิ กรรมในรปู แบบตา่ งๆ ของระดับปฏิบัติงาน” MISระบบสารสนเทศเพ่ือการจัดการ MIS ที่ไดร้ บั ขอ้ มูลจากระบบประมวลผลรายการ TPS 27
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการดาเนนิ การดาเนินกิจกรรมเพื่อใชผ้ บู้ ริหารไดร้ บั สารสนเทศสาหรับการบรหิ ารงานและการตดั สินใจมี 3 ประการดงั ตอ่ ไปน้ี 1. การรวบรวมขอ้ มลู เพ่ือนาขอ้ มลู เขา้ สรู่ ะบบ 2. การประมวลผล 3. การจัดทางานรายงานการรวบรวมข้อมลู เพอื่ นาข้อมลู เขา้ สูร่ ะบบ การประมวล ระบบสารสนเทศเพ่ือการจัดการจะรับข้อมูล ก า ร ป ร ะ ม ว ล ผ ล ข้ อ มู ล ป ร ะ ก อ บ ไ ป ด้ ว ยจาก ระบบประมวลผลด้วยรายการเปลี่ยนแปลง กิจกรรมทห่ี ลากหลายทัง้ ทีนี้ข้ึนอยลู่ ักษณะของรายงานที่ฐานข้อมูลจากการปฏิบัติงานจะเป็นข้อมูลหลักที่สาคัญ จะถูกนาเสนอเป็นผลลัพธ์ของการทางานของระบบ เช่นของการจัดทารายงานเสนอผ้บู ริหาร การคานวณหาอัตราส่วน การคานวณหาผลรวมผลรวม ผลสรปุ พร้อมด้วยข้อมูลจากการวางแผนยุทธวิธีขององค์กร เพ่ือนามาใช้ในการประเมินระดับความสาเร็จใน การจดั ทารายงานก า ร ป ฏิ บั ติ ง า น ร ว ม ทั้ ง ก า ร ค ว บ คุ ม ติ ด ต า ม ผ ล ก า รดาเนินงานตามเป้าหมาย ข้อมูลนาเข้าของระบบ ระบบสารสนเทศเพ่ือการจัดการนาเสนอส า ร ส น เ ท ศ เ พื่ อ ก า ร จั ด ก า ร จ ะ เ ป็ น ข้ อ มู ล จ า ก ก า ร สารสนเทศให้ผู้บริหารในรูปแบบของรายงานประเภทปฏิบัติการภายในองค์กรเป็นส่วนใหญ่อาจจะมีบ้างใน ต่างๆ ทนี่ าเสนอมีดงั นี้ระบบของบางหน้าที่งานที่ต้องการใช้ข้อมูลจากภายนอกองคก์ รมาประกอบการประมวลผล รายงานตามกาหนดเวลา Schedule หรอื Periodic รายงานตามความต้องการ Demand หรือreport เป็นรายงานท่ีจัดทาข้ึนตามกาหนดระยะเวลา Ad hoc report เป็นรายงานท่ีมิได้มีการเตรียมและรูปแบบของรายงานไว้ล่วงหน้า เช่นรายงานประจา จัดทาไวล้ ่วงหน้าโดยรายงานทีจ่ ัดทาในกรณพี ิเศษเม่ือสัปดาห์ รายงานประจาเดือน รายงานไตรมาส รายงาน ผู้บริหารต้องการรายงานชนิดนี้ มักเป็นรายงานที่ประจาปี รานงานเหล่าเหล่านี้ประกอบสารสนเทศมี ต้องการสารสนเทศเฉพาะ เช่น ผู้จัดการฝ่ายขายประโยชน์ต่อการปฏิบตั ิงานของผ้บู ริหารระดับปฏิบตั กิ าร ต้องการทราบวา่ สินค้าชนดิ ใดทม่ี ีสถิติการขายไม่เป็นบริหารระดับกลางตลอดจนคณะทางานและได้มีการแจ้ง ที่น่าพอใจในรอบ 3เดือนท่ีผ่านมาเพื่อนาสารสนเทศไว้แล้วล่วงหน้า เพื่อจัดการเตรียมรายงานให้เป็นตามที่ ทไ่ี ดไ้ ปปรับปรุงนโยบายการขายใหม่เป็นต้นระบุได้ โดยอาจใช้รายละเอียดจากรายงานหรือใช้แบบสรปุ กไ็ ด้ข้ึนอย่กู ับจดุ ประสงคท์ ี่นาไปใช้ 28
รายงานทอี่ อกในกรณีพเิ ศษ (Exception Report) รายงานสรุป Summarized report เป็นการทาเป็นรายงานทนี่ าเสนอสารสนเทศเฉพาะเหตกุ ารณ์ รายงานในภาพรวมหรอื กิจกรรมสาคัญขององคก์ ร โดยเจาะลกึ ตามความสนใจมุ่งนาไปใชก้ ับกิจกรรมทยี่ ากแก่ รายงานเหล่านี้สามารถสรุประดบั สนิ ค้าคงคลงัการควบคุม เป็นกจิ กรรมที่ตอ้ งการเขา้ ไปจัดการเปน็ กจิ กรรมในการขาย ระดบั การผลติ หรือสถานะทางกรณีพิเศษ เพ่ือตรวจสอบเงอื่ นไขตา่ งๆว่าแตกตา่ งจาก การเงนิ และอน่ื ๆ รายงานเพอ่ื การชี้วดัวางแผนไวห้ รือไม่ทัง้ น้เี นื่องจากรายงานตามกาหนดเวลาเปน็ รายงานท่ีมี มกั ถกู นามาช่วยใหผ้ ูบ้ รหิ ารดาเนินการไดท้ ันทีตอ่ความยาวปรมิ าณมาก ผบู้ รหิ ารต้องใช้เวลาพอสมควรใน การเปลยี่ นแปลงในกิจกรรมทีส่ าคญั เพื่อนาไปใช้การพจิ ารณา ผู้บรหิ ารไมต่ อ้ งการสารสนเทศทม่ี ากมาย ประกอบการดาเนินงานทางธรุ กิจได้อย่างถกู ตอ้ ง เช่นเหลา่ นี้ (Information Overload) แต่ต้องการเพยี ง ระบบสารสนเทศเพอื่ การจดั การของฝา่ ยการตลาดจะสารสนเทศเฉพาะทตี่ นสนใจเท่านนั้ ดังนั้นเพอ่ื นาเสนอ นาเสนอรายงาน จานวนนักศกึ ษาลงทะเบียนวชิ า MISสารเทศเฉพาะเพ่ือแกป้ ญั หาเฉพาะอย่าง โดยในรายงานจะมีขอ้ มลู ทจ่ี าเปน็ ต่อผู้บริหารในการตรวจสอบหาสาเหตุ ทั้งหมดเหล่าน้ีคือประเภทรายงานหลักๆ ประเภทของข้อพลาดทเ่ี กดิ ขึน้ รายงานน้ีจะแบ่งแยกย่อยตามความต้องการใช้งาน ณเช่น รายงานเกี่ยวปัญหาการปฏิบตั งิ านลา่ ช้า ปญั หา เวลานั้นๆ ช่วยให้บริหารจัดการและตดั สนิ ใจไดเ้ ป็นอยา่ งเก่ยี วกบั เครือ่ งจักรทางานได้น้อยลง รายการสินค้าคลงั ที่ ดี ท้ังความรวดเร็วและทันเวลา เ พื่อ ใ ห้ก า ร ดา เ นินขาดหายไป รายชื่อลกู คา้ ท่คี า้ งชาระ ธุ ร กิ จ เ ป็ น ไ ป ด้ ว ย ดี1. เป็นระบบท่ีนาเสนอสารสนเทศสาหรบั การ 5. รายงานทนี่ าเสนอสารสนเทศสว่ นใหญ่จะเป็น ปฏิบัติงาน การวางแผนและการตดั สินใจปัญหาที่มี รายงานท่ีไดม้ ีการกาหนดรปู แบบไวเ้ ปน็ มาตรฐาน โครงสร้างไปจนถงึ ระดับกง่ึ โครงสรา้ ง และเปน็ การกาหนดไว้ล่วงหนา้ ผบู้ รหิ ารตา่ งฝ่าย หรือต่างแผนกจะได้รับรายงานทเี่ หมอื นกัน แม้ว่า2. มงุ่ เน้นการนาเสนอสารสรเทศสาหรับผูบ้ รหิ าร จะนารายงานไปใชเ้ พ่ือวัตถุประสงคห์ รือ ต้ังแต่ระดบั กลางขึ้นไป เปา้ หมายทต่ี า่ งกัน เช่น รายงานสนิ ค้าเหลือ ประจาเดอื นท่เี สนอให้กับผู้จัดการฝ่ายสินค้าคง3. ช่วยในการวางแผนงานและการแก้ปัญหาทเี่ กดิ กบั คลงั กับผู้จดั การฝ่ายการตลาดจะมรี ปู แบบ งานประจา ซงึ่ อาจเป็นรายงานปฏบิ ัติงานจรงิ เพ่ือ เหมอื นกนั แมว้ ่าผจู้ ัดการท้ัง 2 ฝา่ ยจะมเี ปา้ หมาย ช่วยในการควบคมุ ดแู ลปฏิบตั งิ าน ของการใช้งานท่ีไม่เหมอื นกนั4. ตดิ ตามการดาเนินงานภายในหนว่ ยงาเปรียบเทียบ ผลการดาเนนิ งาน กับเปา้ หมายและสง่ สญั ญาณ หากมีจุดใดทตี่ ้องการการปรบั ปรงุ แก้ไข 29
6. มกี ารจัดข้อมลู โดยสร้างเป็นฐานขอ้ มูลเกบ็ ไว้ 8. สารสนเทศท่ีนาเสนอสนเทศในรายงานจากระบบ ซ่งึ ฐานขอ้ มลู ใหเ้ ปน็ หนึง่ เดียว วัตถปุ ระสงค์ คือ สารสนเทศเพือ่ การจัดการเป็นผลจากการ ตอ้ งการจะหลีกเลี่ยงความซา้ ซอ้ นของการเกบ็ ประมวลผลข้อมูลทเ่ี กดิ ข้นึ ในอดีต ปัจจบุ ันและ ขอ้ มูล ขอ้ มูลจากการวางแผนยทุ ธวิธี เกดิ ขึ้นภายใน องคก์ รมากกวา่ ข้อมูลจากแหลง่ ภายนอกองค์กร7. รายงานจากระบบมกี าหนดการจดั ทาและการ แหลง่ ข้อมลู หลักของระบบสารเทศเพอื่ การ แจกจ่ายให้กับผบู้ รหิ าร แตล่ ะคนไวแ้ นน่ อน จัดการคอื ขอ้ มลู จากระบบประมวลผลดว้ ย นอกเหนือจากรปู แบบของรายงานทีต่ อ้ งการ รายการเปลยี่ นแปลง กาหนดไวล้ ว่ งหนา้ แล้วรายงานท่ีผลิตจากระบบ สารสนเทศเพื่อการจดั การยงั ต้องการกาหนด ช่วงเวลาในการจดั ทาและนาเสนอไว้แน่นอน เชน่ ประจาสปั ดาห์ ประจาเดือน ประจาไตรมาส หรอื ประจาปี รวมท้งั กาหนดเวลาทีผ่ ู้บริหารจะไดร้ บั รายงานว่าเป็นวันท่ีเทา่ ใดของเดอื นใด องคป์ ระกอบระบบสารสนเทศเพอ่ื การจดั การ สามารถรวบรวมและสรปุ ข้อมลู ที่มรี ายละเอียดตา่ งๆ เพอ่ื สรา้ งสารเทศใหก้ บั ผูบ้ รหิ ารไม่วา่ จะเป็นการสรุปผล การวเิ คราะห์ วางแผน เป็นต้น การที่ทรพั ยากรข้อมลู ความความสามรถเหลา่ นนั้ จะเกดิ ขน้ึ ได้ จะต้องมีองคป์ ระกอบดังตอ่ ไปน้ี เครื่องมอื ในการสรา้ ง การแสดงผลระบบสารสนเทศเพ่อื การจดั การ นนั้ 1. ฮารด์ แวร์ คอื ตวั เคร่อื งคอมพวิ เตอรแ์ ละอปุ กรณ์ท่ี จะจัดทาสารสนเทศซึ่งจาเปน็ สาหรบั ผบู้ รหิ ารท่จี ะ จาเป็นในการใชป้ ระมวลผล ใชใ้ นการตัดสินใจเกี่ยวกบั กิจกรรมต่างๆของธรุ กจิ 2. ซอฟตแ์ วร์ คือ โปรแกรมคาสง่ั ที่ใชใ้ นการรวบรวม หรือองคก์ ร ระบบสารสนเทศท่สี ร้างขึ้นน้ีต้อง ข้อมูล จดั ทาฐานข้อมลู และการเรยี กใชข้ ้อมลู สามารถเรยี กใช้งานหรือแสดงผลไดร้ วดเร็วและมกั 3. ฐานขอ้ มูล คือ การเกบ็ รวบรวมขอ้ มลู ทจี่ าเปน็ ไว้ที่ อยใู่ นรปู รายงานต่างๆ ไม่วา่ จะเป็นในรปู ของ ศูนย์กลางและสามารถนามาใช้งานได้เมอ่ื มคี วาม ตารางหรือแสดงผลใช้กราฟ เช่น กราฟเส้น กราฟ ต้องการ ขอ้ มลู เหลา่ น้ันเป็นปจั จัยหลักของระบบ แท่ง กราฟวงกลม และอนื่ ๆ สารสนเทศเพ่ือการจัดการ ข้อมลู ท่ดี ีนอกจากมี คุณสมบัติของความถูกต้องเชื่อถอื ไดแ้ ล้ว ยงั ตอ้ ง มกี ารจดั การเกีย่ วกบั ทรพั ยากรขอ้ มลู เพ่ือข้อมลู ได้รับการจดั เก็บเป็นระบบท่ีดี ทส่ี ามารถเรยี กใชไ้ ด้ เพอื่ ควบคุมการทางานของระบบ ใหท้ างานอยา่ ง รวดเร็วไมซ่ า้ ซอ้ นจะทาใหด้ าเนนิ งานเปน็ ไปอย่าง ประสทิ ธิภาพ ซง่ึ เปน็ ปจั จัยพ้ืนฐานของความ ประสทิ ธภิ าพ ต้องการระบบสารสนเทศเพ่อื การจดั การ ของ องค์กร 30
1. ชว่ ยให้สามารถเขา้ ถึงสารสนเทศทต่ี อ้ งการ ไดท้ นั 4. ชว่ ยในการปฏบิ ัตงิ าน การวางแผนและการ เหตกุ ารณ์ ตดั สินใจ ทาให้การดาเนินงานน้ันมคี วามถูกตอ้ ง ตามมาตรฐานมากย่ิงข้ึนและม่ันใจได้ว่าจะเกดิ2. ใช้เพือ่ วางแผนและกาหนดเปา้ หมายตามท่ี ประสิทธภิ าพสูงสดุ คาดการณ์ไว้ 5. ใชว้ เิ คราะห์สง่ิ ทเี่ กดิ ขนึ้ ไปเพ่อื หาหนทางควบคุม3. ใชพ้ จิ ารณาผลการดาเนนิ งานทเ่ี กดิ ขึน้ เกิดขนึ้ จริง และแกไ้ ขสถานการณห์ รอื สิ่งปญั หาไดด้ ขี ึน้ ว่าเบีย่ งเบนหรอื คลาดเคล่อื นไปจากเปา้ หมาย หรือไมแ่ ละสามารถค้นหาสาเหตุของความ 6. ช่วยให้การจัดการข้อมลู เป็นไปอยา่ งรวดเร็ว คลาดเคลื่อนได้ คลอ่ งตวั ซงึ่ จะทาใหช้ ่วยลดคา่ ใชจ้ า่ ย เกิดผลตอ่ ระบบการบรหิ ารงานภายในองค์กรดว้ ยประเภทการตดั สินใจ การตัดสินใจที่มลี ักษณะกงึ่ มโี ครง (semi – structured decision) หรอื มีโครงสร้างผ้ใู ช้ องค์กร เน้นผู้บรหิ ารระดับกลางระบบ ระบบจะพมิ พร์ ายงานออกมาจามระยะเวลาทกี่ าหนดหรอื ตาม เง่ือนไขท่กี าหนด จงึ ไมไ่ ดท้ ตี่ ้องการทนั ทีกระประมวลผล ดงึ ขอ้ มูล (Retrieve) จากฐานข้อมลูผลลัพธ์ เป็นรปู แบบของรายงานหรือเอกสาร 31
OPERATIONAL EXCELLENCEMIS : SERVICE
OPERATIONAL EXCELLENCEMIS : SERVICEระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการดา้ นการบรกิ าร ร ะ บ บ ส า ร บ ร ร ณ อิ เ ล็ ก ท ร อ นิ ค ส์ ห รื อ ระบบสำรบรรณอิเลก็ ทรอนคิ ส์E-Document เป็นระบบจัดเก็บสำเนำเอกสำรของให้เป็น Digital และสำมำรถเรียกดูได้จำกเครือข่ำย ผทู้ ่เี กี่ยวขอ้ งกบั ระบบคอมพิวเตอร์และ Internet ทุกที่ทุกเวลำ ภำยใต้ระบบรักษำควำมปลอดภัย เพิ่มประสิทธิภำพในกำรสื่อสำร คณะอำจำรย์ภำยในมหำวิทยำลัยให้คล่องตัว สะดวกรวดเร็ว และ เจำ้ หน้ำท่ีธุรกำรบรรลุวัตถุประสงค์ในเร่ืองกำรส่ือสำรนั้นๆ สำมำรถ หวั หนำ้ งำนกำรเงนิตรวจสอบตดิ ตำมสถำนะเอกสำร กำรดำเนินเร่ืองเอกสำร เลขำนกุ ำรผ่ำนระบบสำรบรรณโดยใช้เวลำส้ันลง ไม่เพียงแค่ ผู้บรหิ ำร เช่น อธกิ ำรบด,ี รองอธิกำรบดีมหำวิทยำลัยบูรพำเท่ำน้ันท่ีใช้ มหำลัยช้ันนำอ่ืนๆ และสถำนท่ีรำชกำรก็ใชร้ ะบบน้เี ช่นกัน ลักษณะการทางาน Feature ระบบสำรบรรณอเิ ลก็ ทรอนิคส์ ทำงำนใน ลักษณะ Web base บน Web Application ไมต่ ้อง1. สำมำรถจัดกำรผใู้ ช้งำนในระบบได้ โดยผดู้ แู ล ตดิ ตง้ั โปรแกรมทเ่ี คร่ืองผใู้ ช้งำน ระบบสำมำรถเพ่มิ ลบ แกไ้ ข ข้อมลู ผใู้ ช้งำนระบบ2. สำมำรถจดั เก็บรำยละเอียดผใู้ ช้งำนระบบ เชน่ ช่ือ-นำมสกลุ ตำแหน่ง กลมุ่ งำน/สว่ น สำนกั /กอง ท่ีผู้ใช้งำนสงั กัด รหัสผใู้ ช้งำน (Username) รหสั ผำ่ น (Password) เป็นต้น3. สำมำรถเพม่ิ แก้ไข กลมุ่ ผู้ใช้งำนได้ กำหนดสิทธ์ิ ในกำรเข้ำถึงขอ้ มลู ในระบบงำนได้4. สำมำรถจัดเกบ็ ประวตั กิ ำรเขำ้ และออกจำก ระบบงำนของแตล่ ะผูใ้ ชง้ ำนได้5. สำมำรถกำหนดสถำนะของผใู้ ชง้ ำน (Active/Inactive)6. กำหนด วนั เวลำ ในกำรเขำ้ ใช้งำนระบบได้ 34
จัดเกบ็ เอกสารตามประเภท หนังสอื ภำยนอก หนงั สอื ภำยใน หนงั สอื ประทบั ตรำ หนังสอื สงั่ กำร 3 ประเภท : คำสั่ง,ระเบียบ,ขอ้ บังคบั หนังสือประชำสมั พันธ์ 3 ประเภท : ประกำศ , แถลงกำรณ์ , ขำ่ ว หนังสอื หลักฐำน : หนงั สอื รบั รอง , รำยงำนกำรประชมุ , บันทึก , หนงั สอื อน่ื หนงั สือเวยี น Flow Chart แสดงขั้นตอนการรับหนังสอื รบั หนงั สือจำกหน่อยงำนภำยนอก เอกสำร ทั่วไป เอกสำรลับ จำกไปรษณียแ์ ละอนื่ ๆข้ันควำมเรว็ ข้นั ควำมลบัลงทะเบียนออกเลขรบั เอกสำร ไมต่ อ้ งลงทะเบยี น เช่น ตรวจสอบแลว้ ไมถ่ ูกต้อง เช่น ดว้ ยระบบสำรบรรณ เอกสำร ประชำสมั พันธ์ สง่ ผดิ หนว่ ยงำน ไมม่ ผี ูล้ งนำม อิเล็กทรอนิกส์ จดหมำยส่วนบคุ คล ฯลฯ เสนอผเู้ กยี่ วข้องโดยตรง ดำเนนิ กำรส่งคนืเสนอเลขำนกุ ำรคณะเพ่อื ลง นำมสง่ั กำร เสรจ็ สน้ิเสนอผู้บริหำรพจิ ำรณำส่ังกำร 35
Flow Chart แสดงข้ันตอนการสง่ หนังสอื หนงั สือทค่ี ณบด/ี รองคณะบด/ี เลขำนกุ ำร ได้ ลงนำมแลว้ ส่งให้งำนบรหิ ำรหรือธรุ กำร เจ้ำหน้ำทธ่ี รุ กำร ตรวจสอบควำมถกู ตอ้ งของหนังสอื ตำ่ งๆ ไม่ถูกตอ้ งส่งคืน เจ้ำของเร่อื ง กลุม่ งำนต่ำงๆ หรือผทู้ ่ี เกี่ยวขอ้ ง เจา้ หนา้ ทธ่ี รุ การ ตรวจสอบควำมถูกต้องของหนังสืออกี รอบ ออกเลขสง่ โดยระบบสำรบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์ เก็บสำเนำโดยระบบอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์และสแกนหนังสือเก็บไว้ในระบบ เจ้ำหน้ำทธี่ ุรกำร เจ้ำหน้ำที่ธรุ กำรสง่ คนื เรอ่ื งให้คณะ/ สำนกั งำนต่ำง สำเนำสง่ คนื เจำ้ ของเร่ือง และ เจ้ำหน้ำทีธ่ รุ กำรเก็บ (Day file) เจ้ำหน้ำท่ีส่งเอกสำร บริกำรตอบคำถำม/คน้ หำทะเบยี น หนงั สือออก 36
เก็บเข้าสเู่ อกสาร เขำ้ ระบบจัดเกบ็ จัดเก็บ ชื่อโฟลเดอร์ แยกกนั เก็บ ชื่อแฟ้มเอกสำร ไม่เป็นระบบข้อกำหนดทหี่ นว่ ยงำน ตอ้ งใหค้ วำมสำคญั Drive / Folder / Sub-Folder DirectoryE-Document Enhancing on Business ProcessesPrimarily : Today, can do much more :− เพิ่มประสิทธิภำพในกำรทำงำน − เปลี่ยนรูปแบบกำรทำงำนโดย กำรย่ืนคำขอต่ำงๆ− องค์กรทำงำนคล่องตัวขึ้น ด้วยระบบท่ีช่วยลด ผ่ำนเอกสำรทำได้ง่ำยดำย ไม่ต้องมำส่งเอกสำรเอง แต่ส่งผ่ำนระบบ E-Document ผู้บริหำรสำมำรถดู ปรมิ ำณกระดำษให้กับองค์กรไดอ้ ยำ่ งมหำศำล เอกสำรผำ่ นระบบและเซ็นอนมุ ัตไิ ดท้ นั ที− ชว่ ยลดค่ำจัดเกบ็ เอกสำรต่อปที ่ีแสนแพงและมำก − มีกำรแชร์ข้อมูลให้เข้ำถึงได้หลำยๆคนพร้อมกัน เกนิ ควำมจำเปน็ แ ล ะ จ ำ กั ด สิ ท ธ์ ก ำ ร เ ข้ ำ ถึ ง ข้ อ มู ล เ พื่ อ ค ว ำ ม− ช่วยแก้ปัญหำเอกสำรสูญหำย เอกสำรเก่ำข้อมูล ปลอดภยั กรณีเปน็ เอกสำรลับ สญู หำย และเอกสำรชำรุดเสียหำย − ลดควำมล่ำช้ำในกำรตัดสินใจ เพรำะมีกำรจัด− ลดปัญหำกำรทำงำนซ้ำซ้อนผิดพลำดบ่อย และ หมวดหมเู่ อกสำรใหด้ งู ่ำยข้ึน ปญั หำกำรทำงำนดำ้ นเอกสำร MIS (Middle Level) :− ลดจำนวนพนักงำนในกำรดแู ลเอกสำร ทำใหช้ ่วย − ช่วยทำให้ตรวจติดตำมได้ง่ำยขึ้น เพรำะระบบจดั คำ่ ใชจ้ ่ำยในองคก์ ร เอกสำรจดั เปน็ หมวดหมู่ให้แล้ว− ตรวจสอบข้อมูลเอกสำรได้อย่ำงถูกต้องและ − สำมำรถดูหนังสือต่ำงๆท่ีได้รับกำรอนุมัติใน รวดเรว็ พร้อมกำรคน้ หำเอกสำรได้อย่ำงละเอยี ด ระยะเวลำตำ่ งๆ เช่น หนังสอื ท่ไี ดร้ บั กำรอนุมตั ิใน เดือนสงิ หำคมเป็นต้น − สำมำรถเจำะลึกลงไปดูรำยละเอียดของหนังสือ ตำ่ งๆได้ 37
บริษทั เอน็ เอ็ม แอล จากดั เป็นบริษทั ทีใ่ หบ้ ริกำรขนสง่ สินคำ้ ภำยในประเทศ และบริกำรงำนดำ้ น Logistics อื่น ๆให้บริกำรงำนขนส่งทุก ๆ ด้ำนไม่ว่ำจะเป็น งำนบริกำรขนส่งสินค้ำ,งำนบริกำรจัดส่งส่ือส่ิงพิมพ์,งำนบริกำรขนส่งด่วน,งำนบริกำรเสริมตำ่ งๆ ตลอด 24 ชว่ั โมง 7 วัน ต่อสปั ดำหโ์ ดยไมม่ วี นั หยุดระบบการแลกเปล่ยี นขอ้ มูลทางอิเลก็ ทรอนกิ ส์( Electronic Data Interchange หรือ EDI ) เป็นกำรใช้เครื่องคอมพิวเตอรใ์ นกำรรับ-ส่งเอกสำร ทเี่ ก่ยี วขอ้ งกบั ระบบ Supplierทำงธุรกิจระหว่ำงหน่วยงำนต้ังแต่ 2 หน่วยงำนข้ึนไป พนักงำนขำย(B to B) ที่มีมำตรฐำนอันเป็นท่ียอมรับร่วมกัน โดยผ่ำน แบง่ เป็น 2 ฝำ่ ยใหญๆ่ ตวั แทนขำยเครือข่ำยส่ือสำร เช่น สำยโทรศัพท์ สัญญำณดำวเทียม ผู้ดูแลคลังสินคำ้หรืออีกนัยหน่ึง คือ กำรใช้ส่ือหรือรูปแบบทำ ง บรษิ ทั NMLอิเล็กทรอนิกส์ ในกำรแลกเปลี่ยนข้อมูลหรือเอกสำร ผซู้ ้อืธุรกิจ เช่น ใบสั่งซื้อสินค้ำ บัญชีรำคำสินค้ำ ใบส่งของ ผจู้ ัดกำรฝำ่ ยจัดซ้ือรำยงำน ภำยใต้มำตรฐำนท่ีกำหนดไว้ ซ่ึงกำรรับ-ส่ง ผดู้ ูแลคลังสนิ คำ้เอกสำรข้อมูลดังกล่ำวจะถูกกระทำภำยใต้มำตรฐำน ผตู้ รวจรับอนญุ ำตควำมปลอดภัยระดับหนึ่ง เป็นระบบซ่ึงใช้ฮำร์ดแวร์(Hardware) และซอฟต์แวร์ (Software) ที่ไม่ปิดก้ันกำรติดต่อจำกโลกภำยนอก โดยกำรใช้มำตรฐำนที่เป็นสำกลเช่น UN/EDIFACT, IEEE, ACM และ ISO ซ่ึงได้กำหนดและวำงกฎเกณฑ์ของกำรส่งผ่ำน หรือแลกเปลี่ยนข้อมูลอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ไวอ้ ย่ำงชัดเจน เพ่อื ใหค้ อมพวิ เตอรข์ องทุกฝ่ำยทีเ่ ก่ียวข้องสำมำรถติดต่อ และรบั -ส่งขอ้ มลู กันได้โดยไม่จำกัดย่ีห้อของอุปกรณ์ 38
Components of EDI ลักษณะการทางาน 1. สำมำรถใช้เอกสำรอเิ ล็กทรอนิกสแ์ ทนเอกสำร ระบบ EDI ทำงำนบนอปุ กรณ์คอมพวิ เตอรต์ อ้ ง ทีเ่ ป็นกระดำษ เช่น ใบเรยี กเก็บเงนิ ติดตง้ั โปรแกรมทเี่ ครอื่ งผ้ใู ชง้ ำน ใบเสร็จรบั เงิน ใบสั่งซื้อสินคำ้ 2. เอกสำรอเิ ลก็ ทรอนิกสเ์ หลำ่ นต้ี อ้ งอยใู่ นรปู แบบ มำตรฐำนสำกล เช่น UN/EDIFACT, IEEE, ACM และ ISOขั้นตอนการดาเนนิ งานประยุกตใ์ ช้ EDI ในหน่วยงาน1. ทาความเข้าใจการทา EDI กับ 2. ทาความเขา้ ใจกบั 3. ศกึ ษา Field PO และ ผู้บริหารและเจา้ หนา้ ทใ่ี นหนว่ ยงาน Supplier ASN6. ทดสอบการสง่ -รบั ข้อมลู (ระหว่าง 5. ติดต้งั โปรแกรมใน 4. เตรียมความพรอ้ มดา้ นองคก์ รกบั Suppliers) การแปลงและสง่ -รับ IT ขององคก์ ร1) องค์กรจัดเตรียมข้อมูล PO เพื่อใช้ ข้อมลูทดสอบ2) ทดสอบกำรสง่ ไฟลP์ O เพื่อเตรยี มควำม 7. ทดสอบการส่ง-รบั ข้อมลู ตาม Business Casesพรอ้ มระบบ กอ่ นทดสอบตำมBusiness 1) สรุปร่วมกนั ว่ำทดสอบ PO ประเภทไหนบำ้ งCases 2) จัดทำขอ้ มลู ในกำรทดสอบตำม Business Cases 3) ทดสอบส่ง-รับ ตำม Business Cases8. นาเสนอผลการทดสอบการใชร้ ะบบEDI 4) ตรวจสอบควำมถูกตอ้ งของขอ้ มลู ที่รับ กับ PDF File ทอ่ี งคก์ รส่ง ใหก้ บั ผบู้ รหิ ารขององค์กร ให้ในอเี มล์ 5) ตอบกลับอีเมล์ รำยงำนกำรทดสอบของแต่ละองคก์ ร9. ทดสอบระบบใหม่ กับระบบเดิมคู่กนั (องคก์ ร, 6) สรปุ ผลกำรทดสอบสง่ -รับ ตำม Business Cases ใหท้ กุ ฝ่ำยSupplier) รับทรำบ1) กำหนดระยะเวลำในกำรทดสอบ 7) ประชมุ กบั Supplier ท่ีติดปญั หำในกำรทดสอบ2) ทดสอบระบบใหม่กับระบบเดมิ ค่กู นั3) ตรวจสอบควำมถูกตอ้ งของข้อมูลท่ีรบั 10. นดั Go Live ใชร้ ะบบใหม่4) ประชมุ สรุปผลกำรทดสอบระบบใหมก่ ับระบบเดิมคู่กันเพ่อื เตรยี มกำรก่อน Go Live 39
หมายเหตุ Advanced Shipment Notice (ASN) เป็นเอกสำรอเิ ลก็ ทรอนกิ สท์ ีซ่ พั พลำยเออรส์ ่งมำให้ องค์กรรบั รไู้ ว้ลว่ งหน้ำถงึ กำหนดเวลำ และรำยละเอียดสินค้ำกอ่ นท่ีสนิ คำ้ จรงิ จะมำส่ง เมอื่ องคก์ รไดร้ ับ ASN แลว้ หลงั ผำ่ นขน้ั ตอนกำรตรวจรับสนิ ค้ำ ขอ้ มลู ใน ASN สำมำรถถูกส่งเขำ้ สู่ระบบขององคก์ ร เจ้ำหนำ้ ทส่ี ำมำรถทรำบรำยละเอียดของสินค้ำและใบส่ังซ้ือท่ีเกีย่ วข้อง ทำให้ลดเวลำ ในกำรรบั สนิ ค้ำเขำ้ คลงั ขององค์กรไดอ้ ย่ำงมำก ใบส่ังซอ้ื (Purchase Order) เปน็ เอกสำรขอ้ ตกลงในเชงิ พำณชิ ยอ์ อกโดยลกู คำ้ เพือ่ ทำกำรสงั่ ซ้ือสนิ คำ้ เป็นกำรยนื ยนั ในกำรสง่ั ซอ้ื โดยระบุชนดิ จำนวน รำคำรวมถึงเงื่อนไขต่ำงๆตำมทไี่ ดต้ กลงทำสญั ญำกบั ผ้ขู ำยชดุ ขอ้ มูล (Field)เอกสำรใบสัง่ ซอ้ื E-Document Enhancing on Business Processes เนอ่ื งจำกในปจั จุบันองคก์ ร ธุรกิจไดม้ ีกำรนำระบบ EDI มำใชก้ นั อย่ำงแพร่หลำย เน่อื งจำกเป็นระบบทส่ี ำมำรถให้ประโยชนส์ งู ในกำรแขง่ ขนั ทำงธรุ กจิ โดยช่วยสนับสนุนกำรดำเนินงำนท่สี ำคัญดงั ตอ่ ไปนีค้ ือ ลดค่าใช้จา่ ยเกย่ี วกบั การจดั การเอกสารโดย EDI − ค่ำใช้จำ่ ยทเี่ กย่ี วกับกำรจดั ทำเอกสำรโดยตรง เช่น กำรตรวจสอบควำมถูกต้องของขอ้ มลู ในเอกสำร กำรคดั ลอก เอกสำร กำรประมวลผล กำรออกเอกสำรตอ่ เน่ือง กำรจดั เก็บเอกสำร และกำรสง่ เอกสำรไปยงั ผทู้ เี่ กย่ี วขอ้ งทั้ง ภำยในและภำยนอกองค์กร − คำ่ ใช้จำ่ ยสำหรบั ควำมผิดพำดทเี่ กดิ ขนึ้ ในระบบเอกสำร − ค่ำใช้จ่ำยสำหรับเวลำที่ใช้ในกระบวนกำรส่งข้อมูลดว้ ยเอกสำร − เพิ่มประสิทธภิ ำพในกระบวนกำรทำงธุรกจิ อนั เกิดจำกควำมถูกตอ้ งของขอ้ มลู จำกกำรใช้EDI รวมทั้งวงจรธรุ กจิ ที่ สน้ั ลง เพิม่ ประสิทธภิ ำพในกระบวนกำรทำงธุรกิจในสว่ นตำ่ ง ๆ ทส่ี ำคญั คือ ลดจำนวนสนิ คำ้ คงคลัง เน่อื งจำกทำงผบู้ ริหำรองคก์ ร ธรุ กจิ ทรำบถงึ ควำมต้องกำรทีแ่ ทจ้ รงิ ของคคู่ ำ้ ลูกค้ำ กระชับควำมสัมพนั ธ์ระหวำ่ งคูค่ ้ำทำงธรุ กิจและสนับสนนุ กำรใช้ระบบ JUST IN TIME ในกำรดำเนนิ กระบวนกำรทำงธรุ กิจ 40
พฒั นำบริกำรลูกคำ้ ตำมขอ้ มลู หรือควำมตอ้ งกำรของลกู ค้ำ ท่ีสง่ ขอ้ มลู มำยังองค์กรธุรกจิ โดยใช้ระบบ EDI พฒั นำกำรใช้เงินทนุ หมนุ เวียน เนอ่ื งจำกองค์กรธรุ กจิ เหน็ กระแสเงินสดสทุ ธิ ทั้งที่เป็นรำยรบั และรำยจำ่ ย พฒั นำระบบข้อมูลเพื่อกำรบรหิ ำรและเพมิ่ ประโยชนจ์ ำกกำรใช้ฐำนขอ้ มลู เดยี วกนั− เป็นเครือ่ งมือสนบั สนนุ ในกำรบรรลุถึงเปำ้ หมำยองค์กร โดยประสทิ ธภิ ำพทีเ่ พิ่มขึ้นในกระบวนกำรทำงธุรกจิ จำก กำรใช้EDI สำมำรถใชเ้ ปน็ เครอ่ื งมอื ในกำรสนับสนุนใหเ้ กิดผลตำมเปำ้ หมำยขององค์กรท่ีวำงไว้ได้ เชน่ กำรสร้ำง พันธมติ รทำงกำรค้ำใหม่ ๆ กำรเข้ำสตู่ ลำดใหม่ กำรออกผลติ ภณั ฑ/์ บรกิ ำรใหม่ กำรเปน็ ผูน้ ำในตลำด และควำม อยรู่ อดขององค์กร ประโยชนท์ ไ่ี ด้รับจากการนาระบบ EDI มาประยกุ ต์ใช้ในการปฏบิ ัตพิ ธิ ีการศลุ กากร ทส่ี าคญั มดี ังต่อไปน้ีคอื − ช่วยลดระยะเวลำในกำรเดินพธิ กี ำรศุลกำกร เช่น ไม่ตอ้ งผ่ำนขนั้ ตอนกำรออกเลขทีใ่ บขนสินคำ้ หรือเลขที่ ยกเว้นอำกร เพรำะเครอ่ื งคอมพวิ เตอรจ์ ะออกเลขทีใ่ บขนสินค้ำ หรอื เลขที่ยกเว้นอำกรให้ − ชว่ ยลดควำมผดิ พลำดในกำรคำนวณคำ่ ภำษอี ำกร เพรำะโปรแกรมคอมพวิ เตอร์ได้ตรวจสอบกำรคำนวณแล้ว − กรณใี บขนสนิ คำ้ ขำเข้ำ เจำ้ หนำ้ ทไ่ี มต่ ้องบันทึกขอ้ มูลใบขนสนิ คำ้ ท้ังฉบบั จะบันทกึ ข้อมูลบำงไฟล์เท่ำนน้ั เพรำะใบขนสินคำ้ ไดถ้ กู ส่งมำยังกรมศุลกำกรในระบบEDI แลว้ − กรณใี บขนสินคำ้ ขำออก จะลดเจ้ำหนำ้ ทตี่ รวจสอบลง − มีระบบข้อมลู ทUี่ pdate ตลอดเวลำ − ลดต้นทนุ ในกำรบรหิ ำรระบบคงคลังสนิ คำ้ − กรมศุลกำกรสำมำรถใหบ้ ริกำรระบบEDI ได้ตลอด 24 ช่วั โมง − ระบบEDI จะมีบริกำรใหผ้ สู้ ่งออกสอบถำมขอ้ มลู จำกเครือ่ งคอมพวิ เตอรข์ องกรมศลุ กำกรไดอ้ ตั โนมตั ิ เพอื่ ตรวจเช็คสินคำ้ ที่นำเขำ้ และสง่ ออกว่ำได้รับอนมุ ตั ิหรือยงั MIS (Middle Level) − ช่วยทำให้ตรวจติดตำมกำรดำเนนิ งำนได้งำ่ ยขึ้น เพรำะรำยละเอียดกำรทำธรุ กจิ ตำ่ งๆอยใู่ นระบบEDI ทั้งหมด สำมำรถเข้ำไปดูได้ − สำมำรถดูสรปุ ผลกำรดำเนินงำนในระยะเวลำตำ่ งๆ เชน่ กำรสงั่ ซ้ือทง้ั หมดในเดือนสงิ หำคม เปน็ ตน้ − สำมำรถเจำะลึกลงไปดูรำยละเอียดของกำรสั่งซ้ือต่ำงๆได้ และสรุปเป็นรำยงำนเพื่อเสนอต่อผู้บริหำรในกำร ตดั สินใจ 41
OPERATIONAL EXCELLENCE MIS : PRODUCTION
OPERATIONAL EXCELLENCEMIS : PRODUCTIONระบบสารสนเทศเพอ่ื การจัดการด้านการผลติการนาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศไปประยกุ ต์ใช้ในองคก์ ร ดังจะเห็นได้จากการให้บริการแก่ลูกค้าของ บริษัทต่าง ๆ ที่มีรูปแบบหลากหลายขึ้น ทั้งการบริการ ปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศได้เข้ามามี โดยตรงจากบริษัทเอง การบริการผ่านเครื่องทํารายการบทบาทข้ึนอย่างมาก ท้ังในชีวิตประจําวัน การทํางาน อัตโนมัติ หรือบริการผ่านเว็บไซตล์ ้วนแล้วแต่เป็นการนําและการดําเนินงานขององค์กรต่างๆ จนบางครั้งอาจ เทคโนโลยสี ารสนเทศมาประยุกตใ์ ช้ทัง้ สิน้เปรียบสารสนเทศได้เสมือนกับสายเลือดที่หล่อเล้ียงการทํ า ง า น แ ท บ ทุ ก ด้ า น ข อ ง อ ง ค์ ก ร ซึ่ ง ผ ล ก ร ะ ท บ ข อ ง ก า ร ป ร ะ ยุ ก ต์ เ ท ค โ น โ ล ยี ส า ร ส น เ ท ศ ใ น ก า รสารสนเทศ ได้เกิดข้ึนอย่างกว้างขวาง ท้ังในระดับบุคคล ดําเนินงานขององค์การ นอกจากจะส่งผลต่อการพัฒนากล่มุ องคก์ ร รวมทงั้ การทาํ งานในสาขาวิชาชพี ตา่ งๆ ผลิตผล (productivity) ของธุรกิจ โดยเฉพาะการปฏิบัติ ตั้งแต่การตัดสินใจเกี่ยวกับการออกแบบและการพัฒนา เทคโนโลยีด้านต่าง ๆ ได้ถูกนํามาประยุกต์ให้ ผลติ ภัณฑ์หรือบรกิ าร การปรบั ปรงุ กระบวนการผลติ การสามารถทํางานร่วมกันได้ เพื่อนําไปใช้ประมวลผลข้อมูล ควบคุมสินค้าคงคลัง การวางแผนคุณภาพ การเพิ่มในงานด้านต่าง ๆ ทั้งน้ี ก็เพ่ือต้องการให้การทํางานมี ผลผลิต และการควบคุมต้นทุนขององค์การให้มีความสะดวกและรวดเร็วมากข้ึน อีกทั้งสารสนเทศหรือ ประสิทธิภาพข้ึน ทําให้ระบบอุตสาหกรรมและระบบผลลัพธ์ที่ได้นั้นยังมีความถูกต้อง น่าเช่ือถือ สามารถ เศรษฐกิจโดยรวมเติบโตแล้ว ยังส่งผลต่อความคล่องตัวแ ล ก เ ป ลี่ ย น ห รื อ ค้ น ห า ไ ด้ ร ว ด เ ร็ ว ม า ก ย่ิ ง ข้ึ น ด้ ว ย ในการปฏิบัติงานและการจัดรูปแบบความสัมพันธ์ทางเทคโนโลยีที่นํามาใช้ประมวลผลหรือจัดการกับข้อมูล สังคมโดยทางตรงและทางอ้อมเพื่อให้ได้สารสนเทศท่ีต้อง การน้ัน เรียกว่า “เทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology)” ซ่ึงปัจจุบันถูกนาํ ไปใช้งานในดา้ นตา่ ง ๆ มากมาย เทคโนโลยีด้านต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นฮาร์ดแวร์คอมพิวเตอร์ ซอฟต์แวร์ ระบบการจัดเก็บข้อมูลของคอมพิวเตอร์ และการส่ือสารข้อมูลในระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ ท้ังหมดที่ได้กล่าวมาแล้วนั้น คือองค์ประกอบของ “เทคโนโลยีสารสนเทศ” ซึ่งที่ช่วยให้การทํางานท่ีเกี่ยวข้องกับการประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศท่ีต้องการนั้น มีความสะดวกรวดเร็วมากขึ้นอกี ทัง้ สารสนเทศทไี่ ด้ก็มีความถูกตอ้ งและเช่อื ถือได้ 43
ระบบการวางแผนความต้องการวสั ดุ ระบบการวางแผนความต้องการวัสดุได้รับการพัฒนาขึ้นพร้อมกับความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ โดยแนวคิดของระบบ MRP ม่งุ เนน้ การสั่งวสั ดุให้ถูกตอ้ ง เพียงพอกบั จํานวนท่ีต้องการ และในเวลาท่ีต้องการ การจะดําเนินการให้บรรลุตามเป้าหมายดงั กล่าวน้ีได้ จําเป็นต้องมีการประสานงานภายในระบบเป็นอยา่ งดี ความสาคญั ของระบบวางแผนความ ข้อดีของระบบวางแผนความตอ้ งการวสั ดุต้องการวัสดุ เราสามารถสรปุ วา่ MRP มีขอ้ ดีดงั ตอ่ ไปน้ีโดย MRP ให้ความสําคญั กับสิ่งต่อไปนี้ 1. ลดการขาดแคลนวัตถดุ ิบทจ่ี าํ เป็นในการผลติ 2. ลดคา่ ใช้จ่ายในการเก็บรักษาวตั ถุดบิ และสนิ คา้ คงคลงั 1. ไม่เก็บวัตถุดบิ เพื่อรอการใช้งานไว้นานเกินไป 3. ชว่ ยให้บุคลากรมเี วลาในการปฏิบตั ิงานอื่นมากขนึ้ซึ่งก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษาและความเส่ียงใน 4. ประหยัดแรงงาน เวลา และค่าใชจ้ า่ ยในการการสูญหายหรือสญู เสยี ติดตามวัตถุดบิ 2. รายงานผลการผลติ และความเสียหายทีเ่ กิดขนึ้ 5. ชว่ ยให้องค์การสามารถปรับตวั อย่างรวดเร็วตามตามระยะเวลาท่ีกําหนด การเปลยี่ นแปลงทเี่ กดิ ข้ึน 3. ควบคุมสินค้าคงคลังอย่างเปน็ ระบบ นอกจากระบบ MRP แล้ว ได้มีผู้พัฒนาเทคโนโลยี 4. มีการตรวจสอบ แก้ไข และติดตามผล การผลิตและการดําเนินงาน เช่น การจัดการคุณภาพข้อผิดพลาดทีเ่ กดิ ขนึ้ โดยรวม (total quality management) หรือที่เรียกว่า TQM และการผลิตแบบทันเวลาพอดี ( just-in-time โดยที่ MRP มีบทบาทต่อระบบการผลิตของ production) หรือที่เรียกว่า JIT เพื่อให้ได้การผลิตที่มีองค์การตั้งแต่การจัดหาวัสดุ เพ่ือทําการผลิตโดยการ ประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงขึ้น ซึ่งต่างต้องอาศยั ระบบกําหนดปริมาณและระยะเวลาในการสั่งที่ประหยัด สารสนเทศที่มีประสิทธิภาพ เก่ียวข้องกับผู้ขายวัตถุดิบค่าใช้จ่าย ตลอดจนจดั เตรียมรายละเอียดของการผลติ ใน (supplier) และลูกค้าภายนอกองค์การ ตลอดจนบุคลากรอนาคต ต้องมีความรู้และความสามารถใน การใช้งานระบบ สารสนเทศดา้ นการผลิตขององค์การอยา่ งเตม็ ที่ 44
ระบบสารสนเทศเพ่อื การจดั การด้านผลิต ในระบบสารสนเทศเพ่ือการจัดการด้านการผลิต ภาระของผู้บริหารในการดูแลควบคุมงานจะถูกลดลงไป, งานด้านเอกสารต่างๆ จะถูกปรับให้อยู่ในรูปของขบวนการออนไลน์และการติดต่อสื่อสารข้อมูลจะใช้งานผ่านระบบการแลกเปล่ียนขอ้ มูลอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ (EDI) และเครอื ขา่ ยอนิ เทอรเ์ น็ตแทน ระบบย่อยและผลที่ไดจ้ ากระบบสารสนเทศเพอื่ การจัดการดา้ นการผลิต ระบบย่อยและผลลัพธ์ที่ได้จากระบบสารสนเทศเพ่ือการจัดการด้านการผลิต ได้แก่ การตรวจสอบและควบคุมการไหลเวียนของวัตถุดิบ, สินค้า และบริการต่างๆภายในองค์กร โดยมีวัตถุประสงค์เพ่ือผลิตสินค้าได้ตรงตามความต้องการของลกู ค้า การออกแบบและการปฏิบัติเชิงวิศวกรรม การควบคุมสินค้าและการผลิตที่ทันเวลา (Design and Engineering) ได้แก่การพัฒนาและ ( Just-in-Time Inventory and Manufacturing) ออกแบบผลิตภัณฑ์ โดยสามารถใช้ระบบการ การเก็บสินค้าและวัตถุดิบในคลังสินค้าเป็นจํานวนมาก ออกแบบโดยใช้คอมพิวเตอร์ช่วย ซ่ึงเป็นการใช้ ทําให้เกิดค่าใช้จ่ายสูง และอาจเกิดการเสียหายได้ คอมพิวเตอร์ช่วยในการออกแบบ โดยผู้ใช้สามารถ ดังนั้นวัตถุประสงค์หน่ึงของระบบสารสนเทศเพ่ือการ ออกแบบและแก้ไขตวั แบบได้เองบนจอภาพ จัดการด้านการผลิตกค็ ือ การควบคมุ สนิ คา้ คงคลังให้อยู่ ในระดับที่ต่ําที่สุด โดยไม่กระทบกับความต้องการใน การควบคุมสินค้าคงคลัง (Inventory Control) การนาํ สินคา้ หรือวตั ถุดิบนั้นไปใช้ในการผลิตได้แก่การใช้ซอฟต์แวร์ท่ีช่วยในการส่ังซ้ือ, การทํานาย,การผลิตเอกสารและรายงานร้านค้า, การพิจารณาหา ก า ร ว า ง แ ผ น ก า ร ใ ช้ ท รั พ ย า ก ร ก า ร ผ ลิ ตค่าใช้จ่ายในการผลิต, การวิเคราะห์งบประมาณ ( Manufacturing Resource Planning :ค่าใช้จ่ายท่ีวางไว้เปรียบเทียบกับค่าใช้จ่ายจริง, และ MRPII) ได้แก่ระบบที่ใช้การวางแผนเครือข่ายการพัฒนาตารางการผลิต, บอกความต้องการ เพื่อให้บุคคลต่างๆ สามารถดําเนินธุรกิจเพื่อทรัพยากรในการผลิตและวางแผนการผลิตได้อย่าง ให้บริการและผลผลิตแก่ลูกค้าได้เป็นจํานวนมากอัตโนมตั ิ ในขณะที่เสียค่าใช้จ่ายและมีสินค้าหรือวัตถุดิบใน คลังสินค้าในปริมาณตํ่า โดยมีการทํานายความ การจัดตารางการผลิต (Production Planning) ต้องการของลูกค้า, การควบคุมสินค้าคงคลัง, การเพื่อจัดการรายละเอียดแผนงานการผลิตท้ังในระยะส้นั วางแผนการผลิต, การแสดง รายการวัตถุดิบที่ต้องและระยะยาว โดยใช้ซอฟต์แวรท์ ่ีทํางานในด้านนเ้ี ข้ามา ใช้, การวางแผนการสรรหาแหล่งวัตถุดิบที่ต้องใช้ช่วย เพอ่ื ให้แน่ใจวา่ ผลิตภัณฑ์ทผ่ี ลติ ได้ จะถูกส่งไปให้แก่ ลูกคา้ ได้ในเวลาท่ีตอ้ งการ 45
Search
