หน่วยที่ ๙

หน่วยการเรยี นรู้ท่ี ๙

๑ ความหมายของรายงาน การปฏิบัติงานเชิงวิชาชีพรายงานการปฏิบัติงานเชิงวิชาชีพ หมายถึง การแสดงข้อมูลต่างๆในงานอาชีพที่ตนได้ปฏิบัติหรือ รับผิดชอบอยู่ให้บุคคลที่เกี่ยวข้องได้ทราบข้อเท็จจริง เพื่อ ประโยชน์ ในการปฏิบัติงาน หรือประกอบการตัดสิ นใจอย่างใด อย่างหน่ึ ง ซ่ึงข้อมูลนั้ นอาจเป็นข้อมูลดิบ หรือข้อมูลเชิงสถิติที่ แปลความหมายออกมาเป็นตารางแผนภูมิ แผนภาพ ฯลฯ

๒)ประโยชน์ และความสาคัญของรายงานการปฏิบตั งิ าน ๒.๑ ทาให้ทราบผลการดาเนินงานท่ีได้ปฏบิ ัตมิ าทง้ั ใอดตี และปัจจบุ ันรวมทัง้ ปัญหาและอปุ สรรคในการปฏบิ ัตงิ าน ๒.๒ เป็นการประเมินผลการปฏบิ ตั ิงานทที่ ามาแลว้ เพ่ือจะได้ทราบถึงปัญหา และแนวทางการพัฒนางาน ๒.๓เพ่ือใช้ประกอบการตัดสินใจปฏบิ ัตงิ านบางอยา่ งสา เหตุความเป็นไปได้ในทางปฏบิ ัติ ๒.๔ เพื่อเป็นแนวทางในการกาหนดโครงการ หรอื แผนการปฏบิ ัติงานในอนาคตได้อยา่ งมีประสิทธภิ าพ ๒.๕ เป็นการติดตอ่ ส่ือสารสรา้ งความเข้าใจ และความรูพ้ ื้นฐานระหว่างผ้รู ว่ มงาน หรอื แจง้ ให้ผู้บังคับบญั ชาทราบถึงผลการปฏบิ ตั ิงาน

๓ ประเภทของรายงานการปฏิบตั ิงาน รายงานการปฏบิ ตั งิ านแบง่ ไดเ้ ป็น ๒ ประเภท ดังน้ี ๓.๑ รายงานแบบธรรมดากา้ วหน้าหรอื ความสาเรจ็ ในการปฏบิ ตั ิงาน ไดแ้ ก่ รายงานการปฏิบตั ทิ านรายชั่วโมง รายวนั รายสัปดาห์เป็นการรายงานตาม ระยะเวลาท่กี าหนดอยา่ งสมา่เสมอรายเดือนและรายปี เช่น รายงานความกา้ วหน้าของ โครงการรายงานประจาปีของหน่ วยงาน

๓.๒ รายงานแบบพิเศษ เป็นรายงานทีจ่ ัดทาข้ึนเป็นคร้ังคราวในโอกาสห่าง ๆตามความ ตอ้ งการและความจาเป็น เพ่ือแสดงรายละเอียดการวเิ คราะห์อดี และปัจจุบนั เพื่อกาหนดวิธกี ารปฏบิ ตั ใิ นอนาคต เช่นรายงานการ สารวจความคิดเห็นรายงานผลการดาเนิ นงานประจาปี

๔ . ลั ก ษ ณ ะ ข อ ง ร า ย ง า ย ก า ร ป ฏิ บั ติ ง า น ร า ย ง า น ก า ร ป ฏิ บั ติ ง า น แ บ่ ง ไ ด้ เ ป็ น ห ล า ย ลั ก ษ ณ ะ ต า ม ง า น ท่ี ไ ด้ รั บ ม อ บ ห ม า ย ดั ง นี้ ๔.๑ รายงานเหตุการณ์ เป็นรายงานทใี่ ช้เสนอข้อเทจ็ จรงิ ทเี่ กดิ ข้ึน อนั เป็นผลทาให้เกดิ ความเสียหาย มีแนวโน้มวา่ จะเกดิ ความเสียหาย เช่น อุบตั เิ หตใุ นโรงงาน เครอ่ื งจักรเสีย การทางาน ล่าช้า ค่าใช้ผลผลิตตา่ ปัญหาเกย่ี วกบั บคุ ลากร รายงานชนิดนี้มงุ่ ให้ข้อมลู ท่คี รบถ้วน และเสนอข้อมลู อยา่ งตรงไปตรงมาไม่ใช้ภาษาทีเ่ น้นความรูส้ ึกหรอื อารมณ์ ซ่งึ จะทาให้ รายงานนั้นไม่เทีย่ งตรง ข้อมลู ที่ได้จากรายงานจะเป็นพ้ืนฐานสาหรบั การตคี วามเพ่ือ ตัดสินใจ เพื่อใช้เป็นหลกั ฐานตามกฎหมาย หรอื เพื่อใช้เป็นส่วนประกอบในการเขียน รายงานอ่นื ซ่งึ จะเป็นประโยชน์แกก่ ารพัฒนาองค์กรตอ่ ไป

๔.๒ รายงานความกา้ วหน้า เป็นรายงานท่ีผจู้ ัดทาใช้อธิบายแกบ่ คุ คลหรอื บรษิ ัทเกย่ี วกบั งานที่ปฏบิ ตั ไิ ปแลว้ ปัญหาและอปุ สรรคทที่ าให้เกดิ ความลา่ ช้าและงาน ท่ีจะดาเนินการตอ่ ไป รายงานแบบน้ีช่วยให้ผู้รว่ มงานทท่ี างานในส่วน อื่น ๆ สามารถปรบั เปลี่ยนแผนงานวธิ ีทางานและกาลังคนได้

๔.๓ รายงานความเป็นไปได้ เมือ่ หน่ วยงานมอบหมายให้บคุ คลในหน่ วยงานพิจารณา โครงการผลิตภณั ฑ์ใหมห่ รอื ซอ้ื เครือ่ งจกั รใหม่ บคุ คลนั้ น จะต้องพิจารณาความเป็นไปไดใ้ นการจดั หาส่ิ งเหล่าการเขียน รายงานดังกล่าวจะตอ้ งแสดงหลกั ฐานการตรวจสอบวิเคราะห์ ข้อสรุปและข้อเสนอแนะแก่หน่ วย

๔.๔ รายงานการทดลอง ในการทดลองทางวทิ ยาศาสตร์ ผู้ทดลองจะตอ้ งเขียนรายงานโดยะจดุ ประสงค์ วธิ กี ารหรอื กระบวนการทดลอง ระบผุ ลการทดลอง สรุปผลและเสนอแนะ แตใ่ นการปฏิบตั ิ ภาคอตุ สาหกรรมหรอื ภาคธุรกจิ นอกจากการทดลองแล้วอาจมกี ารทดสอบและเขียนรายงาน แต่มกั ไส่แบบแผนที่เข้มงวดเหมือนรายงานทางวทิ ยาศาสตร์ แต่ใช้ขั้นตอนการรายงานอย่าง เดียวกนั ได้ การรายงนแชมกั จะเขียนในรูปบนั ทกึ ข้อความมากกวา่ จะกาหนดแบบฟอรม์ ตายตัว ๔. ๕ รายงานการทางานภาคสนาม เป็นการเขียนรายงานในกรณีทอ่ี อกไปทางานนอกสถานที่ ช่างวศิ วกรท่ีต้องออกสารวจพื้นท่ี นักธุรกจิ ท่ตี ้องไปดงู านหรอื ตรวจงาน หาทตี่ ัง้ โรงงานบคุ ลากรด้านสาธารณสขุ ออกสารวจ การแพรร่ ะบาดของโรค หรอื นักวชิ าการด้านการเกษตร ออกสารวจความอุดมสมบรู ณ์ของ พื้นและการขยายพ้ืนท่เี พาะปลูก นักศึ กษาฝึกปฏิบตั ิงานนอกสถานท่ี ฯลฯ

๕. การใช้ภาษาในการเขียนรางงานการปฏบิ ัตงิ าน ภาษาท่ใี ช้ในการเขียนรางงานการปฏิบตั งิ านมีลกั ษณะดังนี้ ๕.๑ ใช้ภาษาทเ่ี ป็นทางการ เป็นภาษาเขียนมากกวา่ ภาษาพูด ๕.๒ เขียนอย่างรวบรดั ตรงประเดน็ ไมเ่ ยนิ เยอ้ นาเสนอเฉพาะข้อมลู ที่ เกยี่ วข้องกลา่ วถึงเฉพาะสาระสาคัญๆ ไม่ต้องมรี ายละเอยี ดปลีกย่อยเสรมิ หรอื ความท่ี ไม่จาเป็น ๕.๓ เป็นภาษาท่อี า่ นเข้าใจงา่ ย ใช้ถ้อยคาเหมาะสมกะทัดรดั ส่ือความได้ ชัดเจนตรงตามจดุ ประสงค์ไมก่ ากวมหรอื คลมุ เครอื ๕.๔ ใช้ภาษาและถ้อยคาสานวนคงเส้นคงวา คาบางคาแมจ้ ะมีความหมาย เหมือนกนั แต่เมอ่ื เลอื กใช้คาใดคาหน่ึงกค็ วรใช้ไปโดยตลอดไมเ่ ปล่ียนไปเปลย่ี นมา เช่น สัปดาห์/อาทิตย์ ค่าจา้ ง/เงนิ เดอื น ฯลฯ

๖. รูปแบบการเขียนรายงานการปฏิบตั งิ าน การเขียนรายงานการปฏบิ ตั ิงานทัง้ แบบธรรมดาและแบบพิเศษ โดยทวั่ ไปเขียนได้ ๒ รูปแบบ คือ รายงานแลบสั้นแลพแบบงานแบบยาว ดังนี้ ๖.๑ การเขียนรายงานแบบสั้น เป็นรายงานสั้นๆความยาวประมาณ ๑-๒ หน้า เพ่ือเสนอข้อเทจจรงิ คิดเห็น ช้ีแจง เรอื่ งราว ขออนญุ าตดาเนินการหรอื เพ่ือสั่งการ รายงานที่มีขนาดสั้นมารายงานแบบ ไม่เป็นทางการ โดยอาจเขียนในรูปของบนั ทกึ ข้อความ จดหมาย บทความหรอื กรอก ข้อความในแบบฟอรม์ ตามทห่ี น่วยงานกาหนด

๖.๑.๑ องค์ประกอบของรายงานแบบส้ั น ๑)ส่วนนา เป็นการกลา่ วถึงสาเหตแุ ละจดุ ประสงค์ในกรเขียนรายงานว่าเขียนข้ึนเพื่ออะไร ๒) ส่วนเน้ื อหา กูล่าวถึงเนื้ อเรื่อง รายละเอียด สาระสาคัญของเร่ืองท่ีรายงานโดยระบุขอบเขตของเรื่อง ข้อมูลประกอบ ข้อเสนอแนะและความคิดเห็นส่ วนตัวของผู้รายงานการเขียนส่ วนเน้ื อห้าให้กระชับ ได้ใจความ ครบถ้วน ควรตั้งคาถามแบบเด๋ียวนั กหนั งสื อพิมพ์ใช้ในการเขียนข่าว คือ ใคร ทาอะไร ที่ไหน เม่ือไร อย่าและ ทาไม ถ้าเป็นรายงานเร่ืองทไี่ ดร้ บั มอบหมาย ตอ้ งรายงานทุกเรอื่ งทผ่ี ู้บังคับัญชาตอ้ งทราบหรอื สนใจ ๓) ส่ วนสรุป เสนอแนวทางส่ั งการในเร่ืองน้ั นตามควรแก่กรณี อาจลุงท้ายลักษณะเดียวกับจดหมาย เช่น จึงเรียนมาเพื่อทราบ จงึ เรยี นมาเพ่ือพิจารณาสั่งการ ฯลฯ แล้วลงช่ือผู้เสนอรายงาน

๖.๑.๒ ลักษณะของรายงานแบบสั้ นทด่ี ี ๑)มีความยาวพอเหมาะ ท่ีผู้อา่ นจะเข้าใจและเกบ็ ใจความสาคัญไดค้ รบ ถ้วนแตไ่ มค่ วรเกนิ ๒ หน้า ๒)เขียนอยา่ งชัดเจน เน้นหัวข้อทส่ี าคัญให้เห็นเด่นชัด อาจใช้วธิ แี ยกหัว เรอ่ื งโดยภารขีดเส้นใต้ ใช้ตวั หนาหรอื แยกเป็นข้อ ใ ให้เห็นไดใ้ นทันทว่ี า่ รายงานนั้น ประกอบดว้ ยเรอื่ งสาคัญอะไรบา้ ง ๓)ข้อมลู ถูกตอ้ งกะทัดรดั มรี ายะเอียดเท่าท่ีจาเป็น รวบรวมเป็นหมวด หมใู่ ห้อา่ นงา่ ย ข้อมูลใดทเี่ ขียนให้ชัดเจนได้ยากหรอื ตอ้ งมีคาอธิบายยาวอาจเสนอดว้ ย ตาราง กราฟ ตัวเลข เพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจกระจ่างชัด ๔)เน้ือหาของรายงานเน้นข้อเทจ็ จรงิ หลักการและเหตผุ ล ไมใ่ ช้ความรูส้ ึกท ส่วนตวั ของผู้เขียน ๕)เสนอรา้ ยงานตรงตามเวลาท่ีกาหนด ผู้ปฏบิ ตั งิ านตอ้ งมคี วามรบั ผดิ ชอบ และรกั ษาเวลาในการนาเสนอรายงาน อนั แสดงถึงประสิทธภิ าพใน การทางาน

ตัวอย่าง : รายงานผลการปฏิบัติงานประจาวัน ๑

ตัวอย่าง : รายงานผลการปฏิบัติงาน ๒



ตวั อยา่ ง : รายงานผลการปฏิบตั งิ าน๓

ตวั อยา่ ง : รายงานผลการปฏิบตั งิ าน ๔

ตวั อยา่ ง : รายงานผลการปฏิบตั งิ าน ๕

ตวั อยา่ ง : รายงานผลการปฏิบตั งิ าน ๖

คาถามทา้ ยหน่ วยการเรยี นรู้ กจิ กรรมที่๑ ตอบคาถามต่อไปน้ี ๑. อธิบายความหมายของรายงานการปฏบิ ตั ิงานเชิงวชิ าชีพตามความเข้าใจ ๒. รายงานการปฏบิ ตั งิ านเขียนไดก้ ร่ี ูปแบบ อะไรบา้ ง อธิบายพอเข้าใจ ๓. เหตใุ ดจงึ ต้องเขียนรายงานการปฏิบตั งิ าน ๔. อธิบายหลกั การใช้ภาษาในการเขียนรายงานการปฏบิ ตั ิงานมาเป็นข้อ ๕. ขณะท่ีออกไปปฏิบตั ิงานนอกสถานที่มีเพื่อนไดร้ บั อุบตั เิ หตนุ ักศึ กษา เขียนรายงานเรอ่ื งดงั กล่าวถึงครูทีป่ รกึ ษาเขียนเป็นรายงานในลกั ษณะได้