Biru Putih Cover Modul Pelatihan Kepemimpinan Dokument A4 (5)

MODUL HUBUNGAN MASYARAKAT Disusun oleh : Mohammad Noer Hafidz Rizky Ramdhan S1 Pendidikan Administrasi Perkantoran



Kompetensi Dasar 3.14 Menerapkan persiapan penyelenggaraan pertemuan/rapat 4.14 Melakukan persiapan penyelenggaraan pertemuan/rapat SMK PGRI 6 MALANG KELAS XII/SEMESTER 2 Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Malang



Kata Pengantar Puji syukur penulis panjatkan kehadiran Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan rahmatNya penulis dapat menyelesaikan modul ini dengan tepat pada waktu. Modul ini disusun berdasarkan standar isi yang sudah ditetapkan oleh Pemerintah. Modul ini merupakan buku pegangan bagi guru dan peserta didik dalam kegiatan belajar mengajar di sekolah. Melalui modul ini, penulis berusaha menyajikan materi dengan berbagai model evaluasi dan penguasaan dalam bentuk praktik langsung dengan teknik bervariasi untuk mempermudah peserta didik dalam mencapai target-target belajar atau kompetensi yang diharapkan. Pemanfaatan modul ini dapat dikombinasikan dengan kegiatan mendengarkan materi yang disampaikan guru dan kegiatan membaca buku-buku sumber lainnya secara mandiri. Berbagai kegiatan tersebut diharapkan dapat mendukung kegiatan belajar peserta didik secara menyeluruh. Akhir kata, penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu hingga terselesainya modul ini. Semoga modul ini dapat memberikan pencerahan dalam pembelajaran materi merencanakan dan mempersiapkan pertemuan/rapat.



Daftar Isi Kata Pengantar..............................................................................i Daftar Isi........................................................................................ii Peta Kedudukan Modul................................................................iii Glosarium......................................................................................iv BAB I PENDAHULUAN A.Deskripsi Singkat........................................................................1 B.Prasyarat.....................................................................................1 C.Petunjuk Penggunaan Modul......................................................1 D.Tujuan Pembelajaran..................................................................2 E.Materi Pembelajaran...................................................................2 BAB II PEMBELAJARAN A.Uraian Materi..............................................................................3 B.Tujuan Pembelajaran..................................................................4 1.Pengertian Rapat.........................................................................4 2.Tujuan Rapat................................................................................5 3.Fungsi rapat..................................................................................5 4.Jenis Rapat Dan Syarat Rapat.......................................................6 5.Unsur-Unsur Rapat.......................................................................7 6.Perencanaan dan Persiapan Rapat...............................................9 7. Rangkuman........................................................................................13 8. Assesment..........................................................................................14

Peta Konsep Mengelola dan Mempersiapkan Pertemuan/Rapat Pengertian Jenis dan Rapat Rapat Syarat Tujuan Rapat Unsur-Unsur Rapat Fungsi Rapat Perencanaan dan Persiapan Rapat KOMPETENSI DASAR 3.14 Menerapkan persiapan penyelenggaraan pertemuan/rapat 4.14 Melakukan persiapan penyelenggaraan pertemuan/rapat E-Modul Hubungan Masyarakat Kelas XII

GLOSARIUM E-Modul Hubungan Masyarakat Kelas XII

BAB I A. Deskripsi Singkat Modul ini berjudul “Mengelola dan Mempersiapkan Pertemuan/Rapat” yang isinya membahas tentangbagaimana cara mengeloladan mempersiapkan pertemuan/rapat dengan baik. Setelahmempelajari modul ini, siswa diharapkan mampu memahami bagaimana cara mengelola dan mempersiapkan pertemuan/rapat dan membuat rencana pertemuan/rapat, sehingga sebagai siswa Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) jurusan Administrasi Perkantoran dapat bertambah wawasan dan bisa menerapkannya di dalam kehidupan sehari-hari. B. Prasyarat Sebelum mempelajari materi mengelola dan mempersiapkan pertemuan/rapat, siswa diharapkan mampu menguasai materi sebelumnya yaitu mengenai humas ‘kegiatan internalatau eksternal public relation’ dan mampu mengerjakan soal evaluasi dengan mendapat nilai minimal sesuai dengan nilai yang telah ditentukan. Adapun bagi yang belum mencapai standart nilai minimal, dapat mengulang kembali materi mengenaihumas ‘kegiatan internalatau eksternal publicrelation’ dengan memilih materiyang dianggap sulit secara lebih teliti atau dengan berdiskusi bersama teman maupun dengan guru. C. Petunjuk Penggunaan Modul a.Untuk peserta didik: 1) Petunjuk umum Bacalah modul dengan seksamaterutama bagian intruksi. Pahami tujuan Anda mempelajari modul, sasaran yang diharapkan, tingkat penguasaan yang diharapkan serta waktu yang diharapkan serta waktu yang ditargetkan. Kerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat didalamnya dengan jujur. Laporkan kemajuan Anda kepada guru/instruktur sebelum Anda melanjutkan ke modul selanjutkan. 2) Anda diperbolehkan bertanya kepada guru/instruktur jika dianggapperlu. 3) Usahakan dapat melaksanakan setiap modul lebih cepat dari waktu yang telah ditentukan. 4) Jika terdapat bagian yang belum Anda pahami,cobalah terlebih dahulu mendiskusikan dengan teman yang sedang mengerjakan bagian yang sama, sebelum Anda bertanya kepada guru. Apabila diperlukan, Anda dapat mencari tahu jawaban dari sumber lain. 5) Tingkat pemahaman minimalyang diharapkan sebesar80%, jika tingkat 1 E-Modul Hubungan Masyarakat Kelas XII

penguasaan anda kurang dari 80%, pelajari materi atau bagian yang bahan ajar yang belum Anda kuasai atau mintalah saran dari guru. Ikuti ketentuan yang berlaku dalam setiap modul sebelum Anda melanjutkan ke bagian lain atau ke bahan ajar berikutnya. b. Untuk pendidik: Pendidik harus menguasai sepenuhnya isi modul dan mempunyai daftar bagian modul yang mungkin sulit bagi peserta didik dan mempersiapkan penjelasan atau jawaban yang diperlukan. Pendidik harus mempunyai catatan posisi dan kemajuan setiap peserta didik dan sekaligus memikirkan sumber informasi lain yang dapat disarankan kepada peserta didik. Pendidik hendaknya dapat meningkatkan motivasi peserta didik setiap saat. Sebelum memberikan verifikasi keberhasilan peserta didik,pendidik harus mengevaluasi keberhasilan peserta didik dengan memberikan pertanyaan atau tes yang telah dipersiapkan sebelumnya. Modul yang digunakan oleh peserta didik harus dimulai secara berurutan. D. Tujuan Pembelajaran Dengan mendengarkan penjelasan, membaca, berdiskusi dengan teman dan tanya jawab siswa diharapkan mampu: 1.Mendeskripsikan pengertian pertemuan atau rapat 2.Membuat rencana pertemuan atau rapat E. Materi Pembelajaran 1.Pengertian rapat 2.Tujuan rapat 3.Fungsi rapat 4.Jenis dan syarat rapat 5.Unsur-unsur rapat 6.Perencanaan dan persiapan rapat 2 E-Modul Hubungan Masyarakat Kelas XII

BAB II A. Uraian Materi 1.Pengertian Rapat 1.Menurut KBBI, rapat adalah pertemuan(kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, sidang, majelis.Sedangkan diskusi ialah pertemuan ilmiah untuk bertukar pikiran mengenai sesuatu masalah. 2.Dalam buku Etika Komunikasi karangan Samsir Rambe: Rapat adalah kumpulan beberapa orang atau organisasi yang akan membicarakan suatu masalah atau kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan, memecahkan suatu persoalan dan sekaligus mengadakan perundingan demi memperoleh suatu hasil yang disepakati/disetujui bersama. 3.Dalam buku Surat Menyurat dan Komunikasi penyusun Cut Rozanna, rapat adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama. 4.Dalam buku Etika Komunikasi Kantor,susunan Jg. Wursanto, diuraikan bahwa rapat adalah: Suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah. Alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok. Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan secara musyawarah untuk mufakat. Juga dapat dikatakan bahwa rapat adalah komunikasi kelompok secara resmi. Rapat adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/organisasi sendiri untuk membicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama. Secara singkat dapat dikatakan pula bahwa rapat adalah pertemuan para anggota organisasi/para pegawai untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan organisasi. Rapat adalah Kumpulan atau kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik alam situasi formal maupun informal untuk membicarakan, merundingkan dan memecahkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan organisasi/perusahaan 3 E-Modul Hubungan Masyarakat Kelas XII

2.Tujuan Rapat Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu: Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah. Untuk menyampaikan informasi, perintah,pernyataan. Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern. Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan. Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat), dan lain- lain. Untuk menentukan tujuan rapat dapat dilakukan dengan cara mengajukan beberapa pertanyaan sebagai berikut. Apakah tujuan tersebut realistik? Apakah waktunya tepat? Apakah orang-orang yang terlibat atau panitia rapat sudah tepat? Apakah tujuan sesuai dengan AD (Anggaran Dasar) dan ART (Anggaran Rumah Tangga) organisasi atau perusahaan. 3.Fungsi rapat Untuk memecahkan masalah Untuk menyampaikan informasi Sebagai forum demokrasi Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta rapat (karyawan) dengan perusahaan/organisasi Sebagai sarana bernegosiasi 4.Jenis Rapat Dan Syarat Rapat A. Jenis-jenis rapat 1)Berdasarkan tujuan Rapat penjelasan ialah rapat yang diselenggarakan untuk tujuan menyampaikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan. Rapat pemecahan masalah diselenggarakan untuk menemukan pemecahan tentang suatu masalah yang sedang terjadi atau dihadapi. Rapat perundingan adalah rapat yang diselenggarakan dengan tujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak 4 E-Modul Hubungan Masyarakat Kelas XII

2.) Berdasarkan Sifat Rapat informal, ialah rapat yang dilaksanakan secara tidak resmi dan tidak berdasarkan suatu rencana yang bersifat resmi, misalnya tanpa undangan, terjadi secara kebetulan, di mana saja, kapan saja. Rapat terbuka, ialah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi. Materi rapat yang dibahas merupakan masalah yang tidak bersifat rahasia. Rapat tertutup, ialah rapat yang diselenggarakan untuk kalangan tertentu dalam suatu organisasi, biasanya yang dibahas hal-hal yang menyangkut masalah yang sifatnya rahasia (tidak atau belum boleh diketahui oleh umum). 3.) Berdasarkan Jangka Waktu Rapat mingguan Rapat bulanan Rapat semester Rapat tahunan 4.) Berdasarkan Frekuensi Rapat Rutin, ialah rapat yang waktunya sudah tertentu atau biasa, misal mingguan, bulanan. Rapat insidental, ialah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu, karena adanya masalah yang memerlukan penanganan dengan segera 5.) Berdasarkan Nama Rapat kerja, adalah rapat atau pertemuan para karyawan dan pimpinan guna membabas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi. Rapat dinas, ialah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau pekerjaan (biasanya dilakukan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintah). Musyawarah kerja merupakan kata lain dari rapat kerja. B. Syarat-syarat Rapat Membicarakan suatu masalah yang berkaitan dengan tujuan organisasi, perusahaan, instansi pemerintah, dan lain-lain, yang harus dirundingkan/didiskusikan secara bermusyawarah. Pada saat rapat seluruh peserta hams berperan aktif. Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka (tidak ada yang disembunyikan serta prasangka). Adanya unsur-unsur rapat seperti pemimpin, notulen, moderator, peserta rapat, masalah yang dibahas. 5 E-Modul Hubungan Masyarakat Kelas XII

B. Syarat-syarat Rapat Membicarakan suatu masalah yang berkaitan dengan tujuan organisasi, perusahaan, instansi pemerintah, dan lain-lain, yang harus dirundingkan/didiskusikan secara bermusyawarah. Pada saat rapat seluruh peserta hams berperan aktif. Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka (tidak ada yang disembunyikan serta prasangka). Adanya unsur-unsur rapat seperti pemimpin, notulen, moderator, peserta rapat, masalah yang dibahas. Untuk mencapai tujuan rapat agar rapat berhasil, setiap peserta rapat harus mengetahui syarat-syarat rapat yang baik. Syarat-syarat rapat yang baik, antara lain: 1)Persiapan rapat Secara garis besar persiapan yang harus dilakukan, yaitu: Penentuan tujuan rapat dan acara rapat Penentuan waktu,tanggal, hari, tahun Penentuan tempat Akomodasi Konsumsi Media/peralatan 2)Pelaksanaan rapat Suasana rapat berlangsung terbuka Para peserta rapat berpartisipasi aktif Adanya kendali dari ketua rapat Hindarkan debat kusir Bahasa harus komunikatif Hindarkan monopoli ketika berbicara Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat Adanya notulen Acara rapat Media rapat Waktu 6 E-Modul Hubungan Masyarakat Kelas XII

5. Unsur-Unsur Rapat Rapat yang termasuk salah satu jenis diskusi terdiri atas beberapa unsur, diantaranya: Tujuan rapat Masalah yang dirapatkan pemimpin rapat Peserta rapat Media rapat Notulis atau sekretaris Tujuan rapat Masalah yang dirapatkan Pemimpin rapat Tipe-tipe pemimpin rapat: Tipe otoriter, ialah seorang pemimpin yang mempunyai rasa bahwa dirinya orang yang paling berkuasa, paling mengetahui dalam segala hal, dan setiap keputusan hanya ditentukan dirinya. Tipe demokratis, maksudnya seorang pemimpin yang bersifat adil, terbuka, memberikan kesempatan kepada para peserta untuk mengemukakan pendapat, pandangan, pertanyaan atau saran-saran, berperan aktif, ikut menentukan tujuan kelompok, pemimpin berusaha untuk membimbing dan mengarahkan peserta rapat, memberi petunjuk, memberikan bantuan kepada para peserta kelompok. Tipe laissez faire atau tipe liberal maksudnya pemimpin rapat memberikan kebebasan kepada para peserta rapat untuk mengambil berbagai macam langkah atau cara dalam menyelesaikan masalah. Peserta Rapat 1.) Sifat atau karakter peserta rapat Beberapa tipe peserta rapat, yaitu sebagai berikut: Tipe pemersatu yaitu penuh pengertian, persahabatan, berjiwa besar, sabar, tekun/ulet, mempunyai sikap toleran. Tipe perantara yaitu Bertindak sebagai perantara, atau sebagai penghubung antara yang satu dengan yang lain, baik perorangan maupun kelompok Tipe pendengar Peserta rapat dengan tipe pendengar termasuk peserta rapat yang pasif, tidak turut berperan serta secara aktif dalam rapat. Tipe pendengar umumnya orang yang bersifat pendiam (jarang berbicara). 7 E-Modul Hubungan Masyarakat Kelas XII

Tipe pemberi semangat yaitu Peserta rapat yang termasuk pemberi semangat mempunyai sifat penggerak, kemauan, dan kemampuan bekerja yang cukup tinggi. Dapat mempengaruhi orang lain karena pandai membaca situasi, berwibawa, disegani sehingga mempunyai pengaruh baik di kalangan kelompok sendiri maupun di luar kelompok. Tipe inisiatif yaitu Merupakan orang yang rajin, tekun, kreativitas yang tinggi serta mempunyai keinginan yang baik, untuk turut memikirkan pemecahan keadaan atau masalah Tipe pemberi informasi yaitu Pada saat rapat orang-orang yang termasuk tipe pemberi informasi selalu mernberikan informasi karena mempunyai pengalaman dan pengetahuan yang cukup banyak, mudah bergaul, dan dapat dipercaya. Tipe penyerang yaitu Peserta rapat tipe ini bersifat pendobrak, menentang terhadap masalah yang sedang dibahas,pendapat, dan sikap orang lain. Sehingga dapat menimbulkan perdebatan dan perpecahan. Tipe-tipe pemimpin rapat: Tipe otoriter, ialah seorang pemimpin yang mempunyai rasa bahwa dirinya orang yang paling berkuasa, paling mengetahui dalam segala hal, dan setiap keputusan hanya ditentukan dirinya. Tipe demokratis, maksudnya seorang pemimpin yang bersifat adil, terbuka, memberikan kesempatan kepada para peserta untuk mengemukakan pendapat, pandangan, pertanyaan atau saran-saran, berperan aktif, ikut menentukan tujuan kelompok, pemimpin berusaha untuk membimbing dan mengarahkan peserta rapat, memberi petunjuk, memberikan bantuan kepada para peserta kelompok. Tipe laissez faire atau tipe liberal maksudnya pemimpin rapat memberikan kebebasan kepada para peserta rapat untuk mengambil berbagai macam langkah atau cara dalam menyelesaikan masalah. 2.) Fungsi peserta rapat Sebagai penyumbang pendapat Sebagai penyimpul Sebagai penyumbang data Sebagai penerima hasil keputusan Sebagai pembantu pemimpin 8 E-Modul Hubungan Masyarakat Kelas XII

6. Perencanaan dan Persiapan Rapat Merencanakan dan mempersiapkan suatu rapat agar dapat berjalan lancar bukanlah suatu pekerjaan yang mudah, karena seorang sekretaris harus berhubungan dengan berbagai pihak dengan penyelenggaraan suatu rapat. Hal ini menjadi tanggung jawab sekretaris dalam persiapan penyelenggaraan adalah sebagai berikut : Membuat agenda rapat dan susunan acara rapat Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat. Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau dilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. Acara tersebut harus disusun secara sistematis dengan membuat pokok-pokok acara secara garis besar. Menentukan peserta rapat Dari agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siap saja peserta yang akan diundang. Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta rapat yang akan diundang, kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apakah ada penambahan atau pengurangan peserta rapat. Membuat undangan rapat Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. Waktu pengiriman undangan, hendaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat. Waktu yang terlalu lama akan memungkinkan seseorang untuk lupa. Seorang sekretaris harus dapat memperkirakan waktu pengiriman undangan agar para peserta rapat mempunyai cukup kesempatan untuk mempersiapkan kehadirannya pada pertemuan atau rapat tersebut. Sekretaris harus juga memperhitungkan waktu untuk mencetak undangan, memprosesnya hingga mengirimnya. 9 E-Modul Hubungan Masyarakat Kelas XII

Membuat daftar hadir rapat Ada dua macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa (yang dibuat di atas selembar kertas).Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang datang pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah sistem yang harus dipersiapkan seperti konsumsi, kursi dan sebagainya, sebagai bahan penyusunan notula rapat dan sebagai dokumentasi Mempersiapkan bahan rapat Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai berikut : 1.Agenda rapat. 2.Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat sebelumnya). 3.Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah,laporan- laporan dan sebagainya). Bahan-bahan tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus telah tersedia untuk masing-masing peserta pada waktu rapat dimulai. Apabila bahan-bahan tersebut memerlukan pemikiran yang panjang, maka harus telah dikirimkan bersama dengan pemberitahuan rapat/surat undangan, agar dapat dipelajari terlebih dahulu. Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat Peralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat antara lain sebagai berikut: 1.While board lengkap dengan spidol dan penghapus. 2.Flip chart lengkap dengan spidolnya. 3.LCD Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya. 4.Sound system lengkap dengan mikroponnya. 5.Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat. 6.Block note dengan bolpoint nya. 7.Name tag untuk peserta. 8.Laptop atau computer. 10 E-Modul Hubungan Masyarakat Kelas XII

Mempersiapkan ruang rapat Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat. Apabila jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang rapat yang sudah tersedia di kantor.Namun apabila jumlah peserta rapat cukup banyak melebihi kapasitas ruang rapat kantor, rapat dapat diselenggarakan di hotel atau gedung pertemuan, sekretaris harus memeriksa kepastian tempat, peralatan, konsumsi dan akomodasi. Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut: 1.Cahaya penerangan. Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan penerangan cahaya sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut. 2.Ventilasi udara. Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang. 3.Pengaturan tempat duduk. Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta dan luar ruang rapat. Ada beberapa macam pengaturan tempat duduk di ruang rapat, yaitu: Gaya Klasikal Gaya Huruf U Gaya Konferensi 11 E-Modul Hubungan Masyarakat Kelas XII

Akomodasi/penginapan Pada rapat yang dilakukan lebih dari satu hari, biasanya para peserta rapat akan menginap di suatu tempat. Untuk itu sekretaris harus mengatur pemilihan tempat yang cocok untuk pelaksanaan rapat tersebut mulai dari pemesanan tempat,pembagian kamar, hingga pengecekan terakhir akan kesiapan penginapan untuk peserta rapat. Transportasi Jika suatu rapat tidak dilaksanakan didalam kantor, tentunya transportasi para peserta rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan. Jika harus menyewa mobil atau bus, maka sekretaris harus menyiapkannya. Konsumsi Konsumsi rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan berat untuk para peserta rapat harus disiapkan agar para peserta rapat nyaman dalam mengikuti kegiatan rapat. Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari, variasi makanan juga harus diperhatikan. Hal ini akan berdampak pada motivasi peserta dalam mengikuti rapat. Konsumsi berupa makanan dan minuman dapat disajikan dengan cara sebagai berikut: Disajikan sebelum peserta rapat duduk Disajikan selama rapat berlangsung Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri Disajikan secara kombinasi. Pada awal rapat telah tersedia minuman dan saat istirahat para peserta rapat mengambil sendiri makanan dan minuman di tempat yang telah disediakan Kesehatan Untuk kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari satu hari, hendaknya disediakan unit kesehatan untuk menjaga kondisi kesehatan para peserta rapat. pengecekan persiapan terakhir Sebelum rapat dimulai atau pada H-1, sekretaris harus memeriksa segala persiapan untuk meyakinkan apakah segala sesuatunya telah siap untuk dipergunakan. Hal-hal yang perlu dipersiapkan antara lain: Apakah kursi telah cukup sesuai dengan jumlah peserta rapat? Apakah letak tempat duduk sesuai dengan fungsi dari setiap peserta rapat? Apakah semua alat perlengkapan rapat telah tersedia dalam ruang rapat dan berfungsi dengan baik? Apakah bahan-bahan atau materi rapat yang akan dipergunakan dalam rapat telah dipersiapkan dalam satu map? Apakah daftar hadir,agenda rapat dan susunan acara telah disiapkan? Apakah konsumsi rapat telah dipesan/disiapkan? 12 E-Modul Hubungan Masyarakat Kelas XII

Rangkuman Rapat merupakan media komunikasi kelompok, yang pada prinsipnya ntuk mendapatkan saling pengertian. Dari pihak pemimpin, rapat bertujuan memberikan kesempatan kepada bawahan untuk menyampaikan pendapat, saran, dan ide-ide langsung kepada pemimpin. Dari pihak bawahan, rapat merupakan kesempatan baik untuk bertatap muka dengan pimpinan sekaligus dengan para staf lainnya. Rapat yang efektif dan efisien tercapai apabila tujuan rapat yang telah ditetapkan dapat dicapai. Untuk menyelenggarakan rapat yang efektif dan efisien dibutuhkan manajemen rapat yang baik. Rapat yang efektif berlandaskan pada: 1. penggunaan waktu secukupnya dalam membuat keputusan 2. Hanya membicarakan hal-hal yang telah diagendakan 3. Menekankan objektivitas dan hasil yang diharapkan Agar tujuan rapat sesuai dengan yang diharapkan, beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam rapat yaitu pemimpin yang cakap sebagai berikut: a) Umumkan jadwal rapat, Biasanya pemipin dibantu oleh sekretaris untuk mengumumkan jadwal rapat yang akan dilaksanakan. Setelah sekretaris mendapat arahan terkait jadwal rapat, setelah itu sekretaris mengumumkan kepada semua peserta rapat bahwa akan mengadakan rapat untuk membahas suatu persoalan, minimal seminggu sebelumnya. b) Terorganisir, Dibantu oleh sekretaris, pemimpin memberikan arahan untuk membuat agenda rapat yang terorganisir mulai dari awal dan akhir kegiatan rapat yang tepat waktu sesuai dengan jadwal yang ditentukan. c) Percaya diri, Pemimpin yang cakap adalah pemimpin yang melaksanakan rapatnya dengan penuh percaya diri untuk memaparkan semua materi yang telah disiapkan. d) Produktif, Pemimpin meminta pendapat dari peserta rapat yang terlibat baik pro maupun kontra dan menganalisisnya untuk diambil sebuah keputusan. e) Mencatat semua hal penting, Sekretaris pemimpin yang akan membuat notulen rapat untuk mencatat semua hal yang penting terkait apa saja yang dibicarakan selama rapat berlangsung. f) Membuat kesimpulan, Buat satu kesimpulan besar atau kesimpulan akhir mengenai langkah selanjutnya yang harus dilakukan, serta tidak lupa untuk menutup rapat dengan mengucapkan terima kasih kepada semua peserta rapat atas waktu dan kontribusi mereka. 13 E-Modul Hubungan Masyarakat Kelas XII

ASSESMENT 1.Suatu pertemuan antar anggota organisasi yang bertujuan untuk merundingkan /memecahkan masalah yang menyangkut kepentingan organisasi/perusahaan disebut.... A.Paguyuban B.Rapat C.Ceramah D.Perkumpulan E.Pidato 2.Rapat yang hanya dihadiri oleh peserta tertentu dengan masalah yg dibahas merupakan masalah-masalah yang masih bersifat rahasia, disebut rapat..... A.Insidentil B.Resmi C.Tertutup D.Tidak resmi E.Terbuka 3.Rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan perselisihan atau untuk mencari jalan tengah atas sengketa dua belah pihak, disebut rapat.... A.Penjelasan B.Pemberian informasi C.Pemecahan masalah D.Perundingan E.Koordinasi 4.Dibawah ini yang merupakan jenis rapat menurut frekuensinya adalah rapat.... A.Pemecahan masalah B.Perundingan C.Koordinasi D.Terbuka E.Rutin 5.Dibawah ini merupakan jenis-jenis rapat menurut jangka waktunya, kecuali rapat… A.Rutin B.Mingguan C.Bulanan D.Semesteran E.Tahunan 6.Rapat akan menghasilkan tujuan yang di harapakan, jika pelaksanaannya memenuhi syarat- syarat sebagai berikut, kecuali… A.Suasana Terbuka B.Tidak ada monopoli C.Perdebatan berdasarkan emosi bukan argumentasi D.Partisipasi aktif dari peserta rapat E.Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan 14 E-Modul Hubungan Masyarakat Kelas XII

7.Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan dalam rapat hendaknya cukup singkat, padat, dan jelas sehingga mudah dimengerti oleh seluruh peserta rapat. Dalam suatu rapat pertanyaan- pertanyaan yang diajukan diberikan oleh… A.Komunikator B.Pimpinan C.Pemberi pesan D.Komunikan E.MC 8.Dalam rangka penyelenggaraan rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapat dijadikan pedoman atau pegangan dalam persiapannya. Pertanyaan yang digunakan untuk mentukkan urgensi dari rapat adalah… A.What B.When C.Who D.Where E.Why 9.Apabila suatu ruangan rapat tidak dilengkapi dengan whiteboard, sebagai pengganti whiteboard dapat digunakan alat yang disebut... A.Flipchart B.LCD C.Blocknote D.OHP E.Name tag 10.Ketika rapat selesai dan notula selesai disusun, notula dapat didistribusikan secara langsung kepada semua peserta rapat yang hadir melalui media penyimpanan data, yaitu . . . A.Faksimile B.Flashdisk C.Blog D.Buku Agenda E.Telepon 11.Berikut ini yang merupakan bahan rapat adalah.... A.Map snelhecter B.ATK C.Notula rapat yang lalu D.Agenda kerja E.Block note 12.Peralatan yang perlu dipersiapkan dalam kegiatan rapat untuk menampilkan bahan presentasi dari komputer atau laptop, dinamakan... A.OHP B.Flip chart C.Block note D.LCD projector E.Whiteboard 15 E-Modul Hubungan Masyarakat Kelas XII

13.Untuk mengetahui jumlah peserta yang datang pada suatu rapat adalah kegunaan dari... A.Agenda rapat B.Susunan acara C.Notula rapat D.Undangan rapat E.Daftar hadir 14.Daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat, disebut… A.Agenda rapat B.Susunan acara C.Daftar hadir D.Undangan E.Notula rapat 15.Untuk menumbuhkan semangat kebersamaan/time work, pengaturan tempat duduk diruang rapat yang di sarankan adalah.. A.Gaya klasikal B.Gaya konverensi C.Gaya raund table D.Gaya huruf V E.Gaya huruf U 16.Jika jumlah peserta rapat yang diundang banyak, pengaturan tempat duduk diruang rapat yang disarankan adalah... A.Gaya raund table B.Gaya konverensi C.Gaya klasikal D.Gaya huruf V E.Gaya huruf U 17.Saat pengaturan tempat duduk diruang rapat, hal yang perlu diperhatikan adalah... A.Luas ruangan rapat dan jabatan peserta rapat B.Jabatan dan jumlah peserta rapat C.Akomodasi dan jumlah peserta rapat D.Luas ruangan rapat dan jumlah peserta rapat E.Luas ruangan rapat dan akomodasi 18.Jika rapat yang dibahas adalah masalah yang penting dan hanya dihadiri oleh beberapa orang saja, pengaturan tempat duduk diruang rapat yang di sarankan adalah.. A.Gaya klasikal B.Gaya round table C.Gaya huruf V D.Gaya konverensi E.Gaya huruf U 16 E-Modul Hubungan Masyarakat Kelas XII

19.Berikut ini yang merupakan persyaratan dari surat undangan rapat adalah... A.Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat B.Mencantumkan transportasi rapat C.Mencantumkan susunan acara rapat D.Mencantumkan nama pemimpin rapat E.Mencantumkan daftar hadir pesrta rapat 20.1. 08.00 - 08.30 registrasi 2. 08.30 - 09.00 pembukaan 3. 09.00 - 09.30 pengarahan dari piminan 4. 09.00 - 09.45 dst. Daftar diatas merupakan contoh dari… A.Daftar hadir B.Undangan C.Notula rapat D.Susunan acara E.Agenda rapat 21.MC / pembawa acara, merupakan kepanjangan dari… A.Master Of Ceremonies B.Master Of Ceremoni C.Master Of Ceremonial D.Mister Of Ceremoni E.Mister Of Ceremonies 22.Peserta rapat banyak memberikan ide-ide untuk penyelesaian atas masalah yang sedang dihadapi, berarti peserta rapat tersebut berfungsi sebagai.... A.Penerima hasil keputusan B.Penyumbang pendapat C.Penyumbang data D.Perumusan kesimpulan E.Penyumbang dana 23.Peserta rapat yang memiliki sifat penuh pengertian, sabar, toleransi yang tinggi dan berjiwa besar, merupakan peserta rapat dengan tipe..... A.Otoriter B.Pendengar C.Pemersatu D.Penyerang E.Inisiatif 17 E-Modul Hubungan Masyarakat Kelas XII

24.Jika peserta rapat berasal dari perwakilan kantor jabang seluruh pulau jawa dan rapat diadakan dijakarta, cara pendistribusian yang paling tepat adalah melalui. . . . . A.Telepon B.Teleconference C.Jasa perusahaan pos D.Facsimile E.Kurir perusahaan 25.Pemimpin rapat tidak menjawab pertanyaan para peserta rapat, tetapi pertanyaan peserta rapat diberikan kembali kepada peserta rapat lainnya. Teknik bertanya yg digunakan oleh pemimpin rapat tersebut adalah pertanyaan.... A.Umum B.Bebas C.Bebas terbatas D.Lansung E.Tidak langsung 18 E-Modul Hubungan Masyarakat Kelas XII