หน่วยท่ี 8 เร่อื ง จดหมายเวยี น
องคป์ ระกอบของจดหมายเวยี น จดหมายเวยี น Merge กค็ อื การทาจดหมายหลายๆ ฉบบั โดยมเี น้อื ความเหมอื นกนั แต่มชี อ่ื และทอ่ี ยู่ทไ่ี มเ่ หมอื นกนั เทา่ นนั้ ซง่ึ แทนท่ี จะตอ้ งพมิ พจ์ ดหมายแต่ละฉบบั สาหรบั ผูร้ บั แต่ละรายสรา้ งไฟลท์ เ่ี ก็บช่อื และทอ่ี ยูไ่ วก้ ่อน และสรา้ งไฟลท์ ่ีเกบ็ ขอ้ ความในจดหมายไวอ้ กี ไฟล์ หน่งึ แยกจากกนั แลว้ จงึ นาขอ้ มลู ทงั้ สองไปรวมหรือผนวกกนั ทาใหไ้ ดจ้ ดหมายทม่ี รี ูปแบบและขอ้ ความทเ่ี หมอื นกนั หมดเวน้ แต่ชอ่ื และทอ่ี ยู่ ของผูร้ บั เท่านนั้ เมอ่ื ตอ้ งการทาจดหมายเวยี นในลกั ษณะน้อี กี กเ็ พยี งสรา้ งไฟลที เ่ี กบ็ ขอ้ ความในจดหมายใหม่ แลว้ นาไฟลร์ ายชอ่ื ของผูร้ บั ท่ี ไดส้ รา้ งไวแ้ ลว้ มาใชอ้ กี ช่วยทาใหท้ างานเร็วข้นึ 1. เอกสารหลกั (Main document) คอื เอกสารทเ่ี ร่มิ ตน้ จะเป็นจดหมาย แบบฟอรม์ ขอ้ ความอเี มลของจดหมาย หรือ ป้ายเลเบล ทไ่ี ดก้ าหนดใหม้ ขี อ้ ความ ขนาดและรูปร่างทเ่ี หมอื นกนั ไวเ้พอ่ื ใชเ้ป็นตน้ แบบของการพมิ พจ์ านวนมาก 2. แหลง่ ขอ้ มูล (Data Source) คอื รายช่อื และทอ่ี ยูข่ องผูร้ บั e mail Address \"เมลฯ ซง่ึ ส่วนใหญ่จะเก็บอยู่ใน รูปแบบของตารางของ Word ตารางรายชอ่ื ของ Excel ตารางฐานขอ้ มลู ของ Accessเพอ่ื นามาผนวกเขา้ กบั ตวั เอกสารหลกั เมอ่ื สงั่ พมิ พจ์ ดหมาย ซอง หรือป้ายเลเบล โปรแกรมจะเปลย่ี นรายชอ่ื ในเอกสารแต่ละชดุ ใหโ้ ดยอตั โนมตั ิ
องคป์ ระกอบของจดหมายเวียน เอกสารหลกั ( main document )ทส่ี ามรถสรา้ งเป็นจดหมายเวยี นได้ จะมใี หเ้ลอื กในขน้ั ตอนท่ี 1 ของ Wizard หรอื ตวั ช่วยของการสรา้ งจดหมายเวยี น ดงั น้ี 1. Letters (จดหมาย) สง่ จดหมายไปยงั ผูร้ บั จานวนมาก 2. E-mail message (ขอ้ ความอเี มล) สง่ ขอ้ ความแบบอเี มลไปยงั รายชอ่ื ผูร้ บั 3.Envelopes (ซองจดหมาย) พมิ พช์ อ่ื -ทอ่ี ยูล่ งบนชองจดหมาย 4.Labels (ป้ายผนกึ ) พมิ พช์ อ่ื -ทอ่ี ยู่ลงบนป้ายผนึก หรือฉลาก 5.Directory (ใดเรกทอร่ี) จะเป็นการรวบรวมขอ้ มลู ต่างๆ มาไวใ้ นเอกสาร เช่น รายช่อื สมาชกิ ,ทอ่ี ยู่, เบอรโ์ ทรศพั ท์
การสรา้ งจดหมายเวยี นดว้ ยตวั ช่วยสรา้ ง การสรา้ งจดหมายเวยี นดว้ ยตวั ช่วยสรา้ งจดหมายเวยี น (Mail Merge Wizard) เป็นเคร่อื งมอื ทม่ี ขี น้ั ตอนการทางานท่ี อานวยความสะดวก และงา่ ยในการสรา้ งจดหมาย สามารถสรา้ งเอกสาร ซองจดหมายสาหรบั ส่งไปยงั ผูร้ บั หลายๆ คนไดอ้ กี ดว้ ย ซ่ึงมี ขน้ั ตอนดงั ต่อไปน้ี ขน้ั ตอนท่ี 1 : พมิ พจ์ ดหมายทจ่ี ะทาจดหมายเวยี น โดยพมิ พเ์ ฉพาะส่วนทเ่ี หมอื นกนั ทกุ ฉบบั ส่วนทเ่ี ปลย่ี นไป อย่างเช่น ชอ่ื ใหเ้วน้ เอาไว้ ดงั ภาพ เมอ่ื พมิ พเ์ สร็จแลว้ ให้ Save เก็บไว้ จากตวั อย่างบนั ทกึ ขน้ั ตอนท่ี 2 : สรา้ งรายการผูร้ บั จดหมาย โดยเลอื กริบบอน Mailings แลว้ เลอื ก Start Mail Merge คลกิ ทค่ี าสงั่ Step by Step Mail Merge Wizard หลงั จากนนั้ จะปรากฏไดอะลอ็ กบอ็ กซข์ อง Mail Merge ข้นึ มา ใหเ้ลอื ก 'Letter' แลว้ คลกิ Next: Starting document ไดอะลอ็ กบอ็ กซข์ อง Mail Merge จะเปลย่ี นหนา้ ไป เลอื กเอกสารทจ่ี ะใช้ ในตวั อย่างเลอื กเอกสารทท่ี างานในปจั จุบนั โดยคลกิ เลอื กท่ี Use the current document แลว้ คลกิ ทN่ี ext Select recipientsเพอ่ื เลอื กรายการผูร้ บั
กรณีท่ยี งั ไม่ไดส้ รา้ งฐานขอ้ มูลรายช่ือผูร้ บั ใหเ้ลอื กผูร้ บั โดยคลกิ เลอื กท่ี [Type a new list] เพอ่ื ทจ่ี ะพมิ พร์ ายการผูร้ บั ใหม่ หลงั จากนนั้ ให้ คลกิ ท่ี Create...เพอ่ื พมิ พร์ ายการผูร้ บั ปรากฏไดอะลอ็ กบอ็ กซข์ อง New Address List ข้นึ มา ในกรณีทน่ี กั เรยี นตอ้ งลบฟิลดท์ ไ่ี มต่ อ้ งการ ใหป้ ฏิบตั ดิ งั น้ี 1.คลกิ ทป่ี ่มุ Customize Columns... 2.เลอื กรายการฟิลดท์ ต่ี อ้ งการจะลบ เช่น ตอ้ งการลบฟิลด์ Title 3.คลกิ ทป่ี ่มุ Delete และตอบ OK (หากตอ้ งการลบฟิลตอ์ น่ื อกี ใหท้ าเช่นเดมิ ไปเร่อื ย ๆ) หลงั จากนนั้ พมิ พข์ อ้ มลู ผูร้ บั จดหมาย ดงั ภาพ (เมอ่ื พมิ พเ์ สร็จแต่ละบรรทดั แลว้ ตอ้ งการพมิ พร์ ายการอกี กใ็ หค้ ลกิ ท่ี New Entry) หากนกั เรียนใสข่ อ้ มลู ผูร้ บั จดหมายเสร็จแลว้ ใหค้ ลกิ ท่ี OK หลงั จากนน้ั พมิ พข์ อ้ มลู ผูร้ บั จดหมาย (เมอ่ื พมิ พเ์ สร็จแต่ละบรรทดั แลว้ ตอ้ งการพมิ พร์ ายการอกี กใ็ หค้ ลกิ ท่ี New Entry) หาก นกั เรียนใส่ขอ้ มลู ผูร้ บั จดหมายเสร็จแลว้ ใหค้ ลกิ ท่ี OK
กรณีท่ีรายช่ือผูร้ บั แลว้ สรา้ งจากโปรแกรม Microsoft Excel กรณีทม่ี ไี ฟล์ Database อยู่แลว้ ใหเ้ลอื กท่ี Use an existing list หรือสามารถสรา้ งจากโปรแกรม Microsoft Excel กไ็ ดแ้ ลว้ บนั ทกึ ไฟล์ ในตวั อย่างบนั ทกึ ช่ือ NameListo1 เลอื กผูร้ บั โดยคลกิ เลอื กท่ี Use an existing list เพอ่ื เปิดไฟลร์ ายช่ือผูร้ บั ทไ่ี ดส้ รา้ งไว้ จากนนั้ คลกิ Open เพอ่ื เปิดไฟลร์ ายการผูร้ บั ปรากฏไดอะลอ็ กบอ็ กซร์ ายช่ือผูร้ บั ใหค้ ลกิ OK
การพมิ พจ์ ดหมายเวยี นออกทางเครอ่ื งพมิ พ์ เมอ่ื ผสานรายการขอ้ มลู ทส่ี รา้ งข้นึ เขา้ กบั เอกสารหลกั เรียบรอ้ ยแลว้ อาจจะบนั ทกึ เอกสาร ไวก้ ่อนหรือจะพมิ พจ์ ดหมายเวยี นออกทาง เคร่ืองพมิ พเ์ ลยก็ได้ ซง่ึ ในการพมิ พน์ นั้ จะแตกต่างจาก การพมิ พเ์ อกสารปกติ โดสามารถปฏบิ ตั ไิ ดด้ งั ต่อไปน้ี 1. คลกิ ป่มุ Finish & Merge บนริบบอน Mailings 2. เลอื กคาสงั่ Print Documents… 3. จะปรากฏไดอะลอ็ กบอ็ กซ์ Merge to Printer ใหเ้ลอื ก All: เมอ่ื ตอ้ งการพมิ พท์ กุ เรคคอรด์ หรือทกุ รายการทเ่ี ราสรา้ ง ข้นึ Current record: เมอ่ื ตอ้ งการพมิ พเ์ ฉพาะรายการปจั จบุ นั ทป่ี รากฏในหนา้ จอ from: ใสร่ ายการเร่มิ ตน้ , To: ใส่ รายการสดุ ทา้ ยทต่ี อ้ งการพมิ พ์ 4. คลกิ ป่มุ OK 5. หลงั จากนนั้ ใหเ้ราเลอื กรายการเคร่อื งพมิ พต์ ามปกติ
Search
Read the Text Version
- 1 - 7
Pages: