โปรแกรมประมวลผลคำ หน่วยที่ 5

หนว่ ยท่ี 5 เรอ่ื ง การสรา้ งแบบฟอรม์ เอกสาร

ความหมายของแบบฟอรม์  คำวำ่ “แบบฟอรม์ ” หมำยถึง เอกสำรหรือสญั ญำที่ทำขน้ึ โดยพมิ พข์ อ้ ควำมบำงสว่ นไว้ และเวน้ ทวี่ ำ่ งไว้ บำงสว่ นสำหรบั ผทู้ ่เี กีย่ วขอ้ งกรอกขอ้ ควำมลงไป จะเห็นไดว้ ำ่ แบบฟอรม์ ประกอบดว้ ย 2 สว่ นหลกั ๆ คือ สว่ นของขอ้ ควำมที่พมิ พไ์ วแ้ ลว้ และสว่ นของ พ้ืนทว่ี ำ่ งซึ่งเวน้ ไวส้ ำหรับกรอกเพ่ิมเตมิ ใหส้ มบรู ณ์ โดยกรอกรำยกำรดงั นี้  1. ใสข่ อ้ ควำม (Text) 4. เลอื กรำยกำรจำกขอ้ ควำมท่มี มี ำให้  2. ใสต่ วั เลอื กเพ่อื เลอื กสงิ่ ใดสิง่ หนง่ึ (Button Option) (Drop Down List)  3. เช็กบ็อกซใ์ นชอ่ งสเี่ หลยี่ ม (Check Box) 5. ใสว่ นั ท่ี (Date Picker)

กำรสรำ้ งแบบฟอรม์ ดว้ ยคำสงั่ สว่ นประกอบดว่ น (Quick Parts)  กำรสรำ้ งหวั จดหมำยดว้ ย AutoText บรษิ ัท สง่ เสริมการค้า จากัด  สรำ้ งรปู แบบหัวจดหมำย แลว้ เลอื กคลมุ ขอ้ ควำมรวมทงั้ โลโกบ้ ริษทั 133/22 ถนนแจง้ วฒั นะ ต.คลองเกลือ อ.ปากเกร็ด จ.นนทบรุ ี โทร. 02 583 2451 Email: SongSermahotmail.com  บันทึกรปู แบบหัวจดหมำย เลอื กคำสงั่ Insert > Quick Parts> Save Selection Quick Part Gallery  ตง้ั ชอ่ื ในชอ่ ง Name  อธบิ ำยรปู แบบเพมิ่ เตมิ ในชอ่ ง Description

กำรสรำ้ งแบบฟอรม์ เอกสำรดว้ ย Document Property  Document Property จะมรี ปู แบบสำเร็จรปู เพอื่ ใหส้ ำมำรถกรอกแบบฟอรม์ ลงในเอกสำรตำมท่ีกำหนดไว้ เชน่ ชอื่ บริษทั ท่อี ยู่ เบอรโ์ ทรศพั ท์ เป็ นตนั ทำใหก้ ำรสรำ้ งแบบฟอรม์ เอกสำรมคี วำมสะดวกรวดเร็วยิง่ ขน้ึ ดงั ตวั อยำ่ งตอ่ ไปน้ี  กำรสรำ้ งแบบฟอรม์ กำรกรอกขอ้ มลู บริษทั  พมิ พห์ วั ขอ้ ของแบบฟอรม์  ใชค้ ำสงั่ Quick Parts > Document Property แลว้ เลือกหัวขอ้ ของขอ้ มลู ท่ีตอ้ งกำรป้ อนเชน่ หวั ขอ้ บริษทั ใหป้ ้ อนชอ่ื บริษทั โดยเลือกตำแหนง่ ท่ตี อ้ งกำรป้ อน จำกนนั้ ใหใ้ ชป้ ่ ุมคำสงั่ Quick Parts

สรา้ งแบบฟอรม์ ดว้ ยรบิ บอนนกั พฒั นา (Developer)  การเรยี กใชแ้ ท็บเครื่องมือนกั พฒั นา (Developer)  ริบบอน Developer ไมไ่ ดแ้ สดงใหเ้ ห็นเมอ่ื เปิ ดโปรแกรม ตอ้ งเรียกริบบอนนกั พฒั นำ (Developer)ที่ใชใ้ นกำร สรำ้ งแบบฟอรม์ ขนึ้ มำเพม่ิ เตมิ เสียกอ่ น ทำไดด้ งั ตอ่ ไปนี้  1. คลิกแท็บ File คลกิ คำสงั่ ตวั เลอื ก (Options) จะปรำกฏหนำ้ ตำ่ ง Word Options ขนึ้ มำ  2. คลกิ ป่ ุม Customize Ribbon ดำ้ นซำ้ ย  3. คลกิ เซ็กบ็อกซ์ Developer ที่ชอ่ งดำ้ นขวำ  4. คลกิ ป่ ุม ตกลง (OK)  5.จะปรำกฏริบบอน นกั พฒั นำ (Developer) ขนึ้ มำ เพอ่ื ชว่ ยในกำรสรำ้ งฟอรม์

การสรา้ งแบบฟอรม์ โดยการใชร้ บิ บอนนกั พฒั นา (Developer)  การสรา้ งแบบฟอรม์ ใบสมคั รงาน  1. สรำ้ งเอกสำรใหม่ โดยกดคีย์ Ctrl+N หรือ คลกิ แท็บ File เลอื กคำสงั่ New  2. เลอื กเอกสำรเปลำ่ (Blank Document)  3. คลกิ ป่ ุม สรำ้ ง (Create)  4.สรำ้ งหวั กระดำษโดยใชเ้ คร่ือง Quick Part (จำกตวั อย่ำงเดิม) พิมพใ์ บสมคั รงำนและทำกรอบรปู  5. ทำกำรพิมพห์ วั ขอ้ รำยละเอยี ดตำ่ งๆ ทต่ี อ้ งกำรในใบสมคั รตำมแบบฟอรม์ ของบริษทั  6.บรรทดั แรกของใบสมคั รใหพ้ ิมพ์ ชอ่ื -สกลุ และเวน้ ท่วี ่ำงไวส้ ำหรับกรอกชอื่  7. แทรกตวั ควบคมุ เนอ้ื หำขอ้ ควำมในตำแหนง่ ทต่ี อ้ งกำร และเงนิ เดอื น และรำยกำรอ่ืนท่ีตอ้ งทำกำรป้ อนขอ้ มลู ทเี่ ป็ นขอ้ ควำ  8. ส่วนสถำนภำพ

ป้ องกนั การแกไ้ ขแบบฟอรม์ ได้  เมอื่ จดั ทำแบบฟอรม์ และทดสอบเรียบรอ้ ยแลว้ ใหป้ ้ องกนั กำรแกไ้ ขแบบฟอรม์ เพือ่ ใหแ้ บบฟอรม์ ท่จี ดั ทำขึ้นสำมำรถป้ อนขอ้ มลู ไดเ้ ฉพำะส่วนท่ีใหป้ ้ อนเท่ำนนั้ โดยมขี น้ั ตอนดงั น้ี  คลกิ ป่ ุมคำสงั่ ป้ องกนั เอกสำร (Restrict Editing) บนริบบอน นกั พฒั นำ (Developer)  ในไดอะล็อกบ็อกซ์ กำรป้ องกนั เอกสำร (Restrict Formatting and Editing) ดำ้ นขวำ ของโปรแกรมใตห้ วั ขอ้ 2.ขอ้ จำกดั ของกำรแกไ้ ข (Editing restrictions) ใหเ้ ลอื กอนญุ ำตใหใ้ ช้ เพียงรปู แบบของกำรแกไ้ ขนใี้ นเอกสำร (Allow only this type of editing in the document)  รำยกำรขอ้ จำกดั ของกำรแกไ้ ข ใหเ้ ลอื กกรอกฟอรม์ (Filling in forms)

ป้ องกนั การแกไ้ ขแบบฟอรม์ ได้  หวั ขอ้ เร่ิมตน้ กำรบงั คบั (Start enforcement) Are you ready to apply these ใหค้ ลกิ เลือก ใช่ เร่ิมตน้ บงั คบั ใชก้ ำรป้ องกนั (Yes, Start Enforcing Protection )  หำกตอ้ งกำรกำหนดรหสั ผำ่ นใหก้ บั เอกสำรเพ่อื ใหส้ ำมำรถแกไ้ ขไดเ้ ฉพำะเรำเทำ่ นนั้ ใหพ้ มิ พร์ หสั ผำ่ นลงไปในกรอบ ป้ อนรหสั ผำ่ นใหม่ (ทำงเลือก) (Enter new password) และยืนยนั รหัสผำ่ น(Reenter password to confirm) แลว้ คลิกตกลง (OK)