ใบความรู้

ใบความรทู้ ี่ 4 เร่ือง การนาเสนอขอ้ มลู ด้วยซอฟต์แวร์ เพ่ือนๆสงสยั กนั ไหมคะวา่ ซอฟตแ์ วร์ คืออะไร ถา้ สงสยั เดย่ี ววนั น้ ีหนูดีพาเพื่อนๆไปเรยี นรพู้ รอ้ มกนั เลย ซอฟตแ์ วร์ (Software) คอื ชุดคำส่งั ท่กี ำหนดใหค้ อมพวิ เตอร์ทำงำนตำมควำม ตอ้ งกำร เช่น กำรนำเสนองำน กำรพิมพ์งำนเอกสำร รำยงำน โปสเตอร์ แบง่ เป็น 2 ประเภท 1. ซอฟตแ์ วร์ระบบ หมายถงึ โปรแกรมทท่ี าหนา้ ที่ประสานการทางาน ติดต่อการทางาน ระหวา่ งฮารด์ แวรก์ บั ซอฟต์แวรป์ ระยกุ ต์ เพ่ือใหผ้ ู้ใช้สามารถใช้ Software ได้อย่างมปี ระสทิ ธภิ าพ และทาหนา้ ทีใ่ นการจดั การ ระบบ ดแู ลรกั ษาเครือ่ ง การ แปลภาษาระดบั ต่าหรอื ระดบั สงู ใหเ้ ปน็ ภาษาเครื่องเพ่ือให้ เครอ่ื งอา่ นไดเ้ ข้าใจ รูปที่ 1 รูปประกอบซอฟตแ์ วรร์ ะบบ 2. ซอฟต์แวร์ประยุกต์ ซอฟตแ์ วร์ประยกุ ตเ์ ป็นโปรแกรมท่ใี ช้สาหรบั ทางานตา่ ง ตามที่ตอ้ งการ เช่น การทางานเอกสาร งาน กราฟกิ งานนาเสนอ หรอื เปน็ Software สาหรบั งาน เฉพาะด้าน เชน่ โปรแกรมงานทะเบียน โปรแกรมการ ใหบ้ รกิ ารเว็บ โปรแกรมงานด้านธนาคาร

โปรแกรมเวิร์ดเป็นโปรแกรมสาเรจ็ รปู ท่ใี ช้ในการพมิ พเ์ อกสาร ทไ่ี ดร้ ับความนิยมอยา่ งมากได้แก่ Microsoft Word, Word Star และโปรแกรม Pladao Writer เป็นต้น โปรแกรมเวริ ์ดที่ไดร้ บั ความนยิ ม อย่างแพรห่ ลาย ไดแ้ ก่ โปรแกรมไมโครซอฟตเ์ วริ ์ด ท่ีผลิตโดยบรษิ ัทไมโครซอฟต์ เปน็ หน่งึ ในชุดโปรแกรม Microsoft Office เพราะคณุ สมบตั ทิ ี่ใชง้ านงา่ ย และครอบคลุมการใช้งานหลากหลาย โปรแกรม Microsoft Word ปัจจุบันนมี้ าการผลติ ออกเป็นรุ่นตา่ งๆ คอื Word 95 , 97 , 2000 และ XP ตามลาดบั โปรแกรมไมโครซอฟต์เวริ ์ด ( Microsoft Word ) สามารถทางานต่าง ๆ ทีเ่ ก่ียวขอ้ งกบั งาน ประมวลคาไดด้ ังน้ี 1. สามารถพิมพ์และแก้ไขเอกสาร 2. สามารถลบ โยกยา้ ย และสาเนาข้อความ 3. สามารถพมิ พต์ วั อักษรประเภทต่าง ๆ 4. สามารถขยายขนาดตัวอักษร 5. สามารถจดั ตวั อกั ษรใหเ้ ปน็ ตวั หนา ตวั เอียง และ ขดี เสน้ ใตไ้ ด้ 6. สามารถใสเ่ ครื่องหมายและตัวเลขลาดบั หนา้ หัวขอ้ 7. สามารถแบ่งคอลมั น์ 8. สามารถตีกรอบและแรเงา 9. สามารถตรวจการสะกดและแก้ไขใหถ้ กู ต้อง 10. สามารถค้นหาและเปลี่ยนแปลงข้อความทพี่ มิ พผ์ ดิ 11. สามารถจดั ข้อความในเอกสารใหพ้ มิ พ์ชดิ ซ้าย ชิดขวาและกง่ึ กลางบรรทดั 12. สามารถใสร่ ปู ภาพในเอกสาร 13. สามารถประดิษฐ์ตวั อักษร 14. สามารถพิมพ์ตาราง 15. สามารถพิมพจ์ ดหมายเวียน ซองจดหมายและป้ายผนึก เหมาะกบั การใชง้ าน เช่น รายงาน โปสเตอร์ ฯลฯ และยังสามารถใชง้ านระบบอัตโนมัตติ า่ ง ๆ ไดด้ ้วย เช่น การคน้ หาคา ตรวจสอบไวยากรณ์ การสรา้ งตาราง ฯลฯ

วิธีการใชง้ าน เรม่ิ เอกสาร เปน็ การง่ายกว่าทจี่ ะ สร้างเอกสารใหมโ่ ดยใช้เทมเพลต แทนการเรม่ิ ต้นด้วยหนา้ เปล่า เทมเพลต Word พร้อมให้ใชง้ านกับธีมและสไตล์ต่างๆ ทีต่ งั้ ไว้ล่วงหน้า สิง่ ทีค่ ณุ ตอ้ งทากเ็ พียงแค่ใส่เนอื้ หาเท่าน้นั แต่ละครง้ั ทคี่ ุณเรมิ่ Word คุณสามารถเลือกเทมเพลตจากแกลเลอรีได้ ให้คลกิ ประเภทเพอ่ื ดูเทม เพลตเพิ่มเตมิ หรอื คน้ หาเทมเพลตเพมิ่ เติมออนไลน์ สาหรบั รายละเอยี ดเพ่ิมเตมิ เกยี่ วกบั เทมเพลต ใหค้ ลิกเพือ่ เปดิ การแสดงตัวอย่างขนาดใหญ่ ถา้ คุณ ไมต่ ้องการใชเ้ ทมเพลตใหค้ ลกิ เอกสารเปล่า เปดิ เอกสาร ในทุกครงั้ ทีค่ ุณเรม่ิ Word จะเห็นรายการเอกสารท่ใี ช้งานลา่ สุดในคอลัมน์ดา้ นซา้ ย ถา้ ไม่มีเอกสาร ทค่ี ุณกาลงั คน้ หาอยู่ ใหค้ ลิก เปดิ เอกสารอนื่ ๆ รายการของเอกสารที่ใช้ล่าสุดจะถกู แสดงไว้ ถา้ คณุ ใชง้ าน Word อยู่ ใหค้ ลกิ ไฟล์ > เปิด จากน้นั เรยี กดตู าแหน่งทีต่ ั้งไฟล์ เม่อื คณุ เปิดเอกสารที่สรา้ งข้ึนใน Word เวอรช์ นั กอ่ นหน้าคณุ จะเหน็ โหมดความเขา้ กนั ไดใ้ นแถบ ช่อื เร่อื งของหน้าต่างเอกสาร คณุ สามารถทางานร่วมกบั ความเข้ากันได้เพม่ิ เติมหรอื คุณสามารถอปั เกรด เอกสารเพอื่ ใช้ Word 2016

การบันทกึ เอกสาร เมอื่ ต้องการเกบ็ บนั ทกึ เอกสารเป็นคร้ังแรก ให้ทาดงั ต่อไปนี้ 1. บนแท็บ ไฟล์ ให้คลกิ บนั ทึกเป็น 2.การเรียกดูตาแหนง่ ทค่ี ุณตอ้ งการบันทึกเอกสารของคุณ หมายเหตุ: เมื่อต้องการบนั ทกึ เอกสารบนคอมพิวเตอร์ของคุณ ให้เลือกโฟลเดอรภ์ ายใต้ พซี ีน้ี หรอื คลิก เรยี กดู เมือ่ ตอ้ งการบันทกึ เอกสารของคณุ แบบออนไลน์ ให้เลอื กตาแหนง่ ท่ีตง้ั ออนไลน์ ภายใต้ บันทึกเป็น หรือคลกิ เพ่ิมตาแหนง่ ที่ตงั้ เมอื่ ไฟล์ของคณุ ออนไลน์ คณุ สามารถแชร์ ใสค่ าติชม และทางาน รว่ มกนั แบบเรียลไทม์ได้ 3.คลิก บนั ทกึ หมายเหตุ: Word จะเก็บบนั ทึกไฟลใ์ นรปู แบบ .docx เมอื่ ตอ้ งการบนั ทกึ เอกสารของคุณใน รปู แบบอน่ื นอกเหนอื จาก .docx ให้คลิกรายการ บนั ทกึ เป็นชนิด แลว้ เลอื กรปู แบบไฟลท์ ี่คณุ ตอ้ งการ เมอ่ื ต้องการบนั ทึกเอกสารของคุณขณะทางานตอ่ ไป คลกิ บนั ทึก ใน แถบเคร่ืองมอื ดว่ น พิมพ์เอกสารของคุณ คุณสามารถดลู กั ษณะเอกสารท่จี ะพิมพ์ ตั้งคา่ ตัวเลอื กการพมิ พ์ รวมทัง้ พมิ พ์ไฟลข์ องคณุ ได้ท้งั หมด ในทีเ่ ดียว 1.บนแทบ็ ไฟล์ ใหค้ ลิก พิมพ์ 2.ทาดังต่อไปน้ี  ภายใต้ พิมพ์ ในกล่อง สาเนา ใหใ้ ส่จานวนสาเนาที่คณุ ตอ้ งการพิมพ์  ภายใต้ เคร่อื งพมิ พ์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเลือกเครอื่ งพมิ พท์ คี่ ณุ ตอ้ งการแล้ว  ภายใต้ การตงั้ ค่า การต้งั คา่ การพมิ พเ์ ริ่มต้นสาหรบั เครอ่ื งพมิ พถ์ กู เลือกไวใ้ หค้ ณุ แลว้ ถ้าคุณ ต้องการเปลีย่ นแปลงการตัง้ ค่า ใหค้ ลกิ การตง้ั ค่าทค่ี ณุ ต้องการเปลี่ยน แล้วเลอื กการตั้งค่าใหม่ท่ีคุณ ต้องการ 3.เมือ่ ปรบั เปล่ยี นการต้งั ค่าจนพอใจแล้ว ใหค้ ลกิ พมิ พ์

การนาเสนอ หรอื เรยี กตามศัพท์ภาษาอังกฤษวา่ การพรเี ซนเตชัน(Presentation) มกั เรียกติด ปากสัน่ ๆวา่ การพรเี ซนต์ ซงึ่ ก็คอื การบรรยายเพอ่ื นาเสนอหรอื โนม้ น้าวผ้ฟู งั ด้วยข้อมลู ต่างๆโดยการ นาเสนอที่ดีตอ้ งมีข้อมูลท่ถี ูกตอ้ ง กระชับ ถูกตอ้ ง และเขา้ ใจได้ง่าย เหมาะสาหรับการใช้นาเสนองาน โดยสร้างออกมาเปนนสไลด์ยอ่ ย ๆ แตล่ ะสไลด์จะสามารถใส่ ข้อมูลต่าง ๆ ได้ เชน่ ตวั อกั ษร รูปภาพ เสยี ง ภาพเคล่อื นไหว เพอื่ สรา้ งความน่าสนใจให้เพิม่ มากข้ึนใน การนาเสนองาน ขนั้ ตอนการสรา้ งงานนาเสนอดว้ ย PowerPoint PowerPoint เป็นเปน็ โปรแกรมท่ีใชท้ างานนาเสนอบนเครอ่ื งคอมพิวเตอร์ โดยเราสามารถ พมิ พ์ข้อความ แทรกรปู แทรกเสยี ง ตลอดจนแทรกวิดีโอลงในงานนาเสนอ พร้อมทง้ั ยังสามารถจดั ทา ลูกเล่นตา่ งๆในระหว่างนาเสนอได้อกี ด้วย ซง่ึ มีข้ันตอนในการนาเสนอพ้นื ฐานอยู่ 5 ขั้นตอน 1.สร้างสไลด์ การสร้างงานนาเสนอจะเรมิ่ ต้นจากการสรา้ งสไลด์ ซ่งึ สไลดท์ ส่ี ร้างข้ึนนี้อาจเปน็ สไลดเ์ ปล่าทไ่ี ม่มอี ะไรเลย หรือเป็นสไลด์สาเรจ็ รปู ที่มกี ารตกแตง่ แลว้ 2.กรอกข้อความ หลกั จากท่ีสรา้ งสไลดเ์ รยี บรอ้ ยแลว้ ก็ต้องมีการกาหนดหวั ข้อเพือ่ แสดงใหผ้ ชู้ ม การนาเสนอทราบวา่ สไลด์แผน่ นเี้ ก่ยี วขอ้ งกับเรือ่ งอะไร 3.ใส่รปู ภาพ ตาราง แผนภมู ิ เพอื่ นนาเสนองานไดอ้ ย่างไมน่ ่าเบื่อ และสามารถเขา้ ใจในเนอ้ื หาได้ อย่างง่าย ผสู้ รา้ งงานนาเสนอสามารถแทรกภาพ ตาราง แผนภมู ติ า่ งๆ โดยไม่ควรจัดทางานนาเสนอทีม่ ี แตข่ อ้ ความลว้ น 4.กาหนดลกู เลน่ ตา่ งๆในสไลด์ เพอ่ื ใหง้ านนาเสนอมสี ีสันและดงึ ดดู ผเู้ ข้าฟงั การบรรยาย ควร กาหนดลกู เลน่ ในการนาเสนอ เชน่ เม่อื เปดิ สไลด์ จะเห็นข้อความวงิ่ ปรากฏจากมาดา้ นซา้ ยของสไลด์ หรอื ว่งิ มาทีละตัวจากทางดา้ นขวา หรอื หล้นมาจากทางด้านบน เปน็ ต้น 5.นาเสนอผา่ นสอ่ื ตา่ งๆ เมอ่ื เราได้จัดทาสไลด์เป็นทเี่ รยี บร้อย ข้ันตอนสุดทา้ ยคอื ทดลองนาเสนอ จริง ซงึ่ ในขณะทผี่ ้นู าเสนอนน้ั ผ้จู ัดทาควรตรวจสอบความถูกต้อง เช่น ตรวจคาผิด ตรวจลาดับของการ นาเสนอ จบั เวลาในการนาเสนอ เป็นตน้

วธิ กี ารใชง้ าน วธิ ีเปิดใช้งาน การเปดิ โปรแกรม PowerPoint2010 มีข่ ้ันตอนคลา้ ยกับเวอรช์ นั ก่อนหนา้ น้ี ซึ่งมขี ัน้ ตอน คือ 1.คลกิ ทปี่ ่มุ Start > All Program > Microsoft Office > Microsoft PowerPoint 2010 2.ผ้อู ่านจะพบโปรแกรม PowerPoint 2010 ตามที่ตอ้ งการ ออกจากโปรแกรม วิธกี ารออกจากโปรแกรม Powerpoint 2010 สามารถทาไดห้ ลายวธิ ี -วธิ ีที่ 1 เปน็ การออกจากโปรแกรม Powerpoint โดยเลอื กจากเมนคู าสง่ั ทแ่ี ทบ็ File -วิธีที่ 2 ดับเบล้ิ คลิกไอคอน ท่ีมมุ ด้านซ้ายบน -วิธที ี่ 3 คลกิ ปมุ่ บรเิ วณมุมบนด้านขวาของโปรแกรม -วิธีท่ี 4 ออกจากโปรแกรมด้วยการกดเป็นคีย์บอร์ด วิธกี ารกค็ อื ใหก้ ดปมุ่ Ctrl+F4 หรอื กด Alt+F+X แทนกไ็ ด้

ไมโครซอฟท์ เอกซเ์ ซล (Microsoft Excel) เปน็ โปรแกรมประเภทตารางการคานวณ (สเปรดชตี ) พัฒนาโดยบริษทั ไมโครซอฟท์ และเปน็ โปรแกรมหนึ่งในชดุ ไมโครซอฟท์ ออฟฟศิ สาหรบั จัดการและคานวณข้อมลู ในรปู แบบตาราง อกี ทง้ั สามารถจดั ทากราฟ แผนภมู เิ พ่อื แสดงผลข้อมลู ได้ ไมโครซอฟท์ เอกซ์เซล เปน็ โปรแกรมทีไ่ ดร้ บั ความนิยมในด้านการการคานวณทางคณิตศาสตรโ์ ดยใช้ฟงั ก์ชนั พ้นื ฐาน บวก ลบ คูณ หาร ยกกาลัง รวมถงึ ฟังกช์ ันทางคณติ ศาสตรร์ ะดบั สงู เชน่ Modulo, ตรีโกณมิติ (Sin Cos Tan) ฟงั กช์ ันทาง สถติ ิ เช่น ค่าเบ่ียงเบนมาตรฐาน ฟังกช์ นั ทางการเงนิ เชน่ การคิดค่าเสือ่ มราคา, การคานวณคา่ ปจั จุบัน ฟงั กช์ นั ในการตดั ต่อ คา เชน่ Concatenate ฟงั กช์ นั ในการคน้ หาข้อมลู เชน่ Lookup, vlookup และ hlookup สาหรบั สว่ นทถ่ี ือว่าเป็นสง่ิ ที่ เยย่ี มยอดของ ไมโครซอฟท์ เอกซเ์ ซล คอื การใช้งานในรปู แบบของฐานข้อมลู ซงึ่ สามารถจดั การฐานขอ้ มลู ท่ีมขี นาดไมใ่ หญ่ มาก คอื มปี ระมาณไมเ่ กนิ 65,000 ตาราง ไม่ว่าจะเป็น ตัวกรอง, การเรยี งลาดบั ขอ้ มลู (Sort) , คานวณยอดรวม (Subtotal) และตารางไพวอต (Pivot Table) เปน็ คาสงั่ สาหรบั สรุปขอ้ มลู ใหอ้ ยใู่ นรปู แบบทดี่ ไู ด้งา่ ย สามารถหมนุ เปลย่ี นตามตอ้ งการ นอกจากน้ียงั สามารถทากราฟในแบบตา่ งๆ เช่น เส้นตรง วงกลม กราฟรปู แทง่ กราฟแทง่ เทียนทใี่ ช้กับการวิเคราะห์หนุ้ ก็ทา ได้ กราฟพื้นที่ สามารถทากราฟตา่ งๆให้อยใู่ นรปู แบบ 2 มติ ิ หรอื 3 มติ ไิ ด้ด้วย รวมถงึ ทากราฟ 2 ชนดิ ในรปู เดียวกันไดด้ ้วย เหมาะสาหรบั การสรา้ งตาราง การคานวณ การวเิ คราะห์ การออกรายงานในรูปแบบตารางและกราฟ และการ คานวรขอ้ มลู ต่าง ๆ

วธิ กี ารใช้งาน สรา้ งเวิรก์ บกุ๊ ใหม่ เอกสาร Excel เรียกว่าเวริ ก์ บุก๊ แตล่ ะเวิรก์ บุ๊กจะมเี วริ ์กชีต ซ่งึ โดยปกตจิ ะเรียกวา่ สเปรดชตี คุณสามารถเพ่มิ เวริ ์กชตี ลงในเวิรก์ บุ๊กได้มากเทา่ ท่คี ุณตอ้ งการ หรือคุณสามารถสรา้ งเวริ ก์ บกุ๊ ใหมเ่ พ่ือเก็บขอ้ มูลของคณุ แยกตา่ งหากกไ็ ด้ 1.คลกิ ไฟล์ > ใหม่ 2.ภายใต้ ใหม่ ใหค้ ลิกท่ี เวิร์กบกุ๊ เปล่า เรยี นรู้เพมิ่ เตมิ เกย่ี วกับวิธีการใสข่ อ้ มลู ด้วยตวั เองลงในเซลลข์ องเวริ ์กชีต ใช้ ผลรวมอตั โนมตั ิ เพอ่ื รวมขอ้ มูล เมอ่ื คณุ ได้ใสต่ ัวเลขในเวิร์กชตี ของคุณ คุณอาจต้องการบวกตัวเลขเหล่านนั้ วิธีที่รวดเรว็ ในการทาคือใช้ ผลรวม อตั โนมัติ 1.เลือกเซลลท์ ่อี ยทู่ างดา้ นขวาหรอื ดา้ นลา่ งของตัวเลขทค่ี ณุ ต้องการรวม 2.คลกิ หนา้ แรก > ผลรวมอัตโนมัติ หรอื กดแป้น Alt+= ผลรวมอตั โนมัตจิ ะบวกตวั เลขตา่ งๆ และแสดงผลลัพธใ์ นเซลล์ที่คณุ เลือกไว้ สร้างสตู รอยา่ งง่าย การบวกตัวเลขเป็นเพียงหนงึ่ ในสง่ิ ที่คณุ สามารถทาได้ แต่ Excel ยังสามารถทาการคานวณทางคณิตศาสตร์ อื่นๆ ไดด้ ้วย ลองใชส้ ูตรงา่ ยๆ บางสตู รเพอ่ื บวก ลบ คูณหรอื หารตัวเลขของคุณ เลือกเซลล์และพมิ พเ์ คร่ืองหมายเท่ากบั (=) ซง่ึ จะบอกให้ Excel ทราบวา่ เซลลน์ จ้ี ะมสี ูตรอยู่ พมิ พ์ตวั เลขและตัวดาเนินการการคานวณรวมกัน เช่น เครอ่ื งหมายบวก (+) สาหรับการบวก เคร่ืองหมายลบ (- ) สาหรบั การลบ เคร่ืองหมายดอกจนั (*) สาหรบั การคูณ หรอื เครือ่ งหมายทบั (/) สาหรบั การหาร ตวั อยา่ งเชน่ ใส่ =2+4, =4-2, =2*4 หรือ =4/2 1.กด Enter เพอื่ ทาการคานวณ นอกจากนี้ คณุ ยงั สามารถกด Ctrl+Enter หากคุณตอ้ งการใหเ้ คอร์เซอร์อยบู่ นเซลล์ท่ีใชง้ านอยู่ เรยี นรูเ้ พม่ิ เติมเก่ยี วกบั การสร้างสตู รอย่างงา่ ย

นารปู แบบตัวเลขไปใช้ เม่ือต้องการแยกความแตกต่างระหว่างชนิดตวั เลขทแ่ี ตกตา่ งกนั ให้เพิม่ รปู แบบ เช่น สกลุ เงนิ เปอรเ์ ซ็นต์ หรอื วันท่ี 1.เลือกเซลลท์ คี่ ณุ มีตัวเลขทีต่ ้องการจัดรปู แบบ 2.คลกิ หนา้ แรก > ลูกศรถดั จาก ทว่ั ไป 1.เลือกรปู แบบตัวเลข ถา้ ไม่มรี ปู แบบตัวเลขที่ต้องการใช้ ให้คลิกที่ รูปแบบตัวเลขเพ่มิ เตมิ เรยี นรเู้ พมิ่ เติมเก่ียวกับวธิ กี ารจัดรูปแบบตัวเลข การพมิ พ์ 1.คลิก ไฟล์ > พมิ พ์ หรอื กดแป้น Ctrl+P 2.ดูตวั อย่างกอ่ นพิมพโ์ ดยคลกิ ลกู ศร หนา้ ถัดไป และ หน้ากอ่ น หน้าตา่ งแสดงตัวอย่างจะแสดงตวั อย่างหนา้ ในรปู แบบขาวดาหรือสี ขนึ้ อยกู่ ับการต้งั คา่ เครื่องพิมพ์ของคุณ ถ้าคณุ ไมพ่ อใจตวั อย่างการพมิ พ์ทไ่ี ด้เหน็ คุณสามารถเปลีย่ นระยะขอบกระดาษ หรือเพิ่มตวั แบง่ หนา้ ได้ 3.คลกิ พิมพ์