1

บทที่ 1 พ้นื ฐานการใชง าน Spreadsheet สำหรับเนื้อหาในบทแรกจะกลาวถึงการใชงาน Spreadsheet ซึ่งเปนโปรแกรมที่เกี่ยวของกับการจัดการ กับขอมูลในตาราง มีความสามารถในการวิเคราะห คำนวณ จัดเก็บขอมูล และใหผลลัพธที่รวดเร็ว โดยโปรแกรม ประเภท Spreadsheet น้ันมีทีน่ ิยมใชงานกันอยางหลากหลาย เชน Lotus 1-2-3, Quattro Pro, Google Sheet เปน ตน แตในคูม อื เลมนีจ้ ะเนน การอธบิ ายไปท่ีการใชง านโปรแกรม Microsoft Excel เปนหลกั โดยกลา วถงึ การใช คำส่ัง เมนู เครือ่ งมอื รวมไปถึงปมุ ลัดของโปรแกรม Microsoft Excel ทจ่ี ะชว ยทำใหก ารทำงานสะดวกและรวดเร็ว มากข้ึน โดยเรมิ่ จากการใชป ุมลัดตางๆ เชน คักลอกและวางเซลล การเลอ่ื นตำแหนงเคอรเซอร การยายและแทรก ขอมูล เปนตน จากนั้นจะกลาวถึงเครื่องมือที่นิยมใชงาน เชน การกำหนดเซลลใหเปนไปตามเงื่อนไข การจัดเรียง ขอ มูล การคนหาและเลอื กขอ มูล การแยกขอ ความเปนคอลัมน รวมถึงการปองกันแผน งานและสมุดงาน เปนตน 1.1 ปุมลดั ในโปรแกรม Microsoft Excel 1.1.1 ปมุ ลดั ขั้นพืน้ ฐานทน่ี ิยมใชงาน สำหรับปุมลัดขั้นพื้นฐานที่นิยมนำมาใชในการทำงานดวย Excel นั้น จะเปนคำสั่งที่ใชกันบอยๆ และชวย อำนวยความสะดวกและประหยัดเวลาในการทำงานลงได นอกจากนั้นแลวปุมลัดดังกลาวนี้ ยังใชไดกับโปรแกรม การทำงานอืน่ ๆ หรอื การดำเนนิ การในระบบปฏิบตั กิ าร Windows ได สามารถแสดงดงั ตารางที่ 1.1 ปุม ลัด ความหมาย วิธีจำ Ctrl+C คดั ลอกขอ มูลหรอื เซลลท ี่เลือก C = Copy (ขอมลู ตรงตนทางคงอยทู เี่ ดมิ ) Ctrl+V วางขอ มลู หรอื เซลลทเี่ ลือก V ปมุ ตดิ กับ C กดไดงา ย Ctrl+X ตัดขอมูลหรือเซลลท ี่เลอื กยายไปไวอีกท่ี X เหมอื นรูปกรรไกร หน่ึง (ขอ มูลตรงตนทางหายไป) Ctrl+Z ยอนการดำเนินการ (Undo) Ctrl+S การบนั ทึกไฟลห รอื งานที่ทำอยู S = Save ตารางท่ี 1.1 ปุม ลัดขนั้ พ้นื ฐานท่ีนยิ มใชงาน

1.1.2 ปุมลดั รว มกับการใชเ มาสล ากครอบคลมุ ขอ มลู สำหรับปมุ ลัดชุดน้จี ะตองดำเนินการรวมกบั การใชเมาส เพ่อื กำหนดตำแหนงของขอมลู ท่ีสนใจตองการจะ เลือกหรือดำเนินการ สามารถแสดงดังตารางท่ี 1.2 และในรปู ท่ี 1.1 - 1.3 ปุม ลัด ความหมาย วธิ จี ำ ลากขอบ Range ยายขอมูลหรือเซลลที่เลือกไปวางท่ี ลาก = ลากตัวไป/ยาย ตำแหนง ใหม Ctrl+ลากขอบ Range คัดลอกขอ มูลหรือเซลลทเ่ี ลือกไปวาง ทต่ี ำแหนงใหม (ขอ มลู เดมิ ยังอย)ู Shift+ ลากขอบ Range ยายและแทรกขอมูลหรือเซลลไปตรง Shift แปลวา เลอื่ น ระหวา งอีกทหี่ นง่ึ (แทรกจนคนอน่ื เลื่อน) ตารางท่ี 1.2 ปมุ ลัดรวมกับการใชเ มาสล ากครอบคลุมขอมลู รูปท่ี 1.1 การยายขอ มลู ดว ยวิธกี ารลากขอบ Range

รปู ที่ 1.2 การคัดลอกขอมูลดวยวิธกี ารกด Ctrl พรอมลากขอบ Range รูปท่ี 1.3 การยา ยและแทรกขอ มูลดวยวธิ กี ารกด Shift พรอ มลากขอบ Range 1.1.3 การเลอื กขอ มูลโดยใชปมุ ลัดรวมกับการใชเ มาส การใชปุม Ctrl หรือ Shift รวมกับการใชเมาส ทำใหสามารถเลือกเฉพาะตำแหนงของขอมูลที่สนใจหรือ ตองการได สามารถแสดงดังตารางท่ี 1.3 และในรูปท่ี 1.4 - 1.5 ปมุ ลัด ความหมาย วธิ ีจำ Ctrl+คลกิ เลือกขอมลู หลายตวั แบบไมต อเนอื่ ง Ctrl = ควบคุม (คอยๆ เลือกทีละอนั ) Shift+คลกิ เลือกขอมูลเปนชว งแบบตอเน่ือง Shift = Selection (เลอื กทเี ดยี วเยอะๆ) ตารางท่ี 1.3 ปมุ ลดั รวมกับการใชเ มาสเพ่ือเลือกขอมลู

รปู ที่ 1.4 การเลือกขอมลู ดว ยวธิ ีการกด Ctrl รูปท่ี 1.5 การเลือกขอมลู ดว ยวิธกี ารกด Shift 1.1.4 การเลอื กขอมูลดว ยการใชป มุ บนแปนพมิ พ การเลอื กขอ มลู รปู แบบนี้จะใชปุมบนแปน พิมพเปน หลัก สามารถแสดงดงั ตารางที่ 1.4 ปมุ ลัด ความหมาย วิธีจำ ปมุ ลกู ศร เลอ่ื น Active Cell ทลี ะ Cell ลูกศร = ทศิ ทาง (ข้นึ ลงซา ยขวา) Shift+ปุม ลูกศร เลือกขอมูลเพิ่ม/ลด ทีและแถว ทีละ Shift = เลอื ก คอลมั น ลูกศร = ทิศทาง Ctrl+ปุม ลูกศร เล่อื นกระโดดไปสุดทางตามทศิ ลูกศร Ctrl = กระโดด Shift+Ctrl+ปุมลกู ศร เลือกขอมลู และกระโดดไปสดุ ทาง Shift = เลือก (กด Shift กอน Ctrl จะเลอื กในขณะเขยี น Ctrl = กระโดด ลกู ศร = ทิศทาง สตู รแลวไมห ลุด) Ctrl+A เลอื กขอมลู ท้ังหมดแบบตอเน่ืองกัน A = All ตารางท่ี 1.4 ปุมบนแปน พิมพก บั การเลือกขอ มลู

1.1.5 ปุมลดั เพ่อื การคนหาขอ มูล สำหรับปุมลัดชุดนี้ใชสำหรับการคนหาขอมูลที่สนใจ เพื่อนำไปดำเนินการอยางอื่นตอ เชน การแทนที่คำ การเลือกเพ่ือลบออกไป เปนตน สามารถแสดงดงั ตารางท่ี 1.5 ปมุ ลัด ความหมาย วิธีจำ Ctrl+F เครอ่ื งมือ Find/Replace F = Find Ctrl+G เคร่อื งมอื Go to G = Go to F5 (หา --> ไปหา) F5 ตารางท่ี 1.5 ปมุ ลดั เพื่อการคนหาขอ มลู 1.1.6 ปุม ลัดเพอื่ การเขยี นสูตร สำหรบั ปุมลัดชุดนใ้ี ชสำหรบั การเขยี นสูตรการคำนวณลงในเซลลทีต่ องการ สามารถแสดงดงั ตารางที่ 1.6 ปมุ ลัด ความหมาย วธิ ีจำ F4 [ใน Edit Mode] F4 = 4ever วน 4 แบบ ใสเครอ่ื งหมาย $ เพ่ือตรึง Cell Reference วนกัน 4 แบบ $A$1, A$1, $A1, A1 Esc ใชย กเลิกการกด F9 หรือยกเลิกการ Esc = หนี เขียนสูตร Alt+= ใส Autosum อยากรผู ลรวมวาเทากบั เทา ไหร ตารางที่ 1.6 ปุมลัดเพื่อการเขยี นสตู ร

1.2 การใชเ ครอ่ื งมือในโปรแกรม Microsoft Excel 1.2.1 Conditional Formatting เปน เครอ่ื งมือทใ่ี ชก ำหนดเงือ่ นไขเพอ่ื กำหนดรปู แบบในเซลลที่ตองการ กลา วคือ หากขอ มูลในเซลลทกี่ ำลัง พิจารณาอยเู ปน ไปตามเงื่อนไขที่กำหนดแลว ใหดำเนนิ การทำอะไรบางอยางในเซลลที่พจิ ารณาน้ัน เชน การแรเงา หรือกำหนดสีอักษร การแสดงผลขอมลู ในรูปแบบบาร การใสส ัญลกั ษณแทนขอมลู เปน ตน โดยเคร่อื งมอื น้ีสามารถ ใชงานไดเ ม่ือกดไปทีแ่ ถบ Home แลว เลอื กปมุ Conditional Formatting ดังรูปที่ 1.6 รูปที่ 1.6 เครอ่ื งมือ Conditional Formatting 1.2.1.1 กฎการแรเงาในเซลล (Highlight Cells Rules) เปนการกำหนดเงื่อนไขเพื่อแรเงาสีลงในเซลลท ี่ตองการ จากตัวอยางตองการแรเงาสีแดงออนลง ในเซลลท ่มี ีขอมูลคานอ ยกวา 10 สามารถแสดงไดด งั รปู ท่ี 1.7 - 1.8 รปู ท่ี 1.7 ตวั อยา งการใชงาน Highlight Cells Rules 1

รปู ท่ี 1.8 ตวั อยางการใชง าน Highlight Cells Rules 2 1.2.1.2 กฎคาบนสดุ หรือคา ลางสุด (Top or Bottom Rules) เปนการกำหนดเงือ่ นไขโดยเปนการหาคา บนสุดหรือลา งสุดจากเปอรเซน็ ตท่ีกำหนด หรอื สามารถ หาคา...ลำดับแรก หรือ ...ลำดบั สุดทายได จากตัวอยางตองการแรเงาสีแดงออนลงในเซลลทีม่ ีคาขอมูลจากบนสดุ รอยละ 10 จากชดุ ขอมูลทพี่ จิ ารณาอยู สามารถแสดงไดดงั รปู ท่ี 1.9 - 1.10 รปู ท่ี 1.9 ตวั อยางการใชง าน Top or Bottom Rules 1

รปู ท่ี 1.10 ตัวอยา งการใชง าน Top or Bottom Rules 2 1.2.1.3 กฎแบบแสดงแถบขอ มูล (Data Bars Rules) เปนการกำหนดเงื่อนไขโดยตองการเปลี่ยนการแสดงคาตัวเลขที่กำลังพิจารณาอยู ใหมีแถบสี ประกอบกับขอมูลหรือมีเฉพาะแถบสีแทนได จากตัวอยางตองการแสดงแถบบารสีฟาประกอบกับคาขอมูล สามารถแสดงไดดงั รูปท่ี 1.11 รูปที่ 1.11 ตัวอยางการใชงาน Data Bars Rules

1.2.1.4 กฎแบบแสดงสัญลกั ษณ (Icon Set Rules) เปนการกำหนดเงือ่ นไขโดยตองการเปล่ยี นการแสดงคา ตัวเลขท่ีกำลงั พิจารณาอยู ใหม รี ูปรา งหรือ สัญลักษณประกอบกับขอมูล จากตัวอยางตองการแสดงสัญลักษณลูกศรขึ้น เมื่อคาขอมูลเทากับ 1 สัญลักษณขีด เม่อื คา ขอมูลเทากบั 0 และสญั ลักษณลูกศรลง เมื่อคาขอมลู เทากบั -1 สามารถแสดงไดด งั รปู ท่ี 1.12 รปู ที่ 1.12 ตัวอยา งการใชงาน Icon Set Rules 1.2.1.5 กฎแบบกำหนดไดเ อง (New Rules) เปนการกำหนดเงื่อนไขแบบสรางขึ้นใหมดวยตนเอง โดยสามารถกำหนดการดำเนินการที่จะทำ ตอชุดขอมูลที่กำลังพิจารณาอยูไดดวย จากตัวอยางตองการแรเงาสีเหลืองในขอมูลที่มีคาขอมูลอยูตั้งแตระหวาง 15 ถึง 56 สามารถแสดงไดดงั รูปท่ี 1.13 - 1.14

รปู ที่ 1.13 ตัวอยา งการใชง าน New Rules 1 รปู ที่ 1.14 ตัวอยางการใชงาน New Rules 2

1.2.2 Sort and Filter เปนเคร่อื งมอื ทีใ่ ชในการกรองและจดั เรียงขอมูลใหเปน ระเบียบมากยง่ิ ข้ึน กลา วคอื หากมีชดุ ขอมูลที่กำลัง พิจารณาอยู แลว ตอ งการใหม กี ารจดั เรียงชดุ ขอมลู ใหมตามเงื่อนไขทีก่ ำหนด เชน ตอ งการเรยี งลำดับปริมาณน้ำฝน สะสมสูงสุดในแตละวันในรอบ 1 เดือน หรือการเรียงลำดับคะแนนสอบของนักเรียนจากนอยไปมาก เปนตน โดย เคร่ืองมือนส้ี ามารถใชง านไดเ ม่ือกดไปที่แถบ Home แลวเลือกปมุ Sort & Filter ดงั รปู ท่ี 1.15 รปู ที่ 1.15 เคร่อื งมือ Sort and Filter จากตัวอยางตองการเรียงลำดับคะแนนรวมในการเขารหัส MET REPORT โดยเรียงคะแนนจากมากที่สุด ไปนอยที่สุด จากชุดขอมลู ในเดือนกันยายน 10 วัน ดังนั้นคอลัมนหลกั ท่ีตอ งพิจารณาคอื Total หลังจากนั้นจงึ กด เมนู Sort & Filter แลว เลอื กเรียงลำดับจากคามากที่สุดไปหานอยท่ีสดุ และเลอื กทำการเรียงลำดับกับสวนที่เลือก ออกไป กจ็ ะไดชุดขอ มูลทจ่ี ัดเรยี งใหมไ ดผลดังแสดงในรปู ท่ี 1.16 - 1.17 รูปที่ 1.16 ตัวอยา งการใชง าน Sort and Filter 1

รูปที่ 1.16 ตัวอยางการใชง าน Sort and Filter 2 1.2.3 Find and Select เปนเครื่องมือที่ใชในการคนหาขอมูลที่ตองการตามเงื่อนไขที่กำหนดขึ้น หรือทำการแทนที่คาขอมูลจาก การคน หาขอ มลู น้ัน เชน ตอ งการคนหาขอมูลท่มี คี าเทากับ 0 หรือแทนคาขอมูลเลข 1 ดว ยขอความวา “จรงิ ” เปน ตน โดยเครอ่ื งมือนสี้ ามารถใชง านไดเมือ่ กดไปทแ่ี ถบ Home แลว เลอื กปุม Find & Select ดงั รปู ท่ี 1.17 รปู ที่ 1.17 เคร่อื งมือ Find and Select จากตัวอยางตองการหาตัวอักษร T แลวลบออกจากชุดขอมูล ดังนั้นจึงเริ่มจากการเลือกชุดขอมูลแลว เลือกเมนู Find & Select จากนนั้ เลือกแถบแทนท่ี แลวกำหนดขอ ความทีต่ องการคน หาเปน ตวั อักษร “T” ในสวน ของการแทนท่ีใหเ วนวา งไว จากน้นั กดแทนที่ทง้ั หมด กจ็ ะไดชุดขอมูลตามเง่ือนไขท่ีกำหนดดังแสดงในรูปที่ 1.18 - 1.19

รปู ที่ 1.18 ตัวอยา งการใชงาน Find and Select 1 รปู ที่ 1.19 ตัวอยางการใชง าน Find and Select 2

1.2.4 Text to Columns เปน เครอ่ื งมือทใ่ี ชในการแบงขอมลู ในเซลลที่พจิ ารณาอยู ใหก ลายเปน คอลัมนข องแตละขอมลู ออกจากกัน ดวยการกำหนดจากตัวคั่น (Delimiter) หรือกำหนดจากการนับตัวอักษร โดยเครื่องมือนี้สามารถใชงานไดเมื่อกด ไปทแี่ ถบ Data แลวเลือกปุม Text to Columns ดังรปู ที่ 1.20 รูปท่ี 1.20 เครื่องมอื Text to Columns จากตัวอยางตองการแยกขอมูลในเซลลที่ถูกคั่นดวยตัวคั่น “-” ออกเปนคอลัมนทั้งหมด 8 คอลัมนออก จากกัน ซึ่งตองเริ่มจากการเลือกชุดขอมูล แลวดลือกเมนู Text to Columns จากนั้นเลือกมีการใชตัวคั่น แลวให กำหนดตัวคั่นเปน “-” ในชองอื่นๆ จากนั้นใหเลือกรูปแบบขอมูลเปนทั่วไปและเลือกเปาหมายปลายทางเพื่อวาง ขอ มลู สดุ ทา ยกดเสรจ็ สน้ิ กจ็ ะไดชดุ ขอ มลู แยกลงในแตละคอลัมนด ังแสดงในรูปท่ี 1.21 - 1.24 รปู ที่ 1.21 ตัวอยางการใชง าน Text to Columns 1

รปู ที่ 1.22 ตัวอยา งการใชงาน Text to Columns 2 รปู ที่ 1.23 ตัวอยางการใชง าน Text to Columns 3

รปู ที่ 1.24 ตัวอยา งการใชง าน Text to Columns 4 รปู ท่ี 1.25 ตัวอยา งการใชง าน Text to Columns 5 1.2.5 Protect Sheet/Protect Workbook เปนเครื่องมือที่ใชในการจัดการความปลอดภัยในการเขาถึงขอมูล โดยสามารถปองกันการเขาถึงที่ไมพึง ประสงคตอขอมูลที่อยูในเซลลของแผนงานหรือสมุดงาน ซึ่งชวยทำใหขอมูลดังกลาวไมถูกเปลี่ยนแปลงจากผูอ่ืน เมอ่ื นำไฟลไปใชงาน โดยเครอ่ื งมือน้สี ามารถใชงานไดเ มื่อกดไปท่ีแถบ Review แลวเลือกปุม Protect Sheet เมื่อ

ตองการปองกันการเปลี่ยนแปลงในแผนงาน หรือ Protect Workbook เมื่อตองการปองกันการเปลี่ยนแปลงใน สมดุ งาน ดงั รูปท่ี 1.26 รูปท่ี 1.26 เครอื่ งมือ Protect Sheet และ Protect Workbook 1.2.5.1 การปอ งกนั เซลล (Cell Protection) เปนการปองกันการเขาถึงขอมูลที่อยูในเซลล ดังนั้นผูใชงานที่ไมไดรับอนุญาตจะไมสามารถ ดำเนินการใดๆ กับขอมูลที่อยูในเซลลที่ถูกปองกันได ซึ่งประโยชนของการปองกันเซลลที่เห็นไดชัดเจนก็คือ การ ปอ งกนั การเขาไปแกไ ขสตู รการคำนวณทีเ่ ขียนเอาไวใ นเซลล 1.2.5.2 การปอ งกนั สมุดงาน (Workbook Protection) เปนการปองกันการดำเนินการกับแผนงานในสมุดงาน ไมวาจะเปนการเพิ่ม ลบ เคลื่อนยายแผน งาน ดังนั้นผูใชงานทีไ่ มไดรับอนุญาตจะไมสามารถดำเนินการใดๆ กับแผนงานท่ีถูกปองกนั ได ซึ่งทำใหเจา ของงาน เกิดความปลอดภัยในการทำงาน