AT - Controlo Qualidade

DOCUMENTAÇÃO TÉCNICA ATUALIZADA À VERSÃO 2020.25 MÓDULO CONSTATAÇÕES ÁREA DE GESTÃO FEVEREIRO DE 2021



MÓDULO CONSTATAÇÕES ATUALIZADA À VERSÃO 2020.25 ÍNDICE 1. Diagrama Funcional.............................................................................................................. 4 2. Configurações ....................................................................................................................... 5 2.1. Grupo de constatações ............................................................................................................. 5 2.2. Origens de constatação ............................................................................................................ 5 2.3. Estados de constatação ............................................................................................................ 6 2.4. Atributos (Campos Adicionais) ................................................................................................... 8 2.5. Tipos de ações ......................................................................................................................... 9 2.6. Tipos de constatações .............................................................................................................. 9 3. Constatações ...................................................................................................................... 12 3.1. Constatações ......................................................................................................................... 12 3.2. Ações .................................................................................................................................... 18 4. Indicadores......................................................................................................................... 20 5. Portals ................................................................................................................................ 22 Nota: A informação apresentada neste manual aplica-se/está disponível consoante as funcionalidades implementadas no cliente. Pág. 3 de 22

MÓDULO CONSTATAÇÕES ATUALIZADA À VERSÃO 2020.25 1. DIAGRAMA FUNCIONAL Este módulo permite o Controlo dos diferentes tipos de Constatações de uma Entidade, bem como o controlo de todo o seu processo de tratamento, incluindo: • Registo das diferentes Ações para seu tratamento; • Controlo de estados, intervenientes e notificações de cada constatação; • Avaliação da Eficácia das várias Ações e da Constatação O módulo de constatações apresenta uma série de áreas configuráveis pelo utilizador: • Tipos de constatações: para os quais é possível definir as ações a realizar; os workflows que farão a gestão dos passos / estados de cada tipo de constatação, os intervenientes nos mesmos e as respetivas notificações; e a informação a registar em cada tipo • Tipos de ações: para os quais é possível a informação a registar e os templates que vão servir de base às notificações para os intervenientes • Estados: permite definir os estados pretendidos para os diferentes tipos de constatações e os respetivos templates para o envio de notificações Tendo em conta esta elevada configurabilidade do módulo de constatações, o mesmo permite gerir uma multiplicidade de diferentes aspetos dentro da organização: • Reclamações de clientes • Reclamações a fornecedores • Trabalho não conforme • Não conformidades (internas ou externas) • Oportunidades de melhoria (internas e externas) • Sugestões de melhoria • Louvores • etc Apresentamos de seguida o diagrama do módulo: Grupos constatações Campos adicionais (Ex: Reclamações clientes, (Ex: Produto, Mercado, etc) Auditorias internas, etc) Origens Tipos Ações (Ex: Sogrape distribuição, (Ex: Correção, Ação corretiva, Resposta Reclamação, etc) Consumidor final, etc) Tipos constatações (Ex: Reclamação distribuidor, Reclamação cliente final, Auditoria ISO 9001, etc) Registo constatações Estados Ações (Ex: Registada, Análise causas, Ações terminadas, etc) Pág. 4 de 22

MÓDULO CONSTATAÇÕES ATUALIZADA À VERSÃO 2020.25 2. CONFIGURAÇÕES 2.1. Grupo de constatações Este ecrã permite definir e agrupar as constatações a nível macro, para efeitos estatísticos: Por exemplo, para o grupo de constatações “Reclamações” poderão ser posteriormente criados vários tipos de constatações como: Reclamação Cliente, Reclamação Produto, Reclamação Serviço, etc. 2.2. Origens de constatação Este ecrã permite definir as origens das constatações registadas: A origem da constatação pode ser configurada de acordo com a necessidade do cliente: • Por meio físico (telefone, e-mail, etc.) • Por área funcional (auditoria interna, auditoria externa, resultados fora de especificação, etc.). Pág. 5 de 22

MÓDULO CONSTATAÇÕES ATUALIZADA À VERSÃO 2020.25 2.3. Estados de constatação Este ecrã permite definir os diferentes estados que uma constatação pode assumir. É ainda possível registar um template de notificação, que será enviado por e-mail quando a constatação mudar para o respetivo estado. Neste módulo devem ser definidos todos os estados possíveis que uma constatação pode ter, independentemente do tipo de constatação em causa. Posteriormente, no tipo de constatação será possível configurar quem será notificado e quem poderá intervir (alterar os dados da constatação) em cada um dos estados em que a constatação se encontre. Além disso, é necessário indicar a fase referente ao estado da constatação. As fases, quando definidas, vão permitir que só seja possível alterar o estado de uma constatação para um novo estado que se encontre numa fase anterior ou superior ao estado atual. Não será possível avançar fases garantido desta forma um maior controlo do workflow das constatações. Ainda que o utilizador tenha permissão para alterar dois estados consecutivos, deverá gravar as alterações efetuadas no primeiro estado para que depois consiga alterar a constatação para o estado seguinte. Relativamente às fases existentes, a sua ordem é: “Em registo”, “Análise”, “Eficácia” e “Fecho”. Caso esta sequência não seja adequada às necessidades existe a fase “Livre” que permite liberdade de registo de informação em qualquer etapa da constatação. Deixa-se a ressalva de que não é possível criar mais fases, apenas Estados associados a cada fase. Salienta-se ainda que, caso necessário, é possível indicar em que estado da constatação é obrigatório o registo de pelo menos uma ação. Para isso, basta selecionar a opção “Ações obrigatórias”. Com esta opção ativa, o utilizador não conseguirá gravar o registo sem ter definido pelo menos uma ação a realizar. Pág. 6 de 22

MÓDULO CONSTATAÇÕES ATUALIZADA À VERSÃO 2020.25 No que diz respeito aos templates de notificação, existem dois tabuladores para a sua criação/configuração: “Template Notificação” e “Estados personalizados”. ▪ Template Notificação ✓ Neste tabulador deverá ser “desenhada” a notificação a enviar por e-mail. O editor é semelhante ao editor de Word e permite modificações de tipos de letra, cores, inserção de tabelas, etc. ✓ Os campos à esquerda devem ser usados para substituir valores no e-mail na altura do envio, valores esses que serão preenchidos com os dados da constatação atual. Para usar estes campos é necessário selecionar o local onde se quer a sua inserção e realizar duplo clique nos dados de interesse da lista do lado esquerdo. O campo aparecerá com um nome técnico separado por §, por exemplo, “§descr§” que é substituído ao enviar o e-mail pela descrição da constatação. O nome deste campo não pode ser alterado, apenas podendo personalizar a sua cor e tamanho. NOTA: para clientes que tenham adquirido o Portals existe um campo designado URL que corresponde a um link para impressão. Ao usar este campo no template, quando ocorre a notificação da mudança de estado para o utilizador, este recebe um e-mail com um link. Quando se clica neste link, ocorre a ligação ao Portals e é gerada a impressão da constatação em tempo real com os dados que já foram atualizados, permitindo fazer download do pdf. Para ativar esta funcionalidade é necessário ter preenchida a config97 com a URL do Portals e atualizar o ficheiro do report no cliente. Pág. 7 de 22

MÓDULO CONSTATAÇÕES ATUALIZADA À VERSÃO 2020.25 ▪ Estados personalizados ✓ Por norma é enviada a notificação definida no primeiro tabulador. No entanto, pode haver necessidade de se definir uma notificação diferenciada por tipo de constatação. Para isso, é necessário definir, no separador “Estados personalizados” o tipo de constatação e o template configurado para este efeito no módulo “Configurações”, “Templates de notificação constatações”. ✓ No exemplo abaixo verifica-se que foi configurado um template designado “Nova Constatação” que apenas será utilizado no estado de “Abertura de processo” para o tipo de constatação “Reclamação Cliente”. Para este mesmo estado em outros tipos de constatação o template a utilizar será o que estiver configurado no separador “Template Notificação”. 2.4. Atributos (Campos Adicionais) É possível a criação de atributos/campos adicionais que se pretendam registar nas constatações e nas ações associadas às constatações. Para realizar este tipo de configuração, consultar o manual existente referente à Criação de Campos Adicionais. Pág. 8 de 22

MÓDULO CONSTATAÇÕES ATUALIZADA À VERSÃO 2020.25 2.5. Tipos de ações Este módulo permite definir todos os tipos de ações que podem ser configurados por tipo de constatação. Os campos “Aprova ação” e “Avalia eficácia”, quando selecionados, tornam obrigatório o registo dos diferentes campos associados a cada uma destas fases da ação. Se não estiverem selecionados, o preenchimento destes campos é opcional. É ainda possível definir templates de notificações para cada fase da ação. Estes templates são configurados no módulo “Administração”\\”Notificações”\\”Modelos de mensagem (I)”. Além disso, para cada tipo de ação podem ser associados campos adicionais para os quais se pretenda registar informação. Apenas aparecerão para escolha os campos adicionais que foram previamente configurados para o módulo “Ações de Constatação”. 2.6. Tipos de constatações De uma forma geral este módulo permite definir todos os tipos de constatações e seus intervenientes. Para cada tipo de constatação é necessário definir: ▪ Descrição ▪ Grupo de constatações a que pertence ▪ Estado ações concluídas: quando todas as ações são concluídas, a constatação passa para o estado que for configurado neste campo. Pág. 9 de 22

MÓDULO CONSTATAÇÕES ATUALIZADA À VERSÃO 2020.25 No separador “Ações” associam-se: ▪ Os tipos de ações aos tipos de constatação. As ações aqui definidas são posteriormente adicionadas automaticamente ao criar uma nova constatação do tipo em questão. No separador “Notificações” é possível definir, para cada estado da constatação, as respetivas ações e os intervenientes. As opções possíveis para cada colaborador, responsabilidade ou setor são as da imagem seguinte: ▪ Colaboradores/Responsabilidades: identificar o colaborador e/ou responsabilidade a notificar e se intervém no processo: o “Notifica e permite intervir no processo”: o colaborador ou colaboradores associados à responsabilidade são notificados e podem aceder à constatação e alterar os dados, enquanto a mesma se encontrar no estado definido; o “Notifica mas não intervém no processo”: o colaborador ou colaboradores associados à responsabilidade são notificados mas não podem alterar os dados da constatação, enquanto a mesma se encontrar no estado definido; o “Não Notifica mas permite intervir no processo”: o colaborador ou colaboradores associados à responsabilidade não são notificados mas podem aceder à constatação e alterar os dados, enquanto a mesma se encontrar no estado definido; o “Não Notifica nem intervém no processo”: o colaborador ou colaboradores associados à responsabilidade não são notificados nem podem alterar os dados da constatação, enquanto a mesma se encontrar no estado definido; Pág. 10 de 22

MÓDULO CONSTATAÇÕES ATUALIZADA À VERSÃO 2020.25 ▪ Quando se configuram as permissões por responsabilidade é possível definir que apenas colaboradores pertencentes à responsabilidade e setores responsáveis da constatação podem intervir na mesma, de acordo com o definido no campo “intervém no processo”. ▪ Setores: o Setores responsáveis da constatação intervêm no processo: significa que apenas colaboradores pertencentes aos setores selecionados na constatação podem intervir de acordo com as opções acima detalhadas. o Outro Setor (apenas notifica): permite associar um setor, cujos colaboradores serão notificados, independentemente do setor da constatação. No separador “Campos Adicionais” é possível associar ao tipo de constatação todos os campos adicionais que são necessários registar nas constatações deste tipo. Apenas aparecerão para escolha os campos adicionais que foram previamente configurados para o módulo “Constatações”. Pág. 11 de 22

MÓDULO CONSTATAÇÕES ATUALIZADA À VERSÃO 2020.25 3. CONSTATAÇÕES 3.1. Constatações Este módulo permite registar todas as constatações dos diferentes tipos de constatação existentes. No início do registo da constatação, são inseridos os seguintes dados: ▪ Descrição: título da constatação ▪ Ref.ª Externa: registo do código externo, por exemplo dado pelo auditor à constatação ▪ Tipo de constatação: informação determinante que vai controlar permissões, notificações e campos adicionais ▪ Estado: Estado atual do processo ▪ Data de registo: É a data do registo da constatação, este campo só é editável se o colaborador for Supervisor no módulo de Constatações ▪ Data da constatação: É a data efetiva da constatação ▪ Data de fecho: É atribuída automaticamente quando o estado da constatação assume um estado cuja fase seja de “Fecho”. No separador “Abertura” é possível definir: ▪ Colaborador responsável pelo registo ▪ Origem da constatação Pág. 12 de 22

MÓDULO CONSTATAÇÕES ATUALIZADA À VERSÃO 2020.25 ▪ Notas Origem: informação detalhada relativa à constatação ▪ Setores envolvidos na constatação e qual é o responsável pela mesma (conforme explicado no tópico 2.6 no separador “Notificações”) Após terminar a fase de registo, processo definido no tipo de constatação encarrega-se de notificar quem irá intervir na fase seguinte, controlando igualmente quem poderá continuar a inserir dados sobre o registo na fase seguinte de Análise/Definição de Ações. No separador “Análise” são registadas as seguintes informações: ▪ Colaborador responsável pela análise das causas ▪ Data da análise ▪ Análise de causas, causa provável e critério de sucesso ▪ Notas para maior detalhe sobre a constatação que podem por exemplo vir de auditoria, para constatações que resultem de uma auditoria interna ou externa: No separador “Ações” são definidos os seguintes aspetos: Pág. 13 de 22

MÓDULO CONSTATAÇÕES ATUALIZADA À VERSÃO 2020.25 ▪ Ações a realizar: neste campo aparecem por omissão as ações definidas para o respetivo tipo de constatação (conforme explicado no tópico 2.6). De qualquer forma, é possível adicionar/remover ações de acordo com a necessidade. Para cada ação é ainda possível registar três fases distintas e os respetivos responsáveis pelas mesmas: ▪ Ação propriamente dita ▪ Aprovação da ação ▪ Avaliação da eficácia da ação As ações serão posteriormente direcionadas para os respetivos responsáveis poderem executá-las (ver tópico 3.2). NOTA: Não é permitido passar a Constatação para Estados associados às Fases Eficácia ou Fecho sem que todas as ações da mesma estejam concluídas (Executadas/Anuladas). Pág. 14 de 22

MÓDULO CONSTATAÇÕES ATUALIZADA À VERSÃO 2020.25 A última fase de registo da constatação consiste na avaliação da eficácia da constatação. Neste separador “Eficácia” são inseridas as seguintes informações: ▪ Colaborador responsável pela avaliação e data prevista/real para a avaliação ▪ Indicação se a constatação foi eficaz ou não ▪ Notas relativas à avaliação da eficácia Por fim, ao realizar o fecho da constatação, avança-se para o estado cuja fase é de ‘Fecho’. Ao gravar, a data de fecho da constatação é inserida automaticamente. ▪ No separador “Campos adicionais” serão carregados para preenchimento os campos adicionais que estão definidos por tipo de constatação ao iniciar o registo da mesma. Poderão ainda ser carregados manualmente outros, utilizando o botão do lado direito do rato. Pág. 15 de 22

MÓDULO CONSTATAÇÕES ATUALIZADA À VERSÃO 2020.25 É importante salientar que, ao mudar o tipo de uma constatação é perguntado ao utilizador se pretende apagar as ações e os campos adicionais do tipo previamente selecionado. Em caso afirmativo, os campos adicionais do novo tipo são automaticamente carregados, assim como as ações. Podem ser associados/anexados documentos relacionados com a constatação no separador “Documentos” e estabelecer uma relação com outra constatação relacionada no separador “Link módulo”. Pág. 16 de 22

MÓDULO CONSTATAÇÕES ATUALIZADA À VERSÃO 2020.25 No separador “Notificações” fica registado o histórico de notificações enviadas por estado ao longo de todo o processo da constatação. É possível gerar um PDF com as informações referentes à Constatação, existindo um template base que poderá ser alterado consoante a necessidade da organização. Podem visualizar no botão “Ver Antes”: Pág. 17 de 22

MÓDULO CONSTATAÇÕES ATUALIZADA À VERSÃO 2020.25 3.2. Ações Este módulo permite registar os dados das ações criadas no módulo de constatações e indicar que as mesmas foram executadas. Cada colaborador apenas visualiza as ações que lhe forem atribuídas. NOTA: É possível alterar ações no módulo de constatação, mas apenas pelo responsável (colaborador, responsabilidade ou setor responsável pela constatação que forem definidos para cada estado nos tipos de constatação e que têm a permissão de intervir no processo). Após seleção da ação a executar, é aberta a janela com a informação referente à mesma. O estado da ação é preenchido automaticamente. A ação pode ter três etapas (ação, aprovação da ação e avaliação da eficácia da ação), quando definido desse modo (ver tópico 3.1), à medida que as datas de execução das mesmas forem preenchidas: ▪ Ação: registo da realização da ação – É possível verificar quem é o responsável pela execução da ação, a data prevista e data de execução. Nesta fase o responsável pela ação deve preencher a data de execução e gravar. Ao gravar, a ação vai passar para a próxima etapa: “Aprovação” e o executor da mesma, definido pelo responsável da constatação, será notificado. Se houver necessidade de alterar este colaborador, somente o responsável pela constatação, no módulo “Constatações”, o poderá fazer. ▪ Aprovação: registo da aprovação da ação – É apresentado o responsável dessa etapa, a data de aprovação da ação e notas da aprovação. Pág. 18 de 22

MÓDULO CONSTATAÇÕES ATUALIZADA À VERSÃO 2020.25 ▪ Avaliação da eficácia: registo da avaliação da eficácia. Esta disponível o responsável da avaliação, a data prevista de avaliação, a data de avaliação de eficácia e notas respetivas. Nota: Só é possível realizar uma etapa da ação de cada vez mesmo que seja pelo mesmo utilizador. É ainda possível registar notas de acompanhamento da ação no separador “Acompanhamento”, anexar documentos à ação no separador “Documentos” bem como efetuar o preenchimento dos campos adicionais da ação (definidos por omissão no tipo de ação respetivo), no separador “Campos Adicionais”. Pág. 19 de 22

MÓDULO CONSTATAÇÕES ATUALIZADA À VERSÃO 2020.25 4. INDICADORES A Ambidata disponibilizada alguns indicadores relativos ao módulo de Constatações. • Constatações É possivel retirar uma listagem das Constatações existentes num certo intervalo de datas. Pág. 20 de 22

MÓDULO CONSTATAÇÕES ATUALIZADA À VERSÃO 2020.25 • PAC - IPAC É possivel retirar uma listagem de todas as ações implementadas nas Constatações. Pág. 21 de 22

MÓDULO CONSTATAÇÕES ATUALIZADA À VERSÃO 2020.25 5. PORTALS No Portals é apenas disponibilizado um módulo simples de Registo inicial de Constatações e Consulta de estado das constatações já criadas. Neste menu, é possível visualizar o estado das constatações inseridas no sistema, quer na versão Windows do sistema, quer na versão web. Podem criar-se Constatações, ao carregar em ou alterar os registos existentes ao carregar em . No ecrã de registo é possível associar a seguinte informação: ▪ Tipo de Constatação ▪ Origem da Constatação ▪ Setores associados ▪ Data do Registo ▪ Descrição da Constatação ▪ Algumas notas sobre a origem ▪ Anexar ficheiros à Constatação Pág. 22 de 22

MÓDULO EQUIPAMENTOS ATUALIZADA À VERSÃO 2020.25 6. OCORRÊNCIAS Neste módulo é possível registar todas as ocorrências sucedidas aos equipamentos. Relembra-se que, após o registo, este fica disponível para consulta na ficha do respetivo equipamento. Para ser criação uma ocorrência é necessário, em primeiro lugar, identificar o local (‘Sector’) onde a ocorrência teve lugar, e o equipamento sujeito à mesma. Depois descreve-se o sucedido e as medidas tomadas. Por fim, é possível alterar a data da ocorrência, para a data em que a mesma aconteceu, caso não tenha sido registada no imediato. Pag. 23 of 26

MÓDULO EQUIPAMENTOS ATUALIZADA À VERSÃO 2020.25 7. INDICADORES A Ambidata disponibilizada alguns indicadores relativos ao módulo de Equipamentos: ▪ Equipamentos sem plano de manutenção ▪ Lista de equipamentos, ações e características Pag. 24 of 26

MÓDULO EQUIPAMENTOS ATUALIZADA À VERSÃO 2020.25 8. PORTALS No Portals é disponibilizado o módulo de execução de planos de equipamentos, explicado de seguida. 8.1. Execução de planos de equipamentos Abrindo este menu, é possível visualizar as tarefas planeadas para todos os equipamentos. Do lado direito do ecrã é possível filtrar as informações retornadas: por texto (‘Filtro’), ‘Estado’ (‘Programadas’, ‘Atrasadas’, ‘Efetuadas’ ou ‘Todas’), ‘Tipo’ (‘Atividades’, ‘Equipamentos’ ou ‘Todos’) e intervalo de datas (‘Da’ e ‘À’). Depois de escolher os filtros necessários, é necessário selecionar ‘Pesquisar’, para que a lista apresentada seja atualizada. Cada linha indica o estado do plano pelo ícone no início. Para visualizar a legenda desses estados pode clicar no botão , presente acima da tabela. Irá abrir uma janela com os estados. É ainda possível, na tabela, filtrar por coluna. Pag. 25 of 26

MÓDULO EQUIPAMENTOS ATUALIZADA À VERSÃO 2020.25 Para visualizar um registo detalhadamente, basta fazer um duplo clique com o rato em cima do registo desejado. Ficarão visíveis todas as informações do registo em causa, sendo possível registar a execução da manutenção com a seleção do botão , seguido do botão . Nesse momento será possível preencher as informações da área ‘Execução’, e a data de realização da manutenção, assim como alertas e observações. Para gravar, é necessário selecionar o botão , seguido do botão . Tal como na versão Windows, ao gravar um novo alerta, este irá substituir o existente na ficha de equipamentos respetiva. Por sua vez, se pretender retroceder sem gravar, deverá clicar no botão , seguido do botão . Estando neste menu, para retroceder para a lista de manutenções, basta clicar no botão , seguido do botão . Pag. 26 of 26

MÓDULO PESSOAL ATUALIZADA À VERSÃO 2021.03 Para criar um Setor é necessário: ▪ Atribuir um ‘Código’ (que não necessita de ser numérico). ▪ Colocar uma ‘Descrição’. ▪ Informar se o setor está ‘Ativo’, se é ‘Certificado’ e/ ou ‘Acreditado’. ▪ Informar se algum setor está relacionado com o que está a ser criado ('Setor Relacionado’), se aplicável. ▪ Na área ‘Colaboradores’, é possível associar os colaboradores afetos ao setor. Adicionalmente, também é possível definir qual o Responsável e qual é que é Responsável Substituto no setor. ▪ Na área ‘Sub-setores’, é ainda possível descrever quais os sub-setores do setor. Pag. 27 of 30

MÓDULO PESSOAL ATUALIZADA À VERSÃO 2021.03 5.3. Perfil Posto Trabalho Ao abrir o menu, é possível visualizar os perfis de trabalho configurados no sistema. Fazendo duplo clique num dos registos existentes, é possível visualizar ou alterar os dados do perfil de trabalho. Para criar um novo perfil de trabalho as informações a preencher são as detalhadas em 2.5. Perfis de Trabalho. Pag. 28 of 30

MÓDULO PESSOAL ATUALIZADA À VERSÃO 2021.03 5.4. Responsabilidades Ao abrir o menu, é possível visualizar as responsabilidades configuradas no sistema. Fazendo duplo clique num dos registos existentes, é possível visualizar ou alterar os dados da responsabilidade. Para criar uma nova responsabilidade as informações a preencher são as detalhadas em 2.6. Responsabilidades. Pag. 29 of 30