DigitalLabs - AG - Módulo Colaboradores

Documentação técnicaMódulo Colaboradores Área de Gestão 1 de 17

Índice1 Pessoal ...............................................................................................................................3 Colaboradores ...................................................................................................................4 Setores ............................................................................................................................... 7 Perfis de Posto de Trabalho ............................................................................................. 8 Responsabilidades .......................................................................................................... 10 Organigrama .................................................................................................................... 11 Quadro de Conhecimentos ............................................................................................. 122 Criação de utilizadores.................................................................................................13 Utilizadores ...................................................................................................................... 13 Grupos de utilizadores.................................................................................................... 15 Visões............................................................................................................................... 163 Exemplos de perguntas em Auditorias Vs InnovWay QMS ...............................17 2 de 17

1 PESSOALA área funcional de “Pessoal” inicia-se com a criação de todos os colaboradores e respetivosatributos. Após a criação dos colaboradores, poderão ser criados os setores, asresponsabilidades e os perfis de posto de trabalho.Após a configuração de toda esta informação, é possível ter um panorama geral daorganização através dos módulos:  Organigrama da empresa (com visão das responsabilidades e dos setores)  Quadro de conhecimentos/matriz de competências 3 de 17

Parametrizações GeraisParametrizações a ter em conta no início do processo:Colaboradores Esta funcionalidade permite-nos criar os colaboradores que pertencem à organização. Os colaboradores podem ainda ser definidos como externos e ser classificados como ativos ou inativos.Se classificar um colaborador como inativo ele deixará de ser considerado para qualqueratividade, incluindo para o quadro de conhecimentos/matriz de competências da organização. 4 de 17

Como se configura?Notas explicativas:  Dados Pessoais: preenchimento de dados gerais do colaborador, contatos, dados complementares, documentos de identificação, família e medicina do trabalho.  Ocorrências: local de registo de informações relacionadas ao colaborador, como por exemplo, ausências devido a licenças, doença, etc.  Responsabilidades, Setores e Perfil de posto: não são de preenchimento manual. A informação que surge nestes separadores está dependente da informação que é colocada no formulário respetivo (ver os itens seguintes do manual).  Equipamentos: não é de preenchimento manual (consultar manual sobre o módulo de Equipamentos). Indica os equipamentos sobre os quais cada colaborador tem responsabilidade ou conhecimento (por exemplo, para visualizar os planeamentos relacionados com esse equipamento) e assinala sobre quais tem a responsabilidade de executar atividades. Notificações: permite escolher de que forma o Colaborador vai ser notificado. Caso as notificações sejam configuradas via email será necessário, na ficha do colaborador, introduzir o email para que possa receber notificações por esta via. A periodicidade de alertas de notificações refere-se apenas às notificações recebidas por email, podendo todas as notificações para o colaborador em questão serem enviadas diaria, semanal ou mensalmente. 5 de 17

 Anexos: clicando com o botão do lado direito, permite anexar novos documentos ou associar documentos que estejam nas pastas da Gestão Documental. Além disso, se a uma pasta da Gestão Documental for associado um colaborador (consultar manual de Gestão Documental), os documentos dessa pasta passam a aparecer neste separador. Neste caso, deixa de ser possível anexar documentos a partir deste ecrã. Se houverem documentos anexados, estes serão substituídos pelos existentes na pasta a que se associou o colaborador. Outros: permite introduzir observações adicionais. Assinatura: local de colocação de assinatura e rúbrica. 6 de 17

SetoresCom esta funcionalidade é possível configurar os vários setores e subsetores da organização,atribuindo a cada setor os respetivos colaboradores.Como se configura?Notas explicativas:  Para criar um setor é necessário atribuir um código (“Setor”), uma descrição, a categoria ativo/certificado/acreditado, identificar subsectores (caso existam) e afetar os colaboradores (duplo clique para selecionar).  Para atribuir a responsabilidade de setor e respetivo substituto é necessário selecionar o colaborador atribuído ao setor (ecrã esquerdo) e com o botão do lado direito atribuir a responsabilidade e substituição.  Avançado: possibilidade de indicar um setor relacionado. 7 de 17

Perfis de Posto de TrabalhoEsta funcionalidade permite definir os vários postos de trabalho da organização e as tarefasnecessárias para desempenhar esses postos.São também atribuídos os colaboradores a determinados perfis de posto de trabalho, podendoser discriminadas as tarefas que cada colaborador desempenha permitindo, assim, construiro quadro de conhecimentos/matriz de competências.O perfil de posto de trabalho deverá refletir as diferentes funções, assim como, ascompetências e qualificações que os colaboradores devem ter para desempenhar essasfunções.Como se configura?Notas explicativas:  Perfil: para criar o perfil de posto de trabalho é preciso atribuir um código (“Perfil”), uma descrição e, caso necessário, uma abreviatura. É necessário ainda descrever as diversas tarefas que o perfil deverá estar apto a realizar (colocar uma breve descrição e detalhar a tarefa na área de texto).  Características: deverão ser indicadas quais as características gerais do perfil de posto de trabalho (características e formação necessária).  Colaboradores: selecionar os colaboradores afetos ao perfil em questão (duplo clique para selecionar). 8 de 17

É possível definir se determinado colaborador tem conhecimento total ou parcial do posto de trabalho. Esta definição tem implicações diretas no quadro de conhecimentos e deve ser feita da seguinte forma:  Conhecimento Total (selecionar o colaborador e fazer duplo clique)  Conhecimento Parcial (selecionar a tarefa associada ao colaborador e fazer duplo clique) Ter em atenção que se deve, primeiramente, descrever todas as tarefas e só depois associar o colaborador. Caso contrário, poderá ficar em falta a associação a tarefas criadas posteriormente à atribuição do colaborador.Observação: Este módulo precisa ter configurado, obrigatoriamente, o controlo de versões para que seja possívelverificar as alterações na matriz de competências. 9 de 17

ResponsabilidadesNas responsabilidades são definidas as várias funções/âmbito de autoridade existentes naorganização. São também atribuídos os colaboradores a cada responsabilidade existente.Este módulo permite definir o nível de permissões dentro da aplicação, indicando que sódeterminado grupo de utilizadores tem determinadas responsabilidades e/ou podem aprovartal processo no workflow definido.Como se configura?Notas explicativas:  Para criar uma responsabilidade é necessário atribuir um código (“Responsabilidade”) e uma descrição.  Função/âmbito de autoridade: descrição das diversas funções/âmbitos de atividade referentes à responsabilidade em questão (e que podem ou não reportar ao perfil de posto de trabalho).  Características: preenchimento das características gerais da responsabilidade.  Colaboradores: indicação dos colaboradores afetos à responsabilidade (duplo clique para selecionar). 10 de 17

OrganigramaNo organigrama da empresa é possível ter uma visão geral de como estão definidos oscolaboradores por responsabilidades e setores.Esta área é só de visualização e não permite introdução de dados.Onde se visualiza? 11 de 17

Quadro de ConhecimentosO quadro de conhecimentos/matriz de competências vai interligar a informação entre oscolaboradores, os perfis de posto de trabalho e o conhecimento (global ou parcial) quedeterminado colaborador tem desse perfil.Ao efetuar um clique em cima do perfil de posto de trabalho é possível observar as váriastarefas nas quais tem competência.Onde se visualiza?Notas Explicativas:  Esta área é só de visualização e não permite introdução de dados. É possível visualizar a Matriz de Gestão e também a Matriz Técnica (interligação com o Labway), sendo informada a data da visão da matriz, assim como, a data da criação da versão (data da última alteração a um perfil). Ao clicar na linha de um perfil ainda é possível verificar a data da última alteração do mesmo.  Help: clicando nesta opção é possível verificar a legenda.  Avançado: permite aplicar filtros e consultar as versões da matriz de competências, isto é, a sua evolução ao longo do tempo. 12 de 17

2 CRIAÇÃO DE UTILIZADORESUtilizadoresNesta área são criados e configurados os utilizadores que terão acesso à aplicação.Como se configura?Notas explicativas:  Identificação: o código de utilizador é automático, basta preencher o nome do utilizador. Tem ainda a possibilidade de definir se o utilizador está ou não ativo, se tem permissões de supervisor nos módulos não referenciados no módulo “Visões” e se o utilizador aparece no Task Manager.  Dados gerais: definição de login e password do utilizador para entrar na aplicação. Em relação ao item “Password atualizada”, quando o utilizador entra na aplicação, caso não tenha pisco, pede para atualizar a sua password, caso contrário, assume a password definida. Pode ser ainda escolhido o módulo de entrada, isto é, o módulo que aparece ao utilizador quando abre a aplicação.  Preferências de utilizador: identificação do colaborador ou entidade relacionada com o utilizador. Nesta janela é ainda possível definir se para o utilizador aparecerá a “Barra de navegação” e se terá um navegador pré- definido ao entrar na aplicação. 13 de 17

 Outras opções: nesta janela é possível definir visualmente a aplicação, uma referência externa associada ao utilizador, o tempo de logout automático, o estilo (modo de visualização), o tipo de autenticação (validação através da aplicação, base de dados ou sistema operativo), acesso web (se tem ou não acesso ao Portals) e se as janelas aparecem ou não em separadores. Certificado Digital: permite configurar um certificado digital para cada utilizador. 14 de 17

Grupos de utilizadoresA criação de grupos de utilizadores vai permitir definir para cada grupo, os menus a que esteterá acesso e as permissões sobre os mesmos.Como se configura?Notas explicativas:  Para introduzir um novo grupo, em primeiro lugar, é necessário nomear o grupo e colocar uma breve descrição.  Menus: definição dos menus que este grupo terá acesso e as permissões para cada um deles. (com o botão do lado direito do rato é possível colapsar ou expandir todos os itens dos menus)  Utilizadores: local onde é possível associar utilizadores ao grupo em questão. 15 de 17

VisõesComo se configura? Neste módulo não é possível introduzir novos registos, apenas realizar a sua alteração. Estes registos surgem no momento da criação de cada colaborador. Visões: local onde se definem as visões do colaborador para diferentes módulos. No módulo de Gestão Documental existe a possibilidade de: apenas consultar os documentos, escolhendo a opção “Não definido”; na escolha de “Intermédio”, o colaborador usar apenas as permissões próprias, isto é, as permissões que lhe forem atribuídas nas propriedades de documentos ou pastas (consultar manual sobre Gestão Documental); ou, ter permissões de “Supervisor”, tendo acesso a todas as áreas e atividades. Nos restantes módulos, a visão poderá ser a de “Supervisor” ou, caso esta visão não esteja selecionada, o colaborador poderá apenas usar as permissões próprias atribuídas ao mesmo nos respetivos módulos. 16 de 17

3 EXEMPLOS DE PERGUNTAS EM AUDITORIAS VS INNOVWAY QMS“Onde está definida a matriz funcional do laboratório? Quem faz o quê?”Através do Innovway QMS é possível definir detalhadamente a ficha de colaborador, associaros setores onde trabalha, definir as responsabilidades de cada um e identificar osequipamentos pelos quais é responsável e nos quais realiza atividades de manutenção.“Imaginemos que existe uma alteração de um procedimento ou atualização de algumdocumento importante. Como garantem que o colaborador tem acesso a essainformação? E se ele estiver de férias, como garantem que ele vai ser informado quandochegar?”No InnovWay QMS existe a possibilidade de emitir alertas sobre dados relevantes para cadacolaborador (e/ou função). É possível enviar uma notificação para o colaborador, que é lida eaprovada pelo mesmo, comprovando que o colaborador teve conhecimento dessa alteraçãoou atualização. Mesmo que o colaborador esteja de férias, logo que realizar o login naaplicação, vai ter uma notificação pendente de aprovação. 17 de 17