AT - Gestão de Custódia da Prova

DOCUMENTAÇÃO TÉCNICA ATUALIZADA À VERSÃO 2020.25 MÓDULO CONSTATAÇÕES ÁREA DE GESTÃO FEVEREIRO DE 2021



MÓDULO CONSTATAÇÕES ATUALIZADA À VERSÃO 2020.25 ÍNDICE 1. Diagrama Funcional.............................................................................................................. 4 2. Configurações ....................................................................................................................... 5 2.1. Grupo de constatações ............................................................................................................. 5 2.2. Origens de constatação ............................................................................................................ 5 2.3. Estados de constatação ............................................................................................................ 6 2.4. Atributos (Campos Adicionais) ................................................................................................... 8 2.5. Tipos de ações ......................................................................................................................... 9 2.6. Tipos de constatações .............................................................................................................. 9 3. Constatações ...................................................................................................................... 12 3.1. Constatações ......................................................................................................................... 12 3.2. Ações .................................................................................................................................... 18 4. Indicadores......................................................................................................................... 20 5. Portals ................................................................................................................................ 22 Nota: A informação apresentada neste manual aplica-se/está disponível consoante as funcionalidades implementadas no cliente. Pág. 3 de 22

MÓDULO CONSTATAÇÕES ATUALIZADA À VERSÃO 2020.25 1. DIAGRAMA FUNCIONAL Este módulo permite o Controlo dos diferentes tipos de Constatações de uma Entidade, bem como o controlo de todo o seu processo de tratamento, incluindo: • Registo das diferentes Ações para seu tratamento; • Controlo de estados, intervenientes e notificações de cada constatação; • Avaliação da Eficácia das várias Ações e da Constatação O módulo de constatações apresenta uma série de áreas configuráveis pelo utilizador: • Tipos de constatações: para os quais é possível definir as ações a realizar; os workflows que farão a gestão dos passos / estados de cada tipo de constatação, os intervenientes nos mesmos e as respetivas notificações; e a informação a registar em cada tipo • Tipos de ações: para os quais é possível a informação a registar e os templates que vão servir de base às notificações para os intervenientes • Estados: permite definir os estados pretendidos para os diferentes tipos de constatações e os respetivos templates para o envio de notificações Tendo em conta esta elevada configurabilidade do módulo de constatações, o mesmo permite gerir uma multiplicidade de diferentes aspetos dentro da organização: • Reclamações de clientes • Reclamações a fornecedores • Trabalho não conforme • Não conformidades (internas ou externas) • Oportunidades de melhoria (internas e externas) • Sugestões de melhoria • Louvores • etc Apresentamos de seguida o diagrama do módulo: Grupos constatações Campos adicionais (Ex: Reclamações clientes, (Ex: Produto, Mercado, etc) Auditorias internas, etc) Origens Tipos Ações (Ex: Sogrape distribuição, (Ex: Correção, Ação corretiva, Resposta Reclamação, etc) Consumidor final, etc) Tipos constatações (Ex: Reclamação distribuidor, Reclamação cliente final, Auditoria ISO 9001, etc) Registo constatações Estados Ações (Ex: Registada, Análise causas, Ações terminadas, etc) Pág. 4 de 22

MÓDULO CONSTATAÇÕES ATUALIZADA À VERSÃO 2020.25 2. CONFIGURAÇÕES 2.1. Grupo de constatações Este ecrã permite definir e agrupar as constatações a nível macro, para efeitos estatísticos: Por exemplo, para o grupo de constatações “Reclamações” poderão ser posteriormente criados vários tipos de constatações como: Reclamação Cliente, Reclamação Produto, Reclamação Serviço, etc. 2.2. Origens de constatação Este ecrã permite definir as origens das constatações registadas: A origem da constatação pode ser configurada de acordo com a necessidade do cliente: • Por meio físico (telefone, e-mail, etc.) • Por área funcional (auditoria interna, auditoria externa, resultados fora de especificação, etc.). Pág. 5 de 22

MÓDULO CONSTATAÇÕES ATUALIZADA À VERSÃO 2020.25 2.3. Estados de constatação Este ecrã permite definir os diferentes estados que uma constatação pode assumir. É ainda possível registar um template de notificação, que será enviado por e-mail quando a constatação mudar para o respetivo estado. Neste módulo devem ser definidos todos os estados possíveis que uma constatação pode ter, independentemente do tipo de constatação em causa. Posteriormente, no tipo de constatação será possível configurar quem será notificado e quem poderá intervir (alterar os dados da constatação) em cada um dos estados em que a constatação se encontre. Além disso, é necessário indicar a fase referente ao estado da constatação. As fases, quando definidas, vão permitir que só seja possível alterar o estado de uma constatação para um novo estado que se encontre numa fase anterior ou superior ao estado atual. Não será possível avançar fases garantido desta forma um maior controlo do workflow das constatações. Ainda que o utilizador tenha permissão para alterar dois estados consecutivos, deverá gravar as alterações efetuadas no primeiro estado para que depois consiga alterar a constatação para o estado seguinte. Relativamente às fases existentes, a sua ordem é: “Em registo”, “Análise”, “Eficácia” e “Fecho”. Caso esta sequência não seja adequada às necessidades existe a fase “Livre” que permite liberdade de registo de informação em qualquer etapa da constatação. Deixa-se a ressalva de que não é possível criar mais fases, apenas Estados associados a cada fase. Salienta-se ainda que, caso necessário, é possível indicar em que estado da constatação é obrigatório o registo de pelo menos uma ação. Para isso, basta selecionar a opção “Ações obrigatórias”. Com esta opção ativa, o utilizador não conseguirá gravar o registo sem ter definido pelo menos uma ação a realizar. Pág. 6 de 22

MÓDULO CONSTATAÇÕES ATUALIZADA À VERSÃO 2020.25 No que diz respeito aos templates de notificação, existem dois tabuladores para a sua criação/configuração: “Template Notificação” e “Estados personalizados”. ▪ Template Notificação ✓ Neste tabulador deverá ser “desenhada” a notificação a enviar por e-mail. O editor é semelhante ao editor de Word e permite modificações de tipos de letra, cores, inserção de tabelas, etc. ✓ Os campos à esquerda devem ser usados para substituir valores no e-mail na altura do envio, valores esses que serão preenchidos com os dados da constatação atual. Para usar estes campos é necessário selecionar o local onde se quer a sua inserção e realizar duplo clique nos dados de interesse da lista do lado esquerdo. O campo aparecerá com um nome técnico separado por §, por exemplo, “§descr§” que é substituído ao enviar o e-mail pela descrição da constatação. O nome deste campo não pode ser alterado, apenas podendo personalizar a sua cor e tamanho. NOTA: para clientes que tenham adquirido o Portals existe um campo designado URL que corresponde a um link para impressão. Ao usar este campo no template, quando ocorre a notificação da mudança de estado para o utilizador, este recebe um e-mail com um link. Quando se clica neste link, ocorre a ligação ao Portals e é gerada a impressão da constatação em tempo real com os dados que já foram atualizados, permitindo fazer download do pdf. Para ativar esta funcionalidade é necessário ter preenchida a config97 com a URL do Portals e atualizar o ficheiro do report no cliente. Pág. 7 de 22

MÓDULO CONSTATAÇÕES ATUALIZADA À VERSÃO 2020.25 ▪ Estados personalizados ✓ Por norma é enviada a notificação definida no primeiro tabulador. No entanto, pode haver necessidade de se definir uma notificação diferenciada por tipo de constatação. Para isso, é necessário definir, no separador “Estados personalizados” o tipo de constatação e o template configurado para este efeito no módulo “Configurações”, “Templates de notificação constatações”. ✓ No exemplo abaixo verifica-se que foi configurado um template designado “Nova Constatação” que apenas será utilizado no estado de “Abertura de processo” para o tipo de constatação “Reclamação Cliente”. Para este mesmo estado em outros tipos de constatação o template a utilizar será o que estiver configurado no separador “Template Notificação”. 2.4. Atributos (Campos Adicionais) É possível a criação de atributos/campos adicionais que se pretendam registar nas constatações e nas ações associadas às constatações. Para realizar este tipo de configuração, consultar o manual existente referente à Criação de Campos Adicionais. Pág. 8 de 22

MÓDULO CONSTATAÇÕES ATUALIZADA À VERSÃO 2020.25 2.5. Tipos de ações Este módulo permite definir todos os tipos de ações que podem ser configurados por tipo de constatação. Os campos “Aprova ação” e “Avalia eficácia”, quando selecionados, tornam obrigatório o registo dos diferentes campos associados a cada uma destas fases da ação. Se não estiverem selecionados, o preenchimento destes campos é opcional. É ainda possível definir templates de notificações para cada fase da ação. Estes templates são configurados no módulo “Administração”\\”Notificações”\\”Modelos de mensagem (I)”. Além disso, para cada tipo de ação podem ser associados campos adicionais para os quais se pretenda registar informação. Apenas aparecerão para escolha os campos adicionais que foram previamente configurados para o módulo “Ações de Constatação”. 2.6. Tipos de constatações De uma forma geral este módulo permite definir todos os tipos de constatações e seus intervenientes. Para cada tipo de constatação é necessário definir: ▪ Descrição ▪ Grupo de constatações a que pertence ▪ Estado ações concluídas: quando todas as ações são concluídas, a constatação passa para o estado que for configurado neste campo. Pág. 9 de 22

MÓDULO CONSTATAÇÕES ATUALIZADA À VERSÃO 2020.25 No separador “Ações” associam-se: ▪ Os tipos de ações aos tipos de constatação. As ações aqui definidas são posteriormente adicionadas automaticamente ao criar uma nova constatação do tipo em questão. No separador “Notificações” é possível definir, para cada estado da constatação, as respetivas ações e os intervenientes. As opções possíveis para cada colaborador, responsabilidade ou setor são as da imagem seguinte: ▪ Colaboradores/Responsabilidades: identificar o colaborador e/ou responsabilidade a notificar e se intervém no processo: o “Notifica e permite intervir no processo”: o colaborador ou colaboradores associados à responsabilidade são notificados e podem aceder à constatação e alterar os dados, enquanto a mesma se encontrar no estado definido; o “Notifica mas não intervém no processo”: o colaborador ou colaboradores associados à responsabilidade são notificados mas não podem alterar os dados da constatação, enquanto a mesma se encontrar no estado definido; o “Não Notifica mas permite intervir no processo”: o colaborador ou colaboradores associados à responsabilidade não são notificados mas podem aceder à constatação e alterar os dados, enquanto a mesma se encontrar no estado definido; o “Não Notifica nem intervém no processo”: o colaborador ou colaboradores associados à responsabilidade não são notificados nem podem alterar os dados da constatação, enquanto a mesma se encontrar no estado definido; Pág. 10 de 22

MÓDULO CONSTATAÇÕES ATUALIZADA À VERSÃO 2020.25 ▪ Quando se configuram as permissões por responsabilidade é possível definir que apenas colaboradores pertencentes à responsabilidade e setores responsáveis da constatação podem intervir na mesma, de acordo com o definido no campo “intervém no processo”. ▪ Setores: o Setores responsáveis da constatação intervêm no processo: significa que apenas colaboradores pertencentes aos setores selecionados na constatação podem intervir de acordo com as opções acima detalhadas. o Outro Setor (apenas notifica): permite associar um setor, cujos colaboradores serão notificados, independentemente do setor da constatação. No separador “Campos Adicionais” é possível associar ao tipo de constatação todos os campos adicionais que são necessários registar nas constatações deste tipo. Apenas aparecerão para escolha os campos adicionais que foram previamente configurados para o módulo “Constatações”. Pág. 11 de 22

MÓDULO CONSTATAÇÕES ATUALIZADA À VERSÃO 2020.25 3. CONSTATAÇÕES 3.1. Constatações Este módulo permite registar todas as constatações dos diferentes tipos de constatação existentes. No início do registo da constatação, são inseridos os seguintes dados: ▪ Descrição: título da constatação ▪ Ref.ª Externa: registo do código externo, por exemplo dado pelo auditor à constatação ▪ Tipo de constatação: informação determinante que vai controlar permissões, notificações e campos adicionais ▪ Estado: Estado atual do processo ▪ Data de registo: É a data do registo da constatação, este campo só é editável se o colaborador for Supervisor no módulo de Constatações ▪ Data da constatação: É a data efetiva da constatação ▪ Data de fecho: É atribuída automaticamente quando o estado da constatação assume um estado cuja fase seja de “Fecho”. No separador “Abertura” é possível definir: ▪ Colaborador responsável pelo registo ▪ Origem da constatação Pág. 12 de 22

MÓDULO CONSTATAÇÕES ATUALIZADA À VERSÃO 2020.25 ▪ Notas Origem: informação detalhada relativa à constatação ▪ Setores envolvidos na constatação e qual é o responsável pela mesma (conforme explicado no tópico 2.6 no separador “Notificações”) Após terminar a fase de registo, processo definido no tipo de constatação encarrega-se de notificar quem irá intervir na fase seguinte, controlando igualmente quem poderá continuar a inserir dados sobre o registo na fase seguinte de Análise/Definição de Ações. No separador “Análise” são registadas as seguintes informações: ▪ Colaborador responsável pela análise das causas ▪ Data da análise ▪ Análise de causas, causa provável e critério de sucesso ▪ Notas para maior detalhe sobre a constatação que podem por exemplo vir de auditoria, para constatações que resultem de uma auditoria interna ou externa: No separador “Ações” são definidos os seguintes aspetos: Pág. 13 de 22

MÓDULO CONSTATAÇÕES ATUALIZADA À VERSÃO 2020.25 ▪ Ações a realizar: neste campo aparecem por omissão as ações definidas para o respetivo tipo de constatação (conforme explicado no tópico 2.6). De qualquer forma, é possível adicionar/remover ações de acordo com a necessidade. Para cada ação é ainda possível registar três fases distintas e os respetivos responsáveis pelas mesmas: ▪ Ação propriamente dita ▪ Aprovação da ação ▪ Avaliação da eficácia da ação As ações serão posteriormente direcionadas para os respetivos responsáveis poderem executá-las (ver tópico 3.2). NOTA: Não é permitido passar a Constatação para Estados associados às Fases Eficácia ou Fecho sem que todas as ações da mesma estejam concluídas (Executadas/Anuladas). Pág. 14 de 22

MÓDULO CONSTATAÇÕES ATUALIZADA À VERSÃO 2020.25 A última fase de registo da constatação consiste na avaliação da eficácia da constatação. Neste separador “Eficácia” são inseridas as seguintes informações: ▪ Colaborador responsável pela avaliação e data prevista/real para a avaliação ▪ Indicação se a constatação foi eficaz ou não ▪ Notas relativas à avaliação da eficácia Por fim, ao realizar o fecho da constatação, avança-se para o estado cuja fase é de ‘Fecho’. Ao gravar, a data de fecho da constatação é inserida automaticamente. ▪ No separador “Campos adicionais” serão carregados para preenchimento os campos adicionais que estão definidos por tipo de constatação ao iniciar o registo da mesma. Poderão ainda ser carregados manualmente outros, utilizando o botão do lado direito do rato. Pág. 15 de 22

MÓDULO CONSTATAÇÕES ATUALIZADA À VERSÃO 2020.25 É importante salientar que, ao mudar o tipo de uma constatação é perguntado ao utilizador se pretende apagar as ações e os campos adicionais do tipo previamente selecionado. Em caso afirmativo, os campos adicionais do novo tipo são automaticamente carregados, assim como as ações. Podem ser associados/anexados documentos relacionados com a constatação no separador “Documentos” e estabelecer uma relação com outra constatação relacionada no separador “Link módulo”. Pág. 16 de 22

MÓDULO CONSTATAÇÕES ATUALIZADA À VERSÃO 2020.25 No separador “Notificações” fica registado o histórico de notificações enviadas por estado ao longo de todo o processo da constatação. É possível gerar um PDF com as informações referentes à Constatação, existindo um template base que poderá ser alterado consoante a necessidade da organização. Podem visualizar no botão “Ver Antes”: Pág. 17 de 22

MÓDULO CONSTATAÇÕES ATUALIZADA À VERSÃO 2020.25 3.2. Ações Este módulo permite registar os dados das ações criadas no módulo de constatações e indicar que as mesmas foram executadas. Cada colaborador apenas visualiza as ações que lhe forem atribuídas. NOTA: É possível alterar ações no módulo de constatação, mas apenas pelo responsável (colaborador, responsabilidade ou setor responsável pela constatação que forem definidos para cada estado nos tipos de constatação e que têm a permissão de intervir no processo). Após seleção da ação a executar, é aberta a janela com a informação referente à mesma. O estado da ação é preenchido automaticamente. A ação pode ter três etapas (ação, aprovação da ação e avaliação da eficácia da ação), quando definido desse modo (ver tópico 3.1), à medida que as datas de execução das mesmas forem preenchidas: ▪ Ação: registo da realização da ação – É possível verificar quem é o responsável pela execução da ação, a data prevista e data de execução. Nesta fase o responsável pela ação deve preencher a data de execução e gravar. Ao gravar, a ação vai passar para a próxima etapa: “Aprovação” e o executor da mesma, definido pelo responsável da constatação, será notificado. Se houver necessidade de alterar este colaborador, somente o responsável pela constatação, no módulo “Constatações”, o poderá fazer. ▪ Aprovação: registo da aprovação da ação – É apresentado o responsável dessa etapa, a data de aprovação da ação e notas da aprovação. Pág. 18 de 22

MÓDULO CONSTATAÇÕES ATUALIZADA À VERSÃO 2020.25 ▪ Avaliação da eficácia: registo da avaliação da eficácia. Esta disponível o responsável da avaliação, a data prevista de avaliação, a data de avaliação de eficácia e notas respetivas. Nota: Só é possível realizar uma etapa da ação de cada vez mesmo que seja pelo mesmo utilizador. É ainda possível registar notas de acompanhamento da ação no separador “Acompanhamento”, anexar documentos à ação no separador “Documentos” bem como efetuar o preenchimento dos campos adicionais da ação (definidos por omissão no tipo de ação respetivo), no separador “Campos Adicionais”. Pág. 19 de 22

MÓDULO CONSTATAÇÕES ATUALIZADA À VERSÃO 2020.25 4. INDICADORES A Ambidata disponibilizada alguns indicadores relativos ao módulo de Constatações. • Constatações É possivel retirar uma listagem das Constatações existentes num certo intervalo de datas. Pág. 20 de 22

MÓDULO CONSTATAÇÕES ATUALIZADA À VERSÃO 2020.25 • PAC - IPAC É possivel retirar uma listagem de todas as ações implementadas nas Constatações. Pág. 21 de 22

MÓDULO CONSTATAÇÕES ATUALIZADA À VERSÃO 2020.25 5. PORTALS No Portals é apenas disponibilizado um módulo simples de Registo inicial de Constatações e Consulta de estado das constatações já criadas. Neste menu, é possível visualizar o estado das constatações inseridas no sistema, quer na versão Windows do sistema, quer na versão web. Podem criar-se Constatações, ao carregar em ou alterar os registos existentes ao carregar em . No ecrã de registo é possível associar a seguinte informação: ▪ Tipo de Constatação ▪ Origem da Constatação ▪ Setores associados ▪ Data do Registo ▪ Descrição da Constatação ▪ Algumas notas sobre a origem ▪ Anexar ficheiros à Constatação Pág. 22 de 22

MÓDULO EQUIPAMENTOS ATUALIZADA À VERSÃO 2020.25 6. OCORRÊNCIAS Neste módulo é possível registar todas as ocorrências sucedidas aos equipamentos. Relembra-se que, após o registo, este fica disponível para consulta na ficha do respetivo equipamento. Para ser criação uma ocorrência é necessário, em primeiro lugar, identificar o local (‘Sector’) onde a ocorrência teve lugar, e o equipamento sujeito à mesma. Depois descreve-se o sucedido e as medidas tomadas. Por fim, é possível alterar a data da ocorrência, para a data em que a mesma aconteceu, caso não tenha sido registada no imediato. Pag. 23 of 26

MÓDULO EQUIPAMENTOS ATUALIZADA À VERSÃO 2020.25 7. INDICADORES A Ambidata disponibilizada alguns indicadores relativos ao módulo de Equipamentos: ▪ Equipamentos sem plano de manutenção ▪ Lista de equipamentos, ações e características Pag. 24 of 26

MÓDULO EQUIPAMENTOS ATUALIZADA À VERSÃO 2020.25 8. PORTALS No Portals é disponibilizado o módulo de execução de planos de equipamentos, explicado de seguida. 8.1. Execução de planos de equipamentos Abrindo este menu, é possível visualizar as tarefas planeadas para todos os equipamentos. Do lado direito do ecrã é possível filtrar as informações retornadas: por texto (‘Filtro’), ‘Estado’ (‘Programadas’, ‘Atrasadas’, ‘Efetuadas’ ou ‘Todas’), ‘Tipo’ (‘Atividades’, ‘Equipamentos’ ou ‘Todos’) e intervalo de datas (‘Da’ e ‘À’). Depois de escolher os filtros necessários, é necessário selecionar ‘Pesquisar’, para que a lista apresentada seja atualizada. Cada linha indica o estado do plano pelo ícone no início. Para visualizar a legenda desses estados pode clicar no botão , presente acima da tabela. Irá abrir uma janela com os estados. É ainda possível, na tabela, filtrar por coluna. Pag. 25 of 26

MÓDULO EQUIPAMENTOS ATUALIZADA À VERSÃO 2020.25 Para visualizar um registo detalhadamente, basta fazer um duplo clique com o rato em cima do registo desejado. Ficarão visíveis todas as informações do registo em causa, sendo possível registar a execução da manutenção com a seleção do botão , seguido do botão . Nesse momento será possível preencher as informações da área ‘Execução’, e a data de realização da manutenção, assim como alertas e observações. Para gravar, é necessário selecionar o botão , seguido do botão . Tal como na versão Windows, ao gravar um novo alerta, este irá substituir o existente na ficha de equipamentos respetiva. Por sua vez, se pretender retroceder sem gravar, deverá clicar no botão , seguido do botão . Estando neste menu, para retroceder para a lista de manutenções, basta clicar no botão , seguido do botão . Pag. 26 of 26

MÓDULO GESTÃO DOCUMENTAL ATUALIZADA À VERSÃO 2021.01 Ao selecionar um documento e clicar com o botão do lado direito do rato é apresentado um menu de contexto com várias funcionalidades que se encontram disponíveis de acordo com as permissões que foram dadas ao utilizador na respetiva pasta, bem como no menu ‘Permissões Colaborador’. De seguida, serão abordadas as principais funcionalidades. De ressalvar que as opções disponíveis diferem consoante a visão do colaborador, definida no menu ‘Permissões Colaborador’. ▪ ‘Imprimir Cópia Controlada’ – permite a impressão de documentos com a marca d´água ‘Cópia controlada’ e simultaneamente criar um registo do que foi impresso. Ao selecionar esta opção é aberta uma janela para preenchimento do número de cópias, responsabilidade, setor e local de destino das cópias. Ao clicar em ‘OK’, o documento é aberto para impressão e este registo fica disponível para consulta na opção de ‘Acessos’ do menu de contexto e que será mencionada mais à frente. • ‘Mover’ – possibilita mover documentos entre as pastas da árvore de documentos da gestão documental que tenham características semelhantes. • ‘Marcar como favorito’ – ao marcar um documento como favorito, esta indicação ficará não só na lista de documentos, mas permitirá que, ao realizar pesquisas por favoritos, este documento seja mostrado primeiramente na lista em relação aos outros. • ‘Propriedades’ – esta opção é utilizada para consultar e/ou consultar, sempre que necessário, as propriedades de um documento depois do mesmo ter sido carregado numa pasta da árvore de documentos. Pag. 27 of 57

MÓDULO GESTÃO DOCUMENTAL ATUALIZADA À VERSÃO 2021.01 • ‘Nova Versão’ – permite inserir uma nova versão de um documento sujeito a controlo de versões. Ao selecionar esta opção é aberta uma janela para o carregamento da nova versão e indicação de principais alterações, caso aplicável. A versão anterior ficará automaticamente obsoleta. • ‘Novo Documento Relacionado’ – esta opção é utilizada apenas quando se pretende inserir um documento ‘filho’ e relacioná-lo com o ‘pai’. Esta funcionalidade foi descrita anteriormente em 2.2. Tipos de Documentos (opção ‘Relacionado’ do código), na qual o código do documento ‘pai’ irá anteceder o código do documento ‘filho’. • ‘Caducar’ – Ao selecionar esta opção, é aberta uma janela para indicação da data a partir da qual o documento se considera caducado, podendo ser colocada a data de hoje ou uma data a futuro, bem como o motivo da caducidade. Sendo colocada uma data a futuro, o documento apenas modificará o seu estado para caducado na data definida. Os documentos que não possuem controlo de versões, para além de poderem ser caducados, podem ser eliminados de forma permanente da gestão documental. A opção de eliminar aparece no menu de contexto, ao passo que a opção de caducar surge apenas nas propriedades do documento, na parte inferior esquerda. Pag. 28 of 57

MÓDULO GESTÃO DOCUMENTAL ATUALIZADA À VERSÃO 2021.01 ▪ ‘Bloqueio’ – permite fazer o checkout de um documento, indicando que o mesmo se encontra bloqueado para edição/ revisão. No entanto, apesar de transmitir aos colaboradores que o documento se encontra em edição, os mesmos podem aceder e consultar a versão em vigor do documento. Após selecionar a opção ‘Bloquear’ é aberta uma janela para indicação da pasta a colocar o documento. Selecionando a pasta e clicando em ‘Ok’, o documento é aberto para edição. Na grelha de documentos surge o ícone respetivo, assinalando que o documento está em bloqueado e, nas propriedades do documento, aparece a informação de quem fez o checkout e a pasta em que foi colocado o documento para edição. Quando a edição do documento estiver finalizada, basta selecionar a opção ‘Submeter versão’. O sistema irá buscar automaticamente a nova versão do documento a carregar para inserir na gestão documental. Por outro lado, na ausência de alterações, é possível ‘Desbloquear’ o documento, para voltar à condição inicial. Pag. 29 of 57

MÓDULO GESTÃO DOCUMENTAL ATUALIZADA À VERSÃO 2021.01 ▪ ‘Versões’ – esta opção permite visualizar todas as versões criadas para um determinado documento, bem como o estado de cada uma delas. Para abrir a versão em vigor ou qualquer outra versão obsoleta, basta fazer duplo clique em qualquer parte da linha de interesse. Com o botão do lado direito do rato é também possível abrir e guardar o documento, tomar conhecimento (se aplicável) e enviar uma notificação com o documento selecionado em anexo. ▪ Relações – quando existe algum documento relacionado, esta condição é identificada na grelha com o ícone . Esta opção do menu de contexto possibilita visualizar os documentos que foram relacionados em cada versão do documento e abri-los fazendo duplo clique sobre a linha correspondente. ▪ Acessos – permite verificar quando e quem acedeu a cada versão do documento. Além disso, como mencionado anteriormente, é neste módulo que fica o registo das impressões de cópias controladas do documento. Ao fazer duplo clique num acesso do tipo ‘Impressão’ é aberto o registo efetuado para consulta. ▪ Tomadas de conhecimento – possibilita visualizar cada versão de um documento, quem recebeu um processo para tomada de conhecimento da mesma e quem efetuou ou não a sua aprovação. Esta aprovação é relativa unicamente à tomada de conhecimento e não à aprovação do documento em si. Pag. 30 of 57

MÓDULO GESTÃO DOCUMENTAL ATUALIZADA À VERSÃO 2021.01 ▪ Workflow – para documentos sujeitos a aprovação, permite averiguar para cada versão, qual o ponto de situação relativo à aprovação do documento, tendo por base o sistema de aprovação definido na pasta. Informa a(s) etapa(s) de aprovação e seu estado, bem como, os colaboradores que realizaram a aprovação de cada etapa ou se ainda está alguma pendente de aprovação. ▪ ‘Notificações’ – permite enviar por e-mail o ficheiro original do documento ou a versão PDF do mesmo e anexar outros documentos de interesse que não se encontrem na árvore de documentos da gestão documental. Caso exista um template do tipo ‘Gestão Documental (Documento)’ configurado no módulo ‘Modelos de Mensagens (I)’, o mesmo aparece pré-selecionado no ecrã da notificação. Pag. 31 of 57

MÓDULO GESTÃO DOCUMENTAL ATUALIZADA À VERSÃO 2021.01 Nesta área dos Detalhes encontram-se os principais dados relativos ao documento selecionado, nomeadamente código, nome, tipo de documento, em que pasta está localizado, referências sobre a criação do documento, principais alterações relativas à última versão carregada, informações dos atributos/ classificadores do tipo de documento, se o documento está relacionado com outros ou se foi referenciado com outros, observações colocadas nas propriedades do documento e indicação de favorito. Quando o documento é sujeito a aprovação ou é caducado também aparecem informações inerentes a esses processos. Pag. 32 of 57

MÓDULO GESTÃO DOCUMENTAL ATUALIZADA À VERSÃO 2021.01 5. NOTIFICAÇÕES E PROCESSOS PENDENTES As notificações sobre atividades realizadas na gestão documental são enviadas para os colaboradores de acordo com o que tiver sido configurado nas pastas, bem como na respetiva ficha do colaborador. Em relação aos processos pendentes, nomeadamente aprovação de documentos, de tomadas de conhecimento e de revisão de documentos, são ações que o colaborador necessita realizar diretamente na aplicação. Os processos pendentes podem ser acedidos através do menu ‘Processos Pendentes’ ou fazendo duplo clique sobre a ‘lâmpada’ existente no canto inferior direito da aplicação. É aberta uma janela que permite visualizar todos os processos pendentes do colaborador. Para executar a atividade de aprovação, o colaborador deverá abrir o processo pendente (duplo clique). Este possui informações sobre a versão do documento (data, link para o documento, versão, entre outras) e permite aprovar ou rejeitar o documento. Após selecionar a opção desejada é necessário gravar o registo para finalizar o processo pendente. Para executar a atividade de tomada de conhecimento, o colaborador deverá abrir o processo pendente (duplo clique). Esta ação irá encaminhar o utilizador para a árvore de documentos, posicionando o utilizador no documento em questão. A opção para ‘Tomar Conhecimento’ encontra-se na área de detalhes da árvore de documentos. Pag. 33 of 57

MÓDULO GESTÃO DOCUMENTAL ATUALIZADA À VERSÃO 2021.01 Por outro lado, também é possível tomar conhecimento dos documentos ao selecionar a opção ‘Tomar conhecimento’ no menu de contexto dos documentos. Depois de concluída a tomada de conhecimento, o sistema alerta o utilizador. Para executar a atividade de revisão de documento, o colaborador deverá abrir o processo pendente (duplo clique). Esta ação irá encaminhar o utilizador para a árvore de documentos, posicionando o utilizador no documento em questão. O processo pendente é terminado quando é inserida uma nova versão do documento. Pag. 34 of 57

MÓDULO GESTÃO DOCUMENTAL ATUALIZADA À VERSÃO 2021.01 6. INDICADORES A Ambidata disponibilizada alguns indicadores relativos ao módulo de Gestão Documental. ▪ Totais de Documentos ▪ Quem é quem na GD? Pag. 35 of 57

MÓDULO GESTÃO DOCUMENTAL ATUALIZADA À VERSÃO 2021.01 ▪ Documentos em Revisão Pag. 36 of 57

MÓDULO GESTÃO DOCUMENTAL ATUALIZADA À VERSÃO 2021.01 7. ADICIONAR PROPRIEDADES DE DOCUMENTOS A DOCUMENTOS OFFICE O LabWay-LIMS® disponibilizada algumas propriedades da gestão documental para os documentos Word e Excel. Estas configurações deverão ser feitas pela Ambidata ou em conjunto com a mesma. Tabela 1 – Exemplos de variáveis LabWay-LIMS® Chave Descrição Exemplo DocDtElaborado Data de Elaboração do documento 2020/01/13 DocExtID Número Interno LabWay-LIMS® do Documento 10786 DocExtVersao Versão do Documento 0,00 DocExtCodigo Codificação do Documento IT.01 DocElaborado Nome do colaborador que elaborou o documento Ambidata Demo DocAprovado Nome do colaborador que aprovou o documento Ambidata Demo DataAprovacao Data de Aprovação do documento 2020/01/14 7.1. Word Desde a versão 2014.10 da gestão documental do LabWay-LIMS® é possível automatizar atributos/ propriedades dos documentos Microsoft Office Word previamente introduzidos na Gestão Documental. Passo 1: Aceder ao menu Insert. Passo 2: Aceder ao menu Quick Parts > Opção Field. Passo 3: Escolher a categoria: Categories → Document Information E o Nome do Campo: Field Names → DocProperty Pag. 37 of 57

MÓDULO GESTÃO DOCUMENTAL ATUALIZADA À VERSÃO 2021.01 Na lista do lado direito irão aparecer TODAS as propriedades do documento Word incluindo as do LabWay-LIMS®. Atualizar os campos dinâmicos do Word ▪ Atualizar os campos de propriedade o Para atualizar um campo, clique no campo ou nos resultados de campo e, em seguida, prima F9. o Para atualizar todos os campos de um documento, clique em ‘Select All (CTRL+A)’ no menu Edit e, em seguida, prima F9. ▪ Atualizar automaticamente os campos de propriedade ao imprimir o documento Pode atualizar todos os campos de um documento sempre que o imprimir. Clique em File/Options, clique no separador Display e, em seguida, selecione a caixa de verificação ‘Update Fields before Printing’. Pag. 38 of 57

MÓDULO GESTÃO DOCUMENTAL ATUALIZADA À VERSÃO 2021.01 ▪ Atualizar automaticamente os campos de propriedade ao abrir o documento Adicionar uma macro ao Word (ALT+ F11), em ThisDocument, com o seguinte código: Private Sub Document_Open() With Options .UpdateFieldsAtPrint = True .UpdateLinksAtPrint = True End With ActiveDocument.Fields.Update End Sub 7.2. Excel Salienta-se ainda que, à semelhança do que acontece no Microsoft Word, também é possível adicionar propriedades da gestão documental aos ficheiros Excel que forem inseridos na área da Gestão Documental. Os campos disponíveis nas propriedades são: string de ligação com a base de dados, ID, Versão e Código do documento, Nome do Colaborador que elaborou e aprovou o documento (no caso da aprovação simples) e por último, data de elaboração e aprovação do documento. Estas propriedades podem ser adicionadas ao documento Excel antes do carregamento na Gestão Documental, pois logo que o documento é carregado, os dados são atualizados. As propriedades disponíveis podem ser consultadas em: Passo 1: Aceder ao menu File > Info Passo 2: Aceder a Properties > Advanced Properties Atualizar os campos dinâmicos do Excel ▪ Atualizar automaticamente os campos de propriedade ao abrir o documento Excel Para que a atualização dos campos seja feita de forma automática devem ser seguidos os seguintes passos: Pag. 39 of 57

MÓDULO GESTÃO DOCUMENTAL ATUALIZADA À VERSÃO 2021.01 o Inserir uma função no VBA Aceder ao Visual Basic (Developer > Visual Basic) o Inserir um novo ‘Module’ com o seguinte código e gravar: Function ReadProp(sPropName As String) As Variant Dim bCustom As Boolean Dim sValue As String On Error GoTo ErrHandlerReadProp 'Try the built-in properties first 'An error will occur if the property doesn't exist sValue = ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties(sPropName).Value ReadProp = sValue Exit Function ContinueCustom: bCustom = True Custom: sValue = ActiveWorkbook.CustomDocumentProperties(sPropName).Value ReadProp = sValue Exit Function ErrHandlerReadProp: Err.Clear 'The boolean bCustom has the value False, if this is the first 'time that the errorhandler is runned If Not bCustom Then 'Continue to see if the property is a custom documentproperty Resume ContinueCustom Else 'The property wasn't found, return an empty string ReadProp = ‘Propriedade inválida!’ Exit Function End If End Function Pag. 40 of 57

MÓDULO GESTÃO DOCUMENTAL ATUALIZADA À VERSÃO 2021.01 o Adicionar uma macro ao Excel (ALT+ F11), em ThisDocument, com o seguinte código: Private Sub Workbook_Open() Application.CalculateFullRebuild End Sub o Inserir os campos dinâmicos nos locais pretendidos do ficheiro Excel. Para tal, inserir a função ReadProp, e entre parenteses colocar o nome do campo dinâmico. o Guardar o ficheiro com a extensão .XLSM. o Carregar o ficheiro Excel na pasta pretendida da Gestão Documental. Os campos dinâmicos serão atualizados automaticamente. Pag. 41 of 57

MÓDULO GESTÃO DOCUMENTAL ATUALIZADA À VERSÃO 2021.01 8. PORTALS No Portals são disponibilizados vários menus do módulo de Gestão Documental, nomeadamente: ▪ Tipos de Documentos ▪ Árvore de Documentos ▪ Consulta de Documentos ▪ Tomada de conhecimento ▪ Estados de revisão documental ▪ Revisão documental ▪ Contributos da revisão documental ▪ Ficheiros da revisão documental ▪ Versões de documentos Nestes menus, é possível visualizar os dados configurados na versão Windows do sistema, mas também criar registos novos ao carregar em ou alterar os registos existentes ao carregar em . De seguida, descreve-se cada menu em particular. 8.1. Tipos de documentos Ao abrir o menu, é possível visualizar os tipos de documentos configurados no sistema. Fazendo duplo clique num dos registos existentes, é possível visualizar ou alterar as configurações dos tipos de documentos. Pag. 42 of 57

MÓDULO GESTÃO DOCUMENTAL ATUALIZADA À VERSÃO 2021.01 Para criar um novo tipo de documento, as informações a preencher são as detalhadas em 2.2. Tipos de Documentos, com exceção que de não é possível configurar marcas de água específicas por tipo de documento no Portals. Para configurar classificadores, é necessário carregar em e é aberta uma janela onde se pode configurar o código, a descrição, o tipo de dados, a ordem, a obrigatoriedade de preenchimento, querys de validação e/ ou de ajuda e um valor por omissão. Depois de preenchidos estes dados é necessário gravar em . Para editar os classificadores criados, é necessário carregar em . Pag. 43 of 57

MÓDULO GESTÃO DOCUMENTAL ATUALIZADA À VERSÃO 2021.01 8.2. Árvore de Documentos Ao abrir o menu, é possível verificar que o mesmo se encontra dividido em três áreas: Pesquisas, Resultados (Documentos) e Detalhes. Na área da Pesquisa, as pastas de documentos já configuradas aparecem por ordem alfabética, sendo que as que estão identificadas com estão marcadas como contendo dados sensíveis. Nesta área, é possível configurar novas pastas ou subpastas, ao selecionar a opção ‘Nova’ do menu de contexto aberto sobre a pasta mãe ‘Documentos’ ou outra pasta já criada, respetivamente. A configuração das pastas segue o detalhado em 3.1. Propriedades das Pastas. À semelhança do que acontece na versão desktop da aplicação, o menu de contexto das pastas permite ver as propriedades da mesma, apagar a pasta (quando não tem documentos associados) e inserir documentos. O processo de inserção de documento também segue o detalhado em 4.1. Carregamento de Documentos. Pag. 44 of 57

MÓDULO GESTÃO DOCUMENTAL ATUALIZADA À VERSÃO 2021.01 Está também disponível a opção ‘Importar documentos em massa’ que permite importar para uma pasta vários documentos e definir as suas propriedades através de um ficheiro Excel (por exemplo, código, versão, etc). A Ambidata terá de fornecer o ficheiro de metadados para a definição das propriedades dos documentos. Na área da Pesquisa é ainda possível selecionar as opções ‘Notificações’ e ‘Configuração’, cujo objetivo se detalha abaixo. ▪ ‘Notificações’ – configurar notificações automáticas ao selecionar .Também é possível alterar uma notificação já criada ao clicar sobre a mesma e selecionar . Estas notificações usam os templates ‘Gestão Documental (Notificação)’ e ‘Gestão Documental (Documento)’ configurados no módulo ‘Modelos de Mensagens (I)’ (versão Windows) ou ‘Modelos de mensagens’ (versão Web). Caso seja necessário acrescentar algum destinatário em específico, usar a opção ‘Adicionar destinatário’. Contudo, o sistema fará sempre a verificação da configuração ao nível da pasta (separador ‘Permissões’/’Visibilidade’). Pag. 45 of 57

MÓDULO GESTÃO DOCUMENTAL ATUALIZADA À VERSÃO 2021.01 ▪ ‘Configuração’ - definir os classificadores que estarão disponíveis para filtro no módulo “Consulta de Documentos” e, caso aplicável, a ordem pela qual aparecerão. Para editar, selecionar o . Na área dos Documentos, é possível visualizar a lista de documentos da pasta selecionada, com as principais informações sobre os mesmos: referencia, código, versão, descrição, data e setor. Além disso, existem normalmente cinco colunas cujos ícones indicam se o documento: ▪ Tem relações ▪ Tem controlo de versões ▪ Se está bloqueado para edição ▪ Se está caducado ▪ Se está aprovado Nesta área é possível ativar o menu de contexto sobre cada documento e efetuar algumas ações já descritas anteriormente em 4.3. Documentos e Detalhes. 8.3. Consulta de Documentos Ao abrir o menu, é possível verificar que o mesmo se encontra dividido em três áreas: Pesquisas, Resultados (Documentos) e Detalhes. Pag. 46 of 57

MÓDULO GESTÃO DOCUMENTAL ATUALIZADA À VERSÃO 2021.01 Na área da Pesquisa, é possível fazer pesquisas por: ▪ Texto livre escrevendo o nome do documento ou uma parte dele, o código, a chave de pesquisa que se tenha definido para o documento ou o valor de um classificador e clicando em ou ‘ENTER’. ▪ Critérios definidos como ‘Tipos documento’, ‘Ordenação’, ‘Revogados’. Ao expandir o filtro , é possível selecionar a opção ou as opções pretendidas, que fica marcada com . ▪ Código/ referência, versão, Na área dos Resultados, é possível ver descrição que documentos é que a pesquisa retornou, estando os mesmos ▪ Data de entrada em vigor identificados pela descrição e código/ referência. Ao selecionar um documento, ▪ Resumo, se aplicável é possível consultar na área dos Detalhes a informação complementar ▪ Principais alterações, se aplicável do mesmo: ▪ Documentos referenciados Pag. 47 of 57 (documentos referidos no documento consultado), se aplicável ▪ Referenciado por (documentos que referenciaram o documento selecionado), se aplicável

MÓDULO GESTÃO DOCUMENTAL ATUALIZADA À VERSÃO 2021.01 A área de Detalhes têm ainda mais algumas funcionalidades, permitindo: ▪ Aceder ao documento, clicando em ou ; ▪ Copiar o link url do documento em . ▪ Tornar o documento um favorito em , sendo que neste caso fica evidenciado a amarelo no referido símbolo. Caso seja necessário remover o documento dos favoritos, selecionar novamente ; ▪ Adicionar comentários pessoais ao documento, clicando em . Depois de escrever o comentário, selecionar para gravar. Se for necessário remover o comentário, selecionar . Quando os documentos têm comentários, o referido símbolo fica evidenciado a amarelo e os comentários aparecem na área de detalhes. ▪ Aceder aos documentos referenciados ao clicar em .Ou, ao clicar em aceder a um ecrã com todos os documentos relacionados com o documente selecionado e que permite navegar e consultar os mesmos. ▪ Nos casos em que existe uma tomada de conhecimento pendente para um determinado documento, é possível tomar conhecimento do mesmo através do símbolo . 8.4. Tomada de conhecimento Este menu tem duas visões conforme a configuração definida em ‘Módulo Tomada Conhecimento Web’ (consultar 2.1. Configurações gerais): ▪ Com a opção ‘Árvore Documentos’ selecionada Pag. 48 of 57

MÓDULO GESTÃO DOCUMENTAL ATUALIZADA À VERSÃO 2021.01 ▪ Com a opção ‘Consulta Documentos’ selecionada Em ambas as visões, é possível tomar conhecimento dos documentos que tenham esse processo a decorrer, clicado em , que aparece na área de detalhes dos dois menus. Adicionalmente, também é possível tomar conhecimento dos documentos, acedendo à opção ‘Processos pendentes’ no ícone do utilizador. Depois de aberta a grelha dos mesmos, e de clicar sobre o processo de tomada de conhecimento (módulo ‘Tomada de Conhecimento’), é aberto o menu em causa e o conhecimento é efetuado da forma já descrita. 8.5. Versões de Documentos Este menu é referente ao processo de aprovação simples das versões dos documentos. Para executar a atividade de aprovação, o colaborador deverá selecionar a opção ‘Processos pendentes’ no ícone do utilizador. Depois de aberta a grelha dos mesmos, e de clicar sobre o processo de aprovação (módulo ‘Versões de Documentos’), é aberto o menu ‘Versões de Documentos’. Pag. 49 of 57

MÓDULO GESTÃO DOCUMENTAL ATUALIZADA À VERSÃO 2021.01 Este possui informações sobre a versão do documento (data, link para o documento, versão, entre outras) e permite aprovar ou rejeitar o documento. Após selecionar a opção desejada é necessário gravar o registo para finalizar o processo pendente. 8.6. Estados da revisão documental Para criar estados da revisão documental, é necessário: ▪ Colocar uma ‘Descrição’ ▪ Selecionar o ‘Estado’ a que corresponde o Aberto - Processo de revisão documental em aberto. o Fechado - Processo de revisão documental fechado. o Concluído - Publicação do documento revisto na Gestão Documental. ▪ Dizer se está ‘Ativo’ 8.7. Revisão Documental Este menu permite ver os processos de revisão documental consoante o seu estado e também criar novos. Pag. 50 of 57