DigitalLabs - AG - Módulo Atividades

Documentação técnica Módulo Atividades Área de Gestão 1 de 8

ÍndiceAtividades Periódicas............................................................................................................3 Parametrizações ................................................................................................................3 Atividades Periódicas ....................................................................................................... 4 Planificação de Atividades................................................................................................5 Execução de Plano de Atividades ....................................................................................6 2 de 8

ATIVIDADES PERIÓDICASEste módulo permite planear e registar atividades periódicas, funcionando de maneirasemelhante ao módulo de Equipamentos.ParametrizaçõesParametrização a ter em conta: definição de tarefas a executar periodicamente. 3 de 8

Atividades PeriódicasNeste módulo é possível definir todos os detalhes da atividade, o responsável pela mesma ecolaboradores afetos à mesma:Como se configura?Notas explicativas:  Definir o código da atividade e uma descrição para a mesma. Indicar se a atividade está ativa ou inativa (caso não tenha o pisco em “Ativo”, a atividade é considerada inativa e não aparece no plano de atividades).  Geral:  Identificar o responsável pela atividade, se este recebe notificações e, respetivo setor.  Preencher detalhes da atividade, se aplicável.  Alerta: quando necessário pode ser definido um texto de alerta que aparece no plano de atividades com a cor salmão.  Inatividade: definição de períodos de inatividade da atividade.  Manutenções: registo das tarefas a executar para a atividade em questão e quais os colaboradores afetos às mesmas. 4 de 8

Planificação de AtividadesCom esta funcionalidade é possível definir as várias tarefas envolvidas nas atividadesperiódicas, sendo definidas periodicidades e alertas a gerar. Podem existir, para uma mesmaatividade, tantas tarefas quantas necessárias, sendo todas geridas no mesmo ecrã.Como se configura?Notas explicativas:  Ação: descrição do que fazer.  Dados: descrição das técnicas necessárias e resultados esperados; definição, se aplicável, de campos adicionais e inserção de anexos.  Periodicidade:  Definição da data de início e de fim da tarefa, se a tarefa a efetuar é feita por entidade externa ou não, se permite alterar a data real da tarefa no plano de atividades.  Tipo de repetição: definição da periodicidade da tarefa e o seu reescalonamento automático, caso a tarefa não tenha sido efetuada na data prevista.  Cancelar: permite cancelar tarefas que fiquem agendadas em domingos, sábados e feriados. Além disso, permite adiar ou antecipar essas tarefas para o próximo dia útil.  Notificar intervenientes: permite notificar os intervenientes (responsáveis pelas tarefas definidos na atividade periódica) e indicar quando gerar essa notificação.  Notificação (Supervisão): permite notificar também colaboradores que não sejam responsáveis pelas tarefas definidas na atividade periódica. Estes colaboradores adicionais são definidos nos campos “Colaborador 1” e “Colaborador 2”. 5 de 8

Execução de Plano de AtividadesCom esta funcionalidade é possível ter uma visão geral das tarefas programadas e fazer oregisto das mesmas. Apenas os colaboradores que estão habilitados a fazer uma determinadatarefa podem fazer o registo da mesma.Como se configura?Notas explicativas:  Ao abrir o plano de atividades é possível visualizar as tarefas em dois separadores: diário ou mensal, de acordo com a necessidade.  O botão de ajuda (“?”) explica a legenda para os diferentes estados de atividade. 6 de 8

 Para realizar determinada tarefa programada é necessário fazer duplo clique em cima da mesma. Ao clicar é aberta uma janela onde é possível registar os dados da atividade, podendo ser inseridas observações adicionais, informações complementares (campos adicionais) e verificar os colaboradores que estão afetos a essa tarefa. Por fim, para registar a execução da tarefa é necessário definir a data de realização (caso tenha sido definido que não permite alterar a data real, aparece a data atual bloqueada), colocar um pisco em “Efetuada” e clicar no botão “Gravar”. Para definir ações ocasionais basta selecionar a atividade e clicar com o botão do lado direito do rato em cima do dia pretendido. Surge a opção “Definir tarefa ocasional” que, ao ser escolhida, abre uma janela que deverá ser preenchida de forma semelhante à tarefa programada. 7 de 8

 A área “Filtros” (botão binóculos) permite selecionar filtros para visualizar informação de acordo com a necessidade do utilizador. Histórico das atividades: clicando com o botão do lado direito do rato numa tarefa (independentemente do estado em que se encontre) e selecionando a opção “Histórico” é possível verificar todo o histórico referente a essa atividade. 8 de 8