DigitalLabs - AG - Módulo Equipamentos e Manutenções

Documentação técnicaMódulo Equipamentos e Manutenções Área de Gestão 1 de 15

Índice1 Equipamentos e manutenções.....................................................................................3 Parametrizações ................................................................................................................4 Tipos de Equipamentos ....................................................................................................5 Fichas de Equipamentos...................................................................................................6 Planeamento de Manutenções..........................................................................................9 Registo de Ocorrências .................................................................................................. 11 Registo e Visualização de Manutenções ....................................................................... 12 Exemplos de perguntas em Auditorias Vs InnovWay QMS.......................................... 15 2 de 15

1 EQUIPAMENTOS E MANUTENÇÕESA manutenção dos equipamentos é um dos aspetos de maior relevância, sendoobrigatoriamente auditado no âmbito da gestão de equipamentos. Por isso, deve ser elaboradoum plano de manutenção dos equipamentos (sujeitos a este tipo de controlo metrológico) ondeestejam claramente definidas as periodicidades de atividades, pessoas responsáveis pela suaexecução, entidades competentes, etc.Com o Módulo de Equipamentos e Manutenções do InnovWay QMS é possível realizar agestão dos equipamentos da organização, nomeadamente:  Cadastro do equipamento  Planear manutenções  Registar manutenções  Registar ocorrências e outros fatores relacionados com equipamentosOs dados registados podem ser usados para monitorização, sendo que todas as manutençõesem atraso ficam como processos pendentes. 3 de 15

ParametrizaçõesParametrizações a ter em conta:  Motivos de Anulação de Manutenções;  Tarefas;  Configuração de atributos;  Configuração de grupos de atributos. Para este tipo de configurações consultar o DigitalLabs_Manual Innovway QMS_ Criação de Campos Adicionais. 4 de 15

Tipos de EquipamentosEsta funcionalidade permite agrupar os equipamentos pelas suas características, bem comodefinir alguns atributos adicionais que apenas fazem sentido naquele grupo.Como se configura?Notas explicativas:  Identificar o tipo de equipamento através do “Código” e “Descrição”. Selecionar a localização, caso aplicável.  Se aplicável, informar os campos adicionais que a introduzir nas manutenções do tipo de equipamento em questão. 5 de 15

Fichas de EquipamentosNeste módulo é possível definir todos os dados e características dos equipamentos sendotambém possível consultar as ocorrências registadas, anexar documentos (manuais,procedimentos, certificados, etc.). É possível também atribuir um equipamento a umdeterminado setor, podendo a sua localização ser identificada como fixa.Como se configura?Notas explicativas:  Identificação:  Identificar o equipamento com um código, definir uma descrição, associar o tipo de equipamento, indicar a marca e modelo (combos que se auto-alimentam) e indicar se o equipamento está ativo ou inativo (caso não tenha o pisco em “Ativo”, o equipamento é considerado inativo e não aparece no plano de manutenção).  O campo DMM é meramente indicativo permitindo identificar o equipamento como um dispositivo de monitorização e medição.  O botão “F…” permite duplicar a ficha de equipamento. Ao criar um novo registo, este botão fica ativo e permite duplicar um registo já existente. 6 de 15

 Dados Equipamento:  Identificar o responsável pelo equipamento e se este recebe notificações em caso de atraso nas manutenções.  Preencher dados relativos a fornecedor, fabricante, assistência e datas, se aplicável.  Alerta: quando necessário pode ser definido um texto de alerta que aparece no plano de manutenções com a cor salmão. Dados Adicionais: registo de observações complementares. Tarefas: registo das tarefas a executar para o equipamento em questão (calibração, verificação, limpeza, etc.) e quais os colaboradores afetos às mesmas. Caso o colaborador realize todas as tarefas, ao adicionar o colaborador à grelha não é necessário especificar as tarefas no mesmo. O campo ‘Tarefa’ localizado à frente do nome do colaborador não é preenchido. O campo “Conhecimento” não é de preenchimento obrigatório e serve para colocar uma descrição sobre o conhecimento que o colaborador tem sobre a tarefa. O campo “Faz Manutenção” indica se o colaborador faz a manutenção ou apenas visualiza o equipamento no plano. Ocorrências: não é editável. À medida que as ocorrências forem sendo registadas, aparecem automaticamente neste separador (verificar mais à frente em “Registo de Ocorrências”). Localizações: indicação das localizações possíveis do equipamento e sua localização atual. A opção “Localização fixa” é meramente indicativa. 7 de 15

 Características: definição de características específicas, que não sejam campos adicionais, do equipamento e sua respetiva descrição. Documentos: clicando com o botão do lado direito, permite anexar novos documentos ou associar documentos que estejam nas pastas da Gestão Documental. Além disso, se a uma pasta da Gestão Documental for associado um equipamento (consultar manual de Gestão Documental), os documentos dessa pasta passam a aparecer neste separador. Neste caso, deixa de ser possível anexar documentos a partir deste ecrã. Se houverem documentos anexados, estes serão substituídos pelos existentes na pasta a que se associou o equipamento.  Inatividade: definição de períodos de inatividade do equipamento.  Campos adicionais: podem ser pré-definidos no tipo de equipamento ou definidos clicando com o botão do lado direito do rato. 8 de 15

Planeamento de ManutençõesCom esta funcionalidade é possível definir as várias operações de manutenção dosequipamentos, sendo definidas periodicidades e alertas a gerir. Podem existir, para um mesmoequipamento, tantas atividades de manutenção quantas necessárias (ex, calibrações,limpezas, manutenções, …) sendo geridas no mesmo ecrã.Como se configura?Notas explicativas:  Ação: descrição do que fazer.  Dados: descrição das técnicas necessárias e resultados esperados; definição, se aplicável, de campos adicionais e inserção de anexos.  Periodicidade:  Definição da data de início e de fim da tarefa, se a tarefa a efetuar é feita por entidade externa ou não, se permite alterar a data real da tarefa no plano do equipamento.  Tipo de repetição: definição da periodicidade da tarefa e o seu reescalonamento automático, caso a tarefa não tenha sido efetuada na data prevista.  Cancelar: permite cancelar tarefas que fiquem agendadas em domingos, sábados e feriados. Além disso, permite adiar ou antecipar essas tarefas para o próximo dia útil.  Notificar intervenientes: permite notificar os intervenientes (responsáveis pelas tarefas definidos na ficha do equipamento) e indicar quando gerar essa notificação.  Notificação (Supervisão): permite notificar também colaboradores que não sejam responsáveis pelas tarefas definidas na ficha de equipamento. Estes colaboradores adicionais são definidos nos campos “Colaborador 1” e “Colaborador 2”. (ex: notificar diretor técnico para verificar se as manutenções estão a ser realizadas). 9 de 15

 Importar: este botão permite importar um plano de manutenção de outro equipamento para o equipamento que se pretende configurar. Para isso, é necessário selecionar o equipamento, clicar no botão ‘Alterar’ e, depois, no botão ‘Importar’. É aberta uma janela para escolha do plano que se quer importar e, após a seleção do plano, este é carregado automaticamente para o equipamento que se está a configurar. 10 de 15

Registo de OcorrênciasNeste módulo é possível registar todas as ocorrências de um determinado equipamentoindependentemente da natureza a que estão associadas.Como se configura?Nota explicativa:  Em primeiro lugar é necessário selecionar o setor onde a ocorrência teve lugar e o equipamento sujeito à mesma. Depois descreve-se o sucedido e as medidas tomadas. 11 de 15

Registo e Visualização de ManutençõesCom esta funcionalidade é possível ter uma visão geral das tarefas programadas e fazer oregisto das mesmas. Apenas os colaboradores que estão habilitados a fazer uma determinadatarefa podem fazer o registo da mesma.Como se configura? 12 de 15

Notas explicativas:  Ao abrir o plano de equipamentos é possível visualizar as tarefas em dois separadores: diário ou mensal, de acordo com a necessidade.  O botão de ajuda (“?”) explica a legenda para os diferentes estados de manutenção.  Para realizar determinada tarefa programada é necessário fazer duplo clique em cima da mesma. Ao clicar é aberta uma janela “Detalhe da manutenção” onde é possível registar os dados da manutenção, podendo ser inseridas observações adicionais, informações complementares (campos adicionais) e verificar os colaboradores que estão afetos a essa tarefa. Por fim, para registar a execução da tarefa é necessário colocar um pisco em “Efetuada”, definir a data de realização (caso tenha sido definido que não permite alterar a data real, aparece a data atual bloqueada), e clicar no botão “Gravar”. Para definir ações ocasionais basta selecionar, no separador ‘Diária’, a atividade associada ao equipamento e clicar com o botão do lado direito do rato em cima do dia pretendido. Surge a opção “Definir ação ocasional” que, ao ser escolhida, abre uma janela que deverá ser preenchida de forma semelhante à tarefa programada. Caso se esteja a realizar uma tarefa que não esteja planeada, basta escrever a sua designação no campo “Descrição”. 13 de 15

 A área “Filtros” (botão binóculos) permite selecionar filtros para visualizar informação de acordo com a necessidade do utilizador. Existe uma opção designada “Visão” que permite visualizar como um determinado colaborador vê o plano de equipamentos (em modo normal ou modo supervisor). Esta opção só aparece se o utilizador estiver como Supervisor nas Visões (Menu Autenticação) referentes a equipamentos. Histórico das manutenções de um equipamento: clicando com o botão do lado direito do rato numa tarefa (independentemente do estado em que se encontre) e selecionando a opção “Histórico” é possível verificar todo o histórico de manutenções para esse equipamento. 14 de 15

Exemplos de perguntas em Auditorias Vs InnovWay QMS“Quando é que o equipamento foi calibrado?”O InnovWay QMS permite-nos elaborar um plano de calibrações com identificação das datasprevistas para as calibrações e consequentemente permite indicar as datas de realização dasreferidas calibrações. Para além disso, envia-nos alertas definidos atempadamente a avisarda proximidade de necessidade de calibrações.“Quando é a próxima calibração?”No InnovWay QMS é possível definir periodicidades e notificar as pessoas responsáveis peloprocesso de calibração dos equipamentos. É aconselhável que seja mais do que uma pessoaresponsável por essa operação já que normalmente estas operações têm um ciclo de vidamuito grande e não se consegue garantir que essa pessoa não estará de férias nessa alturaou ausente. Também não deve ser atribuído essa tarefa a uma pessoa que tenha um vínculocontratual inferior ao período de calibração.Quando o auditor questionar quando será a próxima calibração basta consultar no InnovWayQMS todas as calibrações agendadas, quais as pessoas responsáveis pela sua realização eempresa responsável (no caso de ser atividade externa)“Como controla os tempos de calibração?”Todo o historial de calibrações efetuadas sobre o equipamento está armazenado noInnovWay QMS.“A que entidades mandam calibrar?”Todas as entidades que efetuam a calibração dos equipamentos deverão ser acreditadas. 15 de 15