DigitalLabs - AT - Unidades de Amostra

Documentação técnicaMódulo Gestão Documental Área de Gestão 1 de 24

Índice1 Gestão Documental .........................................................................................................3 Tipos de Documentos .......................................................................................................4 Outras configurações........................................................................................................6 Árvore de Documentos e Criação de Pastas ...................................................................7 Criação de Documentos.................................................................................................. 13 Área de Documentos....................................................................................................... 15 Notificações ..................................................................................................................... 19 Pesquisas......................................................................................................................... 202 Adicionar propriedades de documentos aos documentos Office (Word)......21 Descrição ......................................................................................................................... 21 Como inserir uma propriedade de documentos............................................................ 21 Como fazer para atualizar os campos dinâmicos do Word .......................................... 23 2 de 24

1 GESTÃO DOCUMENTALNa área de gestão documental deverão estar armazenados todos os documentos daqualidade, tais como manuais, procedimentos, impressos, normas, entre outros.Os documentos podem ter várias origens, nomeadamente:  Inserção direta através do módulo de gestão documental:  Através dos registos da qualidade (documentos inteligentes) e manutenções que tenham documentos anexados. 3 de 24

Tipos de DocumentosEsta funcionalidade permite configurar diferentes tipos de documentos.Esta deve ser uma das primeiras tarefas a realizar na gestão documental. A criação de tiposde documentos idealiza o primeiro nível de agrupamento de documentos (ex: manual daqualidade, procedimento de gestão, procedimento técnico, impressos, documentos genéricos,etc.) e define também algumas regras a que esses documentos têm de obedecer.Como se configura?Notas explicativas: Inicialmente é necessário atribuir um código no campo “Tipo” de Documento, associar umadescrição e caracterizar o documento através de:  Máscara: permite identificar automaticamente as regras de codificação do documento. Ao adicionar posteriormente, na gestão documental, um documento teremos de associar um tipo de documento e a codificação é feita automaticamente; Exemplo: Tipo de Documento Instruções de Trabalho - IT.## [IT] reflete as iniciais do documento [##] nº de dígitos que deverão ser preenchidos 4 de 24

 Código (situado no lado superior direito do formulário): permite atribuir variáveis à codificação e deve ser selecionada a opção: Obrigatório – sempre que se pretende que para determinado tipo de documento a codificação/máscara seja obrigatória; Automático – sempre que se pretende codificar e numerar os tipos de documentos automaticamente – esta opção é apenas válida para quando se inicia a codificação de documentos numa organização Alterável – sempre que se define que a codificação/máscara pode ser alterada Único – sempre que se pretende atribuir um código único ao documento Atributos: podemos definir neste campo os classificadores para um tipo de documento, a ordem pela qual aparecem, definir se o seu preenchimento é obrigatório e, caso aplicável, indicar um valor por omissão. Ao introduzir um novo documento numa pasta da Gestão Documental, estes atributos encontram-se no separador “Classificadores” para respetivo preenchimento. Além disso, na “Árvore de Documentos” é possível também fazer uma pesquisa avançada por “Classificadores”. Esta pesquisa é realizada de igual forma na versão web da Gestão Documental. 5 de 24

Outras configurações  Reclassificação de documentos: Existe um software para a gestão documental que permite digitalizar os documentos e colocar os mesmos numa pasta que é monitorizada. Os documentos existentes nesta pasta são posteriormente associados à “Gestão Documental”. Nesta associação, este módulo de reclassificação permite definir a classificação dos documentos e a sua respetiva localização.  Impressão de etiquetas: Permite imprimir etiquetas de códigos de barras que se colocam nos documentos a digitalizar. Após a digitalização dos documentos, o sistema de reclassificação consegue fazer de forma correta a sua indexação automática a partir desse código de barras. 6 de 24

Árvore de Documentos e Criação de PastasNa árvore de documentos da gestão documental é possível gerir pastas, manipular e consultardocumentos.A segunda tarefa a ser realizada na gestão documental é a criação da árvore de pastas ondeficarão os documentos.Na criação de pastas é possível definir regras para os documentos:  Se tem ou não controlo de versões  Se tem processo de aprovação (simples ou por workflow)  Quem tem visibilidade sobre a pasta  Quem aprova os documentos que estão nesta pasta  Quais os tipos de documentos que podem existir dentro da pasta  Se vai existir texto e notificação aquando da aprovação das várias versõesOnde se visualiza? 7 de 24

Como se configura?Notas explicativas:  Iniciar o processo por selecionar a raiz, clicando com o botão do lado direito na opção “Criar pasta”. Podemos criar subpastas sendo o processo de criação feito da mesma forma da pasta original.  O segundo passo será definir as propriedades da pasta. Ao selecionar a opção ’Criar pasta’ é aberta uma janela para configurar as propriedades da mesma. Todos os documentos que irão integrar essa pasta terão as mesmas propriedades definidas na pasta (visibilidade, aprovação, etc.).Atenção: devem ser definidas as propriedades da pasta pai antes de serem criadas as subpastas, caso contrárioas subpastas não irão adquirir as propriedades da pasta que lhe antecede.Posteriormente, caso seja necessário alterar alguma propriedade da pasta, basta selecionar a mesma e com obotão do lado direito do rato escolher a opção ‘Propriedades’. 8 de 24

 Separador Propriedades: definir, caso aplicável, os seguintes itens:  Tem controlo de versões (consultar capítulo “Árvore de Documentos”): sim, não, não mas permite alterar (ao criar um novo documento na pasta, o valor por omissão é “não”, mas deixa alterar), sim mas permite alterar (ao criar um novo documento na pasta, o valor por omissão é “sim”, mas deixa alterar);  Notifica quando há uma nova versão: notifica todos os colaboradores que tenham sido configurados no separador ‘Visibilidade’;  Tipos de documentos permitidos: deverão ser selecionados os tipos de documentos a associar à pasta em questão. Caso seja definido mais do que um tipo documento, ao adicionar um documento a uma pasta, o sistema sugere o primeiro tipo de documento selecionado, mas permite escolher um outro tipo que tenha sido definido.  Obriga a introduzir a descrição da versão: quando se adiciona um novo documento/versão, aparece uma janela para se colocar uma descrição sobre o mesmo.  Pede propriedades para novos documentos: quando se está a aprovar um documento, se houver propriedades de documentos definidas para o tipo de documento respetivo, o sistema pede as mesmas. 9 de 24

 Pede conhecimento quando há uma nova versão: existe a possibilidade de pedir a tomada de conhecimento da existência de nova versão ao(s) colaborador(es) notificado(s). Gera documento de leitura (pdf) ao submeter Word: aplicável apenas para a gestão documental do Portals. Responsável da pasta: informação meramente indicativa devendo ser a pessoa responsável por controlar os documentos associados a esta pasta; Redirecionamento: ao adicionar um documento criar automaticamente sub-pastas em função do ano, ano/mês, ano/semana ou ano/mês/dia. O exemplo abaixo evidencia a criação automática de sub- pastas em função do ano/mês quando se adicionou um documento: Pasta mapeada: permite indicar que os documentos não estão na Gestão Documental, mas sim numa pasta fixa no servidor do cliente. Esta opção é utilizada quando existem documentos muito pesados (ex: vídeos) para não sobrecarregar a base de dados. É necessário ter em atenção que ao usar esta opção, caso o utilizador tenha permissões do Windows, este pode aceder à pasta mapeada e a todos os documentos existentes na mesma; Colaborador: permite definir que os documentos da pasta são visíveis no separador “Anexos” da ficha do colaborador. Equipamento: permite definir que os documentos da pasta são visíveis no separador “Documentos” da ficha do equipamento. Ao adicionar um documento no registo de execução de uma manutenção, a pasta associada ao equipamento é automaticamente sugerida. Setor: ao introduzir um novo documento, se este campo estiver definido, aparece automaticamente nas propriedades do mesmo. 10 de 24

 Separador Visibilidade: onde deverão ser indicadas as responsabilidades, colaboradores ou setores que podem ter visibilidade sobre os documentos desta pasta. A pasta poderá estar visível para todos, para um setor ou para uma lista de distribuição. No caso da visibilidade por setor, os colaboradores só terão acesso aos documentos que forem atribuídos ao seu setor. Ao carregar um novo documento é definido o setor para o qual este terá visibilidade. Separador Aprovação: neste separador é configurado o tipo de aprovação que os documentos estão sujeitos. Destacam-se os seguintes tipos: sem aprovação, aprovação simples, aprovação setorial ou workflow. No caso de aprovação simples deverão ser indicadas as responsabilidades e/ou colaboradores responsáveis pela aprovação dos documentos introduzidos nesta pasta. No caso de aprovação setorial, o responsável do setor indicado no momento de inserção do documento é o responsável pela sua aprovação. Se houver critérios de aprovação definidos na pasta, os documentos que lá sejam introduzidos só ficarão visíveis após aprovação dos mesmos na área de avisos. 11 de 24

 Separador Notificação: neste separador é possível formatar mensagens que são enviadas aos colaboradores no momento de inserção de um novo documento, de uma nova versão ou aquando a rejeição de um documento. 12 de 24

Criação de DocumentosComo se configura?Notas explicativas: Iniciar o processo por selecionar a pasta em questão, clicando com o botão do lado direito naopção “Novo documento”.  Separador Geral: permite identificar o documento através de uma descrição. O campo “Tipo doc.” permite indicar o tipo de documento que está a ser inserido. O campo “Código” permite-nos codificar o documento segundo a máscara atribuída anteriormente para o tipo de documento em questão, caso exista máscara. O campo “Setor”, quando preenchido, permite fazer um filtro para que apenas os colaboradores desse setor possam visualizar o documento.  Separador Doc. Relacionados: este separador permite anexar outros documentos que se encontrem ou não nesta pasta através do botão “Anexar”. O símbolo que aparece no “Visualizador de Documentos” quando existe um ou mais documentos relacionados é o que se encontra abaixo em “DocRel”. 13 de 24

 Separador Outros: permite definir outras informações relacionadas com o documento:  Inserir informações adicionais no campo “Observações”;  Colocar o documento em check out e identificar o colaborador que está a trabalhar o documento;  Programar revisões de documento estabelecendo nº de dias até à próxima revisão e avisos automáticos de notificações para o responsável da pasta. Esta área de documentos externos pode também ser editada/alterada após introdução do documento na pasta através da opção “Propriedades” do documento (clicar com o botão do lado direito em cima do documento). 14 de 24