เอกสารประกอบการฝกึ อบรม Adobe Acrobat X Pro ประสิทธิ์ คล่องงเู หลือม Technology Consultant Thai Photo and Print
ประสิทธ์ิ คลอ่ งงเู หลอื ม (2) เอกสารประกอบการฝกึ อบรม PDF สาํ หรับสาํ นกั งาน Acrobat X
ประสิทธ์ิ คลอ่ งงเู หลอื ม (3) เอกสารประกอบการฝกึ อบรม PDF สาํ หรับสาํ นกั งาน Acrobat X
ประสิทธ์ิ คลอ่ งงเู หลอื ม (4) เอกสารประกอบการฝกึ อบรม PDF สาํ หรับสาํ นกั งาน Acrobat X
ประสิทธ์ิ คลอ่ งงเู หลอื ม (5) เอกสารประกอบการฝกึ อบรม PDF สาํ หรับสาํ นกั งาน Acrobat X
ประสิทธ์ิ คลอ่ งงเู หลอื ม (6) เอกสารประกอบการฝกึ อบรม PDF สาํ หรับสาํ นกั งาน Acrobat X
ประสิทธ์ิ คลอ่ งงเู หลอื ม (7) เอกสารประกอบการฝกึ อบรม PDF สาํ หรับสาํ นกั งาน Acrobat X
การสรา้ งไฟล์ PDF ว ิธีการสรา้ งไฟล์PDFเพือ่ ใชใ้นส�ำ นกั งาน 1.ว ิธีสรา้ งไฟล์ P DFโดยการส ั่งพ ิมพจ์ ากโปรแกรมตา่ งๆ ก ารส ร้างไฟล์ PDFด ว้ ยวธิ ีน ี้ จ ะต้องอาศัยPrinterD riverซ ง่ึ ท �ำ ห น้าท่ไี ด้สรา้ งไฟล์PDFเช่นAdobeP DF Printerข องA dobe 2.ว ธิ ีDraga ndDropเพ่อื สร้างไฟล์ P DFห รือวิธคี ลิก-ข วาท รี่ ูปสัญลกั ษณไ์ฟลง์ านเพ่ือส รา้ งไฟล์P DF 3.ส รา้ งโดยตรงจ ากโปรแกรมส รา้ งหรอื ออกแบบงานทวั่ ไป โดยอาศัยเคร่ืองมือ หรือคำ�ส่ังที่มีอยู่ในโปรแกรม หรือมีการเพิ่มเคร่ืองเข้าไปในภายหลัง เพื่อใช้ในการ สร้างไฟล์ PDFเช่นP DFMakerท เ่ี พมิ่ เข้าไปในโปรแกรมชุดMicrosoftOffice 4.ส รา้ งจากโปรแกรมท ท่ี ำ�หน้าทีส่ �ำ หรบั ส ร้างไฟล์ PDFโดยเฉพาะเชน่ โปรแกรมAcrobatDistiller 5 .ส ร้างโดยตรงจ ากโปรแกรมA dobeA crobat การสร้างP DFโดยการส ่งั พ มิ พจ์ ากโปรแกรมทวั่ ไป หลังจากท ี่คณุ ได้ท �ำ การต ิดต ัง้ โปรแกรมAdobeAcrobatในเครือ่ งค อมพิวเตอร์ของค ณุ เรียบรอ้ ยแ ลว้ ไฟล์A dobe PDFPrinterซง่ึ เป็นV irtualPrinter(พรน้ิ เตอรจ์ ำ�ลอง)ก็จะถูกต ิดต ัง้ ไปพรอ้ มกับโปรแกรมAdobeAcrobat จ ากโปรแกรมสร้างงานท่วั ไป คุณส ามารถใชค้ ำ�สัง่ Printโดยผ า่ นA dobeP DFprinterเพ่ือท ำ�หน้าทีใ่ นการแปลง ไฟลง์ านไปเป็นไฟล์ P DF ค ุณสามารถต รวจเชค็ AdobeP DFPrinterและกำ�หนดเงือ่ นไขข องการพมิ พ์ไฟล์P DFโดยม วี ิธกี ารดงั ตอ่ ไปน้ี 1.เลือกS tart>Setting> ControlP anel>PrintersandFaxes 2.ค ลกิ -ข วาท ี่AdobePDFจะป รากฏdialogboxของA dobeP DFPropertiesข ึน้ ม า 3 .เลอื กก�ำ หนดเง่อื นไขจากแ ถบคำ�ส งั่ ตา่ งๆ วิธีส รา้ งไฟล์P DFโดยใชค้ ำ�ส ่งั Print 1.เปดิ ไฟลง์ านท ่คี ณุ ต ้องการจะแปลงและเลือกเมนูFile>Print 2.เลอื กA dobeP DFจ ากรายการprinters 3 .คลกิ ที่ปมุ่ Properties..ถ า้ ตอ้ งการเปลีย่ นแปลงขอ้ กำ�หนดในก ารส ร้างไฟล์PDF (บางโปรแกรมคณุ อ าจจะตอ้ งคลิกป่มุ S etupจากในdialogb oxข องPrintและ จากนั้นคลกิ P ropertiesหรือPreferences) รายล ะเอียดของขอ้ ก�ำ หนดในก ารส ร้างไฟล์ PDF(AdobePDFSetting) ในแ ถบG eneralคลกิ ป มุ่ P rintingPreferences คลกิ เลือกท แี่ ถบAdobePDFS etting - เลือกข้อกำ�หนดในการแปลงไฟล์ PDF ท่ีต้องการ ในช่องรายการ Default Settings: เช่นStandard,H ighQ uality -หากไมต่ อ้ งการกำ�หนดSecurityในไฟล์ P DFใหเ้ ลือกNone ประสิทธิ์ คล่องงเู หลอื ม (8) เอกสารประกอบการฝกึ อบรม PDF สาํ หรับสํานักงาน Acrobat X
ในร ายการAdobePDFSecurity -ส ำ�หรับก ารต ้ังช อ่ื ไฟล์และก ารจดั เก็บไฟล์ในรายการAdobePDFO utput เลือกPromptforAdobeP DFfilenameคลกิ ท่ปี มุ่ Brows..เพือ่ ก ำ�หนดต �ำ แหน่ง จัดเกบ็ ไฟล์ P DFห ลงั จ ากม ีการส ร้างไฟล์เสรจ็ -ก ำ�หนดข นาดข องห น้ากระดาษใหเ้ ลอื กข นาดข องก ระดาษจ ากรายการA dobeP DF PageS izeและหากต้องการเพม่ิ ขนาดก ระดาษเข้าไปในรายการให้ค ลิกเลือก ที่ป ุ่มAdd... -V iewAdobeP DFresults:แสดงไฟล์ P DFอตั โนมตั ิ ห ลงั จากสรา้ งไฟล์ P DF เสรจ็ เรียบร้อยแ ลว้ -A ddd ocumentsInformation:ใสร่ายล ะเอยี ดข อ้ มลู ข องเอกสาร -R elyonsystemfontso nly;donotu sed ocumentsfonts:ไว้ใจใหใ้ช้เฉพ าะ ฟ้อนต บ์ นระบบเทา่ นน้ั ไมใ่ห้ใชฟ้ ้อนต ใ์นเอกสาร(ถ ้าเลอื กค �ำ สัง่ จ ะไมอ่ นุญาตใิ ห้ ฝงั ฟ อ้ นต ์ในไฟล์ P DF) -Deletelogfilesforsuccessfuljobs:ท ำ�การล บไฟล์logส�ำ หรับงานที่ส รา้ งเป็น ไฟล์PDFเสร็จส มบูรณเ์ รยี บรอ้ ยแ ล้ว -AsktoreplacedexistingP DFF ile:บ อกให้ท ราบถ้ามกี ารแทนท่ไี ฟล์ PDFเดิม 4.เลอื กขอ้ ก �ำ หนดอืน่ ๆส�ำ หรบั ก ารพ ิมพ์ เชน่ ช ว่ งข องหนา้ ,ส�ำ เนา,การยอ่ /ขยายเปน็ ต้น 5.จากนน้ั คลิกป ุ่มOKจะป รากฏd ialogb oxของS avePDFFileA sข นึ้ มาทำ�การต ง้ั ช ่ือไฟล์ใหม่ ห รอื ใช้ช่อื ไฟล์ เดิมก ำ�หนดต ำ�แหน่งในก ารจัดเกบ็ ไฟล์PDF 6.คลิกปุ่มS aveโปรแกรมจ ะทำ�การสั่งพ มิ พไ์ ฟล์งานไปเปน็ ไฟล์PDFจากน้ันไฟล์PDFจะถกู เปดิ ข ึ้นมาอ ัตโนมัติ (กรณที มี่ ีการเลอื กค�ำ ส งั่ V iewA dobePDFresult) ห มายเหตุ โดยค า่ ต ั้งต้นอตั โนมัติไฟล์ PDFท่คี ุณส รา้ งข้ึนจะถกู จ ัดเก็บไว้ในfolderท่ีม ีก ารระบไุ ว้ในprinterport โดยต �ำ แหนง่ จ ะอ ยทู่ ี่ MyD ocument,ก ารตั้งช อ่ื ไฟล์และต �ำ แหน่งการจัดเกบ็ จะค วบคุมโดยขอ้ ก �ำ หนดPromptforA dobe PDFfilenameท ่ีอยใู่ นdialogb oxของAdobeP DFP rintingPreferences การส ร้างP DFจากโปรแกรมชุดM icrosoftOffice(Windows) เมอื่ ค ณุ ท �ำ การต ดิ ต งั้ A dobeA crobatเขา้ ส คู่ อมพวิ เตอร์ ไฟล์ A crobatP DFMakerจ ะถ กู ต ดิ ต งั้ ไปพ รอ้ มก บั โปรแกรมAdobeA crobat สำ�หรับไฟล์ AcrobatP DFMakerน ้นั จะเปน็ M acroที่ท ำ�งานร่วมกับโปรแกรมชุดMicrosoft Office,MicrosoftP roject,MicrosoftPublisher,M icrosoftVisioเปน็ ต้น AcrobatP DFMakerจ ะก ำ�หนดใหม้ กี ารแทรกปุม่ ค ำ�ส ัง่ การแปลงไฟล์PDFซ งึ่ จ ะปรากฏอยบู่ นแถบเคร่อื ง มอื ข องโปรแกรมM icrosoftWord,E xcelและP owerPointซ ่ึงจ ะทำ�ใหง้ ่ายและส ะดวกในการแ ปลงเอกสารPDF คำ�ส่งั แปลงไฟล์PDFน อกจากจะป รากฏอ ย ูบ นแถบเครอื่ งม อื แ ลว้ ค ุณยงั สามารถเลือกใช้ค�ำ ส่ังเหล่าน้ีได้ จากเมนูA dobePDFในเมนูAdobePDFยังมคี �ำ ส ่งั สำ�คัญทเ่ี ก่ียวกบั การเปลยี่ นแปลงข อ้ ก�ำ หนดข องก ารแ ปลงไฟล์P DF ดว้ ย แ ละก่อนท ีค่ ุณจ ะทำ�การแ ปลงไฟล์ P DF ขอแนะนำ�วา่ ควรจะเข้าม าตรวจเช็ค แ ละแก้ไขขอ้ ก ำ�หนดข องการ แปลงไฟล์PDFใหถ้ ูกต อ้ งและเหมาะสมเสียก่อนท่ีจ ะลงมอื ท�ำ การแปลงไฟล์ คำ�แนะนำ� ในW indowsถ า้ ค ุณไมเ่หน็ ป ุ่มConverttoAdobeP DFในโปรแกรมMicrosoftให้เลอื กค ำ�ส ั่ง View> Toolbars>P DFMaker ประสิทธ์ิ คลอ่ งงเู หลอื ม (9) เอกสารประกอบการฝกึ อบรม PDF สาํ หรับสาํ นักงาน Acrobat X
ว ธิ ีแปลงไฟลจ์ ากM icrosoftMicrosoftW ord 1.เปิดไฟล์ทีต่ อ้ งการจะแปลงจากโปรแกรมM icrosoftW ord 2 .เลอื กAdobePDF> C hangeConversionS ettingถ ้าต ้องการเปลีย่ นข ้อก �ำ หนด ในก ารแปลงไฟล์ รายล ะเอยี ดต่างๆในC hangeC onversionSettings S ettingsจ ะแยกออกเปน็ P DFMakerS ettingและApplicationSetting P DFMakerS etting(ข้อก �ำ หนดของP DFM aker) -C onversionS ettingกำ�หนดตัวเลอื กส �ำ หรับก ารแปลงไฟล์ -ViewA dobePDFresultแสดงไฟล์ P DFข ้ึนม าห ลงั จ ากม ีการแ ปลงไฟล์ -P romptforA dobeP DFfilenameจ ะปรากฏขอ้ ความเตอื นเพื่อให้ตงั้ ชื่อไฟล์ และก ำ�หนดต�ำ แหนง่ ในก ารจ ัดเกบ็ ไฟล์ -C reateP DF/A-1a:2005c ompliantfileทำ�การสร้างไฟลม์ าตรฐานP DF/A ประสทิ ธิ์ คล่องงูเหลอื ม (10) เอกสารประกอบการฝึกอบรม PDF สําหรบั สํานกั งาน Acrobat X
-ConvertD ocumentInformationทำ�การแปลงรายล ะเอียดของเอกสารในM SO ffice ไปท ไ่ีฟล์PDF ApplicationS etting(ข อ้ ก �ำ หนดข องโปรแกรม) -A ttactsourceFiletoAdobePDFจะแนบไฟลต์ น้ ทางไปท ี่ P DF -Addb ookmarkstoAdobePDFใส่ b ookmarksที่ใชใ้นไฟลต์ น้ ทางไปท ี่PDF -A ddlinkstoAdobePDFใส่ linkทใี่ ช้ในไฟลต์ น้ ทางไปท ี่PDF - Enable accessibility and reflow with Tagged PDF เปิดใช้ระบบเพ่ิมความสะดวกในการ อ า่ นไฟล์ PDFและก ารจัดตัวอักษรตามการป รบั ขนาดของห นา้ งานโดยก ารTaggedP DF หมายเหตุ ข อ้ กำ�หนดในPDFMakerของโปรแกรมช ดุ MicrosoftO fficeจ ะเหมอื นก นั แตข่ อ้ ก ำ�หนดข องA pplica- tionจะแ ตกต า่ งก นั อ อกไปในแต่โปรแกรมในชดุ M icrosoftO ffice Security:เป็นการกำ�หนดเงื่อนไขของระบบปอ้ งกันในไฟล์PDF -DocumentO penPasswordก ำ�หนดรหัสผ ่านส �ำ หรับเปิดเอกสารPDF -P remissionsPasswordก�ำ หนดรหสั ผ ่านเพื่ออ นุญาตใิ หแ้ ก้ไขเอกสารแ ละการส ั่งพ มิ พ์ P DF :PrintingA llowedอนุญาตเิ ก่ียวก บั การส งั่ พมิ พ์ เชน่ ไมใ่ หพ้ ิมพ์,พ มิ พ์ความล ะเอียดต �ำ่ 150d pi :ChangesAllowedอนุญาตเิ กี่ยวก ับก ารเปล่ียนแปลงแ ก้ไขเช่นการแยกห นา้ งาน,ก ารกรอก แบบฟ อร์ม :E nablecopyingo ftext,images,ando therc ontentsสามารถท �ำ สำ�เนาตัวอ ักษร,ภ าพและ ข้อม ลู อนื่ ๆ :E nabletextaccessforS creenreaderd eviecsforthevisullyimpairedสิทธใ์ิ นก ารป รบั ใช้ตวั อ กั ษร บ นห นา้ จอของอ ปุ กรณอ์ ่านไฟล์P DFเพอ่ื จ�ำ ลองดูความไม่สมบรู ณ์ของก ารอา่ นต วั อักษร Word:เป็นการก �ำ หนดคณุ สมบัตเิ กยี่ วกบั MicrosoftWord - C onvertd isplaycommentston otesinAdobePDF: เปลี่ยนc ommentจ ากw ordไปเป็นn otesในPDF -C onvertcross-referencesandtableofcontentstolinkes: เปล่ยี นจากcross-referencesและtableo fc ontensจากW ordไปเป็นlinksในPDF -Convertfootnoteandendnotelinks:เปลีย่ นfootnoteแ ละe ndnoteจากWordไปเป็นP DF -E nableadvancedtagging:ส ามารถใช้การtagข้อมลู ระดบั สูงได้ Bookmarks:ก ำ�หนดต ัวเลือกเก่ยี วกับBookmarks ค ณุ ส ามารถก ำ�หนดตวั เลอื กข องe lementเชน่ ห วั เรือ่ ง,Indexเพ่อื ให้เปน็ bookmarksในไฟล์ P DFโดยค ลกิ เลือก ทีก่ รอบส ี่เหลีย่ มในรายการB ookmarks ประสทิ ธิ์ คลอ่ งงเู หลือม (11) เอกสารประกอบการฝึกอบรม PDF สําหรบั สาํ นักงาน Acrobat X
Video:ก ำ�หนดตัวเลือกเกี่ยวกับวดิ ีโอ คุณสามารถก�ำ หนดรปู แบบการบนั ทกึ วิดโี อ และคุณภาพของวิดีโอ ตามท่ตี อ้ งการ 3.เลอื กข้อก ำ�หนดอ ยา่ งใดอยา่ งห นึง่ จากในรายการC onversionS etting 4 .คลกิ เลอื ก...เพอ่ื ยนื ยันขอ้ ก �ำ หนดที่มกี ารเปลย่ี นแปลง 5 .เลือกปฏบิ ัติอยา่ งใดอยา่ งห นงึ่ ได้ ดงั ต่อไปนี้ เพือ่ ท�ำ การแ ปลงเอกสาร PDF :เลือกเมนู AdobePDF> แ ละเลือกค �ำ ส่ังท่ีตอ้ งการจ ะแ ปลงเอกสารP DF :ค ลิกปมุ่ ConverttoA dobeP DFท ี่อย่บู นแถบเครอื่ งม ือ เพอื่ ท�ำ การแปลงไฟลไ์ ปเปน็ เอกสารPDF :ค ลิกป่มุ ConverttoA dobePDFandEmai ทอี่ ยู่บนแถบเครอ่ื งมอื เพอ่ื ท�ำ การแปลงไฟลไ์ ปเป็นเอกสารPDFแ ละท�ำ การผ กู ต ิดเอกสารP DF ไปกับEmail :ค ลกิ ปมุ่ ConverttoAdobeP DFandS endforReviewที่อยบู่ นแ ถบเครื่องม ือ 6.ระบชุ ือ่ ไฟล์แ ละต �ำ แหนง่ ในการจ ดั เก็บและจ าก น้ันคลิก S ave ประสทิ ธ์ิ คล่องงเู หลอื ม (12) เอกสารประกอบการฝึกอบรม PDF สําหรับสาํ นักงาน Acrobat X
วิธแี ปลงไฟลจ์ ากM icrosoftMicrosoftExcel 1 .เปิดไฟลท์ ต่ี อ้ งการจ ะแปลงจ ากโปรแกรมM icrosoftE xcel 2.เลือกA dobePDF> C hangeConversionSettingถ า้ ตอ้ งการเปลยี่ นขอ้ ก�ำ หนด ในก ารแปลงไฟล์ 3.โปรแกรมExcelเลอื กA dobeP DF> ConvertE ntireWorkbookเพื่อท�ำ การแปลง Worksheetsทัง้ หมดในไฟล์ Excelถา้ ขอ้ ก�ำ หนดนไี้ มถ่ ูกเลือกไว้ จ ะแปลงเฉพาะห น้าท่ี เปดิ อยู่ขณะนัน้ โปรแกรมจ ะกำ�หนดไวใ้ นเบอื้ งต น้ ให้มีก ารแปลงเฉพาะsheetท ่ีกำ�ลงั เปดิ ใชง้ านอ ยู่ในExcelเท่านนั้ รายล ะเอียดต ่างๆในChangeC onversionSettings Settingsจ ะแยกออกเป็นP DFMakerSettingแ ละApplicationSetting P DFMakerS etting(ข อ้ ก�ำ หนดข องPDFM aker) -C onversionSettingก �ำ หนดต ัวเลือกส �ำ หรบั การแ ปลงไฟล์ -ViewA dobeP DFresultแสดงไฟล์ PDFข้นึ ม าหลงั จากมกี ารแปลงไฟล์ -PromptforAdobePDFfilenameจะปรากฏข้อความเตือนเพื่อให้ต งั้ ชื่อไฟล์ แ ละก ำ�หนดต�ำ แหน่งในการจัดเกบ็ ไฟล์ -C reatePDF/A -1a:2005compliantfileท �ำ การสร้างไฟล์มาตรฐานP DF/A -ConvertD ocumentInformationท ำ�การแปลงรายล ะเอยี ดข องเอกสารในM SOffice ไปท ไี่ ฟล์ P DF ApplicationSetting(ข อ้ ก �ำ หนดของโปรแกรม) -A ttactsourceF iletoAdobeP DFจะแ นบไฟล์ต น้ ทางไปที่PDF -A ddbookmarkstoAdobeP DFใส่ bookmarksท ใี่ ชใ้ นไฟล์ต ้นทางไปท ี่ P DF ประสิทธิ์ คล่องงเู หลอื ม (13) เอกสารประกอบการฝึกอบรม PDF สาํ หรบั สํานกั งาน Acrobat X
-A ddlinkstoAdobeP DFใส่linkท ี่ใช้ในไฟลต์ น้ ทางไปท ่ีPDF -E nableaccessibilityandreflowwithTaggedPDFเปิดใช้ระบบเพิม่ ความส ะดวกในการ อ า่ นไฟล์ PDFแ ละการจัดต ัวอกั ษรตามก ารป รบั ขนาดของหนา้ งานโดยการTaggedPDF -C onvertcommentstonotes:แ ปลงcommentไปเปน็ n oteในPDF -F itWorksheettoa singlepage:ป รบั ข นาดข องworksheetใหพ้ อดีกบั หนึ่งหน้า -P romptforselectingExcelsheets S ecurity:เปน็ การก�ำ หนดเงอ่ื นไขข องระบบป อ้ งกันในไฟล์ PDF -D ocumentO penP asswordก ำ�หนดรหสั ผ า่ นส�ำ หรบั เปิดเอกสารPDF -PremissionsPasswordก ำ�หนดรหัสผ่านเพือ่ อนุญาติใหแ้ กไ้ ขเอกสาร และก ารส่งั พ ิมพ์ PDF :P rintingAllowedอ นญุ าติเกย่ี วก บั ก ารสั่งพิมพ์ เช่นไมใ่ หพ้ ิมพ์, พ มิ พ์ความละเอยี ดต �่ำ 1 50dpi :ChangesAllowedอ นญุ าตเิ กยี่ วก บั การเปล่ียนแปลงแ ก้ไขเชน่ การแยกหน้างาน, ก ารกรอกแ บบฟอรม์ :Enablecopyingo ftext,images,ando therc ontentsส ามารถท�ำ ส �ำ เนา ตัวอ ักษร,ภาพและขอ้ ม ูลอ่นื ๆ :Enabletexta ccessforScreenreaderd eviecsforthevisullyimpaired ส ทิ ธิใ์ นก ารป รับใช้ต วั อ กั ษรบ นหน้าจ อของอปุ กรณอ์ า่ นไฟล์P DFเพอ่ื จ �ำ ลองดคู วาม ไม่สมบูรณ์ข องการอ่านต วั อกั ษร 4.เลอื กข้อก ำ�หนดอ ยา่ งใดอ ยา่ งหน่ึงจากในรายการConversionS etting 5 .ค ลกิ เลอื ก...เพ่อื ย ืนยันข้อก ำ�หนดที่ม กี ารเปล่ยี นแปลง 6.เลือกปฏิบัติอย่างใดอ ย่างห นง่ึ ได้ ดังต ่อไปน ี้เพอ่ื ท�ำ การแปลงเอกสารPDF :เลือกเมนู A dobePDF> แ ละเลอื กค �ำ ส ง่ั ท ่ตี ้องการจะแปลงเอกสารPDF :ค ลิกปมุ่ C onverttoA dobeP DFท ่อี ยูบ่ นแถบเคร่อื งม อื เพื่อท�ำ การแ ปลงไฟลไ์ปเปน็ เอกสารPDF :คลกิ ป่มุ C onverttoA dobeP DFa ndE mailท อ่ี ยูบ่ นแ ถบเครอื่ งม ือ เพือ่ ท�ำ การแ ปลงไฟลไ์ปเป็นเอกสารP DFและท �ำ การผ กู ต ดิ เอกสารPDF ไปกบั Email :คลิกปมุ่ ConverttoA dobePDFa ndSendforReview ท ี่อยบู่ นแ ถบเครือ่ งม ือ 7 .ระบุช ื่อไฟล์ แ ละต ำ�แหน่งในการจ ดั เก็บและจาก นน้ั คลกิ S ave ประสิทธิ์ คล่องงูเหลอื ม (14) เอกสารประกอบการฝึกอบรม PDF สําหรบั สํานักงาน Acrobat X
8. ระบชุ อ่ื ไฟล์แ ละตำ�แหน่งในก ารจ ดั เกบ็ และจาก น้ันคลกิ Save วิธแี ปลงไฟลจ์ ากM icrosoftM icrosoftPowerPoint 1 .เปิดไฟล์ท่ีต้องการจะแปลงจากโปรแกรมMicrosoftP owerPoint 2 .เลือกAdobePDF>ChangeConversionS ettingถ้าตอ้ งการเปลี่ยนขอ้ ก�ำ หนด ในการแ ปลงไฟล์ ร ายล ะเอยี ดตา่ งๆในC hangeConversionS ettings S ettingsจะแ ยกอ อกเป็นPDFMakerSettingและA pplicationS etting PDFMakerS etting(ขอ้ ก �ำ หนดของP DFM aker) -ConversionSettingก �ำ หนดตัวเลือกส �ำ หรบั ก ารแปลงไฟล์ -V iewA dobePDFresultแ สดงไฟล์PDFข ้ึนมาหลงั จ ากมีการแ ปลงไฟล์ -PromptforA dobePDFfilenameจะป รากฏข ้อความเตอื นเพือ่ ใหต้ ั้งช ื่อไฟล์ แ ละก ำ�หนดต�ำ แหน่งในการจัดเก็บไฟล์ -C reateP DF/A-1a:2 005c ompliantfileท �ำ การสร้างไฟล์มาตรฐานPDF/A -C onvertDocumentInformationทำ�การแปลงรายละเอยี ดของเอกสารในM SOffice ไปท่ีไฟล์PDF ApplicationSetting(ข อ้ ก �ำ หนดของโปรแกรม) -AttactsourceF iletoAdobeP DFจะแ นบไฟล์ต้นทางไปท่ี P DF -Addb ookmarkstoA dobePDFใส่ bookmarksท ใ่ี ชใ้ นไฟล์ตน้ ทางไปท ่ี P DF -AddlinkstoAdobePDFใส่ linkท ใี่ ชใ้ นไฟล์ต้นทางไปท ี่ P DF -Enablea ccessibilityandreflowwithTaggedPDFเปดิ ใชร้ ะบบเพ่มิ ความส ะดวก ในการอา่ นไฟล์PDFแ ละการจดั ตัวอักษรต ามก ารป รับข นาดของห นา้ งาน โดยก ารTaggedPDF -ConvertM ultimediatoP DFMultimedia:แปลงมัลติมเี ดียจากp owerpoint ไปเป็นมัลต มิ เี ดยี ในP DF ประสิทธ์ิ คล่องงูเหลือม (15) เอกสารประกอบการฝึกอบรม PDF สําหรบั สาํ นกั งาน Acrobat X
-S aveAnimationinAdobePDF:จดั เกบ็ เอน ิเมช่นั จากp owerpoint ไปไวใ้ นA dobePDF -S aveSlideTransitioninA dobeP DF:จ ดั เก็บส ไลด์ท รานซ ิชน่ั ไปไว้ในA dobePDF -C onverth iddenslidetoP DFpages:แปลงสไลด์ท่ีซ่อนไวไ้ ปเปน็ ห น้าP DF -C onvertspeakern otestotextn oteinA dobeP DF:แ ปลงspeakern otes ไปเป็นtextn oteในAdobeP DF -P DFlayoutb aseonp owerpointp rintersetting:โครงร่างหนา้ P DF ย ึดจ ากข้อก �ำ หนดการพ มิ พข์ องPowerpoint Security:เป็นการกำ�หนดเงอื่ นไขของระบบป้องกันในไฟล์PDF -D ocumentO penP asswordกำ�หนดรหัสผ่านส�ำ หรับเปิดเอกสารP DF -P remissionsPasswordก ำ�หนดรหัสผา่ นเพือ่ อนุญาตใิหแ้ กไ้ ขเอกสาร แ ละการส ่ังพิมพ์ P DF :PrintingAllowedอนุญาตเิ กย่ี วก ับการส่ังพ ิมพ์ เชน่ ไม่ให้พิมพ์, พมิ พค์ วามละเอยี ดต �ำ่ 150dpi :ChangesA llowedอนญุ าตเิกย่ี วก บั การเปลย่ี นแปลงแ ก้ไขเชน่ การแ ยกห น้างาน, การก รอกแ บบฟ อร์ม :Enablec opyingo ftext,images,a ndo therc ontentsส ามารถท�ำ ส�ำ เนา ตวั อกั ษร,ภ าพและข้อม ลู อน่ื ๆ :E nabletextaccessforS creenreaderd eviecsforthevisullyimpaired สทิ ธิใ์ นก ารป รบั ใชต้ วั อ กั ษรบนห น้าจอของอ ุปกรณอ์ ่านไฟล์ P DFเพื่อจ �ำ ลองด คู วาม ไม่ส มบรู ณ์ของก ารอ า่ นต วั อ ักษร Video:กำ�หนดตวั เลอื กเกี่ยวกับวิดโี อ คุณสามารถกำ�หนดรูปแบบการบนั ทึกวดิ ีโอ และคณุ ภาพของวดิ โี อ ตามที่ตอ้ งการ หมายเหตุ สามารถทจ่ี ะทำ�การฝงั วิดีโอไปพรอ้ มกบั ไฟล์ PDF โดยเปลี่ยนรูปแบบวดิ ิโอ เป็นรปู แบบ Flash โดย เลือกใช้ค�ำ ส่งั จากเมนู Adobe PDF > Embed Video and Convert to Flash Format 3.เลอื กข ้อกำ�หนดอ ยา่ งใดอ ยา่ งหน่ึงจ ากในรายการC onversionS etting 4.คลิกเลอื กOK เพื่อยืนยนั ข อ้ ก �ำ หนดท ี่มกี ารเปลย่ี นแปลง 5.เลือกป ฏิบัตอิ ย่างใดอยา่ งห นงึ่ ได้ดังต ่อไปน ี้เพื่อท�ำ การแปลงเอกสารPDF :เลือกเมนูA dobeP DF> แ ละเลือกค�ำ สัง่ ทต่ี ้องการจะแปลงเอกสารPDF :คลิกป ุ่มConverttoAdobePDFท่อี ยู่บนแถบเคร่อื งม ือ เพ่ือท�ำ การแ ปลงไฟลไ์ปเปน็ เอกสารPDF :คลกิ ป่มุ C onverttoAdobePDFa ndEmailท ่ีอย่บู นแ ถบเครือ่ งม อื เพ่ือท �ำ การแปลงไฟล์ไปเปน็ เอกสารP DFและท�ำ การผ กู ต ดิ เอกสารPDF ไปก บั E mail ประสิทธิ์ คล่องงเู หลือม (16) เอกสารประกอบการฝึกอบรม PDF สําหรับสาํ นกั งาน Acrobat X
:คลกิ ปมุ่ C onverttoA dobePDFandS endforR eviewท ี่อยู่บนแถบเครอ่ื งมือ 6.ระบชุ ่ือไฟล์และต �ำ แหนง่ ในก ารจ ัดเก็บแ ละจาก นน้ั คลกิ S ave แปลงไฟล์ email ขอ้ ความ ข่าวสาร ไปเป็น PDF สามารถใช้ PDFMaker เพอ่ื แปลงไฟล์ email ข้อความ ข่าวสาร เพยี งหนึ่งขอ้ มูล หรือหลายข้อมลู จาก Microsoft Outlook หรอื Lotus Notes หรือขอ้ มูลทีม่ อี ยูใ่ น folders ทง้ั folders รวมเป็น PDF เพียงไฟลเ์ ดยี ว หรอื รวมอย่ใู น PDF Portfolio ใน PDF Portfolio ไฟล์ email ข้อความจะปรากฏแยกกนั แตล่ ะไฟล์ ท่ี dialog box ของ Acrobat PDFMaker จะมีตวั เลือก ให้ทำ�การก�ำ หนดวา่ ตอ้ งการให้ email รวมเปน็ PDF ไฟล์ เดยี ว หรอื รวมกนั อยใู่ น PDF Portfolio ค�ำ สัง่ ควบคมุ การแปลง email ไปเปน็ PDF จะปรากฏอยู่ 2 ต�ำ แหนง่ ในโปรแกรม email บนแถบเครอ่ื งมอื Acrobat PDFMaker และบนเมน ู ใน Outlook, ทเี่ มนเู รยี กว่า Adobe PDF และปรากฏทดี่ า้ นขวาของเมนู Outlook Help. ใน Lotus Notes, ค�ำ ส่งั PDF จะปรากฏอย่ภู ายใตเ้ มนู Actions. คุณสามารถแปลง email ที่กำ�ลงั เปิดอยู่ ไปเปน็ PDF โดยเลอื กค�ำ ส่งั File > Print, และเลือก Adobe PDF เป็น พรน้ิ เตอร์ ใน dialog box ของ Print กำ�หนด email ใหก้ ลายเปน็ PDF ทร่ี วมอยใู่ นไฟลเ์ ดยี ว หรอื PDF Portfolios 1. ท�ำ อยา่ งใดอยา่ งหน่ึงดังตอ่ ไปนี้: * (Outlook) เลือก Adobe PDF > Change Conversion Settings * (Lotus Notes) เลอื ก Actions > Change Adobe PDF Conversion Settings 2. ท�ำ อย่างใดอย่างหนง่ึ ดังต่อไปน้:ี * ทำ�การแปลง และรวม email ไปเปน็ โดยมหี น้าเรยี งต่อเช่อื มกัน อยใู่ นเอกสารเพยี งเอกสารเดยี ว, โดยที่ไมเ่ ลอื ก คำ�สง่ั Output Adobe PDF Portfolio When Creating A New PDF File * ท�ำ การแปลง email เข้าไปรวมเปน็ สว่ นประกอบอยู่ใน PDF Portfolio, ให้เลือก Output Adobe PDF Portfolio When Creating A New PDF File ประสิทธ์ิ คลอ่ งงเู หลอื ม (17) เอกสารประกอบการฝึกอบรม PDF สําหรบั สาํ นักงาน Acrobat X
แปลง email ที่เปดิ อยู่ ไปเป็น PDF (Outlook) เลือก Adobe PDF > Convert To Adobe PDF แปลง email ไปเป็น PDF ไฟล์ใหม่ 1. ใน Outlook หรือ Lotus Notes, เลือกแต่ละ email ทีต่ อ้ งการแปลง 2. ท�ำ อยา่ งใดอย่างหนง่ึ ดงั ตอ่ ไปน:ี้ * (Outlook) เลือก Adobe PDF > Convert Selected Messages > Create New PDF * (Lotus Notes) เลอื ก Actions > Convert Selected Messages To Adobe PDF. 3. ใน dialob box ของ Save Adobe PDF As, เลอื กต�ำ แหนง่ ทีจ่ ะจัดเก็บไฟล,์ พิมพช์ ือ่ , และคลิก Save เพ่มิ email หรอื folders ไปที่ PDF ซึ่งกำ�ลังเปดิ อยู่ 1. ใน Outlook หรอื Lotus Notes, เลอื กแต่ละ email หรือ folders ท่ตี อ้ งการ 2. ท�ำ อย่างใดอยา่ งหนึง่ ดงั ตอ่ ไปน้:ี * (Outlook) เลือก Adobe PDF > Convert Selected Messages > Append To Existing PDF, หรอื Adobe PDF > Convert Selected Folders > Append To Existing PDF * (Lotus Notes) เลอื ก Actions > Append Selected Message(s) To Existing Adobe PDF, หรอื Actions > Append Selected Folder(s) To Existing Adobe PDF 3. กำ�หนดตำ�แหน่ง และเลอื ก PDF หรอื PDF Portfolio ทตี่ ้องจะเพิ่ม emails ทมี่ ีการแปลง, และคลกิ Open ความส�ำ คัญ: ไม่ต้องพิมพ์ชอื่ ใหมส่ �ำ หรับ PDF เพราะถ้าคณุ พมิ พ์จะปรากฏข้อความเตอื นข้นึ มาบอกคุณ เก่ยี วกบั การสรา้ ง PDF ไม่ผ่าน ให้คลกิ OK และเลือกไฟล์ PDF โดยท่ไี มต่ อ้ งเปลีย่ นชอื่ 4. (เฉพาะ Outlook เทา่ นั้น) ถ้ามีข้อความปรากฏขน้ึ เพ่อื เตอื นคุณเกี่ยวกับ PDF ท่กี ำ�ลงั เปิดอยู่ มีการสรา้ งโดย ใช้ PDFMaker เวอร์ชั่นก่อนหน้า, ทำ�อยา่ งใดอย่างหนึง่ ดังต่อไปน:้ี * ท�ำ การสร้าง PDF Portfolio จาก PDF ต้นฉบับ ซง่ึ เปน็ ไฟลท์ ี่สร้างเก็บไว้ครงั้ แรก, คลกิ Yes, และเลือกช่อื และ ตำ�แหนง่ เพอื่ ท่ีจะจดั เกบ็ ไฟลใ์ หม่ (ค่าตงั้ ตน้ ช่อื ไฟลจ์ ะใสค่ �ำ ว่า _Portfolio ต่อจากช่ือไฟล์ PDF ต้นฉบับ) เม่ือทำ�การแปลง เสร็จสมบรู ณแ์ ล้ว และ dialog box ของ Creating Adobe PDF ปดิ ไป, ไฟล์ทจี่ ัดเกบ็ ใหมจ่ ะเปิดข้ึนมาใน Acrobat * คลกิ No เพ่อื ยกเลิกการทำ�งาน แปลง folders ของ email ไปเป็น PDF ไฟล์ใหม่ PDFMaker สามารถทำ�การแปลงหลายๆ ไปเปน็ PDF โดยการด�ำ เนินการเพยี งครัง้ เดยี ว มันไมจ่ ำ�เป็นท่จี ะเลอื ก folders ก่อนที่จะเร่มิ ขน้ั ตอนการแปลง เพราะว่าคณุ สามารถเลอื ก folders ใน dialog box ทป่ี รากฏข้ึนไดโ้ ดยอัตโนมตั ิ ประสทิ ธ์ิ คล่องงูเหลือม (18) เอกสารประกอบการฝึกอบรม PDF สําหรับสํานักงาน Acrobat X
1. ท�ำ อยา่ งใดอยา่ งหนึง่ ดงั ต่อไปนี:้ * (Outlook) เลือก Adobe PDF > Convert Selected Folders > Create New PDF * (Lotus Notes) เลอื ก Actions > Convert Selected Folder(s) To Adobe PDF 2. ใน dialog box ของ Convert Folder(s) To PDF, เลือก folders หลงั จากนน้ั คลกิ เลือก หรอื ไม่เลอื ก ตัวเลือก Convert This Folder And All Sub Folders 3. ใน Save Adobe PDF File As, เลอื กตำ�แหน่ง และชื่อ สำ�หรับ PDF Portfolio เมื่อการแปลงเสร็จสมบรู ณแ์ ลว้ ไฟล์ PDF ใหม่จะเปิดขึ้นมาใน Acrobat แปลงไฟล์ Visio ไปเปน็ PDF PDF ที่สร้างจากไฟล์ Visio จะยงั คงรกั ษาขนาดของหนา้ งาน และรองรับ layers, การคน้ หาขอ้ ความ, การเชื่อม โยง, bookmarks, และ comments, ข้ึนอยู่กบั การกำ�หนดเงือ่ นไขของการแปลง (เลือก Adobe PDF > Change Conversion Settings เพื่อตรวจดูขอ้ ก�ำ หนด) เมื่อคณุ แปลงไฟล์ Visio, เฉพาะรูปทรง และไกด์ ทกี่ ำ�หนดใหพ้ มิ พ์ และก�ำ หนดให้มองเห็น ใน Visio เทา่ น้ัน ท่จี ะ ถูกแปลง และปรากฏใน PDF รปู ทรงทม่ี กี ารแปลง จะไมค่ �ำ นงึ วา่ มีการป้องกนั คณุ สมบตั ิของรูปทรงท่ีสร้างขึ้น สามารถ ทีจ่ ะแปลงไปเปน็ ข้อมลู วัตถทุ ่ี PDF เมอ่ื คณุ แปลงไฟล์ Visio ไปเปน็ PDF, คณุ สามารถคงสภาพเลเยอรท์ ง้ั หมด หรอื เฉพาะบางเลเยอรไ์ ว,้ หรอื สามารถ รวมเลเยอรท์ ง้ั หมด แปลงไฟล์ Visio 1. ถา้ คุณต้องการเปล่ียนข้อกำ�หนดของการแปลงไฟล์ ที่ PDFMaker, ใหเ้ ปิด Visio และเลอื ก Adobe PDF > Change Conversion Settings 2. ถา้ คุณตอ้ งการแปลงแต่ละหน้าในไฟล์ Visio เพื่อคัน่ หนา้ หนงั สอื ในไฟล์ PDF, เลอื ก Adobe PDF > Convert All Pages In Drawing ถา้ ตัวเลือกน้ี ไมไ่ ด้เลือก, เฉพาะหนา้ ทีเ่ ปิดอยู่เทา่ นั้น ท่ีจะมกี ารแปลง 3. ท�ำ อยา่ งใดอย่างหนงึ่ ดังตอ่ ไปนี:้ ประสิทธิ์ คล่องงูเหลอื ม (19) เอกสารประกอบการฝึกอบรม PDF สําหรับสาํ นักงาน Acrobat X
* คลิกปมุ่ Convert To Adobe PDF ในแถบเครื่องมอื Adobe PDF * เลือก Adobe PDF > Convert To Adobe PDF * เลือก Adobe PDF > Convert To Adobe PDF And EMail * เลอื ก Choose Adobe PDF > Convert To Adobe PDF And Send For Review 4. ถา้ คณุ ตอ้ งการท่จี ะรวมคุณสมบตั ิของรปู ทรงท่ีสร้างขน้ึ , ให้เลอื กตวั เลอื กนั้น 5. คลิก Continue. 6. เลอื กตวั เลอื กทจี่ ะตอ้ งการให้คงเลเยอรอ์ ยู่ หรือรวมเลเยอรใ์ น PDF ท่แี ปลงเสรจ็ แล้ว และคลกิ Continue Note: ถ้าคุณเลอื ก Retain Some Layers In The Selected Page, จะมรี ะบบเตอื นความจ�ำ เพ่ือให้คุณเลอื กเลเยอร์ Visio รวมไปด้วย 7. คลกิ Convert To Adobe PDF, ระบตุ ำ�แหน่ง และต้งั ช่ือไฟล์, และคลกิ Save เลอื กเลเยอร์ Visio เพอ่ื แปลง เลเยอร์ทค่ี ุณแปลงจาก Visio ไปท่ี PDF คุณสามารถที่จะทำ�การจัดการกับเลเยอร์เหลา่ น้ไี ด้ ในพาแนล Acrobat Layers 1. ด้วยเลเยอร์หลายๆ เลเยอร์ เปดิ อยู่ใน Visio, คลิกปุม่ ในแถบเครอื่ งมือ Adobe PDF,และเลือก Retain Some Layers In The Selected Page Note: ถา้ ตัวเลอื ก Retain Some Layers In The Selected Page ไมส่ ามารถใช้ได,้ ต้องไมเ่ ลือก Convert All Pages In Drawing option 2. เลือกหน่ึงเลเยอร์ หรอื หลายเลเยอร์ ในรายการ Layers In Visio Drawing 3. ท�ำ การเพิม่ เลเยอร์ Visio ท่ีเลือก ใส่ไปทร่ี ายการของเลเยอร์ เพอื่ ท่จี ะแปลงไปเปน็ ไฟล์ PDF, ทำ�อย่างใดอย่าง หนงึ่ ดงั ตอ่ ไปน้ี: * ทำ�การแปลงเลเยอร์ Visio ท่ีเลือก เพอ่ื ใหแ้ ยกเป็นแต่ละเลเยอร์ในไฟล์ PDF พร้อมดว้ ยชุดของเลเยอรใ์ น PDF, คลิก Create Layer Set, และกำ�หนดตัวเลอื กอื่นๆ, พิมพ์ช่อื เลเยอร์ * ทำ�การแปลงเลเยอร์ Visio ทเี่ ลือก เพื่อใหแ้ ยกเป็นแตล่ ะเลเยอร์ (แตไ่ มร่ วมกลมุ่ ภายใตช้ ุดของเลเยอร)์ , คลิกปมุ่ Add Layer(s) 4. ตัวเลือกเพมิ่ เตมิ , ท�ำ อยา่ งใดอยา่ งหน่งึ ดังต่อไปนี้: * ท�ำ การจัดล�ำ ดบั เลเยอรใ์ หม่ ในรายการ Layers In PDF, ลากหัวข้อข้นึ หรอื ลงในรายการ * ท�ำ ใหม้ กี ารรวมเอาคณุ สมบัติทจี่ ะกำ�หนดให้มองเหน็ ไดเ้ อาไวด้ ้วย โดยสามารถทเ่ี ปิด หรอื ปดิ สลับไปมา จะต้อง ไมเ่ ลอื ก Locked On การลอ็ คมผี ลทำ�ใหเ้ ลเยอร์ PDF เปิดไว้ใหม้ องเห็น ให้เลือก Locked On * ท�ำ การบนั ทกึ ขอ้ กำ�หนดทีม่ กี ารกำ�หนดใชอ้ ยู่ ของเลเยอร์ Visio ท่ีเลือก, คลกิ Save PDF Settings, และคลกิ OK. ขอ้ ก�ำ หนดน้ีจะถูกใช้ในครั้งตอ่ ไปทม่ี ีการแปลงไฟล์ Vision ไปเป็นไฟล์ PDF 5. คลกิ Convert To PDF, ระบุ folder ใน Save In box ในทซี่ ึง่ จะมีการบันทกึ ไฟล์ PDF, พิมพช์ ื่อไฟล์ และจาก น้นั คลิก Save (20) เอกสารประกอบการฝกึ อบรม PDF สําหรบั สาํ นกั งาน Acrobat X ประสทิ ธ์ิ คล่องงเู หลือม
การร วมไฟล์ (C ombineF iles) การรวมไฟล์ดว้ ยว ธิ ขี องก ารใช้ค ำ�สัง่ CombineFiles -เปน็ การรวมหลายๆ ไฟล์ใหร้ วมอ ย ุใ่ นไฟล์PDFเพียงไฟล์เดียว -งา่ ยต่อการเลือกใช้และการจดั เตรยี มเอกสารและรูปภาพจ ากน ้นั กน็ ำ�ไฟลท์ ่ีรวมก ันไว้ ไปจ ดั พิมพ์ -จะช ว่ ยรักษาขอ้ มลู ท เ่ี กีย่ วข้องก นั รวมกนั ไว้ และน �ำ เสนอข้อมลู ในทกุ ๆ คำ�ส่งั ท่ีต้องการ -ผลติ ไฟล์P DFส ดุ ทา้ ยทีม่ ีขนาดเลก็ โดยใชต้ วั เลอื กไมย่ งุ่ ยากในก ารล ดขนาดข องไฟล์ การรวมไฟล์ส ามารถช ว่ ยอะไรคุณไดบ้ ้าง L egalD ocument(เอกสารทางด้าน กฏหมาย) เอกสารห ล ายๆ ไฟล์จ ดั รวบรวมให้เหลอื เพียงไฟล์เดียว ท�ำ การดึงเอกสารทค่ี วามเชื่อมโยงกันจากห ลายๆ แหลง่ แ ละห ลายๆ ผู้สรา้ งไฟล์ม า รวมเข้าด้วยกนั เพอ่ื ส รา้ งเอกสารที่เก่ยี วกับก ฏหมายจากเอกสารทห่ี ลากห ลายให้เหลอื เพียงไฟล์เดียวกอ่ น ที่จะสง่ ใหก้ ับลูกคา้ หรอื ศ าลอ าทิเชน่ เอกสารสัญญา,เอกสารคำ�ร้อง,เอกสารญัตติเปน็ ต้น ProjectB inders จัดระบบไฟล์แผนงาน เก็บรกั ษาเอกสารแผนงานของท กุ ค นรวมไว้ในท ่ีเดยี วกันสรา้ งแ ผนงานเพ่อื เก็บรกั ษา เอกสารท่ีเช่ือมโยงกันไว้ในไฟล์เดียว ซึ่งจะสามารถทำ�ได้ง่ายๆ เพื่อการจัดเก็บเอกสารออกแบบ, เอกสาร สำ�หรบั ส่งemail,เอกสารส ัญญาและเอกสารตารางเวลา การนำ�เสนอก ารข าย น า่ ประทบั ใจก ับการนำ�เสนอก ารข าย ท ำ�ให้ล กู ค้าเกดิ การป ระทับด้วยเอกสารระดับม อื อาชพี ใช้เพยี งเอกสารเดียวเพื่อบรรยายข้อ เสนอของค ณุ จ ดั เตรียมเอกสารของค ุณในทกุ คำ�สงั่ เพ่ือช ว่ ยเพมิ่ โอกาสข องค ุณท่จี ะส ามารถค น้ หารายการ ไดอ้ ย่างรวดเร็วตามทีค่ ณุ ต้องการไม่ว่าจะเปน็ โบวช์ วั ร์,เอกสารน �ำ เสนอ,spreadsheetและเอกสารส ญั ญา วธิ ีการรวมไฟล์ 1.เลือกค ำ�ส งั่ F ile> CreateP DF>Combine Files into a Single PDF หรือคลกิ ทปี่ ุ่มCreateP DFท ีแ่ ถบเครือ่ งมือแ ละเลือกCombine Files into a Single PDF และจากน ัน้ ค ลิกAddFilesหรือ Add Folder (ทุกไฟล์ทีบ่ รรจไุ วใ้ น Folder) 2. ทำ�อยา่ งใดอย่างหนงึ่ ดังตอ่ ไปน:ี้ - เลือก Add Files... ถ้าตอ้ งการนำ�ไฟล์ PDF มารวม โดยเลือกทีละหน่งึ ไฟล์ - เลือก Add Folders... ถ้าตอ้ งการเลอื กไฟล์P DFท้ังfolder - เลอื ก ReuseF iles... ถ้าต้องการน�ำ ไฟล์ P DFท ่ีรวมไว้ก่อนห นา้ นี้ก ลบั มาใชใ้ หม่ ประสิทธิ์ คลอ่ งงเู หลอื ม (21) เอกสารประกอบการฝกึ อบรม PDF สําหรบั สาํ นกั งาน Acrobat X
- เลือก Add Open Files... ถ้าตอ้ งการเลือกไฟล์ PDF ทีก่ �ำ ลังเปิดอยู่ 3.จากนนั้ คลกิ ป่มุ A ddFiles 4 .เลือกขนาดข องไฟล์โดยคลกิ เลือกที่รปู สัญลกั ษณ์ ท่ีหวั ข้อ File Size: 5.คลกิ ป ุ่มC ombine Files เพ่ือทำ�การรวมไฟล์ 6. ตัง้ ชอ่ื ไฟลต์ ามตอ้ งการ และก�ำ หนดตำ�แหนง่ การจดั เกบ็ ข อ้ กำ�ห นดอ่นื ๆ -ต ้องการเปล่ียนเปลยี่ นต ำ�แหนง่ ไฟล์ เลอื กM oveU p(ยา้ ยไฟลข์ ึ้นด้านบ น), MoveDown(ย้ายไฟลล์ งด า้ นล า่ ง) -ต้องการลบไฟล์ คลกิ Remove ก ารเลอื กร วมเฉพาะบ างหนา้ ของไฟล์ 1 .คลกิ เลอื กไฟล์P DFท ่ตี อ้ งการจะเลอื กรวมเฉพาะบ างหน้า 2. ค ลิกป มุ่ C hoose P ages, จะป รากฏ dialog b ox ของ Preview a nd S elect Page Rang ข้ึนม าใหร้ ะบบหุ นา้ ทต่ี อ้ งการ 3 .คลกิ O K บนั ทกึ :ใส่เลขหนา้ แ ละ/ห รอื ระหวา่ งหนา้ ทีแ่ ยกกนั โดยใช้ comma(,) ประสิทธ์ิ คลอ่ งงูเหลือม (22) เอกสารประกอบการฝึกอบรม PDF สาํ หรบั สํานักงาน Acrobat X
การแปลงไฟล์ห ลายรปู แบบเป็น PDFและนำ�มาร วมก นั ไว้ในP DF Portfolio P DFP ortfolio เป็นการน �ำ ไฟล์PDFมารวมไวท้ เี่ ดยี วกันจะช่วยให้ค ุณรวมข ้อมลู ซ่ึงเกยี่ วขอ้ ง และเชอ่ื มโยงกันเขา้ ไปรวมไว้ในP DFเพียงไฟลเ์ ดยี วในขณะท ยี่ งั ค งรักษาค ณุ สมบตั ิของไฟล์P DFแ ตล่ ะ ไฟล์ให้อยู่เหมอื นเดิมภายในPortfolio ว ิธแี ปลงไฟล์PDFนำ�มาร วมกันไวใ้ นP DF Portfolio เลอื กคำ�ส งั่ File>C reatePDF>C ombine Files into a Single PDF หรือค ลิกทปี่ มุ่ CreateP DFท ีแ่ ถบเคร่อื งมอื แ ละเลอื กCombine Files into a Single PDF และจ ากนั้นคลิกAddF ilesหรือ Add Folder (ทุกไฟล์ท่บี รรจุไวใ้ น Folder) 2 .เลอื กไฟล์ และโฟวเ์ ดอร์ ท่ีต้องการแ ละคลิกป ่มุ A ddF ilesหรอื Choose 3 .ปรับเปล่ยี นลำ�ดบั ของไฟลต์ ามท ่ตี ้องการโดยใช้ M oveUpห รอื M oveDown แ ละจากน น้ั เลอื กขนาดข องไฟล์และข อ้ ก�ำ หนดการแ ปลง ภายใตห้ ัวขอ้ “F ileSize” 4.เลือกPDFPortfolio 5. จากน้นั คลกิ ปมุ่ Create PDFPortfolio ห มายเหตุ:รายละเอยี ดของการกำ�หนดเงือ่ นไข การเปล่ียนแปลงการแสดงผล การเพมิ่ ไฟล์ รูปแบบอนื่ ๆ ใน PDF Portfolio สามารถดเู พ่ิมเตมิ ไดจ้ ากหัวขอ้ “Create PDF Portfolio” ประสทิ ธ์ิ คลอ่ งงูเหลอื ม (23) เอกสารประกอบการฝกึ อบรม PDF สาํ หรับสํานกั งาน Acrobat X
PDF Portfolio กระเปา๋ จัดเก็บเอกสาร ในโปรแกรม Adobe Acrobat X PDF Portfolio เปน็ อกี หนึ่งคุณสมบัตใิ นโปรแกรม Adobe Acrobat X เพือ่ ใช้ในการจัดเก็บเอกสารให้เป็น หมวดหมู่ รวบรวมเอกสาร ภาพวาด อเี มล์ ตารางสเปรดชตี และริชมีเดยี เช่น วดิ โี อ, เสียง, ภาพ 3 มิติ และแผนที่ ไว้ใน PDF Portfolio ท่มี ีการบีบอดั ขอ้ มูล คณุ สามารถเลือกใช้เทมเพลตแบบมืออาชพี ทมี่ ีอยมู่ ากมาย เพอื่ ผนวกรวมคอนเทนต์ ตา่ งๆ และกำ�หนดรปู แบบการนำ�ทาง (Navigation) พรอ้ มท้งั ปรบั แต่ง PDF Portfolio ของคุณ นอกจากนยี้ ังสามารถสรา้ ง แบรด์ และปรบั แต่งเทมเพลตของคณุ ด้วยรายละเอยี ดต่างๆ เช่น โลโก้ ชดุ รูปแบบสี ภาพถา่ ย และข้อมลู ตดิ ต่อ และคุณ สามารถแบง่ ปนั PDF Portfolio บทแพลตฟอรม์ ท่ีหลากหลาย Acrobat ในเวอรช์ ัน่ กอ่ นหน้านี้ จะมีค�ำ สัง่ ที่ใชใ้ นการจดั การ และบรหิ ารไฟล์ PDF อยู่แล้ว ซึง่ มชี ื่อวา่ Organizer แต่ใน Portfolio มกี ารจดั การ และจัดเก็บไฟลไ์ วใ้ นทที่ ่เี ดียวกนั เหมอื นการ Package ทั้ง Organizer และ Package จะท�ำ งานภายใตร้ ปู แบบไฟล์ PDF ส่วนใน Portfolio นอกจากไฟล์ PDF แล้ว ยงั สามารถน�ำ รูปแบบไฟล์อ่นื ๆ มาบรรจุ ไว้ในกระเปา๋ หรอื ซองเอกสารไดด้ ้วย แต่ละไฟล์ไม่ไดน้ ำ�มารวมเปน็ ไฟล์เดยี วกัน แตจ่ ะแยกเป็นอสิ ระ และจดั เก็บไว้ใน โฟวเ์ ดอรท์ ีส่ ร้างขนึ้ ไวใ้ น PDF Portfolio เม่อื เรียกใช้งาน แตล่ ะไฟล์ก็จะไปเรยี กเปิดจากโปรแกรมท่สี ามารถเปดิ อ่าน หรือ ใชง้ านไฟล์น้นั ๆ ส�ำ หรับไฟล์ PDF ก็เช่นกัน เมือ่ มาอยู่ใน PDF Portfolio กส็ ามารถแสดงผลได้ตามปกติ สามารถปรบั เล่อื นหนา้ , ย่อ-ขยาย เพ่ือดขู ้อมูล และหากต้องการใหไ้ ฟล์ PDF เปิดขึ้นมาเพือ่ ใชง้ านบนโปรแกรม Adobe Acrobat ก็ สามารถท�ำ ได้ง่ายๆ เพียงคลิกปุ่ม Open ไฟล์ PDF ก็จะถูกส่งไปเปดิ ในโปรแกรม Adobe Acrobat ทันที PDF Portfolio มีระบบการจัดเก็บไฟล์เป็นหมวดหมู่โดยอาศยั folder (ระบบกระเปา๋ ) และระบบการ จัดเรยี ง ข้อมลู ท่หี ลากหลายใหม้ คี วามนา่ ใช้ยิง่ ขึน้ สามารถเลือกใช้ Layout ตามต้องการ, ใสห่ นา้ ตอ้ นรับ และหัวขอ้ สว่ นบน, ใส่ สีของรายการ, ระบกุ ารแสดงรายละเอียดของไฟล์ และผลิตงานเพอ่ื แจกจา่ ยเผยแพร่ โดยการบันทึกเปน็ ไฟล์ PDF แบบ Portfolio, จดั สง่ ไปทาง Email หรือสง่ ไปเพ่อื ใช้ไฟลร์ ่วมกันบนเวบ็ www.acrobat.com ประสิทธ์ิ คลอ่ งงเู หลอื ม (24) เอกสารประกอบการฝึกอบรม PDF สาํ หรับสํานักงาน Acrobat X
ใน PDF Portfolio, คุณสามารถ: • ทำ�การรวมไฟล์ PDF และไมใ่ ช่ไฟล์ PDF เขา้ ดว้ ยกนั • ทำ�การ Import และแปลงไฟล์ทีไ่ มใ่ ช่ไฟล์ PDF • รวบรวม, จัดประเภท และคัดกรอง เพื่อการส่งกลับขอ้ มลู ทกี่ รอกในแบบฟอรม์ (Acrobat 9 Standard หรือ Professional) • สรา้ งอีเมล์ Portfolio ขึ้น โดยใช้กลไกของ PDFMaker ท่ีฝงั อยู่ในโปรแกรม Outlook หรือ Lotus Notes • รวมไฟลเ์ ขา้ ด้วยกันเก็บไวใ้ นโฟร์เดอร์ • แกไ้ ขไฟลท์ ่ีไมใ่ ช้ PDF ไดโ้ ดยตรงจาก Portfolio และบนั ทกึ สิ่งทมี่ ีการเปล่ยี นแปลงกลับไปที่ Portfolio • ท�ำ การคน้ หาเอกสาร (ทัง้ ไฟล์ PDF และไมใ่ ช่ไฟล์ PDF) • ท�ำ การพมิ พ์เฉพาะเนือ้ ทไ่ี ดเ้ ลือกไว้ • ใส่ headers และ footers, watermarks หรือ backgrounds ไปท่ไี ฟลท์ ้ังหมด หรอื เฉพาะไฟลท์ ่ีเลือก • ใช้ลายเซน็ ดิจิตอล • กำ�หนดใส่กล่มุ ตวั เลข วิธีการสร้าง PDF Portfolio 1. เปดิ โปรแกรม Adobe Acrobat X Pro. 2. เลอื กค�ำ สง่ั File > Create > PDF Portfolio... หรือคลิกปุ่ม Create > PDF Portfolio... บนแถบเครอ่ื งมือ จากนัน้ จะปรากฏหน้า Create PDF Portfolio ข้ึนมา เพอ่ื เลือกรูปแบบของเลยเ์ อา้ ท์ Portfolio ท่คี ณุ ตอ้ งการ >> ใหค้ ลกิ เลือกรปู แบบเลยเ์ อ้าท์ ภายใต้หัวขอ้ Choose a layout for your Portfolio (ให้สังเกตตุ วั อย่างของ เลย์เอา้ ท์ทีแ่ สดงอย่ดู ้านขวามือ >> คณุ สามารถน�ำ เขา้ เลย์เอ้าท์ ที่คุณได้จดั เตรียมไวเ้ ข้ามาใช้งานได้ โดยคลิกทปี่ ุม่ Import Custom Layout... 3. คลกิ ปมุ่ Add Files เพือ่ ใสไ่ ฟล์ต่างๆ ใน PDF Portfoilo หรอื คลกิ ปุม่ Finish เพ่อื จบการเลือกรปู แบบเลย์เอา้ ท์ แลว้ จึงคอ่ ยไปใสไ่ ฟล์ต่างๆ ในภายหลัง ข้อสังเกต:ุ หลงั จากคลิกปมุ่ Add Files หรือ Finish จะแสดงช่ือไฟลเ์ ปน็ Portfolio1.pdf ประสทิ ธิ์ คล่องงเู หลอื ม (25) เอกสารประกอบการฝึกอบรม PDF สาํ หรับสาํ นกั งาน Acrobat X
หมายเหต:ุ การแสดงไฟล์ใน PDF Portfolio จะต้องท�ำ งานรว่ มกบั เทคโนโลยี Flash เพราะฉนั้น คณุ จะต้องติด ต้งั Flash Player ท่ีเขา้ กันไดก้ บั Adobe Reader และ Acrobat ภายใต้หนา้ ตา่ ง PDF Portfolio จะแบง่ ออกเป็น 3 สว่ น - ส่วนที่ 1 เปน็ แถบเคร่อื งมือดา้ นบนของหน้าต่าง เปน็ ปมุ่ เครอื่ งมือ ส�ำ หรบั ใช้ในการแสดงผล, การบนั ทกึ , การ พมิ พ,์ การ Share ขอ้ มูล และคำ�สง่ั เพอื่ ปรับปรงุ PDF Portfolio - สว่ นที่ 2 การแสดงผล เพ่ือแสดงขอ้ มูลไฟล์ PDF และไฟลอ์ ่นื ๆ โดยการแสดงผลจะเป็นไปตามเง่อื นไขท่ี ก�ำ หนดจากค�ำ ส่งั Edit Portfolio ภายใต้ Panel ดา้ นขวามือ - ส่วนท่ี 3 พาเนลด้านขวา จะแยกตามหัวขอ้ เชน่ หวั ขอ้ Layout ก็จะประกอบไปด้วย ค�ำ ส่งั ส�ำ หรับใส่เน้ือหา (Add Content), ค�ำ สง่ั ปรับเปล่ยี นเลยเ์ อา้ ท์ (Portfolio Layouts), ค�ำ สง่ั เปล่ยี นสี (Color Palettes) และค�ำ ส่ังก�ำ หนดพืน้ หลงั (Background) เพ่อื เพิม่ ความน่าใช้ และสะดวกตอ่ การเรียกใช้งาน 4. ท�ำ การบนั ทกึ ช่อื ของ Portfolio โดยกดปมุ่ ท่อี ย่ดู ้านบนของหนา้ ตา่ ง เลือกค�ำ สงั่ Save Portfolio และจากน้นั ตัง้ ชอ่ื ไฟลข์ อง Portfolio ตามตอ้ งการ 5. สร้างกระเป๋าเพ่อื จัดเกบ็ ไฟล์ ให้คลิกทป่ี มุ่ Create New Folder ทำ�การตัง้ ชอื่ กระเป๋า, คลกิ ป่มุ OK กระเปา๋ ทีส่ รา้ งข้นึ มาใหมจ่ ะปรากฏอยใู่ นรายการ Portfolio ประสทิ ธ์ิ คล่องงูเหลอื ม (26) เอกสารประกอบการฝึกอบรม PDF สําหรบั สาํ นักงาน Acrobat X
วิธใี สไ่ ฟล์ PDF และไฟลอ์ ่นื ๆ ใน PDF Portfolio การใสไ่ ฟล์ PDF สามารถใสเ่ ข้าไปทลี ะไฟล์ หรอื ใสท่ งั้ กระเป๋ากไ็ ด้ สามารถใส่ไฟล์เข้าไปตรงๆ ใน Portfolio หรือ ใส่เขา้ ไปใหอ้ ยภู่ ายในกระเปา๋ ทส่ี ร้างไวก้ อ่ นหนา้ น้กี ไ็ ด้ โดยให้ปฎบิ ตั ดิ ังตอ่ ไปน้ี 1. คลิกปมุ่ Add Files จากน้นั เลือกไฟล์ PDF หรอื ไฟลอ์ ่นื ๆ ท่ตี อ้ งการใสเ่ ข้าไปใน Portfolio, คลิก Open 2. คลกิ ปมุ่ Add Folder จากน้นั เลอื กกระเป๋าทต่ี ้องการใสเ่ ขา้ ไปใน Portfolio, คลิกปุ่ม OK ไฟล์ทัง้ หมดทอ่ี ยใู่ นกระเป๋าก็จะถูกบรรจเุ ขา้ ไปพร้อมกนั ไดว้ ย 3. หากตอ้ งการใสไ่ ฟลเ์ ขา้ ไปในกระเปา๋ ทม่ี ีการสรา้ งไว้กอ่ นหน้า ใหเ้ ลือกกระเปา๋ ทต่ี ้องการน�ำ ไฟล์มาใส่ไว้ภายใน โดยการ Double-Click ทกี่ ระเป๋า จากนนั้ กท็ ำ�การใสไ่ ฟล์ข้อมลู ตามต้องการ จะใสท่ ีละไฟล์ หรือใส่ทงั้ กระเปา๋ ก็ได้ (ดจู ากขน้ั ตอนที่ 1 และ 2) วธิ ีการเรียกดไู ฟลใ์ น PDF Portfolio 1. คลกิ ที่ป่มุ Preview บนแถบเคร่อื งมอื ด้านบน >> ให้เลือกไฟล์ท่ีต้องการจะเรียกดู จากน้ันใหท้ ำ�การ Double-Click ที่ไฟล์นั้นๆ >> หากต้องการใหไ้ ฟล์ เปดิ ขน้ึ จากโปรแกรมตน้ ทางของไฟลน์ น้ั ๆ ใหท้ ำ�การ Double-Click อกี ครัง้ หรือใชค้ ลิกเลอื กทีป่ มุ่ Open File ทแ่ี สดงอยมู่ มุ บนของ PDF Portfolio กรณี ไฟล์ที่มหี ลายๆ หน้า จะปรากฏป่มุ เพือ่ เล่อื นหน้าอยดู่ ้านลา่ งไฟลน์ ้ันๆ หากต้องการเลอื่ นหนา้ ให้คลกิ ท่ี ลูกศรขึน้ -ลงเพ่ือเลอื่ นหนา้ หรอื หากต้องการไปยังหน้าตา่ งๆ ใหค้ ลิกลงในชอ่ งเลขหนา้ ป้อนเลขหน้าทต่ี อ้ งการ >> หากไม่ต้องการเปิดไฟล์ที่เลอื ก ใหค้ ลกิ ปุ่มกากบาท ซึ่งอยูด่ า้ นบนของไฟลท์ เ่ี ลือก เพ่อื ปดิ ไฟล์นน้ั กลับไป ประสทิ ธิ์ คล่องงูเหลอื ม (27) เอกสารประกอบการฝึกอบรม PDF สําหรับสํานักงาน Acrobat X
2. กรณไี ฟล์ทีจ่ ะเรยี กดถู กู จดั เก็บไว้ในกระเปา๋ อีกชนั้ หนง่ึ ให้ท�ำ การ Double-Click เพือ่ เขา้ ไปภายในกระเป๋านัน้ กอ่ น แลว้ จึงเลือกไฟลท์ ตี่ อ้ งการทจ่ี ะเปิดด ู - การปรบั เล่อื นไปยังไฟล์อื่นๆ ที่อยใู่ นกระเปา๋ เดยี วกัน หรอื อยใู่ น Portfolio เดียวกัน ใหค้ ลกิ ทรี่ ปู สัญลกั ษณล์ ูกศรซ้าย-ขวา ซ่งึ แสดงอยทู่ ต่ี �ำ แหนง่ ด้านซ้าย-ขวา ของแตล่ ะไฟล์ทีเ่ ปิดขึ้นมา การแก้ไข เปลีย่ นแปลง PDF Portfolio การแกไ้ ข เปล่ียนแปลง Portfolio จะสามารถท�ำ ไดโ้ ดยการเลอื กใช้เครอ่ื งมอื ต่างๆ ทอ่ี ย่ใู นพาแนลดา้ นขวามือ ของ Portfolio ภายใตห้ วั ขอ้ Edit การท่เี ราปิดไฟล์ Portfolio และเปิดกลับขึ้นมาใช้ใหม่ทุกครงั้ จะกลับมาอยู่ใน โหมด Preview คำ�ส่ังสว่ นพาแนลจะ ถกู ซ่อนไว้ เพือ่ ให้สว่ นของการแสดงข้อมลู มีพื้นที่ใน การแสดงผลมากข้ึน หากต้องการทีจ่ ะแก้ไข กต็ อ้ งไปเลอื กคำ�สง่ั Edit Portfolio อยูท่ ่แี ถบเครอ่ื งมือดา้ นบน เมื่อเลอื กปุ่มคำ�สง่ั Edit พาแนลการแก้ไขก็จะแสดงขนึ้ มา หรือถา้ ตอ้ งการปิดก็กลับไปที่ปมุ่ ค�ำ สงั่ Preview การเรียกใชค้ ำ�สง่ั ตา่ ง ๆ และการกำ�หนดเง่ือนไขใน Edit Portfolio โดยคลิกเลอื กไปที่หวั ขอ้ ของค�ำ สงั่ จากน้ันก็ เลือกค�ำ สง่ั ยอ่ ย ซ่ึงก็จะท�ำ การแสดงรายการเฉพาะหวั ข้อทเี่ ราเลือก สว่ นรายการในหวั ข้ออ่นื ๆ ก็จะถูกซ่อนไว้ Layout • เลอื กรูปแบบเลยเ์ อ้าทข์ อง Portfolio ซงึ่ มใี หเ้ ลือกหลายรปู แบบ อาทิเช่น Click-Through, Freeform, Grid, Linear และ Wave • นอกจากน้นั ยังสามารถเลือก Themes ไดอ้ ีกด้วย จากรายการ Visual Themes เช่น Clean, Spring, Tech Office, Modern เปน็ ตน้ ประสิทธ์ิ คล่องงูเหลอื ม (28) เอกสารประกอบการฝกึ อบรม PDF สําหรบั สาํ นกั งาน Acrobat X
Color Palettes เลือกสใี หก้ ับรปู แบบของ Portfolio ท่ีสร้างขน้ึ โดยจะเปน็ ตารางสใี ห้เลอื ก หรอื ถ้าคุณไม่ตอ้ งการสที ่ีมอี ยู่ คณุ กย็ ัง สามารถท่จี ะสร้างสีข้ึนมาใชเ้ องได้ การสร้างสขี น้ึ มาใช้เอง ใหค้ ลิกเลือกท่ี Create from Existing เมื่อเลือกชุดสเี สรจ็ แล้ว ให้คลกิ ปุม่ Save ในชุดสจี ะแบง่ เปน็ 5 สว่ น Background Color (สีพ้นื หลัง), Border (สีกรอบ)] Primary (สอี ันดับแรกท่ใี ชก้ บั กรอบ หรอื ป้ายรายการ), Accent (สขี องบัตร หรือปา้ ยรายการ), Text (สขี องตวั อักษร) Details ก�ำ หนดรายละเอยี ดของไฟล์ ซึง่ ประกอบไปด้วย Columns to Display (ก�ำ หนดคอลมั นเ์ พอ่ื การ แสดงรายละเอยี ดของไฟล์) และ Initial Sort (กำ�หนดอักษรแรกเพอื่ การจดั เรียงล�ำ ดบั ของไฟล์) ท้ัง 2 ขอ้ ก�ำ หนด ท้งั การแสดงผล และการจดั ลำ�ดับ ยึดตามหัวข้อ Name, Description, Modified, Compressed size และ Create ประสิทธ์ิ คล่องงเู หลือม (29) เอกสารประกอบการฝึกอบรม PDF สําหรบั สํานกั งาน Acrobat X
Share การเผยแพร่ และกระจาย Portfolio โดยการ (SAVE) บันทกึ , ส่งทาง Email และแบ่งบัน Portfolio ประสทิ ธ์ิ คล่องงูเหลอื ม (30) เอกสารประกอบการฝึกอบรม PDF สําหรับสาํ นกั งาน Acrobat X
การจดั การเอกสารPDF การจัดการเอกสารย งั รวมไปถึงก ารแ กไ้ ขเปลี่ยนแปลงหน้าเอกสารP DFด ้วยซ่ึงเป็นการป รบั แก้ ห รอื เพิม่ เติม ส่วนท่ขี าดห ายเพ่ือให้ได้เอกสารP DFท ีส่ มบูรณ์เหมาะส มก บั การน�ำ ไปใชใ้ นสำ�นกั งานมีความจ�ำ เป็นอ ย่างยงิ่ ห ากคุณ จะต้องมีการแก้ไขงาน โดยเริ่มจากไฟล์ต้น และแปลงมาเป็นไฟล์ PDF เพ่ือนำ�กลับมาใช้ร่วมกับเอกสาร PDF ไฟล์เดิม ดงั น้นั ก ารแทรกห นา้ ,ก ารแ ทนท่ีห นา้ ,ก ารดึงหนา้ งานออกจ ากไฟล์และก ารล บห น้างานจงึ เปน็ ค �ำ ส งั่ ท ี่ต้องน �ำ มาป รบั ใช้ สำ�หรับโปรแกรม Adobe Acrobat X ได้ทำ�การรวบรวมเครื่องมือท่ีเกี่ยวกับการจัดการหน้าเอกสาร PDF ไว้ ภายใตเ้ คร่ืองมอื Pages ประกอบไปด้วย Manipulate Page (การจัดการหนา้ ), Insert Page (การแทรกหน้า), Edit Page Design (การแก้ไขออกแบบหนา้ ) การจัดการหน้าในเอกสาร PDF การหมุนหน้า คณุ สามารถหมนุ หนา้ พรอ้ มกนั ทงั้ หมดทกุ หนา้ หรอื หมนุ เฉพาะหนา้ ทเี่ ลอื กในเอกสาร การหมนุ หนา้ จะอยบู่ นพนื้ ฐานการหมนุ ทลี ะ 90° 1. เปดิ กลอ่ งโต้ตอบ Rotate Pages ใช้วธิ ีใดวิธหี นึ่งตอ่ ไปนี้: - เลอื กเคร่ืองมอื Tools > Pages > Rotate - จากเมนตู วั เลือกในพาแนล Page Thumbnails อยใู่ นส่วนของ Navigation, เลือก Rotate Page 2. สำ�หรับ Direction, เลือกทศิ ทางของการหมนุ : Counterclockwise 90 Degrees, Clockwise 90 Degrees หรอื 180 Degrees 3. Pages, ระบุ หมุนทุกหนา้ (All), หมนุ เฉพาะหน้าท่ีเลอื ก (Selection) หรอื ช่วงของหน้าทีต่ อ้ งการหมุน (Pages) 4. จากเมน ู Rotate, ระบุ การหมนุ เฉพาะหน้าค,่ี หนา้ คู่ หรอื ทัง้ สอง และเลือกการวางแนวของหนา้ ท่จี ะหมนุ เพ่อื เปล่ยี นมุมมองของหนา้ ชั่วคราว เลือก View > Rotate View > Clockwise หรือ Counterclockwise ทิศทาง ของหนา้ จะกลับมาเหมอื นเดมิ ในครัง้ ต่อไปทีค่ ุณเปดิ ไฟล์ PDF การดึงหนา้ ออกจากเอกสาร PDF การดึงหนา้ เปน็ กระบวนการของการนำ�เอาหนา้ ที่เลือกในไฟล์ PDF หนงึ่ กลับไปใช้ใหม่ ในไฟล์ PDF ที่แตกตา่ ง กัน หน้าท่ีดึงออกมา ไม่เพยี งแตม่ ีเฉพาะเนือ้ หา แต่ยงั รวมถงึ form fields, comments และการเช่อื มโยงที่เกี่ยวข้องกับ เนอื้ หาของหน้าเดมิ ประสทิ ธิ์ คล่องงเู หลือม (31) เอกสารประกอบการฝกึ อบรม PDF สาํ หรบั สํานักงาน Acrobat X
คุณสามารถดึงหน้าออกมาจากเอกสารต้นฉบับ หรือลบออกหน้าท้ิง ในระหว่างการดึงหน้า หากเทียบเคียง กระบวนการแลว้ ก็จะเหมือนกันกับกระบวนการทวั่ ไปของการตดั และวาง หรือคดั ลอก และแปะ แต่การแยก หรือดงึ หนา้ จะกระท�ำ กบั หนา้ เอกสาร หมายเหตุ: บุ๊คมารค์ (Bookmarks) หรอื การร้อยตอ่ ของบทความ (Artcle) ทีเ่ กีย่ วขอ้ งกบั หน้าจะไม่ถกู ดงึ ออกมา 1. เปิด PDF ใน Acrobat และเลือก Tools > Pages > Extract 2. ระบุชว่ งของหนา้ เพื่อดึง 3. ในกล่องโตต้ อบ Extract Pages, ท�ำ อย่างหนึง่ หรือมากกวา่ ดังต่อไปนี้กอ่ นท่คี ุณจะคลกิ OK: - เพือ่ ลบหนา้ ทด่ี ึงออกจากเอกสารตน้ ฉบับ ใหเ้ ลอื ก Delete Pages After Extracting - เพอื่ สรา้ งไฟล์ PDF ดงึ ออกเป็นหน้าเดียวแตล่ ะหน้า เลือก Extract Pages As Separate Files - เพ่ือให้คงหนา้ ในเอกสารเดมิ ไว้ และใหม้ กี ารสร้าง PDF เพียงไฟล์เดียว จากการดงึ หน้าทั้งหมด คณุ จะ ต้องยกเลิกการเลือกทั้งสองตัวเลือก หมายเหต:ุ ผสู้ รา้ งเอกสาร PDF สามารถตั้งค่าการรกั ษาความปลอดภัยเพ่ือปอ้ งกันไม่ให้การดึงหน้า ดูการตั้งค่า การรกั ษาความปลอดภยั ส�ำ หรบั เอกสาร ใหเ้ ลอื ก File > Properties และเลือก Security การแยก PDF ออกเปน็ เอกสารหลายไฟล์ คณุ สามารถแยกหนึง่ เอกสารหรือมากกว่า ไปเปน็ เอกสารขนาดเล็กหลายเอกสาร เม่อื แยกเอกสาร คณุ สามารถ ระบุการแยกตามจ�ำ นวนสูงสุดของหนา้ , ขนาดไฟล์สูงสดุ หรือโดยบคุ๊ มาร์คระดบั บนสดุ การแยกหนึง่ ไฟล์ PDF หรือมากกว่า, ดว้ ยเอกสารที่เปิด 1. เปิด PDF และเลือก Tools > Pages > Split Document 2. ในกล่องโตต้ อบ Split Document ท�ำ การระบุเกณฑ์สำ�หรับการแบ่งเอกสาร: Number Of Pages: ระบุจำ�นวนสูงสดุ ของหน้าส�ำ หรับแตล่ ะเอกสารในการแยก File Size: ระบุขนาดไฟล์ทใ่ี หญ่ทส่ี ุดสำ�หรบั แตล่ ะเอกสารในการแยก Top-level Bookmarks: หากเอกสารมบี ๊คุ มารค์ , สรา้ งหน่งึ เอกสารส�ำ หรบั ทกุ บุ๊คมาร์คระดบั บนสุด ประสิทธ์ิ คล่องงเู หลอื ม (32) เอกสารประกอบการฝกึ อบรม PDF สําหรบั สํานักงาน Acrobat X
3. ทำ�การระบุโฟลเดอรเ์ ปา้ หมายส�ำ หรบั จดั เกบ็ ไฟลท์ แ่ี ยก และการต้งั ค่าชื่อไฟล,์ ใหค้ ลกิ Output Options ระบตุ ัวเลอื กได้ตามต้องการ แล้วคลิก OK 4. (ตัวเลือกเพ่ิมเตมิ ) เมอื่ ต้องการแยกโดยวธิ เี ดียวกนั น้ี ในหลายเอกสาร ใหค้ ลิก Apply To Multiple คลกิ Add Files, และเลอื ก Add Files, Add Folders, หรือ Add Open Files เลือกไฟล์ หรือโฟลเดอร,์ แล้วคลิก OK การแยกหนึ่งไฟล์ PDF หรอื มากกวา่ โดยไม่มีเอกสารทีเ่ ปิด (เฉพาะ Windows) 1. เลือก Tools > Pages > Split Document 2. คลกิ Add Files และเลอื ก Add Files, Add Folders เลอื กไฟล์ หรือโฟลเดอร,์ แลว้ คลกิ OK 3. ท�ำ ตามขั้นตอนท่ี 2 และ 3 ในขน้ั ตอนแยกเอกสาร ด้วยเอกสารท่ีเปดิ ย้าย หรือคัดลอกหนา้ คณุ สามารถใชภ้ าพหนา้ ขนาดยอ่ ใน Navigation pane เพอื่ คัดลอก หรอื ยา้ ยหน้า ภายในเอกสาร และ สำ�เนาหน้าระหว่างเอกสาร เม่ือคณุ ลากรูปภาพหนา้ ขนาดย่อ ในพาแนล Page Thumbnails ท่ีอยู่ใน Navigation pane, จะปรากฏแถบ อยู่ใกล้รูปภาพหน้าขนาดย่ออื่น ๆ เพ่ือทำ�การระบุตำ�แหน่งของหน้าที่ต้องการให้มันปรากฏในไฟล์ PDF แถบน้ี จะปรากฏข้นึ ทีด่ ้านลา่ ง หรือด้านบน เม่ือรปู ภาพหนา้ ขนาดย่อทอ่ี ยใู่ นคอลัมนเ์ ดียว หรืออย่ทู างซา้ ยหรือขวา ถา้ ปรากฏรูปภาพหน้าขนาดย่อมคี อลัมน์มากกวา่ หนึ่งคอลัมน์ ยา้ ย หรือคัดลอกหนา้ ภายใน PDF, โดยใช้ Page Thumbnails 1. คลกิ ที่ปมุ่ Page Thumbnails ใน Navigation pane เพอื่ เปดิ พาแนล Page Thumbnails, จากนั้นเลอื ก หนึง่ Page Thumbnails หรอื มากกว่าหน่งึ ท�ำ อยา่ งใดอยา่ งหนึง่ ดงั ตอ่ ไปนี้: - เมอื่ ตอ้ งการยา้ ยหนา้ ใหล้ ากกลอ่ งหมายเลขหนา้ ของ Page Thumbnails ทสี่ อดคลอ้ งกนั กบั หนา้ ทต่ี อ้ งการ ยา้ ย หรอื ลาก Page Thumbnail ทต่ี อ้ งการยา้ ยไปยงั สถานทใี่ หม่ แถบจะปรากฏขน้ึ เพอ่ื แสดงต�ำ แหนง่ ใหมข่ องPage Thumbnail เม่อื ยา้ ยเสรจ็ แลว้ หนา้ จะมีการจัดเรียงล�ำ ดบั ใหม่ - เพอื่ คดั ลอกหน้า, ให้กด Ctrl-พรอ้ มการลาก Page Thumbnail ไปยังสถานท่ที ่ตี อ้ งการวางหนา้ ท่ีคัดลอก ประสทิ ธิ์ คลอ่ งงูเหลอื ม (33) เอกสารประกอบการฝึกอบรม PDF สาํ หรบั สาํ นกั งาน Acrobat X
คัดลอกหนา้ ระหวา่ งสองไฟล์ PDF, โดยใช้ Page Thumbnails 1. เปิดไฟล์ PDF ทง้ั สองขึ้นมา และแสดงท้ังสองไฟลข์ ้นึ มาอย่ขู ้างกนั (ใช้ คำ�ส่งั Windows > Tile > Horizontally หรอื Vertically) 2. เปดิ พาแนล Page Thumbnails สำ�หรบั ทง้ั สองไฟล์ PDF 3. ลาก Page Thumbnail จากไฟล์ PDF แรก เขา้ ไปในพาแนล Page Thumbnails ของไฟล์ PDF เปา้ หมาย จากนน้ั หน้าในเอกสาร PDF แรก จะถกู คัดลอกลงในเอกสาร PDF ท่ีสอง และหนา้ จะมกี ารจดั เรยี งล�ำ ดบั ใหม่ การลบ หรอื แทนที่หนา้ คุณสามารถแทนทีห่ น้า PDF ท้งั หมด ด้วยหนา้ PDF อ่ืน เฉพาะขอ้ ความและภาพบนหนา้ เดมิ จะถกู แทนท่ี ส�ำ หรบั องคป์ ระกอบโตต้ อบอน่ื ๆ ทเ่ี กย่ี วขอ้ งกบั หนา้ เดมิ เชน่ การเชอ่ื มโยง และบคุ๊ มารค์ จะไมไ่ ดร้ บั ผลกระทบ จะ คงอย่เู หมือนเดมิ หลงั จากท่ีคุณลบ หรือแทนท่หี นา้ มนั เป็นความคิดทีด่ ี ท่คี วรจะใช้ค�ำ สัง่ ลดขนาดไฟล์ (Reduce File Size) เพอ่ื เปลี่ยนชื่อ และบันทกึ เปน็ การปรับโครงสรา้ งเอกสารใหม้ ขี นาดไฟลเ์ ลก็ ทส่ี ุด การลบหน้า โดยใชค้ �ำ สัง่ Delete หมายเหตุ: คุณไม่สามารถยกเลิก (Undo) การใช้ค�ำ ส่ัง Delete 1. เลือก Tools > Pages > Delete 2. ใสช่ ว่ งของหนา้ ท่ีต้องการจะลบ และคลกิ OK คณุ ไม่สามารถลบหนา้ ออกท้ังหมด; อย่างน้อยตอ้ งเหลอื หนง่ึ หน้าอยู่ในเอกสาร การลบหนา้ โดยใช้ Page Thumbnails 1. ในพาแนล Page Thumbnails, เลอื กหน้า หรือกลุ่มของหนา้ 2. เลือก Delete Pages จากหน้าเมนตู ัวเลือกในพาแนล Page Thumbnails และคลกิ OK การแทนท่เี นื้อหาของหนา้ 1. เปิด PDF ทม่ี ีหน้าท่ีคณุ ต้องการจะแทนที่ 2. เลือก Tools > Pages > Replace 3. เลือกเอกสารทม่ี หี น้า ซ่ึงตอ้ งการนำ�มาแทนท่ี และคลกิ Select 4. ภายใต้ Original: ใส่หนา้ ทีจ่ ะถกู แทนท่ี ในเอกสารตน้ ฉบบั 5. ภายใต้ Replacement: ใสห่ นา้ แรกของชว่ งหนา้ ทต่ี อ้ งการแทนที่ สว่ นหนา้ สดุ ทา้ ยจะคำ�นวณจากจำ�นวน ของหนา้ ที่จะถกู แทนท่ใี นเอกสารต้นฉบับ การแทนที่หน้า โดยใช้ Page Thumbnails 1. เปิด PDF ทมี่ หี น้าทค่ี ณุ ต้องการแทนท่ี แลว้ เปิดไฟล์ PDF ที่มหี นา้ ที่ต้องการน�ำ มาทดแทน 2. ในพาแนล Pages ของไฟล์ PDF ท่ีมหี น้าทดแทน ใหเ้ ลอื กหน้า หรอื กลุ่มของหนา้ : - เลือกกลอ่ งหมายเลขหน้า ของ Page Thumbnails ทีค่ ุณต้องการใชห้ นา้ ทดแทน ประสทิ ธิ์ คล่องงูเหลือม (34) เอกสารประกอบการฝกึ อบรม PDF สําหรับสาํ นกั งาน Acrobat X
- กด Shift พรอ้ มกบั คลกิ เพื่อเลอื ก Page Thumbnails หลายหน้า กด Ctrl พรอ้ มกับคลิก เพอื่ เพม่ิ การเลือก - ลากกรอบส่เี หลีย่ มทอี่ ย่รู อบกล่มุ ของ Page Thumbnails 3. กด Ctrl + Alt + พร้อมกบั ลาก Page Thumbnails ทเี่ ลอื ก ไปลงบนพาแนล Pages ของเอกสารเป้า หมาย ปลอ่ ยปมุ่ เมาส์ เมอื่ ตวั ชไ้ี ปอยเู่ หนอื กลอ่ งหมายเลขหนา้ ของ Page Thumbnails ทเ่ี ปน็ หนา้ แรกทคี่ ณุ ตอ้ งการ แทนท่ี เพ่ือใหห้ นา้ เหลา่ น้กี ลายเปน็ ไฮไลต์ การเปลยี่ นเลขหนา้ เลขหนา้ บนหนา้ เอกสาร อาจจะไมต่ รงกบั เลขหนา้ ทป่ี รากฏอยดู่ า้ นลา่ งของ Page Thumbnails และในแถบ เครื่องมือ Page Navigation หน้าเอกสารจะมีหมายเลขกบั จำ�นวนท้ังหมด เรมิ่ ต้นด้วยหน้า 1 ส�ำ หรับหน้าแรกของ เอกสาร เพราะวา่ บางไฟล์ PDF อาจมหี นา้ ซง่ึ เปน็ ขอ้ มลู อนื่ อยกู่ อ่ นเนอ้ื เรอ่ื ง เชน่ หนา้ ลขิ สทิ ธ์ิ และสารบญั , หนา้ ท่ี อาจไม่ท�ำ ตามล�ำ ดับหมายเลข ที่แสดงในแถบเคร่อื งมอื Page Navigation คณุ สามารถระบเุ ลขหนา้ ในเอกสารของคณุ ในหลากหลายวธิ ี คณุ สามารถระบรุ ปู แบบทแี่ ตกตา่ งกนั สำ�หรบั เลขกลมุ่ ของหนา้ เช่น 1, 2, 3 หรือ i, ii, iii หรือ a, b, c นอกจากนัน้ คุณยงั สามารถปรับแต่งระบบเลข โดยการ เพมิ่ คำ�นำ�หนา้ ตัวอย่างเชน่ เลขส�ำ หรบั บทท่ี 1 อาจจะใชร้ ะบบ 1-1, 1-2, 1-3 และสำ�หรับบทที่ 2 กอ็ าจจะ 2-1, 2-2, 2-3 เปน็ ต้น แนะนำ�: การใช้คำ�ส่งั Number Pages จะมผี ลเฉพาะ Page Thumbnails บนพาแนลหน้า คุณสามารถเพ่มิ จำ�นวนหน้าใหมไ่ ปยังไฟล์ PDF โดยใช้คุณสมบตั ขิ อง headers และ footers 1. คลิกที่ปมุ่ Page Thumbnails เพอ่ื เปิดพาแนล Page Thumbnails, และเลอื ก Number Pages จากเมนตู ัวเลือก 2. ระบชุ ว่ งหนา้ (หมายถึง หนา้ ทีเ่ ลือกในพาแนล Page Thumbnails) เลือกอย่างใดอยา่ งหนึ่งต่อไปน้ี และคลิก OK: Begin New Section: เริ่มตน้ ลำ�ดับเลขใหม่ เลือกรูปแบบจากเมนู pop-up และใส่เลขหน้าเรม่ิ ต้น ส�ำ หรบั ส่วน หรอื ตอน ให้ระบคุ ำ�น�ำ หนา้ ถ้าตอ้ งการ Extend Numbering Used In Preceding Section To Selected Pages: ยงั คงเรยี งล�ำ ดับเลข จากหน้ากอ่ นหนา้ ต่อเนอ่ื งไป โดยไม่หยุดชะงัก ประสทิ ธ์ิ คล่องงูเหลือม (35) เอกสารประกอบการฝึกอบรม PDF สาํ หรับสํานักงาน Acrobat X
การตดั บางสว่ นของหน้า 1 .เลือกค �ำ ส ่ังTools > Pages > Crop 2. ท�ำ การลากกำ�หนดพื้นทท่ี ่ตี ้องการตดั บนหน้าเอกสาร PDF จากนัน้ ท�ำ การคลิกเม้าส์ 2 ครั้ง จะป รากฏd ialogboxข องSet Page Boxข้ึนมา 3 .ภายใต้ Crop Margins ในหวั ขอ้ Margin Controls จะปรากฏพ้นื ทห่ี น้าทีจ่ ะมีการตดั ออก (ตามการลากกำ�หนดพน้ื ท)่ี ขน้ึ มาทงั้ 4 ดา้ น: บน ล่าง ซา้ ย ขวา หากตอ้ งการเปล่ยี นแปลงตวั เลขของการตดั ดา้ นใดด้านหนง่ึ ให้คลิกเลอ่ื นตัวเลข หรือพิมพต์ ัวเลข ลงไปในชอ่ งของแตล่ ะด้านทีต่ ้องการเปลี่ยน หากต้องการเปลย่ี นพืน้ ทีก่ ารตดั ทุกดา้ นเท่าๆ กัน ใหค้ ลิกเลือกที่ Constrain Proportions ไว้ สังเกตุ: เส้นการตัดที่แสดงอยู่บนหน้าตัวอย่างด้านขวามือ หรือเส้นที่แสดงอยู่บนหน้างาน จะ เปน็ การบอกพ ้นื ที่ท ่จี ะตัด คุณอ าจจ ะย า้ ยdialogboxข องค �ำ ส ั่งC ropอ อกไปอ ยใู่ นส ่วนอืน่ ๆ ท ีไ่ ม่บ ังเสน้ เพ่ือ ใหง้ า่ ยตอ่ การมองเหน็ 4.ส ำ�หรับในห วั ข้อ“PagesRange”เช็คให้แนใ่ จว า่ เราจะท�ำ การC ropหน้าไหนข องเอกสาร ให้ ระบุหน้าใหถ้ กู ตอ้ ง จากน้นั คลกิ O K ประสทิ ธิ์ คลอ่ งงเู หลือม (36) เอกสารประกอบการฝึกอบรม PDF สําหรับสาํ นักงาน Acrobat X
การใชง้ านH eader/Footer, BatesNumberingและ Background/W atermark เอกสารPDFของคณุ ส ามารถใสข่ ้อความเพ่ิมเตมิ เข้าไปในเอกสารได้เพ่อื ใหเ้อกสารเกิดความสมบรู ณ์ และข อ้ ความท ใ่ี สเ่ ขา้ ไปส ามารถใชเ้ ปน็ ข อ้ ความอ า้ งองิ ,ใชเ้ พอ่ื ก ารส บื คน้ ,ใชเ้ พอ่ื ระบตุ �ำ แหนง่ ห นา้ รวมถ งึ ใชเ้ พอื่ ก ารป กปอ้ ง เอกสารในห วั ข้อน้ี จะเปน็ การอ ธิบายก ารใส่ และการแ ก้ไขเปลี่ยนแปลงเก่ียวก บั Header/Footer,B atesN umberingแ ละ Background/Watermark ก ารใส่แ ละแ กไ้ ขเปลย่ี นแปลงH eaderแ ละF ooter ค ุณสามารถใส่ Headerแ ละF ooterเพียงห นงึ่ รูปแบบในP DFหรือให้ปรากฏHeaderแ ละFooterที่แตกต า่ งกนั ในแ ตล่ ะหน้า วิธกี ารใส่แ ละแ ก้ไขเปล่ยี นแปลงHeaderและF ooter 1.เลือกTools >Pages > ภายใต้ E dit Page Design เลอื ก Header& Footer> A ddHeader& Footer... จะปรากฏ dialog box ของ Header&F ooterข ้นึ มา 2.ระบฟุ ้อนต ์ และกำ�หนดระยะห ่าง เลอื กช ื่อฟ ้อนต์(N ame),ข นาด(Size),ข้อความขดี เสน้ ใต้แ ละส ีของตวั อ กั ษร ก�ำ หนดระยะห า่ ง(Margin) บน,ล่าง,ซ ้าย,ข วา ประสทิ ธ์ิ คลอ่ งงเู หลอื ม (37) เอกสารประกอบการฝึกอบรม PDF สําหรบั สาํ นกั งาน Acrobat X
3.ในกรอบข ้อความของHeaderและF ooterพิมพ์ขอ้ ความทีต่ อ้ งการคลกิ ปมุ่ ทอ่ี ยดู่ ้านลา่ งของกรอบเพ่อื ใส่ เลขหนา้ (InsertP ageN umber)หรือว ันท่ี (InsertD ate) ต อ้ งการใหข้ อ้ ความข องH eaderแ ละF ooterว างในต �ำ แหนง่ ช ดิ ซ า้ ยใหพ้ มิ พข์ อ้ ความในช อ่ ง(L eftH eader /F ooterText),จัดกลางให้พิมพ์ข้อความในช อ่ ง(C enterHeader/FooterText),และช ิดข วาพ มิ พ์ขอ้ ความในช่อง(Right Header/FooterT ext) เลอื กรูปแบบว นั ท่ี และรูปแบบเลขห นา้ รวมถงึ เลขหนา้ เร่ิมต้นให้ค ลกิ ที่P ageN umbera ndD ateFormat ระบหุ นา้ ท่ีต้องการใส่Headerแ ละF ooterให้คลกิ เลอื กที่ PageRageO ptions ค�ำ แนะน�ำ :ดูผลล พั ท์จ ากการกำ�หนดตัวเลอื กต า่ งๆแ ละการกรอกข อ้ ความท่ี Previewส ามารถปรบั เลอ่ื นดู ใน หนา้ ต า่ งๆท ่ี P reviewP age คุณสามารถท ่จี ะท �ำ การบ ันทกึ ข อ้ กำ�หนดข องH eaderแ ละF ooterเก็บไว้ เพ่อื น �ำ กลบั มาใช้ในภายห ลงั โดยคลกิ ทป่ี ุ่มS aveS etting -ถ้าต้องการป รับเปลย่ี นHeaderและFooterให้ใชค้ ำ�สั่ง Tools > Pages > ภายใต้ E dit Page Design เลอื ก Header&Footer> Update -ถ้าต้องการล บHeaderและFooterใหใ้ช้ค�ำ ส ่งั Tools >Pages > ภายใต้ E dit Page Design เลือก H eader& Footer> Remove -ถ า้ ต้องการแ ทนที่ ห รือใสข่ ้อความใหม่เพมิ่ เติมเข้าในH eaderแ ละF ooterใหใ้ ชค้ �ำ สง่ั Tools >Pages > ภายใต้ Edit Page Design เลอื ก Header& F ooter> Addเมื่อมีข้อความแ สดงข น้ึ ม าต้องการแ ทนท่ี คลิกป ุม่ R eplaceExisting,ถ้าต อ้ งการใส่ข ้อความใหมเ่ พม่ิ เตมิ คลกิ ปุ่มA ddN ew ก ารใส่ BatesNumberingท ่ีHeaderหรอื Footer B atesN umberingเปน็ ว ธิ ขี องก ารจ ดั เรียงต วั เลขเปน็ ห มวดหมใู่ นเอกสารเหมาะส ำ�หรบั เอกสารทางดา้ น กฏห มาย เพื่อเข้าแฟ้มให้ถูกต้อง เพ่ือง่ายต่อการกำ�หนดเอกลักษณ์ และนำ�กลับมาใช้ แต่ละหน้าของแต่ละเอกสารมีการกำ�หนด หมวดหมู่ตัวเลขเป็นชุดเดียวกัน ด้วยการบอกให้รู้ว่า มันมีการเกี่ยวพันกันไปถึงหมวดหมู่ตัวเลขในเอกสารอ่ืนๆ Bates ประสทิ ธิ์ คลอ่ งงเู หลือม (38) เอกสารประกอบการฝึกอบรม PDF สาํ หรบั สาํ นักงาน Acrobat X
Numberingจะป รากฏที่ H eaderห รอื Footerบ นห นา้ ของไฟล์ P DFแ ต่ละไฟล์ ในรูปแบบท จ่ี ดั เปน็ หมตู่ ัวเลข ถ งึ แ มว้ ่าB atesNumberingเป็นว ธิ ีการจ ัดเรียงทม่ี กี ารอ้างองิ ถ งึ ตัวเลขแตม่ ันยงั สามารถท่จี ะประกอบไป ดว้ ยข อ้ ความทใี่ ส่ไว้ด ้านหนา้ ตามด ว้ ยต ัวเลขแ ละข อ้ ความเติมล งขา้ งทา้ ยตัวเลข บนั ทกึ :BatesN umberingไม่ส ามารถใชไ้ ดก้ ับไฟล์ท่ีมีการก�ำ หนดการป อ้ งกันหรอื ม กี ารเขา้ รหัส,แบบ ฟอรม์ บ างชนิด วิธใี ส่ BatesN umbering 1 .ในAcrobat,เลอื กค ำ�สั่ง Tools > Pages > ภายใต้ E dit Page Design เลอื ก BatesN umbering > AddBatesNumbering... 2 .ในdialogb oxข องB atesN umbering ทีป่ รากฏขึ้นมา ทำ�ส ิ่งต า่ งๆด งั ต่อไปน้ี - คลิก Add Files.. และเลอื กไฟลท์ ่ีค ุณต้องการใส่ B atesN umbering - คลิก Add Folders.. และเลอื ก Folder เพอื่ น�ำ ไฟล์ทั้งหมด ท ีค่ ณุ ตอ้ งการใส่ B atesN umbering - คลิก Add Open Files.. น�ำ ไฟล์ PDF ทกี่ ำ�ลงั เปิดอยู่ เพอ่ื ใส่ B atesNumbering 3 .ป รับรายการของP DFที่ต้องการ -เพ่อื เปลี่ยนล �ำ ดบั ไฟล์ ท่ีจะใส่ BatesN umberingท�ำ การเลือกPDFในรายการแ ละลากมันไปไวใ้ น ตำ�แหนง่ อ ่นื ทีต่ ้องการห รอื คลกิ M oveUpห รือMoveD own -เพ่อื ล บP DFออกจากรายการเลือกไฟล์P DFและคลิกRemove - ก�ำ หนดตวั เลือก ของผลลพั ท์ในการใส่ BatesNumbering คลิกปุ่ม Output Options ประสิทธ์ิ คล่องงเู หลอื ม (39) เอกสารประกอบการฝกึ อบรม PDF สําหรับสํานักงาน Acrobat X
4.คลกิ O K จากนนั้ d ialogb oxของA ddHeaderandFooterปรากฏขึ้นมา คลกิ เพอ่ื วางเคอเซอรใ์ นกรอบข้อความH eaderหรอื F ooterทค่ี ุณต ้องการให้ B atesNumbering ไปปรากฏ(เช่นLeftHeaderTextห รอื C enterF ooterText) 5.ค ลิกInsertB atesNumberจ ะปรากฏ dialog box ของ Bates Numbring Options ขนึ้ มา ใหใ้ ส่ตวั เลข และก�ำ หนดเง่อื นไข ตามตอ้ งการ -ในNumberofD igitsระบุจำ�นวนหลักของชดุ ตัวเลขที่คณุ ต ้องการใหป้ รากฏข ้ึนม าใสต่ วั เลขใดๆระหว่าง 6แ ละ1 5ค ่าตั้งต้นอตั โนมัติจะอ ยทู่ ี่ 6ซึ่งผ ลล ัพทข์ องBatesNumberingจะแ สดงเปน็ 000001,0 00002,.... -ในS tartNumberให้ใส่เลขซ งึ่ จ ะถกู กำ�หนดเพอื่ ไฟล์ PDFแ รกบนรายการจ�ำ นวนเลขพ ้ืนฐานค อื 1 -ในP refixใหพ้ มิ พ์ข้อค วามใดๆซ่งึ ค ุณต อ้ งการให้ป รากฏอ ยดู่ ้านหนา้ B atesN umbering -ในSuffixให้พิมพข์ ้อความใดๆซ ึ่งค ุณต้องการใหป้ รากฏต่อท ้ายB atesNumbering 6 .ค ลกิ O Kจ ากนัน้ ท ำ�การเปลย่ี นข ้อกำ�ห นดอื่นๆ ข องก ารต ั้งคา่ ตามท่ีค ุณต อ้ งการในHeaderและFooter เมอ่ื ก�ำ หนดเรยี บร้อยแล้วให้ค ลกิ O K วธิ ลี บBatesN umbering 1.ในAcrobat,เปดิ ไฟล์ PDF ที่มีการใส่ Bates Numbering 2. เลือกเลอื กค �ำ สงั่ Tools >Pages > ภายใต้ Edit Page Design เลือก BatesNumbering > R emove จากนัน้ Bates Numbering กจ็ ะถูกล บออกไปจากไฟล์ PDF การใส่ และแ กไ้ ขBackgroundและWatermark ตั้งแต่โปรแกรมA crobat9 เป็นต้นไป ม ีการป รบั ปรุงการทำ�งานข องการใส่B ackgroundแ ละการใส่Watermark ใหม้ ปี ระสทิ ธภิ าพม ากย งิ่ ข น้ึ อ าทเิ ชน่ ก ารแ ทนที่ แ ละก ารล บ ท ส่ี ามารถท �ำ ไดต้ ลอดเวลาแ ตใ่ นเวอรช์ นั่ กอ่ นห นา้ ไมส่ ามารถ ทำ�ได้ เพราะการย กเลกิ B ackgroundและW atermarkจะท�ำ ไดก้ ็ตอ่ เมื่อใช้ค �ำ ส่งั Undoหากม กี ารบ ันทกึ ไฟล์ P DFแล้ว ก็ไมส่ ามารถจ ะย กเลกิ B ackgroundแ ละW atermarkได้ถ ้าตอ้ งการลบต้องใชเ้ทคนิคโดยก ารใส่ Backgroundแ ละW a- ประสทิ ธิ์ คลอ่ งงเู หลอื ม (40) เอกสารประกอบการฝกึ อบรม PDF สําหรับสํานกั งาน Acrobat X
termarkใหม่เขา้ ไปแทนท่ี ห รือต อ้ งค ลกิ ล บบ นห น้าเอกสารPDFนอกจากนัน้ ค �ำ สงั่ การใส่ B ackgroundแ ละWatermark จะแยกอ อกจากกนั ไมร่วมเข้าไวด้ ้วยก ันเหมอื นในเวอร์ช่ันก่อนน ี้ การใส่และแก้ไขBackground Background(พืน้ หลัง)จ ะปรากฏอ ยดู่ า้ นล ่างขอ้ ความแ ละรปู ภาพบนห น้าเอกสารPDF,Backgroundส ามารถ ก�ำ หนดไดง้ า่ ยๆ โดยใชส้ ี ห รอื ค ณุ ส ามารถใชร้ ปู ภาพค ณุ ส ามารถเลอื กใช้ B ackgroundเฉพาะห นา้ ใดห นา้ ห นง่ึ ห รอื ระหวา่ ง หน้าในPDFแ ต่ Backgroundสามารถใช้แตกต ่างกันไดใ้นแ ตล่ ะหนา้ เทคนคิ ตอ่ ไปน้จี ะเปน็ แสดงให้ท ราบว า่ ค วรจะท �ำ อยา่ งไร?เพอื่ ใช้และป รบั รูปแบบB backgroundที่เปน็ กราฟิค และทีเ่ปน็ ข ้อความก่อนที่คณุ จะเริ่มตน้ ใส่B ackgroundsค ุณควรจะส ร้างขอ้ มลู ที่ต อ้ งการใส่เป็นB ackgoundsและS ave ไวใ้ นรปู แ บบไฟล์ P DFเชน่ รปู ภาพต า่ งๆแ ตถ่ า้ ค ณุ ต อ้ งการใชข้ อ้ ความส ามารถส รา้ งม นั ไดใ้ นd ialogb oxข องB ackground ว ธิ ใีส่,แทนที่ ห รือแ กไ้ ขBackground 1.เลือกค�ำ สัง่ Tools > Pages > ภายใต้ E dit Page Design เลอื ก Background>A ddBackground... บ ันทึก:ถ า้ ป รากฏข ้อความบอกเกี่ยวก ับเอกสารป จั จุบนั น นั้ ม ี Backgroundอยูแ่ ลว้ ให้คลิกReplaceB ackground 2 .(ข้อก�ำ หนดเพ่มิ เตมิ )เพอื่ ใช้B ackgroundในแต่ละห น้าทแี่ ตกตา่ งก นั คลิกPageRageO ptionsเลอื กPages ประสทิ ธิ์ คลอ่ งงูเหลือม (41) เอกสารประกอบการฝึกอบรม PDF สําหรบั สาํ นกั งาน Acrobat X
Fromและใสห่ น้าเรม่ิ ต ้นและหน้าส ุดทา้ ยจ ากน ัน้ เลอื กข อ้ กำ�หนดเพม่ิ เตมิ ท ี่ Subsetเพือ่ ใช้ Backgroundเฉพาะห นา้ ค ,ู่ หนา้ ค ่ี หรอื ทง้ั สอง 3.ส�ำ หรบั ในส ่วนของSourceระบวุ ่ามอี ะไรท ค่ี ณุ ต อ้ งการใหเ้ป็นB ackground -เพอ่ื ก ลับมาใช้B ackgroundแ ละข้อก ำ�หนดเพม่ิ เตมิ Backgroundคุณตอ้ งท�ำ การ บันทึกข อ้ ก �ำ หนดเก็บไว้ โดยคลกิ ท ป่ี ุม่ S aveSettingและเม่อื ต อ้ งการใช้ข้อก�ำ หนด ก็ให้เลือกจ ากในรายการS avedS etting -เพอ่ื ใช้ส ีกบั Backgroundเลอื กF romColorจากน ั้นค ลกิ ท ี่Colorswatchเพอ่ื เปดิ ต วั เลอื กสี และเลอื กส ีในswatchหรอื สที ่ีสรา้ งข ้ึนม าใหม่ -เพื่อใช้รปู ภาพเลือกFileจากน ้ันคลิกB rowseไปย งั ต�ำ แหน่งเก็บไฟลร์ ปู ภาพท ี่คณุ ต ้องการและเลือกรปู ภาพ บนั ทึก:เฉพาะไฟล์PDF,JPEGและB MPเท่านัน้ ท่สี ามารถใช้รูปภาพBackground 4 .ป รบั การป รากฏและตำ�แหน่งBackgroundท ี่ต้องการ -เพือ่ เลือกเฉพาะบ างรูปภาพซึง่ อ ยู่ในไฟล์ทมี่ ีหลายๆหนา้ ใส่เลขหนา้ ทีม่ ีรปู ภาพ ต้องการบรรจอุ ยู่ ในP ageNumber -เพอื่ แ สดงไฟลร์ ปู ภาพโดยเจาะจงเปอร์เซ็นตข์ องรูปภาพม ีขนาดเต็มจ อ ใหใ้สค่ า่ ในA bsoluteScale -เพื่อหมุนรปู ภาพB ackgroundห รือพ นื้ ทสี่ ีใสค่ ่าในR otation -เพอ่ื เปลีย่ นขนาดรปู ภาพB ackgroundเป็นเปอร์เซน็ ตต์ ่อของขนาดหนา้ P DF เลอื กScaleR elativeToTargetP age -เพอ่ื แ สดงแ ละซ อ่ นB ackgroundเมอ่ื ทำ�การพิมพ์หรอื แ สดงบ นหนา้ จ อ คลกิ A ppearanceOptionsและเลอื กว ตั ถุที่คณุ ต้องการใหแ้ สดงแ ละซ ่อน -เพอ่ื เคลอื่ นต ำ�แหนง่ ของรูปภาพB ackgroundหรอื พื้นทสี่ ีใสค่ ่าส�ำ หรับV erticalDistance จากTop,C enterหรอื Bottomของห น้าและH orizontalD istanceจ ากLeft,C enter หรอื R ightของหน้า ประสิทธ์ิ คล่องงเู หลือม (42) เอกสารประกอบการฝกึ อบรม PDF สําหรบั สํานักงาน Acrobat X
5.ถ ้าขอ้ ความป รากฏหลงั จากท ่ีคณุ ค ลิกOKซ่ึงบ อกเกี่ยวกับB ackgroundไดม้ กี ารก �ำ หนดไว้แล้วส�ำ หรบั บาง หน้าหรอื หลายๆห น้าให้คลิกO Kอ ีกคร้งั ปรบั ปรงุ ร ปู ภาพBackground ถ้าไฟลร์ปู ภาพท ่เี ปน็ ตน้ ฉบับซึง่ ค ณุ ก ำ�ลงั ใช้เพ่อื เปลีย่ นBackgroundค ุณสามารถปรบั ปรุงPDFเพื่อแ ส ดงเวอรช์ ่นั ใหมข่ องรปู ภาพด ีก ว่าก ารน�ำ เอาเวอร์ชน่ั เกา่ ออกและเพ่มิ เวอรช์ นั่ ใหม่เขา้ ไปอีกค รงั้ ว ิธปี รับปรุงรปู ภาพB ackground 1 .เลือกค ำ�ส่งั Tools > Pages > ภายใต้ Edit Page Design เลือก B ackground>Update 2.คลิกO Kหรือทำ�การเปลย่ี นข ้อก ำ�ห นดอื่นๆ เพอ่ื ให้ป รากฏในB ackground บันทึก:ก ระบวนการน ใ้ี ช้ไดเ้ ฉพาะก ารใส่B ackgroundต้งั แต่โปรแกรม Adobe A crobat7 เป็นตน้ ไป ก ารลบB ackgroundออกจากหน้าPDF ป ฏิบตั อิ ยา่ งใดอ ย่างหน่งึ ดังตอ่ ไปนี้ -เพื่อลบB ackgroundออกเฉพาะบางห น้าในPDFเลือกค�ำ ส่ัง Tools >Pages > ภายใต้ Edit Page Design เลอื ก B ackground> Add/Replaceจากนัน้ คลกิ PageR angeOptions และใส่เลขห นา้ และข้อกำ�หนดS ubsetเพ่อื ระบุ B ackgroundหนา้ ค ู่ ห รือหน้าคี่หรือทัง้ ส อง -เพ่ือล บBackgroundออกจากห นา้ ทง้ั หมดทุกห น้าเลอื กค�ำ สง่ั Tools >Pages > ภายใต้ Edit Page Design เลอื ก > Background> Removeแ ละคลกิ O Kเพือ่ ย นื ยนั ก ารลบ -เพ่ือลบBackgroundอ อกจ ากหนา้ ท ั้งหมดและเพิ่มBackgroundใหม่โดยท นั ทีภ ายหลังจากการล บ เลอื กEdit> U ndoAddB ackground เพ่มิ แ ละแกไ้ ขWatermark W atermarkค ือขอ้ ความหรือรปู ภาพซ งึ่ ปรากฏอยู่ด้านบนหรอื ส งิ่ ท ี่บรรจุอ ยใู่ นเอกสารอยู่ดา้ นห ลงั ท ่ี คล้ายก บั การใช้Stampยกตวั อย่างเชนคณุ อ าจจ ะต ้องใช้ค �ำ วา่ “Confidential“ท ี่เป็นWatermarkท่ีหน้าเอกสารP DF คณุ ส ามารถท จี่ ะม หี ลายๆ W atermarkท เี่ อกสารP DFแ ละค ณุ ส ามารถใสโ่ ดยก ารเจาะจงเฉพาะบ างห นา้ ห รอื ระหวา่ งห นา้ เพอื่ ให้ W atermarkปรากฏ บนั ทกึ : ส ่ิงท ่ีไม่เหมือน S tamp ค ือ Watermark จะถ ูกรวมเขา้ ไปในห น้า P DF ซงึ่ จะเป็นสว่ นป ระกอบหนง่ึ ข อง PDFสว่ นS tampจะเปน็ ช นดิ ของข อ้ ความอธบิ ายท่ใี ส่ในPDFซ ึง่ โปรแ กรมอนื่ ๆท่เี ปดิ อ า่ นPDFอ าจจะเปดิ เพ่อื แสดง คำ�อธบิ ายป ระกอบขอ้ ความ(TextA nnotation),ส ามารถเคลื่อนย า้ ย,เปลีย่ นห รอื ลบได้ ประสทิ ธ์ิ คลอ่ งงูเหลอื ม (43) เอกสารประกอบการฝึกอบรม PDF สาํ หรบั สาํ นกั งาน Acrobat X
ว ิธเีพ่มิ และแ ทนท่ี W atermark ค ุณสามารถเพม่ิ ห ลายWatermarkไปท ่ี P DFแ ต่ละWatermarkท ่ีเพิ่มเขา้ ไปจะต อ้ งไดร้บั การเพ่ิมแยก ออกจากกนั 1 .เลอื กคำ�สง่ั Tools > Pages > ภายใต้ E dit Page Design เลือก Watermark>AddW atermark... ถ้า P DF บ รรจุ Watermark อ ยูแ่ ล้ว ห นง่ึ W atermark ห รอื มากก วา่ จะมขี อ้ ความจ ะปรากฏข นึ้ ม า ให้ เลอื กAddNewถา้ ค ุณต ้องการสรา้ งWatermarkเพิ่มเติมข ้ึนอกี หน่งึ หรอื เลอื กReplaceE xistingถ ้าคณุ ต ้องการแทนท่ี Watermarkทีม่ อี ยูเ่ ดมิ ท ้งั หมดด้วยW atermarkใหม่ 2.(ข อ้ ก�ำ หนดเพ่มิ เตมิ )เพื่อใช้W atermarkซ่งึ เลือก เข้าสู่ในแ ต่ละห นา้ ทแี่ ตกต่างกันค ลิกPageR ange Options เลอื ก Page F rom แ ละใสห่ น้าเรม่ิ ต้น และหน้าสุดท้ายท่ตี ้องการใส่ W atermark และจากนัน้ เลือกตวั เลือกใน Subsetเพอื่ ใช้W atermarkเฉพาะหนา้ ค ,ู่ หนา้ ค ี่ หรือทง้ั สอง 3.ระบุข อ้ กำ�หนดท ่ี Source -เพ่อื สร้างข ้อความW atermark,เลอื กที่ Textพิมพข์ อ้ ความทค่ี ุณต อ้ งการให้ปรากฏเปน็ Watermarkท่ี ประสทิ ธ์ิ คล่องงเู หลอื ม (44) เอกสารประกอบการฝึกอบรม PDF สําหรับสํานกั งาน Acrobat X
กล่องข้อความแ ละจ ากนั้นป รบั แบบต ัวอ ักษร,ขนาดตัวอ กั ษร,สตี วั อักษร,ก ารข ีดเส้นใต้ แ ละข อ้ ก �ำ หนดตัง้ ยอ่ หน้าต าม ตอ้ งการ -เพือ่ ใช้รูปภาพเปน็ W atermarkเลือกFileแ ล้วคลิกBrowseคน้ หาที่ตั้งของไฟล์ทค่ี ุณต ้องการใช้เลอื ก มนั แ ละคลกิ Openถ ้าไฟล์มีรปู ภาพห ลายหน้าเลอื กคลิกP ageNumberเลอื กลกู ศ รข ึน้ แ ละลกู ศรลงเพอ่ื เลือกห น้าที่ คณุ ต ้องการ บ นั ทกึ :เฉพาะรูปแ บบไฟล์ P DF,JPEGแ ละBMPเทา่ นัน้ ท ี่สามารถใชร้ ูปภาพเปน็ Watermark 4 .เพ่ือเปลย่ี นขนาดข องรูปภาพWatermarkใหป้ ฏิบตั อิ ย่างใดอ ย่างหนึง่ ดงั ต ่อไปน ี้ -เพื่อเปล่ยี นขนาดWatermarkในค วามสมั พนั ธ์ท่ขี นาดจ ริงข องไฟลร์ปู ภาพท่เีป็นตน้ ฉบับใสเ่ ปอรเ์ ซน็ ต์ ในข ้อก �ำ หนดA bsolute(ในพ ื้นที่Source) -เพ่อื เปล่ียนขนาดWatermarkในความสัมพนั ธ์ข องค วามกวา้ งยาวห น้าเอกสารP DFใสเ่ปอรเ์ ซ็นต์ใน ScaleRelativeToTargetPage(ในพ ้ืนที่Appearance) 5.ป รับก ารปรากฏของข้อความหรือรูปภาพWatermarkท ่ีตอ้ งการ -เพอ่ื หมุนWatermarkเลือกม ุมของก ารหมุนหรอื ใสค่ า่ ต่างๆ ที่ต อ้ งการหมุน -เพื่อก �ำ หนดTransparencyกบั Watermarkให้ลากแถบเลอ่ื นที่O pacityหรือใสเ่ ปอร์เซ็นต์ -เพอื่ จ ดั เรยี งก ารท บั ซ อ้ นข องW atermarkท เี่ กย่ี วขอ้ งก บั ส งิ่ ท บี่ รรจอุ ยใู่ นห นา้ เลอื กA ppearB ehindP age (ส่งิ ท ีบ่ รรจุอยใู่ นหน้าอ ยบู่ นWatermark)ห รือA ppearO nTopO fPage(W atermarkอยบู่ นส ่งิ ทบ่ี รรจอุ ยใู่ นห น้า) -เพื่อระบุ เม่ือไหรท่ จ่ี ะให้Watermarkปรากฏให้คลกิ A ppearanceOptionsและเลือกหรือไม่เลอื ก ShowW henPrinting(โชว์เมื่อมีก ารพ ิมพ)์ หรอื S howW henD isplayingonScreen(โชวเ์ มื่อมีก ารแสดงผ ลบ นห น้าจอ) -เพ่อื ควบคมุ ความผันแปรในPDFก บั ข นาดของหนา้ ทีม่ หี ลากหลายค ลิกA ppearanceO ptionsและ เลอื กห รอื ไม่เลอื กK eepP ositionA ndS izeOfW atermarkTextC onstantWhenP rintingO nD ifferentP ageS ize(ให้ รักษาต�ำ แหนง่ และขนาดข องตวั อักษรWatermarkให้คงท่ีไว้เม่อื ม กี ารพ ิมพ์บนข นาดของหน้าก ระดาษทแี่ ตกตา่ งๆกนั ) 6. ระบุตำ�แหน่ง ซึ่งคุณต้องการให้ Watermark ปรากฏโดยการใส่ระยะแนวต้ัง และแนวนอน ระหว่าง Watermarkแ ละด า้ นซ า้ ย,ขวา,ต รงก ลาง,บนสดุ ห รอื ด ้านล ่างของหน้า การป รบั ปรงุ W atermark 1.เลือกคำ�ส่งั Tools > Pages > ภายใต้ Edit Page Design เลอื ก W atermark> Update 2 .ทำ�การเปลี่ยนแปลงท ี่ W atermarkแ ละจากนน้ั ค ลกิ O K ท ี่ส ำ�คัญ: ถ้าค ุณมหี ลายๆ W atermark ในเอกสาร P DF วิธกี ารด �ำ เนินการดว้ ยว ิธีน ้ี จ ะปรบั ปรงุ เฉพาะ Watermarkแ รกทคี่ ุณเพ่มิ แ ละจ ะท ้งิ W atermarkอืน่ ๆท้งั หมดถ้าคุณค ดิ จ ะเปล่ียนเกี่ยวก บั การป รับปรุงW atermarkหลัง จากคุณได้เสรจ็ ส ้นิ กระบวนการนี้ให้เลอื กค ำ�ส ่ังEdit>UndoW atermarkโดยท ันที การล บW atermark ปฎบิ ตั อิ ยา่ งใดอ ยา่ งห นึ่งดังต ่อไปน ้ี - เพ่ือลบ Watermark ท้ังหมด ออกจากหน้าเอกสาร PDF ทุกหน้า เลือก คำ�ส่ัง Tools > Pages > ภายใต้ Edit Page Design เลือก W atermark> Removeและค ลิกOKเพือ่ ย ืนยนั ก ารลบ -เพอื่ ล บWatermarkออกจากห น้าทง้ั หมดโดยท ันทีห ลังจากใสม่ นั เขา้ ไปในเอกสารPDF เลอื กค�ำ ส ง่ั Edit> U ndoW atermark ประสิทธ์ิ คล่องงูเหลอื ม (45) เอกสารประกอบการฝกึ อบรม PDF สําหรับสํานักงาน Acrobat X
การก�ำ หนดS ecurityไฟล์PDF การปอ้ งกันและกำ�หนดค วามปลอดภัยใหก้ บั ไฟล์เอกสารPDFซ งึ่ กจ็ ะคลา้ ยกับค วามปลอดภัยบ า้ นเช่นเดียวก บั คณุ ล ้อคประตบู ้านข องค ณุ เพอ่ื ปอ้ งกันใครบ างค นจ ากก ารเข้าม าในบ ้านของค ุณโดยปราศจ ากการอ นุญ าติ คุณใชค้ วาม สามารถค วามปลอดภยั เพ่อื ลอ็ คP DFย กต ัวอยา่ งเชน่ คณุ ส ามารถใช้รหสั ผา่ นเพือ่ จ �ำ กดั ผูใ้ช้จ ากก ารเปิด,ก ารพ มิ พ์แ ละ การแ กไ้ ขP DFค ณุ ส ามารถใชร้ ะบบC ertificateเพอื่ เขา้ รหสั ไฟล์ P DFเพอื่ ใหร้ ายการท มี่ กี ารรบั รองแ ลว้ ส ำ�หรบั ผ ใู้ ช้ ส ามารถ เปดิ ไฟล์ P DFถ า้ ค ุณต อ้ งการรกั ษาการต ัง้ คา่ ความป ลอดภัยสำ�หรับน �ำ ก ลบั มาใชใ้นภ ายห ลังคุณก ็สามารถสรา้ งนโยบาย ความป ลอดภยั (SecurityPolicy)ซ ่งึ จ ะเกบ็ ก ารต ั้งคา่ ค วามป ลอดภัยเอาไว้ เพ่ือนำ�กลบั มาใช้ได้ในภ ายหลัง เปดิ เอกสารPDFทมี่ กี ารก�ำ หนดค วามป ลอดภยั ถ้าคุณได้รับเอกสาร PDF ซึ่งได้มีการกำ�หนดการคุ้มครองโดยใช้ความสามารถความปลอดภัย คุณอาจจะต้องมี รหสั ผ ่านเพื่อเปิดเอกสารPDFบ างคนอาจจะได้รบั เอกสารท ค่ี มุ้ ครองเอกสารมกี ารจ�ำ กดั ซ ง่ึ ป ้องกันจ ากการพ มิ พ์,ก าร แกไ้ ขหรอื ก ารก๊อปปส้ี ิง่ ท่ีบรรจุอย่ใู นเอกสารถ า้ เอกสารม ีการจำ�กัดความสามารถเครือ่ งมอื และเมนูใดๆที่เกยี่ วขอ้ งก ับ ความสามารถเหลา่ น ัน้ จ ะแ สดงเป็นสเี ทา เมอื่ คณุ ไดร้บั เอสาร P DF มา และเอกสารม กี ารก �ำ หนดความป ลอดภัย ห ากไมม่ กี ารป อ้ งกนั ในส ่วนของการเปดิ ไฟล์เอกสารPDFคณุ ก ็สามารถเปิดเอกสารPDFได้ป กติ แ ละห ากมกี ารป ้องกนั ในกรณีตา่ งๆคุณก ็จะสาม ารถส ังเกตไุ ด้ โดยจ ะป รากฏรูปสญั ลกั ษณ์รูปกุญแจแ สดงอ ย่ดู ้านซา้ ยมือของเอกสารPDFซ ึง่ เปน็ ส ่วนท ่ีใช้ในก ารบงั คบั เอกสารPDFท ่ี เรียกว ่าNavigationp aneคุณสามารถต รวจเช็คด กู ารปอ้ งกันและก�ำ หนดความปลอดภัยในเอกสารPDFท ขี่ ึ้นเปิดข้ึนมา ใช้งานดวู ่ามีการป อ้ งกันอะไรบา้ ง วธิ ีดูรายละเอียดของการป ้องกันเอกสารP DF 1.เลอื กป ฏบิ ตั ิอย่างใดอยา่ งหน่ึงด งั ต่อไปน ี้ -เลอื กค ำ�ส ั่งFile> P ropertiesคลกิ เลือกทแ่ี ถบSecurity -เลอื กค ำ�สงั่ Tools >P rotection > More Protection > SecurityProperties -เลอื กเคร่ืองมือP rotection>SecurityProperties 2 .ดรู ายล ะเอยี ดข องการป ้องกนั ภายใตห้ วั ขอ้ DocumentRestrictionsSummary ประสทิ ธ์ิ คล่องงเู หลือม (46) เอกสารประกอบการฝึกอบรม PDF สําหรับสํานักงาน Acrobat X
การสรา้ งU serSecurityP olicy ค ุณส ามารถสร้างS ecurityP olicyระดับผ ู้ใช้ ได้ 3 ช นดิ 1.P asswordSecurity:เพอื่ ใชร้หัสผ่านเพื่อปอ้ งกันเอกสาร 2.CertificationSecurity:เพ่อื ใช้การเขา้ รหัสส ลบั เอกสารจ ากรายการผ ู้รบั 3.A dobeL iveCycleP olicyServer:การสรา้ งPolicyโดยใชก้ ารค วบคุมผา่ นระบบServer ก ารส รา้ งPolicyโดยใช้p asswordsecurityจะช่วยให้คณุ ก ลบั มาใช้การตั้งค า่ ค วามป ลอดภัยเดยี วกนั ซ ำ้�ในภาย หลงั ส ำ�หรบั ช ดุ ข องPDFโดยไม่ตอ้ งมีการเปล่ียนการต ง้ั ค ่าค วามป ลอดภยั ส �ำ หรับก ารใช้ในแ ตล่ ะค รั้ง ส �ำ หรับในห นังสือนี้ จ ะข อแนะนำ�ก ารปอ้ งกนั เอกสารP DFเฉพาะชนดิ U serPolicyในระดบั PasswordSecurity เทา่ นน้ั ว ิธีการสร้างSecurityPolicy 1.คลิกเลอื กเคร่ืองมือEncrypt หรือเลือกค�ำ ส่งั ที่พาแนลTools >P rotection > Encrypt >ManageSecurityPolicy 2.จ ะป รากฏdialogb oxของM anageSecurityPolicyข น้ึ มา จากรายการของS howเลอื กA llPolicyเพือ่ ใหแ้ สดงP olicyท ั้งหมด 3.คลิกเลอื กที่ Newเพ่อื สร้างแ ผนการของก ารปอ้ งกนั ไฟล์ P DFขนึ้ มาใหม่ 4 .เลือกU serPasswordsคลกิ ป ุ่มN ext ประสิทธิ์ คลอ่ งงเู หลือม (47) เอกสารประกอบการฝกึ อบรม PDF สําหรับสํานกั งาน Acrobat X
5 .ต ้ังช ่ือข องPolicyในช อ่ งPolicyN ame ใส่รายละเอยี ดของ Policy ในชอ่ ง Description คลกิ เลือกท่คี ำ�สงั่ Save passwords with the policy จากนั้น คลกิ ปุม่ N ext 6.เลอื กC ompatibilityเป็นA crobat5 .0a ndlater 7.คลิกเลือกท ่ีR equirea p asswordtoopenthed ocument 8.ใสร่ หสั ที่ช่องDocumentOpenp assword(รหสั ส�ำ หรับเปิดเอกสารP DF) 9.ในส ว่ นของP ermissionsคลิกเลอื กUsep ermissionspasswordtorestrict e ditingofsecuritysetting -P rintinga llowed:ก ารอนญุ าติเกยี่ วก บั การพ ิมพ์ -Noneไมอ่ นญุ าติให้พมิ พ์ -LowResolutions(1 50dpi)อนญุ าติให้พ ิมพ์ความล ะเอียดต�ำ่ (150จดุ ต อ่ น ิ้ว) -H ighResolutionอ นญุ าติให้พ ิมพ์ความละเอียดส ูง ประสทิ ธ์ิ คล่องงูเหลือม (48) เอกสารประกอบการฝกึ อบรม PDF สาํ หรบั สาํ นักงาน Acrobat X
-Changesallowed:การอนุญาตเิ กย่ี วกับการแ กไ้ ขเอกสารPDF -N oneไมอ่ นญุ าตใิ หเ้ ปลีย่ นแปลงแ ก้ไข -Inserting,d eleting,androtationp agesการแ ทรก,ล บ และห มุนหนา้ งาน -F illinginformfielda ndsigningexistingsignaturefields การก รอกขอ้ มลู ในแบบฟอร์มและการใช้ลายเซ็นดิจติ อล -Comment,F illinginformfieldandsigninge xisting signaturefields ก ารใส่ค �ำ แนะนำ�,ก ารกรอกข ้อมลู ในแ บบฟอร์ม แ ละการใชล้ ายเซน็ ดจิ ิตอล -Anye xceptextractingp ages ก ารเปลี่ยนแปลงแก้ไขท ง้ั หมดท่ีก ล่าวมารวมถ งึ ก ารแ ยกหนา้ งาน -Enablec opyingo ftext,images,a ndo therc ontents ส ามารถท ำ�ส�ำ เนาตัวอ ักษร,ภ าพและขอ้ ม ูลอ นื่ ๆ -Enabletexta ccessforscreenreaderdeviecsforthe visuallyimpaired สามารถใชฟ้ ังก ช์ ่ันtextaccessส�ำ หรบั การจ �ำ ลองบ นหน้าจอ ของอปุ กรณอ์ า่ นไฟล์ 10.คลกิ Next, โปรแกรมจะทำ�การทวน Password ให้ปอ้ น Password และจาก นน้ั คลิกF inish ว ิธีจัดการSecurityPolicy ห ลงั จ ากท ค่ี ณุ ไดท้ �ำ การส รา้ งS ecurityP olicyค ณุ ส ามารถจ ดั การโดยก ารท �ำ ส �ำ เนา,แ กไ้ ขแ ละล บS ecurity Policyได้ คณุ ยงั ส ามารถต ดิ ตั้งรายการข องS ecurityPolicyท ีค่ ุณใชบ้ ่อยๆ เพอื่ ให้ง่ายต่อก ารเขา้ ถ ึงแ ละก ารเรยี กใช้งาน 1.เลอื กค ำ�สัง่ ทพ่ี าแนลTools > P rotection > Encrypt > M anageS ecurityP olicy 2 .จากรายการของShowเลอื กA llP olicyเพอื่ ให้แ สดงPolicyท้งั หมด 3 .เลอื กP olicyท ี่คณุ ต ้องการจ ะจ ัดการแ ละป ฏบิ ตั ิอ ย่างใดอย่างห น่งึ ด งั ต อ่ ไปนี้ -เพอ่ื ส ร้างP olicyใหม่คลิกN ew -เพอ่ื ท �ำ ส ำ�เนาPolicyค ลิกC opy,ตวั เลือกน้ีเหมาะส�ำ หรับก ารส ร้างPolicyใหม่ แ ตย่ ดึ เอาการต้ังค ่า ของP olicyท ีม่ ีอย่เู ป็นฐ าน -เพอ่ื แกไ้ ขPolicyค ลิกEdit -เพือ่ ลบPolicyคลิกD elete ประสิทธิ์ คล่องงูเหลอื ม (49) เอกสารประกอบการฝึกอบรม PDF สาํ หรบั สํานักงาน Acrobat X
-เพอื่ ทำ�ให้P olicyง่ายต อ่ ก ารเรยี กใชง้านคลิกFavoriteตัวเลอื กนี้จ ะท�ำ การใส่P olicyท ค่ี ุณเลือกไปไว้ทเ่ี มนู Secureท ่ีอยู่บนแ ถบเครอ่ื งม อื แ ละท ่เี มนูAdvanced> Securityคณุ สามารถใช้ต วั เลือกF avoriteได้กับห ลายๆP olicy 4.คลิกC lose วธิ ใีช้ S ecurityในเอกสารP DF เปดิ ไฟล์P DFและป ฎิบตั อิ ยา่ งใดอ ย่างหน่งึ ด งั ตอ่ ไปนี้ -คลกิ ป ่มุ Encryptในแ ถบเคร่อื งม ือและจ ากน ั้นเลือกU serP olicyทคี่ ุณส ร้างข น้ึ และต อ้ งการจะน�ำ ม าป ้องกนั เอกสารP DF -ค ลกิ ปมุ่ EncryptหรือพาแนลTools> P rotection > Encrypt >ManageS ecurityPolices เลือกP olicyท ตี่ ้องการและจ ากน้นั คลิกA pplyToD ocument วิธลี บSecurityออกจากเอกสารP DF 1.คลิกท่รี ปู ส ญั ลักษณ์ E ncrypt ในแถบเครือ่ งม ือห รือหรอื พาแนลTools> P rotection > Encrypt 2 .เลือกRemoveSecurity 3.จ ะป รากฏd ialogb oxเพอ่ื สอบถามpassword ใหใ้ ส่ password จากนั้นใหค้ ลิกO Kและคลกิ OK อกี ครง้ั สญั ลักษณ์ลูกกุญแจจะห ายไป ประสทิ ธ์ิ คล่องงเู หลอื ม (50) เอกสารประกอบการฝกึ อบรม PDF สาํ หรับสํานกั งาน Acrobat X
Search
