เนื้อหาระบบบัญชี

 การวางแผนปฏิบตั ิงาน ◦ รายงานให้ผ้บู ริหารทราบเพื่อสง่ั การให้ผ้เู ก่ียวข้องให้ความร่วมมือในการปฏบิ ตั ิ ◦ กําหนดระยะเวลาที่จะนําระบบใหมอ่ อกใช้ ◦ การปฏิบตั ิงานให้ทําทีละสว่ นงานโดยเรียงลําดบั ก่อนหลงั ให้ชดั เจน  การเตรียมงาน ◦ ด้านเอกสารและอปุ กรณ์ท่ีใช้ในการปฏิบตั งิ านพร้อมคําอธิบายวธิ ีการปฏบิ ตั ิงาน ◦ ด้านบคุ ลากรให้ความรู้ความเข้าใจในระบบบญั ชีใหม่ 5 1

 การปฏิบตั งิ านตามระบบบญั ชีใหม่  การตดิ ตามผล  จดั ทําคมู่ ือปฏบิ ตั งิ าน ซงึ่ ประกอบด้วย  คํานํา  วิธีการใช้คมู่ ือปฏบิ ตั ิงาน  ผงั การจดั องค์กรของหนว่ ยงาน  นโยบายบญั ชี ผงั บญั ชี รหสั บญั ชี และสมดุ บญั ชี  ระบบบญั ชีของหนว่ ยงาน  การจดั ทํารายงาน 5 2

ระบบสารสนเทศ หมายถงึ กลมุ่ ของสว่ นประกอบที่ประกอบด้วย 5 สว่ น คือ คอมพวิ เตอร์ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ บคุ ลากร ข้อมลู 5 3

 Supercomputer  Mainframe  Minicomputer  Workstation and Personal Computer  Notebook Computer  PDA (Personal Digital Computer) 5 4

 ฮาร์ดแวร์คอมพวิ เตอร์ อปุ กรณ์รับเข้า หน่วยประมวลผลกลาง อปุ กรณ์แสดงผล (Input Devices) (Central Processing (Output Devices) Unit : CPU •Keyboard • Control Unit • Mouse • Arithmetic and • Touch Screen Logical Unit • Printer • Scanner • Main Memory Unit • Monitor • Bar Code Reader • Plotter • Sound Device • Projector • Digital Cameras อปุ กรณ์หน่วยความจาํ สํารอง • Sound Devices (Secondary Storage Devices) • Diskette •CD-ROM 5 • Hard Disk •Magnetic Tape 5

 System Software such as MS DOS, Windows, Unix ,Windows NT and so on  Mainframe  Minicomputer  Workstation and Personal Computer  Notebook Computer  PDA (Personal Digital Computer) 5 6

 System Analysts  Programmers  Computer Operators  User  System librarian  Data Control group  Systems Administrator  Network Management  Security Management  Chang Management  Quality Assurance 5 7

 ข้อเท็จจริงตา่ งๆ ที่เกิดขนึ ้ แล้วมีการเก็บไว้โดยระบบสารสนเทศในการทํารายการธรุ กิจตา่ งๆ Information  สิง่ ท่ีได้จากการนําข้อมลู ไปผา่ นการประมวลเพ่ือให้อยใู่ นรูปที่มีความหมายตอ่ การตดั สนิ ใจ และเป็นประโยชน์ตอ่ ผ้ใู ช้ สารสนเทศที่ดที ่ีมีประโยชน์ตอ่ การตดั สินใจต้องมีคณุ ลกั ษณะที่สาํ คญั 7 ประการ 5 8

สารสนเทศที่ดที ี่มีประโยชน์ตอ่ การตดั สนิ ใจต้องมีคณุ ลกั ษณะท่ีสาํ คญั 7 ประการ  ตรงกบั เรื่องที่ตดั สนิ ใจ  ถกู ต้องและปราศจากความลาํ เอียด  ครบถ้วนสมบรู ณ์  ทนั เวลา  เป็นที่เข้าใจได้  สามารถตรวจสอบได้  และ สามารถเข้าถึงได้ 5 9

แนวคดิ ของการบนั ทกึ ข้อมูล การบนั ทกึ ข้อมูลเรียงจากหน่วยย่อยระดบั ล่างสุดไปยงั ศูนย์รวมระดบั สูง Character Field Record File

ลกั ษณะการใช้งานของแฟ้ มข้อมูลโดยทวั่ ไป 1. Master Files ใช้เกบ็ ข้อมูลถาวรและสามารถ เปลยี่ นแปลงแฟ้ มให้ทนั ต่อเหตณ์การอยู่ตลอดเวลา 2. Transaction Files จดั เกบ็ ข้อมูลเกยี่ วกบั รายการค้า ทเี่ กดิ ขนึ้ ในกจิ กรรมการดาํ เนินงาน 3. Reference File 4. History or ArchiveFiles เป็ นข้อมูลเกบ็ เอาไว้เพอื่ การ อ้างองิ การเปรียบเทยี บตวั เลขหรือการพยากรณ์ข้อมาลในอนาคต

 ขนั้ ตอนในการทํางานทงั้ ที่ทําโดยผ้ใู ช้ระบบและ ทําโดยระบบคอมพิวเตอร์ 6 2

 การพฒั นาระบบสารสนเทศเอง  การจ้างหนว่ ยงานภายนอกให้พฒั นาระบบให้  การใช้โปรแกรมสาํ เร็จรูป  ทนั เวลา  เป็นท่ีเข้าใจได้  สามารถตรวจสอบได้  และ สามารถเข้าถึงได้ 6 3

1. General Controls 6 4 หมายถึง การควบคมุ เพ่ือให้สภาพแวดล้อมของการควบคมุ เสถียรและมีการจดั การที่ดีทว่ั ทงั้ องค์กร ซง่ึ การควบคมุ โดยทว่ั ไปแบง่ เป็น 12 เภท 1. การพฒั นาแผนการรักษาความปลอดภยั 2. แบง่ แยกหน้าที่งานท่ีเก่ียวข้องกบั ระบบสารสนเทศทางการบญั ชี 3. ควบคมุ การพฒั นาและบาํ รุงรักษาระบบสารสนเทศ 4. ควบคมุ การเข้าถึงทางกายภาพ 5. ควบคมุ การเข้าถงึ ทางตรรกะ 6. ควบคมุ การจดั เก็บข้อมลู 7. ควบคมุ การส่อื สารข้อมลู 8. มาตรฐานการจดั ทําเอกสาร 9. ลดระยะเวลาท่ีระบบขดั ข้อง 10. แผนการฟื น้ ฟคู วามเสยี หายจากภยั พิบตั ิ 11. การรักษาความปลอดภยั ในการใช้คอมพวิ เตอร์สว่ นบคุ คล 12. การควบคมุ เกี่ยวกบั การใช้อนิ เทอร์เน็ต

2. Application controls หมายถงึ เพื่อให้เกิดความถกู ต้องของข้อมลู นําเข้า แฟ้ มข้อมลู การประมวลผล และผลลพั ธ์ ของแตล่ ะระบบงาน ซง่ึ มีการควบคมุ ระบบงาน 5 ประเภท 1. ควบคมุ ข้อมลู ขนั้ ต้น 2. การใช้โปรแกรมตรวจสอบความถกู ต้องของข้อมลู นําเข้า 3. การควบคมุ การนําเข้าแบบเช่ือมตรง 4. การควบคมุ การประมวลผลข้อมลู และการเก็บรักษาแฟ้ มข้อมลู 5. การควบคมุ การแสดงผลลพั ธ์ 6 5