เนื้อหาระบบบัญชี

- ระบบบญั ชีและการควบคมุ ภายใน - เอกสารประกอบการบันทึกบัญชี - สมดุ บญั ชี - การบันทึกบัญชี - การจัดทาํ รายงานทางการเงนิ - ขน้ั ตอนการออกแบบระบบบัญชี

- ความหมายของระบบบัญชี - ความสําคญั ของระบบบญั ชี - องคป ระกอบของระบบบญั ชี - ระบบบัญชีกับการควบคุมภายใน

ระบบบญั ชี หมายถงึ ขน้ั ตอนการปฏบิ ตั ิเก่ียวกับการรวบรวมขอ มลู เอกสารทางการเงินตางๆ ท่ีเปน หลกั ฐานในการบนั ทกึ บัญชี สมุดบัญชี เคร่ืองมือ อปุ กรณ และวิธกี ารท่ีใชในการบันทึกบัญชี การจัดทาํ รายงาน ทางการงินเสนอตอ บุคคลภายในและภายนอก เพ่ือชว ยใหฝ า ยบริหารได ขอมูลประกอบการบริหารงานใหบ รรบุตามวัตถุประสงค 3

- เปน เครื่องมือของฝายบรหิ ารในดา นการควบคุมการดําเนนิ งานใหเ ปน ไป ตามวัตถุประสงค - เปนแหลงที่จดั หาขอ มลู ตา ง ๆ ใหฝา ยจัดการ - เปนหลกั ในการวางแผนงานในอนาคต - ชว ยใหทราบถึงการดาํ เนนิ งานสว นตางๆ เปนไปตามแผนท่ีวางไวห รือไม - เปนเครอื่ งมือในการปอ งกันและรกั ษาทรัพยส ินของกจิ การไมใหสญู หาย หรือนาํ ไปใชในทางที่ไมสมควร 4

การรวบรวมเอกสาร จําแนกเอกสารตาม บนั ทึกบัญชี บนั ทกึ บญั ชใี นสมุด ทางการเงิน ประเภทบัญชีและ ในสมุดรายวัน รายวนั แยกประเภท รหสั บญั ชี ผังบัญชี นโยบายบญั ชี งบทดลอง งบการเงิน 5

 เอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชี  แบบฟอรมตา ง ๆ ---> ใบกาํ กบั สินคา (Invoice) ใบสําคญั จา ย (Vouchers) ใบเสร็จรับเงิน (Receipt)  การบนั ทกึ บัญชใี นสมุดบัญชี แบง เปน 2 ประเภท  สมดุ บญั ชขี นั้ ตน  สมุดบัญชีข้ันปลาย  การจดั ทาํ งบการเงนิ หรอื รายงานทางการเงนิ 6

1. เอกสารและบนั ทกึ ทางการบญั ชี 1.1 แบบฟอร์มตา่ ง ๆ ---> ใบกํากบั สินค้า (Invoice) ใบสําคญั จ่าย (Vouchers) ใบเสร็จรับเงิน (Receipt) 1.2 สมดุ ลงรายการเบอื ้ งต้น ---> สมดุ เงินสดรับ สมดุ เงินสดจ่าย 1.3 บญั ชีแยกประเภท ---> แยกประเภทลกู หนี ้แยกประเภทเจ้าหนี ้ 1.4 รายงานหรืองบตา่ ง ๆ ---> รายงานการขาย งบกําไรขาดทนุ งบดลุ 2. วธิ ีการในการปฏิบตั ิเกี่ยวกบั การใช้แบบฟอร์ม การลงรายการในสมดุ รายวนั บญั ชีแยกประเภท และการทํารายงาน 3. เครื่องจกั รและเครื่องทนุ แรงตา่ ง ๆ ---> คอมพิวเตอร์ เคร่ืองถ่ายเอกสาร เครื่องคาํ นวณเลข 4. พนกั งานที่มีคณุ สมบตั เิ หมาะสมในการนําระบบบญั ชีท่ีวางไว้มาใช้ได้อย่างมีประสทิ ธิภาพ 7

1. การวางระบบบัญชีของกจิ การใหม่ทงั้ หมด งานชนิดนีต้ ามปกตมิ กั จะ เกิดขนึ ้ กบั กิจการท่ีเพง่ิ เริ่มดําเนินงาน หรือกิจการ ท่ีเปิดในเครือบริษัทขนึ ้ มา 2. การขยายระบบบญั ชีท่ใี ช้ในปัจจุบนั เพ่อื ให้ครอบคลุมถงึ กจิ กรรมท่ี เกดิ ขนึ้ ใหม่ งานนีจ้ ะคล้ายคลงึ กบั งานประเภทที่ 1 แต่ มีวงจํากดั มากกวา่ ---> การเปิ ดสาขาใหม่ 3. การปรับปรุงระบบบญั ชีและวธิ ีการบญั ชีท่ใี ช้ในปัจจุบนั งานชนิดนี ้ อาจจะเป็นการปรับปรุงงานเพียงสว่ นใดสว่ นหนง่ึ ของระบบบญั ชีที่เหน็ วา่ ยงั ไมร่ ัดกมุ เทา่ นนั้ 8

 สํานกั งานบญั ชีหรือผ้สู อบบญั ชี  หนว่ ยงานภายในกิจการ ---> แผนกบญั ชี แผนกตรวจสอบภายใน แผนกระบบบญั ชี  บริษัทผ้ขู ายเครื่องจกั รและเคร่ืองทนุ แรงทางการบญั ชี หรือผ้ขู ายเอกสารและสมดุ บญั ชี 9

 มีความรู้และประสบการณ์ทางด้านการบญั ชีของกิจการตา่ ง ๆ อยา่ งกว้างขวาง  มีทศั นคติเป็นกลางในการวางระบบบญั ชี ◦ มงุ่ รักษาผลประโยชน์ของสว่ นรวม 1 0

- ความหมายของการควบคุมภายใน - สภาพแวดลอ้ มของการควบคุม - ผงั การจดั องคก์ ร - การประเมินความเสี่ยง - กิจกรรมการควบคุม - ขอ้ มลู สารสนเทศ และการส่ือสาร - การติดตามเพอื่ ประเมินผล - ประโยชนท์ ่ีจะไดร้ ับจากการควบคุมภายใน - ขอ้ จาํ กดั ของการควบคุมภายใน 1 1

การควบคุมภายใน หมายถงึ กระบวนการ วธิ ีการ และมาตรการตา่ งๆ ที่ กําหนดขนึ ้ ให้คนทกุ ระดบั ในหนว่ ยงานปฏิบตั กิ าร เพื่อให้เกิดความเช่ือมนั่ วา่ จะบรรลุ วตั ถปุ ระสงค์และเป้ าหมายที่กําหนดไว้ หรือมากกวา่ จากวตั ถปุ ระสงค์ เชน่ - การดําเนินงานอยา่ งมีประสทิ ธิผลและประสทิ ธิภาพ - การรายงานทางการเงินท่ีเชื่อถือได้ - มีการปฏบิ ตั ติ ามกฎหมายและข้อบงั คบั ท่ีเกี่ยวข้อง 1 2

* สภาพแวดล้อมของการควบคมุ (Control Environment) * การประเมนิ ความเส่ยี ง (Risk Assessment) * กิจกรรมการควบคมุ (Control Activities) * สารสนเทศและการสอ่ื สาร (Information and Communication) * การติดตามผล (Monitoring) 1 3

สภาพแวดล้อมของการควบคุม หมายถงึ ปัจจยั หลาย ๆ อยา่ งซง่ึ มี ผลกระทบตอ่ การควบคมุ ของกิจการ ◦ ความซื่อสตั ย์และจรรยาบรรณของผ้บู ริหาร ◦ ปรัชญาและรูปแบบในการทํางานของผ้บู ริหาร ◦ บทบาทของคณะกรรมการบริษัทและคณะกรรมการตรวจสอบ ◦ ความรู้ความสามารถของบคุ คลกรท่ีเหมาะสมกบั หน้าที่การงาน ◦ การจดั โครงสร้างองค์การ (ผงั การจดั องค์กร) ◦ การมอบอํานาจหน้าที่และความรับผิดชอบ ◦ นโยบายและวิธีบริหารงานด้านทรัพยากรมนษุ ย์ ◦ การตรวจสอบภายใน 1 4

คณะกรรมการบริหาร คณะกรรมการตรวจสอบ ผตู้ รวจสอบภายใน กรรมการผจู้ ดั การ ฝ่ ายขาย ฝ่ ายการเงิน ฝ่ ายบญั ชี ฝ่ ายธุรการ ฝ่ ายผลิต 1 5

การประเมนิ ความเสี่ยง หมายถึง การระบุและวิเคราะห์ ความเส่ียงท่ีจะ ทาํ ใหเ้ กิดขอ้ ผดิ พลาดจนทาํ ใหก้ ารดาํ เนินงานไม่มีประสิทธิภาพและขอ้ มลู ทางการเงินที่ไดบ้ นั ทึกไวม้ ีความไม่ถูกตอ้ งและไม่น่าเช่ือถือ ความเส่ียง คือ โอกาสที่ความผดิ พลาด ขอ้ บกพร่อง ความเสียหาย หรือ เป็นส่ิงที่หน่วยงานตอ้ งเผชิญอยา่ งเล่ียงไม่ได้ เพ่ือใหก้ ารบริหารงานมี ประสิทธิภาพ และมีระบบควบคุมภายในท่ีดี ผบู้ ริหารควรทราบลกั ษณะ ความเสี่ยงในดา้ นต่างๆ และทาํ การประเมินความเส่ียงอยา่ งสม่าํ เสมอ เพอ่ื หาทางป้ องกนั  ระบุปัจจยั ต่าง ๆ ท่ีทาํ ใหเ้ กิดความเส่ียง  ประเมินความสาํ คญั ของความเส่ียง 1 6  กาํ หนดกิจกรรมการควบคุมท่ีจาํ เป็นตอ้ งใช้

 ระบุปัจจยั ต่าง ๆ ที่ทาํ ใหเ้ กิดความเสี่ยง  ปัจจยั ภายใน  ผบู้ ริหารไม่มีความซื่อสัตย์ เช่น มีการอนุมตั ิเงินกยู้ มื ใหแ้ ก่พวกพอ้ ง  ไม่มีผงั การจดั องคก์ รท่ีจดั เจน  พนกั งานไม่มีความรู้ความสามารถอยา่ งเพียงพอ  ไม่มีนโยบายและวิธีบริหารบุคลากรท่ีเหมาะสม  ปัจจยั ภายนอก  เทคโนโลยกี ารผลิตเปล่ียนแปลงไปมากจนทาํ ใหเ้ คร่ืองจกั ของกิจการลา้ สมยั  ส่วนราชการมีหนา้ ที่กาํ กบั ดูแลออกกฎหรือระเบียบมาใหม่เป็นจาํ นวนมากซ่ึงมีผลต่อ การดาํ เนินงานในปัจจุบนั  ประเมินความสาํ คญั ของความเส่ียง  กาํ หนดกิจกรรมการควบคุมที่จาํ เป็นตอ้ งใชใ้ นการบริหารความเส่ียง 1 7

กจิ กรรมการควบคุม หมายถงึ นโยบายและวธิ ีการท่ีฝ่ ายบริหารกําหนด ขนึ ้ เพ่ือให้บรรลวุ ตั ถปุ ระสงค์ในการควบคมุ ความเส่ยี ง ◦ มีการแบง่ แยกหน้าท่ีอยา่ งเพียงพอ ◦ การมอบอํานาจในการอนมุ ตั ริ ายการและกิจกรรมตา่ ง ๆ อยา่ ง เหมาะสม ◦ มีเอกสารและบนั ทกึ ทางการบญั ชีอยา่ งถกู ต้องเหมาะสม ◦ มีการควบคมุ สนิ ทรัพย์และบนั ทกึ ทางการบญั ชีให้ปลอดภยั ◦ มีการตรวจสอบท่ีเป็ นอิสระ 1 8

1. การควบคุมแบบป้ องกัน (Preventive Controls) เป็ นมาตรการควบคุม การปฏบิ ตั งิ านแบบป้ องกันไม่ให้เกดิ ข้อผิดพลาดหรือมีความเส่ียงท่จี ะ เกดิ ความเสียหาย วธิ ีการควบคุมได้แก่ ◦ มีการแบง่ แยกหน้าท่ีอยา่ งเพียงพอ ◦ การมอบอํานาจในการอนมุ ตั ริ ายการและกิจกรรมตา่ ง ๆ อยา่ ง เหมาะสม ◦ มีเอกสารและบนั ทกึ ทางการบญั ชีอยา่ งถกู ต้องเหมาะสม ◦ มีการควบคมุ สนิ ทรัพย์และบนั ทกึ ทางการบญั ชีให้ปลอดภยั ◦ มีการตรวจสอบที่เป็ นอสิ ระ 1 9

2. การควบคมุ แบบตรวจสอบ (Preventive Controls) เป็นการควบคมุ ตรวจสอบการปฏิบตั ิงาน ได้แก่  การสอบทาน  การตรวจเอกสาร  การยืนยนั ยอด  การเปรียบเทียบหลกั ฐานกบั งานท่ีทํา 3. การควบคมุ แบบแก้ไข (Corrective Controls) เป็ นการควบคมุ ที่กําหนดให้มีการแก้ไข ข้อผิดพลาดท่ีตรวจพบ วิเคราะห์หาสาเหตทุ ่ีทําให้เกิดปัญหาปรับปรุงระบบเพื่อลด ปัญหาข้อผิดพลาด ได้แก่  ยอดคงเหลอื ของสนิ ค้าไมต่ รงกบั จํานวนสนิ ค้าท่ีตรวจนบั สาเหตุ เน่ืองจากผ้เู บิกสนิ ค้าจดั ทําใบเบกิ สนิ ค้าแบบสรุปวนั ละ 1 ครัง้ 2 0

ข้อมูลสารสนเทศ หมายถงึ ข้อมลู เก่ียวกบั รายการหรือเหตกุ ารณ์ตา่ ง ๆ ที่ ผา่ นการประมวลให้เป็นข้อมลู สารสนเทศที่สามารถนําไปใช้ในการตดั สนิ ใจของ ผ้บู ริหาร การส่ือสาร หมายถงึ การจดั ระบบภายในกิจการเพื่อให้ ข้อมลู ที่ได้มีการประมวลไว้อยา่ งเหมาะสมแล้วได้มีการจดั สง่ ไป ยงั ผ้รู ับอยา่ งรวดเร็วและทนั ตอ่ การตดั สนิ ใจ 2 1

การตดิ ตามเพ่อื ประเมินผล หมายถงึ กิจกรรมที่ฝ่ ายบริหารกระทําเพื่อให้ แนใ่ จวา่ ระบบการควบคมุ ภายในที่กําหนดไว้นนั้ ได้มีการปฏบิ ตั ติ ามอยา่ งเคร่งครัด และในกรณีที่สถานการณ์ได้เปลีย่ นแปลงไประบบดงั กลา่ วได้มีการปรับปรุงแก้ไข อยา่ งเหมาะสมแล้ว 2 2

 การดําเนินงานของกิจการเป็นไปอยา่ งมีประสทิ ธิภาพ  สนิ ทรัพย์ของกิจการจะปลอดภยั จากทจุ ริตผดิ พลาดทงั้ ปวงเน่ืองจากวิธีการและ มาตรการตา่ ง ๆ ท่ีผ้บู ริหารกําหนดไว้  รายงานทางการเงนิ ที่เกิดขนึ ้ ทงั้ รายงานที่ใช้สาํ หรับผ้ปู ฏิบตั ิการผ้บู ริหาร บคุ คลภายนอก และสว่ นราชการมีความถกู ต้องและนา่ เชื่อถือ 2 3

 กิจการได้รับผลกระทบจากสถานการณ์บางอยา่ งซง่ึ อยนู่ อกเหนือจากการควบคมุ ของ ผ้บู ริหาร  ผ้บู ริหารของบริษัทไมม่ ีความซอื่ สตั ย์และจรรยาบรรณในการปฏบิ ตั หิ น้าที่  บคุ ลากรผ้ปู ฏิบตั ิไมม่ ีความรู้ความสามารถอยา่ งเพียงพอและไมเ่ ข้าใจวา่ วธิ ีการ บางอยา่ งมีความสําคญั ตอ่ การควบคมุ เพียงใด  ถงึ แม้บริษัทจะมีระบบการควบคมุ โดยกําหนดให้มีการแบง่ แยกหน้าท่ีกนั ระหวา่ งผ้ดู แู ล รักษาสนิ ทรัพย์และผ้ทู ําบญั ชีคมุ สนิ ทรัพย์ แตพ่ นกั งานอาจสมคบกนั ยกั ยอกได้  คา่ ใช้จา่ ยในการจดั ระบบการควบคมุ อาจไมค่ มุ กบั ผลประโยชน์ที่ได้รับ 2 4

 บริษัท มิสเตอร์ฟลาวเวอร์ จํากดั เป็นบริษัทจําหนา่ ยดอกไม้ท่ีมี การให้บริการจดั สง่ ทว่ั ราชอาณาจกั ร การบริหารงานใน ฝ่ าย บญั ชีจะมีผ้อู ํานวยการฝ่ ายบญั ชีและการเงนิ ทําหน้าที่ในการ ควบคมุ งานที่สาํ คญั ๆ ได้แก่ แผนกบญั ชี แผนกการเงิน แผนก งบประมาณ และแผนกตรวจสอบภายใน แตเ่ น่ืองจากใน ระยะแรกธรุ กิจของบริษัทยงั ไมม่ ีมากนกั และขนาดของบริษัทยงั เป็ นขนาดเลก็ คาํ ส่ัง ให้ทา่ นเสนอแนะวา่ การจดั ผงั การแบง่ สว่ นงานของฝ่ าย บญั ชีและการเงินมีจดุ บกพร่องอยา่ งไรบ้าง และให้เขียนผงั การ แบง่ สว่ นงานขนึ ้ ใหมท่ ่ีเหน็ วา่ มีความเหมาะสมกวา่ 2 5

 ความสาํ คญั ของการใช้  การวางแผนควบคุมแบบฟอร์ม แบบฟอร์มหรือเอกสารทางการ  การเกบ็ รักษางานแบบฟอร์มที่ยงั บญั ชี มิไดใ้ ช้  การกาํ หนดลกั ษณะและชนิดของ  ทะเบียนแบบฟอร์ม แบบฟอร์ม  การเกบ็ รักษาแบบฟอร์มที่ใชแ้ ลว้  ชนิดของแบบฟอร์มที่ใชใ้ นธุรกิจ  หลกั ทว่ั ไปในการร่างแบบฟอร์ม 2 6

1. เป็นการบนั ทกึ เหตกุ ารณ์ไว้เป็นลายลกั ษณ์อกั ษร 2. ชว่ ยขจดั ข้อผิดพลาดอนั จะเกิดจากการจําเหตกุ ารณ์ซงึ่ จะเกิดในกรณีท่ี ไมไ่ ด้บนั ทกึ เอาไว้ 3. เป็นการเพม่ิ ประสทิ ธิภาพในการดําเนินงาน 4. เป็นการบนั ทกึ รายการท่ีเกิดขนึ ้ แล้ว 5. ลดคา่ ใช้จา่ ยในการติดตอ่ หรือการจดบนั ทกึ โดยวธิ ี - ข้อความท่ีต้องการใช้อยเู่ ป็นประจําจะจดั พมิ พ์ไว้ลว่ งหน้า - ให้มีสําเนาหลายฉบบั 2 7

 พยายามใช้แบบฟอร์มต้นฉบบั ให้น้อยท่ีสดุ โดยใช้สาํ เนาแทน  ใช้กระดาษคาร์บอน ในกรณีท่ีใช้แบบฟอร์มหลายชนิดโดยมีข้อความซาํ ้ กนั เป็นสว่ น ใหญ่  ควรออกแบบให้มีข้อความกะทดั รัดและเข้าใจงา่ ย  ควรจะเป็นแบบฟอร์มท่ีให้ความสะดวกในการเก็บข้อมลู มาลงบญั ชี  ให้เป็นไปตามหลกั การตรวจสอบซง่ึ กนั และกนั  ให้ข้อความซง่ึ เป็นประโยชน์ในการรวบรวมสถิติ  ให้ความสะดวกในการสอบบญั ชีประจําปี 2 8

 แยกตามรายการท่ีเกิดขนึ ้  แยกตามแผนก ◦ การซือ้ วตั ถดุ บิ และพสั ดตุ า่ ง ๆ  แผนกจดั ซ้ือ ◦ การควบคมุ สินค้าและพสั ดุ  แผนกผลิต ◦ การผลติ  แผนกขาย ◦ การวา่ จ้างพนกั งานและการจา่ ยเงิน  แผนกส่งของ  แผนกคลงั พสั ดุและสินคา้ คา่ จ้าง ◦ การขายสนิ ค้า สาํ เร็จรูป ◦ การรับเงนิ สด  แผนกการเงิน ◦ การจา่ ยเงนิ สด  แผนกบญั ชี ◦ การควบคมุ ลกู หนี ้ 2 9

1. แบบฟอร์ม แบง่ รูปแบบออกเป็น 4 สว่ น คือ ◦ สว่ นหวั ของเอกสาร (Introduction)  ช่ือเอกสาร เลขท่ีเอกสาร ช่ือท่ีอยขู่ องหนว่ ยงาน อ่ืนๆ ◦ สว่ นของข้อความท่ีพิมพ์ไว้ลว่ งหน้า (Instruction)  รายละเอียดแจ้งให้ทราบถึงเอกสารที่ต้องสง่ มอบให้ใครบ้าง ภายหลงั จากจดั ทําเสร็จ ◦ สว่ นสาํ คญั ของเอกสา (Min body) สําหรับกรอกข้อมลู ท่ีเก่ียวข้อง กบั เอกสารโดยตรง 3 0

◦ สว่ นสดุ ท้ายของแบบฟอร์ม (conclusion)  ยอดรวมกรณีท่ีมีรายการจํานวนเงนิ  ลงนามผ้จู ดั ทําเอกสาร, วนั เดือนปี  ผ้มู ีอํานาจลงนาม , วนั เดอิ นปี 2. ปัจจยั อ่ืนๆ เม่ือได้รูปแบบฟอร์มแล้วต้องพจิ ารณาถงึ ◦ สี ขนาด กระดาษที่ใช้ ◦ การเน้นตวั พิมพ์ จํานวนสาํ เนา 3 1

 การศกึ ษาประวตั ขิ องแบบฟอร์มทกุ ชนิด ◦ การออกแบบ ◦ การจดั พิมพ์ ◦ การเก็บแฟ้ ม ◦ การทําลายเอกสาร  มอบหมายงานให้พนกั งานคนใดคนหนง่ึ รับผดิ ชอบ 3 2

 ไมใ่ ห้แบบฟอร์มขาดมือ  ไมใ่ ห้มากเกินไป  มีที่เก็บรักษาเป็นอยา่ งดี  แบบฟอร์มทกุ กลอ่ งควรมีตราหรือเครื่องหมาย 3 3

ทะเบยี นแบบฟอร์ม ชื่อแบบฟอร์ม................................... หนว่ ยนบั ............เลม่ (100ฉบบั ) รหสั ................................................. จํานวนตา่ํ สดุ ในมือ........................... วนั เดือน ปี รายการ จาํ นวน หน่วย รับ จ่าย คงเหลือ ลายเซ็น สง่ั พมิ พ์ ละ ผเู้ บิก (เล่ม) (บาท) จาํ นวน เล่มท่ี จาํ นวน เล่มที่ จาํ นวน เล่มที่ 3 4

 เก็บ 5 ปี  น้อยกวา่ 5 ปี ---> ต้องขออนญุ าตตอ่ สารวตั รใหญ่ บญั ชีหรือสารวตั รบญั ชี 3 5

บริษัท เค คอร์ปอเรชนั่ จํากดั ตงั้ อย่เู ลขที่ 15 ต.บางเสาธง กิ่ง อ.บางเสาธง จ.สมทุ รปราการ 10540 โทร 0-2312-5000 เลขประจําตวั ผ้เู สียภาษี 3011672408 ดาํ เนินธรุ กิจหลกั คือ จําหน่ายอปุ กรณ์ส่ือสารโทรคมนาคม ผลิตภณั ฑ์ของบริษัทฯ แบง่ ออกได้เป็น 2 แผนกใหญ่ ๆ ดงั นี ้ - แผนกโทรศพั ท์เคล่อื นที่ชนั้ นํา - แผนกอปุ กรณ์ส่อื สารและอปุ กรณ์มลั ตมิ ีเดีย เนื่องจากกิจการเพิ่งเร่ิมเปิดดาํ เนินการ แบบฟอร์มใบกํากบั ภาษีท่ีออกให้แก่ลกู ค้านนั้ ยงั มีรายการไมค่ รบถ้วนและใช้เป็นหลกั ฐานอ้างอิงทางกฎหมายไมไ่ ด้ คาํ ส่ัง ในฐานะที่ทา่ นเป็นผ้วู างระบบบญั ชี ให้ทา่ นช่วยออกแบบ “ใบกาํ กับภาษี” ให้มีข้อความ ครบถ้วนตามท่ีกฎหมายกําหนด ถกู ต้องตามหลกั การควบคมุ ภายใน และสามารถใช้อ้างอิงได้ ในภายหลงั โดยให้ท่านเสนอตวั อยา่ งแบบฟอร์มดงั กลา่ วเพ่ือให้ทางบริษัทฯ พิจารณา 3 6

 ใบกํากบั ภาษี  ชื่อ ที่อยู่ เลขประจําตวั ผ้เู สยี ภาษีอากร ของผ้อู อกใบกํากบั ภาษี  ชื่อ ที่อยู่ ของผ้ซู ือ้ สนิ ค้าหรือบริการ  หมายเลขลาํ ดบั ของใบกํากบั ภาษีและลําดบั ของเลม่  ช่ือ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมลู คา่ ของสนิ ค้าหรือบริการ  จํานวนภาษีมลู คา่ เพิ่มที่เรียกเกบ็ ให้แยกออกจากมลู คา่ ของสนิ ค้าหรือบริการ  วนั เดือน ปี ท่ีออกใบกํากบั ภาษี  ข้อความอื่นตามท่ีอธิบดีกําหนด 3 7

สมดุ บญั ชี หมายถงึ สมดุ ที่ใช้สําหรับบนั ทกึ รายการทางการเงินท่ี เกิดขนึ ้ ทงั้ หมดของกิจการ เพ่ือประโยชน์ในการรวบรวมข้อมลู ทางการเงนิ สมดุ บญั ชี จําแนกได้เป็น 2 ประเภท 1. สมดุ บญั ชีขนั้ ต้น “สมดุ รายวนั ทว่ั ไป” 2. สมดุ บญั ชีขนั้ ปลาย สมดุ สําหรับบนั ทกึ รายการตา่ งๆ ท่ีผา่ นมาจากสมดุ บญั ชี ขนั้ ต้น โดยบนั ทกึ แยกตามประเภทของบญั ชี “สมดุ บญั ชีแยกประเภท” ซง่ึ แบง่ ออกเป็น 2 สว่ น คือ  บญั ชีแยกประเภททวั่ ไป “บญั ชีแยกประเภทคมุ ยอด”  บญั ชีแยกประเภทยอ่ ย 3 8

 สมดุ บญั ชีขนั้ ต้น ◦ สมดุ รายวนั ทว่ั ไป ◦ สมดุ เงินรายวนั รับเงนิ ◦ สมดุ เงนิ รายวนั จา่ ยเงิน ◦ สมดุ รายวนั ซือ้ ◦ สมดุ รายวนั ขาย  สมดุ บญั ชีขนั้ ปลาย ◦ สมดุ บญั ชีแยกประเภททว่ั ไป (นิยมใช้กนั 2 แบบ) ◦ สมดุ บญั ชีแยกประเภทยอ่ ย 3 9

ผังบญั ชี หมายถึง จาํ นวน ชอื่ บญั ชี ท่ีกําหนดไวเพ่อื ใชใ นการบนั ทึกบญั ชีโดย จําแนกเปน หมวดหมู ความสาํ คัญและประโยชนข องผงั บญั ชี ◦ เปนโครงรางที่แสดงใหเห็นถงึ บญั ชตี า งๆ ทีม่ ไี วใชในการจําแนก ขอ มูลและบนั ทกึ บญั ชี ◦ เปน แหลง ขอมูลในการจัดทํารายงานการเงนิ 4 0

การกําหนดผงั บญั ชีให้เหมาะสมและมีประโยชน์สงู สดุ ขนึ ้ อยกู่ บั โครงสร้าง ขนาดขององค์กร นโยบายผ้บู ริหาร  หลกั เกณฑ์และวธิ ีการกําหนดผงั บญั ชีที่ใช้เป็ นบรรทดั ฐานเดยี วกนั โดยทวั่ ไป  ช่ือบญั ชีต้องมีความหมายชดั เจน  มีจํานวนบญั ชีเหมาะสมพอดีกบั รายการค้าของกิจการ  จดั แบง่ บญั ชีเป็นกลมุ่ ตามลกั ษณะและประเภทเดียวกนั ไว้ด้วยกนั 4 1

 รหัสบัญชี หมายถึง ตวั เลขหรือตัวอกั ษรทใี่ ชแทนชอื่ บญั ชี หลักและวิธีการกําหนดรหัสบญั ชี ◦ รหสั ตวั เลข แบงเปน 3 แบบ  รหัสตัวเลขเรียงลําดับ ใชต ัวเลขแทนช่ือบัญชีเรยี งลาํ ดบั ตอเน่ืองต้งั แต 1 เปน ตนไปจนครบทกุ บญั ชี  ขอดี คอื งาย สะดวก รวดเรว็  ขอ เสีย คือ ไมไ ดจดั เรยี งบญั ชเี ปนหมวดหมู 4 2

 รหสั ตวั เลขเป็ นหมู่ แบง่ ตวั เลขเป็นกลมุ่ สาํ หรับบญั ชีแตล่ ะประเภททีใ่ ช้อยู่ 4 และท่ีคาดวา่ จะมีเพ่มิ ขนึ ้ ในอนาคต 3  รหสั ตวั เลขเรียงลําดบั ใช้ตวั เลขแทนช่ือบญั ชีเรียงลําดบั ตอ่ เนื่องตงั้ แต1่ เป็น ต้นไปจนครบทกุ บญั ชี  ข้อดี คือ จดั แบง่ บญั ชีเป็นหมวดหมชู่ ว่ ยให้การจดั ทํางบการเงิน สะดวก รวดเร็วขนึ ้  รหสั ตวั เลขเป็ นกลุ่ม นําตวั เลขหลายตวั รวมกนั เป็นกลมุ่ มากําหนดเป็นรหสั บญั ชี  ตย. กําหนดรหสั ตวั เลขบญั ชีไว้ 4 ตําแหน่ง เช่น 1101 ตาํ แหน่ง 1 บอกประเภท ตําแหนง่ 2 จดั หมวดหมขู่ องบญั ชใี นแตล่ ะประเภท ตําแหนง่ 3,4 รายละเอียดของบญั ชีตา่ งๆ

◦ รหสั ตวั อักษร และตวั เลข  ตวั อยา่ งเชน่ A101 ตําแหน่ง 1 กําหนดเป็ นตวั อกั ษร ตําแหนง่ 2 กําหนดเป็ นตวั เลข หมายถงึ การจดั แบง่ หมวดหมู่ ตาํ แหนง่ 3,4 กําหนดเป็ นตวั เลข หมายถึงรายละเอียด ของบญั ชีตา่ งๆ 4 4

 หมายถงึ ข้อความทวั่ ๆ ไปและเป็นที่ยอมรับกนั โดยทวั่ ไป ซง่ึ เป็นแนวทางปฏิบตั ิ สาํ หรับการตดั สนิ ใจของผ้อู ยใู่ ต้บงั คบั บญั ชาสามารถช่วยให้การดําเนินงานบรรลุ วตั ถปุ ระสงค์หรือเป้ าหมายของหน่วยงาน 4 5

 การรับรู้รายได้  เกณฑ์ในการจดั ทํางบการเงินรวม  การรับรู้รายการ การคดิ คา่ เสื่อมราคาของสนิ ทรัพย์ท่ีมีตวั ตน หรือการจดั จําหนา่ ย ของสนิ ทรัพย์ไมม่ ีตวั ตน  การบนั ทกึ ต้นทนุ การก้ยู ืมและรายจ่ายอ่ืนๆ เป็นสนิ ทรัพย์  สญั ญาเช่า  ต้นทนุ การวจิ ยั และพฒั นา  สนิ ค้าคงเหลอื  ประมาณการหนีส้ นิ  คําจํากดั ความของเงินสดและรายการเทียบเทา่ เงินสด 4 6

 การสอบถามข้อมลู จากผ้บู ริหาร  การสาํ รวจข้อมลู เบือ้ งต้นของกิจการ  การวิเคราะห์และออกแบบระบบบญั ชี  การนําระบบบญั ชีใหมไ่ ปใช้ปฏบิ ตั งิ าน  การตดิ ตามผล  การจดั ทําคมู่ ือปฏิบตั งิ าน 4 7

 ข้อมลู เบือ้ งต้นของกิจการที่ควรจะสํารวจและรวบรวมไว้มีดงั นี ้ ◦ ลกั ษณะทว่ั ไปของกิจการ ◦ การควบคมุ ภายในและการปฏิบตั งิ านด้านตา่ งๆ มีการป้ องกนั การทํางาน ผิดพลาด ป้ องกนั การทจุ ริต หรือไม่ เช่น  ด้านเงนิ สดรับ – เงนิ สดจ่าย  มีการแบง่ แยกหน้าท่ีหรือไม่  วธิ ีการรับเงินทําอยา่ งไร รัดกมุ เพียงใด  วธิ ีการจา่ ยเงินทําอยา่ งไร มีโอกาสทจุ ริตหรือไม่  วธิ ีการสอบยนั ภายในเกี่ยวกบั เงนิ สดมีหรือไมแ่ ละทําอยา่ งไร 4 8

◦ การใช้แบบฟอร์มเอกสารประกอบการปฏบิ ตั งิ านด้านตา่ งๆ ◦ สมดุ บญั ชีตา่ งๆ ที่ใช้ในการบนั ทกึ บญั ชี ◦ ผงั บญั ชี ◦ การรายงานการเงินของกิจการ 4 9

 ขอบเขตของงานในการออกแบบระบบบญั ชี ควรประกอบด้วย ◦ แบบฟอร์มหรือเอกสารที่ใช้ประกอบการปฏบิ ตั ิงานด้านตา่ งๆ ◦ แผนผงั แสดงเส้นทางเดนิ ของงานและเอกสารในการปฏบิ ตั งิ าน ◦ สมดุ บญั ชี ◦ ผงั บญั ชีและรหสั บญั ชี ◦ นโยบายและวธิ ีการบนั ทกึ บญั ชี ◦ การจดั ทํารายงานทางการเงิน 5 0