คู่มือการปฏิบัติงานสารบรรณ ของ สป.

๔๗ (๗) ปด ผนึกฝาซองใหติดแนนกับตัวซองอยางม่ันคง เพื่อมิใหขอบฝาซอง เปดออกในขณะผานการคัดแยกดวยเครื่อง อยาปดผนึกโดยใชลวดเย็บกระดาษ หรือเย็บดวยหมุด เชือกพันตาไก หรอื วธิ ีการอ่ืนใดทท่ี าํ ใหม ีสวนทีม่ ีวัสดแุ ข็งย่ืนจากซอง เพราะจะทําใหเคร่อื งคดั แยกจดหมายตดิ ขัดหรอื เสยี หาย ๑.๒.๕ การสงหนังสือที่มิใชเปนการสงโดยทางไปรษณีย เมื่อสงหนังสือใหผูรับแลว ผูสงตองให ผูรบั ลงช่ือรับในสมดุ สง หนงั สอื หรอื ใบรับ แลวแตก รณี ถา เปนใบรบั ใหนําใบรับนน้ั มาผนึกติดไวที่สาํ เนาคฉู บับ ๑.๒.๖ หนังสอื ทไ่ี ดลงทะเบียนสง ในกรณีที่เปนการตอบหนังสือซึ่งรับเขามา ใหลงทะเบียนวา หนังสอื นั้นไดตอบตามหนังสือรบั ท่เี ทา ใด วัน เดือน ป ใด ๑.๒.๗ การลงรายการในสมดุ สงหนงั สอื ใหม รี ายละเอยี ดดังนี้ (๑) เลขทะเบยี น ใหล งเลขทะเบียนหนงั สือสง (๒) จาก ใหลงตําแหนง หรือชื่อสวนราชการหรือช่อื บคุ คลที่เปนเจาของหนังสือ (๓) ถึง ใหลงตําแหนงของผูที่หนังสือน้ันมีถึงหรือชื่อสวนราชการหรือชื่อบุคคล ในกรณที ี่ไมม ตี ําแหนง (๔) หนว ยรบั ใหลงช่อื สว นราชการท่รี บั หนังสอื (๕) ผูร บั ใหผรู บั หนงั สอื ลงลายมือชอื่ ทีส่ ารมารถอานออกได (๖) วันและเวลา ใหผ ูรบั หนังสือ ลง วัน เดอื น ป และเวลาท่ีรบั หนงั สอื (๗) หมายเหตุ ใหบันทกึ ขอ ความอืน่ ใด (ถา มี) แบบสมดุ สงหนังสือ เลขทะเบียน จาก ถึง หนวยรับ ผรู ับ วนั และเวลา หมายเหตุ ๑.๒.๘ การลงรายการในใบรบั หนงั สอื ใหมรี ายละเอียด ดังนี้ (๑) ท่ี ใหล งเลขทขี่ องหนงั สอื ฉบบั นน้ั (๒) ถึง ใหลงตําแหนงของผูท่ีหนังสือนั้นมีถึง หรือช่ือสวนราชการ หรือชื่อบุคคล ในกรณีที่ไมม ตี าํ แหนง (๓) เรือ่ ง ใหลงช่ือเรื่องของหนงั สอื ฉบบั นั้น ในกรณีท่ีไมมีชอื่ เรอื่ งใหลงสรุปเรอื่ งยอ (๔) รับวนั ที่ ใหผรู บั หนังสอื ลง วัน เดอื น ป ท่ีรบั หนงั สือ (๕) เวลา ใหผ รู ับหนังสอื ลงเวลาที่รบั หนังสือ (๖) ผูรบั ใหผูรับหนังสือลงชือ่ ทีส่ ามารถอา นออกได แบบใบรบั หนังสือ ที่ ถึง เร่อื ง รบั วันที่ เวลา น. ผูรับ - ๑๐ - - ๑๐ - คูมอื การปฏบิ ตั ิงานสารบรรณ ของ สำนักงานปลัดกระทรวงกลาโหม

๔๘ เพ่ือใหการรับและสงหนังสือดําเนินไปดวยความเรียบรอยและรวดเร็ว สวนราชการ จะกําหนดหนาที่ของผูปฏิบัติตลอดจนแนวทางปฏิบัตินั้นไวดวยก็ได ท้ังน้ี ใหมีการสํารวจทะเบียนหนังสือรับ เปนประจําวาหนังสือตามทะเบียนรับนั้นไดมีการปฏิบัติไปแลวเพียงใดและใหมีการติดตามเรื่องดวย ในการน้ี ใหหนวยระดบั กรมหรอื เทยี บเทาขึน้ ไปจดั ใหมีบัตรตรวจคน สาํ หรบั หนงั สือรับและหนงั สือสง การลงรายการในบตั รตรวจคนใหม รี ายละเอยี ด ดังนี้ (๑) เรือ่ ง รหัส ใหลงเร่ืองและรหสั ตามหมวดหมขู องหนงั สอื (๒) เลขทะเบียนรับ ใหลงทะเบียนตามที่ปรากฏในทะเบียนหนงั สอื รับ (๓) ท่ี ใหล งเลขท่ีของหนงั สอื (๔) ลงวันที่ ใหลง วนั เดือน ป ของหนังสือ (๕) รายการ ใหลงเร่อื งยอของหนงั สือเพื่อใหทราบวา หนังสอื ฉบับนั้นมาจากท่ีใด เรอ่ื งอะไร (๖) การปฏบิ ัติ ใหบันทกึ การปฏบิ ตั ิเก่ียวกับหนังสือนั้น เพ่ือใหท ราบวาสง ไปทใี่ ด เม่อื ใด แบบบตั รตรวจคน เร่อื ง ท่ี ลงวนั ที่ บัตรตรวจคน การปฏิบตั ิ เลข รหสั ทะเบียนรับ รายการ ๒. การเก็บรกั ษา ยืม และทาํ ลายหนังสอื ๒.๑ การเก็บรกั ษา การเก็บหนังสือแบงออกเปน การเก็บระหวางปฏิบัติ การเก็บเม่ือปฏิบัติเสร็จแลว และการเก็บไว เพ่อื ใชใ นการตรวจสอบ ๒.๑.๑ การเกบ็ ระหวางปฏิบตั ิ คือ การเก็บหนังสือท่ีปฏิบัติยังไมเสร็จใหอยูในความรับผิดชอบ ของเจา ของเร่อื ง โดยใหก ําหนดวิธกี ารเกบ็ ใหเ หมาะสมตามขนั้ ตอนของการปฏิบตั ิงาน ๒.๑.๒ การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแลว คือ การเก็บหนังสือท่ีปฏิบัติเสร็จเรียบรอยแลว และไมมี อะไรที่จะตองปฏิบัติตอไปอีก ใหเจาหนาที่ของเจาของเรื่องจัดทําบัญชีหนังสือสงเก็บ โดยใหมีตนฉบับและ สําเนาคูฉบับสําหรับเจาของเรอื่ งและหนวยเก็บ เกบ็ ไวอ ยางละฉบบั คมู ือการปฏบิ ตั ิงานสารบรรณ ของ สำนักงานปลัดกระทรวงกลาโหม

๔๙ ๒.๑.๒.๑ บัญชีหนงั สอื สงเก็บ ใหมีรายละเอียดดงั นี้ (๑) ลําดบั ที่ ใหลงเลขลําดับเร่ืองของหนงั สอื ที่เกบ็ (๒) ท่ี ใหลงเลขท่ขี องหนังสือแตละฉบบั (๓) ลงวนั ท่ี ใหลง วัน เดือน ป ของหนังสือแตล ะฉบบั (๔) เร่ือง ใหลงชื่อของหนังสือแตละฉบับ ในกรณีท่ีไมมีชื่อเร่ืองใหลง สรุปเรอื่ งยอ (๕) อายุการเก็บหนังสือ ใหลง วัน เดือน ป ท่ีจะเก็บถึง ในกรณีใหเก็บไว ตลอดไป ใหลงคําวา หา มทาํ ลาย (๖) หมายเหตุ ใหบันทึกขอความอน่ื ใด (ถามี) แบบบญั ชีหนังสือสง เกบ็ ลาํ ดับที่ ที่ ลงวนั ท่ี บัญชีหนงั สือสงเก็บ อายกุ าร หมายเหตุ เรือ่ ง เก็บหนังสอื ๒.๑.๒.๒ สงหนังสือและเรื่องปฏิบัติทั้งปวงที่เก่ียวของกับหนังสือฉบับนั้น พรอมทั้ง บญั ชหี นงั สือสงเกบ็ ไปใหห นว ยเก็บทีส่ ว นราชการน้ัน ๆ กาํ หนด ๒.๑.๒.๓ เม่ือเจาหนาท่ีผูรับผิดชอบในการเก็บหนังสือไดรับเรื่องจากเจาของเร่ืองแลว ใหประทับตรากําหนดเก็บหนังสือขนาดไมเล็กกวา ๒๔ พอยท ไวที่มุมลางดานขวาของกระดาษแผนแรก ของหนังสือฉบับน้ัน และลงลายมือช่ือกํากับตรา หนังสือท่ีตองเก็บไวตลอดไปใหประทับตราคําวา หามทําลาย ดวยหมึกสีแดง สวนหนังสือท่ีเก็บโดยมีกําหนดเวลาใหประทับตราคําวา เก็บถึง พ.ศ. .... ดวยหมึกสีน้ําเงิน และลงเลขของปพทุ ธศกั ราชท่ีใหเกบ็ ถงึ ตอ จากน้นั ใหล งทะเบียนหนงั สือเก็บไวเ ปน หลกั ฐาน ดังน้ี (๑) ลําดบั ท่ี ใหล งเลขลาํ ดับเร่อื งของหนงั สือท่เี ก็บ (๒) วันเกบ็ ใหล ง วัน เดอื น ป ที่นําหนงั สอื นั้นเขาทะเบยี นเกบ็ (๓) เลขทะเบียนรับ ใหลงเลขทะเบียนรบั ของหนังสอื แตละฉบับ (๔) ท่ี ใหล งเลขทีข่ องหนงั สอื แตละฉบับ (๕) เรื่อง ใหลงช่ือเรื่องของหนังสือแตละฉบับ ในกรณีท่ีไมมีชื่อเร่ือง ใหลงสรุปเรือ่ งยอ (๖) รหสั แฟม ใหลงหมายเลขลําดับหมขู องการจัดแฟมเก็บหนังสอื (๗) กําหนดเวลาเก็บ ใหลงระยะเวลาการเก็บตามท่ีกําหนดในตรากําหนด เกบ็ หนงั สือ (๘) หมายเหตุ ใหบ นั ทึกขอความอ่นื ใด (ถามี) คูมอื การปฏิบัติงานสารบรรณ ของ สำนักงานปลัดกระทรวงกลาโหม

๕๐ แบบทะเบยี นหนังสอื เกบ็ ทะเบียนหนังสอื เกบ็ ลาํ ดบั ที่ วันเกบ็ เลขทะเบยี นรับ ที่ เรื่อง รหัสแฟม กําหนด หมายเหตุ เวลาเก็บ ๒.๑.๓ การเกบ็ ไวเพือ่ ใชในการตรวจสอบ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบรอยแลว แตจ ําเปน จะตองใชในการตรวจสอบเปน ประจาํ ไมส ะดวกในการสง ไปเกบ็ ยังหนว ยเก็บของสว นราชการตามขอ ๒.๑.๒ ใหเ จาของเรือ่ งเกบ็ เปนเอกเทศ โดยแตงตัง้ เจา หนาที่ข้ึนรบั ผิดชอบก็ได เม่ือหมดความจําเปนท่ีจะตองใชในการ ตรวจสอบแลว ใหจดั สง หนงั สอื น้ันไปยังหนวยเกบ็ ของสวนราชการ โดยใหถ ือปฏิบตั ติ ามขอ ๒.๑.๒ โดยอนุโลม อายกุ ารเกบ็ หนังสอื โดยปกติใหเ กบ็ ไวไมน อยกวา ๑๐ ป เวน แตห นงั สือดงั ตอไปน้ี (๑) หนังสือท่ีตองสงวนเปนความลับ ใหปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบวาดวยการรักษา ความปลอดภัยแหงชาติ หรอื ระเบยี บวาดวยการรักษาความลับของทางราชการ (๒) หนังสือที่เปนหลักฐานทางอรรถคดี สํานวนของศาลหรือของพนักงานสอบสวน หรือ หนังสอื อื่นใดท่ไี ดมกี ฎหมายหรอื ระเบียบแบบแผนกําหนดไวเ ปน พเิ ศษแลว การเกบ็ ใหเปนไปตามกฎหมายและ ระเบียบแบบแผนวาดวยการนัน้ (๓) หนังสือที่มีคุณคาทางประวัติศาสตรทุกสาขาวิชา และมีคุณคาตอการศึกษา คนควา วิจัย ใหเก็บไวเปนหลักฐานสําคัญทางประวัติศาสตรของชาติตลอดไป หรือตามที่สํานักหอจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศลิ ปากร กําหนด (๔) หนังสือท่ีไดปฏิบัติงานเสร็จส้ินแลว และเปนคูสําเนาท่ีมีตนเร่ือง จะคนไดจากที่อื่น ใหเ ก็บไวไมนอ ยกวา ๕ ป (๕) หนังสอื ทเี่ ปน เรือ่ งธรรมดาสามัญซึ่งไมมีความสําคัญ และเปนเรื่องท่ีเกิดขึ้นเปนประจํา เมอื่ ดาํ เนินการแลวเสรจ็ ใหเ ก็บไวไ มนอยกวา ๑ ป (๖) หนงั สือหรือเอกสารเกี่ยวกับการรับเงิน การจายเงิน หรือการกอหน้ีผูกพันทางการเงิน ท่ีไมเปนหลักฐานแหงการกอ เปลี่ยนแปลง โอน สงวน หรือระงับซ่ึงสิทธิในทางการเงิน รวมถึงหนังสือหรือเอกสาร เกี่ยวกับการรับเงิน การจายเงิน หรือการกอหนี้ผูกพันทางการเงินท่ีหมดความจําเปนในการใชหลักฐาน แหงการกอ เปล่ียนแปลง โอน สงวน หรือระงับซ่ึงสิทธิในทางการเงิน เพราะไดมีหนังสือหรือเอกสารอ่ืน ที่สามารถนํามาใชอางอิงหรือทดแทนหนังสือหรือเอกสารดังกลาวแลว เมื่อสํานักงานการตรวจเงินแผนดิน ตรวจสอบแลวไมมีปญหา และไมมีความจําเปนตองใชประกอบการตรวจสอบหรือเพ่ือการใด ๆ อีก ใหเก็บไว ไมนอ ยกวา ๕ ป คมู อื การปฏิบัตงิ านสารบรรณ ของ สำนักงานปลัดกระทรวงกลาโหม

๕๑ หนังสือเก่ียวกับการเงิน ซึ่งเห็นวาไมมีความจําเปนตองเก็บไวถึง ๑๐ ป หรือ ๕ ป แลวแตกรณี ใหทาํ ความตกลงกบั กระทรวงการคลัง ทุกปปฏิทินใหสวนราชการระดับกรมหรือเทียบเทาข้ึนไป จัดสงหนังสือที่มีอายุครบ ๒๐ ป นับจากวันที่ไดจัดทําข้ึนท่ีเก็บไว ณ สวนราชการใด ๆ พรอมทั้งบัญชีสงมอบหนังสือครบ ๒๐ ป ใหสํานัก หอจดหมายเหตแุ หง ชาติ กรมศลิ ปากร ภายในวันที่ ๓๑ มกราคม ของปถ ดั ไป เวนแตห นังสอื ตอไปนี้ (๑) หนังสือที่ตองสงวนเปนความลับ ใหปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบวาดวยการรักษา ความปลอดภยั แหงชาติ หรอื ระเบียบวาดวยการรกั ษาความลบั ของทางราชการ (๒) หนังสือที่มีกฎหมาย ขอ บงั คบั หรอื ระเบยี บ ท่อี อกใชเปน การทั่วไป กําหนดไวเปน อยางอ่ืน (๓) หนังสือท่ีสวนราชการมีความจําเปนตองเก็บไวที่สวนราชการนั้น ใหจัดทําบัญชีหนังสือ ครบ ๒๐ ปท ขี่ อเกบ็ เอง สง มอบใหสํานกั หอจดหมายเหตุแหง ชาติ กรมศิลปากร หนงั สอื ท่ียังไมถงึ กําหนดทําลาย ซ่ึงสวนราชการเห็นวาเปนหนังสือที่มีความสําคัญและประสงค จะฝากใหส าํ นกั หอจดหมายเหตแุ หงชาติ กรมศิลปากร เก็บไว ใหปฏบิ ัติดงั น้ี (๑) จดั ทําบญั ชฝี ากหนงั สอื โดยใหม ีรายละเอยี ดดังนี้ (๑.๑) ชือ่ บญั ชฝี ากหนังสอื ประจําป ใหลงตัวเลขของปพ ทุ ธศกั ราชทีจ่ ัดทําบัญชี (๑.๒) กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหลงชื่อสวนราชการทจ่ี ดั ทาํ บัญชี (๑.๓) วนั ท่ี ใหล ง วัน เดือน ป ท่จี ัดทําบญั ชี (๑.๔) แผน ที่ ใหล งเลขลาํ ดับของแผนบญั ชี (๑.๕) ลาํ ดับท่ี ใหลงเลขลําดับเรอ่ื งของหนังสอื (๑.๖) รหัสแฟม ใหลงหมายเลขลําดับหมขู องการจดั แฟมเก็บหนังสือ (๑.๗) ท่ี ใหลงเลขท่ีของหนงั สอื แตล ะฉบบั (๑.๘) ลงวนั ที่ ใหล ง วนั เดอื น ป ของหนงั สือแตละฉบบั (๑.๙) เลขทะเบยี นรบั ใหล งเลขทะเบยี นรับของหนังสือแตละฉบับ (๑.๑๐) เรื่อง ใหล งชอ่ื ของหนังสอื แตละฉบับ ในกรณที ี่ไมมชี อื่ เรื่องใหล งสรุปเร่อื งยอ (๑.๑๑) หมายเหตุ ใหบ ันทกึ ขอความอน่ื ใด (ถามี) (๑.๑๒) ลงชื่อผูฝาก ใหผูฝากลงลายมือช่ือและวงเล็บช่ือและนามสกุลดวยตัวบรรจง พรอมทั้งลงตาํ แหนงของผฝู าก (๑.๑๓) ลงชอ่ื ผรู ับฝาก ใหผ ูร ับฝากลงลายมือชือ่ และวงเล็บชื่อและนามสกุลดวยตัวบรรจง พรอมทั้งลงตาํ แหนงของผูรบั ฝาก คูมือการปฏบิ ตั ิงานสารบรรณ ของ สำนักงานปลัดกระทรวงกลาโหม

๕๒ แบบบัญชีฝากหนงั สือ บัญชีฝากหนงั สือ ประจําป กระทรวง/ทบวง กรม วนั ที่ กอง แผนท่ี ขอฝากหนังสอื ไวท่ีสํานกั หอจดหมายเหตแุ หงชาติ กรมศลิ ปากร ตามรายการขา งลางนี้ ลําดับที่ รหัสแฟม ท่ี ลงวันที่ เลขทะเบยี นรับ เรือ่ ง หมายเหตุ ลงช่ือผูฝาก ลงชือ่ ผูรบั ฝาก ) ( )( ตาํ แหนง ตําแหนง (๒) สงตนฉบับและสําเนาคูฉบับบัญชีฝากหนังสือ พรอมกับหนังสือท่ีจะฝากใหสํานัก หอจดหมายเหตแุ หงชาติ กรมศิลปากร เม่ือสํานักหอจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร ตรวจหนังสือและรับฝาก หนังสอื พรอมทงั้ ลงนามในบัญชฝี ากหนงั สือแลว คนื ตนฉบบั ใหสว นราชการผูฝากเก็บไวเ ปนหลกั ฐาน หนังสือฝากท่ีเก็บไวท่ีสํานักหอจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร ใหถือวาเปนหนังสือ ของสวนราชการผฝู าก หากสว นราชการผูฝากตองการใชหนังสือหรือขอคืน ใหทําไดโดยจัดทําหลักฐานตอกันไว ใหชดั แจง เม่อื ถึงกาํ หนดการทาํ ลายแลวใหสว นราชการผฝู ากดาํ เนนิ การตามขอ ๒.๓ การรกั ษาหนังสอื ใหเจาหนาที่ระมัดระวังรักษาหนังสือใหอยูในสภาพใชราชการไดทุกโอกาส หากชํารุดเสียหาย ตองรีบซอมใหใชราชการไดเหมือนเดิม หากสูญหายตองหาสําเนามาแทน ถาชํารุดเสียหายจนไมสามารถ ซอมแซมใหค งสภาพเดมิ ได ใหร ายงานผบู งั คบั บัญชาทราบและใหห มายเหตุไวในทะเบียนเกบ็ ดว ย ถา หนังสือท่ีสูญหายเปน เอกสารสิทธิตามกฎหมาย หรือหนังสือสาํ คัญท่ีเปนการแสดงเอกสารสิทธิ ก็ใหดาํ เนนิ การแจง ความตอ พนักงานสอบสวน ๒.๒ การยืมหนังสือ ๒.๒.๑ การยมื หนังสอื ท่สี ง เก็บแลว ใหป ฏิบัติดังน้ี (๑) ผูย ืมจะตอ งแจง ใหท ราบวา เรื่องทีย่ ืมน้นั จะนําไปใชในราชการใด (๒) ผูยืมจะตองมอบหลักฐานการยืมใหเจาหนาท่ีเก็บ แลวลงชื่อรับเรื่องที่ยืมไว ในบัตรยืมหนังสือ และใหเจาหนาที่เก็บรวบรวมหลักฐานการยืม เรียงลําดับ วัน เดือน ป ไวเพื่อติดตามทวงถาม สว นบัตรยืมหนงั สือนั้นใหเ ก็บไวแ ทนทหี่ นังสือที่ถูกยืมไป คมู อื การปฏิบัตงิ านสารบรรณ ของ สำนักงานปลัดกระทรวงกลาโหม

๕๓ (๓) การยมื หนงั สือทีส่ งเกบ็ แลวระหวางสวนราชการระดับกรม หรือเทียบเทาขึ้นไป ผูยืมและผูอนุญาตใหยืม ตองเปนหัวหนาสวนราชการระดับกองหรือเทียบเทาขึ้นไป หรือผูที่ไดรับมอบหมาย จากหัวหนาสว นราชการน้ัน (๔) การยืมหนังสือท่ีสงเก็บแลวในสวนราชการเดียวกันระดับตํ่ากวากรม หรือ เทียบเทาลงมา ผูยืมและผูอนุญาตใหยืมตองเปนหัวหนาสวนราชการระดับแผนกหรือเทียบเทาข้ึนไป หรือผูท่ี ไดร ับมอบหมายจากหวั หนา สว นราชการนัน้ ๒.๒.๒ บัตรยืมหนังสอื ใหจ ดั ทาํ บัตรยืมหนังสือ โดยมีรายละเอยี ดดังน้ี (๑) รายการ ใหลงช่ือเร่อื งหนงั สือทข่ี อยมื ไปพรอ มดว ยรหสั ของหนงั สอื นนั้ (๒) ผูยมื ใหลงชื่อบุคคล ตําแหนง หรือสว นราชการท่ยี มื หนังสอื นัน้ (๓) ผูรับ ใหผูรับหนังสือนั้นลงลายมือชื่อและวงเล็บช่ือกํากับ พรอมดวยตําแหนง ในบรรทดั ถดั ไป (๔) วนั ยืม ใหลง วนั เดอื น ป ทีย่ ืมหนงั สือนั้น (๕) กาํ หนดสงคนื ใหล ง วัน เดือน ป ท่ีจะสง หนงั สอื นั้นคืน (๖) ผสู ง คนื ใหผ ูส ง คืนลงลายมือชอ่ื (๗) วันสงคืน ใหล ง วนั เดอื น ป ท่ีสงหนังสอื แบบบตั รยืมหนงั สือ รายการ บตั รยืมหนงั สือ วนั สงคนื ผูยืม ผูรับ วันยืม วันกาํ หนดสง คืน ผสู ง คนื การยืมหนังสือที่ปฏิบัติยังไมเสร็จ หรือหนังสือท่ีเก็บไวเพื่อใชในการตรวจสอบใหถือปฏิบัติ ตามขอ ๒.๒.๑ โดยอนุโลม การใหบุคคลภายนอกยืมหนังสือจะกระทํามิได เวนแตจะใหดูหรือคัดลอกหนังสือ ท้ังน้ี จะตอ งไดรบั อนญุ าตจากหัวหนาสวนราชการระดบั กองหรือเทียบเทาข้ึนไปหรอื ผูท ี่ไดรบั มอบหมายกอ น ๒.๓ การทาํ ลายหนงั สอื การทาํ ลายหนงั สอื ใหป ฏิบตั ดิ ังน้ี ๒.๓.๑ ภายใน ๖๐ วัน หลังจากวันสิ้นปปฏิทิน ใหเจาหนาที่ผูรับผิดชอบในการเก็บหนังสือ สํารวจหนังสือท่ีครบกําหนดอายุในการเก็บในปนั้น ไมวาจะเปนหนังสือท่ีเก็บไวเองหรือท่ีฝากเก็บไวท่ีสํานัก หอจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร แลวจัดทําบัญชีหนังสือขอทําลายเสนอหัวหนาสวนราชการระดับกรม หรือเทยี บเทา ขึ้นไป เพื่อพจิ ารณาแตงตง้ั คณะกรรมการทําลายหนงั สือ คูมือการปฏิบัตงิ านสารบรรณ ของ สำนักงานปลัดกระทรวงกลาโหม

๕๔ ของเร่ืองยอ บญั ชหี นังสือขอทําลาย ใหจ ัดทาํ อยา งนอยใหม ีตน ฉบับและสาํ เนาคูฉบับ โดยมีรายละเอียดดังน้ี (๑) บญั ชีหนังสอื ขอทําลายประจาํ ป ใหลงตัวเลขของปพุทธศักราชท่ีจัดทําบัญชี (๒) กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหลงช่ือสวนราชการทจี่ ดั ทาํ บัญชี (๓) วนั ท่ี ใหลง วัน เดอื น ป ทจี่ ัดทําบัญชี (๔) แผน ท่ี ใหล งเลขลาํ ดับของแผน บญั ชี (๕) ลาํ ดบั ที่ ใหลงเลขลําดับเรอ่ื งของหนงั สือ (๖) รหัสแฟม ใหลงหมายเลขลําดับหมูของการจดั แฟม เก็บหนงั สอื (๗) ท่ี ใหลงเลขที่ของหนงั สอื แตล ะฉบบั (๘) ลงวนั ท่ี ใหล ง วัน เดอื น ป ของหนงั สอื แตล ะฉบบั (๙) เลขทะเบยี นรับ ใหลงทะเบยี นรับของหนงั สือแตล ะฉบบั (๑๐) เรือ่ ง ใหลงชอ่ื เรื่องของหนังสอื แตละฉบบั ในกรณีท่ีไมมีชื่อเร่ืองใหลงสรุปสาระสําคัญ (๑๑) การพิจารณา ใหค ณะกรรมการทําลายหนังสือเปนผูบนั ทึก (๑๒) หมายเหตุ ใหบันทึกขอความอื่นใด (ถามี) แบบบัญชีหนังสือขอทําลาย กระทรวง/ทบวง บญั ชีหนังสือขอทาํ ลาย ประจาํ ป แผนท่ี กรม วนั ท่ี กอง ลําดับที่ รหัสแฟม ที่ ลงวนั ท่ี เลขทะเบียนรับ เร่อื ง การพจิ ารณา หมายเหตุ ๒.๓.๒ ใหห วั หนาสว นราชการระดับกรมหรือเทียบเทาแตงต้ังคณะกรรมการทําลายหนังสือ ประกอบดวยประธานกรรมการ และกรรมการอีกอยางนอย ๒ นาย โดยปกตใิ หแ ตง ต้ังจากขาราชการชน้ั สญั ญาบัตร ถาประธานกรรมการไมสามารถปฏิบัติหนาที่ได ใหกรรมการท่ีมาประชุมพิจารณา เลือกกรรมการคนใดคนหน่งึ ทาํ หนา ทปี่ ระธาน มติของคณะกรรมการใหถือเสียงขางมาก ถากรรมการผูใดไมเห็นดวยใหทําบันทึก ความเห็นแยง ไว คมู อื การปฏิบตั ิงานสารบรรณ ของ สำนักงานปลัดกระทรวงกลาโหม

๕๕ ๒.๓.๓ คณะกรรมการทาํ ลายหนงั สอื มีหนาทีด่ ังน้ี ๒.๓.๓.๑ พจิ ารณาหนงั สอื ทีจ่ ะขอทาํ ลายตามบัญชีหนงั สอื ขอทําลาย ๒.๓.๓.๒ ในกรณที ี่คณะกรรมการมีความเห็นวา หนังสือฉบับใดไมควรทําลาย และ ควรจะขยายเวลาการเก็บไว ใหลงความเห็นวาจะขยายเวลาการเก็บไวถึงเม่ือใด ในชองการพิจารณาของบัญชี หนังสือขอทําลาย แลวใหแกไขอายุการเก็บหนังสือในตรากําหนดเก็บหนังสือ โดยใหประธานกรรมการทําลาย หนังสือลงลายมือช่อื กาํ กบั การแกไ ข ๒.๓.๓.๓ ในกรณที ่ีคณะกรรมการมีความเห็นวาหนังสือเร่ืองใดควรใหทําลาย ใหทํา เคร่อื งหมายกากบาท (X) ลงในชอ งการพจิ ารณาของบญั ชหี นงั สือขอทาํ ลาย ๒.๓.๓.๔ เสนอรายงานผลการพิจารณา พรอมทั้งบันทึกความเห็นแยงของคณะกรรมการ (ถาม)ี ตอ หวั หนาสวนราชการระดับกรมหรอื เทยี บเทา เพอ่ื พจิ ารณาสัง่ การ ๒.๓.๓.๕ ควบคุมการทําลายหนังสือซ่ึงผูมีอํานาจอนุมัติใหทําลายไดแลว โดยการเผา หรอื วิธีอื่นใดท่ีจะไมใหห นังสอื นน้ั อานเปนเรอ่ื งได และเมื่อทําลายเรยี บรอยแลว ใหทําบันทึกลงนามรวมกันเสนอ ผูมีอํานาจอนมุ ัติทราบ ๒.๓.๔ เมื่อหัวหนาสวนราชการระดับกรมหรือเทียบเทาไดรับรายงานแลว ใหพิจารณาสั่งการ ดังนี้ ๒.๓.๔.๑ ถา เหน็ วา หนังสือเร่อื งใดยังไมค วรทําลาย ใหส่ังการใหเก็บหนังสือนั้นไวจนถึง เวลาการทาํ ลายงวดตอไป ๒.๓.๔.๒ ถาเหน็ วา หนงั สือเรอ่ื งใดควรทําลาย ใหสงบัญชีหนังสือขอทําลายใหสํานัก หอจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร พจิ ารณากอ น เวนแตหนังสือประเภทที่สวนราชการนั้นไดขอทําความตกลง กับกรมศลิ ปากรแลว ไมตอ งสงไปใหพ จิ ารณา ๒.๓.๕ เม่ือสว นราชการทีส่ ง บญั ชีหนังสือขอทาํ ลายไดร ับแจงจากสาํ นกั หอจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร เห็นชอบดวย ใหสวนราชการน้ันดําเนินการทําลายหนังสือตอไปได และหากสํานักหอจดหมายเหตุ แหงชาติ กรมศิลปากร ไมแจงใหทราบอยางใดภายใน ๖๐ วัน นับแตวันท่ีสวนราชการน้ันไดสงเร่ืองใหสํานัก หอจดหมายเหตแุ หงชาติ กรมศลิ ปากร ใหถ อื วา ไดใ หค วามเห็นชอบแลว ใหสวนราชการทําลายหนงั สอื นั้นได ถาสํานักหอจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร แจงวาหนังสือฉบับใดควรขยายเวลา การทําลาย หรือใหเก็บไวตลอดไป ก็ใหสวนราชการนั้น ๆ ทําการแกไขตามที่สํานักหอจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร แจงมา หรือหากสํานักหอจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร สงเจาหนาที่มาทําการตรวจสอบ ก็ใหส วนราชการนั้น ใหความรวมมอื ตามความเหมาะสม ๓. การเสนอหนงั สอื การเสนอหนังสือ คือ การนําหนังสือท่ีดําเนินการชั้นเจาหนาที่เสร็จแลว เสนอตอผูบังคับบัญชา เพื่อพจิ ารณา บนั ทึก สง่ั การ ทราบ และลงช่ือ การเสนอหนังสือ ใหเสนอไปตามสายการปฏิบัติงาน ตามลําดับชั้นผูบังคับบัญชา ยกเวนกรณี ดังตอไปน้ี (๑) เร่ืองที่มีการกําหนดช้ันความเร็วหรือเฉพาะเจาะจงถึงบุคคล ใหเสนอโดยตรงไดโดยไมจําเปน ตองตามลาํ ดบั ช้ันผูบ งั คับบญั ชา แตต องรายงานใหผบู งั คับบัญชาทราบดว ย คูมือการปฏบิ ตั งิ านสารบรรณ ของ สำนักงานปลัดกระทรวงกลาโหม

๕๖ (๒) เร่ืองที่มีกฎหมาย กฎ ขอ บังคบั ระเบยี บ กําหนดไวโดยเฉพาะ เชน เรื่องรองเรียน การกลาวหา หรอื อทุ ธรณคาํ สั่งตอผบู งั คบั บญั ชาช้นั เหนือขนึ้ ไป วิธีเสนอหนังสือ ใหเจาหนาท่ีผูรวบรวมเรื่องเสนอ ควรแยกหนังสือท่ีเสนอออกเปนประเภทใด ๆ เสียกอน เร่ืองลับ ใหแยกปฏิบัติตามระเบียบวาดวยการรักษาความปลอดภัยแหงชาติ และระเบียบวาดวย การรักษาความลบั ของทางราชการ เร่ืองดวน ดวนมาก ดว นท่สี ดุ ใหแยกออกปฏบิ ตั โิ ดยเร็วและรีบเสนอข้นึ ไปทันที เรอื่ งอน่ื ๆ ใหพจิ ารณาและจัดเรยี งลําดับวา เปน เรอื่ งทีต่ องสั่งการ พจิ ารณา หรอื เพอ่ื ทราบ โดยปกติการเสนอหนังสือตองใสแฟมหรือซองเรียงตามลําดับ โดยแยกตามลักษณะความสําคัญ ของเร่ือง แตใ หจ ัดลําดบั เรื่องท่ตี องพจิ ารณากอนไวขางหนา เรื่องที่ไดรับมากอนตองเสนอเพ่ือใหไดรับการปฏิบัติ ใหเสร็จส้ินกอน ในกรณีที่สวนราชการมีหนังสือราชการมาก ควรแยกเปนประเภทละแฟมหรือซอง หากสว นราชการใดมีหนงั สือราชการนอย อาจใชแฟมเดยี วก็ได เรื่องท่ีเก่ียวกับประชาชน ตามหลักการท่ีดีน้ัน ควรตอบใหทราบโดยเร็วตามกําหนดระยะเวลา ที่กําหนดไวสําหรับการปฏิบัติราชการของสวนราชการน้ัน ๆ สําหรับหนังสือราชการท่ีติดตอระหวาง หนวยราชการดวยกนั เองใหถ ือปฏิบตั เิ ชนเดยี วกัน การจัดหนังสือเสนอ ใหจัดใหสะดวกในการพิจารณา โดยมีเอกสารประกอบการพิจารณาใหพรอม และตองจัดใหเปนระเบียบเพ่ือใหพลิกดูไดทันที ผูรวบรวมเรื่องเสนอควรมีบันทึกยอไววาหนังสือในแฟมมีเร่ือง อะไรบาง เมื่อรับแฟมคืนจะไดตรวจสอบวาเรื่องใดไดรับการพิจารณา สั่งการ หรือลงชื่อ เรื่องใดถูกนําออกจากแฟม ไปเพ่ือเอาไวพิจารณา ในกรณีท่ีผูบังคับบัญชานําเร่ืองออกจากแฟมไปพิจารณา จะตองเขียนบันทึกสอดไว ในแฟม แทนทเ่ี ร่ืองที่นาํ ออกไปดว ย การเสนอหนังสือเร่ืองสําคัญซ่ึงมีรายละเอียดจะตองพิจารณามาก ผูทําเร่ืองอาจขอนําเรื่องเสนอ ดวยตนเองก็ได ทั้งน้ี เพื่อเปดโอกาสใหผูบังคับบัญชาสอบถามเหตุผลบางประการประกอบการพิจารณา เมื่อไดรบั อนมุ ตั ิแลวกน็ ําเร่ืองไปเสนอดวยตนเอง เรื่องหนังสือฝากเสนอ คือ เปนหนังสือจากหนวยงานอ่ืน ซ่ึงไมอยูในสายงานปกติของ หนวยราชการนัน้ ๆ ที่นําเสนอผูบังคับบัญชาช้ันเหนือขึ้นไปพิจารณาส่ังการ ใหผูฝากเสนอทําบัญชีเปนหลักฐานไว เม่ือหนังสือฝากน้ันไดรับการพิจารณาแลว ผูฝากจะรับคืนไปใหลงช่ือรับไปดวย ผูรับฝากจะตองสนใจในการเสนอ เทา ๆ กบั งานในหนว ยงานของตน ลักษณะการจดั เรียงหนังสอื เสนอ ใหเรียงลําดับขึ้นมา โดยเมื่อมีการบันทึกข้ึนมาใหมใหเรียงซอนไว ขางหนาเปนลําดับ เมื่อเร่ืองไปถึงผูบังคับบัญชา ผูบังคับบัญชาจะเห็นบันทึกของผูบันทึกหลังสุดมากอน สวนผูบันทึกแรกจะอยูหลังสุด และเพ่ือสะดวกแกผูบังคับบัญชาในการพิจารณาความเห็นที่ผานขึ้นมา ตามลําดับ จะใหหมายเลข ๑ ๒ ๓ โดยเขียนตัวเลขอยูภายในวงกลม กํากับเรื่องท่ีเสนอขึ้นมาตามลําดับก็ได ถาเร่ืองทีเ่ สนอมีหลายแผน เพ่ือใหเกดิ ความเรยี บรอยและปองกันการสูญหาย ใหเย็บหรือยึดติดกันใหเรียบรอย ทีม่ มุ บนดา นซายมือ ถา เย็บใหเ ยบ็ ทางดา นซายขนานกบั สนั หนังสือ ในกรณีที่ผูบังคับบัญชาส่ังการในเรื่องที่เสนอแลว เร่ืองตองยอนกลับผานลงมาตามลําดับสายงาน เชน เดยี วกัน ผูผานเรื่องตอ งลงชือ่ ยอและวันที่ เดือน พ.ศ. กํากับ ยกเวนเรื่องที่เรงดวนจะตองดําเนินการปฏิบัติ ในทันที ใหสงเรื่องน้ันตรงไปยังผูปฏิบัติ และใหเปนหนาท่ีของหนวยปฏิบัติท่ีจะตองเสนอใหผูบังคับบัญชา ตามลําดับชน้ั ไดท ราบการสงั่ การนนั้ ๆ ดวย คมู ือการปฏิบตั ิงานสารบรรณ ของ สำนักงานปลัดกระทรวงกลาโหม

๕๗ ๔. การควบคุมและเรง รดั งานสารบรรณ การควบคุมและเรงรัดงานสารบรรณ คือ การควบคุมใหงานสารบรรณดําเนินไปโดยเรียบรอย ถกู ตอ งตามระเบยี บ รวดเร็ว และมหี ลกั ฐานครบถวน เพอ่ื ใหก ารปฏิบัตงิ านในเรอื่ งน้นั ๆ ไดเสรจ็ ส้นิ โดยรวดเร็ว การควบคุมและเรงรัดงานสารบรรณจะบังเกิดผลมากนอยเพียงใด ขึ้นอยูกับการเอาใจใสควบคุม ของผูบังคับบัญชาตามลําดับชั้น และเพื่อใหงานสารบรรณดําเนินไปดวยความรวดเร็วและเรียบรอย ผบู งั คบั บญั ชาตอ งปฏิบัตงิ านสารบรรณใหเปน ตวั อยางอนั ดีแกผูใ ตบ งั คบั บัญชา การเรง รัดงานดานสารบรรณท่วั ไป ใหด ําเนินการดงั น้ี (๑) เพอื่ ใหง านราชการดําเนนิ ไปดวยความรวดเร็ว หนังสือราชการท้ังปวงที่ไมมีปญหา ควรจะตอง รีบดําเนินการใหเสร็จเรียบรอยไปโดยเร็ว และหากจะตองตอบใหทราบก็ใหตอบใหผูถามทราบโดยเร็วตาม กําหนดระยะเวลาทก่ี ําหนดไว สาํ หรบั การปฏบิ ัตริ าชการของสวนราชการนัน้ ๆ (๒) หนังสือราชการทัง้ ปวงทไี่ มม ปี ญ หา เม่อื ถึงบคุ คลใดบุคคลนั้นตองพิจารณาเสนอความเห็นทันที ใหเ สรจ็ ในวันนัน้ หรืออยา งชาในวนั รงุ ขึ้น (๓) งานที่ประทับตราคําวา ดวนที่สุด ดวนมาก ดวน ใหรีบดําเนินการใหเสร็จโดยทันที สําหรับงาน ทมี่ ีกาํ หนดเวลา ใหเ รงดาํ เนนิ การใหแ ลวเสร็จภายในกาํ หนดเวลา (๔) สําหรบั งานท้ังปวง ถาเปนงานท่ีมีปญหาใหแจง ใหเจาของเรือ่ งทถี่ ามทราบถึงปญ หาชั้นหนึ่งกอน การตรวจสอบเพ่ือเรงรัดงาน ใหมีการตรวจสอบงานสารบรรณ เพ่ือดําเนินการเรงรัดเปนงวด ๆ โดยแบงออกเปน ๓ งวด คือ ประจําสปั ดาห ประจําเดือน และประจาํ ป (๑) การเรง รัดประจาํ สัปดาห จะตองพจิ ารณาวา งานทผ่ี านเขามาในสัปดาหหน่ึง งานเสร็จเรียบรอย เพยี งใด จัดเกบ็ เขา แฟมเรยี บรอยตามระเบียบหรือไม งานท่ีคั่งคางมีมากนอยเพียงใด ติดคางอยูที่ใด แลวเรงรัด ใหมีการปฏบิ ัติโดยรวดเร็วดว ยวาจาหรอื หนงั สือ (๒) การเรงรัดประจําเดือน ใหพิจารณาวางานท่ีรับเขามาแตละเดือนดําเนินการเสร็จเรียบรอย เพียงใด จัดเก็บเขาระบบเรยี บรอ ยตามระเบยี บหรือไม งานท่ีคั่งคางติดอยูท่ีใด และไดดําเนินการไปแลวเพียงไร แลวเรงรัดใหมีการปฏบิ ตั โิ ดยเร็ว การเตอื นเมอื่ เหน็ ลาชา ใหเ ตือนเปน หนังสอื (๓) การเรงรัดประจําป ใหปฏิบัติเชนเดียวกับการเรงรัดประจําเดือน แตใหพิจารณาวาหนังสือ ทเ่ี ก็บไวน นั้ จะตองไดร บั การทาํ ลายตามระเบียบท่กี ําหนดไวหรือไมอ ีกดว ย (๔) งานท่ีเปนเร่ืองเรงดวนเปนกรณีพิเศษ ใหมีการเตือนเรงรัดเปนพิเศษ ไมตองคํานึงถึงเวลา ท่ีกําหนดไว คมู ือการปฏิบัติงานสารบรรณ ของ สำนักงานปลัดกระทรวงกลาโหม

บทที่ ๔ การจัดทําหนังสอื ราชการ ๑. การจดั ทาํ หนังสือราชการ การจัดทําหนังสือราชการ ถือเปนสวนหน่ึงของ “งานสารบรรณ” คือ งานท่ีทําดวยหนังสือเร่ิมตั้งแต การคดิ การราง การบันทึก การจัดทําขอพิจารณาฝายอํานวยการ (บันทึกความเห็น) การพิมพหนังสือราชการ ตลอดจนถึงการทําสําเนา ประกอบกับยังมีรายละเอียดปลีกยอยในหลาย ๆ สวน ท่ีสมควรทราบและทําความ เขาใจเพ่ิมเติม เชน คําข้ึนตน คําลงทาย การลงช่ือ การมอบอํานาจ และการใชลักษณะนามของทหาร เปนตน ดงั นน้ั ในการจดั ทําหนงั สือราชการเจาหนา ท่ีท่เี ก่ยี วของจึงจําเปนตองมีความรูในเร่ืองตาง ๆ ขางตนอยางถองแท เพอื่ ใหก ารจดั ทาํ หนังสอื ราชการเปนไปดว ยความถูกตองละเอยี ดรอบครอบและรวดเร็ว ๑.๑ การรา งหนังสอื การรางหนังสือ คือ การเรียบเรียงขอความขั้นตนตามเร่ืองท่ีจะแจงความประสงคไปยังผูรับ หรือผูที่ตองการทราบหนงั สือนนั้ กอ นทจ่ี ะใชจ ัดทาํ เปน ตน ฉบับ เหตุที่ตองรางหนังสือ เพ่ือใหมีการตรวจแกใหเหมาะสมถูกตองตามระเบียบแบบแผนเสียกอน เวนแตหนงั สือทีเ่ ปน งานประจาํ ปกติอาจไมตองเสนอรางตรวจแกก ็ได หลักการรางหนังสือ ผูรางจะตองรูและเขาใจใหแจมแจง แยกประเด็นที่เปนเหตุผลและ ความมุงหมายที่จะทําหนังสือน้ัน โดยต้ังหัวขอเกี่ยวกับเร่ืองที่จะรางวาใคร อะไร ที่ไหน เมื่อไร ทําไม อยางไร เปนขอ ๆ ไว การรางใหข นึ้ ตน เริม่ ใจความท่ีเปนเหตุกอน ตอไปจึงเปนขอความที่เปนความประสงคและขอตกลง ถามีหลายขอใหแยกเปนขอ ๆ เพ่ือใหชัดเจนและเขาใจงาย ความใดอางถึงกฎหมาย กฎ ขอบังคับ ระเบียบ คําสั่ง หรือเรื่องตัวอยาง ตองพยายามระบุใหชัดเจนพอท่ีฝายผูรับจะคนหามาตรวจสอบไดสะดวก การรางควรใช ถอยคําส้ันแตเขาใจงาย พยายามใชคําธรรมดาที่ไมมีความหมายไดหลายทาง สํานวนที่ไมเหมาะสมสําหรับใช เปนสํานวนหนังสือไมควรใช ควรระวังอักขรวิธี ตัวสะกด การันต และวรรคตอนใหถูกตอง ขอสําคัญตองระลึกถึง ผูท จี่ ะรับหนงั สอื วา เขา ใจถูกตองตามความประสงคทีม่ หี นงั สือไป การรางหนงั สือโตตอบจะตองรางโดยมีหัวขอตามแบบที่กําหนดไว ผูรางจะตองพิจารณาดวยวา หนังสือท่ีรางน้ันควรจะมีถึงใครบาง หรือควรจะทําสําเนาใหใครทราบบาง เปนการประสานงานแลวบันทึกไว ในรางดวย การอางเทาความตองพิจารณาวา เรื่องท่ีจะรางน้ี ผูรับหนังสือทราบมากอนหรือไม ถาเคยทราบมา กอนแลว ความตอนใดที่เปนเหตุก็ยอลงได หรือถาเปนการตอบหนังสือท่ีผูรับมีมา ขอความที่เปนเหตุเพียงแต อางชื่อเรื่องก็พอ การรางหนังสือไมวาจะรางถึงผูใดก็ตามใหใชถอยคําสุภาพ และสมกับฐานะของผูรับ ถาเปน การปฏเิ สธคาํ ขอ ควรแจงเหตุผลในการทตี่ อ งปฏเิ สธใหผขู อเขา ใจ การรางหนังสือที่มีลักษณะเปนการส่ังการ ไมวาจะเปนหนังสือสั่งการตามระเบียบ หรือราง เปนหนังสือราชการประเภทอ่ืน ตองมีขอความอันเปนเหตุและผลเชนเดียวกัน การใชคําตองใหรัดกุมอยาเปดชอง ใหตีความไดหลายนัย ซึ่งอาจทําใหเกิดการเขาใจผิด และควรใชถอยคําท่ีผูรับคําสั่งสามารถปฏิบัติได เพื่อให คําส่ังนั้นไดผลสมความมุงหมาย ขอความที่เปนเหตุในคําสั่งจะมีประโยชนในการชวยแสดงเจตนารมณของการสั่ง ใหชัด เพื่อสะดวกในการตีความเม่ือจําเปนและทําใหผูปฏิบัติรูความหมายชัด ชวยใหปฏิบัติไดถูกตองและอาจ พิจารณาแกไขปญหาไดเมื่อมีอุปสรรค กอนรางควรพิจารณาคนควาวามีบทกฎหมายใหอํานาจส่ังการไวแลว ประการใด คาํ สงั่ ตอ งไมข ัดกับบทกฎหมาย กฎ ระเบยี บ ขอบงั คบั ถา ขัดกับคําสั่งเกาตองยกเลกิ คาํ ส่ังเกาเสยี กอน

๖๐ การรา งหนังสือประชาสมั พันธ เชน ประกาศ แถลงการณ และขาว จะตองรางตามแบบท่ีกําหนดไว สวนขอความตองสมเหตสุ มผล เพ่ือใหผอู า นนกึ คิดคลอยตามเจตนาท่ีตองการ อยาใหมีขอขัดแยงกันในฉบับน้ัน หรอื ขดั แยงกบั ฉบับกอ น เวนแตเปนการแถลงแก ทง้ั นีค้ วรใชถ อ ยคาํ สุภาพ เพอ่ื ความสะดวกในการเขียนรา ง ผบู ังคบั บญั ชาอาจกําหนดตัวอยางใหถือเปนแนวปฏิบัติก็ได แตเพอื่ การประหยัดกระดาษรางจะใชกระดาษที่มีอยู แมแตกระดาษที่พิมพแลวหนาหนึ่งและไมใชอาจใชอีกหนาหนึ่ง เปนกระดาษรางหนังสอื กไ็ ด ไมจ าํ เปนตอ งใชแ บบกระดาษรางโดยเฉพาะ ผูรางควรเขียนใหชัดเจน อานงาย เพ่ือความสะดวกในการตรวจแกรางกอนพิมพ ถาจําเปน จะเขียนบรรทดั หนึ่งเวนบรรทัดหน่งึ กไ็ ด การเขียนใหเวนเน้ือท่ีของดานหนาบรรทัดประมาณ ๒.๕ เซนติเมตร ดานหลังบรรทัด ประมาณ ๒ เซนตเิ มตร เพ่อื ใชเปน ที่สาํ หรับเขียนคําแนะนําในการพมิ พ เมื่อรางเสร็จใหเสนอตัวรางและเรื่องประกอบท่ีสมบูรณข้ึนไปใหผูบังคับบัญชาตรวจราง และพจิ ารณาสั่งพมิ พ เม่ือไดพิมพหนังสือฉบับนั้นและตรวจถูกตองแลว ไมจําเปนตองเก็บรักษากระดาษรางไว เวน แตเ รอื่ งสําคญั ควรเก็บไวประกอบเรอื่ ง ๑.๒ วิธีการบนั ทึก บันทึก เปนหนังสือราชการประเภทหน่ึง เนื่องจากเปนหนังสือท่ีเจาหนาท่ีทําข้ึนหรือรับไว เปนหลักฐานในราชการ ซึ่งจะตองถือปฏิบัติตามระเบียบวาดวยงานสารบรรณ โดยปกติการจัดทําบันทึก เปนเรื่องภายในของหนวยราชการ เพ่ืออํานวยความสะดวกในการติดตอและส่ังงานภายในของหนวยราชการน้ัน ๆ ดังน้ัน จึงกําหนดใหมีหัวขอเฉพาะช่ือหรือตําแหนงที่บันทึกสาระสําคัญของเร่ือง กับช่ือและตําแหนงของผูบันทึก อยางไรก็ดี ผูบันทึกอาจกําหนดหัวขอเพิ่มข้ึนจากท่ีระเบียบกําหนดก็ได เชน ใหมีช่ือสวนราชการเจาของเร่ือง เลขท่ี หนงั สือออก เปนตน หลักการบันทึก ควรแยกเปนเรื่อง ๆ และควรมีหัวขอแตละเรื่องวา ใคร อะไร ท่ีไหน เม่ือไร ทาํ ไม อยางไร เพอ่ื สะดวกในการพิจารณาส่งั การ การบันทึก โดยปกติใหบันทึกหนาเดียว และเวนหนากระดาษดานซายมือ เพ่ือสะดวกในการเก็บ เขาแฟม ลักษณะของวิธีการบันทึกจําแนกไดเปน ๕ ประเภท ไดแก บันทึกยอเรื่อง บันทึกรายงาน บนั ทกึ ความเหน็ บันทกึ ส่งั การ และบนั ทกึ ติดตอ บันทึกฉบับหนึง่ อาจใชวธิ กี ารบันทกึ หลายลกั ษณะรวมกนั ก็ได บันทึกยอเรื่อง คือ การเขียนหรือพิมพ โดยเก็บขอความยอจากตนเร่ืองเฉพาะประเด็นสําคัญ แตเ ขา ใจเรอื่ งเพยี งพอทีจ่ ะสง่ั งานไดโ ดยไมผดิ พลาด กอนบันทึกยอ ผูบันทึกจะตองตั้งหัวขอเรื่องวา ใคร อะไร ที่ไหน เมื่อไร ทําไม อยางไร เปนขอ ๆ ไวกอนแลวจึงอานเร่ืองใหตลอดเพื่อจับประเด็นสําคัญของเรื่อง เขียนเปนขอความสั้น ๆ การเรียบเรียง ใหเ รียบเรียงเปนขอ ๆ ข้ันแรกพยายามยอเร่ืองตามลําดับขอความของหนังสือที่อีกฝายหนึ่งติดตอมากอน และ ขั้นตอไปปรับปรุงแกไ ขลําดับใหมเพ่ือใหเ ขาใจงา ยขน้ึ คูมอื การปฏิบตั ิงานสารบรรณ ของ สำนักงานปลัดกระทรวงกลาโหม

๖๑ การเสนอเรื่องบันทึกยอจะตองจัดเร่ืองใหเรียบรอย ตอนที่เปนประเด็นสําคัญในตนเร่ือง ใหขีดเสน ใตห รือตดิ กระดาษค่นั หนาตามหวั ขอท่ีเรียบเรียง เขียนขอความหรือเลขหมายท่ีกระดาษคั่นใหสะดวก แกการพลิกอาน หนังสือฉบับใดท่ีมีขอความสําคัญไมอาจจะยอลงใหส้ันไดอีก ใหเสนอไปท้ังเร่ืองโดยทําเปน บันทึกตอเน่ือง ความสําคัญตอนใดในหนังสือท่ีตองการใหเปนท่ีสังเกตในการพิจารณาสั่งการของผูบังคับบัญชา ใหย กขอความสาํ คัญในตอนนัน้ บันทึกเสนอไปดว ย บันทกึ รายงาน คอื การรายงานเสนอผูบังคับบัญชาในเร่ืองท่ีปฏิบัติหรือประสบพบเห็นหรือ สาํ รวจสืบสวนซงึ่ เกี่ยวกับราชการ ถาเปน การรายงานเรื่องในหนา ทีใ่ หเขียนรายงานขอเท็จจริงใหละเอยี ด ถาเปนรายงานเรื่องที่ไดรับมอบหมายเฉพาะ ใหรายงานทุกเรื่องท่ีผูบังคับบัญชาตองการทราบ หรอื สนใจ ถาเปน เร่อื งนอกเหนอื หนา ที่ซง่ึ อาจเปน ประโยชนแ กร าชการดว ยความหวังดี ใหเขียนรายงาน ใหสนั้ เอาแตข อ ความทีจ่ ําเปน แตแ ยกเปนหวั ขอ ไวตางหาก ถาเปนรายงานจะตองใหผูบังคับบัญชาตัดสินใจ ใหผูรายงานเสนอความเห็นเพื่อประกอบ การพจิ ารณาของผบู ังคบั บัญชาดว ย บันทึกความเห็น คือ ขอความที่เขียนหรือพิมพแสดงความรูสึกนึกคิดของตนเกี่ยวกับเรื่อง ทีบ่ ันทึกวา ใคร อะไร ทไ่ี หน เมอื่ ไร ทําไม อยา งไร เรื่องใดเรอื่ งหน่งึ เพ่ือชวยประกอบการพจิ ารณาสั่งการ บันทึกน้ีจะทําเปนบันทึกตอเนื่องเรื่องใดเรื่องหน่ึง หรือตอทายบันทึกยอเรื่องหรือบันทึกรายงาน ก็ได โดยสรุปประเดน็ ท่ีเปนเหตแุ ลวจึงเขยี นความเห็นท่เี ปนผล ในกรณที เ่ี ปนบันทกึ เสนอผูบังคับบัญชา ถาเปนเร่ืองท่ีจะสั่งการไดหลายทางใหบันทึกความเห็น ถงึ ผลดีผลเสยี ในการเลือกสงั่ การทางใดทางหนึ่ง ถา ความเหน็ นน้ั เกีย่ วกับกฎหมาย กฎ ขอบังคับ ระเบียบ คําสั่งใด ก็ใหแนบตัวบท หรือขอความ ของกฎหมาย กฎ ขอบังคับ ระเบียบ คําสั่งท่ีเก่ียวกับเรอ่ื งนนั้ เสนอไปดวย บันทึกสั่งการ คือ ขอความที่ผูบังคับบัญชาเขียนหรือพิมพสั่งการไปยังผูใตบังคับบัญชา ในเรอ่ื งใดเร่ืองหนง่ึ บันทึกติดตอ คือ การเขียนหรือพิมพขอความติดตอภายในระหวางหนวยงานหรือระหวาง เจา หนา ท่ใี นสงั กัดเดยี วกนั ในกรณีท่มี ีการอา งถึงหนังสอื ที่เคยติดตอกนั หรอื มสี ่งิ ท่สี ง มาดว ย ใหระบไุ วใ นขอ ความที่บนั ทึกดว ย ๑.๓ การจดั ทาํ ขอ พิจารณาฝายอํานวยการ (บนั ทึกความเหน็ ) ขอ พิจารณาฝายอาํ นวยการ เปนหนังสือราชการประเภทบันทึกความเห็นท่ีใชภายในสวนราชการ เพื่อเสนอผูบังคับบัญชาพิจารณาสั่งการในเรื่องตาง ๆ ตามภารกิจความรับผิดชอบของแตละหนวยงาน ท่ีถือไดวา เปนหนังสือราชการที่หนวยงานทหารใชเปนหลักในการปฏิบัติงาน เปนหนังสือราชการที่ทุกหนวยตองจัดทํา อยูเปนประจํา ซ่ึงรูปแบบของขอพิจารณาฝายอํานวยการนี้ ปลัดกระทรวงกลาโหมไดอนุมัติแนวทางการเขียนไว ตามหนงั สอื สํานักนโยบายแผนกลาโหม ท่ี กห ๐๒๐๗/๕๘๒๓ ลงวันที่ ๒๙ ธันวาคม ๒๕๕๗ โดยมีรูปแบบการเขียน ดังนี้ คูมอื การปฏบิ ตั งิ านสารบรรณ ของ สำนักงานปลัดกระทรวงกลาโหม

๖๒ รปู แบบการเขียนขอ พิจารณา ฝอ. (บนั ทึกความเห็น) ของ สป. บันทกึ ขอ ความ สว นราชการ สนผ.กห. (กผจ.สนผ.กห. โทร.๐๒ ๒๒๒ ๘๑๕๙, โทร.ทหาร ๕๒๕๒๑๓๐) ท่ี กห ๐๒๐๗/ วันท่ี ธ.ค.๕๗ เรอ่ื ง เรียน ปล.กห. ๑. คําอธิบาย: เขียนปญหาใหส้ัน กระชับ ชัดเจน คํานึงถึงองคประกอบ ๕ W (who what when where why) สื่อให ผอู านเขา ใจในเรื่องท่ีจะเขียน ไดด งั น”้ี ) ๒. ขอเท็จจริง (กรณีรายงานผลการประชุม ใช “ผลการประชุม ฯ ตามขอ ๑ สรุปสาระสําคัญ ๒.๑ ๒.๒ ๒.๓ คําอธบิ าย: - ใชตามแบบฟอรมนี้ เม่ือมีขอเท็จจริงตั้งแต ๒ ขอขึ้นไป หากมีขอเท็จจริงเพียงขอเดียวไมตองใส “ขอเทจ็ จรงิ ” แตใ หระบขุ อเทจ็ จรงิ น้ัน ๆ โดยตรงในขอ ๒ - การเขียนขอเท็จจริงใหเขียนโดยยึดหลักการเรียงลําดับเหตุการณ ลําดับความสําคัญ การใหขอมูลกฎหมาย ระเบียบท่เี กีย่ วของ ทัง้ น้ี ตอ งมกี ารจดั ลําดับการนําเสนอใหส อดคลองกับการเขียนขอพิจารณาในขอ ๓ ๓. สนผ.กห. พิจารณาแลว เหน็ วา /พจิ ารณาแลว ดงั นี้ ๓.๑ ๓.๒ ๓.๓ คาํ อธบิ าย: - ใช “สนผ.กห. พิจารณาแลวดังน้ี” เมื่อมีขอพิจารณาตั้งแต ๒ ขอขึ้นไป และใช “สนผ.กห. พิจารณาแลว เหน็ วา ” หากมีขอ พิจารณาเพยี งขอเดียว - การเขยี นขอพจิ ารณาใหระบุเหตผุ ลความจาํ เปน ประโยชนใ นการดําเนนิ การในเร่อื งนนั้ ๆ ท่ีมีตอหนวย ทเี่ ก่ยี วของของ กห. เพอ่ื นาํ ไปสกู ารเขียนขอเสนอในขอ ๔ - ระบุอํานาจในการอนมุ ัติเรื่องดงั กลาวไวใ นขอนี้ (ถาม)ี - การเขียนสรุปขอพิจารณาเพื่อนําไปสูการปฏิบัติ/การเขียนขอเสนอ อาจใช “จึงเปนการสมควร ” หรอื “จงึ สมควร ” (ถา จําเปน ) คมู อื การปฏบิ ตั ิงานสารบรรณ ของ สำนักงานปลัดกระทรวงกลาโหม

๖๓ ๔. ขอเสนอ เห็นควรให /เห็นควรดาํ เนนิ การดงั นี้ ๔.๑ ๔.๒ คําอธิบาย: ใช “เห็นควรดําเนินการดังนี้” เม่ือมีขอเสนอท่ีตองดําเนินการในเรื่องนี้ตั้งแต ๒ ขอข้ึนไป และใช “เห็นควรให ” หากมีขอเสนอท่ีตองดําเนินการเพียงขอเดียว ท้ังน้ีจะตองระบุรายละเอียดขอเสนอในการ ดําเนินการใหผ ูบงั คับบัญชาพิจารณาอยางชัดเจนในขอน้ี จงึ เรียนมาเพ่อื (ตามเอกสาร ๑ – ๔ ที่แนบ) พล.อ. ผอ.สนผ.กห. ) ( คมู ือการปฏิบัตงิ านสารบรรณ ของ สำนักงานปลัดกระทรวงกลาโหม

๖๔ กรณเี ปน เร่ืองนําเรียน เอกสารหมายเลข ๑ ) เพ่อื กรณุ าทราบ ไมมีการเขยี นขอเสนอ (สอดคลอ งกับ เรยี น ใหใ ช “จงึ เรียนมาเพื่อกรุณาทราบ” บันทึกขอ ความ สวนราชการ สนผ.กห. (กผจ.สนผ.กห. โทร.๐๒ ๒๒๒ ๘๑๕๙, โทร.ทหาร ๕๒๕๒๑๓๐) ท่ี กห ๐๒๐๗/ วันท่ี ธ.ค.๕๗ เรอ่ื ง เรยี น ปล.กห. ๑. ๒. ๓. สนผ.กห. พจิ ารณาแลวเห็นวา/พจิ ารณาแลว ดังน้ี ๓.๑ ๓.๒ ๓.๓ จึงเรยี นมาเพ่อื กรุณาทราบ พล.อ. ผอ.สนผ.กห. ) ( คูมอื การปฏบิ ัตงิ านสารบรรณ ของ สำนักงานปลัดกระทรวงกลาโหม

๖๕ เอกสารหมายเลข ๒ กรณีเปน เรื่องที่อยใู นอํานาจอนมุ ตั ขิ อง ปล.กห. หรือ ปล.กห. รบั คาํ สั่ง ฯ ใหใ ช “จึงเรียนมาเพอื่ กรุณาพิจารณาอนุมัติในขอ ” บันทกึ ขอความ สวนราชการ สนผ.กห. (กผจ.สนผ.กห. โทร.๐๒ ๒๒๒ ๘๑๕๙, โทร.ทหาร ๕๒๕๒๑๓๐) ที่ กห ๐๒๐๗/ วันท่ี ธ.ค.๕๗ เรอื่ ง เรยี น ปล.กห. ๑. ๒. ๓. สนผ.กห. พิจารณาแลวเหน็ วา /พจิ ารณาแลว ดงั น้ี ๓.๑ ๓.๒ ๓.๓ ๔. ขอ เสนอ เหน็ ควรให จงึ เรยี นมาเพอ่ื กรณุ าพจิ ารณาอนมุ ตั ใิ นขอ ๔ (และลงช่อื ใน (ถา มี) พล.อ. () ผอ.สนผ.กห. หรือ ๔. ขอเสนอ เหน็ ควรดําเนินการดงั น้ี ๔.๑ ๔.๒ เมอื่ ไดรับอนุมัติในขอ ๔.๑ แลว ขอความกรุณา รอง ปล.กห.( ) ลงช่ือในหนังสือเรียน/ เสนอ ท่แี นบ จึงเรียนมาเพ่ือกรุณาพจิ ารณาอนมุ ตั ิในขอ ๔.๑ (และลงชื่อใน (ถา ม)ี ) พล.อ. ผอ.สนผ.กห. ) ( คูมอื การปฏิบตั ิงานสารบรรณ ของ สำนักงานปลัดกระทรวงกลาโหม

๖๖ เอกสารหมายเลข ๓ กรณีเปนเรื่องที่นําเรียน รมว.กห. เพ่ือกรุณาทราบ มกี ารเขยี น ขอเสนอ เหน็ ควรนําเรียน รมว.กห.เพ่ือกรุณาทราบ ใหใ ช “จงึ เรียนมาเพื่อกรุณาพิจารณาตามเสนอในขอ ” บนั ทกึ ขอ ความ สวนราชการ สนผ.กห. (กผจ.สนผ.กห. โทร.๐๒ ๒๒๒ ๘๑๕๙, โทร.ทหาร ๕๒๕๒๑๓๐) ที่ กห ๐๒๐๗/ วนั ท่ี ธ.ค.๕๗ เรือ่ ง เรยี น ปล.กห. ๑. ๒. ๓. สนผ.กห. พิจารณาแลวเหน็ วา /พจิ ารณาแลว ดังนี้ ๓.๑ ๓.๒ ๓.๓ ๔. ขอ เสนอ เหน็ ควรนาํ เรียน รมว.กห. เพ่ือกรณุ าทราบ จึงเรยี นมาเพอ่ื กรณุ าพจิ ารณาตามเสนอในขอ ๔ พล.อ. ผอ.สนผ.กห. ) ( คูม อื การปฏิบัตงิ านสารบรรณ ของ สำนักงานปลัดกระทรวงกลาโหม

เอกสารหมายเลข ๔ ๖๗ กรณีเปนเร่ืองที่นําเรียน รมว.กห. เพื่อพิจารณาอนุมัติ ใหใ ช “จึงเรียนมาเพื่อกรุณานําเรยี น รมว.กห. พิจารณาอนุมัตใิ นขอ ” (ถามี)) บนั ทึกขอ ความ สวนราชการ สนผ.กห. (กผจ.สนผ.กห. โทร.๐๒ ๒๒๒ ๘๑๕๙, โทร.ทหาร ๕๒๕๒๑๓๐) ท่ี กห ๐๒๐๗/ วันท่ี ธ.ค.๕๗ เรอื่ ง เรียน ปล.กห. ๑. ๒. ๓. สนผ.กห. พิจารณาแลว เห็นวา/พิจารณาแลว ดงั นี้ ๓.๑ ๓.๒ ๓.๓ ๔. ขอเสนอ เหน็ ควรให จึงเรียนมาเพอ่ื กรณุ านาํ เรยี น รมว.กห. พิจารณาอนมุ ตั ิในขอ ๔ (และลงชอ่ื ใน พล.อ. () ผอ.สนผ.กห. หรอื ๔. ขอ เสนอ เหน็ ควรดาํ เนินการดงั นี้ ๔.๑ ๔.๒ เม่ือไดรบั อนุมัติในขอ ๔.๑ แลว ขอความกรุณา รอง ปล.กห.( ) ลงช่ือในหนังสือเรยี น/ เสนอ ที่แนบ จงึ เรียนมาเพอ่ื กรุณานาํ เรียน รมว.กห. พิจารณาอนุมัติในขอ ๔.๑ (และลงช่ือใน ท่ีแนบ (ถามี)) พล.อ. ผอ.สนผ.กห. ) ( คมู อื การปฏบิ ตั ิงานสารบรรณ ของ สำนักงานปลัดกระทรวงกลาโหม

๖๘ หรอื ๓. สนผ.กห. พิจารณาแลว เหน็ วา การใหค วามเหน็ ชอบตามท่ี (หนว ย) เสนอ จงึ มคี วามเหมาะสม ทแ่ี นบ ๔. ขอ เสนอ เหน็ ควรใหความเห็นชอบการเสนอความเห็นของ กห. ตามขอ ๓ จึงเรยี นมาเพื่อกรุณานําเรยี น รมว.กห. พจิ ารณาอนมุ ัติในขอ ๔ และลงชอื่ ในหนังสือ พล.อ. ผอ.สนผ.กห. ) ( คมู ือการปฏบิ ตั งิ านสารบรรณ ของ สำนักงานปลัดกระทรวงกลาโหม

๖๙ ๑.๔ การพมิ พหนงั สือราชการ การพิมพ หมายถึง การพิมพโดยใชเคร่ืองพิมพ ปกติแลวงานใดที่เปนเอกสารทั่ว ๆ ไป สามารถใชเ ครือ่ งพมิ พด ดี หรอื คอมพิวเตอรไดกค็ วรใชใ นการพมิ พ เพ่ือใหอ านงาย และสามารถทาํ สําเนาไดงาย ผูพิมพควรมีความระมัดระวังในการพิมพ กลาวคือ พิมพไมตก มีความรูในตัวสะกด การันต ตัวยอ และควรมีความรูรอบตัวนอกเหนือจากการพิมพหนังสืออีก เชน เขาใจขอความในหนังสือนั้น จัดวรรคตอน ไดถูกตอง รูหลักภาษา รูรูปแบบหนังสือราชการ ชื่อสวนราชการ ชื่อและตําแหนงในวงราชการ รูจักและอาน ลายมอื ผูรา งที่เกยี่ วของไดด ี พิจารณาการใชก ระดาษ วางรปู หนังสอื สามารถจัดลําดับและแบงงานใหเหมาะสม และรจู กั การปรนนบิ ัตบิ าํ รงุ รักษาเคร่ืองพมิ พใ หอ ยูในสภาพท่ีใชก ารไดอยเู สมอ ๑.๔.๑ การพิมพหนังสือราชการภาษาไทย (เคร่ืองพิมพดีดธรรมดา) มีหลักเกณฑการพิมพ ดงั น้ี ๑.๔.๑.๑ การพิมพหนังสือราชการท่ีตองใชกระดาษตราครุฑ ถามีขอความมากกวา ๑ หนา หนาตอไปใหใ ชก ระดาษไมต อ งมตี ราครุฑ แตใหมีคณุ ภาพเชนเดยี วหรอื ใกลเคียงกบั แผนแรก ๑.๔.๑.๒ การพมิ พหวั ขอตาง ๆ ใหเ ปนไปตามแบบหนงั สือทีก่ าํ หนดไวในระเบยี บ ๑.๔.๑.๓ การพิมพ ๑ หนากระดาษขนาด เอ ๔ โดยปกติใหพิมพ ๒๕ บรรทัด บรรทดั แรกของกระดาษควรอยูห างจากขอบกระดาษดานบนประมาณ ๔ เซนตเิ มตร ๑.๔.๑.๔ การกัน้ ระยะในการพมิ พ (๑) ในบรรทดั หน่งึ ใหตัง้ จังหวะเคาะของพมิ พด ีดไว ๗๐ จังหวะเคาะ (๒) ใหกั้นระยะหางจากขอบกระดาษดานซายมือประมาณ ๓ เซนติเมตร เพื่อความสะดวกในการเก็บเขาแฟม (๓) ตัวอักษรสุดทายควรหางจากขอบกระดาษดานขวาไมนอยกวา ๒ เซนติเมตร (๔) บรรทดั สุดทายของหนากระดาษ ใหอยูหางจากขอบกระดาษดานลาง ตามความเหมาะสมของขอ ความ เชน ในกรณีข้นึ หัวขอหรอื ยอหนาใหมค วรยกไปพิมพหนา ถัดไป ๑.๔.๑.๕ ถาคําสุดทายของบรรทัดมีหลายพยางคไมสามารถพิมพจบคําในบรรทัด เดยี วกนั ได ใหใ ชเ ครอ่ื งหมายยตั ภิ งั ค (-) ระหวางพยางค ๑.๔.๑.๖ การยอ หนา ซึง่ ใชใ นกรณีท่ีจบประเด็นแลวจะมีการข้ึนขอความใหม ใหเวน หางจากระยะกนั้ หนา ๑๐ จังหวะเคาะ ๑.๔.๑.๗ การเวนบรรทัดโดยท่ัวไป จะตองเวนบรรทัดใหสวนสูงสุดของตัวพิมพและ สว นตํา่ สุดของตวั พิมพไมท บั กนั ๑.๔.๑.๘ การเวน วรรค (๑) การเวน วรรคโดยท่วั ไปเวน ๒ จังหวะเคาะ (๒) การเวนวรรคระหวา งหวั ขอ เรือ่ งกบั เร่อื ง ใหเวน ๒ จงั หวะเคาะ (๓) การเวนวรรคในเนื้อหา เรือ่ งทพ่ี มิ พม เี น้ือหาเดียวกนั ใหเ วน ๑ จังหวะเคาะ ถา เนื้อหาตา งกันใหเ วน ๒ จงั หวะเคาะ (๔) การเวน วรรคระหวา งยศทหารกบั ช่อื ใหเวน ๑ จงั หวะเคาะ (๕) การเวนวรรคระหวางตัวหนงั สือกับตวั เลขใหเ วน ๑ จังหวะเคาะ คมู ือการปฏบิ ตั ิงานสารบรรณ ของ สำนักงานปลัดกระทรวงกลาโหม

๗๐ ๑.๔.๑.๙ การพิมพหนังสือท่ีมีความสําคัญ และมีจํานวนหลายหนาใหพิมพ เครอื่ งหมายทับ (/) ตามดว ยคาํ ตอ เนื่องของขอความทีจ่ ะยกไปพิมพหนาใหมไวดานลางทางมุมขวาของหนาน้ัน ๆ แลว ตามดวย ... (๓ จุด) โดยปกติใหเ วน ระยะหางจากบรรทัดสุดทาย ๓ ระยะบรรทัดพิมพ และควรจะตองมีขอความ ของหนังสือเหลือไปพิมพในหนาสุดทายอยา งนอย ๒ บรรทดั กอ นพิมพคาํ ลงทาย ๑.๔.๑.๑๐ การพิมพหนังสือที่มีหลายหนา ตองพิมพเลขหนา โดยใหพิมพตัวเลข หนากระดาษไวระหวางเครื่องหมายยัติภังค (-) ท่ีกึ่งกลางดานบนของกระดาษ หางจากขอบกระดาษดานบน ลงมาประมาณ ๒.๕ เซนตเิ มตร ๑.๔.๒ การพิมพห นงั สือราชการภาษาไทยดว ยโปรแกรมการพมิ พใ นเคร่ืองคอมพวิ เตอร การพิมพห นังสอื ราชการภาษาไทย การจดั ทํากระดาษตราครฑุ และกระดาษบันทึกขอความ โดยใชโ ปรแกรมการพมิ พในเครื่องคอมพิวเตอร ใหจ ัดทาํ ใหถ กู ตองตามแบบของกระดาษตราครฑุ และแบบของ กระดาษบันทึกขอความ โดยเฉพาะสวนหัวของแบบกระดาษบันทึกขอความ จะตองใชเสนจุดไขปลา แสดงเสนบรรทัดทีเ่ ปน ชอ งวางหลงั คาํ ดังตอไปน้ี สวนราชการ ที่ วันที่ เรื่อง และไมตองมีเสนจุดไขปลาแบงสวน ระหวา งหัวกระดาษบันทึกขอความกับสว นทีใ่ ชสาํ หรบั การจดั ทาํ ขอความ ๑.๔.๒.๑ การต้งั คา ในโปรแกรมการพมิ พ (๑) การตั้งระยะกระดาษ ขอบบน ๒ เซนติเมตร ขอบลาง ๒ เซนติเมตร ขอบซา ย ๓ เซนตเิ มตร ขอบขวา ๒ เซนติเมตร (๒) การต้ังระยะบรรทดั ใหใชค าระยะบรรทดั ปกติ คือ ๑ เทา หรอื single (๓) การกัน้ คา ไมบ รรทดั ระยะการพิมพ อยรู ะหวาง ๐ – ๑๖ เซนติเมตร ๑.๔.๒.๒ ขนาดตัวอักษรในการพิมพ ใหใชรูปแบบตัวพิมพ ไทยสารบรรณ (TH Sarabun PSK) ขนาด ๑๖ พอยท ในกรณจี าํ เปนใหม ขี นาดใหญขนึ้ สามารถใชรูปแบบตัวพิมพขนาดตัวอักษร ไดไ มเกนิ ๑๘ พอยท ๑.๔.๒.๓ การพมิ พ (๑) หนังสอื ภายนอก (๑.๑) การพิมพเรอื่ ง คาํ ขน้ึ ตน อา งถึง ส่งิ ที่สงมาดวย ใหมีระยะบรรทัด ระหวางกันเทา กับระยะบรรทัดปกติ และเพ่มิ คากอนหนาอีก ๖ พอยท (๑ Enter + Before ๖ pt) (๑.๒) การยอหนาขอความภาคเหตุ ภาคความประสงค และภาคสรุป ใหม รี ะยะยอหนาตามคาไมบรรทัดระยะการพมิ พ เทา กบั ๒.๕ เซนติเมตร และใหมีระยะบรรทัดหางกันเทากับ ระยะบรรทดั ปกตแิ ละเพม่ิ คากอนหนา อีก ๖ พอยท (๑ Enter + Before ๖ pt) (๑.๓) การพิมพคําลงทาย ใหมีระยะบรรทัดหางจากบรรทัดสุดทาย ภาคสรปุ เทากับระยะบรรทัดปกติ และเพ่มิ คากอ นหนา ๑๒ พอยท (๑ Enter + Before ๑๒ pt) (๑.๔) การพิมพยศสําหรับลงลายมือช่ือเจาของหนังสือ ใหพิมพยศ ไวหนาลายมือชอ่ื เจา ของหนงั สือ โดยใหเ วนบรรทัดการพมิ พ ๒ บรรทดั จากคาํ ลงทา ย (๓ Enter) (๑.๕) การพิมพช อ่ื เต็มของเจาของหนังสอื ไวใตล ายมือชอ่ื ไมตองเวน บรรทดั การพิมพ (๑ Enter) กรณีผูลงลายมือชื่อไมมียศใหเวนบรรทัดการพิมพ ๓ บรรทัด จากคาํ ลงทา ย (๔ Enter) คูม อื การปฏิบัตงิ านสารบรรณ ของ สำนักงานปลัดกระทรวงกลาโหม

๗๑ (๑.๖) การพิมพตําแหนงไวใตช่ือเต็ม ไมตองเวนบรรทัดการพิมพ (๑ Enter) (๑.๗) การพิมพช่ือสวนราชการเจาของเรื่องใหเวนบรรทัดการพิมพ ๓ บรรทัด จากตําแหนงของเจาของหนังสอื (๔ Enter) (๒) หนงั สือภายใน (๒.๑) สวนหัวของแบบบันทึกขอความกําหนดขนาดตวั อกั ษร ดังน้ี (๒.๑.๑) คําวา “บันทึกขอความ” พิมพดวยอักษรตัวหนา ขนาด ๒๙ พอยท (๒.๑.๒) คาํ วา “สว นราชการ ที่ วันที่ เร่ือง” พิมพดวยอักษร ตัวหนา ขนาด ๒๐ พอยท (๒.๒) การพมิ พค ําขึ้นตน ใหมีระยะบรรทดั หางจากเร่ืองเทากับระยะ บรรทดั ปกติและเพ่ิมคา กอ นหนาอกี ๖ พอยท (๑ Enter + Before ๖ pt) (๒.๓) การยอหนาขอความภาคเหตุ ภาคความประสงค และภาคสรุป ใหม ีระยะยอหนาตามคาไมบรรทัดระยะการพิมพ เทากับ ๒.๕ เซนติเมตร และใหมีระยะบรรทัดหางกันเทากับ ระยะบรรทดั ปกตแิ ละเพ่ิมคากอ นหนาอีก ๖ พอยท (๑ Enter + Before ๖ pt) (๒.๔) การลงลายมือชื่อของเจา ของหนังสือ ใหเ วนระยะบรรทัดการพมิ พ ๓ บรรทัด จากภาคสรปุ (4 Enter) (๓) การพิมพหนังสือสั่งการ หนังสือประชาสัมพันธ หนังสือรับรอง หรือ หนังสืออื่นใดท่ีมีขอความตอนทายวา ส่ัง ณ วันที่, ประกาศ ณ วันท่ี, ใหไว ณ วันที่ โดยใหอักษรตัวสุดทาย ของคําวา “วันท่ี” อยูตรงกับหางครุฑและตัวอักษรตัวสุดทายของยศเจาของลายมือชื่อ และใหเวนระยะระหวาง ส่ัง (ประกาศ, ใหไว) กับ ณ, ณ กับ วันที่, วันท่ี กับ เดือน, เดือน กับ พ.ศ., พ.ศ. กับ เลขตัวเลขของปพุทธศักราช เทา กับ ๘, ๘, ๒๐, ๘, ๑ จังหวะเคาะตามลําดบั (๔) จํานวนบรรทัดในการพิมพหนังสือราชการในแตละหนาใหเปนไปตาม ความเหมาะสมกบั จาํ นวนขอความ และความสวยงาม (๕) การพิมพหนังสือราชการแบบอื่นตามที่ระเบียบกําหนดใหถือปฏิบัติ ตามนยั ดงั กลาวขางตน โดยอนุโลม โดยคาํ นงึ ถึงความเหมาะสมกบั รปู แบบของหนงั สอื ชนดิ นัน้ ๑.๔.๒.๔ การพิมพหนังสือที่มีความสําคัญ และมีจํานวนหลายหนาใหพิมพ เคร่ืองหมายทับ (/) เวน ๑ จังหวะเคาะ ตามดวยคําตอเน่ืองของขอความที่จะยกไปพิมพหนาใหม แลวเวน ๑ จงั หวะเคาะ ตามดวย ... (๓ จุด) ไวด า นลา งทางมุมขวาของหนา นั้น ๆ เชน / การดําเนินการ ..., / ๔. ขอเสนอ ... เปน ตน โดยใหเวนบรรทัดการพิมพ ๑ บรรทัด จากบรรทัดสุดทาย (๒ Enter) และใหอยูหางจากขอบกระดาษ ดา นลางตามความเหมาะสมของขอ ความ เชน ในกรณขี นึ้ หวั ขอ หรือยอ หนา ใหมค วรยกไปพิมพห นา ถดั ไป ๑.๔.๒.๕ การพิมพหนังสือในหนาถัดไป ใหพิมพตัวเลขหนากระดาษไวระหวาง เคร่ืองหมายยัติภังค (-) ที่ก่ึงกลางดานบนของกระดาษ โดยใชเคร่ืองหมายยติภังค (-) ไวหนาและหลังตัวเลข ๑ จังหวะเคาะ เชน - ๒ -, - ๓ - เปนตน โดยใหเวนบรรทัดการพิมพ ๑ บรรทัด จากระยะกระดาษขอบบน (๒ Enter) และใหเ ริ่มพมิ พบ รรทัดแรกโดยใหเวน บรรทัดการพมิ พ ๑ บรรทดั จากเลขหนา (๒ Enter) หมายเหตุ : กรณีที่มีความจําเปน สวนราชการอาจปรับการพิมพหนังสือราชการใหแตกตางจากนี้ได ตามความเหมาะสม โดยใหค ํานึงถงึ ความสวยงามและรูปแบบของหนงั สอื ราชการเปนสําคัญ คมู ือการปฏิบัตงิ านสารบรรณ ของ สำนักงานปลัดกระทรวงกลาโหม

๗๒ ๑.๔.๓ สําเนาคูฉบับ ซ่ึงจะตองผานการกลั่นกรองจากผูบังคับบัญชาตามลําดับชั้น ใหพิมพยศ ของผูราง พิมพทาน และตรวจ รวมท้ังวันเดือนปท่ีลงนามไวใหเรียบรอยในการเสนอหนังสือทุกฉบับ หรือ ในกรณีขอบลางดานขวาของสําเนาคูฉบับมีเน้ือท่ีไมเพียงพอท่ีจะลงลายมือชื่อของผูราง ผูพิมพ ผูทาน และ ผตู รวจ ใหลงลายมอื ชอื่ ดงั กลา วไวท่ีขอบลา งดานซา ยของดานหลงั สําเนาคฉู บับน้นั ๆ ๑.๔.๔ การพิมพคําลงทายในหนงั สือราชการใหจ ัดทาํ ตามความเหมาะสม โดยขอความจะอยู ทางซีกขวาของหนากระดาษและไมค วรเกินก่งึ กลางหนา กระดาษ ๑.๔.๕ การพิมพตัวเลข อางถึง และสิ่งท่ีสงมาดวย หรือที่ปรากฏอยูในขอความ ไมตองใส เครอ่ื งหมายมหัพภาค (.) เชน อางถึง ๒ สิ่งท่ีสงมาดว ย ๑ กรุณาอนุมตั ิตามขอ ๓ ๑.๔.๖ วิธีเขยี นหรอื พมิ พห วั ขอ ในเอกสารราชการใหป ฏิบัติดงั ตอ ไปนี้ ๑.๔.๖.๑ เอกสารทั่วไปใหเขียนหรือพิมพดวยตัวเลขไทยหรืออารบิค โดยไมตองมีคําวา “ขอ” สวนในกรณีท่ีอางอิงใหเขียนหรือพิมพคําวา “ขอ” ลงไปดวย เชน อางวา “ตามความในขอ ๒.๑ ของ ระเบียบสํานกั งานปลัดกระทรวงกลาโหมวาดวย...” เปนตน ๑.๔.๖.๒ สวนเอกสารราชการบางประเภท ไดแก ระเบียบ ขอบังคับ และเอกสาร อื่น ๆ อนั จาํ เปนหรือตามความนิยมสําหรับเอกสารน้ัน ๆ ที่จะตองมีคําวา “ขอ” ใหเขียนหรือพิมพคําวา “ขอ” ลงไปดว ย ๑.๔.๖.๓ การขนึ้ หัวขอ ใหญ สาํ หรบั เอกสารที่ไมตองมีคําวา “ขอ” ตองยอหนาใหตัวเลข ตรงแนวดิ่งเดียวกันกับอักษรตัวแรกของบรรทัดแรกที่เริ่มตนขอความ และหลังตัวเลขตองมีเครื่องหมาย มหัพภาค (.) ดวยเสมอ สวนเอกสารที่ตองมีคําวา “ขอ” ตองยอหนาใหคําวา “ขอ” ตรงในแนวดิ่งเดียวกันกับ อักษรตวั แรกของบรรทดั แรกทีเ่ ร่มิ ตน ขอความและหลงั ตัวเลขไมตองมเี คร่ืองหมายมหัพภาค (.) ๑.๔.๖.๔ การข้ึนตนดวยหัวขอยอย ๑.๑, ๑.๒, ๑.๓, ... หรือ ๑.๑.๑, ๑.๑.๒, ๑.๑.๓, ... ตอ ไปตามลําดับนน้ั จะตอ งยอ หนาลดหลัน่ กันไปตามลาํ ดับศักดิ์ของหัวขอ ยอยนนั้ ๆ ๑.๔.๖.๕ การข้ึนหวั ขอใหมตอ ๆ ไปในลําดับศักดิ์เดียวกัน จะตองยอหนาใหตรงแนวด่ิง กับหวั ขอแรกในลาํ ดับศักดเิ์ ดยี วกนั ๑.๔.๖.๖ การข้ึนบรรทัดใหมของขอความที่อยูในขอเดียวกันจะใหอยูริมซายสุด “ไมยอหนา” หรือจะใหอักษรตัวแรกของบรรทัดใหม อยูในตําแหนงตรงกันในแนวดิ่งกับตัวอักษรตัวแรกของ บรรทดั บนในขอ นัน้ ๆ กไ็ ด ทัง้ นี้ แลว แตค วามเหมาะสม หรอื ความนิยมของแตละประเภทเอกสาร ตัวอยา งการเขยี นหรอื พิมพห ัวขอ ยอ ย ๑. กกกกกกกกกกกก ๑.๑ กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก ๑.๑.๑ กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก ๑.๒ กกกกกกกกกกกกกก ๒. กกกกกกกกกกกก คมู อื การปฏบิ ตั งิ านสารบรรณ ของ สำนักงานปลัดกระทรวงกลาโหม

๗๓ ๑.๔.๗ การเปรยี บเทียบระยะตาง ๆ ที่จัดทําหนังสือราชการโดยเคร่ืองพิมพดีด กับระยะท่ีจัดทํา หนังสือราชการโดยคอมพิวเตอร ซ่ึงใชตัวอักษรแบบไทยสารบรรณ (TH Sarabun PSK) ขนาด ๑๖ พอยท ซง่ึ กําหนดเปนระยะเปรยี บเทียบโดยประมาณ กลาวคือ ระยะบรรทดั ของเครือ่ งพิมพดีด ระยะ ๑ ปด ใหเทากับ ระยะหางบรรทัดของการพิมพดวยเคร่ืองคอมพิวเตอร ระยะ ๑ เทา หรือประมาณ ๐.๘ เซนติเมตร และ ระยะหางบรรทัดของเครื่องพิมพดีด ๑ บิด ใหเทากับระยะหางบรรทัดของการพิมพดวยเครื่องคอมพิวเตอร ระยะ ๐.๕ หรอื ประมาณ ๐.๔ เซนตเิ มตร คูม ือการปฏิบัติงานสารบรรณ ของ สำนักงานปลัดกระทรวงกลาโหม

๗๔ แบบการพิมพหนังสือภายนอก ครฑุ หางจากขอบกระดาษ ๑.๕ ซม. ช้ันความลบั (ถามี) ครุฑสูง ๓ ซม. ที่ กห ๐๒๐๑/ สาํ นกั งานปลัดกระทรวงกลาโหม ถนนสนามไชย กรงุ เทพฯ ๑๐๒๐๐ ๑ Enter + Before ๖ pt (วัน เดือน๑ปEn)ter + Before ๖ pt เรอ่ื ง กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก เรียน กกกกกกกกกกกกก๑กEกntกeกr +กกBeกfoกrกeก๖กpกt กกกกกกกกกกกกกกกกก ๓ ซม. อา งถึง กกกกกกกกกกกก๑กEกnกteกr ก+ กBeกfกorกeก๖กpกt กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก (ถาม)ี สิง่ ที่สงมาดวย กกกกกกก๑กEกnกteกr ก+กBeกfกorกeก๖กpกt กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก (ถา มี) ภาคเหต๑ุ กEnกtกerก+กBกeกfoกreก๖กpกtกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก ยอหนา ๒.๕ ซม. กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก๑กกกกเทกกา กกหรกกือกกSกกinกกglกกeกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก ๒ ซม. กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก ภาคควา๑มEปnรteะrส+งBคefoกrกe ก๖กpกt กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก ยอ หนา ๒.๕ ซม. กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก๑กกกกเทกกา กกหกกรอื กกSกกinกกgกกleกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก ยอ หนา ๒กก.๕กซกมก.กกกกกกกภกากคกสกรกุป๑กกEกnกกtกeกrกก+กกBกกeกfกoกrกeกก๖กกกpกtกกกกกกกกกกกก๑กกเกทกกา กหกรอื กSกinกgกleกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก ๑ Enter + Before ๑๒ pt ขอแสดงความนบั ถือ พลเอก ๓ Enter (พมิ พช่อื เต็ม) ปลัดกระทรวงกลาโหม (โสทวรน. ร.า..ช..ก.๔..า.E.ร.n.เ.จ.t.eา..ขr..อ...ง.๑.เ.ร.เท.่ือ.า.ง.ห)รอื Single โทรสาร ......................... หมายเหตุ : ๑ Enter เทา กับ ๑ เทา หรอื Single คมู ือการปฏิบัตงิ านสารบรรณ ของ สำนักงานปลัดกระทรวงกลาโหม

๗๕ ครุฑหางจากขอบกระดาษ ๑.๕ ซม. แบบการพมิ พหนงั สือภายใน ช้นั ความลบั (ถาม)ี บนั ทึกขอความช้นั ความเรง ดว น (ถา มี) ครฑุ สงู ๑.๕ ซม. สวนราชกาคราแนน สอมน.(E(xกaรctบty.)ส๓ม๕. pt ตัวอักษรหนา ขนาด ๒๙ พอยท อกั ษรตวั หนา โทร ๐ ๒๒๒๑ ๕๘๘๑, โทร.ทหาร ๕๒๕๒๓๒๖) ขนาด ๒๐ พอยท ท่ี กห ๐๒๐๑/ วันที่ ส.ค.๕๙ ๑ เทา หรือ Single เรือ่ ง ๒ ซม. เรยี น ๑ Enter + Before ๖ pt ๑ Enter + Before ๖ pt ยอหนา ก๒ก.๕กกซกมก. กกกกกก๑ก.กปกญกกหกากกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก๑กกกเทกกา กกหกรกอื กกSกกinกกgกlกeกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก ๓ ซม. กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก ๑ Enter + Befo๒re. ๖ขอptเท็จจริง ยอหนา ๒.๕ กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก ซม. กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก๑กกกกเทกกา กกหกกรือกกSกกinกกgกกleกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก ๑ Enter + Bef๓or.e ข๖อpพt ิจารณา ยอหนา ๒.๕ กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก ซม. กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก๑กกเทกกากกหกกรือกกSกกinกกgกกleกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก ยอหนา ๒ก.ก๕กซกมก๑.กEnกtกerก+กBกeกf๔oกr.eกข๖กอกpเtกสกนกอกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก๑กกเกทกกา กกหกรกือกกSกกinกgกleกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก ๑ Enter + Before ๖ pt ยอหนา ๒.๕ ซม. จงึ เรยี นมาเพ่อื กรุณาพจิ ารณา พล.ท. ๓ Enter (ยศใชคาํ ยอ โดยใหจดุ คาํ ยอสดุ ทา ยของยศอยูกง่ึ กลางกระดาษ) (พมิ พชอ่ื เต็ม) รอง จก.สม.ทําการแทน จก.สม. หมายเหตุ : ๑ Enter เทากบั ๑ เทา หรือ Single คมู ือการปฏิบตั ิงานสารบรรณ ของ สำนักงานปลัดกระทรวงกลาโหม

๗๖ แบบการพิมพหนงั สือประทับตรา ครุฑหางจากขอบกระดาษ ๑.๕ ซม. ช้ันความลบั (ถาม)ี ชั้นความเรงดวน (ถามคี)รฑุ สูง ๓ ซม. ท่ี กห ๐๒๐๑/ ถงึ ๒ Enter + Before ๖ pt ยอ หนา ๒กก.กก๕กกซกกมกก.กกกกกกกกกกกกกกขกกอกกคกกวกกากกมกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก๑กกกกกเทกกกากกกหกรกกือกกกSกกกinกกกglกกกeกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกก ๒ ซม. ๓ ซม. กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก ๕ Enter ชือ่ สว นราชการคําเตม็ (วนั เดอื น ป) คําเต็ม ๑ เทา หรอื Single พ.อ. ............. (สวนราชการเจาของเร่ือง) ๕ Enter โทร. ........................๑...เ.ท..า หรอื Single โทรสาร ......................... หมายเหตุ : ๑ Enter เทากบั ๑ เทา หรอื Single คมู ือการปฏิบัติงานสารบรรณ ของ สำนักงานปลัดกระทรวงกลาโหม

แบบการพมิ พคําส่ังทั่วไป ครฑุ หา งจากขอบกระดาษ ๑.๕ ซม. ๗๗ ช้นั ความลบั (ถามี) ๒ ซม. ครุฑสงู ๓ ซม. คําสง่ั กระทรวงกลาโหม ท่ี /๒๕๕๙ เรอื่ ง .............................................................................. ๑ Enter + Before ๖ pt ยอหนา ๒.๕ ซม. (ขอ ควา๑มE)nter + Before ๖ pt ๑ เทา หรอื Single ๓ ซม. ยอหนา ๒.๕ ซม. (ขอ ความ๑)Enter + Before ๖ pt ๑ เทา หรือ Single ยอหนา ๒.๕ ซม. (ขอความ๑)Enter + Before ๖ pt ๑ เทา หรือ Single ๑ Enter + Before ๖ pt ๒๐ เคาะ ๘ เคาะ ๑ เคาะ ทงั้ นี้ ต้ังแต………….. สงิ หาคม พ.ศ. ๒๕๕๙ ๘ เคาะ ๘ เคาะ ๒ Enter ส่ัง ณ วันที่ ๓ Enter พล.อ. (พมิ พช่ือเตม็ ) ตําแหนง เต็ม รฐั มนตรีวา การกระทรวงกลาโหม Enter หมายเหตุ : ๑ Enter เทา กบั ๑ เทา หรอื Single คูมือการปฏิบตั งิ านสารบรรณ ของ สำนักงานปลัดกระทรวงกลาโหม

๗๘ แบบการพิมพค ําสั่งทว่ั ไป ครุฑหา งจากขอบกระดาษ ๑.๕ ซม. ชั้นความลับ (ถามี) ครุฑสูง ๓ ซม. คําสั่งสํานกั งานปลัดกระทรวงกลาโหม ท่ี /๒๕๕๙ เรือ่ ง .............................................................................. ๑ Enter + Before ๖ pt ยอหนา ๒.๕ ซม. (ขอควา๑มE)nter + Before ๖ pt ๑ เทา หรือ Single ๓ ซม. ๒ ซม. ยอหนา ๒.๕ ซม. (ขอความ๑)Enter + Before ๖ pt ๑ เทา หรือ Single ยอ หนา ๒.๕ ซม. (ขอ ความ๑)Enter + Before ๖ pt ๑ เทา หรือ Single ๑ Enter + Before ๖ pt ๒๐ เคาะ ๘ เคาะ ๑ เคาะ ท้งั นี้ ตงั้ แต…………. สิงหาคม พ.ศ. ๒๕๕๙ ๘ เคาะ ๘ เคาะ ๒ Enter ส่ัง ณ วันท่ี ๓ Enter พล.อ. (พมิ พช ื่อเต็ม) ปล.กห. ตําแหนงยอ Enter หมายเหตุ : ๑ Enter เทากบั ๑ เทา หรอื Single คูมือการปฏบิ ตั งิ านสารบรรณ ของ สำนักงานปลัดกระทรวงกลาโหม

๗๙ แบบการพมิ พคาํ ส่ังเฉพาะ ครฑุ หางจากขอบกระดาษ ๑.๕ ซม. ช้นั ความลบั (ถา มี) ครุฑสงู ๓ ซม. คําส่งั กระทรวงกลาโหม (เฉพาะ) ท่ี /๕๙ เร่ือง .............................................................................. ๑ Enter + Before ๖ pt ยอ หนา ๒.๕ ซม. (ขอ ควา๑มE)nter + Before ๖ pt ๑ เทา หรือ Single ๓ ซม. ๒ ซม. ยอหนา ๒.๕ ซม. (ขอความ๑)Enter + Before ๖ pt ๑ เทา หรอื Single ยอ หนา ๒.๕ ซม. (ขอ ความ๑)Enter + Before ๖ pt ๑ เทา หรือ Single ๑ Enter + Before ๖ pt ๒๐ เคาะ ๘ เคาะ ๑ เคาะ ทั้งนี้ ตง้ั แต........... สิงหาคม พ.ศ. ๒๕๕๙ ๘ เคาะ ๘ เคาะ ๒ Enter สั่ง ณ วนั ท่ี ๓ Enter พล.อ. (พมิ พช ื่อเตม็ ) ตาํ แหนง เตม็ รฐั มนตรีวาการกระทรวงกลาโหม Enter หมายเหตุ : ๑ Enter เทา กับ ๑ เทา หรอื Single คมู ือการปฏบิ ัตงิ านสารบรรณ ของ สำนักงานปลัดกระทรวงกลาโหม

๘๐ แบบการพิมพคาํ ส่ังเฉพาะ ครฑุ หางจากขอบกระดาษ ๑.๕ ซม. ช้นั ความลบั (ถา ม)ี ครุฑสูง ๓ ซม. คาํ สัง่ สํานกั งานปลัดกระทรวงกลาโหม (เฉพาะ) ที่ /๕๙ เรอื่ ง .............................................................................. ๑ Enter + Before ๖ pt ยอหนา ๒.๕ ซม. (ขอ ควา๑มE)nter + Before ๖ pt ๑ เทา หรือ Single ๓ ซม. ๒ ซม. ยอ หนา ๒.๕ ซม. (ขอ ความ๑)Enter + Before ๖ pt ๑ เทา หรอื Single ยอ หนา ๒.๕ ซม. (ขอความ๑)Enter + Before ๖ pt ๑ เทา หรือ Single ๑ Enter + Before ๖ pt ๒๐ เคาะ ๘ เคาะ ๑ เคาะ ทั้งน้ี ต้งั แตบ ัดน้เี ปน ตน ไป สิงหาคม พ.ศ. ๒๕๕๙ ๘ เคาะ ๘ เคาะ ๒ Enter ส่ัง ณ วนั ท่ี ๓ Enter พล.อ. (พมิ พช่อื เต็ม) ปล.กห. ตําแหนงยอ Enter หมายเหตุ : ๑ Enter เทา กับ ๑ เทา หรอื Single คมู ือการปฏิบัติงานสารบรรณ ของ สำนักงานปลัดกระทรวงกลาโหม

๘๑ แบบการพิมพร ะเบียบ ครุฑหา งจากขอบกระดาษ ๑.๕ ซม. ครุฑสูง ๓ ซม. ระเบียบกระทรวงกลาโหม วาดว ย.................................................. ฉบบั ที่ .. (ถาม)ี พ.ศ. .... ๑ Enter + Before ๖ pt ยอหนา ๒.๕ ซม. (ขอควา๑มE)nter + Before ๖ pt ๑ เทา หรือ Single ๓ ซม. ๒ ซม. ยอ หนา ๒.๕ ซม. (ขอ ความ๑)Enter + Before ๖ pt ๑ เทา หรอื Single ยอหนา ๒.๕ ซม. (ขอความ๑)Enter + Before ๖ pt ๑ เทา หรอื Single ๘ เคาะ ๘ เคาะ ๒๐ เคาะ ๘ เคาะ ๑ เคาะ ๒ Enter ประกาศ ณ วนั ท่ี สิงหาคม พ.ศ. ๒๕๕๙ ๓ Enter พลเอก (พมิ พชื่อเต็ม) รฐั มนตรีวา การกระทรวงกลาโหม หมายเหตุ : ๑ Enter เทากบั ๑ เทา หรอื Single คูมอื การปฏิบตั ิงานสารบรรณ ของ สำนักงานปลัดกระทรวงกลาโหม

๘๒ แบบการพมิ พขอ บังคับ ครฑุ หางจากขอบกระดาษ ๑.๕ ซม. ครุฑสงู ๓ ซม. ขอ บงั คับกระทรวงกลาโหม วา ดวย.................................................. ฉบับท่ี .. (ถามี) พ.ศ. .... ๑ Enter + Before ๖ pt ยอ หนา ๒.๕ ซม. (ขอควา๑มE)nter + Before ๖ pt ๑ เทา หรือ Single ๓ ซม. ๒ ซม. ยอหนา ๒.๕ ซม. (ขอความ๑)Enter + Before ๖ pt ๑ เทา หรอื Single ยอ หนา ๒.๕ ซม. (ขอความ๑)Enter + Before ๖ pt ๑ เทา หรอื Single ๘ เคาะ ๘ เคาะ ๒๐ เคาะ ๘ เคาะ ๑ เคาะ ๒ Enter ประกาศ ณ วนั ท่ี สงิ หาคม พ.ศ. ๒๕๕๙ ๓ Enter พลเอก (พิมพชอ่ื เต็ม) รฐั มนตรวี า การกระทรวงกลาโหม หมายเหตุ : ๑ Enter เทา กบั ๑ เทา หรอื Single คูมอื การปฏิบตั งิ านสารบรรณ ของ สำนักงานปลัดกระทรวงกลาโหม

แบบการพมิ พประกาศ ครุฑหางจากขอบกระดาษ ๑.๕ ซม. ๘๓ ครุฑสงู ๓ ซม. ๒ ซม. ประกาศสาํ นกั งานปลัดกระทรวงกลาโหม เร่อื ง ............................................................................... ๑ Enter + Before ๖ pt ยอหนา ๒.๕ ซม. (ขอควา๑มE)nter + Before ๖ pt ๑ เทา หรือ Single ๓ ซม. ยอหนา ๒.๕ ซม. (ขอ ความ๑)Enter + Before ๖ pt ๑ เทา หรือ Single ยอหนา ๒.๕ ซม. (ขอความ๑)Enter + Before ๖ pt ๑ เทา หรือ Single จงึ ประก๑าศEมntาeเrพ+่ือB.e.f..o.r.e...๖...p..t......... ๒๐ เคาะ ๘ เคาะ ๑ เคาะ ๘ เคาะ ๘ เคาะ สงิ หาคม พ.ศ. ๒๕๕๙ ๒ Enter ประกาศ ณ วนั ที่ ๓ Enter พลเอก (พิมพช่อื เต็ม) ปลดั กระทรวงกลาโหม หมายเหตุ : ๑ Enter เทา กบั ๑ เทา หรือ Single คมู อื การปฏิบตั งิ านสารบรรณ ของ สำนักงานปลัดกระทรวงกลาโหม

๘๔ แบบการพมิ พแถลงการณ ครุฑหางจากขอบกระดาษ ๑.๕ ซม. ครฑุ สงู ๓ ซม. แถลงการณส าํ นักงานปลดั กระทรวงกลาโหม ๒ ซม. เรอื่ ง ............................................................................... ฉบับที่ .. (ถา มี) ๑ Enter + Before ๖ pt ยอหนา ๒.๕ ซม. (ขอ ควา๑มE)nter + Before ๖ pt ๑ เทา หรอื Single ๓ ซม. ๔ Enter สํานกั งานปลัดกระทรวงกลาโหม (วนั เดือน ป) ๒ Enter หมายเหตุ : ๑ Enter เทากบั ๑ เทา หรอื Single คูมือการปฏบิ ตั งิ านสารบรรณ ของ สำนักงานปลัดกระทรวงกลาโหม

แบบการพมิ พขา ว ๘๕ ขา ว ................................. เรอ่ื ง ............................................. ๒ ซม. ฉบบั ท่ี ........................... (ถา ม)ี ๑ Enter + Before ๖ pt ยอหนา ๒.๕ ซม. (ขอควา๑มE)nter + Before ๖ pt ๑ เทา หรือ Single ๓ ซม. ๔ Enter สาํ นกั งานปลดั กระทรวงกลาโหม (วัน เดอื น ป) ๒ Enter หมายเหตุ : ๑ Enter เทากบั ๑ เทา หรอื Single คมู อื การปฏบิ ตั งิ านสารบรรณ ของ สำนักงานปลัดกระทรวงกลาโหม

๘๖ แบบการพมิ พหนงั สือรับรอง ครฑุ หางจากขอบกระดาษ ๑.๕ ซม. ครฑุ สงู ๓ ซม. ท่ี กห ๐๒๐๑/ กรมเสมียนตรา ถนนสนามไชย กรุงเทพฯ ๑๐๒๐๐ ๓ Enter + Before ๖ pt ยอ หนา ๒.๕ ซม. (ขอความ) หนังสือฉบับนี้ใหไวเพื่อรับรองวา (ระบุช่ือบุคคล นิติบุคคล หรือหนวยที่จะใหการ รับรอง พรอมทัง้ ลงตาํ แหนง และสังกัดหรือที่ตง้ั แลวตอ ดวยขอความท่รี บั รอง) ................................................. .................................................................................๑...เ.ท..า ..ห..ร.อื...S..in..g.l.e...................................................................... ๒ ซม. ๓ ซม. ...................................................................................................................................................................... ๒ Enter + Before ๖ pt ๘ เคาะ ๘ เคาะ ๒๐ เคาะ ๘ เคาะ ๑ เคาะ ใหไว ณ วนั ท่ี สิงหาคม พ.ศ. ๒๕๕๙ ๓ Enter พลเอก (พมิ พช ่ือเต็ม) (ติดรปู ถา ยสาํ หรบั เรื่องสาํ คญั ) รูปถาย เจากรมเสมียนตรา ถา มี ๔ x ๖ เซนติเมตร (ประทบั ตราช่อื สวนราชการ) ยศเต็ม ๓ Enter (ลายมือชื่อผูไดร บั การรับรอง) (พมิ พช อื่ เต็ม) หมายเหตุ : ๑ Enter เทากบั ๑ เทา หรือ Single คูมือการปฏิบตั ิงานสารบรรณ ของ สำนักงานปลัดกระทรวงกลาโหม

๘๗ แบบการพมิ พร ายงานการประชมุ รายงานการประชุม ........ คร้งั ท่ี .../........ เมอื่ .................... ณ ...................... ๑ Enter + Before ๖ pt ๑ Enter + Before ๖ pt ผูมาประชุม ๑. .......................... ๒. ........................... ฯลฯ ผ๑ูไEมnมteาr ป+ รBeะfชorุมe ๖ pt ๑. .......................... ๒. ........................... ฯลฯ ผ๑เู Eขnาteรrว+มBปefรoะreช๖ุมp(tถา มี) ๑. .......................... ๒. ........................... ฯลฯ ๑ Enter + Before ๖ pt เร่มิ ประชุมเวลา .... ยอหนา ๒.๕ ซม. (ขอความ).......................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... ๓ ซม. ...................................................................................................................................................................... ๒ ซม. เลิกประชุมเวลา ๑...E.nter + Before ๖ pt ๓ Enter พ.อ. (พมิ พช อื่ เต็ม) รอง ผอ.กรบ.สม./ผจู ดรายงานการประชมุ หมายเหตุ : ๑ Enter เทากบั ๑ เทา หรือ Single คูมือการปฏิบตั งิ านสารบรรณ ของ สำนักงานปลัดกระทรวงกลาโหม

๘๘ แบบการพิมพหนังสือภายนอกท่ีใชภ ายใน กห. ช้นั ความลับ (ถาม)ี ครุฑหางจากขอบกระดาษ ๑.๕ ซม. ช้ันความเรงดวน (ถามคี)รฑุ สงู ๓ ซม. ท่ี กห ๐๒๐๑/ สป. ถนนสนามไชย กรุงเทพฯ ๑๐๒๐๐ (วัน เดอื น๑ปEn)ter + Before ๖ pt ๑ Enter + Before ๖ pt เรอ่ื ง กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก เรยี น กกกกกกกกกกกกก๑กEกntกeกr +กกBeกfoกrกeก๖กpกt กกกกกกกกกกกกกกกกก ๓ ซม. อางถึง กกกกกกกกกกกก๑กEกnกteกr ก+กBeกfกorกeก๖กpกt กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก (ถา ม)ี สิ่งทส่ี ง มาดว ย กกกกกกก๑กEกnกteกr ก+กBeกfกorกeก๖กpกt กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก (ถา มี) ภาคเหต๑ุ กEnกtกerก+กBกeกfoกreก๖กpกtกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก ยอ หนา ๒.๕ ซม. กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก๑กกกเกทกากกหกรกกอื กSกinกglกeกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก ภาคควา๑มEปnรteะrส+งBคef oกreกก๖กpกt กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก ๒ ซม. ยอ หนา ๒.๕ ซม. กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก๑กกกเกทกกา กกหกรกอื กกSกinกgกleกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก ยอหนา ๒กก.๕กซกมก.กกกกกกกภกากคกสกรกุป๑กกEกnกกtกeกrกก+กกBกกeกfกoกrกeกก๖กกกpกtกกกกกกกกกกกก๑กกเกทกกากหกรอื กSกinกgกleกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก ๑ Enter + Before ๑๒ pt ขอแสดงความนบั ถือ (ถา มี) ๓ Enter พล.อ. (พิมพช ่ือเต็ม) รอง ปล.กห.ทําการแทน ปล.กห. (สว นราชการเจาของเร่อื ง) ๔ Enter โทร. .......................๑...เท..า..หรือ Single โทรสาร ......................... หมายเหตุ : สถานที่ตง้ั ของสว นราชการหรือหนว ยเจา ของหนังสอื ใหม ตี ามความจําเปน คมู อื การปฏิบตั งิ านสารบรรณ ของ สำนักงานปลัดกระทรวงกลาโหม

แบบพิมพประกาศ ครฑุ หา งจากขอบกระดาษ ๑.๕ ซม. ๘๙ ครุฑสูง ๓ ซม. ๒ ซม. ประกาศกระทรวงกลาโหม เร่ือง ............................................................................... ๑ Enter + Before ๖ pt ยอ หนา ๒.๕ ซม. (ขอควา๑มE)nter + Before ๖ pt ๑ เทา หรือ Single ๓ ซม. ยอหนา ๒.๕ ซม. (ขอความ๑)Enter + Before ๖ pt ๑ เทา หรือ Single ยอหนา ๒.๕ ซม. (ขอความ๑)Enter + Before ๖ pt ๑ เทา หรือ Single จึงประก๑าศEมntาeเrพ+อ่ื B.e.f..o.r.e...๖...p..t......... ๒๐ เคาะ ๘ เคาะ ๑ เคาะ ๘ เคาะ ๘ เคาะ สิงหาคม พ.ศ. ๒๕๕๙ ๒ Enter ประกาศ ณ วนั ท่ี ๓ Enter พลเอก (พมิ พช่ือเต็ม) รัฐมนตรีกระทรวงกลาโหม หมายเหตุ : ๑ Enter เทากบั ๑ เทา หรือ Single คมู ือการปฏบิ ัตงิ านสารบรรณ ของ สำนักงานปลัดกระทรวงกลาโหม

๙๐ ๑.๕ การกําหนดตวั เลขสําหรบั ใชเ ปนหัวขอของหนงั สือราชการ เพอ่ื ความสะดวกในการอางถึง และการคนหาขอความที่อาง การจําแนกหัวขอโดยปกติใหใช ตวั เลขลวน ๆ โดยถือหลกั ดังตอ ไปนี้ ๑.๕.๑ ในกรณีท่ีใจความสามารถแบงเปนขอใหญ ๆ โดยแบงเปนเลม ภาค ตอน หรือบท ใหใชเลขเรียงลําดับต้ังแต ๑ เปนลําดับไปจนกวาจะจบเรื่อง หากมีคํานําหรืออารัมภบทกอนขึ้นตนเรื่อง จะใชเลข ๐ เปน เลขกาํ หนดหวั ขอกไ็ ด ๑.๕.๒ การจําแนกหัวขอยอ ย ๆ ลงไปนั้น จะแบงออกเปนชวง ๆ แตละชวงจะแบงออกเปน ๔ ช้ัน ไดแ ก การจําแนกหวั ขอช้นั ตน ชนั้ ลกู ชั้นหลาน และชนั้ เหลน โดยใชเ ลขเรียงลําดับกันไป และใสจุดระหวางชนั้ น้ัน ๆ ๑.๕.๒.๑ การจาํ แนกหัวขอชว งท่ี ๑ ใหจ าํ แนกดงั นี้ (๑) การจําแนกชั้นตน ใหใชตวั เลขเรียงจาก ๑ เปน ลาํ ดบั ไปจนกวา จะจบเรือ่ ง (๒) การจําแนกชั้นลูก ใชในกรณีที่มีขอความท่ีตองจําแนกตอไปจากช้ันตน เปน ชัน้ ท่ี ๒ ใหใสจุดและตัวเลขเรียงจาก ๑ เปน ลาํ ดบั ไป เชน ๑.๑, ๑.๒, ๑.๓, ๑.๔ (๓) การจําแนกช้ันหลาน ใชในกรณีท่ีมีหัวขอยอยท่ีจะตองจําแนกตอไป จากชนั้ ลกู เปนชนั้ ที่ ๓ ใหใสจุดและตัวเลขเรียงจาก ๑ เปนลําดับตอไปจากชั้นลูก เชน ๑.๑.๑, ๑.๑.๒, ๑.๑.๓, ๑.๑.๔ (๔) การจําแนกชั้นเหลน ใชในกรณีท่ีมีหัวขอยอยที่จะตองจําแนกตอไป จากช้ันหลานเปนชั้นท่ี ๔ ใหใสจุดและตัวเลขเรียงจาก ๑ เปนลําดับตอไปจากชั้นหลาน เชน ๑.๑.๑.๑, ๑.๑.๑.๒, ๑.๑.๑.๓, ๑.๑.๑.๔ ๑.๕.๒.๒ การจําแนกหัวขอชวงท่ี ๒ ใหใชในกรณีท่ีมีหัวขอยอยที่จะตองแบงตอไป จากชวงท่ี ๑ อกี ใหใ สตัวเลขเรียงจาก ๑ เปนลําดับไปไวในเครื่องหมายวงเล็บ ( ) ตอจากการจําแนกหัวขอชวง ท่ี ๑ เชน ๑.๑.๑.๑ (๑), ๑.๑.๑.๑ (๒), ๑.๑.๑.๑ (๓) ถามีขอ ความทจ่ี ะแยกเปนช้นั ยอย ๆ ตอไปอีก ใหจําแนกเปนชั้นลูก ชั้นหลาน และช้ันเหลน โดยถือปฏิบัติเชนเดียวกับการจําแนกหัวขอยอยชวงท่ี ๑ ตามขอ ๑.๕.๒.๑ แตใหอยู ในเครือ่ งหมายวงเลบ็ ( ) ตัวอยางเชน (๑) การจาํ แนกชวงท่ี ๒ ชั้นลูก ๑.๑.๑.๑ (๑.๑), ๑.๑.๑.๑ (๑.๒), ๑.๑.๑.๑ (๑.๓) (๒) การจาํ แนกชวงที่ ๒ ช้ันหลาน ๑.๑.๑.๑ (๑.๑.๑), ๑.๑.๑.๑ (๑.๑.๒), ๑.๑.๑.๑ (๑.๑.๓) (๓) การจาํ แนกชวงที่ ๒ ช้ันเหลน ๑.๑.๑.๑ (๑.๑.๑.๑), ๑.๑.๑.๑ (๑.๑.๑.๒), ๑.๑.๑.๑ (๑.๑.๑.๓) ๑.๕.๒.๓ การจําแนกหัวขอชวงที่ ๓ ชวงท่ี ๔ .... ใชในกรณีท่ียังมีหัวขอยอยและ จะตองแบงตอไปจากชวงที่ ๒ ชวงท่ี ๓ .... แลวแตกรณี ใหถือปฏิบัติเชนเดียวกับขอ ๑.๕.๒.๒ โดยใช เครอ่ื งหมายวงเลบ็ ( ) ในการแบงชวง ตัวอยางเชน (๑) การจําแนกชวงท่ี ๓ ช้นั ลกู ๑.๑.๑.๑ (๑.๑.๑.๑) (๑.๑) (๒) การจําแนกชวงท่ี ๔ ชน้ั หลาน ๑.๑.๑.๑ (๑.๑.๑.๑) (๑.๑.๑.๑) (๑.๑.๑.) (๓) การจําแนกชว งท่ี ๕ ช้ันเหลน ๑.๑.๑.๑ (๑.๑.๑.๑) (๑.๑.๑.๑) (๑.๑.๑.๑) (๑.๑.๑.๑) คมู ือการปฏิบตั งิ านสารบรรณ ของ สำนักงานปลัดกระทรวงกลาโหม

เครื่องหมายวงเล็บ ( ) ในการแบงชว ง ตัวอยา งเชน ๙๑ (๑) การจาํ แนกชว งที่ ๓ ช้นั ลูก ๑.๑.๑.๑ (๑.๑.๑.๑) (๑.๑) (๒) การจาํ แนกชว งท่ี ๔ ชนั้ หลาน ๑.๑.๑.๑ (๑.๑.๑.๑) (๑.๑.๑.๑) (๑.๑.๑.) (๓) การจาํ แนกชวงท่ี ๕ ชน้ั เหลน ๑.๑.๑.๑ (๑.๑.๑.๑) (๑.๑.๑.๑) (๑.๑.๑.๑) (๑.๑.๑.๑) ๑.๕.๓ เพื่อความสะดวกในการเรียก การจําแนกขอยอยในตอนใดตอนหน่ึงตามขอ ๑.๕.๒ อาจเรียกชอื่ ชว งและช้ันประกอบดวยเลขท่ขี องขอก็ไดเ ชน (๑) การจาํ แนกชว งที่ ๒ ชัน้ หลาน ขอ ๘ ไดแก ๑.๕.๓.๔ (๒.๔.๘) (๒) การจาํ แนกชว งท่ี ๓ ชั้นตน ขอ ๓ ไดแก ๑.๑.๑.๑ (๑.๑.๑.๑.) (๓) ๑.๕.๔ การจําแนกหัวขอซึ่งไมมีการจําแนกหัวขอยอยลงไปอีก จะกําหนดหัวขอโดยใชตัวอักษร แทนตวั เลขก็ได เชน ก. หรือ (ก) ๑.๕.๕ ในกรณีท่ีมีหลักเกณฑกําหนดวิธีปฏิบัติเกี่ยวกับการใชตัวเลขเปนหัวขอไวเปนอยางอ่ืน กใ็ หนํามาใชโดยอนโุ ลม เชน การกาํ หนดหัวขอในเอกสารทางวิชาการ เปน ตน ๑.๖ การทําสาํ เนา สาํ เนา คอื เอกสารทจ่ี ดั ทาํ ขึน้ เหมอื นกับตน ฉบับ ไมว าจะทําจากตนฉบับ สําเนาคูฉบับ หรือจาก สําเนาอีกช้ันหนึง่ ในกรณีมีความจําเปนตองใชเอกสารราชการนั้น ๆ เพ่ิมขึ้น และเอกสารเหลาน้ันไมไดจัดทําไว หลายฉบบั จาํ เปน ตอ งจัดทําสําเนาขนึ้ เพ่อื ใชเ ปน หลักฐานในการประกอบการพิจารณาของทางราชการ การทํา สําเนาอาจทาํ ไดห ลายวธิ ีดังนี้ (๑) วธิ คี ดั ลอกออกจากตนฉบับ คาํ ตอ คํา ใหถูกตองกบั ตน ฉบบั เดิม (๒) วิธถี อดหรือจัดทําพรอ มตนฉบับ เชน พิมพตนฉบับพรอมสําเนาดวยการใชก ระดาษคารบอน (๓) วธิ ีถา ยจากตน ฉบับ เชน การถายดวยเครอ่ื งถายเอกสาร (๔) วิธีอดั สําเนา ดวยการทําใหห มึกทกี่ ระดาษไขตนฉบบั ตดิ ที่กระดาษสาํ เนา สาํ เนา แบงออกเปน ๒ ประเภท คือ (๑) “สําเนาคูฉบับ” เปนสําเนาท่ีจัดทําพรอมกับตนฉบับและเหมือนตนฉบับ ผูลงลายมือชื่อ ในตนฉบับจะลงลายมือชื่อไว และใหผูราง ผูพิมพ และผูตรวจ ลงลายมือช่ือไวท่ีขางทายขอบลางดานขวา ของหนงั สอื (๒) “สําเนา” เปนสําเนาท่ีสวนราชการหรือเจาหนาที่จัดทําข้ึน สําเนานี้อาจทําข้ึนดวยการถาย คดั อัดสาํ เนา หรือดวยวธิ อี ืน่ ใด สาํ เนาชนดิ นโี้ ดยปกติตอ งมีการรับรอง การรับรองสําเนา ใหมีคํารับรองวา “สําเนาถูกตอง” และเจาหนาที่ชั้นสัญญาบัตร ซ่ึงเปน เจา ของเรือ่ งทท่ี ําสําเนาน้ันขึ้น ลงลายมือช่ือรับรอง พรอมท้ังลงชื่อตัวบรรจง ตําแหนง และวัน เดือน ป ท่ีรับรอง และโดยปกตใิ หม ีคําวา “สําเนา” ไวทกี่ ง่ึ กลางหนา เหนือบรรทัดแรกของสําเนาหนังสือดวย ในกรณีท่ีมีการลงชื่อในกระดาษไข ใหเจาหนาท่ีเจาของเร่ืองลงลายมือชื่อกํากับในสําเนาคูฉบับ ไวเปนหลักฐาน คูมอื การปฏิบัตงิ านสารบรรณ ของ สำนักงานปลัดกระทรวงกลาโหม

๙๒ ๑.๗ แบบการจดั ทําสาํ เนาคูฉบับ - สําเนาคฉู บับ - บนั ทึกขอความ สวนราชการ ชื่อสวนราชการเจาของหนงั สอื (หนวยเจา ของเรื่อง โทร. ..............) ท่ี (ฉบับ เลขรับ / ) วนั ที่ เร่ือง เรยี น หน.นขต.สป. ๑. ..................................................(ขอความ)......................................................................... ........................................................................................................................... .............................................. ๒. (ขอพจิ ารณา) .................................................................................................................... ๓. ขอ เสนอ ......................................................................................................................... จงึ เรียนมาเพื่อกรุณาพจิ ารณา (ทราบ, อนมุ ตั ิ, สั่งการ) พล.ต., พ.อ. ............................................... (ตาํ แหนง) หน.นขต.ระดับสาํ นกั งาน หรอื หน.นขต.ระดบั กอง วนั เดือน ป เจาหนา ท่ีราง ราง ก.ย.๕๙ เสมียน พิมพ/ทาน ก.ย.๕๙ หวั หนาแผนก ตรวจ ก.ย.๕๙ ผอ.ระดบั กอง หรือ รอง ผอ.ระดบั กอง ตรวจ ก.ย.๕๙ คูม อื การปฏบิ ัติงานสารบรรณ ของ สำนักงานปลัดกระทรวงกลาโหม

๙๓ แบบหนังสอื ภายใน สว นราชการ - สําเนาคฉู บบั - ท่ี เรื่อง บนั ทึกขอ ความ เสนอ ชือ่ สวนราชการเจาของหนงั สอื (หนวยเจาของเรื่อง โทร. ..............) วนั ที่ (วัน เดือน ป) ---------------------ขอความ------------------- พล.อ. ............................................... (...............................................) หน.นขต.สป. หัวหนา แผนก รา ง ก.ย.๕๙ เสมยี น พิมพ/ทาน ก.ย.๕๙ ผอ.ระดับกอง ตรวจ ก.ย.๕๙ ผอ.ระดับสาํ นักงาน ตรวจ ก.ย.๕๙ ผช.หน.นขต.สป. ตรวจ ก.ย.๕๙ รอง หน.นขต.สป. ตรวจ ก.ย.๕๙ หมายเหตุ - กรณี รอง หน.นขต.สป.เปน ผลู งชือ่ ในฐานะทําการแทน หน.นขต.สป. (รอง หน.นขต.สป.ไมต องลงชื่อตรวจ) - กรณี ผช.หน.นขต.สป.เปนผูลงชื่อในฐานะทําการแทน หน.นขต.สป. (รอง หน.นขต.สป. และ ผช.หน.นขต.สป. ไมตอ งลงช่ือตรวจ) คมู อื การปฏบิ ตั งิ านสารบรรณ ของ สำนักงานปลัดกระทรวงกลาโหม

๙๔ แบบการพิมพส าํ เนาคูฉ บบั แบบหนังสอื ภายนอก ที่ กห ๐๒๐๑/ - สาํ เนาคูฉบบั - สว นราชการเจาของเร่ือง ที่อยขู องสว นราชการเจา ของเร่ือง วนั เดือน ป เร่อื ง ................................... (คําขน้ึ ตน ) (ขอ ความ)............................................................................................................................... ....................................................................................................................... ................................................ ขอแสดงความนับถือ พลเอก ...................................... (.................................) หน.นขต.สป. สํานกั งาน หรือ กอง ฯ ......... โทร. ........... เจา หนา ทรี่ า ง หรือหัวหนา แผนก รา ง ก.ย.๕๙ เสมียน พิมพ/ ทาน ก.ย.๕๙ ผอ.ระดบั กอง ตรวจ ก.ย.๕๙ ผอ.ระดับสาํ นกั งาน ตรวจ ก.ย.๕๙ ผช.หน.นขต.สป. ตรวจ ก.ย.๕๙ รอง หน.นขต.สป. ตรวจ ก.ย.๕๙ หมายเหตุ - กรณี รอง หน.นขต.สป.เปน ผูล งชอ่ื ในฐานะทําการแทน หน.นขต.สป. (รอง หน.นขต.สป.ไมตองลงชื่อตรวจ) - กรณี ผช.หน.นขต.สป.เปนผูลงชื่อในฐานะทาํ การแทน หน.นขต.สป. (รอง หน.นขต.สป. และ ผช.หน.นขต.สป. ไมต อ งลงช่ือตรวจ) คูมอื การปฏบิ ตั งิ านสารบรรณ ของ สำนักงานปลัดกระทรวงกลาโหม

๙๕ คาํ สั่ง - สําเนาคฉู บบั - คาํ สงั่ นขต.สป. ที่ .../.... เร่อื ง ........................................ ---------------------ขอ ความ------------------- ส่งั ณ วันที่ พ.ศ. .... พล.อ. (......................................) หน.นขต.สป. หัวหนา แผนก รา ง ก.ย.๕๙ เสมยี น พมิ พ/ทาน ก.ย.๕๙ ผอ.ระดบั กอง ตรวจ ก.ย.๕๙ ผอ.ระดับสํานักงาน ตรวจ ก.ย.๕๙ ผช.หน.นขต.สป. ตรวจ ก.ย.๕๙ รอง หน.นขต.สป. ตรวจ ก.ย.๕๙ หมายเหตุ - กรณี รอง หน.นขต.สป.เปนผูลงชื่อในฐานะทําการแทน หน.นขต.สป. (รอง หน.นขต.สป.ไมต องลงชอ่ื ตรวจ) - กรณี ผช.หน.นขต.สป.เปนผูลงช่ือในฐานะทําการแทน หน.นขต.สป. (รอง หน.นขต.สป. และ ผช.หน.นขต.สป. ไมตอ งลงช่อื ตรวจ) - สําหรบั แบบระเบียบ หรอื ประกาศ คงถือปฏิบตั ทิ ํานองเดยี วกันน้ี คมู ือการปฏบิ ัติงานสารบรรณ ของ สำนักงานปลัดกระทรวงกลาโหม

๙๖ แบบการขออนมุ ตั ิ - สาํ เนาคูฉ บับ - บนั ทกึ ขอความ สว นราชการ ช่อื สวนราชการเจาของหนังสอื (หนว ยเจาของเร่ือง โทร. ) ที่ (ฉบับ เลขรับ / ) วันที่ เร่อื ง เรยี น ปล.กห. ๑. ..................................................(ขอความ)......................................................................... ............................................................................................................................................................ ............. ๒. (ขอ พจิ ารณา) .................................................................................................................... ๓. ขอเสนอ ......................................................................................................................... จึงเรียนมาเพ่ือกรุณาพิจารณา (อนมุ ตั ิ, ส่งั การ) พล.อ. หน.นขต.สป. วัน เดอื น ป เจาหนา ที่ราง หรือหวั หนา แผนก ราง ก.ย.๕๙ เสมียน พมิ พ/ทาน ก.ย.๕๙ ผอ.ระดับกอง ตรวจ ก.ย.๕๙ ผอ.ระดับสํานกั งาน ตรวจ ก.ย.๕๙ ผช.หน.นขต.สป. ตรวจ ก.ย.๕๙ รอง หน.นขต.สป. ตรวจ ก.ย.๕๙ หมายเหตุ - กรณี รอง หน.นขต.สป.เปน ผลู งชือ่ ในฐานะทําการแทน หน.นขต.สป. (รอง หน.นขต.สป.ไมตองลงชื่อตรวจ) - กรณี ผช.หน.นขต.สป.เปนผูลงชื่อในฐานะทําการแทน หน.นขต.สป. (รอง หน.นขต.สป. และ ผช.หน.นขต.สป. ไมต องลงชอื่ ตรวจ) คมู ือการปฏิบตั งิ านสารบรรณ ของ สำนักงานปลัดกระทรวงกลาโหม

๙๗ แบบการจัดทาํ สาํ เนาคูฉ บับ กรณที ่ขี อบลางดานขวามีเนื้อทไ่ี มเ พียงพอที่จะลงลายมือช่ือผรู า ง ผูพมิ พ ผทู าน ผตู รวจ - สําเนาคูฉบับ - ท่ี สวนราชการเจาของหนังสือ (ทต่ี ัง้ ) เรื่อง วนั เดือน ป (คําขึ้นตน ) อา งถึง (ถาม)ี ส่ิงท่ีสง มาดวย (ถาม)ี (ขอ ความ) สว นราชการเจา ของเรื่อง (คําลงทา ย) โทร. (ลงชอ่ื ) ยศยอ โทรสาร (พิมพช ่ือเต็ม) หน.นขต.สป. คูม อื การปฏบิ ัติงานสารบรรณ ของ สำนักงานปลัดกระทรวงกลาโหม