GOOGLE DOCS

การใช้งาน GOOGLE DOCS Google Documents คอื อะไร Google Documents หรือทเ่ี รียกกนั ส้ัน ๆ วา่ Google Docs เป็นบริการออนไลนท์ ีใ่ หค้ ุณ สามารถจดั การเอกสารไดแ้ บบไม่ ตอ้ งเสียเงิน เพียงแค่คุณมีอเี มลข์ อง Gmail และเชื่อมตอ่ อินเทอร์เน็ต เพราะ Google Docs เตรียมมาใหค้ ุณหมดแลว้ ไม่วา่ จะเป็นการ พิมพร์ ายงานแบบทค่ี นุ้ เคย การทาสไลดเ์ พอื่ นาเสนองานสาคญั หรือจะจดั การเอกสารแบบ Spreadsheets ไดเ้ หมอื น Excel ก็สามารถ ทาได้ Google Docs ทางานเหมอื น Microsoft Office แตทุกอยา่ งจะทางานอยบู่ นเวบ็ สามารถทางานไดท้ นั ทีทม่ี ี การเช่ือมต่ออนิเทอร์ เน็ต โดยไมต่ อ้ งเสียเวลาตดิ ต้งั โปรแกรมลงในเคร่ือง หรือเสียเงนิ ค่าลิขสิทธ์ิกอ่ นใชง้ านแตอ่ ยา่ งใด เพยี งแคเ่ ขา้ ไปยงั Google Docs เรา ก็สามารถสร้าง แกไ้ ข หรือเปิ ดอ่านเอกสารไดเ้ ลย โดยตวั เอกสารน้นั จะถกู เก็บไวใ้ นเซร์ิฟเวอร์ของ Google และท่สี าคญั เราสามารถ แชร์เอกสารให้กบั เพื่อนเพือ่ แกไ้ ข ขอ้ มลู ไปพร้อมๆ กนั โดยจะเห็นวา่ อีกฝ่ายกาลงั พิมพอ์ ะไรอยู่ ความสามารถของ Google Docs ความสามารถของ Google Docs มอี ยา่ งลน้ เหลอื เรียกไดว้ ่าตอบสนองคนทต่ี อ้ งการใชง้ านเอกสาร ไดอ้ ยา่ งสมบรู ณ์แบบ โดยเรา จะมาทาความรู้จกั กนั อยา่ งละเอียดกอ่ นวา่ Google Docs ใชท้ าอะไรไดบ้ า้ ง 1. สร้างเอกสาร สเปรดชีต และงานนาเสนอแบบออนไลน์ • สร้างเอกสารพ้ืนฐานแบบเร่ิมตน้ จากศูนย์ สามารถทางานพ้นื ฐานทุกประเภทไดอ้ ยา่ งง่ายดาย รวมถงึ การทารายการ สญั ลกั ษณ์แสดงหัวขอ้ ยอ่ ย การเรียงลาดบั ตามคอลมั น์ การเพ่มิ ตาราง รูปภาพ ขอ้ คดิ เห็น สูตร การเปลีย่ นแปลงแบบ อกั ษร และอนื่ ๆ โดยไมม่ ีค่าใชจ้ า่ ยใดๆ • อพั โหลดไฟลข์ องคณุ ทีม่ อี ยแู่ ลว้ รองรับรูปแบบไฟลท์ ี่นิยมใชก้ นั ส่วนใหญ่ ไดแ้ ก่ DOC, XLS, ODT, ODS, RTF, CSV และ PPT คุณจึงสามารถทางานตอ่ ไปพร้อมกบั อพั โหลดไฟลข์ องคุณทมี่ อี ยไู่ ดด้ ว้ ย • ใชง้ านบนแถบเคร่ืองมอื ไดอ้ ยา่ งคนุ้ เคยทาให้การแกไ้ ขเป็นเร่ืองงา่ ยๆ เลอื กตวั หนาขีดเสน้ ใต้ เพ่ิม สญั ลกั ษณ์ในขอ้ ยอ่ ย เปลยี่ นแบบอกั ษร หรือรูปแบบตวั เลข เปลยี่ นสีพ้ืนหลงั ของเซลล์ และอน่ื ๆ เพยี งคลิกป่ ุมบนแถบเครื่องมอื ทคี่ ณุ คนุ้ เคย 2. ใช้งานและทางานร่วมกนั ในแบบเรียลไทม์ • เลอื กคนท่คี ณุ ตอ้ งการให้เขา้ ถงึ เอกสารของคุณได้ เพียงป้อนทีอ่ ยอู่ เี มลของคนทคี่ ุณตอ้ งการใหใ้ ช้ งานเอกสารทีร่ ะบุ ร่วมกนั แลว้ ส่งคาเชิญไปใหเ้ ขาเหล่าน้นั ก็สามารถใชง้ านเอกสารร่วมกนั ได้ • ใชง้ านร่วมกนั ไดท้ นั ที ทกุ คนทค่ี ณุ เชิญให้เขา้ มาแกไ้ ขหรือดเู อกสาร สเปรดชีต หรือ งานนาเสนอ ของคุณ สามารถ เขา้ ถงึ ขอ้ มลู ไดท้ นั ทีที่เขา้ สู่ระบบ • แกไ้ ขและนาเสนอร่วมกบั บุคคลอ่ืนในแบบเรียลไทม์ สามารถดูและแกไ้ ขร่วมกนั ไดห้ ลายคนในเวลา เดียวกนั มี หนา้ ตา่ งสนทนาบนหนา้ จอสาหรับการแกไ้ ขเอกสารและสเปรดชีต เพ่ือแสดงให้คณุ เห็น ว่าใครแกไ้ ขอะไรและเม่ือใด

และแลว้ การดงู านนาเสนอพร้อมกนั ไม่ใช่เร่ืองยากอีกตอ่ ไป เน่ืองจาก ใครก็ตามท่ีเขา้ มาร่วมในงานนาเสนอ ต่างก็ สามารถตดิ ตามงานนาเสนอน้นั ไดโ้ ดยอตั โนมตั ิ 3. จดั เกบ็ และจัดระเบียบงานอย่างปลอดภัย • แกไ้ ขและเขา้ ถงึ จากทไ่ี หนกไ็ ด้ ไม่ตอ้ งดาวน์โหลดสิ่งใด คณุ สามารถเขา้ ถึงเอกสารสเปรดชีต และ งานนาเสนอของคณุ ไดจ้ ากคอมพิวเตอร์เครื่องใดกไ็ ดท้ ม่ี กี ารเชื่อมตอ่ อินเทอร์เน็ต และมบี ราวเซอร์ มาตรฐานโดยไมม่ คี า่ ใชจ้ า่ ยใดๆ • จดั เกบ็ งานของคณุ ไดอ้ ยา่ งปลอดภยั อปุ กรณ์เกบ็ ขอ้ มูลแบบออนไลน์ และการบนั ทกึ อตั โนมตั ิ ช่วย ใหค้ ุณไม่ตอ้ งกงั วล เรื่องฮาร์ดไดร์ฟเสียหรือไฟดบั เพราะขอ้ มูลจะถกู เกบ็ ไวใ้ นเซิร์ฟเวอร์ขนาดใหญ่ ของ Google • บนั ทึกและส่งออกสาเนาไดอ้ ยา่ งง่ายดาย สามารถบนั ทกึ เอกสาร และสเปรดชีตของคุณไปยงั เคร่ืองคอมพวิ เตอร์ของคณุ ในรูปแบบ DOC, XLS, CSV, ODS, ODT, PDF, RTF และ HTML ได้ • การจดั ระเบียบเอกสารของคุณ คน้ หาเอกสารของคณุ ไดอ้ ยา่ งงา่ ยดายดว้ ยการจดั ระเบียบเอกสาร ในโฟลเดอร์ตา่ งๆ และ สามารถลากและวางเอกสารต่างๆ ของคณุ ลงในหลายโฟลเดอร์ไดต้ ามทค่ี ณุ ตอ้ งการ 4. ควบคมุ ว่าใครสามารถดเู อกสารของคุณได้ • เผยแพร่งานของคุณเป็นหนา้ เวบ็ คณุ สามารถเผยแพร่เอกสารของคณุ แบบออนไลนไ์ ดโ้ ดยการคลกิ เพยี งคร้ังเดียว ก็ สามารถเผยแพรผ่ลงานช้ินสาคญั ของคณุ ให้เป็นหนา้ เวบ็ ไดอ้ ยา่ งง่าย • ควบคุมวา่ จะใหใ้ ครเห็นหนา้ เวบ็ ของคุณไดบ้ า้ ง สามารถเผยแพร่ขอ้ มูลไดท้ วั่ โลกหรือจากดั เอกสาร ให้เห็นไดใ้ นกลมุ่ เพียงแคส่ ่อง สามคน หรือจะสงั่ ไมใ่ หใ้ ครเห็นเอกสารน้นั เลยก็ได้ ซ่ึงกแ็ ลว้ แตค่ ุณจะกาหนด นอกจากน้ียงั สามารถหยดุ การเผยแพร่ขอ้ มูลไดต้ ลอดเวลา • โพสตเ์ อกสารข้นี บลอ็ กของคณุ เมื่อคุณสร้างเอกสารเสร็จ คุณสามารถโพสตเ์ อกสารลงบลอ็ กของ คุณไดท้ นั ที • เผยแพร่ภายในบริษทั หรือกล่มุ ของคณุ เมอ่ื ใช้ Google Apps จะช่วยให้ใชง้ านเอกสาร สเปรดชีต และงานนาเสนอที่ สาคญั ร่วมกนั ภายในบริษทั หรอกื ลมุ่ ของคุณไดง้ ่ายข้นึ การเขา้ ใชง้ าน Google Docs 1.การเขา้ ถงึ Google Docs - เขา้ ถึงไดจ้ าก http://docs.google.com หรือเม่อื login อย่ใู นระบบแลว้ ทเ่ี มนู Google Apps เลือก \"Docs\"

- จะปรากฏหนา้ จอ google docs ดงั น้ี 2.การสร้างเอกสาร เราสามารถสร้างเอกสารโดยเลือกจากแม่แบบท่มี อี ยกู่ ไ็ ด้ (โดยเลือกแม่แบบที่ใกลเ้ คยี งกบั ท่เี ราตอ้ งการ แลว้ เอามาแกไ้ ขเน้ือหาใหเ้ ป็น แบบท่เี ราตอ้ งการ) หรือสร้างจากเอกสารเปล่าๆ (blank) ข้ึนมาใหมก่ ไ็ ด้

ซ่ึง Google Docs จะมรี ูปร่างหนา้ ตาและการใชง้ านคลา้ ยๆ microsoft word โปรแกรมจะทาการบนั ทกึ เอกสารให้เองโดยอตั โนมตั เิ ม่อื มกี ารพิมพ์ หรือ แกไ้ ขเอกสาร และเมอ่ื ปิ ดโปรแกรมไฟลเ์ อกสารจะไปอยู่ ใน Google Drive โดยอตั โนมตั ิ

3.การสร้าง sheets (Google Sheets) - เลอื กเมนู และเลอื ก \"Sheets\" -จะปรากฏโปรแกรมการสร้าง sheet ดงั น้ี

เราสามารถสร้างเอกสารโดยเลือกจากแม่แบบที่มอี ยกู่ ็ได้ (โดยเลอื กแม่แบบท่ใี กลเ้ คียงกบั ท่ีเราตอ้ งการ แลว้ เอามาแกไ้ ขก็ได)้ หรือ สร้างจากเอกสารเปลา่ ๆ (blank) ข้ึนมาใหมก่ ็ได้ ซ่ึง Google Sheets จะมีรูปร่างหนา้ ตาและการใชง้ านคลา้ ยๆ โปรแกรม microsoft Excel สามารถแทรกแผนภูมิ / ใส่สูตรการคาณวนได้

- ทดลองใชส้ ูตรคานวณ เหมอื นกบั MS Excel จะเป็นการใชส้ ูตร =AVERAGE(number1,[number2],….) เพ่อื หาค่าเฉลีย่ 4. การสร้าง slides (Google Slides) - เลอื กเมนู และเลอื ก \"Slides\"

-จะปรากฏโปรแกรมการสร้าง slides ดงั น้ี เราสามารถสร้างเอกสารโดยเลือกจากแมแ่ บบทม่ี อี ยกู่ ไ็ ด้ (โดยเลอื กแมแ่ บบทใ่ี กลเ้ คยี งกบั ทเ่ี ราตอ้ งการ แลว้ เอามาแกไ้ ขกไ็ ด)้ หรือ สร้างจากเอกสารเปล่าๆ (blank) ข้นึ มาใหมก่ ไ็ ด้ ซ่ึง Google Slide จะมรี ูปร่างหนา้ ตาและการใชง้ านคลา้ ยๆ โปรแกรม microsoft Powerpoint

-การเพิม่ ลกู เล่น Animations. เลอื กเมนู insert -> Animations. /ท่หี นา้ ต่างAnimation เลอื กรูปแบบ Animation ที่ตอ้ งการ /กด play เพ่อื ดู Animation

5. การทางานร่วมกนั แบบออนไลน์ การทางานร่วมกนั แบบออนไลน์ การสร้างเอกสารหรือทารายงานบน Google Docs น้นั ไม่ไดแ้ ตกตา่ งจากการใชง้ าน MS Office มากนกั ความสามารถในหลายๆ ดา้ นยงั ไมอ่ าจเทียบกนั ได้ แตท่ ่ี Google Docs พเิ ศษกว่าก็คอื เราสามารถ เขา้ ไปแกไ้ ขเอกสารของเรา จากทีใ่ ดกไ็ ดผ้ ่านอนิ เทอร์เนต็ และยงั สามารถแกไ้ ขเอกสารร่วมกบั ผอู้ ื่นไดพ้ ร้อมกนั อกี ดว้ ย ซ่ึงช่วยประหยดั เวลาและคา่ ใชจ้ ่าย สมาชิกในกลมุ่ ไม่จาเป็นตอ้ งเดินทางมานง่ั ทางานร่วมกนั เราสามารถช่วยกนั คดิ ช่วยกนั ทารายงานไดจ้ ากทุกสถานท่ีเพียงแค่นดั เวลา กนั ล่วงหนา้ หรือหากจาเป็นจริงๆ เวลาไมต่ รงกนั คนๆน้นั กส็ ามารถเขา้ มาดูความคืบหนา้ และแกไ้ ขในภายหลงั ไดเ้ ช่นกนั ซ่ึงคน อน่ื ๆ ในกลุ่มสามารถตรวจสอบยอ้ นหลงั ไดว้ ่าใครเป็นผูเ้ ขา้ มาแกไ้ ขเพิ่มเติม พร้อมท้งั ตรวจสอบเวลาการแกไ้ ขไดด้ ว้ ย รวมถงึ เน้ือหา ส่วนใดบา้ งทถี่ ูกแกไ้ ขไป - การแชร์และการกาหนดสิทธ์ิการใชเ้ อกสารร่วมกนั การสร้างเอกสารแตล่ ะประเภทจะมปี ่ ุมการ share อยู่ / กดเมอ่ื ตอ้ งการแชร์เอกสาร หรือสามารถแชร์เอกสารจาก \"Google drive\" กไ็ ด้ -จะปรากฏหนา้ ต่างแชร์ /ให้ทา่ นกรอกบุคคลทต่ี อ้ งการแชร์เอกสารดว้ ย / กาหนดสิทธ์ิ / และเขยี นอธิบายรายละเอยี ด และกด send

-เม่ือเพื่อนร่วมงานเขา้ มาแกไ้ ขเอกสารร่วมกนั กบั เรา เราจะสามารถเห็นการทางานของเพอื่ นร่วมงานแบบเรียลไทม์ - การตดิ ตามการใช้งาน และแก้ไขเอกสารร่วมกนั หากเราตอ้ งการดปู ระวตั กิ ารแกไ้ ขเอกสาร สามารถทาไดโ้ ดยไปท่ีเมนู “File” แลว้ คลกิ เลือก “See revision history”

-ระบบจะทาการแสดงประวตั ิการทางาน และสามารถ restore กลบั มาเวอร์ชนั ทเี่ ราตอ้ งการไดอ้ กี ดว้ ย 6 การดาวน์โหลดไฟล์ หลงั จากท่เี ราไดท้ าการสร้างเอกสารบน Google Docs แลว้ หากตอ้ งการนาไฟลน์ ้นั ออกมา สามารถทาไดโ้ ดย คลิกเมนู “File” เลือก “Download as” แลว้ เลือกชนิดของไฟลท์ เ่ี ราตอ้ งการ