นิทานคุณธรรม

วารสารการศกึ ษาวทิ ยาศาสตร์ คณติ ศาสตรแ์ ละเทคโนโลยี บญุ เลิศ อรณุ พบิ ลู ย์ * งแม้การสร้างเอกสารงานพิมพ์ด้วยโปรแกรม • การกำหนดคุณสมบัติของเอกสาร • การบันทึกแฟ้มข้อมูล ถึ ประมวลผลคำ(WordProcessor)และซอฟตแ์ วร์ อน่ื ๆ ในลกั ษณะเดยี วกนั จะเปน็ หวั ใจของการ ทำงานในยุคสังคมเทคโนโลยีสารสนเทศ แต่ทว่า การจัดย่อหน้าด้วยแถบไม้บรรทัด ปัญหาที่ตามมาของการสร้างเอกสารเหล่านี้ คือ แถบไม้บรรทัด (Ruler Line) ของโปรแกรม \"มาตรฐาน\" และ \"คณุ ภาพ\" ของงานพมิ พ์ หลายงาน ต่าง ๆ ตามปรกติจะมีปุ่มควบคุมการตั้งย่อหน้า พิมพ์ที่สร้างเมื่อนำมาปรับแก้ไข จะพบว่ารูปแบบการ ระยะกั้นซ้ายและระยะกั้นหลัง เพื่อช่วยอำนวย จัดหน้ากระดาษถูกเปลี่ยนแปลง จนบางครั้งอยู่ใน ความสะดวกในการจัดหน้าเอกสาร หากโปรแกรมใด สภาพ \"เละ\" บางเอกสารจำเปน็ ตอ้ งทำสารบญั แตเ่ มอ่ื ไม่มีแถบไม้บรรทัด ก็สามารถเปิดใช้งานได้จากคำสั่ง ปรับปรุงเพิ่มเติมแก้ไข ก็ต้องมาแก้ไขสารบัญหรือ View, Show Ruler ดชั นคี ำซง่ึ เปน็ ภาระมาก จนบางครง้ั ผพู้ มิ พห์ รอื ผสู้ รา้ ง เอกสารกจ็ ำไมไ่ ดว้ า่ กอ่ นหนา้ นใ้ี ชแ้ บบอกั ษรอะไร ขนาด เท่าใด ในการทำหัวข้อหรือหัวเรื่องปัญหาดังกล่าวเกิด จากการที่ผู้ใช้งานโปรแกรมประมวลผลคำไม่ทราบ ฟังก์ชันการทำงานในการสร้างเอกสารคุณภาพ และ ไมไ่ ดม้ ี \"มาตรฐาน\" การสรา้ งงานพมิ พใ์ นสำนกั งาน มาตรฐานการสร้างงานพิมพ์ในสำนักงาน ประกอบด้วย • การกำหนดเครื่องพิมพ์ให้ตรงกับเครื่อง พมิ พท์ ใ่ี ชง้ านจรงิ หรอื ทจ่ี ะใชจ้ รงิ • การจัดหน้ากระดาษ • การพมิ พเ์ อกสาร * ศนู ยเ์ ทคโนโลยอี เิ ลกทรอนกิ สแ์ ละคอมพวิ เตอรแ์ หง่ ชาติ (NECTEC) NATIONAL ELECTRONICS AND COMPUTER TECHNOLOGY CENTER Tel: 02- 642-5001..10 Ext.141 Fax: 02-642-5014 Website: www.nectec.or.th/courseware E-mail: [email protected] 44

ปที ่ี 32 ฉบบั ท่ี 131 กรกฎาคม - สงิ หาคม 2547 มักจะใช้วิธีการแยกแฟ้ม ข้อมูลเป็น 2 แฟ้ม ซง่ึ ไมส่ ะดวกในการใชแ้ ละแกไ้ ขงาน Microsoft Word ไดเ้ ตรยี มความสามารถทเ่ี รยี กวา่ \"ตอน\" หรอื Section เพื่อควบคุมการจัดแนวหน้ากระดาษ รวมทั้งลักษณะ ของหัวกระดาษ ท้ายกระดาษ เลขหน้าให้แตกต่างได้ โดยมีหลักการจัดแนวหน้ากระดาษ ดังนี้ • การจัดแนวหน้ากระดาษ ขณะสร้างเอก- สารใหม่ ใหข้ น้ึ ตอนใหม่ ดว้ ยคำสง่ั แทรก, ตวั แบง่ , หนา้ ถดั ไป (Insert, Break, Next Page) ทั้งนี้จะต้องระวังไม่ให้ขึ้น หน้าใหม่โดยการพิมพ์ หรือการกดปุ่ม <Enter> การจดั แนวหนา้ กระดาษ โดยปกติเมื่อกำหนดหน้ากระดาษเป็นแนวตั้ง หรือแนวนอน เอกสารทุกหน้าจะมีแนวกระดาษ เดยี วกนั ทง้ั หมด แตใ่ นการทำงานจรงิ มกั พบวา่ เอกสาร แต่ละหน้ามีการจัดแนวกระดาษแตกต่างกันไป เช่น หนา้ ท่ี 1 - 5 อาจจะจดั แนวเปน็ แนวตง้ั แตพ่ อขน้ึ หนา้ ท่ี 6 - 8 เนอ้ื หาทน่ี ำเสนอเปน็ คอลมั นท์ จ่ี ำเปน็ ตอ้ งนำ เสนอในแนวนอน และยอ้ นกลบั มาเปน็ แนวตง้ั อกี ครง้ั ในหนา้ ท่ี 9 เปน็ ตน้ ถา้ เปน็ การสรา้ งเอกสารแบบเดมิ 45

วารสารการศกึ ษาวทิ ยาศาสตร์ คณติ ศาสตรแ์ ละเทคโนโลยี หลกั การพมิ พง์ าน • กำหนดแบบอักษรมาตรฐานของสำนัก- การควบคุมเอกสารตั้งแต่ขั้นตอนการสร้าง งาน เช่น ใช้อักษร Tahoma ขนาด 10 เอกสารกม็ สี ว่ นสำคญั ตอ่ การจดั ทำระบบสบื คน้ เอกสาร point ได้เช่นกัน ทั้งนี้ขอยกตัวอย่างการสร้างเอกสาร • การเว้นบรรทัดให้มากกว่าปกติเพื่อให้ โปรแกรมประมวลผลคำด้วย Microsoft Word สบายตา เช่น รายงานการประชุมต่าง ๆ เป็นแนวทาง สามารถใชค้ าํ สง่ั คอื Format, Paragraph, • การพมิ พเ์ นอ้ื หา ใหพ้ มิ พไ์ ปเรอ่ื ย ๆ เมอ่ื ถงึ Line spacing จดุ สน้ิ สดุ บรรทดั ไมต่ อ้ งกดปมุ่ <Enter> ข้อแนะนำเกี่ยวกับใช้เครื่องหมายวรรคตอนใน การพิมพ์เอกสาร เพราะโปรแกรมจะตัดคำขึ้นบรรทัดใหม่ การพิมพ์งาน ไม่ว่าจะเป็นโปรแกรมใดก็ตาม โดยอัตโนมัติ • เมื่อจบหัวเรื่อง, พารากราฟ หรือขึ้น บรรทดั ใหม่(บรรทดั วา่ ง)กดปมุ่ <Enter> มกั สรา้ งปญั หาใหแ้ กผ่ พู้ มิ พไ์ ด้ เชน่ การตดั คำ เนอ่ื งจาก • การขน้ึ บรรทดั ใหม่ โดยใหเ้ ปน็ ขอ้ ความใน โปรแกรมไม่มีความสามารถในการจำแนกและ พารากราฟเดมิ ใหก้ ดปมุ่ <Shift> <Enter> แยกแยะคำได้อย่างสมบูรณ์ โดยเฉพาะเมื่อมีการใช้ • การยอ่ หนา้ ใชป้ มุ่ <Tab> (คำสง่ั TAB เครื่องหมายวรรคตอนผสมกับข้อความ ดังนั้นเพื่อ หรอื คำสง่ั จดั ยอ่ หนา้ ) และระยะกระโดด ชว่ ยใหโ้ ปรแกรมแสดงผล และตดั คำไดอ้ ยา่ งสมบรู ณ์ ของ TAB สามารถปรบั เปลย่ี นได้ ควรทราบหลักการใช้เครื่องหมายวรรคตอน ซึ่งมี • การยอ่ หนา้ ในตาราง หรอื โหมดพเิ ศษ ใหใ้ ช้ รายละเอียดดังนี้ ปมุ่ <Ctrl><Tab> • ชอ่ งวา่ ง • ไมค่ วรเคาะชอ่ งวา่ งระหวา่ งคำมากกวา่ 1ชอ่ ง - ควรเคาะช่องว่างเพียง 1 ช่องเท่านั้น • งานพิมพ์บน Word จะมีสัญลักษณ์บาง • นขลขิ ติ หรอื วงเลบ็ (เครอ่ื งหมายวงเลบ็ ( )) อยา่ งทไ่ี มแ่ สดงผลในสภาพปกติ เรยี กวา่ - ควรเวน้ วรรค 1 ครง้ั กอ่ นเปดิ วงเลบ็ และ \"Nonprinting Character\" เชน่ เครอ่ื ง เวน้ วรรค 1 ครง้ั หลงั ปดิ วงเลบ็ ขอ้ ความ หมายจบพารากราฟ (paragraph mark) ภายในวงเล็บควรติดกับเครื่องหมาย เครอ่ื งหมายขน้ึ บรรทดั ใหม่ (Line-Break วงเล็บเปิด และเครื่องหมายวงเล็บปิด Character) ซึ่งสามารถควบคุมให้แสดง ตวั อยา่ งเชน่ xxx (yyy) xxx • อญั ประกาศหรอื เครอ่ื งหมายคำพดู (เครอ่ื ง หรอื ไมต่ อ้ งแสดงโดยใชป้ มุ่ Show/Hide • แบบอกั ษร (font) บางแบบไมแ่ สดงอกั ขระ หมาย \"ก\") แต่แสดงเป็นรูปภาพ เรียกว่า อักษรสญั - - ควรเว้นวรรค 1 ครั้ง ก่อนเปิดเครื่อง ลกั ษณ์ ซง่ึ ไดแ้ กแ่ บบอกั ษร Wingdings, Webding, Symbol หมายคำพดู และเวน้ วรรค 1 ครง้ั หลงั ปิดเครื่องหมายคำพูด ข้อความภายใน เครื่องหมายคำพูด ควรติดกับเครื่อง- 46

ปที ่ี 32 ฉบบั ท่ี 131 กรกฎาคม - สงิ หาคม 2547 หมายคำพดู เปดิ และเครอ่ื งหมายคำพดู ปิด ตวั อยา่ งเชน่ xxx \"yyy\" xxx • ไมย้ มก (เครอ่ื งหมายๆ) - ควรอยตู่ ดิ ขอ้ ความ หลงั เครอ่ื งหมาย ไมย้ มก เวน้ วรรค 1 ครง้ั ตวั อยา่ งเชน่ xxxๆ yyy • ไปยาลนอ้ ย (เครอ่ื งหมาย ฯ ), จลุ ภาคหรอื จดุ ลกู นำ้ (เครอ่ื งหมาย , ) จดุ คู่ (เครอ่ื ง เอกสาร PDF นับเป็นไฟล์เอกสารที่นิยมนำ หมาย : ) และอฒั ภาคหรอื จดุ ครง่ึ (เครอ่ื ง เผยแพรผ่ า่ นเครอื ขา่ ยอนิ เทอรเ์ นต็ โดยเอกสาร PDF หมาย ; ) สามารถกำหนดคุณสมบัติให้กับเอกสารได้จากคำสั่ง - ควรอยู่ติดข้อความ หลังเครื่องหมาย File, Document Properties, Summary… โดย ควรเวน้ วรรค 1 ครง้ั กำหนดไดจ้ ากโปรแกรม Acrobat Writer 5.0 ตวั อยา่ งเชน่ xxxฯ yyy หรอื xxx; yyy • การใชเ้ ครอ่ื งหมายจดุ - ควรอยู่ติดข้อความ หลังเครื่องหมาย จุดควรเว้นวรรค ตวั อยา่ งเชน่ xxx. Yyy การกำหนดคุณสมบตั ขิ องเอกสาร คณุ สมบตั ขิ องเอกสาร (Document Properties) นบั เปน็ หวั ใจหลกั ของการระบบสบื คน้ และระบบอา้ งองิ เอกสาร ปจั จบุ นั หลายหนว่ ยงาน และองคก์ รไดใ้ หค้ วาม หมายเหตุ สำคัญกับการกำหนดคุณสมบัติเอกสารเป็นอันมาก คณุ สมบตั ขิ องเอกสาร มขี อ้ มลู คลา้ ย ๆ ระบบสบื คน้ คณุ สมบตั เิ กย่ี วกบั วนั ทส่ี รา้ งเอกสาร โดยปกติ ด้วยบัตรรายการในห้องสมุด คือมีชื่อเฉพาะในวงการ โปรแกรมทุกโปรแกรมจะมีการบันทึกโดยอัตโนมัติ ICT วา่ Meta Data จากระบบวนั ทข่ี องระบบ ดงั นน้ั คอมพวิ เตอรท์ กุ เครอ่ื ง เอกสารที่สร้างด้วยซอฟต์แวร์ชุด Microsoft ในศูนย์ฯ จะต้องทำการตรวจสอบและปรับแก้ไขวันที่ Office กำหนดคณุ สมบตั ขิ องเอกสารไดจ้ ากเมนคู ำสง่ั ระบบใหต้ รงกบั ความเปน็ จรงิ ดว้ ยเสมอ โดยเลอื กจาก File, Properties… หรอื แฟม้ , คณุ สมบตั …ิ โดยผู้ คำสง่ั Start, Settings, Control Panel, Date/Time สร้างเอกสารสามารถกำหนดรายละเอียดต่าง ๆ ของ เอกสารได้ตามรายการที่ปรากฏ เพื่อให้โปรแกรม รู้จักเมื่อมีการใช้คำสั่งค้นหา 47

วารสารการศกึ ษาวทิ ยาศาสตร์ คณติ ศาสตรแ์ ละเทคโนโลยี การตั้งชื่อแฟ้มเอกสารที่ต้องแลกเปลี่ยนกัน กรณนี ้ี ขอใหผ้ ทู้ อ่ี ยใู่ นทมี งานใสช่ อ่ื ยอ่ และมีการปรับปรุงร่วมกัน ของตัวเองต่อท้าย version ถัดไป ทั้งนี้ ทุกคนอาจจะใช้เลข version ใหม่ที่เป็น จากปัญหาเรื่องการแลกเปลี่ยนข้อมูลเอกสาร เลขเดยี วกนั ได้ ตวั อยา่ งเชน่ ในการประชมุ ควรจะมีระบบการเรียกชื่อข้อมูลที่เข้าใจง่าย สามารถ ได้แจกแฟ้มข้อมูล 20031218-voip- มองเห็นความแตกต่างของชื่อข้อมูล และสามารถ proposal-3.doc ให้ผู้เกี่ยวข้องไปแก้ไข แยกรุ่นของข้อมูลอย่างชัดเจน ทั้งนี้โดยใช้หลักการ เวลาส่งข้อมูลที่แก้ไขแล้วกลับมาให้ผู้ ตั้งชื่อดังนี้ ประสานงาน อาจจะเป็นข้อมูลที่มีชื่อดัง ต่อไปนี้ ส่งกลับมาให้ทีมเลขานุการ • ให้ใช้ตัวอักษรภาษาอังกฤษ และตัวเลข โดยไม่มีเครื่องหมายวรรคตอนใด ๆ 20031218-voip-proposal-4-boonlert. ยกเวน้ แต่ . และ - เทา่ นน้ั (ไมใ่ ช่ space doc (ปรบั ปรงุ โดย boonlert) และ unserscore \"_\" เพราะจะสรา้ งปญั หา + 20031218-voip-proposal-4-somchai. เมื่อเป็นส่วนหนึ่งของ URL) doc (ปรบั ปรงุ โดย somchai) + 20031218-voip-proposal-4-pranee. • ระบวุ นั ทไ่ี วข้ า้ งหนา้ ดว้ ยรปู แบบ doc (ปรบั ปรงุ โดย pranee) yyyymmdd •สมมตุ วิ า่ ชอ่ื งานคอื voip-proposal ใน ข้อกำหนดการส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การรา่ งเอกสารเปน็ ครง้ั แรก ชอ่ื ไฟลก์ จ็ ะ ผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ต เป็น 20031216-voip-proposal.doc • เอกสารทุกชิ้นจะต้องสร้างเป็นเอกสาร ในกรณีที่ในวันนั้น มีการแก้ไขและ อิเล็กทรอนิกส์ที่มีมาตรฐานและรูปแบบ ทบทวนออกมาอกี 2-version ใหต้ ง้ั ชอ่ื ที่ถูกต้อง ใหม่ดังนี้ 20031216-voip-proposal-1.doc • เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในชุด Microsoft 20031216-voip-proposal-2.doc Office ก่อนส่งเข้าสู่เครือข่ายอินเทอร์เน็ต และหากวา่ อกี สองวนั ตอ่ มามกี ารแก-้ ผ่านบริการไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ไขและปรับปรุงกันต่อ ก็อาจตั้งชื่อใหม่ (E-Mail) จะต้องทำการบีบอัดข้อมูลใน วา่ รปู แบบ Zip File ดว้ ยโปรแกรม Winzip 20031218-voip-proposal.doc หรอื แปลงเปน็ PDF Format กอ่ นเสมอ • ในบางครั้ง มีการแจกข้อมูลให้ไปแก้ไข • ชอ่ื ขอ้ มลู จะตอ้ งกำหนดตามหลกั เกณฑ์ พร้อมกันหลาย ๆ คน และอาจจะต้อง นําข้อมูลที่แก้ไขนั้นมารวมกันใหม่ 48