Reglamento.cdr

99 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE beneficiario sensible, se debe cumplir con una o más de siguientes condiciones: - Ubicación geográfica del donatario o beneficiario se encuentra fuera de la zona de influencia y en cualquiera de las siguientes zonas: ú Zona geográfica con presencia de minería ilegal ú Zona geográfica donde se realiza producción de droga ú Zona geográfica donde se genera contrabando - Ubicación geográfica del donatario o beneficiario fuera la lista de países y territorios no cooperantes con el GAFI. - D o n ata r i o o Re p re s e nta nte d e l Beneficiario ene antecedentes penales o policiales. - D o n ata r i o o Re p re s e nta nte d e l Beneficiario en proceso de inves gación por delitos de lavado de ac vos o terrorismo. - D o n ata r i o o Re p re s e nta nte d e l Beneficiario es persona expuesta polí camente.

100 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE - D o n ata r i o o Re p re s e nta nte d e l Beneficiario ejerce cargos públicos. - Beneficiario es un Par do polí co, candidato a cargo público o miembro del comité de campaña de un candidato. - Beneficiario es una ONG vinculada a terrorismo. - D o n ata r i o o Re p re s e nta nte d e l Beneficiario se encuentra en alguna de las listas: ú Lista de Naciones Unidas ú Lista de personas y empresas con sanciones financieras por la Unión Europea ú Lista de Oficina de Control de Ac vos Extranjeros del Departamento del Tesoro de los EEUU (OFAC) 5.1.5 En Encargado de Prevención (Área de Riesgos y Control) es responsable de monitorear la información proporcionada por los donatarios “sensibles” en el empo con el fin de detectar discrepancias en sus declaraciones durante su relación con la Compañía, en caso fuera de largo plazo.

101 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE 5.2 Aprobación de la donación o contribución carita va Una vez que el donatario u beneficiario(s) final(es) haya(n) sido aceptado(s) para percibir fondos de CMH, el Gerente de Relaciones Comunitaria o Usuario Solicitante ges onará la donación anexando el Convenio de Donación o Carta de Solicitud de Donación, según sea el caso. Asimismo, se debe: Ÿ Documentar la donación de manera apropiada (Acta de entrega, fotogra a de la entrega y Carta de agradecimiento de la En dad beneficiada) y reportarlas públicamente cuando sea requerido por Ley. Ÿ Asignar las donaciones a la cuenta de “Donaciones y/o Contribuciones Carita vas” en los registros contables y estar asociadas a sus convenios firmados e ingresados en el file de convenio de donación. Ÿ Dar el tratamiento tributario correspondiente según el documento “Tratamiento Tributario de Donaciones” del área contable. Ÿ Evaluar y documentar el impacto que tuviera

102 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE dicha donación y/o contribución carita va en el cumplimiento de sus obje vos como Empresa Socialmente Responsable. 5.3 Monitoreo de donaciones o contribuciones carita vas ejecutadas Es responsabilidad del área de Contabilidad generar mensualmente un reporte de análisis de la cuenta “Donaciones y/o Contribuciones Carita vas” el cual será transmi do al Encargado de Prevención de car la consistencia entre lafiDelitos para veri información de las donaciones o contribuciones carita vas contabilizadas en el sistema contable y los convenios de donaciones o contribuciones rmados. El Encargado de Prevención deficarita vas Delitos custodiará el registro histórico de donaciones nes de auditoríafiy/o contribuciones carita vas para del Sistema de Prevención. car:fiEste procedimiento permite iden Ÿ Donaciones y/o contribuciones carita vas no reportadas o aprobadas. caciones contables.fiŸ Necesidad de reclasi Ÿ Variaciones entre las condiciones aprobadas y lo ciarios, etc.)fiejecutado (montos, bene

103 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE Cualquier desviación deberá ser consultada con el Gerente de Relaciones Comunitarias e informadas al Gerente General, con el fin de tramitar las aprobaciones respec vas, de ser el caso. Documento elaborado por: Wilmer Tavara G. Oficial de Riesgo Sergio Ramirez Q Sub Oficial de Riesgo



105 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE CARGO DE RECEPCION DEL CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA En la fecha señalada a con nuación declaro haber recibido, leído y comprendido el “Código de É ca y Conducta”, manifestando entender cabal y plenamente que soy responsable de cumplir el mismo, bajo apercibimiento de que se me apliquen las sanciones disciplinarias correspondientes. _____________________________________ Firma _____________________________________ Nombre y Apellidos (letra de imprenta) _____________________________________ Área _____________________________________ Cargo _____________________________________ Fecha



107 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE CARGO DE RECEPCIÓN DE LA POLÍTICA DEL MODELO DE PREVENCIÓN En la fecha señalada a con nuación declaro haber recibido, leído y comprendido el “Polí ca del Modelo de Prevención”, manifestando entender cabal y plenamente que soy responsable de cumplir el mismo, bajo apercibimiento de que se me apliquen las sanciones disciplinarias correspondientes. _____________________________________ Firma _____________________________________ Nombre y Apellidos (letra de imprenta) _____________________________________ Área _____________________________________ Cargo _____________________________________ Fecha



109 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE CARGO DE RECEPCION DE LA POLITICA DE DONACIONES En la fecha señalada a con nuación declaro haber recibido, leído y comprendido el “Polí ca de Donaciones”, manifestando entender cabal y plenamente que soy responsable de cumplir el mismo, bajo apercibimiento de que se me apliquen las sanciones disciplinarias correspondientes. _____________________________________ Firma _____________________________________ Nombre y Apellidos (letra de imprenta) _____________________________________ Área _____________________________________ Cargo _____________________________________ Fecha





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