Reglamento.cdr

49 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE Competencia desleal Ÿ CMH asume el compromiso de negociar acuerdos justos con sus socios, proveedores y compe dores. Ÿ Se fomenta el comportamiento é co dentro de CMH evitando cualquier po de acto indebido que busque sacar ventaja de manera inapropiada y/o producir un daño a un tercero en beneficio de la empresa. Contra el lavado de ac vos y financiamiento del terrorismo Ÿ CMH cumple con las normas nacionales e internacionales correspondientes a la prevención del lavado de ac vos y financiamiento del terrorismo, respaldando los esfuerzos de la comunidad local y nacional para lograr dichos fines preven vos. Ÿ Se busca la mejora con nua de los procesos, operaciones o protocolos de seguridad, con la finalidad de erradicar el riesgo de la potencial concurrencia de ac vidades ilícitas. Ÿ Se en ende el lavado de ac vos como aquel delito consistente en dar apariencia legí ma o lícita a bienes (dinerarios o no) que provienen de ac vidades ilegales, eliminando u ocultando su fuente. Incluye las ac vidades referidas a adquirir, resguardar, inver r, transportar, transformar,

50 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE custodiar o administrar bienes de origen ilícito. Ÿ Se presta especial atención en detectar ac vidades inusuales y/o sospechosas. Se prohíbe aceptar fondos o realizar transacciones de saber o sospechar que provienen de una ac vidad ilegal o ilícita. Así como, evaluar toda transacción financiera en la que el CMH par cipe. Ÿ Se registran o documentan las operaciones individuales o múl ples realizadas con los clientes (RO). Financiamiento del terrorismo y narcotráfico Ÿ Se en ende como financiamiento del terrorismo o narcotráfico como aquella forma de acción económica, ayuda o mediación que coadyuve financieramente a las ac vidades de grupos vinculados al terrorismo o narcotráfico. Ÿ Se incluye las conductas de: recolección, provisión, entrega, recibo, administración, aporte o custodia de bienes, fondos o recursos que tengan como finalidad la promoción, organización, apoyo, mantenimiento, financiación o sostenimiento de los grupos ya mencionados.

51 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE VII. LOS GOBIERNOS Y LAS COMUNIDADES CON LAS QUE TRABAJAMOS Compromiso con la Comunidad y el medio ambiente Ÿ Uno de los aspectos más importantes en CMH es la seguridad y salud de sus Colaboradores y el cuidado del medio ambiente. Desde nuestros inicios operamos con altos estándares en tecnología, seguridad y cuidado al medio ambiental, respetando y valorando la tradición de muestras partes interesadas. Contamos con un sistema cer ficado de Ges ón en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente basado en la norma internacional OHSAS 18001:2007 e ISO 14001:2015. Ÿ La documentación de la Polí ca del SGI se hace a través del documento Polí ca de Seguridad, Salud Ocupacional, Medio Ambiente y Responsabilidad Social. Corrupción y Soborno Ÿ En CMH se evita y rechaza el soborno, la corrupción y el beneficio propio, a través de dádivas y regalos inusuales, de manera que los intereses personales no entren en juego con los intereses de CMH. Ÿ Todo colaborador se abs ene de obtener favores o

52 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE regalos, a tulo personal o familiar, que puedan comprometer la independencia del criterio y las decisiones. Ÿ Se abs ene de otorgar regalos u otras atenciones a terceros a nombre de CMH cuando no correspondan a un fin legí mo del negocio o no se encuentren autorizados de acuerdo con las polí cas correspondientes. Ÿ Todo colaborador desarrolla las funciones según los obje vos de CMH, sin usar el cargo, la ac vidad, los bienes, la posición ni la influencia para obtener beneficios personales o para terceros. Ÿ Se respetan los valores y principios de CMH, sin ceder a presiones (internas o externas) o realizar acciones (como la colusión o tráfico de influencias) que promuevan la obtención de ventajas indebidas. Ÿ Se cuenta con la Polí ca del Modelo de Prevención donde se encuentra descrito el accionar relacionado a corrupción y soborno. VIII. NUESTROS ACTIVOS E INTEGRIDAD FINANCIERA Ges ón de información financiera contable Está terminantemente prohibido: Ÿ Borrar cuentas o realizar registros inapropiadamente;

53 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE Ÿ Borrar transacciones o iden ficarlas inadecuada- mente; Ÿ Registrar gastos no existentes; Ÿ Iden ficar pasivos incorrectamente; Ÿ Usar documentos falsos; Ÿ Destruir libros contables o registros antes de su fecha de eliminación autorizada. Proteger los ac vos de la empresa Ÿ Todos los colaboradores deben esforzarse por proteger los ac vos de la Compañía y asegurar su uso eficiente. El robo, descuido y/o derroche enen un impacto directo en la rentabilidad de la Compañía. Cualquier incidente de sospecha de fraude o robo debe ser reportado inmediatamente para su inves gación. Equipos de la Compañía no deben u lizarse para negocios ajenos a la Compañía, y/o para beneficio personal de algún colaborador no autorizado, aunque el uso personal incidental se puede permi r. Ÿ La obligación de los Colaboradores para proteger los ac vos de la Compañía incluye su información propietaria. La información propietaria incluye la propiedad intelectual como secretos comerciales, patentes, marcas comerciales y derechos de autor,

54 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE así como los planes de negocios, marke ng y servicio, las ideas de ingeniería y fabricación, diseños, bases de datos, registros, información salarial y cualquier dato o reporte de informes financieros no publicados. El uso no autorizado o la distribución de esta información violaría la polí ca de la Compañía. Ello también podría ser ilegal y dar lugar a sanciones civiles o incluso penales. Ges ón de la Reputación En un mundo de comunicaciones electrónicas en rápida expansión, es normal ser parte de medios sociales. Estos “medios sociales” incluyen todos los medios de comunicación o publicación de información o contenido de cualquier po, tanto en Internet como en mensajería móvil, en un blog, diario o revista propia o de un tercero, un si o web personal, redes sociales o un si o web de afinidad, tablón de no cias en línea, sala de chat o aplicaciones de mensajería móvil, asociado o afiliado o no con CMH así como también cualquier otra forma de comunicación electrónica actual o que en un futuro surja a par r del desarrollo de nuevas tecnologías. Ÿ En CMH todos los colaboradores actúan preservando la integridad de la firma, se evita tomar y/o publicar

55 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE fotos que comprometan la imagen de la empresa, muestren información confidencial, incidentes opera vos o de seguridad, que expongan de manera directa o indirecta la reputación de la empresa. Ÿ De igual manera, se evita el uso del uniforme de forma indebida, los cuales afectan la imagen y la reputación de la empresa. IX. ADMINISTRACIÓN DEL CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA Sobre la entrega y difusión del Código El presente código se entregará a cada colaborador y será devuelto el cargo anexo al final del mismo. Asimismo, se entregará a cada nuevo colaborador que ingrese, proveedores y clientes con los que se inicie una relación contractual. El Encargado de Prevención de Delitos es el responsable de realizar la difusión del presente código y mantener capacitaciones constantes para el entendimiento de todo el colaborador e incorporación en su accionar diario.

56 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE Sobre el entrenamiento del Código La capacitación sobre el modelo de prevención se brindará de manera periódica a todos los colaboradores, de acuerdo al Plan de Capacitación anual del Modelo de Prevención de Delitos, y cuando se inicie la relación laboral. Esta capacitación se encuentra a cargo del Encargado de Prevención de Delitos. Sobre la recepción de denuncias De tomar conocimiento o tener la sospecha de un posible incumplimiento a este Código o cualquier polí ca, reglamento de la empresa o norma va a la que se encuentra sujeta, se deberá reportar dicho evento a través de su gerencia directa, Recursos Humanos y/o el Canal de Denuncias (denominado Canal de Hones dad), cuyo tratamiento se detalla en los procedimientos del Canal de Hones dad. Órganos de Ges ón A efectos de velar por el cumplimiento y observancia de aquellos valores y compromisos asumidos mediante el Código de É ca y Conducta y la Polí ca del Modelo de Prevención, CMH ha definido las siguientes instancias fundamentales que intervienen en la ges ón de la é ca y conducta de CMH y que se describen a con nuación:

57 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE a. Comité de É ca El Comité de É ca es el órgano encargado de la ges ón de la cultura é ca de la Empresa. En ese sen do es el encargado de hacer precisiones a las Normas Internas, realizar recomendaciones, tomar decisiones frente a incumplimientos, disponer inves gaciones y resolver las Denuncias efectuadas, con excepción de aquellas que involucren al Gerente General o a miembros del Comité de É ca. b. Alta Dirección Persona o grupo de personas que dirigen y controlan la organización al más alto nivel, y que rinde cuentas al Directorio. En este sen do, la Alta Dirección vela porque el Modelo de Prevención de Delitos se establezca correctamente y se mantenga y revise periódicamente para abordar adecuadamente cualquier desviación sobre el mismo. Asimismo, entre otras responsabilidades, la Alta Dirección procura proporcionar los recursos necesarios al Encargado de Prevención de Delitos para que éste ges one y supervise el Modelo de Prevención. c. Encargado de Prevención de Delitos CMH ha designado un Encargado de Prevención de

58 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE Delitos (en adelante EPD) para que, entre otras funciones, analice las denuncias recibidas a través del Canal de Hones dad para su presentación ante el Comité de É ca, realice el monitoreo y supervise el cumplimiento del Modelo de Prevención de Delitos, fomente y facilite información a las personas que desean plantear inquietudes respecto de conductas contrarias al modelo de prevención, entre otros. Sobre las sanciones Son complementarias al Código de É ca y Conducta y en algunos casos definen las acciones a tomarse en casos específicos que se requiera sancionar incumplimientos. CMH tomará las acciones legales correspondientes en caso de violación o incumplimiento al Código de É ca y Conducta, Reglamento Interno de Trabajo, normas conexas o suplementarias, cualquiera sea el funcionario, colaborador, proveedor o cliente. Los colaboradores que incumplan los principios, deberes, obligaciones y demás disposiciones del presente Código, así como las polí cas, procedimientos y mecanismos de prevención contenidos en la norma va

59 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE interna y externa del Modelo de Prevención de Delitos, incurrirán en responsabilidad laboral o contractual, suscep bles a ser sancionados por la Empresa. Sin perjuicio de ello, también cons tuyen infracciones sancionables por CMH, las que cometan sus colaboradores, según se indica a con nuación: a) No suscribir el compromiso de cumplimiento del colaborador con el Código de É ca y Conducta. b) No cumplir con capacitarse o no asis r a las capacitaciones programadas en materia de Prevención. c) No permi r o no brindar las facilidades necesarias para que el Encargado de Prevención de Delitos, los auditores internos y/o auditoría externa cumplan con las responsabilidades que les correspondan en materia de prevención de manera adecuada y oportuna. d) No comunicar de manera oportuna al Encargado de Prevención de Delitos sobre determinados actos que atentan contra el presente Código de É ca y Conducta, polí ca del Modelo de Prevención, u otras polí cas, reglamentos o norma vas vigentes.

60 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE Los colaboradores que incurran en las conductas señaladas en el ar culo anterior serán objeto de aplicación de medidas correc vas que se detallan a con nuación: a) Cuando se trate de personal contratado en plazo determinado, CMH deberá calificar estas infracciones, según sea su gravedad, como leves, graves o muy graves, a efectos de imponer la sanción que corresponda, conforme se indica en el Reglamento Interno de Trabajo vigente. b) En el caso de los locadores de servicios no personales, el incumplimiento será considerado una ejecución parcial, tardía, defectuosa o inejecución de las obligaciones derivadas de su contrato, por tanto, podrá dar a lugar a la aplicación de las medidas correc vas prevista en el mismo. c) Las infracciones come das por los prac cantes serán sancionadas por la Oficina de Recursos Humanos atendiendo a la naturaleza de las obligaciones que emanen del Convenio de Prác cas correspondientes y de acuerdo con la norma vidad vigente sobre la materia. d) Las medidas correc vas aplicables a los Directores, por el incumplimiento de las disposiciones previstas

61 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE en el presente Código, corresponden ser determinadas y ejecutadas por la Junta General de Accionistas. Las medidas correc vas que se impongan a los colaboradores de CMH deberán registrarse en los legajos del colaborador que corresponda. X. CANAL DE DENUNCIAS (CANAL DE HONESTIDAD) El ciclo de atención de Denuncias comprende todo el proceso de recepción y tratamiento de las denuncias é cas, hasta la implementación de las decisiones que tome el Comité de É ca. Con ene cinco pasos: 1) Recepción: recibo de solicitudes y requerimientos de información a través de los canales receptores de denuncias. 2) Iden ficación: revisión de la situación para verificar los datos de las personas involucradas, los cuales se registran en el formato establecido. 3) Análisis: validación y análisis de la situación mediante entrevistas a los actores y a las partes para

62 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE revisar la relación con los lineamientos de este Código. Preparación por parte del Encargado de Prevención de Delitos del reporte que incluye las recomendaciones para el Comité de É ca o Alta dirección. 4) Tratamiento: el Comité de É ca evalúa el caso y toma las decisiones que es men per nentes. 5) Reporte e implementación: no ficación a las partes de la evaluación y las decisiones adoptadas. Remisión a las áreas correspondientes para la ges ón de las decisiones. Informes de avance, reporte y acompañamiento para asegurar el nuevo comportamiento. Los canales disponibles como parte del Canal de Hones dad, manejados por un operador independiente, son los siguientes:

63 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE Página Web Buzón de correo electrónico

64 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE Si deseas comunicarte gratuitamente (a nivel nacional) con una casilla para dejar un mensaje de voz, marca el: Buzón Perú: 0-800-18-139 opción 2 o al de voz número 219-7139 opción 2 Disponible en cualquier momento que lo desees. Esta opción te permite grabar un mensaje expresando tu denuncia o dejar un número telefónico para que un p r o f e s i o n a l d e E l O p e r a d o r independiente te devuelva la llamada. Si deseas comunicarte gratuitamente (a nivel nacional) con un profesional de Central El Operador independiente para Telefónica guiarte durante el proceso, marca el: Perú: 0-800-18-139 opción 1 o al número 219-7139 opción 1 Disponible en horario de oficina, días laborables, de lunes a viernes de 8:30 a.m. a 6:30 p.m.

65 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE Si deseas proporcionar copia de alguna información sicamente, envíala a la siguiente dirección de El Operador Dirección independiente: postal Av. Víctor Andrés Belaúnde 171, San Isidro, Lima 27, Lima – Perú. Referencia: Canal de Hones dad de Consorcio Minero Horizonte. Disponible en cualquier momento que lo desee. Si deseas ser atendido personalmente por profesionales de El Operador Entrevista independiente, puedes dirigirte a: personal Av. Víctor Andrés Belaúnde 171, San Isidro, Lima 27, Lima – Perú. Disponible en el horario de lunes a viernes de 8:30 a.m. a 6:30 p.m. o, fuera de este horario, previa cita.

66 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE CMH se compromete a fomentar un entorno laboral donde los colaboradores puedan comunicar sus preocupaciones sin temor a represalias, así como a mantener el anonimato para evitar cualquier trato injusto de quienes comuniquen sus preocupaciones o alguna irregularidad detectada. XI. NORMAS ALINEADAS AL CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA Ÿ Manual del Sistema de Ges ón Integrado SSOMA Ÿ Polí ca de Seguridad, Salud Ocupacional, Medio Ambiente y Responsabilidad Social, Ÿ Polí ca del Modelo de Prevención Ÿ Procedimiento para sancionar actos de hos gamiento sexual. Ÿ Reglamento Interno de Trabajo Ÿ Reglamento Interno de Salud y Seguridad XII. LEY APLICABLE Es deber de todos los colaboradores de CMH: Ÿ Cumplir con todas las Leyes, Polí cas, Direc vas Gerenciales y Regulaciones aplicables a CMH,

67 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE respecto de los delitos de lavado de ac vos, financiamiento del terrorismo, corrupción y otros. Ÿ ·Atender a la Ley N° 30424, y el Decreto Legisla vo N° 1352, que regulan la responsabilidad administra va de la persona jurídica. Documento aprobado por: Directorio CMH en sesión del 06/02/2019 Documento elaborado por: Wilmer Tavara G. Oficial de Riesgo Sergio Ramirez Q Sub Oficial de Riesgo



POLÍTICA DE MODELO DE PREVENCIÓN



71 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE I. FINALIDAD La Alta Dirección de la Empresa se encuentra comprome da con el cumplimiento de las Norma vas Legales vigentes contra el soborno y lavado de ac vos, para lo cual, ha establecido la presente Polí ca del Modelo de Prevención (o Polí ca An corrupción) de aplicabilidad a toda la Organización, proveedores y contra stas de la empresa. Esta polí ca se implementa para rechazar todo delito de Soborno, Colusión, Tráfico de Influencias, Lavado de Ac vos y Financiamiento del Terrorismo previstos en la Ley 30424 Ar culo 1 y sus modificatorias. II. OBJETIVO Establecer los lineamientos contra el soborno, lavado de ac vos y financiamiento del terrorismo, que permitan a los colaboradores de Consorcio Minero Horizonte (en adelante CMH) realizar sus ac vidades conforme a la norma va legal vigente y estándares é cos, de acuerdo a lo dispuesto en el Código de É ca y Conducta. CMH ha aprobado un Código de É ca y Conducta en el que se asume el compromiso de todos los miembros de

72 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE CMH de no incurrir en la comisión de delitos y coadyuvar al buen funcionamiento del Modelo de Prevención. Adicionalmente, CMH ha implementado mecanismos que reconocen y promueven la comunicación oportuna de la comisión de delitos con confidencialidad, seguridad y protección a los denunciantes. III. ALCANCE La presente Polí ca aplica a todos los colaboradores de CMH, sin excepción, o a personas facultadas para actuar en su nombre o en representación de la misma. Se deja expresamente aclarado que la presente también se ex ende a todos los proveedores de la Empresa. La Polí ca es además de aplicación a todas las subsidiarias o filiales que en la actualidad o en el futuro pudiese tener la Empresa. Asimismo, aplica a las empresas vinculadas a la Empresa. IV. DEFINICIONES Ÿ Regalos, atenciones o cortesías de negocio: son bienes o beneficios que se otorgan o reciben de un tercero y se reciben sin pagar nada en

73 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE contraprestación. Esto incluye: bienes tangibles e intangibles, tales como servicios, capacitaciones, descuentos, prestamos, condiciones ventajosas para adquirir un bien o servicio, premios, viajes, transportes, entradas a conciertos o eventos de entretenimiento, acciones, u lización de instalaciones vacacionales, favores o recreación, etc. Ÿ Regalos promocionales: Son bienes que enen una clara iden ficación de promoción de un servicio o el nombre de la organización y su valor comercial no es representa vo. Ÿ Funcionario Público: A efectos de la presente polí ca, se en ende como Funcionario Público a cualquier persona pagada directa o indirectamente por el gobierno o que lleve a cabo una función pública, incluyendo a los funcionarios de empresas de propiedad del Estado y organizaciones internacionales públicas. Ÿ Agente: Es un tercero autorizado para actuar, directa o indirectamente a nombre de la

74 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE organización ante terceros; como por ejemplo sociedades de intermediación aduanera, banca de inversiones, los abogados, consultores, asesores, tramitadores, etc. Ÿ Sobornos a Funcionarios Públicos: Es aquella conducta que consiste en ofrecer, prometer o entregar a un servidor o funcionario público (en adelante, el Funcionario Público), nacional o extranjero, dinero, favores, dádivas, incen vos, dona vos y/o cualquier otro bien, ventaja o beneficio a fin de obtener o conseguir que tal funcionario o servidor público realice u omita actos propios de su cargo o empleo, en violación de sus obligaciones o sin faltar a éstas. Ÿ Valor comercial representa vo: Se establece como de US$30.00 o su equivalente en soles, considerando el po de cambio. V. RESPONSABILIDADES Ÿ Todos los colaboradores de CMH deben cumplir lo establecido en esta polí ca. Ÿ Las Jefaturas de Departamento, Gerencias y

75 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE Presidencias (según corresponda) son responsables de supervisar y verificar el cumplimiento de la presente polí ca. VI. MODELO DE PREVENCIÓN DE DELITOS Consorcio Minero Horizonte (CMH) ha implementado un Modelo de Prevención de Delitos que cuenta con cinco (5) componentes: (1) Designación del Encargado de Prevención de Delitos: se cuenta con un “Encargado de Prevención de Delitos”, debidamente nombrado por el Directorio. (2) Iden ficación, Evaluación y Mi gación de los Riesgos: se cuenta con Matrices de Riesgos de Cohecho y Matrices de Riesgos de LAFT, donde se han iden ficado los riesgos relacionados a Soborno y LAFT, así como determinado la existencia de controles. Adicionalmente, CMH cuenta con Planes de Acción establecidos para la mi gación de los riesgos. (3) Implementación de Procedimientos de

76 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE Denuncia: se cuenta con un Canal de Denuncias, denominado Canal de Hones dad, anónimo y confidencial, el cual ha sido difundido a todos los colaboradores de la empresa, proveedores y clientes, el cual es manejado por una empresa especialista en el tema. (4) Difusión y Capacitación periódica del modelo de prevención: se cuenta con un programa de capacitación anual, el cual contempla la ejecución de charlas periódicas a todos los colaboradores de CMH, así como a sus contra stas, en relación al Modelo de Prevención de Delitos y cualquier norma va legal vigente relacionada al mismo. (5) Evaluación y Monitoreo con nuo del modelo de prevención: se cuenta con un plan de monitoreo, donde se detallan las ac vidades a ser realizadas por el Encargado de Prevención de Delitos, con el fin de realizar un monitoreo con nuo al modelo y evaluar su efec vidad. Es responsabilidad de las Gerencias de todas las áreas velar por el cumplimiento del Modelo de

77 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE Prevención establecido, siendo el Encargado de Prevención de Delitos, el responsable de realizar el monitoreo con nuo del mismo. VII. DESCRIPCIÓN DE POLÍTICAS (1) Recepción de regalos, atenciones o cortesías de negocio Ÿ Los colaboradores de CMH no pueden, en relación con cualquier individuo o familiar de dicho individuo o cualquier en dad que busque hacer negocios con la compañía: - Dar o aceptar un regalo o atención, excepto regalos promocionales, ya que estos pueden ser percibidos como una manera de influenciar la decisión que va a tomar o tomó el funcionario de CMH. - Dar o aceptar dinero en efec vo o en especies por cualquier monto. - Solicitar o imponer cortesías, beneficios, favores o regalos de los terceros con los que se ene relación. Ÿ Es responsabilidad de todo colaborador de

78 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE CMH el no permi r que los regalos y/o atenciones influyan sobre sus decisiones comerciales. En ese sen do, todo colaborador de CMH debe an ciparse y evitar situaciones que puedan dirigirse al ofrecimiento de un regalo o cortesía inaceptable. Ÿ Cuando un colaborador reciba un regalo deberá seguir el procedimiento siguiente: - Informar al área de Recursos Humanos sobre el regalo recibido. - Entregar el regalo a Recursos Humanos para su resguardo. (2) Tratamiento adecuado de regalos o atenciones recibidas: Ÿ Los ar culos de novedad o publicitarios pueden aceptarse siempre y cuando no sean de un valor mayor al valor comercial representa vo y sean ampliamente distribuidos por el donante a otras empresas. Se incluyen calendarios, plumas, lapiceros, lápices, agendas, así como otros ar culos de

79 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE promoción que lleven el nombre o logo po de la empresa proveedora. Ÿ Está prohibido recibir regalos fuera de la oficina. En caso algún funcionario reciba algún regalo en su domicilio sin previo conocimiento deberá dar el tratamiento dispuesto en el párrafo 7.1.3. (3) Ofrecimiento de regalos, cortesías o atenciones (hospitalidades), viajes y entretenimiento: Ÿ Los colaboradores de CMH no están autorizados para ofrecer o dar regalos, atenciones o cortesías a personas que representen a un grupo de interés. Esta prohibición se ex ende a los miembros de la familia del colaborador en primer grado de consanguinidad. Ÿ Ninguna persona diferente a los funcionarios de la empresa, tales como agentes, están autorizados para otorgar regalos o invitaciones en nombre de CMH.

80 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE Ÿ El ofrecimiento de sobornos, ya sea a funcio- narios gubernamentales o a en dades comerciales, está terminantemente prohibi- do. Ello no podrá ejecutarse de manera direc- ta ni indirecta, es decir a través de terceros como agentes y/o representantes de empre- sas asociadas o que pertenezcan al grupo empresarial. Simular no haberse dado cuen- ta del uso de prác cas de corrupción (sobor- no, colusión y/o tráfico de influencias) puede ocasionar una responsabilidad para CMH y para el colaborador a tulo personal. En general, sea cual fuere la situación o contexto, el colaborador no pagará ningún po de soborno. Pagar un soborno cons tuye una conducta pificada por el Código de É ca sujeta a sanción y CMH tratará el asunto con todo el rigor de la ley y de la norma va interna de la empresa. Ÿ Los colaboradores de CMH no deben sen rse obligados a hacer algún regalo o acto de hospitalidad. Los regalos y saludos corpora vos por fechas especiales serán

81 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE coordinados de manera corpora va en fechas establecidas. Ÿ Sólo se permi rá la entrega de regalos promocionales corpora vos que demuestren los valores del negocio y que no excedan el valor comercial representa vo definido, a personal externo a la empresa y que cuenten con la aprobación de las gerencias c o r re s p o n d i e n t e s . E s t o s re ga l o s promocionales deben ser autorizados por la Gerencia General de CMH. Ÿ No se pueden dar ni recibir regalos ni hospitalidad alguna de: - Personas con las que exista una relación comercial directa, como son: Clientes, p r o v e e d o r e s , d i s t r i b u i d o r e s , patrocinadores, consultores. En el caso de cualquier otro tercero (dis nto al punto anterior) es posible, siempre y cuando: - No se trate de dinero en efec vo o medios equivalentes (ej. Descuentos, tarjetas de regalo, acciones, préstamos, servicios)

82 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE - No se brinde o reciba la hospitalidad en el contexto de un trámite o decisión de negocio que se puedan ver afectados. Ÿ Está prohibido pagar viajes, actos de h o s p i ta l i d a d , e n t re te n i m i e n t o o espectáculos no relacionados con el negocio de la empresa en el caso de ningún funcionario público. En caso de viajes de funcionarios públicos necesarios para que se agilice el cumplimiento de la Ley relacionados al negocio de la empresa, se deberá contar con sustento escrito sobre el evento en cues ón y comunicación a la Gerencia Corpora va correspondiente para su autorización. (4) Sobre el Pago de Facilitación: Ÿ Está prohibido cualquier po de pago directa o indirectamente a cualquier funcionario público, con el fin de agilizar algún trámite. Estos pagos exponen a la empresa y a sus funcionarios a ser sancionados, por lo cual, los colaboradores se comprometen a evitar

83 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE situaciones en las que puedan ser coaccionados. Ÿ Es responsabilidad de cada colaborador establecer los controles necesarios que le permitan realizar los trámites que requiera en los plazos establecidos según las leyes vigentes, sin perjuicio de las operaciones de la Empresa. (5) Sobre Donaciones: Ÿ Toda solicitud de donación de cualquier comunidad, ins tución, asociación u otros, debe ser revisada por el Encargado de Prevención de Delitos, quien deberá evaluar al beneficiario y sus representantes determinando que no existan riesgos a s o c i a d o s a l a v a d o d e a c v o s , financiamiento del terrorismo o corrupción con el mismo; ni inves gaciones en proceso. Ÿ Las donaciones se efectúan previa aprobación de la Gerencia General y acorde al contrato establecido con la organización o

84 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE en cumplimiento de la norma va al respecto en caso de municipalidades o similares. Las donaciones extraordinarias tales como servicios de transporte, alimentación u otros se efectuarán previa aprobación de la Gerencia General. Todas las donaciones se realizan siguiendo el “Polí ca de Donaciones” (Ver 7.7 Polí cas Relacionadas). Ÿ Toda entrega de donaciones debe ser carfidebidamente registrada, debiendo veri que la misma es entregada a los des natarios. Para ello, CMH deberá mantener un registro cación.fide la entrega y su veri (6) Sobre Auspicios y Contribuciones Polí cas Ÿ Todo auspicio o contribución polí ca debe ser revisada por el Encargado de Prevención de Delitos, quien deberá evaluar al ciario y su comité de campaña,fibene determinando que no existan riesgos a s o c i a d o s a l a v a d o d e a c v o s , nanciamiento del terrorismo o corrupciónfi con el mismo; ni inves gaciones en proceso.

85 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE Ÿ Los auspicios a un grupo, organización o evento de po polí co, depor vo, educa vo u otro, deberán ser aprobados por la Gerencia General y los pagos efectuarse acorde a ley. Ÿ Los recursos y ac vos de la compañía no pueden ser u lizados en la campaña polí ca de ningún candidato. La Compañía puede aprobar las contribuciones a favor de ciertos candidatos a las oficinas gubernamentales, en los casos que tales contribuciones sean permi das por ley y pagadas al comité de campaña y nunca directamente al candidato previa aprobación de la Gerencia General. (7) Polí cas Relacionadas: CMH ha desarrollado Polí cas relacionadas a la presente, las cuales son las siguientes: - Polí ca de Donaciones. - Procedimiento de Debida Diligencia para Colaboradores. - Procedimiento de Debida Diligencia para Evaluación de Proveedores.

86 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE - Procedimiento de Debida Diligencia para Evaluación de Clientes. VIII. EXCEPCIONES Los funcionarios de CMH que ocupen alguno de los cargos autorizados para el manejo de los gastos de representación, no podrán u lizar estos rubros para realizar regalos, cortesías, atenciones a Funcionarios Gubernamentales, ya que esto podría considerarse como un acto de corrupción. Cualquier gasto de representación o atención a clientes, proveedores o autoridades gubernamentales deberá ser previamente autorizado por la Gerencia General. IX. SANCIONES DERIVADAS POR INCUMPLIMIENTO En la eventualidad de producirse el incumplimiento de lo es pulado en esta polí ca se aplicarán las sanciones disciplinarias correspondientes, sin perjuicio de hacer valer adicionalmente en caso de daño moral y/o material a la empresa, sus derechos, de conformidad con el Reglamento Interno de Trabajo, la legislación laboral vigente en el fuero civil y/o penal si llegara el caso.

87 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE X. DEBER DE DENUNCIAR Todo Colaborador que tome conocimiento de la trasgresión de la presente polí ca deberá denunciarlo, bajo apercibimiento de ser considerado par cipe de tal acto. La denuncia podrá ser canalizada a través de los siguientes mecanismos: Ÿ Reportándolo directamente al Encargado de Prevención de Delitos u Oficial de Cumplimiento; o, Ÿ U lizando el Canal de Denuncias (Canal de Hones dad) que la Empresa ha puesto a disposición de los Colaboradores, en el cual la denuncia es anónima. XI. REGISTROS Ninguno XII. CAMBIO DE VERSIÓN Cons tuye un documento nuevo.

88 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE Documento elaborado por: Wilmer Tavara G. Oficial de Riesgo Sergio Ramirez Q Sub Oficial de Riesgo

POLITICA DE DONACIONES



91 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE I. OBJETIVO Establecer los lineamientos y criterios generales a seguir para la definición, priorización y ejecución de donaciones, contribuciones y otros pos de apoyo financieros o en especies por parte de Consorcio Minero Horizonte S. A. (en adelante CMH) hacia diferentes grupos de interés, ins tuciones públicas o privadas o individuos pertenecientes a su ámbito de influencia local, regional, nacional o internacional. II. ALCANCE Aplica para todas las donaciones realizadas por CMH a ONGs, agrupaciones, programas, ins tuciones públicas o privadas o individuos. III. DEFINICIONES Ÿ Beneficiario final: Persona o en dad que u liza los bienes, servicios o conocimientos donados. Ÿ Conocimiento de la en dad receptora de fondos y beneficiarios finales: Procedimiento de prevención orientado al análisis del potencial receptor de fondos de la Compañía y sus

92 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE beneficiarios finales para conocer el riesgo que representan para la Compañía el otorgarles una donación o contribución carita va. Ÿ Donación o contribución carita va: Transferencia gratuita y voluntaria de bienes, servicios, conocimientos o algo de valor por parte de la compañía al donatario o a favor de otra persona o ins tución o del beneficiario final. Ÿ Donante: Persona o en dad que realiza directamente la donación y/o contribución carita va. Ÿ Personas Expuestas Polí camente (PEP´s): Personas naturales que cumplen o hayan cumplido funciones públicas destacadas en los úl mos (5) años, sea en territorio nacional o en el extranjero y cuyas circunstancias financieras puedan ser de interés público. Incluye a sus parientes hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad y al cónyuge. Ÿ Registro de inhabilitados para contratar con el Estado: Registro de proveedores, par cipantes, postores o contra stas sancionados con inhabilitación temporal o defini va para contratar con el Estado publicado por el

93 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE Organismo Supervisor de Contrataciones del Estado (OSCE). Ÿ Lista de las Naciones Unidas: Lista sobre personas involucradas en ac vidades terroristas (Resolución 1267 de las Naciones Unidas), emi da en 1999 por el Comité de Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas. Comprende a personas y en dades involucradas en ac vidades terroristas. Ÿ Lista de países y territorios no cooperantes con el Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI): Lista que incluye países y territorios que, presentan deficiencias estratégicas contra el lavado de dinero y financiamiento del terrorismo, no han superado dichas deficiencias o no se ha comprome do con un plan de acción y a q u e l l o s q u e e s t á n e n p r o c e s o d e implementación de su plan de acción. Ÿ Lista de personas y empresas con sanciones financieras por la Unión Europea: Lista publicada por el Servicio Europea de Acción Exterior (EUEA por sus siglas en inglés), que incluye personas y empresas con sanciones financieras impuestas con el fin de cumplir los obje vos de Seguridad y Defensa y prevención

94 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE del financiamiento del terrorismo de la Unión Europea. Ÿ Lista de Oficina de Control de Ac vos Extranjeros del Departamento del Tesoro de los E.E.U.U. (OFAC por sus siglas en inglés): Lista que incluye países, personas y/o en dades que, a criterio de E.E.U.U., colaboran con el terrorismo y el tráfico ilícito de drogas. Ÿ Funcionario Público: Funcionario Público a cualquier persona pagada directa o indirectamente por el gobierno o que lleve a cabo una función pública, incluyendo a los funcionarios de empresas de propiedad del Estado y organizaciones internacionales públicas. IV. DESCRIPCIÓN DE POLÍTICAS a) Las donaciones o contribuciones de la empresa se dan en el marco de las normas legales aplicables, las polí cas generales de la compañía y atendiendo al Código de É ca y Conducta y Polí ca del Modelo de Prevención de CMH. b) Los aportes, donaciones o contribuciones carita vas

95 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE deberán respetar las siguientes consideraciones generales: Ÿ Deberán estar circunscritas a las zonas de influencia directa, indirecta y regional de las dis ntas unidades y proyectos mineros de la empresa. En casos excepcionales se podrán hacer aportes a ins tuciones públicas o privadas, inicia vas o programas que estén fuera del área de influencia de la empresa o que tengan alcance nacional, siempre que estén vinculadas a los obje vos de CMH. Ÿ Las donaciones podrán ser des nadas para ins tuciones públicas o privadas sin fines de lucro siempre y cuando dichas organizaciones se comprometan a respetar los lineamientos de la presente polí ca y aseguren el correcto uso y des no de la donación o contribución carita vas efectuada por CMH para los fines correspondientes. Ÿ Las donaciones o contribuciones carita vas podrán estar dirigidas a organizaciones o ins tuciones aliadas que ejecuten, por encargo de CMH, programas o proyectos de desarrollo sostenible.

96 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE Ÿ Las donaciones o contribuciones carita vas, podrán darse en dinero en efec vo, materiales u otro po de especies. En caso de ser en efec vo o bienes nunca deben ser entregados directamente a un funcionario público. c) Los beneficiarios priorizados hacia donde la compañía dirige sus donaciones y contribuciones carita vas pertenecen a los siguientes rubros o áreas de trabajo: Ÿ Educación: Escuelas, centros de educación superior, universidades, ins tuciones benéficas, organización de servicios sociales, asociaciones de apoyo a niños y jóvenes de extrema pobreza. Ÿ Salud: Centros de salud, hospitales, campañas médicas. Ÿ Promoción de la minería: patronatos, eventos que promuevan el sector minero. Ÿ Promoción de la cultura: libros, publicaciones, producciones y eventos culturales. Ÿ Tradición y costumbres: fiestas comunitarias, ac vidades costumbristas. Ÿ Fortalecimiento de capacidades: cursos, foros, eventos de capacitación.

97 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE Ÿ Inves gación e innovación de las ciencias afines. Ÿ Proyectos de inversión pública. d) Las donaciones o contribuciones carita vas no podrán estar des nadas a promover directa o indirectamente el consumo de alcohol o tabaco, o cualquier otra prác ca que atente contra la salud y seguridad de las personas. V. PROCEDIMIENTOS 5.1 Formalización, Conocimiento de la en dad receptora de fondos y beneficiarios finales 5.1.1 Como parte del proceso que fomenta el “conocimiento de la en dad receptora de fondos y beneficiarios finales”, se ha establecido un documento que debe ser llenado y firmado por el (los) representante(s) legal(es) de cada donatario que desee percibir una donación o contribución carita va de la Compañía: Ÿ Carta de Solicitud de la donación o contribución carita va por parte del interesado (donatario) o en su defecto.

98 C O N S O R C I O MINERO HORIZONTE Ÿ Convenio de Donación. 5.1.2 Los documentos antes mencionados se presentarán junto a la “Solicitud De Requerimiento de Donación”, el Gerente de Relaciones Comunitarias o el Usuario Solicitante será el responsable de emi rlo para la presentación al gerente General para su posterior aprobación. En el caso sea aprobado o rechazado CMH responderá la Carta de Solicitud de la Donación a la en dad interesada. 5.1.3 El Convenio de donación debe incluir restricciones sobre el uso de los fondos o bienes donados y el compromiso para suministrar información de auditoría, en caso sea requerido por CMH. 5.1.4 La iden ficación del potencial donatario o beneficiario “sensible” es responsabilidad de Relaciones Comunitarias / Protección interna / Encargado de Prevención de Delitos (Área de Riesgos y Control). Para la iden ficación de un donatario y/o