Informática www.cliqueapostilas.com.br Word Avançado Escola Virtual
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www.cliqueapostilas.com.br Ficha técnica ® Reservados todos os direitos patrimoniais e de reprodução à Fundação Bradesco Homepage: www.fb.org.br AUTORIA Fundação Bradesco COLABORADORES Departamento Escola Virtual - Fundação Bradesco PROJETO GRÁFICO E REVISÃO Setor Geração de Recursos Didáticos PUBLICAÇÃO: 2010
www.cliqueapostilas.com.br APRESENTAÇÃO Esta apostila compõe o material didático dos cursos de Informática referentes ao Pacote Office 2007, composto pelos aplicativos Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook e Internet. Na sequência, apresentamos definições, orientações técnicas, procedimentos e exercícios práticos, fundamentais para qualificar profissionalmente jovens e adultos, para que possam ter autonomia no uso da ferramenta, dominar as competências exigidas pelo mercado de trabalho e, assim, favorecer sua empregabilidade em qualquer área ocupacional. Lembramos que as profundas transformações ocorridas no mundo do trabalho, a velocidade da informação, a comunicação, a globalização, a difusão de novas tecnologias e de novas formas de organização do trabalho são alguns exemplos das mudanças que vêm exigindo dos trabalhadores o desenvolvimento de novas competências frente às profissões. Diante desse contexto, a informática é parte fundamental dessa transformação, visto que está presente em todos os setores da sociedade: no comércio, na indústria, na saúde, na educação etc. Enfim, as informações aqui apresentadas servirão para alicerçar a base do conhecimento requerida para a construção das competências e habilidades propostas na qualificação de Operador de Microcomputador. 3
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www.cliqueapostilas.com.br SUMÁRIO 1. TRABALHANDO COM REFERÊNCIAS...........................................................................9 1.1 Inserindo nota de rodapé ou nota de fim............................................................9 1.1.1 Inserindo nota de rodapé ......................................................................10 1.1.2 Inserindo nota de fim ............................................................................12 1.1.3 Personalizando nota de referência ..........................................................13 1.2 Trabalhando com sumário ...............................................................................15 1.2.1 Etapa 1 – Preparando o documento........................................................16 1.2.2 Etapa 2 – Criando o sumário..................................................................18 1.2.3 Atualizando o sumário ...........................................................................20 1.2.4 Personalizando o sumário ......................................................................21 1.3 Citações e bibliografia .....................................................................................25 1.3.1 Criando uma citação..............................................................................25 1.3.2 Criando um espaço reservado ................................................................27 1.3.3 Editando uma citação ou espaço reservado .............................................28 1.4 Inserindo a bibliografia....................................................................................31 1.4.1 Editando a bibliografia ...........................................................................32 1.5 Trabalhando com legendas ..............................................................................33 1.5.1 Inserindo legendas................................................................................33 1.5.2 Inserindo índices das ilustrações ............................................................36 1.5.3 Atualizando o índice das ilustrações........................................................37 2. CORRESPONDÊNCIAS .............................................................................................38 2.1 Criando uma mala direta .................................................................................39 2.1.1 Conferindo as demais opções.................................................................46 2.2 Abrindo um documento que contém mala direta ...............................................48 2.3 Envelopes e etiquetas .....................................................................................49 2.3.1 Endereçando um envelope.....................................................................50 2.3.2 Endereçando etiquetas ..........................................................................56 2.3.3 Minha etiqueta não consta da lista de modelos........................................59 2.4 Criando etiquetas para vários destinatários.......................................................62 3. TRABALHANDO COM REVISÃO DE DOCUMENTOS ....................................................67 3.1 Utilizando comentários ....................................................................................67 3.1.1 Inserindo comentários no documento .....................................................67 3.1.2 Movendo-se entre os comentários ..........................................................69 3.1.3 Excluindo comentários...........................................................................69 3.2 Administrando as alterações no documento ......................................................69 3.2.1 Controlando as alterações......................................................................70 3.2.2 Alterando as opções de controle.............................................................71 3.2.3 Alterando nome do usuário ....................................................................73 3.2.4 Alterando a visualização dos balões ........................................................74 3.3 Aceitando ou rejeitando as alterações ..............................................................76 5
www.cliqueapostilas.com.br 4. COMPARANDO DOCUMENTOS .................................................................................77 5. PROTEGENDO O DOCUMENTO ................................................................................78 6. EXERCÍCIOS ..........................................................................................................81 6
www.cliqueapostilas.com.br INTRODUÇÃO Seja bem-vindo ao Word 2007 – Avançado! Nos cursos de Word Básico e Intermediário, você teve uma visão de seus comandos, guias, formatações fundamentais, elementos gráficos, cabeçalhos e rodapés etc. Agora, conhecerá novos recursos que facilitarão a execução de tarefas tidas como complexas, como, por exemplo, emissão de mala direta e elaboração de índice entre outras. 7
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www.cliqueapostilas.com.br 1. Trabalhando com referências Quem de nós, num texto, nunca se deparou com um termo sinalizado com numeração ou símbolo, cuja explicação está no final da página (nota de rodapé) ou no final do documento (nota de fim)? Ou então, quem já tentou encontrar uma informação em livro ou revista cujas folhas de sumário haviam sido retiradas? Bem difícil, não é mesmo? Além de outros recursos, a guia Referências apresenta opções que nos auxiliam a trabalhar com essas questões. Figura 1 1.1 Inserindo nota de rodapé ou nota de fim Esses recursos facilitam a indicação de fontes ou a inclusão de materiais explicativos. A vantagem de utilizar um processador de textos para inserir tais notas é que não precisamos nos preocupar com a sequência (nota 1, 2... n), pois o aplicativo faz esse controle automaticamente. A diferença básica entre nota de rodapé e nota de fim está no lugar onde elas são inseridas no documento. Podemos usar qualquer uma delas, pois, além de muito parecidas, ambas contêm uma marca de referência de nota no corpo do texto para indicar que há informações adicionais em nota de rodapé ou nota de fim. O uso de nota de rodapé ou nota de fim pode ser determinado por sua preferência ou pelo estilo adotado em seu local de trabalho. 9
www.cliqueapostilas.com.br Figura 2 1 Nota de rodapé 2 Nota de fim 3 Marcas de referência da nota Tanto as notas de rodapé quanto as notas de fim são separadas do corpo do texto por uma pequena linha horizontal. O texto explicativo será inserido sempre com fonte menor do que a fonte do corpo do texto. Os dois tipos de nota podem ser usados no mesmo documento. 1.1.1 Inserindo nota de rodapé Para exemplificar o uso de notas de rodapé e de fim, utilizaremos o arquivo O_ Guarani, gravado na pasta Exemp_Word_Avanc. Ressaltamos que o conteúdo do arquivo é um trecho extraído do livro “O Guarani”, de José de Alencar, que servirá apenas para ilustrar o uso da nota de rodapé. No texto original, não constam as notas utilizadas neste curso. Para inserir uma nota de rodapé, faça o seguinte: 10
www.cliqueapostilas.com.br 1. Após abrir o arquivo, posicione o cursor ao lado da palavra à qual será acrescentada a nota. Em nosso exemplo, é o termo Mariz, sobrenome de Dom Antônio. Figura 3 2. Clique na guia Referência, no grupo Notas de Rodapé e no botão Inserir Nota de Rodapé . 3. Observe que uma área é aberta para a digitação do texto no final da página atual, sob uma pequena linha. Digite o texto, conforme mostra a figura 3. Figura 4 4. Lembre-se de que a fonte deve ser menor que a do corpo do documento. Deixe-a com o tamanho 8. 5. Em seguida, posicione o mouse sob o número que foi inserido no local indicado no item 1 e verifique que o texto da nota de rodapé pode ser visualizado, sem que haja necessidade de ir até o final da página (figura 5). 11
www.cliqueapostilas.com.br Figura 5 6. Para excluir uma nota de rodapé, basta selecioná-la e pressionar a tecla <DEL>. 1.1.2 Inserindo nota de fim Para inserir uma nota de fim, ainda com o arquivo O_Guarani aberto, faça o seguinte: 1. Posicione o cursor ao lado da palavra Alencar. Figura 6 2. Clique na guia Referência, no grupo Notas de Rodapé e no botão Inserir Nota de Fim . 3.Observe que uma área é aberta para a digitação do texto no final do documento, sob uma pequena linha. Digite o texto, conforme mostra a figura 7. 12
www.cliqueapostilas.com.br Figura 7 4. Lembre-se de que a fonte deve ser menor que a do corpo do documento. Deixe-a com o tamanho 8. 5. Da mesma forma que na nota de rodapé, ao posicionar o mouse sob o símbolo que foi inserido no local indicado no item 1, podemos ver o texto da nota de fim, sem que haja necessidade de ir até o final do documento. 6. Salve o documento com o nome de O_Guarani_final. 1.1.3 Personalizando nota de referência Você poderá personalizar a visualização da nota de referência, caso a forma padrão não atenda às suas necessidades. Para isso, faça o seguinte: 1. Clique no Iniciador de Caixa de Diálogo , no canto inferior direito, para ver mais opções relacionadas ao grupo Notas e Rodapé. 2.Defina os itens conforme sua necessidade. Você pode alterar: 1. Local Figura 8 13
www.cliqueapostilas.com.br 2. Formato Figura 9 3.Aplicação das alterações Figura 10 3.Após concluir as definições, clique em inserir. Veja o exemplo da figura 11. Como marca personalizada, foi selecionado o símbolo do Pi ( ). Figura 11 14
www.cliqueapostilas.com.br Nesse grupo, temos ainda as seguintes opções: Objeto Função Próxima Nota de Rodapé Permite navegar entre as notas de rodapé e fim inseridas no documento. Exibe as notas de rodapé ou de fim de acordo com a opção selecionada. Próxima Nota de Rodapé Figura 12 Vamos praticar! Exercício 1 1.2 Trabalhando com sumário O sumário fornece uma visão geral do que está no documento e ajuda o leitor a localizar determinada informação rapidamente. O Word tem um modo automático de criar sumário. A vantagem de seu uso é que, em caso de alteração no número das páginas, o sumário é atualizado automaticamente Figura 13 15
www.cliqueapostilas.com.br São duas as etapas para criar um sumário automático: 1. Prepare o documento, atribuindo estilos de título aos títulos e cabeçalhos de capítulo que você deseja que apareçam no sumário. 2. Reúna esses títulos e cabeçalhos no sumário. Os estilos de título são o vínculo para a criação de um sumário automático. 1.2.1 Etapa 1 – Preparando o documento Depois que você tiver decidido que títulos aparecerão no sumário, precisará aplicar estilos específicos a eles, para que o Word os inclua. Os estilos de título e o sumário automático trabalham em conjunto. O Word nomeia os estilos Título 1 para o nível mais alto no sumário, Título 2 para o nível seguinte e, assim, sucessivamente. Veja o exemplo da figura 14. Quem de nós, num texto, nunca se deparou com um termo sinalizado com numeração ou símbolo, cuja explicação está no final da página (nota de rodapé) ou no final do documento (nota de fim)? Ou então, quem já tentou encontrar uma informação em livro ou revista cujas folhas de sumário haviam sido retiradas? Bem difícil, não é mesmo? Figura 14 Para aplicar os estilos, faça o seguinte: 1. Posicione o cursor na linha que deverá ser inserida no sumário. 2.Na guia Início, no grupo Estilo, selecione o título adequado. 16
www.cliqueapostilas.com.br Caso a formatação não esteja de acordo com suas necessidades, faça o seguinte: 1. Defina a formatação (fonte, cor, tamanho, parágrafo etc.) da linha que será inserida no sumário de modo a atender a suas necessidades. 2. Selecione a linha e clique com o botão direito do mouse no título a ser utilizado. 3.Selecione a opção Atualizar Título ... para Corresponder à Seleção. Figura 15 4.Toda vez que o estilo de título precisar ser reutilizado, ele já estará com a formatação correta. Abra o documento Exemplo_sumario, que se encontra na pasta Exemp_Word_ Avanc, e faça alguns testes. A seguir, são descritas outras opções: Objeto Função Selecionar Todas as instâncias de Selecionar todas as linhas com o mesmo estilo. Renomear Alterar o nome do estilo. Remover da Galeria de Estilos Remover da galeria os estilos que não são utilizados. Rápidos Adicionar os estilos à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. O ícone passa a ser visualizado. Adicionar Galeria à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido 17
www.cliqueapostilas.com.br Objeto Função Abrir uma caixa de diálogo em que é possível alterar a formatação do estilo. Modificar Figura 16 1.2.2 Etapa 2 – Criando o sumário Após a definição dos títulos que farão parte do sumário, criá-lo é bem simples. Ainda com o documento Exemplo_sumario aberto, faça o seguinte: 1. Em primeiro lugar, defina o local em que o sumário será inserido (início ou fim do documento). Lembre-se de que, se o local escolhido for o início do documento, você terá que criá- lo em uma seção diferente, para que as páginas não sejam computadas. 2. Na guia Referências, no grupo Sumário, clique no botão Sumário e selecione o tipo desejado, conforme modelos ilustrados nas figuras 17, 18 e 19. 18
www.cliqueapostilas.com.br Figura 17 – Sumário Automático 1 Figura 18 – Sumário Automático 2 Figura 19 – Sumário Manual 19
www.cliqueapostilas.com.br 3. Concluídos esses procedimentos, o sumário estará pronto. Quando você clicar em um sumário automático, ele será exibido em uma caixa azul- claro, que é uma indicação visual desse tipo de sumário. Quando o ponteiro do mouse for movido para fora dessa área, as entradas se tornarão cinza e você verá o cursor onde clicou inicialmente. 1.2.3 Atualizando o sumário O sumário é atualizado automaticamente, sempre que você abre o documento. Entretanto, toda vez que acrescentar títulos ou cabeçalhos ou adicionar conteúdo que possa afetar os números de página, será necessário atualizá-lo. Para isso, faça o seguinte: 1. Na guia Referências, clique no grupo Sumário e em Atualizar Sumário . 2. Na caixa de diálogo que se abrirá, informe que tipo de atualização deseja realizar. Caso a mudança tenha sido nas páginas, deixe a primeira opção selecionada. Se houve inclusão de novos títulos, selecione a segunda opção. Nesse caso, é importante observar que a formatação do sumário poderá ser alterada. Figura 20 20
www.cliqueapostilas.com.br 3. Clique em OK. Evite editar entradas no próprio sumário, pois ao atualizá-lo, essas alterações serão perdidas. Para alterar o texto exibido no sumário, edite-o no corpo do documento e, depois, atualize o sumário para aplicar as alterações. A opção Adicionar Texto permite inserir o texto selecionado no sumário, definindo seu nível. Observe a figura 21. No exemplo mencionado, o texto selecionado passou a ser de nível 2 e, para que ele seja inserido no sumário, é preciso atualizar o sumário com a opção Atualizar o índice inteiro selecionada. Figura 21 1.2.4 Personalizando o sumário Agora, que você já sabe como criar um sumário, pode desejar dar-lhe mais vida. Por exemplo, os títulos do documento estão em azul e você quer que o sumário também fique nessa cor. 21
www.cliqueapostilas.com.br Pode ser que o sumário seja muito extenso e você queira diminuí-lo. Ou ainda, deseje fazer uma pequena modificação, como, por exemplo, alterar os pontos ou traços entre o número de página e a entrada do sumário. Veja como fazer isso: 1. Na guia Referências, no grupo Sumário, clique no botão Sumário e selecione a opção Inserir Sumário. Figura 22 2. Na caixa de diálogo Sumário, verifique se a opção Do modelo está selecionada na caixa Formatos e clique em Modificar. Figura 23 22
www.cliqueapostilas.com.br 3. Clique em Sumário 1, na caixa de diálogo Estilo, para selecionar o nível mais alto (Nível 1) e, depois, clique em Modificar. Figura 24 4. A caixa de diálogo Modificar estilo será aberta. Na seção Formatação 1 , você poderá alterar o tipo, o tamanho, a cor e o estilo da fonte. Por exemplo, mude a fonte para Brush Script MT, tamanho 18, cor azul. 5. Para alterar as demais opções, clique em Formatar 2 . Depois de fazer as alterações, clique em OK. 23
www.cliqueapostilas.com.br Figura 25 6. Na seção Visualização, verifique se a alteração está de acordo com sua necessidade. 7. Em caso afirmativo, clique em OK (figura 26). Figura 26 24
www.cliqueapostilas.com.br 8. Caso queira alterar Sumário 2 (Nível 2) ou Sumário 3 (Nível 3), repita os procedimentos anteriores, selecionando Sumário 2 ou Sumário 3. 9. Quando você clicar no OK final, uma mensagem será exibida, perguntando se deseja substituir o sumário. Clique em OK e suas entradas assumirão a nova formatação. Figura 27 10. Faça alguns testes e feche o arquivo sem salvá-lo. Vamos praticar! Exercício 2 1.3 Citações e bibliografia Bibliografia é uma lista de fontes, normalmente localizada no final do documento e utilizada como consulta para inserção de citações. Com o Word 2007, é possível gerar uma bibliografia automaticamente, com base nas informações sobre a fonte fornecida para o documento. 1.3.1 Criando uma citação Ao adicionar uma citação a um documento, também é possível criar uma fonte bibliográfica que irá aparecer na bibliografia. Para exemplificar o uso citações bibliográficas, utilizaremos o arquivo Citações, que está gravado na pasta Exemp_Word_Avanc. 25
www.cliqueapostilas.com.br 1. Na guia Referências, no grupo Citações e Bibliografia, clique na seta ao lado do botão Estilo . 2. Selecione o estilo que deseja usar para a citação e para a fonte bibliográfica. Por exemplo, documentos de ciências sociais normalmente usam estilos MLA ou APA. 3. Posicione o cursor no local desejado (final do primeiro parágrafo), clique em Inserir Citação e em Adicionar Nova Fonte Bibliográfica. 4. Preencha os dados solicitados e clique em OK (figura 28). Figura 28 Note que um código (Jor371) é gerado automaticamente para a citação. 5. Observe que a citação é inserida automaticamente (figura 29). Figura 29 26
www.cliqueapostilas.com.br 1.3.2 Criando um espaço reservado Se você estiver elaborando um documento e não dispuser da fonte bibliográfica no momento, pode criar um espaço reservado para citação e esperar para preencher as informações posteriormente. Para isso, faça o seguinte: 1. Na guia Referências, no grupo Citações e Bibliografia, clique na seta ao lado do botão Estilo . 2. Selecione o estilo que deseja usar para a citação e para a fonte bibliográfica. 3. Posicione o cursor no local desejado (final do segundo parágrafo), clique em Inserir Citação e em Adicionar Novo Espaço Reservado. 4. Atribua um nome a ele e clique em OK (figura 30). Figura 30 5. Observe que um espaço com o nome definido é inserido automaticamente (figura 31). Figura 31 27
www.cliqueapostilas.com.br 1.3.3 Editando uma citação ou espaço reservado Caso você necessite alterar o conteúdo de uma citação ou espaço reservado, proceda da seguinte maneira: 1.Selecione a citação ou espaço reservado a ser alterado e clique na seta à direita para visualizar as opções (figura 32). Figura 32 2. Selecione uma das opções conforme sua necessidade: • A opção Editar Citação permite inserir o número da página ou suprimir informações, como mostra a figura 33. Figura 33 28
www.cliqueapostilas.com.br • A opção Editar Fonte abre a caixa de diálogo utilizada na criação da citação, já vista na figura 28. • A opção Converter citação em texto estático converte a citação em texto comum, não a repetindo na bibliografia, caso seja utilizada mais de uma vez. • A opção Atualizar Citações e Bibliografia atualizará automaticamente citações e a bibliografia, caso esta última já tenha sido criada. 3. Após fazer as alterações desejadas, clique em OK. Outra forma de editar citações ou espaços reservados é a seguinte: 1. Na guia Referências, no grupo Citações e Bibliografia, clique em Gerenciar Fontes Bibliográficas. 2. Em Lista atual, clique no item que deseja editar. 3. Clique no botão Editar (figura 34). Figura 34 29
www.cliqueapostilas.com.br 4. Digite as informações, conforme mostra a figura 35, e clique em OK. Figura 35 5. Observe que foi alterada a descrição do item Visualizar (figura 36). Figura 36 6. Clique em Fechar e veja o resultado no documento. 30
www.cliqueapostilas.com.br Figura 37 7. Salve o documento com o nome Citações_2. 1.4 Inserindo a bibliografia Uma vez incluídas e verificadas todas as citações, o passo seguinte é inserir a bibliografia. Para isso, faça o seguinte: 1. Abra o documento Citações_2 e insira uma quebra de página após o último parágrafo. 2. Posicione o cursor na página em branco. 3. Na guia Referências, no grupo Citações e Bibliografia, clique em Bibliografia . 4. Clique no estilo desejado ou em Inserir Bibliografia . Figura 38 31
www.cliqueapostilas.com.br 5. Com esses procedimentos, está criada a bibliografia. . Figura 39 1.4.1 Editando a bibliografia Caso haja necessidade de alterar a bibliografia, faça o seguinte: 1. Selecione a bibliografia e clique no botão Bibliografias para visualizar as opções (figura 40). Figura 40 32
www.cliqueapostilas.com.br 2. Selecione uma das opções de acordo com sua necessidade: • As duas primeiras opções referem-se ao estilo da bibliografia. • A opção Converter bibliografia em texto estático converte a bibliografia em texto comum. • A opção Filtrar Idiomas permite selecionar apenas bibliografias de acordo com o idioma desejado. • Após alterar ou incluir citações, clique em Atualizar Citações e Bibliografia para atualizar a bibliografia automaticamente. 3. Salve o arquivo com o nome de Exemplo_Bibliografia. Vamos praticar! Exercício 3 1.5 Trabalhando com legendas Você deve ter observado que as imagens das apostilas que utilizamos são identificadas por legenda. Uma legenda é um rótulo numerado que pode ser adicionado a uma figura, tabela, equação ou outro objeto. Por exemplo, Figura 1, onde: • Figura é o rótulo da legenda. • 1 é o número inserido automaticamente pelo Word. Se o arquivo contiver poucos itens, numerá-los será fácil. Já se os itens forem muitos, mais de 100 por exemplo, isso se tornará mais difícil. Um dos recursos disponíveis na guia Referências o auxiliará, caso você tenha um trabalho assim pela frente. 1.5.1 Inserindo legendas 1. Abra o arquivo Exemplo_legenda, que está gravado na pasta Exemp_Word_ Avanc. 33
www.cliqueapostilas.com.br 2. Selecione a primeira imagem. . 3. Na guia Referências, no grupo Legendas, clique no botão Inserir Legenda Figura 41 4. Clique em OK sem realizar nenhuma alteração. Observe que a legenda Figura 1 foi inserida abaixo da imagem. Esse é o tipo de legenda padrão. Figura 42 5. Em seguida, selecione a segunda imagem e repita o passo 3. 6. Dessa vez, clique nas setas dos itens Rótulo e Posição e veja que opções estão disponíveis. 34
www.cliqueapostilas.com.br Observe que a legenda já está como Figura 2. Figura 43 A seguir, são descritas as demais opções: Objeto Função Incluir/Excluir o rótulo da legenda. Se essa opção for ativada, apenas o número do objeto será visualizado. Criar novos rótulos. Por exemplo: Planilha. Excluir os rótulos criados pelo usuário. Alterar o estilo de numeração. Por exemplo: I, II ou a, b. Definir o tipo de objeto (imagem bitmap, som wave etc.) que será numerado automaticamente. 7. Faça alguns testes e salve o arquivo com o nome de Exemplo_legenda2. Dica! Se você preferir, copie a legenda e pressione a tecla <F9> para atualizar a numeração. 35
www.cliqueapostilas.com.br 1.5.2 Inserindo índices das ilustrações Ao término do trabalho, você poderá criar um índice das figuras prática e facilmente. Para isso, faça o seguinte: 1. Abra o arquivo Exemplo_legenda2, que está gravado na pasta Exemp_Word_ Avanc. 2. Insira uma quebra de página após o último parágrafo. 3. Posicione o cursor na página em branco. 4. Na guia Referências, no grupo Legendas, clique no botão Inserir Índice de Ilustrações . 5. Na caixa de diálogo aberta, selecione as opções desejadas para definir a formatação do índice de ilustrações. Observe que apenas a guia Índice de Ilustrações está ativa. 6. Selecione as opções desejadas e verifique, no item Visualização, se estão de acordo com o desejado. 7. Clique no botão Opções. Na caixa de diálogo aberta, ative a opção Estilo: Legenda. Figura 44 36
www.cliqueapostilas.com.br 8. Clique em OK duas vezes e observe que o índice de legendas foi criado (figura 45). Figura 45 1.5.3 Atualizando o índice das ilustrações Caso haja inclusão de novas imagens, ou alteração na numeração das páginas, o índice deverá ser alterado. Para isso, faça o seguinte: 1. Clique no botão Atualizar Índice de Ilustrações . 2. Na caixa de diálogo visualizada, escolha entre atualizar apenas os números de página ou o índice inteiro e clique em OK. No exemplo da figura 46, foi inserida uma quebra de páginas entre as imagens. Nesse caso, apenas a atualização do número de páginas é o suficiente. Figura 46 3. Feche o documento sem salvá-lo. Vamos praticar! Exercícios 4 e 5 37
www.cliqueapostilas.com.br 2. Correspondências Imagine que você tenha de enviar uma carta ou email aos funcionários contendo informações pessoais (salário, valor de FGTS, reembolso de férias etc.). Ou ainda, que seu gerente tenha decidido vender um produto pela metade do preço e pediu a você que dê essa informação aos clientes preferenciais. Criar carta ou email individualmente levaria horas. É aqui que o recurso da mala direta pode ser muito útil. Para usar a mala direta, você precisará de um documento principal, com o texto padrão e espaços reservados para as informações exclusivas, e de outro, que contenha tais informações. O Word cuidará do resto. O documento principal é seu ponto de partida e pode ser uma carta, envelope, email ou mesmo um cupom. Ele deve conter os elementos mostrados na figura 47: Figura 47 Onde: 1 Informações exclusivas de cada destinatário 2 Texto comum a todos os destinatários As informações de cada destinatário são armazenadas em outro arquivo (tabela do Word, planilha do Excel, banco de dados do Access) e são preenchidas nos espaços reservados, adicionados ao documento principal. A guia Correspondências tem as opções que nos auxiliam a trabalhar com esses e outros recursos. 38
www.cliqueapostilas.com.br Figura 48 2.1. Criando uma mala direta Para exemplificar a criação de uma mala direta, utilizaremos o documento principal Exemplo_Mala_direta, que está gravado na pasta Exemp_Word_Avanc. Após abrir o arquivo, faça o seguinte: 1. Posicione o cursor após o texto Unidade de. 2. Na guia Correspondências, no grupo Iniciar Mala Direta, clique no botão Iniciar Mala Direta . 3. A caixa de diálogo apresentará várias opções. Clique em Assistente de Mala Direta Passo a Passo. Figura 49 39
www.cliqueapostilas.com.br O assistente o auxiliará em todas as etapas a serem executadas e é sempre mais fácil utilizá-lo. 4. Selecione as opções desejadas em cada uma das etapas. Na figura 50, visualizamos as opções da primeira etapa. Figura 50 Onde: 1 Exibe ações principais relativas à etapa. Nesse nosso exemplo, devemos selecionar o tipo carta para o documento a ser elaborado. 2 Exibe explicações e opções a serem selecionadas de acordo com a etapa. 3 Permite avançar ou retroceder etapas. É interessante observar que as etapas são nomeadas. 5. Na área 3, clique em Próxima: Documento inicial. 40
www.cliqueapostilas.com.br 6. Como temos um documento pronto para receber as informações de cada destinatário, na etapa 2 (figura 51), deixe a opção Usar o documento atual selecionada e clique em Próxima: Selecione os destinatários. Figura 51 7. A etapa 3 define onde se encontram as informações dos destinatários. Utilizaremos uma lista existente, chamada Filiais, que está gravada na pasta Exemp_Word_Avanc. Clique em Procurar para poder acessá-la (figura 52). Figura 52 8. Após selecionar o arquivo com os dados desejados, uma caixa de diálogo é aberta. Nela, o conteúdo pode ser visualizado (figura 53). 41
www.cliqueapostilas.com.br Nessa caixa de diálogo, há diversas opções para refinar sua lista como, por exemplo, Classificar e Filtrar. Figura 53 9. Clique em OK e observe que surgiram duas opções diferentes no item Use uma lista existente (figura 54, pontos 1 e 2 ). Essas opções possibilitam selecionar outra lista de destinatários ou editar a utilizada. 10. Em seguida, clique em Próxima: Escreva a carta. Figura 54 42
www.cliqueapostilas.com.br 11. O assistente lhe trará opções de formatação de endereço, saudação e postagem eletrônica (este último item requer software complementar). Para ter acesso aos conteúdos da lista Filiais, clique em Mais itens . Figura 55 12. Selecione o campo CIDADE-UF e clique em Inserir. Em seguida, clique em Fechar. Figura 56 13.Posicione o cursor após Atenção de e repita os passos 11 e 12, selecionando o campo DIRETOR. 43
www.cliqueapostilas.com.br 14. Veja como, no documento principal (figura 57), são visualizados os espaços reservados (campos), a serem preenchidos com os dados dos destinatários. Figura 57 15. Em seguida, clique em Próxima: Visualize as cartas. Figura 58 44
www.cliqueapostilas.com.br 16. Observe a figura 59 e as opções disponíveis. Figura 59 1 Apresenta dados do primeiro destinatário. 2 Possibilita avançar ou retroceder registros (destinatários). 3 Permite localizar um registro (destinatário) específico de acordo com um dos campos. 4 Possibilita excluir o destinatário visualizado. 17. Clique em Próxima: Conclua a mesclagem. 18. Na última etapa, há duas opções, conforme mostra a figura 60. Selecione aquela que se adapta à sua necessidade. 45
www.cliqueapostilas.com.br Figura 60 19. Feche a caixa de diálogo do assistente de mala direta. 20. Salve o documento com o nome de Exemplo_Mala_direta2. Vamos praticar! Exercício 6 - 1ª parte 2.1.1. Conferindo as demais opções A seguir, descreveremos os demais grupos e opções disponíveis para trabalhar com mala direta. No grupo Iniciar Mala Direta, estão disponíveis os seguintes comandos: Objeto Função Selecionar destinatários Abrir o documento que contém os dados dos destinatários. Mesma função descrita no passo 7 (figura 52). Editar lista de destinatários. Mesma função demonstrada na figura 53. Editar lista de Destinatários 46
www.cliqueapostilas.com.br No grupo Gravar e Inserir Campos, temos os seguintes comandos: Objeto Função Realçar os campos de mesclagem para facilitar sua localização, principalmente se inseridos no meio do texto. Realçar campos de mesclagem Bloco de Endereço Figura 61 Abrir uma caixa de diálogo com modelos de blocos de endereço. Linha de Saudação Abrir uma caixa de diálogo com modelos de saudação. Inserir campo de mesclagem Abrir a caixa de diálogo que permite a seleção dos campos que Regras contêm as informações dos usuários. Mesma função demonstrada na figura 56. Definir regras para controlar a maneira como o Word mescla as informações. Coincidir campos Permitir que campos correspondentes sejam localizados no arquivo Atualizar Etiquetas de dados, mesmo que tenham nomes diferentes. Atualizar as informações dos destinatários antes de imprimir as etiquetas. No grupo Visualizar Resultados, temos os seguintes comandos: Objeto Função Visualizar Resultados Substituir o nome do campo de mesclagem pelo conteúdo da lista de Avançar/Retroceder destinatários. Mesma função demonstrada na figura 59, item 1. Navegar entre os registros (cartas). Mesma função demonstrada na figura 59, item 2. Localizar destinatário Localizar um destinatário específico. Mesma função demonstrada na figura 59, item 3. Verificação automática de erro Executar a mala direta passo a passo para auxiliar na localização de possíveis erros. 47
www.cliqueapostilas.com.br O último grupo, Concluir, apresenta as seguintes opções: Objeto Função Permitir a edição do documento principal. É criado um novo documento com os registros (destinatários) selecionados. Editar documentos principais Figura 62 Enviar para a impressora os registros selecionados. Imprimir documentos Figura 63 Enviar email ao destinatário indicado. Enviar Emails Figura 64 2.2. Abrindo um documento que contém mala direta Sempre que você abrir um documento elaborado com base em uma mala direta, será exibida uma caixa de diálogo informando que um comando SQL será executado. Esse comando se encarregará de abrir a lista de destinatários utilizada. 48
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