13 จิราภรณ์ ลายแสง Portfolio

ชื่อ นางสาวจริ าภรณ์ ลายแสง ระดับช้ัน AC.4501 เลขที่ 13 รหัสวิชา 30201-2102 โปรแกรมสาเรจ็ รปู เพ่ืองานบัญชี อาจารย์ผู้สอน อ.พลอยไพลิน มูลเสรฐิ

ระบบจดั ซื้อและวิเคราะห์ซื้อ Purchase Order and Purchase Analysis System 2. การบนั ทึกยอดยกมาของระบบซ้ือ การทางานในระบบซ้ือและวิเคราะห์ซื้อ 1. การเตรียมฐานข้อมูลของ ยอดยกมาของระบบซื้อจะเป็ นรายการค้างชาระหรอื ระบบซื้อและวิเคราะห์ซื้อ ยอดหนี้ ยกมาในระบบเจ้าหน้ี ซ่ึงจะไปอธิบายใน หลังจากเตรียมฐานข้อมูลของสินค้าและยอดยกมาของ ระบบเจา้ หนี้ สินค้าคงคลังในระบบควบคุมสินค้าคงคลังแล้ว ขั้นตอนต่อไปก็คือ การซื้อสินค้าเข้าคลังสินค้า แต่ถ้าเป็ นธุรกิจบริการก็เป็ นการจ้าง เมื่อจะใช้งานระบบจัดซ้ือ ข้ันตอนแรกคือการเตรียม 3. การบันทึกรายการค้าในระบบซื้อ ทางานกับผู้ให้บรกิ ารซื้อสินค้าแล้วจา่ ยเงินหลังจากได้รับสินค้าหรอื ฐานขอ้ มูลท่ีต้องใช้ในระบบ มีดังน้ี บริการ จะเป็ นการบันทึกซื้อสด แต่ถ้าได้รับเครดิตจากผู้จาหน่าย ➢ บันทึกรายช่ือผู้จาหน่าย “ รายการ \" หรือ \"Transaction\" ในระบบซ้ือคือ หรือผู้ให้บริการ ก็จะเป็ น การบันทึกซ้ือเช่ือ นอกจากน้ีหากมีการ ➢ สรา้ งเล่มเอกสาร เอกสารต่างๆ และจะเชื่อมโยงกับระบบอื่นๆ เช่น ส่งคืนสินค้าที่ไม่ตรงตามใบส่ังซื้อกจ็ ะบันทึกลดหน้ี เป็ นต้น เมื่อบันทึกซื้อสินค้าเข้า กจ็ ะไปเพิ่ม ปรมิ าณสินค้าคง 4. การพิ มพ์ รายงาน คลั งในระบบควบคุมสิ นค้าคงคลัง และไปเพิ่ ม ข้ันตอนการทางานในระบบซ้ือ มี 4 ส่วน ตรวจสอบและวิเคราะห์ รายการภาษีซ้ือในรายงานภาษีซื้อ 1. การเตรยี มฐานข้อมูลของระบบซื้อและวิเคราะห์ซ้ือ รายงานท่ีมีให้ในระบบ จะแบ่งเป็ น 4 ประเภทหลัก ๆ คือ 2. การบันทึกยอดยกมาของระบบซื้อ 1. รายงานเพ่ือตรวจสอบรายการเอกสาร เพื่อใช้ตรวจสอบความครบถ้วนของเอกสาร 3. การบันทึกรายการค้าในระบบซื้อ และเก็บเป็ นสาเนากระดาษไวเ้ ป็ นการ BACKUP หลังจากบันทึกรายการเข้าไปแล้ว 4. การพิมพ์รายงานตรวจสอบและวิเคราะห์ 2. รายงานเพ่ือการติดตามงาน เช่น รายการสินค้าค้างรบั 3. รายงานภาษี เช่น รายงานภาษซ้ือ , รายงานภาษีหัก ณ ท่ีจา่ ย 4. รายงานเพ่ือการวิเคราะห์จะเป็ นรายการทีเกดิ จากการรวมยอดจากหลายๆ เอกสาร เพื่อนามาใช้เป็ นขอ้ มูลประกอบในการบรหิ ารงาน (Management Information SystemReport) หรอื วางแผนในอนาคต

ภาพรวมการทางานในระบบขาย ข้ันตอนการทางานในระบบขาย มี 4 ส่วน 1. การเตรียมฐานข้อมูลของ ระบบขายและวิเคราะห์ขาย การทางานในระบบขายเป็ นขั้นตอนหลังจากท่ีมีสินค้าใน 1. การเตรยี มฐานข้อมูลของระบบขายและวเิ คราะห์ขาย คลังสินค้าแล้ว ธุรกิจจะมีการทารายการขายสินค้าหรอื ให้บริการแก่ 2. การบันทึกยอดยกมาของระบบขาย เป็ นการบันทึกฐานขอ้มลู ของระบบขาย แต่เม่ือ ลกู ค้าซึ่งมีทั้งขายสินค้าเป็ นเงินสด และเป็ นเงินเช่ือ โดยอาจจะออก 3. การบันทึกรายการค้าในระบบขาย บันทึกแล้ วจะเชื่ อมโยงไปใช้ กับระบบลุกหนี้ ด้ วย เอกสารรับคาส่ังซื้อจากลูกค้าหรือที่เรียกว่าใบสั่งขายให้กับลูกค้า 4. การพิมพ์รายงานตรวจสอบและวเิ คราะห์ เช่น ฐานข้อมูลรายชื่อลกู ค้าเอบันทึกที่ระบบหน้ี กอ่ นทาการขาย หรอื อาจจะทาการขายโดยไม่ต้องผ่านข้ันตอนการ แล้วกจ็ ะไปเป็ นฐานขอ้ มูลของลกู หน้ีด้วย ออกใบสั่งขายก็ได้ และในบางครั้งถ้าสินค้าชารุดก็จะมีการรับคืน สินค้าจากลูกค้าโดยออกใบลดหนี้ไปให้ลกู ค้าหรอื ถ้าเป็ นงานบริการ 4. การพิ มพ์ รายงาน 2. การบนั ทึกยอดยกมาของระบบขาย ก็จะถูกหักภาษี ณ ทีจา่ ยตั้งแต่ขนั้ ตอนขายสด เป็ นต้น ตรวจสอบและวิเคราะห์ เป็ นการบันทึกยอดยกมา เช่น invoice ขายท่ียัง ภาพ : Flow การทางานของระบบขาย ในที่นี้ จะยกตัวอย่างของกิจการที่จะจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพ่ิ ม ค้างชาระยกมาจากงวดก่อน ซ่ึงจะอธิบายในหัวข้อ เน่ื องจากมีรายละเอียดท่ี มากกว่ากิจการท่ี ไม่ได้ จดทะเบียนภาษมีมูลค่ าเพิ่ ม “ ยอดยกมาของระบบลูกหน้ี ” เช่น การบันทึกอัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม รายละเอียดของเอกสารที่ใช้แสดงในรายงานภาษีมูลค่าเพ่ิมและถ้าเป็ น 3. การบันทึกรายการค้าในระบบขาย รายการค้าหรอื ค่าบรกิ ารที่กิจการมีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จา่ ยไว้ ก็มีตัวอย่างการ บันทึกภาษีหัก ณ ท่ีจา่ ยไว้เป็ นพิเศษ เป็ นการบันทึกเอกสารในระบบขาย ได้แก่ ใบสั่ง ขาย, กรณีที่เป็ นการขายสดก็จะออกบิลขายสด การอธิบายต่อไปน้ีจะเรยี งลาดับตาม Flow การทางาน หากขายสินค้าเป็ นเงินเช่ือ ก็ออกบิลขายเช่ือ หรอื เรยี กเต็มว่า “ ใบส่งของ/ใบแจง้ หนี้/ใบกากบั ภาษี \"



Account Payable and Analysis System 1. การเตรยี มฐานข้อมูลของระบบเจา้ หน้ี 2. การบันทึกยอดยกมาของระบบเจา้ หนี้ การทางานในระบบเจา้ หนี้ ฐานข้อมูลของระบบเจ้าหน้ี คือ ฐานข้อมูลของ เมื่อเรมิ่ ใช้งานระบบบัญชีคอมพิวเตอรค์ ร้ังแรก หากธุรกิจ เจ้าหน้ีซ่ึงเป็ นฐานข้อมูลชุดเดียวกับท่ีเตรยี มไว้ใน ท่ีดาเนินกิจการมาแล้ว อาจมียอดหนี้ท่ีบริษัทฯยังค้าง ระบบนี้เป็ นการทางานต่อเนื่องมาจากระบบซ้ือ ฐานข้อมูลผู้จาหน่าย ชาระหนี้อยู่จานวนหน่ึง จึงจาเป็ นต้องบันทึกยอดหน้ีของ คือ เม่ือมีการซื้อสิ นค้าหรือบริการที่ยังไม่ได้จ่ายเงิน เจ้าหน้ียกเข้าต้นงวดเข้ามาด้วย ซ่ึงจะทาเพียงครั้งแรก โปรแกรมจะต้ังเจา้ หน้ีไว้ ทางเจ้าหนี้ จะทาการติดตามหนี้ 4. การพิ มพ์ รายงาน เมื่อเร่ิมใช้ระบบเท่าน้ัน สาหรับยอดหนี้ เจ้าหนี้ ในงวด จากบรษิ ัทฯ โดยทาใบวางบิลเพื่อมาขอวางบิลกับบริษัทฯ ตรวจสอบและวิเคราะห์ ถัดๆไป โปรแกรมจะทาการยกยอดเจา้ หนี้ให้อัตโนมัติ เมื่อบรษิ ัทฯนัดวันชาระเงินแล้วจงึ จัดทาใบเสรจ็ รบั เงินเพ่ือ มารบั เช็คจากบรษิ ัทฯ รายงานท่ีมีให้ในระบบ จะแบ่งเป็ น 4 ประเภทหลัก ๆ คือ 3. การบนั ทึกรายการค้าในระบบเจา้ หน้ี 1. รายงานเพื่อตรวจสอบรายการเอกสาร เพื่อใช้ตรวจสอบความครบถ้วนของเอกสาร และเกบ็ เป็ นสาเนากระดาษไว้เป็ นการ BACKUP หลังจากบันทึกรายการเขา้ ไปแล้ว เรม่ิ จากการพิมพ์เอกสารเพื่อดูว่ายอดหน้ีใดท่ีถึงกาหนด 2. รายงานเพื่อการติดตามงาน เช่น รายการสินค้าค้างรบั ชาระ หากบรษิ ัทฯ มีข้นั ตอนการรับวางบิล ก็จะบันทึกรับ 3. รายงานภาษี เช่น รายงานภาษซื้อ , รายงานภาษีหัก ณ ที่จา่ ย วางบิลก่อน , จากน้ันก็พิมพ์รายงานเพื่อดูว่าใบวางบิลใด 4. รายงานเพื่อการวิเคราะห์จะเป็ นรายการทีเกิดจากการรวมยอดจากหลายๆ ถึงกาหนดทาจ่าย ก็จะทาเช็คจ่าย , เมื่อถึงกาหนดนัด เอกสาร เพ่ือนามาใช้เป็ นขอ้ มูลประกอบในการบรหิ ารงาน ชาระหนี้ ทางเจ้าหนี้ จะนาใบเสร็จรับเงินมารับเช็คจาก (Management Information SystemReport) หรอื วางแผนในอนาคต บริษัทฯ หากเป็ นค่าบริการ ก็จะต้องทาใบหักภาษี ณ ที่ จา่ ยเตรยี มไว้พรอ้ มเช็คจา่ ยด้วย ข้ันตอนการทางานในระบบเจา้ หน้ี มี 4 ส่วน 1. การเตรยี มฐานขอ้ มูลของระบบซ้ือและวเิ คราะห์ซ้ือ 2. การบันทึกยอดยกมาของระบบซ้ือ 3. การบันทึกรายการค้าในระบบซ้ือ 4. การพิมพ์รายงานตรวจสอบและวเิ คราะห์ ภาพ : Flow การทางานของระบบเจา้ หน้ี ภาพ : การเช่ือมโยงระหวา่ งระบบเจา้ หนี้กบั ระบบอืนๆ

ภาพรวมการทางานในระบบลกู หนี้ 1. การเตรยี มฐานข้อมูลของระบบลกู หนี้ 3. การบันทึกรายการค้าในระบบลกู หน้ี ระบบนี้เป็ นการทางานต่อเน่ืองมาจากระบบขาย คือ เมื่อมี เป็ นการบันทึกฐานข้อมูลของงระบบลูกหน้ี เช่น เป็ นการบันทึกเอกสารในระบบลูกหนี้ ได้แก่ ใบวางบิล, การขายสินค้าหรอื บรกิ ารท่ียังไม่ได้รับเงิน โปรแกรมจะต้ังลูกหนี้ไว้ ฐานข้อมูลลูกหน้ี ซึ่งจะเป็ นฐานข้อมูลเดียวกันกับ ใบเสรจ็ รบั เงนิ , ใบภาษีหัก ณ ท่ีจา่ ย เป็ นต้น ทางบริษัทฯ จะทาการติดตามหนี้จากลูกหน้ี โดยทาใบวางบิลส่งไป ฐานข้อมูลลกู ค้า วางบิลกับลูกหน้ี แล้วจึงจัดทาใบเสร็จรับเงินเพ่ือไปรับชาระเงินจาก การบันทึกเอกสารต่างๆ จะมีวิธีการทางานคล้ายคลึง ลูกหนี้เม่ือถึงกาหนดรบั ชาระเงนิ 2. การบันทึกยอดยกมาของระบบลกู หน้ี กนั ยกตัวอย่างการทางานต่างๆ ดังน้ี 3.1 การติดตามหนี้ เริ่มต้ังแต่พิมพ์รายงานหนี้ถึงกาหนด ข้ันตอนการทางานในระบบลกู หน้ี มี 4 ส่วน เป็ นการบันทึกยอดมาจากรอบบัญชีก่อน เป็ นข้ันตอน จนถึงการทาใบวางบิลและตรวจสอบหนี้ที่ถึงกาหนด ท่ีทาเพียงคร้ังเดียวเม่ือเริ่มใช้ระบบเท่านั้น หลังจาก 3.2 การรับชาระหน้ี โดยจัดทาใบเสร็จรับเงิน ผู้เขียนจะ 1. การเตรยี มฐานขอ้ มูลของระบบลกู หนี้ น้ันไม่ต้องทาอีก เพราะโปรแกรมยกยอดลกู หนี้ไปรอบ ยกตัวอย่างทั้งธุรกิจซ้ือมา-ขายไป และธุรกิจบรกิ าร 2. การบันทึกยอดยกมาของระบบลกู หนี้ บัญชีถัดไปให้อัตโนมัติ 3. การบันทึกรายการค้าในระบบลูกหนี้ 4. การพิ มพ์ รายงาน 4. การพิมพ์รายงานตรวจสอบและวิเคราะห์ ตรวจสอบและวิเคราะห์ ใช้ในการตรวจสอบว่าเอกสารจริง ตรงและครบถ้วน กับที่บันทึกเข้าไปในระบบหรือไม่ เช่น พนักงานเก็บ เงินนาใบเสร็จรับเงินไปให้ลูกค้าแต่ยังไม่นากลับมา ให้ฝ่ ายการเงินและฝ่ ายบัญชี การพิมพ์ รายการ เอกสารออกมาตรวจสอบ จึงช่วยในการควบคุมและ ช่วยในการติดตามเอกสารได้ทันในรอบบัญชีได้ ภาพ : Flow การทางานของระบบลกู หนี้



ระบบบัญชีแยกประเภท ภาพรวมการทางานในระบบบญั ชีแยกประเภท General Ledger System 3. การบนั ทึกรายการในระบบบัญชีแยกประเภท ระบบบัญชีแยกประเภทเป็ นระบบ BACK END ซ่ึงได้ ข้ันตอนการทางานในระบบน้ี มี 4 ส่วน • ตรวจสอบรายการที่ถูกสรา้ งรายการจากระบบ Front ข้อมูลมาจาก 2 แหล่งท่ีมา คือ • การบันทึกรายการรายวนั ไม่ต้องคียเ์ อกสารประกอบการลงบัญชี ▪ ส่วนที่ 1 มีการบันทึกบัญชีมาจากระบบอ่ืนๆ 1. การเตรยี มฐานขอ้ มูลของระบบ • การบันทึกรายการรายวัน และคีย์เอกสารประกอบการลงบัญชี 2. การบันทึกยอดยกมาเมื่อเรมิ่ ใช้โปรแกรมครง้ั แรก • การปรบั ปรงุ รายการและปิ ดบัญชี เป็ นการลงบัญชีอัตโนมัติที่ระบบบัญชีแยกประเภท เช่น 3. การบันทึกรายการรายวัน (Transaction) • การยกเลิกการปิ ดบัญชี ระบบขาย , ระบบซื้อ , ระบบลูกหนี้ , ระบบเจา้ หน้ี , ระบบสินทรพั ย์ 4. การพิมพ์รายงานต่างๆเพ่ือการตรวจสอบ • การ LOCK ห้ามแกไ้ ขขอ้ มูล และการยกเลิกการ LOCK และค่าเส่ือมราคา ฯลฯ • การสั่ง POST รายการบัญชี ▪ ส่วนที่ 2 เกิดจากการบันทึกรายการบัญชีเข้าไปเองโดยตรง 1. การเตรยี มฐานข้อมูลของระบบบัญชีแยกประเภท 4. การพิ มพ์ รายงาน เช่น บันทึกรายวันเงินสดจา่ ย , บันทึกรายวันท่ัวไปปิ ดสินค้า คงเหลือส้ินงวด , ปิ ดบัญชีกาไรสุทธิ เป็ นต้น เม่ือจะใช้งานระบบบัญชีแยกประเภท ขั้นตอนแรกคือการเตรียม ตรวจสอบและวิเคราะห์ ฐานข้อมูลที่ต้องใช้ในระบบ มีดังนี้ ภาพ : การเช่ือมโยงจากระบบซื้อไปที่ระบบบีญชีแยกประเภท 1. เตรยี มผังบัญชี เม่ือผู้ ใช้ งานบันทึ กร ายการรายวันแล้ วในแต่ ละวันควรพิ มพ์ 2. เตรยี มสมุดรายวันท่ีใช้งาน รายงาน เพื่อช่วยในการตรวจสอบรายการออกมาด้วย และเม่ือตรวจสอบ 3. สรา้ งรปู แบบการบันทึกบัญชีท่ีใช้บ่อยๆ แล้ว ก็ควรพิมพ์รายงานเพ่ือเกบ็ ไว้เป็ น Hard Copy เผ่ือไวด้ ้วย 4. อธิบายวธิ ีกาหนดการบันทึกบัญชีอัตโนมัติ 4 ระดับ 1. รายงานรายวนั เรยี งวันที่ และเรยี งตามเลขที่ 5. กาหนด Taxonomy เพื่อใช้การทา e-Filing ส่งงบการเงิน 2. บัญชีแยกประเภทแบบ 3 ช่อง 3. รายการแยกประเภท 4. รายวนั เรยี งวนั ที่ (บัญชีเป็ นแนวคอลัมน์ Dr-Cr) 2. การบนั ทึกยอดยกมาของระบบขาย 5. รายวันเรยี งวันท่ี มีรายละเอียดเอกสารประกอบ แยกตามระบบงาน 6. รายการรายวนั ที่ยงั ไม่ POST เมนูนี้ ใช้เมื่อเรม่ิ ใช้โปรแกรมครง้ั แรก ต้องการบันทึกยอดยกมา จากรอบบัญชีกอ่ นท่ีจะใช้โปรแกรมเท่านั้น สาหรบั ยอดยกไปใน งวดบัญชีถัดไป โปรแกรมจะทาการยกยอดให้เองอัตโนมัติ ซึ่ง ผู้ใช้งาน สามารถบันทึกรายการได้ไม่จากดั งวดบัญชี