Resident Information Booklet 2021 Final

Cleaves Hall Cleaves Hall Student Accommodation Contact Information  Resident Information Accommodation Officer 0115 911 1463  2020/21  Lorna Blackburn  07544 238 889  [email protected] Contact Tel:  Monday to Friday 08:00hrs to 16:00hrs 0115 911 1477  0115 911 1463    07710 089 985    Email:  Property Manager 07933 566 127  [email protected] Philip Stainer [email protected] 07544 240 243  Monday to Friday 09:00hrs to 16.30hrs   07770 858 330    Housekeeper Kenny Shobande Monday to Friday 09:00hrs to 14:00hrs     Caretaker Keith Smith Tuesday to Friday 11:00hrs to 19:00hrs Saturday 08:30hrs t0 16:30hrs     On Site Warden Jeff Girling Monday to Friday 19:00hrs to 06:00hrs Saturday—Sunday 24hrs (in emergencies only)  

Information for Residents       Important Notes  Cleaves  Hall  is  ideally  situated  in  the  centre  of  Nottingham  and  accessible to numerous universities/colleges. Train, bus and the tram   Property/Accommodation Office  are  within  easy  walking  distance.  East  Midlands  Airport  has  a  regular  Office is on the ground floor of Cleaves Hall.  bus  service  to  Nottingham.  There  are  no  onsite  car  parking  facilities.    As we are in a pedestrian area, Vehicular Access in Castle Gate for the  Rent and Bookings  purposes  of  loading  and  unloading  is  before  10:00hrs  &  after  Please  note  that  rent  is  to  be  paid  via  online  Sage  Pay,  a  link  of  16.30hrs.  which will be on the invoice sent to the student for payment.      Cleaves  Hall  provides  room  for  study,  free  Wi‐Fi  and  to  experience  Room  bookings  and  enquiries  regarding  accommodation  community  living  which  some  find  more  favourable  than  in lodgings  availability. email:     [email protected]  or private rented accommodation.      Enquiries and Complaints  Although  it  is  not  possible  to  specify  a  minimum  connection  speed,  Enquires   or   complaints   should   be   directed   to   the   following  the  systems  in  place  are  commercial  grade  and  are  therefore  members of staff:  designed  for  high  connection  numbers  and  large  data  throughput.    The  student  connection  has  a  segregated  40Mb  dedicated  network.  That's means a connection speed of 40Mb down and 40Mb up. This is   Lorna Blackburn (Accommodation Officer)   the maximum connection speed available and will be affected by the   Philip Stainer (Property Manager)  normal  conditions  of  number  of  connections  and  what  those    connections  are  being  used  for.  In  tests  speeds  of  25MB  down  and  36MB up were normal.  Cleaves  Hall  has  voluntarily  signed‐up  to  the    National  Code  as  a  way  of  demonstrating  their  Contact Details  commitment  to  providing  you  with  a  positive  The postal address for students is:  experience whilst studying in Nottingham.     Cleaves Hall Student Accommodation  What can you expect?  6 Castle Gate  • A  building  that  meets  with,  or  exceeds,  required  health  Nottingham   and safety standards;   NG1 7AS  • Effective  day‐to‐day  management  and  completion  of  any  Post  will  be  delivered  to  the  student’s  rooms.  Parcels  will be  kept  repairs within agreed timescales;   in  Reception Office to be collected by the students and signed for;  • Detailed  procedures  for  dealing  with  any  complaints  students  will  be  notified  if  there  is  a  parcel  waiting  for  them. and/or disputes that may arise during your tenancy.    Full details of the requirements of the Code are available from:   www.nationalcode.org   

    Furnishings Provided    Standard  rooms  are  furnished  with  a  single  bed,  desk,  wardrobe/  hanging  space,  drawers  and  a  washbasin.  Large  rooms  are  It  is  not  permitted  to  hold  parties  in  Cleaves  Hall,  small  and  similarly  furnished  but  have  a  larger  wardrobe  and  double  bed.  controlled  get‐togethers  are  okay.  The  Warden  has  the  right  to  ask  Students  who  bring  additional  items  are  responsible  for  removing  anyone  to  leave  the  building  if  their  behaviour  is  causing  disruption  them  at  the  end of their tenancy.  to residents.      Kitchen  End of Tenancy  Cleaves  Hall  is  self‐ catering  accommodation.  Cooking  pans  are  At  the  end  of  their  tenancy  residents  must  hand  their  keys  and  fobs  provided.  You  will  need  to  provide  your  own  tea  towels,  utensils,  to  the  Accommodation  Officer  by  11.00am  in  reception,  or  by  pre‐  plates etc.  The  kitchen area has secure  lockers for  students to  store  arranged  agreement.  Once  these  have  been  received  and  the  room  food  etc.  There  are  also  fridges  and  freezers.  It  is  fully  equipped  has  been  inspected  the  bond  deposit  which  is  held  in  Deposit  with  cookers,  microwave  and  toasters.  There  is  an  area  for  food  Protection Scheme will be activated and returned within 14 days.  preparation  and  a  large  dining  room.  Students  are  expected  to    keep  the  area  as  clean  as  possible,  wash  and  put  away  all  If  residents  have  a  later  departure  time  due  to  train/flight  equipment.  The  equipment  must  be  treated  with  due  care  and  times,  please inform the Accommodation Officer. Residents will be  consideration  and  appliances  switched  off  after  use.  The  kitchen  permitted to stay and use the facilities within Cleaves Hall until their  area is cleaned daily on  Mon‐Sat.  departure time.    Toilets and showers  Residents  who  leave  on  a  weekend  must  abide  by  the  same  rules.  There  are  an  adequate  number  of  showers/wet‐rooms  and  toilets  However,  as  the  office  is  closed,  those  leaving  on  a  Saturday  must  on  each  floor.  These  are  shared  facilities.  Facilities  are  cleaned  hand  their  keys  to  the  Warden  or  Caretaker.  Those  leaving  on  a  Mon‐Sat.  We  provide  hand  paper‐towels,  toilet  paper  and  liquid  Sunday  must  post  their  keys  through  the  Warden’s  letter  box  hand‐soap for  your convenience.  located on the first floor.    Cleaning  Energy Efficiency  Cleaves  Hall  provides  a  cleaning  service.  Student  rooms  are  Residents  of  Cleaves  Hall  are  encouraged  to  be  energy  efficient  in  serviced  bi‐weekly by the Housekeeper and Caretaker.  their  daily  routine.  Please  try  to  abide  by  the  following  points  to    ensure Cleaves Hall reduces its carbon emissions.  Maintenance    Access  to  rooms  may  be  required  at  any  time  for  repairs  and  • Turn off all lights when not needed.  building  work.  Notice  will  be  given  in  advance  of  any  major  • Turn off electronic devices when not in use.  disruption  via  email and notification will be on the notice board.  • Do not leave electronic devices on standby.  • Do  not  overfill  kettles  or  saucepans.    • Only  use  the  minimum amount of water required.  • Instead of running water to wash your dishes, use the sink. 

  Insurance of Student Property  It  is  the  responsibility  of  students  to  insure  all  items  of  personal  Laundry  property.  Cleaves  Hall  does  not  accept  responsibility  for  a  Cleaves  Hall  provides  duvets,  pillows  and  bed  linen.  We  will  change  student’s  property  or  personal  possessions.  It  is  advised  not  to  your  bed  linen  at  the  same  time  we  clean  your  room  every  two  leave  valuables  in  your  rooms  and  to  ensure  the  doors  and  weeks.  Personal  laundry  can  be  done  in  the  Laundry  Room  from  windows  are  locked  when  leaving  your  room.  Items  left  in  the  9.00am  to  9.00pm  last  wash  8.00pm.  It  is  equipped  with  a  coin‐  kitchen,  fridges  or  freezers  are  the responsibility of the individual.  operated  washing  machine  and  tumble  dryer.  Irons  and  ironing  boards are also provided.  Fire Precautions  All  students  are  provided  with  a  Health  and  Safety  Policy  which  Electrical Fittings  shows  fire  exit  plans  and  procedures.  Students  are  required  to  All portable electrical appliances provided by Cleaves Hall are tested  familiarise  themselves  with  this  document  and  make  careful  annually  according  to  Government  Legislation.  Light  fixtures  must  note  of  the  fire  exits.  Regular  fire  drills  will  be  conducted  each  not  be  replaced  by  bulbs  of  a  higher  wattage  than  those  already  semester  and  residents  will  be  expected  to  evacuate  immediately  fitted.  The  Caretaker  should  be  informed  if  replacement  bulbs  are  and  make  their  way to the assembly point.  required.  Electric  irons,  toasters,  microwaves  or  other  highly  rated  appliances  must  not  be  used  in  the  bedrooms  and  only  those  The  rules,  designed  to  minimise  the  risk  of  fire,  concerned  with  provided  by  Cleaves  Hall  may  be  used  in  the  kitchen  and  laundry  electrical  fittings  and  service  rooms  should  be  carefully  observed.  room. Electric fires must not be used anywhere on the premises.  Fire  doors  should  always  be  kept  clear  and  closed.  Candles  are  not  permitted  on  the  premises.  Smoking  is  not  permitted  Computers,  televisions,  stereo  systems  and  table  lamps  must  be  anywhere  in  Cleaves Hall or the patio area on the second floor.  connected  to  a  wall  socket  with  a  three‐pin  plug.  They  must  not  be  connected to the electric light fittings.  The  fire  alarm  is  tested  every  Tuesday  at  13.00.  The  alarm  will  sound  and  then  switch  off.  If  the  alarm  continues  to  sound  Faults/damages  should  be  reported  to  the  Property  Team  via  email:  residents  must  evacuate  and  make  their  way  to  the  assembly  [email protected]  point.  Televisions  Visitors  Students  who  install  a  television  set  or  a  TV  enabled  computer  Residents  should  abide  by  the  regulations  set  out  in  their  terms  in  their room must apply for a television license in their own name.  and  conditions.    You must have a TV License if you watch or record programmes on  Checking‐in Information  a  TV,  computer  or  other  device  as  they’re  broadcast  or  download  Please note Cleaves Hall check‐in times:  or  watch BBC programmes on iPlayer – live, catch up or on demand.  09:00hrs – 15:00hrs on Mondays to Friday    09:00hrs – 14:00hrs on Saturdays  Not  purchasing  a  license  if  using  equipment  in  your  room  will  No checking in on Sundays  result  in a minimum fine of £1000. Cleaves Hall holds a valid license  for the  television in the lounge.