ฉบับเต็ม access2013

151 ผลลพั ธท์ ี่ไดเ้ มื่อใส่วนั ทแ่ี ละเวลาเขา้ มาในรายงาน ใส่ หมายเลขหน้ าในรายงาน การใส่หมายเลขหน้าในรายงาน จะเลือกไดจ้ ากป่ ุม หมายเลขหน้า (Page Numbers) บนแท็บ ออกแบบ (Design) คลิกแทบ็ ออกแบบ 1 2 คลิกเลือก หมายเลขหน้า

เลือกรูปแบบ 3 152 เลือกตาํ แหน่ง 4 เลือกวา่ ตอ้ งการแสดง 6 7 คลิกป่ ุม ตกลง หมายเลขหน้าในหน้า 5 เลือกการจดั แนว แรกหรือไม่ ผลลพั ธท์ ี่ไดเ้ ม่ือใส่หมายเลขหนา้ เขา้ มาในรายงาน ใส่ภาพโลโก้ (Logo) ในรายงาน เมื่อใส่ภาพโลโกเ้ ขา้ มาในรายงาน โปรแกรมจะวางตาํ แหน่งของภาพโลโก้ไวท้ ี่มุมบนซ้ายในส่วนหัว รายงาน (Report Header) ให้โดยอัตโนมัติ และจะใส่ได้แค่เพียงภาพเดียวเล็กๆ เท่าน้ัน โดยจะมีข้ันตอน ดงั น้ีคอื

คลิกแทบ็ ออกแบบ 1 2 คลิกเลือก โลโก้ 153 คลิกป่ ุม ตกลง 4 3 คลิกเลือกรูปภาพทมี่ ีในเคร่ืองคอมพวิ เตอร์

154 ผลลพั ธท์ ไี่ ดเ้ มื่อใส่ภาพโลโกเ้ ขา้ มาในรายงาน การยกเลิกส่วนหัว – ท้ายรายงาน หากตอ้ งการปิ ดส่วนหัว – ทา้ ยรายงานที่ทาํ เอาไว้ ใหเ้ ปลี่ยนมุมมองมาที่มุมมองออกแบบ (Design View) แลว้ คลิกขวาในตาํ แหน่งใดก็ไดบ้ นแถบส่วนหัวรายงาน (Report Header) แลว้ เลือกคาํ สงั่ ส่วนหัว/ส่วนทา้ ย ของรายงาน (Report Header/Footer) จากน้นั จะมีกล่องขอ้ ความข้ึนมาใหท้ าํ การยนื ยนั วา่ จะลบหรือไม่ 2 คลิกขวาทแี่ ถบส่วนหวั รายงาน (Report Header) 3 คลิกเลือก ส่วนหัว/ส่วนท้ายของรายงาน คลิกเลือก มุมมองออกแบบ 1

155 4 คลิกป่ ุม ใช่ เพอ่ื ยนื ยนั การลบส่วนหวั /ส่วนทา้ ยของรายงาน การสร้างคอนโทรล (Control) เพมิ่ ในรายงานเราสามารถสร้างคอนโทรลเพิ่มเขา้ มาในรายงานไดเ้ หมือนการสรา้ งฟอร์ม เช่น คอนโทรล Label เพอ่ื ใส่ขอ้ ความ คอนโทรล Text Box เพอ่ื สรา้ งฟิ ลดใ์ หม่ หรือคอนโทรลวาดเสน้ และกรอบส่ีเหล่ียม เพอ่ื ตกแตง่ รายงาน เป็นตน้ ซ่ึงจะเลือกไดจ้ ากท้งั 2 มุมมอง ดงั น้ี การแทรกคอนโทรล Label เลือกมมุ มองออกแบบหรือเคา้ โครง 1

156 3 คลิกเลือก ตัวควบคมุ 2 คลิกแทบ็ ออกแบบ 4 คลิกเลือก Label 5 คลิกเลือกตาํ แหน่งท่ตี อ้ งการวาง Label

157 6 พมิ พข์ อ้ ความลงไปใน Label การแทรกคอนโทรล Text Box เลือกมุมมองออกแบบ 1

3 คลิกเลือก ตวั ควบคมุ 2 คลิกแทบ็ ออกแบบ 158 4 คลิกเลือก Text Box คลิกวางในส่วนทา้ ยรายงาน 5 ใส่ขอ้ มูลเขา้ ไป เช่น =Sum([Salary]) เพอื่ คาํ นวณเงินเดือนท้งั หมด 6

159 การพมิ พ์รายงาน (Print) การสงั่ พมิ พง์ านใน Access 2013 จะทาํ ไดโ้ ดยผา่ นคาํ สั่ง พิมพ์ (Print) ในแทบ็ ไฟล์ (File) หรือจะสัง่ พมิ พใ์ นมุมมองตวั อยา่ งก่อนพมิ พ์ (Print Preview) จากรายงานโดยตรงก็ไดเ้ ช่นกนั จากน้ันก็ปรับแต่งค่าการ พมิ พแ์ ละสงั่ พมิ พไ์ ด้ กาํ หนดขนาดและระยะขอบกระดาษ สงั่ พมิ พ์ เลือกแนวกระดาษ ส่งออกรายงาน ปิ ดมุมมอง คลิกเลือกมุมมองตวั อยา่ งก่อนพมิ พ์ (Print Preview)

ปรับแต่งตวั เลือกการพิมพ์ 160 เลือกจาํ นวนหนา้ ตวั อยา่ งท่จี ะดู เลือกขนาดของหนา้ กระดาษ

161 เลือกการเวน้ ระยะขอบกระดาษ การบันทกึ รายงานเป็ นไฟล์ PDF คลิกเลือก PDF หรือ XPS 1

162 2 ต้งั ชื่อรายงาน 3 คลิกป่ ุม จดั พมิ พ์ ไฟลท์ ี่ไดจ้ ะเป็ นไฟล์ PDF

163 การสร้างป้ายชื่อด้วยตวั ช่วยสร้าง Wizard Label หรือป้ายชื่อ โดยทว่ั ไปจะหมายถึงสติกเกอร์ขนาดต่างๆ ที่นาํ มาใชง้ านกนั แพร่หลาย เช่น ใช้ สาํ หรับพิมพช์ ่ือติดหน้าซองจดหมาย ทาํ ป้ายราคาสินคา้ เป็ นตน้ โดยเลือกขนาดของฉลากได้ตามตอ้ งการ จากน้ันก็พิมพช์ ื่อและที่อยลู่ งไป โดยออกแบบ Label บนรายงาน จากน้ันก็พิมพใ์ ส่กระดาษสติกเกอร์หรือ กระดาษ A4 ทว่ั ไป แลว้ ลอกหรือตดั ป้ายช่ือไปตดิ หนา้ ซองจดหมายหรือสินคา้ ได้ คลิกเลือก ป้ายชื่อ 2 1 คลิกเลือกตารางหรือคิวรี 3 คลิกเลือกขนาดป้ายชื่อ 4 คลิกป่ ุม ถดั ไป

164 5 เลือกฟอนต,์ ขนาดตวั อกั ษร และสีตวั อกั ษร 6 คลิกป่ มุ ถัดไป 7 พมิ พข์ อ้ ความเขา้ ไป 8 เลือกฟิลดแ์ ลว้ คลิก > 9 คลิกป่ ุม ถดั ไป

165 10 เลือกฟิลดจ์ ดั เรียงขอ้ มูล 11 คลิกป่ ุม ถัดไป 12 ต้งั ชื่อรายงานป้ายช่ือน้ี คลิกป่ ุม เสร็จสิ้น 13

14 จะแสดงผลลพั ธป์ ้ายช่ือในมุมมอง Print Preview 166 15 คลิกปิ ดตวั อยา่ งก่อนพมิ พ์ คลิกเลือก แผ่นคณุ สมบัติ 16

167 17 คลิกแทบ็ ออกแบบ 18 คลิกเลือก ส่ีเหลยี่ มผืนผ้า 19 คลิกลากเพอ่ื วาดกรอบ

168 20 ในหวั ขอ้ สไตล์พื้นหลงั เลือกเป็น Transparent (ไมม่ ีสีพน้ื )

169 ผลลพั ธท์ ไ่ี ดใ้ นมุมมองตวั อยา่ งก่อนพมิ พ์ (Print Preview)

170 การตกแต่งฟอร์ม (Form) และรายงาน (Report) การเปลยี่ นแปลงรูปลกั ษณ์ของข้อความ ในมุมมอง Design คุณสามารถเปล่ียนแปลงรูปแบบขอ้ ความใน Report หรือ Form เพ่ือใหส้ ามารถ อ่านไดง้ ่ายข้ึน เช่นเพิ่มขนาดของตวั อักษรหรือเปลี่ยนชนิดของฟอนต์ และยงั สามารถระบุขอ้ ความที่อยู่ ภายในคอนโทรลจะให้ชิดทางด้านใด โดยเพียงแต่เลือกคอนโทรลท่ีตอ้ งการจะเปล่ียนแล้วคลิกป่ ุมที่ เหมาะสมบนทูลบาร์ Formatting ทูลบาร์การจดั รูปแบบขอ้ ความ ขนาดของฟอนต์ เปลีย่ นแปลงรูปลักษณ์ของข้อความ คลิกป่ มุ ลูกศรช้ีลงในช่อง Font Size บนทูลบาร์ แบบอกั ษรแลว้ คลิกเลือกขนาดที่ตอ้ งการ ตวั เลขทมี่ ากข้ึนหมายถึงตวั อกั ษรจะมี ขนาดใหญ่ข้ึน หรือคุณอาจกาํ หนดขนาดเองดว้ ยการพมิ พต์ วั เลข ลงไปโดยตรงกไ็ ด้ ชนิดของฟอนต์ คลิกป่ ุมลูกศรช้ีลงในช่อง Font บนทูลบาร์ แบบอกั ษร แลว้ คลิก เลือกชนิดของฟอนตท์ ตี่ อ้ งการ รูปแบบการจดั เรียงข้อความ คลิกป่ มุ Align Left หรือ Center บนทูลบาร์ แบบอกั ษร เพอื่ จดั ขอ้ ความใหช้ ิดซา้ ยหรืออยตู่ รงกลางของคอนโทรล การเน้นคาํ คลิกป่ มุ Bold, Italic หรือ Underline บนทูลบาร์ Formatting โดย อาจเลือกเพยี งหน่ึงอยา่ งหรือหลาย ๆ อยา่ งพร้อมกนั กไ็ ด้

171 การเพมิ่ เส้นกรอบลงใน Form หรือ Report 1. เปิ ด Form หรือ Report ในมุมมองออกแบบ 2. คลิกท่ีเครื่องมือเสน้ จากแทบเครื่องมือออกแบบ 3. ทาํ การวาดเสน้ เพอ่ื ตกแต่ง Form หรือ Report ตามท่เี ราตอ้ งการ เครื่องมือ เส้น ใชว้ าดเสน้ แบง่ ต่างๆ 4. เราสามารถกาํ หนดความหนาของเสน้ ท่เี ราตอ้ งการไดแ้ จก Ribbon รูปแบบจากน้นั เลือก เครื่องมือ เส้นกรอบรูปร่าง ความหนาของเสน้ ใชใ้ นกรณีทต่ี อ้ งการสรา้ งเส้นขอบใหก้ บั Control กาํ หนดสี ความหนาของรูปร่าง

172 ใน Form หรือ Report ท่มี ีขอ้ มูลจาํ นวนมาก เราสามารถทาํ ใหม้ นั มีรูปแบบที่อ่านง่ายโดยการเพม่ิ เสน้ แบ่งระหวา่ งส่วนต่าง ๆ หรือเพมิ่ กรอบรอบแต่ละกลุ่มของคอนโทรลซ่ึงส่ิงเหล่าน้ีจะช่วยใหผ้ ใู้ ชอ้ ่าน Report ไดง้ า่ ยข้ึนหรือป้อนขอ้ มูลลงใน Form ไดง้ า่ ยข้ึนดว้ ย  แนะนํา - วาดหลาย ๆ เสน้ และหลาย ๆ กรอบหากคุณตอ้ งการขดี เสน้ หรือวาดกรอบหลาย ๆ กรอบตอ่ เน่ืองกนั ใหด้ บั เบิลคลิกป่ ุม Line เพอ่ื ขดี เสน้ หรือป่ ุม Rectangle สาํ หรับวาด ส่ีเหล่ียมซ่ึงเคร่ืองมือท่ีเลือกไวน้ ้ีจะยงั มีผลอยจู่ นกวา่ จะคลิกป่ มุ น้นั ซ้าํ อีกคร้ังหรือไปคลิกป่ มุ อ่ืน ๆ - ปรบั ความยาวของเสน้ และขนาดของกรอบ เลื่อนเมาส์ไปยงั Sizing Handle แลว้ คลิก ลากไปในทิศทางท่ตี อ้ งการ เพอ่ื ปรบั ความยาวของเสน้ หรือขนาดของกรอบ การใส่ลกั ษณะพเิ ศษให้ตวั ควบคุมทอ่ี ยู่ Form หรือ Report 1. เปิ ด Form หรือ Report ในมุมมองออกแบบ

173 2. ทาํ การเลือกคอนโทรลทต่ี อ้ งการใส่เสน้ กรอบโดยการคลิกเมาส์ที่ป่ มุ คอนโทรลทต่ี อ้ งการ เลือกคอนโทรลท่ตี อ้ งการใส่เสน้ กรอบ 3. คลิกเมาสท์ ป่ี ่ มุ คอนโทรลทตี่ อ้ งการ ในกรณีทต่ี อ้ งเลือกหลายๆ คอนโทรลใหก้ ดป่ มุ Shift ร่วมกบั คลิกเมาส์ จากน้นั คลิกขวาเลือกเมนูคาํ สง่ั เอฟเฟ็ กต์ แลว้ เลือกเอฟเฟ็กตท์ ี่ตอ้ งการ

174 เปลยี่ นความหนาของเส้นและกรอบ หลงั จากสรา้ งเสน้ ตรงหรือเสน้ กรอบแลว้ เราสามารถปรบั ความหนาของเสน้ ไดโ้ ดยใชป้ ่ มุ Line/Border Width และหลงั จากเลือกรูปแบบต่าง ๆ ที่ตอ้ งการโดยใช้ป่ ุมท้งั หลายบนทูลบาร์ เช่น ป่ ุม Line/Border Width แลว้ รูปแบบต่าง ๆ ทเ่ี ลือกน้ีจะถูกนาํ มาใชก้ บั ออบเจค็ ทคี่ ลา้ ยกนั ซ่ึงจะสร้างข้นึ ตอ่ ไปดว้ ย เปลี่ยนความหนาของเส้ นหรือกรอบ 1. เปิ ด Form หรือ Report ในมุมมองออกแบบ 2. ทาํ การเลือกคอนโทรลทต่ี อ้ งการปรับแตง่ เสน้ กรอบโดยการคลิกเมาส์ที่ป่ มุ คอนโทรลท่ีตอ้ งการ คลิกเมาส์ทปี่ ่ มุ คอนโทรลท่ตี อ้ งการ ในกรณีทตี่ อ้ งเลือกหลายๆ คอนโทรลใหก้ ดป่ มุ Shift

175 3. นาํ เมาสค์ ลิกในส่วนของ Ribbon ออกแบบ จากน้นั เลือก แผ่นคุณสมบตั ิ จากน้นั เลือกลกั ษณะเสน้ ขอบทตี่ อ้ งการ เลือกลกั ษณะเสน้ ขอบที่ตอ้ งการปรับแตง่ 4. หากตอ้ งการปรับแตง่ ในส่วนของสีเสน้ ขอบสามารถทาํ ไดโ้ ดย คลิกในส่วนของสีเสน้ ขอบ เลือกสีเสน้ ขอบทีต่ อ้ งการ เ ลื อ ก สี เ ส้ น ข อ บ ที่ ต้อ ง ก า ร ปรับแต่ง โดยคลิกที่ป่ ุม จากน้ันเลือกสีเสน้ ขอบ

176 ใส่สีพืน้ ทส่ี ่วนประกอบและคอนโทรล การจดั รูปแบบสีพน้ื น้นั สามารถกาํ หนดใหก้ บั คอนโทรลและพน้ื ทใ่ี นส่วนต่างๆของรายงานโดยเลือก พน้ื ท่ีหรือคอนโทรลก่อนเลอื กคาํ สงั่ และเลือกสีจากคาํ สงั่ Shape Fill (เตมิ สีรูปร่าง) บนแทบ็ Format (รูปแบบ) ดงั น้ี 1 คลิกเลือกพ้นื ทใ่ี นรายงาน 2 คลิกป่ มุ เติมสีรูปร่าง เลอื กสี 3 หรือคลิกเลือกฟิลดค์ อนโทรล 4 คลิกป่ มุ เตมิ สีรูปร่าง เลือกสีพน้ื

177 เพมิ่ สีให้ข้อความ การจดั รูปแบบขอ้ ความในรายงานจะทาํ ไดเ้ หมือนการจดั รูปแบบขอ้ ความทวั่ ไป แตต่ อ้ งเลือกฟิลดห์ รือ คอนโทรลบนรายงานก่อนเลอื กคาํ สงั่ โดยจะใชค้ าํ สง่ั ในกลุ่ม Font (ฟอนต)์ บนแทบ็ Format (รูปแบบ) ดงั น้ี 1 คลิกเลือกคอนโทรล 2 คลิกเลือกคาํ สงั่ จดั รูปแบบขอ้ ความ

178 3 คลิกเลือกคอนโทรล 4 คลิกเลือกคาํ สงั่ จดั รูปแบบและตาํ แหน่งขอ้ ความ

179 ใส่เส้นคนั่ เร็คคอร์ดข้อมูล หากตอ้ งการคนั่ รายการเร็คคอร์ดขอ้ มูลเพอ่ื แยกขอ้ มูลแตล่ ะเร็คคอร์ดใหเ้ ห็นชดั เจนมากยงิ่ ข้นึ หรือ ทาํ ใหอ้ ่านรายงานไดง้ ่ายข้ึน ก็ใชค้ อนโทรล Line (เสน้ ) วาดเสน้ ตรงท่ีไดฟ้ ิลดใ์ นส่วนของ Detail หรือวาดไว้ ในหวั ขอ้ ได้ ดงั น้ี 1 คลิกป่ มุ Line (เส้น) 2 เล่ือนเมาส์ไปจุดเริ่มตน้ แลว้ คลิกลาก 3 คลิกลากวาดความยาวเสน้

180 คลิกป่ มุ Shape Outline เลือกสีเสน้ , ขนาด และลกั ษณะของเสน้ 4 เลือกขนาดและลกั ษณะเสน้ หากตอ้ งการยกเลิกเสน้ ขอบบางๆทอ่ี ยรู่ อบๆฟิ ลดค์ อนโทรลใหเ้ ลือก Shape Outline เป็น Transparent จดั รูปแบบด้วยชุดธีมสี (Themes) การจดั รูปแบบสีพ้นื , สีขอ้ ความ และฟอนตข์ อ้ ความไดแ้ บบรวดเร็วและสวยงามเขา้ ชุดกนั โดยเลือก คาํ สง่ั ในชุด Themes ได้ โดยจะมีผลกบั ออบเจก็ ตแ์ ละคอนโทรลท้งั หมดในรายงาน Themes ชุดธีมสาํ เร็จรูป

Colors ชุดสีของธีม 181 Fonts ชุดฟอนตข์ องธีม

182 การแทรกรูปภาพ การใส่หรือแทรกรูปภาพอาจทาํ ให้ขอ้ ความใน Form หรือ Report ดูน่าสนใจข้ึนไดอ้ ยา่ งมาก เรา อาจจะเลือกที่จะแทรกไฟลร์ ูปภาพท่ีสร้างไวแ้ ลว้ หรือใชภ้ าพที่มีอยใู่ นแฟ้มภาพของ คลิปอาร์ต Clipart หรือจะสร้างรูปภาพใหม่ข้นึ เองโดยใชโ้ ปรแกรมสร้างภาพ แลว้ เพมิ่ ลงใน Form หรือ Report น้นั ก็ได้ ข้นั ตอนการแทรกไฟล์รูปภาพ 1. เปิ ด Form หรือ Report ในมุมมอง Design 2. คลิกทีป่ ่ มุ บนแถบ Ribbon ออกแบบ 3. จากน้นั คลิกเพอื่ เลอื ก Directory ที่เกบ็ ไฟลร์ ูปภาพ ซ่ึงอาจจะอยใู่ น Documents หรือแหล่งเกบ็ ขอ้ มูลอื่น

183 4. จากน้นั ใหเ้ ลื่อนเมาสม์ าท่ีพน้ื ท่ีของการออกแบบ จะสงั เกตวา่ เมาส์จะเปล่ียนรูปแบบเป็ น ใหน้ าํ เมาสไ์ ปวาดบนพ้นื ที่ออกแบบเพอ่ื วางรูปภาพ โดยเม่ือวาดเสร็จจะปรากฏ รูปภาพที่แทรกเขา้ มา 5. เม่ือส้ินสุดการเลือกจะปรากฏภาพทีต่ อ้ งการดงั รูป รูปภาพทีแ่ ทรกเขา้ มาใน Form หรือ Report เคลือ่ นย้ายและปรับขนาดของออบเจค็ หลงั จากท่แี ทรกออบเจค็ รูปภาพแลว้ เราสามารถเคล่ือนยา้ ยและปรับขนาดของออบเจค็ น้นั ไดโ้ ดย ใช้ Sizing (หรือ Selection) Handle ซ่ึงก็คือส่ีเหลี่ยมเล็กๆ ท่ีปรากฏอยตู่ รงขอบของออบเจค็ เมื่อคุณคลิกเลอื ก ออบเจค็ น้นั

184 เคลอ่ื นย้ายตําแหน่งของออบเจค็ 1. เลือกออบเจค็ ที่ตอ้ งการจะยา้ ย 2. เลื่อนพอยเตอร์ไปอยบู่ นออบเจค็ (ซ่ึงเมาส์จะเปล่ียนเป็ นรูปลูกศรสี่ทศิ ) แลว้ คลิก ลากเมาส์ เพอ่ื ยา้ ยออบเจค็ ไปยงั ที่ใหม่ ขณะน้นั จะเห็นเป็ นกรอบสีเทา (อยา่ คลิกที่ Handle เพราะจะกลายเป็ น การปรับขนาดของออบเจค็ ) คลิกทวี่ ตั ถุท่ีตอ้ งการเคล่ือนยา้ ยแลว้ ลากไปยงั ตาํ แหน่งท่ตี อ้ งการ กรอบนอกแสดงถึงตาํ แหน่งใหม่ 3. ปล่อยเมาส์โปรแกรมจะแสดงรูปภาพที่ทาํ การยา้ ยตาํ แหน่งใหม่ หากตอ้ งการปรบั ขนาดของออบ เจค็ สามารถทาํ ไดโ้ ดย 3.1 เลือกออบเจค็ ท่ตี อ้ งการจะปรบั ขนาด 3.2 เลื่อนเมาส์ไปบนจุดสีดาํ ตวั ใดตวั หน่ึง (เมาส์เปลี่ยนรูปเป็ นลูกศร 2 ทาง 3.3 คลิกลากสีดาํ เพอ่ื ปรับขนาดของออบเจค็ ตามตอ้ งการ 3.4 ปล่อยป่ ุมเมาส์

185 การใส่ภาพพนื้ หลงั รายงาน เราอาจจะนาํ ภาพมาตกแตง่ รายงาน เช่น ภาพลายน้าํ หรือภาพท่ีนาํ มาตกแต่งเพอ่ื ความสวยงาม โดย เลือกจากคาํ สงั่ Background Images ไดด้ งั น้ี คลิกป่ ุม รูปพืน้ หลงั (Background Images ) 1.1 คลิกเลือก เรียกดู (Browse) 1.2 2 คลิกเลือกรูปภาพแลว้ คลิกป่ ุม ตกลง

186 คลิกป่ มุ แผ่นคณุ สมบัติ 3 ในคุณสมบตั ิของ Picture Size Mode เลือกโหมดการแสดงภาพเป็น Zoom (ขยาย) 4 การเพม่ิ หวั – ท้ายรายงาน โดยปกตเิ มื่อมีการแทรกคอนโทรลวนั ที่/เวลา, หมายเลขหนา้ และชื่อเรื่อง จะแสดงส่วนของ Report Header และ Report Footer ใหอ้ ตั โนมตั ิ ซ่ึงจะแสดงผลไดด้ งั น้ี  Title (หัวเร่ืองรายงาน) จะใชส้ าํ หรบั อธิบายเรื่องราวของรายงานที่จะนาํ เสนอ จะแสดงผลทีส่ ่วน ของ Report Header  Report Header เป็นส่วนทีจ่ ะแสดงเฉพาะหน้าแรกของรายงานเทา่ น้นั โดยทวั่ ไปอาจแสดงเป็ น ชื่อ-ท่ีอยู่ บริษทั โลโก้ วนั ทที่ าํ รายงาน หรือชื่อหัวเร่ืองรายงาน เป็ นตน้  Report Footer จะแสดงทห่ี นา้ สุดทา้ ยของรายงาน เช่น รายงานมี 10 หนา้ ก็จะแสดงที่หนา้ ท่ี 10 ซ่ึงเป็ นหนา้ สุดทา้ ยเทา่ น้นั อาจจะวางหมายเลขหนา้ หรือวนั ทที่ าํ รายงานเอาไว้

187 ใส่วนั ทแี่ ละหมายเลขหน้าในรายงาน การใส่วนั ที่ในรายงานจะเลือกไดจ้ ากป่ มุ Date and Time โดยจะเลือกไดท้ ้งั วนั ท่แี ละเวลาปัจจบุ นั ที่ กาํ ลงั ทาํ รายงานอยขู่ ณะน้นั หรือเมื่อเปิ ดรายงานน้นั ข้ึนมา ส่วนหมายเลขหนา้ ก็จะแสดงตามจาํ นวนหนา้ รายงานทม่ี ี คลิกป่ ุม หมายเลขหน้า 1 4 คลิกป่ มุ วันที่และเวลา คอนโทรลวนั ทแี่ ละเวลา คอนโทรลหมายเลข คลิกเลือกรูปแบบเลขหนา้ 2 คลิกเลือกจดั ตาํ แหน่งแลว้ คลิกป่ ุม ตกลง 3 แสดงเลขหนา้ ที่หนา้ แรกหรือไม่

188 5 คลิกเลือกรูปแบบของวนั ที่ 6 คลิกเลือกรูปแบบของเวลาแลว้ คลิกป่ มุ ตกลง ใส่ภาพโลโก้ (Logo) บนหวั รายงานอาจจะใส่ภาพเพอื่ บอกความเป็ นเจา้ ของรายงานของบริษทั น้นั ๆ หรือบอกแสดง แหล่งที่มาของรายงาน กส็ ามารถเลือกใส่ภาพโลโกไ้ ด้ ซ่ึงจะวางตาํ แหน่งของภาพโลโกไ้ วท้ ีม่ ุมบนซา้ ยใน ส่วนของ Report Header ใหอ้ ตั โนมตั ิ และจะใส่ไดแ้ ค่ภาพเดียวเลก็ ๆเทา่ น้นั ทาํ ไดด้ งั น้ี 2 คลิกป่ ุม โลโก้ (Logo) คลิกเลือกมุมมองเคา้ โครง 1

189 3 คลิกเลือกรูปภาพแลว้ คลิกป่ ุม ตกลง ภาพโลโกท้ ่ไี ด้

190 ยกเลกิ ส่วนหวั -ท้ายรายงาน หากคุณตอ้ งการปิ ดส่วนหัว-ทา้ ยของรายงานเอาไว้ ใหค้ ลิกขวาในตาํ แหน่งใดๆ ในแถบของ Report Header แลว้ เลือกคาํ ส่งั Report Header/Footer จากน้ันจะมีขอ้ ความข้ึนแจง้ ว่าเป็ นการลบในส่วนของหวั - ทา้ ยน้ี หมายถึงขอ้ ความหรืออะไรก็ตามท่อี ยใู่ นส่วนน้นั จะถูกลบไปดว้ ย กต็ อบ Yes หรือ No เพอื่ ยนื ยนั การ ลบได้ 1 คลิกขวาบนส่วนหวั รายงาน แลว้ เลือกคาํ สง่ั ส่วนหัว/ส่วนท้ายรายงาน 2 คลิกป่ ุม ใช่ (Yes) ยนื ยนั การยกเลิก

191 ยกเลกิ รูปภาพพื้นรายงานและลบรูปโลโก้ การยกเลิกรูปภาพออกจากพ้นื หลงั รายงาน คุณตอ้ งเปิ ดหนา้ ต่างคุณสมบตั ิข้นึ มาก่อนแลว้ ไปลบช่ือ ไฟลร์ ูปภาพท้ิงภาพพ้ืนหลงั ก็จะหายไปเหลือแต่สีพ้นื ส่วนการลบรูปภาพโลโกน้ ้นั ก็คลิกท่ีภาพแลว้ กดป่ ุม Delete ลบทิง้ ไดเ้ ลย แตถ่ า้ ตอ้ งการเปล่ียนภาพก็คลิกป่ ุม Logo แลว้ ไปเลือกภาพใหม่ได้ 1 คลิกป่ มุ แผ่นคณุ สมบตั ิ คลกิ ภาพโลโก้ แล้ว กดป่มุ Delete เพือ่ ลบทงิ ้ ในหวั ขอ้ Picture ลบชื่อไฟลร์ ูปภาพ 2

192 การสร้างและประยกุ ต์ใช้แมโคร การสร้างแมโคร (Macro) จะช่วยใหเ้ ราสามารถใชง้ านฐานขอ้ มูลไดส้ ะดวกยงิ่ ข้นึ เช่น เมื่อดูขอ้ มูล ใบสงั่ ซ้ือจากฟอร์มแลว้ ก็สามารถพมิ พข์ อ้ มลู ออกมาเป็ นรายงานไดเ้ ลย โดยไม่ตอ้ งคลิกเปิ ดออบเจก็ ต์ รายงานทีละตวั จนเจอรายงานทต่ี อ้ งการแลว้ ถึงจะสง่ั พมิ พ์ การใช้งานแมโคร แมโคร (Macro) เป็นชุดคาํ สงั่ ทช่ี ่วยในการทาํ งานต่างๆ เป็ นอตั โนมตั ิ เช่น คาํ สงั่ คน้ หา เปิ ด/ปิ ด ออบเจก็ ต์ เป็ นตน้ พ้นื ฐานของแมโครกค็ อื การเรียกใชม้ อดูล (Module) ซ่ึงมอดูลก็คอื แอคชนั (Action) หรือ การทาํ งานใดๆ ซ่ึงใน Access มีมอดูลมาตรฐานใหเ้ รียกใชม้ ากมาย เข้าสู่มุมมอง Macro Design เพอื่ สร้างแมโคร เมื่อมีการสร้างแมโครใหม่จะเขา้ สู่มุมมอง Macro Design ทนั ที โดยในการสร้างแมโครใหม่น้นั ใหค้ ลิก แทบ็ สร้าง (Create) ในกลุ่มคาํ สงั่ แมโครและโคด้ (Macro & Code) ใหค้ ลิกป่ มุ แมโคร (Macro) จะปรากฏ มุมมอง Macro Design ข้นึ มา 1 คลิกแทบ็ สร้าง (Create) คลิกป่ ุม แมโคร (Macro) 2

ในมุมมอง Macro Design มีส่วนประกอบต่างๆ ดงั น้ี 193 แถบเคร่ืองมือ Macro Design Macro Action Macro Action Catalog • Macro Action เป็นส่วนที่ใหเ้ รากาํ หนดแอคชนั (มอดลู ) โดยแอคชนั จะทาํ งานตามลาํ ดบั ไล่จากบน ลงล่าง • Macro Action Catalog เป็นส่วนทรี่ วบรวมแอคชนั ท้งั หมด เราสามารถคน้ หาแอคชนั ท่ตี อ้ งการ โดยพมิ พช์ ่ือแอคชนั ในช่องคน้ หาดา้ นบน • แถบเคร่ืองมือ (Macro Design) เป็นแทบ็ ท่เี ก็บคาํ สง่ั ตา่ งๆ ท่ีใชใ้ นการสร้างแมโคร

194 แท็บออกแบบ (Design) ของแถบเคร่ืองมือการทําแมโคร (Macro Tools) มีป่ มุ คาํ ส่ังดังนี้ เรียกใชท้ ลี ะแอคชนั ในแมโคร ยอ่ /ขยายอาร์กิวเมนตท์ ุกแอคชนั แสดงทกุ แอคชนั แปลงแมโครเป็น VBA ยอ่ /ขยายอาร์กิวเมนตท์ ลี ะแอคชนั เปิ ด Macro Action Catalog ข้นั ตอนการสร้างแมโคร 1. เขา้ สู่มุมมอง Macro Design ใหค้ ลิกที่ช่อง เพ่ิมแอคชันใหม่ (Add New Action) แลว้ เลือกแอคชนั ที่ ตอ้ งการ หรือเลือกแอคชนั จากหนา้ ต่าง Action Catalog และลากมาวางเพิ่มไดเ้ ช่นกนั ในท่นี ้ีจะเลือกแอคชนั OpenReport เพอ่ื เปิ ดรายงานทเ่ี ลือกข้ึนมา 1 คลิกเลือกแอคชนั OpenReport หรือคลิกลากวาง

195 แสดงแอคชนั OpenReport ท่เี พม่ิ เขา้ มา 2. คลิกทช่ี ่อง เพม่ิ แอคชันใหม่ (Add New Action) แลว้ เพม่ิ แอคชนั อ่ืนๆ ไดแ้ ก่ MaximizeWindows ขยายหนา้ ต่างให้เตม็ หนา้ จอโปรแกรม, PrintObject พมิ พส์ ่วนของรายงานทตี่ อ้ งการ และ CloseWindow ปิ ดหนา้ ตา่ งรายงาน ตามลาํ ดบั 2.1 เพม่ิ แอคชนั MaximizeWindows เขา้ มา 2.2 เพม่ิ แอคชนั PrintObject เขา้ มา 2.3 เพม่ิ แอคชนั CloseWindow เขา้ มา

196 3. กาํ หนดพารามิเตอร์ใหก้ บั แอคชนั OpenReport (บางแอคชนั ไม่ตอ้ งกาํ หนดพารามิเตอร์เพมิ่ ) ดงั น้ี - ในช่องช่ือรายงาน (Report Name) ใหค้ ลิกเลือกรายงานท่ีตอ้ งการ 3.1 คลิกเลือกรายงาน - ในช่องมุมมอง (View) ใหค้ ลิกเลือกมุมมองรายงานทแี่ สดง 3.2 คลิกเลือกมุมมองรายงาน - ในช่องเง่ือนไข Where (Where Condition) ใหใ้ ส่เงอื่ นไขเขา้ ไปดงั น้ี คลิกเพอื่ เรียกใชต้ วั สร้างเงื่อนไข 3.3

3.5 พมิ พ์ =[รหัสพนักงาน] เขา้ ไป 197 3.6 คลิกป่ มุ ตกลง 3.4 ดบั เบ้ลิ คลิกเลือกฟิลดท์ จ่ี ะใชก้ รอกขอ้ มูลเพอ่ื เปิ ดรายงาน - คลิกป่ ุม บันทกึ (Save) เพอ่ื บนั ทกึ แมโคร 3.7 คลิกป่ ุม บันทกึ คลิกป่ มุ ตกลง 3.9 3.8 ต้งั ช่ือแมโคร

198 - คลิกป่ มุ เรียกใช้ (Run) เพ่อื รันแมโคร โปรแกรมจะรนั แมโครข้นึ มา ใหเ้ ราใส่เลขรหสั พนกั งานลง ไป ซ่ึงเราไดก้ าํ หนดพารามิเตอร์ในช่องเงื่อนไข Where (Where Condition) โดยใส่เง่อื นไข ชื่อฟิ ลด์ =[รหัส พนักงาน] เขา้ ไปนนั่ เอง โปรแกรมจะเปรียบเทยี บเงือ่ นไขวา่ ตรงกนั หรือไม่ ถา้ ตรงกจ็ ะแสดงผลลพั ธอ์ อกมา 3.10 คลิกป่ ุม เรียกใช้ (Run) 3.11 กรอกรหสั พนกั งาน 3.12 คลิกป่ ุม ตกลง - จะเปิ ดรายงานที่เราเลือกไวใ้ นช่อง ช่ือรายงาน (Report Name) ข้ึนมา ดว้ ยแอคชนั OpenReport และขยายเตม็ จอดว้ ยแอคชนั MaximizeWindow และเตรียมพมิ พด์ ว้ ยแอคชนั PrintObject เม่ือพมิ พเ์ สร็จแลว้ จะปิ ดรายงานดว้ ยแอคชนั CloseWindow

199 รายละเอยี ดของแอคชันต่างๆ การเปิ ดและปิ ดตาราง ควิ รี ฟอร์ม และรายงาน • CloseWindow ปิ ดหนา้ ต่างท่ีกาํ หนด หรือปิ ดหน้าตา่ งทก่ี าํ ลงั ทาํ งานอยทู่ ้งั ของตาราง คิวรี ฟอร์ม และรายงาน • OpenTable เปิ ดตารางในมุมมอง Datasheet, Designv และ Print Preview โดยเลือกโหมด สาํ หรบั การเปิ ดได้ คอื โหมดแกไ้ ข โหมดเพม่ิ ขอ้ มูล หรือโหมดดูขอ้ มูลอยา่ งเดียว • OpenQuery เปิ ดคิวรีในมุมมองทก่ี าํ หนด • OpenForm เปิ ดฟอร์มในมุมมอง Datasheet, Design, Print, Print Preview สามารถกําหนด ฟิ ลเตอร์เพอื่ กรองขอ้ มูลที่จะใชแ้ สดงบนฟอร์ม และกาํ หนดโหมดสาํ หรับการเปิ ดได้ • OpenReport เปิ ดรายงานในมุมมอง Print, Print Preview และ Design สามารถกาํ หนดฟิ ลเตอร์ เพอ่ื กรองขอ้ มูลที่จะใชแ้ สดงบนรายงาน และเพมิ่ เงื่อนไขเพอื่ เลือกเฉพาะขอ้ มูลท่ตี รงกบั เงือ่ นไข ได้ การรันและหยุดการทาํ งานของแมโคร • RunMacro รันแมโครที่ระบุ โดยจะกระโดดไปรนั แมโครน้นั จนเสร็จ แลว้ จึงกลบั มาทาํ แอคชนั ทีต่ ่อจากแอคชนั RunMacro • StopMacro หยดุ การทาํ งานของแมโครทก่ี าํ ลงั ทาํ งานอยขู่ ณะน้นั • StopAllMacro หยดุ การทาํ งานของแมโครทกุ ตวั การค้นหาและฟิ ลเตอร์ข้อมลู • FindRecord คน้ หาเรคอร์ด • FindNextRecord คน้ หาเรคอร์ดตอ่ ไปจากการคน้ หาคร้ังทีแ่ ลว้ • GotoRecord กระโดดไปยงั เรคอร์ดที่ตอ้ งการในตาราง คิวรี หรือฟอร์ม สามารถกาํ หนดให้ไป ยงั เรคอร์ดแรก สุดทา้ ย ถดั ไป ก่อนหนา้ หรือกาํ หนดหมายเลขเรคอร์ดทต่ี อ้ งการได้ • ApplyFilter แสดงขอ้ มูลตามฟิ ลเตอร์ท่ีกาํ หนด

200 การเตือนผู้ใช้ • Beep ส่งเสียงเตือนใหผ้ ใู้ ชท้ ราบ • MessageBox แสดงกล่องขอ้ ความแสดงข้ึนมาตามขอ้ ความท่ีกาํ หนด การควบคุมการแสดงผลการโฟกสั ของคอนโทรล • RepaintObject วาดออบเจก็ ตท์ ่กี าํ หนดใหม่อีกคร้ัง • DisplayHourglassPointer แสดงตวั ช้ีเมาสเ์ ป็ นรูปนาฬกิ าทราย ขณะรันแมโคร • MaximizeWindow ทาํ ใหห้ นา้ ต่างปัจจบุ นั แสดงเตม็ จอภาพ • MinimizeWindow ทาํ ใหห้ นา้ ตา่ งปัจจบุ นั แสดงเป็ นไอคอน • RestoreWindow ทาํ ใหห้ นา้ ตา่ งปัจจบุ นั มีขนาดเทา่ กบั คร้ังก่อน • MoveAndSizeWindow กาํ หนดขนาดและตาํ แหน่งของหนา้ ต่างปัจจบุ นั • ShowAllRecords ลบฟิ ลเตอร์ทีใ่ ชเ้ พอ่ื แสดงเรคอร์ดท้งั หมด • GotoPage ไปยงั หนา้ ท่ีกาํ หนดในฟอร์มหรือรายงาน • GotoControl ไปโฟกสั คอนโทรลทกี่ าํ หนด • SelectObject ใชใ้ นการเลือกออบเจก็ ตจ์ าก Navigation Pane การทาํ งานเกย่ี วกบั เมนู • RunMenuCommand ใชเ้ รียกคาํ สง่ั ตา่ งๆ ทป่ี รากฏในเมนูของ Access การพมิ พ์ • PrintObject พมิ พต์ าราง ควิ รี ฟอร์ม หรือรายงานที่กาํ ลงั ทาํ งานอยู่ • PrintPreview ดูตวั อยา่ งก่อนพมิ พข์ องตาราง คิวรี ฟอร์ม หรือรายงานที่กาํ ลงั ทาํ งานอยู่