ฉบับเต็ม access2013

51 หากเราไดก้ าํ หนดรูปแบบการแสดงวนั ที่ในส่วน Input Mask ไวก้ ่อนหนา้ น้ี เราจะตอ้ งยกเลิกการต้งั คา่ ในส่วนของ Input Mask ก่อน จงึ จะสามารถมาต้งั คา่ การใชง้ านใหก้ บั Show Date Picker ได้ แสดงลสิ ต์ข้อมลู สําหรับเลอื กด้วย Lookup Wizard เครื่องมือ Lookup Wizard ช่วยให้เราสามารถสร้างลิสตข์ อ้ มูลใน Datasheet เพ่อื ให้ผูใ้ ช้ เลือกกรอก ขอ้ มูลลงในตารางไดง้ ่ายยงิ่ ข้นึ ซ่ึงเราสามารถใชไ้ ดก้ บั ฟิ ลดท์ มี่ ีชนิดขอ้ มูลเป็ น Text หรือ Number ดงั ตวั อยา่ ง เราจะสรา้ งลิสตข์ อ้ มูลในฟิลด์ ProductID (รหสั สินคา้ ) ตวั อยา่ งลิสตข์ อ้ มูลในฟิลดท์ ชี่ ่วยใหเ้ รากรอกขอ้ มูลไดง้ า่ ยข้ึน 1 คลิกเลือกฟิลดท์ ่ตี อ้ งการ จากน้นั ท่ีคอลมั น์ Data Type ใหค้ ลิกเลือก Lookup Wizard Note ก่อนที่เราจะสร้างลิสตน์ ้ัน เราตอ้ งเลิกความสัมพนั ธ์ของฟิ ลด์ในตาราง หากเคยสร้าง ความสัมพนั ธ์ไว้ ในกรณีที่เรายงั ไม่ได้ยกเลิกความสัมพนั ธ์ใหก้ ับฟิ ลด์ในตารางที่จะนาํ มาสร้างลิสต์ จะ ปรากฏหนา้ ต่างแจง้ เตือนข้ึนมาดงั รูป ใหค้ ลิกทปี่ ่ มุ OK จากน้นั เขา้ ไปยกเลิกความสมั พนั ธใ์ หก้ บั ตารางก่อน เริ่มสรา้ งรายการอีกคร้ัง

52 2 คลิกเพอื่ นาํ คา่ จากตารางขอ้ มูลหรือคิวรีมาใชส้ รา้ งลิสตร์ ายการ 3 คลิกป่ ุม ถัดไป 4 คลิกเลือกตารางทีจ่ ะดึงมาแสดงในลิสต์ 5 คลิกเลือกวา่ ตอ้ งการนาํ ขอ้ มูลจากตาราง ควิ รี หรือท้งั สองอยา่ ง 6 คลิกป่ มุ ถดั ไป

53 7 คลิกเลือกฟิลดท์ ่ตี อ้ งการนาํ มาแสดงในลิสต์ แลว้ คลิกท่ีป่ มุ 8 คลิกป่ ุม ถดั ไป 9 คลิกเลือกฟิ ลด์ท่ีใช้จัดเรียงลําดับข้อมูลในลิสต์ และ กาํ หนดวา่ จะเรียงจากมากไปนอ้ ย (Descending) หรือ จาก นอ้ ยไปมาก(Ascending) 10 คลิกป่ ุม ถัดไป

54 11 คลิกเลือกเพอื่ ซ่อนขอ้ มูลในฟิลดท์ ี่เป็นคียห์ ลกั 12 แสดงตวั อยา่ งขอ้ มูลทจ่ี ะนาํ มาสร้างเป็นลิสต์ ใหเ้ ราลากปรับความกวา้ งของคอลมั นไ์ ดต้ ามตอ้ งการ 13 คลิกป่ มุ ถัดไป 14 ระบุช่ือใหก้ บั ฟิลด์ 15 คลิกป่ ุม เสร็จสิ้น 16 คลิกป่ ุม ใช่ เพอ่ื บนั ทกึ

55 ในมุมมอง Table Datasheet ฟิลดท์ ่เี ราไดส้ รา้ งลิสตไ์ ว้ ก็จะปรากฏรายการขอ้ มูลแสดงข้ึนมาใหเ้ ราเลือก การทําให้ตารางมคี วามสามารถมากขึน้ มาถึงหวั ขอ้ น้ี เราไดส้ รา้ งฟิลดแ์ ละกาํ หนดคุณสมบตั ขิ องฟิ ลดใ์ นแบบที่ตอ้ งการแลว้ ตอ่ ไปเราจะมา กาํ หนดคุณสมบตั ิของตาราง ซ่ึงจะเก่ียวขอ้ งกบั การตรวจสอบค่าฟิ ลด์ต้งั แต่สองฟิ ลด์ข้ึนไปในตาราง เช่น วนั ท่ีส่งสินคา้ ในรายการสั่งสินคา้ ตอ้ งเป็ นวนั ท่ีหลงั จากวนั ท่ีสั่งสินคา้ จะเห็นไดว้ ่าคุณสมบตั ิของตารางจะ เกี่ยวขอ้ งกบั ทกุ ฟิลดใ์ นตาราง ซ่ึงเราจะกวา่ งถึงการกาํ หนดคุณสมบตั เิ พอื่ ตรวจสอบคา่ ใหแ้ บบอตั โนมตั ิ การเรียกหน้าต่างคณุ สมบตั ิของตาราง เราเรียกหนา้ ตา่ งคุณสมบตั ขิ องตาราง ไดด้ งั น้ี 1. เปิ ดตารางในมุมมอง Table Design ที่จะดูคุณสมบตั ิ 2. ในแทบ็ DESIGN (ออกแบบ) ใหเ้ ราคลิกป่ มุ Property Sheet (แผ่นคณุ สมบัต)ิ หรือ กดป่ มุ <Alt+Enter> จะปรากฏหนา้ ต่าง Property Sheet ทใี่ ชก้ าํ หนดคุณสมบตั ใิ หก้ บั ตาราง 1 เขา้ สู่มุมมอง Table Design 2 ทแ่ี ทบ็ DESIGN (ออกแบบ) คลิกป่ มุ Property Sheet 3 จะปรากฏหนา้ ต่างแผน่ คุณสมบตั ิ

56 คุณสมบตั ิต่างๆ ที่สาํ คญั ของตารางทีป่ รากฏในหนา้ ต่าง Property Sheet มีดงั น้ี ช่ือคุณสมบตั ิ รายละเอียด Description คาํ อธิบายเพมิ่ เตมิ สาํ หรบั ตาราง Validation Rule กาํ หนดกฎท่ใี ชใ้ นการตรวจสอบความถูกตอ้ งของขอ้ มูลทกี่ รอกในตาราง เป็นขอ้ ความทีจ่ ะแสดงเตือน เม่ือผใู้ ชก้ รอกขอ้ มลู ลงไปในตารางไมถ่ ูกตอ้ งตาม Validation Text กฎทีก่ าํ หนดในคุณสมบตั ิ Validation Rule การสร้างความสัมพนั ธ์ระหว่างตาราง หลังจากที่เราได้สร้างตารางท่ีกาํ หนดคุณสมบัติต่างๆ ให้กับฟิ ลด์แล้ว ต่อไปเราจะกําหนด ความสมั พนั ธร์ ะหวา่ งตาราง เพอื่ เช่ือมขอ้ มูลระหวา่ งตารางเขา้ ดว้ ยกนั เม่ือดึงขอ้ มูลออกมาใช้ กจ็ ะเป็ นการดึง ขอ้ มูลจากหลายตารางทส่ี มั พนั ธก์ นั เสมือนกบั วา่ เป็ นตารางใหญต่ ารางหน่ึง สําหรับการสร้างความสัมพนั ธ์ระหว่างตาราง เราจึงจาํ เป็ นตอ้ งเขา้ ใจเร่ือง Enforce Referential Integrity หรือการควบคุมการอา้ งอิงคา่ ระหวา่ งตาราง ซ่ึงมีอยู่ 2 แบบที่เราสามารถกาํ หนดไดค้ อื  Cascade Update Related Fields เป็ นการกาํ หนดว่า เมื่อค่าของฟิ ลด์ที่เชื่อมกนั ในตารางหลกั มี การเปล่ียนแปลงจะใหเ้ ปลี่ยนแปลงคา่ ในอีกตารางรองที่เชื่อมโยงดว้ ยหรือไม่  Cascade Delete Related Fields เป็ นการกาํ หนดวา่ เม่ือเรคอร์ดทเ่ี ชื่อมกนั ในตารางหลกั ถูกลบจะ ใหล้ บค่าในอีกตารางรองท่ีเชื่อมโยงดว้ ยหรือไม่ Note ตารางหลกั หมายถึง ตารางที่ใช้ Primary Key เป็ นตวั เช่ือมความสัมพนั ธ์ ส่วนตารางรอง หมายถึง ตารางท่ใี ช้ Foreign Key เป็นตวั เช่ือมความสมั พนั ธ์ แสดงการสร้างความสัมพนั ธ์ระหว่างตาราง แสดงการสรา้ งความสมั พนั ธร์ ะหวา่ งตาราง TblProducts กบั TblCategoris เราจะสงั เกตไดว้ า่ ตาราง ท้งั สองมีความสมั พนั ธ์กนั ผา่ นทางฟิ ลด์ CategoryID โดยจะเป็ นความสมั พนั ธแ์ บบ One-to-Many ระหวา่ ง ตาราง TblCategories (ตารางหลกั ) กบั TblProducts (ตารางรอง) การกาํ หนดความสมั พนั ธร์ ะหวา่ งตารางท้งั สอง ใหเ้ ราทาํ ตามข้นั ตอนดงั ตอ่ ไปน้ี

57 1. คลิกท่ีแทบ็ DATABASE TOOLS (เครื่องมือฐานข้อมูล) ใหเ้ ราคลิกป่ มุ Relationships (ความสัมพนั ธ์) เพอื่ แสดงหนา้ ต่าง Relationships ข้ึนมา 1 คลิกแทบ็ DATABASE TOOLS (เคร่ืองมือฐานข้อมูล) แลว้ คลกิ Relationship 2. จากแถบเคร่ืองมือ RELATIONSHIP TOOLS (เครื่องมือการทาํ ความสัมพนั ธ์) ให้ไปท่ีแท็บ DESIGN (ออกแบบ) และคลิกป่ ุม Show Table (แสดงตาราง) เพอื่ แสดงตารางท่ีจะเขยี นความสมั พนั ธ์ 2 ทีแ่ ทบ็ DESIGN (ออกแบบ) คลิกป่ มุ Show Table (แสดงตาราง) 3. จะปรากฏรายการตาราง ให้เราเลือกตาราง TblCategories แล้วคลิกป่ ุม Add และ เลือกตาราง TblProducts แลว้ คลิกป่ มุ Add อีกคร้ังเพอื่ เพมิ่ 2 ตาราง (หรือจะกดคีย์ <Ctrl> คา้ งไวแ้ ลว้ เลือกท้งั สองตาราง แลว้ คลิกป่ มุ Add เลยกไ็ ด)้ จากน้นั คลิกป่ มุ Close เพอื่ ปิ ดหนา้ ตา่ ง Show Table

58 3.1 กดคยี ์ <Ctrl> เพอ่ื เลือกตารางมากกวา่ 1 ตาราง 3.2 คลิกป่ มุ เพมิ่ เพอื่ เพมิ่ ตารางลงในหนา้ ตา่ ง Relationships 3.3 คลิกป่ มุ Close (ปิ ด) เพอื่ ปิ ดหนา้ ตา่ ง 4. ในหน้าต่าง Relationships จะแสดงตารางและความสมั พนั ธ์ (เสน้ สีดาํ ที่ลากระหวา่ ง 2 ตาราง) ที่ Access สร้างใหอ้ ตั โนมตั ิ  เราสามารถแกไ้ ขความสมั พนั ธไ์ ด้ โดยการดบั เบิล้ คลิกบนเสน้ ความสมั พนั ธ์  เราสามารถลบความสมั พนั ธไ์ ด้ โดยคลิกเลือกเสน้ ความสมั พนั ธแ์ ละกดคีย์ <Delete>  เราสามารถสร้างความสัมพนั ธใ์ หม่เองได้ โดยการเลือกฟิ ลดจ์ ากตารางหน่ึง แลว้ ลากเมาส์ไปยงั ฟิลดท์ ่ีจะเช่ือมดว้ ยของอีกตารางหน่ึง  เราสามารถซ่อนตารางที่ไม่ตอ้ งการแสดงได้ โดยคลิกเลือกตารางและกดคีย์ <Delete> ในตอนน้ี ใหเ้ ราดบั เบิลคลิกทเี่ สน้ ความสมั พนั ธ์ เพอ่ื แกไ้ ขความสมั พนั ธใ์ นหนา้ ต่าง Edit Relationships 4.1 จะปรากฏตารางและความสมั พนั ธท์ ี่ Access สรา้ งใหอ้ ตั โนมตั ใิ นหนา้ ตา่ ง Relationships 4.2 ดบั เบ้ลิ คลิกที่เสน้ ความสมั พนั ธเ์ พอื่ แกไ้ ข

59 5. จะปรากฏหน้าต่าง Edit Relationships (การแกไ้ ขความสัมพนั ธ์) ให้เรากาํ หนดฟิ ลดท์ ่จี ะใชเ้ ช่ือม ความสัมพนั ธ์จากตารางท้งั สอง และกาํ หนด Enforce Referential Integrity ซ่ึงแต่ละตวั เลือกมีความหมาย ดงั ต่อไปน้ี  Cascade Update Related Fields กําหนดว่า เมื่อค่าของฟิ ลด์ที่เชื่อมกันในตารางหลักถูก เปล่ียนแปลงจะใหเ้ ปล่ียนแปลงท่ีตารางอีกฝ่ังดว้ ยหรือไม่  Cascade Delete Related Fields กาํ หนดว่า เม่ือเรคอร์ดที่เช่ือมกนั ในตารางหลกั ถูกลบจะใหล้ บที่ ตารางอีกฝ่ังดว้ ยหรือไม่ 5 ปรากฏหนา้ ต่าง Edit Relationships 6. ถา้ ตอ้ งการกาํ หนดรูปแบบการเชื่อม ให้เราคลิกป่ ุม Join Type (ชนิดการรวม) ซ่ึงจะมีตวั เลือก ต่างๆ ตามลาํ ดบั ทีม่ ีรายละเอียดดงั ต่อไปน้ี  1: เชื่อมแบบทน่ี าํ มาเฉพาะเรคอร์ดทมี่ ีค่าของฟิ ลดต์ รงกนั เทา่ น้นั  2: เช่ือมแบบที่นําเรคอร์ดของตารางดา้ น One ท้งั หมดมา และนําเฉพาะเรคอร์ดของตารางฝั่ง Many ที่มีค่าของฟิลดต์ รงกนั กบั ตารางฝ่ัง One เทา่ น้นั  3: เชื่อมแบบที่นาํ เรคอร์ดของตารางดา้ น Many ท้งั หมดมา และนําเฉพาะเรคอร์ดของตารางฝั่ง One ท่ีมีค่าของฟิลดต์ รงกนั กบั ตารางฝ่ัง Many เทา่ น้นั ในตวั อยา่ งน้ีใหเ้ ราเลือกขอ้ 1 เนื่องจากเราตอ้ งการใหส้ ินคา้ ทุกชิ้นอยใู่ นประเภทสินคา้ ใดประเภท สินคา้ หน่ึงเสมอ

60 6.1 คลิก ชนิดการรวม (Join Type) เพอื่ กาํ หนด คุณสมบตั ิเพมิ่ เติม 6.2 กาํ หนด Enforce Referential Integrity ท้งั 2 ตวั เลือก 6.3 เลือกหวั ขอ้ ท่ี 1 6.4 คลิก OK (ตกลง) 7. เมื่อกาํ หนดเสร็จแลว้ ใหเ้ ราคลิกป่ ุม OK เพอ่ื แกไ้ ขความสมั พนั ธ์ 7.1 คลิก OK (ตกลง) เพอ่ื แกค้ วามสมั พนั ธ์

61 7.2 ความสมั พนั ธท์ ีส่ ร้างข้นึ มา จากน้ันให้เราดูในมุมมอง Table Datasheet ของตาราง TblCategories ซ่ึงเป็ นตารางหลกั จะเห็น ความสมั พนั ธท์ ีเ่ ก่ียวขอ้ งกบั ขอ้ มูลในตาราง TblProducts ดงั รูป คลิกท่ีเคร่ืองหมาย + จะสามารถเรียกขอ้ มูลท่สี มั พนั ธจ์ ากตารางขอ้ มูลรองออกมาดูได้ จะแสดงเฉพาะสินคา้ ท่เี ป็นประเภทเดียวกบั ขอ้ มูลน้นั

62 รายละเอยี ดของแถบเครื่องมือ Relationships Tools เมื่อเราเลือกกาํ หนดความสมั พนั ธใ์ หก้ บั ตาราง จะปรากฏแถบเครื่องมือ RELATIONSHIP TOOLS (เคร่ืองมือการทาํ ความสมั พนั ธ)์ ซ่ึงจะประกอบดว้ ย แทบ็ DESIGN (ออกแบบ) ท่ีรวมคาํ สง่ั เกี่ยวกบั การเชื่อม ความสมั พนั ธร์ ะหวา่ งตาราง ดงั รายละเอียดต่อไปน้ี ป่ ุม หนา้ ทีก่ ารทาํ งาน Edit Relationships แกไ้ ขความสมั พนั ธ์ Clear Layout ลา้ งความสมั พนั ธ์ Relationship Report สร้างรายงานแสดงความสมั พนั ธ์ Show Table Hide Table แสดงรายชื่อตารางและแบบสอบถามท้งั หมด ซ่อนตารางและแบบสอบถามทเี่ ลือก Direct Relationships แสดงตารางและแบบสอบถามทีม่ คี วามสมั พนั ธก์ บั ตารางท่เี ลือก All Relationships แสดงตารางและแบบสอบถามท้งั หมดท่มี ีความสมั พนั ธ์ Close ปิ ดหนา้ ต่าง Relationships

63 การสร้าง Query เพ่อื คัดเลือกข้อมูล การคน้ หาและสอบถามขอ้ มูลดว้ ย Query ช่วยใหเ้ ราเขา้ ถึงขอ้ มูลทเี่ ก็บอยใู่ นตารางไดอ้ ยา่ งรวดเร็วและ ตรงเป้าหมาย โดยกาํ หนดเง่ือนไขสาํ หรับขอ้ มูลที่ตอ้ งการและเลือกรูปแบบแสดงผลขอ้ มูลได้ ซ่ึงผลลพั ธท์ ี่ได้ จากการสอบถามขอ้ มูลจาก Query สามารถนาํ ไปใชง้ านหรือเป็ นแหล่งขอ้ มูลเหมือนกบั ตาราง เพอ่ื นาํ ไปสรา้ ง Form และ Report ไดต้ ามความตอ้ งการ การสร้าง Query วธิ ีที่ 1 สร้างในมุมมอง Design (ออกแบบแบบสอบถาม) วธิ ีท่ี 2 สรา้ งจากป่ มุ Query Wizard (ตวั ช่วยสร้างแบบสอบถาม) วธิ ีที่ 3 สร้างในมุมมอง SQL (Structured Query Language) การสร้าง Query ด้วยวธิ ีกาํ หนดเอง (สร้างในมุมมอง Design) การสร้าง Query จากมุมมอง Design เริ่มตน้ จะเป็ น Query แบบ Select ซ่ึงสามารถกาํ หนดคุณสมบตั ิ ต่างๆ ให้กบั Query ได้อยา่ งอิสระและยดื หย่นุ เช่น เลือกท่ีจะเพ่ิมหรือยกเลิกตารางขอ้ มูลท่ีจะนํามาคน้ หา เลือกตารางที่สัมพนั ธ์กนั เลือกหรือยกเลิกรายการฟิ ลด์ที่ใชแ้ สดงผลลพั ธ์ จดั เรียงขอ้ มูลในฟิ ลดท์ ี่ตอ้ งการได้ และท่ีสาํ คญั คือการกาํ หนดเงอื่ นไขท่จี ะใชค้ น้ หาขอ้ มูลท่ตี อ้ งการไดห้ ลากหลายรูปแบบ ดงั น้ี 1 คลิกแทบ็ สร้าง (Create) 2 คลิกเลือกคาํ สง่ั ออกแบบควิ ร่ี (Query Design)

64 3 คลิกเลือกตารางหรือคิวรี ซ่ึงเลือกไดม้ ากกวา่ 1 ตาราง 4 คลิกป่ มุ เพ่มิ (Add) พ้นื ท่สี ่วนบน พ้นื ทสี่ ่วนล่าง (OBE Grid)

65 ในมุมมองออกแบบของ Query จะมสี ่วนประกอบหลกั อยู่ 2 ส่วน คือ - พื้นท่ีส่วนบน เป็ นส่วนของตาราง จะบอกถึงตารางท่ีใชก้ บั Query น้ี ใน Query อนั หน่ึงสามารถใช้ กบั ตารางไดห้ ลายตาราง และสามารถกาํ หนดความสมั พนั ธร์ ะหวา่ งตารางได้ ตารางที่มีความสัมพนั ธก์ นั จะมี เสน้ เชื่อมต่อลากโยงระหวา่ งฟิลดท์ ตี่ รงกนั ของตาราง - พื้นท่ีส่ วนล่างหรือเรียกว่า OBE Grid เป็ นส่วนท่ีใช้กาํ หนดกฎเกณฑ์ในการเลือกและวิธีแสดง ขอ้ มูล พืน้ ทอ่ี อกแบบเง่ือนไข (Query Design Grid) ประกอบดว้ ยหวั ขอ้ ต่างๆ ทใ่ี ชก้ าํ หนดฟิลดแ์ ละเงื่อนไขทตี่ อ้ งการสอบถามขอ้ มูล ดงั น้ี - เขตข้อมูล (Field) ใชเ้ ลือกฟิลดจ์ ากตารางที่ใชใ้ นการแสดงผล - ตาราง (Table) ใชเ้ ลือกหรือแสดงช่ือตาราง / ควิ รี่ - เรียงลําดับ (Sort) ใช้เลือกการจดั เรียงข้อมูลแบบจากน้อยไปมาก (Ascending), จากมากไปน้อย (Descending) และไม่เรียงลาํ ดบั (Not sorted) - แสดง (Show) ใชค้ ลิกเลือกใหแ้ สดง / ไม่แสดงขอ้ มูลในฟิ ลด์ - เกณฑ์ (Criteria) ช่องใหก้ รอกเงอื่ นไขทใี่ ชใ้ นการสอบถามหรือคน้ หาขอ้ มูล - หรือ (Or) ใชร้ ะบเุ ง่อื นไขทางเลือกแบบ “หรือ” เพม่ิ จากเงื่อนไขในหวั ขอ้ เกณฑ์ (Criteria)

66 การเลอื กฟิ ลด์แสดงข้อมูล การเลือกฟิลดจ์ ากตารางท่นี าํ เขา้ มาใน Query เพ่อื เลือกวา่ จะใชฟ้ ิ ลดใ์ ดแสดงผลในตารางผลลพั ธ์ หรือ ฟิ ลดท์ จี่ ะใชก้ าํ หนดเงอ่ื นไขการคน้ หาเร็คคอร์ด ซ่ึงจะเรียกวา่ เป็ น Select Query ทาํ ไดด้ งั น้ี คลิกป่ มุ มุมมอง (View) เพอื่ ดูผลลพั ธ์ ดบั เบ้ลิ คลิกที่ * เพอื่ เลือกทกุ ฟิ ลด์ ดบั เบ้ลิ คลิกทช่ี ื่อฟิ ลด์ เพอื่ เลือกทลี ะฟิลด์ หรือคลิกเปลี่ยนฟิ ลดจ์ ากหวั คอลมั น์ในช่อง เขตข้อมูล หรือจะคลิกคา้ งทชี่ ่ือฟิลด์ แลว้ ลากมาวางในพ้นื ทส่ี ่วนล่างหรือเรียกวา่ OBE Grid ก็ได้

67 การลบฟิ ลด์หรือยกเลกิ ฟิ ลด์ทเี่ ลอื กออก การเลือกฟิลดจ์ ากตารางมาแสดงในพน้ื ทสี่ ่วนล่าง (OBE Grid) แลว้ น้นั หากฟิ ลดน์ ้นั ไม่ไดใ้ ชง้ านก็ สามารถยกเลิกฟิลดน์ ้นั ออกไปจากพ้นื ทอ่ี อกแบบได้ โดยคลิกเลือกคอลมั นฟ์ ิ ลดแ์ ลว้ กดป่ มุ Delete ท่แี ป้นพมิ พ์ คลิกเลือกฟิ ลด์ แลว้ กดป่ ุม Delete ลบฟิลดน์ ้นั ออก

68 การเพมิ่ ตารางใน Query Design การเพมิ่ ตารางเขา้ มาใน Query Design ใหค้ ลิกป่ มุ แสดงตาราง (Show Table) จากน้นั กเ็ ลือกตารางได้ เหมือนตอนสร้างคร้ังแรก หากตารางท่เี พม่ิ เขา้ มาไดก้ าํ หนดความสมั พนั ธร์ ะหวา่ งตารางเอาไวแ้ ลว้ เม่ือเลือกเพม่ิ ตารางเขา้ มาก็ จะมีเสน้ แสดงความสมั พนั ธ์ (Relationship) ระหวา่ งตารางข้ึนมาใหโ้ ดยอตั โนมตั ิ 1 คลิกคาํ สง่ั แสดงตาราง (Show Table) 2 คลิกเลือกตารางหรือควิ รี 3 คลิกป่ ุม เพ่ิม (Add)

69 การยกเลกิ ตารางใน Query Design วธิ ีการยกเลิกตารางออกจาก Query Design ทาํ ไดง้ า่ ยๆ คือ คลิกเลือกตารางแลว้ กดป่ มุ Delete บน แป้นพมิ พ์ หรือคลิกขวาทต่ี ารางแลว้ แลว้ คลิกเลอื ก เอาตารางออก คลิกขวาแลว้ เลือก เอาตารางออก การจดั เรียงข้อมูลใน Query Design ในตารางแสดงผลลพั ธก์ ารคน้ หาของ Query หากตอ้ งการใหด้ ูเป็ นระเบียบ ดูขอ้ มูลง่าย ก็สามารถ เลือกใหจ้ ดั เรียงขอ้ มูลในฟิลดท์ ่เี ป็นคียส์ าํ คญั ได้ ซ่ึงจะได้ 2 แบบ คอื - จากนอ้ ยไปหามาก (Ascending) เรียงขอ้ มูลจาก A-Z, a-z, ก-ฮ, 0-9 - จากมากไปหานอ้ ย (Descending) เรียงขอ้ มูลจาก Z-A, z-a, ฮ-ก, 9-0

70 การสร้าง Query อย่างง่าย (Simple Query Wizard) เป็นวธิ ีการสรา้ ง Query ท่ีทาํ ไดง้ า่ ยและรวดเร็ว ซ่ึงจะไดแ้ บบสอบถามพ้นื ฐาน หลงั จากน้นั กส็ ามารถ นาํ ไปแกไ้ ขหรือเปลี่ยนแปลงลกั ษณะของแบบสอบถามใหเ้ ป็ นแบบอ่ืนไดต้ ามตอ้ งการ ทาํ ไดด้ งั น้ี 1 คลิกแทบ็ สร้าง (Create) 2 คลิกเลือกคาํ สง่ั ตวั ช่วยสร้างควิ รี 3 คลิกเลือก ตวั ช่วยสร้างควิ รีอย่างง่าย 4 คลิกป่ ุม ตกลง

71 ประเภทของ Query ที่มีใหเ้ ลือกสร้างในข้นั ตอนที่ 3 มีดงั น้ี - Simple Query Wizard (ตัวช่วยสร้างคิวร่ีอย่างง่าย) ใชส้ ร้าง Select Query เพื่อค้นหาข้อมูลตาม เง่ือนไข โดยเลือกแสดงผลลพั ธใ์ นรูปแบบของรายละเอียดขอ้ มูลหรือสรุปผล หรือใชร้ วมขอ้ มูลจากหลายๆ ตาราง - Crosstab Query Wizard (ตัวช่วยสร้างควิ รี่แบบตาราง) ใชส้ ร้างรายการสรุปขอ้ มูลจากตาราง โดย แสดงผลออกมาเป็นรายงานสรุปท่ีแสดงแบบสลบั ในแนวแถวและแนวคอลมั น์ - Find Duplicate Query Wizard (ตัวช่วยสร้างคิวรี่เพ่ือค้นหารายการที่ซํ้า) ใชส้ ร้าง Select Query สาํ หรับคน้ หาเร็คคอร์ดใดทีม่ ีคา่ ซ้าํ กนั ในฟิลดท์ ี่ระบุจากตาราง หรือ Query - Find Unmathed Query Wizard (ตัวช่ วยสร้างคิวร่ีการค้นหาข้อมูลท่ีไม่ตรงกัน) ใช้สร้าง Select Query เพอ่ื คน้ หาขอ้ มูลของ 2 ตาราง ที่กาํ หนดความสมั พนั ธก์ นั ไว้ โดยจะแสดงขอ้ มูลในเร็คคอร์ดทไ่ี ม่ตรงกนั จากท้งั 2 ตาราง 6 5 คลิกเลือกช่ือตาราง 7 คลิกเพม่ิ ฟิลด์ คลิกเลือกฟิลดท์ ่ตี อ้ งการแสดงผลลพั ธ์ 8 คลิกป่ มุ ถดั ไป

72 9 ต้งั ช่ือคิวร่ี 10 คลิกป่ มุ เสร็จสิ้น แสดงผลลพั ธข์ องฟิ ลดท์ เี่ ลือกท้งั หมด

73 การสร้าง Query ค้นหาข้อมลู ท่ีซํ้ากนั (Find Duplicate Query Wizard) การสร้าง Query เพอ่ื คน้ หาว่ามีเร็คคอร์ดใดในตารางที่มีขอ้ มูลซ้าํ กนั หากตอ้ งการนาํ ไปเปรียบเทียบ ขอ้ มูลจากหลายๆ ตาราง ให้สร้างเป็ น Select Query พ้ืนฐานเพ่ือเลือกฟิ ลด์จากท้งั สองตารางก่อน จากน้ันก็ สร้าง Query ทค่ี น้ หาขอ้ มูลซ้าํ โดยเลือก Query พ้นื ฐานมาเป็ นแหล่งขอ้ มูลเพอ่ื หาขอ้ มูลทีซ่ ้าํ กนั ได้ ดงั น้ี 1 คลิกแทบ็ สร้าง (Create) 2 คลิกคาํ สง่ั ตวั ช่วยสร้างควิ รี 3 คลิกเลือก ตัวช่วยสร้างควิ รีเพื่อค้นหารายการทซี่ ํ้า 4 คลิกป่ ุม ตกลง

74 6 คลิกเลือกตารางหรือคิวรีที่ตอ้ งการ 5 คลิกเลือกมุมมอง 7 คลิกป่ ุม ถดั ไป 9 คลิกป่ มุ > เพอ่ื เพมิ่ เขตขอ้ มูล 8 เลือกฟิลดท์ มี่ ีขอ้ มลู ซ้าํ 10 คลิกป่ ุม ถดั ไป

75 12 คลิกป่ มุ > เพอื่ เพมิ่ เขตขอ้ มูล 11 เลือกฟิลดท์ ีต่ อ้ งการใหแ้ สดงขอ้ มูล 13 คลิกป่ ุม ถัดไป 14 ต้งั ช่ือควิ รี 15 คลิกป่ ุม ถัดไป

76 แสดงผลลพั ธข์ องเร็คคอร์ดที่มีขอ้ มูลซ้าํ กนั การสร้าง Query ค้นหาข้อมูลท่ไี ม่ตรงกนั (Find Unmatched Query Wizard) การคน้ หาขอ้ มูลที่ไม่ตรงกนั เราจะเลือก Query แบบ Find Unmatched Query Wizard (ตวั ช่วยสร้าง แบบสอบถามการคน้ หาขอ้ มูลท่ีไม่ตรงกนั ) เป็ นแบบสอบถามที่นาํ ขอ้ มูลในฟิ ลด์ของ 2 ตารางที่เลือกมา เปรียบเทยี บวา่ ตรงกนั หรือไม่ โดยจะแสดงเร็คคอร์ดท่ีไม่ตรงกนั มาแสดงเป็ นผลลพั ธ์

77 1 คลิกแทบ็ สร้าง 2 คลิกเลือกคาํ สงั่ ตัวช่วยสร้างควิ รี 3 คลิกเลือก ตวั ช่วยสร้างควิ รีการค้นหาข้อมูลท่ีไม่ตรงกนั 4 คลิกป่ ุม ตกลง

78 5 เลือกตารางที่ 1 6 คลิกป่ ุม ถดั ไป 7 เลือกตารางที่ 2 8 คลิกป่ ุม ถัดไป

79 9 เลือกฟิลดจ์ าก 2 ตารางทีม่ ีขอ้ มูลตรงกนั 10 11 คลิกป่ มุ ถัดไป 13 คลิกป่ ุม < 12 เลือกฟิลดท์ ตี่ อ้ งการใหแ้ สดง 14 คลิกป่ มุ ถัดไป

80 15 ต้งั ช่ือควิ ร่ี 16 คลิกป่ ุม ถดั ไป แสดงผลลพั ธข์ องเร็คคอร์ดทมี่ ีขอ้ มูลไม่ซ้าํ กนั

81 การเพมิ่ – ลบเขตข้อมูลใน Query การเพมิ่ เขตข้อมูลใน Query การเพิ่มฟิ ลด์หรือเขตขอ้ มูลจากตารางมาใส่ใน Query เพ่ือเลือกว่าจะใช้ฟิ ลด์ใดแสดงผลในตาราง ผลลพั ธ์ ทาํ ไดด้ งั น้ี ดบั เบล้ิ คลิกที่ * เพอ่ื เลือกทุกฟิ ลดข์ องตาราง หรือดบั เบิ้ลคลิกที่ช่ือฟิ ลด์ เพอ่ื เลือกทลี ะฟิ ลด์ หรือคลิกเปลี่ยนฟิ ลดจ์ ากหวั คอลมั นใ์ นช่อง เขตข้อมูล หรือจะคลิกคา้ งท่ีชื่อฟิลด์ แลว้ ลากมาวางในพ้นื ทส่ี ่วนล่างหรือเรียกวา่ OBE Grid ก็ได้

82 การลบเขตข้อมูลใน Query การเลือกฟิลดจ์ ากตารางมาแสดงในพ้นื ทส่ี ่วนล่าง (OBE Grid) แลว้ น้นั หากฟิ ลดน์ ้นั ไมไ่ ดใ้ ชง้ านก็ สามารถยกเลิกฟิลดน์ ้นั ออกไปจากพ้นื ทอ่ี อกแบบได้ โดยคลิกเลือกคอลมั น์ฟิ ลดแ์ ลว้ กดป่ มุ Delete ที่แป้นพมิ พ์ คลิกเลือกฟิ ลด์ แลว้ กดป่ มุ Delete ลบฟิลดน์ ้นั ออก

83 การเพม่ิ ตารางเข้ามาใน Query การเพมิ่ ตารางเขา้ มาใน Query ใหอ้ ยใู่ นมุมมอง ออกแบบ (Design) ก่อน แลว้ ใหค้ ลิกป่ มุ แสดงตาราง (Show Table) จากน้นั ก็เลือกตารางไดเ้ หมือนตอนสร้างคร้ังแรก หากตารางทเ่ี พม่ิ เขา้ มาไดก้ าํ หนดความสมั พนั ธร์ ะหวา่ งตารางเอาไวแ้ ลว้ เมื่อเลือกเพม่ิ ตารางเขา้ มาก็ จะมีเสน้ แสดงความสมั พนั ธ์ (Relationship) ระหวา่ งตารางข้ึนมาใหโ้ ดยอตั โนมตั ิ 1 ในแทบ็ ออกแบบ คลิกป่ ุม แสดงตาราง 2 คลิกเลือกตาราง/ควิ รี คลิกป่ มุ เพมิ่ 3 คลิกป่ ุม ปิ ด เพอ่ื ปิ ดหนา้ ต่างแสดงตาราง 4

84 การยกเลกิ ตารางใน Query วธิ ีการยกเลิกตารางออกจาก Query ทาํ ไดง้ ่ายๆ คือ ใหอ้ ยใู่ นมุมมอง ออกแบบ (Design) ก่อน แลว้ คลิก เลือกตารางท่ีตอ้ งการ จากน้นั ใหก้ ดป่ มุ Delete บนแป้นพมิ พ์ หรืออีกวธิ ีหน่ึงคอื ใหค้ ลิกขวาท่ีตาราง แลว้ คลิก เลือก เอาตารางออก คลิกขวาแลว้ เลือก เอาตารางออก

85 การสอบถามข้อมูลตามเงื่อนไข (Criteria) การสอบถามหรือสืบคน้ ขอ้ มลู ใน Query สามารถกาํ หนดเงื่อนไขในการคน้ หาขอ้ มูลที่ตอ้ งการได้ หลายรูปแบบ ต้งั แต่การใส่เง่ือนไขพ้นื ฐานทวั่ ไป เช่น มากกวา่ นอ้ ยกวา่ เทา่ กบั หรือไม่เท่ากบั ไปจนถึงการ คน้ หาข้นั สูง เช่น การกาํ หนดเงื่อนไขหลายๆ เงื่อนไขซอ้ นกนั และการเชื่อมหลายๆ เงอ่ื นไขเขา้ ดว้ ยกนั เป็น ตน้ ซ่ึงการกาํ หนดเงอ่ื นไขน้นั เราจะใส่ไวใ้ นช่อง เกณฑ์ (Criteria) และช่อง หรือ (Or) ดงั น้ี การใส่เงื่อนไขชนิดข้อความ (Text) ใส่เง่ือนไขในฟิลด์ Title วา่ “นางสาว” ผลลพั ธท์ ่ีไดจ้ ะแสดงขอ้ มูลเฉพาะฟิ ลด์ Title เป็น “นางสาว” เทา่ น้นั

86 การใส่เง่ือนไขฟิ ลด์ชนิดตัวเลข (Number) ใส่เงอื่ นไขในฟิ ลด์ Salary วา่ “<=20000” ผลลพั ธท์ ไ่ี ดจ้ ะแสดงขอ้ มูลเฉพาะพนกั งานท่มี ีเงนิ เดือน <= 20,000 บาทเทา่ น้นั

87 การใช้นิพจน์เปรียบเทียบค่าแบบต่างๆ โอเปอเรเตอร์ทใ่ี ช้ในนิพจน์ การสร้างเงื่อนไขและนิพจน์ท่ีมากกวา่ 1 เงื่อนไข จะประกอบดว้ ย 2 ส่วนคือ ตวั ดาํ เนินการ (Operator) และตวั ถูกดาํ เนินการ (Operand) โดยตวั ถูกดาํ เนินการอาจเป็ นตวั แปร ค่าคงท่ี และ ฟังก์ชนั ส่วนตวั ดาํ เนินการคือเครื่องหมายหรือสัญลกั ษณ์ท่ีใชใ้ นการคาํ นวณทางคณิตศาสตร์ เปรียบเทยี บค่า และตรวจสอบค่าตรรกะ ตัวดาํ เนินการทางคณติ ศาสตร์ หน้าท่ี + บวก - ลบ * คูณ / หาร ตวั ดาํ เนนิ การเปรียบเทยี บ หน้าท่ี < นอ้ ยกวา่ <= นอ้ ยกวา่ หรือเทา่ กบั > มากกวา่ >= มากกวา่ หรือเทา่ กบั = เท่ากบั <> ไม่เท่ากบั

88 ตัวดําเนินการเชิงตรรกะ การใช้งาน ผลลัพธ์ And เงอื่ นไข 1 And เงอื่ นไข 2 ถา้ จริงท้งั คู่จะไดค้ ่า True นอกน้นั ไดค้ า่ False Or เง่ือนไข 1 Or เงือ่ นไข 2 ถา้ จริงท้งั คู่จะไดค้ ่า True ถา้ เป็ นเทจ็ 1 จะไดค้ า่ True Xor เงอื่ นไข 1 Xor เง่อื นไข 2 ถา้ เทจ็ ท้งั คู่ จะไดค้ ่า False Eqv เงื่อนไข 1 Eqv เง่ือนไข 2 เง่อื นไขใดเงอ่ื นไขหน่ึงเป็ นจริง ไดค้ า่ True ท้งั 2 เงื่อนไขเป็ นจริง จะไดค้ า่ False ถา้ เป็ นจริงท้งั 2 เงื่อนไข จะไดค้ ่า True ถา้ เป็ นเทจ็ ท้งั 2 เงื่อนไข จะไดค้ ่า False ตัวดาํ เนินการ หน้าที่ ตัวอย่าง พเิ ศษ Is Null ส่งกลบั ทกุ ระเบียนท่มี ีคา่ วา่ ง Is Null Is Not Null ส่งกลบั ทกุ ระเบยี นที่ไม่มีคา่ วา่ ง Is Not Null ขอ้ ความเป็นตามรูปแบบน้ีหรือไม่ Like “A*” หรือ Like “Japan” ? ใชแ้ ทนตวั อกั ษรหรือตวั เลข 1 ตวั Like “A???” * ใชแ้ ทนตวั อกั ษรหรือตวั เลขก่ีตวั ก็ได้ Like “*SE*” Like # ใชแ้ ทนตวั เลขใดก็ได้ (0-9) 1 ตวั Like “#5” Like “[A-D*]” ข้ึนตน้ ดว้ ย A-D [] อกั ษรหรือตวั เลขใดกไ็ ดใ้ น [] Like “[!A-D*]” ยกเวน้ ทขี่ ้ึนตน้ ดว้ ย A-D [!] อกั ษรหรือตวั เลขใดกไ็ ด้ ยกเวน้ ใน [] In ตรวจสอบวา่ มีคา่ ใดตรงกบั ค่าในรายการ In(“Apple”,”Boy”,”Jen”) Between…And ตรวจสอบวา่ มีคา่ อยรู่ ะหวา่ ง 2 ค่าท่ีระบุหรือไม่ Between 10 And 30

89 ตวั ดาํ เนนิ การ หน้าท่ี ตวั อย่าง ผลลพั ธ์ (Concatenation) & เชื่อมขอ้ ความเขา้ ดว้ ยกนั “Month”&”Jan” MonthJan เชื่อมฟิ ลด์ 2 ฟิ ลด์ [Name]&[Lastname] ชื่อ นามสกุล + เชื่อมขอ้ ความ 2 ขอ้ ความ “Price ”+”500” Price 500 การอ้างองิ ชื่อฟิ ลด์ในนพิ จน์และเงื่อนไข การอา้ งฟิ ลด์ทวั่ ไปคือ [product_name] หรือถา้ จะคาํ นวณก็เป็ น [จํานวน]*[ราคา] ถา้ จะอา้ งถึงช่ือฟิ ลด์ ท่ีซ้ํากันมากกว่า 1 ตาราง จะตอ้ งบอกชื่อตารางก่อนแล้วตามด้วยเคร่ืองหมาย ! หรือ . และช่ือฟิ ลด์ใน เค ร่ื อ งห ม า ย [] เช่ น [products]![price] ห รื อ [orders].[price] ห รื อ ต้ังชื่ อ ฟิ ล ด์ เช่ น Total:[ร าค า ขาย]*[จาํ นวน] เป็นตน้ สร้างฟิลด์ เงินเดือนสุทธิ:[Salary]+[OT]-[Social Security]

90 จะสร้างฟิ ลด์ เงนิ เดือนสุทธิ ข้ึนมาใหใ้ หม่ ซ่ึงไดจ้ ากการคาํ นวณตามท่เี รากาํ หนด การใช้ And เช่ือม 2 เงื่อนไข การกาํ หนดเงื่อนไขต้งั แต่ 2 เง่อื นไขข้นึ ไป และตอ้ งการใหท้ ้งั สองเงอ่ื นไขเป็ นจริงท้งั คู่ เราเรียกวา่ การ กาํ หนดเงอ่ื นไขแบบ And โดยปกตสิ ามารถใส่เงอ่ื นไขลงไปในแถวเดียวกนั ของช่อง เกณฑ์ (Criteria) ไดเ้ ลย แตอ่ าจเป็นคนละฟิลดก์ นั เช่น คน้ หาพนกั งานแผนกการตลาดทีม่ ีเงินเดือนต่าํ กวา่ 16,000 บาท เงือ่ นไขของ And จะอยแู่ ถวเดียวกนั ผลลพั ธท์ ไ่ี ดจ้ ะแสดงขอ้ มูลพนกั งานแผนกการตลาดที่มีเงนิ เดือนต่าํ กวา่ 16,000 บาทเทา่ น้นั

91 การใช้ Or เช่ือมหลายๆ เงื่อนไข การกาํ หนดเง่อื นไขต้งั แต่ 2 เงอื่ นไขข้ึนไป แบบมีตวั เลือกตอ้ งการใหเ้ งอื่ นไขใดเง่ือนไขหน่ึงเป็ นจริง เราเรียกวา่ การกาํ หนดเงือ่ นไขแบบ Or เช่น คน้ หาช่ือสินคา้ ท่ีข้ึนตน้ ดว้ ยคาํ วา่ “คอม” หรือ “กลอ้ ง” เงอื่ นไขของ Or จะอยคู่ นละแถว ผลลพั ธท์ ไี่ ดจ้ ะแสดงขอ้ มูลชื่อสินคา้ ที่ข้ึนตน้ ดว้ ยคาํ วา่ “คอม” หรือคาํ วา่ “กลอ้ ง” การกาํ หนดเงื่อนไข And และ Or ร่วมกนั นอกจากการกาํ หนดเง่อื นไขแบบ And และ Or แลว้ เรายงั สามารถนาํ เอาเงอ่ื นไขท้งั 2 แบบมาใชง้ าน ร่วมกนั ได้ ในกรณีที่มีเง่ือนไขในการคน้ หาท่ซี บั ซอ้ นมากกวา่ 2 เงือ่ นไข ก็ใช้ And และ Or ร่วมกนั เช่น คน้ หา ชื่อสินคา้ ทขี่ ้ึนตน้ ดว้ ยคาํ วา่ “คอม” หรือ “กลอ้ ง” ทีม่ ีราคาขาย 20,000 บาทข้นึ ไป เง่ือนไขของ Or เงอื่ นไขของ And

92 จะแสดงรายการสินคา้ ที่ข้ึนตน้ ดว้ ยคาํ วา่ “คอม” หรือคาํ วา่ “กลอ้ ง” ทีม่ ีราคาขาย 20,000 บาทข้นึ ไป การกาํ หนดเงื่อนไขช่วงใดช่วงหนึ่งด้วย Between…And ใชใ้ นกรณีท่ีตอ้ งการคน้ หาขอ้ มูลในช่วงหน่ึง เช่น คน้ หายอดขายราคาสินคา้ รวมระหวา่ ง 15,000 ถึง 20,000 บาท วา่ มีรายการใดบา้ ง เงอื่ นไขของ Between…And ผลลพั ธท์ ไ่ี ดจ้ ะแสดงเฉพาะรายการสินคา้ ทม่ี ีราคาระหวา่ ง 15,000 ถึง 30,000 บาท

93 การสร้างฟอร์มด้วย Form Design ฟอร์ม คือ ออบเจค็ หน่ึงของ Access ใชใ้ นการกรอกขอ้ มูล และแสดงขอ้ มูล การกรอกขอ้ มูลใน ตารางหรือใน Query ถึงแมจ้ ะทาํ ได้ แต่ก็ไม่สะดวกและสวยงามนกั การใชฟ้ อร์มสามารถทาํ ใหก้ ารกรอก ขอ้ มูลเป็ นไปไดด้ ว้ ยความรวดเร็วมากข้ึน และผดิ พลาดน้อยลง ที่สาํ คญั ยงั คงดูเป็ นมิตรกบั ผูใ้ ชม้ ากกวา่ เราสามารถออกแบบฟอร์มใหเ้ หมาะสมกบั ลกั ษณะงานไดด้ งั ท่ตี อ้ งการ Form ก็เป็นอีกวธิ ีการหน่ึงในการป้อนและแกไ้ ขขอ้ มูลท่อี ยใู่ น Table แทนทีจ่ ะป้อนระเบยี นใน Table ไดเ้ ฉพาะตามแนวแถวและคอลมั น์ขณะอยใู่ นมุมมอง Datasheet เท่าน้ัน ซ่ึงเราอาจใช้ Form น้ีเป็ น Form เดียวกนั กบั ในกระดาษก็ได้ โดยจะช่วยลดความผิดพลาดในการป้อนขอ้ มูลได้ เน่ืองจากมีความ คลา้ ยกบั Form แบบที่ใชบ้ นกระดาษซ่ึงมีขอ้ มูลท่ีเตรียมไวท้ ี่จะป้อนลงใน Table อีกหน่ึง และถา้ หากใน Table น้ันมีเขตขอ้ มูลซ่ึงประกอบดว้ ยรูปภาพ, เอกสาร หรือออบเจ็คจากโปรแกรมอ่ืน เราก็สามารถดูออบ เจ็คเหล่าน้ีไดใ้ นมุมมอง Form อีกเช่นกนั (ในมุมมอง Datasheet ออบเจค็ จะเป็ นแค่ขอ้ ความหรือไอคอน) นอกจากน้ีเรายงั สามารถใส่คาํ แนะนาํ หรือคาํ อธิบายของขอ้ มูลในแตล่ ะเขตขอ้ มูลลงบน Form เพอื่ ช่วยให้ ผใู้ ชป้ ้อนและแกไ้ ขขอ้ มูลไดง้ ่ายข้ึน รวมท้งั สามารถตกี รอบและใส่รูปภาพเพอื่ ทาํ ให้ Form สวยงามไดอ้ ีก ดว้ ย การใช้งานมุมมอง Form Design การเขา้ สู่มุมมอง Form Design ให้คลิกป่ ุม Form Design (ออกแบบฟอร์ ม) ท่ีแท็บ CREATE (สร้าง) ในกลุ่มคาํ สงั่ Form 1 คลิกเลือกตารางทตี่ อ้ งการสรา้ งฟอร์ม 2 ทีแ่ ทบ็ สร้าง ใหค้ ลิกท่ปี ่ ุม ออกแบบฟอร์ม

94 3 จะปรากฏมุมมอง Form Design ส่วนประกอบต่างๆ ในมุมมอง Form Design ก่อนที่เราจะทาํ กบั มุมมอง Form Design ไดน้ ้ัน เราตอ้ งเขา้ ใจส่วนประกอบต่างๆ ของหนา้ ต่างน้ี กนั ก่อน กลุ่มคาํ สงั่ ธีม แถบเคร่ืองมือออกแบบฟอร์ม กลุ่มคาํ สงั่ ตวั ควบคุม ไมบ้ รรทดั พ้นื ท่ีฟอร์ม รายการเขตขอ้ มูล แผน่ คุณสมบตั ิ

95 • พ้ืนที่ฟอร์ม สาํ หรับใชอ้ อกแบบฟอร์ม ซ่ึงประกอบดว้ ยส่วนสาํ คญั ไดแ้ ก่ ส่วน Detail ที่ส่วนใหญ่ จะใชแ้ สดงผลขอ้ มูลฟิ ลด์ต่างๆ และส่วน Form Header / Footer และ Page Header/Footer ที่จะ แสดงขอ้ มูลซ้าํ ๆ กนั ท่ีข้ึนตน้ หรือลงทา้ ยฟอร์มหรือหน้ากระดาษ เช่น ช่ือบริษทั โลโกข้ องบริษทั วนั ปัจจบุ นั เป็นตน้ • แถบเครื่องมือ Form Design เป็ นแท็บคาํ สั่งท่ีใช้ออกแบบฟอร์ม ที่ประกอบด้วยกลุ่มเครื่องมือ ไดแ้ ก่ กลุ่มเครื่องมือ ธีม เป็นกลุ่มคาํ สงั่ ท่ีกาํ หนดสีสนั รูปแบบ และคุณสมบตั ติ ่างๆ ของคอนโทรล ซ่ึงช่วยเพิม่ ความสวยงามให้กบั ฟอร์มมากข้นึ และกลุ่มเคร่ืองมือ ตวั ควบคุม เป็ นที่เก็บคอนโทรล ต่างๆ ที่ใช้ในกรออกแบบฟอร์ม โดยเราจะตอ้ งใช้เมาส์ลากคอนโทรลท่ีจะใชม้ าวางบนฟอร์ม กาํ หนดตาํ แหน่ง ขนาด และคุณสมบตั ขิ องคอนโทรลใหเ้ หมาะสม • รายการเขตขอ้ มูล เป็ นหน้าต่างแสดงรายการฟิ ลด์ ที่เราจะดึงมาแสดงบนฟอร์ม โดยใชเ้ มาส์ลาก ฟิลดท์ ีต่ อ้ งการใหแ้ สดงในฟอร์มไดท้ นั ที • แผน่ คุณสมบตั ิ เป็นหนา้ ตา่ งที่ใชแ้ สดงคุณสมบตั ิตา่ งๆ ของฟอร์ม และคอนโทรล • ไมบ้ รรทดั เป็นเครื่องมือช่วยในการกาํ หนดตาํ แหน่ง และขนาดของคอนโทรลบนฟอร์ม ในมุมมองออกแบบฟอร์ม น้ันมีแท็บเคร่ืองมือออกแบบฟอร์ม ที่ประกอบดว้ ยแท็บออกแบบ แท็บ จดั เรียง แท็บรูปแบบ ซ่ึงมีรายละเอียดดงั ตอ่ ไปน้ี ตารางแสดงรายละเอยี ดป่ มุ ต่างๆ บน แท็บออกแบบ ป่ มุ หนา้ ที่การทาํ งาน View มุมมอง เลือกมุมมองท่ตี อ้ งการแสดง Themes ธีม เลือกธีมท่ีเป็ นชุดสีและตวั อกั ษรสาํ เร็จรูปท่ีใช้ในการออกแบบ ฟอร์ม Colors สี เลือกสีท่ีจะใชใ้ นการออกแบบฟอร์ม Fonts ฟอนต์ เลือกฟอนตต์ วั อกั ษรทจ่ี ะใชใ้ นการออกแบบฟอร์ม Controls ตวั ควบคุม เลือกคอนโทรลท่จี ะใชใ้ นการออกแบบฟอร์ม ไดแ้ ก่ ตวั ช้ีเมาส์ ใชว้ าด/ปรับขนาด/ เคล่ือนยา้ ยคอนโทรล

96 ช่องกรอกขอ้ ความ (Text Box) ป้ายชื่อ (Label) ป่ มุ คาํ สงั่ (Button) แทบ็ (Tab Control) ลิงก์ (Hyperlink) กรอบตวั เลือก(Option Group) ตวั แบ่งหนา้ (Page Break) ช่องรายการ (Combo Box) กราฟ (Chart) เสน้ (Line) ป่ มุ สลบั (Toggle Button) กรอกรายการ (List Box) กรอกสี่เหลี่ยม (Rectangle) ตวั เลือกถูก/ผดิ (Check Box) ออบเจก็ ต์ OLE ไม่อิงฐานขอ้ มูล ตวั เลือกสลบั (Option Button) ฟอร์ม/รายงานยอ่ ย (Subform/Subreport) ออบเจก็ ต์ OLE อิงฐานขอ้ มูล ภาพ ( Image) Insert Image แ ท ร ก แทรกรูปภาพบนฟอร์ม รูปภาพ Logo (โลโก)้ แทรกรูปโลโกบ้ นหวั หรือทา้ ยฟอร์ม Title (ชื่อเรื่อง) แทรกชื่อเรื่องบนหวั หรือทา้ ยฟอร์ม

97 Date & Time แทรกวนั เวลาบนหวั หรือทา้ ยฟอร์ม Add Existing Fields เรียกหนา้ ตา่ ง Field List (เพิม่ เขตขอ้ มูลทมี่ ีอย)ู่ เรียกหนา้ ต่าง Property Sheet Property Sheet (แผน่ คุณสมบตั ิ) Tab Oder (ลาํ ดบั แทบ็ ) เรียกหนา้ ตา่ ง Tab Order Subform in new Windows ดึงฟอร์มยอ่ ยออกมาเป็ นหนา้ ต่างใหม่ (มีผลเฉพาะในการออกแบบ (ฟอร์มยอ่ ยในหนา้ ต่างใหม่) เท่าน้นั ) View Code (แสดงโคด้ ) เรียกหนา้ ต่างแสดงโคด้ VBA Convert Macros to Visual แปลงแมโครเป็ นโคด้ VBA Basic (แปลงแมโครของฟอร์มเป็ น Visual Basic) ตารางแสดงรายละเอียดป่ มุ ต่างๆ บนแท็บ ARRANGE (จดั เรียง) ป่ มุ หน้าทกี่ ารทาํ งาน Gridlines แสดงเสน้ กริด กาํ หนดสี ความหนา ลกั ษณะเสน้ Stacked Tabular ใส่เลยเ์ อาตแ์ นวต้งั ในกบั คอนโทรลทีเ่ ลือก Remove Layout ใส่เลยเ์ อาตแ์ นวนอนใหก้ บั คอนโทรลท่เี ลือก ถอดคอนโทรลออกจากเลยเ์ อาต์ ทาํ ให้คอนโทรลตวั น้ันสามารถ Insert Above เคลื่อนยา้ ยไดอ้ ิสระ Insert Below แทรกแถวดา้ นบน (ภายในเลยเ์ อาต)์ Insert Left แทรกแถวดา้ นล่าง (ภายในเลยเ์ อาต)์ Insert Right Select Layout แทรกคอลมั น์ดา้ นซา้ ย (ภายในเลยเ์ อาต)์ แทรกคอลมั น์ดา้ นขวา (ภายในเลยเ์ อาต)์ เลือกเลยเ์ อาต์

Select Column 98 Select Row Merge เลือกท้งั คอลมั น์ (ภายในเลยเ์ อาต)์ Split Vertically เลือกท้งั แถว (ภายในเลยเ์ อาต)์ Split Horizontally รวมแถวหรือคอลมั น์ (ภายในเลยเ์ อาต)์ Move Up แบ่งตามแนวต้งั (ภายในเลยเ์ อาต)์ Move Down แบง่ ตามแนวนอน Control Margins เลื่อนแถวข้นึ Control Padding เลื่อนแถวลง Anchoring กาํ หนดระยะระหวา่ งคอนโทรลกบั เน้ือหาในคอนโทรล กาํ หนดระยะระหวา่ งคอนโทรลดว้ ยกนั Size/Space ตรึงคอนโทรลกบั ดา้ น ทาํ ใหค้ อนโทรลปรับขนาดตามฟอร์ม Align ปรับขนาดและระยะห่างคอนโทรล เปิ ด/ปิ ดเส้นกริดและจดั เรียน คอนโทรล Bring to Front จดั เรียงคอนโทรล Send to Back นาํ คอนโทรลวางซอ้ นบนสุด นาํ คอนโทรลวางไวห้ ลงั สุด รายละเอียดป่ มุ ต่างๆ บนแท็บ Format เป็ นแท็บท่ีใช้กาํ หนดรูปแบบขอ้ มูลท่ีปรากฏในคอนโทรล เช่น ฟอนต์ท่ีใช้ในคอนโทรลขนาด ตวั หนงั สือ รูปแบบ ของตวั เลข สีของขอ้ มูล ภาพพ้นื หลงั หรือสีของคอนโทรล เลือกคอนโทรลตามช่ือ เลือกรูปแบบตวั เลข เลือกรูปแบบคอนโทรล หรือเลือกท้งั หมด เลือกรูปแบบตวั อกั ษร เลือกรูปแบบพ้นื หลงั รู้จกั กบั คอนโทรลต่างๆ ในหัวขอ้ น้ี เราจะกล่าวถึงจุประสงคใ์ นการของคอนโทรลแต่ละตวั เพื่อให้สามารถเลือกใชใ้ ห้ เหมาะสมกบั งานของเรา ซ่ึงมีดงั ต่อไปน้ี

99 คอนโทรล จุดประสงคก์ ารใชง้ าน TextBox เป็นคอนโทรลทใี่ ชแ้ สดงขอ้ มูลจากฐานขอ้ มูล ทใ่ี หผ้ ใู้ ชส้ ามารถแกไ้ ขขอ้ มูลได้ Label เป็ นคอนโทรลท่ีใช้แสดงขอ้ ความที่ไม่ตอ้ งการให้ผูใ้ ช้แกไ้ ขได้ เช่น แสดง ชื่อ บริษทั หรือช่ือฟอร์ม เป็นตน้ คอนโทรลท้งั สองมีลกั ษณะ ดงั รูป เลเบล ใชแ้ สดงขอ้ ความที่ไม่ใหผ้ ใู้ ชแ้ กไ้ ขได้ เทก็ ซ์บอ็ กซ์ ใชแ้ สดงขอ้ มูลจากฐานขอ้ มูล ทีใ่ หผ้ ใู้ ชส้ ามารถแกไ้ ขขอ้ มูลได้ Combo Box เป็ นคอนโทรลท่ีใชแ้ สดงรายการท่ีมีขอ้ มูลจาํ นวนมากโดยให้ผูใ้ ช้เลือก รายการหน่ึงจากรายการท้งั หมดทม่ี ีได้ List Box เป็นคอนโทรลท่คี ลา้ ยกบั คอมโบบอ็ กซ์ แตเ่ สียเน้ือท่ีในการแสดงผลบนฟอร์ม มากกวา่ คอมโบบอ็ กซ์ ผใู้ ชต้ อ้ งคลิกป่ ุม ทางขาวมอื เพื่อดูรายการท้งั หมด ลิสตบ์ อ็ กซ์ จะแสดงรายการท้งั หมด ใหผ้ ใู้ ชค้ ลิกเลือกได้ Option Group เป็ นคอนโทรลที่จะใช้รวมกับเช็กบ็อกซ์ ออพชันบัตทอน และท็อก เกิลบตั ทอน สามารถแสดงผลขอ้ มูลที่เป็ นลกั ษณะกลุ่มคาํ หรือเป็ นลกั ษณะของตวั เลือก เช่น ใชแ้ สดงประเภทสินคา้ หรือแสดวา่ สินคา้ น้นั เสียภาษหี รือไม่เสีย เป็ นตน้ Check Box เป็ นคอนโทรลในคอนโทรลออฟชันกรุ๊ปท่ีใช้แสดงตวั เลือกประเภทใช่ หรือไม่ Option Button เป็นคอนโทรลภายในคอนโทรลออพชนั กรุ๊ปที่ใชแ้ สดงตวั เลือกประเภท ท่ีสามารถเลือกไดค้ ร้ังละ 1 ตวั เลือกจากหลายตวั เลือก

100 Toggle Button เป็ นคอนโทรลภายในคอนโทรลออพชันกรุ๊ปที่เหมือนกับออพชนั บตั ทอน แต่จะแสดงรูปภาพบนป่ มุ ได้ Option Group จดั ตวั เลอื กหลายๆ ตวั ใหอ้ ยใู่ นกลุ่ม Check Box จะแสดงตวั เลือกท่จี ะ เลือกหรือไมก่ ไ็ ด้ Option Button จะแสดงตวั เลือกทเ่ี ลือกไดเ้ พียง 1 ตวั เลือกจากรายการท้งั หมด Command Button เป็นคอนโทรลทีจ่ ะทาํ งานเมื่อผใู้ ชค้ ลิกป่ ุมน้นั Image เป็ นคอนโทรลแสดงรูปภาพเพ่ือตกแต่งฟอร์มเป็ นหลกั ไม่ไดเ้ กี่ยวกบั การแสดง ภาพท่เี กบ็ ในฐานขอ้ มูล Unbound Object Frame เป็ นคอนโทรลทใ่ี ชแ้ สดงออบเจ็กต์ OLE ที่ไม่เกี่ยวกบั ฟิ ลดใ์ น ฐานขอ้ มูล Bound Object Frame เป็นคอนโทรลทใี่ ชแ้ สดงฟิ ลดใ์ นฐานขอ้ มูลที่เป็ นออบเจก็ ต์ OLE Page Break จะบงั คบั ข้นึ หนา้ ใหม่ตรงทม่ี ีตาํ แหน่งของคอนโทรลน้ีอยู่ ใชเ้ ม่ือมีการพมิ พ์ ฟอร์มหรือรายงาน