หน่วยที่6 การร่างหนังสือราชการ

หนว่ ยท่ี6 การร่างหนังสอื ราชการ

ความหมายของการร่างหนังสือ การรา่ งหนงั สือเปน็ เร่ืองสาคัญมาก ในการจดั ทาหนงั สือราชการทุกชนิด ทั้งหนงั สอื ภายใน หนังสือภายนอก หนงั สอื ประทับตรา หนังสือสั่งการ หนงั สอื ประชาสัมพันธ์ รายงานการ ประชุม แผนงานโครงการ คากลา่ วรายงานและคากล่าวปราศรัย ฯลฯ หากประสงค์จะให้ ไดข้ อ้ ความเหมาะสม รัดกมุ ดี ควรผา่ นการร่างที่ดดี ้วย ถงึ แมก้ ารร่างหนังสอื จะไม่มีสอนใน สถานศกึ ษาใด ๆ แตก่ ็สามารถฝึก ปฏบิ ตั ิใหเ้ ปน็ ผรู้ า่ งหนังสือที่ดไี ด้ ถ้าใหค้ วามสนใจและ เป็นนักสงั เกตท่ดี ี หนังสอื ราชการทมี่ ีข้อความ ไมซ่ บั ซอ้ นมากนักหรือเปน็ หนังสือท่ีจัดทา เป็นประจาจนเสมือนกับแบบฉบบั ในการใช้ถ้อยคาสานวน อยู่แล้วไมจ่ าเปน็ ต้องร่างกอ่ น เสมอไป เชน่ หนงั สอื นาส่งเอกสาร หนังสือตอบรบั เอกสาร แบบฟอร์ม และแบบหนังสือ ต่าง ๆ ท่ใี ชใ้ นการปฏบิ ัตงิ านเปน็ ประจา

หลักการร่างหนงั สอื ท่ดี ี 1. เขียนใหถ้ ูกตอ้ ง หมายถึง เขยี นใหถ้ กู แบบ ถกู เนอ้ื หา ถกู หลกั ภาษา ถูกความนยิ ม และถูกใจผู้ลงนาม 2. เขยี นใหช้ ัดเจน หมายถึง เขียนใหช้ ดั เจนในเนอื้ ความ ชดั เจนในจุดประสงค์ และ ชัดเจนในวรรคตอน 3. เขยี นให้รัดกุม หมายถงึ เขยี นให้มคี วามหมายเดียว หรือใหม้ ีความหมายแนน่ อน ครอบคลมุ เนือ้ หา ไม่มีช่องใหโ้ ตแ้ ย้งได้ 4. เขยี นให้กะทดั รัด หมายถงึ เขียนให้สน้ั แตไ่ ด้ใจความ ไม่ใชค้ าซ้า ไม่เขียนวกวน ไม่ ใชข้ อ้ ความเยิ่นเยอ้ 5. เขยี นใหบ้ รรลวุ ตั ถปุ ระสงค์ หมายถงึ เขียนแล้วผู้รบั ตอบรับความต้องการตาม วัตถปุ ระสงค์ของผเู้ ขยี น

การร่างหนังสอื โตต้ อบ หนงั สือสงั่ การและหนังสอื ประชาสัมพนั ธ์ 1. การรา่ งหนังสือโต้ตอบ 1.1 จะตอ้ งรา่ งโดยมหี ัวข้อตามแบบทก่ี าหนดคอื 1.1.1 เรื่อง ต้องเขียนในหนังสอื ภายนอก หนังสอื ภายใน โดยเขยี นชอ่ื เรอื่ งให้ยอ่ และสนั้ ทีส่ ดุ แตไ่ ดใ้ จความวา่ เปน็ เรอ่ื งอะไร สาหรับหนังสือประทับตราไม่ต้องเขยี นเรอ่ื ง 1.1.2 คาขน้ึ ต้น ใช้คาข้นึ ตน้ ตามฐานะของผรู้ ับหนังสอื ตามที่ระเบียบกาหนด 1.1.3 คาลงท้าย เขียนเฉพาะหนังสอื ภายนอก และใช้คาลงทา้ ยตามฐานะของผูร้ บั หนังสอื ตามท่รี ะเบียบกาหนด สว่ นหนังสอื ภายใน หนงั สือประทบั ตรา ไม่มคี าลงท้าย

1.2 ผู้ร่างจะตอ้ งพจิ ารณาวา่ หนงั สอื นัน้ ควรส่งถึงใครบา้ งและควรทาสาเนาใหใ้ ครทราบบา้ ง เป็นการประสานงาน แลว้ บนั ทึกไว้ให้รา่ งดว้ ย 1.3 การอา้ งองิ เร่อื งเดิม ต้องพิจารณาผ้รู บั หนงั สือทราบเรอื่ งเดมิ มาก่อนหรือไม่ ถ้าเคยทราบ มาก่อนแล้วข้อความตอนใดเป็นเหตกุ ย็ ่อยได้ 1.4 ข้อความภาคเหตุ ควรยดึ หลกั การรา่ งหนงั สือทีด่ ี คือ เขียนใหถ้ ูกตอ้ ง ชดั เจน รดั กุม กะทัดรดั และบรรลวุ ัตถปุ ระสงค์ 1.5 ถา้ เป็นการตอบหนงั สือท่ีผรู้ บั มีมาขอ้ ความภาคเหตอุ าจอ้างเพียงชอ่ื เรื่อง และเน้ือหาสาระ โดยย่อกเ็ พียงพอแล้ว 1.6 การร่างหนงั สอื ไม่ว่าจะรา่ งถงึ ผ้ใู ดใหใ้ ชถ้ ้อยคาสภุ าพ และสมกับฐานะของผ้รู ับ 1.7 ถ้าเปน็ การรา่ งหนงั สอื ตอบปฏิเสธควรแจง้ เหตุผลของการปฏเิ สธให้ผู้ขอเขา้ ใจ

2.การรา่ งหนังสอื ส่ังการ ได้แก่ คาส่งั ระเบียบ ขอ้ บงั คับ มีข้อควรทราบดังน้ี 2.1 จะต้องร่างตามแบบทก่ี าหนด 2.2 ตอ้ งมขี อ้ ความอันเปน็ เหตแุ ละผล 2.3 พิจารณาว่าหนังสอื นนั้ สง่ ถึงใคร 2.4 การใชค้ าตอ้ งให้รดั กมุ อยา่ เปดิ ชอ่ งให้ตคี วามได้หลายนยั ซึง่ อาจทาใหเ้ กดิ การเข้าใจผิด 2.5 ควรใช้ถว้ ยคาที่ผรู้ ับคาส่ังสามารถนาไปปฏิบัติได้เพือ่ ใหค้ าสง่ั นนั้ ได้ผลสมควรมงุ่ หมาย 2.6 ข้อความทเ่ี ปน็ เหตใุ นคาส่ัง ระเบียบ ข้อบงั คับ จะมปี ระโยชน์ในการชว่ ยแสดงเจตนารมณข์ องการส่งั ให้ ชัด เพอื่ สะดวกในการตคี วาม 2.7 ก่อนร่างควรพิจารณาคน้ ควา้ วา่ มีกฎหมายใหอ้ านาจส่งั การไวป้ ระการใด 2.8 คาสง่ั ต้องไม่ขดั กบั ตัวบท กฎหมาย ระเบยี บขอ้ บงั คับ ถา้ ขัดกับคาส่งั เก่าต้องยกเลิกคาสง่ั เกา่ ก่อน

3. การร่างหนังสือประชาสัมพนั ธ์ ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ ขา่ ว มีขอ้ ควรทาบดังนี้ 3.1 จะต้องรา่ งตามแบบที่กาหนด คือ 3.1.1 ใหเ้ ขยี นชื่อส่วนราชการที่ออกประกาศ แถลงการณ์ และข่าว ต่อท้ายคาว่า \"ประกาศ\" \"แถลงการณ\"์ \"ข่าว\" 3.1.2 เรอื่ ง ใหล้ งชือ่ เรอื่ งท่ีประกาศ แถลงการณ์ และขา่ ว 3.1.3 ให้เขยี นฉบบั ทแี่ ถลงการณ์ หรอื ขา่ ว ถ้ามีมากกว่าหนึง่ ฉบับ 3.2 ข้อความตอ้ งสมเหตุสมผลและชัดเจนในการออกประกาศ แถลงการณ์ และข่าว 3.3 ควรใชถ้ ้วยคาสุภาพ 3.4 ผู้อา่ นข้อความแลว้ จะต้องคล้อยตามเจตนาท่ีผรู้ ่างตอ้ งการ 3.5 อยา่ ใหม้ ีขอ้ ความขัดแย้งกนั เองในฉบับน้นั หรอื ขัดแยง้ กับฉบบั ก่อน เว้นแตเ่ ป็นการแถลงแก้

หลกั การเขยี นเนื้อเรอื่ งหนงั สือภายนอกและหนงั สือภายใน สง่ิ ท่สี าคญั ในการรา่ งหนงั สอื คอื ผรู้ ่างตอ้ งร้แู ละเขา้ ใจเร่ืองราวทจี่ ะรา่ งใหช้ ดั แจ้งกอ่ น ตอ้ งอา่ นขอ้ ความท่เี ปน็ เหตุ เดิมท่ีจะโตต้ อบหนังสือน้ันใหเ้ ขา้ ใจประเด็นต่างๆ อย่างชดั เจน จากนัน้ จึงร่างหนังสอื ซ่งึ จะทาใหส้ ามารถเก็บ ประเดน็ และสาระสาคัญของเร่ืองไดค้ รบถ้วน มีวิธปี ฏิบตั ิดงั น้ี ย่อหนา้ ที่ 1 ภาคเหตุ มีวธิ เี ขียนดงั นี้ 1. หากเป็นเร่ืองท่ีเคยติดต่อกนั มากอ่ น จะต้องดถู ึงเรอ่ื งเดมิ ว่าเคยเปน็ มาอย่างไร ปกตใิ หข้ ึ้นตน้ คาวา่ \"ตาม......\" ลงทา้ ยดว้ ยคาว่า \"นั้น\" ตวั อยา่ งเช่น กรณีทมี่ หี นังสอื อา้ งถงึ ใหใ้ ชค้ าขึ้นตน้ วา่ \"ตามหนังสอื ทีอ่ า้ งถึง.....(ยอ่ ความตามหนงั สอื ท่ีอา้ งถงึ เฉพาะ ประเด็นสาคัญ)......ความแจง้ แลว้ นน้ั \" หรอื \"......ความละเอียดแจง้ แล้วน้นั \" 2. หากเรื่องทเ่ี กดิ ขึ้นใหม่ ซึ่งไม่เคยมกี ารตดิ ตอ่ กนั มากอ่ น จะตอ้ งเขียนความประสงค์ หรือความมุ่งหมาย โดยมี เหตผุ ลอย่างชดั เจน ปกติใหข้ น้ึ ต้นด้วยคาว่า \"ดว้ ย......\" หรอื \"เนอ่ื งจาก......\" 3. หากความใดตอ้ งอา้ งองิ กฎหมาย ระเบียบ คาส่งั หรอื ตัวอย่าง ตอ้ งระบุใหช้ ัดเจน การอา้ งชอ่ื กฎหมาย ระเบียบ

ปัญหาในการรา่ งหนังสือ ปญั หาด้านผรู้ า่ ง ผู้รา่ งอาจจะยงั ไม่มคี วามรู้ ความเข้าใจเกย่ี วกับเรอ่ื งการเขยี นหนงั สอื ราชการเทา่ ไร นกั มื่อได้รับ มอบหมายใหร้ า่ งหนงั สือราชการไม่วา่ จะเปน็ หนังสอื ภายในหรอื หนงั สือ ภายนอก ก็ไม่รจู้ ะเริม่ ต้นอย่างไร ไม่รูจ้ ะจบอย่างไร จะเขยี นไปด้วยความคิด และ ถอ้ ยคาภาษาของตวั เอง อาจจะดูจากแฟ้มเรือ่ งเดิมท่เี คยมแี นวทาง ในการร่างไว้แลว้ บ้าง หรืออาจจะขอความรจู้ ากผ้ทู ีอ่ ยู่มากอ่ น จากนน้ั กจ็ ะลงมอื รา่ งหนังสือราชการ ดว้ ย ความคดิ และภาษาของตนเองตามที่เขา้ ใจ ซึง่ เม่ือนาเสนอออกไป อาจทาให้ผรู้ บั ไม่เขา้ ใจวัตถุประสงค์ท่มี หี นงั สือไป

ปญั หาดา้ นผพู้ ิมพ์ ปัจจบุ ันคอมพิวเตอร์ได้มามบี ทบาทต่อการพมิ พห์ นงั สอื ราชการเป็นอย่างมาก การพมิ พด์ ว้ ย เคร่ืองคอมพวิ เตอรจ์ ะได้ตน้ ฉบับของหนงั สือราชการที่สวยงาม สามารถจัดรปู แบบสสี นั ได้ตามต้องการโดยไม่ ตอ้ ง เปลอื งกระดาษ นอกจากนีย้ ัง สามารถเกบ็ ขอ้ มลู ไว้ ทาให้สะดวกในการแก้ไขและสนิ้ เปลืองเวลานอ้ ยลง หาก จะตอ้ งพิมพ์งานน้นั ใหม่ทงั้ หมดอีกครัง้ อยา่ งไรก็ตาม การนาคอมพวิ เตอร์มาใช้ ในการพมิ พไ์ ด้สง่ ผลกระทบ ต่อการใช้ภาษาไทยในเรือ่ งของวรรคตอน การตดั คา ของภาษาไทย การแยกคาท่ีผดิ หลกั ภาษา เนื่องจาก คอมพวิ เตอร์สามารถ จัดรูปแบบการพิมพ์ที่สวยงามแต่ไมส่ ามารถทราบขอบเขตของคาไทยได้

ปัญหาผู้ตรวจร่างหรอื ผ้บู งั คบั บญั ชา ความเป็นจริงแลว้ พดู ตรวจรา่ งหรือผ้บู ังคบั บญั ชาแต่ละคนจะมสี ไตล์ในการ เขียน แตกตา่ งกันท้ังในแง่การจดั ระเบยี บของความคิด ถ้อยคาภาษาหรือวธิ กี าร นาเสนอ แมผ้ ้รู า่ งจะส่ือความหมายชดั เจนก็อาจจะไมต่ รงกับสไตลข์ อง ผบู้ งั คบั บัญชา เชน่ บางคนชอบให้เขยี นยาวๆ อธบิ ายละเอยี ด แต่บางคนชอบ แบบสั้น กระชับ อาจจะแก้งานหลายครง้ั ทาให้งานล่าช้า แตบ่ างคนก็ไมต่ รวจ แก้เลย จงึ มหี นังสอื ผดิ พลาดออกไปสู่ผู้รับอยไู่ มน่ อ้ ย ข้อสงั เกตพงุ ลา่ งควรจะ เปน็ ผ้ตู รวจ/ทาน คร้ังแรก เพื่อให้ได้ใจความตรงตามผรู้ า่ ง กอ่ นทจ่ี ะให้ ผบู้ งั คบั บญั ชาลงนามดาเนินการต่อไป

ข้อเสนนอแนะในการรา่ งหนงั สอื 1. จัดใหม้ ีการฝึกอบรมเชงิ ปฏิบัติการใหค้ วามรู้และความเข้าใจแก่เจา้ หน้าทผ่ี ้ปู ฏบิ ัติงานสารบรรณ และผทู้ ่ีเกย่ี วข้องแต่ละหน่วยงาน ทาการซกั ซ้อมความเขา้ ใจในทางปฏบิ ตั เิ พอ่ื ท่จี ะได้ปฏิบัติงานรว่ มกันอย่าง ถกู ตอ้ ง โดยทาการศึกษาขอ้ มูลสภาพปญั หาสาเหตุที่ทาให้เกิดปัญหาดงั กล่าวอย่าง ถอ่ งแทเ้ พอ่ื เปน็ ข้อมูล เบอ้ื งตน้ ในการแก้ไขปญั หาดังกล่าวสร้างความเขา้ ใจกับเจา้ หนา้ ท่ีผทู้ ปี่ ฏบิ ตั งิ านที่พบเจอปัญหาและ ข้อผดิ พลาดให้ทราบถึงแนวทางการแก้ไขรว่ มกนั โดยการประสานงานดว้ ยหลกั มนุษยสมั พันธ์ที่ดตี อ่ กัน 2. จัดใหม้ ีการสมั มนาเพอ่ื แลกเปล่ยี นประสบการณ์ และการเรยี นรเู้ กยี่ วกบั การจดั ทาเอกสาร และ หนงั สือราชการให้ถูกต้องตามแบบแผนก่อนนาเสนอผู้บริหาร 3. จัดทาแบบมาตรฐาน (Template) ของหนังสอื ราชการท่ีมกั ใชเ้ ปน็ ประจาในหน่วยงานเช่น รายงานประจาวันของผู้ควบคมุ งาน รายงานประจาสปั ดาหข์ องผคู้ วบคมุ งานรายงานความกา้ วหน้า ของงาน กอ่ สรา้ ง รายงานผลตรวจรับมอบงาน หนังสือรบั รองผลงานเปน็ ต้น