1MODUL-MICE-2019

45 Pertemuan Penjualan Pertemuan - pertemuan penjualan secara langsung , atau tatap muka, sangat penting untuk memungkinkan penyedia jasa :  Mendapatkan komitmen untuk membeli dari pelanggan  Mendapatkan informasi persaingan dalam pasar  Menerima informasi umpan balik produk/pelayanan  Menjalin hubungan dengan pelanggan Suatu pendekatan penjualan yang profesional sangat penting dalam melakukan penjualan langsung. Pendekatan ini didasarkan pada sebuah produk yang baik, dan pengetahuan mengenai para pesaing dan klien. Penjualan sarana untuk insentif dan konferensi yang efektif merupakan suatu proses yang “berbasiskan pengetahuan”. Seorang staf penjualan yang profesional memilikipemahaman yang lengkap atas fitur dan manfaat dari produk yang ditawarkannya dan kelebihan komparatif dari kelengkapan faktor destinasi. Pengetahuan tidak hanya berarti kredibilitas (Morrison 1966) hal ini juga memungkinkan staf penjualan tersebut untuk menjadi penyelesai masalah yang lebih efektif bagi klien. Dengan demikian, aktivitas pemasaran yang menganalisis fitur dan analisis dari produk penyedia jasa ini berhubungan langsung dengan aktivitas – aktivitas penjualan langsung. Seorang staf penjualan harus memiliki wewnang dalam mengambil keputusan di lokasi di hadapan para pengambul keputusan MICE. Hal ini akan memebrikan staf penjualan tersebut kredibilitas yang lebih besar di mata para pengambil keputusan dan memungkinkan mereka ‘merampungkan’ penjualan klien. Perencanaan merupakan bagian yang penting dari aktivitas penjualan langsung dan melibatkan :  Mendapatkan sebanyak mungkin informasi mengenai pengambil keputusan MICE sebelum melakukan pertemuan penjualan  Memahami bauran bisnis dari pengambil keputusan (contohnya insentif, pertemuan kecil, asosiasi)  Mendapatkan semua informasi yang mungkin didapatkan mengenai pengambil keputusan dari penyedia jasa lainnya dan dari pesaing  Mempelajari peluang – peluang penjualan potensial Silvy T. Sambuaga

46  Mendapat janji temu penjualan – harus dipilih waktu yang paling sesuai bagi klien agar mereka tidak merasa didesak dan lokasi yang dipilih harus tenang dan cocok untuk menghindari gangguan Dalam melakukan pertemuan penjualan, para staf penjualan harus tepat waktu. Ingatlah bagi klien, seorang staf penjual adalah perusahaan yang diwakilinya (Morrison 1966). Bagaimana staf penjual itu mempresentasikan dan membawa dirinya akan mencerminkan organisasi yang mempekerjakannya. Apabila ia tidak tepat waktu maka para kliennya akan berpikir bahwa perusahaannya akan menangani semua bisnis dengan cara yang sama. Keahlian komunikasi yang baik merupakan suatu keharusan bagi seorang penjuala profesional. Keahlian komunikasi utama yang digunakan adalah mendengar. Hal ini tidak berarti abhwa staf penjual tidak berperan aktif dalam diskusi melainkan mengimplikasikan bahwa seorang tenaga penjual tidak akan memahami kebutuhan para pelanggannya dan seberapa pentingnya kebutuhan itu bagi mereka apabila mereka tidak bertindak sebagai seorang pendengar yang aktif. Melalui mendengarkan secara aktif, staf penjual dapat mengungkap kebutuhan – kebutuhan dari klien mereka,yang kemudian memungkinkan mereka memenuhi kebutuhan tersebut melalui salah satu manfaat dari produk mereka. Mendengarkan secara aktif juga memungkinkan staf penjual untuk memahami tingkat pengalaman dari pengambil keputusan dalam mengorganisasi suatu acara. Taylor (dirujuk dalam Hartley & witt 1992) menekankan pentingnya mengadaptasikan pendekatan penjualan dengan tingkat pengalaman dari seorang organisator dalam mengelolah acara – acara sebelumnya. Selain itu, bahasa tubuh yang sesuai juga akan memungkinkan seorang staf penjual untuk merampungkan penjualan secara efektif setelah cukup banyak kebutuhan pelanggan yang dapat dipenuhi. Apabila staf penjual tersebut telah mendeteksi suatu ‘sinyal membeli’dari pelanggan, mungkin tiba saatnya untuk merampungkan penjualan. Disinilah dimana banyak staf penjual gagal mencapai sasaran mereka. Banyak yang tidak ‘meminta klien untuk membeli’. Penjualan jasa merupakan suatu aktivitas yang tidak berwujud, sehingga untuk merampungkan penjualan seorang tenaga penjual mungkin hanya akan mendapatkan suatu ‘komitmen’ dari pengambil keputusan untuk menggunakan produk mereka dalam jangka pendek atau jangka panjang. Jadi, mereka harus meminta klien membeli produk mereka dan tidak pernah meninggalkan suatu situasi penjualan hanya dengan berkata ‘hubungi saya jika anda membutuhkan saya’. Pertemuan penjualan langsung juga merupakan peluang yang tepat untuk bekerjasama penyedia – penyedia jasa lainnya dalam wilayah destinasi penjualan. Seorang staf penjual harus Silvy T. Sambuaga

47 mempertimbangkan untuk bekerjasama dan melangsungkan pertemuan penjualan bersama – sama dengan penyedia jasa CVB dan maskapai penerbangan lokal. Para penyedia jasa ini bukan merupakan pesaing – pesaing dari staf penjualan tersebut dan bersama – sama mereka dapat menjadi suatu tim yang efektif dan dapat dipercaya. Aktivitas – aktivitas kerjasama yang demikian juga akan memungkinkan staf penjual untuk mengakses klien – klien potensial yang baru melalui pangkalan data – data milik penyedia – penyedia jasa yang lain. Bekerjasama penyedia jasa yang lain (contohnya suatu sarana peristirahatan sapat bekerjasama dengan sebuah maskapai penerbangan) dalam menjual kepada seorang pengambil keputusan MICE juga akan memungkinkan staf penjualan tersebut untuk menyelesaikan masalah secara lebih efektif. Kemampuan menyelesaikan masalah ini merupakan bagian yang penting dari proses penjualan. Bekerjasama dalam suatu pertemuan penjualan memungkinkan penyedia jasa tersebut untuk menyelesaikan masalah – masalah transportasi dan kapasitas. Selain itu, sebagai bagian dari suatu rangkaian penyedia jasa, staf penjual tersebut dapat menawarkan penghematan melalui paket – paket tour sehingga dapat memenuhi kebutuhan anggaran dari pengambil keputusan dan memperbesar kemungkinan merampungkan penjualan. Setelah melakukan pertemuan penjualan, sangat penting untuk selalu melakukan kontak lanjut (Follow up). Sangat jarang seorang staf penjual akan meninggalkan sebuah pertemuan penjualan tanpa adanya beberapa aktivitas yang perlu dilengkapi atau diselesaikan untuk klien. Apabila memungkinkan, seorang staf penjual harus selalu memiliki alasan untuk mengontak kliennya kembali. Hal ini mungkin sekedar berupa pengiriman informasi tambahan untuk produk tersebut atau memberikan detail – detail kontak dari para penyedia jasa lainnya. Aktivitas komunikasi lanjutan, apabila dilakukan secara efisien dan tepat waktu, akan memperkuat lagi kredibilitas staf penjual tersebut sebagai seorang penyedia jasa. Proses kontak lanjut ini juga memungkinkan seorang staf penjual untuk menentukan dengan pengambil keputusan MICE yang mana ia akan menjalin ‘hubungan’ penjualan dan pemasaran dan apakah ia bisa mendapatkan pasar penjualan dan peluang riset tambahan dengan berkembangnya hubungan tersebut. Isu Harga Berbagai isu yang berkaitan dengan harga dapat berdampak terhadap efektivitas dari administrasi penjualan. Negosiasi kontak dapat merupakan suatu aktivitas yang sulit bagi Silvy T. Sambuaga

48 seorang staf penjual. Seringkali para tenaga penjual sangat berkeinginan untuk merampungkan penjualan, namun mereka harus tetap mengingat untuk siapa mereka bekerja. Ini berarti bahwa penjualan tidak hanya berarti menawarkan harga yang paling murah melainkan untuk mendapatkan harga terbaik untuk suatu produk. Terkadang seorang staf penjual harus mengambil keputusan mengenai apakah mereka ‘sanggup menerima’ bisnis dari pelanggan. Saat memberikan penawaran harga kepada seorang pengambil keputusan MICE, sudah cukup umum untuk menyediakan sedikit ruang untuk dinegosiasikan. Para organisator acara MICE sering bekerja berdasarkan biaya per orang, yang harus mencakup biaya akomodasi, makanan dan minuman, ruang pertemuan, dan rekreasi. Salah satu tantangan utama bagi para penyedia jasa untuk industri MICE di Australia pada saat ini adalah non-standarisasi dari kontak dan terutama, tidak adanya standar industri yang diterima secara universal yang mengatur penggunaan biaya pembatalan dan uang jaminan (Abbey & Link 1994). Situasi seperti ini dapat mengancam ‘hubungan’ yang telah terjalin dengan seorang pengambil keputusan MICE. Akan selalu ada keinginan untuk ‘mereservasi’ (memesan tempat) untuk suatu bisnis, namun sulit untuk menentukan apa yang harus dilakukan apabila klien harus membatalkan atau tidak mampu memberikan uang jaminan atas reservasinya. Riset yang dilakukan oleh Hartley dan Witt (1991) telah mengindikasikan alasan – alasan yang mendasari bagaimana dan mengapa para penyedia jasa bereaksi terhadap situasi ini. Mengenai alasan mengapa tidak memberlakukan suatu kebijakan pembatalan yang standar, 46 % dari pengusaha hotel yang disurvei mengindikasikan bahwa biaya pembatalan menimbulkan perasaan yang kurang enak dan dapat menyebabkan kehilangan pelanggan. 35 % yang lain percaya bahwa kebijakan yang demikian tidak diperlukan karena pembatalan jarang terjadi, 30 % sedang mempertimbangkan untuk memberlakukan kebijakan seperti itu, dan 14 % percaya bahwa kebijakan – kebijakan yang demikian tidak akan berhasil. Di antara para pengusaha hotel yang saat ini telah memberlakukan suatu kebijakan pembatalan yang standar, 65 % mengindikasikan bahwa mereka tidak menerapkan kebijakan tersebut karena takut kehilangan itikat baik dari pelanggan (terutama pelanggan yang sering berkunjung). Sekitar 26 % dari responden mengindikasikan bahwa mereka akan meniadakan biaya pembatalan apabila pelanggan mereservasi ulang acara MICE tersebut pada hari ayng lain (suatu pendekatan penyelesaian masalah yang efektif). Silvy T. Sambuaga

49 Isu harga lainnya yang cukup sering ditemui adalah seringkali terdapat lebih dari satu PCO atau pengambil keputusan tingkat II yang meminta penawaran harga untuk suatu bisnis dari pelanggan akhir yang sama. Sebuah perusahaan otomotf yang besar dapat saja memberikan tender kepada satu atau lebih organisator konferensi yang kemudian berhubungan dengan beberapa penyedia jasa yang bersaing. Jadi, sangat penting bagi penyedia jasa untuk tidak menunjukkan sikap pilih kasih (kecuali apabila memang disengaja) dengan memberikan harga yang lebih murah pada seorang PCO dibanding pada PCO saingannya. Penyedia jasa tersebut mungkin tidak akan mendapatkan bisnis dari perusahaan otomotif tersebut, namun mereka juga tidak mengecewakan para PCO yang terlibat yang mungkin mengendalikan sejumlah besar dari bisnis – bisnis mereka di masa depan. Dan terakhir, suatu peringatan bagi para staf penjual yang terlibat dalam penyusunan kontrak dan negosiasi finansial yang berkaitan dengan para pengambil keputusan MICE. Setelah kontrak dinegosiasikan dan detail – detailnya disetujui, staf penjual harus memulai suatu fase transisi untuk mengalihkan tanggung jawab operasional kepada tim penjualan internal dan operasi internal. Hal ini tidak berarti bahwa staf penjualan tersebut tidak lagi terlibat dengan kliennya, melainkan bertujuan untuk memberikan lebih banyak waktu bagi staf penjual tersebut untuk mencari bisnis yang baru sementara di saat yang tetap mempertahankan hubungan pemasaran yang positif dan berkelanjutan dengan kliennya. Hubungan yang positif ini akan dipertahankan dan diperkuat karena staf penjual tersebut kemudian tidak lagi terlibat dengan fungsi – fungsi akunting dan transaksi yang spesifik yang berkenaan dengan pergerakan grup pelanggan. Staf penjual tidak perlu lagi mengejar – ngejar pembayaran uang jaminan, dan yang lainnya, untuk kepentingan divisi akunting. Aktivitas – aktivitas yang demikian dapat memberikan dampak yang negatif dan menghambat efektivitas mereka di masa depan. Silvy T. Sambuaga

50 3. RANGKUMAN Penjualan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari proses pemasaran. Suatu proses pemasaran yang efektif akan menimbulkan kesadaran pelanggan atas produk dan kecenderungan untuk membeli. Agar suatu proses pemasaran dapat menjadi efektif, penyedia jasa harus menerapkannya melalui sebuah rencana tindakan penjualan yang tepat. Pencitraan ulang, iklan, dan promosi saja tidak akan memastikan kesuksesan suatu penyedia jasa untuk industri MICE. Industri MICE adalah sebuah industri manusia. Suatu penyedia jasa bukan sekedar sebuah sarana peristirahatan, CVB, atau fasilitas pertemuan melainkan suatu solusi atas masalah – masalah manusia (Hartley & Witt 1992). Administrasi penjualan melibatkan manajemen angkatan penjual dan manajemen pelanggan. Para penyedia jasa secara historis mengelolah dan menyusun struktur tenaga penjual mereka berdasarkan aktivitas staf penjual internal dan staf penjual eksternal. Staf penjual internal mendukung aktivitas – aktivitas penjualan di luar sarana dan mengoordinasi arah penjualan dalam kaitannya dengan rencana tindakan pemasaran secara keseluruhan. Pertemuan penjualan langsung juga merupakan peluang yang tepat untuk bekerjasama penyedia – penyedia jasa lainnya dalam wilayah destinasi penjualan. Seorang staf penjual harus mempertimbangkan untuk bekerjasama dan melangsungkan pertemuan penjualan bersama – sama dengan penyedia jasa CVB dan maskapai penerbangan lokal. Para penyedia jasa ini bukan merupakan pesaing – pesaing dari staf penjualan tersebut dan bersama – sama mereka dapat menjadi suatu tim yang efektif dan dapat dipercaya. Aktivitas – aktivitas kerjasama yang demikian juga akan memungkinkan staf penjual untuk mengakses klien – klien potensial yang baru melalui pangkalan data – data milik penyedia – penyedia jasa yang lain. Silvy T. Sambuaga

51 4. TUGAS - Latihan – latihan - Studi kasus TES - Pilihlah huruf B bila pernyataan di bawah ini dianggap Benar, dan pilihlah huruf S bila pernyataan di anggap Salah. - Esay SOAL Pilihlah huruf B bila pernyataan di bawah ini dianggap Benar, dan pilihlah huruf S bila pernyataan di anggap Salah. 1. B – S Penjualan MICE merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari proses Pemasaran 2. B – S Suatu pendekatan penjualan yang profesional sangat penting dalam penjualan 3. B – S tidak langsung. 4. B – S Dalam melakukan pertemuan penjualan staf penjual harus tepat waktu Berbagai isu yang berkaitan dengan harga dapat berdampak terhadap efektivitas dari administrasi penjualan 5. B – S Staf penjual internal mendukung aktivitas – aktivitas di luar sarana – sarana mengkoordinasi arah penjualan dalam kaitannya dengan rencana saja. ESAY 1. Pertemuan – pertemuan penjualan secara langsung atau tatap muka sangat penting untuk keinginan penyedia jasa. Sebutkan ! bobot 20 2. Apasaja yang dilibatkan perencanaan untuk bagian yang penting dari aktivitas penjualan langsung ? bobot 20. Silvy T. Sambuaga

52 MODUL 7. BIDDING : PENAWARAN PENYELENGGARAAN MICE 1. TUJUAN  Mahasiswa mampu menjelaskan pengertian tentang bidding  Mahasiswa mampu menjelaskan aspek – aspek bidding  Mahasiswa mampu membuat bidding 2. URAIAN MATERI Pengertian Bidding Setiap perusahaan, Asosiasi dan badan usaha lainnya yang hendak menyelenggarakan kegiatan MICE, diharuskan melalui tahapan bidding sebagai persyaratan oleh pemerintah Republik Indonesia. Pengertian bidding adalah penawaran penyelenggaraan MICE yang dibuat oleh pihak penyelenggara sebagai tuan rumah. Persyaratan Bidding Dalam buku petunjuk penyelenggaraan Konvensi di Indonesia Tahun 1997 – 1998, Direktur Jenderal Pariwisata menerbitkan persyaratan bidding sebagai berikut : 1. Harus diketahui siapa pengambil keputusan (decision makers) dari penyelenggara MICE dengan mengajukan suatu bidding 2. Dokumen bidding harus mengandung :  Surat pengantar sponsor  Pesan pejabat instansi terkait dengan kegiatan penyelenggaraan MICE tersebut  Keterangan perihal fasilitas penyelenggaraan MICE yang tersedia  Perkiraan biaya, program – program, kemudahan – kemudahan dalam penyelenggaraan MICE 3. Bila bidding disetujui, maka bentuklah komite pengarah (stering commite), yang menerima sasaran dan asistensi dari :  Perusahaan penerbangan (airlines)  Pejabat pariwisata (tourism authoities) Silvy T. Sambuaga

53  Biro konvensi (convention bureau)  Konsultan profesional (profesional consultants) 4. Rincian maksud dan tujuan MICE untuk mengetahui :  Perkiraan jumlah peserta  Susunan acara keseluruhan (persidangan, pameran, events resmi maupun sosial, program untuk para istri dan anak – anak serta tamu – tamu VIP)  Penentu lokasi  Penentu jadwal  Penyusunan anggaran sementara 5. Pembentukan komite pelaksana serta sekretariat dan subkomitenya. Di Indonesia, peraruran teknis operasional penyelenggaraan MICE telah diatur pemerintah Indonesia melalui instansi terkait, namun untuk kegiatan persidangan konvensi berskala internasional, penawaran atau bidding bisa datang dari berbagai negara yang ingin menjadi tuan rumah penyelenggara kegiatan. Prosedur Pengajuan Bidding Adalah Sebagai Berikut : - Langkah awal adalah dengan mengadakan penjajakkan terlebih dahulu, baik secara formal maupun informal. Hal ini berarti, prosedur tersebut bisa melalui korespondensi, email dalam bentuk perkenalan yang bersifat informatif, atau di dahului dengan pendekatan melobi (lobbying) pemilik kegiatan MICE. - Apabila ada tanda – tanda bahwa prosedur formal sudah bisa dimulai, maka surat penawaran resmi dapat dilayangkan kepada convener dalam bentuk proposal. Dalam proposal disertai lampiran – lampiran yang berisi dokumen penunjang dalam format sebagaimana syarat yang diatur pada peraturan teknis operasional penyelenggaraan kegiatan konvensi, baik oleh pemerintah Indonesia, maupun kaidah – kaidah atau peraturan – peraturan bidding internasional. Dalam hal ini, organisasi – organisasi yang telah berpengalaman menangani kegiatan – kegiatan bisnis persidangan konvensi sedunia, bisa dijadikan sebagai contoh seperti, kegiatan World Tourism Organization (WTO), Pasific Asia Travel Assosiation (PATA), International Assosiation of Professional Congres Organizer (IAPCO), International Assosiation of Convention and Visitor Bureaus (IACVB), dll. - Dokumen bidding ini ditujukan ke alamat pengambil keputusan convener yang ditanda tangani penanggung jawab penyelenggara kegiatan konvensi (MICE). Dalam proposal Silvy T. Sambuaga

54 penawaran ini harus dicantumkan perihal tanggung jawab, kemudahan, fasilitas, status organisasi, peserta, kondisi persidangan, lokasi dan lingkungan, dukungan sponsor, perusahaan transportasi, pemasok, komunitas setempat serta pengalaman penyelenggara. Aspek – Aspek Bidding Aspek – aspek bidding sebagai berikut : Aspek Umum : Bidding ditanda tangani oleh pimpinan tertinggi calon penyelenggara kegiatan persidangan konvensi, didukung oleh pejabat pemerintah terkait dengan industri pariwisata, sponsor serta perusahaan transportasi lokal maupun internasional Aspek Teknis : Lokasi (venues) persidangan memang patut dan mampu menampung berbagai kegiatan dengan peralatan modern yang dilengkapi dengan ruang sidang umum, sidang komisi, press room untuk media massa, kantor panitia, banquet room, ruang pertunjukan. Juga ada venues untuk pameran, pesta dan resepsi, mudah dicapai dari dan ke bandar udara. Aspek Transportasi : Jaringan transportasi antara bandar udara, hotel, lokasi persidangan dan ojek – objek darmawisata (ladies programs, official visits, technical tours). Aspek Organisasi : Memiliki perancang, manajer dan koordinator persidangan yang mempunyai akses dengan perusahaan transportasi, properti akomodasi (hotel, motorinn, convention center), di dukung oleh masyarakat seni budaya dan bisnis industri pariwisata. Aspek Finansial : Menyajikan harga –harga yang wajar (reasonable prices), transfer peserta (delegates), free transport pass masuk objek – objek wisata, resepsi gala evening dan sponsor. Hal – hal utama yang perlu diketahui PCO adalah tujuan dan sasaran konvensi yang bakal ditangani. Hal – hal yang menyangkut tujuan dan sasaran, antara lain :  Ruang lingkup konvensi Silvy T. Sambuaga

55  Pimpinan panitia  Asosiasi internasional  Para delegasi / peserta  Sektor ekonomi terkait  Kota, kawasan, negeri yang bersangkutan Kala tujuan dan sasaran sudah diketahui secara garis besarnya, maka perlu ada prosedur dan metode yang diletakkan atas dasar : 1. Maksud dan tujuan persidangan :  Tukar – menukar pengalaman  Mengatasi masalah mencari solusi  Mencari publisitas  Transfer pengetahuan dan keterampilan  Sosialisasi hubungan (komunikasi)  Berkumpul untuk permintaan dan penyediaan (demand & supply)  Menimba ilmu dan ahli (expert’s lecture)  Keputusan pedoman organisasi 2. Badan pemarkarsa nasional atau internasional  Yang bertanggung jawab  Keputusan – keputusan ilmiah  Keputusan – keputusan politik  Biaya tanggung jawab siapa  Bila defisit atau surplus bagaimana 3. Komposisi peserta  Peserta aktif / anggota delegasi  Yang menyertai delegasi  Non anggota  Peserta yang diundang  VIP  Pembicara ahli yang diundang  Press  Peserta teknis dan staf  Jumlah keseluruhannya Silvy T. Sambuaga

56 4. Segmentasi peserta  Usia  Jenis kelamin  Status sosial  Sendiri / berdua  Asal kebangsaan  Profesi  Motivasi 5. Tata persidangan  Tata letak persidangan  Jumlah hari lama persidangan  Struktur persidangan  Jumlah kamar  Jumlah ruangan  Sidang pleno  Sidang komisi – komisi  Sidang waktu sama beda ruangan  Lokakarya / seminar  Komunikasi bebas  Fasilitas pameran 6. Bahasa resmi persidangan  Tercantum dalam statirinaly  Surat menyurat  Publikasi  Terjemahan simultan  Tanda – tanda dan marka  Staf Bahasa resmi yang dipergunakan dalam persidangan bisa sampai beberapa atau semua bahasa resmi yang di akui PBB. 7. Pembicara ahli yang diundang  Biaya perjalanan pergi – pulang  Akomodasi hotel Silvy T. Sambuaga

57  Honor profesi  Biaya konvensi 8. Venue persidangan  Infrastruktur teknis persidangan disesuaikan atas kebutuhan tata persidangan tersebut diatas. 9. Jenis pameran  Pameran ilmiah  Pameran teknik  Pameran komersial  Pameran khusus 10. Kegiatan  Kegiatan dalam anggaran atau diluar anggaran  Upacara pembukaan dan resepsi  Malam seni budaya  Pesta selamat berpisah  Santap siang dalam sesi persidangan  Darmawisata untuk para istri dan anak – anak  Darmawisata pra dan pasca persidangan 11. Press  Konferensi pers  Sewa wartawan yang diperbantukan  Newsletter  Trade press  Wawancara pembicara dan tokoh 12. Materi tercetak  Tanda dada / badges  Stationary  Pengumuman perdana  Program sementara  Program final  Note book  Katalog pameran Silvy T. Sambuaga

58  Jurnal konvensi  Poster  Vouchers  Undangan  Menu  Sertifikat 13. Sekretariat Bekerja menurut sistem dan metode yang telah ditetapkan dikantor sekretariat PCO. Jadwal dan volume kerja diteliti dengan cermat. Anggaran MICE  Anggaran Kegiatan Persidangan Semua kegiatan dan jasa pelayanan tersebut diatas satu persatu harus dianggarkan dan di biayai. Sangat penting setiap pengeluaran dirinci untuk masing – masing seksi dengan hati – hati. Sebab, tidak jarang anggaran berbagai kegiatan dalam penyelenggaraan persidangan konvensi bisa membengkak atau disponsori oleh pihak lain. Misalnya, pesta pembukaan atau penutupan dan gala dinner disponsori oleh perusahaan korporasi besar yang menaruh perhatian dan simpati, atau darmawisata (tours) ditanggung oleh biro perjalanan wisata, atau convener sendiri membiayai berbagai kegiatan atas namanya sendiri. Semua ini harus disepakati oleh convener dan PCO dalam bentuk persetujuan (agreement) tertulis.  Anggaran Belanja Persidangan Pengaruh dan Makna Anggaran Anggaran belanja sebuah persidangan konvensi adalah semua biaya yang dipersiapkan sebagai anggaran belanja, uang tunai, tagihan, pendapatan pengeluaran, baik yang telah ditetapkan maupun yang dimasukkan dalam kategori sebagai variabel. Betapapun kecil atau besarnya anggaran belanja sebuah persidangan konvensi, program kegiatan yang diselenggarakan harus selesai dengan sukses. Suatu asosiasi profesi, walaupun cukup besar, namun dananya sangat terbatas. Caranya adalah dengan mengupayakan lokasi yang tidak begitu jauh dan jaringan transportasi, rekreasi dan atraksi yang sderhana tapi menarik, pembicara berbobot tetapi tidak memasang tarif tinggi. Silvy T. Sambuaga

59 Dalam perkembangan dan kemajuan bisnis wisata konvensi dewasa ini tampak bahwa pihak – pihak perusahaan korporasi yang berukuran sedang maupun besar, sedang hangat – hangatnya memanfaatkan kegiatan bisnis wisata konvensi ini. Hal yang sama juga terjadi pada asosiasi profesi yang menginginkan kepuasan bagi anggota – anggota melalui wisata konvensi ini. Dan sudut pandang wisata konvensi disadari bahwa akhir – akhir ini bisnis wisata konvensi semakin dirasakan pengaruhnya terhadap perusahaan korporasi. Dan sudut pandang wisata konvensi disadari bahwa akhir – akhir ini bisnis wisata konvensi semakin dirasakan pengaruhnya terhadap perusahaan – korporasi. Kegiatan – kegiatan persidangan pendidikan dan pelatihan para karyawan rupanya mampu meningkatkan kinerja mereka lebih baik, dan lebih profesional. Hal itu berpengaruh langsung kepada kualitas dan kuantitas produksi, baik berupa barang maupun jasa pelayanan. Bagi properti hotel, resort, balai sidang dan kawasan wisata, kegiatan bisnis wisata konvensi ini tentu saja membawa dampak positif. Dengan makin banyak frekuensi kegiatan persidangan konvensi yang diselenggarakan di tempat mereka akan semakin menambah pendapatan mereka. Prosedur dan Pengadaan Anggaran Beberapa bulan sebelum kegiatan persidangan konvensi dimulai, wakil – wakil properti (hotel, balai sidang) dan pihak penyelenggara PCO yang ditugaskan oleh convener mengadakan rapat untuk menentukan prosedur yang akan dipergunkan dalam perhitungan dan penagihan rekeing pembayaran selanjutnya. Biasanya, convener memberikan uang muka (deposit) sebagai tanda jadi sebelum kegiatan dimulai. Tatkala acara kegiatan pertama dimulai, pembayaran lain juga ditambahkan yang kemudian diikuti dengan pembayaran – pembayaran setelah semua acara rampung digelar. Selanjutnya pembayaran terakhir dilakukan setelah semua persoalan diselesaikan secara tuntas. Prosedur ini berlaku atas kepercayaan dan sejarah di masa – masa lalu dimana antara properti dan convener (dalam hal ini PCO) telah terjalin hubungan kerjasama yang baik. Perusahaan atau korporasi yang telah beberapa kali menyelenggarakan (menyuruh pihak lain menyelenggarakannya) kegiatan persidangan konvensi dapat melakukan pembayaran secara penuh dan tuntas dikemudian hari. Hal ini terjadi sebagai wujud relasi yang saling mempercayai. Karena itu, masalah deposit tidak lagi menjadi pembicaraan penting. Biasanya dalam kgiatan penyelenggaraan persidangan konvensi besar, perusahaan- korporasi membayar sewa kamar tamu dan makan untuk para peserta yang berada dibawah naungan perusahaannya. Namun bagi asosiasi profesi yang menyelenggarakan kegiatan Silvy T. Sambuaga

60 yang sama, para peserta wajib membayar sewa kamar tamu dan makan masing – masing, sebab hal ini dipandang sebagai kegiatan milik bersama. Dalam hal ini, biasanya timbul prosedur pembayaran yang harus dipilih – pilih. Apabila ada pemasok (supplies) yang terlibat dalam kegiatan ini, pembayaran dilakukan atas persetujuan pemasok, manajer properti dan perancang persidangan. Sedangkan pembayaran pribadi (individual) dilakukan antara yang bersangkutan dengan manajer properti. Untuk itu pihak properti harus memberi pengumuman (information) bahwa pihaknya menerima pembayaran dengan kartu kredit (credit card) tertentu atau langsung dengan tunai. Perihal penagihan induk (master account) harus dijelaskan secara rinci, tagihan mana dan siapa saja yang berhak menandatangani tagihan yang menjadi bagian dan penagihan induk. Disini harus jelas, penagihan mana yang harus dibayar oleh PCO dan mana oleh peserta yang bersangkutan. Boleh jadi master account ini tidak hanya satu tetapi bisa dibagi oleh convener menurut kebutuhan : satu untuk kegiatan pameran yang menyertai konvensi, yang lain untuk banquet and cocktail party, dan yang lain untuk tamu – tamu penting (VIP) dengan jasa pelayanan khusus. Hal – hal yang sering muncul sebagai masalah adalah “tagihan yang diperbolehkan” (allowable charges) untuk tamu – tamu VIP seperti telepon jarak jauh (long distant call) dan pengeluaran insidentil bagi mereka yang ditanggung oleh convener tetapi apabila diinformasikan terlebih dahulu di akntor depan (front desk) agar diketahui secara umum maka hal itu tidak akan menjadi masalah. Untuk jasa pelayanan (service charge), persenan ini secara otomatis dicantumkan dalam bon tagihan (bil 1 yang di Indonesia ditetapkan sebesar 10 %. Di Amerika Serikat, secara umum persenan diberikan kepada : 1. Pramusaji makanan 15 % dan jumlah tercantum dalam bon 2. Bellboy US$ per koli 3. Housekeeper US$ 1 per orang 4. Bartender minimal US$ 1 atau 15 % dan jumlah tercantum dalam bon 5. Valet dan parking US$ 2 atau lebih dengan pelayanan khusus untuk mobilnya. Kepada staf yang tergolong penyelia (surveyor) oleh pihak properti (hotel dan balai sidang) persenan ini tidak diperbolehkan, atas dasar pertimbangan mereka adalah karyawan tingkat menengah. Biasanya, baik pihak properti (manajer persidangan) maupun pihak convener (perancang persidangan) mengetahui siapa saja diantara karyawan yang betul – betul bekerja keras secara ekstra dibandingkan dengan yang lain – lainya. Kepada mereka diberikan persenan Silvy T. Sambuaga

61 jumlahnya diatur menurut nilai kerja yang dipersembahkan oleh karyawan bersangkutan dan diberikan setelah usai semua kegiatan penyelenggaraan persidangan. Persenan tidak diberikan sebelum acara selesai agar tidak ditafsirkan sebagai suap (bribery). Disamping itu, tidak dilupakan pemberian penghargaan dan pengakuan (appreciation and reegnitin) dan pihak enjener kepada pihak properti. Dalam hal ini, convener memberikan tanda penghargaan dan pengakuan kepada general manajer properti (hotel, balai sidang) atas jasanya dalam mensukseskan semua acara persidangan sampai selesai. Penghargaan dan pengakuan ini diberikan dalam bentuk piagam atau karangan bunga Spesifikasi Anggaran Pola penyusunan spesifikasi anggaran ini pada garis besarnya adalah pola yang diterapkan oleh International Assosiation of Professional Congress Organizers (IAPCO) yang mempunyai pengalaman luas dalam soal – soal manajemen keuangan dan aspek – aspek persidangan konvensi. Silvy T. Sambuaga

62 3. RANGKUMAN bidding adalah penawaran penyelenggaraan MICE yang dibuat oleh pihak penyelenggara sebagai tuan rumah. Langkah awal adalah dengan mengadakan penjajakkan terlebih dahulu, baik secara formal maupun informal. Hal ini berarti, prosedur tersebut bisa melalui korespondensi, email dalam bentuk perkenalan yang bersifat informatif, atau di dahului dengan pendekatan melobi (lobbying) pemilik kegiatan MICE. Semua kegiatan dan jasa pelayanan satu persatu harus dianggarkan dan di biayai. Sangat penting setiap pengeluaran dirinci untuk masing – masing seksi dengan hati – hati. Sebab, tidak jarang anggaran berbagai kegiatan dalam penyelenggaraan persidangan konvensi bisa membengkak atau disponsori oleh pihak lain. Misalnya, pesta pembukaan atau penutupan dan gala dinner disponsori oleh perusahaan korporasi besar yang menaruh perhatian dan simpati, atau darmawisata (tours) ditanggung oleh biro perjalanan wisata, atau convener sendiri membiayai berbagai kegiatan atas namanya sendiri. Semua ini harus disepakati oleh convener dan PCO dalam bentuk persetujuan (agreement) tertulis. Silvy T. Sambuaga

63 4. TUGAS - Latihan membuat bidding 5. TES - Memilih jawaban yang benar - Esay SOAL Pililah jawaban yang benar dari pernyataan dibawahnya 1. Setiap perusahaan asuransi dan badan usaha lainnya yang hendak menyelenggarakan kegiatan MICE, diharuskan melalui tahapan.......sebagai persyaratan oleh pemerintah Republik Indonesia a. Bidding b. PCO c. Surat 2. Salah satu dokumen bidding harus mengandung surat pengantar......... a. Perusahaan b. Kantor c. Sponsor 3. Menyajikan harga – harga yang wajar (reasonible prices) transfer peserta (delegates) free transport pass masuk objek – objek wisata, resepsi gala evening dan sponsor termasuk pada objek.......... a. Financial b. Umum c. Transportasi 4. .........sebuah persidangan konvensi adalah semua biaya yang dipersiapkan sebagai anggaran belanja, uang tunai, tagihan pendapatan pengeluaran, baik yang telah ditetapkan maupun yang dimasukkan dalam kategori sebagai variabel a. Anggaran sementara b. Anggaran belanja c. Anggaran tetap 5. Untuk jasa pelayanan (service charge) persenan secara otomatis dicantumkan dalam bon tagihan (bill) yang di Indonesia ditentukan sebesar a. 5 % b. 10 % c. 15 % II. ESAY 1. Berilah pengertian tentang bidding ! Bobot 15 2. Uraikan syarat – syarat bidding dari dirjen pariwisata ! Bobot 15 3. Sebutkan aspek – aspek bidding ! Bobot 15 Silvy T. Sambuaga

64 3. RANGKUMAN Rencana tindakan pemasaran merupakan suatu dokumen kerja. Dokumen ini memungkinkan para penyedia jasa untuk industri MICE merancangkan strategi – strategi praktis dengan tujuan untuk mencapai sasaran – sasaran pemasaran yang telah ditetapkan.sasaran – sasaran pemasaran dari suatu sarana peristirahatan/resor (contohnya untuk meningkatkan bisnia insentifnya, yaitu penyediaan fasilitas pertemuan bagi pelanggan yang mengadakan acara – acara pemberian insentif bagi karyawan – karyawannya) melalui pemosisian ulang (respositioning) dan pencitraan ulang (rebranding) ditetapkan pada bagian akhir dari proses perencanaan pemasaran. Analisis SWOT memungkinkan tim pemasaran untuk menentukan sasaran – sasaran pemasaran secara umum dari sarana tersebut untuk satu tahun ke depan. Sasaran – sasaran tersebut berkaitan dengan peluang dan kekuatan yang didapatkan dari analisis situasi. Pemahaman atas kelemahan dari dan ancaman terhadap sarana tersebut juga mempengaruhi bagaimana cara mencapai sasaran – sasaran tersebut. Suatu cara praktis yang lain untuk mengidentifikasi pelanggan – pelanggan MICE potensial adalah dengan mengunjungi lobi dari fasilitas milik pesaing. Hanya dengan membaca papan pengumuman konvensi, anda akan dapat mengidentifikasi siapa tipe bisnis MICE apa yang masuk ke dalam area pasar anda. Silvy T. Sambuaga

65 4. TUGAS - Studi kasus - Observasi untuk mengenal faktor TES - Pilihlah huruf B bila pernyataan di bawah ini dianggap Benar, dan pilihlah huruf S bila pernyataan di anggap Salah. - Esay SOAL Pilihlah huruf B bila pernyataan di bawah ini dianggap Benar, dan pilihlah huruf S bila pernyataan di anggap Salah. 1. B – S Rencana tindakan pemasaran merupakan suatu gambaran pemasaran 2. B – S Tim penjualan dan pemasaran dari sarana peristirahatan tersebut pertama – tama harus menetapkan posisi dari sarana peristirahatan tersebut dalam lingkungan pemasaran eksternal secara menyeluruh. 3. B – S Peningkatan bisnis insentif dan konvensi domestik di sarana – sarana 4. B – S peristirahatan termasuk pada ancaman (treath). 5. B – S Penjualan langsung antara lain melakukan panggilan – panggilan telepon penjualan untuk mengidentifikasi para PCO dan agen – agen insentif. Pasar – pasar target dapat disegmentasi berdasarkan geografis, demografi, maksud kunjungan dan psikografi. ESAY 1. Tahap – tahap proses perencanaan pemasaran MICE dapat melibatkan 6 tahap sebutkan ! bobot 15 2. Berikan contoh analisis SWOT ! bobot 15 - Kekuatan (streinght) - Kelemahan (weakness) - Peluang (opportunity) - Ancaman (treath) 3. Sebutkan tindakan – tindakan pemasaran yang spesifik dikategorikan berdasarkan dalam bentuk komunikasi yang relevan ! bobot 15 Silvy T. Sambuaga

66 DAFTAR PUSTAKA Commonwealth Departement of Tourism, A National Strategy for The Meetings, Incentive, Conventions and Exhibition Industri, Cambera, 1995 Deparsenibud, Direktorat Jenderal Pariwisata, Undang – undang RI No. 9 Tahun 1990, Tentang Kepariwisataan dan Peraturan Pelaksanaannya, Jakarta, 1998 Mc. Cabe, dkk, The Business And Management of Convention, Jhon Wiley & Sons Australia, Ltd. Australia, 2000. Pendit, Nyoman. S., Wisata Konvensi, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta, 1995 Silvy T. Sambuaga

67 Silvy T. Sambuaga