1MODUL-MICE-2019

MODUL MANAJEMEN MICE PENULIS : SILVY T. SAMBUAGA, SE, MSi POLITEKNIK NEGERI MANADO JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS Program Studi Administrasi Bisnis Tahun 2018

KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan yang Maha Esa, karena berkat bimbingaNya dan pertolonganNya sehingga Modul Manajemen MICE ini dapat terselesaikan. Adapun maksud penulisan Modul ini merupakan salah satu buku pegangan untuk mahasiswa Politeknik agar mahasiswa dapat mempelajari secara mandiri atau perorangan kepada dirinya sendiri untuk Program Studi Jurusan Administrasi Bisnis. Modul Manajemen Mice ini terdiri dari kegiatan belajar dan evaluasi setiap akhir topik pelajaran dengan soal – soal dan praktek serta jawabannya yang akan digunakan sebagai alat ukur tingkat penguasaan materi setiap topik. Modul ajar ini dapat terselesaikan demi kemajuan pendidikan yang lebih baik, oleh karena itu penulis patut menyampaikan ungkapan terima kasih dan penghargaan yang setinggi – tingginya atas bantuan yang diberikan secara langsung atau tidak langsung yang penulis tidak dapat menyebutkan satu persatu. Penulis sangat mengharapkan kritikan dan saran yang sifatnya membangun demi penyempurnaan Modul ini diwaktu yang akan datang. Tuhan Memberkati. Manado,...Desember 2018 Penulis Silvy T. Sambuaga, SE, MSi i

DAFTAR ISI HALAMAN SAMPUL............................................................................................................ i KATA PENGANTAR ............................................................................................................. ii DAFTAR ISI............................................................................................................................ iii GLOSARIUM.......................................................................................................................... iv PENDAHULUAN ................................................................................................................... v MODUL 1 PENGERTIAN MICE A. Pengertian MICE ................................................................................................... 1 B. Pengertian Meeting, Incentive, Convention dan Exhibition.................................. 1 C. Profil dan Karakteristik.......................................................................................... 4 MODUL 2 STRUKTUR BISNIS KONVENSI A. Stakeholder Industri MICE .................................................................................... 8 B. Organisasi/Asosiasi Penyelenggara MICE ............................................................ 9 MODUL 3 UNSUR – UNSUR PENUNJANG PENYELENGGARAAN MICE A. Penentuan Lokasi, Jadwal Anggota Sementara, Pelaksana MICE ......................13 B. Penentuan Jadwal Konvensi.................................................................................15 MODUL 4 MANAJEMEN SDM DALAM BISNIS MICE A. Jenis Pekerjaan Bisnis MICE...............................................................................26 B. Peran dan Tanggung Jawab .................................................................................28 ii

MODUL 5 MANAJEMEN PEMASARAN MICE A. Rencana Tindakan Pemasaran ...........................................................................35 B. Profil : Kelengkapan Faktor Destinasi / Analisis Fitur daan Manfaat Produk ..37 MODUL 6 PENJUALAN DAN PROMOSI A. Tempat Tujuan Pemasaran ................................................................................44 B. Administrasi Penjualan......................................................................................44 C. Pertemuan Penjualan .........................................................................................47 D. Isu Harga............................................................................................................49 MODUL 7 BIDDING : PENAWARAN PENYELENGGARAAN MICE A. Pengertian Bidding ............................................................................................54 B. Aspek – Aspek Bidding .....................................................................................56 C. Anggaran MICE 60 DAFTAR PUSTAKA iii

GLOSARIUM 1. ASITA = Assosiation of the Indonesia Travel Agencies 2. ATC = Australia Travel Convention 3. CIM = Convention & Incentive Marketing 4. CIQ = Customs Imigration Quarantime 5. CVB = Convention Visitor Bureaus 6. EEAA = Exhibition and Event Assosiation of Australia 7. FOC = Free of Change 8. HPI = Himpunan Pariwisata Indonesia 9. IACVMB = International Assosiation of Convention and Visitor Bureaus 10. IAPCO = International Assosiation of Professional Congres Organizers 11. IJUMPI = Ikatan Juru Masak Profesional Indonesia 12. KM = Keputusan Menporpastel 13. MIAA = Meeting Industry Assosiation of Australia 14. MICE = Meeting Insentive Convention Exhibition 15. MPPT = Menteri Pariwisata Pos & Telekomunikasi 16. OC = Organizing Commitee 17. PATA = Pasific Asia Travel Assosiation 18. PCO = Professional Convention Organizer 19. PEO = Professional Exhibition Organizer 20. PHRI = Perhimpunan Hotel dan Restoran Indonesia 21. PUTRI = Pusat Usaha Taman Rekreasi Indonesia 22. PWI = Persatuan Wartawan Indonesia 23. SC = Steering Commitee 24. SWOT = Streinght Weaknes Opportunity Treath 25. WTO = World Tourism Organization iv

I. PENDAHULUAN Standar kompensansi yang akan dipelajari menyangkut apa yang akan dilakukan dalam meeting dan apasaja yang perlu dipersiapkan oleh mahasiswa untuk melakukan meeting, insentif, convention, exhibition, namun sebelumnya mahasiswa harus mengerti pengertian dari meeting, insentif, conference, dan exhibiton tersebut. Modul ini berisi pengertian meeting itu sendiri, insentif, convention, exhibition. Manajemen MICE ini sangat berhubungan dengan mata kuliah, kesekretariatan, dan event organiser. Jumlah waktu yang diperlukan pada pengajaran ini mencapai dua kali tatap muka untuk menyelesaikan materi dan prakteknya. Persyaratan yang dibutuhkan adalah kemampuan untuk menghitung, kemampuan turun lapangan, kemampuan kerja kelompok, untuk menyesuaikan bukti – bukti yang dibuthkan. Petunjuk penggunaan modul - Membaca modul dengan mengerti membandingkan dengan pengalaman dan waktu turun ke lapangan - Menyiapkan perlengkapan yang perlu untuk berkunjung ke hotel, tempat wisata, dan exhibition atau pameran Pada tujuan akhir pengajaran perlu memperhatikan yang akan dicapai bahwa mahasiswa mampu mengerti apa yang dimaksud dengan meeting, insentif, convention, exhibition pada pengajaran modul 1 sampai modul 7, memperhatikan kinerja perilaku mahasiswa dan keberhasilan dari awal kondisi tau kemampuan yang diberikan. v

1 II. PEMBELAJARAN MODUL 1. PENGERTIAN MICE 1. TUJUAN  Mahasiswa mampu menjelaskan pengertian MICE  Mahasiswa mampu menjelaskan pengertian dari meeting, insentif, conference, dan exhibition  Mahasiswa mampu menjelaskan profil dalam karakteristik industri MICE 2. URAIAN MATERI MICE adalah kegiatan konvensi, perjalanan insentif dan pameran dalam industri pariwisata. Dewasa ini istilah MICE sudah menjadi sarana sekaligus produk yang dapat dikategorikan dan masuk dalam paket – paket wisata siap dijual kepada asosiasi, organisasi, badan, lembaga, korporasi, perusahaan besar yang bermaksud mengadakan suatu persidangan, pertemuan, konvensi, konferensi, musyawarah, rapat kerja, seminar, lokakarya, dan sebagaianya dalam skala lokal, daerah, nasional, regional maupun internasional. Dalam Istilah indonesia MICE diartikan sebagai wisata konvensi, dengan batasan: usaha jasa konvensi, perjalanan insentiv dan pameran merupakan usaha dengan kegiatan memberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang (negarawan, usahawan, cendekiawan dan sebagainya). Meeting, Incentive, Conference dan Exhibition Meeting Meeting dalam istilah Bahasa Inggris berarti, rapat, pertemuan, atau persidangan. Meeting adalah rapat pertemuan atau persidangan yang diselenggarakan oleh kelompok yang tergabung dalam suatu organisasi, perkumpulan atau perserikatan. Tujuan yang hendak dicapai dalam meeting antara lain :  Mengembangkan profesionalisme anggota melalui konsultasi, pelatihan dan pendidikan  Meningkatkan kualitas sumber daya manusia dengan efisiensi dan produktifitas  Menggalang kerjasama dan memupuk semangat mitra kerja antar anggota demi memajukan usaha

2  Menyebarluaskan informasi kepada anggota mengenai masalah – masalah ekonomi, sosial, budaya dan politik yang berkembang dalam masyarakat  Membantu anggota untuk memperoleh fasilitas, kemudahan maupun diskon  Mendistribusikan publikasi yang bersifat khusus, semi – ilmiah dan ilmiah  Mendorong tersedianya data statistik hasil penelitian dan surve  Mengadakan hubungan masyarakat (public relations) secara luas  Mempengaruhi terciptanya perubahan / perbaikan peraturan dan perundang – undangan yang tidak relevan lagi  Mendorong agar peraturan – peraturan dipatuhi dan hukum ditegakkan dan ditaati  Mendorong terciptanya standarisasi kuantitas produk dalam industri  Membantu tercapainya perbaikan nasib dan kesejahteraan pekerja dan karyawan  Menciptakan suasana yang mengacu kepada kesejahteraan hidup dan menghormati hak – hak asasi manusia, sesuai dengan bidang serta sifat masing – masing organsasi, perkumpulan, perserikatan atau asosiasi bersangkutan. a. Pembagian Inti  Meeting  Incentive  Convention  Exhibition b. Pembelajaran Objektif  Menjelaskan pengertian MICE  Menjelaskan Meeting, Incentive, Convention, dan Exhibition  Menjelaskan profil dan karakteristik industri MICE. Incentive Menurut Undang – Undang nomor 9 Tahun 1990 tentang Kepariwisataan, incentive diartikan sebagai perjalanan Insentif. Menurut Surat Keputusan Menparpostel nomor KM, 108/HM.703/ MPPT-91, Bab 1 ayat b merumuskan bahwa : Perjalanan Insentif (incentive) merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan penghargaan atas prestasi mereka dalam kaitan penyelenggaraan konvensi yang membahas perkembangan kegiatan perusaaan yang bersangkutan. Silvy T. Sambuaga

3 Converence Dalam Bahasa Indonesia Conference diterjemahkan dengan konferensi atau komperensi. Menurut Surat Keputusan Menteri Pariwisata, pos dan Telekomunikasi Nomor : KM. 108/HM. 703/MPPT – 91 menyatakan bahwa komperensi, kongrs atau konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompok orang (negarawan, usahawan, dan sebagainya untuk membahas masalah – masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. Dalam sebuah organisasi komperensi, tahunan menjadi pertemuan khusus. Dalam komperensi organisasi membahas masalah – masalah mendasar yang akan memajukan dan mengangkat nama organsasi dengan program – program :  Pendidikan  Informasi  Penalaran inovasi  Mempersatukan anggota untuk tujuan bersama  Menumbuhkan organisasi  Mengangkat citra organisasi  Meningkatkan forum diskusi  Memberi peluang untuk interaksi aktif  Memastikan sikap dan kebutuhan anggota  Mempertegas makna – nilai keanggotaan dan kebersamaan  Mengevaluasi masa lampau dan meramalkan masa depan  Memberi hiburan Exhibition Exhibition berarti pameran, dalam kaitannya dengan industri pariwisata, pameran termasuk dalam bisnis wisata konvensi. Dalam Surat Keputusan Menparpostel RI nomor KM. 108/HM. 703/MPPT-91, Bab 1, pasal 1c, yang berbunyi “pameran merupakan suatu kegiatan untuk menyebarluaskan informasi dan promosi yang ada hubugannya dengan penyelenggaraan konvensi atau yang ada kaitannya dengan pariwisata. Silvy T. Sambuaga

4 Pelanggaran terhadap peraturan pemerintah ini dapat dikenakan sanksi, seperti yang tercantum dalam pasal 16 yang bunyinya : 1. Izin Usaha Jasa Konvensi, perjalanan insentif dan pameran dapat dicabut apabila : a. Tidak memenuhi ketentuan persyaratan pengusahaan dan persyaratan izin sebagaimana diterapkan keputusan ini b. Tidak memenuhi kewajiban untuk menyampaikan laporan pengalihan usahanya dan laporan kegiatan usahanya kepada direktur jenderal pariwisata c. Tidak memenuhi kewajiban sebagaimana dimaksud dalam pasal 7 d. Diketemukan hal – hal positif untuk pelaksanaan sanksi pencabutan izin sebagai hasil pemeriksaan setempat sebagaiman dimaksud dalam pasal 12 2. Disamping sanksi pencabutan izin usaha sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), terhadap penyelenggaraan usaha jasa konvensi, perjalanan insentif dan pameran dapat dikenakan sanksi lainnya menurut peraturan perundang – undangan yang berlaku. Pameran (exhibition) merupakan ladan subur untuk pertumbuhan industri wisata konvensi. Pameran, terutama pameran dagang (trade show) adalah ajang promosi citra (image) perusahaan maupun negara. Berdasarkan perkembangannya, pameran dan pameran dagang (exhibition and trade shows) sebagai bagian dari wisata konvensi dapat dibagi kedalam dua kelompok. Pertama, pameran sebagai bagian integral dari sidang konvensi. Kedua pameran atau pameran dagang (trade show) saja, walaupun dalam kegiatan selama pameran berlangsung ada pertemuan semacam seminar atau lokakarya yang memberikan informasi tentang produk atau jasa pelayanan yang dipromosikan dalam pamran itu. Profil dan Karakteristik Industri MICE  Pasar Internasional Secara trasisional penyelenggaraan meeting internasional menempatkan negara Amerika Serikat dan Inggris sebagai market leader (pemimpin pasar). Peningkatan popularitas Australia sebagai tujuan konvensi telah menigkatkan market sharenya di pertemuan internasionalnya. Pada tahun 1992 market sharenya hanya 2,2 %, pada tahun 1996 ICCA mengkualifikasikan bahwa negara ini menyelenggarakan 4,7 % dari pertemuan – pertemuan dunia dan sebanyak 17 % mnyelenggarakan pertemuan – perteemuan regional Asia-Pasifik (ICC 1997). Peningkatan ini berlanjut sampai tahun 1997 menjadi 5,3 %, dimana saat ini Australia menjadi daerah tujuan convensi nomor satu di Silvy T. Sambuaga

5 Asia-Pasifik, dengan menyelenggarakan 22 % pertemuan internasional di kawasan ini. Namun, demikian menurut Hutchinsson (1997), MICE Australia belum mencapai potensi penuhnya dalam penerimaan pendapatan dan keuntungan ekonominya. Demikian pula jumlah partisipan pada internasional meeting bertambah menjadi 10 % pada periode 1992 – 1997, dengan rata – rata jumlah delegasinya adalah 707 per pertemuan (ICCA, 1997). Ukuran dari meeting ini berkisar 50 – 1000 peserta, dimana yang terbesar diselenggarakan di USA. Penyelenggaraan meeting di Australia cenderung menigkat besarnya sementara di USA cenderung menurun, sedang di UK cenderung konstan. Nyata sekali bahwa pengunjung yang datang mengikuti konvensi ini mendatangkan keuntungan ekonomi yang substansial bagi negara tuan rumah, maka untuk tetap menigkatkan jumlah kedatangan peserta konvensi dalam pertemuan – pertemuan internasional, negara ini harus terus menerus menenangkan penyelenggaraannya. Dengan adanya biro konvensi seperti yang ada di kota Sydney, yang sukses menerapkan suatu strategis untuk memenangkan dan menarik konvensi internasional ke kota tersebut. Pasar Australia (ukuran dan strukturnya) Pasar meeting nasional dan doestik, menjadi tulang punggung industri ini di Australia, dimana di bisnis ini menyumbang 80 % dibandingkan dengan penyelenggaraan internasional yang hanya 20 %. Informasi jumlah pengunjung yang datang ke Australia dengan tujuan utama mengikuti konferensi adalah konvensi bervariasi. Termasuk didalamnya adalah pengunjung – pengunjung untuk tujuan yang lain ada kenaikan. Pengunjung yang bertujuan menghadiri konvensi dan konferensi ini menunjukkan adanya kenaikan ditahun 1990-1997. Menurut kantor pariwisata nasional 1998, kedatangan pengunjung luar negeri diramalkan bertumbuh 5,9 % pertahunnya. Jika diasumsikan pertumbuhan peserta konvensi dan konferensi, sama dengan proporsi diatas maka proyeksi kedatangan pengunjung luar negeri di tahun 2007 akan mencapai 420.000 orang, meskipun pertumbuhan ini berlanjut terus, tetapi tidak dapat dipungkiri Australia terkena dampak menurunnya perekonomian Asia sehingga negara ini harus mencari negara pengunjung alternatif lain seperti Amerika Utara dan Eropa. Silvy T. Sambuaga

6 3. RANGKUMAN MICE adalah kegiatan konvensi, perjalanan insentif dan pameran dalam industri pariwisata. Dewasa ini istilah MICE sudah menjadi sarana sekaligus produk yang dapat dikategorikan dan masuk dalam paket – paket wisata siap dijual kepada asosiasi, organisasi, badan, lembaga, korporasi, perusahaan besar yang bermaksud mengadakan suatu persidangan, pertemuan, konvensi, konferensi, musyawarah, rapat kerja, seminar, lokakarya, dan sebagaianya dalam skala lokal, daerah, nasional, regional maupun internasional. Perjalanan Insentif (incentive) merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan penghargaan atas prestasi mereka dalam kaitan penyelenggaraan konvensi yang membahas perkembangan kegiatan perusaaan yang bersangkutan. Informasi jumlah pengunjung yang datang ke Australia dengan tujuan utama mengikuti konferensi adalah konvensi bervariasi. Termasuk didalamnya adalah pengunjung – pengunjung untuk tujuan yang lain ada kenaikan. Pengunjung yang bertujuan menghadiri konvensi dan konferensi ini menunjukkan adanya kenaikan ditahun 1990-1997. Silvy T. Sambuaga

7 4. TUGAS - Kegiatan observasi untuk mengenal fakta - Latihan – latihan 5. TES - Pilihlah huruf B bila pernyataan di bawah ini dianggap benar, dan pililah huruf S bila pernyataan dibawah ini di anggap salah. - Esay - Lisan III. EVALUASI SOAL : I. Pilihlah huruf B bila pernyataan di bawah ini dianggap benar, dan pililah huruf S bila pernyataan dibawah ini di anggap salah. 1. B – S MICE merupakan kegiatan konvensi, perjalanan insentif dan pameran dalam industri pariwisata. 2. B – S penjualan insentif merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan untuk karyawan dan mitra usaha. 3. B – S Banyak perusahaan / organisasi / asosiasi yang melakukan pertemuan organisasinya pada gedung – gedung pertemuan, hotel – hotel atau tempat – tempat yang menyenangkan dalam rangka menjaga image perusahaan / organisasi. 4. B – S Pameran (exhibition) di harapkan oleh perusahaan untuk memotivasi agar pengunjung akhirnya mau membeli produk dan jasa yang dipamer atau dipajang. 5. B – S Salah satu karakteristik industri pariwisata di Jepang adalah tradisional dalam Kebudayaannya. II. Essay 1. Apa saja yang biasanya di bahas dalam konferensi masalah – masalah yang mendasar yang akan mengajukan dan mengangkat nama organisasi dengan program – program ? bobot 20 2. Coba sebutkan profil dan karakteristik industri MICE ! bobot 20 Silvy T. Sambuaga

8 MODUL 2. STRUKTUR BISNIS KONVENSI 1. TUJUAN  Mahasiswa mampu menyebutkan dan menjelaskan stakeholder industri MICE  Mahasiswa mampu menyebutkan dan mnjelaskan organisasi / asosiasi penyelenggaraan MICE 2. URAIAN MATERI Stakeholder adalah orang atau instansi yang berkepentingan dengan suatu bisnis atau perusahaan. Dalam penyelenggaraan MICE sangat dibutuhkan stakeholder industri yang merupakan satu kesatuan kegiatan untuk membantu kelancaran kegiatan dan melancarkan bisnis industri. Stakeholder yang terkait dalam industri MICE adalah : 1. Hotel, pusat konvensi, universitas – universitas, ruang – ruang pameran, museum, tempat – tempat pertemuan, motel, resort, bangunan bersejarah, pusat perbelanjaan, pusat – pusat hiburang, taman – taman hiburan, dll. 2. Transportasi (darat, laut dan udara) Organisasi / Asosiasi Penyelenggara MICE Suatu organisasi atau perhimpunan tentulah terdiri dari orang – orang atau pribadi – pribadi yang berhimpun secara suka rela. Walaupun dengan latar belakang, pengalaman, asal usul yang beraneka ragam pribadi – pribadi ini pada mulanya, namun kemudian sepakat untuk berhimpun dalam suatu organisasi. Jenis pertemuan dari organisasi / asosiasi tersebut : 1. Pertemuan jenis asosiasi 2. Pertemuan perusahaan atau korporasi 3. Eksibisi dan pameran dagang Beberapa nama sebagai asosiasi profesi antara lain : - Pusat Usaha Taman Rekreasi Indonesia (PUTRI) - Assosiation of the Indonesia Travel Agencies (ASITA) - Persatuan Wartawan Indonesia (PWI) - Pasific Asia Travel Association (PATA) Silvy T. Sambuaga

9 - Ikatan Juru Masak Profesional Indonesia (IJUMPI) - Perhimpunan Hotel dan Restoran Indonesia (PHRI) - Himpunan Pramuwisma Indonesia (HPI) dan sebagainya. Dirjen Pariwisata Departemen Pariwisata, Pos dan Telekomunikasi memberi petunjuk yang dimaksud - Panitia Pengarah (Steering Commite = SC) - Panitia Pelaksana (Organizing Commite = OC) a. Sekretariat b. Sub Komite Penyelenggara Konvensi Sub komite penyelenggara konvensi memiliki 3 tugas didalam bidang : 1. Fasilitas, bea Cukai Migrasi dan Karantina (Customs-Imigration-Quarantine = CIQ) 2. Akomodasi, bekerjasama dengan pihak manajemen hotel perihal pengaturan akomodasi untuk pra delegasi 3. Bidang transportasi udara 4. Bidang transportasi darat 5. Bidang darmawisata, menyiapkan darmawisata (tours) c. Sub Komite Promosi dan Publikasi d. Sub Komite Protokol dan Visa e. Sub Komite Keamanan f. Sub Komite Program Sosial g. Sub Komite Keuangan h. Sub Komite Program Teknis i. Sub Komite Pameran Organisasi / Asosiasi Penyelenggara MICE 1. Organisasi Pemerintah Yaitu pemerintah pusat (federal) melalui kantor pariwisata nasional dan Australia Tours’m Commite (ATC), bersama – sama dengan pemerintah negara bagian, dan pemerintah lokal. 2. Asosiasi Industri Misalnya, MIAA (Meeting Industry Association of Australia), atau Asosiasi Industri Meeting , AIA (Australia Incentive Assosiation) atau Asosiasi Insentif Australia, EEAA Silvy T. Sambuaga

10 (Exhibition and E vents Assosiation of Australia) atau Asosiasi Eksibisi dan Event Australia). Dimana masing-masing asosiasi mewakili anggota di sektor – sektor khusus MICE. 3. Biro Konvensi dan Biro Visistor (Convention dan Visitors Burcaus) Dimana biro – biro ini bertindak sebagai penyambung yang merepresentasikan berbagai sektor baik dari sisi konvensi maupun sisi visitor industrinya (contohnya, hotel, restoran, operator transport, atraksi, dll) dan mempromosikan daerah – daerah adalah kota kepada khalayak luas, umpamanya perusahaan – perusahaan, asosiasi –asosiasi, atau grup – grup pelancong, Bartrell mengidentifikasikan CBS sebagai satu – satu organisasi pemasaran yang paling penting bagi masyarakat, yang memproyeksikan suatu gambaran tentang suatu daerah tujuan kepada berbagai target market. Silvy T. Sambuaga

11 3. RANGKUMAN Stakeholder adalah orang atau instansi yang berkepentingan dengan suatu bisnis atau perusahaan. Dalam penyelenggaraan MICE sangat dibutuhkan stakeholder industri yang merupakan satu kesatuan kegiatan untuk membantu kelancaran kegiatan dan melancarkan bisnis industri. Suatu organisasi atau perhimpunan tentulah terdiri dari orang – orang atau pribadi – pribadi yang berhimpun secara suka rela. Walaupun dengan latar belakang, pengalaman, asal usul yang beraneka ragam pribadi – pribadi ini pada mulanya, namun kemudian sepakat untuk berhimpun dalam suatu organisasi. Beberapa nama sebagai asosiasi profesi antara lain : - Pusat Usaha Taman Rekreasi Indonesia (PUTRI) - Assosiation of the Indonesia Travel Agencies (ASITA) - Persatuan Wartawan Indonesia (PWI) - Pasific Asia Travel Association (PATA) - Ikatan Juru Masak Profesional Indonesia (IJUMPI) - Perhimpunan Hotel dan Restoran Indonesia (PHRI) - Himpunan Pramuwisma Indonesia (HPI) dan sebagainya. Yaitu pemerintah pusat (federal) melalui kantor pariwisata nasional dan Australia Tours’m Commite (ATC), bersama – sama dengan pemerintah negara bagian, dan pemerintah lokal. Misalnya, MIAA (Meeting Industry Association of Australia), atau Asosiasi Industri Meeting , AIA (Australia Incentive Assosiation) atau Asosiasi Insentif Australia, EEAA (Exhibition and E vents Assosiation of Australia) atau Asosiasi Eksibisi dan Event Australia). Dimana masing-masing asosiasi mewakili anggota di sektor – sektor khusus MICE. Dimana biro – biro ini bertindak sebagai penyambung yang merepresentasikan berbagai sektor baik dari sisi konvensi maupun sisi visitor industrinya (contohnya, hotel, restoran, operator transport, atraksi, dll) dan mempromosikan daerah – daerah adalah kota kepada khalayak luas, umpamanya perusahaan – perusahaan, asosiasi –asosiasi, atau grup – grup pelancong, Bartrell mengidentifikasikan CBS sebagai satu – satu organisasi pemasaran yang paling penting bagi masyarakat, yang memproyeksikan suatu gambaran tentang suatu daerah tujuan kepada berbagai target market. Silvy T. Sambuaga

12 4. TUGAS - Kegiatan observasi mengenal fakta - Latihan - latihan 5. TES - Pilihlah huruf B bila pernyataan di bawah ini dianggap benar, dan pililah huruf S bila pernyataan dibawah ini di anggap salah. - Esay SOAL Pililah huruf B bila pernyataan dibawah ini dianggap Benar dan pililah huruf S, bila peryataan dianggap Salah. 1. B – S stake holder industri merupakan suatu kegiatan untuk membantu kelancaran kegiatan dan melancarkan bisnis industri. Bobot 10 2. B – S Hotel, pusat pertokoan, resort, tempat – tempat pertemuan, bangunan bersejarah, taman – taman hiburan, transportasi darat, laut, udara termasuk stakeholder industri MICE. Bobot 10 3. B – S Perhimpunan Hiburan dan Restoran Indonesia (PHRI). Bobot 10 4. B – S Salah satu jenis pertemuan dari organisasi / asosiasi adalah eksibisi dan pameran dagang. Bobot 10 5. B – S Organisasi / asosiasi penyelenggaraan MICE yaitu organisasi pemerintah, asosiasi industri dan biro konvensi dan biro visitor (convention dan visitor bercius). Bobot 10 ESSAY 1. Sebutkan beberapa nama sebagai asosiasi profesi! Bobot 15 2. Sebutkan stakeholder yang terkait dalam industri MICE dan jelaskan keterkaitannya! Bobot 25. Silvy T. Sambuaga

13 MODUL 3. UNSUR – UNSUR PENUNJANG PENYELENGGARAAN MICE 1. TUJUAN :  Mahasiswa mampu menjelaskan penentuan lokasi, jadwal dan anggaran sementara pelaksanaan MICE  Mahasiswa mampu menjelaskan profesional convention organizer 2. URAIAN MATERI Ada 3 (tiga) hal yang perlu diperhatikan untuk membicarakan peraturan pokok – pokok konvensi selaku penunjang penyelenggaraan MICE, yaitu : 1. Penentuan lokasi (site) 2. Penentuan jadwal (date) 3. Penentuan anggaran sementara (budge) Dengan kata lain, membicarakan hal – hal yang menyangkut : - Dimana kegiatan konvensi itu akan diselenggarakan - Kapan kegiatan konvensi itu diselenggarakan - Berapa besar kira – kira anggaran yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan konvensi itu Penentuan Lokasi Lokasi penyelenggaraan konveksi hendaknya mudah dicapai dari dan kebandar udara, berdekatan dengan hotel – hotel temapat peserta atau delegasi menginap, terletak dipusat kota, dekat dengan kantor / pemerintah, tidak jauh dari pusat perbelanjaan (shopping center), bebas dari kemacetan lalu lintas menuju lokasi penyelenggaraan konvensi. untuk memenuhi kebutuhan para peserta konvensi areal pusat ini sebisanya dilengkapi dengan teater, auditorium, arena pekan raya, stadion, gedung pameran dan arena untuk berbagai kegiatan (event), seperti spak bola, tenis, pacuan kuda, balap motor (sirkuit), demi menunjang segala macam kegiatan yang terkait dengan penyelenggaraan konvensi raksasa, baik yang berupa peristiwa (event) kompetisi, hiburan, rekreasi maupunpameran, kontes, peragaan (show) dan sebagainya disuatu areal yang komprehensif dan kompak. Sebaiknya pusat konvensi dapat membantu peserta konvensi, hotel – hotel, restoran – restoran, pusat –pusat Silvy T. Sambuaga

14 perbelanjaan, tempat hiburan dan atraksi untuk lokasi berdekatan atau tidak jauh dari pusat konvensi atau balai sidang umum yang bersangkutan. Dalam perencanaan lokasi, perancang penyelenggara konvensi (convention planner) perlu mengetahui :  Sifat (jenis) persidangan konvensi (lokal, daerah, nasional, regional, internasional)  Ukuran kecil besarnya konvensi menurut jumlah yang hadir  Siapa – siapa yang akan menyelenggarakan konvensi (partai politik, organsasi sosial, industri pemerintah, asosiasi profesi, perserikatan buruh, organisasi ilmiah, perusahaan atau korporasi, independen dan sebagainya). Persyaratan kebutuhan, peralatan serta kelengkapan lokasi maupun tempat diselenggarakan sesungguhnya meliputi ruang lingkup yang sangat luas, antara lain wujud fisik bangunan pusat konvensi, balai sidang atau hotel besar yang komprehensif. Juga meliputi perangkat keras berupa perlengkapan kesekretariatan, peralatan persidangan, perangkat dekorasi, ruang sidang, sistem suara dan lampu, perlengkapan prestasi pembicara, proyektor dan layar, audio visual dan sebagainya yang dibutuhkan penyelenggara suatu konvensi modern. Selain perangkat keras juga sangat penting adanya perangkat lunak, yaitu : sumber daya manusia, para pelayanan yang profesional dalam bidang masing – masing. Sangat penting bagi para perancang konvensi dalam penentuan lokasi yaitu mengetahui keinginan yang punya gawe (yang hendak menyelenggarakan konvensi). Dalam penentuan lokasi ada kemungkinan penyelenggara berkeinginan untuk diselenggarakan di sebuah hotel atau di atas kapal pesiar (cruise-ship), atau diadakan disebuah hotel, bila dihotel dapat dipilih yaitu : - Hotel pusat kota (inner-city hotel), - Hotel bandara (airport hotel), - Hotel di pegunungan (resort hotel), - Hotel di pinggiran pantai (beach hotel), - Hotel di pinggiran kota (suburban hotel). Titik perhatian yang menonjol bagi perancang penyelenggara konvensi dalam menentukan lokasi ialah, mendeteksi :  Siapa – siapa yang akan menghadiri sidang konvensi tersebut  Berapa jumlah mereka yang merupakan tokoh yang hadir  Program – program khusus apasaja yang mereka hendak lakukan Silvy T. Sambuaga

15  Kebutuhan fisik spesial apasaja yang mereka butuhkan untuk program – program itu  Sifat konvensi tersebut (lokal, daerah, nasional, regional, atau internasional)  Berapa lama sidang – sidang umum dan seksi akan berlangsung  Kualitas dan jumlah makanan dan minuman yang bagaimana dan macam apa  Rekreasi dan hiburan jenis apa dan kualitas yang bagaimana  Prestise dan citra konvensi yang bagaimana yang dikehendaki  Kualitas jasa pelayanan yang diharapkan yang menyokong prestis dan citra khususnya bagi kelompok incentive trips dan meetings, dan harus peka terhadap tujuan utama dari konvensi yang diselenggarakan oleh organisasi korporasi  Pilihan lokasi dan peninjauan ke lokasi sebelum berlangsung (site selection dan inspection). Penentuan lokasi penyelenggaraan MICE dipengaruhi oleh letak kantor pusat dari lembaga perusahaan internasional yang menanganinya. Kebanyakan memilih lokasi Amerika Utara dan Eropa yaitu sebanyak 80 %, sedangkan Asia – Pasifik (Australia) hanya 9 %. Berdasarkan daerah rotasinya, maka lebih dari setengah (55%) pertemuan internasional diselenggarakan di negara – negara di luar Eropa dan hanya 27 % berada di Eropa. Selain karena letak kantor – kantor pusat (head quarters) yang mempengaruhi penentuan lokasi penyelenggaraan MICE ini, tetapi fasilitas pendukung dan instruktur yang cocok untuk kebutuhan ini menjadi pilihan yang mempengaruhi, juga faktor lainnya misalnya keingginan untuk menikmati budaya dan beraktifitas diluar rumah, olahraga serta kegiatan yang ada kaitannya dengan kesehatan dan kebugaran sering digabungkan dalam pertemuan - pertemuan semacam ini. Negara Australia dan New Zealand mendapatkan keuntungan karena faktor fasilitas alam dan infrastruktur pendukungnya membuat ke 2 negara ini menjadi tempat penyelenggaraan favorit akhir – akhir ini. Penentuan Jadwal Konvensi Jadwal diselenggarakannya suatu konvensi yang tetap didasarkan pada pertimbangan datangnya musim (dingin, semi, panas, gugur), iklim, cuaca, bulan, hari, tanggal, jam (pagi, siang, sore dan malam) serta memperhatikan hari – hari raya dan liburan. Dalam menentukan jadwal perlu proses perencanaan dengan ketetapan mengapa konvensi dibuat, dimana akan dilaksanakan, kapan konvensi baik dilaksanakan. Silvy T. Sambuaga

16 Selain yang disebutkan diatas juga diperhatikan antara lain : tradisi, situasi, musim liburan, hari – hari besar, hari – hari raya keagamaan, peringatan hari kemerdekaan, dan sebagainya. Para perancang penyelenggaraan konvensi (convention planer) dan manajer profesional urusan konvensi (profesional convention service manager) biasanya memerlukan waktu yang spesifik. Misalnya di Amerika Serikat kelompok ini memilih antara bulan Juni sampai Desember sebagai bulan – bulan sibuk untuk mempersiapkan bisnis kebutuhan alat – alat sekolah, mainan kanak – kanak, serta barang – barang perhiasan hari raya Natal dan Tahun Baru, termasuk benda – benda souvenir yang menarik. Contoh lain : para guru yang terhimpun dalam asosiasi, biasanya memanfaatkan hari – hari liburan sekolah untuk menyelenggarakan pertemuan – pertemuan, dan bila dipandang perlu menyelenggarakan pekan pelatihan atau seminar. Bagi asosiasi dan korporasi lebih jeli menyelenggarakan acara – acara atau pesta yang dirayakan secara ramai, seperti : New Year’s Eve, New Year, Valentine’s Day (14 Februari), Mother’s Day (22 Desember), Father’s Day (minggu ke tiga Juni), dll. Pesta sukaria ini merupakan kesempatan yang sangat tepat bagi bisnis hotel, restoran, supermarket, bakeri dan peusahaan makanan lainnya sebagai ajang promosi. Yang perlu diperhatikan dalam penentuan jadwal adalah apa sebenarnya yang menetapkan saat – saat diselenggarakannya persidangan konvensi spesifik, dan akibat apa yang ditimbulkan oleh pertimbangan penetapan jadwal persidangan tersebut. Faktor – faktor yang perlu diketahui perancangan penyelenggara konvensi (convention planner) dan Manajer Profesional Urusan Konvensi Profesional Convention Service Manager) untuk penetapan waktu/jadwal akan diselenggarakan pertemuan – pertemuan yang mencakup bisniswisata konvensi sebagai berikut : 1. Alasan asosiasi dan korporasi menyelenggarakan konvensi 2. Kebutuhan mereka untuk penyelenggaraan konvensi 3. Tradisi, musim diselenggarakannya konvensi 4. Peristiwa darurat (emergency) yang ditimbulkan oleh adanya konflik, perang, musibah alam, paceklik, krisis ekonomi yang berkepanjangan 5. Faktor biaya (cost dan budget). Silvy T. Sambuaga

17 Alasan perusahaan/korporasi dan penyelenggara sidang konvensi terdapat faktor – faktor menentukan, yaitu :  Kebutuhan peserta konvensi  Mandat yang diberikan kepada peserta oleh perusahaan  Jadwal waktu persidangan, dengan peserta. Dalam penetapan berdasarkan jadwal penyelenggara dapat mengetahui :  Anggaran, berupa biaya yang disepakati sesuai hasil negoisasi  Lokasi, di kota dan hotel yang patut menurut kesepakatan  Kehadiran peserta  Persyaratan staf pelaksana yang cukup dan efisien Bulan – bulan penyelenggaraan yang paling populer biasanya adalah bulan Mei, Juni, September, dan Oktober, sedangkan bulan November, Desember, Januari, April paling sedikit menyelenggarakan kegiatan seperti MICE. Menurut ICCA lama penyelenggaraan meeting ini berkisar 3 – 5 hari, yang dilaksanakan di pusat – pusat konvensi (51 %), dan di hotel – hotel (22 %), dan di Universitas – universitas sebanyak (18 %). Tempat Penyelenggaraan MICE Permintaan Penyelenggara konferensi pada tempat penyelenggaraan telah berubah secara otomatis dalam 10 tahun terakhir ini. Sekarang ini, tempat penyelenggaraan yang diharapkan oleh industri MICE adalah suatu tempat yang menyediakan fasilitas yang cocok menawarkan penggunaan multi fungsi, dengan desain yang flekibel dan mempunyai penerangan yang cukup serta ada tempat – tempat untuk beristirahat.selain itu, tempat penyelenggaraan ini harus memperhatikan 3 hal, yaitu :  Meningkatnya pasaran dan pertemuan dalam jumlah kecil (khususnya permintaan penyelenggaraan sektor korporat/perusahaan)  Kebutuhan akan persaingan biaya  Permintaan dari korporat dan asosiasi perencana (meeting atas return on investment) mereka lebih besar lagi Tempat penyelenggara MICE ini bisa di hotel atau di tempat –tempat lainnya. Untuk lebih jelasnya hotel dan tempat – tempat lainnya ini dapat dibagi menjadi 3 kategori, yaitu : Silvy T. Sambuaga

18  Residential venue yang menyediakan akomodasi plus fasilitas konvensi dan meeting. Contohnya : city centre hotel, resort dan hotel pinggiran kota, hotel bintang 4 dan 5, hotel desa yang kecil, resort – resort dan motel – motel.  Non residential venue, yang hanya menyediakan fasilitas konvensi dan meeting, termasuk gedung pameran, gedung teater, arena – arena dan stadion. Gedung konvensi yang dibangun dan pusat pameran ini di desain untuk dapat mengakomodir orang dalam jumlah yang besar. Biasanya venue ini menyediakan ruang – ruang yang besar yang di desain untuk sidang paripurna, ruang yang cocok untuk pameran – pameran adalah trade show, meeting rooms yang bermacam – macam, tempat istirahat, fasilitas banquet, pusat – pusat bisnis, ruang kantor dan administrasi.  Special venue, termasuk di dalamnya tempat – tempat atraksi seperti gedung – gedung bersejarah, museum, kebun binatang, petunjuk dan gambaran (landmark dan icon) suatu daerah/kota, tempat – tempat olahraga. Contoh landmark dan icon kota Sydney adalah Opera House Sydney, ini juga diakui sebagai ikon nasional dan sebagai pusat pertunjukan seni terkemuka. Tempat ini juga menawarkan ruang – ruang penyelenggaraan (fuction room) dengan kapasitas tempat duduk total 5000 orang, ada pula berbagai restoran yang menggambarkan Australia Modern, juga menawarkan makanan seafood dan internasional, fasilitas teknik yang modern, reservasi untuk tour keliling kawasan, makan malam yang eksklusif dan paket – paket tonton/pertunjukan. Anggaran Sementara Yang dimaksud dalam anggran sementara ini ialah biaya persiapan, pemasaran dan promosi, biaya operasional panitia pelaksana penyelenggara dengan komite – komite (bagian – bagian) dan sub – sub komite, sewa gedung, sewa peralatan / perlengkapan, biaya sekretariat, atraksi / hiburan, dan lain – lain yang dipandang perlu. Perencanaan anggaran dilaksanakan dan diawasi melalui sebuah kesepakatan yang diputuskan dalam rapat anggaran. Rapat anggaran pada dasarnya menyusun sebuah mata anggaran yang terdiri dari 3 bagian utama yaitu : Silvy T. Sambuaga

19 a. Anggaran pengeluaran b. Anggaran pendapatan c. Lajur neraca (spreadsheet) Anggaran pengeluaran adalah semua operasional penyelenggara seminar, yang disusun bagian per bagian dengan sub – sub bagiannya secara rinci, dari awal sampai akhir. Contoh : Komite penyelenggara seminar merinci pengeluaran : 1. Untuk pembukaan 2. Untuk pembicara dan moderator 3. Untuk bahan materi cetak (tanda dada = badge, block note, buku panduan, formulir registrasi, acara seminar, brosur seminar, tas seminar, pensil / ballpoint, makalah. 4. Untuk audio visual (dari yang sederhana sampai yang modern) 5. Untuk rehat (kopi / teh, makanan kecil, santap siang / malam) 6. Untuk penutupan (sertifikat, souvenir) 7. Untuk sewa ruang sidang pertemuan lengkap dengan dekorasi serta lampu. Anggaran pendapatan adalah semua uang yang diperoleh dari hasil penyelenggaraan seminar, yang juga disusun secara rinci. Dana diperoleh anatara lain : 1. Biaya pendaftaran peserta seminar 2. Komisis dari reservasi peserta yang menginap dihotel (bila ada), komisi tiket atraksi / hinuran di luar acara seminar (bila ada) 3. Sewa stan (booth) bila ada pameran terkait dengan seminar (kegiatan) 4. Para sponsor (sponsor tunggal atau bersama secara patungan atau individu dengan urutan besarnya jumlah uang yang diberikan) Semua anggaran dibuat dalam neraca seimbangan, dengan catatan pada kolom anggaran pendapatan harus dicantumkan juga “biaya tak terduga” (contingency fund). Biaya tak terduga terjadi apabila terdapat perbedaan angka harga, tambahan pos pengeluaran. Di Amerika Serikat contigency fund biasanya dicantumkan 2 % - 5 %. Tetapi di Indonesia dicantumkan sebanyak 5 % - 10 %. Lajur neraca (spread sheet) harus dibuat dengan lampiran Silvy T. Sambuaga

20 – lampiran pengeluaran dan pendaatan sebagai bukti untuk neraca seimbang (balancing the budget). Pada saat menyusun anggaran pemasukkan sering diketemukan hal –hal :  Kekurangan dana, untuk mengatasinya, perancang konvensi harus menghitung kembali dari awal biaya – biaya pengeluaran yang telah diprogramkan, hal – hal yang tak perlu harus ditiadakan atau direvisi tanpa mengurangi mutu persidangan konvensi.  Biaya tak terduga, di Amerika Serikat 2 % - 5 %, di Indonesia 5 % - 10 % dari biaya total penyelenggara konvensi dapat dipergunakan untuk menanggulangi kekurangan dan tersebut diatas.  Anggaran cadangan, anggaran ini sebagai antisipasi atas peristiwa yang terjadi diluar rancangan sebelumnya. Misalnya : pemberian hadial atau kegiatan/permainan yang dibuat secara tiba – tiba/mendadak. Pembahasan tentang anggaran biaya akan dibahas pada topik khusus selanjutnya. Penyelenggara Konvensi Profesional (Professional Convention Organizer = PCO) Proffesional Convention Organizer (PCO) adalah usaha jasa konvensi, perjalanan insentif dan pameran yang merupakan usaha dengan kegiatan pokok memberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang/negarawan, usahawan, cendekiawan dan sebagainya untuk membahas masalah – masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. Badan penyelenggara pameran mempunyai ruang lingkup tugas dalam bidang penentuan jenis, jadwal, lokasi, peserta serta anggaran pembiayaan pameran, termasuk penyebarluasan informasi dan promosi, penyusunan kesekretariatan, mekanisme kerja pameran, memperoleh izin dari departemen perdagangan Republik Indonesia. Inilah cakupan tugas Professional Exhibition Organizer (PEO). Menurut peraturan pemerintah, Professional Exhibition Organizer (PEO) adalah suatu badan hukum atau perorangan/sekelompok orang yang tugasnya merencanakan, mempersiapkan dan melaksanakan penyelenggaraan suatu pameran secara profesional. Penurut peraturan pemerintah Republik Indonesia yang dituangkan dalam Surat Keputusan Menparpostel Nomor KM. 108/MM. 703/MPPT-91 dan keputusan Dirjen Pariwisata nomor Silvy T. Sambuaga

21 KEP-06/U/IV/1992, ruang lingkup tugas kerja penyelenggara Konvensi Profesional (Professional Convention Organizer = PCO) dan penyelenggara Pameran Profesional (Professional Exhibition Organizer = PEO) adalah sebagai berikut :  Merencanakan dan dapat melaksanakan penawaran (bidding)  Menyusun pereencanaan dan anggaran penyelenggaraan konvensi, perjalanan insentif dan pameran  Menyelenggarakan kegiatan kesekretariatan atau penyelenggaraan konvensi, perjalanan insentif dan pameran  Mengkoordinasikan penyelenggaraan transportasi  Menyiapkan tempat (venue, site) penyelenggaraan  Mengkoordinasikan keperluan akomodasi  Mengkoordinasikan kegiatan promosi dan public relations  Mempersiapkan penyelenggaraan pra dan pasca perjalanan konvensi, serta program – program lain untuk mendampingi delegasi / peserta beserta anak – anak mereka yang ikut datang  Mengurus / mengkoordinasikan kemudahan prosedur Bea dan Cukai, imigrasi dan Karantina (CIQ) bagi peralatan konvensi maupun pameran yang akan segera dire-ekspor kembali setelah konvensi maupun pameran usai (5 hari kerja). PCO bertanggung jawab atas penyelenggaraan konvensi, dengan memastikan suksesnya jalan penyelenggaraan persidangan konvensi dari awal kegiatan sampai akhir. Dalam mempersiapkan, menyelenggarakan dan merampungkan konvensi, PCO senantiasa bekerja sama dengan OC (Organizing Committe= Panitia Pelaksana dan SC (Steering Committe= Panitia Pengarah). Kemampuan yang diharapkan dari PCO ialah mahir dalam perencanaan, penyeliaan, grady resik, perekayasaan, memberi semangat, implementasi, memori nasehat, komunikasi, kreatif, promosi, pengawasan, negoisasi, penugasan deliver, juga PCO harus mempunyai logika dan intuisiyang memberikan hasil, rasa kepuasan kepada pelanggan (client). PCO harus mampu dalam merancang lokasi (site) persidangan, bernegoisasi perihal reservasi untuk kamar tamu, makanan minuman (food and beverage), menata ruang sidang dan ruang eksibisi, menampilkan pembicara – pembicara (speaker), menyajikan hiburan dan rekreasi serta mengelolah administrasi yang benar. Silvy T. Sambuaga

22 PCO adalah Organisasi spesialis ahli dalam perencanaan, persiapan, penyelenggaraan konvensi. Yang harus diketahui oleh PCO adalah diamana, kapan, dan bagaimana konvensi yang diinginkan covener, dan PCO harus menunjukkan kepada covener pengetahuan, pengalaman dan kemampuan yang dimilikinya untuk membangun kepercayaan covener. PCO wajib mempelajari konvensi yang bagaimana diinginkan covener untuk mencapai sukses. Hal utama yang perlu diketahui PCO adalah tujuan dan sasaran konvensi yang bakal ditangani. Tujuan dan sasaran trsebut antara lain :  Ruang lingkup konvensi pimpinan panitia  Asosiasi internasional  Para delegasi / peserta  Sektor ekonomi terkait  Kota, kawasan, negeri yang bersangkutan PCO harus merumuskan tujuan dan sasaran kegiatan persidangan yang di inginkan covener dengan rincian program yang wajar dan anggaran biaya yang pantas dan seimbang (balanced and adequate budget). Posisi PCO adalah bekerja secara berencana, kreatif dan sistematik dengan metode yang telah dikuasainya sejak semula.  PCO adalah orang atau organisasi yang menangani atau menyediakan jasa perencanaan konvensi dan meeting kepada client dengan mendapatkan upah. Mereka mengatur semua detail, aktivitas dan interaksi yang terjadi pada acara tersebut.  PCO adalah perpanjangan tangan dari suatu panitia konvensi atau meeting. Mereka yang mengubah tiap – tiap keputusan menjadi tindakan, menjaga jadwa dari proyek ini, melaporkan semua kegiatan pada panitia, mengkoordinasikan berbagai pemasok dan menawarkan konsultasi ahli.  PCO juga disebut sebagai manajer konverensi profesional, manajer meeting atau perencana meeting (MIAA, 1995). Filosofi PCO : Katakanlah apa yang anda mau, dan kami akan katakan bagaimana memperolehnya. Silvy T. Sambuaga

23 3. RANGKUMAN Suatu organisasi atau perhimpunan tentulah terdiri dari orang – orang atau pribadi – pribadi yang berhimpun secara suka rela. Walaupun dengan latar belakang, pengalaman, asal usul yang beraneka ragam pribadi – pribadi ini pada mulanya, namun kemudian sepakat untuk berhimpun dalam suatu organisasi. Lokasi penyelenggaraan konveksi hendaknya mudah dicapai dari dan kebandar udara, berdekatan dengan hotel – hotel temapat peserta atau delegasi menginap, terletak dipusat kota, dekat dengan kantor / pemerintah, tidak jauh dari pusat perbelanjaan (shopping center), bebas dari kemacetan lalu lintas menuju lokasi penyelenggaraan konvensi. Yang dimaksud dalam anggran sementara ini ialah biaya persiapan, pemasaran dan promosi, biaya operasional panitia pelaksana penyelenggara dengan komite – komite (bagian – bagian) dan sub – sub komite, sewa gedung, sewa peralatan / perlengkapan, biaya sekretariat, atraksi / hiburan, dan lain – lain yang dipandang perlu. Proffesional Convention Organizer (PCO) adalah usaha jasa konvensi, perjalanan insentif dan pameran yang merupakan usaha dengan kegiatan pokok memberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang / negarawan, usahawan, cendekiawan dan sebagainya untuk membahas masalah – masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. Silvy T. Sambuaga

24 4. TUGAS - Kegiatan observasi untuk mengenal fakta - Latihan - latihan 5. TES - Memilih jawaban yang tepat - Essay I. Soal : Memilih jawaban yang tepat ! Pililah jawaban disamping kanan soal anda mana yang dianggap paling cocok dengan pertanyaan disebelah kiri dengan memilih jawabannya. 1. Pokok – pokok selaku penyelenggara 1. Bebas dari kemacetan lalu MICE............... lintas 2. Salah satu yang perlu diperhatikan dalam 2. Rapat anggaran penyelenggaraan MICE adalah......... 3. Salah satu titik perhatian yang menonjol bagi 3. PCO perancang penyelenggaraan konvensi dalam menentukan lokasi ialah 4. Penentuan lokasi, jadwal, mendeteksi............................ anggaran sementara 4. Perencanaan anggaran yang dilaksanakan dan di asumsi melalui sebuah kesepakatan yang 5. Siapa – siapa yang akan diputuskan dalam....... menghadiri sidang konvensi 5. Organisasi spesialisasi ahli dalam perencanaan, tersebut. persiapan, penyelenggaraan konvensi................ 6. Mengkoordinir keperluan akomodasi Silvy T. Sambuaga

25 II. Soal Essay. 1. Apa saja yang menjadi titik perhatian paling menonjol bagi perancang penyelenggaraan konvensi dalam menentukan lokasi ? bobot nilai 20 2. Apa yang dimaksud dengan anggaran sementara ? bobot nilai 20 Silvy T. Sambuaga

26 MODUL 4. MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA DALAM BISNIS MICE 1. TUJUAN  Mahasiswa mampu menjelaskan pekerjaan bisnis MICE  Mahasiswa mampu menjelaskan efektifitas manajemen sumber daya manusia  Mahasiswa mampu menjelaskan kepemimpinan dan memotivasi tim kerja 2. URAIAN MATERI Jenis Pekerjaan dalam Bisnis MICE Struktur industri MICE mencakup usaha kecil yang mempekerjakan sedikit karyawan dan usaha yang besar engan jumlah karyawan yang besar. Isu sumber daya manusia dan kebutuhan manajemen semakin luas sesuai dengan kebutuhan organisasi. Dalam usaha yang kecil, misalnya bisnis owner – operated, seperti konferensi profesional organiser (PCOs), masing – masing anggota regu diharapkan dapat melakukan cakupan tugas yang luas, karena itu memperoleh pengalaman kerja dalam beberapa jenis pekerjaan meskipun demikian, kesempatan untuk berkarir sebagai profesional organiser jadi terbatas karena sedikit karyawan yang ada. Sebaliknya dalam event atau peristiwa yang besar, seperti purpose-built konvensi dan pusat pameran atau hotel konvensi, dimana dalam struktur organisasi penuh, tugas dan tanggung jawab semakin besar, dan kemajuan karir dapat berkembang dengan baik. Dismping perbedaan dalam skala usaha dalam kompleksitas tugas dan tanggung jawab, sumber daya manusia yang digunakan dalam dua jenis organsasi ini sangat menentukan suksesnya usaha industri MICE. Dalam industri MICE terdapat beberapa jenis pekerjaan yang semakin berkembang dewasa ini. Jenis pekerjaan yang terdapat dalam usaha jasa konvensi dapat dibagi dalam beberapa kelompok, sebagai berikut : 1. Conference Organisers Pengelolah konferensi atau manajer suatu pertemuan memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda, tergantung pada jenis organisasi dimana mereka bekerja Silvy T. Sambuaga

27 2. Asosiasi Dalam konferensi asosiasi organiser dikenal dengan karyawan yang bekerja full-time dalam asosiasi tersebut. Apabila ada karyawan yang berhalangan hadir maka tugasnya dikerjakan oleh direktur eksekutif atau karyawan lainnya. Konferensi Asosiasi Organiser bertanggung jawab dalam mengorganisir pertemuan organisasi keanggotaan dan konvensi tahunan. Tugas dan tanggung jawab dalam asosiasi adalah mendistribusi hasil pertemuan (meeting), reservasi dan pendaftaran peserta, tempat akomodasi dan tempat pertemuan, penyediaan makan dan minuman, kebutuhan pembicara, dan menyambut anggota, tamu dan pembicar. 3. Korporasi Korporasi adalah suatu konferensi organiser yang memiliki karyawan korporasi tertentu, dan spesifikasi karyawan adalah memiliki tanggung jawab untuk merencanakan dan melaksanakan secara terperinci konvensi atau event untuk organisasi individu, termasuk manajemen, tenaga kerja dan pemilik. Konferensi korporasi organiser mengkoordinir dan mengatur pelaksanaan MICE untuk satu perusahaan dengan produk atau jasa yang dimilikinya. 4. Professional Conference Organisers PCO atau Professional Conference Organisers, spesialis dalam semua aspek manajemen konferensi dan merupakan pusat kegiatan bisnis. Uraian kerja PCO adalah mengkoordinir kegiatan MICE dan menjadi event manager, manajer keuangan dan supervisor. 5. Manajer Tempat dan Jasa Konvensi Peluang karir didalam sektor konvensi atau tempat kegiatan MICE termasuk dalam area jasa konvensi, penjualan konvensi, penjualan konvensi dan kegiatan perjamuan jenjang jabatan dan karir berkembang mulai dari karir sekertaris konvensi dan koordinator konferensi, pengawasan dan peran manajer dalam manajemen jasa konvensi. Sebagai contoh di dalam area kegiatan perjamuan, peluang karir bagi karyawan yang bekerja di dapur, seperti banquet kitchen, banquet waiting dan staf bar, teknisi audiovisual, banquet captains atau supervisor dapat meningkat menjadi banquet manager. 6. Penjualan Konvensi Jabatan atau posisi convention sales (tenaga penjualan jasa konvensi) dapat ditemukan dalam organisasi tempat kegiatan dan PCO organisasi. Manajer penjualan jasa konvensi atau eksekutif penjualan jasa konvensi mungkin mempunyai tanggung jawab spesifik untuk suatu daerah tertentu atau pelanggan tertentu. Silvy T. Sambuaga

28 7. Jenis Pekerjaan Lainnya Peluang karir lainnya dalam usaha jasa konvensi dan usaha tour and travel memiliki cakupan yang luas dengan berbagai posisi atau jabatan, antara lain konferensi organiser, penjualan produk, dan jasa konferensi, eksekutif keuangan. Terdapat beberapa organisasi/badan/perusahaan/perseroan yang bergerak dalam bidang usaha jasa konvensi, oleh sebab itu banyak peluang karir yang terdapat dalam sektor bisnis jasa konvensi. Peran dan Tanggung Jawab Bagaimana peran dan tanggung jawab conference organiser atau manajer pengelolah konferensi dalam organisasi yang berbeda yaitu dalam organisasi corporate dan asosiasi atau PCO. Manajer jasa konvensi menangani satu event pada suatu tempat, sedangkan kegiatan MICE memiliki cakupan yang lebih luas dengan spesifikasi yang berbeda, (contohnya : peristiwa atau kegiatan peluncuran produk, konferensi penjualan, pertemuan – pertemuan, pelatihan dan pameran). Manajer jasa konvensi : mengkoordinir beberapa departemen yang berbeda untuk menyelenggarakan suatu peristiwa/kegiatan, misalnya untuk memastikan bahwa dalam suatu pertemuan, kebutuhan makanan dan minuman, peralatan audiovisual dan akomodasi telah di siapkan. Hal ini akan terlaksana dengan baik apabila ada kerjasama tim kerja yang terbagi dalam departemen – departemen pada usaha jasa konvensi. Masing – masing departemen memiliki tanggung jawab yang berbeda. Tanggung jawab manajer usaha jasa konvensi adalah memastikan bahwa klient atau pengguna jasa konvensi mendapat kepuasan dan kebutuhannya dapat terpenuhi. Di dalam suatu perusahaan komersil, peristiwa atau kegiatan yang direncanakan oleh suatu convener (organiser atau manajer pertemuan) manajer mungkin sama, misalnya : penjualan konferensi, kursus/pelatihan dll. Oleh karena itu merupakan suatu kebutuhan untuk aktivitas mereka dalam rangka memelihara dalam hubungan baik dengan delegasi. Suatu perusahaan yang mengorganisir konferensi akan terbiasa dengan produk dan jasa yang ditawarkan oleh perusahaan, baik organisasi dan kulturnya, lingkungan kerja dan berbagai variasi tenaga kerja/orang yang dilibatkan. Meskipun demikian klien untuk masing – masing aktivitas mungkin berbeda, misalnya : manajer penjualan, manajer pelatihan, suatu hal yang mendasar, semua pekerjaan mereka adalah untuk mencapai tujuan perusahaan. Organiser konferensi perlu membangun hubungan baik dengan suplier yang digunakan dalam industri MICE. Silvy T. Sambuaga

29 Beberapa tantangan yang akan dihadapi PCO manajemen : - Mengawasi batas waktu yang ditentukan untuk menyelesaikan pekerjaan. - Mengkoordinir orang – orang yang terlibat dalam pelaksanaan suatu kegiatan - Memimpin masing – masing kegiatan event yang berbeda dalam kaitanya dengan desain dan manajemen untuk beberapa konvensi atau pertemuan (meeting) yang diorganisir. - Mengelolah informasi, mengendalikan anggaran dan lain – lain. PCO harus mengarahkan penjualan dan pemasaran produk dan jasa konvensi dan ia harus mengetahui potensi bisnis perusahaannya. Untuk itu, PCO harus inovatif dan kreatif dalam mengikuti perkembangan bisnis usaha jasa konvensi atau industri MICE. Peran dan tanggung jawab manajer usaha jasa konvensi berbeda dengan PCO di asosiasi atau korporasi, perbedaan tersebut antara lain : a. Diversity (keanekaragaman) Cakupan tugas manajer usaha jasa konvensi dalam menghadapi suatu event atau peristiwa lebih beragam dibandingkan dengan perusahaan/usaha konferensi organiser. b. Responsibility (tanggung jawab) Dalam usaha jasa konvensi, manajer harus bertindak sebagai penghubung dengan departemen yang berbeda dalam menangani suatu event, seperti makanan dan minuman, ruang dan front-office, untuk meyakinkan bahwa segala sesuatu telah diatur dan dilaksanakan. c. Constraints (batasan) Manajer jasa konvensi memiliki batasan operasional tertentu, sebagai contoh ukuran dan fisik kemampuan konvensi, fasilitas tempat pertemuan, sumber daya staff dan pengalaman, batasan anggaran yang diatur maanjemen senior untuk mencapai laba. d. Relationship (hubungan) Manajer usaha jasa konvensi menjalin hubungan baik dengan klient mereka, seperti perusahaan konferensi organiser dan PCO. Harus dipastikan bahwa mereka memperoleh kepuasan dari jasa yang diberikan oleh usaha jasa konvensi. Efektifitas Manajemen Sumber Daya Manusia Untuk memastikan kegiatan manajemen sumber daya manusia efisien dan efektif, suatu organisasi harus menempuh suatu proses yang sistematis dan secara konsisten akan membantu Silvy T. Sambuaga

30 untuk mengidentifikasi dan meneliti kebutuhannya dan dalam membuat keputusan. Manajemen sumber daya manusia yang tidak efektif dan efisien akan berdampak pada perencanaan bisnis dan tujuan yang hendak dicapai suatu organisasi. Secara umum dalam proses pengembangan sumber daya manusianya, melakukan kegiatan – kegiatan sebagai berikut :  Perencanaan sumber daya manusia  Analisis pekerjaan  Perekrutan dan pemilihan  Mengorganisir orientasi  Pelatihan dan pengembangan  Pertimbangan prestasi  Disiplin dan penghentian memproses  Penggajian dan ganti rugi  Isu hubungan industri Perencanaan Sumber Daya Manusia Tujuan perencanaan sumber daya manusia dalam manajemen MICE adalah efektivitas dan efisiensi dalam melaksanakan kegiatan MICE. Perencanaan sumber daya manusia sangat penting secara nasional, strategis dan dalam operasional industri MICE, karena adanya kebutuhan untuk menetapkan program, dan adanya sistem dalam melaksanakan program tersebut. Perencanaan sumber daya manusia merupakan suatu proses untuk memastikan bhwa perusahaan/organisasi dalam industri MICE memiliki sumber daya manusia yang cukup dan berkualitas untuk melaksanakan pekerjaan sesuai waktu yang dibutuhkan. Proses untuk menyiapkan suatu rencana sumber daya manusia yang sistematis, secara umum dilaksanakan dalam empat langkah, yaitu :  Langkah satu : proyeksi kebutuhan tenaga kerja  Langkah dua : meneliti suplai tenaga kerja  Langkah tiga : pertimbangan permintaan dan penawaran tenaga kerja  Langkah empat : merumuskan strategi kepegawaian untuk kebutuhan organisasi Silvy T. Sambuaga

31 Perencanaan sumber daya manusia dapat membantu manajer dalam industri MICE dalam merekrut karyawan sesuai dengan kebutuhan organisasi tersebut. Sejalan dengan analis pekerjaan, akan ditentukan berapa banyak karyawan dan posisi atau jabatan apa yang perlu diisi. Program perekrutan merupakan upaya yang efektif untuk memilih karyawan yang dibutuhkan, karena melalui suatu proses pemilihan sumber daya manusia yang berkualitas. Perencanaan sumber daya manusia juga dapat membantu program pengembangan sumber daya manusia melalui penyusunan program pengembangan sumber daya manusia melalui penyusunan program pelatihan. Adalah penting bagi staf untuk diberi kesempatan mengembangkan pengetahuan dan keterampilan kerja mereka melalui program pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia untuk mengurangi tingakt produktivitas kerja yang rendah. Analisis Pekerjaan Analis pekerjaan adalah proses memperoleh informasi dan menentukan tugas – tugas dan tanggung jawab suatu pekerjaan. Analis pekerjaan membantu persiapan uraian pekerjaan, jenis pekerjaan atau spesifikasi orang. Hal ini akan membantu pemilihan dan perekrutan yang akurat dan menetapkan standard untuk melakukan pertimbangan prestasi. Sebagai contoh, dalam persiapan analisa pekerjaan, lingkup dan cakupan tugas yang dikerjakan oleh PCO meliputi :  Menetapkan sasaran hasil dan desain suatu kegiatan/peristiwa  Memilih fasilitas dan lokasi tempat kegiatan  Berunding dengan para penyalur tempat kegiatan yang lain  Penganggaran  Menangani pendaftaran delegasi  Memilih dan mengorganisir pengangkutan  Merencanakan program dan informasi pendukung  Mengorganisir kegiatan sebelum dan sesudah pelaksanaan suatu kegiatan  Menyediakan dan menetapkan prosedur pendaftaraan  Menyusun fasilitas pendukung kegiatan Jenis informasi yang dikumpulkan ketika penganalisaan pekerjaan adalah dengan menjawab pertanyaan berikut :  Apa yang dilakukan ? Silvy T. Sambuaga

32  Dimana (itu) dilakukan ?  Bagaimana bisa dilakukan ?  Mengapa hal itu dilakukan ?  Kapan hal itu dilakukan ? Uraian Tugas Uraian tugas harus menjelaskan :  Mengapa ada tugas tersebut  Apa jabatan orang yang akan mengerjakan  Bagaimana mereka lakukan pekerjaan  Dalam kondisi – kondisi bagaiman pekerjaan itu dilakukan Uraian tugas untuk manajer jasa konvensi meliputi hal – hal sebagai berikut :  Merencanakan dan melaksanakan konferensi  Mengembangkan prosedur operasi baku  Menetapkan standar capaian operasional  Menetapkan sasaran hasil, gol dan kebijakan yang berkenan dengan bisnis MICE  Menyelesaikan pelatihan staf dan mengatur pertemuan – pertemuan rombongan jasa konvensi  Menyiapkan perkiraan anggaran  Membuat daftar peralatan yang terbaru  Membangun hubungan bisnis dan mendistribusikan informasi. Hal – hal tersebut diatas terdapat dalam empat kategori sebagai berikut : 1. Tanggung jawab administratif 2. Hubungan kerja dengan departemen penjualan dan marketing, food and beverage 3. Hubungan antar departemen di dalam organisasi 4. Tanggung jawab melayani klien Silvy T. Sambuaga

33 3. RANGKUMAN Struktur industri MICE mencakup usaha kecil yang mempekerjakan sedikit karyawan dan usaha yang besar engan jumlah karyawan yang besar. Isu sumber daya manusia dan kebutuhan manajemen semakin luas sesuai dengan kebutuhan organisasi. Dalam usaha yang kecil, misalnya bisnis owner – operated, seperti konferensi profesional organiser (PCOs), masing – masing anggota regu diharapkan dapat melakukan cakupan tugas yang luas, karena itu memperoleh pengalaman kerja dalam beberapa jenis pekerjaan meskipun demikian, kesempatan untuk berkarir sebagai profesional organiser jadi terbatas karena sedikit karyawan yang ada. Sebaliknya dalam event atau peristiwa yang besar, seperti purpose-built konvensi dan pusat pameran atau hotel konvensi, dimana dalam struktur organisasi penuh, tugas dan tanggung jawab semakin besar, dan kemajuan karir dapat berkembang dengan baik. Dismping perbedaan dalam skala usaha dalam kompleksitas tugas dan tanggung jawab, sumber daya manusia yang digunakan dalam dua jenis organsasi ini sangat menentukan suksesnya usaha industri MICE. Di dalam suatu perusahaan komersil, peristiwa atau kegiatan yang direncanakan oleh suatu convener (organiser atau manajer pertemuan) manajer mungkin sama, misalnya : penjualan konferensi, kursus/pelatihan dll. Oleh karena itu merupakan suatu kebutuhan untuk aktivitas mereka dalam rangka memelihara dalam hubungan baik dengan delegasi. Suatu perusahaan yang mengorganisir konferensi akan terbiasa dengan produk dan jasa yang ditawarkan oleh perusahaan, baik organisasi dan kulturnya, lingkungan kerja dan berbagai variasi tenaga kerja/orang yang dilibatkan. Meskipun demikian klien untuk masing – masing aktivitas mungkin berbeda, misalnya : manajer penjualan, manajer pelatihan, suatu hal yang mendasar, semua pekerjaan mereka adalah untuk mencapai tujuan perusahaan. Organiser konferensi perlu membangun hubungan baik dengan suplier yang digunakan dalam industri MICE. Tujuan perencanaan sumber daya manusia dalam manajemen MICE adalah efektivitas dan efisiensi dalam melaksanakan kegiatan MICE. Perencanaan sumber daya manusia sangat penting secara nasional, strategis dan dalam operasional industri MICE, karena adanya kebutuhan untuk menetapkan program, dan adanya sistem dalam melaksanakan program tersebut. Analis pekerjaan adalah proses memperoleh informasi dan menentukan tugas – tugas dan tanggung jawab suatu pekerjaan. Analis pekerjaan membantu persiapan uraian pekerjaan, jenis pekerjaan atau spesifikasi orang. Silvy T. Sambuaga

34 4. TUGAS - Studi kasus - Latihan - latihan 5. TES - Pilihlah huruf B bila pernyataan di bawah ini dianggap Benar, dan pilihlah huruf S bila pernyataan di anggap Salah. - Esay SOAL I. Pilihlah huruf B bila pernyataan di bawah ini dianggap Benar, dan pilihlah huruf S bila pernyataan di anggap Salah. 1. B – S Struktur industri MICE mencakup usaha kecil maupun usaha yang besar 2. B – S Salah satu jenis pekerjaan yang terdapat dalam usaha jasakonveksi adalah 3. B – S conference organiser. 4. B – S Analisa pekerjaan merupakan proses memperoleh informasi dan menentukan tugas – tugas dan tanggung jawab suatu pekerjaan Bagian yang paling utama dari uraian tugas meliputi tanggung jawab dan tugas yang nyata saja. 5. B – S Salah satu uraian tugas yang harus di jelaskan adalah bagaimana mereka melakukan pekerjaan. II. ESSAY 1. Sebutkan jenis – jenis pekerjaan yang saudara ketahui dalam usaha jasa konvensi ! bobot 20 2. Kegiatan – kegiatan apa saja yang lakukan industri MICE secara umum dalam proses pengembagan sumber daya manusia ? bobot 20 Silvy T. Sambuaga

35 MODUL 5. MANAJEMEN PEMASARAN MICE 1. TUJUAN  Mahasiswa mampu menjelaskan arus lingkungan pemasaran  Mahasiswa mampu menjelaskan dan melakukan analisis SWOT dalam pemasaran  Mahasiswa mampu menjelaskan perspective pemasaran 2. URAIAN MATERI Rencana Tindakan Pemasaran Rencana tindakan pemasaran merupakan suatu dokumen kerja. Dokumen ini memungkinkan para penyedia jasa untuk industri MICE merancangkan strategi – strategi praktis dengan tujuan untuk mencapai sasaran – sasaran pemasaran yang telah ditetapkan.sasaran – sasaran pemasaran dari suatu sarana peristirahatan/resor (contohnya untuk meningkatkan bisnia insentifnya, yaitu penyediaan fasilitas pertemuan bagi pelanggan yang mengadakan acara – acara pemberian insentif bagi karyawan – karyawannya) melalui pemosisian ulang (respositioning) dan pencitraan ulang (rebranding) ditetapkan pada bagian akhir dari proses perencanaan pemasaran. Proses ini melibatkan enam tahap : 1. Melakukan analis situasi/SWOT 2. Menghasilkan profil kelengkapan faktor dari destinasi/analisis fitur dan manfaat 3. Memilih pasar dan segmen yang ditargetkan 4. Melakukan riset pasar 5. Menghasilkan strategi pemosisian ulang dan bauran pemasaran (marketing mix) 6. Mendesain rencana tindakan pasar dan penjualan Situasi : analis SWOT Tim penjualan dan pemasaran dari sarana peristirahatan tersebut pertama – tama harus menetapkan posisi dari sarana peristirahatan tersebut dalam lingkungan pemasaran eksternal secara keseluruhan. Analis situasi ini bertujuan untuk mempelajari dimana dan bagaimana posisi dari sarana peristirahatan ini dalam pasar, pangsa pasarnya, dan hubungannya dengan pesaing – pesaingnya (Richardson 1996). Silvy T. Sambuaga

36 Kekuatan  Sarana peristirahatan berbintang lima yang masih baru, namun mapan (5 tahun)  Area lahan 100 hektar  Akses yang mudah menuju Great Barrier Reef (terumbu karang great barrier)  Memiliki pangsa pasar liburan internasional yang besar di wilayah port douglas  Akomodasi rumah tradisional bure yang mewah  Fasilitas rekreasi  Fasilitas penitipan anak secara berkelompok Kelemahan  Volume bisnis MICE yang kecil  Resort berjarak 500 meter dari pantai  Aktivitas berenang di laut terbatas karena ubur – ubur dan arus yang deras  Ruang konvensi terbatas pada satu ruangan besar dan hanya terdapat satu ruang diskusi dengan ukuran yang kecil  Akses menuju sarana dikendalikan oleh maskapai – maskapai penerbangan  Keterbatasan fasilitas makanan dan minuman yang khusus untuk MICE Ancaman  Pasar paket tour liburan domestik yang semakin menurun  Penurunan ekonomi di wilayah Asia dan efeknya terhadap pariwisata internasional  Meningkatnya persaingan, baik lokan maupun domestik Peluang  Bisnis liburan domestik semakin meningkat  Peningkatan bisnis insentif dan konvensi domestik di sarana – sarana peristirahatan Analisis SWOT memungkinkan tim pemasaran untuk menentukan sasaran – sasaran pemasaran secara umum dari sarana tersebut untuk satu tahun ke depan. Sasaran – sasaran tersebut berkaitan dengan peluang dan kekuatan yang didapatkan dari analisis situasi. Pemahaman atas kelemahan dari dan ancaman terhadap sarana tersebut juga mempengaruhi bagaimana cara mencapai sasaran – sasaran tersebut. Contohnya, tim pemasaran memutuskan untuk memasuki pasar bisnis insentif domestik Australia (salah satu peluang yang Silvy T. Sambuaga

37 diidentifikasikan) dalam satu tahun ke depan untuk memperluas bauran bisnis dari sarana peristirahatan. Profil : Kelengkapan Faktor Destinasi/Analisis Fitur dan Manfaat Produk Berdasarkan sasaran – sasaran pemasaran di atas, tim pemasaran kemudian dapat menyusun : Profil kelengkapan faktor destinasi para pengambil keputusan industri MICE tidak hanya harus mempertimbangkan faktor – faktor dari sarana atau lokasi peristirahatan tersebut, tetapi juga daya tarik dari keseluruhan destinasi dalam proses pemilihan oleh pelanggan. Oleh karena itu, akan lebih baik apabila tim pemasaran sarana peristirahatan mempelajari destinasi tersebut secara keseluruhan termasuk kelengkapan faktor – faktornya dan menentukan faktor – faktor mana yang menawarkan manfaat komparatif kepada pelanggan. Faktor – faktor yang diidentifikasikan sebagai produk – produk MICE yang bermanfaat kemudian dapat disertakan dalam rencana tindakan pemasaran dan penjualan dari sarana tersebut. Analisis fitur dan manfaat produk analisis ini yang kemudian dikombinasikan dengan profil kelengkapan faktor destinasi, akan menghasilkan suatu daftar manfaat – manfaat produk yang dapat digunakan dalam strategi – strategi pemosisian pemasaran dan penjualan. Proses penjualan yang efektif dari acara – acara insentif dan acara – acara MICE lainnya di istilahkan oleh Hartley dan Witt sebagai suatu proses berbasiskan pengetahuan (1992). Para staf penjualan dan pemasaran dari sarana teersebut harus memahami kebutuhan dari klien – klien mereka dan juga manfaat – manfaat produk yang teersedia untuk memenuhi kebutuhan – kebutuhan tersebut. Contohnya, beberapa sarana – sarana peristirahatan di Australia menawarkan fasilitas dan pelayanan untuk penitipan anak pada pelanggan, yang mengindikasikan pemahaman mereka atas adanya kebutuhan tersebut. Fasilitas penitipan anak memungkinkan para pelanggan MICE untuk bersantai dan menikmati acara (Varey 1998). Segmen Pasar yang Ditargetkan Berdasarkan analisis atas fitur dan manfaat dari sarana peristirahatan/destinasi, Tropicana Beach Resort menetapkan suatu sasaran yang lebih luas yaitu untuk menargetkan pasar insentif domestik Australia dalam satu tahun ke depan. Silvy T. Sambuaga

38 Pasar –pasar targeet dapat disegmentasi berdasarkan geografi, demografi, maksud kunjungan, dan psikografik (Richardson 1996). Tim pemasaran memilih untuk mensegmentasi pasar secara geografis, dengan menargetkan para pengambil keputusan tingkat II, seperti para PCO dan agen – agen insentif di Sydney, Brisbane, dan Melbourne. Segmentasi ini dapat dilakukan kareena, seperti di diskusikan pada bab 6, para PCO dan agen – agen insentif yang ada di dalam pasar dapat di identifikasikan, diukur, dan akses. Selanjutnya, kriteria “maksud dari kunjungan” dapat digunakan untuk menargetkan para PCO dan agen – agen insentif yang mengontrol pangsa pasar yang cukup besar dalam bisnis perjalanan insentif. Setelah proses segmentasi ini selesai, tim pemasaran kemudian dapat menggabungkan sasaran – sasaran ini ke dalam suatu bauran pemasaran dan rencana tindakan penjualan langsung untuk tahun depan. Riset Pasar Riset pasar yang dapat diandalkan sangat penting bagi para penmasar penyedia jasa peristirahatan dalam industri MICE pada saat ini. Riset yang demikian dapat dikumpulkan dengan berbagai cara, termasuk survei pelanggan yang formal, grup fokus dan umpan balik dari pertemuan penjualan. Riset ini dapat diarahkan untuk mengetahui kebutuhan pelanggan dan dimana lokasi pelanggan. Tujuan dari buku ini bukanlah untuk membahas mengenai metode – metode riset bisnis dan sosial kontenporer, namun perlu ditekankan bahwa sangat penting bagi para pemasar untuk melakukan bentuk riset untuk memastikan kebutuhan dari pelanggan – pelanggan yang ditargetkan. Dalam kasus Tropicana Beach Resort, beberapa hal dapat dilakukan seperti melakukan survei melalui pertemuan penjualan, membentuk grup – grup fokus dibeberapa kota besar, atau melalui survei tertulis yang dapat diberikan kepada para PCO atau agen – agen insentif yang telah di identifikasi. Salah satu cara praktis yang dapat digunakan oleh suatu sarana peristirahatan untuk menemukan pelanggan – pelanggan potensialnya adalah dengan menggunakan teknologi terutama internet. Contohnya, untuk mengakses situs fasilitas dan pelayanan MICE dari Sheraton Mirage, Port Douglas melalui internet. Mula – mula suatu menu informasi harus dilengkapi. Setelah itu para PCO, agen – agen insentif, atau pengguna terakhir untuk mengakses berbagai informasi mengenai fasilitas dan pelayanan MICE di Sheraton Mirage, Port Douglas, demikian juga, Sheraton akan dapat menyimpan informasi tersebut kedalam Silvy T. Sambuaga

39 sebuah pangkalan data, yang kemudiandapat ditinjau kembali oleh staf – staf penjualan Sheraton. Suatu cara praktis yang lain untuk mengidentifikasi pelanggan – pelanggan MICE potensial adalah dengan mengunjungi lobi dari fasilitas milik pesaing. Hanya dengan membaca papan pengumuman konvensi, anda akan dapat mengidentifikasi siapa tipe bisnis MICE apa yang masuk ke dalam area pasar anda. Strategi Pemosisian dan Bauran Pemasaran Rencana tindakan ini, yang mencakup periode satu tahun menjabarkan secara bulanan aktivitas – aktivitas komunikasi ini, seperti yang dibahas dalam bab 6, termasuk materi – materi kolateral (pendukung) iklan, publisitas dan hubungan publik, pemasaran langsung, promosi penjualan, dan penjualan langsung. Isu – isu seperti pencitraan produk yang konsisten dan diferensiasi produk dapat juga dipertimbangkan. Pada kasus Tropicana Beach Resort, berikut ini adalah contoh – contoh aktivitas komunikasi dalam rencana tindakan yang dapat diberlakukan. Semua aktivitas berhubungan dengan sasaran pemasaran secara umum, yaitu untuk meningkatkan jumlah grup insentif berukuran kecil sampai menengah yang menggunakan jasa sarana peristirahatan tersebut. Setiap aktivitas komunikasi digaris bawahi secara individual, bersama dengan bulan dimana aktivitas tersebut harus dimulai atau direncanakan. Tindakan – tindakan pemasaran yang spesifik dikategorikan berdasarkan area bauran komunikasi yang relevan (contohnya materi kolateral/bahan pembantu). Materi Kolateral 1. Menghasilkan suatu brosur promosi yang menampilkan fasilitas, pelayanan, dan manfaat – manfaat yang di tawarkan oleh Tropicana Beach Resort sebagai sarana pertemuan untuk grup – grup insentif berukuran kecil sampai menengah (Januari). 2. Menghasilkan berbagai materi promosi bisnis insentif untuk membantu para PCO dan agen – agen insentif dalam melakukan kampanye – kampanye penyuratan langsung kepada pelanggan (Februari). Silvy T. Sambuaga

40 Iklan 1. Memulai produksi sebuah iklan cetak mengenai kerjasama dengan CVB/Ansett Australia, yang akan ditampilkan secara tiga bulanan dalam majalah Convention & Incentive Marketing (CIM) (Januari). 2. Menghasilkan sebuah iklan cetak mengenai fasilitas pertemuan yang akan ditampilkan secara tiga bulanan dalam Convention & Incentive Marketing (CIM) (Februari). Hubungan Publik dan Publisitas 1. Menulis artikel – artikel dalam media massa yang ditujukan untuk pelanggan dan industri yang mengumumkan dibukanya fasilitas klub anak – anak yang baru untuk delegasi konvensi (Januari). Yang akan ditampilkan pada bulan Februari. 2. Merencanakan acara resepsi/makan siang khusus untuk media industri di Sydney, Melbourne, dan Brisbane pada bulan Maret untuk mempromosikan sarana tersebut sebagai suatu lokasi destinasi insentif (melibatkan CVB dan wakil dari maskapai penerbangan lokal) (Januari). Pemasaran Langsung 1. Menyusun suatu pangkalan data yang berisi daftar semua PCO dan agen – ageen insentif di pasar – pasar target (Januari) 2. Mengembangkan suatu selebaran promosi penyuratan langsung yang menekankan fasilitas klub anak- anak yang baru (Maret) 3. Mengirimkan selebaran tersebut secara langsung kepada semua PCO dan agen insentif yang telah di identifikasi (April). Promosi Pemasaran Mengembangkan sebuah paket permainan aktivitas anak – anak khusus dan mendistribusikannya pada semua PCO dan agen insentif yang telah di identifikasi (mematerialisasi produk tersebut) (Januari). Silvy T. Sambuaga

41 Penjualan Langsung 1. Mengidentifikasi para PCO dan agen – agen insentif terpilih di kota – kota besar untuk menargetkan pertmuan – pertemuan penjualan secara individual (Januari). 2. Melakukan panggilan – panggilan telepon penjualan untuk mengidentifikasi PCO dan agen – agen insentif di Brisbane (Maret). Contoh – contoh ini mengemukakan tipe – tipe aktivitas komunikasi pemasaran yang dapat direncanakan untuk mencapai sasaran – sasaran pemasaran dan penyedia jasa untuk memasuki bisnis – bisnis yang berkaitan dengan MICE. Untuk setiap sasaran pemasaran yang telah ditetapkan dalam hal ini, meningkatkan bisnis insentifdan meningkatkan bisnis liburan domestik harus direncanakan aktivitas – aktivitas bauran komunikasi tersendiri. Aktivitas – aktivitas komunikasi pemasaran ini dimasukkan kedalam sebuah jadwal bulanan. Bulan pelaksanaan dari setiap aktivitas komunikasi ini kemudian ditentukan. Selain aktivitas – aktivitas tersebut, siapa saja anggota tim pemasaran yang bertanggung jawab melaksanakannya dan perkiraan anggaran untuk setiap aktivitas juga disertakan. Jadwal rencana tindakan yang demikian akan menjadi sebuah peta penentu arah yang terfokus bagi semua anggota tim untuk tahun selanjutnya, selain memungkinkan terjadinya variasi – variasi dalam anggaran dan aktivitas apabila di perlukan. Diskusi kita mengenai proses pemasaran sekarang sudah selesai. Bagian selanjutnya dalam bab ini akan berfokus pada penerapaan aktivitas bauran komunikasi yang terakhir yaitu penjualan langsung. Isu – isu administrasi penjualan dan penerapan mereka dalam industri MICE Australia juga akan didiskusikan. Silvy T. Sambuaga

42 MODUL 6. PENJUALAN DAN PROMOSI MICE 1. TUJUAN  Mahasiswa mampu menjelaskan tempat tujuan pemasaran  Mahasiswa mampu menjelaskan rencana kerja pemasaran  Mahasiswa mampu menjelaskan tentang penjualan MICE  Mahasiswa mampu menjelaskan tentang promosi MICE 2. URAIAN MATEERI Tempat Tujuan Pemasaran Penjualan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari proses pemasaran. Suatu proses pemasaran yang efektif akan menimbulkan kesadaran pelanggan atas produk dan kecenderungan untuk membeli. Agar suatu proses pemasaran dapat menjadi efektif, penyedia jasa harus menerapkannya melalui sebuah rencana tindakan penjualan yang tepat. Pencitraan ulang, iklan, dan promosi saja tidak akan memastikan kesuksesan suatu penyedia jasa untuk industri MICE. Industri MICE adalah sebuah industri manusia. Suatu penyedia jasa bukan sekedar sebuah sarana peristirahatan, CVB, atau fasilitas pertemuan melainkan suatu solusi atas masalah – masalah manusia (Hartley & Witt 1992). Diskusi selanjutnya mengindikasikan bagaimana suatu administrasi penjualan yang efektif dapat menjadi bagian yang penting dari suatu proses pemasaran secara keseluruhan. Sekali lagi, bagian ini tidak dimaksudkan untuk meninjau dan mendiskusikan “dasar – dasar teori penjualan”, namun lebih memahami bagaimana isu – isu penjualan yang spesifik dihubungkan dengan aktivitas pemasaran dari sebuah penyedia jasa kontenporer untuk industri MICE. Administrasi Penjualan Para penyedia jasa primer dan sekunder untuk industri MICE harus mengoordinasikan aktivitas penjualan mereka secara hati – hati dan terorganisir. Aktivitas ini harus konsisten dengan segmen – segmen pasar yang ditargetkan dan dengan sasaran – sasaran komunikasi pemasaran lainnya. Dengan demikian, penjualan dan administrasi penjualan merupakan suatu Silvy T. Sambuaga

43 proses yang terkoordinir dan didukung oleh rencana tindakan pemasaran yang telah ditetapkan. Contohnya, sebuah penyedia jasa dapat melakukan kegiatan pemasaran langsung kepada sejumlah PCO yang ditargetkan di Melbourne. Hal ini dapat melibatkan pengiriman paket informasi yang terperinci yang menjelaskan produk dari penyedia jasa. Kemudian setelah para PCO menerima informasi pemasaran langsung tersebut, penyedia jasa dapat melanjutkan dengan melakukan pertemuan penjualan langsung, dengan asumsi bahwa PCO tersebut telah memiliki pengetahuan awal tentang produk yang ditawarkan. Dengan demikian, aktivitas penjualan menjadi terhubung dengan aktivitas – aktivitas rencana tindakan pemasaran tertentu. Administrasi penjualan melibatkan manajemen angkatan penjual dan manajemen pelanggan. Para penyedia jasa secara historis mengelolah dan menyusun struktur tenaga penjual mereka berdasarkan aktivitas staf penjual internal dan staf penjual eksternal. Staf penjual internal mendukung aktivitas – aktivitas penjualan di luar sarana dan mengoordinasi arah penjualan dalam kaitannya dengan rencana tindakan pemasaran secara keseluruhan. Mereka juga :  Melakukan tindakan susulan atas semua petunjuk mengenai peluang – peluang penjualan dan pertanyaan – pertanyaan mengenai penjualan  Menyusun pangkalan data pelanggan  Mengelolah penawaran harga (quote) dan kontrak penjualan  Menjalin hubungan yang efektif dengan divisi – divisi lain, seperti, makanan dan minuman, pemesanan tempat, dan seterusnya, dan bertindak sebagai titik penghubug “tunggal” untuk pelanggan  Membantu dalam merencanakan pertemuan penjualan/acara promosi industri  Menyusun materi – materi kolateral/pembantu  Membantu mengkoordinasi grup – grup eksternal dan internal  Mengkoordinasi aktivitas – aktivitas pemasaran internal  Menyelesaikan masalah  Menangani inspeksi – inspeksi lokasi Menyelenggarakan inspeksi lokasi merupakan suatu aktivitas penjualan yang sangat penting bagi para penyedia jasa primer untuk industri MICE. Inspeksi lokasi, yang di Australia juga diistilahkan sebagai kunjungan – kunjungan “pembelajaran” atau “pengenalan” merupakan bagian yang penting dari suatu proses “berbasiskan pengetahuan” yang bertujuan meningkatkan pengtahuan para pengambil keputusan mengenai suatu produk. Sebuah riset Silvy T. Sambuaga

44 oleh Meeting Planners International (dirujuk dalam Gatrell 1991) menemukan bahwa 90 persen dari perencanaan pertemuan yang disurvei lebih menyukai metode inspeksi lokasi untuk mempelajari suatu lokasi MICE. Pandangan ini didukung oleh riset oleh Vogt dkk. (1994), yang menemukan bahwa pengalaman sebelumnya merupakan sumber informasi yang didapatkan secara pribadi ini. Dengan demikian, sangat pentinga bagi para staf penjualan dan pemasaran internal dari suatu penyedia jasa untuk menyelenggarakan kegiatan – kegiatan inspeksi lokasi yang terkelolah dengan baik, efisien, dan ditargetkan dengan baik berarti cerdas dan kreatif efisien berarti grup klien dilayani dengan cukup dan efisien dan ditargetkan dengan baik berarti menyadari bahwa setiap PCO dan pengambil keputusan MICE itu berbeda dan memiliki kebutuhan dan tipe bisnis yang juga berbeda – beda, sehingga inspeksi lokasi harus didesain berdasarkan pertimbangan tersebut. Mendesain suatu inspeksi lokasi dengan tepat dapat dilakukan dengan mempromosikan agar para pengambil keputusan MICE menginap atau berkunjung ke sarana peristirahatan baik secara perorangan maupun dalam grup. Sebagai suatu aktivitas promosi penjualan, penyedia jasa sarana peristirahatan mungkin dapat memberikan penawaran paket – paket akomodasi dengan harga khusus atau FOC (free of charge/bebas biaya) pada para pengambil keputusan MICE, yang dapat mereka gunakan kapan saja untuk berkunjung ke fasilitas pertemuan/sarana peristirahatan dari penyedia jasa. Sekali lagi, kunjungan – kunjungan inspeksi lokasi “individual” ini harus terkoordinir dengan baik untuk memastikan kunjungan bermanfaat. Staf penjualan eksternal umumnya beroprasi di lingkungan eksternal. Mereka :  Mengkoordinasi dan mengelolah aktivitas – aktivitas penjualan dan pemasaran yang kooperatif dengan penyedia – penyedia jasa lainnya di detinasi mereka seperti CVB, maskapai penerbangan, atau lokasi – lokasi hiburan  Mendapatkan umpan balik pasar mengenai peluang – peluang penjualan dan pemasaran, aktivitas – aktivitas pesaing, dan kebutuhan klien  Bekerjasama dengan staf – staf penjualan internal saat penanganan grup pelanggan berpindah dari aktivitas – aktivitas penjualan ke operasi internal  Mendukung aktivitas – aktivitas hubungan publik dan publisitas  Melakukan pertemuan – pertemuan penjualan langsung untuk meningkatkan pengetahuan pelanggan, mengembangkan hubunhan – hubungan dengan pelanggan, dan melakukan penjualan (penjualan langsung akan didiskusikan lebih jauh dalam bagian selanjutnya). Silvy T. Sambuaga