impress system

เงนิ สดย่อย เงนิ สดยอยหมายถงึ เงินสดจาํ นวนหนึง่ ที่กจิ การกําหนดขน้ึ ไวจ ายคา ใชจ ายท่ีมีจาํ นวนไมม ากนักซึ่งไมสามารถจายเปนเช็คได หรือไมส ะดวกในการเขยี นเชค็ สง่ั จา ย ซึง่ เม่อื เกิดรายการนั้นขึ้นแลว กจิ การมีความจาํ เปนทจ่ี ะตอ งรีบจา ยทันที เชน คา รบั รอง คาไปรษณีย คา พาหนะ ซงึ่ เงนิ สดยอ ยนี้จะอยใู นความรับผดิ ชอบของพนกั งานการเงิน หรอื พนักงานบรษิ ทั คนใดคนหน่ึงกไ็ ดเรียกวา “ผูรักษาเงินสดยอย”ผูร กั ษาเงนิ สดยอยมหี นาที่ดงั น้ีผูร กั ษาเงนิ สดยอยมหี นาท่ดี ังนี้ 1. เกบ็ รกั ษาเงินสดยอยไว เมอ่ื มีผมู าขอเบิกกจ็ ะจายเงนิ ตามหลักฐานนั้น 2. บนั ทกึ การจา ยเงนิ ในสมุดเงินสดยอ ย เพอื่ เปนการบันทึกชว ยจําวาไดจ ายอะไรไปบา ง 3. รวบรวมหลกั ฐานการจายเงินและจดั ทําใบสาํ คัญเพอ่ื ขอเบิกชดเชยเงินสดยอย ระบบเงนิ สดยอ ยที่นิยมใชคอื Impress System โดยจะมกี ารกาํ หนดวงเงนิ สดยอ ยไวใ นจาํ นวนท่ีเหมาะสม และวงเงินนี้จะไมเปล่ยี นแปลงเมื่อมีการจายคาใชจ ายตาง ๆ แตจะเปลี่ยนเฉพาะเมอ่ื มีการเพ่ิมหรือลดวงเงินสดยอ ย เทานนั้การบันทึกบญั ชมี ีดงั นี้1. การตง้ั วงเงินสดยอ ย Dr. เงนิ สดยอ ย XX Cr. เงนิ ฝากธนาคาร XX2. การเบกิ จายเงนิ สดยอ ยเมอื่ มกี ารจายเงนิ สดยอยพนกั งานผรู บั ผิดชอบจะใหผรู บั เงินลงนามไวในสมุดทะเบียนเงินสดยอ ย และเม่ือผูร ับเงินนําเงนิ ไปจา ยเรยี บรอยแลว ก็ใหน าํ หลักฐานการจา ยเงนิ เชน ใบเสรจ็ รับเงนิ มามอบใหแ กผูรักษาเงนิ สดยอ ย สมุดทะเบยี นเงินสดยอยนี้ถอื เปน สมดุ บนั ทึกรายการขั้นตน3. การเบกิ ชดเชยเงนิ สดยอยเมอื่ ผรู กั ษาเงินสดยอยนาํ ใบสาํ คัญมาเบกิ ชดเชยเงินสดยอยDr. คาเครื่องเขยี น 200 คา ไปรษณยี  150คา พาหนะ 100 คา รบั รอง 250 Cr. เงนิ ฝากธนาคาร 700ผรู ักษาเงนิ สดยอ ยเบกิ ชดเชยเงนิ สด ไดเขียนเช็คใหเ รยี บรอยแลวเมื่อมกี ารเพิ่มวงเงนิ สดยอย (จะบนั ทึกบญั ชีเหมือนตอนต้งั วงเงนิ สดยอ ย)Dr. เงินสดยอย XX

Cr. เงนิ ฝากธนาคาร XX เม่อื มกี ารลดวงเงินสดยอ ย ผูรักษาเงินสดยอยตองนาํ เงินสงคนื เจา หนาท่กี ารเงนิ การบนั ทึกบัญชีเปนดังน้ี Dr. เงินฝากธนาคาร XX Cr. เงินสดยอ ย XXกรณีที่ ณ วนั ปดบญั ชี ยงั มคี า ใชจายที่ผรู กั ษาเงินสดยอย ยังไมไ ดขอเบกิ ชดเชย (การทีม่ ีคา ใชจา ยทย่ี ังไมไ ดเบกิ ชดเชย หมายความวา มีคาใชจ า ยเกิดขึ้นแลวกจิ การยงั ไมไ ดบันทกึ บัญชี ดังนั้นจึงตอ งมกี ารบนั ทกึ รายการปรบั ปรุง ในสมุดรายวันทวั่ ไป สมมติมีคาใชจา ยทีย่ ังไมไดเบิกชดเชย 2 รายการ ณ วนั ท่ี 31 ธันวาคม คือ คาสาธารณูปโภค500 บาท และคาพาหนะ 300 บาท Dr. คา สาธารณูปโภค 500 คา พาหนะ 300 Cr. เงินสดยอย 800 บันทึกปรับปรงุ คา ใชจ ายเงนิ สดยอ ยท่ยี งั ไมไดเ บิกชดเชย ตนปถ ัดไป เมื่อผรู ักษาเงินสดนําใบสําคัญจา ยคาใชจา ยมาเบิกชดเชยเงนิ สดยอย จะบนั ทึกบญั ชไี ดดงั น้ี Dr. เงินสดยอ ย 800 Cr. เงินฝากธนาคาร 800 มบี างคร้ังเมอ่ื นาํ หลกั ฐานใบสําคญั ท้งั หมดมารวมกบั เงินสดยอ ยท่คี งเหลืออยูในมอื แลว จะไมเทา กบับัญชเี งนิ สดยอ ย และเมอื่ ไดต รวจสอบแลวปรากฏวาหลกั ฐานตามใบสําคญั ถูกตอ ง ดังนี้ แสดงวา จาํ นวนเงินสดยอ ยคงเหลือในมือไมถ ูกตอ ง อันอาจเน่ืองมาจากจายเงินหรือทอนเงนิ ผิดนอยไปหรอื มากไปก็ได ในกรณที ี่มีเงินเกินบญั ชีหรอื ขาดบัญชีเกิดขึน้ เชนน้ี ก็ตองเปด บญั ชขี น้ึ อกี บัญชหี นง่ึ คือ “บัญชเี งินเกนิ และขาดบญั ช”ี ( Cash Over and Short Account ) ถา เปน กรณีเงนิ ขาดบญั ชี การบนั ทกึ รายการบัญชตี อนเบกิ ชดเชย คือ Dr. คา ใชจ า ยตาง ๆ XX ภาษีซอื้ XX เงนิ เกินและขาดบญั ชี XX Cr. เงนิ ฝากธนาคาร XX ถาเปน กรณีเงินเกนิ บัญชี การบนั ทึกรายการบญั ชีตอนเบิกชดเชย คือ Dr. คา ใชจ า ยประเภทตาง ๆ XX ภาษีซือ้ XX Cr. เงินเกนิ และขาดบัญชี XX เงินฝากธนาคาร XX

วธิ ีการเงนิ สดยอยอีกวิธหี นง่ึ เรยี กวา Fluctuation Fund System หรอื เงินสดยอ ยระบบไมจํากดัวงเงนิ วธิ ีนต้ี องบนั ทกึ บัญชใี นสมดุ รายวันท่ัวไปทกุ ครงั้ เม่อื มีการจา ยเงินสดยอย และเม่อื เบกิ ชดเชยวงเงนิ สดยอย ก็ไมจ ําเปน ตองเบกิ ชดเชยเทา กับใบสําคญั ท่ีไดจ า ยไป อาจเบิกชดเชยเทากบั สูงกวา หรอื ต่าํกวา ใบสําคัญกไ็ ดวธิ ีนเี้ มื่อมกี ารจา ยเงนิ สดยอยแตละครง้ั จะบันทึกบัญชีดงั น้ี Dr. คา ใชจ า ยตาง ๆ XX ภาษซี ้ือ XX Cr. เงินสดยอ ย XXวธิ กี ารบัญชเี กย่ี วกับเงินสดยอ ย จ า ก ก า ร ค ว บ คุ ม ภ า ย ใ น เ กี่ ย ว กั บ เ งิ น ส ด มี ห ลั ก ก า ร ท่ี สํ า คั ญ คื อ ร า ย จ า ย ทุ ก ร า ย ก า ร ค ว ร จ า ยดวยวิธีการใชเช็ค เวนแตจะมีรายการท่ีจายเปนจํานวนเพียงเล็กนอยกิจการควรจายจากระบบใบสําคัญจาย(Voucher System) มาใช เพ่ือใหมั่นใจวารายจายทุกรายการไดมีการอนุมัติอยางเหมาะสมมีการตรวจสอบกอนออกเช็คสั่งจาย และยังชวยวางแผนการจายเงินไดทันเวลา จากการกําหนดวิธีอนุมัติจายซึ่งรายการท่ีจาํ นวนเงนิ ไมม ากควรใหจา ยจากเงนิ สดยอ ย ซ่งึ ระบบเงินสดยอยมวี ิธีปฏิบตั ิทางบญั ชี และมีความหมายดงั จะ กลาวตอ ไปนี้ เงนิ สดยอ ย (Petty Cash) หมายถึง เงินสดท่ีจํานวนหนึง่ ทมี่ ีพนกั งานไดรบั มอบหมายใหเปนผูดแู ลซ่ึงเรยี กวา ผูรักษาเงินสดยอ ย (Petty Cash Custodian) มหี นา ทรี่ บั ผิดชอบในการจา ยเงินจํานวนนเ้ี ปนคาใชจ ายทเ่ี ปน จํานวนไมมาก นอกเหนอื จากการจายเงนิ ตามปกติของกจิ การจายชําระดวยเชค็ ตามนโยบายควบคมุ เงนิสด กจิ การกําหนดวงเงินไวเพื่อใชสําหรบั รายจายตา ง ๆของกิจการ ทเ่ี ปนจํานวนเงินไมม ากและรายจา ยน้ันไมสะดวกในการสัง่ จายดวยเช็ค การทกี่ ิจการตง้ั วงเงนิ สดยอยถือไดวาเปนการควบคมุ การจา ยเงนิ สด โดยการกําหนดใหผูท่มี หี นา ทีร่ ับผิดชอบในการต้ังเบกิ เงินสด และการดูแลในการเบกิ จา ย เชน การจา ยคานํ้ามนั รถ คาพาหนะ คา รบั รอง เปน ตน ระบบเงนิ สดยอย วิธีการเงนิ สดยอ ยแบงเปน 2 ระบบ คอื ระบบวิธีการปฏบิ ตั ิแบบระบบจํากัดวงเงนิ(Imprest Cash System)และวิธีการปฏิบัติแบบระบบไมจํากัดวงเงิน (Unimprest Cash System) วิธีที่นิยมใชมากที่สุดคือ ระบบจํากัดวงเงินเพราะสามารถควบคุมไดงาย เม่ือมีการจายชดเชยเงินสดยอยจํานวนเงินจะตองเทากับวงเงินที่ต้ังไวในครั้งแรกทุกคร้ัง ในท่ีนี้จะยกตัวอยางเพียงวิธีจํากัดวงเงินเทานั้น วิธีปฏิบัติแบบระบบจาํ กัดวงเงนิ มีวธิ กี ารดังนี้ วธิ กี ารปฏบิ ตั ิแบบระบบจาํ กัดวงเงิน คอื เมือ่ เริ่มตั้งวงเงนิ สดยอย เจา หนาทีก่ ารเงนิ (Cashier) จะจา ยเช็คใหพนกั งานรักษาเงินสดยอ ย เปนจาํ นวนเทากบั วงเงนิ ทีต่ ง้ั ไว เมอ่ื ไดรับเชค็ พนกั งานรักษาเงินสดยอยจะรับเชค็ ไปเบิกเงนิ สดจากธนาคารนาํ มาเก็บรกั ษาไวเมอ่ื มกี ารขอเบิกเงินรายยอ ยพนกั งานผรู ักษาเงนิ สดยอยรวบรวมใบสาํ คัญหลักฐานการเบกิ จาย และบันทกึ รายการไวในสมดุ เงินสดยอย เม่ือครบกาํ หนดระยะเวลาหรือเมอื่ เงินใกลห มดพนกั งานรกั ษาเงนิ สดยอย สรุปรวบรวมหลกั ฐานมาขอเบกิ เงินตามจํานวนที่ไดจ ายไปเรยี กวา การเบิกชดเชยเงนิ สดยอ ย สมุดเงินสดยอย มีลกั ษณะเปน บันทึกความทรงจาํ ของผรู ักษาเงินสดยอ ย

ข้นั ตอนการบันทกึ บัญชีเงินสดยอยวิธรี ะบบจาํ กดั วงเงิน (Imprest System) 1. การต้ังวงเงนิ สดยอ ย เมอื่ กจิ การกาํ หนดวงเงนิ สดยอ ย วิธกี ารเหมอื นกบั การจายเงนิ ของกิจการ โดยกิจการสัง่ จา ยเปน เชค็ และผดู แู ล เงินสดยอ ยจะนําเช็คน้นั ไปเบกิ เงนิ ท่ธี นาคารเพื่อไวจ า ยเมอื่ มผี มู าขอเบกิ เงินสดยอ ย 2 การจา ยเงนิ สดยอย ผูดูแลเงนิ สดยอ ย จะบนั ทึกบญั ชใี นสมุดเงนิ สดยอย เพอื่ ชวยในการทาํ งานสะดวก รวดเรว็ ข้ึนและยังชวยบันทึกความทรงจาํ (Memo) ในการเบิกเงนิ สดเมื่อมผี ูมาขอเบิกเงิน 3 การเบิกชดเชยเงนิ สดยอย ผดู ูแลเงินสดยอยทาํ การเบกิ ชดเชยเงนิ สดยอยเมื่อเห็นวา เงนิ สดยอยใกลหมด หรอื เม่ือส้ินระยะเวลาทกี่ าํ หนดไวใ นการเบกิ ชดเชยนน้ั ผูดูแลรวบรวมใบสําคัญจายเงนิ สด และจดั ทาํ ใบขอเบกิ ชดเชยใหมต ามเงินในใบสําคัญท่จี ายไป

ระบบควบคมุ ภายในท่ีดี กิจการไมค อยนาํ เงินสดมาใชจ าย แตการจา ยเงนิ ผานบัญชีเงนิ ฝากธนาคารโดยการเขยี นเช็คสง่ั จายในนามผูรบั และขีดครอ มเช็คฉบับนนั้ และโอนเขา บญั ชีธนาคารของผูถอื เงนิ สดยอยไวใ นมอืจาํ นวนมากๆ เหตุผลเพราะ 1. กิจการไมตองกงั วลวา จะตองเกบ็ เงินสดไวใ นมอื จํานวนมากๆ 2. การควบคมุ เงนิ สดเปนไปไดงายข้ึน 3. กิจการจัดเก็บเอกสารและการบันทกึ บัญชจี ะมรี ะบบมากขึน้ 4. สามารถตรวจสอบได และใชเ ปนหลกั ฐานได โดยทั่วไปการใชระบบเงินสดยอยและกําหนดไวแนนอน ระบบน้ีจะกําหนดจํานวนเงินสดไวจาํ นวนหนึ่ง เมื่อใชเงนิ ไปเทา ใด กจ็ ะมีการเบกิ เงินมาเพิ่มเติมตามจํานวนท่ีจายไปนนั้ เพ่อื ใหม จี าํ นวนเงินสดยอยเทากับวงเงินท่ีกําหนดไว ดังน้ันการตรวจสอบเงินสดยอยที่ใชระบบน้ีทําไดอยางรวดเร็ว โดยการรวมจํานวนเงินท่ีจายไป และยังไมไดเบิกเงินมาชดเชย ซึ่งสามารถทราบไดจากใบเบิกเงินสดยอยที่มีอยู และเอกสารประกอบการเบิก (ใบเสรจ็ รบั เงนิ ,ใบกาํ กบั ภาษี,บลิ เงินสด,บตั รประชาชนผูข าย(กรณไี มมีบิล) กับเงินสดทเี่ หลอื อยูใ นมอื จะตอ งเทากบั ยอดหรอื วงเงินสดยอยนั้น หากไมเ ทากันกแ็ สดงวา อาจมขี อผดิ พลาดการจดั ระบบเงินสดยอ ย มีข้ันตอนดังนี้

1. กาํ หนดตัวบคุ คลทม่ี ีหนา ทร่ี กั ษาเงินสดยอ ย (ผูถือเงินสดยอ ย) และกําหนดวงเงินสดยอยท่ีมจี ํานวนเหมาะสมไวอยางแนน อน 2. การเบกิ เงนิ สดยอ ยทุกคร้งั ผูเบิกเงนิ จะตอ งมใี บขออนุมตั ิเบิกเงิน (ใบขอเบิกเงินสดยอย) 3. ทกุ คร้ังท่จี า ยเงนิ สดยอยตอ งประทบั ตรา “จายแลว” ในใบเบกิ เงินสดยอ ยและเอกสารประกอบทุกฉบับเพื่อปองกนั การนําเอกสารเหลา นั้นกลบั มาขอเบกิ อีก และใหผเู บกิ เงนิ เซน็ ชอื่ ไวในใบเบิกเงนิ สดยอยดวย 4. ตอ งเก็บเงินสดยอ ยแยกจากเงนิ อนื่ โดยเฉพาะเงนิ สดสวนตวั ของผรู กั ษาเงนิ สดยอ ยและตอ งกําหนดวธิ ีปฏบิ ัตใิ หทราบทวั่ กัน 5. ทกุ ครง้ั ท่ีมกี ารเบกิ เงินชดเชย ตอ งจดั ทําใบสรุปการจา ยเงินสดยอยโดยแนบใบเบิกเงินสดยอยและเอกสารประกอบอยา งครบถวนและถูกตอง 6. ตอ งจัดใหมีการติดตามทวงถาม“เงนิ ทดรองจา ย” วา เม่ือเสร็จภารกจิ ทไี่ ดร บั มอบหมายแลว ผูเบิกเงนิ ทดรองจา ยไดน าํ ใบเสรจ็ หรือเอกสารการจายเงนิ มาคืนหรอื ไม และเงินที่จายออกไปถูกตอ งตรงกบัวัตถุประสงคท ีม่ อบหมายไปเพียงใด 7. ตรวจสอบและยนื ยนั ยอดการบนั ทกึ บญั ชคี าใชจา ยทเี่ กดิ จากเงินสดยอยอยางสม่ําเสมอ