หน่วยที่ 1.2 ความสำคัญและขอบเขตของ งานสำนักงาน

สามารถสรปุ ไดว้ ่างานสานกั งานมขี อบเขตดังน้ี

 เป็นสถานทท่ี ีเ่ กย่ี วขอ้ งกับกจิ กรรมขององคก์ าร เพอ่ื ประโยชนใ์ นการ ดาเนนิ การ การเปน็ ศูนย์กลางของขอ้ มลู ขา่ วสาร การบริหารการ ตดั สนิ ใจส่ังการ ควบคมุ งาน  เปน็ สว่ นทีด่ าเนินการในดา้ นตา่ ง ๆ ใหอ้ งคก์ ารสามารถอยรู่ อดได้ มี ความมน่ั คง เจริญเติบโต สรา้ งภาพพจน์ต่อองค์การ  เป็นแหล่งกลางในการรวบรวมข้อมูลและขา่ วสาร เพ่ือประโยชนใ์ น การวางแผนงานในอนาคตใหบ้ รรลุตามวัตถปุ ระสงค์และเปา้ หมาย ขององคก์ าร  เพือ่ สนับสนนุ การทางานของสายงานหลัก ซง่ึ เป็นหนว่ ยงานทีส่ รา้ ง รายได้ ผลกาไรใหแ้ ก่องค์การ เชน่ งานการตลาด การจดั ซอื้

สานกั งานเปน็ สว่ นสนับสนุนให้องค์การไดร้ ับการยอมรับความ เชอื่ ถือในการดาเนินกิจกรรมของหนว่ ยงาน มคี วามสัมพนั ธ์กับ สภาพแวดลอ้ มภายในและภายนอกองคก์ าร สานกั งานเปน็ ศูนยก์ ลางของการดาเนินงานแยกต่างหากจาก ศนู ยก์ ลางการผลติ เชน่ โรงงานอตุ สาหกรรมต่าง ๆ ต้องมีสว่ นซงึ่ เปน็ สานกั งานกลางตง้ั อยูใ่ นทาเลท่ีสะดวก ง่ายแก่การติดต่อ สานักงานจดั ตงั้ เพื่อประโยชนใ์ นการแขง่ ขนั ทางธรุ กจิ เพ่ือให้อยู่ใน ฐานะทสี่ ามารถได้เปรียบคแู่ ข่งขันในดา้ นการต้อนรับ การบรกิ าร การติดตอ่ ที่ดีกวา่ คแู่ ข่งขนั ได้

สานกั งานโดยทั่วไปควรประกอบดว้ ยขอบเขตหนา้ ท่ี ดังนี้  ๑. งานเอกสาร หมายถึง งานโต้ตอบ ตดิ ต่อ การบริหารงานเอกสาร งานธุรการ งานสารบรรณ การบันทกึ การรายงาน การจัดเกบ็ เอกสาร งานประชมุ  ๒. งานเลขานุการ  ๓. งานการเงินและการบัญชี  ๔. งานจดั ทาแผนงาน

๕. งานภาษอี ากร ๖. งานพสั ดุ ๗. งานอาคารสถานท่ี ๘. การตดิ ตอ่ สื่อสาร ๙. งานบุคลากร ๑๐. งานประชาสัมพันธ์ ๑๑. งานพธิ กี รรมและกจิ กรรมตา่ ง ๆ ภารกิจเหลา่ นี้เปน็ งานท่ีอยู่ในความดูแลรับผดิ ชอบของสานักงาน ผู้บริหารสานักงานมหี นา้ ที่ควบคมุ ดูแลงานเหลา่ นี้ใหค้ รบถ้วน สมบรู ณ์

ลักษณะงานบรหิ ารสานกั งาน ลกั ษณะสาคญั ประกอบด้วย  ๑. การบริหารงานเอกสาร  ๒. การตดิ ตอ่ สื่อสารและการประชาสมั พันธ์  ๓. การจัดใหม้ ีสิง่ อานวยความสะดวกทางกายภาพในสานกั งาน  ๔. การวเิ คราะหแ์ ละจัดระบบงาน  ๕. การควบคมุ ระบบงานในสานักงาน  ๖. การบรหิ ารงานทรัพยากรมนุษย์  ๗. การจดั ลักษณะรูปแบบงานภายในสานักงาน

กจิ กรรมในสานักงาน สามารถจดั แบง่ กจิ กรรมต่าง ๆ ออกได้ดังนี้ ๑. การจดั องคก์ ารสานักงานให้มีประสิทธภิ าพ ได้แก่  ๑.๑ กาหนดว่ามีงานอะไรบา้ งทจ่ี ะต้องทา  ๑.๒ กาหนดความสัมพนั ธ์ระหว่างงานต่าง ๆ ไวอ้ ย่าง ชดั เจนไมใ่ หเ้ กดิ ความซา้ ซ้อนกัน  ๑.๓ มอบหมายอานาจหนา้ ที่และความรับผิดชอบแก่บุคคล ตา่ ง ๆ ตามตาแหน่ง

 ๑.๔ กาหนดความรบั ผิดชอบของพนักงานแต่ละ ตาแหน่งไวอ้ ย่างชดั เจน ๒. จดั ให้มสี ิ่งอานวยความสะดวกทางกายภาพใน สานักงานใหพ้ อเพียง ได้แก่  ๒.๑ จัดแผนผังสานักงาน  ๒.๒ จดั ให้มีแสงสว่างอย่างพอเพยี ง  ๒.๓ ขจัดเสียงรบกวนต่าง ๆ ท่ที าลายบรรยากาศการ ทางาน

 ๒.๔ จดั ให้มกี ารถา่ ยเทอากาศอยา่ งพอเพียงไม่ ก่อให้เกิดมลภาวะ  ๒.๕ การรกั ษาความปลอดภยั ภายในสานกั งาน ๓. กาหนดรายละเอียดประกอบการจัดหาเคร่อื งมือ เคร่ืองใชแ้ ละวสั ดุสานกั งาน เพ่อื กาหนดคณุ สมบัตขิ อง เคร่ืองมือเครอื่ งใช้สานักงานให้เกิดความสะดวกในการ จดั ซ้อื ๔. จดั ให้มเี ครือ่ งมอื ติดตอ่ สือ่ สารและการให้บริการอยา่ ง พอเพียง ไดแ้ กเ่ คร่อื งมอื ทีใ่ ชใ้ นงาน ดงั นี้

๔.๑ งานโตต้ อบจดหมาย งานพมิ พ์ งานอัดสาเนา ๔.๒ งานเก็บเอกสาร ๔.๓ งานรับ-ส่งหนังสือและไปรษณียภ์ ณั ฑ์ ๔.๔ งานให้บรกิ ารโทรเลข โทรศพั ท์ โทรสาร ๔.๕ งานประชาสมั พนั ธ์ ๔.๖ งานใหบ้ ริการส่งหนงั สอื และขา่ วสารภายใน เช่น บอร์ดตดิ ประกาศ

๕. รกั ษาสมั พนั ธภาพอนั ดรี ะหวา่ งนายจา้ งและลกู จ้าง  ๕.๑ จดั ให้มกี ารควบคุมงานอย่างเหมาะสมและ พอเพยี ง  ๕.๒ วิเคราะหง์ านและประเมนิ คา่ งาน  ๕.๓ พจิ ารณากาหนดระดับเงินเดอื น ค่าตอบแทน  ๕.๔ คดั เลอื กบคุ คลเข้าทางานโดยพิจารณาจาก ความสามารถ ประสบการณ์ รวมทง้ั ความรบั ผดิ ชอบ  ๕.๕ ฝึกอบรมและพัฒนาพนกั งานใหม้ ีทักษะในการ ปฏบิ ัตงิ าน

 ๕.๖ จูงใจพนกั งานในสานกั งาน ๖. วิเคราะห์งานและปรับปรงุ วิธีปฏบิ ัติงานในสานักงาน โดย  ๖.๑ ศกึ ษาเก่ยี วกับการเคลอื่ นไหวในการทางานและ หาวธิ ีทางานใหง้ า่ ยเข้า  ๖.๒ กาหนดเวลามาตรฐานของงานแต่ละชนดิ  ๖.๓ กาหนดวิธีปฏบิ ัตงิ านอย่างมปี ระสทิ ธภิ าพ  ๖.๔ ศึกษาเทคนคิ การปรับปรงุ งาน และทาการ ปรับปรงุ งานท่ีเปน็ ปัญหา

๗. ควบคุมงานในสานกั งาน  ๗.๑ การควบคมุ คณุ ภาพงาน  ๗.๒ การประเมนิ ผลการปฏบิ ตั งิ าน  ๗.๓ กาหนดเวลาการทางาน  ๗.๔ จัดทาคู่มือการปฏบิ ตั งิ าน  ๗.๕ จัดทางบประมาณและเกบ็ บนั ทึกคา่ ใช้จา่ ยใน การปฏิบัติงาน  ๗.๖ การรบั ฟังข้อเสนอแนะและข้อตาหนติ ิเตยี นจาก บุคคลอื่น ๆ

William H. Leffingwell ได้รบั การขนาน นามวา่ เป็น บดิ าของการจัดการสานักงาน เพราะเป็นคนแรก ที่ได้นาเอาหลักเกณฑท์ างวทิ ยาศาสตร์ไปใชใ้ นสานกั งาน และได้เขยี นตาราการจดั การสานกั งานแบบวทิ ยาศาสตร์ เพื่อ นาไปใชป้ ฏิบัตงิ านในสานักงานให้มปี ระสิทธภิ าพ โดยมี หลกั เกณฑ์ ดังน้ี ๑. การวางแผน ๓. การบริหารงาน ๒. การจดั ทาตาราง ๔. การวัดผลงาน การปฏบิ ตั ิงาน ๕. การใหร้ างวัล