Factura desde pedido

GUÍA DE USUARIO Cliente Decameron All Inclusive Hotels and Resorts Nombre del proyecto: Somos+ ERP UNA SOLUCION QUE NOS INTEGRA Fase de implementación: Diseño Equipo de proyecto: Elisa García Francy Angulo Fátima Mejía Nidia Alarcón Zaida Angarita Yanina Silva Versión: 1.0 Fecha: 20 de Febrero de 2019 1

CONTENIDO CONTENIDO ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 Proceso Facturar Orden de Compra ------------------------------------------------------------------------------------ 5 2

NOMENCLATURA DEL DOCUMENTO Tipo Descripción Transacciones Una transacción es cualquier intercambio financiero entre su negocio y sus clientes o proveedores. Las transacciones se crean a partir de registros o Entidades se introducen en formularios. Cada transacción genera un flujo de dinero entre ciertas cuentas y se registra en libros diarios y mayores contables. Se define como entidad cualquier Cliente, Cliente potencial, Cliente Interesado, Empleado, Proveedor creado en el sistema. Información adicional que permite tener un mejor entendimiento del proceso que se va a detallar. Especificaciones técnicas que se recomienda seguir para un mejor manejo del sistema. Roles involucrados en cada uno de los procesos. Símbolo de Recordatorios. Se mostrará una ayuda (Tip) para facilitar el manejo dentro de la herramienta. * Símbolo que identifica que un campo es obligatorio, si no se llenan estos campos el sistema no me permitirá continuar con el proceso. Marcar o desmarcar un campo de verificación (check box). Campo de selección única. Símbolo que hace referencia a poder editar el registro. Identifica que un campo es de lista, se podrá seleccionar un valor dentro de esa lista. Dentro de los formularios podemos encontrar campos de fecha, este símbolo indica que el sistema muestra un calendario para facilitar la selección de la fecha. Identifica que un campo es de lista, se podrá dar click y hacer una búsqueda 3

del valor de lista por el nombre. Identifica la creación de nuevos valores de lista, únicamente los roles con el permiso de creación de valores de lista podrán visualizar este símbolo. Link a un registro, se abrirá el registro en modo Ver. 4

FACTURAR DESDE PEDIDO Proceso Facturar Orden de Compra Este proceso se realiza para registrar las facturas a las cuales se les generó Orden de Compra Es importante para registrar la Factura que se realice el Recibido del pedido ❖ Usuario del área de cuentas por pagar Pasos a seguir Para ir a la transacción de pedido se tienen tres opciones que se describen a continuación: A. Desde el recordatorio parametrizado para Decameron En los recordatorios ingresar a B. Ruta desde el Menú Transacciones >> Cuentas a pagar >> Factura pedidos de compra C. Digitar el numero de la orden de compra en el buscador global: 5

1. En la siguiente pantalla que se muestra desde el recordatorio o al ruta de transacciones se visualizan las Órdenes de Compra en los diferentes estados. 2. Se puede buscar el pedido de 2 maneras: a. Seleccionando el Proveedor b. Se diligencia el campo del número del pedido c. Filtrando por el estado del pedido 3. Para el registro de la factura se puede realizar de dos maneras a. Dar click en el Check box de la Órden de Compra u ordenes de compra a las cuales se le va a realizar el registro de la factura, es posible seleccionar mas de una orden de compra para facturar: 6

Se abrirá el formulario , Se diligencian automáticamente los datos ingresados en la Orden de Compra b. Dar click en la fecha del pedido al cual se le va a realizar el registro de la factura Se abrirá el Pedido, dar click en el botón Se abrirá el formulario , Se diligencian automáticamente los datos ingresados en la Orden de Compra 4. Se diligencia el campo con el numero de la Factura: 5. El campo CUENTA, está configurado desde los datos del proveedor, si se requiere cambiar el número de cuenta por pagar, despliegue el campo 7

6. Ingresar la FECHA DE RADICACIÓN (Fecha de recepción de la factura) 7. Ingresar la FECHA FACTURA (Fecha de emisión de la factura) 8. El campo MONEDA, (Moneda de la factura) se hereda de la orden de compra 9. Se diligencia el campo NOTA, (Descripción breve de la factura) 10. El campo MÉTODO DE PAGO, está configurado en los datos del proveedor, si se requiere cambiar este, se despliega el campo y se selecciona 11. Para ingresar archivos en la transacción; Ejemplo: pdf factura: a. Dar click en la pestaña 8

b. Dar cick en la subpestaña c. Se Adjuntan los Archivos que se consideren necesarios como soporte de esta transacción 12. Para adjuntar el XML a. Se ubica en el (+) b. Se abre una pantalla para buscar el xml que se ha guardado previamente: c. Se diligencia el campo de Nombre del Archivo d. Se selecciona la carpeta e. Se da click en Seleccionar Archivo y lo direcciona a la carpeta donde se ha guardado previamente el xml 13. La factura hereda los datos desde el pedido, el usuario debe verificar las cantidades recibidas con las cantidades que el proveedor está facturando, ➢ si hay diferencias debe modificar la cantidad previa validación con el área de almacén y nunca ajustar cantidades hacia arriba. 9

Se da click en en cada una de las líneas que se necesitan modificar ➢ Si el artículo de esa línea no se recibió, se debe eliminar la línea, se da click en el botón Eliminar El campo CÓDIGO DE IMPUESTO, está configurado previamente en el Artículo, si el usuario lo considera conveniente y necesario, según los datos de la factura despliega este campo y elige el CÓDIGO DE IMPUESTO, que considera es correcto a. Le da click en el botón 14. Se debe validar el impacto contable del recibido para verificar las cuentas afectada antes de facturar por la siguiente ruta: Validar el impacto contable: 10

15. Después de la revisión de todos los datos de la factura dar click en el botón 16. Dar click en el botón Después de Aprobada la Transacción NO se puede realizar ninguna corrección 17. La transacción quedará en Estatus quedará visible para Tesorería 18. Para revisión del impacto contable 11