Cargue CSV Recaudo Intercompañia

GUÍA DE USUARIO CARGUE CSV RECAUDO INTERCOMPAÑIA Cliente Decameron All Inclusive Hotels and Resorts Nombre del proyecto: Somos+ ERP UNA SOLUCION QUE NOS INTEGRA Fase de implementación: Diseño Equipo de proyecto: Zaida Angarita Versión: 1.0 Fecha: Septiembre 27 de 2019

Contenido CARGUE CSV RECAUDO INTERCOMPAÑIA ........................................................................................ 3 CARGUE CSV RECAUDO INTERCOMPAÑIA .................................................................................... 3 CARGUE DESDE IMPORTACIONES GUARDADAS ......................................................................... 12 TRANSACCIONES INTERCOMPAÑIA ............................................................................................. 14

CARGUE CSV RECAUDO INTERCOMPAÑIA CARGUE CSV RECAUDO INTERCOMPAÑIA Para la gestión de un cargue masivo de asegúrese de diligenciar previamente la plantilla de cargue con toda la información y de contar con el permiso para realizar importaciones en Netsuite. El cargue masivo permite registrar la información de una transacción de manera masiva a través de la importación de archivos CSV. Para el caso de recaudo intercompañia se realizará el cargue de un deposito de cliente con la segmentación destino para que se realice la ejecución las transacciones intercompañia correspondientes. De acuerdo a la marcación de las subsidiarias origeen y destino de la intercompañía en el cargue el sistema realizará el registro de los depositos de clientes y dispará las transacciones que corresponda según la subisidiaria, 1. Cargar Deposito de Cliente de la Subsidiaria 2 que dispara de forma automática las siguientes transacciones (marcar en el CSV en una columna que es S2 ) 1.1. Cuenta por pagar 1.2. Refund 1.3. Journal en estado aprobado. 2. Cargar Deposito de cliente de la Subsidiaria 1 que dispara las siguientes transacciones en auto: 2.1 Cuenta por cobrar 2.2. Journal en estado aprobado. Precondiciones para la ejecución del GAP: • Diligenciar correctamente el template de cargue CSV. Se ajusta plantilla con ejemplo. • Validar que el proveedor intercompañia se encuentre configurado desde la ruta Configuración>>Configuración Intercompañoa>>Opción Intercompañia. • Validar que las subsidiarias asociadas al recaudo tengan configurada su cuenta puente intercompañia desde la ruta Configuración>>Empresa>>Opción Subsidiaria campo Cuenta puente intercompañia. • Validar que los proveedores intercompañia tengan asociada la moneda UD Dólar. Se revisa desde Listas>>Relaciones>>Proveedores en la pestaña Financiera. • Validar que la importación tenga asociado el check de Ejecuta Script para que el Gap se ejecute. Pasos a seguir:

Para la gestión de una importación masiva ingrese a la siguiente ruta: Configuración>>Importar/Exportar>>Importar registros en CSV. 1

El sistema desplegará en pantalla el Asistente de Importación de NetSuite. En este punto es importante relacionar correctamente los siguientes datos: • Tipo de Importación: Registros personalizados. • Tipo de Registros: Carga Depósitos de Cliente • Codificación de caracteres se deja por default Occidental (Windows 1252). • Delimitador de columna de CSV Punto y Coma. Posterior a esta información proceda con el cargue de un archivo mediante la opción Seleccionar, para que se despliegue la ventana de búsqueda local del archivo. 2 Seleccione el archivo correspondiente y la opción Abrir. Nota. Recuerde que el archivo debe ser en extensión .csv (separado por comas), de lo contrario se rechazará el cargue. Con estos datos diligenciados puede avanzar con el asistente en la opción .

El sistema presenta las siguientes opciones de importaciones: Agregar, Actualizar, Agregar o Actualizar; y las siguientes opciones avanzadas: ▪ Notas del sistema de registro para campos personalizados: Habilite esta opción para crear notas del sistema durante la importación de datos de campo personalizado. Impacta en el rendimiento; se recomienda cuando los campos personalizados requieren un historial de revisión. ▪ Sobrescribir los campos que faltan: Para las actualizaciones, habilite esta opción para eliminar los campos de NetSuite que tienen correspondencia con campos de archivos CSV sin datos ▪ Validar campos personalizados obligatorios: ▪ Habilite esta opción para que los datos de campo personalizado obligatorios estén presentes para crear registros. ▪ Sobrescribir sublistas: Para las actualizaciones, habilite esta opción para hacer que los datos de la sublista importada sustituyan completamente a los datos de la sublista existente en lugar de tener que actualizarlos en forma selectiva o que se adjunten. Cuando esta opción está deshabilitada, los datos de la sublista importados actualizan las sublistas con clave en forma selectiva y se adjuntan a las sublistas sin clave. 3 ▪ Ignorar campos de solo lectura: Esta opción, que se encuentra habilitada de manera predeterminada, le permite importar archivos CSV que contienen valores de campos de solo lectura sin ocasionar errores. ▪ Personalizar delimitador de valores de selección múltiple: Introduzca un solo carácter para que se utilice como delimitador personalizado para campos de selección múltiple, en lugar de la barra (|). ▪ Delimitador decimal CSV: Seleccione el símbolo que se usará como una marca decimal en los archivos CSV que importa. ▪ Formulario personalizado: De forma predeterminada, su formulario preferido determina los campos de Netsuite que se pueden considerar para la importación. Para modificar estos campos, seleccione un formulario diferente. ▪ Utilizar múltiples subprocesos: Si no importa el orden de las hileras del archivo CSV importado, marque esta casilla para optimizar el rendimiento. Cuando se utilizan varios procesos, tal vez los registros no se envíen en orden. ▪ Número de Cola: Seleccione una cola alternativa (distinta a la predeterminada de 1) para este trabajo de importación, para distribuir el proceso entre varias colas y mejorar el rendimiento. ▪ Ejecute server SuiteScript y desencadene los flujos de trabajo:

Marque esta opción para especificar que cualquier SuiteScript y flujo de trabajo del lado del servidor se debe activar para la importación actual de CSV. Tenga en cuenta que ejecutar SuiteScript del servidor reduce la velocidad del proceso de guardado. Por lo general, esta opción se habilita cuando se sincronizan datos activos o se ejecuta una aplicación de socio. Netsuite le recomienda que deshabilite esta opción cuando realice una importación de datos históricos. Al final de la página se presenta la opción para avanzar con el cargue masivo o la opción para volver al punto anterior. Si selecciona la opción Agregar entonces los datos que se van a cargar en el sistema deben no deben estar 3.1 previamente registrados. El sistema no sobrescribe información similar que ya esté cargada y asume que todos los registros son nuevos. Si selecciona la opción Actualizar entonces el sistema asume que debe sobrescribir la data existente con la 3.2 información que se cargue. Para que este cruce se realice correctamente se recomienda en el cargue incluir el valor interno del registro denominado Id interno. Si selecciona la opción Agregar o Actualizar entonces el sistema buscará los datos que ya se encuentren 3.3 registrados para sobrescribir información y los que no se encuentre se asumirá como nuevos registros. La siguiente pantalla presenta el mapeo de los campos del archivo de carga contra los campos de Netsuite para la transacción Depósito de Cliente de los recaudos intercompañia 4 . 4.1 Verifique que el mapeo sea el siguiente:

Recuerde que usted determina según el archivo creado cuáles campos van por Id interno, por Id externo o por nombre. La verificación se realiza seleccionando el icono de edición para visualizar el tipo de campo. Los campos que van con ID deben tener marcada la opción ID interno.

Recomendación 1. Tenga a la mano el archivo CSV que va a importar y valide columna a columna que todos los campos estén mapeados. Recomendación 2. Si desea que el mapeo salga casi listo en el cargue verifique que el nombre de la columna en el CSV coincida exactamente con el nombre del formulario en Netsuite, esto le ahorrará mucho tiempo en este paso. Recomendación 3. De acuerdo al tipo de dato que está en el archivo, verifique con el logo del lápiz que corresponda el campo. Ejemplo: Clase se cargará con el campo Id interno, esta definición se ajusta pues por defecto todos los campos vienen para carga por nombre. Recomendación 4. No asuma que todos los campos están correctamente mapeados, valide todos y de esta forma evite reprocesos en el cargue. 4.2 Una vez se confirme el mapeo completamente seleccione la opción para ir a la pantalla final del proceso de cargue. El último paso consiste en iniciar la importación. 5 Recuerde que en caso que los campos obligatorios no son diligenciados, en esta pantalla visualizará los mensajes correspondientes:

Guardar asignación. Si desea puede asignar un nombre a la importación para almacenarla y usarla en futuros cargues diligenciando los campos: Nombre de asignación de importación y descripción, el campo Id lo diligencia Netsuite de manera automática. Seleccione la opción para guardar el mapeo e 5.1 iniciar la importación de inmediato o seleccione la opción Para sólo llevar a cabo la importación seleccione la opción y confirme el mensaje emergente para lanzar la tarea. 5.2 El sistema presentará un mensaje informativo con el enlace para verificar el estado de la importación lanzada. 6 7 La pantalla de estado de importación presentará el resultado

Recuerde que el archivo de errores sólo trae los registros que no subieron al sistema. Los que pasaron el cargue no estará allí mapeados, así que sobre este archivo se pueden hacer las correcciones para el nuevo cargue

CARGUE DESDE IMPORTACIONES GUARDADAS Importación guardada es una funcionalidad de Netsuite que permite realizar una carga masiva por medio de una copia de asistente almacenada previamente en el sistema, en donde los datos y el mapeo de los campos ya se encuentra diligenciado excepto el archivo que se carga. Permite agilizar tiempos al momento de hacer la tarea de cargues. Ingresos Pasos a seguir: Para la gestión de una importación guardada ingrese a la siguiente ruta: Configuración>>Importar/Exportar>>Importaciones guardadas CSV. 1 Seleccione la opción y busque el registro de la lista que corresponda con la importación que previamente se guardó para repetir un proceso de cargue de datos masivo. 2 Recuerde si va a trabajar con importaciones de otras personas, validar con el propietario que ésta sea Pública. El sistema presentará la información diligenciada en las pantallas del asistente de importación incluyendo el 3 mapeo de los campos y solamente requiere seleccionar el archivo que corresponda al cargue.



TRANSACCIONES INTERCOMPAÑIA Como resultado de la ejecución del Gap intercompañía se generan en Netsuite las transacciones de toda la lógica de recaudo intercompañía. La visualización en conjunto por recaudo para facilitar la revisión se presenta a continuación: Pasos a seguir: Vaya a la siguiente ruta para visualizar las transacciones creadas por cada Recaudo intercompañia cargado. Configuración>>Personalizado>>Tabla depósitos de cliente. 1

Seleccione del listado de transacciones la que corresponda a la revisión con la opción Ver. 2 En el panel Intercompañía verifique las transacciones creadas. 3 Para confirmar que el Gap se ejecutó en su totalidad verifique el check Intercompañia Generado. En caso que no se encuentre alguna transacción puede verificar en la pestaña de Notas de usuario el error para su corrección. 3.1