2. Manual Rol Aprobador (1)

MANUAL ROL GERENTE USUARIO FALCON CLOUD 2018 1

Manual Rol Gerente CAMBIOS DE VERSIÓN V1.0 Lanzamiento Inicial V1.1 - Modificado ‘Turnos de Empleado’ agregando asignación masiva. V2.0 - Ajustado general del documento - Modificados monitoreo de marcaciones, Edición realizada por Proware HS S.A. para Decameron. (2018) 2

Contenido Introducción ...................................................................................................................................................................... 4 1. Ingreso a la plataforma. ............................................................................................................................................. 4 2. Diario de Marcaciones. .............................................................................................................................................. 5 3. Calendarios del empleado ......................................................................................................................................... 6 4. Empleados ................................................................................................................................................................. 8 Acciones con el empleado ............................................................................................................... 9 5. Autorización ............................................................................................................................................................... 9 ¿Cómo autorizar? .......................................................................................................................... 10 Partir Horas .................................................................................................................................... 12 6. Asignación de Turnos ................................................................................................................................................... ¿Cómo asignar? ................................................................................................................................. Asignación múltiple de turnos ........................................................................................................... 7. Importar archivos ........................................................................................................................................................ 8. Reportes................................................................................................................................................................... 13 Exportar Datos ............................................................................................................................... 14 9. Tareas ...................................................................................................................................................................... 14 10. Cambiar Contraseña ................................................................................................................................................ 15 3

Introducción El presente manual tiene como objetivo describir los pasos para los Aprobadores (Gerentes y/o homólogos) en el uso de la plataforma Falcon Cloud y su gestión en los diferentes módulos tales como gestión de empleados, asignación de turnos, y consulta de reportes, entre otros. Se abarcará de manera sencilla e intuitiva los módulos donde el Gerente tiene acción sobre la plataforma encaminado a la validación de horas de los empleados de la unidad de negocio que pertenezca y a la autorización de horas, siendo uno de los aspectos más importantes dentro de este rol. 1. Ingreso a la plataforma. Por medio de un browser o navegador web se ingresa a https://www.falconcloud.co/site_srv8/ Al ingresar se debe observar la siguiente interfaz: Se realiza el ingreso con el usuario y contraseña asignados, posteriormente se da clic en el botón Iniciar Sesión. ➢ Consideraciones: ✓ La contraseña cuando se ingresa por primera vez es: 123456, inmediatamente se ingresa se solicita el cambio de contraseña, la nueva contraseña debe cumplir con las políticas de seguridad del sistema que incluye 4

✓ Se recomienda usar Google Chrome en primera instancia, sino Mozilla Firefox, para equipos iOS se recomienda usar Safari 2. Marcaciones en tiempo real Cuando los empleados estén marcando en el biométrico se puede llevar un monitoreo en tiempo real para conocer las marcaciones del día y su clasificación. Así mismo se puede encontrar un diagrama el cual indica la estadística de las entradas y salidas consolidadas del día. Se puede realizar el acceso a través de la siguiente ruta: Tablero de Control -> Diario de Marcaciones. 5

➢ Consideraciones: ✓ Para que la plataforma procese la marcación visualizada y la clasifique tiene en cuenta el turno asignado al empleado. 3. Calendarios del empleado Cuando un empleado ha realizado sus marcaciones, se pueden visualizar sus marcaciones y horas trabajadas a través de los calendarios. Hay varias formas de revisarlas, una de ellas es a partir de la ruta: Administración -> Recursos Humanos -> Empleados. En este caso se dé clic sobre el botón Ver Reporte de Horas del empleado que se desea revisar y se visualiza su calendario, así como las horas trabajadas. Otra opción es como se mencionó anteriormente es a través del Diario de Marcaciones o Diario Área, dándole clic sobre el nombre del empleado. Los calendarios del empleado y la información a encontrar es la siguiente: - Calendario de Marcaciones: 6

Muestra todas las marcaciones realizadas por la persona en el día con su clasificación y tipo. Las Marcaciones que aparecen con el recuadro en amarillo son marcaciones cargadas al sistema de forma manual. En la parte inferior de este calendario se aprecian las convenciones indicando el estado de cada marcación - Lista de Horas de Trabajo Se visualiza una lista por día de la jornada laborada discriminada por los diferentes conceptos de horas que corresponda. Información con mayor detalle se puede obtener con el botón de la lupa. 7

- Calendario de Horas Concepto y Novedades: Se visualiza las horas laboradas por el empleado por concepto y las novedades asociadas o creadas. 4. Empleados Para la gestión de los empleados se hace ingreso a través de la siguiente ruta, Administración -> Recursos Humanos -> Parametrización - > Empleados. 8

En la Lista de Empleados se visualiza la siguiente pantalla donde está la información del empleado, así como las acciones que se pueden hacer con ellos. Acciones con el empleado Como se mencionó, cada empleado al final de la fila en la pestaña Lista de empleados tiene unos botones los cuales cumplen las siguientes acciones con el trabajador: - Ver reporte de Horas: Permite el acceso a los calendarios del empleado. 5. Autorización Desde este módulo se puede acceder y validar las horas extra que los jefes ya han autorizado previamente para la respectiva autorización por parte de gerencia. Se accede por la siguiente ruta: Administración -> Autorización -> Autorización. Desde allí se visualiza una pantalla como se muestra a continuación: 9

¿Cómo autorizar? Para autorizar horas primero se selecciona en Fecha, el rango de fechas, es decir, si se quiere que aparezca, por ejemplo, las horas para autorizar de los empleados desde el 13 de noviembre hasta el 17 del mismo mes, así mismo se debe indicar en esa opción: Acto seguido se ubican las cajas Autorización. Allí se localiza la opción Nivel 2 y se arrastra de la caja Disponibles a Asociados, que quede de esta manera: 10

Si se desea se puede seleccionar otro filtro existente para ser más preciso con la información a visualizar. Teniendo seleccionados estas opciones, se procede a dar clic en el botón Filtrar De allí aparecerá la información en la parte inferior de la pantalla, en Autorización de horas: En la lista se muestran las horas sin autorizar y autorizadas Nivel 2 por el jefe de área. Si se desea autorizar uno de los ítems mostrados y como ejemplo, tomando la imagen anterior, se van a autorizar para la primera persona las 6.47H que le figuran de Horas Extras Diurnas (HED). Se puede validar el motivo de autorización por parte del jefe, buscando en la columna Descripción, la razón diligenciada previamente por el autorizador: Para autorizar habiendo validado la hora, se localiza el cuadro de selección como se indica en la siguiente imagen en el punto resaltado en amarillo. al inicio de la fila del empleado, así: 11

Acto seguido se localiza el botón Nivel 3 y se da clic sobre él: Con esto, de manera inmediata se autorizan las horas seleccionadas y automáticamente se actualiza la información, es decir, ya no aparece esas horas en la lista de horas a autorizar. Partir Horas Si al momento de autorizar, se encuentran horas calculadas mayores a las que se trabajaron realmente por parte del empleado, se puede emplear la partición de horas. Con esto solamente se autoriza el tiempo que se considere real a la persona. Para realizarlo, se localiza la columna Horas: Con esto basta con darle doble clic sobre la casilla y permitirá la edición de esta: Se cambia el valor a lo que se quiere partir y se le da clic en Guardar. Con esto el sistema generará dos nuevas filas donde estarán las horas partidas: Por último, y ya con las horas partidas, se procede con el paso a paso normal de autorización de horas, para autorizar la hora deseada. 12

6. Reportes Falcon Cloud posee gran cantidad de reportes donde permite visualizar información tanto de prenómina, marcaciones e intervalos trabajados. Para visualizar los reportes se puede acceder desde el menú Reportes como aparece a continuación, tomando como ejemplo los reportes de Prenómina y Marcaciones. Al entrar para visualizar los reportes, la estructura se conserva para todos, donde se encuentra en la parte superior los filtros y en la inferior el resultado arrojado. Para generar un reporte se seleccionan primero los filtros deseados. En caso de poder visualizar toda la información, seleccionamos únicamente la fecha o rangos de fecha de los cuales nos tomará el reporte. Teniendo estos parámetros, se da clic en el botón Actualizar ubicado en la parte inferior y nos generará el reporte. 13

Habiendo generado el reporte, se visualizará la información deseada, tomando como ejemplo, la siguiente imagen: Exportar Datos Cuando se haya generado correctamente un reporte en Falcon, se puede ubicar el botón Exportar en la parte final del reporte, así: Al darle clic al botón Exportar, saldrá una pantalla para seleccionar el formato de exportación, así: Damos clic en el formato deseado y generará un enlace para poder descargar el reporte seleccionado. 7. Tareas Con Falcon Cloud al momento de generar una acción o ejecución que demande procesamiento desde el servidor genera una Tarea. Las tareas se pueden visualizar a través de la siguiente ruta: Administración -> Procesamiento -> Tareas. 14

Al acceder a la ruta nos presenta la Lista de Tareas, la cual muestra tanto las tareas completas como las creadas en Falcon, es decir, toda tarea ejecutada y a ejecutar. La Lista de Tareas es útil para conocer el estado de alguna tarea como cargue de archivos o si las notificaciones ya han sido ejecutadas en el tiempo establecido por medio de los periodos. 8. Cambiar Contraseña Para realizar cambio de contraseña se debe acceder a la siguiente ruta: Usuarios -> Cambiar Contraseña. Saldrán dos cuadros donde pedirá la nueva contraseña y la confirmación de esta. Es necesario cumplir con los requisitos de seguridad para que el botón Guardar se habilite y poder registrar los cambios. 15