1. Manual Rol Funcional Jefatura (1)PDF

MANUAL ROL JEFES DE ÁREA USUARIO FALCON CLOUD 2018 1

Manual Rol Funcional Jefatura CAMBIOS DE VERSIÓN V1.0 Lanzamiento Inicial V1.1 - Modificado ‘Turnos de Empleado’ agregando asignación masiva. V2.0 - Agregada módulo de Novedad – Días Compensados Edición realizada por Proware HS S.A. para Decameron. (2018) 2

Contenido Introducción ....................................................3 1. Ingreso a la plataforma. .....................................4 2. Empleados ....................................................5 Acciones con el empleado .......................................5 3. Monitoreo de Marcaciones. ....................................6 Diario de Marcaciones ..........................................6 Diario de Ausencias ............................................6 4. Calendarios del empleado .....................................7 5. Autorización .................................................9 ¿Cómo autorizar? .............................................. 10 Partir Horas .................................................. 12 Desautorización de Horas ...................................... 12 6. Asignación de Turnos ........................................ 13 ¿Cómo asignar? ................................................ 14 Asignación múltiple de turnos ................................. 15 7. Novedades – Días Compensados ................................ 16 Crear novedades desde el calendario de Horas Concepto y Novedades17 Crear novedades desde el módulo de Novedades .................. 20 8. Importar archivos ........................................... 23 9. Reportes .................................................... 24 Exportar Datos ................................................ 26 10. Tareas .................................................... 26 11. Cambiar Contraseña ......................................... 27 Introducción El presente manual tiene como objetivo describir los pasos para los Encargados de Jefatura en el uso de la plataforma Falcon Cloud y su gestión 3

en los diferentes módulos tales como gestión de empleados, asignación de turnos, y consulta de reportes, entre otros. 1. Ingreso a la plataforma. Por medio de un browser o navegador web se ingresa a https://www.falconcloud.co/site_srv8/ Al ingresar se debe observar la siguiente interfaz: Se realiza el ingreso con el usuario y contraseña asignados, posteriormente se da clic en el botón Iniciar Sesión.  Consideraciones:  La contraseña cuando se ingresa por primera vez es: 123456, inmediatamente se ingresa se solicita el cambio de contraseña, la nueva contraseña debe cumplir con las políticas de seguridad del sistema. 4

 Se recomienda usar Google Chrome en primera instancia, sino Mozilla Firefox 2. Empleados Para la gestión de los empleados se hace ingreso a través de la siguiente ruta, Administración -> Recursos Humanos -> Parametrización - > Empleados. En la Lista de Empleados se visualiza la siguiente pantalla donde está la información del empleado, así como las acciones que se pueden hacer con ellos. Acciones con el empleado Como se mencionó, cada empleado al final de la fila en la pestaña Lista de empleados tiene unos botones los cuales cumplen las siguientes acciones con el trabajador: - Ver reporte de Horas: Permite el acceso a los calendarios del empleado. Hay iconos que de momento no se emplearían tales como edición, huellas de voz o tarjetas.  Consideraciones:  Si la persona no está creada en Falcon y se está enrolada, al hacer una marcación sube ésta atada al número de identificación y con el nombre UNKNOWN como se especificó anteriormente. 5

3. Monitoreo de Marcaciones. Cuando los empleados estén marcando en el biométrico se puede llevar un monitoreo en tiempo real para conocer las marcaciones del día y la clasificación de éstas. Así mismo se puede encontrar un diagrama de torta donde indica la estadística de las entradas y salidas y su clasificación. Diario de Marcaciones Se puede realizar el acceso a través de la siguiente ruta: Tablero de Control -> Diario de Marcaciones. Diario de Ausencias En este diario se despliega información de marcaciones por área, pudiendo ver que personal está en sitio en ese preciso momento. Se puede realizar el acceso a través de la siguiente ruta: Tablero de Control -> Diario Ausencias.  Consideraciones:  Para que la plataforma procese la marcación visualizada y la clasifique tiene en cuenta el turno asignado al empleado. 6

4. Calendarios del empleado Comentado [VM1]: Este tema se podría explicar después del título acciones del empleado, que es donde hablan del calendario de marcaciones Cuando un empleado ha realizado sus marcaciones, se pueden visualizar sus marcaciones y horas trabajadas a través de los calendarios. Hay varias formas de revisarlas, una de ellas es a partir de la ruta: Administración -> Recursos Humanos -> Empleados. En este caso se dé clic sobre el botón Ver Reporte de Horas del empleado que se desea revisar y se visualiza su calendario, así como las horas trabajadas. Otra opción es como se mencionó anteriormente es a través del Diario de Marcaciones o Diario Área, dándole clic sobre el nombre del empleado. Los calendarios del empleado y la información a encontrar es la siguiente: - Calendario de Horas Trabajadas Muestra la jornada laborada por el empleado, indicando el lapso con hora de entrada y salida. - Calendario de Marcaciones: Muestra todas las marcaciones realizadas por la persona en el día con su clasificación y tipo. Comentado [VM2]: Por la visualización de la imagen siguiente se podría especificar que cuando salen las marcaciones con u borde amarillo es porque dicha marcación se realizo manualmente 7

- Lista de Horas de Trabajo Se visualiza una lista por día de la jornada laborada discriminada por los diferentes conceptos de horas que corresponda. Información con más detalle, la cual se puede obtener con el botón de la lupa. - Calendario de Horas Concepto y Novedades: Se visualiza las horas laboradas por el empleado por concepto y las novedades asociadas o creadas. 8

5. Autorización Desde este módulo se puede acceder y autorizar las horas extra de las personas que esté a cargo. Se accede por la siguiente ruta: Administración -> Autorización -> Autorización. Desde allí se visualiza una pantalla como se muestra a continuación: 9

¿Cómo autorizar? Para autorizar horas primero se selecciona en Fecha, el rango de fechas que se quiere que aparezca la información, es decir, si se quiere que aparezca, por ejemplo, las horas para autorizar de los empleados desde el día 13 de noviembre hasta el día 17 del mismo mes, así mismo se debe indicar en esa opción: Si se desea se puede seleccionar otro filtro existente para ser más preciso con la información a visualizar. Teniendo seleccionados estas opciones, se procede a dar clic en el botón Filtrar . De allí aparecerá la información en la parte inferior de la pantalla, en Autorización de horas: 10

En la lista se muestran las horas sin autorizar por lo empleados. Si se desea autorizar uno de los ítems mostrados y como ejemplo, tomando la imagen anterior, se van a autorizar para la primera persona las 6.47H que le figuran de Horas Extras Diurnas (HED). Por tanto, se da clic en la casilla al inicio de la fila del empleado, así: Actos seguido se localiza el botón Nivel 2 y se da clic sobre él: Con esto, de manera inmediata se autorizan las horas seleccionadas y automáticamente se actualiza la información, es decir, ya no aparece esas horas en la lista de horas a autorizar. Para agregar una descripción del motivo de autorización o comentarios adicionales para que usuarios de la plataforma de niveles superiores puedan verlo, se ubica dentro de la fila de horas a autorizar, una columna llamada Descripción: Desde allí se puede dar doble clic para editar y escribir una descripción como se acabó de comentar: 11

Sólo queda dar clic en el botón Guardar y quedará registrado en el sistema. Es importante saber que, si se guarda una descripción, no se está autorizando todavía, por lo cual el procedimiento anterior para autorizar horas se conserva. Partir Horas Si al momento de autorizar, se encuentran que hay horas de más reportadas por la plataforma y en realidad pueden ser menos, se puede emplear la partición de horas. Con esto solamente se autoriza el tiempo que se considere real a la persona. Para realizarlo, se localiza la columna Horas: Con esto basta con darle doble clic sobre la casilla y permitirá la edición de esta: Se cambia el valor a lo que se quiere partir y se le da clic en Guardar. Con esto el sistema generará dos nuevas filas donde estarán las horas partidas: Por último, y ya con las horas partidas, se procede con el paso a paso normal de autorización de horas, para autorizar la hora deseada. Desautorización de Horas Así como se autorizan las horas correspondientes a los empleados, es posible desautorizar horas. Como en Falcon se trabajan niveles de autorización, el usuario con rol Funcional Jefatura solamente tendrá posibilidad de desautorizar una hora de su mismo nivel (Nivel 2). Para acceder a desautorizar, se ingresa desde la siguiente ruta: Administración -> Autorización -> Desautorización. 12

La pantalla generada será muy similar a la de Autorización de Horas, y por lo tanto el procedimiento consistiría prácticamente en lo mismo. Se aplica el filtro con el rango de fechas deseadas, posteriormente se da clic en el botón Filtrar, para luego seleccionar la hora a desautorizar con la caja del check y luego el botón Horas No Autorizadas. Con esta acción automáticamente se actualiza la información y la hora pasa a no ser autorizada, la cual es visible desde el módulo de Autorización de Horas. 6. Asignación de Turnos Se pueden asignar turnos de manera manual para los empleados en Falcon. Con esta asignación manual, el sistema ignora el turno asignado desde la ficha de Empleado y calcula las horas en base a éste. Para el acceso al módulo de Asignación de Turnos se ingresa desde la ruta: Administración - > Programación Turnos -> Turnos de Empleado. Se pueden aplicar filtros para encontrar empleados los cuales aparecerán Comentado [VM3]: Se pueden utilizar los filtros de la en la parte inferior de la pantalla tal como se visualiza en la imagen: siguiente manera: 13

¿Cómo asignar? Para asignar un turno a la persona se debe arrastrar las casillas de colores con los turnos al calendario de la persona, en el día deseado, así:  Primero se ubica el calendario y el turno en la caja de Turnos. En Comentado [VM4]: Debemos buscar el turno y lo este ejemplo se asignará el turno TECNOLOGÍA al empleado SERGIO VARGAS arrastraremos hasta las casillas el día miércoles 13 de septiembre:  Se arrastra la caja del turno hasta el calendario en el día correspondiente:  Se puede desplazar entre semanas dando clic en el icono con forma de flecha  Si se desea alargar el turno a más de un día, o acotarlo si ya está aumentado, se puede expandir ubicando el puntero en el borde de la caja del turno ya asignado y con clic sostenido se arrastra a los lados hasta el día deseado. Como ejemplo y con el mismo turno, se asignará el mismo turno TECNOLOGÍA desde el día miércoles 13 hasta el día viernes 15, aplicándolo: 14

 Quedando así: Si se necesita realizar una búsqueda puntual dentro de la colección de turnos, se puede realizar a través del Cuadro de búsqueda en donde a medida que se digita el nombre del turno, se va a aproximando a la coincidencia escrita: Asignación múltiple de turnos Si se requiere asignar de forma múltiple para más de una persona un turno para un mismo día, se puede realizar el siguiente procedimiento en Falcon:  Primero se seleccionan los empleados deseados dando clic en la caja al lado de cada uno (éstos quedan resaltados). 15

 Luego se arrastra el turno deseado al día indicado de cualquiera de los empleados seleccionados, para el ejemplo se tomarán los cuatro primeros empleados de la imagen tomando el turno ’07:00 – 15:00 – 30M’ para el día 18 de diciembre.  Saldrá el siguiente aviso el cual pedirá confirmación para asignar los turnos para los empleados seleccionados.  Por último, se verifican los turnos asignados.  Consideraciones:  Si se asigna un turno para días pasados a la fecha de asignación, hay que reprocesar y clasificar las horas del día o días afectados por la asignación manual.  Si se asigna un turno para días futuros a la fecha de asignación, el sistema procesará normalmente sin tener que reprocesar o realizar paso adicional. 7. Novedades – Días Compensados Considerando la asignación de turnos respectiva, se debe tener en cuenta que en la plataforma se deben indicar para los empleados, qué días tienen 16

días compensados creando una Novedad para ello. Existen dos maneras de crear novedades requeridas para los días compensatorios, ilustradas a continuación. Como nota, se considera que Falcon permite crear novedades antes o después del día que ocurrió ese descanso, permitiendo mayor flexibilidad en la creación. Lo que hay que tener en cuenta, es crear todas las novedades de días compensados antes que se termine el corte dado desde RRHH. Crear novedades desde el calendario de Horas Concepto y Novedades Para método, es necesario recordar la ruta para acceder a los calendarios de la persona, específicamente el calendario de Horas Concepto y Novedades. Estando en este calendario se va a crear la novedad en el día dado.  Se da clic derecho en el día que se quiera crear la novedad y se selecciona Crear Novedad.  Acto seguido se desplegará una ventana como se ve a continuación: 17

 En esta ventana se deben diligenciar los siguientes datos como se ilustra en el ejemplo:  Concepto: Se selecciona el concepto indicando qué día se descansa en relación con el domingo laborado. Se selecciona COMPENSATORIO 1 en la novedad creada, si el empleado está descansando la semana inmediatamente posterior al domingo laborado, por ejemplo, si la persona labora el domingo 7 y se descansa el viernes 12, se crearía así: 18

Se selecciona COMPENSATORIO 2 en la novedad creada, si el empleado está descansando la segunda semana posterior al domingo laborado, por ejemplo, si la persona el mismo domingo 7 igual al ejemplo anterior y descansa el jueves 18, se crearía solamente la novedad así:  Fecha de inicio: Por defecto, se selecciona el mismo día sobre el cual se dio clic en crear novedad, basta con agregar la hora. Para este caso de novedad, se selecciona 00:00  Fecha Final: Al igual que el anterior, se tiene el día por defecto seleccionado, falta agregar la hora. Para este caso se selecciona 08:00  Horas: En este campo se verifica que haya quedado 8.00 debido a los dos parámetros indicados anteriormente. Si no queda 8.00, se puede hacer la edición y ajustarlo manualmente.  Para el resto de parámetros se dejan tal cual como se mostraron por defecto. La idea es que al final quede diligenciado de la siguiente manera, tomándolo como ejemplo: 19

 Por último, se da clic en el botón guardar y quedará listo en el calendario de la persona. Crear novedades desde el módulo de Novedades Para crear novedades como se vio anteriormente, se puede desde el calendario de la persona, pero así mismo, se puede crear desde el modulo de novedades que tiene directamente la plataforma. Para acceder a éste se sigue la ruta: Administración -> Prenómina -> Novedades.  En primera instancia se debe ubicar la pestaña Crear Novedad y dar clic sobre ella para desplegarla.  Acto seguido aparecerá una pantalla como se muestra a continuación: 20

 Como se evidencia y si se compara con el método anterior por calendario, hay muchos campos semejantes de los cuales se diligencian de la misma manera, así:  Concepto: Se selecciona el concepto indicando qué día se descansa en relación al domingo laborado. Se selecciona COMPENSATORIO 1 en la novedad creada, si el empleado está descansando la semana inmediatamente posterior al domingo laborado, por ejemplo, si la persona labora el domingo 7 y se descansa el viernes 12, se crearía así. 21

Se selecciona COMPENSATORIO 2 en la novedad creada, si el empleado está descansando la segunda semana posterior al domingo laborado, por ejemplo, si la persona el mismo domingo 7 igual al ejemplo anterior y descansa el jueves 18, se crearía solamente la novedad así:  Fecha de inicio: Por defecto, se selecciona el mismo día sobre el cual se dio clic en crear novedad, basta con agregar la hora. Para este caso de novedad, se selecciona 00:00  Fecha Final: Al igual que el anterior, se tiene el día por defecto seleccionado, falta agregar la hora. Para este caso se selecciona 08:00  Horas: En este campo se verifica que haya quedado 8.00 debido a los dos parámetros indicados anteriormente. Si no queda 8.00, se puede hacer la edición y ajustarlo manualmente.  Para el resto de parámetros se dejan tal cual como se mostraron por defecto. La idea es que al final quede diligenciado de la siguiente manera, tomándolo como ejemplo: 22

 Por último, se da clic en el botón guardar y quedará listo en el calendario de la persona. 8. Importar archivos Con Falcon Cloud, se pueden importar archivos de plantillas definidas, donde se cargue de manera masiva empleados, novedades, marcaciones, turnos(asignación), festivos y localizaciones. Para acceder a esta característica se ingresa desde la ruta: Administración -> Procesamiento -> Importar Datos. Al acceder, aparecerá una pantalla donde relaciona los cargues realizados con anterioridad sobre la plataforma. Para importar un archivo se da clic sobre el botón Importar Datos. De allí surge la siguiente pantalla en donde se le da clic al botón + al lado de subir archivos y seleccionamos la plantilla correspondiente para el cargue a realizar ya diligenciada. Al momento de cargar es posible que surja el siguiente mensaje el cual nos indica que la extensión del archivo cargado no corresponde con la de 23

Falcon. Si se tiene la certeza de que el archivo es el correcto omitimos el mensaje y damos clic en SI: Habiendo cargado el archivo, se generará un menú seleccionable donde se escoge a qué tipo de archivo corresponde según lo que vayamos a cargar. Por último, damos clic en el botón Importar para salvar los cambios: 9. Reportes Falcon Cloud posee gran cantidad de reportes donde permite visualizar información tanto de prenómina, marcaciones e intervalos trabajados. Para visualizar los reportes se puede acceder desde el menú Reportes como aparece a continuación, tomando como ejemplo los reportes de Prenómina y Marcaciones: 24

Al entrar para visualizar los reportes, la estructura se conserva para todos, donde se encuentra en la parte superior los filtros y en la inferior el resultado arrojado. Para generar un reporte se seleccionan primero los filtros deseados. En caso de poder visualizar toda la información, seleccionamos únicamente la fecha o rangos de fecha de los cuales nos tomará el reporte. Teniendo estos parámetros, se da clic en el botón Actualizar ubicado en la parte inferior y nos generará el reporte. Habiendo generado el reporte, se visualizará la información deseada, tomando como ejemplo, la siguiente imagen: 25

Exportar Datos Cuando se haya generado correctamente un reporte en Falcon, se puede ubicar el botón Exportar en la parte final del reporte, así: Al darle clic al botón Exportar, saldrá una pantalla para seleccionar el formato de exportación, así: Damos clic en el formato deseado y generará un enlace para poder descargar el reporte seleccionado: 10. Tareas Con Falcon Cloud al momento de generar una acción o ejecución que demande procesamiento desde el servidor genera una Tarea. Las tareas se pueden visualizar a través de la siguiente ruta: Administración -> Procesamiento -> Tareas. 26

Al acceder a la ruta nos presenta la Lista de Tareas, la cual muestra tanto las tareas completas como las creadas en Falcon, es decir, toda tarea ejecutada y a ejecutar. La Lista de Tareas es útil para conocer el estado de alguna tarea como cargue de archivos o si las notificaciones ya han sido ejecutadas en el tiempo establecido por medio de los periodos. 11. Cambiar Contraseña Para realizar cambio de contraseña se debe acceder a la siguiente ruta: Usuarios -> Cambiar Contraseña. Saldrán dos cuadros donde pedirá la nueva contraseña y la confirmación de esta. Es necesario cumplir con los requisitos de seguridad para que el botón Guardar se habilite y poder registrar los cambios. 27