3. Manual Rol Funcional de Talento Humano (1)

MANUAL ROL TALENTO HUMANO USUARIO FALCON CLOUD 2018 1

Manual Rol Funcional Talento Humano CAMBIOS DE VERSIÓN V1.0 Lanzamiento Inicial V1.1 - Modificado procedimiento para personal nuevo en la plataforma. - Modificado ‘Edición del empleado’ - Modificado ‘Turnos de Empleado’ agregando asignación masiva. V1.2 - Agregada función exportar en ‘Turnos de Empleado’ V2.0 - Agregado Módulo de ‘Autorización’ Edición realizada por Proware HS S.A. para Decameron. (2018) 2

CONTENIDO Introducción ........................................................................................................................................ 4 1. Ingreso a la plataforma. ............................................................................................................... 4 2. Empleados ................................................................................................................................... 5 Registro de nuevos empleados........................................................................................................ 5 Crear Empleados .............................................................................................................................. 5 Editar un empleado – Ficha del empleado ...................................................................................... 6 Acciones con el empleado ............................................................................................................... 8 3. Monitoreo de Marcaciones. ........................................................................................................ 9 Diario de Marcaciones ..................................................................................................................... 9 Diario de Ausencias ....................................................................................................................... 10 4. Calendarios del empleado ......................................................................................................... 10 5. Reprocesamientos ..................................................................................................................... 15 Reprocesar marcaciones................................................................................................................ 16 Clasificar Horas trabajadas ............................................................................................................ 17 6. Asignación de Turnos ................................................................................................................. 17 ¿Cómo asignar? ............................................................................................................................. 18 Asignación múltiple de turnos ....................................................................................................... 19 Exportar calendario de turnos asignados ...................................................................................... 20 7. Novedades ................................................................................................................................. 21 Crear Novedades ........................................................................................................................... 21 8. Importar archivos ...................................................................................................................... 27 9. Reportes..................................................................................................................................... 28 Exportar Datos ............................................................................................................................... 29 10. Notificaciones ........................................................................................................................ 30 Notificaciones para seguimientos. ................................................................................................ 30 Notificaciones por Reportes .......................................................................................................... 32 11. Estadísticas ................................................................................................................................ Vistas .................................................................................................................................................. Consolidados en Tablero de Control ................................................................................................. 12. Tareas .................................................................................................................................... 33 13. Cambiar Contraseña .............................................................................................................. 33 3

Introducción El presente manual tiene como objetivo describir los pasos para el Rol de Talento Humano en el uso de la plataforma Falcon Cloud y su gestión en los diferentes módulos tales como gestión de empleados, asignación de turnos, reprocesamiento en calendario y consulta de reportes, entre otros. 1. Ingreso a la plataforma. Por medio de un browser o navegador web se ingresa a https://www.falconcloud.co/site_srv8/ Al ingresar se debe observar la siguiente interfaz: Se realiza el ingreso con el usuario y contraseña asignados, posteriormente se da clic en el botón Iniciar Sesión. - Consideraciones: ✓ La contraseña cuando se ingresa por primera vez es: 123456, inmediatamente se ingresa se solicita el cambio de contraseña, la nueva contraseña debe cumplir con las políticas de seguridad del sistema que incluye: una letra mayúscula, una minúscula, números, caracteres, entre otros. ✓ Se recomienda usar Google Chrome en primera instancia, sino Mozilla Firefox. 4

2. Empleados Para la gestión de los empleados se hace ingreso a través de la siguiente ruta, Administración -> Recursos Humanos -> Parametrización - > Empleados. En la Lista de Empleados se visualiza la siguiente pantalla donde está la información del empleado, así como las acciones que se pueden hacer con ellos. Registro de nuevos empleados Cuando ingresa una persona a Decameron se debe hacer el debido registro en la plataforma. En primera instancia se debe crear en Falcon con los respectivos datos de la persona, para esto se puede remitir a Editar un empleado – Ficha del empleado. Ya cuando el empleado esté correctamente creado, se debe ingresar a cualquier de las unidades biométricas asignadas, buscar al empleado por número de cédula y agregarle las huellas pertinentes para poder hacer sus marcaciones. Crear Empleados Para la creación de un empleado nuevo ubicamos en la parte superior derecha de la Lista de Empleados el botón . Desde aquí se abrirá una nueva ventana donde se podrá agregar los datos en la Ficha de Empleado. Para conocer sobre la ficha remitirse al siguiente apartado: Editar un empleado – Ficha del empleado en donde se hace el diligenciamiento correspondiente. Para la creación de empleados está la variante en donde se puede cargar una plantilla debidamente diligenciada y así cargar masivamente varios empleados. Para ver en detalle este procedimiento, remitirse al apartado Importar Datos. 5

Editar un empleado – Ficha del empleado. En la lista de empleados se localiza al empleado y al final de la fila se da clic en el botón de un lápiz . Aparecerá una ventana donde se deben diligenciar como mínimo los datos indicados en las siguientes pestañas: - Información: Se diligencian datos básicos de identificación del empleado. Campos obligatorios: Nombre, Apellido, Tipo de Documento, Identificación, Sexo y Estado Civil. - Seguridad y Acceso: Datos asociados al dispositivo biométrico. Desde el panel Unidades biométricas permitidas, se puede asociar o desasociar las unidades a las cuales el empleado puede hacer la marcación. Para asignar una unidad biométrica a un empleado se debe pasar la respectiva casilla de la caja de ‘Disponibles’ a ‘Asociados’. Se debe llenar el campo de ‘Identificación en el dispositivo’ el cual debe ser el mismo número de identificación de la persona asignado anteriormente en la pestaña Identificación. Por último, se debe verificar que ‘Grupo en el Dispositivo’ tenga el número 0 como se muestra en la imagen. - Tipificación: Datos a agregar al empleado para su clasificación. 6

Para diligenciar en la pestaña Tipificación se debe tener en cuenta lo siguiente: ✓ Sucursal: Corresponde a la jefatura a la cual pertenece el empleado. Es importante este dato ya que en la plataforma segmenta los empleados con la finalidad que cada jefe de área solamente vea sus colaboradores. ✓ Tipo de Empleado: Se indica si pertenece a Pacto o a Convención. ✓ Cargo: El cargo de la persona. ✓ Centro de costos y Área: Se indica el área comúnmente como se tiene clasificado el empleado. No confundir con la sucursal. ✓ Turno: Se debe agregar para todas las personas el TURNO BASE + EL NOMBRE DEL HOTEL. Es un turno que se tiene por defecto donde cumple un horario abierto, pero cuando se le programa uno diferente por medio de Turnos de Empleado, el sistema reconocerá el asignado. ✓ Etiquetas: Se asignan etiquetas de datos puntuales al empleado. Para asignar etiquetas se debe dar clic en la barra negra y así se desplegarán las diferentes categorías (pestañas). Para cada pestaña se debe asociar la etiqueta correspondiente arrastrando hasta la caja marcada como ‘Arrastrar Aquí’. Es importante verificar cada pestaña quedando la respectiva etiqueta por categoría. - Contrato: Se especifican los datos del contrato de la persona. Hay que verificar en primera instancia que, si la persona está con contrato activo en la plataforma, el ‘Estado de Empelado’ debe estar en Activo. Se debe agregar la fecha de inicio del contrato en la casilla correspondiente con este mismo nombre. En salario al mes, se agrega el salario y automáticamente Falcon, agregará el valor de la siguiente casilla de ‘Costo de Hora’. 7

Teniendo completo los anteriores datos, se debe dar clic en la pestaña Crear Nuevo Contrato desplegándose la siguiente ventana: Aquí se busca el botón editar (ícono del lápiz) y aparecerá la siguiente pantalla: Aquí, basta con seleccionar el tipo de contrato correspondiente a la persona. Por último, se debe dar clic en el botón Guardar. Fuera de los datos anteriormente mencionados, es opcional diligenciar algún dato adicional que se quiera manejar en Falcon. Para guardar los cambios efectuados se da clic en el botón Guardar, ubicado en la esquina superior derecha del menú. Acciones con el empleado Como se mencionó, cada empleado al final de la fila en la pestaña Lista de empleados tiene unos botones los cuales cumplen las siguientes acciones con el trabajador: - Editar: Edita toda la información respectiva al empleado dentro de Falcon Cloud - Borrar: Con esta acción se cambia el estado del empleado de Activo a Suspendido. - Borrar Huellas: Se borran las huellas del empleado cargadas en la plataforma Falcon. - Ver reporte de Horas: Permite el acceso a los calendarios del empleado. 8

Hay iconos que de momento no se emplearían tales como huellas de voz o tarjetas. ➢ Consideraciones: ✓ Si la persona no está creada en Falcon y se está enrolada, al hacer una marcación sube ésta atada al número de identificación y con el nombre UNKNOWN como se especificó anteriormente. Por estructura Decameron, estos empleados cargan al sistema asociados a la sociedad mas no a la unidad de negocio, por lo tanto, solo es visible para administradores Bogotá. ✓ Es necesario realizar el diligenciamiento de los datos del empleado para que éste pueda procesarse dentro de los reportes. ✓ Al suspender un empleado no se borra su información (datos y marcaciones) sino que queda oculta para futuras referencias. Existe una caja de selección en la parte superior de la Lista de Empleados donde nos permite ver los empleados activos (vista por defecto) o todos los empleados incluyendo los suspendidos. 3. Monitoreo de Marcaciones. Cuando los empleados estén marcando en el biométrico se puede llevar un monitoreo en tiempo real para conocer las marcaciones del día y la clasificación de éstas. Así mismo se puede encontrar un diagrama de torta donde indica la estadística de las entradas y salidas y su clasificación. Diario de Marcaciones Se puede realizar el acceso a través de la siguiente ruta: Tablero de Control -> Diario de Marcaciones. 9

Diario de Ausencias En este diario se despliega información de marcaciones por área, pudiendo ver que personal está en sitio en ese preciso momento. Se puede realizar el acceso a través de la siguiente ruta: Tablero de Control -> Diario Ausencias. ➢ Consideraciones: ✓ Para que la plataforma procese la marcación visualizada y la clasifique tiene en cuenta el turno asignado al empleado. 4. Calendarios del empleado Cuando un empleado ha realizado sus marcaciones, se pueden visualizar sus marcaciones y horas trabajadas a través de los calendarios. Hay varias formas de revisarlas, una de ellas es a partir de la ruta: Administración -> Recursos Humanos -> Empleados. En este caso se dé clic sobre el botón Ver Reporte de Horas del empleado que se desea revisar y se visualiza su calendario, así como las horas trabajadas. Otra opción es como se mencionó anteriormente es a través del Diario de Marcaciones o Diario Área, dándole clic sobre el nombre del empleado. Los calendarios del empleado y la información a encontrar es la siguiente: - Calendario de Horas Trabajadas Muestra la jornada laborada por el empleado, indicando el lapso con hora de entrada y salida. 10

- Calendario de Marcaciones: Muestra todas las marcaciones realizadas por la persona en el día con su clasificación y tipo. Crear marcación Para crear una marcación dentro del Calendario de marcaciones, se debe hacer clic derecho sobre el cuadro del día en donde haga falta y elegir la opción: Crear marcación: 11

Posterior a ello aparece un cuadro en donde don se diligenciara la hora y fecha de la marcación a crear, teniendo en cuenta que es necesario la misma: Invalidar marcación Para invalidar una marcación, esta debe ser ubicada dentro del calendario de marcaciones y hacer clic sobre la misma y elegir la opción: “Invalidar marcación”: 12

Después del procedimiento las marcacion cambiara de color a gris ya que no sera tenida en cuenta para el calculo del lapso trabajado. Validar marcación En caso de que la marcación invalidada quiera ser tenida en cuenta otra vez (validada), esta debe ser ubicada dentro del calendario de marcaciones y hacer clic sobre la misma y elegir la opción: “Validar”: 13

Borrar marcación Para borrar una marcación (solo marcaciones manuales), esta debe ser ubicada dentro del calendario de marcaciones y hacer clic sobre la misma para elegir la opción: “Borrar marcación”: - Lista de Horas de Trabajo Se visualiza una lista por día de la jornada laborada discriminada por los diferentes conceptos de horas que corresponda. Información con más detalle, la cual se puede obtener con el botón de la lupa. 14

- Calendario de Horas Concepto y Novedades: Se visualiza las horas laboradas por el empleado por concepto y las novedades asociadas o creadas. 5. Reprocesamientos Al hacer un cambio con un empleado o empleados a nivel de turnos o marcaciones, es necesario reprocesar la información para que se actualicen los cambios efectuados con la información generada en la plataforma. Desde el calendario se puede saber si una marcación, o lapso de trabajo está procesada o no. ✓ Si las marcaciones o lapsos tienen un color rojo al final de la casilla, éstas no están procesadas: 15

✓ Si las marcaciones o lapsos tienen un color rosa al final de la casilla, éstas están procesadas: Para reprocesar la información se puede acceder desde los Calendarios del empleado y dándole clic derecho sobre uno de ellos así: Es así visualizando la imagen anterior, se encuentra en menú para poder realizar el reprocesamiento, pero hay que conocer los diferentes tipos de reprocesamiento y clasificación de horas que posee la plataforma. Reprocesar marcaciones Dado el menú desplegado se encuentra el reprocesamiento como se muestra en la anterior imagen. Este reprocesamiento se puede ejecutar por día, semana o mes. Si es por día, reprocesa el día apuntado anteriormente cuando se dio clic derecho; si es por semana toma la semana apuntada cuando se dio el clic derecho; y si es por mes, toma el mes visualizado actualmente en el calendario. 16

Este reprocesamiento toma las marcaciones del tiempo especificado anteriormente y las clasifica tanto si es entrada, salida o marcación intermedia; temprana, a tiempo o tarde; y las ubica dentro de los lapsos trabajados dentro de un intervalo válido. Clasificar Horas trabajadas Dado el menú desplegado, se encuentra la clasificación de horas las cuales se puede realizar por semana o por mes. La clasificación de horas toma los lapsos trabajados, generando los diferentes conceptos de horas que apliquen según el turno asignado al empleado. 6. Asignación de Turnos Se pueden asignar turnos de manera manual para los empleados en Falcon. Con esta asignación manual, el sistema ignora el turno asignado desde la ficha de Empleado y calcula las horas en base a éste. Para el acceso al módulo de Asignación de Turnos se ingresa desde la ruta: Administración -> Programación Turnos -> Turnos de Empleado. Se pueden aplicar filtros para encontrar empleados los cuales aparecerán en la parte inferior de la pantalla tal como se visualiza en la imagen. 17

¿Cómo asignar? Para asignar un turno a la persona se debe arrastrar las casillas de colores con los turnos al calendario de la persona, en el día deseado, así: Primero se ubica el calendario y el turno en la caja de Turnos. En este ejemplo se asignará el turno TECNOLOGÍA al empleado SERGIO VARGAS el día miércoles 13 de septiembre: Se arrastra la caja del turno hasta el calendario en el día correspondiente: Se puede desplazar entre semanas dando clic en el icono con forma de flecha . Si se desea alargar el turno a más de un día, o disminuirlo si ya está aumentado, se puede expandir ubicando el puntero en el borde de la caja del turno ya asignado y con clic sostenido se arrastra a los lados hasta el día deseado. Como ejemplo y con el mismo turno, se asignará el mismo turno TECNOLOGÍA desde el miércoles 13 hasta el día viernes 15, aplicándolo: 18

Quedando así: Si se necesita realizar una búsqueda puntual dentro de la colección de turnos, se puede realizar a través del Cuadro de búsqueda en donde a medida que se digita el nombre del turno, se va a aproximando a la coincidencia escrita. Asignación múltiple de turnos Si se requiere asignar de forma múltiple para más de una persona un turno para un mismo día, se puede realizar el siguiente procedimiento en Falcon: ➢ Primero se seleccionan los empleados deseados dando clic en la caja al lado de cada uno (éstos quedan resaltados). ➢ Luego se arrastra el turno deseado al día indicado de cualquiera de los empleados seleccionados, para el ejemplo se tomarán los cuatro primeros empleados de la imagen tomando el turno ’07:00 – 15:00 – 30M’ para el día 18 de diciembre. ➢ Saldrá el siguiente aviso el cual pedirá confirmación para asignar los turnos para los empleados seleccionados. 19

➢ Por último, se verifican los turnos asignados. Exportar calendario de turnos asignados Si se requiere exportar la programación de los empleados, se puede realizar con la función Exportar, encontrado con el siguiente ícono: Para exportar se da clic en el botón del ícono mencionado en donde según en navegador, solicitará apertura o guardado del mismo. EL archivo se genera en formato PDF y se visualizaría de la siguiente manera: 20

➢ Consideraciones: - Si se asigna un turno para días pasados a la fecha de asignación, hay que reprocesar y clasificar las horas del día o días afectados por la asignación manual. - Si se asigna un turno para días futuros a la fecha de asignación, el sistema procesará normalmente sin tener que reprocesar o realizar paso adicional. 7. Novedades En el módulo de novedades se puede asignar novedades a los empleados. Para el ingreso a esta funcionalidad se accede por esta ruta: Administración -> Prenómina -> Novedades. Al entrar se encontrarán las pestañas Crear Novedades, consistiendo en crearle y asignarle un tipo de novedad a una persona o grupo de personas y Lista de Novedades, la cual despliega todas las novedades asignadas. Crear Novedades ➢ Se da clic en la pestaña Crear Novedad. ➢ En el recuadro Nivel de Creación, nos permite seleccionar y crear la novedad ya sea solamente a un empleado, toda una sucursal, área o centro de costos. Hay que tener en cuenta que, si seleccionamos una de las anteriores opciones, no podemos seleccionar ninguno de los otros tres ya que nos generaría conflicto, por ejemplo, si seleccionamos un empleado, no podemos seleccionar ninguna de las demás, sucursal, área o centro de costos. 21

➢ En el recuadro Tipo de Novedad, seleccionamos: ✓ Concepto: el tipo de Novedad que queramos asignar. ✓ Afecta: Si afecta la marcación de entrada o salida, seleccionamos justamente entrada o salida; o si es un tipo de novedad que afecta todo el día lo seleccionamos de la misma manera para Todo el día. Opcional. ✓ Remunerada: Se puede seleccionar si es remunerada o no la novedad creada. ✓ Descripción: Si el tipo de novedad ya tiene una descripción cargada, ésta se verá acá, si no, se puede editar y agregar o cambiarla por otra. Opcional. ➢ En el recuadro Rango, seleccionamos: ✓ Tipo de Rango: Se puede seleccionar el tipo de rango de tiempo en el que la novedad se creará. ✓ Fecha de inicio: Fecha y hora de inicio de la novedad. ✓ Fecha Final: Fecha y hora de finalización de la novedad. ✓ Horas: Este parámetro indica la cantidad de horas que hay entra la fecha de inicio y fecha de finalización. Se agrega manualmente para novedades que sean de más de un día completo, indicando las horas que la persona no laboró en ese lapso de tiempo, pero se deja en blanco en una novedad corta menor a un día ya que el sistema lo calcularía automáticamente. 22

➢ En el recuadro Adicionales se incluye la información correspondiente a parámetros extra lo cuales por defecto no se diligencian a menos que sean casos especiales: ✓ Fecha de extensión: Se establece un tiempo el cual se le da a la plataforma para que busque y concatene otra novedad a ésta. ✓ Código: Se asocia de la novedad con la que se quiere concatenar. ✓ Valor a pagar: Indica el valor a pagar de la novedad creada. ➢ Por último, damos clic en el botón guardar y nos redireccionará a la pestaña de Lista de Novedades. ➢ En la pestaña de lista de novedades, podemos visualizar todas las novedades creadas. Al igual que en la Lista de Tipo de Novedad, al final de la fila correspondiente a la novedad, hay acciones posibles a realizar, coincidiendo con las anteriores, es decir, editar, borrar y descargar la plantilla, pero esta vez diligenciada. 8. Autorización Desde este módulo se puede acceder y autorizar las horas extra de las personas que esté a cargo. Se accede por la siguiente ruta: Administración -> Autorización -> Autorización. Desde allí se visualiza una pantalla como se muestra a continuación: 23

¿Cómo autorizar? Para autorizar horas primero se selecciona en Fecha, el rango de fechas que se quiere que aparezca la información, es decir, si se quiere que aparezca, por ejemplo, las horas para autorizar de los empleados desde el 13 de noviembre hasta el 17 del mismo mes, así mismo se debe indicar en esa opción: Si se desea se puede seleccionar otro filtro existente para ser más preciso con la información a visualizar. Teniendo seleccionados estas opciones, se procede a dar clic en el botón Filtrar De allí aparecerá la información en la parte inferior de la pantalla, en Autorización de horas: 24

En la lista se muestran las horas sin autorizar por lo empleados. Si se desea autorizar uno de los ítems mostrados y como ejemplo, tomando la imagen anterior, se van a autorizar para la primera persona las 6.47H que le figuran de Horas Extras Diurnas (HED). Por tanto, se da clic en la casilla al inicio de la fila del empleado, así: Acto seguido se localiza el botón Nivel 2 si tiene el rol Jefatura o Nivel 3 si tiene rol Aprobador (gerencia) y se da clic sobre él. Con esto, de manera inmediata se autorizan las horas seleccionadas y automáticamente se actualiza la información, es decir, ya no aparece esas horas en la lista de horas a autorizar. Para agregar una descripción del motivo de autorización o comentarios adicionales para que usuarios de la plataforma de niveles superiores puedan verlo, se ubica dentro de la fila de horas a autorizar, una columna llamada Descripción. Desde allí se puede dar doble clic para editar y escribir una descripción como se acabó de comentar: Solo queda dar clic en el botón Guardar y quedará registrado en el sistema. Es importante saber que, si se guarda una descripción, no se está autorizando todavía, por lo cual el procedimiento anterior para autorizar horas se conserva. 25

Partir Horas Si al momento de autorizar, se encuentran que hay horas de más reportadas por la plataforma y en realidad pueden ser menos, se puede emplear la partición de horas. Con esto solamente se autoriza el tiempo que se considere real a la persona. Para realizarlo, se localiza la columna Horas: Con esto basta con darle doble clic sobre la casilla y permitirá la edición de la misma: Se cambia el valor a lo que se quiere partir y se le da clic en Guardar. Con esto el sistema generará dos nuevas filas donde estarán las horas partidas: Por último, y ya con las horas partidas, se procede con el paso a paso normal de autorización de horas, para autorizar la hora deseada. Desautorización de Horas Así como se autorizan las horas correspondientes a los empleados, es posible desautorizar horas. Como en Falcon se trabajan niveles de autorización, el usuario con rol Funcional Jefatura solamente tendrá posibilidad de desautorizar una hora de su mismo nivel (Nivel 2) y el rol Aprobador (Nivel 3), por podrá desautorizar para nivel 2 o desautorizar completamente. Para acceder a desautorizar, se ingresa desde la siguiente ruta: Administración -> Autorización -> Desautorización. La pantalla generada será muy similar a la de Autorización de Horas, y por lo tanto el procedimiento consistiría prácticamente en lo mismo. Se aplica el filtro con el rango de fechas deseadas, posteriormente se da clic en el botón Filtrar, para luego seleccionar la hora a desautorizar con la caja del check y luego el botón Horas No Autorizadas para el caso de Jefatura. 26

Para el caso de Aprobadores (Gerencia) se debe seleccionar el botón (Nivel 2): Con esta acción automáticamente se actualiza la información y la hora pasa a no ser autorizada, la cual es visible desde el módulo de Autorización de Horas. 9. Importar archivos Con Falcon Cloud, se pueden importar archivos de plantillas definidas, donde se cargue de manera masiva empleados, novedades, marcaciones, turnos(asignación), festivos y localizaciones. Para acceder a esta característica se ingresa desde la ruta: Administración -> Procesamiento -> Importar Datos. Al acceder, aparecerá una pantalla donde relaciona los cargues realizados con anterioridad sobre la plataforma. Para importar un archivo se da clic sobre el botón Importar Datos. De allí surge la siguiente pantalla en donde se le da clic al botón + al lado de subir archivos y seleccionamos la plantilla correspondiente para el cargue a realizar ya diligenciada. Al momento de cargar es posible que surja el siguiente mensaje el cual nos indica que la extensión del archivo cargado no corresponde con la de Falcon. Si se tiene la certeza de que el archivo es el correcto omitimos el mensaje y damos clic en SI. 27