การจัดเก็บ และ ทำลายหนังสือราชการ

การจดั เกบ็ และทาลายหนังสือราชการ จดั ทำโดย นำงสำวเบญจวรรณ พลชยั นิ ติ กรชำนำญกำร สำนักงำนปลดั สำนัก นำยกรฐั มนตรี

ระเบยี บสานักนายกรฐั มนตรี ว่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และท่ีแกไ้ ขเพ่ิมเติม (ฉบบั ท่ี ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘ (ฉบบั ท่ี ๓) พ.ศ. ๒๕๖๐ (ฉบบั ท่ี ๔) พ.ศ. ๒๕๖๔ ภาคผนวก ๑ – ๗ คาอธิบาย ๑ - ๑๐

ภาคผนวก ๑ การกาหนดเลขท่ีหนังสอื ออก ภาคผนวก ๒ คาขนึ้ ตน้ สรรพนาม คาลงทา้ ย ในหนงั สือราชการและคาที่ใช้ในการจา่ หน้าซอง ภาคผนวก ๓ การลงชอื่ และตาแหนง่ ภาคผนวก ๔ หนงั สือราชการภาษาอังกฤษ ภาคผนวก ๕ การกาหนดเลขทีห่ นงั สือออกและการออกหนังสือราชการของส่วนราชการทป่ี ระจาในต่างประเทศ ภาคผนวก ๖ หลักเกณฑ์และวธิ ีการปฏิบตั ใิ นการรบั สง่ และเก็บรักษาข้อมลู ข่าวสารและหนงั สอื ราชการ ด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ภาคผนวก ๗ หลักเกณฑ์และวิธกี ารปฏบิ ัติในการรบั สง่ และเก็บรกั ษาขอ้ มูลข่าวสารและหนังสอื ราชการ โดยไปรษณยี อ์ เิ ล็กทรอนิกส์ คาอธิบาย ๑ คาอธิบาย ๒ ความหมายของงานสารบรรณ คาอธิบาย ๖ การทาสาเนา คาอธิบาย ๓ การเสนอหนงั สือ คาอธิบาย ๔ วธิ กี ารบนั ทึก คาอธิบาย ๗ การจ่าหนา้ ซอง คาอธบิ าย ๕ การควบคมุ และเร่งรัดงานสารบรรณ การร่างหนังสอื คาอธิบาย ๘ รายงานการประชุม การเขียนและการพมิ พ์ คาอธิบาย ๙ การกาหนดตวั เลขสาหรบั ใชเ้ ป็นหัวขอ้ คาอธบิ าย ๑๐

๑. การจดั ทา ๒. การรบั ๓. การส่ง ๖. การทาลาย ๔. การเกบ็ รักษา ๕. การยมื

หนงั สือราชการ คือ เอกสารทเี่ ปน็ หลกั ฐานในราชการ ๑. หนงั สือที่มไี ปมาระหว่างส่วนราชการ ๒. หนังสอื ที่ส่วนราชการมไี ปถงึ หนว่ ยงานอนื่ ใดซง่ึ มิใช่ส่วนราชการ หรือท่มี ีไปถงึ บคุ คลภายนอก ๓. หนงั สอื ทหี่ น่วยงานอ่ืนใดซึ่งมใิ ช่สว่ นราชการ หรอื บุคคลภายนอกมมี าถึงสว่ นราชการ ๔. เอกสารที่ทางราชการจดั ทาขน้ึ เพอื่ เปน็ หลกั ฐานในราชการ ๕. เอกสารทท่ี างราชการจดั ทาขึน้ ตามกฎหมายระเบียบ หรือข้อบงั คับ ๖. ขอ้ มลู ข่าวสารหรือหนงั สือที่ได้รับจากระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส์

ชนดิ ของหนงั สือราชการ ๑. หนงั สือภายนอก (แบบที่ ๑) ๕. หนงั สือประชาสัมพนั ธ์ ๒. หนังสือภายใน (แบบท่ี ๒) - ประกาศ (แบบที่ ๗) ๓. หนังสือประทับตรา (แบบท่ี ๓) - แถลงการณ์ (แบบที่ ๘) ๔. หนงั สือสัง่ การ - ขา่ ว (แบบที่ ๙) - คาส่ัง (แบบที่ ๔) ๖. หนงั สือเจา้ หน้าทท่ี าข้นึ - ระเบียบ (แบบท่ี ๕) หรอื รับไวเ้ ปน็ หลักฐานในราชการ - ขอ้ บงั คับ (แบบที่ ๖) - หนังสือรับรอง (แบบที่ ๑๐) - รายงานการประชมุ (แบบท่ี ๑๑) - บันทึก - หนังสอื อื่น

ประเภทการเกบ็ หนงั สอื ๑. เกบ็ ระหว่างปฏิบัติ ๒. เก็บเมอื่ ปฏบิ ตั ิเสรจ็ แลว้ ๓. เก็บไว้เพอ่ื ใช้ในการตรวจสอบ

การเก็บระหว่างปฏบิ ัติ การเก็บหนังสอื ทป่ี ฏิบัตยิ ังไม่เสรจ็ ให้อยู่ ในความรับผดิ ชอบของเจา้ ของเรือ่ ง โดยใหก้ าหนดวธิ เี กบ็ ให้ เหมาะสมตามข้นั ตอนการปฏิบัตงิ าน

การเกบ็ เมอ่ื ปฏิบัตเิ สร็จแลว้ การเกบ็ หนงั สอื ทปี่ ฏบิ ัตเิ สรจ็ เรยี บร้อยแล้ว และไมม่ ีอะไรทจี่ ะตอ้ งปฏบิ ตั ิต่อไปอีก ๑. จัดทาบัญชีหนงั สอื ส่งเกบ็ (อย่างน้อยใหม้ ตี น้ ฉบบั )และสาเนาคูฉ่ บบั สาหรบั เจ้าของเรอื่ งและหนว่ ยเกบ็ ๒. ส่งหนังสือและเร่ือง พร้อมท้ังบัญชีหนังสอื สง่ เก็บไปใหห้ น่วยเกบ็ ๓. เจ้าหนา้ ท่ผี รู้ ับผดิ ชอบในการเกบ็ ประทับตรากาหนดเก็บหนงั สอื

บัญชีหนังสอื สง่ เกบ็ แบบท่ี ๑๙ ลาดับที่ ที่ ลงวันที่ เรอ่ื ง อายกุ าร หมายเหตุ เกบ็ หนังสอื ให้ลงเลขท่ี ใหล้ งวนั ของหนังสอื เดอื น ปีของ ให้ลงวัน เดือน ปี แตล่ ะฉบบั หนังสอื ทจ่ี ะเก็บถงึ แต่ละฉบับ ในกรณใี ห้เกบ็ ไว้ ตลอดไป ใหล้ งวา่ “ห้ามทาลาย”



หนงั สอื ที่เกบ็ ไว้ตลอดไป ใหป้ ระทบั ตราคาว่า ห้ามทาลาย ดว้ ยหมกึ สแี ดง หา้ มทาลาย

หนงั สอื ทเี่ กบ็ โดยมี กาหนดเวลาให้ประทับตราคาว่า เกบ็ ถงึ พ.ศ. .... ดว้ ยหมึกสีนา้ เงนิ และลงเลขปีพุทธศักราชที่ให้เก็บถงึ เกบ็ ถงึ พ.ศ. ๒๕๖๕

บัญชหี นังสอื เกบ็ แบบที่ ๒๐ ลาดับท่ี วันเกบ็ เลขทะเบียนรบั ที่ เรื่อง รหสั แฟ้ม กาหนด เวลาเก็บ หมายเหตุ วนั ทนี่ าหนังสือน้นั เลขทีห่ นงั สอื ลงหมายเลขลาดบั หมู่ เขา้ ทะเบียนเก็บ ของการจดั แฟม้ เกบ็ หนังสือ

เจ้าหน้าทีผ่ ู้รบั ผิดชอบในการเก็บควรเป็นเจ้าหนา้ ที่ระดบั ใด ? ระเบียบฯ มิไดก้ าหนดไว้ จึงอาจเปน็ เจ้าหนา้ ที่ระดับใด กไ็ ด้ท่ปี ฏบิ ัติงานอยใู่ นหน่วยเกบ็ ของสว่ นราชการ และไดร้ บั มอบหมายจากผบู้ งั คบั บัญชาใหม้ ีหนา้ ทปี่ ระทบั ตรา กาหนดเกบ็ หนงั สอื และจดั ทาทะเบียนหนงั สือเกบ็

การเกบ็ ไว้เพือ่ ใช้ในการตรวจสอบ การเก็บหนงั สือท่ีปฏบิ ัตเิ สร็จเรียบรอ้ ยแลว้ แตจ่ าเปน็ จะตอ้ งใช้ ในการตรวจสอบเป็นประจา ไมส่ ะดวกจะส่งไปเกบ็ ยงั หนว่ ยเกบ็ ของสว่ นราชการ ใหเ้ จ้าของเรอ่ื งเกบ็ เป็นเอกเทศ โดยให้แตง่ ตัง้ เจ้าหน้าทร่ี ับผิดชอบก็ได้ เมอ่ื หมดความจาเปน็ ที่จะต้องใชต้ รวจสอบแลว้ ใหจ้ ดั ส่งหนงั สือไปยังหนว่ ยเกบ็ ของส่วนราชการน้นั

การจดั หมวดหม่จู ดั เกบ็ หนงั สือราชการ

อายุการเกบ็ หนงั สือ (ระเบยี บฯ ขอ้ ๕๗) โดยปกติ เวน้ แต่ ๑. สงวนเป็นความลับ ไมน่ ้อยกวา่ ๑๐ ปี ๒. หลกั ฐานทางอรรถคดี สานวนของศาล หรือของพนักงานสอบสวน หรอื หนงั สืออน่ื ใดทไ่ี ดม้ ี กฎหมายหรอื ระเบียบแบบแผนกาหนดไว้เป็นพเิ ศษแล้ว ๓. เก่ียวกบั ประวตั ศิ าสตร์ ขนบธรรมเนียมจารตี ประเพณี สถิติ หลกั ฐาน หรือเร่ืองท่ตี ้องใชส้ าหรบั ศึกษาคน้ คว้า หรือหนงั สืออน่ื ในลกั ษณะเดยี วกนั ๔. ปฏิบตั ิงานเสรจ็ แลว้ และเปน็ คูส่ าเนา ที่มีต้นเรื่องจะค้นได้จากที่อื่นให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า ๕ ปี

อายกุ ารเก็บหนงั สือ (ระเบียบฯ ขอ้ ๕๗) โดยปกติ เวน้ แต่ ๕. เร่ืองธรรมดาสามัญซง่ึ ไมม่ คี วามสาคญั ไม่น้อยกวา่ ๑๐ ปี และเปน็ เร่อื งทเี่ กดิ ขน้ึ เปน็ ประจา เก็บไว้ไม่นอ้ ยกวา่ ๑ ปี ๖. หนงั สอื หรือเอกสารการรบั เงิน การจา่ ยเงิน การก่อหน้ีผกู พันทางการเงิน ฯลฯ หนงั สอื เกีย่ วกบั การเงิน ซึ่งเห็นว่าไมม่ ีความจาเป็นตอ้ งเกบ็ ไว้ถึง ๑๐ ปี หรอื ๕ ปี แล้วแต่กรณี ให้ทาความตกลงกบั กระทรวงการคลัง

การกาหนดอายุการเก็บเอกสาร เป็นอานาจของส่วนราชการเจา้ ของเอกสาร จะกาหนดได้เองโดยพิจารณาตามหลกั เกณฑ์ ทร่ี ะเบยี บฯ ขอ้ ๕๗ กาหนดไว้ ประกอบกับเหตุผล และความจาเปน็ ในการใช้งานของสว่ นราชการน้นั ๆ

ตารางการกาหนดอายกุ ารจัดเกบ็ และการจดั เกบ็ หนังสอื ราชการ

หนังสอื หรือเอกสารทางการเงนิ หนงั สอื หรือเอกสารทางการเงนิ หมายความว่า หนังสอื หรือเอกสาร เก่ยี วกบั การรับเงนิ การจา่ ยเงิน หรือการกอ่ หนผ้ี กู พันทางการเงนิ เชน่ หนงั สอื เกีย่ วกับการเบิกจา่ ยเงินเดือน หนังสอื เก่ยี วกับ การเบิกจ่ายค่าวัสดุ บนั ทึกขออนุมัตจิ ดั จ้าง ใบสั่งจา่ ย ใบสง่ั ซอื้ สัญญาจ้าง ใบตรวจรับ ใบเสรจ็ รบั เงิน การเบิกจ่ายเงนิ สมนาคณุ วทิ ยากร การเบกิ จา่ ย เบีย้ ประชมุ เป็นต้น

กระทรวงการคลังกาหนดหลกั เกณฑเ์ กยี่ วกบั การทาลายหนงั สอื ทางการเงนิ กอ่ นครบกาหนดเวลา ๑๐ ปีได้ โดยไม่ต้องขอตกลงกับกระทรวงการคลัง ดังนี้ ๑. เปน็ หนังสือหรือเอกสารเกีย่ วกบั การรบั เงิน การจ่ายเงนิ หรอื การก่อ หนผ้ี ูกพนั ทางการเงนิ ท่ไี ม่เปน็ หลักฐานแหง่ การก่อ เปลีย่ นแปลง โอน สงวนหรือระงับซึ่งสิทธิในทางการเงนิ รวมถึงหนงั สือหรอื เอกสารเกี่ยวกบั การรบั เงนิ การจา่ ยเงนิ หรอื การกอ่ หนีผ้ กู พนั ทางการเงนิ ทห่ี มด ความจาเปน็ ในการใช้เป็นหลกั ฐานแห่งการกอ่ เปลี่ยนแปลง โอน สงวน หรือระงบั ซง่ึ สทิ ธใิ นทางการเงิน เพราะไดม้ ีหนงั สอื หรือเอกสารอ่นื ที่ สามารถนามาใช้อ้างองิ หรือทดแทนหนังสอื หรือเอกสารดังกล่าวแลว้ และ สตง. ตรวจสอบแลว้ ไมม่ ปี ญั หา ๒. หนังสือหรอื เอกสารตามขอ้ ๑ ใหส้ ว่ นราชการเกบ็ รกั ษาไว้ ไมน่ อ้ ยกว่า ๕ ปี ๓. เป็นหนงั สอื หรอื เอกสารทไ่ี ม่มคี วามจาเป็นตอ้ งใช้ประกอบการ ตรวจสอบหรอื เพอ่ื การใด ๆ อกี (หนงั สอื กระทรวงการคลัง ท่ี กค ๐๕๑๐/ว ๖๙ ลงวันที่ ๑๑ มิถุนายน ๒๕๓๓)

เอกสารถกู ปลวกทาลาย หรือเอกสารถกู ทาลาย จากภัยธรรมชาติจะตอ้ งปฏบิ ตั อิ ยา่ งไร ? ๑. ตรวจสอบข้อเท็จจรงิ วา่ จัดเก็บและระมดั ระวังรกั ษาเอกสารอยา่ งเหมาะสม ตามระเบยี บฯ หรอื ไม่ ๒. เมื่อเอกสารชารุดเสยี หายจนไม่อาจซ่อมแซมให้คงสภาพเดมิ ไดใ้ ห้รายงาน ผู้บังคบั บัญชาทราบ และหมายเหตไุ วใ้ นทะเบยี นเก็บ ๓. ถา้ เปน็ เอกสารสิทธติ ามกฎหมายหรือหนังสอื สาคญั ทเ่ี ป็นการแสดง เอกสารสิทธิให้แจง้ ความตอ่ พนักงานสอบสวน

๔. หากตรวจสอบได้ ควรสง่ สาเนาบญั ชีหนงั สอื ทถี่ ูกทาลายไปให้ สานักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ทราบด้วย ๕. กรณีน้เี ป็นเรือ่ งทเ่ี ก่ยี วข้องกบั ทรพั ยส์ ินของทางราชการเสยี หาย ตอ้ งดาเนินการตามระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรี ว่าด้วยหลกั เกณฑ์การปฏบิ ตั ิ เกี่ยวกบั ความรบั ผิดทางละเมิดของเจา้ หน้าที่ พ.ศ. ๒๕๓๙ ดว้ ย

ขอ้ หารอื (จังหวัดชมุ พร) แนวทางปฏิบตั กิ รณีเอกสารของทางราชการเสยี หายจากภัยธรรมชาติ กรณเี อกสารของทางราชการถูกนา้ ทว่ ม ไดร้ บั ความเสยี หายระหวา่ งการจัดเก็บเปน็ เรอ่ื งทส่ี ว่ นราชการเจ้าของ เอกสารจะต้องมีการตรวจสอบว่าไดม้ ีการจดั เก็บ และระมัดระวงั รกั ษาเอกสารอยา่ งเหมาะสมตามระเบยี บฯ กาหนด หรือไม่ หากไดม้ กี ารจัดเกบ็ ระมัดระวงั รักษาเอกสารอย่างเหมาะสมแลว้ แต่เอกสารถูกนา้ ท่วมชารดุ เสียหายจนไม่สามารถ ซอ่ มแซมให้คงสภาพเดิมได้ กใ็ หร้ ายงานผ้บู งั คับบญั ชาทราบ สาหรับการรายงานเรื่องดงั กล่าวของสว่ นราชการ ในสว่ นภมู ิภาค เมอ่ื รายงานให้ผวู้ า่ ราชการจังหวัดซง่ึ เปน็ ผบู้ ังคับบัญชาในราชการส่วนภมู ภิ าคทราบแลว้ จะตอ้ งรายงาน ให้ผบู้ ังคบั บัญชาตน้ สงั กดั ทราบดว้ ย เอกสารของทางราชการถูกนา้ ทว่ มได้รบั ความเสยี หาย ไม่สามารถนามาใช้ราชการได้ มผี ลเท่ากับเอกสาร ได้ถกู ทาลายไปแลว้ ดังน้ัน หากสามารถตรวจสอบได้ สว่ นราชการเจ้าของเอกสารควรสง่ สาเนาบัญชีหนังสือทถ่ี ูกทาลาย ไปให้กองจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ กรมศลิ ปากร ทราบด้วย อน่ึง เนือ่ งจากเอกสารของทางราชการท่ถี ูกนา้ ทว่ ม เปน็ เรอ่ื งเกยี่ วขอ้ งกับทรัพยส์ ินของทางราชการเสียหาย จึงต้องดาเนินการตามระเบยี บสานักนายกรัฐมนตรวี ่าดว้ ยหลักเกณฑ์การปฏิบตั ิเกี่ยวกบั ความรับผิดทางละเมิด ของเจ้าหนา้ ท่ี พ.ศ. ๒๕๓๙ (หนงั สอื สานักนายกรัฐมนตรี ท่ี นร ๑๓๐๕/๙๖๘๐ ลงวนั ที่ ๒๓ กนั ยายน ๒๕๔๐)

หนงั สือที่มีอายุครบ ๒๐ ปี ทกุ ปีปฏทิ นิ ใหส้ ่วนราชการจดั ส่งหนงั สอื ทม่ี ีอายุครบ ๒๐ ปี นบั จากวันท่ไี ดจ้ ดั ทาข้ึน ท่เี กบ็ ไว้ ณ ส่วนราชการใด พร้อมทง้ั บญั ชสี ง่ มอบ หนังสอื ครบ ๒๐ ปี ใหส้ านักหอจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ กรมศิลปากร ภายในวนั ที่ ๓๑ มกราคม ของปีถดั ไป

ข้อยกเว้น ๑. หนงั สอื ที่ต้องสงวนไวเ้ ป็นความลับ ๒. หนงั สือที่มกี ฎหมาย ข้อบังคับ หรอื ระเบียบทอ่ี อกใชเ้ ปน็ การทวั่ ไป กาหนดไวเ้ ป็นอยา่ งอ่ืน ๓. หนังสือท่สี ่วนราชการมีความจาเปน็ ต้องเก็บไว้ที่สว่ นราชการนั้น

ระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรี วา่ ด้วยงานสารบรรณ (ฉบบั ที่ ๔) พ.ศ. ๒๕๖๔

ผลการบงั คบั ใช้ ๑. วันท่ี ๒๖ พฤษภาคม พ.ศ. ๒๕๖๔ ๒. วนั ที่ ๒๓ สิงหาคม พ.ศ. ๒๕๖๔ ๓. วนั ที่ ๑ มกราคม พ.ศ. ๒๕๖๕

ระเบยี บสานกั นายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ (ฉบับท่ี ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘ “ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์” หมายความว่า การรับส่งขอ้ มูลขา่ วสารหรือหนงั สือผา่ น ระบบสอ่ื สารดว้ ยวธิ กี ารทางอิเล็กทรอนกิ ส์ ระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรี วา่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ (ฉบบั ท่ี ๔) พ.ศ. ๒๕๖๔ “ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส”์ หมายความวา่ การรับส่งและเกบ็ รักษาขอ้ มลู ขา่ วสาร หรือหนงั สือผ่านระบบส่อื สารดว้ ยวิธกี ารทางอเิ ล็กทรอนกิ ส์ โดยรวมถงึ การรับสง่ โดยใช้ ไปรษณีย์อิเลก็ ทรอนกิ สข์ องส่วนราชการหรอื ทีส่ ว่ นราชการจดั ใหแ้ ก่เจ้าหน้าท่ี และ ระบบสอื่ สารทางอิเลก็ ทรอนกิ สอ์ น่ื ใดตามท่หี ัวหน้าสว่ นราชการกาหนดดว้ ย

วนั ท่ี ๒๓ สิงหาคม พ.ศ. ๒๕๖๔ การติดต่อราชการใหด้ าเนนิ การด้วยระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ สเ์ ปน็ หลกั ระบบสารบรรณ การรบั การสง่ และการเกบ็ รกั ษา อิเลก็ ทรอนิกส์ ขอ้ มูลขา่ วสารและหนังสอื ราชการ ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส์ ไปรษณีย์อเิ ลก็ ทรอนิกส์

การดาเนนิ การระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส์ ๑. สามารถออกเลขที่ทะเบยี นรับ และบันทึกลงในทะเบยี นหนังสอื รับ ๒. สง่ ผลการรับหนังสอื กลบั ไปยงั ผสู้ ง่ และจดั สง่ ใหผ้ ู้รับภายในหน่วยงาน ๓. สามารถเกบ็ รักษาหนงั สอื ที่มกี ารรับการสง่ ทางระบบ หรือท่นี าเขา้ ภายหลังได้ สามารถแสดงข้อมลู การปฏิบัตขิ องหนงั สือได้ ๔. สามารถแสดงวนั เดอื น ปี และเวลาท่รี ับและส่ง ๕. ต้องสนับสนุนการสบื ค้นขอ้ มลู ที่จัดเกบ็ ไว้ ๖. ตอ้ งมีระบบสารองขอ้ มูล

ดา้ นความปลอดภัย สามารถกาหนดสิทธผิ ใู้ ช้ การยืนยันผใู้ ชโ้ ดยวธิ ีถามช่ือผใู้ ชแ้ ละรหสั ผา่ น หลกั เกณฑแ์ ละวิธกี ารทัว่ ไปในการรบั การส่ง และการเกบ็ รักษา ๑. หวั หน้าส่วนราชการมอบหมายเจา้ หนา้ ทหี่ น่วยงานสารบรรณกลาง เพื่อการเขา้ ถึง เอกสาร ๒. เจ้าหน้าทีต่ รวจสอบ ไม่น้อยกวา่ วันละ ๒ ครง้ั ๓. การเกบ็ ขอ้ มูลขา่ วสารหรือหนังสอื ที่ไดร้ บั ไว้ในสื่อกลางข้อมูล

หลกั เกณฑแ์ ละวิธีการเฉพาะในการรบั การส่ง และการเก็บรักษา ๑. การสง่ ประกอบดว้ ย การร่างหนังสอื ดว้ ยวิธีการทีส่ ามารถระบตุ วั ตนและการแสดงเจตนา ของเจา้ ของลายมือชอื่ ออกเลขท่หี นังสอื บันทึกลงในทะเบยี นหนังสือสง่ การเกบ็ รักษาสาเนา หนงั สือและส่งหนงั สือไปหนว่ ยผรู้ บั ๒. เมื่อส่งแล้ว ไม่ต้องสง่ หนังสือเป็นเอกสารไปอกี ระบบตอ้ งสามารถแสดงผลโดยอัตโนมัติ ในระบบของผูส้ ง่ กรณที ่ีไม่สามารถสง่ หนงั สอื ไปยังผู้รบั ได้ ผ้สู ง่ ต้องตรวจสอบผลการส่งทกุ คร้งั ๓. การสง่ หนังสอื ที่มชี ั้นความลับ (ลบั หรอื ลับมาก) เฉพาะผู้ไดร้ ับการแต่งต้งั ใหเ้ ขา้ ถงึ ชัน้ ความลบั เทา่ นนั้ เป็นผสู้ ่ง

๑. ใหส้ ว่ นราชการจัดใหม้ ที ี่อยู่ไปรษณีย์อิเลก็ ทรอนิกส์ (อเี มล) กลางของส่วนราชการ เพอื่ รับสง่ ข้อมลู ข่าวสารและหนงั สอื ราชการ

ให้ใชช้ ่ือ saraban ตามดว้ ยชือ่ โดเมน (domain name) ของสว่ นราชการนัน้ หรืออย่างนอ้ ยตอ้ งลงท้ายดว้ ยช่อื โดเมน ของสว่ นราชการต้นสังกดั

๒. ใหห้ วั หน้าส่วนราชการมอบหมายเจ้าหนา้ ทข่ี องหน่วยงานสารบรรณกลางทาหนา้ ท่รี บั หนังสอื ๒.๑ เจ้าหน้าทต่ี รวจสอบ ไมน่ อ้ ยกวา่ วนั ละ ๒ ครง้ั (อย่างนอ้ ย เช้า ๑ คร้งั บ่าย ๑ ครั้ง) ๒.๒ กรณีตรวจพบขยะ/โฆษณา ไมค่ วรเปิดอา่ น หา้ มตอบกลับ หรือคลกิ ท่ีลิง้ กน์ ัน้ ใหล้ บทันที ๒.๓ ถ้าตรวจพบวา่ มาจากสว่ นราชการหรอื หนว่ ยงานของรัฐในขยะหรอื โฟลเดอรอ์ ื่น ให้ยา้ ยไป กล่องจดหมายเขา้ ๓. เมอื่ รบั จากภายนอก ๓.๑ ลงทะเบยี นรบั ในหนงั สอื ท่ีแนบมาในทะเบียนหนังสอื รับ ๓.๒ แจง้ ยืนยนั การไดร้ ับโดยตอบกลับภายในวันทาการทไ่ี ด้รับ กรณีรับภายหลงั ๑๖.๓๐ น. ตอบกลับอย่างช้าไมเ่ กิน ๑๐.๐๐ น. ภายในวันทาการถัดไป

ขอ้ ความทีต่ อบกลับ (ไทย/อังกฤษ) ๓.๓ สารองข้อมูล ๓.๔ กรณที สี่ ว่ นราชการใดมรี ะบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์ ใหน้ าเขา้ ระบบดังกลา่ วดว้ ย หากไม่มใี หพ้ ิมพ์เปน็ เอกสารแล้วดาเนินการต่อไปตามระเบียบ

๓.๕ การส่งให้ผทู้ เ่ี กีย่ วขอ้ งภายในส่วนราชการ ให้เปน็ ไปตามท่ีส่วนราชการกาหนด ๓.๖ กรณเี อกสารท่กี าหนดชน้ั ความลับ (ลับ ลบั มาก) ดาเนินการตามระเบียบท่ีกาหนด นายทะเบยี นข้อมูล ขา่ วสารลับหรือผทู้ ไี่ ด้รับแตง่ ต้งั ใหเ้ ข้าถงึ ชนั้ ความลบั แต่ละระดบั เทา่ นน้ั ท่ีเป็นผดู้ าเนนิ การพมิ พ์หนังสอื ออกเปน็ เอกสารได้ ระหวา่ งดาเนินการตอ้ งระมดั ระวังมิใหบ้ คุ คลอ่นื อา่ นหรอื เขา้ ถึงข้อมลู ดงั กลา่ ว กรณเี อกสารท่กี าหนดชั้นความลับ (ลบั ที่สดุ ) ให้ตดิ ตอ่ ผสู้ ่งเพ่อื แจง้ ให้ทราบว่าไมอ่ าจส่งและรับด้วยวธิ กี าร ทางอเิ ลก็ ทรอนิกส์ได้ และขอให้สง่ เป็นเอกสารอกี ครง้ั /เม่ือแจง้ แล้วให้ลบทนั ที ๓.๗ กรณีรับจากอีเมลอื่นที่มิใช่ทอี่ ยู่อเี มลกลาง ให้ผดู้ แู ลหรือผ้ใู ชง้ านทอ่ี ยูอ่ เี มลนั้นสง่ ตอ่ ไปยังทอ่ี ยอู่ ีเมลกลาง และใหเ้ จ้าหนา้ ที่สารบรรณกลาง (ผู้รับมอบหมาย) แจง้ กลับไปยงั ผสู้ ่งให้ทราบถงึ ท่อี ย่อู เี มลกลางทถี่ ูกตอ้ ง สาหรับส่งในคร้งั ต่อไป

๔. การจัดทาขอ้ มูลขา่ วสารหรอื หนังสอื ราชการเพื่อส่งทางอเี มล ๔.๑ จดั ทารา่ งหนงั สอื ใหผ้ มู้ อี านาจลงนาม หรือใหค้ วามเห็นร่างหนงั สอื ทีจ่ ะสง่ ไป ๔.๒ เมื่อผมู้ ีอานาจลงนามหรอื ใหค้ วามเหน็ ชอบแลว้ ให้เจา้ ของเรอ่ื งตรวจสอบความเรยี บรอ้ ย และประสานหนว่ ยงานสารบรรณกลาง เพ่ือออกเลขทะเบียนหนงั สอื ส่ง ๔.๓ ใหเ้ จา้ ของเร่อื งแปลงหนงั สอื และสงิ่ ทจ่ี ะสง่ ไปดว้ ยเป็นไฟล์ PDF เป็นไฟลเ์ ดียว ความ ละเอยี ดไม่น้อยกวา่ ๓๐๐ dpi กรณสี ่งิ ทส่ี ง่ ไปด้วยมจี านวนมาก จะแยกไฟลต์ า่ งหากก็ได้ โดย หลกั เกณฑแ์ ละลาดบั การตงั้ ชอ่ื ไฟล์ ใหใ้ ชเ้ ลขอารบิก และเคร่อื งหมายขดี ลา่ งแทนการเวน้ วรรค กรณมี หี ลายไฟล์ ให้ไฟลส์ ่งิ ท่สี ง่ ไปด้วยใชช้ ่ือไฟลเ์ ดยี วกบั หนงั สือแล้วตามด้วยตวั เลข ต้งั แต่เลข 1 ตามลาดับ โดยไม่ตอ้ งคานึงวา่ เป็นตวั เลขเดยี วกับตัวเลขของสิ่งทสี่ ง่ มาด้วยตามที่ ระบใุ นหนงั สอื หรือไม่

“ปพี ุทธศกั ราช_รหัสอกั ษรโรมนั ประจาสว่ นราชการ เลขประจาของส่วนราชการ เจา้ ของเรื่อง_เลขทห่ี นังสอื ตามทะเบียนหนังสือสง่ ” ตวั อยา่ ง 2564_OPM0106_3446.pd หนงั สือทสี่ ่ง 2564_OPM0106_3446_1.pdf ส่ิงท่สี ง่ มาด้วย ๑ 2564_OPM0106_3446_2.pdf สิ่งทส่ี ง่ มาดว้ ย ๒

๕. การส่งขอ้ มูลข่าวสารหรือหนงั สอื ราชการ ๕.๑ ให้หัวหน้าส่วนราชการมอบหมายเจ้าหน้าที่หน่วยงานสารบรรณกลางทาหน้าท่ีส่งข้อมูล ข่าวสารหรอื หนังสือราชการ ๕.๒ ให้เจ้าของเรื่องส่งไฟลห์ นังสอื รวมทงั้ แจ้งทอ่ี ย่อู ีเมลกลางของผรู้ ับ หมายเลขโทรศพั ท์ (ถ้าม)ี ให้เจ้าหนา้ ทเี่ พ่ือดาเนนิ การ ๕.๓ เมอ่ื เจา้ หนา้ ท่ไี ด้รับเรอ่ื งแล้ว ๕.๓.๑ ลงทะเบยี นหนงั สือสง่ (ระบุเลขทะเบยี นหนังสือส่งตามที่ระบไุ วใ้ นหนงั สือส่ง) ๕.๓.๒ ตรวจสอบความเรียบรอ้ ยของไฟล์ ๕.๓.๓ เข้าสูร่ ะบบ โดยใช้ทอี่ ยอู่ ีเมลกลาง

๕.๓.๑ ลงทะเบยี นหนังสือสง่ (ระบุเลขทะเบยี นหนงั สอื สง่ ตามทีร่ ะบไุ ว้ในหนังสอื สง่ ) ๕.๓.๒ ตรวจสอบความเรยี บรอ้ ยของไฟล์ ๕.๓.๓ เข้าสรู่ ะบบ โดยใชท้ อี่ ยอู่ เี มลกลาง ๕.๓.๔ ใช้ชือ่ เรื่องตามที่ระบุหนงั สอื ท่จี ะสง่ /กรณมี ชี ั้นความเร็ว ให้ใสช่ น้ั ความเร็วตามด้วย ทวภิ าค (:) แลว้ จึงระบุชือ่ เรื่อง (ด่วนท่สี ดุ : ขอเชญิ ประชมุ คณะกรรมการธง คร้ังที่ ๑/๒๕๖๔) ๕.๓.๕ เนอื้ หาท่ีระบุ จดั รูปแบบเนอื้ หาเป็น HTML การเขา้ รหสั ขอ้ ความแบบ UTF-8 ใช้ แบบตัวอกั ษร Arial หรอื Verdana หรือ Time New Roman ๕.๓.๖ เนือ้ หาประกอบดว้ ย - คาขน้ึ ตน้

๕.๓.๖ เนื้อหาประกอบด้วย - คาขน้ึ ตน้ - ข้อความ - คาลงทา้ ย - ลงชือ่ - ข้อมลู ติดต่อ - ขอ้ ความขอใหต้ อบกลับ “หากท่านได้รบั อีเมลนี้กรณุ าแจ้งการไดร้ บั กลับมายงั ทอี่ ยู่อเี มลนีด้ ้วย จะขอบคณุ ย่ิง” - เสน้ ปดิ ข้อความ - ขอ้ ความจากัดความรับผิดมาตรฐาน ดว้ ยข้อความ

ขอ้ ความจากดั ความรบั ผดิ มาตรฐาน ใหพ้ มิ พท์ ั้งภาษาไทยและภาษาองั กฤษ

๕.๓.๗ ให้ระบทุ ี่อย่อู ีเมลกลาง ในช่อง “ถึง” (To) ๕.๓.๘ กอ่ นส่งออกไปใหแ้ นบหนงั สือ และสง่ิ ท่จี ะส่งไปด้วย (ถ้าม)ี เป็นไฟล์ PDF ตรวจสอบความถูกต้องครบถว้ น บนั ทกึ ในทะเบยี นหนงั สอื สง่ ว่าไดส้ ่งทางไปรษณยี ์อเิ ล็กทรอนกิ สแ์ ลว้ ๕.๓.๙ หากไฟลใ์ หญเ่ กินไปจนไม่สามารถแนบไปได้ ใหน้ าไฟล์ดงั กล่าวจดั เกบ็ ไว้ ในระบบทส่ี ามารถเข้าถงึ ไดต้ ามที่สว่ นราชการกาหนด และคดั ลอกที่อยู่ของไฟล์น้ันไประบไุ ว้ ในเนอ้ื หาของอเี มลดว้ ย ๕.๓.๑๐ ภายหลังส่งแลว้ หากได้รับการตอบกลับว่าไดร้ ับแลว้ ใหเ้ จา้ หนา้ ที่ ส่งต่อการตอบกลบั ดังกลา่ วไปให้เจา้ ของเรือ่ งทราบดว้ ย

๕.๓.๑๑ กรณีไม่สามารถสง่ ไปยังผู้รบั ได้ ใหต้ รวจสอบทอ่ี ยู่อีเมลให้ถูกต้อง ตามที่มกี ารประกาศเผยแพรแ่ ลว้ ส่งใหมอ่ กี ครง้ั หากถูกต้องแล้วหรอื ไม่สามารถแก้ไขได้ ใหแ้ จง้ เจา้ ของเรอื่ งโดยเร็ว ๕.๔ ใหเ้ จา้ ของเรอื่ งติดตอ่ หน่วยงานหรือผู้รับเพอ่ื ยืนยันทอี่ ยอู่ ีเมลกลางทีส่ ามารถรบั สง่ ได้ และแจง้ เจา้ หนา้ ทสี่ ง่ อกี คร้ัง หากยงั สง่ ไม่ได้สาเรจ็ ให้ส่งโดยวิธีอนื่ เพื่อไม่ใหเ้ กดิ ความเสยี หาย ใหผ้ สู้ ่ง ระบเุ หตุการณน์ นั้ ไว้เพอื่ ใหห้ วั หนา้ หนว่ ยงานของรัฐผู้รบั ไดท้ ราบดว้ ย ๕.๕ กรณหี นงั สือทมี่ ชี ้ันความเรว็ “ด่วนท่ีสุด” หรอื กรณที ่ีมีระยะเวลาดาเนนิ การภายใน กาหนด เจ้าของเรอื่ งต้องตดิ ตอ่ ไปยงั เจ้าหนา้ ทข่ี องผรู้ ับทางโทรศพั ท์หรือช่องทางอ่ืนเพื่อยืนยนั ว่าไดส้ ่ง หนังสอื นั้นทางอเี มลแลว้ และบนั ทกึ ไว้ในหมายเหตุทะเบยี นหนงั สอื ส่งว่าได้ยนั ยันกบั ผู้รบั แล้ว ระบุวัน และเวลาทไ่ี ดร้ บั การยืนยัน เว้นแตก่ รณที ่ีไดร้ ับการตอบกลับวา่ ได้รับแล้วผ่านระบบอเิ ลก็ ทรอนิกสน์ ้ัน

๖. กรณที ส่ี ว่ นราชการจดั ให้มที ่ีอยู่อีเมลกลางสาหรบั หน่วยงานที่ตั้งอยูใ่ นภมู ภิ าค หรอื หน่วยงาน ในสงั กัดจาเป็นตอ้ งมีทอี่ ยอู่ ีเมลกลางแยกต่างหาก การมอบหมายเจา้ หนา้ ทแี่ ละการดาเนนิ การให้บังคบั ตามหลักเกณฑท์ ก่ี ลา่ วมาขา้ งต้นโดยอนโุ ลม ______________________

รหัสตวั อักษรโรมนั ประจาส่วนราชการ แนบทา้ ยภาคผนวก ๗ หลกั เกณฑ์และวธิ กี ารปฏบิ ัตใิ นการรบั สง่ และเกบ็ รักษาข้อมลู ขา่ วสารและหนงั สือราชการ โดยไปรษณยี ์อิเล็กทรอนิกส์